Aplicație practică 2: Autoevaluarea stadiului de implementare a standardelor de control

intern managerial la nivelul compartimentului propriu – etapă a procesului de raportare

SCIM
Macheta

CHESTIONARUL DE AUTOEVALUARE
a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial
la data de 31.12.2021

La nivelul
Criterii generale de evaluare a Răspuns şi explicaţii compartimentului
stadiului implementării standardul este:
standardului Da/ Explicaţie asociată
I/PI/NI
Nu răspunsului
1 2 3 4
I. MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 – Etică, integritate I
Da Este postat pe site-ul Ministerului x
1. A fost comunicat personalului un /Agenției y /Instituția Prefectului z.
cod de conduită sau legislația în Ordinul ANR nr.5 privind aprobarea Codului
domeniu, care stabilește reguli de etic și de integritate al instituției.
comportament etic în realizarea
atribuțiilor de serviciu, aplicabil atât
personalului de conducere, cât și
celui de execuție?

Da Ordinul ANFP [conducătorul instituției] nr.

2. Există un sistem de monitorizare a 3753/2015 privind numirea
respectării normelor de conduită? doamnei/dl.ELENA în calitate de consilier
de etică în cadrul instituției UAT OANCEA
Da  Se întocmesc referate/note prin care se
semnalează nereguli, se fac analize și se
3. În cazul semnalării unor nereguli, iau măsuri ;
conducătorul de compartiment a  Se aduce la cunostinta in ședințe
întreprins cercetări adecvate în operativesăptămânale coordonate de
scopul elucidării acestora? Secretarul General cu participarea
personalului de conducere din cadrul
instituției
Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini I
Da  Postarea pe site-ul instituției primariei) a
1. Personalului îi sunt aduse la misiunii [instituția Primaria Oancea și a
cunoștință documentele specifice ROI
privind misiunea, funcțiile, atribuțiile  La evaluarea performanțelor profesionale
entității, regulamentele interne și individuale sunt prezentate de către
fișele posturilor? evaluator
 Există fișe de post semnate
2. Au fost identificate și inventariate Da  Există un Registru al riscurilor la corupție,
funcțiile sensibile? înregistrat cu nr.10
 Registrul este postat pe site-ul instituției
 la adresa primariei
Da  Este întocmită, aprobată și revizuită
anual lista funcțiilor sensibile la nivelul
3. Au fost luate măsuri de control instituției nr. 25
pentru asigurarea diminuării  Ordinul/Dispoziția…. nr. 100 privind
riscurilor asociate funcțiilor sensibile? aprobarea structurii organizatorice,
numărului de personal și regulamentului
de organizare și funcționare
Standardul 3 – Competenţă, performanţă PI
1. Au fost analizate și stabilite Da Pentru fiecare post din cadrul instituției
cunoștințele și aptitudinile necesare există fișă de post aprobată și comunicată
în vederea îndeplinirii angajatului
sarcinilor/atribuțiilor asociate
fiecărui post?
2. Sunt identificate nevoile de Da În rapoartele de evaluare a perfornațelor
perfecționare a pregătirii profesionale individuale ale angajaților
profesionale a personalului și sunt evidențiate nevoile de formare
concretizate printr-un raport privind profesională a personalului.
necesarul acestora?
Nu  Pentru anul 2021, deși a fost elaborat un
program de formare profesională, acesta
3. Cursurile de perfecționare
nu conține rezultatul analizei nevoilor de
profesională sunt realizate conform
formare preluate din rapoartele de
planului anual de perfecționare
evaluare.
profesională aprobat de conducătorul
 Chiar și acest program de formare
entității publice?
profesională defectuos întocmit nu s-a
realizat în totalitate.
Standardul 4 – Structura organizatorică I
Da  Se întocmesc referate/note prin care se
semnalează nereguli, se fac analize și se
1. Structura organizatorică asigură
iau măsuri;
funcționarea circuitelor și fluxurilor
 În Raportul anual s-au descris
informaționale necesare
disfuncționalități și măsuri propuse ;
supravegherii și realizării activităților
proprii?  Se desfășoară ședințe operative
săptămânale coordonate de Secretarul
General
2. Sunt efectuate evaluări/analize Da Conform organigramei și ROF, activitatea
privind gradul de adecvare a este organizată pe compartimente/
structurii organizatorice în raport cu birouri/servicii/departamente între care
obiectivele și modificările intervenite sunt stabilite circuitele și fluxurile de
în interiorul și/sau exteriorul informații necesare realizării activităților.
entității publice?
Da Prin Ordinul 15 nr. 2022 s-au delegat
3. Actele de delegare respectă atribuții de coordonare a Departamenelor
prevederile legale sau cerințele de către Seceretari de Stat/Secretar
procedurale aprobate? General/Subprefect

