(Anexa nr. 4.1 la instructiuni) Compartiment:Centrul de Plasament Delfinul Conducator de compartiment.

Sef Centru Numele si prenumele, functia/semnatura Grecu Ana -

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial Criterii generale de evaluare a stadiului implementarii standardului Raspuns si explicatii La nivelul compartimentului standardul este I/PI/NI

Da/Nu

Explicatie asociata raspunsului 3

4 (I)

I. MEDIUL DE CONTROL Standardul 1 - Etica, integritate A fost comunicat personalului un cod Da de conduita, care stabileste reguli de comportament etic n realizarea atributiilor de serviciu, aplicabil att personalului de conducere, ct si celui de executie din cadrul compartimentului? Salariatii beneficiaza de consiliere Da etica si li se aplica un sistem de monitorizare a respectarii normelor de conduita? Standardul 2 -Atributii, functii, sarcini Personalului i sunt aduse la cunostinta documentele actualizate privind misiunea entitatii, regulamentele interne si fisele posturilor? Sarcinile/atributiile asociate posturilor sunt stabilite n concordanta cu competentele decizionale necesare realizarii acestora? Da Prelucrat in cadrul intalnirilor cu personalul,in cadrul intalnirilor Echipei Pluridisciplinare, atat prin Regulamentul de Ordine Interioara ,ROF DGASPC,Codul Etic afisat si prelucrat,

Discutii individuale cu seful de centru,cu psihologul la nevoie si deasemeni monitorizare video. (I) Prelucrarea misiunii in cadrul intalnirilor cu personalul,ghidul centrului afisat,standardele afisate la avizier.

Da

Sarcinile sunt conforme ROF-lui DGASPC,ROI CP.Delfinul,MOF Delfinul,structurii organizatorice pe subunitati si module ,pe grupe de frati,pe vertical sau orizontala,pe sexe si particularitati de varsta,secifice centrului nostru

Standardul 3 - Competenta, performanta Au fost analizate si stabilite Da cunostintele si aptitudinile necesare a fi detinute n vederea ndeplinirii sarcinilor/atributiilor asociate fiecarui post? Sunt identificate nevoile de Da perfectionare a pregatirii profesionale a personalului?

(I) Prin adaptarea fisei postului,la nevoile centrului nostrum astfel incat sa raspunda nevoiloor beneficiarilor nostrii

Sunt elaborate si realizate programe de pregatire profesionala a personalului, conform nevoilor de perfectionare identificate anterior? Standardul 4 - Functii sensibile A fost ntocmit inventarul functiilor sensibile?

Da

Aprofundarea si perfectionarea pregatirii profesionale prin cazuistica tot mai complexa , ,in ceea ce priveste beneficiarii ,cu nevoi associate, care vin in centrul nostru si care au nevoie de servicii de interventie specializata, Proiecte in colaborare cu ONG-uri,servicii externalizate(logoped),Art terapie.

Da

Este stabilita o politica adecvata de rotatie a salariatilor din functiile sensibile?

Da

Standardul 5 - Delegarea Sunt stabilite si comunicate limitele Da competentelor si responsabilitatilor care se deleaga? Delegarea/subdelegarea de Da competenta se realizeaza n baza unor proceduri specifice aprobate? Standardul 6 - Structura organizatorica Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activitati, n scopul identificarii eventualelor disfunctionalitati n fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fisele Da

(I) Educatorul de referinta sau orice salariat este repartizat pe subunitati, pe module, in functie de aptitudinile si competentele specifice de-a lucra cu o grupa de beneficiari baieti,sau fete ,de varsta scolara mica,mare sau prescolari. Dupa perioada de proba,in urma evaluarilor initiale,summative ale paersonalului,se evita fluctuatile la grupa,modul;sunt acceptate modificari in cazuri exceptionale, cand intervin problem legate de relationare,comunicare,situatii conflictuale (I) Un salariat poate fi suplinit pe un timp limitat,dar numai de catre persoane cu responsabilitati similare Proceduri prevazute in ROI si MOF

(I) Prin rapoarte anuale przentate,intalniri lunare cu salariatii,sau ori de cate ori este nevoie;In intalnirile echipei pluridisciplinare,intalniri zilnice la nivelul celor trei subunitati din centru

posturilor si n stabilirea atributiilor compartimentului? Structura organizatorica asigura functionarea circuitelor si fluxurilor informationale necesare supravegherii si realizarii activitatilor proprii? Organigrama tine cont de personalul minim legal, pentru o derulare corespunzatoare a activitatii ,pentru a asigura acordarea serviciilor prevazute in misiune II. PERFORMANTA SI MANAGEMENTUL RISCULUI (I) Da Da Prin MOF,ROF,ROI,P.O.Fisa Postului,Codul Etic, Se regasesc in instrumentele de lucru mentionate mai sus si deasemeni in Fisele de evaluare a personalului Da

