Universitatea „Babeş-Bolyai” Cluj-Napoca

Facultatea de Ştiinţe Economice şi Gestiunea Afacerilor

Master: MCAC
Proiect: Control și audit intern

Implementarea unui sistem de control intern

Masterand:

Cluj-Napoca

1
 Cuprins

CAPITOLUL 1-CONCEPTUL DE CONTROL INTERN.........................................................................................3

1.1. DEFINIREA CONTROLULUI INTERN..................................................................................................3

1.2. CONTROLUL INTERN- ATRIBUT AL CONDUCERII.............................................................................4

Figure 1 Controlul şi celelalte atribute ale conducerii..................................................................................5

1.3. FORMELE CONTROLUL INTERN........................................................................................................5

1.4. PRINCIPIILE CONTROLULUI INTERN.................................................................................................7

1.5 LIMITELE CONTROLULUI INTERN......................................................................................................8

CAPITOLUL 2. STUDIU DE CAZ...................................................................................................................10

2.1. Prezentarea SC CIPPAL SRL, Sighetu Marmației............................................................................10

2.2 Implementarea unui sistem de controlul intern de verificare a modului de completare a

documentelor justificative în cadrul compartimentului financiar -contabil........................................11

2
 CAPITOLUL 1-CONCEPTUL DE CONTROL INTERN

1.1. DEFINIREA CONTROLULUI INTERN

Etimologia termenului “control” provine de la latinescul “contra rolus” care se poate traduce
prin “verificarea unei informaţii prin comparare cu o altă informaţie"1.

Controlul intern2 este format din ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii
publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu
reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi
eficace, care include structurile organizatorice, metodele şi procedurile.
Controlul intern este reprezentat de orice măsură luată de conducere în vederea îmbunătăţirii
gestionării riscurilor la care este expusă entitatea şi a creşterii probabilităţilor că scopurile şi
obiectivele stabilite să fie ȋndeplinite3.
În înţelesul prezentelor reglementări (OMFP 3055/2009),controlul intern al entităţii vizează
asigurarea4:
 conformităţii cu legislaţia în vigoare;
 aplicării deciziilor luate de conducerea entităţii;
 bunei funcţionari a activităţii interne a entităţii;
 fiabilităţii informaţiilor financiare;
 eficacităţii operaţiunilor entităţii;
 utilizării eficiente a resurselor;
 prevenirii şi controlul riscurilor de a nu se atinge obiectivele fixate.
În literatura de specialitate,controlul intern este definit ȋn modalităţi diferite5:
 ca un sistem conceput pentru a oferi o asigurare rezonabilă privind atingerea obiectivelor
managementului;
 ca ansamblul formelor de control existente la nivelul entităţilor,inclusiv auditul
intern,stabilite de conducere în vederea atingerii obiectivelor;
 ca fiind format din Planul de organizare şi din toate Metodele şi Procedurile adoptate în
interiorul unei entităţi pentru asigurarea atingerii obiectivelor;
 ca ansamblul mecanismelor implementate de către responsabilii de la toate nivelele
pentru a deţine controlul asupra funcţionarii activităţilor din domeniul respectiv.

