Manual Smart Scim Iulie v2

Manual de utilizare
si
administrare a aplicatiei
SMART SCIM
1
Cuprins
I. Recomandari pentru utilizarea aplicatiei SMART SCIM .................................................................. 3
I.1 Structura organizatorica si de personal ................................................................................. 4
I.2 Managementul obiectivelor si al riscurilor ........................................................................... 5
I.3 Mijloacele de monitorizare a activitatii ................................................................................. 6
I.4 Gestionarea comunicarii ...................................................................................................... 6
I.5 Administrarea aplicatiei ....................................................................................................... 7
II. Instructiuni de utilizare ................................................................................................................... 7
II.1. Butoane existente .............................................................................................................. 9
II.2. Interfete (ferestre) de introducere a datelor ..................................................................... 10
II.3. Alte comenzi disponibile.................................................................................................. 13
II.4 Simboluri vizibile in aplicatie ............................................................................................. 15
III. Mod de lucru ............................................................................................................................. 16
Accesul in aplicatie ....................................................................................................................... 16
III.1 Mediul de control ............................................................................................................ 17
S1 – Etica si integritate ................................................................................................................. 17
S2 – Atributii, functii, sarcini ........................................................................................................ 20
S3 – Competenta, performanta ............................................................................................... 23
S4 - Structura organizatorica ........................................................................................................ 26
III.2 Performanta si managementul riscurilor ........................................................................... 30
S5 – Obiective ............................................................................................................................... 30
S6 – Planificare .............................................................................................................................. 35
S7 – Monitorizare.......................................................................................................................... 38
S8 – Management riscuri ............................................................................................................. 39
III.3 Activitati de control ......................................................................................................... 41
S9 – Proceduri ............................................................................................................................... 41
S10 – Supravegherea .................................................................................................................... 51
S11 – Continuitatea activitatii ................................................................................................ 56
III.4 Informarea si comunicarea ............................................................................................... 57
S12 – Informarea si Comunicarea................................................................................................ 57
S13 – Gestionare documente ...................................................................................................... 59
S14 – Raportare financiar-contabila............................................................................................ 61
III.5 Evaluarea si auditul .......................................................................................................... 62
S15 – Sistem control intern / managerial ................................................................................... 62
2
S16 – Audit intern ........................................................................................................................ 65
IV Administrare Aplicatie ................................................................................................................... 68
IV.1 Generalitati ..................................................................................................................... 68
IV.2 Utilizatori si Grupuri de utilizatori .................................................................................... 68
IV.3 Nomenclatoare ................................................................................................................ 70
IV.4 Planificare perioadelor prestabilite pentru operatiuni SCIM .............................................. 70
I. Recomandari pentru utilizarea aplicatiei SMART SCIM

Utilizarea aplicatiei SMART SCIM implica doua aspecte: utilizatorii si rolurile pe care acestia le au
in aplicatie si structurarea aplicatiei.
A. Utilizatorii primesc drepturile de utilizare in functie de rolul pe care il joaca in gestionarea

dezvoltarii sistemului de control intern managerial al entitatii si deci al utilizarii aplicatiei.
Aceste roluri generice sunt:
 Membrii comisiilor SCIM si EGR (presedinti, secretari, membri) - drepturi de
acces extinse
 Managementul entitatii (conducatorii de compartimente si conducatorii
entitatilor) - drepturi de acces extinse
 Utilizatorii specifici (auditori, reprezentanti resurse umane, consilieri de etica,
responsabil cu informarea publica) - drepturi de acces limitate la sectiuni
specifice
 Angajati ( salariatii care nu au rol direct in managementul entitatii) - drepturi de
acces restrictionate
 Administratori de aplicatie (persoanele care vor efectua operatiunile de
adminsitrare a aplicatiei) - drepturi de acces extinse
Nota: In functie de politica de securizare a accesului in aplicatie a fiecarei entitati anumiti

utilizatori pot fi titulari multi-rol (de exemplu, reprezentatul RU sa fie si membru in Comisia SCIM si,
de asemeni sa fie consilierul pe probleme de etica si conduita)
B. Aplicatia este structurata intr-un mod similar monitorizarii implemetarii standardelor de

control intern managerial din OSGG 600/2018 , intreg meniul fiind accesibil in accord cu acestea.
Pentru o mai buna viziune asupra modului de lucru in aplicatie au fost luate in considerare 4
componente organizationale majore si una de administrare a aplicatiei :
1. Structura organizatorica si de personal
2. Managementul obiectivelor si al riscurilor
3
3. Mijloacele de monitorizare a activitatii
4. Gestionarea comunicarii
5. Administrarea aplicatiei
In cele ce urmeaza vor fi formulate recomandarile in ce priveste ordinea de introducere a

datelor si a persoanelor care pot efectua aceste operatiuni.
I.1 Structura organizatorica si de personal

Nr. Operatiune Operator Standard operat
crt.
`1.1 Configurarea Organigramei, inclusiv Reprezentant RU Standard 4

structurarea multiorganizatie daca este cazul, si
a Statului de functii, in ce priveste structura de
posturi si situatia acestora.
1.2 Crearea listei de utilizatori. Aplicatia va fi Administrator Nu este cazul

instalata cu utilizatorii proprietari de roluri aplicatie
cheie in organizatie (Director general, Sefi
compartimente, Presedinte SCIM, etc) insa
pentru disponibilitatea maxima este necesara
crearea de utilizatori nominali pentru toti
angajatii.
1.3 Alocarea/asocierea utilizatorilor pentru fiecare Reprezentant RU Standard 4

post din Statul de functii
1.4 Introducerea prevederilor ROF si precizarea Reprezentant RU, Standard 4

activitatilor procedurabile membru comsiie
SCIM
1.5 Completarea datelor de personal prin Reprezentant RU Standard 2

introducerea atributiilor din fisele de post, a sau membru
criteriilor de evaluare si a obiectivelor comisie SCIM
individuale.
1.6 Completarea datelor privind comisiile existente Reprezentant RU Standard 4

in organizatie si situatia delegarilor. sau membru
comisie SCIM
4
I.2 Managementul obiectivelor si al riscurilor
crt.
2.1 Stabilirea obiectivelor generale si specifice in Secretar SCIM Standard 5

cadrul organizatiei
2.2 Stabilirea activitatilor intreprinse pentru Conducatori Standard 5

realizarea obiectivelor specifice. In lipsa acestor compartimente
activitati nu este posibila alocarea de resurse
sau de controale interne in sectiunile dedicate.
2.3 Stabilirea indicatorilor, responsabililor si a Conducatori Standard 5, 7

perioadelor de monitorizare compartimente
2.4 Identificarea si introducerea riscurilor ce Secretar EGR Standard 8

ameninta realizarea obiectivelor stabilite. Vor fi
stabilite , de asemenea, riscurile potential
generatoare de intreruperi ale activitatii.
2.5 Alocarea resurselor pentru realizarea Conducatori Standard 6

obiectivelor. compartimente
2.6 Eventuala revizuire a obiectivelor sau Secretar SCIM Standard 5

indicatorilor deja stabiliti.
5
I.3 Mijloacele de monitorizare a activitatii
crt.
3.1 Introducerea datelor privind procedurile Secretar SCIM Standard 9

formalizate de lucru in cadrul organizatiei
(operationale sau de sistem)
3.2 Stabilirea si planificarea controlului intern si Conducatori Standard 10

monitorizarea in ce priveste obiectivele si compartimente
riscurile inventariate
3.3 Stabilirea planurilor de masuri si a celor de Secretar EGR Standard 11

contingenta in ce priveste riscurile potential
generatoare de intreruperi ale activitatii
3.4 Consemnarea datelor principale ale misiunilor Auditor Standard 16

de audit intern
3.5 Efectuarea Autoevaluarilor la nivel de Conducatori Standard 15

compartimente in ce priveste implementarea compartimente
SCIM
3.6 Generarea si consultarea rapoartelor specifice Secretar SCIM, Standard 15

standardelor de implementare a controlului Secretar EGR
intern managerial
I.4 Gestionarea comunicarii

crt.
4.1 Introducerea informatiilor privind comunicarile Secretar SCIM Standard 12

interne in cadrul organizatiei (decizii ale
conducerii, convocari, informari, etc)
4.2 Introducerea datelor privind informarea publica Responsabil Standard 12

(petitii, solicitari externe, etc) informare publica
4.3 Introducerea datelor privitoare la activitatea Responsabil RU sau Standard 1