Standardul 7 Obiective Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului? Obiectivele sunt astfel stabilite nct sa raspunda pachetului de cerinte S.M.A.R.T? (Unde: S - precise; M masurabile si verificabile; A necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare.) Sunt stabilite activitatile individuale pentru fiecare salariat, care sa conduca la atingerea obiectivelor specifice compartimentului? Standardul 8 Planificarea Resursele alocate sunt astfel repartizate nct sa asigure activitatile necesare realizarii obiectivelor specifice compartimentului? In cazul modificarii obiectivelor specifice, sunt stabilite masurile necesare pentru ncadrarea n resursele repartizate? Standardul 9 Coordonarea

Da

Activitatea este monitorizata si supervizata printr-o planificare riguroasa a fiecarei secvente din activitatea salariatului. (I) Resursele sunt judicios folosite ,sa asigure conditii minime prevazute in SMO pentru Centrele Rezidentiale cu module de tip familial. Obiectivele specifice sunt propuse ,numai in concordanta cu resursele allocate.

Da

Da

(I)

Sunt adoptate masuri de coordonare a Da Prin respectarea ROF,ROI,alte dispozitii deciziilor si activitatilor ale DGASPC. compartimentului cu cele ale altor compartimente, n scopul asigurarii convergentei si coerentei acestora? In compartiment se realizeaza Da In functie situatia care necesita consultarea prealabila, n vederea consultare coordonarii activitatilor? Standardul 10 - Monitorizarea performantelor (I) Este instituit un sistem de monitorizare si raportare a performantelor, pe baza Da Fisa de evaluare anuala

indicatorilor asociati obiectivelor specifice? Atunci cnd necesitatile o impun, se efectueaza o reevaluare a relevantei indicatorilor asociati obiectivelor specifice, n scopul operarii corectiilor cuvenite? Da Obtinerea unor rezultate prognozate,necesita uneori modificari ale itemilor,instrumentelor de masurare;procese verbale,rapoarte saptamanale,lunare,anuale (PI) E

Standardul 11 - Managementul riscului Sunt identificate si evaluate Nu principalele riscuri, proprii activitatilor din cadrul compartimentului? Sunt stabilite masuri de gestionare a riscurilor identificate si evaluate la nivelul activitatilor din cadrul compartimentului? Da

Tinem cont de toate prevederile legale prevazute de SSM SI SU

Este asigurata completarea/actualizarea registrului riscurilor? Standardul 15 - Ipoteze, reevaluari

Nu

(I)

Stabilirea obiectivelor specifice are Da Consultare si luarea deciziilor la baza formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens? Sunt reevaluate obiectivele specifice Da In activitate se urmareste performanta atunci cnd se constata modificari ,deci se promoveaza bunele practici ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixarii acestora? III. INFORMAREA SI COMUNICAREA Standardul 12 Informarea (I) Au fost stabilite tipurile de informatii, continutul, calitatea, frecventa, sursele si destinatarii acestora, astfel nct personalul de conducere si cel de executie, prin primirea si transmiterea informatiilor, sa si poata ndeplini sarcinile de serviciu? Colectarea, prelucrarea si centralizarea informatiilor se Da Pe baza de semnatura ,prin avizierul centrului,intalniri directe cu salariatii etc.

Da

realizeaza n sistem informatizat? Standardul 13 Comunicarea (PI)

Circuitele informationale (traseele pe Da care circula informatiile) asigura o difuzare rapida, fluenta si precisa a informatiilor, astfel nct acestea sa ajunga la timp la utilizatori? Sunt stabilite canale adecvate de Nu Imposibilitatea cunoasterii legislatiei la comunicare prin care managerii si timp si decizile luate la nivelul personalul de executie din cadrul serviciilor nu sunt cunoscute in timpul unui compartiment sa fie informati cu optim,prin lipsa comunicarii privire la proiectele de decizii sau initiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile si responsabilitatile? Standardul 14 - Corespondenta si arhivarea (PI) Sunt aplicate proceduri pentru Da Conforme cu legislatia primirea/expedierea, nregistrarea si arhivarea corespondentei? Reglementarile legale n vigoare cu Nu Nu toate informatiile clasificate privire la manipularea si depozitarea informatiilor clasificate sunt cunoscute si aplicate n practica? Standardul 16 - Semnalarea neregularitatilor (I) A fost comunicata salariatilor Da Evenimente deosebite procedura aplicabila n cazul semnalarii unor neregularitati? In cazul semnalarii unor Da La orice propunere,sesizare,reclamatie neregularitati, conducatorul de se fac cercetari si se iau masurile care compartiment a ntreprins cercetarile se impun adecvate n scopul elucidarii acestora si a aplicat masurile care se impun? IV. ACTIVITATI DE CONTROL Standardul 17 Proceduri Pentru activitatile proprii au fost Da elaborate/actualizate proceduri operationale? Procedurile operationale comunicate NA salariatilor sunt aplicate? Standardul 18 - Separarea atributiilor Functiile de initiere, verificare si aprobare a operatiunilor sunt functii Da (PI) Elaborate initial