II PERFORMANȚE ȘI MANAGEMENTUL RISCULUI

Standardul 5 – Obiective PI
1. Sunt stabilite obiectivele specifice Da Listă obiective/ activități/indicatori la
 nivelul asistentei sociale nr.15
la nivelul compartimentului?
NU Obiectivul“Achiziţionarea celui mai
bun/scump aparat de aer condiționat de pe
piață” nu este SMART, deoarece nu este
nici precis și nici necesar. Este confuz
formulat și nu se va putea evalua
2. Obiectivele sunt astfel stabilite
îndeplinirea lui.
încât să răspundă pachetului de
cerințe SMART? (specifice;
Obiectivul “Creşterea competenţelor
măsurabile; acceptate; realiste; cu
personalului” nu este SMART, deoarece nu
termen de realizare)
este nici specific, nici măsurabil, este
confuz formulat, nu se precizează la ce
domniu de competență se referă
obiectivul, nici față de ce reper se face
creșterea.
3. Sunt reevaluate/actualizate Da În cadrul ședințelor periodice ale Comisiei
obiectivele specifice atunci când se de monitorizare, coordonare și îndrumare
constată modificări ale metodologică a sistemului de control intern
ipotezelor/premiselor care au stat la managerial, de la nivelul ……… și prin
baza fixării acestora? consultare prin e-mail cu membrii Comisiei
Standardul 6 – Planificarea I
1. Există o planificare a activităților Da Conform bugetului ……… aprobat de Banca
în concordanță cu obiectivele Mondială și bugetuluiu anual alocat ………..
specifice?
Da Elaborarea de referate/note precum și
2. Sunt repartizate resurse astfel stabilirea măsurilor în cadrul ședințelor
încât să se realizeze activitățile operativesăptămânale coordonate de
corespunzătoare obiectivelor Secretarul General cu participarea
specifice compartimentului? personalului de conducere din cadrul
……………….
Da Conform ordinului ………… privind stabilirea
3. Sunt adoptate măsuri de atribuțiilor doamnei ………………
coordonare a deciziilor și activităților Ordinul ………… privind aprobarea structurii
compartimentului cu cele ale altor organizatorice, numărului de personal și
compartimente, în scopul asigurării regulamentului de organizare și funcționare
convergenței și coerenței acestora? ale …………

Standardul 7 – Monitorizarea performanţelor

1. Este stabilit un sistem de Da Performanţa reprezintă gradul de îndeplinire a
monitorizare și raportare a sarcinilor care definesc postul ocupat de
performanțelor, pe baza indicatorilor funcţionarul public şi se referă la contribuţia pe
asociați obiectivelor specifice? care o aduce funcţionarul public la îndeplinirea
obiectivelor autorităţii publice. Performanţa
individuală este corelată direct cu performanţa
de grup (a subdiviziunii) şi performanţa
organizaţională, de aceea este important ca să
fie asigurată o performanţă individuală optimă.
Performanţa poate fi definită atît prin rezultate
concrete, măsurabile, cît şi prin abilităţi