Consilierului de etica, inclusiv situatia Consilier Etica
sanctiunilor disciplinare
4.4 Incarcarea de documente in aplicatie, in mod Secretar SCIM Standard 13, 14

securizat
6
4.5 Introducerea informatiilor privind instruirile Conducatori Standard 3
periodice si planificarea pregatirii profesionale a compartimente
salariatilor
4.6 Introducerea datelor cu privire la dosarele de Responsabil RU Standard 2

personal, fisele de post si in ce priveste
recrutarea de personal
4.7 Efectuarea evaluarilor de personal Conducatori Standard 3

compartimente
I.5 Administrarea aplicatiei

crt.
5.1 Stabilirea compartimentelor exceptate de la Adminsitrator Nu este cazul

implementarea SCIM (compartimente fara aplicatie
posturi sau cu posturile vacante)
5.2 Identificarea compartimentelor carora nu li se Adminsitrator Nu este cazul

aplica Standardele 14 si 16 aplicatie
5.3 Alocarea utilizatorilor in Grupurile de utilizatori, Adminsitrator Nu este cazul

pentru accesibilitatea in aplicatie aplicatie
5.4 Actualizarea nomenclatoarelor acolo unde si Adminsitrator Nu este cazul

cand este cazul aplicatie
5.5 Introducerea perioadelor pentru planificari Adminsitrator Nu este cazul

acolo unde este cazul aplicatie
II. Instructiuni de utilizare
7
Aplicatia se bazeaza pe tehnologia web, astfel incat comenzile sunt cele utilizate in
general pentru orice browser internet. Pentru un plus de accesibilitate va recomandam
utilizarea comenzilor prin mouse, click stanga, dublu-click stanga si click dreapta.
Primul pas este conectarea si accesul in aplicatie prin user-name-ul si parola alocate.
O data realizat acest pas veti dispune de meniul aplicatiei, vizibil in partea de sus a ferestrei
de navigare (browser-ului). Interfetele se deschid numai pentru finalul arborelui de meniu.
NOTA: ulterior conectarii, in meniul aplicatiei veti dispune de tab-ul Optiuni, care va va
permite accesul la datele personale de utilizator introduse in aplicatie. Acestea pot fi
modificate in functie de drepturile de utilizator pe care le aveti. In aceeasi interfata dispuneti
si de zona de schimbare a parolei, dupa cum se poate vedea in a doua figura de mai jos.
Pentru schimbarea parolei:
8
II.1. Butoane existente
1. Adauga – se actioneaza prin click stanga, iar ca efect are deschiderea unei
ferestre ce contine diferite campuri de introducere a informatiilor. Salvarea /
validarea datelor inscrise in campuri se face prin butonul Salveaza, din partea de
jos a ferestrei. Vezi tipuri de campuri de introducere a datelor.
NOTA: in cazul in care in fereastra de adaugare de date in aplicatie nu exista butonul

Adaugare, validarea adaugarii se face prin dublu click stanga.
2. Editeaza – se actioneaza similar cu cel de Adauga, prin click stanga, avand ca efect
deschiderea unei ferestre asemanatoare cu cea de la adauga, ce contine campuri
de introducere a datelor deja completate. Editarea/ reeditarea informatiilor se face
direct in acele campuri, iar salvarea/ validarea noilor informatii introduse se face
prin butonul Modifica, aflat in partea de jos a ferestrei de editare.
3. Sterge – se actioneaza prin click stanga, ce duce la aparitia unei ferestre care va
solicita reconfirmarea stergerii inregistrarii prin optiunile da/nu (yes/no).
4. Anuleaza selectia – se actioneaza prin click stanga pentru anularea unei selectii
nedorite realizate intr-una din liniile de tabel/lista din zona de lucru.
5. Click dreapta – este optiunea de adaugare in cazul in care

adaugarea/editarea/stergerea se face direct din arborele – organigrama (pentru
stat de functii sau personal, utilizatori, etc) sau arborele de obiective (pentru
activitati, riscuri, etc), aplicatia afisand un meniu contextual.
Prin click-dreapta vor fi oferite optiunile specificate mai sus, iar prin click
stanga pe cea dorita se va deschide interfata (fereastra) de introducere a datelor in
aplicatie.
9
II.2. Interfete (ferestre) de introducere a datelor
La actionarea butoanelor Adauga sau Editeaza vor aparea ferestre de introducere
sau modificare ale datelor in aplicatie. Acestea contin mai multe campuri disponibile, ce pot
fi grupate in mai multe tipuri:
i. Date calendaristice
Prin actionarea butonului marcat in partea dreapta a figurii de mai sus se va

deschide o noua fereastra de tip calendar, din care prin click stanga se va
selecta data dorita.
10
ii. Camp text
Este o caseta simpla, fara buton la extremitatea dreapta care permite

adaugarea de caractere alfanumerice. Este permisa inserarea unui numar
variabil de semne .
iii. Incarcare fisiere

deschide o fereastra de cautare de documente in propriul calculator.
iv. Fereastra secundara

Butonul este similar celui de mai sus, de cautare de documente, dar care va
prelua informatii existente deja in aplicatie. Aceste ferestre secundare pot
contine informatii in forma de structura arborescenta sau tabel, dupa cum
este exemplificat mai jos:
11
sau
Dupa cum se poate vedea, in situatia in care informatiile sunt prea numeroase
si vizibilitatea este limitata, fereastra se poate extinde pe intreg ecranul
v. Adaugare date din nomenclatoare

deschide un tabel de optiuni din care puteti selecta informatia dorita.
vi. Caseta
12
Prin click stanga se poate valida sau infirma (implicit) o anumita informatie
pentru preluarea in baza de date.
De asemenea, in ferestrele de adaugare de informatii exista butoanele
 “Salveaza” – situat in partea din dreapta jos a ferestrelor de

adaugare de date, care va permite salvarea informatiilor in baza de
date a aplicatiei. Acest buton se va activa doar in situatia in care ati
completat toate campurile obligatorii din fereastra.
 “ Inchide” - situat in partea din dreapta jos a ferestrelor de adaugare
de date, care va permite revenirea (inchiderea ferestrelor de
adaugare de date) fara salvarea datelor
 Asterix rosu – nu este un buton propriu-zis ci doar un marcaj al
campurilor obligatorii pentru a fi completate; in cazul in care
campurile obligatorii nu sunt completate sau sunt completate gresit,
in partea de jos a ferestrei de adaugare de date apare mesajul
“Formularul are greseli (apasati pentru detalii...)”, iar campurile
respective vor aparea in aceasta forma:
II.3. Alte comenzi disponibile

a) Navigare in liste
 “1” – permite navigarea in paginile listei “spre inceput” (sau invers)

 “2” – exprima numarul de pagini total al listei, precum si pagina curenta
 “3” – permite actualizarea listei (“refresh”)
b) Export date
13
Permite exportul de date in formatele prestabilite
c) Cautare in tabele
Se poate face pe oricare dintre coloanele tabelului.
 “1” – permite ordonarea crescatoare (in ordine alfabetica) sau

descrescatoare (ordine inversa) a elementelor din coloana. Acelasi lucru
se poate obtine prin click stanga pe capul coloanei in care se doreste
efectuarea cautarii.
NOTA: un click stanga dat accidental pe unul din capurile de tabel va
modifica ordinea in intreg tabelul, deci si in coloanele asupra carora nu s-a
intervenit
 “2” – permite selectarea numarului de coloane care apar in tabel.
NOTA: accesul la acest buton poate fi limitat in functie drepturile de
utilizator pe care le detineti
 “3” – permite filtrarea cautarii in coloanele respective ale tabelului dupa
nume, numkar, cos, etc.
NOTA: Bifarea filtrarii pe una din coloane se va pastra pana la comanda
inversa (debifare), influentand astfel cautarea dupa alte criterii in oricare
din celelalte coloane.
d) Afisarea integral a tab-urilor
14
In situatia in care pagina deschisa are mai multe tab-uri disponibile decat apacitate de
vizualizare a paginii web, vor fi afisate indicatoarele “sageti” ca in figura de mai sus, care
permit mutarea catre stanga sau catre dreapta a meniului de tab-uri.
e) Afisarea optiunilor listate in cadrul unui tab selectat
In cazul unor tab-uri pot fi listate anumite optiuni de informatii suplimentare. Acestea vor fi
afisate prin selectarea butonului “+ “ aflat in zona din dreapta ecranului.
f) Extensia/ Restrangerea unui camp din pagin web.
Pentru Extensia/ Restrangerea unui camp se va utiliza “sageata dubla” din imaginea de mai
sus.
II.4 Simboluri vizibile in aplicatie
15
Simbol Semnificatie
Organizatie / Institutie - apare in arborele Organigrama
Compartiment - apare in arborele Organigrama
Obiectiv – apare in arborele de Obiective
Activitate specifica – apare in arborele de Obiective
Post vacant – apare in arborele Stat de functii
Post suspendat – apare in arborele Stat de functii
Post ocupat – apare in arborele Stat de functii
III. Mod de lucru
NOTA 1: Accesibilitatea utilizatorilor in aplicatie este determinate in primul rand de