1
MARCEL GHIŢĂ - Controlul financiar componentă a mecanismului economiei de piaţă, Editura Universitaria,
Craiova, 1995, pag. 6
2
OG nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicata, cu modificările şi
completările ulterioare, art. 2, Monitorul Oficial nr. 799/2003.
3
I.F.A.C.I.-Norme profesionale de audit intern,elaborate de către The Institute Of Internal Auditors(IIT)
4
OMFP 3055/2009,privind aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene
5
ARENS LOEBBECKE-Audit,o abordare integrate,Editura ARC,Chişinău 2003,pag. 365
3
Bertrand Fain şi Victor Faure în lucrarea lor intitulată „Revizia contabilă”, publicată la
Bucureşti, în 1948, precizează faptul că, „controlul intern constă în organizarea raţională a
contabilităţii şi serviciului contabil, care vizează prevenirea sau cel puţin descoperirea, fără
întârziere, a erorilor şi fraudelor”.
Normele Naţionale de Audit (NNA) stipulează că sistemul de control intern constă „într-un
ansamblu de politici şi proceduri la care recurge conducerea unei entităţi în vederea asigurării
unei gestiuni riguroase şi eficiente a activităţilor acestei întreprinderi. Aceste proceduri implică
respectarea politicilor manageriale, protecţia activelor, prevenirea şi descoperirea fraudelor şi
erorilor, exactitatea şi exhaustivitatea înregistrărilor contabile şi asigurarea de informaţii
credibile”6.
COSO7 defineşte controlul intern că pe „un proces efectuat de către Consiliul de Administraţie,
conducerea şi personalul unei organizaţii menit să furnizeze o asigurare rezonabilă în cu privire
la realizarea obiectivelor.”
În prezent,controlul intern are două sensuri:
 În sens tradiţional “a controla” ȋnseamnă “a verifica” sau “a inspecta”;
 În sens modern “a controla” ȋnseamnă “a stăpâni”,”a domina”.
Controlul intern este un proces, care:
 înainte de acţiune orientează (când şi cum trebuie făcut);
 în cursul desfăşurării acţiunilor ajută (previne, aprobă, monitorizează);
după desfăşurarea acţiunii evaluează procedurile aplicate şi rezultatele obţinute.

1.2. CONTROLUL INTERN- ATRIBUT AL CONDUCERII

Controlul intern este un atribut al conducerii de la toate nivelurile ierarhice. Toate persoanele
care deţin funcţii de conducere trebuie să planifice, să organizeze aplicarea măsurilor suficiente
pentru a oferi o asigurare rezonabilă asupra faptului că obiectivele vor fi îndeplinite.
Atributele conducerii reprezintă un tot unitar şi se condiţionează reciproc. În acest caz,
conducerea nu poate fi privită ca o trecere succesivă de la o funcţie la alta, urmând ca totul să se
reia de la capăt. Controlul reprezintă atât funcţia finalizatoare a procesului de conducere, cât şi
funcţia care furnizează elementele necesare pentru realizarea în condiţii corespunzătoare a
celorlalte atribute ale conducerii8:

6
NORMELE NAŢIONALE DE AUDIT(NNA) reprezintă o adaptare a Standardelor Internaţionale de Audit şi
Servicii Conexe,efectuată de către Corpul Experţilor Contabili Autorizaţi din România.Aceste norme au fost
Previzionare Organizarea Coordonarea Antrenarea Controlul
publicare ȋn Editura CECCAR
7
COMITETUL DE SPONSORIZARE A ORGANIZAŢIILOR COMISIEI TREADWAY (COSO) din SUA a
publicat lucrări de referinţă ȋn domeniul controlului intern
8
IOAN OPREAN - Control şi audit financiar – contabil, Editura Intelcredo, Deva, 2002, pag. 6
4
 Figura 1 Controlul şi celelalte atribute ale conducerii
Fără informaţiile colectate în urma controlului, conducerea nu-şi poate îndeplini în mod
corespunzător celelalte atribute ale sale: previziunea, organizarea, coordonarea şi antrenarea.
Astfel, pe baza informaţiilor obţinute, conducerea cunoaşte realitatea, modificările intervenite în
mediul intern şi mediul extern al entităţii şi pe această bază9:
 apreciază calitatea deciziilor luate anterior şi eficacitatea măsurilor întreprinse pentru
realizarea lor;
 analizează şi evaluează riscurile şi abaterile care ameninţa atingerea obiectivelor
fixate, pe domenii de activitate şi pe responsabilităţi.
Indiferent de nivelul de la care se exercită, indiferent de activităţile controlate şi indiferent de
obiectivele urmărite, controlul se derulează în trei etape succesive, cărora le corespund trei
componente distincte10:
a. Compararea situaţiei care ar trebui să existe (ideale, dorite) cu situaţia de fapt (reale);
b. Analiza şi evaluarea riscurilor care ameninţă activitatea verificată şi a abaterilor de la
parametrii stabiliţi;
c. Valorificarea constatărilor.