Da
2. Există o evaluare a performanțelor
pe baza indicatorilor de performanță
stabiliți?
Da
3. În cazul în care se constată o
eventuală abatere de la obiective, se
iau măsurile preventive și corective
ce se impun?
Standardul 8 – Managementul riscului
Da Analiza de risc privind apariția conflictelor de
1. Există identificate și evaluate
riscurile aferente
obiectivelor/activităților?
2. Sunt stabilite și monitorizate Da
măsurile de control aferente
riscurilor semnificative?
profesionale şi comportament organizaţional
Evaluarea performanţelor reprezintă procesul
prin care se decide cît de bine lucrează
funcţionarii publici ai unei autorităţi publice în
raport cu obiectivele şi criteriile de
evaluare/standardele stabilite. Astfel, evaluarea
devine un instrument eficient de control şi
management prin care sunt direcţionate
resursele umane în vederea îndeplinirii
obiectivelor organizaţionale.
În privința sancțiunilor, sunt aplicabile
următoarele: 
mustrarea scrisă;
diminuarea drepturilor salariale cu 5-20%
pe o perioadă de până la 3 luni;
diminuarea drepturilor salariale cu 10-15%
pe o perioadă de până la un an de zile;
suspendarea dreptului de promovare pe o
perioadă de la unu la 3 ani;
retrogradarea într-o funcție publică de nivel
inferior, pe o perioadă de până la un an, cu
diminuarea corespunzătoare a salariului;
destituirea din funcția publică.
interese se realizează pe baza următoarelor
informații: - Înregistrările din registrul privind
conflictele de interese din anii anteriori (dacă
acesta există); - Rapoartele de audit intern; -
Rapoarte ale Curții de Conturi; - Rapoarte ale
autorităților de control; - Chestionare aplicate
persoanelor cu funcții de conducere sau
coordonare, sau după caz și angajaților care
desfășoară activități considerate vulnerabile la
corupție; - Articole de presă, reclamații, petiții
adresate instituției în anii anteriori, hotărâri
judecătorești; - Experiența de control din anii
anteriori; - Analiza generală privind riscurile și
vulnerabilitățile la corupție; - Nereguli și
incidente de integritate apărute în anii anteriori.
Conducătorul entităţii publice are obligaţia
organizării și implementării unui proces
eficient de management al riscurilor, în
principal, prin:
 – identificarea riscurilor în strânsă legătură
cu activităţile din cadrul obiectivelor
specifice a căror realizare ar putea fi
afectată de materializarea riscurilor;

– identificarea ameninţărilor/vulnerabilităţilor
prezente în cadrul activităţilor curente ale
entităţii care ar putea conduce la
nerealizarea obiectivelor propuse și la
săvârșirea unor fapte de corupție și fraude;

– evaluarea riscurilor, prin estimarea

probabilităţii de materializare, impactului
asupra activităţilor din cadrul obiectivelor în
cazul în care acestea se materializează;

– ierarhizarea şi prioritizarea riscurilor în

funcţie de toleranţa la risc.- stabilirea
strategiei de gestionare a riscurilor
(răspunsului la risc) prin identificarea celor
mai adecvate modalităţi de tratare a
riscurilor inclusiv măsuri de control;

– analiza și gestionarea riscurilor în funcție

de limita de toleranță la risc aprobată de
către conducerea entităţii;

– monitorizarea implementării măsurilor de

control și revizuirea acestora în funcție de
eficacitatea rezultatelor acestora;

Da Conform Codului de conduită, principalele

norme de conduită a funcţionarilor publici sunt
următoarele: • Asigurarea unui serviciu public
3. Există o analiză a riscurilor de calitate; • Loialitatea faţă de Constituţie şi
identificate și gestionate, lege ; • Libertatea opiniilor; • Inderdicţii privind
concretizate printr-o raportare anumite activităţi privind partidele politice; •
anuală cu privire la procesul de Interdicţii privind acceptarea cadourilor,
management al riscurilor? serviciilor şi avantajelor; • Interdicţii privind
folosirea prerogativelor de putere publică; •
Limitarea participării la achiziţii, concesionări
sau închirieri.
III. ACTIVITĂŢI DE CONTROL
Standardul 9 – Proceduri
1. Pentru activitățile procedurale au Da 1. Identificăm în fiecare listă suma
fost elaborate și/sau actualizate reglementărilor obligatorii ca fiind existente într-
proceduri documentate? o U.S.P. în viziunea ANMCS;

2. Identificăm acele reglementări care odată

transpuse ca și activități în Inventarul
activităților procedurale vom ști că este necesar
 să le procedurăm;

3. Vom ști și că aceste activități/reglementări

procedurate este necesar să le înscriem în
Registrul riscurilor având ca modalitate de
diminuare a riscului procedura înscrisă în
Inventarul activităților procedurale.

Da  Conform  Ordinului nr. 600/2018

pentru aprobarea Codului controlului
intern managerial al entităţilor
publice,  controlul  intern managerial 
este  definit  ca reprezentând ansamblul
formelor de control exercitate la nivelul
2. Procedurile elaborate respectă
entităţii publice, inclusiv auditul intern,
cerințele minimale prevăzute de
stabilite de conducere în concordanţă cu
standard, pentru a fi un instrument
obiectivele acesteia şi cu reglementările
eficace de control?
legale, în vederea asigurării administrării
fondurilor în mod economic, eficient şi
eficace; acesta include, de asemenea,
structurile organizatorice, metodele şi
procedurile.

