CHECK-LIST

STANDARD ACȚIUNI PRECONIZATE Documente

I. MEDIUL DE CONTROL
1. Etica și integritatea
Conducerea și salariații entității
publice cunosc și susțin
valorile etice și valorile entității,
respectă și aplică
reglementările cu privire la
etică, integritate, evitarea
conflictelor de interese,
prevenirea și raportarea
fraudelor, actelor de corupție și
semnalarea neregulilor.
2. Atribuții, funcții, sarcini
DA NU
 Codul de Etică al angajaților:
- există X  Elaborarea unui Cod de Etică  Cod de etică;
 ROI
- promovează integritatea, valorile etice, X  Adecvarea Codului la cerințele valorilor etice;  Tabel luare la
evitarea conflictelor de interese, prevenirea și  Aducerea la cunoștința întregului personal a cunoștință etc.
raportarea fraudelor, actelor de corup ție și cazurilor de încălcare a normelor de conduită  Procese verbale nr...
semnalarea neregularităților? etică (dacă au existat)
- a fost luat la cunoștință de către toți angaja ții? X  Difuzarea acestuia la nivelul organiza ției  publicare pe site;
 Tabel de luare la
cunoștință
 Există Comisie de Disciplină? X  Constituirea unei Comisii pentru analizarea  Act administrativ de
cazurilor de nereguli/fraudă identificate constituire a Comisiei
 PS
 Este desemnat un consilier de etică? X  Desemnarea unui consilier de etică  Act administrativ de
numire
 PO
 Este desemnat un/o consilier/comisie de X  Constituirea/desemnarea  Act administrativ de
integritate? numire
 PO
 Există procedură aferentă tratării cazurilor de X  Elaborarea unei proceduri privind tratamentul  Procedura de sistem
nereguli/abateri/fraudă? neregulilor/abaterilor/fraudelor  Acte administrative de
cercetare a neregulilor/
abaterilor/fraudei
 Este verificată periodic (cel puţin anual) X  Elaborarea si verificarea periodica a  Chestionar de
cunoașterea Codului de etică? cunoștințelor salariaților verificare
 Este implementată o politică de declarare a X  Elaborarea unei metodologii de declarare a  Declarații de avere
averilor? averilor
 Este implementată o politică de declarare a X  Elaborarea unei metodologii de declarare a  Declarații de interese
intereselor? conflictelor de interese
 Este asigurată protecția avertizorilor de X  Elaborarea unei metodologii de încurajare și  PS
integritate? protecție a avertizorilor de integritate
 Sunt promovate reguli privind acordarea/ X  Elaborarea unei metodologii de declarare a  PS
acceptarea cadourilor? acordării/acceptării cadourilor
 Există un plan de dezvoltare al institu ției? X  Elaborarea unui Plan de dezvoltare, cu  Plan de dezvoltare
includerea misiunii și obiectivelor generale ale
1
 CHECK-LIST
STANDARD ACȚIUNI PRECONIZATE Documente
DA NU
Conducerea entității publice organizației (după caz)
asigură întocmirea și  ROF este: X  Actualizarea și avizarea periodică a ROF  ROF publicat pe site
- elaborat?  Aprobarea ROF  Tabel de luare la
actualizarea documentului
- actualizat cunoștință
privind misiunea entității - aprobat?
publice, a regulamentelor  ROF este publicat şi adus la cuno știn ță X  Publicarea pe site-ul organizației a ROF și
interne și a fișelor posturilor, părților interesate? comunicarea acestuia către angajați
pe care le comunică salariaților  Fișele de post sunt:  Elaborarea, actualizarea și aprobarea periodică  Fișe de post
- elaborate X a fișelor de post
- actualizate X
- semnate X
- aprobate? X
 Au fost identificate și analizate procesele/ X  Identificarea proceselor/activităților derivate la  Lista cu atribuţiile
activitățile derulate la nivel de organiza ție/ nivelul organizației şi a compartimentelor compartimentelor
compartiment? implicate  Fişele de post
 Clasificarea acestora în funcție de criterii/  P.O.
caracteristici comune  P.S.
