Sunteți pe pagina 1din 20
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi
operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării
Regionale şi Locuinţei
Autori:
Petronela Iacob şi Endre Erdődi
Manageri Publici
Unitatea de Politici Publice
Revizia a II-a
Strada Apolodor nr. 17, Latura Nord, Sector 5, Bucureşti, ROMÂNIA, 050741 - RO,
Tel: 037 211 1627, 037 211 1579, Fax: 037 211 1633
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
Cuprins 1. Motivaţie / Notă de fundamentare 4 2. Introducere în tematica procedurală 5 3.
Cuprins
1. Motivaţie / Notă de fundamentare
4
2. Introducere în tematica procedurală
5
3. Recomandări cu privire la elaborarea unei proceduri scrise
7
3.1.
Iniţierea de proceduri scrise
7
3.1.1. Proceduri de sistem (PS)
7
3.2.2. Proceduri operaţionale (PO)
7
3.2. Elaborarea primei pagini
7
3.3. Antetul şi subsolul paginilor
7
3.4. Conţinutul formularului de procedură
8
3.5. Mod de redactare
8
3.5.1. Paragrafe, subparagrafe
8
3.5.2. Reguli de redactare
9
3.5.3. Sistemul de codificare al procedurilor scrise
9
3.6.
Conţinutul procedurii
10
3.6.1. Scopul
10
3.6.2. Domeniul de aplicare
10
3.6.3. Definiţii, abrevieri şi acronime
10
3.6.4. Documente de referinţă şi conexe
11
3.6.5. Descrierea procedurii
11
3.6.6. Responsabilităţi şi verificare
13
3.6.7. Anexe
13
3.7.
Avizare şi aprobare
13
3.7.1. Procedurile de sistem
13
3.7.2. Procedurile operaţionale
14
3.8.
Distribuirea procedurii
15

2

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
3.8.1. Procedurile de sistem 15 3.8.2. Procedurile operaţionale 15 3.9. Revizia procedurii 15 3.9.1. Procedurile
3.8.1. Procedurile de sistem
15
3.8.2. Procedurile operaţionale
15
3.9. Revizia procedurii
15
3.9.1. Procedurile de sistem
15
3.9.2. Procedurile operaţionale
16
3.9.3. Prevederi comune
16
3.10. Înregistrarea şi arhivarea procedurii
16
3.10.1. Procedurile de sistem
16
3.10.2. Procedurile operaţionale
17
4. Diagrama de circuit a elaborării procedurii de sistem
18
5. Diagrama de circuit a elaborării procedurii operaţionale
19
Bibliografie
20
Anexa 1: Model procedură de sistem (inclusiv formulare)
Anexa 2: Model procedură operaţională (inclusiv formulare)
Anexa 3: Lista codurilor compartimentelor din cadrul MDRL
Anexa 4: Registrul procedurilor de sistem scrise la nivelul MDRL
Anexa 5: Registrul procedurilor operaţionale scrise

3

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
1. Motivaţie / Notă de fundamentare Acest ghid a fost creat din necesitatea realizării unei
1. Motivaţie / Notă de fundamentare
Acest ghid a fost creat din necesitatea realizării unei unităţi şi identităţi vizuale în ceea
ce priveşte elaborarea procedurilor operaţionale şi de sistem din cadrul Ministerului
Dezvoltării Regionale şi Locuinţei. Menţionăm că structura acestui ghid nu este una
exhaustivă, ci conţine elementele minimale ale unei proceduri, în conformitate cu
actele normative în vigoare. Acolo unde se consideră necesar, pot fi adăugate părţi
suplimentare.
Baza legală care fundamentează acest manual este reprezentată de:
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar
preventiv, republicată;
Ordinul Ministrului Finanţelor Publice (OMFP) nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru
aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de
management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor
de control managerial, modificat şi completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august
2006;
Ordinul Ministrului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei nr. 736 din 21 septembrie
2009 privind constituirea, organizarea şi funcţionarea Grupului de management şi
a subgrupurilor tehnice de management.
Controlul intern este un nou tip de management adoptat şi implementat la nivelul
administraţiei publice europene. Cartea Albă a reformei manageriale în cadrul serviciilor
Comisiei Europene defineşte CI ca fiind „totalitatea politicilor şi procedurilor”
concepute şi implementate de managementul instituţiei, pentru a asigura:
Atingerea obiectivelor organizaţiei în mod eficient şi eficace;
Respectarea regulamentelor externe, a politicilor interne şi a principiilor
de management.
Potrivit OG nr. 119/1999, controlul intern este definit ca „ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de
conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea
asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include,
de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile”.
Pentru elaborarea, implementarea şi monitorizarea unui sistem de control managerial
intern, responsabilii din orice entitate publică au la dispoziţie un instrumentar de
control intern (MEF 2005: 4) ce cuprinde următoarele elemente: obiectivele,
mijloacele, sistemul informaţional, organizarea, controlul şi procedurile.

