ANEXA Nr. 1: (- ANEXA Nr. 4.1 la instruciuni) Compartiment tiine Economice i Administrarea Afacerilor Conductor de compartiment, Prof. dr.

ec. Brtucu Gabriel Numele i prenumele, funcia/semntur/data

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial La nivelul Rspuns i explicaii2) compartimentului Criterii generale de evaluare a stadiului standardul este4): 1 implementrii standardului ) Explicaie asociat Da/Nu3) I/PI/NI rspunsului 1 2 3 4 I. MEDIUL DE CONTROL I Standardul 1 - Etica, integritate A fost comunicat personalului un cod de Da Exist un cod de etic la nivelul conduit, care stabilete reguli de universitii, aprobat de senatul comportament etic n realizarea atribuiilor de universitii. serviciu, aplicabil att personalului de Exist norme de aplicare a codului de conducere, ct i celui de execuie din cadrul etic aprobate de senatul universitii. compartimentului? Ambele documente sunt publice, au fost aduse la cunotina membrilor comunitii academice i se gsesc pe portalul universitii pentru a putea fi consultate. Relaiile din interiorul universitii promovate la nivelul fiecrei structuri sunt bazate pe drepturile i obligaiile fiecrui individ. Salariaii beneficiaz de consiliere etic i li Da Membrii departamentului pot beneficia se aplic un sistem de monitorizare a de consiliere din partea comisiei de respectrii normelor de conduit? etic sau a persoanelor abilitate n acest scop. Respectarea normelor de conduit se bazeaz pe respectul reciproc existent ntre membri departamentului, pe spiritul de echilibru i respectarea drepturilor fiecrei persoane. Responsabilul cu controlul intern managerial este responsabil i de monitorizarea respectrii normelor de conduit. Coordonatorii programelor de studiu din structura departamentului sunt responsabili de aplicarea procedurilor de reducere a riscului de plagiat.

Standardul 2 - Atribuii, funcii, sarcini Personalului i sunt aduse la cunotin documentele actualizate privind misiunea entitii, regulamentele interne i fiele posturilor?

Da

Sarcinile/Atribuiile asociate posturilor sunt stabilite n concordan cu competenele decizionale necesare realizrii acestora?

Da

Standardul 3 - Competena, performana Au fost analizate i stabilite cunotinele i aptitudinile necesare a fi deinute n vederea ndeplinirii sarcinilor/atribuiilor asociate fiecrui post?

Da

I La nceputul fiecrui an universitar directorul de departament aduce la cunotina fiecrui membru al departamentului: o pentru cadrele didactice (statul de funcii, fia de activitate didactic, fia de activitate tiinific); o pentru personalul nedidactic i didactic auxiliar se va realiza actualizarea fiei de post n conformitate cu legislaia n vigoare. Exist un regulament intern la nivel de universitate, iar fia de cercetare tiinific i regulamentul intern se gsesc pe portalul universitii i au fost aprobate de senat. Personalul didactic i nedidactic d in departament a fost selectat pe baz de concurs, n cadrul cruia au fost testate competenele acestuia. Atribuirea sarcinilor aferente (coordonator de program de studiu, coordonator de trunchi, delegarea unor competene legate de activitatea de secretariat, arhivare, ef serviciu, etc.) a fost realizat pe baza competenelor individuale. I Scoaterea la concurs a oricrui post a fost realizat prin precizarea cunotinelor i aptitudinilor necesare (nivel de studii, abiliti de lucru cu calculatorul, etc.), care sunt n concordan cu sarcinile fiecrui cadru didactic / personal nedidactic. Pentru cadrele didactice se au n vedere: o studiile de specialitate in domeniu; o probe de concurs (asistent, lector); o lucrri de specialitate (lector, confereniar, profesor). Pentru personalul nedidactic: o studii de specialitate; o probe de concurs in concordan cu cerinele postului. Anual se realizeaz evaluarea performanelor angajailor.

Sunt identificate nevoile de perfecionare a pregtirii profesionale a personalului?

Da

Sunt elaborate i realizate programe de pregtire profesional a personalului, conform nevoilor de perfecionare identificate anterior?