Da
1. A fost comunicat personalului un cod de
conduită sau legislația în domeniu, care
stabileşte reguli de comportament etic în
realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil
atât personalului de conducere, cât şi celui
3. Procedurile elaborate respectă de execuţie? 
structura unitară stabilită la nivelul
2. Există un sistem de monitorizare a
entității? respectării normelor de conduită? 

3. În cazul semnalării unor nereguli,

conducătorul de compartiment a întreprins
cercetări adecvate în scopul elucidării
acestora? 

Standardul 10 – Supravegherea
Da • Evaluarea performanţelor are în vedere
1. Conducătorul monitorizează și
determinarea măsurii în care angajaţii îşi
supervizează activitățile care intră în
îndeplinesc responsabilităţile conform cerinţelor
responsabilitatea lui directă?
postului.
2. Conducătorul acordă asistență Da
salariaților necesară pentru
realizarea sarcinilor trasate? „Sistemul care include toate entităţile
Conducătorul verifică activitatea structurale (autorităţi, instituţii) ale
salariaților cu privire la realizarea administraţiei publice (centrală şi locală),
 relaţiile dintre acestea conform nivelurilor de
competenţă, precum şi modul de organizare şi
funcţionare a fiecărei entităţi publice în parte”;
• „În principiu, structura administraţiei publice
este un sistem ierarhizat, sub conducerea unei
sarcinilor trasate? autorităţi supreme (şeful statului sau al
guvernului) în subordinea căreia funcţionează
servicii publice descentralizate în relaţii de tip
supraordonare - subordonare şi care se
organizează şi funcţionează la nivelul fiecărei
unități administrativ-teritoriale”. DA
Da • Categoria de resurse publice, de persoane
angajate sau potenţial candidați la a fi angajați
în administraţia publică, în conformitate cu
reglementările legale în vigoare, şi utilizate
3. Sunt instituite controale suficiente pentru realizarea obiectivelor şi atribuţiilor
și adecvate de supraveghere pentru entităţii publice angajatoare (autorităţi,
activitățile care implică un grad instituţii); • Tipologia resurselor umane
ridicat de expunere la risc? angajate:  funcţionari publici;  funcţionari
publici cu statute speciale;  personal
contractual;  personal de specialitate – cadre
didactice, magistraţi etc;  personal numit sau
ales în funcţii de demnitate publică
Standardul 11 – Continuitatea activităţii
1. Sunt inventariate situațiile Da DA
generatoare de întreruperi în
derularea principalelor activități?
2. Sunt stabilite măsuri (preventive Da
sau corective, după caz) pentru DA
asigurarea continuității activității, în
cazul apariției unor situații
generatoare de întreruperi?
3. Sunt monitorizate și aduse la Da
cunoștința salariaților implicați DA
măsurile propuse?
IV. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA I
Standardul 12 – Informarea și comunicarea
Da ORDIN nr. 118 din 22 august
1. Au fost stabilite tipurile de 2021privind redactarea și gestionarea
informații, conținutul, frecvența, documentelor la nivelul Ministerului
sursele și destinatarii acestora, astfel Afacerilor Interneprivind aprobarea
încât personalul de conducere și cel Procedurii de sistem privind circuitul
de execuție, prin primirea și documentelor în cadrul primariei
transmiterea informațiilor, să își 1. Postarea documentelor SCIM pe site-
poată îndeplini sarcinile de serviciu? ul MAI

2. Sunt stabilite fluxurile Da Ordinul INTERN nr.20 privind aprobarea

informaționale și căile de comunicare Procedurii de sistem privind circuitul
specifice compartimentului? documentelor în cadrul ................
 Postarea documentelor SCIM pe site-ul
PREFECTURII
Crearea unei secțiuni protejate pentru
documentele SCIM pe site-ul PREVECTURII

Da
Ordin 70/2018
privind aprobarea Procedurii de sistem
3. Sunt stabilite canale adecvate de privind circuitul documentelor în cadrul
comunicare între compartimentele GPL
entității, precum și cu partea Postarea documentelor SCIM pe site-ul
externă? PREFECTURI
Crearea unei secțiuni protejate pentru
documentele SCIM pe site-ul MAI

