Ghid Juridic Ed II

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE
UNITATEA CENTRALA DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN
GHID PRACTIC MISIUNEA DE AUDIT INTERN PRIVIND ACTIVITATEA JURIDIC

Ediia a-II-a
COLECTIVUL DE REDACIE GHITA MARCEL Sef serviciu pentru Strategie si Metodologie Generala CROITORU ION Auditor superior AVIZAT SPRNCEAN MIHAI
Director General
Ghidul practic privind realizarea unei misiuni de audit intern privind activitatea Juridic, constituie un model pentru desfurarea misiunilor n baza Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern i a Normelor generale pentru exercitarea auditului public intern aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificrile i completrile ulterioare. Ateptm sugestiile dumneavoastr pe adresa UCAAPI sau pe e-mail: marcel.ghita@mfinante.ro ion.croitoru@mfinante.ro
BUCURETI 2009
CUVNT NAINTE
Ghidul de audit intern privind auditarea activitii juridice reprezint un model practic de desfurare a unei misiuni de audit intern, prin parcurgerea in detaliu, a fiecrui pas, ntr-o manier didactic. Ghidul poate fi utilizat de entitile din sectorul public i n acelai timp va reprezenta suportul pentru realizarea, de ctre fiecare structur de audit intern a propriului ghid practic specific activitii juridice desfurate n cadrul entitii. Actualizarea ghidului are la baz prevederile art. 8 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern i punctul 4, Partea I din Normele generale de exercitare a auditului public intern, aprobate prin OMFP nr.38/2003 referitoare la dezvoltarea i implementarea unor proceduri i metodologii uniforme, bazate pe standardele internaionale. n conformitate cu prevederile punctului 4, Partea I din Normele generale de exercitare a auditului public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 (Manualul de audit intern), misiunea de audit intern are drept scop evaluarea sistemelor de management i control intern ale entitii, urmrind transparena i conformitatea cu cadrul normativ. Actualizarea ghidului practic a presupus respectarea procedurilor i documentelor specifice structurate pe cele patru etape ale derulrii unei misiunii de audit public intern, prezentate prin normele generale, respectiv: - n etapa de pregtire a misiunii de audit intern au fost actualizate i elaborate documentele prevzute de normele generale, fiind aduse clarificri, n special, cu privire la modul concret de dezvoltare a procedurii de Analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora i modul de completare, nivelul de apreciere i mprire al riscurilor n mari, medii i mici, clasarea i ierarhizarea acestora n vederea finalizrii procedurii pe baza creia se va elabora Programul interveniei a fata locului i concentra munca pe teren. - n etapa de intervenie la faa locului s-a realizat testarea pe teren a operaiilor audiabile, pe baza Programului interveniei a faa locului, prin utilizarea diferitelor tehnici i instrumente de audit, tehnici de eantionare, liste de verificare, teste, foi de lucru, interviuri sau note de relaii, elemente care s-au constituit n probe de audit, i care au stat la baza ntocmirii FIAP-urilor i FCRI- urilor, documente avute n vedere la elaborarea raportului de audit intern. - n etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmrit structurarea acestuia pe Tematica n detaliu a misiunii de audit obinut n procedura de Analiza riscurilor i ca acesta s comunice clar cititorului obiectivele, perioada de timp acoperit de audit, aria de cuprindere, constatrile, concluziile auditului, recomandrile formulate, ct i nivelul de asigurare. Totodat s-a avut n vedere ca faptele prezentate s fie susinute de dovezi de audit suficiente, iar recomandrile s abordeze chestiunea performanei, a eficacitii gestionrii i optimizrii utilizrii resurselor. - n etapa de urmrire a recomandrilor s-a urmrit caracterul adecvat, eficacitatea i oportunitatea aciunilor ntreprinse pentru implementarea recomandrilor formulate i n afara documentelor stabilite de normele generale au fost propuse unele modele de documente pentru evaluarea interna i externa a activitii de audit intern.
Obiectivele misiunii de audit intern privind activitatea juridic, stabilite prin planul de audit au fost urmtoarele: 1. Procesul de organizare i funcionare a structurii auditate; 2. Sistemul informaional i raportarea activitilor; 3. Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice; 4. Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat; 5. Analiza dosarelor pierdute n instan; 6. Obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare; 7. Avizarea documentelor organizaiei. n continuare, prezentm desfurarea misiunii de audit intern pentru Activitatea juridic, structurat pe etapele, procedurile i documentele care se elaboreaz pe baza acestora n conformitate cu Schema de derulare a misiunilor de audit intern.
Procedura - P01: ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern Nr. 11/12.01.2009
INIIEREA AUDITULUI
ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile i completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2008, se va efectua o misiune de audit intern privind Activitatea juridic, n perioada 02.02.2009 27.02.2009. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii juridice i reprezentarea n instan n vederea susinerii intereselor entitii, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n vedere: 1. Procesul de organizare i funcionare a structurii auditate ; 2. Sistemul informaional i raportarea activitilor; 3. Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice;. 4. Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat; 5. Analiza dosarelor pierdute n instan; 6. Obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare; 7. Avizarea documentelor organizaiei. Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activitii juridice i reprezentrii intereselor societii n faa instanelor. Echipa de auditori interni este format din urmtorii auditori: Tomescu Viorel, auditor superior, coordonator Stnescu Ioana, auditor superior ef Serviciu Audit Intern, Cristescu Gabriel
Procedura - P02: ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern
INIIEREA AUDITULUI
DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Tomescu Viorel Misiunea de audit : Activitatea juridica Data: 14.01.2009 DA X X X X NU X X X X X X X X X -
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Putei selecta responsabilitile i problemele, stabilii riscurile specifice activitilor supuse auditri i s construii proceduri specifice de identificare a disfunciilor i abaterilor? Stpnii tehnicile i metodele de colectare, analiz i interpretare a datelor i informaiilor specifice unui audit al conformitii? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen? Auditor, Tomescu Viorel
ef serviciu Cristescu Gabriel
1. Incompatibiliti personale: Cu aproximativ 2 ani n urma am a lucrat la compartimentul personal innd evidenta crilor de munc. 2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Da 3. Dac da, explicai cum anume: Misiunea planificata nu are nici o tangen cu activitatea de personal, obiectivul su este modul cum este organizata activitate juridica i cum sunt susinute interesele organizaiei n fata instanelor. Data: 14.01.2009 Semntura: Cristescu Gabriel 7
Procedura - P02: ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern
INIIEREA AUDITULUI
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Stnescu Ioana Misiunea de audit: Activitatea juridica
Data: 14.01.2009
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiva? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Putei selecta responsabilitile i problemele, stabilii riscurile specifice activitilor supuse auditri i s construii proceduri specifice de identificare a disfunciilor i abaterilor? Stpnii tehnicile i metodele de colectare, analiz i interpretare a datelor i informaiilor specifice unui audit al conformitii? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?
DA X X X X
NU X X X X X X X X X
Auditor, Stnescu Ioana
Sef serviciu Cristescu Gabriel
1. Incompatibiliti personale: a) am fost salariat, n urm cu 2 ani n cadrul Serviciului Financiar, avnd ca sarcini de serviciu urmrirea derulrii contractelor de achiziii i plata acestora, ct i responsabilitii pe linia evidenei mijloacelor fixe i calculului i contabilizrii salariilor. b) nu am cunotine solide privind managementul conducerii, astefel nct s pot face o analiz obiectiv a modului de identificare i stabilire a obiectivelor i activitilor asociate acestora. 2. Pot fi eliminate incompatibilitile: a) Da; b) Nu 3. Dac da, explicai cum anume: a) incompatibilitatea declarat este reprezentat de faptul c pn n anul 2006 a lucrat n cadrul compartimentului financiar, avnd ca atribuiuni de serviciu urmrirea derulrii contractelor de achiziii, evidena mijloacelor fixe i calculul i contabilizarea salariilor. Avnd n vedere natura misiuni de audit, respectiv managementul activitilor de conducere, se constat ca auditorul a fost implicat ntr-o activitate de execuie ce a privit parte contabila din societate, n timp ce misiunea de audit are ca obiectiv managementul n cadrul entitii, misiune in care compartimentul financiar-contabil nu are nici o implicaie, ceea ce presupune ca principiul independenei este respectat. b) pentru evaluarea definirii obiectivelor i activitilor asociate acestora echipa de audit se va suplimenta cu un auditor cu experien n acest domeniu, respectiv Georgescu Mihai Data: 14.01.2009 Semntura: Cristescu Gabriel
10
Procedura - P03: ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern Nr. 25 / 15.01.2009
INIIEREA AUDITULUI
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: De la: Serviciul Juridic eful Serviciului Audit Intern
Referitor la misiunea de audit intern Activitatea juridic Stimat doamn Rotaru Lenua n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2008, urmeaz ca n perioada 02.02.2009 27.02.2009 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tem Activitatea juridic. Echipa de auditori va examina responsabilitile asumate de ctre Serviciul Juridic cu privire la organizarea i realizarea activitilor i va determina dac acesta i ndeplinete obligaiile n mod efectiv i eficient. Perioada supusa evalurii este 01.01.-31.12.2008 Obiectivele misiuni de audit intern vor fi reprezentate de: Procesul de organizare i funcionare a structurii auditate; Sistemul informaional i raportarea activitilor;; Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice; Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat; Analiza dosarelor pierdute n instan; Obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare; Avizarea documentelor organizaiei. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: - prezentarea auditorilor; - prezentarea si discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; - scopul misiunii de audit intern; - programul interveniei la faa locului; - alte aspecte privind organizarea si desfurarea misiunii. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: cadrul legal si de reglementare aplicabil entitii; organigrama serviciului; Regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar n cadrul compartimentului; rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosarele anterioare care se refer la aceasta tem. Dac avei unele ntrebri privind aceasta aciune, v rog s contactai pe domnul Tomescu Viorel auditor intern, coordonatorul misiunii sau pe eful structurii de audit intern. ef Serviciu Audit Intern, Cristescu Gabriel Data: 15.01.2009 11
12
Procedura P04:
COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern
COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 04.02.2009 Data: 04.02.2009
Colectarea informaiilor
Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. Serviciul Juridic Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate; Obinerea organigramei serviciului juridic; Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare; Obinerea fielor posturilor pentru personalul serviciului; Obinerea procedurilor de lucru elaborate la nivelul serviciului; Obinerea fielor postului pentru personalul serviciului; Obinerea Raportului de audit intern anterior; Obinerea politicilor de dezvoltare ale serviciului; Obinerea statului de funcii pentru personalul serviciului; Obinerea rapoartelor de evaluare pentru personalul serviciului; Obinerea listei dosarelor aflate pe rolul instanei; Obinerea circuitului documentelor la nivelul serviciului; Identificarea obiectivelor generale i specifice definite la nivelul serviciului; Identificarea documentelor elaborate n cadrul organizaiei i supuse avizrii compartimentului; DA NU Observaii
X X X
X X
Procedurile de lucru sunt elaborate doar pentru o parte din activitile desfurate la nivelul serviciului. ROF-ul nu prezint atribuiile i responsabilitile la nivelul structurilor funcionale.
6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
X X
X
Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern privind activitatea juridic. Nu sunt politici elaborate.
X X X X X X
Nu exist stabilit un circuit al documentelor.
13
Nota:
Colectarea i prelucrarea reprezint etapa de procurare a informaiilor n vederea efecturii analizei de risc i pentru identificarea informaiilor necesare, fiabile, pertinente i utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit intern. Activitile realizate n aceast faz contribuie substanial la cunoaterea domeniului auditabil care l ajut pe auditor s se familiarizeze cu entitatea auditat. Colectarea informaiilor presupune colectarea informaiilor cu caracter general despre structura auditat, informaii care trebuie s se refere la activitile ce vor fi examinate, i const n: - identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio-economic n care entitatea auditat i desfoar activitatea; - cunoaterea organizrii entitii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a diferitelor nivele de administrare conform organigramei ; - identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii auditate i ale activitilor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe; - identificarea constatrilor semnificative i recomandrilor din rapoartele de audit precedente care ar putea s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern; - identificarea surselor poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului i s considere validitatea i credibilitatea acestor informaii; - identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului intern i selecionrii tehnicilor de investigare adecvate. Sursele pentru colectarea informaiilor: organigrama, descrierea operaiilor, informaii despre personalul de conducere i execuie, legi, norme de aplicare a legilor, rapoarte; dosarele ale misiunilor de audit anterioare; registre de coresponden; interviuri cu managementul. Prelucrarea informaiilor presupune studiul preliminar pentru prelucrarea informaiilor, i const n: - analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii/structurii auditate; - analiza entitii auditate i activitile sale (organigrama, regulament de organizare i funcionare, fie ale posturilor, proceduri scrise); - analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit intern; - identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ; - analiza rezultatelor controalelor precedente; - analiza informaiilor externe referitoare la entitatea auditat. Evaluarea preliminar a sistemului de control intern se realizeaz pe baza informaiilor rezultate din: norme; proceduri; chestionare de control intern; diagrame de circulaie; descrieri narative; discuii cu managementul i personalul de execuie, etc.
14
Procedura PO4 : Entitatea Public Serviciul de Audit Intern
COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR
CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN

Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Nr Crt.
A. 1 2 3 4
Data: 06.02.2009 Data: 06.02.2009 D A N U OBSERVAII

8 salariai. Exist buget la nivel de organizaie.
NTREBAREA
Care este numrul salariailor compartimentului? Exist un buget al compartimentului? Necesitile financiare ale compartimentului sunt corelate cu bugetul elaborat? Care sunt atribuiile generale ale compartimentului?
Cunoaterea contextului socio-economic de funcionare a serviciului juridic

Nu Da
Reprezentarea intereselor entitii n fata instanei i a altor autoriti i avizarea actelor cu implicaii juridice emante de organizaie.
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Atribuiile generale sunt acoperite n totalitate de sarcinile stabilite posturilor? Care este nivelul de competene al salariailor? Care este nivelul de calificare al personalului? Tot personalul are calificare juridic? Personalul este evaluat cel puin anual? Complexitatea obiectivele individuale este mbuntit anual, n corelaie de cunotinele acumulate? Aprecierea realizrii obiectivelor este realizat n funcie de nivelul de criteriile de performan? Posturile existente asigur realizarea activitilor? Exist un sistem de motivare al salariailor? Motivarea moral a salariailor exist n cadrul compartimentului? Exist un plan de carier definit pentru funcia de consilier juridic? Exist un sistem informatic fiabil la nivelul compartimentului? Exist o politic elaborat la nivelul domeniului de activitate? Eficientizarea activitilor se realizeaz prin asigurarea accesului la elementele inovatorii n materia dreptului? Exist o evaluare a funcionabilitii compartimentului juridic? Abilitile de comunicare ale personalului se urmresc a fi dezvoltate? Relaiile de autoritate sunt definite i aplicate la nivelul compartimentului juridic? Relaiile ierarhice asigur o bun colaborare ntre posturile de conducere i cele de execuie? Delegarea activitilor este folosit pentru asigurarea continuitii activitilor? Sarcinile sunt astfel definite nct s asigure o bun cooperare ntre posturile de acelai nivel? Relaiile de control stabilite personalului de conducere conduc la o
Da
De a susine n instan interesele entitii, de a analiza i aviza documentele primite . 2 salariai sunt asisteni, 2 sunt principali i 4 sunt superiori.
Da Da
Sunt meninute anual la acelai nivel.
Da Da Nu Nu Da Nu Da Nu Nu Da Da Da Da Da
ns acestea au un grad de ocupare de 80%. Motivarea se face financiar
15
26 27 28 29 1 2 3 4
evaluare adecvat a modului de realizare a atribuiilor de ctre personalul din subordine? Relaiile de reprezentare asigur o bun reprezentare a compartimentului att n cadrul organizaiei ct i n afara acesteia? Capacitatea managerial a personalului asigur realizarea funciilor managementului la nivelul compartimentului? Structura organizatoric este capabil s rspund cerinelor organizaiei sau a mediului n care acioneaz? Exist o analiz SWOT la nivelul compartimentului? Care este subordonarea compartimentului? Cu cine are relaii de colaborare? Care sunt relaiile ierarhice? n cadrul compartimentului care sunt relaiile ierarhice?
Da Da Da Nu
n subordinea conductorului organizaiei. Cu toate celelalte compartimente. Subordonat conductorului instituiei, nu are compartimente n subordine. Seful serviciului este subordonat conductorului entitii, iar salariaii sunt subordonai sefului de serviciu.
Cunoaterea contextului organizaional al compartimentului juridic
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
Mai exist i alte funcii de conducere? Exist organigram la nivelul serviciului? Organigrama exprim corect relaiile ierarhice? Organigrama exprim relaiile cu celelalte compartimente? Exist obiective definite la nivelul serviciului? Exist obiective individuale la nivelul posturilor de lucru? Care este organizarea funcional a serviciului? Exist fie ale posturilor pentru toate posturile existente n cadrul compartimentului? Fiele posturilor sunt ntocmite n funcie de complexitatea activitilor stabilite postului sau pregtirea persoanei care l ocup? n cadrul fiecrui post sunt definite i stabilite obiective? Sarcinile sunt definite clar n cadrul postului? n cadrul fielor posturilor sunt definite responsabiliti? Atribuiile posturilor de conducere difer fa de cele ale posturilor de execuie? Posturile rspund necesitilor obiectivelor? n cadrul compartimentului exist norme de conduit? Exist asigurat continuitatea activitilor n cadrul compartimentului? Exist o diagram funcional la nivelul compartimentului? Nivelul de conducere are putere decizional?
Nu Da Da Da Da Da
Conducerea pe baz de obiective.
Da
n funcie activitilor de complexitatea
Da Da Da Da Da Nu Da Nu
Doar n ce privete elaborarea documentelor de reprezentare n instan, a raportrii rezultatelor activitilor, ct i cele legate de organizarea activitilor
23 24 25 26 27 28 29 30
Exist un circuit al documentelor n cadrul compartimentului? Toate documentele elaborate la nivelul compartimentului sunt cuprinse n circuitul documentelor? Exist stabilit un circuit informaional la nivel de compartiment? Circuitul informaional permite urmrirea documentelor pe fluxul realizrii? Accesul la informaii este stabilit pe nivele ierarhice? Exist un sistem de transmitere a debitelor pentru nscriere la masa credal? Exist o eviden a debitelor insolvabile? Exist o procedur de urmrire a debitelor insolvabile?
Da Da Da Da Da
Se face la solicitarea compartimentului juridic pe baz de adres
Da
Semestrial se face verificare pentru a se urmri dac debitori dobndesc bunuri urmribile
16
31 32 33
Sarcinile sunt comunicate zilnic salariailor? Urmrirea realizrii sarcinilor de ctre salariai este realizat zilnic? Structura organizatoric rspunde necesitilor activitilor derulate?
Da Da
Toi salariai sunt implicai n realizarea tuturor activitilor. Este necesar o compartimentare a activitilor i o specializare pe acestea a salariailor
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50
tatul de funcii corespunde posturilor existente? Exist un sistem de promovare al salariailor? Posturile de lucru asigur flexibilitate n realizarea activitilor alocate? Exist o situaie a raportrilor de efectuat? Pentru fiecare raportare exist o metodologie de colectare, prelucrare i transmitere a datelor? Structura organizatoric corespunde scopurilor i obiectivelor generale ale organizaiei? Nivelurile de conducere sunt reduse? Funciile compartimentului sunt definite clar i concis? Funciile managementului se regsesc n atribuiile personalului de conducere? Atribuiile stabilite compartimentului juridic asigur realizarea atribuiilor generale ale organizaiei? Activitile sunt identificate n totalitate la nivelul compartimentului? Realizarea activitilor are la baz un set de indicatori stabilii? Activitile asigur conformitatea cu reglementrile i metodologiile? Activitile asigur conformitatea cu procedurile elaborate? Necesitatea postului este susinut prin definirea de atribuii specifice complexitii i nivelului acestuia? Este respectat principiul echilibrului dintre sarcini i competene? Concordana cerinelor postului cu caracteristicile titularului asigur corespondena dintre volumul, natura i complexitatea sarcinilor, competenelor i responsabilitilor postului cu aptitudinile, deprinderile i experiena acestuia? Elaborarea rapoartelor de activitate respect coninutul tematic? Lucrrile de sintez i raportare sunt aprobate de conducerea entitii?
Cunoaterea funcionrii compartimentului juridic?
Da
Promovare se face n condiiile stabilite de lege
Da Da
Datele sunt preluate din registrele de eviden i dosarele de instan
Exist un nivel de conducere subordonat direct conductorului organizaiei Se regsesc n cadrul funciilor i atribuiilor generale ale organizaiei Nu n totalitate
Da Da Nu Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da
Registrul termenelor Registrul aciunilor aflate pe rolul instanei
51 52
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Fisa postului definete clar cerinele postului? Nivelul de cunotine al salariatului asigur realizarea sarcinilor postului e care l ocup? n cadrul compartimentului sunt elaborate procedurile de lucru? Procedurile de lucru acoper toate activitile? Procedurile de lucru descriu corect activitile procedurate? Procedurile de lucru definesc corect responsabilitile? Procedurile de lucru sunt cunoscute i aplicate de salariai? Procedurile de lucru asigur separarea sarcinilor? Exist regulament de organizare i funcionare? Regulamentul de organizare i funcionare definete corect atribuiile compartimentului? Exist registru de coresponden la nivelul compartimentului? Care sunt registrele speciale conduse la nivelul serviciului?
17
13 14
Cum este responsabilizat personalul n vederea susinerii intereselor?
Cum este realizat supervizarea aciunilor susinute n instan?
15
Care sunt problemele la nivelul compartimentului?
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Care sunt reformele la nivelul compartimentului? Exist a procedur de lucru prin care sunt stabilite sau reglementate raporturile de lucru ntre compartimentele din cadrul organizaiei? Exist realizat n cadrul compartimentului juridic o analiz a posturilor? Exist un program de pregtire a personalului? Programul de pregtire are la baz necesitile rezultate din evaluarea performanelor individuale i nevoile individuale? Documentele primite la nivelul compartimentului se nregistreaz i repartizeaz pentru soluionare? Hotrrile definitive se transmit pentru valorificare? Exist o metodologie prin care se comunic valorificarea hotrrilor judectoreti? Dosarele finalizate prin valorificarea hotrrilor judectoreti obinute sunt nchise? Exist o metodologie privind transmiterea pentru arhivare a dosarelor nchise? Exist analize a dosarelor pierdute n instan? Pentru realizarea sarcinilor referitoare la iniierea aciunilor n instan i formularea aprrilor exist competena necesar? Pentru realizarea sarcinilor referitoare la exercitarea cilor de atac necesare n vederea susinerii intereselor entitii exist competena necesar? Exist competena necesar pentru aplicarea procedurilor legate de lichidarea judiciar? Nu Nu Da
Registrul aciunilor intentate de teri Registrul apelurilor Registrul recursurilor Registrul dosarelor n executare pentru care exist aciuni pe rolul instanelor Pe baza citaiei primite ntocmete dosarul i aciunea pentru instan. Este responsabilitatea n totalitate a consilierului care ntocmete concluziile scrise sau ntmpinrile i dup avizarea lor de ctre conductor la depune la instan. eful compartimentului ofer doar explicaiile cum s fie ntocmite acestea nu verific i modul cum sunt ntocmite Lipsa de personal. Lipsa de interes n recuperarea debitelor n termen. Neaplicarea procedurilor de executare silit n termen. Dosare de insolven ntocmite necorespunztor. Grad mare de ncrcare cu dosare pe salariat (250 dosare/salariat), ceea ce face imposibil prezentarea n totalitate la termene. Necolaborarea ntre compartimente n furnizarea informaiilor legate de dosare. Nu exist elaborat nici o reform.
Programul este realizat pe baza solicitrilor formulate de salariai
Da Da Da Da Da Da Da Da Da
n unele cazuri transmiterea se realizeaz dup 6 luni, sau chiar un an.
Data: 06.02.2009
Auditori, 18
Procedura PO5 :
Entitatea Public Serviciul de Audit Intern
ANALIA RISCULUI
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Nr crt
1.
Data: 04.02.2009 Data: 04.02.2009 Obiecte auditabile Observaii
Domeniul
Procesul de organizare i funcionare a structurii auditate
Activiti/ obiective
1.1. Definirea i stabilirea obiectivelor;
1.2. Definirea i stabilirea atribuiilor;
1.3. Identificarea i delimitarea activitilor
1.4. Analiza posturilor de lucru
1.5. Stabilirea obiectivelor individuale
Sistemul informaional i raportarea activitilor
1.6. Funcionalitatea cadrului procedural 2.1. Organizarea sistemului informaional.
1.1.1. Obiectivele specifice deriv din obiectivele generale; 1.1.2. Obiectivele specifice respect caracteristicile SMART; 1.1.3. Obiectivele specifice acoper activitile compartimentului; 1.2.1. Atribuiile compartimentului deriv din atribuiile generale ale entitii; 1.2.2. Atribuiile sunt specifice compartimentului i asigur realizarea activitilor; 1.2.3.Indic corect scopul i subiectul aciunii i exprim o aciune; 1.3.1. Activitile sunt corect identificate i conduc la realizarea obiectivelor; 1.3.2. Activitile sunt repartizate n sarcina salariailor; 1.3.3. Stabilirea relaiilor organizatorice n cadrul compartimentului; 1.4.1. Delimitarea atribuiilor n cadrul fielor postului; 1.4.2. Stabilirea responsabilitilor i competenelor n cadrul fielor postului; 1.4.3. Evidenierea cerinelor n cadrul fiei postului; 1.5.1. Sarcinile postului asigur realizarea obiectivelor individuale; 1.5.2. Activitile i aciunile postului se regsesc n totalitate ataate obiectivelor individuale; 1.5.3. Obiectivele individuale sunt monitorizate printr-un sistem corespunztor de indicatori de rezultat; 1.6.1. Cadrul procedural elaborat descrie toate activitile desfurate n cadrul organizaiei; 1.6.2. Cadrul procedural elaborat este funcional; 2.1.1. Conducerea Registrului de coresponden; 2.1.2. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de instituie i aflate pe rolul instanei; 2.1.3. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea este prt; 2.1.4. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea are un interes sau este parte;
19
Nr crt
Domeniul
Activiti/ obiective
2.2. ntocmirea lucrrilor de sintez i rapoartelor de activitate;
Obiecte auditabile
2.1.5. Gestiunea evidenei termenelor de judecat; 2.1.6. Organizarea circuitului documentelor; 2.2.1. Verificarea adecvat a solicitrilor prin interpretarea unitar a reglementrilor i formularea rspunsurilor; 2.2.2. Informarea conducerii cu privire la cauzele aflate pe rolul instanelor; 2.2.3. Realizarea rapoartelor periodice i anuale de activitate; 2.2.4. Efectuarea raportrilor obligatorii ctre forul superior; 2.3.1. nchiderea dosarelor soluionate; 2.3.2. Pstrarea documentelor n cadrul serviciului; 2.3.3. ndosarierea i transmiterea spre arhivare a documentelor; 3.1.1. Evidena obligaiilor restante sau alte obligaii ale debitorilor; 3.1.2. Primirea n termenul de prescripie a dosarelor pentru formularea aciunilor n instan; 3.1.3. Formularea i declanarea n termen a aciunii; 3.1.4. Utilizarea tuturor cilor de atac n cazul hotrrilor defavorabile; 3.2.1. Cuprinderea n cererea de chemare n judecat a datelor de identificare ale iniiatorului i persoanei chemate n judecat; 3.2.2. Descrierea corect i complet a dreptului solicitat n instan; 3.2.3. Menionarea textului de lege pe care se ntemeiaz cererea; 3.2.4. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; 3.2.5. Formalizarea cererii de chemare n judecat i menionarea persoanei care reprezint instituia;
Observaii
2.3. Pstrarea arhivarea documentelor Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice;
3.
3.1 Iniierea aciunilor;
3.2. Formularea cererii de chemare n judecat;
3.3. Prezentarea la instan;
3.4. Formularea aprrilor la aciunile iniiate de teri;
3.5. Formularea concluziilor scrise
3.3.1. Primirea citaiei n termen; 3.3.2. Pregtirea edinei de instan; 3.3.3. Prezentarea la toate termenele stabilite de instan; 3.3.4. Susinerea i struina n aprarea intereselor instituiei n faa instanei; 3.3.5. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; 3.3.6. Formularea de concluzii scrise la fiecare termen de judecat; 3.3.7. Prezentarea conducerii a deciziilor instanei i stabilirea cilor de urmat pentru termenul urmtor stabilit de instan; 3.4.1. Primirea citaiei i informarea conducerii asupra cauzei aflate pe rolul instanei; 3.4.2. Constituirea dosarului cauzei; 3.4.3. Formularea aciunilor de combatere a tuturor capetelor de acuzare i comunicarea acestora la instan; 3.4.4. Prezentarea la termenele stabilite de instan; 3.5.1. Pentru fiecare aciune iniiat sau la care este parte sunt depuse concluzii sau ntmpinri;
20
Nr crt
Domeniul
Activiti/ obiective
si ntmpinrilor;
Obiecte auditabile
3.5.2. Concluziile scrise i ntmpinrile combat toate capetele de acuzare; 3.5.3. Sunt formulate concluzii scrise sau ntmpinri la fiecare termen de judecat; 3.5.4. Concluziile sau ntmpinrile sunt depuse n termen; 3.5.5. Concluziile i ntmpinrile combat sub toate aspectele susinerile petenilor i pronunrile instanei; 3.5.6. Concluziile i ntmpinrile utilizeaz complet i n totalitate cadrul normativ i procedural; 4.1.1. Apelul este formulat n termen; 4.1.2. Apelul este formulat pentru toate erorile materiale ale hotrrii date n prima instan; 4.1.3. Cererea de apel cuprinde datele de identificare ale prilor; 4.1.4. Cererea de apel prezint i descrie hotrrea atacat; 4.1.5. Apelul este motivat complet i depus n termen; 4.1.6. Cererea de apel este introdus la instana competent; 4.1.7. Apelul este susinut de dovezile i probele justificative; 4.2.1. Recursul este formulat n termen; 4.2.2. Motivele recursului fac referire la toate greelile instanei cu privire la hotrrea dat; 4.2.3. Cererea de recurs cuprinde datele de identificare ale prilor; 4.2.4. Recursul este depus la instana competent; 4.2.5. Recursul este formulat pentru toate hotrrile nefavorabile pentru care nu exist calea de atac cu apel i cele pronunate cu apel; 4.3.1. Contestaia n anulare este formulat n termen; 4.3.2. Contestaia n anulare este introdus la instana competent; 4.3.3. Contestaia n anulare este formulat pentru toate hotrrile nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului; 4.3.4. Contestaia n anulare este motivat corespunztor i complet; 4.4.1. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat n termen; 4.4.2. Cererea de revizuire cuprinde datele de identificare ale prilor; 4.4.3. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat pentru toate cazurile de erori n legtur cu starea de fapt stabilit ntr-o hotrre definitiv; 4.4.4. Cererea de revizuire este motivat corespunztor i complet; 4.5.1. Recursul n interesul legii este solicitat n toate cazurile pentru aplicarea i interpretarea unitar a legii, referitoare la chestiuni de drept soluionate diferite de instan;
Observaii
4.
Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat;
4.1. Formularea apelului;
4.2. Formularea recursului;
4.3. Formularea contestaiei n anulare;
4.4. Solicitarea revizuirii hotrrii judectoreti;
4.5. Formularea recursului n interesul legii;
21
Nr crt
Domeniul
Activiti/ obiective
Obiecte auditabile
4.5.2. Memoriile sunt bine fundamentate i adresate procurorului general sau ministrului justiiei; 4.6.1. Este folosit corect i n toate situaiile n cadrul procedurilor de executare; 4.6.2. Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este depus la instana competent; 4.6.3. Contestaia mpotriva ordonatei prezideniale instituite de teri este formulat n termen; 4.6.4. Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este motivat complet i la obiect; 4.6.5. Contestaia mpotriva ordonanei prezideniale instituite de teri combate punctual i argumentat capetele de acuzare; 4.7.1. Formularea i depunerea cererii reconvenionale pentru aciunile intentate de teri i la care suntem ndreptii s solicitm pretenii de la persoanele n cauz; 4.7.2. Cererea reconvenional este motivat corect; 4.7.3. Preteniile nscrise n cerere sunt reale i certe; 5.1.1. Identificarea aciunilor pierdute n instan; 5.1.2. Stabilirea pentru fiecare aciune pierdut a cauzelor care au stat la baza deciziei de respingere de ctre instan; 5.1.3. Evaluarea consistenei concluziilor scrise i ntmpinrilor formulate la aciunile pierdute; 5.1.4. Combaterea sub toate aspectele a cauzelor; 5.1.5. Utilizarea corect i suficient a cadrului legislativ, metodologic i decizional intern n susinerea cauzelor; 5.2.1. Solicitarea lichidrii judiciare pentru debitorii insolvabili; 5.2.2. nscrierea la masa credal cu toate debitele; 5.2.3. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile; 5.2.4. Urmrirea distribuirii i ncasrii corecte a sumelor la masa credal;
Observaii
4.6. Solicitarea ordonanei prezideniale;
4.7. Depunerea cererii reconvenionale;
Analiza dosarelor pierdute instan;
5.1. Analiza cauzelor care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate;
5.2. Solicitarea declanrii lichidrii judiciare
6.
Obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare;
6.1. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie 6.2. Executarea hotrrilor judectoreti investite cu formul executorie
6.1.1. Obinerea hotrrilor definitive; 6.1.2. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie; 6.1.3. Punerea n practic a hotrrilor definitive; 6.2.1. Solicitarea executrii hotrrilor investite n vederea recuperrii debitelor; 6.2.2. Combaterea eventualelor contestaii la executare; 6.2.3. Urmrirea valorificrii n totalitate a hotrrilor judectoreti investite; 7.1.1. Avizarea proiectelor de contracte; 7.1.2. Avizarea proiectelor de acte normative; 7.1.3. Avizarea documentelor emise de entitate cu implicaii juridice;
7.
Avizarea documentelor organizaiei
7.1. Avizarea actelor cu caracter juridic
22
Nr crt
Domeniul
Activiti/ obiective
7.2. Avizarea documentelor cu implicaii financiare
Obiecte auditabile
7.1.4. Avizarea pentru conformitate a msurilor administrative i disciplinare; 7.2.1. Avizarea anulrii/radierii debitelor nerecuperabile; 7.2.2. Avizarea deciziilor legate de personal i de salarizare; 7.2.3. Avizarea altor documente emise de entitate i care au implicaii juridice;
Observaii
Data: 04.02.2009
Nota:
Auditori,
Lista centralizatoare a obiectelor audiabile reprezint primul document care se elaboreaz in cadrul procedurii Analiza riscurilor, si cuprinde pentru acest studiu de caz, 7 arii de activitate definite pentru domeniul audiabil, n cadrul crora au fost stabilite un numr de 27 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulrii misiunii de audit intern. Stabilirea obiectelor audiabile, n practica se realizeaz prin analiza cadrului legislativ, respectiv: organigrama, R.O.F.-ul, normele metodologice de aplicare a cadrului normativ care reglementeaz activitatea, fiele posturilor, procedurile, circuitul documentelor, pistele de audit, diagrama de circulaie, decizii, circulare, instruciuni .a., n vederea identificrii tuturor operaiilor structurale componente ale activitilor auditare.
23
24
Procedura PO5 :
ANALIZA RISCULUI
IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Nr crt
1.
Data: 05.02.2009 Data: 05.02.2009 Riscuri semnificative