1.3. FORMELE CONTROLUL INTERN

Activităţile controlului intern sunt structurate avându-se ȋn vedere următoarele criterii11:

a) După timpul în care se exercită se delimitează:

 controlul preventiv- se exercită înaintea efectuarea operaţiunilor;
 controlul concomitent- se exercită pe parcursul efectuării operaţiunilor ;
 controlul ulterior- se exercită după ce acţiunea a avut loc.

9
IOAN OPREAN, IEREMIA EMIL POPA, RADU DORIN LENGHEL – Procedurile auditului şi ale controlului
financiar, Edituara Risoprint, Cluj Napoca, 2007,p.12
10
UNIVERSITATEA CREŞTINĂ DIMITRIE CANTEMIR FACULTATEA DE ŞTIINŢE ECONOMICE, CLUJ-
NAPOCA prof. dr. IOAN OPREAN CONTROL ŞI AUDIT INTERN -suport de curs pentru masterat- CLUJ-
NAPOCA, 2010,pag.10
11
IOAN OPREAN, IEREMIA EMIL POPA, RADU DORIN LENGHEL – Procedurile auditului şi ale controlului financiar,
Edituara Risoprint, Cluj Napoca, 2007
5
b) Din punct de vedere al obiectivelor controlate, se deosebesc:
 controlul economic- urmăreşte planificarea şi utilizarea eficientă a resurselor materiale şi
de muncă şi îndeplinirea sarcinilor stabile;
 controlul financiar- acţionează în sfera relaţiilor financiare şi de credit;
 controlul tehnic- urmăreşte respectarea tehnologiilor de fabricaţie, calitatea produselor,
caracteristicile mijloacelor fixe.

Un control eficient trebuie să fie un control multilateral, ceea ce impune că obiectivele controlate
să fie abordate atât din punct de vedere economic şi financiar, cât şi din punct de vedere tehnic.
Între controlul economic şi controlul financiar interferenţele sunt foarte numeroase. Majoritatea
operaţiunilor economice au şi implicaţii financiare şi gestionare, motiv pentru care, se exercită
un control economico-financiar sau un control financiar şi gestiune.
c) După sfera ce cuprindere controlului, se deosebesc:
 controale complexe şi controale parţiale;
 controale totale şi controale prin sondaj.

 controalele complexe- presupun abordarea multilaterală a activităţilor controlate, cu

participarea unor specialişti din domenii diferite. Din aceste domenii pot face parte
specialişti în domeniul contabilităţii, fiscalităţii, sociologiei, juridicului, tehnic,
marketingului;

 controale parţiale -se exercită numai asupra unui grup de obiective, cum ar fi: respectarea
disciplinei financiare şi fiscale, legalitatea operaţiunilor de comerţ exterior, salarizarea,
gestionarea stocurilor.

Atât controalele complexe cât şi cele parţiale se exercita sub forma controalelor totale şi sub forma
controalelor prin sondaj.

 controalele totale- presupun verificarea tuturor operaţiunilor, documentelor şi perioadelor

de gestiune din sectoarele aferente;

 controalele prin sondaj- se exercită numai asupra unor documente, operaţiuni, categorii
de bunuri, perioade de timp. Aceste controale sunt semnificative si au o importanţă
relativă pentru formularea concluziilor.

