Sunteți pe pagina 1din 9
ANEXA Nr. 1: (- ANEXA Nr. 4.1 la instrucţ iuni) Compartiment Ș tiin țe Economice

ANEXA Nr. 1:

(- ANEXA Nr. 4.1 la instrucţiuni) Compartiment Științe Economice și Administrarea Afacerilor Conducător de compartiment, Prof. dr. ec. Brătucu Gabriel Numele şi prenumele, funcţia/semnătură/data

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului 1 )

Răspuns şi explicaţii 2 )

La nivelul compartimentului standardul este 4 ):

Da/Nu 3)

Explicaţie asociată răspunsului

I/PI/NI

1

2

3

4

I. MEDIUL DE CONTROL

Standardul 1 - Etica, integritate

I

A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabileşte reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din cadrul compartimentului?

Da

Există un cod de etică la nivelul universităţii, aprobat de senatul universităţii.

Există norme de aplicare a codului de etică aprobate de senatul universităţii.

Ambele documente sunt publice, au fost aduse la cunoştinţa membrilor comunităţii academice şi se găsesc pe portalul universităţii pentru a putea fi consultate.

 

Relaţiile din interiorul universităţii promovate la nivelul fiecărei structuri sunt bazate pe drepturile şi obligaţiile fiecărui individ.

Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită?

Da

Membrii departamentului pot beneficia de consiliere din partea comisiei de etică sau a persoanelor abilitate în acest scop.

Respectarea normelor de conduită se bazează pe respectul reciproc existent între membri departamentului, pe spiritul de echilibru şi respectarea drepturilor fiecărei persoane.

Responsabilul cu controlul intern managerial este responsabil şi de monitorizarea respectării normelor de conduită.

Coordonatorii programelor de studiu din structura departamentului sunt responsabili de aplicarea procedurilor de reducere a riscului de plagiat.

Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini

 

I

Personalului

îi

sunt

aduse

la

cunoştinţă

Da

La începutul fiecărui an universitar directorul de departament aduce la cunoştinţa fiecărui membru al departamentului:

documentele

actualizate

privind

misiunea

entităţii,

regulamentele

interne

şi

fişele

posturilor?

o

pentru cadrele didactice (statul de funcţii, fişa de activitate didactică, fişa de activitate ştiinţifică);

o

pentru personalul nedidactic şi didactic auxiliar se va realiza actualizarea fişei de post în conformitate cu legislaţia în vigoare.

Există un regulament intern la nivel de universitate, iar fişa de cercetare ştiinţifică şi regulamentul intern se găsesc pe portalul universităţii şi au fost aprobate de senat.

Sarcinile/Atribuţiile asociate posturilor sunt stabilite în concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării acestora?

Da

Personalul didacticși nedidactic d in departament a fost selectat pe bază de concurs, în cadrul căruia au fost testate competenţele acestuia.

Atribuirea sarcinilor aferente (coordonator de program de studiu, coordonator de trunchi, delegarea unor competenţe legate de activitatea de secretariat, arhivare, şef serviciu, etc.) a fost realizată pe baza competenţelor individuale.

Standardul 3 - Competenţa, performanţa

 

I

Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post?

Da

Scoaterea la concurs a oricărui post a fost realizată prin precizarea cunoştinţelor şi aptitudinilor necesare (nivel de studii, abilităţi de lucru cu calculatorul, etc.), care sunt în concordanţă cu sarcinile fiecărui cadru didactic / personal nedidactic.

Pentru cadrele didactice se au în vedere:

 

o

studiile de specialitate in domeniu;

o

probe de concurs (asistent, lector);

o

lucrări de specialitate (lector, conferențiar, profesor).

Pentru personalul nedidactic:

 

o

studii de specialitate;

o

probe de concurs in concordanță cu cerinţele postului.

Anual se realizează evaluarea performanţelor angajaţilor.

Sunt identificate nevoile de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului?

Da

Pentru cadrele didactice: participarea la programe de pregătire (conferinţe, simpozioane, cursuri de perfecţionare), la studii de master + doctorat + post doctorat + plan de dezvoltare ulterioara, dezvoltarea unui plan de perfecţionare prin planul managerial.