Direciile de aciune ale entitii n domeniul juridic nu sunt acoperite; Obiectivele specifice nu conduc la un rezultat ateptat; Sistemul de indicatori de rezultat definit obiectivelor nu permite msurarea n totalitate a activitilor; Competene definite n cadrul atribuiilor generale n domeniul juridic nu se regsesc n cadrul compartimentului; Atribuii insuficiente pentru realizarea activitilor; Nu asigur o competen, fiind definit sub form de sarcin; Activiti insuficiente pentru realizarea obiectivelor; Activiti n competena serviciului nu sunt responsabilizate salariailor; Relaiile organizatorice stabilite salariailor nu asigur colaborarea n realizarea activitilor; Atribuiile stabilite posturilor nu acoper atribuiile stabilite compartimentului; Pentru realizarea unor activiti nu exist stabilite responsabilitile i/sau competenele necesare; Necesitile de ocupare a postului nu corespund complexitii activitilor;
Domeniul
Activiti/ obiective
Obiecte auditabile
1.1.1. Obiectivele specifice deriv din obiectivele generale; 1.1.2. Obiectivele specifice respect caracteristicile SMART; 1.1.3. Obiectivele specifice acoper activitile compartimentului;
Observ aii
1.2.1. Atribuiile compartimentului deriv din atribuiile generale ale entitii; 1.2.2. Atribuiile sunt specifice compartimentului i asigur realizarea activitilor; 1.2.3. Indic corect scopul i subiectul aciunii i exprim o aciune; 1.3.1. Activitile sunt corect identificate i conduc la realizarea obiectivelor; 1.3.2. Activitile sunt repartizate n sarcina salariailor; 1.3.3. Stabilirea relaiilor organizatorice n cadrul compartimentului; 1.4.1. Delimitarea atribuiilor n cadrul fielor postului; 1.4.2. Stabilirea responsabilitilor i competenelor n cadrul fielor postului; 1.4.3. Evidenierea cerinelor n cadrul fiei postului;
1.3. Identificarea i delimitarea activitilor;
1.4. Analiza posturilor de lucru;
25
Nr crt
Domeniul
Activiti/ obiective
1.5. Stabilirea obiectivelor individuale;
Obiecte auditabile
1.5.1. Sarcinile postului asigur realizarea obiectivelor individuale; 1.5.2. Activitile i aciunile postului se regsesc n totalitate ataate obiectivelor individuale; 1.5.3. Obiectivele individuale sunt monitorizate printr-un sistem corespunztor de indicatori de rezultat; 1.6.1. Cadrul procedural elaborat descrie toate activitile desfurate n cadrul organizaiei; 1.6.2. Cadrul procedural elaborat este funcional; 2.1.1. Conducerea Registrului de coresponden; 2.1.2. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de instituie i aflate pe rolul instanei; 2.1.3. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea este prt; 2.1.4. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea are un interes sau este parte; 2.1.5. Gestiunea evidenei termenelor de judecat; 2.1.6. Organizarea circuitului documentelor;
Riscuri semnificative
Nu exist stabilit aria de competen necesar pentru realizarea activitilor alocate obiectivelor individuale; Activiti i/sau aciuni realizate de un post nu se regsesc delimitate n cadrul obiectivelor individuale stabilite postului respectiv; Indicatorii de rezultat stabilii obiectivelor individuale nu asigur performana; Activiti realizate n cadrul serviciului nu sunt procedurate; Responsabilitile n realizarea unor activiti nu sunt corect delimitate; Documente primite la nivelul serviciului nu se regsesc nregistrate n registrul de coresponden; Necunoaterea n totalitate a aciunilor iniiate i aflate pe rolul instanei; Control slab al urmririi modului de susinere a intereselor entitii n faa instanelor; Neconstituirea ca parte n diverse aciuni iniiate de teri i la care entitatea are interes; Termenele de judecat nu se cunosc la nivelul serviciului; Destinaia documentelor iniiate sau primite spre soluionare la nivelul serviciului nu este cunoscut n totalitate de salariai; Rspunsuri incomplete comparativ cu solicitrile; Dispoziii de susinere a cauzelor din dosarele de instan slabe, deciziile instanei nu sunt cunoscute de managementul serviciului; Rapoartele de activitate nu conin toate realizrile sau nerealizrile serviciului; Nerespectarea termenelor de raportare; Nu se realizeaz o urmrire a modului de valorificare a hotrrilor definitive obinute;
Observ aii
1.6. Funcionalitate a cadrului procedural;
Sistemul informaiona l i raportarea activitilor
2.1. Organizarea sistemului informaional;
2.2.1. Verificarea adecvat a solicitrilor prin interpretarea unitar a reglementrilor i formularea rspunsurilor; 2.2.2. Informarea conducerii cu privire la cauzele aflate pe rolul instanelor; 2.2.3. Realizarea rapoartelor periodice i anuale de activitate; 2.2.4. Efectuarea raportrilor obligatorii ctre forul superior;
2.3. Pstrarea i arhivarea documentelor
2.3.1. nchiderea soluionate;
dosarelor
26
Nr crt
Domeniul
Activiti/ obiective
Obiecte auditabile
2.3.2. Pstrarea documentelor n cadrul serviciului; 2.3.3. ndosarierea i transmiterea spre arhivare a documentelor; 3.1.1. Evidena obligaiilor restante sau alte obligaii ale debitorilor; 3.1.2. Primirea n termenul de prescripie a dosarelor pentru formularea aciunilor n instan; 3.1.3. Formularea i declanarea n termen a aciunii; 3.1.4. Utilizarea tuturor cilor de atac n cazul hotrrilor defavorabile; 3.2.1. Cuprinderea n cererea de chemare n judecat a datelor de identificare ale iniiatorului i persoanei chemate n judecat; 3.2.2. Descrierea corect i complet a dreptului solicitat n instan; 3.2.3. Menionarea textului de lege pe care se ntemeiaz cererea; 3.2.4. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; 3.2.5. Formalizarea cererii de chemare n judecat i menionarea persoanei care reprezint instituia;
Documentele nu sunt predate la arhiva general n termenele stabilite; Identificarea cu greutate a documentelor arhivate; Nu exist o eviden clar a debitelor restante; Neconstituirea n termen a dosarelor de instan pentru recuperarea debitelor; Imposibilitatea recuperrii unor debite, urmare punerii cu ntrziere pe rol a aciunilor; Pentru unele aciuni pierdute n instan nu sunt utilizate toate cile de atac; Respingerea unor aciuni, sau stabilirea de noi termene pentru reformularea aciunii, urmare a menionrii incorecte a unor date de identificare ale persoanei chemate n instan; Respingerea n instan a unor aciuni urmare formulrii incorecte a aciunilor; Respingerea n instan a unor aciuni sau pri din aciuni urmare menionrii incorecte a textului de lege care incrimineaz fapta respectiv; Lipsa dovezilor privind susinerea solicitrilor; Respingerea unor aciuni sau stabilirea de noi termene, reprezentanii entitii sau persoana care apr interesele nu are mputernicirea necesar. Neformularea n termen a aprrilor; edina de instan este pregtit necorespunztor concluzii scrise, dovezi, probe, etc.; Interesele entitii nu sunt susinute n faa instanelor Susinerea intereselor entitii nu este realizat sub toate aspectele; Pierderea aciunilor urmare lipsei dovezilor sau neprezentrii acestora la instan; Lipsa de struin prin nedepunerea de concluzii scrise la termenele de judecat;
Observ aii
3.
Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice
3.3.1. Primirea termen; 3.3.2. Pregtirea instan;
citaiei
edinei de
3.3.3. Prezentarea la toate termenele stabilite de instan; 3.3.4. Susinerea i struina n aprarea intereselor instituiei n faa instanei; 3.3.5. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; 3.3.6. Formularea de concluzii scrise la fiecare termen de judecat;
27
Nr crt
Domeniul
Activiti/ obiective
Obiecte auditabile
3.3.7. Prezentarea conducerii a deciziilor instanei i stabilirea cilor de urmat pentru termenul urmtor stabilit de instan; 3.4.1. Primirea citaiei i informarea conducerii asupra cauzei aflate pe rolul instanei; 3.4.2. Constituirea dosarului cauzei; 3.4.3. Formularea aciunilor de combatere a tuturor capetelor de acuzare i comunicarea acestora la instan; 3.4.4. Prezentarea la termenele stabilite de instan; 3.5.1. Dup fiecare termen de instan sunt depuse concluzii sau ntmpinri; 3.5.2. Concluziile scrise i ntmpinrile combat toate capetele de acuzare; 3.5.3. Concluziile sau ntmpinrile sunt depuse n termen; 3.5.4. Concluziile i ntmpinrile combat sub toate aspectele susinerile petenilor i pronunrile instanei; 3.5.5. Concluziile i ntmpinrile utilizeaz complet i n totalitate cadrul normativ i procedural; 4.1.1. Apelul este formulat n termen; 4.1.2. Apelul este formulat pentru toate erorile materiale ale hotrrii date n prima instan; 4.1.3. Cererea de apel cuprinde datele de identificare ale prilor; 4.1.4. Cererea de apel prezint i descrie hotrrea atacat; 4.1.5. Apelul complet; este motivat
Lipsa de informare a conducerii cu privire deciziile instanei; Neformularea n acord cu managementul a aprrilor n instan; Dosare de instan incomplete, conducnd la formulrii de aciunii sau aprrii incomplete; Capetele de acuzare nu sunt combtute n totalitate n faa instanelor; Respingerea unor aciuni sau stabilirea de noi termene; Susinerea necorespunztoare a aciunilor aflate pe rolul instanei; Concluziile scrise depuse urmare pronunrilor instanelor, la termenele stabilite, nu combat toate aspectele nefavorabile; Pronunarea unor hotrrii de ctre instan nefavorabile; Concluziile scrise i ntmpinrile nu prezint sau combate aciunea din toate punctele de vedere; Formularea i comunicarea concluziilor scrise i a ntmpinrilor nu respect cadrul procedural; Respingerea apelului urmare neformulrii n termen; Fundamentarea apelului nu combate n totalitate i complet erorile materiale ale hotrrii date n prima instan; Respingerea unor aciuni urmare a menionrii incorecte a datelor de identificare ale prilor; Hotrrii pierdute n prima instan nu sunt atacate cu apel; ntrzieri n soluionarea cauzei urmare stabilirii de noi termene pentru motivarea apelului i/sau depunerea documentelor susintoare; Depunerea cererii de apel la o alt instan dect cea n drept s soluioneze cauza; Nedepunerea probelor justificative;
Observ aii
3.5. Formularea concluziilor scrise si ntmpinrilor;
4.
Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat
4.1.6. Cererea de apel este introdus la instana competent; 4.1.7. Apelul este susinut de dovezile i probele justificative;
28
Nr crt
Domeniul
Activiti/ obiective
Obiecte auditabile
4.2.1. Recursul este formulat n termen; 4.2.2. Motivele recursului fac referire la toate greelile instanei cu privire la hotrrea dat; 4.2.3. Cererea de recurs cuprinde datele de identificare ale prilor; 4.2.4. Recursul este depus la instana competent; 4.2.5. Recursul este formulat pentru toate hotrrile nefavorabile pentru care nu exist calea de atac cu apel i cele pronunate cu apel; 4.3.1. Contestaia n anulare este formulat n termen; 4.3.2. Contestaia n anulare este introdus la instana competent; 4.3.3. Contestaia n anulare este formulat pentru toate hotrrile nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului; 4.3.4. Contestaia n anulare este motivat corespunztor i complet;
Respingerea recursului urmare neformulrii n termen; Fundamentarea recursului nu combate n totalitate i complet erorile instanei cu privire la hotrrea dat; Respingerea unor aciuni urmare menionrii incorecte a datelor de identificare ale prilor; Depunerea recursului la o instan care nu are competena necesar s judece recursul; Neformularea recursului pentru toate hotrrile pierdute n apel sau pentru cele pierdute i pentru care nu exist calea cu apel; Nedepunerea n termen a contestaiei n anulare; Depunerea contestaiei n anulare la o alt instan dect cea competent s soluioneze cauza; Neidentificarea tuturor hotrrilor definitive la care pot exista motive ce nu au fost invocate n apel sau recurs;
Observ aii
4.4.1. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat n termen; 4.4.2. Cererea de revizuire cuprinde datele de identificare ale prilor; 4.4.3. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat pentru toate cazurile de erori n legtur cu starea de fapt stabilit ntr-o hotrre definitiv; 4.4.4. Cererea de revizuire este motivat corespunztor i complet;
Pierderea aciunii n instana urmare nemotivrii din toate punctele de vedere a contestaiei n anulare; Nesolicitarea n termen a revizuirii unei hotrrii; Prezentarea incorect a datelor de identificare a prilor; Neidentificarea tuturor erorilor n legtur cu starea de fapt, prezentat ntr-o hotrre definitiv dat de instan; Pierderea aciunii n instana, urmare nemotivrii din toate punctele de vedere a cererii de revizuire a hotrrii invocate; Neidentificarea aciunilor cu acelai obiect i a cror soluionare a fost realizat diferit de instan;
4.5.1. Recursul n interesul legii este solicitat n toate cazurile pentru aplicarea i interpretarea unitar a legii, referitoare la chestiuni de drept soluionate diferite de instan;
29
Nr crt
Domeniul
Activiti/ obiective
Obiecte auditabile
4.5.2. Memoriile sunt bine fundamentate i adresate procurorului general sau ministrului justiiei;
Memoriile formulate nu prezint complet cazul soluionat diferit de instana de judecat, ct i solicitarea aplicrii unitare a legii; Nesolicitarea, n toate cazurile de executare silita iniiate de alii i la care entitatea are drept asupra bunurilor supuse executrii, a suspendrii procedurii prin ordonan prezidenial; Depunerea cererii de suspendare la o alt instan fa de cea competent; Depunerea cu ntrzierea a cererii de solicitarea a ordonanei prezideniale; Nemotivarea complet a cererii de solicitare a ordonanei prezideniale; Contestaia privind anularea unei ordonane prezideniale nu este formulat i argumentat complet; Nerecuperarea unor debite de la debitori, prin nesolicitarea n cadrul aciunilor intentate de tere persoane a dreptului de a solicita pretenii; Motivarea incomplet a cererii reconvenionale; Inexistena unor evidene clare a debitelor; Susinerea incorect a intereselor entitii n faa instanelor; Neaplicarea tuturor cilor de atac prevzute de lege; Depunerea de concluzii scrise sau ntmpinri incomplete; Cauzele pierdute n instan nu au fost analizate i combtute din toate punctele de vedere; Cauzele pierdute n instan nu au fost motivate corect i n totalitate din punctul de vedere al legislaiei existente; Evidene incorecte a debitorilor insolvabili;
Observ aii
4.6.1. Este folosit corect i n toate situaiile n cadrul procedurilor de executare; 4.6.2. Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este depus la instana competent; 4.6.3. Contestaia mpotriva ordonatei prezideniale instituite de teri este formulat n termen; 4.6.4. Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este motivat complet i la obiect; 4.6.5. Contestaia mpotriva ordonanei prezideniale instituite de teri combate punctual i argumentat capetele de acuzare; 4.7.1. Formularea i depunerea cererii reconvenionale pentru aciunile intentate de teri i la care suntem ndreptii s solicitm pretenii de la persoanele n cauz; 4.7.2. Cererea reconvenional este motivat corect; 4.7.3. Preteniile nscrise n cerere sunt reale i certe;
Analiza dosarelor pierdute n instan;
5.1.1. Identificarea aciunilor pierdute n instan; 5.1.2. Stabilirea pentru fiecare aciune pierdut a cauzelor care au stat la baza deciziei de respingere de ctre instan; 5.1.3. Evaluarea consistenei concluziilor scrise i ntmpinrilor formulate la aciunile pierdute; 5.1.4. Combaterea sub toate aspectele a cauzelor; 5.1.5. Utilizarea corect i suficient a cadrului legislativ, metodologic i decizional intern n susinerea cauzelor; 5.2.1. Solicitarea lichidrii judiciare pentru debitorii insolvabili;
5.2. Solicitarea declanrii lichidrii
30
Nr crt
Domeniul
Activiti/ obiective
judiciare;
Obiecte auditabile
5.2.2. nscrierea la masa credal cu toate debitele; 5.2.3. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile; 5.2.4. Urmrirea distribuirii i ncasrii corecte a sumelor la masa credal; 6.1.1. Obinerea hotrrilor definitive; 6.1.2. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie; 6.1.3. Punerea n practic a hotrrilor definitive; 6.2.1. Solicitarea executrii hotrrilor investite n vederea recuperrii debitelor; 6.2.2. Combaterea eventualelor contestaii la executare; 6.2.3. Urmrirea valorificrii n totalitate a hotrrilor judectoreti investite; 7.1.1. Avizarea proiectelor de contracte; 7.1.2. Avizarea proiectelor de acte normative; 7.1.3. Avizarea documentelor emise de entitate cu implicaii juridice; 7.1.4. Avizarea pentru conformitate a msurilor administrative i disciplinare; 7.2.1. Avizarea anulrii/radierii debitelor nerecuperabile; 7.2.2. Avizarea deciziilor legate de personal i de salarizare; 7.2.3. Avizarea altor documente emise de entitate cu implicaii juridice;
Debitele nscrise la masa credal nu corespund ce cele real datorate, Neformularea de contestaii la anumite decizii incorecte ale lichidatorului; Nerespectarea prioritilor de distribuire a sumelor ncasate; Neobinerea de hotrri definitive; Neinvestirea cu formul executorie a unor hotrrii definitive; Nevalorificarea unor hotrri definitive; Netransmiterea compartimentelor specializate a hotrrilor definitive n vederea recuperrii debitelor; Lipsa de struin n combaterea contestaiei la executare; Nerecuperarea n totalitatea a debitelor obinute n instan; Clauze contractuale nefavorabile entitii; Implicaiile juridice ale actelor normative nu sunt clar stabilite; Avizarea documentelor fr o analiz a tuturor implicaiilor; Contestarea unor msuri administrative sau disciplinare urmare aplicrii lor incorecte, Aprobarea anulrii unor debite fr respectarea cadrului legal; Erori n acordarea salariilor, creterilor de salarii sau diverse sporuri i indemnizaii; Neaplicarea corect a unor clauze favorabile entitii.
Observ aii
6.
6.1. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie; 6.2. Executarea hotrrilor judectoreti investite cu formul executorie;
7.
Avizarea documentelo r organizaiei
7.1. Avizarea actelor cu caracter juridic;
7.2. Avizarea documentelor cu implicaii financiare;
Data: 05.02.2009 Nota:
Auditori,
Identificarea riscurilor asociate obiectelor audiabile presupune ataarea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor audiabile, n prima faz a procedurii Analiza riscurilor. Lista privind identificarea riscurilor reprezint documentul prin care pe baza obiectelor audiabile identificate, a funcionalitii controalelor interne stabilite i implementate de entitate sunt identificate i stabilite riscurile aferente pentru fiecare obiect audiabil. La un obiect auditabil se pot asocia unul sau mai multe riscuri posibile, determinate de auditorii interni pe baza informaiilor colectate, dar si din propria experien. n situaia n care la 31
operaiile audiabile se ataeaz mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte, pe grupe de riscuri sau pe total operaie/obiect audiabil. Tehnicile cele mai utilizate pentru identificarea riscurilor: intervievarea responsabililor strategici i operaionali; eantionarea i efectuarea sondajelor; chestionarea nivelurilor de management; realizarea de brainstorming-uri pe activiti/compartimente; workshop-uri, ateliere de lucru pentru analiza riscurilor; organizarea grupurilor focus grupuri de dezbatere coordonate de un moderator specializat pentru atingerea unor obiective stabilite anticipat; n acest studiu de caz, au fost identificate 107 obiecte audiabile,prezentate n Lista centralizatoare a obiectelor audiabile, crora le-a fost asociat cte un risc semnificativ pentru fiecare obiect audiabil.
32
Procedura P05: Entitatea Public Serviciul de Audit Intern
ANALIZA RISCULUI
STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR
Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada audiat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Avizat: Florescu Cristian Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3 Data: 05.02.2009
Not:
Data: 05.02.2009 Data: 05.02.2009 Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 Exist proceduri i se aplic N2 Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic Impact financiar mediu N3 Nu exist proceduri Impact financiar ridicat
Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 50%
P2 30%
Impact financiar sczut
P3 20%
Vulnerabilitate mic
Vulnerabilitate medie
Vulnerabilitat e mare
Auditori,
Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac se dorete evidenierea i altor factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s rmn 100.
33
34
Procedura PO5 :
ANALIZA RISCULUI
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel A. INTREBRI ADRESATE MANAGEMENTULUI GENERAL
Exist un sistem de proceduri care sa reglementeze activitatea Oficiului Juridic? Procedurile de lucru sunt scrise si formalizate? Exist proceduri scrise privind modul de susinere a dosarelor de judecat in fata instanei? Exist proceduri scrise privind valorificarea hotrrilor judectoreti? Concluziile scrise sunt formulate si se depun la fiecare termen de instan? Acestea sunt ataate si la dosarul constituit la nivelul compartimentului? Hotrrile definitive sunt transmise compartimentelor de specialitate n vederea punerii n aplicare? Registrul de coresponden cuprinde toate intrrile!ieirile de documente in cadrul serviciului ? n cazul dosarelor de lichidare judiciar debitele au fost corect nscrise la masa credal? Investirea hotrrilor judectoreti definitive s-a realizat n termen? Biletele la ordin sunt investite cu formula executorie n cazul debitorilor restani si solicitat identificarea si executarea averii garanilor? Au fost identificate si sechestrate, n vederea valorificrii toate bunurile aflate n patrimoniul debitorului? In instan, s-a susinut corect interesele societii? B. INTREBARI ADRESATE MANAGEMENTULUI DE LINIE
Procesul de organizare i funcionare a structurii organizatorice
Data: 06.02.2009 Data: 06.02.2009 D A N U

X X X X X X X X X X X X X DA X X X X X X x X X X X X X X X X X
Realizarea de testri privind modul de stabilire i realizare a responsabilitilor
OBSERVAII
NU
Auditorii
Obiectivele generale acoper obiectivele strategice? Obiectivele generale acoper funciile definite compartimentului? Exist obiective specifice definite la nivelul compartimentelor? Pentru fiecare obiectiv specific este stabilit un rezultat ateptat? Obiectivul specific poate fi cuantificabil? Prin modul de definire obiectivul poate fi atins? Realizarea obiectivului contribuie la obinerea rezultatului prevzut de proiect? Obiectivul specific definete perioada de realizare? Obiectivele specifice acoper domeniile de activitate? Atribuiile definite n ROF asigur realizarea activitilor? n realizarea atribuiilor sunt definite responsabiliti? n realizarea atribuiilor sunt definite competente? Responsabilitile sunt stabilite clar in sarcina salariailor implicai n realizarea activitilor? Responsabilitatea pentru realizarea unei activiti este stabilita i la alte persoane neimplicate n realizarea activitilor? Pentru responsabilitatea definita exista activiti definite la nivelul compartimentului? Pentru responsabilitatea definit exist sarcini definite n fia postului? Activitile sunt structurate omogen i repartizate corect obiectivului?
35
Exist responsabiliti definite pentru realizarea activitilor? Exist competente acordate pentru realizarea activitilor? n cadrul fiecrei activiti sunt stabilite aciunile necesare? Personalul are calificarea necesar pentru realizarea activitilor? Obiectivele specifice sunt aduse la cunotina salariailor? Sunt definite obiective individuale n sarcina salariailor? Atribuiile sunt corect definite la nivelul compartimentelor? Sarcinile sunt corect definite n fisa postului? Sarcinile stabilite posturilor acoper atribuiile compartimentelor? Salariaii au libertate decizional n realizarea activitilor? Nivelul de libertate decizional este limitat ? Personalul de conducere are competena decizional necesar n realizarea atribuiilor? Structura organizatoric asigur funcionalitatea activitilor? Numrul de posturi atribuite compartimentului asigura realizarea activitilor compartimentului? Definirea posturilor i a nivelurilor ierarhice?
X X X X X X X X X X X X X X
Nu exist o evaluare a posturilor. Testare asupra modului de repartizare echilibrat a sarcinilor i atribuiilor pe post
X Raporturile de serviciu ntre compartimente este reglementat ? Relaiile funcionale sunt definite corect n interiorul structuri funcionale i fa de celelalte structuri funcionale? Exist concordan ntre cerinele postului i caracteristicile individuale ale angajatului? Posturile sunt evaluate i asigur eficiena n realizarea activitilor? Nevoile salariailor legate de realizarea obiectivelor sunt cunoscute? Pentru asigurarea performanelor personalului programele de instruire asigur cunotinele necesare realizrii activitilor n condiii de eficien? Legislaia n domeniu este respectat? Autonomia n desfurarea activitilor? Posturile asigur flexibilitate n cadrul structuri funcionale?
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
n curs de elaborare Nu este realizat evaluarea posturilor Nu sunt cunoscute nevoile salariailor
Sistemul informaional este aliniat la strategia entitii? Sistemul informaional asigur informaiile necesare realizrii obiectivelor? Sistemul informaional corespunde nevoilor curente? Sistemul informaional ajut la realizarea obiectivelor? Echipamentele existente asigur eficiena n realizarea activitilor? Informaia este corect transmis la diferite niveluri? Nivelurile ierarhice sunt reduse? Procedurile de lucru sunt uor de adaptat sau schimbat ? Exist procedur operaional privind primirea documentelor? Documentele primite sunt nregistrate? Documentele primite sunt repartizate n vederea soluionrii? Documentele create sunt nregistrate? Exist registrul de eviden al documentelor intrate i ieite? Exist un sistem de raportare a modului de soluionare a documentelor primite i repartizate n vederea soluionrii? Exist un document privind documentele create n interiorul entitii? Exist stabilit un circuit al documentelor ? Exist rspunsuri comunicate la adresele i petiiile primite de la teri? Documentele primite de la forul superior sunt nregistrate? Documentele primite de la forul superior sunt comunicate salariailor? Sistemul de raportare ctre forul superior este clar definit? Registru de coresponden se conduce la nivelul serviciului? Toate documentele primite sunt nregistrate in registrul de coresponden? Corespondena primit este repartizat n vederea soluionrii?
36
Sunt fixate termene de soluionare a corespondentei? Aciunile aflate pe rolul instanei sunt inute de domenii si tipuri de cauze?
X X
Aciunile sunt nregistrate cumulat ntr-un singur registru. Testare dac sunt nregistrai n totalitate Sunt termene care nu sunt menionate. Testare cu privire la prezentarea la instan i susinerea intereselor Este inut cumulat
Evidena acestor cauze este completata dup fiecare termen de instan? X Evidena cuprinde toate cauzele aflate pe rolul instanelor? Evidenta dosarelor se tine si pe tipuri de instane? Dosarele finalizate au fost nchise? Dosarele finalizate i nchise au fost arhivate? Dosarele de instan sunt repartizate pe salariai n vederea urmriri i soluionri? Pentru fiecare termen la instan se face o analiz a modului de susinere a intereselor avizat de conductorul compartimentului? Toate lucrrile executate la nivelul serviciului sunt avizate de conductorul compartimentului? Lucrrile sunt soluionate n termen? Lucrrile de sintez sunt ntocmite? Rapoartele ntocmite ctre conducere, Consiliul de administraie etc. sunt complete i respecta cadrul tematic? Rapoartele si sintezele cuprind date reale? Documentele emise n cadrul unitii si care necesit avizul Oficiului Juridic au respectata aceast condiie? Avizarea s-a realizat cu respectarea condiiilor legale? Formularea aciunilor este solicitat n termenul de prescripie? Documentele sunt primite n totalitate pentru formularea aciuni? Formularea i declanarea n termen a aciunii ? Cererea privind formularea aciuni descrie corect i complet pretenia? Cererea de formularea aciuni descrie corect textul de lege prin care este solicitat dreptul n instan? Cererea privind formularea aciuni prezint dovezile pe care se sprijin aciunea? Cererea este formalizat i menioneaz persoanei care reprezint instituia? edina de instan de instan este pregtit? Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea sunt prezentate la instan? Formularea de concluzii scrise pentru fiecare termen de judecat? X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice
Citaia este primit n termen? Informarea conducerii asupra cauzei aflate pe rolul instanei? Constituirea dosarului cauzei? Obligaiile prevzute n citaie sunt soluionate? Prezentarea la instan se face la toate termenele? Interesele entitii sunt susinute n faa instanei? Concluziile sau ntmpinrile sunt depuse n termen? Concluziile i ntmpinrile combat sub toate aspectele susinerile petenilor i pronunrile instanei? Exist struina n susinerea intereselor entitii?
Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat
X X X X X X X X X X X X X
La unele termene cauza este susinut verbal. Testare cu privire la susinerea cauzei i soluia dat de instan Sunt cazuri n care este primit n afara termenului. Testare dac exist pronunri definitive ale instanei asupra cauzei
Apelul este formulat pentru toate hotrrile defavorabile date n prima instan? Cererea de apel prezint i descrie hotrrea atacat? Apelul este susinut de dovezile i probele justificative? Cererea de apel este introdus n termenul legal?
37
Apelul este motivat n toate cazurile? Recursul este formulat pentru toate aciunile pierdute n prima instan? Recursul este formulat n termen? Motivele recursului fac referire la toate greelile instanei cu privire la hotrrea dat; Recursul este depus la instana competent? Recursul este bine ntemeiat? Contestaia n anulare este formulat n termen? Contestaia n anulare este formulat pentru hotrri definitive la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului? Contestaia n anulare este motivat corespunztor i complet? ndreptarea erorilor judectoreti sunt solicitate prin revizuirea hotrrii dat de instan? Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat pentru cazurile de erori n legtur cu starea de fapt stabilit ntr-o hotrre definitiv? Cererea de revizuire este motivat corespunztor i complet? Solicitarea aplicrii unitare a legii de ctre instan este realizat prin recurs n interesul legii? Recursul n interesul legii este formulat n toate cazurile n care instana soluioneaz diferit chestiunile de drept n care este implicat entitatea? Recursul n interesul legii este adresat procurorului general sau ministrului justiiei? Ordonana prezidenial este folosit corect? Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este motivat complet i la obiect? Ordonana prezideniale instituite de teri este combtut punctual i argumentat pentru capetele de acuzare? Ordonana prezidenial este folosit n cadrul procedurilor de executare atunci cnd este necesar? n cazurile n care un ter formuleaz aciune pentru un debitor al entitii i la care suntem ndreptii s solicitm pretenii formulm cererea reconvenional la instan? Dosarele de instan cuprind toate actele si documentele cauzei? Societatea a fost reprezentat n instan n cazul tuturor termenelor fixate de instan? n cazul hotrrilor emise la fiecare edin s-a urmrit combaterea capetelor de acuzare? Pentru toate termenele de prezentare la instan exista citaii ale instanei? Interesele societii au fost susinute la fiecare edin? La contestaiile la executare silita sunt formulate ntmpinri care combat toate aspectele contestate? Pentru formularea punctelor de vedere s-a solicitat puncte de vedere de la compartimentele specializate? Aciunile n instan au fost formulate n termen? Sunt cazuri de solicitri de punere pe rolul instanei a unei cauze iar aceasta nu sa realizat in termen? Sunt cazuri in care au fost prescrise debite deoarece dosarele ntocmite si transmise la juridic pentru formularea aciunilor nu au fost puse pe rol?
Analiza dosarelor pierdute n instan
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X x X X X X X
Realizarea de testri pentru identificarea cauzelor Numai dac compartimentul este ntiinat
Sunt aciuni pierdute n instan? Aciunile pierdute sunt n prim instan? In cazul aciunilor pierdute in prima instan, procedura a fost continuat la instanele superioare (Tribunal, Curte de Apel sau nalta Curte de Casaie i justiie? Aciunile la instanele superioare au fost formulate n termen? Aciunile formulate la instanele superioare cuprind toate excepiile? Aciunea a fost formulata prin detalierea si justificarea susinerilor? n aciunile formulate i susinerile n faa instanei s-a struit n susinerea intereselor? La fiecare termen fixat de instan s-au depus concluzii scrise ?
38
Concluziile scrise combat din toate punctele de vedere susinerile sau afirmaiile prilor ? La instan s-a insistat pe reinerea de ctre complet a probei cu documente sau martori? Concluziile depuse combat toate capetele de acuzare? Concluziile depuse sunt specifice nivelului de judecare a aciuni (tribunal, curte de apel etc.)? Concluziile scrise fac trimitere la lege? Concluziile scrise sunt formulate punctual pentru fiecare capt de acuzare i prezint argumentat obieciunea? Exist o eviden a debitorilor insolvabili?
X X X X X X X
Exist doar dosare de insolvabilitate. Testare cu privire la modul de urmrire a debitelor insolvabile
Aciunile de solicitare a lichidrii judiciare s-au realizat dup ncercarea de stingere a litigiului pe cale amiabila? In cazul aciunilor de lichidare judiciar formulate de alii s-a urmrit ca acordul s fie realizat dup verificarea stadiului de executare in care se afl debitorul? Debitele la masa credal au fost declarate in termen? S-a urmrit dac debitorul a nstrinat in ultimi trei ani bunuri cu scopul sustrageri de la plata creanelor, a fost solicitata anularea tranzaciilor de acest gen? Exist debitori care nu au putut fi executai din lips de bunuri? mpotriva acestora s-a solicitat lichidarea judiciar? Debitele nscrise la masa credal corespund evidenelor? Debitori insolvabili sunt urmrii pe ntreaga perioad? Dobnzile i penalitile au fost calculate pana la data declanrii procedurii de lichidare judiciara? Solicitarea lichidrii judiciare s-a formulat dup valorificarea tuturor bunurilor urmribile ale debitorului? Hotrrile nefavorabile date prin nerespectarea legi n procedura de lichidare judiciar sunt contestate? Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile combate n totalitate i argumentat hotrrea nefavorabil?
Obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Exista o evidenta a hotrrilor judectoreti definitive si irevocabile? Acestea au fost investite cu formula executorie? Investirea s-a realizat n termen? Pentru toate contractele s-au solicitat bilete la ordin? Biletele la ordin au fost investite cu formula executorie n cazul debitorilor restani? Investirea s-a fcut n termen? Executarea hotrrilor judectoreti investite cu formul executorie? Hotrrile definitive sunt transmise compartimentelor de specialitate n vederea punerii n aplicare? Hotrrile definitive primite la nivelul compartimentelor au fost puse in aplicare? S-a solicitat la executorii judectoreti executarea silit a debitorilor in termen de la obinerea hotrrilor? S-a urmrit ca executarea silita sa fie realizata prin elaborarea corecta a tuturor actelor de executare silita, pentru evitarea eventualelor contestaii? S-a struit pe lng executori n vederea ntocmirii la termen a actelor procedurale? S-a urmrit ca executorii s sechestreze i s valorifice bunurile urmribile ale debitorilor, bunurile sechestrate acoper valoarea debitului? Distribuirea i ncasarea sumelor la masa credal este urmrit? Distribuiile de pre sunt realizate dup expirarea termenului de pstrare si respecta condiiile in funcie de natura debitelor? Contestaiile la executare sunt la obiect si privesc procedura? Interesele societii au fost susinute corect avnd in vedere aspectele contestate?
39
Hotrrile judectoreti sunt urmrite pn la valorificarea n totalitate?