De regulă, controalele se exercită prin sondaj. Dacă se constată nereguli importante cum ar fi : fraude,
falsuri, omisiuni sau alte erori semnificative, controalele prin sondaj se transformă în controale totale.
6
d) După procedeele folosite, controalele sunt:
 controalele documentar-contabil- se exercită pe baza documentelor primare, a evidenţelor
operative şi a registrelor contabilităţii analitice şi sintetice;
 controalele faptice-se realizează sub forma inspecţiei în faţa locului, observaţiei fizice,
inventarierii de control, analizelor de laborator şi a expertizelor.

e) După gradul de apropiere a controlului de activităţile controlate, deosebim

 controalele directe- constau în urmărirea de către organele de conducere sau control a
activităţii subalternilor sau a celor controlaţi;
 controalele indirecte- constau în urmărirea activităţilor controlate pe baza rapoartelor şi
informărilor primite, a declaraţiilor fiscale, a şedinţelor de lucru, a notelor explicative
date de cei controlaţi;
 controalele reciproce- se realizează între membrii formaţiilor de muncă, între
compartimente, între întreprinderi;
 autocontrolul- presupune verificarea propriei activităţi, având scopul să stabilească dacă
obiectivele propuse au fost realizate, dacă activitatea este la nivelul cerinţelor.

f) Din punct de vedere al intereselor economico-financiare deosebim:

 controalele exercitate de stat- prin intermediul organelor Curţii de Conturi, Ministerul

Finanţelor Publice, Ministerul de Interne, Ministerul Muncii şi Solidarităţii Sociale, etc.
urmăresc respectarea actelor normative specifice domeniului controlat;
 controalele exercitate la nivelul entităţilor- sub forma controalelor preventive,
concomitente şi ulterioare, urmăresc gestionarea corectă a patrimoniului, stăpânirea
riscurilor care pot ameninţa atingerea obiectivelor;
 controlul legal sau statutar- se exercită de către profesioniştii independenţi membri ai
Camerei Auditorilor Financiari din România (CAFR) sau ai Corpului Experţilor Contabili
Autorizaţi din România (CECCAR).

1.4. PRINCIPIILE CONTROLULUI INTERN

Studiile de specialitate descriu o serie de principii generale a căror aplicare asigură calitatea
controlului intern12:

A.Principiul organizării: orice societate trebuie să fie organizată rational;

12
www.faracontabilitate.ro

7
Pe măsură ce întreprinderea se dezvoltă şi apare delegarea de responsabilităţi, este necesară
separarea celor patru funcţii fundamentale:

1. funcţia de decizie;

2. funcţia de deţinere de valori monetare sau bunuri fizice;

3. funcţia de contabilizare;

4. funcţia de control.

B. Principiul integrării: controlul intern trebuie să includă proceduri de autocontrol care să

permită descoperirea erorilor şi fraudelor;

C. Principiul permanenţei: procedurile de control trebuie să fie perene, să aibă asigurată

stabilitatea;

D. Principiul universalităţii: procedurile de control intern trebuie să fie aplicate în toată

entitatea, sa nu fie permisă existenţa unor persoane privilegiate;

E. Principiul independenţei: obiectivele controlului intern trebuie să fie realizate independent

de metodele, procedeele şi mijloacele utilizate de societatea bancară pentru desfăşurarea
activităţii sale;

F. Principiul informării: informaţia produsă de controlul intern trebuie să posede două calităţi:
să fie verificabilă şi utilă;

G. Principiul armoniei: constă în adaptarea continuă a controlului intern, având ȋn vedere

riscurile care pot afecta sistemul şi costurile implicate de introducerea procedurilor de control
intern.

H. Principiul calităţii personalului: un personal calificat este un element necesar pentru

asigurarea unui control intern de calitate.

1.5 LIMITELE CONTROLULUI INTERN

Controlul intern, indiferent de modul în care este conceput și funcționează poate oferi doar o
asigurare rezonabilă și nu una absolută că obiectivele entității sunt îndeplinite. Probabilitatea de
realizare a acestora este afectată de limitele inerente ale controlului intern. Acest fapt se
datorează unor factori interni și externi care nu au fost luați în considerare la proiectarea
controlului intern, cum ar fi:13

 erori umane: neglijență, neatenție, interpretări eronate, erori de raționament;

13
http://www.conta-conta.ro
8
  abuzul de autoritate manifestat de unele persoane cu atribuții de conducere, coordonare
sau supervizare;
 limitarea independenței în exercitarea atribuțiilor de serviciu;
 schimbări frecvente intervenite în mediul intern și cel extern al entității;
 proceduri de control neadecvate;
 proceduri de control neadaptate sau adaptate și neaplicate;
 costurile controlului intern.