4

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
Aplicabilitate şi mod de lucru Ţinând cont de faptul că în acest moment Ministerului Dezvoltării
Aplicabilitate şi mod de lucru
Ţinând cont de faptul că în acest moment Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei
gestionează programe cu finanţare europeană sau finanţate de către alte forumuri
internaţionale, care impun aspecte procedurabile prestabilite cu rigurozitate, acest
manual va fi utilizat:
în elaborarea de noi proceduri, pentru toate direcţiile care nu gestionează
programe finanţate din fonduri externe.
în
momentul
reactualizării
procedurilor
deja
existente,
pentru
toate
direcţiile, în lipsa unor prevederi externe aplicabile.
De asemenea, în scopul realizării unei identităţi vizuale şi a unei unităţi prevăzute în
OMFP 1389/2006, recomandăm ca elementele minimale de structură prevăzute în
Ordinul menţionat să fie respectate. Pentru aceasta, sugerăm direcţiilor întocmirea
unui plan de elaborare şi reactualizare a procedurilor operaţionale şi de sistem,
pentru următorii 2 ani.
2. Introducere în tematica procedurală
2.1. Definiţie
Procedura = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi (algoritmul), metodelor de lucru
stabilite şi regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau
sarcinii 1 .
Procedura trebuie înţeleasă ca un set de instrucţiuni scrise care fundamentează
o acţiune sau activitate repetitivă din instituţia publică (US EPA 2007: 1).
Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplică aceluiaşi
domeniu de activitate. Dacă o procedură prezintă paşii ce trebuie urmaţi într-o
activitate repetitivă, un manual de proceduri trebuie să ofere imaginea unitară a
unui întreg domeniu de activitate.
Elaborarea şi implementarea procedurilor reprezintă o parte integrată a unui
sistem al calităţii de succes, deoarece conferă angajaţilor informaţii utile pentru
activitatea zilnică şi facilitează realizarea obiectivelor.
Foarte important este faptul că, deşi managerul unităţii este cel care iniţiază
elaborarea unei proceduri, scopul acesteia trebuie să fie crearea unui document
care să fie uşor de citit (să nu conţină elemente din limbajul de lemn), inteligibil
şi util tuturor celor care îl aplică. De asemenea, o procedură foarte bine
formulată va fi un eşec, dacă aceasta nu este şi aplicată în practică.
O procedură nu este un alt element de birocratizare excesivă, ci, contrar
acestei afirmaţii, este un instrument care facilitează realizarea activităţilor
2
uzuale cât mai rapid, corect şi eficient posibil („red-tape”
„smart-tape”
).
1 OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005 şi „Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entităţile
publice” – MEF, p. 17.
2 „Red-tape” este utilizat în sens peiorativ pentru caracterizarea unei situaţii cu reglementări excesive
sau conformităţi rigide faţă de reguli oficiale, adesea sinonim cu birocraţie excesivă; în dorinţa de a

5

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
2.2. Accepţiuni ale termenului a. norme metodologice = instrucţiuni ale instituţiei publice pentru punerea în
2.2. Accepţiuni ale termenului
a. norme metodologice = instrucţiuni ale instituţiei publice pentru punerea în
aplicare a unor reglementări de rang superior;
b. metode de lucru şi proceduri formalizate sunt specifice fiecărei instituţii şi
constituie obiectul sistemului de control managerial intern, respectiv al
standardului nr. 17, intitulat „Proceduri”.
Pentru
ca
procedurile
reprezinte
instrumente
eficiente,
trebuie
îndeplinească un număr de condiţii esenţiale:
Să fie:
scrise şi formalizate pentru fiecare activitate principală în parte,
simple şi specifice,
actualizate în mod permanent,
aduse la cunoştinţa executanţilor, disponibile şi accesibile managerului,
salariaţilor, precum şi terţilor,
bine înţelese şi bine aplicate,
să nu fie redundante.
2.3. Tipuri de proceduri
Procedurile se clasifică în două categorii:
a. Procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces
care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor din minister, numite
şi „proceduri generale”.
b. Procedura operaţională = procedura care descrie o activitate sau un
proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente
din minister. Mai sunt cunoscute şi sub denumirile de „proceduri
specifice”, „proceduri de proces”, „proceduri formalizate” etc.
diminua efectele „red-tape” a luat naştere „smart-tape”, reprezentând iniţiativele şi acţiunile pentru
îmbunătăţirea eficienţei în relaţia administraţiei publice cu cetăţenii şi agenţii economici (sinonim cu
„simplificare administrativă”).