apartenenta la grupurile de lucru existente. Dintre acestea, Grupul management, Grupul
Administrator si Grupul SCIM vor avea acces general, cu exceptia sectiunii Etica si Integritate,
care este dedicate activitatii Consilierului de Etica la nivelul organizatiei.
NOTA 2: Aceasta editie a manualului de utilizare a aplicatiei SMART SCIM nu include

detalii despre modul de utilizare pentru sectiunile Fisa de post, Dosare personale si Evaluare
profesionala intrucat acestea sunt incluse numai in versiunea extinsa a aplicatiei.
Accesul in aplicatie
1. CONECTAREA:
 Accesati pagina web (prin completare a adresei URL sau click pe icon-ul shortcut)
Completati campul „utilizator” completati campul „parola” click pe
butonul „Autentificare” .
16
OBSERVATII:
 Optiunea „Creare cont nou” poate fi utilizata dar este necesara validarea
contului de catre administratorul de aplicatie cu acordul conducerii.
 Utilizarea butonului „Am uitat parola”  completati campul „email” 
Salveaza . Operatiunea se va desfasura la fel ca precedenta, cu implicarea
administratorului de aplicatie.
CUVINTE CHEIE: parola, conectare, utilizator
2. MODIFICAREA DATELOR PERSONALE
 Optiuni  Panoul de control al utilizatorului  completati campurile dorite din
interfata „Date personale update” disponibila  Salveaza
OBSERVATII:
 numele de utilizator (username-ul ) nu poate fi modificat
 in cazul in care interfata nu este vizibila utilizati sageata mica din stanga
barei „Date personale update”
3. MODIFICAREA PAROLEI
 Optiuni  Panoul de control al utilizatorului  completati campurile dorite din
interfata „Parola update” disponibila  Salveaza
OBSERVATII: in cazul in care interfata nu este vizibila utilizati sageata mica din
stanga barei „Parola update”
III.1 Mediul de control

S1 – Etica si integritate
4. ETICA SI INTEGRITATE
4.1 Gestionarea documentelor prevazute de lege in ce priveste transparenta
si integritatea
17
 Mediul de controlEtica si integritateDocumente organizatie
butonul Adauga sau selectati documentul din listacompletati campurile
potrivite si/sau selectati din listele de adaugare Salveaza  Inchide.
OBSERVATII:
 In aceasta sectiune pot fi urmarite documentele /declaratiile
depuse de personalul prevazut de legile in vigoare.
CUVINTE CHEIE:declaratie, avere, integritate, transparenta, cadouri,
conflict , interese, incompatibilitate, interdictii, pantouflage, regulament,
organizare, functionare, intern, cod, etic, conduit
UTILIZATOR: Consilierul de etica (editare si vizualizare)
4.2 Activitatea curenta a consilierului de etica si integritate

 Mediul de controlEtica si integritateActivitate curenta butonul
Adauga sau selectati documentul din listacompletati campurile potrivite
si/sau selectati din listele de adaugare Salveaza  Inchide.
OBSERVATII:
 In aceasta sectiune poate fi inregistrata activitatea curenta a
consilierului de etica al organizatiei
CUVINTE CHEIE:declaratie, avere, integritate, transparenta, cadouri,
conflict , interese, incompatibilitate, interdictii, pantouflage, sesizare,
consiliere, avertizare, regulament, organizare, functionare, intern, cod,
etic, conduit
18
4.3 Situatia disciplinara
 Mediul de controlEtica si integritateActivitate curenta butonul
Adauga sau selectati documentul din listacompletati campurile potrivite
si/sau selectati din listele de adaugare Salveaza  Inchide.
OBSERVATII:
In aceasta sectiune poate fi inregistrata situatia disciplinara la nivelul
organizatiei
CUVINTE CHEIE:disciplina, abatere, sanctiune, radiere, anulare, cercetare
19
S2 – Atributii, functii, sarcini
5. GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
5.1 Administrarea posturilor
 Mediul de control Atributii, functii, sarciniAdministrare
posturiselectati in arbore postul vizat selectati tab-ul Post selectati
tab-ul dorit (in sectiunea inferioara a paginii)  butonul „Adauga” 
completati campurile potrivite si/sau selectati din listele de adaugare 
Salveaza  Inchide.
OBSERVATII: In acesta sectiune vor fi definite atributiile, criteriile de evaluare
profesionala si obiectivele individuale ale persoanei vizate , selectate din arborele
Stat de functii
CUVINTE CHEIE:functie, post, functionar public, personal contractual,
conducere, C.O.R., atributii, criterii, evaluare, obiective individuale, documente
UTILIZATOR: conducatorii de compartimente (editare si vizualizare);

reprezentant Resurse Umane
20
5.2 Adaugarea, editarea (modificarea) datelor persoanelor ocupante a
posturilor
 Mediul de control Atributii, functii, sarciniAdministrare posturiselectati
in arbore postul vizatselectati tab-ul Angajat  Asociere angajat  completati
campurile potrivite si/sau selectati din listele de adaugare  Salveaza  Inchide.
OBSERVATII:
o Functiunea Asociere angajat va fi utilizata numai pentru adaugarea
unei persoane inexistente in baza de date.
o Pentru posturile ocupate, in functie de necesitatile de modificare,
utilizati butoanele Editare date angajare, Schimbare post angajat sau
Incheiere relatii de munca. Aceste actiuni se vor opera in mod similar,
prin completarea campurilor disponibile, in functie de caz.
conducere, C.O.R., imagine, documente, angajat, schimbare post, istoric

21
6. FUNCTII SENSIBILE
 Mediul de control Atributii, functii, sarciniFunctii sensibile
Adauga completati campurile potrivite Salveaza  Inchide
OBSERVATII:
CUVINTE CHEIE: senzitivitate, masuri, responsabil, post, functie
22
7. RECRUTAREA DE PERSONAL
7.1 Introducere date candidati
 Mediul de control  Competenta, performanta  Recrutare  selectare
post din arborele din sectiunea din dreapta a paginii  buton Adauga
(editeaza) detalii post  selectati fiecare tab disponibil in fereastra de
adaugare si completati campurile potrivite  Salveaza  Inchide
OBSERVATII: Candidatii selectati sunt asociati posturilor vizate. Fisele

candidatilor vor fi actualizate in functie de stadiul selectiei acestora, prin
completarea campurilor ramase necompletate
CUVINTE CHEIE: fisa , post, cerinte, abilitati, specializari,
S3 – Competenta, performanta
23
8. PREGATIREA PROFESIONALA
8.1 Introducerea cursurilor de pregatire profesionala disponibile
 Mediul de control  Competenta, performanta Instruire Cursuri de
instruire buton Adauga  completati campurile disponibile Salveaza 
Inchide
8.2 Alocarea salariatilor la cursuri
 Selectati din lista cursul/programul de pregatire vizat  butonul Adauga
completati campurile disponibile Salveaza  Inchide
OBSERVATII: Prin selectarea persoanelor care au urmat cursurile/programele

de pregatire profesionala, ulterior finalizarii acestora se pot adauga copii
digitale dupa documentele conexe acestei activitati (certificare de absolvire,
diplome de participare, etc)
CUVINTE CHEIE:
NOTA: Inainte de introducerea datelor referitoare la cursurile/programele

de pregatire profesionala si a datelor referitoare la alocarea salariatilor este
necesara definirea „Perioadei de planificare”de catre administratorul
aplicatiei
9. INSTRUIRI PERIODICE
24
9.1 Instruiri periodice la nivel de compartiment/directie – se refera la instruirile
referitoare la obiectivele organizatiei, atributiile in ce priveste sistemul de control
intern managerial, fisele depost si actualizarile acestora, etc.
Mediul de control  Competenta, performanta Instruire Instruiri periodice
(1)  buton Adauga  completati campurile disponibile (2)  Salveaza 
Inchide
9.2 Adaugarea/ nominalizarea persoanelor participante la instruiri