Da

Standardul 4 - Funcii sensibile A fost ntocmit inventarul sensibile?

funciilor

Da

Pentru cadrele didactice: participarea la programe de pregtire (conferine, simpozioane, cursuri de perfecionare), la studii de master + doctorat + post doctorat + plan de dezvoltare ulterioara, dezvoltarea unui plan de perfecionare prin planul managerial. Pentru personalul nedidactic: cursuri de perfecionare (prin DFC), continuare de studii (licena, master, doctorat), dezvoltarea unui plan de perfecionare prin planul managerial. La nivel de universitate au loc cursuri de pregtire profesional (cursuri de informatica, etc.). Sunt dezvoltate cursuri, simpozioane, etc. la care particip personalul didactic, nedidactic. Personalul din universitate beneficiaz de reducerea taxei de colarizare. I Se va ntocmi o list de funcii sensibile (cei care au obiecte in inventar sau subinventar, care lucreaz cu documente de studii, cei care gestioneaz practica studenilor, etc. Conform reglementrilor din educaie, n cazul funciilor de conducere acestea se obin pe baza de competiie din 4 n 4 ani. n cazul funciilor sensibile au fost luate msuri de reducere a rolului acestora, prin existena unor mecanisme colective de decizie: consiliul departamentului, consiliul facultii, senat, etc. I Delegarea se realizeaz pe baza deciziei directorului de departament n care se precizeaz numele persoanei creia i se deleag responsabilitile, perioada pentru care se realizeaz delegarea i responsabilitile persoanei delegate (vezi lista persoanelor care pot fi delegate i specimenele de semntur). Delegarea, subdelegarea se face pe baza deciziei efului ierarhic superior.

Este stabilit o politic adecvat de rotaie a salariailor din funciile sensibile?

Da

Standardul 5 - Delegarea Sunt stabilite i comunicate limitele competenelor i responsabilitilor care se deleag?

Da

Delegarea/Subdelegarea de competen se realizeaz n baza unor proceduri specifice aprobate?

Da

Standardul 6 - Structura organizatoric Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activiti, n scopul identificrii eventualelor disfuncionaliti n fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fiele posturilor i n stabilirea atribuiilor compartimentului?

Da

Structura organizatoric asigur funcionarea Da circuitelor i fluxurilor informaionale necesare supravegherii i realizrii activitilor proprii? II. PERFORMANA I MANAGEMENTUL RISCULUI PI Standardul 7 - Obiective Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul Da Prin planul managerial. compartimentului? Obiectivele sunt astfel stabilite nct s Nu Parial, prin planul managerial. rspund pachetului de cerine S.M.A.R.T.? (Unde: S - precise; M - msurabile i verificabile; A - necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare.) Sunt stabilite activitile individuale pentru Nu Conform planului managerial. fiecare salariat, care s conduc la atingerea Activitile individuale vor fi stabilite obiectivelor specifice compartimentului? conform fielor postului. I Standardul 8 - Planificarea Resursele alocate sunt astfel repartizate nct Da Resursele umane conform schemei de s asigure activitile necesare realizrii personal i a organigramei obiectivelor specifice compartimentului? n cazul modificrii obiectivelor specifice, Da Conform planului managerial sunt stabilite masurile necesare pentru ncadrarea n resursele repartizate? I Standardul 9 - Coordonarea Sunt adoptate msuri de coordonare a Da Da, n cadrul aciunilor comune (vezi deciziilor i activitilor compartimentului cu Gesfo), colaborarea cu departamentele cele ale altor compartimente, n scopul nedidactice (Dep. Doctorat, DEMPEC, asigurrii convergenei i coerenei acestora? Serv. Tehnic). n compartiment se realizeaz consultarea Da Decizii n cadrul consiliului prealabil, n vederea coordonrii departamentului, cu coordonatorii de activitilor? programe de studiu, cu alte persoane cu abiliti n domeniu. I Standardul 10 - Monitorizarea performanelor Este instituit un sistem de monitorizare i Da ndeplinirea obiectivelor este raportat raportare a performantelor, pe baza n cadrul structurii de management a indicatorilor asociai obiectivelor specifice? departamentului, a structurilor de management de la nivel de facultate, universitate, la ntlnirile cu membrii departamentului. Atunci cnd necesitile o impun, se Da Da, dup analiza anual a gradului de efectueaz o reevaluare a relevanei ndeplinire a planului managerial. indicatorilor asociai obiectivelor specifice, n

I Analiza disfuncionalitilor n consiliul departamentului. Se va realiza analiza anual a fielor de post. Atribuirea de sarcini n funcie de activitile ce trebuiesc derulate. Conform organigramei.

scopul operrii coreciilor cuvenite? Standardul 11 - Managementul riscului Sunt identificate i evaluate principalele riscuri, proprii activitilor din cadrul compartimentului? Sunt stabilite msuri de gestionare a riscurilor identificate i evaluate la nivelul activitilor din cadrul compartimentului? Este asigurat completarea/actualizarea registrului riscurilor? Standardul 15 - Ipoteze, reevaluri Stabilirea obiectivelor specifice are la baz formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens? Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci cnd se constat modificri ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixrii acestora? III. INFORMAREA I COMUNICAREA Standardul 12 - Informarea Au fost stabilite tipurile de informaii, coninutul, calitatea, frecvena, sursele i destinatarii acestora, astfel nct personalul de conducere i cel de execuie, prin primirea i transmiterea informaiilor, s i poat ndeplini sarcinile de serviciu? Colectarea, prelucrarea i centralizarea informaiilor se realizeaz n sistem informatizat? Standardul 13 Comunicarea Circuitele informaionale (traseele pe care circul informaiile) asigur o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung la timp la utilizatori?