Controlul intern trebuie să fie eficient, să nu determine costuri suplimentare și să permită

economisirea mijloacelor materiale, financiare și umane. De altfel, poate exista și situația de a
proiecta un sistem bun de control intern dar acesta să fie greșit înțeles și pus în practică de către
cei implicați în acea entitate: personal greșit instruit în ceea ce privește implementarea
controlului intern. Trebuie avută în vedere și situația în care controalele interne pot fi eludate
prin asocierea a două sau mai multe persoane în acest scop sau chiar de către conducere.

În concluzie, există o mulţime de factori care nu se află sub directa influenţă a deciziei
manageriale sau a proiectării unor produse sau servicii în cadrul entității – erori umane, erori de
judecată, decizii greşite, acte de indisciplină ori de reavoinţă.

9
 CAPITOLUL 2. STUDIU DE CAZ

2.1. Prezentarea SC CIPPAL SRL, Sighetu Marmației

SC CIPPAL SRL Sighetu Marmației, este o societate comercială care îşi desfăşoară
activitatea în scopul obţinerii de profit.
Obiectul ei de activitate principal este reprezentat de Producţia mobilierului pentru
birou şi magazine (cod CAEN 3612). Înfiinţată cu un capital social de 200 lei (limita minimă
legală pentru societăţile cu răspundere limitată, conform Legii nr.31/1990), societatea a
înregistrat în permanenţă un trend ascendent al activităţii, fapt care i-a permis majorarea
capitalului social până la 1.000.000 lei (conform situaţiilor financiare anuale, încheiate la
31.12.2020). Societatea are un număr de 19 angajaţi direct productivi şi un număr de 5 persoane
care alcătuiesc TESA.
Conducerea SC CIPPAL SRL se exercită de către asociatul unic al acesteia, care ocupă
funcţia de director, în limita drepturilor şi obligaţiilor prevăzute în actul constitutiv al societăţii.

Figura nr. 2 Organigrama SC CIPPAL SRL Sighetu Marmației

În cadrul SC CIPPAL SRL, evidenţa contabilă este ţinută conform reglementărilor

contabile legale, respectând principiile impuse de lege. În zilele noastre, compartimentul
financiar-contabil are un rol important în ceea ce priveşte succesul afacerilor. Funcţia sa este de
10
a procura persoanelor din interiorul şi din exteriorul unei unităţi economice informaţii necesare
pentru luarea deciziilor.
Sistemul financiar-contabil al SC CIPVAL SRL răspunde de organizarea şi
funcţionarea în bune condiţii a contabilităţii valorilor patrimoniale; asigură efectuarea corectă şi
la timp a înregistrărilor contabile:
• ţine evidenţa sintetică şi analitică a mijloacelor circulante, calculului costurilor,
investiţiilor, rezultatelor financiare;
• asigură respectarea cu stricteţe a prevederilor legale privind integritatea patrimoniului şi
ia toate măsurile legale pentru reîntregirea acestuia, în cazul în care patrimoniul a fost păgubit;
• organizează inventarierea periodică a tuturor valorilor patrimoniale şi urmăreşte
rezultatele acestora;
• întocmeşte situaţia principalilor indicatori economico-financiari, exercită controlul
financiar preventiv privind legalitatea, necesitatea, oportunitatea şi economicitatea operaţiunilor.
SC CIPPAL SRL are o poziţie competiţională solidă, cu certe perspective de creştere.
Produsele sunt recunoscute şi bine apreciate de catre clienţi, iar firma se bucură de
încredere din partea partenerilor de afaceri. Pentru a menţine aceste obiective, SC CIPPAL SRL
Huşi a implementat şi îmbunătăţeşte continuu un Sistem de management al calităţii în
conformitate cu standardul SR EN ISO 9001:2001.