Mediul de control  Competenta, performanta Instruire Instruiri
periodiceSelectati instruirea la care doriti sa nominalizati participantii (1)
Incarcati alte documente conexe (fise de prezenta semnate, testari, etc (2) 
adaugati persoana vizata (3)  Salveaza  Inchide
Nota : Pentru validarea prezentei sau a testarilor puteti reveni in interfata si bifa
casetele specificate (3’)
25
S4 - Structura organizatorica
10. ORGANIGRAMA
10.1 Editarea (Modificarea) Organigramei
 Mediul de control  Structura organizatorica  Organigrama  click dreapta
 selectati actiunea dorita  completati campul „Nume”  Salveaza  Inchide.
OBSERVATII:
 In functie de conditiile contractuale, Organigrama organizatiei este deja
creata la data implementarii aplicatiei
 IMPORTANT: Optiunea „Adauga departament” va crea un compartiment
nou, subordonat in structura organizatiei celui pe care l-ati selectat prin
click-ul dreapta
 Optiunea „Adauga organizatie” va fi folosit numai pentru crearea unei
organizatii noi aflate in subordine.
 Pentru schimbarea denumirii unui compartiment folositi optiunea
„Editeaza”
 Pentru stergerea unui compartiment din organigrama utilizati optiunea
„Sterge”. Aceasta se va putea realiza numai daca respectivul
compartiment nu are in componenta alte compartimente.
CUVINTE CHEIE: organigrama, directie, serviciu, birou, compartiment,
departament, structura
reprezentant Resurse Umane;
10.2 ADAUGAREA ACTIVITATILOR PROCEDURABILE

 Mediul de control (1) Structura organizatorica  Organigrama (2)
selectati compartimentul vizat (3)  Adauga (4) completati campul
„Activitate” cu atributia/activitatea din ROF a compartimentului (5) bifati
26
caseta daca atributia/ activitatea este procedurabila (6) adaugati data 
Salveaza  Inchide.
OBSERVATII:
 Completarea acestor date este necesara generarii raportului din
Capitolul I - Informații generale, privind Situatia centralizatoare a
stadiului implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial
11. STATUL DE FUNCTII

 Mediul de control  Structura organizatorica  Stat functii  click dreapta pe
una din pozitiile din arbore  selectati actiunea doritacompletati campurile
potrivite si/sau selectati din listele de adaugare  Salveaza  Inchide.
OBSERVATII:
 Pentru pozitionarea corecta a postului in organigrama este necesar sa
selectati compartimentul correct
 Relatiile de subordonare in cadrul aceluiasi compartiment se vor
realiza prin selectarea initiala a persoanei in pozitie de conducere
conducere, C.O.R.

27
12. DELEGARE
 Mediul de control  Structura organizatorica Delegare  selecati postul
vizat buton Adauga in sectiunea din dreapta  completati campurile
potrivite  Salveaza  Inchide
OBSERVATII:
CUVINTE CHEIE: delegare, atributii, competente, reprezentare

28
13. COMISII
13.1 STRUCTURI INTERNE NEPERMANENTE (comisii, echipe de
proiect, grupuri de lucru, etc)
 Mediul de control  Structura organizatorica  Comisii  buton
Adauga in sectiunea din dreapta  completati campurile potrivite 
Salveaza  Inchide
13.2 Introducere membri si roluri ale acestori in cadrul structurilor
 Mediul de control  Structura organizatorica  Comisii  selectare
structura din listaselectare tab Roluri  buton adauga si completati
campurile potrivite  Salveaza  Inchide selectare tab Membri 
buton adauga si completati campurile potrivite  Salveaza  Inchide
OBSERVATII:
CUVINTE CHEIE:comisie, membru, rol, atributii, echipa, proiect
29
III.2 Performanta si managementul riscurilor
S5 – Obiective
MOD DE LUCRU
 In aplicatie, obiectivele, activitatile, indicatorii si responsabilitatile sunt

accesibile in acceasi interfata.
o Obiectivele (generale si specifice) si activitatile specifice sunt
figurate in arborele din stanga paginii, iar operatiunile se vor efectua
prin click dreapta al mouse-ului
o Adaugarea unui obiectiv sau activitate se face prin selectarea unui
obiectiv existent, iar noul obiectiv creat va fi subordonat celui
selectat
o Obiectivele pot fi subordonate altor obiective, iar activitatile
subordonate atat obiectivelor cat si altor activitati, in functie de
nivelul de detaliere. Obiectivele nu pot fi subordonate activitatilor.
o Indicatorii pot fi asociati atat obiectivelor cat si activitatilor specifice
o Responsabilitatile pot fi adaugate ata direct la arborele de obiective
(responsabilitate principala de executie) cat si in tabul
„Responsabilitati” (cu selectarea prealabila a obiectivului vizat), in
30
special pentru responsabilitati multiple de monitorizare sau
executie. Acesta opeatiune este necesara in procesul de filtrare a
procedurilor formalizate in functie de compartimentele care le
aplica.
 Administrarea in aplicatie a obiectivelor, indicatorilor si responsabililor sunt

structurate in functie rolul jucat in organizatie, astfel:
o Conducatorul institutiei (primar, presedinte, director general, etc) si
persoanele de la conducere (directori adjuncti, directori executivi,
viceprimar, secretar, vicepresedinte, etc) au dreptul exculsiv de a
adauga, revizui sau anula obiectivele organizatiei. Pentru a acorda
drepturi de editare a obiectivelor persoanelor care nu detin functii
de management este necesara interventia administratorului
aplicatiei.
o Conducatorii de compartimente (birouri, servicii, etc, mai putin
directii) au atributia de introduce activitatile necesare pentru
indeplinirea obiectivelor stabilite
14. UTILIZAREA FILTRARII REZULTATELOR
i. (A) Filtrare dupa criteriul compartiment: Campul
„Departamente”(partea din stanga sus a interfetei), prin selectarea
unui compartiment din arborele Organigrama vor fi afisate numai
obiectivele asociate respectivului compartiment, atat la adaugarea
initiala cat si la vizualizarea selectiva a obiectivelor. De exemplu, fara
selectarea unui compartiment vor fi afisate toate obiectivele
existente, dar prin selectarea unui compartiment vor fi afisate numai
obiectivele care au fost explicit asociate ca fiind responsabile cu
indeplinirea acelui obiectiv
ii. (B) Filtrare dupa criteriul „obiective anulate/dezactivate: bifarea

casetei indicate in figura de mai jos va afisa numai obiectivele aflate
in derulare sau toate obiectivele care au fost in lucru. De exemplu, in
activitatea curenta nu este necesara afisarea integrala a arborelui
de obiective, cum, altfel, ar putea fi utila afisarea intregii liste de
obiective la crearea unor obiective noi.
iii. (C) Filtrarea indicatorilor: bifarea casetei „Arata indicatori

ierarhic”va va afisa cumulativ lista de indicatori la nivelul
obiectivului selectat, chiar daca acesti indicatori au fost asociati unor
obiective secundare sau unor activitati. De exemplu prin bifarea
casetei si selectarea unui obiectiv general va vor fi afisati toti
indicatorii obiectivelor subordonate respectivului obiectiv general.
31
15. DEFINIREA OBIECTIVELOR ORGANIZATIONALE
 Performanta si managementul riscurilorObiective
organizationaleclick dreapta pe arborele de obiective/activitati 
selectati actiunea dorita prin click stanga completati campurile
disponibile in formular  Salveaza  Inchide
 OBSERVATII:
i. (1) – Adaugarea unui obiectiv (activitate) nou si a
responsabililor cu executia. Completati campurile disponibile.
32
ii. (2) Editarea/revizuirea unui obiectiv existent. Completati
campurile disponibile .
iii. (3) Dezactivarea/ stergerea unui obiectiv/activitate. Confirmati

sau nu dezactivarea/stergerea.
33
NOTA: Nu este posibila dezactivarea sau stergerea unui
obiectiv daca in suordinea sa exista activitati/obiective inca
active.
CUVINTE CHEIE: obiective, activitati, indicator, pondere,

UTILIZATOR: conducatorii de compartimente (editare si vizualizare)
16. DETALIERE OBIECTIVE