6

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
3. Recomandări cu privire la elaborarea unei proceduri scrise 3.1. Iniţierea de proceduri scrise 3.1.1.
3. Recomandări cu privire la elaborarea unei proceduri scrise
3.1. Iniţierea de proceduri scrise
3.1.1. Proceduri de sistem (PS)
Se iniţiază la propunerea Grupului de Management (GM) sau de către
direcţiile de specialitate, cu consultarea prealabilă a secretariatului Grupului
de Management (asigurat de către Unitatea de Politici Publice). În primul
caz, GM stabileşte compartimentele responsabile şi termenele la care
acestea vor finaliza realizarea PS. Direcţiile de specialitate vor colabora
între ele în vederea elaborării PS.
3.2.2. Proceduri operaţionale (PO)
Se iniţiază de către conducătorul oricărui compartiment din cadrul MDRL
pentru a descrie activităţile sau procesele, în vederea eficientizării şi
standardizării acestora.
Conducătorul compartimentului, pe baza obiectivelor specifice şi a riscurilor
identificate, va stabili lista procedurilor operaţionale necesare,
persoana/persoanele responsabile pentru elaborarea PO şi termenele la care
acestea vor finaliza realizarea PO.
3.2. Elaborarea primei pagini
Prima pagină a procedurilor va conţine obligatoriu următoarele elemente:
Antetul MDRL, în conformitate cu manualul de identitate vizuală;
Denumirea procedurii şi codul acesteia;
Numărul ediţiei (cu cifre romane) şi a reviziei (cu cifre arabe), precum şi
data;
Se va utiliza fontul Times New Roman 20.
3.3. Antetul şi subsolul paginilor
Pentru restul paginilor se va utiliza un antet şi subsol diferit.
Antetul va cuprinde:
Denumirea
operaţionale;
ministerului
şi
a
departamentului
în
cazul
procedurilor
Denumirea procedurii;
Codul procedurii;
Numărul ediţiei şi al reviziei;
Numărul paginii.

7

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

Subsolul va cuprinde o linie îngroşată, în conformitate cu manualul de identitate vizuală. Exemple: a.
Subsolul va cuprinde o linie îngroşată, în conformitate cu manualul de identitate
vizuală.
Exemple:
a. pentru PS: Anexa 1 (p.2 şi următoarele);
b. pentru PO: Anexa 2 (p.2 şi următoarele).
3.4. Conţinutul formularului de procedură
Conţinutul formularului de procedură va fi următorul:
Prima pagină;
Cuprins;
Formular evidenţiere modificări;
Conţinutul propriu-zis al procedurii;
Formulare;
Anexe;
Formular avizare procedură;
Lista de distribuire a procedurii.
Exemple:
a. pentru PS: Anexa 1;
b. pentru PO: Anexa 2.
Aceste anexe reprezintă de fapt „scheletul” procedurilor. Iniţiatorul
procedurii nu trebuie să facă altceva, decât să salveze sub alt nume
anexa, să şteargă „Anexa 1”, respectiv „Anexa 2” din colţul sus-dreapta
de pe prima pagină, să completeze cu datele necesare în secţiunile
predefinite (semnalate cu paranteze pătrate –[]-) şi la cele solicitate
de prezentul Ghid (numărul procedurii în antet, denumirea procedurii,
numărul ediţiei şi reviziei etc).
Când totul este completat, se actualizează şi cuprinsul automat de pe
pagina 2 din Anexa 1 sau Anexa 2 (Click dreapta – Update field – Update
page numbers only).
3.5. Mod de redactare
3.5.1. Paragrafe, subparagrafe
a. Se vor nota succesiv cu 1.; 1.1.; 1.1.1.; a; i;
b. Bullet-urile pot fi utilizate la fiecare nivel (forma lor trebuie să fie
sub formă de „bifă” sau „liniuţă”);
c. Titlurile se vor alinia la stânga şi vor fi scrise îngroşat;

