Etapele misiunii de audit public intern

Audit vine de la cuvntul italian "audire", a asculta; cuvnt de origine latin,

transformat n timp de practica anglosaxon, semnific azi, n sens strict, revizia conturilor
realizat de experti independenti n vederea exprimrii unei opinii asupra regularittii si
sincerittii acestora.
Prin audit, n general, se ntelege examinarea profesional a unei informatii n
vederea exprimrii unei opinii responsabile si independente prin raportarea la un criteriu
(standard, norm) de calitate.
A.Pregtirea misiunii de audit intern
Auditul intern linia academic se deruleaz ntre 15-31 ianuarie
pentru anul precedent. Se realizeaz de ctre CEAC-ul fiecrei faculti
sub supervizarea DEAC.
Declaraia de independen
Independena auditorilor interni, selectai pentru realizarea unei
misiuni de audit public intern, trebuie declarat. n acest sens, fiecare
auditor intern ntocmete o declaraie de independen, semnat n faa
directorului D.E.A.C.
n conformitate cu prevederile legislative, n vederea desemnrii
auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit intern vor fi
verificate incompatibilitile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu
va fi desemnat acolo unde exist

incompatibiliti personale, doar dac

repartizarea lui este imperios necesar, fiind furnizat n acest sens o

justificare din partea directorului D.E.A.C.
Dac n timpul efecturii misiunii de audit apare o incompatibilitate,
real sau presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen
conducerea.
Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern

Aa cum prevede legislaia n domeniu, D.E.A.C., prin C.E.A.C. i prin

auditorii si notific entitatea/structura auditat cu 15 zile nainte
declanarea misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele
obiective, durata acesteia, precum i despre faptul c pe parcursul
misiunii vor avea loc intervenii la faa locului al cror program va fi
stabilit ulterior, de comun acord.
Scopul notificrii entitii auditate despre declanarea misiunii de
audit intern este de a asigura nceperea misiunii la data stabilit prin
plan i desfurarea corespunztoare a acesteia. n acelai timp,
notificarea

ofer

posibilitatea

entitii

auditate

obin

amnare/suspendare a nceperii misiunii de audit dac exist motive

ntemeiate n acest sens.
Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern trebuie s
cuprind:
- domeniul i sfera entitii auditate;
- informaii cu privire la scopul misiunii de audit intern;
- principalele obiective stabilite n vederea auditrii;
- perioada de derulare a misiunii de audit intern;
- informarea cu privire la interveniile la faa locului care vor avea loc pe
parcursul misiunii de audit intern i al cror program va fi stabilit ulterior;
- solicitarea de date, informaii i documente
A2. Colectarea i prelucrarea informaiilor
Procedura de colectare i prelucrare a informaiilor reprezint faza de
procurare a documentelor necesare, de culegere a informaiilor utile i
pertinente n vederea realizrii analizei riscurilor entitii auditate. Aceast
procedur vine n sprijinul auditorilor pentru a se familiariza cu entitatea
auditat i contribuie la cunoaterea domeniului auditabil. n acest scop, echipa
de auditori solicit entitii auditate, pe baz de adres, documentele care ofer
informaii generale despre instituia auditat, conform machetei.
Colectarea informaiilor

n aceast etap, conform prevederilor legale, auditorii interni solicit i

colecteaz informaii cu caracter general despre entitatea / structura auditat.
Aceste informaii trebuie s fie pertinente i utile pentru a atinge urmtoarele
obiective:
- identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio-economic
n care
entitatea /structura auditat i desfoar activitatea;
- cunoaterea organizrii entitii /structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a
diferitelor
nivele de administrare, conform organigramei;
- identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii /structurii auditate i ale
sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe;
- identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ;
- identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor
controlului i a selecionrii tehnicilor de investigare adecvate.
Prelucrarea informaiilor

n aceast etap auditorii interni realizeaz un studiu preliminar pentru prelucrarea de