Pentru personalul nedidactic: cursuri de perfecţionare (prin DFC), continuare de studii (licenţa, master, doctorat), dezvoltarea unui plan de perfecţionare prin planul managerial.

Sunt elaborate şi realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecţionare identificate anterior?

Da

La nivel de universitate au loc cursuri de pregătire profesională (cursuri de informatica, etc.).

Sunt dezvoltate cursuri, simpozioane, etc. la care participă personalul didactic, nedidactic.

 

Personalul din universitate beneficiază de reducerea taxei de şcolarizare.

Standardul 4 - Funcţii sensibile

 

I

A

fost

întocmit

inventarul

funcţiilor

Da

Se va întocmi o listă de funcţii sensibile (cei care au obiecte in inventar sau subinventar, care lucrează cu documente de studii, cei care gestionează practica studenţilor, etc.

sensibile?

 

Este stabilită o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor din funcţiile sensibile?

Da

Conform reglementărilor din educaţie, în cazul funcţiilor de conducere acestea se obţin pe baza de competiţie din 4 în 4 ani.

În cazul funcţiilor sensibile au fost luate măsuri de reducere a rolului acestora, prin existenţa unor mecanisme colective de decizie: consiliul departamentului, consiliul facultăţii, senat, etc.

Standardul 5 - Delegarea

 

I

Sunt stabilite şi comunicate limitele competenţelor şi responsabilităţilor care se deleagă?

Da

Delegarea se realizează pe baza deciziei directorului de departament în care se precizează numele persoanei căreia i se deleagă responsabilităţile, perioada pentru care se realizează delegarea şi responsabilităţile persoanei delegate (vezi lista persoanelor care pot fi delegate şi specimenele de semnătură).

Delegarea/Subdelegarea de competenţă se realizează în baza unor proceduri specifice aprobate?

Da

Delegarea, subdelegarea se face pe baza deciziei şefului ierarhic superior.

Standardul 6 - Structura organizatorică

I

Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului?

Da

Analiza disfuncţionalităţilor în consiliul departamentului.

Se va realiza analiza anuală a fişelor de post.

Atribuirea de sarcini în funcţie de activităţile ce trebuiesc derulate.

Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii?

Da

Conform organigramei.

II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI

 

Standardul 7 - Obiective

PI

Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului?

Da

Prin planul managerial.

Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.? (Unde: S - precise; M - măsurabile şi verificabile; A - necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare.)

Nu

Parțial, prin planul managerial.

Sunt stabilite activităţile individuale pentru fiecare salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor specifice compartimentului?

Nu

Conform planului managerial.

Activitățile individuale vor fi stabilite conform fișelor postului.

Standardul 8 - Planificarea

I

Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului?

Da

Resursele umane – conform schemei de personal şi a organigramei

În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite masurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate?

Da

Conform planului managerial

Standardul 9 - Coordonarea

I

Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor şi activităţilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora?

Da

Da, în cadrul acţiunilor comune (vezi Gesfo), colaborarea cu departamentele nedidactice (Dep. Doctorat, DEMPEC, Serv. Tehnic).

În compartiment se realizează consultarea prealabilă, în vederea coordonării activităţilor?

Da

Decizii în cadrul consiliului departamentului, cu coordonatorii de programe de studiu, cu alte persoane cu abilităţi în domeniu.

Standardul 10 - Monitorizarea performanţelor

 

I

Este instituit un sistem de monitorizare şi raportare a performantelor, pe baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice?

Da

Îndeplinirea obiectivelor este raportată în cadrul structurii de management a departamentului, a structurilor de management de la nivel de facultate, universitate, la întâlnirile cu membrii departamentului.

Atunci când necesităţile o impun, se efectuează o reevaluare a relevanţei indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în

Da

Da, după analiza anuală a gradului de îndeplinire a planului managerial.

scopul operării corecţiilor cuvenite?

     

Standardul 11 - Managementul riscului

   

I

Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri, proprii activităţilor din cadrul compartimentului?

Da

Se vor identifica riscurile aferente și se va completa registrul riscurilor

Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate la nivelul activităţilor din cadrul compartimentului?

Da

Se vor stabili măsuri de gestionare a riscurilor în cadrul întâlnirilor ordinare ale conducerii consiliului departamentului.