8

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
d. Titlurile primului şi celui de al doilea nivel de paragraf (1. şi 1.1.) se
d. Titlurile primului şi celui de al doilea nivel de paragraf (1. şi 1.1.) se
vor scrie cu font de 14, restul fiind scrise cu un font de 12 Times
New Roman;
e. Textul se va alinia la titlul paragrafului respectiv.
3.5.2. Reguli de redactare
a. Formatul hârtiei: A4;
b. Margini: sus: 1 cm; jos: 2,5 cm; stânga şi dreapta: 2 cm; antet: 1,25
cm; subsol: 2 cm;
c. Textul va fi scris cu font de 12 normal, Justify, Times New Roman,
cu diacritice;
d. Între rânduri se păstrează un rând, iar între paragrafe un spaţiu de 6
puncte;
e. Se vor evita sublinierile şi îngroşările din corpul textului. Pentru
evidenţieri se va utiliza stilul italic;
f. În măsura în care este posibil, se asigură pagină distinctă pentru
fiecare componentă a procedurii.
3.5.3. Sistemul de codificare a procedurilor scrise
a. Codul unei PS este format din grupul PS.NN, unde NN reprezintă
numărul de ordine al PS scrise, alocat de secretariatul GM;
b. Codul unei PO scrise este format din grupul PO.XXX.YY, unde XXX
reprezintă codul compartimentului responsabil cu elaborarea PO
scrise, iar YY reprezintă numărul de ordine a PO, alocat de
compartimentul care a realizat procedura;
c. Codul unui formular utilizat în cadrul unei proceduri este format din
grupul F-PS.NN.ZZ sau F-PO.XXX.YY.ZZ, unde NN, respectiv YY –
reprezintă numărul de ordine a PS, respectiv PO, iar ZZ – reprezintă
numărul de ordine al formularului în cadrul procedurii respective,
XXX reprezentând codul compartimentului care a realizat procedura;
d. Formularele vor utiliza acelaşi antet şi subsol, ca şi procedura. În
partea de jos dreapta a paginii va fi evidenţiat codul formularului,
scris cu corp 12 normal Times New Roman;
e. Codurile compartimentelor sunt cuprinse în Anexa 3.

9

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
3.6. Conţinutul procedurii 3.6.1. Scopul În această secţiune se prezintă scopul pentru care a fost
3.6. Conţinutul procedurii
3.6.1. Scopul
În
această
secţiune
se
prezintă
scopul pentru care
a
fost
formulată
procedura respectivă (PO sau PS). Totodată, este recomandabil să fie
precizate şi beneficiile care se obţin prin utilizarea procedurii în cauză.
Exemple:
a. pentru PS: stabileşte modul în care se realizează activitatea de
recrutare şi selecţie la nivelul ministerului; descrie demersurile ce trebuie
urmate pentru plecarea în deplasări; descrie modul în care sunt arhivate
documentele etc.
b. pentru PO: descrie detaliat managementul financiar al fondurilor
structurale şi execuţia plăţilor din aceste fonduri; stabileşte procedurile
contabile specifice şi înregistrările folosite pentru contabilitatea
activităţii curente de organizare şi funcţionare a ministerului; prezintă
cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile şi recomandările
auditorilor interni, etc.
3.6.2. Domeniul de aplicare
Este o parte procedurală importantă, deoarece aici se stabileşte exact
pentru ce activităţi este valabilă procedura şi care sunt compartimentele
care o vor implementa. Cuprinde 4 elemente principale, elemente ce trebuie
respectate întocmai, pentru a evita cazurile în care există suprapuneri de
responsabilităţi sau atribuţii pentru care nu au fost identificaţi responsabili:
precizarea activităţii;
delimitarea explicită a activităţii procedurate de celelalte activităţi
distincte ale instituţiei;
enumerarea activităţilor care depind de această activitate procedurată;
enumerarea compartimentelor implicate în activitate, a celor beneficiare
şi a celor ce trebuie să furnizeze date pentru aplicarea efectivă a
procedurii.
3.6.3. Definiţii, abrevieri şi acronime
Vor fi definiţi termenii care:
reprezintă un element de noutate;
sunt folosiţi cu frecvenţă mare în textul procedurii şi necesită comentarii
suplimentare;
pot produce confuzie prin lipsa explicării acestora;
dacă este cazul, trebuie precizat şi actul public care defineşte termenul
în cauză;