16.1 Indicatori
 Selectati obiectivul vizat din arborele de obiective/activitati  selectati tab-ul
Indicatori de performanta  buton Adauga  completati campurile
disponibile  Salveaza  Inchide
16.2 Responsabilitati
Responsabilitati  completati campurile disponibile  Salveaza  Inchide
34
16.3 Revizuire obiective
Revizuiri obiectiv  va va fi afisat istoricul revizuirilor respectivului obiectiv
OBSERVATII: Pentru orice interventie verificati ca selectarea succesiva

obiectiv – indicator sa fie respectata
CUVINTE CHEIE: obiectiv, indicator, responsabil, revizuire, pondere,
monitorizare, interval timp, cantitativ, calitativ, executie
S6 – Planificare
17. ALOCAREA RESURSELOR
35
17.1 Perioade bugetare
 Performanta si managementul riscurilor Planificare  Perioade bugetare
 buton Adauga  completati campurile disponibile  Salveaza  Inchide
OBSERVATII: Dupa stabilirea tipului perioadeleor bugetare se poate edita o

fractionare a acestora in fucntie de nevoile de planificare
17.2 Activitati si resurse

 Planificareselectati perioada bugetara din listaselectati obiectivul din
arbore buton Adauga activitate  completati campurile disponibile
Salveaza  Inchide (datele introduse vor aparea in sectiunea din dreapta
sus, „Activitati aferente perioadei....”)
36
17.3 Detaliere pentru fiecare activitate
 Planificareselectati activitatea/obiectivul din arbore selectati
activitatea din lista de „Activitati aferente perioadei....” din lista 
selectati tab-ul dorit (Planificare personal sau Planificare buget)
butonul Adauga completati campurile disponibile din fereastra
Salveaza  Inchide
 UTILIZATOR: conducatorii de compartimente (editare si vizualizare);
37
S7 – Monitorizare
18. MONITORIZAREA INDICATORILOR
 Performanta si managementul riscurilor  S7- Monitorizarea
performantelor (1) selectati obiectivul si indicatorul dorit (2)  utilizati
butonul „Adauga intervale” pentru a determina automat datele la care se
vor consemna rezultatele monitorizarii (3) dupa afisarea intervalelor,
prin dublu-click pe acestea se va deschide fereastra in care veti adauga
valorile preconizate (planificate) si, ulterior, revenind, cele consemnate in
realitate  Modifica Inchide
 UTILIZATOR: conducatorii de compartimente (editare si vizualizare);
38
S8 – Management riscuri
19. MANAGEMENTUL RISURILOR
19.1 Adaugare risc
 Performanta si managementul riscurilor Managementul riscului 
selectare din arborele de obiective/activitatibuton Adauga 
completati campurile potrivite Salveaza  Inchide
19.2 Documentare risc

selectare din arborele de obiective/activitatiselectare risc din lista 
39
selectare tab adecvat informatiilor ce urmeaza a fi introduse  buton
Adauga  Salveaza  Inchide.
19.3 Evaluare calitativa a riscurilor

selectare din arborele de obiective/activitatiselectare risc din lista 
selectare tab Evaluare click stanga in lista si introducere valori
numerice  salveaza
OBSERVATII:
 Scala de valori pentru evaluarea riscurilor este de la 1 la 5 –
crescator de la mic (1) la mare (5).
 Este obligatorie selectarea unui obiectiv(activitate) din arbore si a
unui risc din lista inainte de a efectua operatiuni in documentarea
riscurilor identificate.
CUVINTE CHEIE: risc, evaluare, impact, probabilitate, masuri, monitorizare,
control, cauza, efect, responsabil, registru

membrii echipei de gestionare a riscurilor (editare si vizualizare)
40
III.3 Activitati de control
S9 – Proceduri
Mod de lucru
 Procedurile formalizate parcurg trei stadii:

o In curs de elaborare – culoarea galbena (implicand analiza si redactarea, atat
in faza initiala cat si la revizuire sau penru o noua editie, precum si verificarea
si aprobarea pana la data intrarii in vigoare)
o Activa – culoarea alba (din momentul aprobarii pina la aprobarea unei
versiuni noi sau retagerea respectivei proceduri)
o Retrasa – culoarea rosie (eliminarea din activitate a respectivei proceduri
formalizate)
 Pentru fiecare procedura formalizata este necesara implicarea a trei utilizatori ai
aplicatiei, care vor idenplini rolurile stabilite pentru elaborarea, verificarea si
aprobarea respectivei proceduri.
o Pentru elaborare : se recomanda numirea conducatorului compartimentului
(sef serviciu, sef birou) care utilizeaza in principal respectiva procedura.
o Pentru verificare : se recomanda numirea unuia sau mai multor conducatori
aflati pe palierul imediat superior (director adjunct, director)
o Pentru aprobare : se recomanda ca acest rol sa fie asigurat de catre
conducatorul institutiei
41
 In situatia implicarii unor utilizatori fara functie de conducere in organizatie la
sectiunea „Responsabilitati” este necesara nominalizarea utilizatorilor acordarea de
drepturi explicite in sectiunea „Permisiuni proceduri”. Acordarea drepturilor se
opereaza de catre un reprezentant al CI SCIM.
o Procedura formalizata va putea fi elaborata ,precum si verificata (validata) si
aprobata, numai de catre utilizatorii cu responsabilitate explicita pentru
respectiva procedura. Operatiunea este disponibila in sectiunea vizibila mai
jos.
o Optiunile disponibile sunt :

i. Elaborare – disponibilizeaza modul de adaugare de date
ii. Incheiere elaborare – finalizeaza elaborarea procedurii si o trimite
catre verificare/validare
iii. Validare – trimite procedura spre aprobare
iv. Invalidare – reintoarce procedura la stadiul de elaborare
v. Aprobare – procedura va intra in vigoare la data mentionata
vi. Respingere – procedura se intoarce la stadiul de validare
o Alti utilizatori, chiar cu drepturi extinse acrodate prin „permisiuni” nu vor
putea interveni in procesul de elaborare sau verificare al procedurii,
butoanele de Adaugare sau Editare nefiind active.
 Procedurile formalizate sunt disponibile pentru vizualizare si descarcare pentru toti
utilizatorii aplicatiei.
 Pentru filtrarea procedurilor in functie de compartimentul responsabil este necesara
alocarea activitatilor procedurabile (PUNCTUL 10.1) sau alocarea compartimentului
ca fiind execuant al unui obiectiv specific ( care este asumat prin prisma
activitatilor/atributiilor din ROF ale compartimentului) (PUNCTUL 15 sau 16.2).
 Accesarea filtrarii procedurilor dupa compartimente se face in modul urmator:
42
 Activitati de control (1)  Proceduri departamentale(2)  selectati
compartimentul dorit (3) selectati procedura vizata (4) se afiseaza detalii
despre procedura (5)
20. ACORDAREA PERMISIUNILOR DE LUCRU IN SECTIUNEA PROCEDURI

Operatiunea va fi efectuata de catre adminsitratorul de aplicatie sau persoana desemnata
de catre CI SCIM
 Selectati din meniu “Permisiuni administrare proceduri” (1)  buton Adauga
(2) nominalizati persoana sau comisia responsabila vizata (3)  bifati rolul jucat
in gestionarea procedurilor (4)  Salveaza  Inchide
43
21. PROCEDURILE DE SISTEM SAU OPERATIONALE
21.1 Introducere procedura noua
 Activitati de control (1)  Proceduri  buton Adauga in sectiunea din
stanga a paginii (2)  completati campurile potrivite (3) ; optional se pot
adauga anumite caracteristici ale procedurii (3’) Salveaza  Inchide
21.2 Editare (revizuire) elemente cadru pentru procedura
44
 Activitati de control  Proceduri selectare din lista a procedurii vizate
(1)  buton Editeaza editia/ Adauga editie / Adauga revizie (2 si 2’)
completati campurile potrivite (3) in ambele tab-uri ale formularului (4) 
Salveaza  Inchide (5)
21.3 Editare responsabili procedura

 Activitati de control  Proceduri selectare din lista a procedurii vizate
 buton Adauga(1) in sectiunea Responsabili, in parte din dreapta sus a
paginii  completati campurile potrivite pentru nominalizare (2 si 3) 
selectati natura responsabilitatii celui nominalizat (4) Salveaza 
Inchide
45
21.4 Editare elemente de detaliu pentru procedura
NOTA:
(a) Tab-urile Detalii revizie, Descriere si Resurse nu sunt editabile si
afiseaza doar datele incluse in formulare.
(b) Tab-ul Roluri este utilizabil numai in conditiile modelarii procedurii
ca flux de lucru.
21.4.1 Incarcare documente procedura