 Au fost identificate și corectate eventualele X  Identificarea eventualelor incompatibilită ți şi  Note
incompatibilități? stabilirea unor măsuri de remediere
 Regulile de separare a atribuțiilor:  Stabilirea unor reguli generale/specifice  P.S.
- există X pentru alocarea si derularea activită ților (în  R.O.F.
- sunt aplicate? X funcție de rezultatele analizei derulate  R.O.I.
anterior)
3. Competență, performanță  Există PO privind organizarea şi derularea  Elaborarea unei PO privind modalitatea de  Procedură
Conducerea entității publice concursurilor/examenelor de: organizare şi derulare a concursurilor de operațională
- angajare X angajare/ promovare la nivelul organiza ției  Dosarele de concurs/
asigură ocuparea posturilor de examen
- promovare? X
către persoane competente,  Se realizează o analiză periodică privind X  Analizarea periodică privind gradul de  Fișe de analiză a
cărora le încredințează sarcini gradul de încărcare a personalului cu sarcini? încărcare a personalului și reproiectarea posturilor
potrivit competențelor și posturilor, dacă se impun modificări  Organigrama
asigură condiții pentru  Planul de pregătire profesională continuă:  Elaborarea şi actualizarea permanentă a  Plan anual de
îmbunătățirea pregătirii - există X Planului de pregătire profesională continuă pregătire profesională
profesionale a salariaților. - este actualizat anual? X  Tabel nevoi de
perfecționare a pregătirii
Performanțele profesionale ale profesionale pe categorii
de personal

2
 CHECK-LIST
STANDARD ACȚIUNI PRECONIZATE Documente
DA NU
salariaților sunt evaluate anual  Există procedură privind identificarea şi X  Elaborarea unei metodologii/proceduri privind  P.O.
în raport cu obiectivele stabilirea nevoilor de formare ale identificarea şi stabilirea nevoilor de formare  Rapoarte de evaluare a
personalului? ale personalului performanțelor
postului. profesionale individuale
 Este supus evaluării gradul de îndeplinire a  Verificarea nivelului de îndeplinire a Planului de  Sistem de indicatori
Planului de pregătire profesională continuă? pregătire profesională continuă cantitativi și calitativi
4. Structura organizatorică  Structura organizatorică (organigrama) a  Elaborarea, publicarea și comunicarea  Organigrama
Conducătorul entității publice organizației este: organigramei  Tabel de luare la
- elaborată X cunoștință
definește structura
- publicată X
organizatorică, competențele, - comunicată angajaților? X
responsabilitățile, sarcinile,  ROF-ul este:  Elaborarea, publicarea și comunicarea ROF  Site organizație
relațiile organizatorice și - elaborat X către angajați  Tabel de luare la
comunică salariaților - publicat X  Analizarea şi actualizarea atribuţiilor cunoștință
documentele specifice ale - comunicat angajaţilor? X compartimentelor la nivelul principalelor
structurii organizatorice. activităţi, iar obiectivele individuale se
completează şi se înscriu în fișele posturilor
Conducătorul entității publice  Statul de funcţii este:  Se asigură concordanța între organigramă,
stabilește, în scris, limitele - elaborat X atribuțiile compartimentelor și obiectivele  Stat de funcții
competențelor și - actualizat? X individuale/atribuțiile ale angaja ților
responsabilităților pe care le  Fişele de post sunt:  Elaborarea/aprobarea/actualizarea fişelor de  Fișe de post
- elaborate X post  Acte administrative de
deleagă, în conformitate cu
- aprobate X numire/modificare a
cerințele legale. - actualizate X raporturilor de muncă
- semnate? X  Comunicarea fișelor de post către angajaţi
 Există PS privind elaborarea/ actualizarea X  Elaborarea PS privind modul de elaborarea/  Procedură de sistem
ROF şi a fişelor de post? actualizarea ROF și fişelor de post
 Sunt realizate analize periodice ale modului X  Evaluare periodică a modului de organizare şi  Note, referate