10

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
Abrevierile şi acronimele: se precizează pentru acei termeni des utilizaţi în conţinut (ex. PO =
Abrevierile şi acronimele:
se precizează pentru acei termeni des utilizaţi în conţinut (ex. PO =
procedură operaţională; PS = procedură de sistem; UPP = Unitatea de
Politici Publice; Ap = aplicare; Ah = arhivare etc.)
Se recomandă ca atât definiţiile, cât şi abrevierile şi acronimele să fie
consemnate în ordine alfabetică.
Exemplu:
Abreviere
Explicaţie
A
Aprobare
Ah.
Arhivare
Ap.
Aplicare
DPP
Direcţia de politici publice
E
Elaborare
V
Verificare
ZL
Zile lucrătoare
3.6.4. Documente de referinţă şi conexe
În această secţiune trebuie precizate documentele cu rol de reglementare
care au fundamentat realizarea procedurii. Adiţional, pot fi incluse
documentele cu caracter informativ sau alte materiale utilizate în sensul
activităţii procedurate până în acel moment. Acolo unde este cazul,
reglementările pot fi grupate astfel:
reglementări internaţionale;
legislaţie primară;
legislaţie secundară;
reglementări interne.
3.6.5. Descrierea procedurii
Reprezintă componenta esenţială a întregii proceduri, întrucât descrie în
mod logic şi concret care sunt etapele activităţii procedurate.
a. Generalităţi:
caracteristici generale ale activităţii; nu se repetă elementele
deja menţionate în subcapitolele anterioare; pot fi prezentate
principiile aplicabile activităţii (ex. transparenţă, legalitate,
confidenţialitate etc.)

11

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
b. Documente utilizate: formulare standard, instrucţiuni, liste de verificare, manuale, ghiduri. Procedura trebuie
b. Documente utilizate:
formulare standard, instrucţiuni, liste de verificare, manuale,
ghiduri.
Procedura trebuie să conţină circuitul documentelor,
explicat, pentru ca în final, la anexă, să fie elaborată
grafic diagrama fluxului documentelor.
Circuitul documentelor din procedura în cauză trebuie
să fie complet integrat în fluxul general al
documentelor al ministerului.
c. Resurse necesare:
materiale (elementele de logistică: materiale informatice,
calculatoare, acces la baze de date etc.), financiare (bugetul
necesar), umane (personalul implicat şi atribuţiile fiecăruia).
d. Modul de lucru:
Planificarea (resurselor, responsabililor, timpului, riscurilor şi a
măsurilor de limitare a efectelor acestora);
Derularea tuturor acţiunilor (programul propriu-zis, sub formă
tabelară);
Valorificarea rezultatelor (indicatori de rezultat, indicatori de
performanţă, beneficiari).
Exemplu:
Se recomandă întocmirea unui tabel de forma:
PAS
Unitate
Document
Acţiune/ Operaţiunea
Termen
Anexa
responsabilă/
Funcţia
responsabilului
1
UPP
/
Manager
NI
2 ZL
Formular
public sau CEE
Realizarea unei Note interne de
informare după participarea la o
şedinţă /întâlnire /seminar
/training, care intră în aria de
interes a UPP.
Standard
F-
PO.UPP.01.0
1
2
UPP / Coordonator
NI
Aprobare:
1 ZL
Dacă se aprobă --> PAS 3;
Dacă nu
se
aprobă, se reia
PAS 1.
3
UPP
/
Manager
NI
Arhivare:
1 ZL
public sau CEE
a. electronică (pe folderul
comun al direcţiei, în
folder Note de informare);
b. hârtie
format
(în
biblioraftul
Note
de
informare).
=STOP PROCEDURĂ

12

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
3.6.6. Responsabilităţi şi verificare Această secţiune se referă la descrierea responsabilităţilor persoanelor
3.6.6. Responsabilităţi şi verificare
Această secţiune se referă la descrierea responsabilităţilor persoanelor care
aplică procedura şi NU la cele legate de elaborarea, verificarea şi aprobarea
procedurii. Pentru evidenţierea acestor activităţi există un tabel separat,
prevăzut în secţiunea 3.7.
Se recomandă întocmirea unui tabel care să cuprindă funcţiile responsabile
pentru realizarea acţiunilor din procedură, cu termene limită ce trebuie
respectate.
De exemplu:
Nr.
Compartimentul
Acţiunea/ Operaţiunea
Termen
crt.
responsabil/ Funcţia
responsabilului
1
UPP/ Manager public sau CEE
E
2 ZL
2
UPP/ Coordonator
V
1 ZL
3
UPP/ Coordonator
A
1 ZL
4
UPP
Ap.
Permanent
5
UPP/ Manager public sau CEE
Ah.
1
ZL
3.6.7. Anexe
tabele, scheme logice, formulare, modele de completat, schema grafică
a circuitului documentelor.
3.7. Avizare şi aprobare
3.7.1. Procedurile de sistem
a. Pentru procesul de avizare şi aprobare se va utiliza formularul F-
PS.00.02 (Anexa 1, p.8).
b. După elaborare, PS se verifică de către conducătorul/ superiorii
direcţi ai compartimentului responsabil şi se transmite către
secretariatul GM.
c. Secretariatul GM verifică conformitatea PS cu prevederile din
OMFP 946/2005. Dacă PS nu respectă prevederile, secretariatul
va comunica observaţiile compartimentului iniţiator în termen de
3 zile lucrătoare. Compartimentul va trimite PS modificată în
maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor, iar
secretariatul va aviza aceasta în termen de 1 zi lucrătoare.
d. După ce compartimentul responsabil a elaborat varianta finală a
PS, secretariatul GM va include pe ordinea de zi a următoarei
şedinţe a GM discutarea şi aprobarea PS.