Este

asigurată

completarea/actualizarea

Da

Activitate iniţiată în 2011

 

registrului riscurilor?

   

Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări

   

I

Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens?

Da

Elaborarea planurilor manageriale se face pe baza ipotezelor şi premiselor.

 

Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora?

Da

În funcţie de modificările legislative, legate de resursele umane obiectivele specifice sunt reevaluate si modificate la nivelul universităţii şi implicit şi la nivelul structurii.

 

III. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA

 

Standardul 12 - Informarea

   

I

Au fost stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile de serviciu?

Da

Conform organigramei.

 

Conform legii accesului la informaţii publice.

Prin pagina de internet a Facultății

 

Prin pagina de Departamentului care construcție.

internet

a

se

află

în

Colectarea,

prelucrarea

şi

centralizarea

Da

Platforma universităţii, adrese de e-mail.

 

informaţiilor

se

realizează

în

sistem

informatizat?

 

Standardul 13 – Comunicarea

   

I

Circuitele informaţionale (traseele pe care circulă informaţiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă la timp la utilizatori?

Da

Intranet

E-mail

Site-ul universităţii

 

Platforma de e-learning

 

Portalul

Site-ul facultății

Site-ul departamentului (în construcție).

Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii şi personalul de execuţie din cadrul unui compartiment sa fie informaţi cu privire la proiectele de decizii sau iniţiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile şi responsabilităţile?

Da

Hotărâri de birou senat transmise listei de e-mail a universității.

Hotărâri ale Consiliului Facultății și ale Consiliului Departamentului transmise prin internet grupului „econ” care cuprinde lista de emailuri ale angajaților departamentului.

 

Intranet

Standardul 14 - Corespondenţa şi arhivarea

 

I

Sunt

aplicate

proceduri

pentru

Da

Arhivarea documentelor proprii (lucrări) conform legii arhivelor.

Arhivarea lucrărilor de ță licen, lucrărilor de disertație, referate și teze de doctorat.

primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei?

Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate sunt cunoscute şi aplicate în practică?

NA

Nu este cazul

Standardul 16 - Semnalarea neregularităţilor

 

I

A fost comunicată salariaţilor procedura

Da

Procedura la nivel de universitate privind sesizarea structurilor de conducere, comisiilor de etică şi disciplină.

aplicabilă în cazul neregularităţi?

semnalării unor

În cazul semnalării unor neregularităţi, conducătorul de compartiment a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării acestora şi a aplicat măsurile care se impun?

Da

Dacă a fost cazul şi au existat cercetări disciplinare.

IV. ACTIVITĂŢTI DE CONTROL

 

Standardul 17 - Proceduri

 

I

Pentru activităţile proprii au

fost

Da

Procedurile care se folosesc la nivel de departament provin din lista celor de la nivel de universitate.

elaborate/actualizate proceduri operaţionale?

Procedurile operaţionale comunicate salariaţilor sunt aplicate?

Da

Procedurile menţionate anterior sunt aplicate în mod specific.

Standardul 18 - Separarea atribuţiilor

   

Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite?

Da

Pentru fiecare atribuție există responsabil diferit.

Conform organigramei – sistemul de control – şef de departament / subordonat / şef ierarhic

Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură separarea atribuţiilor?

Da

Pentru fiecare program de studii există un cadru didactic și un student.

Controlul intern managerial realizat de către Directorul Departamentului și de către responsabilul cu activitatea de control managerial.

Standardul 19 - Supravegherea

   

Managerii supraveghează şi supervizează activităţile care intră în responsabilitatea lor directă?

Da

Plan de supraveghere a modului de desfăşurare a activităţilor

Verificarea modului de îndeplinire a responsabilităţilor

 

Evaluarea anuală a fiecărui angajat din subordine

Supervizarea unor activităţi care implică un grad ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor proceduri prestabilite?

Da

Există comisii distincte pentru fiecare post didactic scos la concursși se respectă metodologia în vigoare privind ocuparea posturilor didactice din

   

învățământul superior.

 

La nivelul departamentului exista o comisie pentru realizarea inventarului formată din: Lect. Dr. Lapteș Ramona, Lect. Dr. Carmen Anton.