 Selectati tab-ul „Documente” (1)  buton „Adauga” (2)  completati
campurile vizate si incarcati documentele dorite (document procedura,
diagrame, anexe, etc) (3) - Salveaza  Inchide
46
21.4.2 Difuzare procedura
 Selectati tab-ul „Difuzare” (1) buton Adauga Selectati tipul destinatarului
si nominalizati-l (3)  Selectati scopul difuzarii (4)  Salveaza  Inchide
21.4.3 Etape si responsabilitati

 Selectati tab-ul „Etape si responsabilitati” (1)  buton Adauga (2) 
completati campurile din formular (3)  Salveaza  Inchide (4)
47
NOTA:
(a) Formularul permite introducerea de sub – etape prin utilizarea butonului
„Operatiune principala”. Introducerea datelor prin intermediul acestuia va
genera crearea unei etape subordonate celei selectate.
(b) Optiunea Rol de la „Ëxecutantii etapei” nu se va utiliza decat in cazul
modelarii fluxurilor procedurii.
21.4.4 Adaugarea reponsabilitatilor aditionale
 Selectati etapa vizata (1) butonul Adauga (in partea de jos a paginii) (2) 
compeltati campurile vizate (3)  Salveaza  Inchide (4)
48
NOTA:
(a) Operatiunea va fi repetata pentru fiecare din repsonabilitatile
specificate de procedura.
(b) Operatiunile efectuate in aceasta sectiune vor fi centralizate in raportul
ce va preciza responsabilitatile persoanelor nominalizate in procedura.
21.4.5 Asocierea obiectivelor organizationale cu procedurile

 Selectati tab-ul Obiective vizate (1)  buton Adauga (2) selectati obiectivul
sau activitatea luata in considerare (3 si 4)  Salveaza  Inchide (5)
21.4.6 Asocierea activitatilor/atributiilor procedurabile conform

ROF
49
 Selectati tab-ul Activitati (ROF) vizate (1)  buton Adauga (2)  selectati
compartimentul responsabil (4)  selectati activitatea luata in considerare
(5)  Salveaza  Inchide (6)
21.4.7 Consemnarea abaterilor de la procedura

 Selectati tab-ul Abateri (1)  buton Adauga (2)  compeltati campurile
disponibile (3)  Salveaza  Inchide (4)
21.4.8 Afisarea integrala a procedurii si exportul acesteia

 Selectati tab-ul Fisa procedurii (1)  selectati optiunea dorita (2) salvati
procedura ca document
50
OBSERVATII:
CUVINTE CHEIE: procedura, editie, revizie, responsabili, cadru, legal,
definitii, abrevieri, resurse, abatere, raportare, etapa, difuzare, verificare,
aprobare, avizare, informare, roluri, executie
UTILIZATOR: conducatorii de compartimente, membrii comisiei de
monitorizare a implementarii SCIM, alti utilizatori (vizualizare). Editarea
procedurilor se va face numai de catre utilizatorii desemnati de
conducerea organizatiei
S10 – Supravegherea
22. PLANIFICAREA CONTROLULUI INTERN
22.1 Planificarea controlului intern – selectare obiectul controlului
intern
 Activitati de controlSupravegherea  Planificare C.I. (1) selectati
unul din cele 3 tab-uri disponibile;
o Selectand tab-ul Activitati (2) veti planifica un control intern legat
de activitatile specifice ce servesc la indeplinirea obiectivelor
specifice. Acestea pot fi diferite de cele stabilite prin ROF 
Selectati succesiv (obiectiv general->obiectiv specific-> activitate)
din arborele de obiective activitatea dorita (3)  actionati butonul
„Adauga la planificare” (4) ; activitatea selectata va aparea in
campul din dreapta „Activitati supuse controlului”
51
o Selectand tab-ul Activitati departamentale (2’) veti planifica un
control intern ce vizeaza una din activitatile prevazute in ROF. 
Selectati succesiv din organigrama compartimentul si apoi
activitatea (3’)  actionati butonul „Adauga la planificare” (4)
o o Selectand tab-ul Riscuri (2”) veti planifica un control intern

legat de riscurile organizationale  selectati riscul vizat din lista
(3”)  actionati butonul „Adauga la planificare” (4)
52
22.2 Detalierea Controalelor interne planificate
 Selectati activitatea/riscul vizat (5)  actionati butonul „Creeaza
planificare” (6) completati campurile disponibile din fereastra nou
deschisa (7)  Salveaza (8)  Inchide
OBSERVATII: Planificare controalelor interne va tine cont de activitatile

compartimentelor si de prioritatile generate de riscurile inventariate
CUVINTE CHEIE: control intern, preventiv, detectiv, corectiv, masuri,
UTILIZATOR: conducatorii de compartimente
23. FINALIZAREA SI VERIFICAREA CONTROALELOR INTERNE PLANIFICATE

53
23.1 Finalizarea controlului intern planificat
 Activitati de controlSupravegherea  Finalizare – Verificare C.I. (1)
Selectati controlul planificat (2) – pentru filtrare puteti selecta din arborele
Stat de functii postul al carui responsabiliate este executarea controlului
vizat (2’)  Actionati butonul “Creeaza control pe baza planificarii” (3) –
acesta va fi adaugat la lista de controale  Selectati controlul din lista (4)
 Actionati butonul “Finalizare control” (5)  Completati campurile
disponibile in fereastra nou deschisa (6) si actionati butonul “Modifica”
NOTA: Suplimentar puteti incarca documente conexe in tab-ul “Fisiere
asociate” (7).
54
23.2 Verificarea controalelor interne
 In aceeasi interfata de la punctul 20.1 , dupa Finalizarea controalelor de catre
responsabilii nominalizati se va activa butonul „Verificare” (1)  completati
campurile disponibile (2)  Modifica”
24. CONTROL INOPINAT (ad-hoc)
55
 Controalele inopinate vor fi introduse in mod similar celor planificate, detaliate
la punctele 19 si 20
S11 – Continuitatea activitatii

25. PLANIFICARE MONITORIZARE RISCURI MAJORE
 Activitati de control Continuitatea activitatiiselectati riscul din lista
din sectiunea din stanga paginii selectati tab-ul dorit din sectiunea din
partea dreapta a paginii butonul Adauga completati campurile
disponibile din fereastra nou deschisa Salveaza Inchide
OBSERVATII: Riscurile afisate sunt selectate automat din registrul de riscuri
general, pe baza optiunii (Risc potential generator de intrerupere) afisate la
introducerea initiala a riscului in aplicatie.
CUVINTE CHEIE: continuitate, plan contingenta, masuri
UTILIZATOR: conducatorii de compartimente, membrii echipei de gestionare a
riscurilor (editare si vizualizare)
56
III.4 Informarea si comunicarea
S12 – Informarea si Comunicarea
26. COMUNICAREA INTERNA
26.1 Introducere date comunicari interne
 Informarea si comunicare S12 Informarea si comunicare Comunicare
interna buton Adauga in campul din dreapta, „Comunicari” completati
campurile editabile SalveazaInchide
26.2 Completare date comunicare
 Informarea si comunicare S12 Informarea si comunicare Comunicare
interna selctati din lista comunicarea vizata campul Detalii afiseaza
elementele introduse dejatab-ul Documente conexe, Adauga, daca este
necesara completarea cu alte documente a comunicarii initiale
SalveazaInchide  tab-ul Adresantibuton Adauga, pentru introducerea
datelor privitoare la personalul vizat de comunicarea interna
SalveazaInchide
 OBSERVATII: Se refera numai la comunicarea interna , in cadrul organizatiei
 CUVINTE CHEIE: comunicare, decizii, informare
 UTILIZATOR: toti utilizatorii
57
27. INFORMAREA PUBLICA
27.1 Introducere date informari publice
 (1) Informarea si comunicare S12 Informarea si comunicare Informare
publica buton Adauga in campul din dreapta, „Informari ” (2)  completati
campurile editabile SalveazaInchide
27.2 Completare date informare
 (1) Informarea si comunicare S12 Informarea si comunicare
Informare publica selctati din lista informarea vizata campul
Detalii afiseaza elementele introduse dejatab-ul Documente conexe,
Adauga, daca este necesara completarea cu alte documente a informarii
publice introduse SalveazaInchide  tab-ul Adresantibuton
Adauga, pentru introducerea datelor privitoare la personalul vizat pentru
solutionarea informarii (daca este cazul) SalveazaInchide
27.3 Pentru informarile solicitate
 (1) Informarea si comunicare S12 Informarea si comunicare Informare
publica selctati din lista informarea vizata campul Detalii afiseaza
elementele introduse deja(3) tab-ul Documente conexe, Adauga, daca
este necesara completarea cu alte documente a informarii publice
introduse SalveazaInchide  tab-ul Adresantibuton Adauga, pentru
introducerea datelor privitoare la personalul vizat pentru solutionarea
informarii (daca este cazul) SalveazaInchidetab-ul Detaliere
solicitari,Adauga, unde completati informatiile privind solutionarea interna a
solicitariiSalveaza Inhcide tab-ul Reclamatii si Plangeri, Adauga, unde
completati campurile disponibile (daca este cazul) SalveazaInchide
OBSERVATII: Activitatea de informare publica, in cazul solicitarilor de
informatii publice, se desfasoara in 2 etape, prima, cea de inregistrare initiala
si o adoua, a solutionarii respectivei solicitari. Astfel, este necesara revenirea
58
asupra fiecarei informari publice, dupa solutionarea acesteia si completarea
campurilor ramase needitate.
CUVINTE CHEIE: petitii, solutionare, informare, public, termen
UTILIZATOR: conducatorii de compartimente, responsabilul pentru
comunicare publica
S13 – Gestionare documente