informaii, fr o verificare detaliat a activitilor ce urmeaz a fi auditate, ceea ce include:
-studiul documentelor obinute n scopul obinerii unei priviri de ansamblu asupra
operaiunilor auditabile i pentru stabilirea modului n care este organizat auditatul;
- stadiul realizrii procedurilor operaionale de lucru;
- ntocmirea de chestionare de control intern, care conin ntrebri despre diferitele
obiective i component ale sistemului de control intern;
- testarea limitat a sistemului pentru a obine o nelegere iniial, general a
gradului de eficien n operarea sistemelor i funcionarea controlului intern.
Conform prevederilor legislative, prelucrarea informaiilor const n:
- analiza entitii /structurii auditate i activitii sale (organigrama, regulamente de
funcionare, fiele posturilor, proceduri);
- analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit
public
intern;
- analiza implementrii rezultatelor auditurilor precedente;

- analiza informaiilor externe referitoare la entitatea /structura auditat.

Analiza documentelor puse la dispoziia auditorilor de ctre entitatea
/structura

auditat

se

finalizeaz

prin

ntocmirea

formularului

Colectarea

informaiilor.

A3. Identificarea i analiza riscurilor

Categorii de riscuri:
- riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa regulamentelor, a procedurilor, a
strategiei, a planurilor operaionale, a indicatorilor de referin, imposibilitatea identificrii unor
responsabiliti precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentaia insuficient,
neactualizat;
- riscuri operaionale: nenregistrarea datelor; arhivare necorespunztoare a documentelor; lipsa unui
control asupra operaiilor cu risc ridicat;
- riscuri generate de schimbrile legislative, structurale, manageriale etc.
Componentele riscului sunt:
- probabilitatea de apariie;
- nivelul impactului, respectiv gravitatea consecinelor i durata acestora.
Scopul analizei riscurilor
Analiza riscului reprezint o etap major n procesul de audit public intern, care are drept
scop:
- identificarea punctelor slabe ale activitii din entitatea/structura auditat;
- identificarea posibilitilor de prevenire, eliminare, minimizare a riscurilor prin soluiile oferite n
urma auditului;
- evaluarea rezultatelor n urma implementrii recomandrilor echipei de audit.
Fazele analizei riscurilor sunt urmtoarele:
- analiza activitii entitii/structurii auditate;
- identificarea i evaluarea riscurilor inerente, verificarea aplicrii recomandrilor anterioare;
- evaluarea punctelor slabe, cuantificarea i mprirea lor pe clase de risc.
Auditorii interni trebuie s implice n procesul de identificare i evaluare a riscurilor
semnificative i pe cele depistate n cursul altor misiuni.
Msurarea riscurilor
Msurarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariie a riscului i de gravitatea
consecinelor evenimentului. Pentru realizarea msurrii riscurilor se utilizeaz drept
instrumente de msurare, criteriile de apreciere.
Procedura de analiza riscurilor implic parcurgerea urmtorilor pai:

.Identificarea obiectelor auditabile

Identificarea obiectelor auditabile se realizeaz prin detalierea fiecrei activiti n operaii
successive, descriind procesul de la iniiere pn la realizarea i nregistrarea acestora.
Identificarea obiectelor auditabile se realizeaz n 3 etape:
1. detalierea fiecrei activiti n operaiuni succesive descriind procesul de la realizare a
acestei activiti pn la nregistrarea ei (circuitul auditului);
2. definirea pentru fiecare operaiune n parte a condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc
din punct de vedere al controalelor specifice i al riscurilor aferente (care trebuie s fie
evitate);
3. determinarea modalitilor de funcionare necesare pentru ca entitatea s ating obiectivul i
s elimine riscul.
Pe baza evalurii de mai sus, auditorii interni stabilesc Lista centralizatoare a obiectelor
auditabile, care definete sub toate aspectele domeniul auditat, activitile/operaiunile elementare,
caracteristicile specifice i riscurile asociate, constituind suportul analizei riscurilor.
Identificarea riscurilor asociate obiectelor auditabile se realizeaz prin analiza activitilor
i/sau operaiilor cuprinse n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile la care se ataeaz riscurile
asociate acestora, coroborate cu funcionalitatea activitilor de control.
Riscurile pot fi identificate att la nivelul organizaiei, din strategia general a acesteia, dar i
la nivelul proceselor i activitilor operaionale, prin analize succesive.
Aceast faz se finalizeaz prin elaborarea documentului Identificarea riscurilor, prin
ataarea riscurilor identificate obiectelor auditabile stabilite n Lista centralizatoare a
obiectelor auditabile.
Stabilirea criteriilor de analiz a riscului
Se realizeaz prin stabilirea factorilor, ponderilor i nivelurilor de apreciere a riscurilor.
Normele generale privind exercitarea activitii de audit intern prevd utilizarea urmtoarelor
criterii pentru analiza riscurilor: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ i aprecierea
calitativ.
Elaborarea chestionarului de luare la cunotin
Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz managementului de la toate nivelele n
vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile
formulate i rspunsurile primate, existena i funcionalitatea sistemului de control intern. De
regul, se recomand s se adreseze una sau mai multe ntrebri cu privire la fiecare risc pe care l-au
identificat auditorii n faza de Identificare a riscurilor.
Ierarhizarea obiectelor auditabile pe baza analizei riscurilor