Evaluarea activității didactice se face în două faze:

oEvaluarea colegială, oEvaluarea efectuată de către Directorul Departamentului.

Standardul 20 - Gestiunea abaterilor

 

I

În situaţia în care, din cauza unor circumstae deosebite, apar abateri faţă de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor?

Da

Abaterile se comunică pe cale ierarhică şi se propun măsuri în concordanţă cu legislaţia în vigoare.

Prezentarea abaterilor în consiliul departamentului.

Se efectuează o analiză periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate abaterile în vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bună practică?

Da

La nivelul consiliilor departamentelor prin analiza modului în care au fost derulate acţiunile.

 

Standardul 21 - Continuitatea activităţii

 

I

Sunt inventariate situaţiile generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi?

Da

Concedii de boală, maternitate / paternitate, de studii, etc.

 

Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi?

Da

La reîntoarcerea în activitate după o întrerupere mai mare de timp se efectuează medicina muncii, instruirea privind protecția muncii.

 

Standardul 22 - Strategii de control

 

PI

Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice?

Da

Prin planul managerial în toate domeniile (prezenţa la serviciu, activitate didactică, etc.)

 

Strategiile de control aplicate furnizează o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor specifice?

Nu

 

Standardul 23 – Accesul la resurse

 

I

Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariaţilor din compartiment la resursele materiale, financiare şi informaţionale?

Da

Acces

la

resurse

materiale

infrastructură

 

Accesul la resurse informaţionale – intranet, platforma, baze de date.

Accesul personalului la resurse se realizează cu respectarea strictă a normelor cuprinse în actele administrative de reglementare cu acest obiect?

Da

Accesul la baze de date prințeare de intranet.

 

Accesul la portal se realizează pe bază de parola.

V. AUDITAREA SI EVALUAREA

Standardul 24 - Verificarea şi evaluarea controlului

   

I

Conducătorul compartimentului realizează, anual, operaţiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial

Da

Raport în cadrul consiliului departamentului (conform legii 1/2011).

Autoevaluare anuală la o dată stabilită

existent la acest nivel?

 

prin

regulamentul

propriu

pentru

departamentele nedidactice.

Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial au drept rezultat date, informaţii şi constatări pertinente necesare luării de decizii operaţionale, precum şi raportării?

Da

Conform proceselor verbale.

 

Standardul 25 - Auditul intern

 

I

Compartimentul de audit intern execută, în afara misiunilor de asigurare, planificate şi aprobate de manager, şi misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului?

Da

Compartimentul de audit intern există la nivelul universităţii şi colaborează pe probleme tematice cu restul structurilor.

Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit?

Da

Compartimentul de audit intern există la nivelul universităţii.

Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial În mare parte standardele de control intern sunt implementate la nivel de universitate, fiind preluate și la nivelul Departamentului de Științe Economice și Administrarea Afacerilor. Măsuri de adoptat:

Realizarea fișelor de post pentru fiecare cadru didactic și pentru personalul nedidactic.

 

Nominalizarea responsabilului cu auditul intern la nivelul departamentului.

 

Întocmirea anuală a planului operațional al departamentului care să includă obiectivele, acțiunile responsabilii și termenul de realizare.

Numirea responsabilului cu gestiunea riscurilor.

 

Identificarea riscurilor aferente și completarea registrului riscurilor.

 

Se vor stabili măsuri de gestionare a riscurilor în cadrul întâlnirilor ordinare ale conducerii consiliului departamentului.

Identificarea funcțiilor sensibile și luarea măsurilor corespunzătoare legale.

 

Director de department, Prof. dr. Brătucu Gabriel

Data,

31.12.2011

Responsabil cu implementarea sistemului de control managerial, Lect. dr. Poţincu Cristian

1 ) Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării standardului, structura cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică privind sistemul propriu de control intern/managerial poate defini şi include în chestionarul de autoevaluare şi criterii specifice proprii. 2 ) Fiecare răspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului". 3 ) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit compartiment, în coloana 2 se precizează "neaplicabil", prin acronimul "NA", şi se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului". 4 ) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:

- implementat (I), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Da";

- parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Da"; - neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Nu".