MEMORIU JUSTIFICATIV

Subsemnata _______________, încadrată la ________________________

pe postul de secretar cu studii medii vă înaintez prezentul memoriu privind
transformarea postului.
Deoarece în luna iulie 2009 am promovat cu nota 9,20 examenul de licenţă
organizat de Facultatea de Management – Specializarea Management din cadrul
Universităţii _________________, doresc transformarea postului de Secretar cu
studii medii în Secretar cu studii superioare.
Menţionez că activitatea pe care o desfăşor necesită studii superioare de
specialitate, situaţiile pe care le întocmesc având un nivel ridicat de complexitate.
Motivez cele spuse mai sus prin enumerarea atribuţiilor pe care le am:
 gestionarea informaţiilor privind formarea continuă şi dezvoltarea
profesională a cadrelor didactice şi didactice auxiliare la nivelul judeţului
;
 întreţinerea şi actualizarea bazei de date privind personalul didactic şi
didactic auxiliar din judeţ care a participat şi participă la stagiile de
formare continuă ;
 gestionarea cursurilor de formare continuă acreditate CNFP şi avizate
MECT (planificare pe săli de curs, formarea grupelor, suport de curs,
documente plată formatori, documente privind evaluarea finală şi portofoliile
cursaţilor) ;
 realizez banca de date privind resursele umane cu statut de formator în
principalele domenii (curriculum, evaluare, management), a inspectorilor
şcolari responsabili cu formarea continuă, a consultanţilor şi expertilor
_____________  ;

1
 facilitez comunicarea informaţiei specifice între instituţiile implicate în
comunitaea educaţională (I.S.J. - _____________ – unităţi şcolare din
judeţ)
 mă îngrijesc de procurarea şi păstrarea documentelor privind legislaţia în
domeniul formării continue
 răspund de înscrierea cadrelor didactice şi didactice auxiliare la cursurile de
formare continuă derulate prin _____________
 verific dosarele de înscriere a personalului didactic şi didactic auxiliar ;
 răspund la organizarea şi desfăşurarea în condiţii optime a cursurilor ;
 realizez operaţiile necesare eliberării adeverinţelor, atestatelor CNFF,
certificatelor de absolvire CNFPA, completarea, înregistrarea lor, întocmirea
regisrelor cu regim special etc. ;
 contribui la organizarea simpozioanelor, conferinţelor, când acestea se
desfăşoara prin _____________ ;
 răspund de tehnoredactarea Ofertei de programe a _____________ , precum şi
de promovarea şi difuzarea acesteia în unităţile de învăţământ din judeţ;
 tehnoredactez deciziile emise de directorul _____________ şi de Consiliul de
Administraţie al _____________ , precum si alte note interne;
 operez imediat şi cu exactitate în carnetele de muncă, toate modificările privind
salarizarea, gradele, treptele, gradaţiile sau salariile de merit şi celelalte date
prevăzute în normativele de completare a acestor documente (spor de stress,
fidelitate, gradaţii de merit, salariul de merit, spor de vechime);
 ţin la zi dosarele personale ale cadreler didactice, personalului didactic auxiliar
şi personalului nedidactic;
 întocmesc statele de funcţii ale instituţiei;
 întocmesc situaţiile privind încadrarea personalului didactic, didactic auxiliar şi
nedidactic pentru I.S.J.;
 întocmesc, la începutul anului scolar şi ori de cate ori solicita I.S.J., normarea
personalului didactic;