Proiectele de contracte sunt avizate? La avizare se urmrete analiza clauzelor contractuale prevzute? Documentele cu implicaii financiare sunt avizate? La avizare se urmrete legalitate sumelor coninute? La avizare se urmrete legalitatea emiterii documentului? Documentele emise de entitate cu implicaii juridice sunt avizate? La avizare se urmrete respectarea cadrului procedural care le reglementeaz? Anularea/radierea debitelor insolvabile este avizat? La avizare se urmrete i analizeaz documentele prevzute de metodologie i cadrul procedural? Avizarea este realizat prin asigurarea respectrii cadrului legal? Msurile administrative i disciplinare sunt avizate pentru conformitate? Deciziile legate de personal i de salarizare sunt avizate? Avizarea altor documente emise de entitate i care au implicaii juridice?
Data: 06.02.2009
Not:
Auditori,
Chestionarul de control intern se adreseaz nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si funcionalitatea controalelor interne din cadrul entitii. n practic, se recomand ca pentru fiecare risc s formulm una sau mai multe ntrebri factorilor de management sau executanilor, n vederea obinerii informaiilor necesare pentru aprecierea riscurilor i pentru orientarea modului de testare al activitilor din structura domeniului auditabil. Chestionarul de control intern este structurat pe obiectivele misiunii de audit intern i permit prin intermediul ntrebrilor formulate i rspunsurilor primite, identificarea controalelor interne instituite de management i aprecierea funcionalitii acestora, astfel nct riscurile s poat fi identificate n totalitate i apreciat corect nivelul acestora.
40
Procedura PO5 :
ANALIZA RISCULUI
ANALIZA RISCURILOR
Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 06.02.2009 Data: 06.02.2009

Criterii de analiz a riscurilor
Nr crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
Aprecierea controlului intern

P1 50% N1
Aprecierea cantitativ
P2 30% N2
Aprecierea calitativ
P3 20% N3
Punctaj total
1.
Procesul de organizar e i funciona re a structurii auditate
1.3. Identificarea i delimitarea
1.1.1. Obiectivele specifice deriv din obiectivele generale; 1.1.2. Obiectivele specifice respect caracteristicile SMART; 1.1.3. Obiectivele specifice acoper activitile compartimentului; 1.2.1. Atribuiile compartimentului deriv din atribuiile generale ale entitii; 1.2.2. Atribuiile sunt specifice compartimentului i asigur realizarea activitilor; 1.2.3. Indic corect scopul i subiectul aciunii i exprim o aciune; 1.3.1. Activitile sunt corect identificate i conduc la realizarea obiectivelor;
Direciile de aciune ale entitii n domeniul juridic nu sunt acoperite; Obiectivele specifice nu conduc la un rezultat ateptat; Sistemul de indicatori de rezultat definit obiectivelor nu permite msurarea n totalitate a activitilor; Competene definite n cadrul atribuiilor generale n domeniul juridic nu se regsesc n cadrul compartimentului; Atribuii insuficiente pentru realizarea activitilor; Nu asigur o competen, fiind definit sub form de sarcin; Activiti insuficiente pentru realizarea obiectivelor;
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
2 3 3 1 2 3 3
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 1 1 1 2 2 3
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
2 3 1 1 2 2 1
1,7 2,4 2,0 1,0 2,0 2,5 2,6
41

Nr crt Domeniul Activiti /obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Aprecierea controlului intern
P1 50% N1
P2 30% N2
P3 20% N3
Punctaj total
activitilor;
1.3.2. Activitile sunt repartizate n sarcina salariailor; 1.3.3. Stabilirea relaiilor organizatorice n cadrul compartimentului; 1.4.1. Delimitarea atribuiilor n cadrul fielor postului; 1.4.2. Stabilirea responsabilitilor i competenelor n cadrul fielor postului; 1.4.3. Evidenierea cerinelor n cadrul fiei postului; 1.5.1. Sarcinile postului asigur realizarea obiectivelor individuale; 1.5.2. Activitile i aciunile postului se regsesc n totalitate ataate obiectivelor individuale; 1.5.3. Obiectivele individuale sunt monitorizate printr-un sistem corespunztor de indicatori de rezultat; 1.6.1. Cadrul procedural elaborat descrie toate activitile desfurate n cadrul organizaiei; 1.6.2. Cadrul procedural elaborat este funcional; 2.1.1. Conducerea Registrului de coresponden; 2.1.2. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de instituie i aflate pe rolul instanei;
Activiti n competena serviciului nu sunt responsabilizate salariailor; Relaiile organizatorice stabilite salariailor nu asigur colaborarea n realizarea activitilor; Atribuiile stabilite posturilor nu acoper atribuiile stabilite compartimentului; Pentru realizarea unor activiti nu exist stabilite responsabilitile i/sau competenele necesare; Necesitile de ocupare a postului nu corespund complexitii activitilor; Nu exist stabilit aria de competen necesar pentru realizarea activitilor alocate obiectivelor individuale; Activiti i/sau aciuni realizate de un post nu se regsesc delimitate n cadrul obiectivelor individuale stabilite postului respectiv; Indicatorii de rezultat stabilii obiectivelor individuale nu asigur performana; Activiti realizate n cadrul serviciului nu sunt procedurate; Responsabilitile n realizarea unor activiti nu sunt corect delimitate; Documente primite la nivelul serviciului nu se regsesc nregistrate n registrul de coresponden; Necunoaterea n totalitate a aciunilor iniiate i aflate pe rolul instanei;
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
3 2 1 2 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 1 2 2 3 2
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
1 2 2 3 3 2
2,0 1,7 1,5 2,2 2,5 2,2
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
2,5
1.6. Funcionalitate a cadrului procedural;
0,5 0,5 0,5 0,5
2 2 3 2
0,3 0,3 0,3 3
3 1 1 1
0,2 0,2 0,2 0,2
3 1 3 1
2,5 1,5 2,4 1,5
Sistemul informai onal i raportare a activitil
2.1. Organizarea sistemului informaional;
42

P1 50% N1
P2 30% N2
P3 20% N3
Punctaj total
or
2.1.3. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea este prt; 2.1.4. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea are un interes sau este parte; 2.1.5. Gestiunea evidenei termenelor de judecat; 2.1.6. Organizarea documentelor; 2.2. ntocmirea lucrrilor de sintez i rapoartelor de activitate; circuitului
Control slab al urmririi modului de susinere a intereselor entitii n faa instanelor; Neconstituirea ca parte n diverse aciuni iniiate de teri i la care entitatea are interes; Termenele de judecat nu se cunosc la nivelul serviciului; Destinaia documentelor iniiate sau primite spre soluionare la nivelul serviciului nu este cunoscut n totalitate de salariai; Rspunsuri incomplete comparativ cu solicitrile; Dispoziii de susinere a cauzelor din dosarele de instan slabe, deciziile instanei nu sunt cunoscute de managementul serviciului; Rapoartele de activitate nu conin toate realizrile sau nerealizrile serviciului; Nerespectarea termenelor de raportare; Nu se realizeaz o urmrire a modului de valorificare a hotrrilor definitive obinute; Documentele nu sunt predate la arhiva general n termenele stabilite; Identificarea cu greutate a documentelor arhivate; Nu exist o eviden clar a debitelor restante;
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5 0,5 0,5
2 2 3
0,3 0,3 0,3
2 1 1
0,2 0,2 0,2
1 1 3
1,8 1,5 2,4
2.2.1. Verificarea adecvat a solicitrilor prin interpretarea unitar a reglementrilor i formularea rspunsurilor; 2.2.2. Informarea conducerii cu privire la cauzele aflate pe rolul instanelor; 2.2.3. Realizarea rapoartelor periodice i anuale de activitate; 2.2.4. Efectuarea raportrilor obligatorii ctre forul superior;
0,5
0,3
0,2
1,9
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
2 2 2 1 1 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 3 1 3 3 3 1
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
1 3 3 1 2 3 1
1,5 2,5 1,9 1,6 1,8 2,5 1,5
2.3. Pstrarea i arhivarea documentelor;
2.3.1. nchiderea soluionate;
dosarelor
Susinere a
2.3.2. Pstrarea documentelor n cadrul serviciului; 2.3.3. ndosarierea i transmiterea spre arhivare a documentelor; 3.1.1. Evidena obligaiilor restante sau alte obligaii ale debitorilor;
43

P1 50% N1
P2 30% N2
P3 20% N3
Punctaj total
3.
intereselo r organiza iei n raporturi le cu autoriti le i instituiil e publice sau alte persoane fizice sau juridice;
3.1.2. Primirea n termenul de prescripie a dosarelor pentru formularea aciunilor n instan; 3.1.3. Formularea i declanarea n termen a aciunii; 3.1.4. Utilizarea tuturor cilor de atac n cazul hotrrilor defavorabile; 3.2. Formularea cererii de chemare n judecat; 3.2.1. Cuprinderea n cererea de chemare n judecat a datelor de identificare ale iniiatorului i persoanei chemate n judecat; 3.2.2. Descrierea corect i complet a dreptului solicitat n instan; 3.2.3. Menionarea textului de lege pe care se ntemeiaz cererea; 3.2.4. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; 3.2.5. Formalizarea cererii de chemare n judecat i menionarea persoanei care reprezint instituia; 3.3. Prezentarea la instan; 3.3.1. Primirea citaiei n termen; 3.3.2. Pregtirea instan; edinei de
Neconstituirea n termen a dosarelor de instan pentru recuperarea debitelor; Imposibilitatea recuperrii unor debite, urmare punerii cu ntrziere pe rol a aciunilor; Pentru unele aciuni pierdute n instan nu sunt utilizate toate cile de atac; Respingerea unor aciuni, sau stabilirea de noi termene pentru reformularea aciunii, urmare a menionrii incorecte a unor date de identificare ale persoanei chemate n instan; Respingerea n instan a unor aciuni urmare formulrii incorecte a aciunilor; Respingerea n instan a unor aciuni sau pri din aciuni urmare menionrii incorecte a textului de lege care incrimineaz fapta respectiv; Lipsa dovezilor privind susinerea solicitrilor; Respingerea unor aciuni sau stabilirea de noi termene, reprezentanii entitii sau persoana care apr interesele nu are mputernicirea necesar; Neformularea n termen a aprrilor; edina de instan este pregtit necorespunztor concluzii scrise, dovezi, probe, etc.; Interesele entitii nu sunt susinute n faa instanelor;
0,5 0,5 0,5
2 3 2
0,3 0,3 0,3
2 2 2
0,2 0,2 0,2
3 2 3
2,2 2,5 2,2
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
1 3 1 1 3 1
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 1 3 2 2 1
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
3 2 2 2 2 3
1,4 2,2 1,8 1,5 2,5 1,4
3.3.3. Prezentarea la toate termenele stabilite de instan;
44

P1 50% N1
P2 30% N2
P3 20% N3
Punctaj total
3.3.4. Susinerea i struina n aprarea intereselor instituiei n faa instanei; 3.3.5. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; 3.3.6. Formularea de concluzii scrise la fiecare termen de judecat; 3.3.7. Prezentarea conducerii a deciziilor instanei i stabilirea cilor de urmat pentru termenul stabilit de instan; 3.4.1. Primirea citaiei i informarea conducerii asupra cauzei aflate pe rolul instanei; 3.4.2. cauzei; Constituirea dosarului
Susinerea intereselor entitii nu este realizat sub toate aspectele; Pierderea aciunilor urmare lipsei dovezilor sau neprezentrii acestora la instan; Lipsa de struin prin nedepunerea de concluzii scrise la termenele de judecat; Lipsa de informare a conducerii cu privire deciziile instanei;
0,5 0,5 0,5
2 2 3
0,3 0,3 0,3
1 2 2
0,2 0,2 0,2
2 1 1
1,7 1,8 2,3
0,5 Neformularea n acord cu managementul a aprrilor n instan; Dosare de instan incomplete, conducnd la formulrii de aciunii sau aprrii incomplete; Capetele de acuzare nu sunt combtute n totalitate n faa instanelor; Respingerea unor aciuni sau stabilirea de noi termene; Susinerea necorespunztoare a aciunilor aflate pe rolul instanei; Concluziile scrise depuse urmare pronunrilor instanelor, la termenele stabilite, nu combat toate aspectele nefavorabile; Pronunarea unor hotrrii de ctre instan nefavorabile;
0,3
0,2
1,5
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
2 2
0,2 0,2
2 3
2,0 2,2
3.5. Formularea concluziilor scrise si ntmpinrilor;
3.4.3. Formularea aciunilor de combatere a tuturor capetelor de acuzare i comunicarea acestora la instan; 3.4.4. Prezentarea la termenele stabilite de instan; 3.5.1. Dup fiecare termen de instan sunt depuse concluzii sau ntmpinri; 3.5.2. Concluziile scrise i ntmpinrile combat toate capetele de acuzare; 3.5.3. Concluziile sau ntmpinrile sunt depuse n termen;
0,5 0,5 0,5
3 1 2
0,3 0,3 0,3
3 1 3
0,2 0,2 0,2
2 2 2
2,8 1,2 2,3
0,5
0,3
0,2
1,4
0,5
0,3
0,2
2,7
45

P1 50% N1
P2 30% N2
P3 20% N3
Punctaj total
4.
Exercitar ea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelo r de judecat;
3.5.4. Concluziile i ntmpinrile combat sub toate aspectele susinerile petenilor i pronunrile instanei; 3.5.5. Concluziile i ntmpinrile utilizeaz complet i n totalitate cadrul normativ i procedural; 4.1.1. Apelul este formulat n termen; 4.1.2. Apelul este formulat pentru toate erorile materiale ale hotrrii date n prima instan; 4.1.3. Cererea de apel cuprinde datele de identificare ale prilor; 4.1.4. Cererea de apel prezint i descrie hotrrea atacat; 4.1.5. Apelul este motivat complet; 4.1.6. Cererea de apel este introdus la instana competent; 4.1.7. Apelul este susinut de dovezile i probele justificative; 4.2.1. Recursul este formulat n termen; 4.2.2. Motivele recursului fac referire la toate greelile instanei cu privire la hotrrea dat; 4.2.3. Cererea de recurs cuprinde datele de identificare ale prilor;
Concluziile scrise i ntmpinrile nu prezint sau combate aciunea din toate punctele de vedere; Formularea i comunicarea concluziilor scrise i a ntmpinrilor nu respect cadrul procedural; Respingerea apelului urmare neformulrii n termen; Fundamentarea apelului nu combate n totalitate i complet erorile materiale ale hotrrii date n prima instan; Respingerea unor aciuni urmare a menionrii incorecte a datelor de identificare ale prilor; Hotrrii pierdute n prima instan nu sunt atacate cu apel; ntrzieri n soluionarea cauzei urmare stabilirii de noi termene pentru motivarea apelului i/sau depunerea documentelor susintoare; Depunerea cererii de apel la o alt instan dect cea n drept s soluioneze cauza; Nedepunerea probelor justificative; Respingerea recursului urmare neformulrii n termen; Fundamentarea recursului nu combate n totalitate i complet erorile instanei cu privire la hotrrea dat; Respingerea unor aciuni urmare a menionrii incorecte a datelor de identificare ale prilor;
0,5
0,3 00, 3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
0,2
1,9
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
1 2 3 1 3 2
1 1 2 2 2 2
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
3 1 2 2 2 2
1,4 1,6 2,5 1,5 2,5 2,0
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
2 3 2 3 1
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 2 2 2 2
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
1 2 1 3 2
1,5 2,5 1,8 2,7 1,5
46

P1 50% N1
P2 30% N2
P3 20% N3
Punctaj total
4.2.4. Recursul este depus la instana competent; 4.2.5. Recursul este formulat pentru toate hotrrile nefavorabile pentru care nu exist calea de atac cu apel i cele pronunate cu apel; 4.3.1. Contestaia n anulare este formulat n termen; 4.3.2. Contestaia n anulare este introdus la instana competent; 4.3.3. Contestaia n anulare este formulat pentru toate hotrrile nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului; 4.3.4. Contestaia n anulare este motivat corespunztor i complet; 4.4. Solicitarea revizuirii hotrrii judectoreti; 4.4.1. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat n termen; 4.4.2. Cererea de revizuire cuprinde datele de identificare ale prilor; 4.4.3. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat pentru toate cazurile de erori n legtur cu starea de fapt stabilit ntr-o hotrre definitiv; 4.4.4. Cererea de revizuire este motivat corespunztor i complet;
Depunerea recursului la o instan care nu are competena necesar s judece recursul; Neformularea recursului pentru toate hotrrile pierdute n apel sau pentru cele pierdute i pentru care nu exist calea cu apel; Nedepunerea n termen a contestaiei n anulare; Depunerea contestaiei n anulare la o alt instan dect cea competent s soluioneze cauza; Neidentificarea tuturor hotrrilor definitive la care pot exista motive ce nu au fost invocate n apel sau recurs;
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5 0,5 0,5
1 3 2
0,3 0,3 0,3
2 2 1
0,2 0,2 0,2
3 1 1
1,7 2,3 1,5
0,5 Pierderea aciunii n instana urmare nemotivrii din toate punctele de vedere a contestaiei n anulare; Nesolicitarea n termen a revizuirii unei hotrrii; Prezentarea incorect a datelor de identificare a prilor; Neidentificarea tuturor erorilor n legtur cu starea de fapt, prezentat ntr-o hotrre definitiv dat de instan; Pierderea aciunii n instana, urmare nemotivrii din toate punctele de vedere a cererii de revizuire a hotrrii invocate;
0,3
0,2
2,5
0,5 0,5 0,5
2 3 2
0,3 0,3 0,3
2 1 1
0,2 0,2 0,2
2 3 1
2,0 2,4 1,5
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
1,8
47

P1 50% N1
P2 30% N2
P3 20% N3
Punctaj total
4.5.1. Recursul n interesul legii este solicitat n toate cazurile pentru aplicarea i interpretarea unitar a legii, referitoare la chestiuni de drept soluionate diferite de instan; 4.5.2. Memoriile sunt bine fundamentate i adresate procurorului general sau ministrului justiiei; 4.6.1. Este folosit corect i n toate situaiile n cadrul procedurilor de executare; 4.6.2. Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este depus la instana competent; 4.6.3. Contestaia mpotriva ordonatei prezideniale instituite de teri este formulat n termen; 4.6.4. Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este motivat complet i la obiect; 4.6.5. Contestaia mpotriva ordonanei prezideniale instituite de teri combate punctual i argumentat capetele de acuzare; 4.7.1. Formularea i depunerea cererii reconvenionale pentru aciunile intentate de teri i la care suntem ndreptii s solicitm pretenii de la persoanele n cauz; 4.7.2. Cererea reconvenional este motivat corect;
Neidentificarea aciunilor cu acelai obiect i a cror soluionare a fost realizat diferit de instan; 0,5 Memoriile formulate nu prezint complet cazul soluionat diferit de instana de judecat, ct i solicitarea aplicrii unitare a legii; Nesolicitarea, n toate cazurile de executare silit iniiate de alii i la care entitatea are un drept asupra bunurilor supuse executrii a suspendrii procedurii prin ordonan prezidenial; Depunerea cererii de suspendare la o alt instan fa de cea competent; Depunerea cu ntrzierea a cererii de solicitarea a ordonanei prezideniale; Nemotivarea complet a cererii solicitare a ordonanei prezideniale; de 0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5 0,5
2 1 3
0,3 0,3 0,3
3 2 2
0,2 0,2 0,2
1 2 1
2,1 1,5 2,3
Contestaia privind anularea unei ordonane prezideniale nu este formulat i argumentat complet; Nerecuperarea unor debite de la debitori, prin nesolicitarea n cadrul aciunilor intentate de tere persoane a dreptului de a solicita pretenii; Motivarea incomplet reconvenionale; a cererii
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
1,5
48

P1 50% N1
P2 30% N2
P3 20% N3
Punctaj total
4.7.3. Preteniile nscrise n cerere sunt reale i certe;
Inexistena debitelor;
unor
evidene
clare
a 0,5 0,5 0,5 2 2 3 0,3 0,3 0,3 2 2 2 0,2 0,2 0,2 1 2 2 1,8 2,0 2,5
5.1.1. Identificarea aciunilor pierdute n instan; 5.1.2. Stabilirea pentru fiecare aciune pierdut a cauzelor care au stat la baza deciziei de respingere de ctre instan; 5.1.3. Evaluarea consistenei concluziilor scrise i ntmpinrilor formulate la aciunile pierdute; 5.1.4. Combaterea aspectele a cauzelor; sub toate
Susinerea incorect a intereselor entitii n faa instanelor; Neaplicarea tuturor cilor de atac prevzute de lege; Depunerea de concluzii ntmpinri incomplete; scrise sau
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3 0 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
2 2
0,2 0,2 00, 2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
1 2
1,8 2,0
5.2. Solicitarea declanrii lichidrii judiciare;
6.
Obinere a hotrril or judector eti i
6.1. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie;
5.1.5. Utilizarea corect i suficient a cadrului legislativ, metodologic i decizional intern n susinerea cauzelor; 5.2.1. Solicitarea lichidrii judiciare pentru debitorii insolvabili; 5.2.2. nscrierea la masa credal cu toate debitele; 5.2.3. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile; 5.2.4. Urmrirea distribuirii i ncasrii corecte a sumelor la masa credal; 6.1.1. Obinerea hotrrilor definitive; 6.1.2. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie; 6.1.3. Punerea n practic a hotrrilor definitive;
Cauzele pierdute n instan nu au fost analizate i combtute din toate punctele de vedere; Cauzele pierdute n instan nu au fost motivate corect i n totalitate din punctul de vedere al legislaiei existente; Evidente incorecte insolvabili; a debitorilor
0,5
1,4
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
3 2 3 2 1 3 3
2 2 1 1 2 2 2
2 2 2 1 2 2 2
2,5 2,0 2,2 1,5 1,5 2,5 2,5
Debitele nscrise la masa credal nu corespund ce cele real datorate; Neformularea de contestaii la anumite decizii incorecte ale lichidatorului; Nerespectarea prioritilor de distribuire a sumelor ncasate; Neobinerea de hotrri definitive; Neinvestirea cu formul executorie a unor hotrrii definitive; Nevalorificarea unor hotrri definitive;
0,5 0,5
49

P1 50% N1
P2 30% N2
P3 20% N3
Punctaj total
punerea lor n executare ;
6.2. Executarea hotrrilor judectoreti investite cu formul executorie; 7.1. Avizarea actelor cu caracter juridic;
7.
Avizarea document elor organiza iei
6.2.1. Solicitarea executrii hotrrilor investite n vederea recuperrii debitelor; 6.2.2. Combaterea eventualelor contestaii la executare; 6.2.3. Urmrirea valorificrii n totalitate a hotrrilor judectoreti investite; 7.1.1. Avizarea proiectelor de contracte; 7.1.2. Avizarea proiectelor de acte normative; 7.1.3. Avizarea documentelor emise de entitate cu implicaii juridice; 7.1.4. Avizarea pentru conformitate a msurilor administrative i disciplinare; 7.2.1. Avizarea anulrii/radierii debitelor nerecuperabile; 7.2.2. Avizarea deciziilor legate de personal i de salarizare; 7.2.3. Avizarea altor documente emise de entitate cu implicaii juridice;
Netransmiterea compartimentelor specializate a hotrrilor definitive n vederea recuperrii debitelor; Lipsa de struin n combaterea contestaiei la executare; Nerecuperarea n totalitatea a debitelor obinute n instan; Clauze contractuale nefavorabile entitii;
0,5 0,5 0,5 0,5
2 2 3 3 1 2 2 3 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
2 1 2 2 2 2 1 1 2 1
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
2 2 2 2 2 2 1 3 2 2
2,0 1,7 2,5 2,5 1,5 2,0 1,5 2,4 2,0 1,7
Implicaiile juridice ale actelor normative nu sunt clar stabilite; Avizarea documentelor fr o analiz a tuturor implicaiilor; Contestarea unor msuri administrative sau disciplinare urmare aplicrii lor incorecte, Aprobarea anulrii unor debite fr respectarea cadrului legal; Erori n acordarea salariilor, creterilor de salarii sau diverse sporuri i indemnizaii; Neaplicarea corect a unor clauze favorabile entitii.
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
Data: 06.02.2009
Auditori,
50
Not:
Stabilirea nivelului riscului i determinarea punctajului total al riscurilor este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorii apreciaz nivelul riscului pe factorii de risc i determin punctajul total al riscurilor pe baza documentelor n posesia crora au intrat pn n acel moment, dar i pe baza expertizei personale n domeniu. Elaborarea documentului Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului comport dou etape: n prima faz se realizeaz evaluarea nivelelor riscurilor asociate operaiilor audiabile, iar n a doua faz se determin punctajul total pe baza formulei din Normele metodologice privind auditul intern, respectiv: T= Pi x Ni
i=1
unde: Pi = ponderea riscului pentru fiecare criteriu Ni = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat
Evaluarea riscurilor asociate operaiilor audiabile pe baza informaiilor n posesia crora a intrat auditorul intern, pn n acest moment, din documentele primite de la entitate i/sau din rapoarte anterioare, dar i din propria expertiza n domeniu are un oarecare grad de subiectivitate.
51
52
Procedura PO5 :
ANALIZA RISCULUI
CLASAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Nr. crt Domeniul Activiti /obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative
Data: 06.02.2009 Data: 06.02.2009