Da

I Se vor identifica riscurile aferente i se va completa registrul riscurilor Se vor stabili msuri de gestionare a riscurilor n cadrul ntlnirilor ordinare ale conducerii consiliului departamentului. Activitate iniiat n 2011 I Elaborarea planurilor manageriale se face pe baza ipotezelor i premiselor. n funcie de modificrile legislative, legate de resursele umane obiectivele specifice sunt reevaluate si modificate la nivelul universitii i implicit i la nivelul structurii. I

Da

Da

Da

Da

Da

Da

Conform organigramei. Conform legii accesului la informaii publice. Prin pagina de internet a Facultii Prin pagina de internet a Departamentului care se afl n construcie. Platforma universitii, adrese de e-mail. I

Da

Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii i personalul de execuie din cadrul unui compartiment sa fie informai cu privire la proiectele de decizii sau iniiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile i responsabilitile?

Da

Intranet E-mail Site-ul universitii Platforma de e-learning Portalul Site-ul facultii Site-ul departamentului (n construcie). Hotrri de birou senat transmise listei de e-mail a universitii. Hotrri ale Consiliului Facult ii i ale Consiliului Departamentului transmise prin internet grupului econ care cuprinde lista de emailuri ale angajailor departamentului. Intranet

Standardul 14 - Corespondena i arhivarea Sunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, nregistrarea i arhivarea corespondenei?

I Da Arhivarea documentelor proprii (lucrri) conform legii arhivelor. Arhivarea lucrrilor de licen , lucrrilor de diserta ie, referate i teze de doctorat. Nu este cazul

Reglementrile legale n vigoare cu privire la NA manipularea i depozitarea informaiilor clasificate sunt cunoscute i aplicate n practic? Standardul 16 - Semnalarea neregularitilor A fost comunicat salariailor procedura Da aplicabil n cazul semnalrii unor neregulariti? n cazul semnalrii unor neregulariti, conductorul de compartiment a ntreprins cercetrile adecvate n scopul elucidrii acestora i a aplicat msurile care se impun? IV. ACTIVITTI DE CONTROL Standardul 17 - Proceduri Pentru activitile proprii au fost elaborate/actualizate proceduri operaionale? Procedurile operaionale comunicate salariailor sunt aplicate? Standardul 18 - Separarea atribuiilor Funciile de iniiere, verificare i aprobare a operaiunilor sunt funcii separate i exercitate de persoane diferite? Conceperea i aplicarea procedurilor asigur separarea atribuiilor? Da

I Procedura la nivel de universitate privind sesizarea structurilor de conducere, comisiilor de etic i disciplin. Dac a fost cazul i au existat cercetri disciplinare.

Da

Da

I Procedurile care se folosesc la nivel de departament provin din lista celor de la nivel de universitate. Procedurile menionate anterior sunt aplicate n mod specific. Pentru fiecare atribuie exist responsabil diferit. Conform organigramei sistemul de control ef de departament / subordonat / ef ierarhic Pentru fiecare program de studii exist un cadru didactic i un student. Controlul intern managerial realizat de ctre Directorul Departamentului i de ctre responsabilul cu activitatea de control managerial.

Da

Da

Standardul 19 - Supravegherea Managerii supravegheaz i supervizeaz activitile care intr n responsabilitatea lor direct?

Da

Supervizarea unor activiti care implic un grad ridicat de expunere la risc se realizeaz pe baza unor proceduri prestabilite?