2.2 Implementarea unui sistem de controlul intern de verificare a modului de

completare a documentelor justificative în cadrul compartimentului financiar
-contabil

Sistemul de control intern este un plan sau un proces care ajută SC CIPPAL SRL să
atingă următoarele obiective:
• păstrarea în condţii de siguranţă a activelor;
• raportarea corectă şi fidelă a informaţiilor financiare;
• desfăşurarea unei activităţi de exploatare eficiente şi eficace;
• raportarea la sistemul legislativ care se aplică activităţii desfăşurate de societate.
Pentru ca informaţiile contabile să fie fidele, în cadrul fiecărei întreprinderi trebuie să existe un
control intern conceput raţional şi aplicat corect. Iar ca obiectivul să fie realizat trebuie
implementat un sistem de control intern a documentelor și registrelor contabile.
În demersul implementării acestui control intern, s-au parcus cele trei faze:

11
 A) Faza premergătoare implementării
Implementarea activităţilor de control intern, oricare ar fi ele impun definirea misiunii şi
cunoaşterea regulilor ce trebuiesc respectate.
Toate funcţiile/activităţile din cadrul unei entităţi au la bază o politică generală si fiecare
responsabil trebuie să definească si să cunoască această politică. În cazul de față responsabilul
trebuie să definească o politică pentru funcţia financiar-contabilă, respectiv un manual de
politici și proceduri contabile.
Fiecare politică va defini misiunea responsabilului, stabilind acţiunile ce trebuie să le
întreprindă, scopul si domeniul de aplicare.
Pentru aceeaşi funcţie/activitate este posibil să existe o politică generală si una sau mai
multe politici specifice funcţiei, iar responsabilului ii revine datoria să stabilească activităţile de
control intern pentru a-si atinge obiectivele fixate, ţinând cont de toate aceste politici. In acelaşi
timp, responsabilul va avea in vedere că are oameni cu pregătiri diferite, mijloace limitate,
sisteme informatice care nu pot oferi orice informaţii etc.
În consecinţă, implementarea unui control adecvat presupune cunoaşterea in prealabil a
misiunii pe care o are funcţia respectivă.
Auditorul intern când va trebui să aprecieze actele activităţilor de control nu va putea să
facă acest lucru dacă nu va cunoaşte bine misiunea încredinţată responsabilului
funcţiei/activităţii. Astfel prima sa întrebare va fi: care este misiunea dumneavoastră?, pentru a
înţelege misiunea încredinţată responsabilului.
Responsabilul funcţiei/activităţii pentru îndeplinirea misiuni trebuie să se asigure de
existenta mijloacelor si resurselor necesare, pe care trebuie să le identifice şi să stabilească
modul cum le va utiliza sau dacă nu reuşeşte este de datoria lui să modifice conţinutul misiunii in
situaţia in care nu se poate îndeplini.
De aici, rezultă ce şanse puţine există de implementare ale celor mai potrivite activităţi de
control când nu este stabilită politica misiunilor si nu pot fi identificate concret mijloacele si
resursele.
În acelaşi timp, misiunea încredinţată nu poate fi îndeplinită cu orice preţ, deoarece există
limite care trebuiesc avute in vedere, şi unele nu pot fi depăşite sub nici o motivaţie, si anume :
- limitele fixate de dispoziţiile legale bugetare şi cele de deontologie profesională
ale entităţii. Aceste dispoziţii fixează un cadru in afara căruia acţiunea nu se poate desfăşura si
controlul intern trebuie sa-l aibă in vedere;
- limitele tehnice, in sensul unui scadenţar fiscal care trebuie respectat, al unor
obligaţii juridice pe baza contractelor încheiate, condiţii de realizarea împrumuturilor financiare
solicitate s.a.
Toate aceste limite provoacă responsabilului funcţiei/activităţii constrângeri de care este
obligat să tină seama. Pentru acestea responsabilul trebuie mai întâi sa le cunoască, să le
evalueze si să aprecieze existenta posibilităţilor de realizare a misiunii in aceste condiţii. Abia in
acest stadiu responsabilul va trece la fixarea activităţilor de control generale , care ulterior vor fi
actualizate periodic, pentru a garanta funcţionarea si eficienta funcţiei/activităţii sale.
12
 În cadrul comparimentului financiar-contabil al entității s-au definit următoarele activități
(1) Organizarea contabilității primare
a) Colectarea documentelor contabile de intrare
b) Intocmirea documentelor justificative interne
c) Intocmirea documentelor contabile de ieșire
d) Întocmirea registrelor de contabilitate pe baza documentelor contabile
(Registrul-jurnal, Registrul inventar, Cartea Mare)
(2) Conducerea contabilității
a) Contabilitatea imobilizarilor și investițiilor
b) Contabilitatea materiilor prime, materialelor inclusiv a celor de natura
obiectelor de inventar
c) Contabilitatea datoriilor și creanțelor
d) Contabilitatea trezoreriei
e) Contabilitatea cheltuielilor cu personalul
f) Contabilitatea rezultatelor inventarierii
g) Întocmirea balanțelor de verificare
h) Evidența tehnico-operativă
(3) Conducerea activității financiare
a) Activitatea de plata/încasare a datoriilor, respectiv creanțelor
b) Activitatea de stabilire și raportare a impozitelor și a taxelor datorate statului