2
 întocmesc dosarele de pensionare pentru angajaţii _____________ care se află
în această situaţie;
 verific dosarele de înscriere a personalului didactic, didactic auxiliar si
nedidactic care se prezintă la concursuri de ocuparea posturilor;
 răspund de informarea candidaţilor prin aviziere sau comunicare directa asupra
examenelor (date, acte necesare, bibliografie etc.);
 completez contractele de munca pentru toti angajatii unitatii;
 verific dosarele colaboratorilor _____________ – formatori ai cursuri derulate
prin _____________ ;
 completez în condica de prezenţă a personalului didactic, concediile medicale,
concedii fără plată, concedii îngrijire copil, ţin evidenţa concediilor de odihnă a
personalului _____________;
 întocmesc dosarele şi înaintez I.S.J., propuneri privind salariile de merit şi
gradaţiile de merit pentru toţi salariaţii unităţii;
 ţin evidenţa privind evaluarea personalului didactic, didactic auxiliar şi
nedidactic;
 ţin evidenta concediilor de odihnă a personalului _____________ ;
 întocmesc statul de plată, în întregime, până la net separat pe venituri din
bugetul de stat şi separat pe venituri proprii şi plata cu ora;
 întocmesc dosarele cadrelor didactice care se înscriu la examenele pentru
obţinerea gradelor didactice (gradul I);
 completez rubricile statelor de plată care se refera la grila de salarizare cu
sporul de vechime şi indemnizaţiile aferente funcţiilor în vigoare în perioada
respectivă;
 înregistrez corespondenţa, actele, documentele _____________ în registrul de
intrare-ieşire;
 întocmesc şi eliberez documente de personal (adeverinţe, copii etc.), pentru
angajaţii _____________, la solicitarea acestora, aprobată de director. Răspund
de exactitatea datelor înscrise în aceste documente;

3
 păstrez securitatea documentelor de secretariat, atestatelor, cetificatelor
completate sau necompletate, registrelor matricole.
 răspund de securitatea si conservarea arhivei, in conformitate cu legislatia in
vigoare;;
 îndeplinesc orice alte sarcini încredinţate de conducerea _____________

II.Prevederi ale Regulamentului de Organizare si Functionare a

Invatamantului Preuniversitar privind activitatea de secretariat( Art.86.)
1.Compartimentul secretariat este subordonat directorului unitatiide invatamant.
2.secretariatul functioneaza pentru,elevi,parinti,personalulunitatii de invatamant
si pentru alte persoane interesate,potrivit unui program de lucru aprobat de
director ;
3.Secretariatul asigura permanenta pentru intreaga perioada de desfasurare a
orelor de curs ;
4.Secretarul aduce condica in cancelarie si oia la sfarsitul orelor ;
5.Secretarul descuie si incuie fisetul in care se pastreaza cataloagele,la
inceputul/terminarea orelor, dupa ce a verificat,impreuna cu profesorul de
serviciu,existenta tuturor cataloagelor ;
6.Secretarul completeaza fisele matricole,cataloagele de corigenta si se ocupa de
arhivarea documentelor scolare ;
In perioada vacantelor scolare cataloagele se pastreaza la secretariat ;
7.procurarea,detinerea si folosirea sgiliilor se face in conformitate cu
reglementarile prin ordin al ministrului educatiei si cerecetarii ;
8.procurarea,completarea, eliberarea si evidenta actelor de studii se fac in
conformitate cu prevederile’’Regulamentului privind regimul juridic al actelor de
studii sial documentelor de evidenta scolarain invatamantul
preuniversitar’’,aprobat prin ordin alministrului educatiei si cercetarii ;
9.evidenta, selectionarea,pastrarea si depunerea documentelor scolare la
Arhiverle Nationale, dupa expirarea termenelor de pastrare stabilite prin
Indicatorul termenelor de pastrare, aprobat prin ordin alministrului educatiei si

4
cercetarii , se fac in conformitate cu prevederile Legii Ar4hivelor Nationale
nr.16/1996, cu modificarile ulterioare ;
III.Atributii si responsabilitati :
1. Este responsabil cu evidenta personalului didactic si nedidactic ;
2. Opereaza imediat si cu exactitate, in carnetele de munca ,toate modificarile
privind salarizarea , gradele ,treptele, gradatiile si celelalte date prevazute de
normativele de completare a acestor documente, pe baza criteriilor emise de
directorul unitatii scolare ;
3. Intocmeste documentele de personal( adeverinta/copii etc.) pentru angajatii
unitatii scolare, la solicitarea scrisa a acestora aprobata de director si in
termenul stabilit o data cu aprobarea .Raspunde de exactitatea datelor inscrise
in aceste documente ;
4. Completeaza rubricile statelor de plata care se refera la grila de salarizare cu
sporul de vechime si indemnizatiile, aferente functiilor in vigoare in perioada
respectiva ;
5. Completeaza actele de studii ale absolventilor ;
6. Completeaza actele de studii( foi matricole,duplicate,certificate) in baza
cererilor solicitantilor.Se ocupa de completarea registrelor matricole si a
cataloagelor examenelor de absolvire care atesta dreptul de eliberare a acestor
documente ;
7. Intocmeste dosarele pentru elevii inscrisi la examenul de capacitate,
bacalaureat si le pune la dispozitia comisiei, dupa ce au fost verificate si
aprobate de directorul uniatii scolare ;
8. Completeaza diplomele de bacalaureat, certificatele de absolvire ,imediat
dupa sustinerea examenelor ;
9. Se ocupa de intocmirea tabelelor pentru vizarea actelor de studii cu timbru
sec ;
10.Elibereaza fara cerere, dupa ce au fost completate pentru toti absolventii,
inregistrate si semnate de catre director in baza cataloagelor respective,
diplomele de bacalaureat, certificatele de absolvire etc. ;