Pct tot Cla sare Obs.
1.
1.1.2. Obiectivele specifice respect caracteristicile SMART; 1.1.3. Obiectivele specifice acoper activitile compartimentului; 1.1.1. Obiectivele specifice deriv din obiectivele generale; 1.2.3. Indic corect scopul i subiectul aciunii i exprim o aciune; 1.2.2. Atribuiile sunt specifice compartimentului i asigur realizarea activitilor; 1.2.1. Atribuiile compartimentului deriv din atribuiile generale ale entitii; 1.3.1. Activitile sunt corect identificate i conduc la realizarea obiectivelor; 1.3.2. Activitile sunt repartizate n sarcina salariailor; 1.3.3. Stabilirea relaiilor organizatorice n cadrul compartimentului; 1.4.3. Evidenierea cerinelor n cadrul fiei postului; 1.4.2. Stabilirea responsabilitilor i competenelor n cadrul fielor postului;
Obiectivele specifice nu conduc la un rezultat ateptat; Sistemul de indicatori de rezultat definit obiectivelor nu permite msurarea n totalitate a activitilor; Direciile de aciune ale entitii n domeniul juridic nu sunt acoperite; Nu asigur o competen, fiind definit sub form de sarcin; Atribuii insuficiente realizarea activitilor; pentru
2,4
Mare
Da
2,0
Mediu
Da
1,7 2,5
Mic Mare
Nu Da
2,0
Mediu
Da
Competene definite n cadrul atribuiilor generale n domeniul juridic nu se regsesc n cadrul compartimentului; Activiti insuficiente pentru realizarea obiectivelor; Activiti n competena serviciului nu sunt responsabilizate salariailor; Relaiile organizatorice stabilite salariailor nu asigur colaborarea n realizarea activitilor; Necesitile de ocupare a postului nu corespund complexitii activitilor; Pentru realizarea unor activiti nu exist stabilite responsabilitile i/sau competenele necesare;
1,0
Mic
Nu
2,6 2,0
Mare Mediu
Da Da
1,7
Mic
Nu
2,5
Mare
Da
2,2
Mediu
Da
53
Nr. crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
Pct tot
Cla sare
Obs.
1.4.1. Delimitarea atribuiilor n cadrul fielor postului; 1.5.3. Obiectivele individuale sunt monitorizate printr-un sistem corespunztor de indicatori de rezultat; 1.5.1. Sarcinile postului asigur realizarea obiectivelor individuale; 1.5.2. Activitile i aciunile postului se regsesc n totalitate ataate obiectivelor individuale;
Atribuiile stabilite posturilor nu acoper atribuiile stabilite compartimentului; Indicatorii de rezultat stabilii obiectivelor individuale nu asigur performana; Nu exist stabilit aria de competen necesar pentru realizarea activitilor alocate obiectivelor individuale; Activiti i/sau aciuni realizate de un post nu se regsesc delimitate n cadrul obiectivelor individuale stabilite postului respectiv; Activiti realizate n cadrul serviciului nu sunt procedurate; Responsabilitile n realizarea unor activiti nu sunt corect delimitate; Documente primite la nivelul serviciului nu se regsesc nregistrate n registrul de coresponden; Destinaia documentelor iniiate sau primite spre soluionare la nivelul serviciului nu este cunoscut n totalitate de salariai; Control slab al urmririi modului de susinere a intereselor entitii n faa instanelor; Neconstituirea ca parte n diverse aciuni iniiate de teri i la care entitatea are interes; Necunoaterea n totalitate a aciunilor iniiate i aflate pe rolul instanei; Termenele de judecat nu se cunosc la nivelul serviciului; Rapoartele de activitate nu conin toate realizrile sau nerealizrile serviciului; Nerespectarea termenelor de raportare;
1,5
Mic
Nu
2,5
Mare
Da
2,2
Mediu
Da
1,7
Mic
Nu
1.6. Funcionalita tea cadrului procedural;
1.6.1. Cadrul procedural elaborat descrie toate activitile desfurate n cadrul organizaiei; 1.6.2. Cadrul procedural elaborat este funcional; 2.1.1. Conducerea Registrului de coresponden; 2.1.6. Organizarea circuitului documentelor; 2.1.3. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea este prt; 2.1.4. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea are un interes sau este parte; 2.1.2. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de instituie i aflate pe rolul instanei; 2.1.5. Gestiunea evidenei termenelor de judecat; 2.2.3. Realizarea rapoartelor periodice i anuale de activitate; 2.2.4. Efectuarea raportrilor obligatorii ctre forul superior;
2,5
Mare
Da
1,5
Mic
Nu
Sistemul informaio nal i raportarea activitilo r
2.1. Organizarea sistemului informaional ;
2,4
Mare
Da
2,4
Mare
Da
1,8
Mediu
Da
1,8
Mediu
Da
1,5 1,5 2,5 1,9
Mic Mic Mare Mediu
Nu Nu Da Da
54
Nr. crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
Pct tot
Cla sare
Obs.
2.2.1. Verificarea adecvat a solicitrilor prin interpretarea unitar a reglementrilor i formularea rspunsurilor; 2.2.2. Informarea conducerii cu privire la cauzele aflate pe rolul instanelor; 2.3. Pstrarea i arhivarea documentelor ; 2.3.3. ndosarierea i transmiterea spre arhivare a documentelor; 2.3.2. Pstrarea documentelor n cadrul serviciului; 2.3.1. nchiderea dosarelor soluionate; 3. Susinerea intereselor organizaie i n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice 3.1 Iniierea aciunilor; 3.1.3. Formularea i declanarea n termen a aciunii; 3.1.4. Utilizarea tuturor cilor de atac n cazul hotrrilor defavorabile; 3.1.2. Primirea n termenul de prescripie a dosarelor pentru formularea aciunilor n instan; 3.1.1. Evidena obligaiilor restante sau alte obligaii ale debitorilor; 3.2.2. Descrierea corect i complet a dreptului solicitat n instan; 3.2.4. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; 3.2.5. Formalizarea cererii de chemare n judecat i menionarea persoanei care reprezint instituia; 3.2.3. Menionarea textului de lege pe care se ntemeiaz cererea; 3.2.1. Cuprinderea n cererea de chemare n judecat a datelor de identificare ale iniiatorului i persoanei chemate n judecat; 3.3. Prezentarea la instan; 3.3.2. Pregtirea edinei de instan;
Rspunsuri incomplete comparativ cu solicitrile; 1,9 Dispoziii de susinere a cauzelor din dosarele de instan slabe, deciziile instanei nu sunt cunoscute de managementul serviciului; Identificarea cu greutate a documentelor arhivate; Documentele nu sunt predate la arhiva general n termenele stabilite; Nu se realizeaz o urmrire a modului de valorificare a hotrrilor definitive obinute; Imposibilitatea recuperrii unor debite, urmare punerii cu ntrziere e rol a aciunilor; Pentru unele aciuni pierdute n instan nu sunt utilizate toate cile de atac; Neconstituirea n termen a dosarelor de instan pentru recuperarea debitelor; Nu exist o eviden clar a debitelor restante; Respingerea n instan a unor aciuni urmare formulrii incorecte a aciunilor; Lipsa dovezilor privind susinerea solicitrilor; Respingerea unor aciuni sau stabilirea de noi termene reprezentanii entitii sau persoana care apr interesele nu are mputernicirea necesar; Respingerea n instan a unor aciuni sau pri din aciuni urmare menionrii incorecte a textului de lege care incrimineaz fapta respectiv; Respingerea unor aciuni, sau stabilirea de noi termene pentru reformularea aciunii, urmare a menionrii incorecte a unor date de identificare ale persoanei chemate n instan; edina de instan este pregtit necorespunztor concluzii scrise, dovezi, probe, etc.; Mediu Da
1,5
Mic
Nu
2,5 1,8 1,6 2,5 2,2
Mare Mediu Mic Mare Mediu
Da Da Nu Da Da
2,2
Mediu
Da
1,5 2,5 2,2
Mic Mare Mediu
Nu Da Da
1,8
Mediu
Da
1,4
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
2,5
Mare
Da
55
Nr. crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
Pct tot
Cla sare
Obs.
3.3.5. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; 3.3.6. Formularea de concluzii scrise la fiecare termen de judecat; 3.3.4. Susinerea i struina n aprarea intereselor instituiei n faa instanei; 3.3.1. Primirea citaiei n termen; 3.3.3. Prezentarea la toate termenele stabilite de instan; 3.3.7. Prezentarea conducerii a deciziilor instanei i stabilirea cilor de urmat pentru termenul urmtor stabilit de instan; 3.4.3. Formularea aciunilor de combatere a tuturor capetelor de acuzare i comunicarea acestora la instan; 3.4.1. Primirea citaiei i informarea conducerii asupra cauzei aflate pe rolul instanei; 3.4.2. Constituirea dosarului cauzei; 3.4.4. Prezentarea la termenele stabilite de instan; 3.5.3. Concluziile sau ntmpinrile sunt depuse n termen; 3.5.4. Concluziile i ntmpinrile combat sub toate aspectele susinerile petenilor i pronunrile instanei; 3.5.1. Dup fiecare termen de instan sunt depuse concluzii sau ntmpinri; 3.5.2. Concluziile scrise i ntmpinrile combat toate capetele de acuzare; 3.5.5. Concluziile i ntmpinrile utilizeaz complet i n totalitate cadrul normativ i procedural;
Pierderea aciunilor urmare lipsei dovezilor sau neprezentrii acestora la instan; Lipsa de struin prin nedepunerea de concluzii scrise la termenele de judecat; Susinerea intereselor entitii nu este realizat sub toate aspectele; Neformularea de aprri n termen; Interesele entitii nu sunt susinute n faa instanelor; Lipsa de informare a conducerii cu privire deciziile instanei;
1,8 2,3 1,7 1,5 1,4
Mediu Mediu Mic Mic Mic
Da Da Nu Nu Nu
1,5 Capetele de acuzare nu sunt combtute n totalitate n faa instanelor; Neformularea n acord cu managementul a aprrilor n instan; Dosare de instan incomplete, conducnd la formulrii de aciunii sau aprrii incomplete; Respingerea unor aciuni sau stabilirea de noi termene; Pronunarea unor hotrrii de ctre instan nefavorabile; Concluziile scrise i ntmpinrile nu prezint sau combate aciunea din toate punctele de vedere; Susinerea necorespunztoare a aciunilor aflate pe rolul instanei; Concluziile scrise depuse urmare pronunrilor instanelor, la termenele stabilite, nu combat toate aspectele nefavorabile; Formularea i comunicarea concluziilor scrise i a ntmpinrilor nu respect cadrul procedural;
Mic
Nu
2,8
Mare
Da
2,0
Mediu
Da
2,2 1,2 2,7
Mediu Mic Mare
Da Nu Da
3.5. Formularea concluziilor scrise si ntmpinrilo r;
1,9
Mediu
Da
2,3
Mediu
Da
1,4
Mic
Nu
1,4
Mic
Nu
56
Nr. crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
Pct tot
Cla sare
Obs.
4.
Exercitare a cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat;
4.1.7. Apelul este susinut de dovezile i probele justificative; 4.1.4. Cererea de apel prezint i descrie hotrrea atacat; 4.1.2. Apelul este formulat pentru toate erorile materiale ale hotrrii date n prima instan; 4.1.5. Apelul este motivat complet; 4.1.3. Cererea de apel cuprinde datele de identificare ale prilor; 4.1.1. Apelul este formulat n termen; 4.1.6. Cererea de apel este introdus la instana competent; 4.2.2. Motivele recursului fac referire la toate greelile instanei cu privire la hotrrea dat; 4.2.4. Recursul este depus la instana competent; 4.2.1. Recursul este formulat n termen; 4.2.3. Cererea de recurs cuprinde datele de identificare ale prilor; 4.2.5. Recursul este formulat pentru toate hotrrile nefavorabile pentru care nu exist calea de atac cu apel i cele pronunate cu apel; 4.3.3. Contestaia n anulare este formulat pentru toate hotrrile nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului; 4.3.4. Contestaia n anulare este motivat corespunztor i complet; 4.3.1. Contestaia n anulare este formulat n termen;
Nedepunerea justificative;
probelor 2,5 2,5 Mare Mare Da Da
Hotrrii pierdute n prima instan nu sunt atacate cu apel; Fundamentarea apelului nu combate n totalitate i complet erorile materiale ale hotrrii date n prima instan; ntrzieri n soluionarea cauzei urmare stabilirii de noi termene pentru motivarea apelului i/sau depunerea documentelor susintoare; Respingerea unor aciuni urmare a menionrii incorecte a datelor de identificare ale prilor; Respingerea apelului urmare neformulrii n termen; Depunerea cererii de apel la o alt instan dect cea n drept s soluioneze cauza; Fundamentarea recursului nu combate n totalitate i complet erorile instanei cu privire la hotrrea dat; Depunerea recursului la o instan care nu are competena necesar s judece recursul; Respingerea recursului urmare neformulrii n termen; Respingerea unor aciuni urmare menionrii incorecte a datelor de identificare ale prilor; Neformularea recursului pentru toate hotrrile pierdute n apel sau pentru cele pierdute i pentru care nu exist calea cu apel; Neidentificarea tuturor hotrrilor definitive la care pot exista motive ce nu au fost invocate n apel sau recurs;
2,5
Mare
Da
2,0
Mediu
Da
1,5 1,6 1,5
Mic Mic Mic
Nu Nu Nu
2,7
Mare
Da
2,5 1,8 1,5
Mare Mediu Mic
Da Da Nu
1,7
Mic
Nu
2,5
Mare
Da
Pierderea aciunii n instana urmare nemotivrii din toate punctele de vedere a contestaiei n anulare; Nedepunerea n termen a contestaiei n anulare;
2,0 2,3
Mediu Mediu
Da Da
57
Nr. crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
Pct tot
Cla sare
Obs.
4.3.2. Contestaia n anulare este introdus la instana competent; 4.4. Solicitarea revizuirii hotrrii judectoreti; 4.4.1. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat n termen; 4.4.3. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat pentru toate cazurile de erori n legtur cu starea de fapt stabilit ntr-o hotrre definitiv; 4.4.4. Cererea de revizuire este motivat corespunztor i complet; 4.4.2. Cererea de revizuire cuprinde datele de identificare ale prilor; 4.5. Formularea recursului n interesul legii; 4.5.2. Memoriile sunt bine fundamentate i adresate procurorului general sau ministrului justiiei; 4.5.1. Recursul n interesul legii este solicitat n toate cazurile pentru aplicarea i interpretarea unitar a legii, referitoare la chestiuni de drept soluionate diferite de instan; 4.6.4. Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este motivat complet i la obiect; 4.6.5. Contestaia mpotriva ordonanei prezideniale instituite de teri combate punctual i argumentat capetele de acuzare; 4.6.1. Este folosit corect i n toate situaiile n cadrul procedurilor de executare; 4.6.2. Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este depus la instana competent; 4.6.3. Contestaia mpotriva ordonatei prezideniale instituite de teri este formulat n termen;
Depunerea contestaiei n anulare la o alt instan dect cea competent s soluioneze cauza; Nesolicitarea n termen a revizuirii unei hotrrii; Neidentificarea tuturor erorilor n legtur cu starea de fapt prezentat ntr-o hotrre definitiv dat de instan; Pierderea aciunii n instana urmare nemotivrii din toate punctele de vedere a cererii de revizuire a hotrrii invocate; Prezentarea incorect a datelor de identificare a prilor; Memoriile formulate nu prezint complet cazul soluionat diferit de instana de judecat i solicitarea aplicrii unitare a legii; Neidentificarea aciunilor cu acelai obiect i a cror soluionare a fost realizat diferit de instan;
1,5
Mic
Nu
2,4
Mare
Da
2,5
Mare
Da
1,8
Mediu
Da
1,5
Mic
Nu
1,8
Mediu
Da
1,5
Mic
Nu
Nemotivarea complet a cererii de solicitare a ordonanei prezideniale; Contestaia privind anularea unei ordonane prezideniale nu este formulat i argumentat complet; Nesolicitarea, n toate cazurile de executare silit iniiate de alii i la care entitatea are un drept asupra bunurilor supuse executrii a suspendrii procedurii prin ordonan prezidenial; Depunerea cererii de suspendare la o alt instan fa de cea competent; Depunerea cu ntrzierea cererii de solicitarea ordonanei prezideniale; a a
2,3
Mare
Da
2,5
Mare
Da
2,0
Mediu
Da
2,1
Mediu
Da
1,5
Mic
Nu
58
Nr. crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
Pct tot
Cla sare
Obs.
4.7. Depunerea cererii reconvenion ale;
4.7.1. Formularea i depunerea cererii reconvenionale pentru aciunile intentate de teri i la care suntem ndreptii s solicitm pretenii de la persoanele n cauz; 4.7.3. Preteniile nscrise n cerere sunt reale i certe; 4.7.2. Cererea reconvenional este motivat corect; 5.1.2. Stabilirea pentru fiecare aciune pierdut a cauzelor care au stat la baza deciziei de respingere de ctre instan; 5.1.1. Identificarea aciunilor pierdute n instan; 5.1.3. Evaluarea consistenei concluziilor scrise i ntmpinrilor formulate la aciunile pierdute; 5.1.4. Combaterea sub toate aspectele a cauzelor; 5.1.5. Utilizarea corect i suficient a cadrului legislativ, metodologic i decizional intern n susinerea cauzelor; 5.2.1. Solicitarea lichidrii judiciare pentru debitorii insolvabili; 5.2.2. nscrierea la masa credal cu toate debitele; 5.2.3. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile; 5.2.4. Urmrirea distribuirii i ncasrii corecte a sumelor la masa credal; 6.1.2. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie; 6.1.3. Punerea n practic a hotrrilor definitive; 6.1.1. Obinerea hotrrilor definitive; 6.2.3. Urmrirea valorificrii n totalitate a hotrrilor judectoreti investite;
Nerecuperarea unor debite de la debitori, prin nesolicitarea n cadrul aciunilor intentate de tere persoane a dreptului de a solicita pretenii; Inexistena unor evidene clare a debitelor; Motivarea incomplet a cererii reconvenionale; Neaplicarea tuturor cilor de atac prevzute de lege;
2,5
Mare
Da
1,8 1,5
Mediu Mic
Da Nu
2,5 Susinerea incorect a intereselor entitii n faa instanelor; Depunerea de concluzii scrise sau ntmpinri incomplete; Cauzele pierdute n instan nu au fost analizate i combtute din toate punctele de vedere; Cauzele pierdute n instan nu au fost motivate corect i n totalitate din punctul de vedere al legislaiei existente; Evidente incorecte a debitorilor insolvabili; Debitele nscrise la masa credal nu corespund ce cele real datorate; Neformularea de contestaii la anumite decizii incorecte ale lichidatorului; Nerespectarea prioritilor de distribuire a sumelor ncasate; Neinvestirea cu formul executorie a unor hotrrii definitive; Nevalorificarea unor hotrri definitive; Neobinerea de hotrri definitive; Nerecuperarea n totalitatea a debitelor obinute n instan;
Mare
Da
2,0
Mediu
Da
1,8
Mediu
Da
2,0
Mediu
Da
1,4
Mic
Nu
2,5 2,0 2,2 1,5 2,5 2,5 1,5 2,5
Mare Mediu Mediu Mic Mare Mare Mic Mare
Da Da Da Nu Da Da Nu Da
6.
Obinerea hotrrilor judectore ti i punerea lor n executare;
6.1. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie; 6.2. Executarea hotrrilor judectoreti
59
Nr. crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
Pct tot
Cla sare
Obs.
investite cu formul executorie;
7.
Avizarea documente lor organizaie i
7.1. Avizarea actelor cu caracter juridic;
6.2.1. Solicitarea executrii hotrrilor investite n vederea recuperrii debitelor; 6.2.2. Combaterea eventualelor contestaii la executare; 7.1.1. Avizarea proiectelor de contracte; 7.1.3. Avizarea documentelor emise de entitate cu implicaii juridice; 7.1.2. Avizarea proiectelor de acte normative; 7.1.4. Avizarea pentru conformitate a msurilor administrative i disciplinare; 7.2.1. Avizarea anulrii/radierii debitelor nerecuperabile; 7.2.2. Avizarea deciziilor legate de personal i de salarizare; 7.2.3. Avizarea altor documente emise de entitate cu implicaii juridice;
Netransmiterea compartimentelor specializate a hotrrilor definitive n vederea recuperrii debitelor; Lipsa de struin n combaterea contestaiei la executare; Clauze contractuale nefavorabile entitii; Avizarea documentelor fr o analiz a tuturor implicaiilor; Implicaiile juridice ale actelor normative nu sunt clar stabilite; Contestarea unor msuri administrative sau disciplinare urmare aplicrii lor incorecte; Aprobarea tergerii unor debite fr respectarea cadrului legal; Erori n acordarea salariilor, creterilor de salarii sau diverse sporuri i indemnizaii; Neaplicarea corect a unor clauze favorabile entitii.
2,0
Mediu
Da
1,7 2,5 2,0 1,5 1,5
Mic Mare Mediu Mic Mic
Nu Da Da Nu Nu
2,4 2,0 1,7
Mediu Mediu Mic
Da Da Nu
Data: 06.02.2009
Not:
Auditori,
Clasarea activitilor sau operaiilor n funcie de punctajul riscurilor este a asea faz a procedurii Analiza riscurilor, n care riscurile se mpart n mari, medii i mici. mprirea riscurilor n cele trei categorii se realizeaz innd cont de importana riscurilor i de resursele de audit de care dispunem, respectiv numrul de auditori intern si numrul de ore efectuate pentru desfurarea misiunii de audit. n mod special, activitatea de mprire a riscurilor pe cele trei categorii trebuie s in cont de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), respectiv s aib n vedere volumul riscurilor pe care le poate audiat i s renune pentru moment la riscurile care pot fi neglijate. Numrul riscurilor medii se recomand s fie foarte redus ( 5-10%), pentru c acesta demonstreaz o nehotrre din partea auditorilor interni. n general, riscurile medii se acord pentru operaiile pe care auditorii interni nu le cunosc bine din practic i care vor fi cuprinse n auditare. Pentru continuarea analizei, auditorii interni au mprit in cele trei categorii (mari, medii si mici) riscurile din documentul Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total, innd cont i de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), astfel: Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,3 Riscuri mari 2,4 - 3,0 Pentru moment, riscurile mici vor fi ignorate, in sensul ca nu vor fi audiate, iar riscurile semnificative (mari i medii) vor intra n faza de ierarhizare, ocazie cu care se va elabora documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. 60
Procedura PO5 : Entitatea Public Serviciul de Audit Intern
ANALIZA RISCULUI
TABEL PUNCTE TARI PUNCTE SLABE

Nr crt Domeniul Activiti /obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative T/ S
Data: 06.02.2009 Data: 06.02.2009

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern Grad ncrede re in control intern Obs.
1.
Procesul de orga-nizare i funcionare a structurii auditate
1.1. Definirea i stabilirea obiectivelor; 1.2. Definirea i stabilirea atribuiilor;
1.1.2. Obiectivele specifice respect caracteristicile SMART; 1.1.3. Obiectivele specifice acoper activitile compartimentului; 1.2.2. Atribuiile sunt specifice compartimentului i asigur realizarea activitilor; 1.2.3. Indic corect scopul i subiectul aciunii i exprim o aciune; 1.3.1. Activitile sunt corect identificate i conduc la realizarea obiectivelor; 1.3.2. Activitile sunt repartizate n sarcina salariailor;
Obiectivele specifice nu conduc la un rezultat ateptat; Sistemul de indicatori de rezultat definit obiectivelor nu permite msurarea n totalitate a activitilor; Atribuii insuficiente pentru realizarea activitilor; Nu asigur o competen, fiind definit sub form de sarcin; Activiti insuficiente realizarea obiectivelor; pentru
S S
Activiti n competena serviciului nu sunt responsabilizate salariailor; Pentru realizarea unor activiti nu exist stabilite responsabilitile i/sau competenele necesare;
1.4.2. Stabilirea responsabilitilor i competenelor n cadrul fielor postului;
Nu se cunoate ceea ce se dorete a se realiza Nerealizarea activitilor i sarcinilor n condiii de eficien La nivelul compartimentului nu exist competen necesar realizrii activitilor Neresponsabilizarea n totalitate a sarcinilor executate Activitile stabilite obiectivelor nu conduc la obinerea rezultatelor ateptate; Neresponsabilizarea tuturor activitilor executate la nivelul serviciului Fisa postului nu stabilete corect sarcinile i atribuiile pe care titularul postului le execut
Sczut Sczut Sczut
Sczut Sczut
Sczut
Sczut
61
Nr crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
T/ S
Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern
Grad ncrede re in control intern
Obs.
1.4.3. Evidenierea cerinelor n cadrul fiei postului
Necesitile de ocupare a postului nu corespund complexitii activitilor; S
1.5.1. Atribuiile postului asigur realizarea obiectivelor individuale; 1.5.3. Obiectivele individuale sunt monitorizate printr-un sistem corespunztor de indicatori de rezultat; 1.6.1. Cadrul procedural elaborat descrie toate activitile desfurate n cadrul organizaiei;
Nu exist stabilit aria de competen necesar pentru realizarea activitilor alocate obiectivelor individuale; Indicatorii de rezultat stabilii obiectivelor individuale nu asigur performana. Activiti realizate n cadrul serviciului nu sunt procedurate; Documente primite la nivelul serviciului nu se regsesc nregistrate n registrul de coresponden, nerealizndu-se o urmrire adecvat a modului de soluionare; Control slab a urmririi modului de susinere a intereselor entitii n faa instanelor; Neconstituirea ca parte n diverse aciuni iniiate de teri i la care entitatea are interes; Destinaia documentelor iniiate sau primite spre soluionare la nivelul serviciului nu este cunoscut n totalitate de salariai;
Ocuparea postului de ctre persoane care nu dein cunotinele i deprinderile necesare realizrii activitilor Activitile sunt cunoscute i executate deoarece acestea sunt definite corect n cadrul proceduri de lucru Munca depus de salariat nu este corect evaluat Executarea la ntmplare a activitilor repartizate Neprezentarea la instanele de judecat Nerealizarea n termen a unor lucrri Hotrrii ale instanei date nefavorabil instituiei Pierderea dreptului de a recupera unele debite la care instituia are interes Documentul primit n cadrul compartimentului este urmrit cu privire la soluionare prin sistemul informaional creat
Sczut
Sczut
Sczut
Sistemul informaiona l i raportarea activitilor
1.6. Funcionalita tea cadrului procedural; 2.1. Organizarea sistemului informaional ;
Sczut
Sczut
2.1.1. Conducerea Registrului de coresponden; 2.1.3. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea este prt; 2.1.4. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea are un interes sau este parte; 2.1.6. Organizarea documentelor; circuitului
Sczut Sczut
Sczut
62
Nr crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
T/ S
Obs.
2.2.1. Verificarea adecvat a solicitrilor prin interpretarea unitar a reglementrilor i formularea rspunsurilor; 2.2.3. Realizarea rapoartelor periodice i anuale de activitate; 2.2.4. Efectuarea raportrilor obligatorii ctre forul superior;
Rspunsuri incomplete comparativ cu solicitrile; Rapoartele de activitate nu conin toate realizrile sau nerealizrile serviciului; Nerespectarea termenelor de raportare; Documentele nu sunt predate la arhiva general n termenele stabilite; Identificarea cu greutate documentelor arhivate; a
Rspunsuri neadecvate la solicitri Raportri inexacte
Sczut
Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut
S S S S S S S S S Pierderea dreptului de a mai recupera debitele n cauz Imposibilitatea obinerii unor hotrri favorabile ntrzierii n recuperarea debitelor Necunoaterea n termen a problemelor Documente expirate i pstrate n continuare la nivelul compartimentului Necunoaterea coninutului dosarelor arhivate Pierderea dreptului de a solicita recuperarea unor debite Recuperarea cu ntrziere a debitelor Prejudicii create instituiei
2.3. Pstrarea i arhivarea documentelor ; Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice; 3.1 Iniierea aciunilor;
2.3.2. Pstrarea documentelor n cadrul serviciului; 2.3.3. ndosarierea i transmiterea spre arhivare a documentelor 3.1.2. Primirea n termenul de prescripie a dosarelor pentru formularea aciunilor n instan 3.1.3. Formularea i declanarea n termen a aciunii 3.1.4. Utilizarea tuturor cilor de atac n cazul hotrrilor defavorabile; 3.2.2. Descrierea corect i complet a dreptului solicitat n instan; 3.2.4. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; 3.2.5. Formalizarea cererii de chemare n judecat i menionarea persoanei care reprezint instituia;
3.
3.3.2. Pregtirea instan;
edinei de
Neconstituirea n termen a dosarelor de instan pentru recuperarea debitelor; Imposibilitatea recuperrii unor debite, urmare punerii cu ntrziere a rol a aciunilor; Pentru unele aciuni pierdute n instan nu sunt utilizate toate cile de atac; Respingerea n instan a unor aciuni urmare formulrii incorecte a aciunilor; Lipsa dovezilor privind susinerea solicitrilor; Respingerea unor aciuni sau stabilirea de noi termene deoarece nu se face dovada c aciunea a fost formulat de reprezentanii entitii sau persoana care apr interesele nu are mputernicirea necesar. edina de instan este pregtit necorespunztor concluzii scrise, dovezi, probe, etc.;
Susinerea neadecvat a intereselor instituiei n faa instanelor de judecat
Sczut
63
Nr crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
T/ S
Obs.
3.3.4. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; 3.3.5. Formularea de concluzii scrise la fiecare termen de judecat; 3.4. Formularea aprrilor la aciunile iniiate de teri; 3.4.1. Primirea citaiei i informarea conducerii asupra cauzei aflate pe rolul instanei; 3.4.2. Constituirea cauzei; dosarului
Pierderea aciunilor urmare lipsei dovezilor sau neprezentrii acestora la instan; Lipsa de struin prin nedepunerea de concluzii scrise la termenele de judecat; Neformularea n acord cu managementul a aprrilor n instan; Dosare de instan incomplete, conducnd la formulrii de aciunii sau aprrii incomplete; Capetele de acuzare nu sunt combtute n totalitate n faa instanelor; Nedepunerea ntmpinrii; de concluzii i
S S
Imposibilitatea instanei de a decide i pronuna corect hotrrea judectoreasc Pronunarea unor hotrrii nefavorabile Necunoaterea de ctre management a stadiului aciunii aflate pe rolul instanei Formularea necorespunztoare a concluziilor sau ntmpinrilor Respingerea aciunilor favorabile entitii Susinerea necorespunztoare a aciunilor aflate pe rolul instanei; Pronunarea unor hotrrii de ctre instan nefavorabile; Pronunarea de hotrrii nefavorabile instituiei Respingerea apelului
Sczut Sczut Sczut
Sczut
3.4.3. Formularea aciunilor de combatere a tuturor capetelor de acuzare i comunicarea acestora la instan; 3.5. Formularea concluziilor scrise si ntmpinrilo r; 3.5.1. Dup fiecare termen de instan sunt depuse concluzii sau ntmpinri; 3.5.3. Concluziile sau ntmpinrile sunt depuse n termen; 3.5.4. Concluziile i ntmpinrile combat sub toate aspectele susinerile petenilor i pronunrile instanei; 4.1.2. Apelul este formulat pentru toate erorile materiale ale hotrrii date n prima instan 4.1.4. Cererea de apel prezint i descrie hotrrea atacat;
Sczut
Sczut
Nedepunerea n termen a concluziilor sau ntmpinrilor; Concluziile scrise i ntmpinrile nu prezint sau combate aciunea din toate punctele de vedere; Fundamentarea apelului nu combate n totalitate i complet erorile materiale ale hotrrii date n prima instan; Hotrrii pierdute n prima instan nu sunt atacate cu apel;
Sczut Sczut
4.
Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat;
Sczut
S Pierderea dreptului de a mai solicita recuperarea debitelor n cauz Sczut
64
Nr crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
T/ S
Obs.
4.1.5. Apelul complet;
este
motivat
4.1.7. Apelul este susinut de dovezile i probele justificative; 4.2. Formularea recursului; 4.2.1. Recursul este formulat n termen; 4.2.2. Motivele recursului fac referire la toate greelile instanei cu privire la hotrrea dat; 4.2.4. Recursul este depus la instana competent; 4.3. Formularea contestaiei n anulare; 4.3.1. Contestaia n anulare este formulat n termen; 4.3.3. Contestaia n anulare este formulat pentru toate hotrrile nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului; 4.3.4. Contestaia n anulare este motivat corespunztor i complet; 4.4.1. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat n termen;
ntrzieri n soluionarea cauzei urmare stabilirii de noi termene pentru motivarea apelului i/sau depunerea documentelor susintoare; Nedepunerea probelor justificative; Respingerea recursului neformulrii n termen; urmare
Fundamentarea recursului nu combate n totalitate i complet erorile instanei cu privire la hotrrea dat; Depunerea recursului la o instan care nu are competena necesar s judece recursul Nedepunerea n termen a contestaiei n anulare; Neidentificarea tuturor hotrrilor definitive la care pot exista motive ce nu au fost invocate n apel sau recurs
Aciunea este ntemeiat i susinut corect asigurnd obinerea unei decizii favorabile ale instanei de judecat Susinerea superficial a intereselor instituiei n faa instanei de judecat Pierderea dreptului de a mai obine a soluie favorabila de la instana de judecat Respingerea recursului
Sczut
Sczut Sczut
Sczut
S Dosarul este ndreptat ctre instana cu competena necesar de ctre instana care l-a primit Respingerea aciuni Pierderea dreptului de mai solicita ndreptarea unor erori nefavorabile instituiei Nerecuperarea debitelor pentru care s-a solicitat ndreptarea erorilor Soluionarea cu ntrzierea a aciunilor puse pe rolul instanelor Sczut
Sczut Sczut
4.4. Solicitarea revizuirii
Pierderea aciunii n instana urmare nemotivrii din toate punctele de vedere a contestaiei n anulare; Nesolicitarea n termen a revizuirii unei hotrrii;
Sczut Sczut
S S
65
Nr crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
T/ S
Obs.
hotrrii judectoreti;
4.4.3. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat pentru toate cazurile de erori n legtur cu starea de fapt stabilit ntr-o hotrre definitiv; 4.4.4. Cererea de revizuire este motivat corespunztor i complet;
Neidentificarea tuturor erorilor n legtur cu starea de fapt prezentat ntr-o hotrre definitiv dat de instan; Pierderea aciunii n instana urmare nemotivrii din toate punctele de vedere a cererii de revizuire a unei hotrrii date de instan; Memoriile formulate nu prezint complet cazurile soluionate diferit de instana de judecat i solicitarea aplicrii unitare a acesteia; Nesolicitarea, n toate cazurile de executare iniiate de alii i la care noi avem un drept asupra bunurilor supuse executrii a suspendrii procedurii prin ordonan prezidenial; Depunerea cererii de suspendare la o alt instan fa de cea competent; Motivarea incomplet a cererii de solicitare a ordonanei prezideniale; Contestaia privind anularea unei ordonane prezideniale nu este formulat i argumentat complet;
Nendreptarea unor hotrrii judectoreti date nefavorabil instituiei Nerecuperarea debitelor pentru care s-a pornit aciunea n instan Nesoluionarea unor aciuni unde lege nu a fost interpretat corect Imposibilitatea recuperrii ulterioare a unor debite
Sczut
Sczut
4.5. Formularea recursului n interesul legii; 4.6. Solicitarea ordonanei prezideniale;
4.5.2. Memoriile sunt bine fundamentate i adresate procurorului general sau ministrului justiiei; 4.6.1. Este folosit corect i n toate situaiile n cadrul procedurilor de executare; 4.6.2. Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este depus la instana competent; 4.6.4. Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este motivat complet i la obiect; 4.6.5. Contestaia mpotriva ordonanei prezideniale instituite de teri combate punctual i argumentat capetele de acuzare;
Sczut
Sczut
Cererea este ndreptat ctre instana competent de ctre instana care a primit aciunea Respingerea cererii Executarea de ctre teri a unor bunuri asupra crora instituia are nteietate
Sczut
Sczut Sczut
66
Nr crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
T/ S
Obs.
4.7. Depunerea cererii reconvenion ale;
Nedepunerea n termen a cererii 4.7.1. Formularea i depunerea cererii reconvenionale pentru aciunile intentate de teri i la care suntem ndreptii s solicitm pretenii de la persoanele n cauz 4.7.3. Preteniile nscrise n cerere sunt reale i certe; Inexistena unor evidene clare a debitelor; Formularea aciunilor necorespunztoare a S
5.1.1. Identificarea pierdute n instan;
aciunilor
5.1.2. Stabilirea pentru fiecare aciune pierdut a cauzelor care au stat la baza deciziei de respingere de ctre instan; 5.1.3. Evaluarea consistenei concluziilor scrise i ntmpinrilor formulate la aciunile pierdute; 5.1.4. Combaterea aspectele a cauzelor; sub toate
Neaplicarea tuturor cilor de atac prevzute de lege; Depunerea de concluzii scrise sau ntmpinri incomplete; Cauzele pierdute n instan nu au fost analizate i combtute din toate punctele de vedere; Evidente incorecte a debitorilor insolvabili; Debitele nscrise la masa credal nu corespund ce cele real datorate, Neformularea de contestaii la anumite decizii incorecte ale lichidatorului; Neinvestirea cu formul executorie a unor hotrrii definitive;
Nerecuperarea unor debite de la debitori, urmare nesolicitrii n cadrul aciunilor mpotriva acestora, intentate de tere persoane i de la care suntem ndreptii s solicitm pretenii; Nerecuperarea n totalitate i corect a debitelor cuvenite Susinerea incorect a intereselor entitii n faa instanelor; Nerecuperarea debitelor
Sczut
Sczut Sczut Sczut
S Obinerea unor hotrrii judectoreti nefavorabile Nerecuperarea debitelor S S S S S nscrierea la masa credal cu debite nereale Nerecuperarea n totalitate a debitelor Repartizarea incorect a sumelor ncasate ctre creditorii prioritari Neexecutarea hotrrilor judectoreti Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut
Sczut
5.2.1. Solicitarea lichidrii judiciare pentru debitorii insolvabili; 5.2.2. nscrierea la masa credal cu toate debitele; 5.2.3. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile;
6.
Obinerea hotrrilor
6.1. Investirea
6.1.2. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie;
67
Nr crt
Domeniul
Activiti /obiective
Obiecte auditabile
T/ S
Obs.
judectoreti i punerea lor n executare;
7.
Avizarea documentelo r organizaiei
hotrrilor definitive cu formul executorie; 6.2. Executarea hotrrilor judectoreti investite cu formul executorie; 7.1. Avizarea actelor cu caracter juridic;
6.1.3. Punerea n practic hotrrilor definitive;
Nevalorificarea definitive;
unor
hotrri S
Nerecuperarea unor debite obinute n instan Nepunerea n aplicare a hotrrilor judectoreti Nerecuperarea n totalitatea a debitelor obinute n instan; ncheierea i derularea neadecvat a contractelor de achiziii publice Implicaii economice, sociale sau juridice a documentelor asupra entitii Nerecuperarea n totalitate a debitelor Erori n acordarea salariilor, diverselor sporuri i indemnizaii;
Sczut
6.2.1. Solicitarea executrii hotrrilor investite n vederea recuperrii debitelor; 6.2.3. Urmrirea valorificrii n totalitate a hotrrilor judectoreti investite; 7.1.1. Avizarea proiectelor de contracte; 7.1.3. Avizarea documentelor emise de entitate cu implicaii juridice 7.2.1. Avizarea anulrii/radierii debitelor nerecuperabile 7.2.2. Avizarea deciziilor legate de personal i de salarizare
Netransmiterea compartimentelor specializate a hotrrilor definitive n vederea recuperrii debitelor; Nerecuperarea n totalitatea a debitelor obinute n instan;; Clauze contractuale entitii; nefavorabile
Sczut Sczut
Sczut Sczut
Avizarea documentelor fr o analiz a tuturor implicaiilor; Aprobarea tergerii unor debite fr respectarea cadrului legal; ncadrarea incorect a unor salariai
S S T
Sczut Sczut
Data: 06.02.2009
Auditori,
68
Not:
n faza de ierarhizare se elaboreaz documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin preluarea operaiilor audiabile cu riscuri semnificative (mari i medii) din documentul Clasarea operaiilor, respectiv un numr de 70 obiecte audiabile i 70 de riscuri asociate acestora. Ierarhizarea obiectelor audiabile const n evaluarea funcionalitii sistemelor de control intern care limiteaz efectele riscurilor i care dau posibilitatea auditorilor interni s aprecieze acele obiecte audiabile ca fiind puncte tari, celelalte riscuri pentru care nu exista activiti de control sau acestea sunt nefuncionale sunt in continuare considerate puncte slabe. Astfel, n urma analizei au rezultat 6 riscuri asociate obiectelor audiabile care au fost evaluate ca fiind puncte tari i care vor fi eliminate din auditare. Pornind de la documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe se va elabora documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit n care vor fi preluate numai operaiile considerate ca fiind puncte slabe, ocazie cu care vor fi renumerotate si stabilita corespondenta cu paragrafele din Raportul de audit intern.. Un punct tare sau un punct slab trebuie s fie exprimat n funcie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmrit, pentru a asigura buna funcionare a structurii audiate. Documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe conine att gradul de ncredere al auditorului intern n funcionarea controlului intern, ct i consecinele funcionrii/nefuncionrii acestuia, care va conduce la minimizarea riscului, atunci cnd gradul de ncredere este mare (punct tare), i la maximizarea apariiei riscului, atunci cnd gradul de ncredere este mic (punct slab).
69
70
Procedura PO5 :
ANALIZA RISCULUI
TEMATICA N DETALIU
Nr crt Domeniul Procesul de organizare i funcionare a structurii organizatorice Activiti /obiective 1.1. Definirea i stabilirea obiectivelor; 1.2. Definirea i stabilirea atribuiilor; 1.3. Identificarea i delimitarea activitilor 1.4. Analiza posturilor de lucru 1.5. Stabilirea obiectivelor individuale 1.6. Funcionalitatea cadrului procedural 2.1. Organizarea sistemului informaional. Obiecte audiabile selectate n auditare 1.1.2. Obiectivele specifice respect caracteristicile SMART; 1.1.3. Obiectivele specifice acoper activitile compartimentului; 1.2.2. Atribuiile sunt specifice compartimentului i asigur realizarea activitilor; 1.2.3. Indic corect scopul i subiectul aciunii i exprim o aciune; 1.3.1. Activitile sunt corect identificate i conduc la realizarea obiectivelor; 1.3.2. Activitile sunt repartizate n sarcina salariailor; 1.4.2. Stabilirea responsabilitilor i competenelor n cadrul fielor postului; 1.4.3. Evidenierea cerinelor n cadrul fiei postului 1.5.3. Obiectivele individuale sunt monitorizate printr-un sistem corespunztor de indicatori de rezultat; 1.6.1. Cadrul procedural elaborat descrie toate activitile desfurate n cadrul organizaiei; 2.1.1. Conducerea Registrului de coresponden; 2.1.3. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea este prt; 2.1.4. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea are un interes sau este parte; 2.2.1. Verificarea adecvat a solicitrilor prin interpretarea unitar a reglementrilor i formularea rspunsurilor; 2.2.3. Realizarea rapoartelor periodice i anuale de activitate; 2.2.4. Efectuarea raportrilor obligatorii ctre forul superior; 2.3.2. Pstrarea documentelor n cadrul serviciului; 2.3.3. ndosarierea i transmiterea spre arhivare a documentelor 3.1.2. Primirea n termenul de prescripie a dosarelor pentru formularea aciunilor n instan 3.1.3. Formularea i declanarea n termen a aciunii 3.1.4. Utilizarea tuturor cilor de atac n cazul hotrrilor defavorabile;
Data: 06.02.2009 Data: 06.02.2009