Un alt element al fazei premergătoare a implementării unui control intern este temeiul
legal, reglementările , normele din domeniu care trebuie urmărite dacă sunt respectate. În acest
caz avem:
Legea contabilității nr. 82/1991, actualizată; în art 6 alin 1 stabilește: ”orice operațiune
patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza
înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ”. Ca urmare,
singura modalitate de reconstituire a condițiilor în care s-au desfășurat tranzacțiile, operațiunile
și s-au efectuat înregistrările în contabilitate o reprezintă aceste documentele justificative.
Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1850/2004 cuprinde un ”Nomenclator privind
modelele registrelor și formularelor tipizate comune privind activitatea financiară și contabilă”.
Acest nomenclator a fost modificat în concordanță cu prevederile Codului Fiscal intrate în
vigoare începând cu anul 2007. Toate entităţile sunt obligate să utilizeze aceste modele ale
registrelor contabile şi ale formularelor comune privind activitatea financiar-contabilă, să
13
respecte normele metodologice privind utilizarea acestora. În cazul utilizării echipamentelor
informatice pentru întocmirea documentelor justificative şi pentru prelucrarea datelor, registrele
contabile şi formularele comune pe economie care nu au regim special de înseriere şi
numerotare pot fi adaptate în funcţie de necesitaţile utilizatorilor, dar cu condiţia respectarii
conţinutului de informaţii al modelului de formulare aprobat de Ministerul Finanţelor Publice.
În afară de formulare prevăzute în acest nomenclator, entităţile pot folosi în activitatea
financiar-contabilă şi formulare specifice elaborate de ministere, departamente, asociaţii
profesionale sau de entitatea patrimonială, în funcţie de necesitaţi. Prin decizii interne emise de
conducătorii entitatilor se stabilesc procedurile proprii de numerotare a documentelor precum si
persoanele responsabile de alocare şi gestionare a acestor numere.

B) Faza de evaluare și implementare

În cadrul acestei entități se dorește implementarea activităților de control pentru activitatea
ÎNTOCMIREA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE INTERNE
Prima sarcină în cadrul acestei faze este divizarea activității în sarcini elementare. Sarcinile
acestei activități le-am surprins în tabelul de mai jos:

TABELUL CUPRIZÂND SARCINILE ELEMENTARE

Pentru activitatea ÎNTOCMIREA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE INTERNE

Nr crt. Sarcini elementare

1 Verificarea utilizării imprimatelor corespunzătoare naturii operațiunilor consemnate
în ele
2 Modul de completare a documentelor
3 Respectarea normelor legale referitoare la corectarea erorilor din documente
4 Verificarea autenticitității documentelor
5 Verificarea respectării graficelor de circulație a documentelor
6 Verificarea numerotării documentelor

O doua etapă din această fază constă în identificarea riscurilor proprii pentru fiecare
subactivitate și evaluarea acestora. Pentru fiecare dintre aceste identificări am efectuat evaluarea
riscului, în vederea stabilirii nivelului riscului astfel: Grav (G), Mediu (M), Slab (S).