28. DOCUMENT MANAGEMENT
Doc explorer:
Interfata Doc Explorer este destinata navigarii prin dosarele disponibile, distribuite pe
structura arborescenta din partea stanga a ecranului. Modul de lucru este asemanator cu cel
din Windows Explorer. Se foloseste click-ul stanga de la mouse pentru editare, adaugare
folder sau stergere:
59
In ecranul din partea dreapta, apar toate dosarele aferente selectiei din partea stanga, din
structura arborescenta. Principiul este de folder si subfolder, dosarele putand astfel sa
contina alte dosare sau documente propriu zise.
Dupa selectia unui folder din ecranul stang, da click stanga in fereastra dreapta, pentru
optiunile de adaugare folder nou, adaugare fisier nou, adaugare mesaj nou, adaugare
contactg nou. Ultima optiune, daca s-a dat o cumanda de copiere, este comanda de lipire
(copy-paste). Aceasta devine activa doar daca un document a fost copiat si uremaza sa fie
lipit.
Daca dam click stanga pe un dosar, vom avea optiunile de Folder nou (folder in folder),
mesaj nou, fisier nou, contact nou, copiere dosar, taiere dosar, setare permisiuni pe dosar si
continuntul acestuia, publicare sau abonare la notificari, pentru cazul in care vrem sa stim ce
se intampla in dosarul respectiv.
60
Gasirea rapida a documentelor se face cu ajutorul unui instrument de cautare foarte eficient,
Cautarea Documentelor. Completand partial sau total campurile din forumular si apoi
apasand butonul de Aplica filtrele, se va realiza o cautare completa in baza de date.
S14 – Raportare financiar-contabila

29. INCARCAREA SI ACCESAREA DOCUMENTELOR SPECIFICE ACTIVITATII FINANCIAR-
CONTABILE
Este sectiunea in care pot fi incarcate si puse la dispozitia utilizatorilor documentele
specifice: formulare, formate de raportare, diagrame de flux/procedura, reglementari si
dispozitii, bugete ale organizatiei, etc.
 (1) Informarea si comunicarea  Raportarea financiar-contabila buton
Adauga in campul din dreapta, „Lista documentelor (2) completati
campurile disponibile, incluzand incarcarea (upload) documentului
respectiv pentru modificarea versiunilor incarcate se vor completa taburile
61
indicate la punctul (3)  pentru vizualizarea documentelor incarcate etse
disponibil link-ul de descarcare indicat la punctul (4)
 OBSERVATII: sectiunea pune la dispozitie formularele specifice utilizate in
cadrul organizatiei
 CUVINTE CHEIE: borderou, formulare, contabil, salarizare
 UTILIZATOR: conducatorii de compartimente,
III.5 Evaluarea si auditul

S15 – Sistem control intern / managerial
30. AUTOEVALUAREA COMPARTIMENTELOR
30.1 Planificarea perioadelor de autoevaluare
 Evaluare si Audit  Perioade de controlbuton Adauga completati

campurile disponibile  Salveaza Inchide
62
30.2 Stabilirea Stadardelor neaplicabile
 Evaluare si Audit Standarde neaplicabile selectati compartimentul
vizat buton Adauga selectati standardul (14 si/sau 16)Salveaza
Inchide
OBSERVATII: In aceasta etapa se stabilesc corelatiile intre standarde si
aplicabilitatea lor la diferitele compartimente ale organizatiei (conform OSGG
600/2018 Standardul 14 se aplica doar structurilor cu atributii economico-
financiare, iar Standardul 16 numai structurii de audit)
30.3 Compartimente exceptate

 Evaluare si Audit  Departamente exceptate butonAdauga  selectati
din fereastra nou deschisa, compartimentul vizat din lista afisata  Salveaza
 Inchide
OBSERVATII: In acesta sectiune se elimina compartimentele precizate in

organigrama ca fiind structuri distincte ale organizatiei dar carora nu li se
63
poate aplica SCIM ( de exemplu compartimente cu toate posturile vacante,
Director General, Director Executiv - dar care nu au o structura de posturi
inclusa)
30.4 Autoevaluarea compartimentelor
 (1)Evaluare si AuditAutoevaluare (2)selectati compartimentul vizat (3)
selectati perioada vizata din lista (4)butonul „Introduceti autoevaluare”
(5) selectati tab „Lista standarde” selecati standardul vizat (6) selectati
intrebarea vizata din lista de criterii de autoevaluare(7) bifati caseta in cazul
unui raspuns „DA” completati daca este cazul campul „Explicatii”
butonul „Modifica”
OBSERVATII: Se refera numai la formularul Anexa 4.1 din OSGG 600/2018
CUVINTE CHEIE: standarde, cerinte, implementat, partial implementat
UTILIZATOR: conducatorii de compartimente,
NOTA :
 Pentru a raspunde tuturor intrebarilor din CHESTIONARUL DE AUTOEVALUARE

repetati operatiunile enumerate mai sus incepand cu pasul 6.
 In cazul in care este necesar, se pot incarca documente justificative selectand tabul
cu acelasi nume (pasul 8 din figura de mai jos).
30.5 Situatia centralizatoare

 (1)Evaluare si AuditSituatie centralizatoare (2)selectati compartimentul
si perioada vizata din lista (3) selectati „Introducere date” (acesta actiune va
64
incarca in formular datele existente in aplicatie)  selectati tab „Elemente
situatie centralizatoare” (4) selectati intrebarea vizata din lista
completati cu valorile considerate corecte completati daca este cazul
campul „Observatii” (5) butonul „Modifica”
OBSERVATII:
 Aceasta sectiune se refera la raportul „Capitolul I SITUAŢIE
CENTRALIZATOARE
 semestrială/anuală privind stadiul implementării şi dezvoltării
sistemului de control intern”. Sunt luate in calucul numai procedurile
active (fiind excluse cele retrase sau in curs de elaborare), riscurile
evaluate si obiectivele generale sau specifice precum si indicatorii
activi (aflati in uz).
 Butonul „Introducere date” va actualiza formularul cu datele
existente in aplicatie indiferent daca au fost facute sau nu modificari
in aceasta interfata.
CUVINTE CHEIE: obiective, proceduri, riscuri, indicatori, entitati
UTILIZATOR: presedinte/ secretar SCIM; director general,
S16 – Audit intern

31 PLANIFICAREA MISIUNILOR DE AUDIT
31.1 Datele generale pentru audit
65
Este sectiunea in care pot fi incarcate si puse la dispozitia utilizatorilor documentele specifice
misiunilor de audit intern ce privesc organizatia.
 Evaluare si Audit  Audit intern buton Adauga „tip audit”selectati din
lista  buton Adauga Misiuni de audit  completati campurile  Salveaza
 Inchide
OBSERVATII: Sectiunea cuprinde datele principale ale misiunilor de audit. In
lipsa unui compartiment de audit aceasta sectiune va fi accesat si utilizata de
catre managementul organizatiei.
CUVINTE CHEIE: audit, masuri, misiune
UTILIZATOR: reprezentanti audit
31.2 Date FIAP si FUR

