Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
NR........../..................
Aprobată în ședință C.A
În temeiul Legii educaţiei naţionale nr. 1 / 2011, a Legii nr. 53/2003 de aprobare a Codului
Muncii cu completarile si modificarile ulterioare, standardul nr. I din Ordinul nr.400 din 12 iunie 2015
al Secretarului General al Guvernului pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al
entităţilor publice modificat prin O.S.G.G. nr. 200/2016 , în temeiul contractului individual de muncă
înregistrat în Registrul de evidenţă a contractelor individuale de muncă cu numărul.…...., se încheie
astăzi,…..........…., prezenta fişă a postului:
Numele şi prenumele :
Specialitatea:
Denumirea postului: SECRETAR ȘEF
Decizia de numire:
Încadrarea: SECRETAR ȘEF
Cerinţe:
- studii: S
- studii specifice postului:
- vechime învăţămant :
Relaţii profesionale:
- ierarhice de subordonare: director; director adjunct;
- de colaborare: cu personalul didactic, didactic auxiliar, personalul unităţii de învăţământ;
- de reprezentare a unităţii şcolare.
SPECIFICATIILE POSTULUI
NIVEL DE STUDII: superioare
CURSURI DE PREGĂTIRE: Legislaţie, management,informatică.
EXPERIENŢĂ: _.............ani la data de _01.09……………. pe post.
CUNOŞTINŢE NECESARE
Cunoştinţe de legislaţie
Proceduri de specialitate
Utilizare programe IT de secretariat
Cunoştinţe operare MS Office (Excel, Word, etc.)
OBLIGAŢII GENERALE
obligaţia de a îndeplini sarcinile de serviciu;
obligaţia de a respecta disciplina muncii;
obligaţia de a respecta prevederile cuprinse în regulamentul intern si în contractul individual de
munca;
obligaţia de fidelitate faţă de angajator in executarea atribuţiilor de serviciu;
obligaţia de a respecta masurile de securitate si sănătate a muncii in unitate;
obligaţia de a respecta secretul de serviciu.
CERINŢE PENTRU EXERCITARE
Inteligenţă de nivel superior;
Atenţie concentrată şi distributivă;
Iniţiativă ;
Spirit organizatoric;
Echilibru emoţional;
Plăcerea pentru lucrul cu cifre;
Capacitate de a evalua şi a lua decizii;
Capacitate de a lucra cu oamenii;
Rezistenţă mare la stres;
Uşurinţă, claritate şi coerenţă în exprimare.
APTITUDINI ŞI DEPRINDERI NECESARE
Gândire analitică şi sintetică;
Aptitudini de calcul;
Aptitudini de comunicare;
Planificare şi organizare a operaţiilor şi activităţilor;
Acordare şi transmitere de informaţii.
I. ATRIBUŢII SPECIFICE POSTULUI
1.PROIECTAREA ACTIVITĂŢILOR
1.1.Respectarea planurilor manageriale ale şcolii.
- asigurarea interfeței dintre şcoală şi beneficiar ( elev/părinte/profesor).
1.2.Implicarea în proiectarea activităţii şcolii, la nivelul compartimentului.
- asigură funcţionarea secretariatului pentru elevi, părinţi, personalul unităţii de învăţământ şi
pentru alte persoane interesate, potrivit unui program de lucru aprobat de director
1.3. Realizarea planificării calendaristice a compartimentului.
- întocmeşte semestrial activitatea compartimentului secretariat vizând toate situaţiile şi statisticile care
trebuie predate;
- gestionează riscurile pentru activitatea de secretariat;
1.4.Cunoaşterea şi aplicarea legislaţiei în vigoare.
se îngrijeşte de procurarea şi păstrarea documentelor privind legislaţia şcolară ( legi, ordine,
decrete, instrucţiuni, metodologii)
1.5.Folosirea tehnologiei informatice în proiectare.
- utilizează produsele software din dotarea unităţii;
- întocmeşte diverse situaţii necesare procesului instructiv educativ şi activităţilor de secretariat.
2. REALIZAREA ACTIVITĂŢILOR
2.1.Organizarea documentelor oficiale.
- întocmeşte şi transmite la termenele stabilite, situaţiile statistice şcolare şi statul pentru salarii;
- întocmeşte complet statele de plată pentru personalul şcolii;
- întocmeşte statele de plată pentru acordarea burselor şcolare;
-întocmeşte dosarele pentru acordarea rechizitelor şcolare şi distribuie rechizitele elevilor;
-redactează documentele necesare pentru angajarea în muncă;
-întocmeşte fişele fiscale anuale.
- redactează corespondenţa şcolară.
2.2. Asigură ordonarea şi arhivarea documentelor unităţii.
- arhivarea documentelor;
- inventarierea documentelor, păstrarea şi depunerea documentelor şcolare la Arhivele Naţionale după
expirarea termenelor de păstrare , in conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996,
cu modificările ulterioare.
2.3. Gestionarea documentelor pentru resursa umană a unităţii (cadre didactice,
personal didactic auxiliar, personal nedidactic). Înregistrarea şi prelucrarea informatică
periodică a datelor în programele de salarizare şi REVISAL.
- actualizarea dosarelor personale ale angajaţilor;
-evidenţa personalului didactic şi nedidactic;
- răspunderea asupra exactităţii datelor înscrise în programul de salarizare şi Revisal;
- evidenţa privind toate modificările salarizării, treptele, gradaţiile, gradele, pe baza criteriilor emise de
directorul unităţii de învăţământ;
- întocmirea documentelor de personal ( adeverinţe/copii etc.) pentru angajaţii unităţii, la solicitarea
acestora aprobată de director şi în termenul stabilit o dată cu aprobarea.