14
 LISTA RISCURILOR IDENTIFICATE
Pentru activitatea ÎNTOCMIREA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE INTERNE

Sarcini elementare Riscuri Nivelul

estimat
Verificarea utilizării *Înregistrările contabile nu au ca justificare documentele G
imprimatelor legale; (ex. Avizul de însoțire a mărfii primit de la furnizor,
corespunzătoare nu este suficient pentru înregistrarea achiziției)
naturii operațiunilor
consemnate în ele *Neasigurarea conformității cu legile în ceea ce privește G
formularele;

Modul de completare *Nerespectarea termenelor de întocmire a documentelor G

a documentelor
*Nu conțin toate elementele necesare pentru identificarea G
documentului

Respectarea normelor *Corectarea greșită a documentelor G

legale referitoare la
corectarea erorilor din
documente
Verificarea *Semnarea documentelor de către persoane neautorizate M
autenticitității
documentelor
Verificarea respectării *Neîntocmirea la termen și în numărul de exemplare M
graficelor de prevăzut în manualul de proceduri interne
circulație a
*Înexistența acestei proceduri în manualul de proceduri M
documentelor
privind termenul și numărul de exemplare a documentelor
justificative

Verificarea *Atribuirea aceluiași număr de ordine mai multor G

numerotării documente similare
documentelor
*Numărătoarea documentelor nu s-a făcut în continuare , G
sau serial pe compartimente

15
 A treia etapă a implementării controlului intern este întocmirea unei fișe sintetice
a instrumentelor de control necesare pentru realizarea controlului aferent fiecărei sarcini
elementare identificate în prima etapă.

FIȘA SINTETICĂA ACTIVITĂȚILOR DE CONTROL INTERN

IDENTIFICATE
Pentru activitatea ÎNTOCMIREA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE INTERNE

Sarcini elementare Riscuri Nivelul Activitățile control

estimat identificate
Verificarea utilizării *Înregistrările contabile nu au ca G Activitate de supervizare
imprimatelor justificare documentele legale;
corespunzătoare (ex. Avizul de însoțire a mărfii
naturii operațiunilor primit de la furnizor, nu este
consemnate în ele suficient pentru înregistrarea
achiziției)
*Neasigurarea conformității cu G Achiziționarea unui
legile în ceea ce privește program informatic
formularele;
Modul de *Nerespectarea termenelor de G Respectarea procedurilor
completare a întocmire a documentelor interne
documentelor
*Nu conțin toate elementele G Achiziționarea unui
necesare pentru identificarea program informatic
documentului
Respectarea *Corectarea greșită a G Respectarea procedurilor
normelor legale documentelor interne
referitoare la
corectarea erorilor
din documente
Verificarea *Semnarea documentelor de către M Întocmirea unui tabel cu
autenticitității persoane neautorizate specimenele de semnături
documentelor ale persoanelor autorizate.
Verificarea *Neîntocmirea la termen și în M Control inopinant
respectării graficelor numărul de exemplare prevăzut în
de circulație a manualul de proceduri interne
documentelor
*Înexistența acestei proceduri în M Analiza cauzei inexistenței
16
 manualul de proceduri privind
termenul și numărul de exemplare
a documentelor justificative
Verificarea *Atribuirea aceluiași număr de
numerotării ordine mai multor documente
documentelor similare
*Numărătoarea documentelor nu
s-a făcut în continuare , sau serial
pe compartimente
17
procedurilor
G Achiziționarea unui
program informatic /
supervizare
G Achiziționarea unui
program
informatic/supervizare