5
11.Intocmeste situatiile scolare cerute de inspectoratul scolar si de ministerele de
resort dupa cum urmeaza :
 Completeaza situatiile statistice ale elevilor si claselor la inceputul anului
scolar si la sfarsitul semestrelor pe baza datelor inregistrate in procesul
verbal al consiliului profesoral ;
 Actualizeaza permanent registrul de evidenta si inscriere a elevilor ;
 Inscrie, in fisele de incadrare anuale ale uniatii scolare, cu personalul
didactic, datele privind vechimea, salariul, gradele didactice si statutul de
incadrare( titular, detasat,suplinitor) ;
12.Pastreaza securitatea documentelor de secretariat, a diplomelor, certificatelor
completate sau necompletate, registrelor matricole.Sigiliul unitatii scolare este
pastrat in conditii de securitate, iar pentru perioada cand nu este in scoala,
acesta este predat directorului unitatii scolare ;
13.Se ocupa de organizarea arhivei scolare, in conformitate cu legislatie in
vigoare ;
14.Competeaza foile matricole ;
15.Se ingrijeste de procurarea si pastrarea documentelor privind legislatia
scolara( legi, decrete,ordine,regulamente, instructiuni, metodologii) ;
16.Intocmeste si trimite , la termenele stabilite , situatiile statistice scolare ;
17.Intocmeste complet statele de plata ;
18.Intocmeste statele pentru ingrijirea copilului pana la 2 ani, pentru concediile
medicale, de maternitate , pentru burse ;
19.Intocmeste statele de functii ;
20.Intocmeste dosarele pentru burse si pentru ajutor ocazional ;
21.Intocmeste situatii pentru abonamentele elevilor , ale carnetelor de alocatii,
etc. ;
22.Redacteaza documentele necesare pentru angajarea in munca ;
23.Pastreaza documentele privitoare la acordarea alocatiei de stat pentru copii
scolari ;
24.Intocmeste si trimite, in termenele stabilite lunar situatiile privind numarul de

6
 elevi in drept sa primeasca alocatia de stat ;
25.Redacteaza corespondenta scolii ;
26.Raspunde de carnetele de CEC pentru alocatiile elevilor ;
27.Completeaza carnetele CEC conform instructiunile primite din partea
serviciului plan-salarizare, burse scolare,alocatii ;
28.Urmareste , lunar, aplicarea sigiliului unitatii scolare pe filele CEC pentru
elevii ce se incadreaza in dreptul de alocatie ;
29.Participa permanent la instruirile cu aceasta tematica, organizate de
Inspectoratul Scolar si intocmeste situatiile solicitate de acesta ;
30.Utilizeaza produsele software din dotarea unitatii, intocmeste diverse situatii
necesare procesului instructiv educativ si activitatilor de secretariat ;
31.Se preocupa de permanenta perfectionare si imbunatatire a pregatirii
profesionale, in vederea aplicarii corecte si complete a reformei
invatamantului ;

În susţinerea celor afirmate mai sus precizez faptul că Metodologia de

încadrare a personalului didactic, didactic auxiliar şi nedidactic în casele corpului
didactic (Anexa nr.2 la O.M. nr.4897/31.10.2001) se precizează faptul că pentru
_____________ se normează un post de secretar cu studii superioare sau medii.
În sensul acestui articol se reliefează faptul că atribuţiile specifice secretarului
_____________ presupun o complexitate deosebită care recomandă angajarea pe
post a unei persoane cu studii superioare, capabilă să facă faţă multiplelor cerinţe
profesionale solicitate de acest post.

Secretar _____________,
Semnatura _______________