Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Aceste etape se regăsesc în standardele de control intern managerial și fac obiectul derulării unor
procese complexe respectiv elaborării de documente relevante de către entitatea publică.
Pentru exemplificare:
Obiectivele trebuie astfel definite încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T, adică:
Stabilirea activităților
După stabilirea obiectivelor generale și specifice de către conducerea entității publice respectiv
conducătorul compartimentului și comunicarea acestora întregului personal, compartimentele,
prin conducătorii acestora, își identifică activitățile ce conduc la îndeplinirea obiectivelor
specifice aferente fiecărui compartiment.
Astfel, conducătorii compartimentelor stabilesc activitățile pentru realizarea obiectivelor
1
specifice, prin elaborarea Listei obiectivelor şi activităților, model exemplificat în Capitolului 6
– Machete completate sau prin alt document de planificare precum Plan operațional, Program
de activitate, etc care identifică toate activitățile și acțiunile ce trebuie executate pentru atingerea
obiectivelor și care corelează activitățile cu resurse umane, financiare, etc, alocate.
Ca tehnică de identificare și stabilire a activităților se poate folosi oricare din cele uzual întâlnite
în practica managementului, precum, harta mentală sau diagrama de descompunere a lucrărilor,
iar ca instrument de planificare se poate utiliza diagrama Gantt.
Foarte importante în stabilirea activităților sunt: procesul de Planificare – conform Standardului
9 și Continuitatea activității – Standardul 11 prin Planul de continuitate a activității, plan ce
trebuie cunoscut și aplicat de personalul care are stabilite sarcini, responsabilități și delegare în
implementarea acestuia.
Identificarea riscurilor
Procesul de identificare a riscurilor este primul pas în demersul activităţii de Management al
riscului. Acesta îşi propune să descopere toate sursele posibile de risc, cu scopul eliminării sau
diminuării probabilității și efectelor (impactului) pe care acestea le pot produce. Astfel, după
stabilirea obiectivelor generale, obiectivelor specifice şi a activităţilor aferente, structurile din
cadrul entității publice își identifică vulnerabilităţile (punctele slabe interne/de la nivelul entităţii,
care pot cauza apariţia riscurilor) şi a ameninţările (care vin din exteriorul instituţiei).
2
planificate, în conformitate cu prevederile Standardului 6 – Planificarea.
Planificarea activităților procedurabile se realizează prin stabilirea procedurilor pentru fiecare
activitate aferentă obiectivelor specifice ale compartimentului, în funcție de complexitatea
acestei, desemnarea responsabililor cu elaborarea procedurii și termenele de realizare.
Astfel, conducătorul compartimentului se asigură să existe proceduri pentru toate procesele și
activitățile importante, prin elaborarea unei liste sau unui alt document strategic privind
obiectivele specifice și activităţi procedurabile.
Procedurile reprezintă un instrument de control intern, care contibuie la îmbunătățirea
desfășurării activităților prin separarea sarcinilor, a funcțiilor, a competențelor și a
responsabilităților personalului din cadrul entității publice.
Documente
Datele și informațiile pot fi obiective precum rezultate, statistici, proceduri, etc sau subiective
sub forma de estimări, impresii, opinii, aprecieri, etc și se regăsesc în documente și
documentații.
Inventariere documente
Prin operațiunea de inventariere, există o evidență clară asupra tuturor documentelor care intră în
compartiment, modalitatea de procesare și rezultatul ei prin documentele de ieșire, aferente
pentru activitățile și obiectivele acestuia.
3
Pe baza inventarierii documentelor, entitatea publică își organizează şi administrează procesul de
creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, identificare şi arhivare a documentelor interne şi
externe, oferind control asupra ciclului complet de viaţă al acestora şi accesibilitate conducerii şi
angajaţilor entităţii, precum şi terţilor abilitaţi, în conformitate cu prevederile Standardului 13 –
Gestionarea documentelor.
CONTACT