Standardul 13 – Gestionarea documentelor I

1. Sunt aplicate proceduri pentru Da Ordinul 75 privind aprobarea Procedurii de
înregistrarea, expedierea, sistem privind circuitul documentelor în
redactarea, clasificarea, cadrul PRIMARIEI
îndosarierea, protejarea și arhivarea
documentelor interne și externe,
după caz?
Da Prin stabilirea unor măsuri
2. Sunt implementate măsuri de
corespunzătoare, depozitarea în dulapuri,
securitate pentru protejarea
arhivarea electronica
documentelor împotriva distrugerii,
furtului, pierderii, incendiului etc.?
3. Reglementările legale în vigoare NA Conform ordinului PREFECTURI nr80 privind
cu privire la manipularea și aprobarea Regulamentului intern al
depozitarea informațiilor clasificate PRIMARIEI
sunt cunoscute și aplicate în
practică?
Standardul 14 – Raportarea contabilă și financiară NA
1. Procedurile contabile sunt NA DA
elaborate/actualizate în concordanță
cu prevederile normative aplicabile
domeniului financiar-contabil?
2. Există controale pentru a asigura NA DA
corecta aplicare a politicilor,
normelor și procedurilor contabile,
precum și a prevederilor normative
aplicabile domeniului financiar-
contabil?
3. Este monitorizată remedierea NA DA
deficiențelor constatate de organele
cu competentă în domeniu?
V. EVALUARE ŞI AUDIT
Standardul 15 – Evaluarea sistemului de control
intern/managerial
1. Conducătorul compartimentului Da DADA
realizează, anual, operațiunea de DA
autoevaluare a sistemului de control
intern managerial?
2. Răspunsurile din chestionarul de Da
autoevaluare sunt probate cu DA
documente justificative
corespunzătoare?
3. Conducătorul compartimentului Da DA
propune măsuri pentru îmbunătățirea DA
sistemului de control intern
managerial în cadrul chestionarului
de autoevaluare?
Standardul 16 – Auditul intern NA
1. Compartimentul de audit public NA DA
intern desfășoară, în afara
activităților de asigurare, și activități
de consiliere în scopul dezvoltării
sistemului de control intern?
2. Compartimentul de audit public NA DA
intern este dimensionat, ca număr de
auditori, pe baza volumului de
activitate și a mărimii riscurilor
asociate, astfel încât să asigure
auditarea activităților cuprinse în
sfera auditului public intern?
3. Compartimentul de audit public NA DA
intern întocmește rapoarte periodice
cu privire la acțiunile/activitățile
desfășurate?
Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern
managerial:

Modulul “Registre Secundare” – pentru a tine evidenta documentelor din cadrul

compartimentului conform ORD 600/2018 (ST. 13 Gestionarea documentelor)

Modulul “Control managerial” – pentru a elabora si actualiza proceduri operationale pe

fiecare compartiment

Modulul “Avizier” – pentru informarea personalului

Modulul “Neregularitati” – pentu sesizarea, urmarirea si tratarea neregularitatilor intalnite in

cadrul institutiei, dar si stabilirea responsabililor pentru fiecare department si posibilitatea de
a raspunde unei sesizari.

NOTA
1)
Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării standardului, Comisia
de monitorizare poate defini și include în Chestionarul de autoevaluare și criterii
specifice proprii.
2)
Fiecare răspuns din coloana 1 la “Criterii generale de evaluare a stadiului
implementării standardului” se motivează în coloana 3 "Explicație asociată
răspunsului" și se probează cu documente justificative corespunzătoare.
3)
Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:
 implementat (I), atunci când, la fiecare dintre criteriile generale de evaluare
aferente standardului s-a răspuns cu "Da";
 parțial implementat (PI), atunci când la cel puțin unul dintre criteriile generale de
evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Nu";
 neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare
aferente standardului s-a răspuns cu "Nu".
4)
În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor neaplicabile unui anumit
compartiment, în coloana 2 se precizează "neaplicabil" în dreptul fiecărui criteriu
general de evaluare al acelui standard, prin acronimul "NA", și se motivează în coloana
3 "Explicație asociată răspunsului". La nivelul unui compartiment pot fi considerate
neaplicabile numai standardele: 14 "Raportarea contabilă și financiară" și 16 "Auditul
intern", cu respectarea condiției ca la nivelul entității toate standardele să fie
aplicabile.