ŞCOALA GIMNAZIALĂ

FlȘA INDIVIDUALA A POSTULUI

SECRETAR

În temeiul Legii Educatiei Nationale nr. 1/2011 si al contractului individual de

munca pe perioadă determinată nr. încheiat între Şcoala,se incheie azi, 01.09.2023 prezenta
fişă individuală a postului.
Postul: secretar
Numele si prenumele:
Compartimentul: personal didactic auxiliar.
Cerinte: - studii medii
- cursuri specifice postului ( analist resurse umane)
Relatii de subordonare
-directorul unitatii scolare
Relatii de colaborare
a) In cadrul unitatii scolare cu:
- conducerea scolii
- personalul unităţii şcolare
- serviciul contabilitate
b) Cu alte institutii:
- Inspectoratul scolar
- Primaria
- alte institutii
Obiectiv general: Compartimentul secretariat functioneaza pentru elevi, parinti, personalul
unitatii scolare si alte persoane interesate, potrivit unui program de lucru, care se desfasoara
pe intreaga durata a cursurilor, aprobat de director.
Sarcinile de serviciu obligatorii reprezinta norma de baza 1/1, corespunzatoare unei parti de
1/1 din salariul de baza.
Obiectiv specific: managementul activitatilor de secretariat.

I. ATRIBUTII SI RESPONSABILITATI:
* incuie si descuie fisetul de cataloage la inceputul si terminarea orelor de curs, dupa ce a
verificat, impreuna cu profesorul de serviciu existenta tuturor cataloagelor ; in perioada
vacantelor scolare, cataloagele se pastreaza la secretariat ;
* inregistreaza corespondenta, actele, documentele scolii in registrul de intrare-iesire ;
* redacteaza corespondenta scolii;
* transcrie in registrul cu regim special, deciziile emise de directorul unitatii : decizii
examene corigente, ex. diferente, treceri la alte categorii de salarizare, decizii functionare
comisii metodice si comisii de lucru, alte note interne si decizii, asigurand tehnoredactarea
acestora ;
* asigura legatura unitatii scolare cu exteriorul inclusiv prin telefon, fax, e-mail ;
*pastreaza securitatea documentelor de secretariat, a certificatelor completate si necompletate,
registrelor matricole; sigiliul unitatii scolare este pastrat in conditii de securitate, iar pentru
perioada cand nu este in scoala, acesta este predat directorului unitatii scolare;
* se ocupa de organizarea arhivei, in conformitate cu legislatia in vigoare;
* se ingrijeste de procurarea si pastrarea documentelor privind legislatia scolara ( legi, decrete,
hotarari, ordine, regulamente, instructiuni);
*realizeaza operatiile specifice la deschiderea si inchiderea anului scolar;
* este responsabil de evidenta personalului didactic, didactic auxiliar si nedidactic ;
* opereaza imediat si cu exactitate, in revisal, toate modificarile privind salarizarea, gradele,
treptele, gradatiile si celelalte date prevazute;
* intocmeste statele de functii pentru personalul didactic, auxiliar si nedidactic, respectiv
statele de personal;
* completeaza machetele de incadrare, vacantare a posturilor, solicitate de inspectoratul
scolar, intocmeste situatiile necesare fiecarei etape a miscarii personalului didactic;
* intocmeste, la inceputul anului scolar si ori de cate ori solicita I.S.J., normarea personalului
didactic in norma si pentru plata cu ora, inclusiv constituirea posturilor vacante ;
* intocmeste dosarele de pensionare pentru toate categoriile de personal ;
* verifica dosarele de inscriere a personalului didactic auxiliar si nedidactic care se prezinta la
concursuri de ocuparea posturilor ;
* raspunde de informarea candidatilor prin aviziere sau comunicare directa asupra examenelor
(date, acte necesare, bibliografie etc.) ;
* completeaza in condica de prezenta a personalului didactic, concediile medicale, concedii
fara plata, concedii ingrijire copil si evidenta inlocuirii acestora prin decizia ISJ;
* tine la zi dosarele personale ale cadrelor didactice, personalului didactic auxiliar si
personalului nedidactic ;
* tine evidenta privind evaluarea personalului didactic, didactic auxiliar si nedidactic;
* angajeaza personal nedidactic prin concurs;
* intocmeste documente de personal pentru angajatii unitatii scolare, la solicitarea scrisa a
acestora aprobata de director si in termenul stabilit odata cu aprobarea; raspunde de
exactitatea datelor inscrise in documente.