Paragraful corespunztor din RAI II.1.1.1 II.1.1.2. II.1.2.1. II.1.2.2. II.1.3.1. II.1.3.2. II.1.4.1. II.1.4.2. II.1.5.1. II.1.5.2.
1.
II.2.1.1. II.2.1.2. II.2.1.3. II.2.2.1 II.2.2.2. II.2.2.3. II.2.3.1. II.2.3.2. II.3.1.1. II.3.1.2. II.3.1.3.
3.
Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i
2.2. ntocmirea lucrrilor de sintez i rapoartelor de activitate; 2.3. Pstrarea i arhivarea documentelor 3.1 Iniierea aciunilor;
71
Nr crt
Domeniul instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice;
Activiti /obiective 3.2. Formularea cererii de chemare n judecat; 3.3. Prezentarea la instan;
Obiecte audiabile selectate n auditare 3.2.2. Descrierea corect i complet a dreptului solicitat n instan; 3.2.4. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; 3.2.5. Formalizarea cererii de chemare n judecat i menionarea persoanei care reprezint instituia; 3.3.2. Pregtirea edinei de instan; 3.3.4. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; 3.3.5. Formularea de concluzii scrise la fiecare termen de judecat; 3.4.1. Primirea citaiei i informarea conducerii asupra cauzei aflate pe rolul instanei; 3.4.2. Constituirea dosarului cauzei; 3.4.3. Formularea aciunilor de combatere a tuturor capetelor de acuzare i comunicarea acestora la instan; 3.5.1. Dup fiecare termen de instan sunt depuse concluzii sau ntmpinri; 3.5.3. Concluziile sau ntmpinrile sunt depuse n termen; 3.5.4. Concluziile i ntmpinrile combat sub toate aspectele susinerile petenilor i pronunrile instanei; 4.1.2. Apelul este formulat pentru toate erorile materiale ale hotrrii date n prima instan 4.1.4. Cererea de apel prezint i descrie hotrrea atacat; 4.1.7. Apelul este susinut de dovezile i probele justificative; 4.2.1. Recursul este formulat n termen; 4.2.2. Motivele recursului fac referire la toate greelile instanei cu privire la hotrrea dat; 4.3.1. Contestaia n anulare este formulat n termen; 4.3.3. Contestaia n anulare este formulat pentru toate hotrrile nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului; 4.3.4. Contestaia n anulare este motivat corespunztor i complet; 4.4.1. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat n termen; 4.4.3. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat pentru toate cazurile de erori n legtur cu starea de fapt stabilit ntr-o hotrre definitiv; 4.4.4. Cererea de revizuire este motivat corespunztor i complet; 4.5.2. Memoriile sunt bine fundamentate i adresate procurorului general sau ministrului justiiei; 4.6.1. Este folosit corect i n toate situaiile n cadrul procedurilor de executare; 4.6.4. Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este motivat complet i la obiect; 4.6.5. Contestaia mpotriva ordonanei prezideniale instituite de teri combate punctual i argumentat capetele de acuzare; 4.7.1. Formularea i depunerea cererii reconvenionale pentru aciunile intentate de teri i la care suntem ndreptii s solicitm pretenii de la persoanele n cauz 4.7.3. Preteniile nscrise n cerere sunt reale i certe;
Paragraful corespunztor din RAI II.3.2.1. II.3.2.2. II.3.2.3. II.3.3.1. II.3.3.2 II.3.3.3. II.3.4.1. II.3.4.2. II.3.4.3. II.3.5.1. II.3.5.2. II.3.5.3. II.4.1.1. II.4.1.2. II.4.1.3. II.4.2.1. II.4.2.2. II.4.3.1. II.4.3.2. II.4.3.3. II.4.4.1. II.4.4.2. II.4.4.3. II.4.5.1. II.4.6.1. II.4.6.2. II.4.6.3. II.4.7.1. II.4.7.2.
3.4. Formularea aprrilor la aciunile iniiate de teri; 3.5. Formularea concluziilor scrise si ntmpinrilor; Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat; 4.1. Formularea apelului;
4.
4.2. Formularea recursului; 4.3. Formularea contestaiei n anulare;
4.5. Formularea recursului n interesul legii; 4.6. Solicitarea ordonanei prezideniale;
72
Nr crt 5
Domeniul Analiza dosarelor pierdute n instan;
Activiti /obiective 5.1. Analiza cauzelor care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate; 5.2. Solicitarea declanrii lichidrii judiciare 6.1. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie 6.2. Executarea hotrrilor judectoreti investite cu formul executorie 7.1. Avizarea actelor cu caracter juridic 7.2. Avizarea documentelor cu implicaii financiare
Obiecte audiabile selectate n auditare 5.1.1. Identificarea aciunilor pierdute n instan; 5.1.2. Stabilirea pentru fiecare aciune pierdut a cauzelor care au stat la baza deciziei de respingere de ctre instan; 5.1.3. Evaluarea consistenei concluziilor scrise i ntmpinrilor formulate la aciunile pierdute; 5.1.4. Combaterea sub toate aspectele a cauzelor; 5.2.1. Solicitarea lichidrii judiciare pentru debitorii insolvabili; 5.2.2. nscrierea la masa credal cu toate debitele; 5.2.3. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile; 6.1.2. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie; 6.1.3. Punerea n practic a hotrrilor definitive; 6.2.1. Solicitarea executrii hotrrilor investite n vederea recuperrii debitelor; 6.2.3. Urmrirea valorificrii n totalitate a hotrrilor judectoreti investite; 7.1.1. Avizarea proiectelor de contracte; 7.1.3. Avizarea documentelor emise de entitate cu implicaii juridice 7.2.1. Avizarea anulrii/radierii debitelor nerecuperabile
Paragraful corespunztor din RAI II.5.1.1. II.5.1.2. II.5.1.3. II.5.1.4. II.5.2.1. II.5.2.2. II.5.2.3. II.6.1.1. II.6.1.2.
6.
II.6.2.1. II.6.2.2.
7.
II.7.1.1. II.7.1.2. II.7.2.1.
Data: 06.02.2009
Nota:
Auditori,
Procedura Analiza riscurilor a nceput cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor audiabile, care a cuprins 107 de operaii/obiecte audiabile, i se finalizeaz cu Tematica n detaliu a misiunii de audit, n care au fost selectate numai 64 obiecte audiabile. Tematica n detaliu a misiunii de audit, este acea faz din procedura Analizei riscurilor, care se realizeaz prin selectarea obiectelor audiabile, pornind de la documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, care au fost evaluate ca fiind puncte slabe si care vor fi avute in vedere, in continuare, pentru auditare. Documentul, semnat de echipa de auditori i de supervizorul misiunii, respectiv de eful compartimentului de audit intern, va fi adus la cunotin principalilor responsabili ai entitii audiate n cadrul edinei de deschidere. n continuare, cele 64 operaii/obiecte audiabile, vor fi avute n vedere n activitatea de auditare, deoarece reprezint riscuri semnificative pentru domeniul audiat i vor fi supuse diferitelor testri, stabilite pe baza Programului interveniei la faa locului, care se vor materializa n F.I.A.P.-uri i F.C.R.I.-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din 73
Tematica n detaliu a misiunii de audit. Menionam totui c, procedura Analiza riscurilor trebuie sa rmn un document viu, care in funcie de constatrile realizate in etapa de Intervenie la fata locului sa fie actualizat, ori de cate ori se impune. Tematica n detaliu a misiunii de audit intern se finalizeaz cu documentul, cu acelai nume, care se obine n baza prelurii obiectelor audiate considerate ca fiind puncte slabe din documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. Precizm c n coloana Observaii a documentului Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, se trece numrul paragrafului corespunztor din Raportul de audit intern, n care vor fi abordate respectivele obiecte audiabile selectate. n situaia n care, se considera necesar, n Tematica n detaliu a misiunii de audit, la obiectele audiabile selectate se pot aduga si alte obiecte audiabile, care nu au fost audiate n ultimii 3 ani i/sau nu au fost supuse analizei riscurilor, iar aceasta completare va fi menionata n coloana Observaii. Documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern conine un numr mai redus de obiecte audiabile, fa de cele coninute n Lista centralizatoare a obiectelor audiabile, deoarece n faza de clasare a obiectelor audiabile au fost eliminate operaiile la care au fost asociate riscuri mici i, de asemenea, n faza de ierarhizare a obiectelor audiabile au fost eliminate operaiile evaluate ca fiind puncte tari i, n consecin, nu au intrat, pentru moment, n preocuprile auditorilor interni.
74
Procedura PO6:
ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT
PROGRAMUL DE AUDIT
Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada audiat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
OBIECTIVELE ACTIVITILE PROGRAMATE AUDITULUI Tema general: Activitatea juridica 388 1. Pregtirea misiunii de audit 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiprirea i procesarea Declaraiei de independena 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor audiabile 6. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 7. ntocmirea Programului de audit intern 8. ntocmirea Notei i a Programului interveniei la faa locului 9. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul - Puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului. 10. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Serviciul Juridic DURATA (H) 54 2 2 4 8 8 8 8 8 2 2
Data: 06.02.2009 Data: 06.02.2009

PERSOANELE IMPLICATE LOCUL DESFURRII
Cristescu Gabriel Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Cristescu Gabriel Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana Cristescu Gabriel Tomescu Viorel Stnescu Ioana Cristescu Gabriel
SAI SAI SAI SAI AUDIAT SAI SAI SAI SAI SAI SAI AUDIAT
75
OBIECTIVELE AUDITULUI
ACTIVITILE PROGRAMATE
11. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit. 2. Intervenia la faa locului 1.1 Efectuarea testrilor Obiectivul I. Procesul de organizare 1.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu i funcionare a 1.3 Elaborare FIAP - urilor structurii 1.4 Colectarea dovezilor organizatorice 1.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 2.1 Efectuarea testrilor Obiectivul II. Sistemul informaional 2.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu i raportarea 2.3 Elaborarea FIAP - urilor activitilor 2.4 Colectarea dovezilor 2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 3.1 Efectuarea testrilor 3.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3.3 Elaborarea FIAP - urilor 3.4 Colectarea dovezilor 3.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 4.1 Efectuarea testrilor 4.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 4.3 Elaborarea FIAP - urilor 4.4 Colectarea dovezilor 4.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 5.1 Efectuarea testrilor 5.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 5.3 Elaborarea FIAP - urilor 5.4 Colectarea dovezilor
DURATA (H) 2 272 22 2 8 4 4 22 2 8 4 4 22 2 8 4 4
PERSOANELE IMPLICATE Tomescu Viorel Cristescu Gabriel Colectare Creante
LOCUL DESFURRII AUDIAT
Tomescu Viorel Cristescu Gabriel
AUDIAT SAI
AUDIAT SAI
Obiectivul III. Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice Obiectivul IV. Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat
Stnescu Ioana Cristescu Gabriel
AUDIAT SAI
22 2 8 4 4 20 2 8 4
AUDIAT SAI
Obiectivul V. Analiza dosarelor pierdute n instan
AUDIAT SAI
76
ACTIVITILE PROGRAMATE 5.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1 Efectuarea testrilor 6.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 6.3 Elaborarea FIAP - urilor 6.4 Colectarea dovezilor 6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1 Efectuarea testrilor 6.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 6.3 Elaborarea FIAP - urilor 6.4 Colectarea dovezilor 6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 12. Planificarea si organizarea edinei de nchidere 13. Discutarea constatrilor cu Serviciul Juridic 14. Concluzii
DURATA (H) 4 20 2 8 4 4
PERSOANELE IMPLICATE
LOCUL DESFURRII
Obiectivul VI. Obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare
AUDIAT SAI
Obiectivul VII. Avizarea documentelor organizaiei
18 2 8 4 4
4 4 58 16 8 8 2 4 4
Tomescu Viorel Cristescu Gabriel Tomescu Viorel Stnescu Ioana Cristescu Gabriel Cristescu Gabriel Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana Cristescu Gabriel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Cristescu Gabriel Tomescu Viorel Tomescu Viorel Stnescu Ioana Cristescu Gabriel Tomescu Viorel Stnescu Ioana
AUDIAT AUDITAT SAI
III. Raportul de audit intern
15. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 16. Revizuirea Raportului de audit intern 17. Obinerea proiectului de Raport de audit intern aprobat de conducere 18. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la audiat i solicitarea de rspuns n 15 zile 19. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 20. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al audiatului
SAI SAI SAI SAI AUDIAT SAI
77
ACTIVITILE PROGRAMATE 21. Finalizarea Raportului de audit intern 22. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 23. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre audiat 24. ntocmirea Fisei de urmrire a recomandrilor
DURATA (H) 4 8 4 4
PERSOANELE IMPLICATE Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Tomescu Viorel Tomescu Viorel
LOCUL DESFURRII SAI SAI SAI SAI
IV. Urmrirea recomandrilor
Data: 06.02.2009
Auditori,
ef compartiment audit intern,
Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizm resursele de audit n vederea realizrii misiunii de audit intern respectiv, stabilim ntre membri echipei de auditori activitile pe care le vor desfura n vederea atingerii obiectivelor stabilite si timpul necesar pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea ncadrrii in perioadele afectate prin Planul de audit intern. Programul de audit este un document intern de lucru al compartimentului de audit intern, care se ntocmete pe baza Tematicii n detaliu a misiunii de audit prin care se realizeaz ordinea de parcurgere a procedurilor misiunii de audit pe timpul derulrii acesteia. De fapt, Programul de audit presupune un plan detaliat al activitii ce trebuie realizat n etapa de Intervenie la faa locului i care trebuie s cuprind procedurile necesare atingerii obiectivelor misiunii de audit. n practic, Programul de audit reprezint un ghid cu care este comparat n final modul de desfurare al misiunii, i confer sigurana c domeniul de aplicare al activitii a primit atenia corespunztoare, i c aspecte importante ale auditului nu au fost omise. Scopul elaborrii Programului de audit este acela de a oferi, att efului compartimentului de audit intern, asigurarea c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern, ct i supervizorului misiunii, asigurarea repartizrii sarcinilor i planificrii activitilor pe auditori interni. Programul de audit este finalizat nainte de intervenia la faa locului i este aprobat de eful compartimentului de audit intern. Pe parcursul desfurrii misiunii de audit, Programul de audit se poate modifica, pe principiul compensrii, n condiiile n care pentru anumite operaii timpul de intervenie la faa locului nu s-a putut aprecia corect, ns cu ncadrarea n programul stabilit iniial. Programul de audit intern cuprinde numrul total de ore afectate misiunii de audit structurate pe etapele i procedurile acesteia repartizate pe membri echipei de auditori interni, cu menionarea locului de desfurare a aciunii, care se completeaz cu un program detaliat de intervenie pe teren. 78
Procedura PO6 :
ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT
PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI

Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada audiat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Nr. crt.
A
Data: 06.02.2009 Data: 06.02.2009 Tipul testrii Locul testrii Durata testrii (h) Nr. lista de verificare Nr. test Auditori
Obiecte audiabile
OBIECTIVUL NR. 1 PROCESUL DE ORGANIZARE I FUNCIONARE A STRUCTURII FUNCIONALE 1.1. Definirea i stabilirea obiectivelor
Obiectivele specifice respect caracteristicile SMART;
Verificarea existenei stabilirii obiectivelor Verificarea specificitii obiectivelor Verificarea msurabilitii obiectivelor Verificarea realitii obiectivelor Verificarea dac deriv din obiectivele generale Verificarea dac sunt stimulatoare i cunoscute de salariai Verificarea dac ndeplinesc caracteristicile SMART Verificarea accesibilitii obiectivelor Verificarea stabilirii de termene de realizare Verificare dac conduc la un rezultat ateptat
Structura audiata
LV 1 Not de relaii nr.1
T1
Tomescu Viorel
Obiectivele specifice acoper Verificarea repartizrii activitilor n cadrul activitile compartimentului; compartimentului
Verificarea alocrii activitile pentru realizarea obiectivelor Compararea activitilor repartizate cu cele alocate obiectivelor Stabilirea activitilor realizabile i pentru care nu exist obiective stabilite
Structura audiata
LV 1
T2
Stnescu Ioana
79
Nr. crt.
Obiecte audiabile
1.2. Definirea i stabilirea atribuiilor
Tipul testrii
Locul testrii
4
Durata testrii (h)
Nr. lista de verificare

LV 1
Nr. test
Auditori
B 1
Atribuiile sunt specifice Identificarea din atribuiile generale a atribuiilor care Structura compartimentului i asigur revin compartimentului audiata Verificarea acoperirii atribuiilor generale de cele stabilite realizarea activitilor;
compartimentului Verific dac atribuiile stabilite compartimentului asigur realizarea activitilor Verificarea definirii atribuiile sunt sub forma a mai multe aciuni Verificarea ca prin modul de definire s fie acoperit n totalitate scopul aciuni exprimate
T3
Stnescu Ioana
2 C 1
Indic corect scopul i subiectul aciunii i exprim o aciune;
Structura audiata
LV 1
T4
Stnescu Ioana
1.3. Identificarea i delimitarea activitilor Activitile sunt corect Verificarea identificrii corecte a atribuiilor la nivelul Structura identificate i conduc la compartimentului audiata Verificarea dac realizarea activitilor este exprimat prin realizarea obiectivelor;
aciuni concrete Verificarea dac aciunile sunt formulate i descrise corect Verificare dac activitile sunt identificate n totalitate Verificare dac activitile asigur conformitatea cu legile i regulamentele Verificarea ca activitile stabilite obiectivelor s conduc la realizarea scopului acestuia Verific dac atribuiile repartizate compartimentului se regsesc atribuite posturilor
LV 1 Interviu nr.1
T5
Stnescu Ioana
2 D 1 2
Activitile sunt repartizate n sarcina salariailor; 1.4. Analiza posturilor de lucru
Structura audiata
LV 1
T6
Stnescu Ioana Stnescu Ioana Stnescu Ioana
Stabilirea responsabilitilor Verificarea existenei competenelor pentru realizarea Structura i competenelor n cadrul sarcinilor repartizate postului audiata Verificarea existenei responsabilitilor necesare pentru fielor postului;
executarea activitilor
LV 1
T7
Evidenierea cerinelor cadrul fiei postului
n Verificarea corelaie intre complexitatea activitilor Structura atribuite unui post i nivelul de pregtire al titularului audiata
postului Verificarea adecvrii studiilor la cerinele postului Verificarea adecvrii cunotinele de IT la necesitile postului Verificarea adecvrii cunotinele de limb strin la necesitile postului
LV 1
T8
80
Nr. crt.
Obiecte audiabile
Tipul testrii
Locul testrii
Durata testrii (h)
Nr. test
Auditori
Verificarea cunotinelor de management ale titularului postului cu necesitile postului
E 1
1.5. Stabilirea obiectivelor individuale Obiectivele individuale sunt monitorizate printr-un sistem corespunztor de indicatori de rezultat;
Verificarea stabilirii de obiective individuale fiecrui post ocupat Verificarea ca obiectivele stabilite s asigure utilizarea cu eficien i n totalitate a timpului de munc Verificarea ca obiectivele s fie stabilite n corelaie cu cerinele postului Verificarea dac obiectivele individuale respect caracteristicile SMART Verificarea dac indicatori stabilii conduc la performan Verificarea dac obiectivele in seama de pregtirea i nivelul de calificare al titularului postului Verificarea existenei proceduri de lucru Verificarea ca procedurile de lucru s acoper toate activitile Verificarea ca procedurile s descrie corect modul de realizare al activitilor Verificarea dac persoanele implicate au competena necesar Verificarea dac activitile sau aciunile sunt stabilite corect Verificarea cunoaterii i aplicrii procedurilor
Structura audiata
LV 1 Interviu nr.2
T9
Stnescu Ioana
F 1
1.6. Funcionalitatea cadrului procedural Cadrul procedural elaborat descrie toate activitile desfurate n cadrul compartimentului; Structura audiata 4 LV 1 Interviu nr.3 T10 Tomescu Viorel
OBIECTIVUL NR. 2 SISTEMUL INFORMAIONAL I RAPORTAREA ACTIVITILOR
A 1
2.1. Organizarea sistemului informaional

Verificarea existenei registrului de coresponden i inerea acestuia la zi Verificarea nregistrrii tuturor documentelor Verificarea ca documentele s fie repartizate n vederea soluionrii i stabilirea de termene Verificarea dac documentele sunt urmrite cu privire la modul de soluionare Verificarea modului de conducere a registrelor de eviden,
Structura audiata
Conducerea Registrului de coresponden;
LV 2 List de control nr.1 Interviu nr.4
T11
Tomescu Viorel
81
Nr. crt.
Obiecte audiabile
Tipul testrii
Locul testrii
Durata testrii (h)
Nr. test
Auditori
Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea este prt;
Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea are un interes sau este parte;
respectiv: - conducerea la zi a registrelor de eviden - completarea corect a registrelor - realitatea datelor nscrise - utilizarea datelor n efectuarea raportrilor - responsabilitatea conducerii registrelor - realitatea documentelor nregistrate Verificarea conducerii registrului de eviden Verificarea ca aciunile iniiate de teri i la care instituia este prt s fie nregistrate Verificarea ca aciunile n care instituia este prt s fie urmrite cu privire la modul de soluionare Verificarea conducerii registrului de eviden Verificarea ca aciunile la care instituia este parte sau are interes s fie sunt nregistrate Verificarea organizrii i conducerii registrului de eviden a termenelor: - organizarea i conducerea registrului - nregistrarea citaiilor primite de la instan - stabilirea de termene n formularea aprrilor - nregistrarea soluiilor pronunate de instan - menionarea direciilor de urmat la soluiile date de instan Verificarea ca aciunile n care instituia este parte sau are un interes s fie urmrite cu privire la modul de soluionare
Structura audiata
LV 2
T12
Stnescu Ioana
Structura audiata
LV 2 List de control nr.2 Interviu nr.4
T13
Stnescu Ioana
B 1
2.2. ntocmirea lucrrilor de sintez i rapoartelor de activitate Verific dac rspunsurile solicitate la adrese i petiii sunt Verificarea adecvat a solicitrilor prin interpretarea formulate cu aplicarea i interpretarea unitar a cadrului legal unitar a reglementrilor i formularea rspunsurilor; Realizarea rapoartelor periodice i anuale de activitate;
Verificarea ntocmirii n termen a rapoartelor periodice de activitate Analiza ntocmirii, formalizrii i transmiterii rapoartelor de activitate; Verificarea ca rapoartele de activitate s reflecte corect activitatea desfurat
Structura audiata Structura audiata
LV 2
T14
Tomescu Viorel Stnescu Ioana
LV 2 List de control nr.3
T15
82
Nr. crt.
Obiecte audiabile
Efectuarea raportrilor obligatorii ctre forul superior;
Tipul testrii
Verificarea efecturii periodice a raportrilor ctre central Verificarea realitii coninutului raportrilor ctre central Analiza modului de pstrare a documentelor Analiza accesului la documente pe timpul pstrrii Analiza responsabilitilor stabilite persoanelor care pstreaz documentele Analiza modului de selectare a documentelor n vederea arhivrii Analiza modului de constituire n dosare a documentelor pentru arhiv Analiza modului de numerotare i specificare a documentelor existente la dosar Analiza modului de predare a dosarelor la arhiv Examinarea modului de numerotare i legare i opisare a dosarelor Analiza ntocmirii procesului verbal de predare-primire a dosarelor Examinarea modului de pstrare a dosarelor Analiza modului de gestionare a dosarelor la arhiv
Locul testrii
Structura audiata 5
Durata testrii (h)