13

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş

e. Cu cel puţin 2 săptămâni înaintea şedinţei programate a GM, Secretariatul va trimite PS către membrii GM prin email în vederea consultării acestora. Reprezentantul compartimentului responsabil, în colaborare cu secretariatul GM, va include observaţiile şi recomandările fondate legal şi metodologic ale membrilor GM în proiectul PS.

f. Cu cel puţin 3 zile înaintea şedinţei GM, secretariatul va retransmite varianta finală a PS, aşa cum a rezultat aceasta după includerea eventualelor observaţii.

g. GM îşi dă avizul asupra proiectului PS în cadrul şedinţei acesteia, prin adoptarea unei decizii în acest sens. Decizia va fi semnată de către preşedintele sau vicepreşedinţii GM, după caz.

h. După avizul GM, PS se aprobă de către ministrul dezvoltării regionale şi locuinţei. Compartimentul care a realizat PS va avea sarcina de a elabora ordinul MDRL prin care se aprobă una sau mai multe proceduri.

3.7.2. Procedurile operaţionale

a. După elaborare, PO se transmit de către compartimentul responsabil secretariatului GM.

b. Secretariatul GM verifică conformitatea PO cu prevederile din OMFP 946/2005. Dacă PO nu respectă prevederile, secretariatul va comunica observaţiile compartimentului iniţiator în termen de 3 zile lucrătoare. Compartimentul va trimite PO modificată în maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor, iar secretariatul va aviza aceasta în termen de 1 zi lucrătoare.

c. După ce PO a obţinut avizul secretariatului GM, compartimentul responsabil va transmite PO împreună cu formularul F- PO.000.00.02 (Anexa 2, p.8) compartimentelor implicate, în vederea formulării de observaţii (dacă există mai multe direcţii cărora li se aplică PO). Acestea vor avea la dispoziţie 5 zile lucrătoare pentru a formula observaţii. Dacă în acest termen un compartiment nu a transmis nicio observaţie, se consideră că acesta nu are observaţii.

d. Eventualele observaţii vor fi discutate în cadrul unor întâlniri între compartimentul responsabil şi compartimentele care au obiecţii. Dacă nu se ajunge la consens în termen de 7 zile lucrătoare de la data transmiterii observaţiilor, preşedintele GM va lua decizia asupra formei finale a PO. Dacă există consens, PO se consideră aprobat.

e. Dacă PO se aplică exclusiv compartimentului iniţiator (fără a fi implicate şi alte compartimente), aceasta se consideră finalizată în momentul în care eventualele observaţii ale secretariatului GM au fost incluse în textul PO.

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş

f. Aprobarea PO se va face de către conducătorul compartimentului responsabil cu elaborarea PO şi de către superiorii ierarhici ai acestuia, dacă este cazul.

g. Forma aprobată a PO va fi transmisă secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare.

3.8. Distribuirea procedurii

3.8.1. Procedurile de sistem

a. După aprobarea prin ordinul ministrului dezvoltării regionale şi locuinţei, originalul PS se păstrează la secretariatul GM. Distribuirea PS se va face de către direcţia nominalizată prin ordinul de aprobare a PS, conform listei de distribuire a procedurii (F-PS.00.03 – Anexa 1, p. 9).

b. Compartimentul răspunzător de aprobarea PS va transmite forma electronică a acesteia în format PDF secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare de la aprobarea acesteia.

c. Secretariatul va depune PS în biblioteca virtuală de proceduri şi va anunţa tot personalul MDRL, prin email, privind locul unde PS poate fi accesată.

3.8.2. Procedurile operaţionale

a.

După aprobarea PO, originalul acesteia se va păstra la compartimentul care a elaborat PO şi se distribuie conform listei de distribuire (F-PO.000.00.03 – Anexa 2, p.9) compartimentelor implicate/afectate de PO.

b.

După finalizarea distribuirii, compartimentul responsabil va transmite o copie de pe lista de distribuire secretariatului GM.

d.