de organizare şi funcţionare? funcţionare
 Propunerile de îmbunătățire a activităţii au X  Elaborarea unui sistem de participare a  Lista propunerilor
fost: angajaților la îmbunătățirea activității promovate și
- promovate X  Analizarea feed-back-ului de la beneficiarii acceptate/respinse
- aprobate? X organizației
 Elaborarea listei de propuneri de îmbunătă țire
și a modului de realizare
II. PERFORMANŢE ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI
3
 CHECK-LIST
STANDARD ACȚIUNI PRECONIZATE Documente
DA NU
5. Obiective  Există:
Conducerea entității publice - plan strategic X  Elaborarea Planului Strategic/de dezvoltare al  Planul Strategic/ de
definește obiectivele generale, organizației şi comunicarea către angajaţi dezvoltare al
organizației
legate de scopurile entității, de - plan de dezvoltare instituțională X  Stabilirea obiectivelor generale şi operaţionale  Lista obiective
fiabilitatea informațiilor, ale organizaţiei, cu respectarea principiului strategice
conformitatea cu legile, SMART(ER)  Lista obiective
regulamentele și politicile  Elaborarea indicatorilor asociaţi obiectivelor operaţionale
interne, precum și obiectivele specifice pentru fiecare activitate, care (inventarul activităţilor
specifice și le comunică, după îndeplinesc criteriul relevanţei. compartimentului)
 Lista atribuțiilor
caz, tuturor salariaților și individuale
terților interesați.  Rapoarte de monito-
Obiectivele entității publice rizare a performanţelor
 Fișe de post
trebuie formulate clar, de o  PO elaborate pentru
manieră care să permită principalele activităţi
monitorizarea îndeplinirii lor și
să fie actualizate ori de câte
ori este necesar.
6. Planificarea  Există:  Identificarea acțiunilor necesare pentru  Bugetul de venituri și
Conducerea entităţii publice - plan strategic X atingerea obiectivelor cheltuieli
- plan de dezvoltare instituțională? X  Stabilirea resurselor materiale, financiare,  Program de achiziții
întocmește planuri sau alte
umane și informaționale, necesare publice
documente de planificare prin  Lista de investiții
care se pun în concordanță  Sunt corelate deciziile și activitățile fiecărui X  Desemnarea unei structuri/persoane cu rol de  Procedura de sistem
activitățile necesare pentru compartiment cu deciziile şi politicile din coordonare și monitorizare a modului de  Procese verbale
atingerea tuturor obiectivelor celelalte compartimente din entitate? implementare a deciziilor conducerii
stabilite, cu resursele maxim  Elaborarea unei metodologii/proceduri de
sistem privind modul de luare a deciziilor,
posibil de alocat, se stabilesc
limitele de competență, domeniile de ac țiune și
termene de realizare și monitorizarea implementării deciziilor
persoane responsabile, astfel conducerii organizației
încât riscurile susceptibile să  Există reguli de autorizare a accesului şi a X  Identificarea structurilor care gestionează  Instrucțiuni/norme;
afecteze realizarea obiectivelor gestionării resurselor materiale, financiare şi resursele materiale, financiare și
informaționale ale organizației? informaționale ale organizației.
4

STANDARD
entității să fie minime.
7. Monitorizarea
performanțelor
Conducătorul entității publice
dispune monitorizarea
performanțelor pentru
obiectivele și/sau activitățile
compartimentelor, prin
intermediul unor indicatori
cantitativi și/sau calitativi,
inclusiv cu privire la
economicitate, eficiență și
eficacitate.
8. Managementul riscului
Conducătorul entității publice
organizează și implementează  A fost întocmit Registrul riscurilor?
un proces de management al
riscurilor, care să faciliteze
realizarea obiectivelor acesteia
în condiții de economicitate,
eficiență și eficacitate.
CHECK-LIST
ACȚIUNI PRECONIZATE Documente
DA NU
 Stabilirea regulilor de acces/gestionare a
resurselor.