LV 2
Nr. test
T16
Auditori
Tomescu Viorel
3 C 1 2
2.3. Pstrarea i arhivarea documentelor Pstrarea documentelor n cadrul serviciului; Structura audiata Structura audiata 5 LV 2 T17 Stnescu Ioana Stnescu Ioana
LV 2 Interviu nr.5
T18
ndosarierea i transmiterea spre arhivare a documentelor
OBIECTIVUL NR. 3 SUSINEREA INTERESELOR ORGANIZAIEI N RAPORTURILE CU AUTORITILE I INSTITUIILE PUBLICE SAU ALTE PERSOANE FIZICE SAU JURIDICE A 3.1. Iniierea aciunilor Verificarea solicitrii n cadrul termenului de prescripie Primirea n termenul de Structura 3 LV 3 1 prescripie a dosarelor pentru formulrii aciunilor n instan audiata Examinarea realitii preteniilor solicitate la instan formularea aciunilor n Analiza modului de constituire a dosarelor de instan instan Verificarea formulrii n termen a aciuni n instan Structura 3 LV 3 2 Formularea i declanarea n Examinarea corectitudini cererii formulate n instan audiata FCRI nr.1 Examinarea debitelor restante i urmrirea dac au fost termen a aciunii
T19
Tomescu Viorel Tomescu Viorel Stnescu Ioana
T20
Utilizarea tuturor cilor de atac n cazul hotrrilor defavorabile;
formulate n termen aciuni: Examinarea uzitrii de toate cile de atac n cazul hotrrilor defavorabile
Structura audiata
LV 3
T21
83
Nr. crt.
Obiecte audiabile
3.2. Formularea cererii de chemare n judecat Descrierea corect i complet a dreptului solicitat n instan; Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; Formalizarea cererii de chemare n judecat i menionarea persoanei care reprezint instituia; 3.3. Prezentarea la instan Pregtirea edinei de instan;
Tipul testrii
Locul testrii
Structura audiata Structura audiata Structura audiata 4
Durata testrii (h)

LV 3
Nr. test
Auditori
B 1 2 3
Examineaz corectitudinea preteniilor solicitate n instan Examineaz cadrul legal pe care s-a bazat solicitarea preteniilor n instan Examineaz justeea dovezilor pe care se bazeaz aciunea Examineaz modul de prezentare i justificare a dovezilor n cadrul cererii Verific legalitatea semnrii cererii de chemare n judecat Verific modul de responsabilizarea a persoanei care reprezint entitatea Verific corectitudinea datelor privind identificarea prilor Analiza conducerii registrului privind termenele Analizeaz modul pregtire a dosarului n vederea susinerii intereselor entitii Verific prezentarea n termen i n totalitate la instan a dovezilor pe care aciunea, respectiv: - analiza termenelor solicitate de instan; - analiza primirii i nregistrrii citaiilor; - analiza delegarea la instan; - examinarea prezentarea la instan; - analiza susinerii intereselor n faa instanelor; - evaluarea suficienei dovezilor depuse la instan. Analizeaz dac sunt formulate concluzii scrise i susinute interesele la fiecare termen de judecat
T22
2 2
LV 3 LV 3
T23 T24
C 1 2
2 4
LV 3 LV 3 List de control nr.4 Not de relaii nr.2 LV 3
T25 T26
Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea;
3 D 1 2 3
Formularea de concluzii scrise la fiecare termen de judecat; 3.4. Formularea aprrilor la aciunile iniiate de teri Primirea citaiei i informarea conducerii asupra cauzei aflate pe rolul instanei; Constituirea dosarului cauzei; Formularea aciunilor de
Structura audiata
T27
Stnescu Ioana
Analizeaz modul n care sunt colectate informaiile n vederea documentrii asupra cauzei i modul de prezentare ctre conducere a direciilor de susinerea a intereselor entitii Examineaz documentele constituite la dosarul cauzei Analiza argumentelor de susinere a cauzelor
Structura audiata Structura audiata Structura
LV 3 Interviu nr.6 LV 3 LV 3
T28
Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu
2 2
T29 T30
84
Nr. crt.
Obiecte audiabile
Tipul testrii
Locul testrii
audiata
Durata testrii (h)
Nr. test
Auditori
Viorel
E 1 2 3
combatere a tuturor capetelor Examineaz dac cauza este combtut pentru toate capetele de acuzare de acuzare i comunicarea Analiza msurilor propuse de susinere a cauzelor acestora la instan; 3.5. Formularea concluziilor scrise i ntmpinrilor Examineaz dac la fiecare termen de judecat sunt depuse Dup fiecare termen de instan sunt depuse concluzii concluzii sau ntmpinri sau ntmpinri; Concluziile sau ntmpinrile Verific depunerea n termen a concluziilor i ntmpinrilor sunt depuse n termen;
Examineaz consistena concluziilor sau ntmpinrilor n susinerea intereselor Verificai dac concluziile scrise sau ntmpinrile prevd: - sunt formulate i depuse la fiecare termen de judecat; - depunerea este realizat n cadrul termenelor - entitatea este reprezentat la termenele de judecat; - interesele entitii sunt susinute la edinele instanei; - s-a insistat pentru reinerea de ctre instan a tuturor concluziilor formulate; - concluziile sunt susinute cu probe i dovezi; - probele i dovezile sunt depuse la dosar;
Structura audiata Structura audiata Structura audiata
3 2 3
LV 3 LV 3 LV 3 List de control nr.5
T31 T32 T33
Tomescu Viorel Stnescu Ioana Stnescu Ioana
Concluziile i ntmpinrile combat sub toate aspectele susinerile petenilor i pronunrile instanei;
OBIECTIVUL NR. 4 EXERCITAREA CILOR DE ATAC MPOTRIVA SOLUIILOR INSTANELOR DE JUDECAT A 4.1. Formularea apelului Examineaz dac toate aciunile pierdute n prima instan Structura 2 1 au formulat i depus apel audiata Apelul este formulat pentru toate erorile materiale ale hotrrii date n prima instan
Verific depunerea n termen a apelului Verific dac apelul combate toate erorile/excepiile Verific struina n susinerea apelului Verific motivarea complet a apelului Verific struina n reinerea de ctre instan a tuturor concluziilor formulate Verifii prezentarea la instan la termenele stabilite pentru susinerea apelului Verific prezentarea probelor i dovezilor invocate n apel
T34
Tomescu Viorel
85
Nr. crt.
Obiecte audiabile
Cererea de apel prezint i descrie hotrrea atacat; Apelul este susinut de dovezile i probele justificative; 4.2. Formularea recursului
Tipul testrii
Locul testrii
Structura audiata Structura audiata 3 3
Durata testrii (h)

LV 4 LV 4
Nr. test
T35 T36
Auditori
Stnescu Ioana Stnescu Ioana
2 3 B 1
Verific dac apelul descrie corect hotrrea defavorabil dat de instan Verific dac apelul este susinut cu probe i dovezi justificative
Recursul este formulat n termen;
1 2
Motivele recursului fac referire la toate greelile instanei cu privire la hotrrea dat; 4.3. Formularea contestaiei n anulare Verific formularea n termen a contestaiilor n anulare Contestaia n anulare este formulat n termen; Verific daca la hotrrile nefavorabile date n recurs sau Contestaia n anulare este apel exist motive care nu au fost invocate la aceste formulat pentru toate instane i s-a formulat contestaie n anulare hotrrile nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului; Analizeaz dac contestaia n anulare combate corect Contestaia n anulare este motivele invocate motivat corespunztor i complet;
Verific dac este formulat recurs pentru toate hotrrile defavorabile i pentru care lege prevede aceast form Verific dac recursul este formulat n termen Verific dac recursul invoc clar excepiile instanei Verific dac s-a struit n susinerea recursului Verific motivarea complet i la obiect a recursului Verific struina n reinerea de ctre instan a tuturor concluziilor formulate Verific prezentarea la instan la termenele stabilite n susinerea recursului Verific prezentarea probelor i dovezilor n susinerea recursului Analizeaz dac recursul combate toate erorile instanei din hotrrea judectoreasc defavorabil
Structura audiata
T37
Tomescu Viorel
Structura audiata
LV 4
T38
Stnescu Ioana
3 3
LV 4 LV 4
T39 T40
Structura audiata
LV 4
T41
Tomescu Viorel
86
Nr. crt.
Obiecte audiabile
Tipul testrii
Locul testrii
Structura audiata Structura audiata 2 2
Durata testrii (h)

LV 4 LV 4
Nr. test
Auditori
D 1 2
3 E 1
4.4. Solicitarea revizuirii hotrrii judectoreti Solicitarea revizuirii hotrrii Verific formularea n termen a revizuirii hotrrii judectoreti este realizat n termen; Solicitarea revizuirii hotrrii Verific daca la hotrrile nefavorabile definitive exist erori n legtur cu starea de fapt i s-a solicitat revizuirea este realizat pentru toate acestora la instan cazurile de erori n legtur cu starea de fapt stabilit ntro hotrre definitiv; Analizeaz dac solicitarea efectuat combate corect Cererea de revizuire este motivele invocate motivat corespunztor i complet; 4.5. Formularea recursului n interesul legii Memoriile sunt bine fundamentate i adresate procurorului general sau ministrului justiiei;
Verific dac sunt cazuri n care lege nu a fost aplicat unitar de ctre instan Verific dac n aceste cazuri s-a formulat i depus recurs n interesul legii Analizeaz dac solicitarea efectuat vizeaz interpretarea i aplicarea unitar a legii Analizeaz dac solicitarea este formulat n toate cazurile n care se impunea Analizeaz dac sunt solicitate msuri asiguratorii la depunerea ordonanei prezideniale Analizeaz modul de susinere a intereselor entitii n cazurile n care ali solicit msuri asiguratorii Analizeaz cazurile n care solicitare este respins i urmrete modul de formulare i prezentare a preteniilor
T42 T43
Tomescu Viorel Tomescu Viorel
Structura audiata
LV 4
T44
Stnescu Ioana
Structura audiata
LV 4
T45
Tomescu Viorel
F 1
4.6. Solicitarea ordonanei prezideniale Este folosit corect i n toate situaiile n cadrul procedurilor de executare; Structura audiata 2 LV 4 T46 Stnescu Ioana
2 3
G 1
Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este motivat complet i la obiect; Analizeaz cazurile, n care teri, au solicitat mpotriva Contestaia mpotriva entitii, pentru anumite cauze, ordonan prezidenial i ordonanei prezideniale urmrete modul n care s-a formulat contestaia i cum au instituite de teri combate fost susinute interesele punctual i argumentat capetele de acuzare; 4.7. Depunerea cererii reconvenionale Formularea i depunerea
Analizeaz formularea de cereri reconvenionale n toate
2 2
LV 4 LV 4
T47 T48
Structura
LV 4
T49
Tomescu
87
Nr. crt.
Obiecte audiabile
Tipul testrii
Locul testrii
Durata testrii (h)
Nr. test
Auditori
Viorel
cererii reconvenionale pentru cazurile n care entitatea era ndreptit audiata Analizeaz modul de formulare a cererii n susinerea aciunile intentate de teri i la intereselor care suntem ndreptii s solicitm pretenii de la persoanele n cauz Examineaz dac datele de identificare ale prilor sunt Preteniile nscrise n cerere Structura 2 corecte sunt reale i certe; audiata OBIECTIVUL NR. 5 ANALIZA DOSARELOR PIERDUTE N INSTAN 5.1. Analiza cauzelor care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate A Identific toate aciunile formulate pe rolul instanei Structura 1 Identific toate aciunile pierdute audiata 5.1.1. Identificarea aciunilor Sorteaz aciunile pierdute pe stadii n prima instan, recurs, apel etc. pierdute n instan;
LV 4
T50
Stnescu Ioana
LV 5
T51
Stnescu Ioana
5.1.2. Stabilirea pentru fiecare aciune pierdut a cauzelor care au stat la baza deciziei de respingere de ctre instan;
5.1.3. Evaluarea consistenei concluziilor scrise i ntmpinrilor formulate la aciunile pierdute;
Examineaz dac hotrrea putea fi atacat la o instan superioar i urmrete dac s-a realizat Analizeaz cauzele care au determinat pierderea n instan a aciunii formulate, respectiv: - combaterea tuturor capetelor de acuzare - combaterea unui capt de acuzare din mai multe puncte de vedere; - formularea de concluzii scrise i ntmpinri la fiecare termen de judecat; - combaterea realist i la obiect a capetelor de acuzare - susinerea intereselor entitii la fiecare termen de judecat - struina n reinerea de ctre instan a tuturor aspectelor formulate - fundamentarea concluziilor i ntmpinrilor pe probe i dovezi - prezentarea la instan a probelor i dovezilor. Evalueaz consistena concluziilor si ntmpinrilor realizate Urmrete depunerea tuturor dovezilor justificative Urmrete dac legea a fost utilizat n totalitatea ei n susinerea cauzelor Urmrete dac toate capetele de acuzare au fost combtute
Structura audiata
LV 5 List de control nr.8 Not de relaii nr.3 Interviu nr.8
T52
Tomescu Viorel
Structura audiata
LV 5
T53
Stnescu Ioana
88
Nr. crt.
Obiecte audiabile
Tipul testrii
Locul testrii
Structura audiata Structura audiata 5
Durata testrii (h)

LV 5
Nr. test
T54
Auditori
4 B 1
Examineaz daca combaterea cauzei este fcut sub toate 5.1.4. Combaterea sub toate aspectele i din toate punctele de vedere aspectele a cauzelor; 5.2. Solicitarea declanrii lichidrii judiciare Urmrete dac exist o situaie a debitorilor insolvabili Verific dac exist a urmrire i executare a bunurilor valorificabile Examineaz dac exist constatare cu privire la inexistena bunurilor valorificabile Urmrete dac solicitarea lichidrii judiciare este corect formulat, respectiv: - exist o eviden a debitelor restante; - exist documente justificative privind nivelul debitelor - formularea aciunilor de lichidare judiciar - depunerea dosarelor la instan - prezentarea la termenele fixate de instan - struina n numirea lichidatorului - nscrierea la masa credal - struina n pronunarea procedurii de lichidare - formularea aciunilor mpotriva administratorilor Verific dac exist o eviden corect a debitelor restante Verific dac debitele restante sunt corect nscrise la masa credal Analizeaz dac orice decizie nefavorabil a judectorului dat cu nclcarea legi este combtut Examineaz dac contestaia la deciziile nefavorabile combate corect i din toate punctele de vedere hotrrea instanei
LV 5
T55
Solicitarea lichidrii judiciare pentru debitorii insolvabili;
2 3
nscrierea la masa credal cu toate debitele; Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile;
5 5
LV 5 LV 5
T56 T57
Stnescu Ioana Tomescu Viorel
OBIECTIV NR. 6 OBINEREA HOTRRILOR JUDECTORETI I PUNEREA LOR N EXECUTARE 6.1. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie A Identific toate hotrrile definitive Investirea hotrrilor Structura 10 1 Verific dac sunt investite cu formul executorie definitive cu formul audiata executorie; Verific dac toate hotrrile investite cu formul Punerea n practic a Structura 10 2 executorie sunt transmise spre valorificare hotrrilor definitive; audiata 6.2. Executarea hotrrilor judectoreti investite cu formul executorie B
LV 6 LV 6
T58 T58
89
Nr. crt.
Obiecte audiabile
Tipul testrii
Locul testrii
Structura audiata 10
Durata testrii (h)

LV 6
Nr. test
T59
Auditori
Tomescu Viorel
Solicitarea executrii hotrrilor investite n vederea recuperrii debitelor;
2
Urmrirea valorificrii n totalitate a hotrrilor judectoreti investite;
Verific dac este ntocmit dosar de executare silit n termen Verific dac procedurile de executare silit sunt aplicate n termen Examineaz dac contestaiile la executare sunt combtute n termen Verific dac sunt identificate toate bunurile urmrile ale debitorilor Verific dac s-a solicitat executarea bunurilor urmribile ale debitorilor astfel nct s acopere n totalitate creanele datorate entitii Verific dac debitele obinute n instan sunt ncasate n totalitate Verific dac se uziteaz de toate cile legale n vederea recuperrii debitelor Verific dac este realizat o urmrire a administratorilor n cazurile n care debitele nu sunt recuperate n totalitate
Structura audiata
10
T60
Stnescu Ioana
OBIECTIV NR. 7 AVIZAREA DOCUMENTELOR EMISE DE INSTITUIE 7.1. Avizarea actelor cu caracter juridic A Analizeaz dac proiectele de contracte sunt avizate pentru Avizarea proiectelor de 1 legalitate de compartimentul juridic contracte;
Analizeaz dac clauzele din contracte sunt favorabile entitii Verific dac exist clauze de soluionare a litigiilor Verific dac analiza obligaiilor i drepturilor prilor stipulate n contract a urmrit s apere interesele entitii Examineaz dac documentele emise de entitate i care necesit evaluare juridic sunt avizate Verific dac avizul este dat prin respectarea procedurilor
Structura audiata
12
T61
Tomescu Viorel
Avizarea documentelor emise de entitate cu implicaii juridice
Structura audiata
14
LV 7 List de control nr.10 Not de relaii nr.6 LV 7
T62
Stnescu Ioana
B 1
7.2. Avizarea documentelor cu implicaii financiare Analizeaz dosarele de insolvabilitate Avizarea anulrii/radierii Examineaz dac viza de radiere a unor debite este debitelor nerecuperabile acordat prin respectarea cadrului metodologic i procedural
Structura audiata
14
T63
Tomescu Viorel
90
Data: 06.02.2009
Not:
Auditori,
Programul de intervenie la faa locului sau Programul preliminar se elaboreaz pe baza Programului de audit i prezint detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, tipurile de teste i eantioanele pe baza crora se vor realiza acestea, locul i durata testrii. n practica, se recomand realizarea unui grad mai mare de detaliere a testrilor, care se vor efectua n etapa de Intervenie la faa locului, prin completarea Programului preliminar cu modalitile concrete de determinare a eantioanelor, n conformitate cu regulile statisticii, dar i prin diversificarea tipurilor testrilor ce se vor realiza de ctre auditorii interni.
91
92
Procedura PO7 :
INTERVENIA LA FAA LOCULUI
MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

Data: 10.02.2009 Data: 10.02.2009
A. Lista participanilor:
Numele Funcia Direcia/ Serviciul Nr. telefon E-mail Semntura
Cristescu Gabriel Tomescu Nicolae Stnescu Ioana Popescu Ion Diaconescu Ion Voinescu Georgeta Vasilescu George
Sef serviciu Auditor intern Auditor intern ef serviciu Cons. juridic Cons. juridic Cons. juridic
SAI SAI SAI Serviciul Juridic Serviciul Juridic Serviciul Juridic Serviciul Juridic
B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit; - prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Public Intern, n special a obiectivelor generale ale auditului intern i semnificaia auditului intern; - prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele audiabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. A fost cerut prerea audiailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii Serviciului Juridic i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti; n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii structurii audiate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: - sistemul de decizional n cadrul entitii reprezint o zon cu risc; - fluctuaia mare a personalului n cadrul entitii; - neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; De asemenea, s-au stabilit: - persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, modul de efectuare a testelor, chestionarelor i interviurilor, programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; 93
- condiiile minime pe care audiatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor; - data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor; - convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul auditului, informarea sistematic asupra constatrilor. - stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura audiat, inclusiv calendarul implementrii i persoanele rspunztoare cu implementarea recomandrilor.
Not:
edina de deschidere a interveniei la fa locului servete ca ntlnire de nceput a misiunii de audit, se planific i se deruleaz la entitatea/ structura audiat i la aceast particip auditorii interni desemnai pentru efectuarea misiunii, eful compartimentului de audit intern i personalul implicat n derularea activitilor auditate. Scopul principal al edinei de deschidere l reprezint discutarea, cu reprezentanii entitii, a obiectivelor stabilite pentru realizarea misiunii de audit intern, prezentarea Tematicii n detaliu a operaiilor audiabile i a modalitilor de lucru, precum i acceptarea Programului de intervenie la faa locului n vederea stabilirii calendarului ntlnirilor. edina de deschidere se finalizeaz prin elaborarea Minuta edinei de deschidere n care se consemneaz: perioada n care se va desfura misiunea; descrierea general i concis a naturii testelor ce vor trebui efectuate; participanii; alte aspecte importante discutate, printre care i eventualele ateptri din partea celor audiai, data edinei de nchidere.
94
Procedura P08 ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern
LISTA DE VERIFICARE NR. 1
Data: 13.02.2009 Data: 13.02.2009
Obiectivul I. PROCESUL DE ORGANIZARE I FUNCIONARE A STRUCTURII FUNCIONALE Nr. crt.