Compartimentul răspunzător de aprobarea PO va transmite forma electronică a acesteia în format PDF secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare de la aprobarea acesteia.

e.

Secretariatul va depune PO în biblioteca virtuală de proceduri.

3.9. Revizia procedurii

3.9.1. Procedurile de sistem

a. Revizia poate fi solicitată de către un compartiment din cadrul ministerului sau iniţiată de secretariatul Grupului de Management ca urmare a modificărilor riscurilor sau ale cadrului legislativ care afectează funcţionarea întregii instituţii.

b. Iniţiatorul reviziei va motiva în scris către secretariatul GM solicitarea reviziei PS.

c. Secretariatul GM va include solicitarea pe ordinea de zi a primei şedinţe.

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
d. Dacă GM consideră oportună revizia procedurii, aceasta va solicita conducătorului responsabil cu elaborarea,
d. Dacă GM consideră oportună revizia procedurii, aceasta va
solicita conducătorului responsabil cu elaborarea, amendarea PS.
3.9.2. Procedurile operaţionale
a. Revizia poate fi solicitată de către o persoană din cadrul
compartimentelor, care aplică sau este interesată de o PO şi care
constată că PO necesită îmbunătăţiri sau când se constată că
riscurile sau cadrul legislativ specific s-au modificat.
b. Iniţiatorul reviziei va motiva în scris către conducătorul
compartimentului responsabil solicitarea reviziei PO.
3.9.3. Prevederi comune
a. Revizia unei PS sau a unei PO urmează aceeaşi succesiune ca la
realizarea unei proceduri din punct de vedere al elaborării,
avizării, aprobării şi distribuirii, conform paragrafelor 3.6. şi 3.8.
b. Paragrafele şi subparagrafele schimbate vor fi marcate prin
sublinierea textului respectiv.
c. Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare.
d. Dacă volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul
procedurii scrise sau diferenţa dintre numerele de revizie este
mai mare de 3, se modifică ediţia procedurii scrise.
e. La modificarea ediţiei sau a reviziei se vor modifica şi numerele
acestora pe prima pagină şi în antetul procedurii scrise. De
asemenea, se va completa şi Formularul evidenţiere modificări
(F-PS.00.01 – Anexa 1 sau 2, p.3).
f. Procedura, cu paginile modificate ale reviziei se difuzează
conform prevederilor paragrafului 3.8. De asemenea, în
momentul difuzării procedurii modificate se retrage vechea
procedură, completându-se corespunzător lista de distribuire a
procedurii (F-PS.00.03 – Anexa 1 sau 2, p.3).
g. Secretariatul Comisiei va depune în biblioteca virtuală procedura
revizuită sau noua ediţie a acesteia.
3.10. Înregistrarea şi arhivarea procedurii
3.10.1. Procedurile de sistem
a. PS se înregistrează într-un registru electronic ţinut la
secretariatul GM, conform Anexei 4.
b. Originalele PS retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp
de 5 ani de către secretariatul GM. După această perioadă PS

16

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş

sunt transmise la arhiva ministerului cu respectarea reglementărilor specifice arhivării.

3.10.2. Procedurile operaţionale

înregistrează

a.

PO

compartimentul care a elaborat PO, conform Anexei 5.

se

într-un

registru

electronic

ţinut

la

b. Originalele PO retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de 5 ani de către compartimentele care le-au elaborat. După această perioadă PO sunt transmise la arhiva ministerului cu respectarea reglementărilor specifice arhivării.