 Listă personalului cu atribuții în gestionarea  Stabilirea și actualizarea sistematică a listei  Listă persoane
resurselor a fost: persoanelor autorizate pt. gestionarea autorizate
- întocmită X resurselor
- actualizată X  Realizarea unui sistem de verificări periodice
privind gestionarea acestor resurse
 A fost elaborat un set indicatori cantitativi/ X  Stabilirea unui set de indicatori pentru  Lista indicatori
calitativi, asociați atingerii rezultatelor evaluarea modului de îndeplinire a obiectivelor  Rapoarte (trimestriale/
prestabilite? strategice semestriale) de
monitorizare a
performanțelor pe
baza indicatorilor
asociați obiectivelor
specifice
X  Stabilirea unui set de indicatori pentru
evaluarea modului de îndeplinire a obiectivelor
operaționale/ derivate
 A fost elaborată procedura de management al X  Stabilirea unei proceduri de sistem privind  Formularul alertă la
riscurilor? managementul riscurilor risc
X  Elaborarea Registrului riscurilor  Registrul riscurilor
 Plan de acțiune pentru diminuarea riscurilor? X  Identificarea riscurilor generale și a celor  P.S. privind
aferente activităților derulate la nivelul fiecărei managementul
structuri riscurilor
 Evaluarea/reevaluarea riscurilor
 Stabilirea nivelul de risc acceptat pentru risc de
către managementul superior
 Identificarea măsurilor/instrumentelor de
control aplicabile
 Monitorizarea riscurilor şi reevaluarea acestora
 Reactualizarea planurilor de acțiune
 Instruirea personalului şi a managementului în
domeniul managementului riscurilor
5
 CHECK-LIST
STANDARD ACȚIUNI PRECONIZATE Documente
DA NU
III. ACTIVITĂŢI DE CONTROL
9. Proceduri  Procedurile de sistem și operaționale sunt:  Procedura procedurilor
Conducerea entității publice  Lista/inventarul
activităților
asigură elaborarea  Acte administrative de
procedurilor documentate într- numire
un mod unitar, pentru  Fișe de post
 PV și decizii ale
procesele majore sau Comisiei de monitori-
activitățile semnificative zare, coordonare și de
desfășurate în cadrul entității și îndrumare metodolo-
gică a dezvoltării SCIM
le aduce la cunoștință
- elaborate X  Elaborarea procedurii de sistem privind  P.S.
personalului implicat. elaborarea tuturor procedurilor  P.O.
 Identificarea la nivelul fiecărui compartiment a  Liste de difuzare
activităților procedurabile
 Identificarea la nivelul organizației a
proceselor/ activităților procedurabile, cu
caracter general, a structurilor implicate și a
responsabililor de proces
 Stabilirea responsabililor și a calendarului de
elaborare și aprobare a procedurilor
operaționale și de sistem
 Derularea procesului de elaborare a
procedurilor
- aprobate X  Aprobarea de către conducătorul organiza ției
- aduse la cunoștință părților interesate X  Comunicarea procedurilor printr-o metodă Tabel – lista de difuzare,
(compartimente, salariați) acceptată pentru luare la cunoștință și intranet, e-mail de
utilizare serviciu
- implementate? X  Implementarea și revizuirea procedurilor
 Există o evidență a abaterilor de la X  Evidențierea cazurilor de abateri de la  Acte administrative de
procedură? conformitate la nivelul organizației și la nivelul cercetare a neregulilor/
fiecărui compartiment abaterilor/fraudei
 Procedura internă de raportare şi gestionare
a abaterilor
- există X  Elaborarea PS de raportare și gestionare a  P.S.
6

STANDARD
10. Supravegherea
Conducerea entității publice
inițiază, aplică și dezvoltă
instrumente adecvate de
supervizare și control a
proceselor și activităților
specifice compartimentului, în
scopul realizării acestora în
condiții de economicitate,
eficiență, eficacitate, siguranță
și legalitate.
11. Continuitatea activității
Conducerea entității publice
identifică principalele
amenințări cu privire la
continuitatea derulării
proceselor și activităților și
asigură măsurile
corespunzătoare pentru ca
activitatea acesteia să poată
continua în orice moment, în
toate împrejurările și în toate
planurile, indiferent care ar fi
natura amenințării.