In acesta sectiune pot fi incarcate si puse la dispozitia utilizatorilor documentele specifice
misiunilor de audit intern, mai exact informatii legate de Fise de identificare si analiza a
problemei (FIAP) si a Fisei de urmarire a recomandarilor (FUR).
 Evaluare si Audit  Audit intern selectati misiunea vizata  selectati tab
FIAP buton Adauga  completati campurile disponibile Salveaza
Inchide  Selectati FIAP din lista afisata tab FUR buton Adauga
completati campurile disponibile Salveaza Inchide
66
OBSERVATII: Sunt incluse numai datele principale ale misiunilor desfasurate
CUVINTE CHEIE: fisa, urmarire, recomandari, identificare, problema, analiza
UTILIZATOR: reprezentanti audit
Observatii generale:
• Pentru efectuarea operatiunilor de introducere sau modificari ale datelor, pentru

orice palier al operatiunilor selectati intotdeauna elementul primar al fluxului, iar apoi
succesiv selectati elementele dorite, in modul specificat la fiecare flux de introducere de
date.
• Prin selectarea elementului primar din flux se vor actualiza informatiile disponibile
pentru fiecare zona de introducere de date.
• Dupa introducerea datelor, pentru a putea fi vizualizate in interfete sau rapoarte,

este uneori necesara reincarcarea paginii web.
67
IV Administrare Aplicatie
IV.1 Generalitati
Adminstratroul aplicatiei urmeaza sa opereze, la solicitarea Presedintelui SCIM sau prin
autoritatea Managerului organizatiei urmatoarele sectiuni:
 Administrarea utilizatorilor si a Grupurilor de utilizatori

 Planificarea perioadelor prestabilite pentru operatiuni SCIM
 Administrarea Nomenclatoarelor
Aplicația permite lucru colaborativ pe secvențe specializate diferitor grupe de utilizatori,

fiecare având acces la anumite interfețe.
NOTA: Grupurile configurate si drepturile acordate variaza de la o instanta la alta si vor

fi stabilite impreuna cu administratorul de aplicatie desemnat, la finalizarea implementarii.
În cadrul aplicației au fost stabilite următoarele grupuri:
 Comisie implementare SCIM – componentii Comisei de Monitorizare a Implementarii

SCIM
 Echipa gestionare riscuri – membri comisiei pentru gestionarea riscurilor
 Management – conducatorii organizatiei
 Audit intern – reprezentanti ai compartimentului de Audit Inten
 Conducatori compartimente – conducatorii desemnati ai compartimentelor
organizatiei
 Resurse umane – reprezentantii compartimentului Resurse umane
 Grup Etica si conduita – Responsabilii
 Membri – alti utilizatori ai aplicatiei (de exemplu, Responabilul pentru Informare
Publica, Responsabil audit).
IV.2 Utilizatori si Grupuri de utilizatori
La instalare, aplicatia poate contine utilizatorii principali (Director.General ;

Presedinte.SCIM; Secretar.SCIM; Presedinte.EGR, Secretar.EGR; Consilier.Etica) inclusi in
Grupurile prestabilite (Management; Comisie SCIM; Comisie EGR). Acestea pot fi modificate
in functie de preferintele fiecarei institutii.
Adaugarea/editarea se face prin utilizarea butonului Adauga  completare campuri

din ferestra nou deschisa Salveaza/Modifica  Inchide.
68
69
Fiecare grup are drepturi și roluri diferite, acces diferențiat la interfețe și niveluri
diferite de securitate.
IV.3 Nomenclatoare
Adaugarea/editarea se fac prin click-dreapta sau buton Adauga selectare
optiunecompletare campuri Salveaza/ModificaInchide
IV.4 Planificare perioadelor prestabilite pentru operatiuni SCIM

Sunt utilizate pentru Evaluarea de personal (acolo unde este cazul), Instruire
(perioadele pentru care sunt programate cursuri ), Planificare resurselor, Autoevaluare
implementare SCIM.
Adaugarea se opereaza in mod similar celor interfete, prin butonul

Adaugacomplatare campuri disponibile Salveaza Inchide.
70
71

Manual Smart Scim Iulie v2

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual Smart Scim Iulie v2

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual de utilizare

I. Recomandari pentru utilizarea aplicatiei SMART SCIM

A. Utilizatorii primesc drepturile de utilizare in functie de rolul pe care il joaca in gestionarea

Nota: In functie de politica de securizare a accesului in aplicatie a fiecarei entitati anumiti

B. Aplicatia este structurata intr-un mod similar monitorizarii implemetarii standardelor de

1. Structura organizatorica si de personal

2. Managementul obiectivelor si al riscurilor

In cele ce urmeaza vor fi formulate recomandarile in ce priveste ordinea de introducere a

I.1 Structura organizatorica si de personal

`1.1 Configurarea Organigramei, inclusiv Reprezentant RU Standard 4

1.2 Crearea listei de utilizatori. Aplicatia va fi Administrator Nu este cazul

1.3 Alocarea/asocierea utilizatorilor pentru fiecare Reprezentant RU Standard 4

1.4 Introducerea prevederilor ROF si precizarea Reprezentant RU, Standard 4

1.5 Completarea datelor de personal prin Reprezentant RU Standard 2

1.6 Completarea datelor privind comisiile existente Reprezentant RU Standard 4

2.1 Stabilirea obiectivelor generale si specifice in Secretar SCIM Standard 5

2.2 Stabilirea activitatilor intreprinse pentru Conducatori Standard 5

2.3 Stabilirea indicatorilor, responsabililor si a Conducatori Standard 5, 7

2.4 Identificarea si introducerea riscurilor ce Secretar EGR Standard 8

2.5 Alocarea resurselor pentru realizarea Conducatori Standard 6

2.6 Eventuala revizuire a obiectivelor sau Secretar SCIM Standard 5

3.1 Introducerea datelor privind procedurile Secretar SCIM Standard 9

3.2 Stabilirea si planificarea controlului intern si Conducatori Standard 10

3.3 Stabilirea planurilor de masuri si a celor de Secretar EGR Standard 11

3.4 Consemnarea datelor principale ale misiunilor Auditor Standard 16

3.5 Efectuarea Autoevaluarilor la nivel de Conducatori Standard 15

3.6 Generarea si consultarea rapoartelor specifice Secretar SCIM, Standard 15

I.4 Gestionarea comunicarii

4.1 Introducerea informatiilor privind comunicarile Secretar SCIM Standard 12

4.2 Introducerea datelor privind informarea publica Responsabil Standard 12

4.3 Introducerea datelor privitoare la activitatea Responsabil RU sau Standard 1

4.4 Incarcarea de documente in aplicatie, in mod Secretar SCIM Standard 13, 14

4.6 Introducerea datelor cu privire la dosarele de Responsabil RU Standard 2

4.7 Efectuarea evaluarilor de personal Conducatori Standard 3

I.5 Administrarea aplicatiei

5.1 Stabilirea compartimentelor exceptate de la Adminsitrator Nu este cazul

5.2 Identificarea compartimentelor carora nu li se Adminsitrator Nu este cazul

5.3 Alocarea utilizatorilor in Grupurile de utilizatori, Adminsitrator Nu este cazul

5.4 Actualizarea nomenclatoarelor acolo unde si Adminsitrator Nu este cazul

5.5 Introducerea perioadelor pentru planificari Adminsitrator Nu este cazul

II. Instructiuni de utilizare

Pentru schimbarea parolei:

NOTA: in cazul in care in fereastra de adaugare de date in aplicatie nu exista butonul

5. Click dreapta – este optiunea de adaugare in cazul in care

Prin actionarea butonului marcat in partea dreapta a figurii de mai sus se va

Este o caseta simpla, fara buton la extremitatea dreapta care permite

iii. Incarcare fisiere

Prin actionarea butonului marcat in partea dreapta a figurii de mai sus se va

iv. Fereastra secundara

v. Adaugare date din nomenclatoare

Prin actionarea butonului marcat in partea dreapta a figurii de mai sus se va

De asemenea, in ferestrele de adaugare de informatii exista butoanele

 “Salveaza” – situat in partea din dreapta jos a ferestrelor de

II.3. Alte comenzi disponibile

 “1” – permite navigarea in paginile listei “spre inceput” (sau invers)

Se poate face pe oricare dintre coloanele tabelului.

 “1” – permite ordonarea crescatoare (in ordine alfabetica) sau

d) Afisarea integral a tab-urilor

e) Afisarea optiunilor listate in cadrul unui tab selectat

f) Extensia/ Restrangerea unui camp din pagin web.

II.4 Simboluri vizibile in aplicatie

Organizatie / Institutie - apare in arborele Organigrama

Compartiment - apare in arborele Organigrama

Obiectiv – apare in arborele de Obiective