A 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8.
Activitatea de audit
DEFINIREA I STABILIREA OBIECTIVELOR Obiectivele specifice respect caracteristicile SMART Obiectivele specifice deriv din obiectivele generale Obiectivele specifice contribuie la realizarea obiectivului general Obiectivele specifice conduc la un rezultat ateptat Obiectivele respect caracteristicile referitoare la concordana cu misiunea i atribuiile departamentului Obiectivele specifice sunt definite n cadrul compartimentului Obiectivul specific poate fi atins Obiectivele stabilite contribuie la realizarea scopului compartimentului, respectiv: Obiectivele specifice deriv din obiectivele generale ale entitii Acoper obiectivul general al entitii n domeniul de activitate Sunt stimulatoare i cunoscute de salariai Obiectivele specifice respect caracteristicile SMART Conduc la un rezultat ateptat Asigur realizarea activitilor Obiectivul specific are precizat perioada de realizare La definirea obiectivelor s-a urmrit s nu aib accesai msur cu activitatea alocat Obiectivele specifice acoper activitile compartimentului Obiectivele specifice sunt definite n cadrul compartimentului Obiectivele specifice au alocate activiti Activitile alocate asigur realizarea obiectivului Obiectivele specifice acoper toate activitile desfurate la nivelul compartimentului DEFINIREA I STABILIREA ATRIBUIILOR Atribuiile sunt specifice compartimentului i asigur realizarea activitilor Atribuiile definite compartimentului acoper atribuiile generale aferente domeniului Atribuiile asigur realizarea n totalitate a activitilor derulate Atribuiile asigur aria de competen necesar realizrii activitii procedurate Pentru atribuiile definite sunt stabilite responsabilitile necesare
Da
Nu
Observaii
X X X X X X X Test nr. 1 Not de relaii nr. 1
1.9. 1.10 2. 2.1. 2.2. 2.3.2-42.5. B. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.
X X X X X X
X X X X
95
1.5. 1.6. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. C. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10.. 1.11. 1.12.. 1.13 1.14. 1.15. 2. 2.1. 2.2. 2.3. D. 1. 1.1. 1..2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. E.
Atribuiile definite se regsesc n totalitate n sarcinile stabilite posturilor Atribuiile definite sunt specifice compartimentului Indic corect scopul i subiectul aciunii i exprim o aciune Modul de definire a atribuiilor asigur realizarea scopului activitii Pentru atribuiile stabilite exist calificarea necesar n vederea realizrii Atribuiile stabilite personalului de conducere acoper funciile managementului Atribuiile indic n toate cazurile un set de sarcini omogene IDENTIFICAREA I DELIMITAREA ACTIVITILOR Activitile sunt corect identificate i conduc la realizarea obiectivelor Activitile sunt identificate n totalitate la nivelul compartimentului Activitile identificate i alocate obiectivelor asigur realizarea acestora Activitile alocate obiectivelor au stabilite indicatori de performan Pentru activitile identificate exist competena specific Activitile repartizate obiectivelor sunt omogene Activitile identificate sunt corect definite Activitile i aciunile asigur conformitatea cu reglementrile legale Activitile identificate asigur realizarea obiectivelor specifice ale compartimentului Activitatea este exprimat sub forma a mai multor sarcini materializate n rezultate msurabile Aciunile stabilite sunt formulate i ataate corect activitii Aciunile necesare realizrii activitii sunt identificate n totalitate Activitile identificate asigur conformitatea cu regulamentele i politicile interne Activitile sunt alocate corect obiectivelor Activitile repartizate compartimentului respect criteriul alocat la nfiinare acestuia Activitile alocate compartimentului se regsesc n sarcinile alocate posturilor Activitile sunt repartizate n sarcina salariailor Calificarea personalului este adecvat pentru realizarea activitilor Activitile derulate n cadrul serviciului sunt repartizate n cadrul fielor postului Pentru activitile repartizate sunt definite sarcini corespunztoare n fia postului ANALIZA POSTURILOR DE LUCRU Stabilirea responsabilitilor i competenelor n cadrul fielor postului Scopul postului indic necesitatea existenei postului Postul definete contribuia pe care o are n cadrul instituiei publice Necesitatea existenei postului este susinut prin definirea unor atribuii specifice complexitii i nivelului acestuia Cerinele postului asigur informaiile suficiente i adecvate privind cunotinele, calificrile, abilitile i aptitudinile necesare identificrii celor mai bune persoane pentru postul respectiv Definirea atribuiilor n cadrul postului este n conformitate cu activitile i aciunile pe care titularul le ntreprinde n realitate La repartizarea atribuiilor n fiele de post se respect principiul echilibrului ntre sarcinile i competenele titularului de post Definirea atribuiilor conduc la stabilirea unor sarcini clare i coerente postului Competena acordat titularului postului asigur o informare corespunztoare asupra limitelor decizionale Postul prezint elementele impuse titularului pentru a-i desfura n condiii normale activitatea STABILIREA OBIECTIVELOR INDIVIDUALE
X X X X X X
X X X X X
Test nr. 5 Interviu nr. 1
X X X X X X
X X X X X X X X X
96
1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.
1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10 1.11. 1.12. 1.13. 1.14. 1.15. 1.16. F 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12.
Obiectivele individuale sunt monitorizate printr-un sistem corespunztor de indicatori de rezultat Obiectivele individuale sunt definite n cadrul obiectivelor specifice Obiectivele individuale sunt stabilite n conformitate cu atribuiile postului Pentru realizarea activitilor stabilite obiectivelor individuale sunt definite sarcini n cadrul fiei postului Obiectivele individuale sunt specifice postului Stabilirea obiectivelor individuale se face cu respectarea caracteristicilor SMART, respectiv: - sunt specifice activitilor postului - sunt cuantificabile - sunt prevzute cu termene precise de realizare - sunt realiste - sunt flexibile - fiind revizuite n funcie de modificrile aduse postului Indicatorii stabilii obiectivelor conduc la asigurarea performanei Obiectivele individuale sunt stabilite n sarcina salariailor Obiectivele individuale au caracter individual Obiectivele individuale sunt stabilite n funcie de caracteristicele postului Exist competena necesar realizrii obiectivelor stabilite postului Obiectivele individuale sunt repartizate echilibrat i echitabil personalului n funcie de pregtirea i calificarea profesional Modificarea obiectivelor individuale se realizeaz n funcie de modificrile aduse postului Obiectivele individuale contribuie la realizarea obiectivului specific stabilit compartimentului Obiectivele individuale acoper n totalitate timpul de munc Timpul stabilit de realizare a obiectivelor asigur utilizarea eficient a resurse umane Gradul de realizare al obiectivelor este apreciat n funcie de gradul de realizare al activitilor alocate Aprecierea performanelor se face n funcie de gradul de realizare al obiectivelor Greutile ntmpinate n realizarea obiectivelor sunt supuse analizei i evalurii FUNCIONALITATE CADRULUI PROCEDURAL Cadrul procedural elaborat descrie toate activitile desfurate n cadrul organizaiei Procedura de lucru stabilete persoanele responsabile cu elaborarea, verificarea i aprobarea acesteia Procedura de lucru menioneaz persoanele crora trebuie s le fie distribuit Scopul pentru care este elaborat procedura de lucru este definit Persoanele i compartimentele implicate n aplicare procedurii sunt stabilite n cadrul procedurii Procedura de lucru asigur continuitatea activitilor n condiiile fluctuaiei de personal Procedura de lucru stabilete domeniile sau activitile la care se refer Activitatea procedurat este delimitat clar n cadrul portofoliului de activiti ale entitii Activitile care depind sau de care depinde activitatea procedurat sunt menionate n cadrul procedurii Compartimentele furnizoare i/sau beneficiare de date n elaborarea i actualizarea procedurii sunt stabilite n cadrul procedurii Descrierea activitii procedurate este corect prezentat Circuitul documentelor la care face referire procedura este definit Resursele materiale, financiare i umane sunt definite n cadrul procedurii
X X X X Test nr. 9 Interviu nr. 2 X
X X X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X X X Text nr. 10 Interviu nr.3
97
1.13. 1.14 1.15.
Derularea aciunilor i operaiilor care caracterizeaz activitatea procedurat sunt definite n totalitate i corect Responsabilitile i rspunderile sunt corect stabilite n cadrul procedurii de lucru Procedura stabilete activitile sau aciunile realizate de personalul de execuie sau conducere
Text nr. 10 Interviu nr. 3
98
Procedura P08 :
Entitatea public Serviciul de audit public intern
TEST Nr. 1
Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului
Data: 13.02.2009 Data: 13.02.2009
Definirea i stabilirea obiectivelor specifice la nivelul serviciului juridic; Asigurarea c obiectivele specifice deriv din obiectivele generale, sunt definite n cadrul serviciului i ncorporeaz toate activitile realizate la nivelul serviciului juridic. Eantionul analizat a fost reprezentat de obiectivele strategice definite n cadrul strategiei entitii, de obiectivele generale definite n cadrul politicilor i obiectivele specifice definite n cadrul programelor de control referitoare la activitatea juridic. Analiza modului de definire i evaluarea obiectivelor va urmri cum acestea contribuie la realizarea scopurilor entitii n domeniul asigurrii funciei juridice, respectiv: - dac obiectivele specifice deriv din obiectivele generale; - dac obiectivele specifice sunt realiste, stimulatoare i cunoscute de salariai; - dac obiectivele specifice acoper n totalitate obiectivele generale; - dac obiectivele specifice respect caracteristicile SMART; - dac obiectivele specifice conduc la un rezultat ateptat, asigurnd realizarea activitilor. Testarea s-a concretizat n stabilirea unui numr de 8 ntrebri cu privire la modul de stabilire a obiectivelor i elaborarea pe baza acestora, de ctre seful serviciului juridic a unei note de relaii prin care explic condiiile n care au fost definite obiectivele specifice. n cadrul Programului de control elaborat la nivelul entitii referitor la componenta privind ntrirea capacitaii entitii am identificat, legat de activitatea juridic obiectivul general asigurarea din punct de vedere al legalitii i regularitii a documentelor emise de entitate i aprarea intereselor acesteia n instan, pentru care s-a stabilit n la nivelul serviciului un numr de dou obiective specifice, crora le-au fost alocate activiti i aciuni, respectiv: - obiectiv "exercit cile de atac ordinare i extraordinare la aciunile aflate pe rolul instanei", iar ca activiti participarea la edinele instanei, formularea aprrilor i exercitarea tuturor cilor de atac asupra cauzelor pierdute. - obiectiv "avizeaz documentele i actele normative emise la nivelul entitii", iar ca activiti avizarea proiectelor de contracte, avizarea proiectelor de acte normative, avizarea msurilor administrative i disciplinare dispuse de organizaie, avizarea deciziilor legate de personal. Analiza obiectivelor stabilite a pus n eviden, c acestea acoper parial realizarea funciei juridice n cadrul organizaiei, ct i sprijinirea managementului n asigurarea legalitii actelor i documentelor elaborate. Astfel, se constat c entitate n baza obiectivului strategic, n domeniul juridic, i-a definit un singur obiectiv general, care nu acoper obiectivul strategic i n baza cruia la nivelul serviciului au fost definite dou obiective specifice care nu conduc la rezultate ateptate i au un caracter general. Pornind de la cele dou domenii de activitate exercitate n cadrul serviciului juridic obiectivele generale nu sunt definite astfel nct s fie mobilizatoare i nelese de salariai,
Constatri
99
Concluzii
iar implementarea lor s conduc la un impact. Corect acestea ar fi trebuit s fie definite: 1. Iniierea aciunilor n instan i asigurarea reprezentrii entitii n cauzele aflate pe rolul instanelor de judecat, sau altor organisme cu caracter jurisdicional, prin struina n aprarea intereselor entitii i exercitarea tuturor cilor de atac. 2. Asigurarea legalitii actelor i documentelor elaborate de entitate cu implicaii juridice i avizarea proiectelor de acte normative i metodologice create sau primite n cadrul organizaiei. n baza obiectivelor generale astfel definite trebuiau stabilite la nivelul serviciului obiectivele specifice crora s le fie ataate activiti omogene, acestea s ndeplineasc caracteristicele SMART i s conduc la un rezultat ateptat. Pentru un obiectiv general trebuie definite mai multe obiective specifice, iar acestea trebuie s cuprind toate activitile exercitate n cadrul serviciului juridic. Fa de cele menionate, din analiz a rezultat c obiectivele specifice definite la nivelul serviciului au un caracter general i nu conduc la un rezultat asteptat. Obiectivele generale nu deriv din obiectivele strategice i nu le acoper n totalitate; Obiectivele specifice sunt definite la nivel general i nu asigur obinerea unui rezultat ateptat; Obiectivele specifice nu deriv din obiectivele generale i nu respect caracteristicile SMART; Obiectivele specifice definite nu acoper activitile repartizate i executate n cadrul serviciului;
Auditor intern,
Supervizor,
100
Procedura P08 : Entitatea public Serviciul de audit public intern
NOTA DE RELAII Nr. 1 privind definirea i stabilirea obiectivelor specifice la nivelul serviciului adresat doamnei Rotaru Lenuta sef serviciu juridic Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntrebarea 1: Precizai organizarea actual a serviciului i dac aceasta permite ndeplinirea funciilor entitii n domeniul juridic? Rspuns 1 : Organizarea i conducerea actual rspunde variantei pe obiective, respectiv structura i dimensiunea corespunde stadiului actual al reglementrilor i strategiilor existente, iar stabilirea activitilor s-a fcut n raport cu obiectivele definite, avnd n aceste condiii o autonomie sporit. ntrebare 2: juridice? Precizai modalitatea privind definirea obiectivelor generale specifice activitii
Raspuns 2: Aceste obiective au fost definite la nivelul entitii, respectiv n cadrul politicilor de dezvoltare, de ctre comisiile de lucru responsabilizate n acest sens. Serviciul juridic nu a avut nici o implicaie n modul de definire sau stabilire a obiectivelor generale. ntrebare 3 : La nivelul serviciului obiectivele generale au fost transpuse n obiective specifice i n rezultate ateptate pentru fiecare activitate i au fost comunicate personalului? Rspuns 3 : Obiectivele specifice au fost definite avnd la baz activitile realizate n cadrul serviciului, respectiv acestea au fost grupate n dou categorii, activiti legate de prezentarea la instanele de judecat n vederea susinerii cauzelor i activiti legate de avizarea actelor i documentelor entitii, pe baza acestor grupri au fost definite dou obiective specifice. ntrebare 4 : La definirea obiectivelor specifice s-a analizat i urmrit ca acestea s respecte pachetul de cerine SMART? Rspuns 4: Nu, n general s-a urmrit ca acestea s corespund activitii serviciului, s includ activitile stabilite i s poat fi realizate. Precizez c, la data la care au fost definite n cadrul serviciului nu exista experien cu privire la analiza i definirea unui obiectiv. ntrebare 5: Obiectivele specifice definite au prevzute rezultate ateptate? Rspuns 5 : Da, pentru fiecare obiectiv au fost stabilii indicatori de performan, care sunt urmrii periodic cu privire la modul de respectare. ntrebare 6 : n ce const aceti indicatori de performan stabilii? Rspuns 6: Fiecare activitate realizat n cadrul unui obiectiv este msurat prin numrul de 101
aciuni realizate n cursul perioadei n realizarea activitii respective (ex. numrul de termene la care ne-am prezentat n instan, sau numrul de dosare noi create i puse pe rol). ntrebare 7 : Exist i indicatori care exprim gradul de realizare a activitilor (reducerea termenelor de soluionare a unui dosar prin struina n faa instanei de a soluiona dosarul, sau reducerea numrului dosarelor pierdute n instan prin argumentarea complet i din toate punctele de vedere a capetelor de acuzare, etc.? Rspuns 7: Nu, pentru astfel de indicatori exista riscul ca s nu fie realizai, fapt pentru care nu iam definit. ntrebare 8 : Dac nu exist astfel de indicatori stabilii cum evaluai performana? Rspuns 8: Prin numrul de dosare, avize propuse, aciuni realizate de ctre fiecare salariat. ntrebare 8 : Mai avei ceva de adugat? Rspuns 8: Nu.
Dat n faa noastr, Auditori Data: 13.02.2009
Sef serviciu juridic, Rotaru Lenua,
102
Procedura P08 :
Entitatea public Serviciul de audit public intern FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 1 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema
Data: 13.02.2009 Data: 13.02.2009
Constatri
Obiectivele generale definite nu acoper obiectivul strategic cu privire la activitatea juridic, iar n baza lor nu sunt dezvoltate obiective specifice care s conduc la un rezultat ateptat i care s acopere n totalitate activitile desfurate n cadrul serviciului. n cadrul Programului de control elaborat la nivelul entitii referitor la componenta privind ntrirea capacitaii entitii am identificat, legat de activitatea juridic obiectivul general asigurarea din punct de vedere al legalitii i regularitii a documentelor emise de entitate i aprarea intereselor acesteia n instan, pentru care s-a stabilit n la nivelul serviciului un numr de dou obiective specifice, crora le-au fost alocate activiti i aciuni, respectiv: - obiectiv "exercit cile de atac ordinare i extraordinare la aciunile aflate pe rolul instanei", iar ca activiti participarea la edinele instanei, formularea aprrilor i exercitarea tuturor cilor de atac asupra cauzelor pierdute. - obiectiv "avizeaz documentele i actele normative emise la nivelul entitii", iar ca activiti avizarea proiectelor de contracte, avizarea proiectelor de acte normative, avizarea msurilor administrative i disciplinare dispuse de organizaie, avizarea deciziilor legate de personal. Analiza obiectivelor stabilite a pus n eviden, c acestea acoper parial realizarea funciei juridice n cadrul organizaiei, ct i sprijinirea managementului n asigurarea legalitii actelor i documentelor elaborate. Astfel, se constat c entitate n baza obiectivului strategic, n domeniul juridic, i-a definit un singur obiectiv general, care nu acoper obiectivul strategic i n baza cruia la nivelul serviciului au fost definite dou obiective specifice care nu conduc la rezultate ateptate i au un caracter general. Pornind de la cele dou domenii de activitate exercitate n cadrul serviciului juridic obiectivele generale nu sunt definite astfel nct s fie mobilizatoare i nelese de salariai, iar implementarea lor s conduc la un impact. Corect acestea ar fi trebuit s fie definite: 1. Iniierea aciunilor n instan i asigurarea reprezentrii entitii n cauzele aflate pe rolul instanelor de judecat, sau altor organisme cu caracter jurisdicional, prin struina n aprarea intereselor entitii i exercitarea tuturor cilor de atac. 2. Asigurarea legalitii actelor i documentelor elaborate de entitate cu implicaii juridice i avizarea proiectelor de acte normative i metodologice create sau primite n cadrul organizaiei. n baza obiectivelor generale astfel definite trebuiau stabilite la nivelul serviciului obiectivele specifice crora s le fie ataate activiti omogene, acestea 103
Cauze
Consecine Recomandare
s ndeplineasc caracteristicele SMART i s conduc la un rezultat ateptat. Pentru un obiectiv general trebuie definite mai multe obiective specifice, iar acestea trebuie s cuprind toate activitile exercitate n cadrul serviciului juridic. Fa de cele menionate, din analiz a rezultat c obiectivele specifice definite la nivelul serviciului au un caracter general i nu conduc la un rezultat asteptat. La elaborarea obiectivelor generale nu a fost implicat personal din cadrul serviciului juridic care i cunotea bine atribuiile i activitile realizate, contribuind astfel la o definire corect a acestora. Definirea neclar a obiectivelor generale n domeniul juridic i fr a fi neles impactul pe care acestea l urmresc, a condus la definirea incomplet a obiectivelor specifice, ale cror rezultate ateptate nu asigur realizarea tuturor activitilor i obinerea de performan. Obiectivele individuale stabilite i dezvoltate n baza obiectivelor specifice i repartizate salariailor nu vor asigura realizarea n totalitate a activitilor repartizate serviciului. Analiza politicilor de dezvoltare ale entitii i redefinirea obiectivelor generale cu privire la activitatea juridic astfel nct acestea s asigure realizarea obiectivului strategic n domeniu, s fie definite n termeni de impact, s fie realiste, stimulatoare i nelese de salariai. Pe baza obiectivelor generale s se dezvolte i defineasc obiectivele specifice la nivelul serviciului, astfel nct acestea s cuprind activiti omogene, s conduc la un rezultat ateptat, exprimat n indicatori de performan. Prin modul n care sunt definite trebuie s ncorporeze toate activitile desfurate la nivelul serviciului.
Auditor intern,
Supervizat,
Pentru conformitate
104
Procedura P08 :
TEST Nr. 5
Data: 14.02.2009 Data: 14.02.2009
Identificarea i delimitarea activitilor n cadrul obiectivelor trebuie s asigure realizarea acestora i obinerea rezultatului ateptat. Analiza modului de inventariere a activitilor necesare pentru realizarea obiectivelor i evaluarea gradului de adecvare a acestora la realizarea funciunii serviciului i de materializare n rezultate msurabile. Eantionul analizat a fost reprezentat de activitile i aciunile identificate de serviciul juridic i ataate obiectivelor specifice n vederea realizrii acestora. Analiza modului de inventariere a activitilor va urmri dac acestea sunt corect definite i n totalitate asigurnd realizarea obiectivelor i dac aciunile stabilite contribuie la realizarea activitilor, respectiv: - activitatea este exprimat prin aciuni concrete materializate n rezultate msurabile; - aciunile proprii realizrii activitilor sunt formulate i descrise corect; - aciunile necesare realizrii unei activiti sunt identificate n totalitate; - aciunile definite sunt ataate corect activitilor; - activitile i aciunile definite i ntreprinse asigur n totalitate conformitatea cu regulamentele i politicile interne; - sunt definite toate activitile i aciunile care asigur conformitatea cu reglementrile legale n domeniu realizate n cadrul serviciului. Testarea s-a concretizat n stabilirea unui numr de 8 ntrebri cu privire la modul de identificare a activitilor desfurate n cadrul serviciului, necesare att pentru realizarea obiectivelor, ct i pentru stabilirea corect i n totalitate a aciunilor necesare realizrii activitilor. Conducerea serviciului, n baza obiectivelor stabilite, trebuie s identifice activitile de realizat/aciunile de ntreprins pentru atingerea obiectivelor i s le repartizeze posturilor din cadrul serviciului, n funcie de nivelul i cerinele de cunotine descrise de postul respectiv. Din analiza activitilor necesare realizrii obiectivelor specifice a rezultat c acestea, n general, asigur conformitatea cu regulamentele i politicile interne, pun n eviden principalele aciuni necesare realizrii obiectivelor, dar aa cum sunt formulate nu au fost identificate n ntregime, totodat sunt materializate n rezultate msurabile, ns sunt cazuri n care aciunile stabilite n realizarea lor nu sunt aferente activitii respective. La activitatea de formulare a cererii de chemare n judecat, n cadrul aciunilor identificate au fost menionate "prezentarea la instan, formularea aprrilor i a concluziilor scrise", aciuni care nu se identific n cadrul acestei activitii. Cu privire la activitatea de formulare a cererii de chemare n judecat aciunile ar fi 105
Constatri
trebuit descrise sub forma: identificarea dreptului solicitat, cuprinderea n cerere a datelor de identificare ale prilor, descrierea corect i complet a dreptului solicitat, precizarea textului de lege pe care se bazeaz aciunea, prezentarea dovezilor, formalizarea cererii de chemare n judecat i desemnarea persoanei care va reprezenta i apra interesele entitii. Activiti necesare, pe care nu le-am regsit, n cadrul celor identificate n realizarea obiectivelor, sunt cele privind exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor date de instanele de judecat, respectiv: - formularea contestaiei n anulare cu aciuni ce privesc identificarea tuturor hotrrilor nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului, formularea i motivarea corespunztoare a contestaiei, introducerea n termen i la instana competent. - solicitarea revizuirii hotrrilor judectoreti cu aciuni ce privesc identificarea tuturor hotrrilor unde exist erori n legtur cu starea de fapt, formularea i motivarea corespunztoare a cererii, introducerea n termen; - formularea recursului n interesul legii cu aciuni ce privesc identificarea cazurilor n care instana nu a aplicat i interpretat unitar legea, formularea complet i corespunztoare a memoriilor, transmiterea acestora procurorului general sau ministrului justiiei. n cadrul activitii privind obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare, aciunile stabilite privesc doar investirea hotrrilor definitive cu formul executorie, nu sunt stabilite aciuni cu privire la solicitarea executrii hotrrilor investite, combaterea eventualelor contestaii la executare, urmrirea valorificrii i recuperrii n totalitate a debitelor obinute. Activitile nu exprim concret aportul serviciului la realizarea obiectivului specific definit; Nu sunt identificate toate activitile i aciunile care contribuie la realizarea obiectivelor specifice ; Activitile definite i aciunile concrete ntreprinse de serviciu pentru realizarea obiectivelor specifice nu asigur n totalitate conformitatea cu regulamentele i politicile interne. Nu au fost definite toate activitile i aciunile care asigur conformitatea cu reglementrile legale n vigoare.
Concluzii
Auditor intern,
Supervizor,
106
Procedura P08 :
Entitatea public Serviciul de audit public intern INTERVIU Nr. 1 privind modul de identificare i delimitare a activitilor pe obiective adresat doamnei Rotaru Lenuta sef serviciu juridic Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 Nr. crt INTREBARI 1 Precizai dac s-a realizat o identificare a activitilor necesare realizrii obiectivelor? 2 La definirea activitilor s-a urmrit ca aciunile componente s fie materializate n rezultate msurabile? 3 La stabilirea aciunilor s-a urmrit ca acestea s corespund scopului activitii? 4 Aciunile stabilite activitii conduc la realizarea acesteia n totalitate? 5 Activitile realizate n cadrul serviciului corespund n totalitate celor stabilite n realizarea obiectivelor? 6 7 8 9 10
DA X X X X
NU
OBSERVATII
Sunt unele activiti realizate i care nu se regsesc ataate obiectivelor.
Activitile i aciunile realizate n cadrul X serviciului asigur conformitatea cu regulamentele i politicile interne? Activitile realizate n cadrul serviciului sunt repartizate n totalitate posturilor existente? Activitile sunt repartizate posturilor din cadrul serviciului n funcie de nivelul i cerinele postului? Activitile exprim concret aportul serviciului la X realizarea obiectivului? Au fost identificate toate activitile i aciunile care asigur conformitatea cu reglementrile legale n vigoare? Aciunile au fost corect identificate i stabilite n X cadrul activitilor Mai avei ceva de adugat?
11.
Serviciul aplic i cile extraordinare de atac care nu se regsesc n cadrul activitilor identificate. n cadrul unor activiti, aciunile stabilite nu concur la realizarea acestora
12
X Sef compartiment juridic, Rotaru Lenua
Dat n faa noastr, Auditori Data: 14.02.2009
107
108
Procedura P08: Entitatea public Serviciul de audit public intern
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 5
Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema
Data: 14.02.2009 Data: 14.02.2009
Constatri
Activitile desfurate la nivelul serviciului nu au fost corect identificate i ataate obiectivelor, iar aciunile definite activitilor nu asigur realizarea acestora n totalitate, sau sunt incorect stabilite activitii respective. Managementul serviciului, n baza obiectivelor stabilite, trebuie s identifice activitile de realizat/aciunile de ntreprins pentru atingerea obiectivelor i s le repartizeze posturilor din cadrul serviciului, n funcie de nivelul i cerinele de cunotine descrise de postul respectiv. Din analiza activitilor necesare realizrii obiectivelor specifice a rezultat c acestea, n general, asigur conformitatea cu regulamentele i politicile interne, pun n eviden principalele aciuni necesare realizrii obiectivelor, dar aa cum sunt formulate nu au fost identificate n ntregime. Totodat sunt materializate n rezultate msurabile, ns sunt cazuri n care aciunile stabilite n realizarea lor nu sunt aferente activitii respective. La activitatea de formulare a cererii de chemare n judecat, n cadrul aciunilor identificate au fost menionate "prezentarea la instan, formularea aprrilor i a concluziilor scrise", aciuni care nu se identific n cadrul acestei activitii. Cu privire la activitatea de formulare a cererii de chemare n judecat aciunile ar fi trebuit descrise sub forma: identificarea dreptului solicitat, cuprinderea n cerere a datelor de identificare ale prilor, descrierea corect i complet a dreptului solicitat, precizarea textului de lege pe care se bazeaz aciunea, prezentarea dovezilor, formalizarea cererii de chemare n judecat i desemnarea persoanei care va reprezenta i apra interesele entitii. Activiti necesare, pe care nu le-am regsit, n cadrul celor identificate n realizarea obiectivelor, sunt cele privind exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor date de instanele de judecat, respectiv: - formularea contestaiei n anulare cu aciuni ce privesc identificarea tuturor hotrrilor nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului, formularea i motivarea corespunztoare a contestaiei, introducerea n termen i la instana competent. - solicitarea revizuirii hotrrilor judectoreti cu aciuni ce privesc identificarea tuturor hotrrilor unde exist erori n legtur cu starea de fapt, formularea i motivarea corespunztoare a cererii, introducerea n termen; - formularea recursului n interesul legii cu aciuni ce privesc identificarea cazurilor n care instana nu a aplicat i interpretat unitar legea, formularea complet i corespunztoare a memoriilor, transmiterea acestora procurorului general sau ministrului justiiei. n cadrul activitii privind obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare, aciunile stabilite privesc doar investirea hotrrilor definitive cu formul
109
Cauze
Consecine
Recomandare
executorie, nu sunt stabilite aciuni cu privire la solicitarea executrii hotrrilor investite, combaterea eventualelor contestaii la executare, urmrirea valorificrii i recuperrii n totalitate a debitelor obinute. Definirea incorect a activitilor i aciunilor, ct i ataarea incorect a acestora obiectivelor nu pot conduce la stabilirea unor sarcini clare i coerente care s determine o aciune a titularului postului. Lipsa procedurilor operaionale care au ca scop identificarea i descrierea aciunilor necesare pentru realizarea unei activiti, precum i repartizarea sarcinilor pe posturile de lucru. Nu se asigur o nelegere corespunztoare a activitilor i aciunilor care trebuie s fie realizate n cadrul atribuiilor stabilite. n condiiile n care exist diferene ntre modul de delimitare a activitilor i atribuiilor n cadrul organizrii interne nu se poate stabili cu exactitate modul de realizare a obiectivelor specifice. Analiza tuturor activitilor desfurate la nivelul serviciului i redefinirea acestora astfel nct s exprime aciuni concrete materializate n rezultate msurabile. Analiza aciunilor definite n cadrul activitii i urmrirea ca acestea s asigure realizarea activitii. Analiza sarcinilor definite n cadrul fielor posturilor i urmrirea ca acestea s cuprind n totalitate activitile i aciunile realizate la nivelul serviciului. Analiza obiectivelor specifice compartimentului i urmrirea ca acestea s cuprind toate activitile desfurate la nivelul serviciului.
Auditor intern,
Supervizat,
Pentru conformitate
110
TEST Nr. 9
Data: 14.02.2009 Data: 14.02.2009
Stabilirea obiectivelor individuale monitorizarea acestora printr-un sistem corespunztor de indicatori de performan. Analiza modului de respectare a caracteristicilor SMART n definirea unui obiectiv individual i urmrirea ca indicatorii stabilii pentru fiecare obiectiv s asigure performan urmare realizrii i implementrii activitilor alocate unui obiectiv. Eantionul analizat a fost reprezentat de analiza i evaluarea obiectivelor stabilite pentru 4 posturi, din cele 8 ale serviciului. Evaluarea obiectivelor selectate va urmri dac acestea sunt corect definite prin respectarea caracteristicilor SMART, respectiv: - sunt specifice activitilor care presupun exercitarea funciei; - sunt cuantificabile au o form concret de realizare; - sunt prevzute cu termene precise de realizare; - sunt realiste pot fi aduse la ndeplinire n termenele de realizare prevzute i cu resursele alocate; - sunt flexibile - pot fi revizuite n funcie de modificrile intervenite n prioritile entitii. Totodat evaluarea a mai urmrit dac indicatorii stabilii obiectivelor conduc la performan, n urma implementrii obiectivelor i dac sunt stabilite la nivel individual pentru fiecare salariat. Testarea s-a concretizat i prin realizarea unui interviu cu seful serviciului juridic cu privire la modul de definire i stabilire a obiectivelor individuale i a indicatorilor de performan. 1. Obiectivele individuale au fost stabilite, n sarcina salariailor, plecnd de la activitile curente desfurate la nivelul serviciului, ns nu au caracter individual, prin modul n care au fost definite acestea au un caracter general, ele fiind mai degrab specifice serviciului, dect postului, deoarece nu sunt stabilite n baza atribuiilor prevzute n fia postului. Realizarea obiectivelor individuale stabilite salariailor asigur realizarea obiectivelor specifice definite n cadrul serviciului i sunt luate n calcul n cadrul procesului de evaluare a performanelor profesionale individuale ale salariailor i la aprecierea i notarea acestora. 2. Obiectivele individuale sunt cuantificabile, respectiv acestea au fost definite pe baza gruprii omogene a activitilor identificate, ns aa cum sunt definite ele conduc la un rezultat ateptat la nivelul serviciului i nu la nivel 111
Constatri
individual. 3. Termenele de realizare a obiectivelor sunt precizate, dar se raporteaz majoritatea la 31 decembrie a.c., periodic, permanent sau continuu. Totodat analiza a pus n eviden ca sunt obiective individuale a cror perioad de realizare a fost stabilit la 2 ani, incorect, deoarece evaluare indicatorilor i a obiectivelor se realizeaz anual. Din analiza obiectivelor individuale ale sefului de serviciu am regsit c trei obiective sunt identice cu cele ale personalului de execuie, ceea ce presupune c obiectivele personalului de conducere nu sunt astfel stabilite i definite nct s acopere funciile managementului, respectiv funciile de planificare, organizare, coordonare, antrenare i control-evaluare. Aceasta conduce la faptul c, planificarea i repartizarea lucrrilor nu este realizat corespunztor, ct i controlul ierarhic i controlul calitii elaborrii lucrrilor n cadrul serviciului, consecina fiind unele aciuni pierdute n instan. 4. Conducerea serviciului trebuie s se asigure c obiectivele individuale sunt stabilite n conformitate ca atribuiile postului i activitile responsabilizate acestuia, c titularul postului a luat la cunotin de obiectivele individuale stabilite, le-a neles i tie cum s acioneze pentru ndeplinirea i realizarea acestora. In general obiectivele individuale decurg din atribuiile stabilite postului, ns nu le acoper n totalitate, ceea ce face ca unele competente definite de atribuii s nu fie realizate de postul respectiv. Se precizeaz aceasta avnd n vedere c timpul de lucru necesar pentru activitile identificate i stabilite obiectivele individuale acoper n totalitate timpul de munc al salariatului. Cu privire la repartizarea echilibrat i echitabil a obiectivelor individuale salariailor, n funcie de categorie i grad profesional, s-a constatat c, la nivelul serviciului toi salariaii au funcii superioare de lung durat n specialitatea juridic i n general, complexitatea aciunilor de realizare a acestora crete n funcie de nivelul gradului profesional ocupat. Analiza a pus n eviden i faptul c, la gradul profesional de consilier principal, unde exist dou posturi, un post are stabilite un numr de 4 obiective individuale, iar cellalt post are stabilite pe lng cele patru obiective regsite la primul post, definite n aceeai modalitate, nc dou obiective. n condiiile n care cerinele posturilor sunt aceleai, att ca nivel, ct i ca pregtire, rezult c la un post se regsesc stabilite un numr de obiective, cu activiti i aciuni care acoper n totalitate timpul de lucru, iar la cellalt post se regsesc aceleai obiective, care acoper, ns, timpul de lucru al salariatului doar n proporie de 60%, pentru diferena de timp fiind stabilite alte dou obiective Se constat c obiectivele individuale nu sunt stabilite i repartizate corespunztor salariailor. 5. Prin modul n care obiectivele individuale au fost formulate, acestea sunt flexibile, respectiv pot fi modificate n funcie de modificrile aprute n prioritile de dezvoltare ale entitii Oiectivele individuale stabilite n sarcina salariailor nu au caracter individual, nu acoper n totalitate aria de competen definit postului potrivit atribuiilor; Indicatorii de performan stabilii obiectivelor individuale nu asigur eficiena i eficacitatea rezultatelor ateptate. Supervizor, 112
Concluzii
Auditor intern,
Procedura P08 :
Entitatea public Serviciul de audit public intern INTERVIU NR. 2 privind modul de stabilire i definire a obiectivelor i indicatorilor de performan adresat doamnei Rotaru Lenuta sef serviciu juridic Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 Nr. crt. 1 2 INTREBARI DA NU OBSERVATII
Precizai dac exist obiective individuale pentru X fiecare salariat? Precizai dac pentru fiecare obiectiv sunt stabilii X indicatori de performan i dac acetia asigur eficiena i eficacitatea activitilor realizate n cadrul obiectivului? Precizai dac obiectivele sunt caracteristice X postului i l individualizeaz?
Indicatori stabilii obiectivelor nu asigur performana activitilor realizate n cadrul obiectivelor. Obiectivele nu au caracter individual, acestea au caracter general, fiind definite la nivel de serviciu.
4 5
Precizai dac obiectivele individuale stabilite X salariailor, deriv din obiectivele serviciului i contribuie la realizarea acestora? Obiectivele individuale sunt definite, respectnd X gruparea omogen a activitilor ataate i conduc conduc la un rezultat ateptat. Termenele de realizare a obiectivelor sunt clar X definite i asigur realizarea obiectivelor?
Rezultatul ateptat al obiectivului nu este la nivel individual, acesta este un rezultat ateptat la nivel de serviciu. Termenele de realizare a obiectivelor sunt definite cu permanent, continuu, lunar, etc. Obiectivele stabilite postului de conducere nu acoper funciile managementului. Pentru acelai nivel de posturi i cu aceleai atribuii obiectivele sunt stabilite diferit.
Obiectivele individuale sunt stabilite diferit la un X post de execuie fa de un post de conducere? Obiectivele individuale sunt stabilite n funcie de X nivelul postului ocupat?
Obiectivele individuale sunt comunicate salariatului, X nelese i tie cum s le realizeze? 113
10
11. 12
n cursul perioadei dac sunt repartizate n cadrul X serviciului activiti noi, care sunt alocate, n vederea realizrii, salariailor, obiectivele individuale se modific corespunztor? Obiectivele individuale acoper n totalitate timpul X de munc al salariatului? Mai avei ceva de adugat?
Dat n faa noastr Auditori interni Data: 14.09.2009
ef compartiment juridic Rotaru Lenua
114
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 9 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema
Data: 14.02.2009 Data: 14.02.2009
Constatri