Da

Plan de supraveghere a modului de desfurare a activitilor Verificarea modului de ndeplinire a responsabilitilor Evaluarea anual a fiecrui angajat din subordine Exist comisii distincte pentru fiecare post didactic scos la concurs i se respect metodologia n vigoare privind ocuparea posturilor didactice din

Standardul 20 - Gestiunea abaterilor n situaia n care, din cauza unor circumstane deosebite, apar abateri fa de procedurile stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor? Se efectueaz o analiz periodic a circumstanelor i a modului cum au fost gestionate abaterile n vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bun practic? Standardul 21 - Continuitatea activitii Sunt inventariate situaiile generatoare de ntreruperi n derularea unor activiti? Sunt stabilite i aplicate msuri pentru asigurarea continuitii activitii, n cazul apariiei unor situaii generatoare de ntreruperi? Standardul 22 - Strategii de control Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice? Strategiile de control aplicate furnizeaz o asigurare rezonabil cu privire la atingerea obiectivelor specifice? Standardul 23 Accesul la resurse Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariailor din compartiment la resursele materiale, financiare i informaionale? Accesul personalului la resurse se realizeaz cu respectarea strict a normelor cuprinse n actele administrative de reglementare cu acest obiect? V. AUDITAREA SI EVALUAREA

Da

Da

nvmntul superior. La nivelul departamentului exista o comisie pentru realizarea inventarului format din: Lect. Dr. Lapte Ramona, Lect. Dr. Carmen Anton. Evaluarea activitii didactice se face n dou faze: o Evaluarea colegial, o Evaluarea efectuat de ctre Directorul Departamentului. I Abaterile se comunic pe cale ierarhic i se propun msuri n concordan cu legislaia n vigoare. Prezentarea abaterilor n consiliul departamentului. La nivelul consiliilor departamentelor prin analiza modului n care au fost derulate aciunile.

Da Da

Da

I Concedii de boal, maternitate / paternitate, de studii, etc. La rentoarcerea n activitate dup o ntrerupere mai mare de timp se efectueaz medicina muncii, instruirea privind protecia muncii. PI Prin planul managerial n toate domeniile (prezena la serviciu, activitate didactic, etc.)

Nu

Da

Da

Acces la resurse infrastructur Accesul la resurse informaionale intranet, platforma, baze de date. Accesul la baze de date prinea re de intranet. Accesul la portal se realizeaz pe baz de parola.

I materiale

I Standardul 24 - Verificarea i evaluarea controlului Conductorul compartimentului realizeaz, Da Raport n cadrul consiliului anual, operaiunea de autoevaluare a departamentului (conform legii 1/2011). subsistemului de control intern/managerial Autoevaluare anual la o dat stabilit

existent la acest nivel?

Operaiunile de autoevaluare a subsistemului Da de control intern/managerial au drept rezultat date, informaii i constatri pertinente necesare lurii de decizii operaionale, precum i raportrii? I Standardul 25 - Auditul intern Compartimentul de audit intern execut, n Da Compartimentul de audit intern exist la afara misiunilor de asigurare, planificate i nivelul universitii i colaboreaz pe aprobate de manager, i misiuni de consiliere probleme tematice cu restul structurilor. privind pregtirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului? Compartimentul de audit intern dispune de Da Compartimentul de audit intern exist la suficient personal pentru a realiza integral nivelul universitii. programul anual de audit? Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial n mare parte standardele de control intern sunt implementate la nivel de universitate, fiind preluate i la nivelul Departamentului de tiine Economice i Administrarea Afacerilor. Msuri de adoptat: Realizarea fielor de post pentru fiecare cadru didactic i pentru personalul nedidactic. Nominalizarea responsabilului cu auditul intern la nivelul departamentului. ntocmirea anual a planului opera ional al departamentului care s includ obiectivele, aciunile responsabilii i termenul de realizare. Numirea responsabilului cu gestiunea riscurilor. Identificarea riscurilor aferente i completarea registrului riscurilor. Se vor stabili msuri de gestionare a riscurilor n cadrul ntlnirilor ordinare ale conducerii consiliului departamentului. Identificarea funciilor sensibile i luarea msurilor corespunztoare legale.

prin regulamentul propriu departamentele nedidactice. Conform proceselor verbale.

pentru

Director de department, Prof. dr. Brtucu Gabriel

Responsabil cu implementarea sistemului de control managerial, Lect. dr. Poincu Cristian

Data, 31.12.2011

) Pe lng criteriile generale de evaluare a stadiului implementrii standardului, structura cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic privind sistemul propriu de control intern/managerial poate defini i include n chestionarul de autoevaluare i criterii specifice proprii. 2 ) Fiecare rspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului se motiveaz n coloana 3 "Explicaie asociat rspunsului". 3 ) n cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit compartiment, n coloana 2 se precizeaz "neaplicabil", prin acronimul "NA", i se motiveaz n coloana 3 "Explicaie asociat rspunsului". 4 ) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consider a fi: - implementat (I), atunci cnd la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a rspuns cu "Da"; - parial implementat (PI), atunci cnd la cel puin unul dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a rspuns cu "Da"; - neimplementat (NI), atunci cnd la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a rspuns cu "Nu".
1