Documentul Tabelul punctelor tari i punctelor slabe prezint sintetic rezultatul evalurii
fiecrei activiti/operaiuni/teme analizate i permite ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii
activitii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii n detaliu.
Tabelul prezint rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele
specifice, riscuri, indicatori i indici) i comentariile auditorului intern, conform formularului
prevzut de legislaia n vigoare.
Elaborarea detaliat a tematicii
Acest document se realizeaz prin selectarea obiectelor auditabile, pornind de la Tabelul
punctelor tari i punctelor slabe, care au fost evaluate ca fiind puncte slabe i care vor fi avute n
vedere.
Tematica n detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate
(obiectivele de ndeplinit), este semnat de eful compartimentului de audit public intern i
adus la cunotina principalilor responsabili ai entitii/structurii auditate n cadrul edinei de
deschidere.
A4. Elaborarea programului de audit
Programul de audit public intern este un document intern de lucru D.E.A.C., care se
ntocmete n baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv, din tematica detaliat,
aciunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum i repartizarea acestora pe
fiecare auditor intern.
Programul interveniei la faa locului
Programul interveniei la faa locului se ntocmete n baza programului de audit public
intern i prezint n mod detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze,
respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n
care se realizeaz aceste verificri la faa locului.
Testrile, conform precizrilor legale, se concretizeaz n: chestionare, interviuri, teste pe
baz de eantioane, liste de control, foi de lucru, note de relaii etc. Pentru organizarea acestor testri
auditorii ntocmesc Liste de verificare care vor cuprinde operaiile din structura activitilor
auditabile n ordinea din Programul interveniei la faa locului, tipul i numrul testrilor, precum i
rezultatele obinute.
A5. Deschiderea interveniei la faa locului
edina de deschidere

edina de deschidere a interveniei la faa locului se deruleaz la unitatea auditat, cu

participarea auditoriilor interni i a personalului entitii/structurii auditate.
Ordinea de zi a edinei de deschidere cuprinde:
- prezentarea auditorilor interni;
- prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;
- stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor;
- prezentarea tematicii n detaliu;
- acceptarea calendarului ntlnirilor;
- asigurarea condiiilor materiale (birou, calculatoare, consumabile) necesare derulrii
misiunii de audit public intern.
Entitatea auditat poate solicita amnarea misiunii de audit, n cazuri justificate. Amnarea
trebuie discutat cu DEAC i notificat conducerii UVT .
Minuta edinei de deschidere
Este documentul ntocmit la finalizarea edinei de deschidere i n care se consemneaz :
data edinei de deschidere ; participanii ; perioada n care se va desfura misiunea ; alte aspect
importante discutate ; data edinei de nchidere.