- întocmirea dosarelor de pensionare;
- înscrie, în fişele de încadrare anuale ale unităţii şcolare, gradul didactic, datele privind
vechimea, salariul şi statutul de încadrare(titular, suplinitor, detaşat)
2.4.Întocmirea şi actualizarea documentelor de studii ale elevilor.
- procură, completează, eliberează şi ţine evidenţa actelor de studii;
- completează fişele matricole, cataloagele de corigenţă şi se ocupă de arhivarea documentelor şcolare;
- completează situaţiile statistice ale elevilor şi claselor la începutul anul şcolar şi la sfârşitul semestrelor
pe baza datelor înregistrate în procesul verbal al consiliului profesoral;
- actualizează permanent registrul de evidenţă şi înscriere a elevilor;
- completează actele de studii ale absolvenţilor ( certificatele de echivalare)
- întocmeşte dosarele pentru elevii înscrişi la evaluarea naţională şi le pune la dispoziţia comisiei, după
ce au fost verificate şi aprobate de directorul unităţii şcolare;
- pregătirea pentru buna desfăşurare a admiterii la liceu.
2.5. Alcătuirea de proceduri.
- elaborează proceduri operaţionale pentru compartimentul secretariat;
- ţine evidenţa procedurilor operaţionale;
2.6. ASIGURĂ RESPECTAREA LEGISLAŢIEI LA NIVELUL UNITĂŢII DE
ÎNVĂŢĂMÂNT.
1. Cunoaşterea şi aplicarea prevederilor Statutului personalului didactic şi a Legii Învăţământului;
2. Cunoaşterea şi aplicarea regulamentului de organizare şi funcţionare;
3. Cunoaşterea şi aplicarea regulamentului intern;
4. Cunoaşterea şi aplicarea legislaţiei referitoare la salarizarea personalului din învăţământ;
5. Cunoaşterea şi aplicarea legislaţiei la perfecţionarea personalului didactic;
6. Cunoaşterea şi aplicarea legislaţiei privind:
7. Regulamentului actelor de studii;
8. Ţine evidenţă procedurilor operaţionale pentru toate activităţile din unitate;
9. Normelor de arhivare a documentelor;
10. Alte norme metodologice aplicabile unităţilor de învăţământ;
3. COMUNICARE ŞI RELAŢIONARE
3.1. Asigurarea fluxului informaţional al compartimentului.
- afişează la avizierul unităţii de învăţământ toate modificările legislative apărute şi
metodologiile aplicării legii educaţiei.
3.2.Raportarea periodică pentru conducerea instituţiei.
- raportează periodic conducerii unităţii de învăţământ toate modificările legislative apărute şi
metodologiile aplicării legii educaţiei
3.3.Asigurarea transparenţei deciziilor din compartiment.
- toate situaţiile şi statisticile solicitate compartimentului secretariat sunt vizate şi aprobate de
către conducătorul instituţiei
3.4. Evidenţa, gestionarea şi arhivarea documentelor.
- păstrează securitatea documentelor de secretariat, a diplomelor, certificatelor completate sau
necompletate, registrelor matricole.
- sigiliul unităţii şcolare este păstrat în condiţii de securitate.
3.5. Asigurarea interfeței privind comunicarea cu beneficiarii direcţi şi indirecţi.
- managementul activităţilor de secretariat
3.6. Monitorizarea comportamentului elevilor şi gestionarea situaţiilor conflictuale (art 89
alin 2 şi art 96 alin 1 –Legea 272/2004 republicată)
6. CONDUITA PROFESIONALĂ
7. RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI:
7.1.Legat de activităţile specifice, răspunde de:
1. Calitatea şi corectitudinea activităţii de secretariat
2. Întocmirea corectă şi la timp a raportărilor lunare, trimestriale şi anuale;
3. Îndeplinirea la timp şi întocmai a sarcinilor specifice trasate sau stabilite de ordonatorul de
credite;
4. Calitatea raportărilor şi a informărilor;
5. Reprezentarea instituţiei publice la întâlniri ce au ca obiect cu precădere problemele de
secretariat;
7.2.LEGAT DE FUNCŢIILE MANAGERIALE, RĂSPUNDE DE:
1. sa respecte regulile si masurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoştinţa, sub orice
forma, de administrator;
2. sa utilizeze aparatura si echipamentele, potrivit instrucţiunilor tehnice, precum si celor date de
administrator;
3. sa nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor si instalaţiilor de
apărare împotriva incendiilor;
4. sa comunice, imediat după constatare, conducătorului locului de munca orice încălcare a
normelor de apărare împotriva incendiilor sau a oricărei situaţii stabilite de acesta ca fiind un
pericol de incendiu, precum si orice defecţiune sesizata la sistemele si instalaţiile de apărare
împotriva incendiilor;
5. sa coopereze cu salariaţii desemnaţi de administrator, care au atribuţii in domeniul apărării
împotriva incendiilor, in vederea realizării masurilor de apărare împotriva incendiilor;
6. sa acţioneze, in conformitate cu procedurile stabilite la locul de munca, in cazul apariţiei oricărui
pericol iminent de incendiu;
7. sa furnizeze persoanelor abilitate toate datele si informaţiile de care are cunoştinţa, referitoare la
producerea incendiilor.
7.6.AUTORITATEA POSTULUI:
Data:................................
Prezenta fişă a fost întocmită în 2 (două) exemplare, unul rămânând în documentele şcolii, iar al
doilea exemplar fiind înmânat angajatului.
Am primit un exemplar............................................