CHECK-LIST
ACȚIUNI PRECONIZATE Documente
DA NU
abaterilor
- este adusă la cunoștința salariaților X  Raportarea acestora către managementul  Acte administrative de
superior și stabilirea unor reguli generale de cercetare a neregulilor/
încadrare şi tratare a acestora abaterilor/fraudei
- a fost aplicat tratamentul corect? X  Aplicarea modalității de tratare a acestora  Hotărâri judecătorești
definitive și irevocabile
 Există un sistem de monitorizare a activită ții X  Stabilirea unui sistem de rapoarte/indicatori  P.S.
organizației? pentru monitorizarea activității la nivel central  Lista indicatori
şi la nivel de compartimente şi a modului de  Rapoarte (trimestriale/
implementare a acestora semestriale/anuale) de
 Analizarea periodică a raportărilor la nivel de monitorizare a
management de linie şi management superior performanţelor pe
baza indicatorilor
asociaţi obiectivelor
specifice
 Evaluarea anuală a
performanţelor
personalului
 A fost elaborat un plan de gestionare a X  Identificarea situaţiilor cu risc major asupra  Inventarul situațiilor
situațiilor de criză/de discontinuitate a derulării activităților care pot conduce la
activității?  Stabilirea unor indicatori de alertă discontinuități în
 Stabilirea măsurilor aplicabile în astfel de activitate
situaţii  Sistem de indicatori de
 Revizuirea periodică a acestora alertă
 Decizii de delegare la
absența temporară din
organizație (CO; CM)
 Contracte de achiziţii
publice etc.
7
 CHECK-LIST
STANDARD ACȚIUNI PRECONIZATE Documente
DA NU
IV. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA
12. Informarea și comunicarea  Există un Nomenclator (lista centralizată) a X  Inventarierea documentelor/informaţiilor  P.S. privind
În entitatea publică trebuie documentelor/ informațiilor? gestionate la nivelul organizaţiei (tipologie, gestionarea petițiilor şi
frecvenţă, drepturi şi reguli de acces, circuitul acestora în
stabilite tipurile de informații,
destinatari, sursa şi intermediarii etc.) cadrul organizației
conținutul, calitatea, frecvența,  S-au elaborat liste specifice la nivelul fiecărui X  Stabilirea unei liste centralizate la nivelul  P.S. privind accesul
sursele, destinatarii acestora și compartiment? organizaţiei şi a unei liste specifice la nivelul liber la informațiile de
se dezvoltă un sistem eficient fiecărui compartiment interes public şi
de comunicare internă și  S-au elaborat reguli de primire/prelucrare/ X  Stabilirea unor reguli de primire/prelucrare/ circuitul solicitărilor în
externă, astfel încât accesare/utilizare și transmitere informa ții, accesare/utilizare şi transmitere a cadrul organizației
conducerea și salariații să își stabilite la nivel central, general valabile documentelor/ informațiilor la nivel central,
pentru toate compartimentele (fluxurile de general valabile pentru toată entitatea –
poată îndeplini în mod eficace informații) eventual procedura de sistem.
și eficient sarcinile, iar  Există un sistem adecvat de comunicare X  Inventarierea fluxurilor informaționale/de  Procedură de sistem
informațiile să ajungă complete internă şi externă. documente inter/extra instituționale (pornind de (P.S.)
și la timp la utilizatori. la nivel de compartiment și până la nivel  Procedură
centralizat/ instituțional). operațională (P.O.)
 Pentru realizarea comunicării sunt stabilite:
- termene X  Stabilirea termenelor pentru primire/  P.S.
prelucrare/accesare/utilizare şi transmitere a  P.O.
documentelor/informațiilor.  Lista persoanelor
- lista persoanelor autorizate X  Stabilirea responsabililor de primire/ autorizate
prelucrare/accesare/utilizare și transmitere a
documentelor/informațiilor, în funcție de
tipologia acestora.
- modalitate? X  Stabilirea căilor/mijloacelor corespunzătoare
pentru transmiterea fiecărui tip de informaţie
13. Gestionarea documentelor  Sistemul de organizare a documentelor este:
Conducătorul entităţii publice - elaborat X  Utilizarea documentelor/informaţiilor din lista  Nomenclatorul
de documente/informaţii identificate anterior. arhivistic
organizează și gestionează
 Clasificarea corespondenţei.  P.S.
procesul de creare, revizuire,  Implementarea unei aplicaţii informatice pt.  P.O.
organizare, stocare, utilizare, înregistrarea şi monitorizarea coresponden-
identificare și arhivare a ţei la nivel de compartiment şi de entitate.
documentelor interne și a celor - Implementat? X  Elaborarea şi implementarea unei proceduri
provenite din exteriorul entităţii, privind înregistrarea, primirea, circulaţia şi
8

STANDARD
oferind control asupra ciclului
complet de viață al acestora și
accesibilitate conducerii și
salariaților entității, precum și
terților abilitați.