B. Intervenia la faa locului (munca de teren)

Intervenia la faa locului const n colectarea documentelor, analiza i
evaluarea acestora i
cuprinde urmtoarele etape:
-

cunoaterea

activitii/sistemului/procesului

supus

verificrii

studierea

procedurilor
aferente;
- intervievarea personalului auditat;
- verificarea nregistrrilor;
- analiza datelor i informaiilor;
- evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne;
- realizarea de testri;
- verificarea modului de realizare a corectrii aciunilor menionate n auditrile
precedente (verificarea realizrii corectrii).
Pentru realizarea obiectivelor care stau n faa auditorilor interni n etapa
interveniei la faa

locului acetia vor apela la tehnicile i instrumentele specifice muncii de audit i

anume:
Tehnici i instrumente de audit intern
-

asigur

validarea,

confirmarea,

acurateea

nregistrrilor,

documentelor,

declaraiilor, concordana cu legile i regulamentele, precum i eficacitatea

controalelor interne.
Tehnicile de verificare sunt:
Comparaia: confirm identitatea unei informaii dup obinerea acesteia din
dou sau mai
multe surse diferite;
Examinarea: presupune urmrirea n special a detectrii erorilor sau a
iregularitilor;
Recalcularea: verificarea calculelor matematice;
Confirmarea:

solicitarea

informaiei

din

dou

sau

mai

multe

surse

independente (a treia
parte) n scopul validrii acesteia;
Punerea de acord: procesul de potrivire a dou categorii diferite de
nregistrri;
Garantarea:

verificarea

realitii

datelor

nregistrate

prin

examinarea

documentelor;
Urmrirea: reprezint verificarea respectrii procedurilor;
Observarea fizic reprezint modul prin care auditorii interni i formeaz o
prere proprie.
Interviul se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor
auditate/implicate/interesate. Informaiile primite trebuie confirmate cu documente.
Analiza const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate,
identificate,
cuantificate i msurate distinct.
Instrumente de audit intern
Chestionarul cuprinde ntrebrile pe care le formuleaz auditorii interni.
Tipurile de
chestionare sunt:
a) chestionarul de luare la cunotiin (CLC) - cuprinde ntrebri referitoare la
contextul socioeconomic,
organizarea intern, funcionarea entitii/structurii auditate;

b) chestionarul de control intern (CCI) - ghideaz auditorii interni n activitatea de

identificare
obiectiv a disfunciilor i cauzelor reale ale acestor disfuncii;
c) chestionarul-lista de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe
care
trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de ntrebri
standard privind
obiectivele definite, responsabilitile i metodele mijloacele financiare, tehnice i
de informare,resursele umane existente.

B1. Colectarea dovezilor

n aceast etap se realizeaz colectarea i prelucrarea informaiilor,
colectarea dovezilor,
testarea pe eantioanele stabilite i elaborarea foilor de lucru, chestionarea i
intervievarea n
vederea analizei i evalurii propriu-zise, pe teren, a obiectelor auditabile selectate,
n acopul
obinerii probelor de audit intern.

B2. edina de nchidere

Are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatrilor i a
recomandrilor
finale din proiectul Raportului de audit intern.
n cadrul edinei de nchidere, auditorii urmresc n ce msur constatrile i
recomandrile
sunt clare, obiective, fundamentate, relevante, uor de neles i nu permit
interpretri. Costatrile au
la baz probe de audit, documente doveditoare fac trimiteri la reglementrile
nerespectate.
Deficienele constatate de echipa de auditori trebuie s vin n sprijinul conducerii
entitii auditate
pentru luarea unor decizii manageriale care s conduc la eliminarea deficienelor
constatate.

edina de nchidere se finalizeaz prin Minuta edinei de nchidere , n care

se consemneaz data edinei, participanii, discuiile purtate i concluziile finale.