In curs de definitivare (I) Initiate -Sef centru Verificate Director General adj.

separate si exercitate de persoane diferite? Conceperea si aplicarea procedurilor asigura separarea atributiilor? Standardul 19 - Supravegherea

Aprobate Director General Da Proceduri specifice compartimentului,pe langa cele de sistem si proces (I) Mai multe instrumente de lucru si procedure standardizate la nivelul centrului Toate procedurile prevazute in SMO pentru centru nostru

Managerii supravegheaza si Da supervizeaza activitatile care intra n responsabilitatea lor directa? Supervizarea unor activitati care Da implica un grad ridicat de expunere la risc se realizeaza pe baza unor proceduri prestabilite? Standardul 20 - Gestiunea abaterilor In situatia n care, din cauza unor Da circumstante deosebite, apar abateri fata de procedurile stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzator, nainte de efectuarea operatiunilor? Se efectueaza o analiza periodica a Da circumstantelor si a modului cum au fost gestionate abaterile n vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de buna practica? Standardul 21 - Continuitatea activitatii Sunt inventariate situatiile generatoare de ntreruperi n derularea unor activitati? Sunt stabilite si aplicate masuri pentru asigurarea continuitatii activitatii, n cazul aparitiei unor situatii generatoare de ntreruperi? Standardul 22 - Strategii de control Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice? Strategiile de control aplicate furnizeaza o asigurare rezonabila cu privire la atingerea obiectivelor specifice? Standardul 23 -Accesul la resurse Da

(I) Referate,note informative ,urmate de masuri prevazute de lege,ROF.ROI ,Fisa Postului,Codul Muncii,Codul Etic

Rapoarte de analiza a activitatii,periodice,lunare,anuale ,cand situatiile impun acest lucru.Consemnari din registrele de abuz,sesizari,reclamatii,propuneri. (I) Concedii de odihna ,medicale,etc.

Da

Se decide suplinirea in conditiile in care pregatirea profesionala o permite

(PI) Nu Sunt mai multe instrumente de control si monitorizarea activitatii

Procesele verbale zilnice de derulare a activitatii pe subunitati

Da

(I)

Sunt emise acte administrative de Da In limita competentelor si bugetului reglementare a accesului salariatilor din compartiment la resursele materiale, financiare si informationale? Accesul personalului la resurse se Da Referate pentru eliberarea materialelor realizeaza cu respectarea stricta a din magazia unitatii normelor cuprinse n actele administrative de reglementare cu acest obiect? V. AUDITAREA SI EVALUAREA (I) Standardul 24 - Verificarea si evaluarea controlului Conducatorul compartimentului realizeaza, anual, operatiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la acest nivel? Operatiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial au drept rezultat date, informatii si constatari pertinente necesare luarii de decizii operationale, precum si raportarii? Standardul 25 - Auditul intern Da Fise de evaluare transmise la conducerea DGASPC

Da

Rapoarte anuale cu privire la activitatea derulata

(NI)

Compartimentul de audit intern Nu executa, n afara misiunilor de asigurare, planificate si aprobate de manager, si misiuni de consiliere privind pregatirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului? Compartimentul de audit intern Nu dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit? Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial: Intocmirea unei proceduri de sistem pentru control audit intern Masuri de adoptat.: Vom definitiva: strategii de evaluare, si control,situatiile de risc,Audit Intern

1) Pe lnga criteriile generale de evaluare a stadiului implementarii standardului, structura cu atributii de monitorizare, coordonare si ndrumare metodologica privind sistemul propriu de control intern/managerial poate defini si include n chestionarul de autoevaluare si criterii specifice proprii. 2) Fiecare raspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului se motiveaza n coloana 3 Explicatie asociata raspunsului". 3) In cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit compartiment, n coloana 2 se precizeaza neaplicabil", prin acronimul NA", si se motiveaza n coloana 3 Explicatie asociata raspunsului". 4) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se considera a fi: - implementat (I), atunci cnd la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a raspuns cu Da"; - partial implementat (PI), atunci cnd la cel putin unul dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a raspuns cu Da"; - neimplementat (NI), atunci cnd la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a raspuns cu Nu".