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
4. Diagrama de circuit a elaborării procedurii de sistem Iniţierea PS de către GM Se
4. Diagrama de circuit a elaborării procedurii de sistem
Iniţierea PS de către GM
Se stabileşte lista procedurilor
Se stabilesc compartimentele
responsabile de elaborarea PS
Se stabilesc termenele
Compartimentele
MDRL
Elaborarea PS
Biblioteca virtuală
de proceduri
Prin Formularul F-
PS.00.03
Conducătorul compartimentului
responsabil desemnează
persoanele care vor elabora PS
Elaborare PS
Verificare PS de către
conducătorul compartimentului
Difuzarea PS
Draft PS
F-PS.00.02
Transmiterea PS către secretariatul
Originalul PS şi formatul
electronic (în PDF) se trimite la
secretariatul GM
Secretariatul va distribui PS
compartimentelor
Secretariatul depune PS în
biblioteca virtuală şi înregistrează
în registrul PS
GM
Secretariatul verifică
conformitatea PS cu OMFP 946
Termen: 3 zile lucrătoare
-PS în original
-PS în format PDF
Consultarea GM
Aprobare PS
Compartimentul
responsabil va
Conform?
elabora ordinul
DA
MDRL pentru
aprobarea PS
NU
Aprobare PS de
către ministru
Observaţii
Secretariatul include pe
ordinea de zi a
următoarei şedinţe a
GM.
Cu cel puţin 2
săptămâni înaintea
şedinţei Secretariatul
transmite PS
membrilor GM spre
consultare
Avizarea PS de către
GM
Modificarea PS
-Draft PS
Avizare PS prin
decizie a GM
De către compartimentul
responsabil
Termen: 3 zile lucrătoare
-Draft PS
Observaţii?
NU
final
Draft PS
refăcut
Preluare observaţii
Transmitere PS refăcut
DA
Către secretariatul GM
Avizare din partea Secretariatului
în termen de 1 zi lucrătoare
-Observaţii
din partea
membrilor
GM
Compartimentul
responsabil preia
observaţiile fondate
metodologic şi legal
Secretariatul GM
transmite varianta finală
a PS către membrii GM
cu cel puţin 3 zile
înaintea şedinţei
18
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
5. Diagrama de circuit a elaborării procedurii operaţionale Iniţierea PO de către conducătorii de Secretariatul
5. Diagrama de circuit a elaborării procedurii operaţionale
Iniţierea PO de către conducătorii de
Secretariatul
GM
compartimente
depune
PO
în
Se stabileşte lista procedurilor
Se stabilesc termenele şi persoanele
responsabile de elaborarea PO
biblioteca virtuală
de
Compartimentele
proceduri
afectate/
implicate
din
MDRL
Elaborarea PO
Persoanele desemnate vor elabora
PO
Verificare PO de către conducătorul
compartimentului
Prin Formularul F-
PO în format PDF
Termen: 3 zile lucr.
PO.000.00.03
Difuzarea PO
Draft
PO
Transmitere copie
listă distribuie către
secretariatul
Comisiei
Transmiterea PO către secretariatul
GM
Secretariatul verifică conformitatea
PO cu OMFP 946/2005
Termen: 3 zile lucrătoare
Originalul PO se păstrează la
compartimentul responsabil, se
înregistrează în registrul propriu de
PO şi se distribuie compartimentelor
afectate
Formatul electronic (în PDF) şi o
copie după lista de distribuţie se
trimite la secretariatul GM
PO în original
Implică mai
multe
NU
Aprobare PO
Conform?
DA
De către
compartimente?
conducătorul
compartimentului
responsabil
NU
DA
Conciliere între
Observaţii
-Draft PO
compartimentele
-Formularul F-
avizatoare
PO.000.00.02
Modificarea PO
Avizarea PO
De către compartimentul
responsabil
Termen: 3 zile lucrătoare
În termen de 7 zile
lucrătoare în cadrul
unor întâlniri
Dacă nu se ajunge la
consens, forma
finală e decisă de
preşedintele GM
Draft PO
refăcut
Compartimentul
responsabil transmite
PO compartimentelor
implicate
Observaţiile acestora
se fac în termen de 5
zile lucrătoare
Avizare PO de către secretariat
Termen: 1 zi lucrătoare
Observaţii
Observaţii?
NU
transmise
compartimentului
responsabil
DA
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

procedurilor de sistem ş i opera ţ ionale în cadrul Ministerului Dezvolt ă rii Regionale ş
Bibliografie Manualul de Identitate a Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei, ediţia II (14.01.2009).
Bibliografie
Manualul de Identitate a Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei, ediţia II
(14.01.2009).
Ministerul Finanţelor Publice, Unitatea Centrală de Armonizare a Sistemelor de
Management Financiar şi Control (2005), Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea
controlului intern în entităţile publice, (online), disponibil pe:
http://www.mfinante.ro/control_prev/legislatie/indrumar24ian.pdf, accesat pe 15 iulie
2008.
OG nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată.
OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând
standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial, modificat şi completat prin OMFP nr. 1389 din 22
august 2006.
OMDRL nr. 736 din 21 septembrie 2009 prvind constituirea, organizarea şi funcţionarea
Grupului de management şi a subgrupurilor tehnice de management.
Organization for Economic Co-operation and Development (2003), From Red Tape to
Smart Tape. Administrative Simplification in OECD Countries.
United States Environmental Protection Agency (aprilie 2007), Quidance for Preparing
Standard
Operating
Procedures,
(online),
disponibil
pe:
http://www.epa.gov/QUALITY/qs-docs/g6-final.pdf .

20