Se recomand ca managementul entitii auditate s ntocmeasc un Plan de aciune

pentru remedierea punctelor slabe, un Calendar pentru implementarea msurilor de
remediere i stabilirea responsabilitilor.
C. Raportul de audit public intern
Activitatea de audit intern se ncheie cu ntocmirea Raportului de audit intern. Acest
document este structurat n concordan cu Tematica n detaliu a misiunii de audit obinut
n etapa de elaborare a Analizei riscurilor. Raportul se ntocmete ntr-o manier
standardizat, pentru a facilita utilizarea acestuia de ctre managementul entitii.
n cazul n care apar neconformiti cu standardele de referin, se ntocmete un
Raport de neconformitate.
C1. Elaborarea Proiectului de audit intern
Proiectul Raportului de audit intern concretizeaz activitatea auditorilor interni prin
prezentarea cadrului general de desfurare a activitii entitii, obiectivelor, aria i
metodologia de audit, tehnicile de colectare i de analiz a dovezilor de audit utilizate,
constatrile, recomandrile i concluziile misiunii de audit realizate.
n elaborarea Proiectului Raportului de audit intern (Raport intermediar) se respect
urmtoarele cerine:
- constatrile se refer la domeniul/obiectivul misiunii de audit intern i sunt susinute
prin documente justificative corespunztoare;
- recomandrile sunt n concordan cu constatrile i vizeaz reducerea riscurilor
poteniale;
- raportul exprim opinia auditorilor i se fundamenteaz pe constatrile efectuate;
focalizeaz pe problemele i/sau neregulile existente.
Proiectul Raportului de audit intern trebuie s fie complet, exact, obiectiv,
convingtor, clar i concis.
C2. Transmiterea proiectului de raport de audit intern
Proiectul de Raport de audit intern se transmite structurii auditate, cu scopul de a-i
oferi posibilitatea analizrii constatrilor nscrise i de a formula punctele sale de vedere cu
privire la recomandrile auditorilor. Structura auditat va transmite, echipei de auditori, n
maxim 5 zile propriile puncte de vedere.

Punctele de vedere primite de la entitatea auditat se analizeaz de ctre auditorii

interni,care n termen de 3 zile convoac Reuniunea de conciliere.
Dac structura auditat nu are observaii, sau nu transmite, n termenul menionat,
punctele sale de vedere echipa de auditori va considera c entitatea auditat a acceptat tacit
proiectul de raport, respectiv constatrile i recomandrile formulate. n aceste condiii,
Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza, iar Proiectul Raportului de audit public
intern se va transforma n Raport de audit final.
C3. Reuniunea de conciliere
n termen de 3 zile de la primirea punctelor de vedere de la structura auditat,
auditoria interni organizeaz Reuniunea de conciliere n cadrul creia se analizeaz
constatrile i concluziile formulate n vederea acceptrii recomandrilor formulate, ocazie
cu care se ntocmete Minuta edinei de conciliere.
Scopul Reuniunii de conciliere este discutarea constatrilor i recomandrilor,
respectiv,acceptarea i/sau retragerea/respingerea acestora de ctre echipa de auditori prin
Proiectul Raportului de audit intern.
C4. Elaborarea Raportului de audit intern
Fiecare misiune de audit intern se finalizeaz prin ntocmirea Raportului de audit
intern, care este adus la cunotina entitii auditate i este semnat de ctre conductorul
care a aprobat misiunea de audit.
Raportul de audit public intern se ntocmete pe baza Proiectului de raport de audit i
include eventualele modificri discutate i convenite n cadrul Reuniunii de conciliere.
Raportul de audit public va fi nsoit de o Sintez a principalelor constatri i
recomandri.
Rolul auditorilor interni n aceast procedur este acela de a prezenta Biroului
Senatului U.V.T. a constatrilor, concluziilor i recomandrilor, respectiv a corectitudinii
informaiilor coninute.
Raportul de audit intern constituie document justificativ pentru ntocmirea Raportului
annual de evaluare a calitii la nivelul facultilor U.V.T.
C5. Difuzarea raportului de audit public intern
Directorul D.E.A.C. trimite Raportul de audit public intern, finalizat, mpreun cu
rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii/structurii auditate Biroului Senatului
U.V.T. care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare.

Dup avizarea recomandrilor cuprinse n Raportul de audit public intern, acestea vor
fi comunicate structurii auditate.
C6. Arhivarea
Documentele coninute n dosarul de audit sunt arhivate 1 exemplar la sediul
C.E.A.C., 1 exemplar la sediul D.E.A.C. i 1 exemplar la structura auditat.