* tine evidenta concediilor de odihna a cadrelor didactice si a personalului nedidactic;
* verifica dosarele cadrelor didactice care se inscriu la examenele pentru obtinerea gradelor
didactice (definitiv, gradul II si gradul I) , intocmeste baza de date privind inscrierea la grade
didactice;
* intocmeste dosarele privind declaratiile personale pentru deducerile impozitului/venit ;
* completeaza rubricile statelor de plata care se refera la grila de salarizare cu sporul de
vechime si indemnizatiile aferente functiilor in vigoare in perioada respectiva;
* intocmeste lunar pontajul pe baza condicilor de prezenta;
* intocmeste complet statele de plata pentru angajatii unitatii scolare;
* organizeaza si exercita viza de control financiar preventiv in conformitate cu dispozitiile in
vigoare, pentru documentele financiare intocmite de serviciul contabilitate, prin decizia
ordonatorului de credite;
* colaboreaza cu educatoarele la realizarea recensamantului copiilor de 0-7 ani si redacteaza
planul de scolarizare;
* contribuie specific la organizarea si desfasurarea examenelor de evaluare nationala , de
echivalare a studiilor absolvite in strainatate, examenelor de corigente, diferente si altele ;
* realizeaza operatiile necesare eliberarii actelor de studii : ridicarea acestora de la ISJ,
completarea , inregistrarea lor, completarea registrelor cu regim special etc. ;
* completeaza acte de studii ( foi matricole, duplicate, certificate) in baza cererilor
solicitantilor; se ocupa de completarea registrelor matricole si a cataloagelor de la examínele
de absolvire care atesta dreptul de eliberare a aceptor documente;
* intocmeste dosare pentru elevii inscrisi la examene de evaluare nationala sau pentru
admiterea in invatamantul secundar superior, si le pune la dispozitia comisiei, dupa ce au fost
verificate si aprobate de catre directorul unitatii scolare;
* elibereaza adeverinte pentru elevi, absolventi, salariatii unitatii, la solicitarea acestora ;
* intocmeste situatiile scolare cerute de Inspectoratul Scolar si ministerele de resort, dupa cum
urmeaza: completeaza situatiile statistice ale elevilor si claselor la inceput de an scolar, la
sfarsitul semestrelor si sfarsitul anului scolar, pe baza datelor inregistrate in procesul verbal al
consiliului profesoral, actualizeaza permanent registrul de evidente si inscriere a elevilor;
* tine evidenta miscarii elevilor: veniti, plecati;
* face parte din comisia de acordare a burselor scolare: intocmeste dosarele de bursa ale
elevilor, dupa aprobarea acestora de catre comisie inainteaza propunerile la Consiliul de
administratie, iar dupa aprobarea lor definitiva, intocmeste procesul verbal de acordare a
burselor ;
* intocmeste statele pentru burse ;
* intocmeste dosarele pentru ajutoare ocazionale (rechizite, Euro 200 etc.) si le inainteaza
comisiei spre aprobare ;
* intocmeste situatiile cu privire la frecventa elevilor, solicitate de DMPS;
* utilizeaza soft-ul din dotare pentru intocmirea activitatilor de secretariat;
* participa permanent la instruirile organizate de ISJ, se preocupa de permanente perfectionare
si imbunatatire a pregatirii profesionale ;
II ACTIVITATI SUPLIMENTARE
* intocmeste referate de necesitate pentru procurarea si distribuirea materialelor de birotica,
pentru curatenie, necesare unitatii scolare;
* gestioneaza SIIIR ca administrator IT;
* supravegheaza functionarea retelei de calculatoare, a internetului, a aparaturii IT, inclusiv a
aparaturii de supraveghere din unitatea scolara coordonatoare si cele subordonate;
* indeplineste atributii de gestionar : gestioneaza si raspunde de pastrarea bunurilor mobiliare
si de inventar ale institutiei, pe care le repartizeaza pe subgestiuni si tine evidente acestora;
face propuneri de inlocuire a bunurilor ce nu mai pot fi folosite ( casare) ;
In functie de nevoile specifice ale unitatii de invatamant, salariatul se obliga sa
indeplineasca si alte sarcini repartizate de angajator,in conditiile legii.
Neindeplinirea sau indeplinirea necorespunzatoare a sarcinilor de serviciu, stabilite
prin fisa postului, atrage dupa sine sanctionarea legala.

Director, Am luat cunostintă,

Secretar ,
Data: 01.09.2023