14. Raportarea contabilă și
financiară
Conducătorul entității publice
asigură buna desfășurare a
proceselor și exercitarea
formelor de control intern
adecvate, care garantează că
datele și informațiile aferente
utilizate pentru întocmirea
situațiilor contabile anuale și a
rapoartelor financiare sunt
corecte, complete și furnizate
la timp.
V. EVALUARE ŞI AUDIT
CHECK-LIST
ACȚIUNI PRECONIZATE Documente
DA NU
arhivarea documentelor.
 Situațiile contabile anuale şi rapoartele  Elaborarea/actualizarea/aplicarea  P.O.
financiare sunt: procedurilor contabile în concordan ță cu  check-list
- corecte, X prevederile normative aplicabile domeniului
- complete, X financiar-contabil
- furnizate la timp. X
 Evidența contabilă:
- ținută la zi; X
- reflectă informațiile contabile aflate sub X
controlul său;
- situația patrimoniului; X
 Execuția bugetară reflectă:
- veniturile încasate X
- plățile cheltuielilor aprobate X
 Conducătorul compartimentului financiar-
contabil:
- asigură calitatea informațiilor şi datelor X Instituirea de controale pentru a asigura corecta  PV
contabile utilizate la realizarea situa țiilor aplicare a politicilor, normelor şi procedurilor
contabil contabile, precum şi a prevederilor normative
- comunică subordonaților noile acte X aplicabile domeniului financiar-contabil  Tabel de luare la
normative din domeniul financiar- cunoștință
contabil, conform atribuțiilor acestora
- verifică aplicarea actelor normative din X  teste
domeniul financiar-contabil
- verifică periodic activitatea salaria ților X
9
 CHECK-LIST
STANDARD ACȚIUNI PRECONIZATE Documente
DA NU
15. Evaluarea sistemului de  Există sistemul/funcţia de evaluare a X  Stabilirea sistemului de autoevaluare a  Situațiile centra-
control intern/managerial controlului intern? implementării sistemului de control intern: lizatoare trimestriale/
- procedură, anuale privind stadiul
Conducătorul entității publice
- documente de monitorizare şi evaluare, implementării S.C.I.M.
atribuie responsabilități de - criterii de evaluare a stadiului (Anexa nr. 3 și Anexa
evaluare a controlului intern implementării standardelor de control nr. 4.1 din O.M.F.P. nr.
intern, 946/ 2005)
managerial conducătorilor - termene de raportare,
compartimentelor elaborând, în - responsabili pentru raportare.
acest scop, politici, planuri și
programe.
Conducătorul entității publice
dispune și monitorizează
evaluarea controlului intern
managerial prin intermediul
compartimentelor, în
conformitate cu Anexa 3 și
Anexa 4.
Conducătorul entității publice
elaborează, anual, prin
asumarea responsabilității
manageriale, un raport asupra
propriului sistem de control
intern managerial.
16. Auditul intern  Există o funcție de audit intern funcțională în X  Constituirea funcției de audit intern  Act administrativ de
Entitatea publică înființează un scopul evaluării sistemului de control intern/ înființare a structurii de
managerial? audit intern (R.O.F.)
compartiment de audit public

10
 CHECK-LIST
STANDARD ACȚIUNI PRECONIZATE Documente
DA NU
intern (sau are acces la o  Permite obținerea unei asigurări cu privire la  Utilizarea funcției de audit intern în  Rapoarte de audit
capacitate de audit procesul de management al riscurilor, de consilierea managementului pentru intern
control şi de conducere? implementarea SCM
competentă), organizat cu
 Derularea misiunilor de audit intern având ca
scopul îmbunătățirii obiectiv evaluarea SCM
managementului entității
publice prin activități de
asigurare și consiliere.

11