Obiectivele stabilite n sarcina salariailor serviciului nu au caracter individual, nu asigur n totalitate realizarea obiectivelor specifice definite la nivelul serviciului i nu respect caracteristicile SMART. 1. Realizarea obiectivelor individuale stabilite salariailor asigur realizarea parial obiectivelor specifice definite n cadrul serviciului i sunt luate n calcul n cadrul procesului de evaluare a performanelor profesionale individuale ale salariailor i la aprecierea i notarea acestora. Obiectivele individuale au fost stabilite, n sarcina salariailor, plecnd de la activitile curente desfurate la nivelul serviciului, ns nu au caracter individual, prin modul n care au fost definite acestea au un caracter general, ele fiind mai degrab specifice serviciului, dect postului, deoarece nu sunt stabilite n baza atribuiilor prevzute n fia postului. 2. Obiectivele individuale sunt cuantificabile, respectiv acestea au fost definite pe baza gruprii omogene a activitilor identificate, ns aa cum sunt definite ele conduc la un rezultat ateptat la nivelul serviciului i nu la nivel individual. 3. Termenele de realizare a obiectivelor sunt precizate, dar se raporteaz majoritatea la 31 decembrie a.c., periodic, permanent sau continuu. Totodat analiza a pus n eviden ca sunt obiective individuale a cror perioad de realizare a fost stabilit la 2 ani, ceea ce contravine scopului urmrit de acestea, respectiv atingerea indicatorilor planificai n cadrul anului financiar i obinerea rezultatului dorit. Din analiza obiectivelor individuale ale sefului de serviciu am regsit c trei obiective sunt identice cu cele ale personalului de execuie, ceea ce presupune c obiectivele personalului de conducere nu sunt astfel stabilite i definite nct s acopere funciile managementului, respectiv funciile de planificare, organizare, coordonare, antrenare i control-evaluare. Aceasta conduce la faptul c, planificarea i repartizarea lucrrilor nu este realizat corespunztor, ct i controlul ierarhic i controlul calitii elaborrii lucrrilor n cadrul serviciului, consecina fiind unele aciuni pierdute n instan. 4. Conducerea serviciului trebuie s se asigure c obiectivele individuale sunt stabilite n conformitate ca atribuiile postului i activitile responsabilizate acestuia, c titularul postului a luat la cunotin de obiectivele individuale stabilite, le-a neles i tie cum s acioneze pentru ndeplinirea i realizarea 115
acestora. In general obiectivele individuale decurg din atribuiile stabilite postului, ns nu le acoper n totalitate, ceea ce face ca unele competente definite de atribuii s nu fie realizate de postul respectiv. Se precizeaz aceasta avnd n vedere c timpul de lucru necesar pentru activitile identificate i stabilite obiectivele individuale acoper n totalitate timpul de munc al salariatului. Cu privire la repartizarea echilibrat i echitabil a obiectivelor individuale salariailor, n funcie de categorie i grad profesional, s-a constatat c, la nivelul serviciului toi salariaii au funcii superioare de lung durat n specialitatea juridic i n general, complexitatea aciunilor de realizare a acestora crete n funcie de nivelul gradului profesional ocupat. Analiza a pus n eviden i faptul c, la gradul profesional de consilier principal, unde exist dou posturi, un post are stabilite un numr de 4 obiective individuale, iar cellalt post are stabilite pe lng cele patru obiective regsite la primul post, definite n aceeai modalitate, nc dou obiective. n condiiile n care cerinele posturilor sunt aceleai, att ca nivel, ct i ca pregtire, rezult c la un post se regsesc stabilite un numr de obiective, cu activiti i aciuni care acoper n totalitate timpul de lucru, iar la cellalt post se regsesc aceleai obiective, care acoper, ns, timpul de lucru al salariatului doar n proporie de 60%, pentru diferena de timp fiind stabilite alte dou obiective Se constat c obiectivele individuale nu sunt stabilite i repartizate corespunztor salariailor. 5. Prin modul n care obiectivele individuale au fost formulate, acestea sunt flexibile, respectiv pot fi modificate n funcie de modificrile aprute n prioritile de dezvoltare ale entitii Neidentificarea real i cuantificabil a gradului de atingere a obiectivelor Cauze individuale la momentul efecturii evalurii. Nedeterminarea unor valori/inte de la care rezultatele sunt considerate a fi performante, ct i lipsa unui sistem de monitorizare n cursul anului a obiectivelor individuale; Dificultatea formulrii unor obiective care s ndeplineasc toate condiiile SMART la nivelul serviciului, ceea ce face dificil identificarea indicatorilor de rezultat/de performan. Inexistena unor proceduri interne prin care s se detalieze sistemul de monitorizare a obiectivelor/activitilor, periodicitatea i modalitatea de raportare a gradului de ndeplinire a acestora. Nu se asigur realizarea integral a angajamentului asumat la nivelul Consecine serviciului, respectiv de a sprijini realizarea cu eficien a obiectivelor entitii. n condiiile n care obiectivele nu sunt definite clar, nu se garanteaz c resursele utilizate conduc la obinerea rezultatelor ateptate, precum i cu privire la coordonarea i asumarea corespunztoare a rspunderii. Identificarea n cadrul fiecrui post de lucru a activitilor i aciunilor Recomandare realizate potrivit competenelor rezultate din atribuiile definite, gruparea omogen a acestora i definirea obiectivelor individuale ale postului astfel nct prin rezultatele ateptate s se asigure realizarea tuturor activitilor. Obiectivele vor fi stabilite i definite astfel nct s respecte caracteristicile cerinelor SMART, iar activitile repartizate s respecte omogenitatea. Auditor intern, Supervizat, Pentru conformitate
116
TEST Nr. 10 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Obiectivele testului
Data: 14.02.2009 Data: 14.02.2009
Descrierea testului
Cadrul procedural nu descrie, n cadrul proceduri de lucru, toate aciunile derulate n realizarea activitii descrise. Analiza modului n cadre aciunile descrise, n cadrul procedurii de lucru, asigur derularea n totalitate a activitii procedurate, ct i modul n care sunt stabilite i definite responsabilitile i competenele, n cadrul procedurii, a persoanelor responsabile de implementarea aciunilor aferente activitii descrise. Eantionul analizat a fost reprezentat de analiza i evaluarea n totalitate a procedurilor de lucru elaborate la nivelul serviciului. Analiza modului de elaborare i a coninutului procedurilor de lucru va urmri dac acestea sunt funcionabile i se pot aplica la locul de munc n realizarea activitilor pe care le definesc, respectiv: - procedura descrie corect i n totalitate aciunile derulate n realizarea activitii procedurate; - procedura stabilete responsabilitile i competenele persoanelor implicate n implementarea fiecrei aciuni descrise; - procedura stabilete activitile sau aciunile realizate de personalul de execuie, ct i cele ale personalului de conducere implicat, Testarea s-a concretizat i prin realizarea unui interviu cu seful serviciului juridic cu privire la modul de identificare i elaborare a procedurilor de lucru i criteriile de aprobare a acestora. Compartimentul juridic a elaborat procedura operaional privind introducerea aciunilor n justiie, ns din analiza modului de descriere a activitilor procurate s-a constatat c acestea nu sunt prezentate n mod logic i n totalitate, astfel: 1. Nu specific modalitatea cui trebuie s se adreseze n vederea depunerii unei cererii de iniierea a unei aciuni n instan i unde trebuie depus cererea. 2. Nu precizeaz dac, modalitatea de elaborare a cererii trebuie s respecte un formular standard, special de completare, dac exist anumite elemente specifice ce trebuie incluse sau respectate n completarea documentului sau o anumit form de prezentare a informaiilor, referitoare la: - denumirea instanei n faa creia este depus cererea; - numele complet ale reprezentantului, precum i ale prtului; - obiectul cererii; - valoarea preteniei sau valoarea sumei de recuperat; 117
Constatri
- circumstanele pe se ntemeiaz cererea i probele care atest aceste circumstane; - actele juridice pe care se ntemeiaz cererea; - preteniile reclamantului; - data depunerii cererii i alte informaii necesare n vederea examinrii cauzei. 3. Nu definete condiiile de solicitare a documentelor necesare pentru a fi ataate dosarului i care s susin cauz n instan, ct i ce documente trebuie depuse la dosar n susinerea cererii. Concluzii Procedurile de lucru nu pot fi utilizate de ctre personalul compartimentului, deoarece aceste nu descriu n totalitate aciunile necesare realizrii activitii procedurate i nu stabilesc responsabilitile i competenele personalului de execuie i conducere implicat n realizarea acestora.
Auditor intern,
Supervizor,
118
INTERVIU NR. 3 privind elaborarea i funcionalitatea procedurilor de lucru adresat doamnei Rotaru Lenuta sef serviciu juridic Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 Nr. crt. 1 2 3 4 5 6 INTREBARI Exist proceduri de lucru elaborate la nivelul compartimentului pentru activitile desfurate? Gradul de acoperire a activitilor desfurate prin proceduri este de 100%? Procedurile de lucru sunt aprobate de ctre persoanele competente? Procedurile de lucru sunt actualizate periodic fiind stabilit n acest sens o persoan responsabile? Activitile de control intern sunt nglobate n cadrul procedurilor de lucru n punctele cheie ale procesului? Executarea unei activiti respect principiului dublei semnturi? DA X X X X X
n cadrul mai multor proceduri documentele care se elaborez sunt semnate doar de ctre conductor, nu i de persoana care a analizat datele i ntocmit documentul
NU
OBSERVATII
X 7 8 9 Stabilirea responsabilitilor pe fazele de ntocmire, avizare, aprobare sunt prevzute n cadrul procedurilor de lucru? Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea procedurii de lucru este stabilit n cadrul compartimentului? Procedura de lucru stabilete modul de realizare a activitilor, compartimentele i persoanele implicate? Procedura de lucru delimiteaz explicit activitatea procedurat n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea public? Activitile executabile definite n cadrul procedurilor de lucru se regsesc n totalitate n cadrul atribuiilor stabilite posturilor? Procedura de lucru stabilete compartimentele furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate?
X X
Majoritatea procedurilor nu definesc posturile care sunt implicate n realizarea activitilor
10 11 12
X X
Majoritatea procedurilor definesc i stabilesc doar compartimentele unde este aplicat procedura
119
13 14
5.
n executarea activitilor personalul aplic i respect procedurile de lucru? Disfuncionalitile n constatate ntre executarea activitilor i coninutul procedurilor de lucru sunt raportate i dispuse implementarea de controale interne? Exista corespondenta ntre modul de realizare a activitilor i stabilire a responsabilitilor in cadrul procedurilor i atribuiile i competenele definite posturilor responsabile de realizarea activitilor respective? Procedura acoper obiectivele urmrite n procesul de construcie a unei fie de post, respectiv rspunde la ntrebrile: ce? (ntocmire fi de post), cine? (superiorul ierarhic direct al salariatului), cnd? (n diferitele situaii menionate clar n procedur), ct? (n termenele fixate n procedur) i cum? (metodologia de ntocmire a fiei de post)? Procedura delimiteaz sarcinile i responsabilitile persoanelor implicate n procesul de ntocmire, actualizare i aprobare a fielor de post? Procedura asigur ndeplinirea criteriului potrivit cruia posturile nu se modific datorit modificrilor situaiilor persoanelor ? Procedura fixeaz termenele i asigur instrumentele necesare realizrii procesului de ntocmire, actualizare i aprobare a fielor de post? Mai avei ceva de adugat?
X
Nu exist creat un compartiment sau persoan responsabilizat cu analiza i implementarea controalelor interne
6.
Nu rspunde ntrebarea cum
la
7.
Fiecare salariat este responsabil n cadrul tuturor procedurilor
8.
9. 0.
Nu exist definit modalitatea i condiiile de actualizare
Dat n faa noastr, Auditori interni Data: 14.02.2009
ef compartiment juridic, Rotaru Lenua
120
Data: 14.02.2009 Data: 14.02.2009
Procedura de lucru nu reflect n toate cazurile cerinele standard cu compartimentele furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate. Compartimentul juridic a elaborat procedura operaional privind introducerea aciunilor n justiie, ns din analiza modului de descriere a activitilor procurate s-a constatat c aciunile descrise nu conduc la realizarea n totalitate a acestora, respectiv: 1. Nu specific modalitatea cui trebuie s se adreseze n vederea depunerii unei cererii de iniierea a unei aciuni n instan i unde trebuie depus cererea. 2. Nu precizeaz dac, modalitatea de elaborare a cererii trebuie s respecte un formular standard, special de completare, dac exist anumite elemente specifice ce trebuie incluse sau respectate n completarea documentului sau o anumit form de prezentare a informaiilor, referitoare la: - denumirea instanei n faa creia este depus cererea; - numele complet ale reprezentantului, precum i ale prtului; - obiectul cererii; - valoarea preteniei sau valoarea sumei de recuperat; - circumstanele pe se ntemeiaz cererea i probele care atest aceste circumstane; - actele juridice pe care se ntemeiaz cererea; - preteniile reclamantului; - data depunerii cererii i alte informaii necesare n vederea examinrii cauzei. 3. Nu definete condiiile de solicitare a documentelor necesare pentru a fi ataate dosarului i care s susin cauz n instan, ct i ce documente trebuie depuse la dosar n susinerea cererii.
Constatri
Cauze
Procedurile de lucru au fost elaborate de ctre un salariat din cadrul compartimentului, fr a mai fi supuse procesului de verificare i avizare. La nivelul compartimentului nu se asigur un control eficient al fielor de post pentru a asigura conformitatea procesului de introducerea aciunilor n justiie sub aspectul definirii condiiilor specifice i alocrii atribuiilor necesare postului. Nu exist a delimitare a sarcinilor i responsabilitilor persoanelor implicate n procesul de ntocmire, actualizare i aprobare a procedurilor de lucru. 121
Procedura acoper parial obiectivele care sunt urmrite n procesul de introducere a aciunilor n instan. Aceasta rspunde la ntrebrile: ce? (ntocmire fi de post), cine? (superiorul ierarhic direct al salariatului), cnd? (n diferitele situaii menionate clar n procedur), ct? (n termenele fixate n procedur), dar nu rspunde la ntrebarea cum? (metodologia de derulare a activitilor procdurate). Conducerea compartimentului va iniia aciunile de revizuire a procedurii de Recomandare lucru n sensul completrii corecte a aciunilor necesare care contribuie la realizarea activitii definite de procedur, ct i clarificarea i definirea responsabilitilor persoanelor cu atribuii de execuie i acelor cu atribuii de conducere n implementarea acesteia. Consecine
Auditor intern,
Supervizat,
Pentru conformitate
122
LISTA DE VERIFICARE NR. 2 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectivul II. SISTEMUL INFORMAIONAL I RAPORTAREA ACTIVITILOR Nr. crt. A 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. Activitatea de audit Da Nu Observaii
Data: 12.02.2009 Data: 12.02.2009
1.7. 1.8.
1.9.
2. 2.1.
ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL Conducerea Registrelor de coresponden Verificai dac exist Registru unic de coresponden; X Verificai dac toate documentele primite sunt nregistrate; X Verificai dac corespondena primit este repartizat n vederea soluionrii; X Verificai dac exist termene de soluionare stabilite; X Verificai dac registrul de evidena este complet i inut la zi; X Conducerea registrelor de eviden: Verificai modul de conducere la zi a Registrelor de eviden; Verificai realitatea datelor nscrise; Verificai dac dosarele sau documentele sunt nregistrate n ordine cronologica; X Verificai modul de utilizare a informaiilor coninute de registrele de eviden n efectuarea raportrilor; Verificai modul de stabilire a responsabililor n conducerea registrelor; Analizai realitatea documentelor care au stat la baza nregistrrilor n registre; Analizai funcionalitatea controalelor interne cu privire la organizarea i X tinerea registrelor de eviden; Conducerea registrului de intrri/ieiri: a) verificarea conducerii anuale a registrului; b) acordarea cronologic a numerelor de nregistrare; X c) menionarea corect a datelor de nregistrate; d) stabilirea responsabilitilor de conducere a registrului; e) nregistrarea tuturor documentelor intrate/ieite; Conducerea registrului de insolvabilitate: Verificarea conducerii anuale a registrului privind debitorii insolvabili; Examinarea completrii periodice a registrului cu rezultatul verificrilor efectuate; X Examinarea corectitudinii datelor coninute; Verificai dac sunt stabilite responsabiliti de conducere a registrului; Examinai dac toate dosarele de insolvabilitate sunt nregistrate n registrul de insolvabilitate; Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea este prt Verificai dac programele utilizate sunt corespunztoare activitilor X desfurate;
Test nr.11 List de control nr.1
123
2.2. 2.3. 2.4.
2.5.
2.6. 3. 3.1. 3.2. 3.3.
Verificai dac personalul responsabil are experiena i cunoate modul de utilizare a programelor; Organizarea i conducerea registrului de eviden a termenelor: a) Organizarea i conducerea Registrului termenelor de instan; b) nregistrarea citaiilor n ordine cronologic i zilnic; c) Repartizarea citaiilor in vederea formulrii aprrii i prezentarea la instan; d) Stabilirea de termene de formulare a aprrilor la cauzele pentru care s-au primit citaiile; e) nregistrarea n termen n registrul termenelor a soluiilor date de instan; f) Analiza soluiilor date de instan; Conducerea evidentelor privind cauzele la care entitatea este prt; Verificai modul de primire a dosarelor privind aciunile intentate de teri i nregistrare a lor; Verificai conducerea la zi a registrului de eviden privind aciunile la care entitate este prt; Verificai dac toate soluiile date de instan la termenele de judecat sunt menionate n registrul de eviden; Verificai modul de repartizare a aciunilor primite i nregistrate n cadrul registrului de eviden a dosarelor la care entitatea este prt; Verificai dac toate aciunile la care entitatea este prt sunt menionate n cadrul registrului; Verificai dac registrele sunt ntocmite i conduse anual;
3.4. 3.5. B. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.
1.5. 1.6. 1.7.
X Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea are un interes sau este parte; Verificai modul de primire i nregistrare a dosarelor la care entitatea este X parte; Verificai conducerea la zi a registrului privind cauzele la care entitatea este X parte; Conducerea registrului de eviden a termenelor: Organizarea i conducerea registrului; Inregistrarea citaiilor privind termenele de judecat; Test nr. 13 List de Repartizarea citaiilor n vederea formulrii aprrilor; X control nr.2 Stabilirea de termene n vedere prezenrii aprrilor formulate; Interviu nr.4 nregistrarea soluiilor pronunate de instan; Formularea direciilor de urmat n aprarea intereselor n raport cu soluiile date de instan; Verificai dac registrul de eviden este adaptat necesitilor; X Verificai dac soluiile date de instan la termenele de judecat sunt X menionate n registrul de eviden; NTOCMIREA LUCRRILOR DE SINTEZ I A RAPOARTELOR DE ACTIVITATE Verificarea adecvat a solicitrilor prin interpretarea unitar a reglementrilor i formularea rspunsurilor; Verificai dac exist stabilite modelele de raportri de ntocmit; X Verificai dac sunt stabilite responsabiliti de elaborare a raportrilor; X Verificai dac adresele i petiiile sunt nregistrate; X Verificarea nregistrrii n totalitate a documentelor aferente n cadrul fiecrui X registru de eviden : a) Conducerea la zi a registrului; b) Respectarea criteriilor privind completarea coninutului documentelor; c) Realitatea datelor nregistrate; X d) Utilizarea datelor n vederea elaborrii rapoartelor de activitate ; e) Stabilirea responsabililor pentru fiecare document; f) nregistrarea i existena tuturor documentelor menionate ; Verificai gradul de acoperire prin proceduri a modalitii de soluionare a X adreselor primite; Verificai dac adresele i petiiile sunt repartizate n vederea soluionrii; X Verificai dac se realizeaz o urmrirea a modului de soluionare a adreselor X i petiiilor;
124
1.8. 1.9. 1.10 1.11 1.12 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7.
Verificai dac soluiile sunt formulate prin interpretarea unitar a reglementrilor; Verificai dac rspunsurile formulate sunt adecvate i rspund la solicitri ; Verificai dac rspunsurile sunt comunicate n cadrul termenelor; Verificai dac rapoartele i sintezele sunt nregistrate n cadrul compartimentului; Analizai cauzele netransmiterii de rspunsuri la diferite solicitri sau adrese; Realizarea rapoartelor periodice i anuale de activitate; Verificai dac pentru fiecare raportare sunt identificate materialele i documentele care stau la baza analizei; Verificai dac pentru fiecare raportare exist o tematic cu privire la informaiile ca trebuie coninute de raportare; Verificai dac activitile de control intern sunt implementate n punctele cheie ale procesului de ntocmire, formalizare i comunicare a raportrilor; Verificai modul de stabilire a listei cu lucrarile de sinteza de intocmit ; Verificai modul de stabilire a listei cu rapoartele de ntocmit; Verificai elaborarea n termen a lucrrilor i rapoartelor; Analiza ntocmirii raportrilor, formalizarea rapoartelor si transmiterea acestora ctre factorii de decizie: a) Stabilirea listei cu lucrrile de sinteza de ntocmit; b) Stabilirea listei privind rapoartele de ntocmit; c) Realizarea in termen a lucrrilor si rapoartelor; d) Comunicarea rapoartelor ctre compartimentele in drept; e) Cuprinderea in rapoarte a datelor reale rezultate din activitile desfurate; f) Formalizarea rapoartelor si lucrrilor de cei in drept; g) Avizarea este realizata cu respectarea legii. Verificai modul de comunicare a rapoartelor ctre compartimentele n drept; Verificai modul de cuprindere n rapoarte a datelor reale rezultate din activitile desfurate; Verificai modul de formalizarea rapoartelor si lucrrilor de cei in drept; Verificai dac coninutul rapoartelor respect cadrul tematic; Analizai dac avizarea este realizata cu respectarea legii;
Test nr.15 List control nr.3 X
2.8. 29.
X X X X X X X X X X
2.10. 2.11 2.12 Efectuarea raportrilor obligatorii ctre forul superior 3. 3.1. Verificai existena listei privind raportrile ce sunt efectuate ctre forurile 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. C. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.
superioare; Verificai ntocmirea i transmiterea acestor raportri n termen; Verificai dac coninutul raportrilor rspunde solicitrilor; Verificai dac coninutul raportrilor reflect realitatea activitilor desfurate n cadrul compartimentului; Verificai dac raportrile sunt aduse la cunotina conducerii nainte de a fi transmise; PSTRAREA I ARHIVAREA DOCUMENTELOR ndosarierea i transmiterea spre arhivare a documentelor Verificai dac exist un sistem privind organizarea arhivarii; Verificai dac exist persoan responsabil cu arhivarea dosarelor; Verificai daca dosarele sunt arhivate; Verificai dac spaiul destinat arhivrii este corespunztor; Analiza procesului de arhivare a dosarelor Verificai dac dosarele sunt numerotate; Verificai dac dosarele sunt nuruite i legate; Verificai dac exist proces verbal de predare-primire a dosarelor arhivate; Verificai dac dosarele sunt opisate; Verificai dac documentele sunt depuse n dosare n ordine cronologic crerii lor; Verificai dac documentele sunt pstrate n spaii amenajate; Verificaii dac documentele arhivate sunt protejate mpotriva distrugerii i
X X X X Test nr. 18 Interviu nr.5
125
incendiilor; Verificai dac dosarele sunt primite la arhiv pe baza unui registru de eviden; Verificai dac documentele sunt eliminate din arhiv la expirarea termenului de pstrare; Verificai dac eliminarea din arhiv se realizeaz pe baza unui proces verbal de eliminare din arhiv; Verificai realitatea documentelor coninute de dosarele arhivate;
126
TEST Nr. 11 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului
Raportarea activitii juridice Analiza modului n care sunt respectate cerintele de elaborare i conducere a registrelor de eviden. Populaia este reprezentat de registrele de eviden elaborate i conduse la nivelul compartimentului. Eantionul a inclus documentele primite i sau create n cadrul compartimentului i nregistrate n coninutul registrelor de eviden. Testarea a constat n examinarea conducerii la zi i sistematic a registrelor de eviden i verificarea analizei nregistrrii n totalitate a documentelor n cadrul registrelor de eviden, potrivit elementelor stabilite si anume: - Conducerea la zi a documentului ; - Respectarea criteriilor privind completarea coninutului documentelor; - Realitatea datelor nregistrate ; - Utilizarea datelor n vederea elaborrii rapoartelor de activitate ; - Stabilirea responsabililor pentru fiecare document ; - nregistrarea i existena tuturor documentelor menionate ; Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 1 privind Conducerea registrelor de eviden, care conine pe orizontal elementele testate, iar pe vertical registrele examinate. 1. n cursul anului 2008, la nivelul serviciului a fost primit, de la forul superior o adres prin care era stabilit structura cadru a modelului de Raport anual de activitate, ce trebuie elaborat, aprobat i transmis de serviciu, inclusiv a elementelor componente ale fiecrui capitol din coninutul acestuia. Din analiza Registrului de intrare/ieire s-a constatat c documentul menionat nu a fost nregistrat i nici repartizat n vederea elaborrii rspunsului, ceea ce a condus la ntrzierea cu circa o lun de zile a efecturii Raportrii anuale a activitii desfurate 2. Registrul privind litigiile aflate pe rolul instanelor, la poziia 324/2008 apare efectuat o nregistrarea a unui dosar aflat n litigiu, ns fr a fi menionat numrul dosarului, cauza la care se refer, ct i prile implicate. Din analiza dosarelor ntocmite i aflate pe rolul instanei, n 2008, nu a fost identificat nici un dosar care s corespund nregistrrii menionate mai sus. 3. Analiza registrului privind aciunile aflate n recurs i apel a condus la constatarea c, acesta a fost completat doar cu recursul iniial, care a fost formulat. Nu au fost nregistrate termenele ulterioare stabilite de instan pentru judecarea recursurilor i nici soluiile date de instan la fiecare termen de judecat. Consecina a fost : un numr de trei recursuri au fost pierdute n instan deoarece motivele recursului nu fost depuse la instan sau reprezentanii entitii nu a fost prezeni n sala de judecat n vederea susinerii intereselor. 4. Analiza registrului privind aciunile n pretenii a condus la constatarea c la poziiile 23 ;75 ;115 ; 245 ; 276 i 312 sunt menionate dosare care au fost puse pe rolul instanei, prin care sunt solicitate anumite pretenii de la tere persoane. n coninutul
Data: 16.02.2009 Data: 16.02.2009
Constatare
127
Concluzii
acestor paragrafe din registru sunt menionate o serie de documente constituite sau existente la dosar. Din examinarea dosarelor respective a rezultat c singurele documente existent la dosar sunt citaiile primite de la instan. 5. Analiza registrului de insolvabilitate a pus n eviden faptul c, dosarele de insolvabilitate nr. 45327/2003 i 43222/2003 apar cu aviz favorabil pentru radierea din eviden a debitelor pentru persoanele respective, ns din analiza dosarului constituit s-a constatat inexistena unor documente prevzute de metodologie (ex. constatrile periodice a strii de insolvabilitate etc.) 6. Din analiza registrului privind aciunile pierdute n instan i a registrului privind dosarele de executare aflate n contestaie a rezultat c, aceste nu sunt elaborate i ntocmite. Conducerea serviciului juridic nu a respectat procedura stabilit i comunicat privind ntocmirea i conducerea registrelor de eviden; Datele menionate n registrele de eviden nu reflect n toate cazurile concordana cu dosarele constituite: Dosarele constituite privind cauzele aflate pe rolul instanei nu conin n totalitate documentele emanate att de entitate, ct i de instan cu privire la cauza respectiv.
Auditor intern,
Supervizor,
128
Procedura P08 : INTERVENIA LA FAA LOCULUI Serviciul de audit public intern Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 LISTA DE CONTROL NR. 1. privind conducerea Registrelor de eviden Elemente eantionate Elemente testate Conducerea la zi a documentului Respectarea criteriilor privind completarea coninutului documentelor Realitatea datelor nregistrate Utilizarea datelor n vederea elaborrii rapoartelor de activitate Stabilirea responsabililor pentru fiecare document nregistrarea i existena tuturor documentelor menionate Data: 16.02.2009 Auditor intern, 129 Registru privind litigiile aflate pe rol Registru privind aciunile aflate n recurs i apel X FIAP X X X FIAP Registru privind aciunile pierdute n instan X FIAP X X X X X X FIAP FIAP FIAP FIAP Registru privind dosarele de executare aflate n contestaie X FIAP X X X X X X X X X X
Registru de intrri/ieiri
Registru privind aciunile in pretenii
Registru insolvabilita te
X FIAP X
X FIAP X
X FIAP X
X X X
130
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 11 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema Constatri
Data: 16.02.2009 Data: 16.02.2009
Nerespectarea cerinelor de elaborarea registrelor de eviden, cu privire la forma i coninutul acestora i a datelor i informaiilor coninute. 1. Registrului de intrare/ieire nu este organizat i condus n mod corespunztor, in sensul c n cursul anului 2008, a fost primit, de la forul superior o adres prin care era stabilit structura cadru a modelului de Raport anual de activitate, ce trebuie elaborat, aprobat i transmis, inclusiv a elementelor componente ale fiecrui capitol din coninutul acestuia. Din analiza Registrului de intrare/ieire s-a constatat c documentul menionat nu a fost nregistrat i nici repartizat n vederea elaborrii rspunsului, ceea ce a condus la ntrzierea cu circa o lun de zile a efecturii Raportrii anuale a activitii desfurate 2. Registrul privind litigiile aflate pe rolul instanelor, la poziia 324/2008 apare efectuat o nregistrarea a unui dosar aflat n litigiu, ns fr a fi menionat numrul dosarului, cauza la care se refer, ct i prile implicate. Din analiza dosarelor ntocmite i aflate pe rolul instanei, n 2008, nu a fost identificat nici un dosar care s corespund nregistrrii menionate mai sus. 3. Registrul privind aciunile aflate n recurs i apel a fost completat doar cu aciunile iniiate, nu au fost nregistrate termenele ulterioare stabilite de instan pentru judecarea recursurilor i nici soluiile date de instan la fiecare termen de judecat. Consecina a fost : un numr de trei recursuri au fost pierdute n instan deoarece motivele recursului nu fost depuse la instan sau reprezentanii entitii nu a fost prezeni n sala de judecat n vederea susinerii intereselor. 4. Registrul privind aciunile n pretenii este completat, ns documentele menionate nu se regsesc la dosarele constituite. Astfel la poziiile 23 ;75 ;115 ; 245 ; 276 i 312 sunt menionate dosare care au fost puse pe rolul instanei, prin care sunt solicitate anumite pretenii de la tere persoane. n coninutul acestor paragrafe din registru sunt menionate o serie de documente constituite sau existente la dosar. Din examinarea dosarelor respective a rezultat c singurele documente existent la dosar sunt citaiile primite de la instan. 5. Compartimentul a dat viz de radierea din eviden a unor debite insolvabile, ns la dosar nu se regsesc documentele solicitate de procedur. Astfel, dosarele de insolvabilitate nr. 45327/2003 i 43222/2003 apar cu aviz favorabil pentru radierea din eviden a debitelor pentru persoanele respective, ns din analiza dosarului constituit s-a constatat inexistena unor documente prevzute de metodologie (ex. constatrile periodice a strii de insolvabilitate etc.)
131
Cauze
Consecine
Recomandri
6. Registrului privind aciunile pierdute n instan i Registrul privind dosarele de executare aflate n contestaie nu sunt elaborate i ntocmite. Seful Serviciului Juridic a fost angajat de circa 3 luni i nu a cunoscut circuitul documentelor emise n cadrul serviciului, ct i modalitile i cerinele privind ntocmirea registrelor de eviden; ntrzierea n efectuarea raportrilor periodice ctre conducerea entitii i ctre forul superior. Neidentificarea unor dosare aflate e rolul instanelor, ct i a documentelor elaborate sau a soluiilor date de instan. Pierderea in instan a unor cauze, datorit faptului c nu sunt cunoscute termenele de judecat sau aprarea cauzei nu este formulat i depus la instan la termen. Imposibilitatea de a efectua o analiz a stadiului unor dosare aflate pe rolul instanei datorit lipsei documentelor de la dosarul cauzei. Radierea unor debite insolvabile fr a avea garania efecturii verificrilor periodice i a constatrii meninerii acestei stri Imposibilitatea de a verifica anumite dosare aflate pe rolul instanei, deoarece registrele de eviden nu sunt conduse. ntocmirea i conducerea la zi i n mod sistematic a registrelor de eviden, inclusiv prin respectarea coninutului acestora, astfel nct acestea s ofere conducerii informaiile necesare asupra situaiei existente a dosarelor aflate pe rolul instanei. Analiza dosarelor aflate pe rolul instanei i completarea documentelor n cazul n care acestea nu se afl la dosar. Supervizat, Pentru conformitatea constatrilor,
ntocmit,
132
TEST Nr. 13 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Data: 16.02.2009 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 16.02.2009 Sistemul de gestionare a dosarelor cauzelor la care entitatea este parte Obiectul (nregistrare, repartizare, constituire si urmrire) testului Organizarea i conducerea registrului de eviden a termenelor stabilite de Obiectivele instan pentru dosarele aflate pe rol. testului Descrierea testului Populaia total este constituita din aciunile formulate in 2005, respectiv 79 de dosare. Eantionul selectat va fi de 10% din totalul populaiei, deci 8 dosare, si a fost constituit pe baza Foii de lucru nr.1, prezentata in continuare. Testarea a constat in examinarea n totalitate a citaiilor emise de instan cu privire la judecarea cauzelor ce privesc dosarele selectate, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite i anume: - organizarea i conducerea Registrului termenelor de instan; - nregistrarea citaiilor n ordine cronologic i zilnic; - repartizarea citaiilor in vederea formulrii aprrii i prezentarea la instan; - stabilirea de termene de formulare a aprrilor la cauzele pentru care s-au primit citaiile; - nregistrarea n termen n registrul termenelor a soluiilor date de instan; - analiza soluiilor date de instan. Pentru efectuarea testrii a fost elaborata Lista de control nr.2 privind Evidenta termenelor, prezentata in continuare, care conine pe verticala elementele testate, iar pe orizontala elementele analizate. Din verificarea prin sondaj a Condicii termenelor s-a constatat ca aceasta nu prezint soluiile dispuse de instanele de judecat la fiecare din termenele de judecata stabilite. Analiza a mai pus n eviden faptul c acest registru se completeaz de ctre fiecare consilier juridic, procedura fiind diferit, respectiv: - n unele cazuri registrul este completat la primirea citaiei prin care este consemnat termenul de judecat stabilit de instan i dup prezentarea in instanele de judecata prin care este menionat pe scurt soluia dat de instan; - n alte cazuri registrul este completat, la cteva zile dup ce instana a pronunat hotrrea, att n ceea ce privete termenul de instan, ct i cu privire la soluia dat de instan; - sunt i cazuri n care acest registru nu este completat, sau cazuri n care este completat ori termenul ori soluia dat de instan. Registrul de eviden a termenelor nu este organizat i condus n mod corespunztor. Supervizor, 133
Constatri
Concluzii
Auditor intern,
134
Procedura P08 : Serviciul de audit public intern Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008
LISTA DE CONTROL NR. 2 privind Evidenta termenelor
Elemente eantionate Elemente testate Organizarea i conducerea Registrului termenelor de instan nregistrarea citaiilor n ordine cronologic i zilnic; Repartizarea citaiilor in vederea formulrii aprrii i prezentarea la instan; Stabilirea de termene de formulare a aprrilor la cauzele pentru care s-au primit citaiile; nregistrarea n termen n registrul termenelor a soluiilor date de instan; Analiza soluiilor date de instan Data: 16.02.2009
Aciunea 456/2005 FIAP FIAP X X FIAP FIAP
Auditor intern,
135
136
Procedura P08 :
FOAIE DE LUCRU nr. 1
Serviciul de audit public intern Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008
Obiectivul nr. 2: Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea are un interes sau este parte Modul de conducere a registrului termenelor.
Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Populaia Registrul termenelor. Populaia total a fost stabilita avnd n vedere dosarele aflate pe rolul instanei, respectiv 79 de dosare. Dosarele au fost aezate n ordinea constituirii lor i s-a selectat 10% dintre ele, respectiv un numr de 8 dosare . Pasul de selectare 79 : 8 = 10 , n acest sens dosarele selectate vor fi cele cu urmtoarele numere de instan nr.: 465, 868, 899, 905, 988, 1120,1256 i 1345 din 2005. Eantionul va fi constituit din analiza comparativ a tuturor citaiilor emise de instan n cazul fiecrui dosar menionat mai sus i condica de termene. Verificarea se va realiza prin examinarea tuturor citaiilor emise de instan cu privire la judecarea cauzelor ce privesc dosarele menionate.
Pasul de selectare
Constituirea eantionului Observaii
Data: 16.02.2009 Auditor intern,
137
138
INTERVIU NR. 4 privind conducerea Registrului de corespondenta adresat domnului Popescu Ion, consilier juridic Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 Nr. crt. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 NTREBRI Exista registru de evidenta a intrrilor? Exista registru de evidenta al ieirilor? Corespondenta primit este repartizata in vederea soluionrii? Avei stabilite termene de soluionare a corespondentei? Termenele sunt menionate in registru de corespondenta sau alt document? Urmrete cineva modul de soluionare al corespondentei? Adresele de naintare ctre solicitant sunt formalizate de cel care le-a ntocmit? Adresele de naintare a rspunsurilor ctre solicitant sunt formalizate de seful serviciului? Corespondenta primita este evideniata la nivel de serviciu? Procedurile prevd conducerea unui registru al corespondentei? Procedurile sunt cunoscute la nivelul serviciului? Mai avei ceva de adugat? DA NU X X X X X X X X X X X X ef compartiment juridic, FIAP FIAP OBSERVAII FIAP FIAP
Dat n faa noastr, Auditor intern, Data: 16.02.2009
139
140
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 13 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema Constatri
Data: 16.02.2009 Data: 16.02.2009
Condica termenelor nu este completata corespunztor. Din verificarea prin sondaj a Condicii termenelor s-a constatat ca aceasta nu prezint soluiile dispuse de instanele de judecat la fiecare din termenele de judecata stabilite. Analiza a mai pus n eviden faptul c acest registru se completeaz de ctre fiecare consilier juridic, procedura fiind diferit, respectiv: - n unele cazuri registrul este completat la primirea citaiei prin care este consemnat termenul de judecat stabilit de instan i dup prezentarea in instanele de judecata prin care este menionat pe scurt soluia dat de instan; - n alte cazuri registrul este completat, la cteva zile dup ce instana a pronunat hotrrea, att n ceea ce privete termenul de instan, ct i cu privire la soluia dat de instan; - sunt i cazuri n care acest registru nu este completat, sau cazuri n care este completat ori termenul ori soluia dat de instan. Totodat, n ceea ce privete modul de nregistrare si evidenta a termenelor pentru prezentarea in instanele de judecata de ctre consilierii juridici, s-a constatat ca fiecare consilier juridic i nregistreaz termenele la care trebuie sa se prezinte in instana pe coperta dosarului juridic si in agende personale. Acest mod de nregistrare l considerm neadecvat, deoarece agenda personala sau coperta dosarului juridic nu reprezint o evidenta formalizata si oficiala a Direciei Generale Juridice.
Cauze
Consecine
Inexistenta unei proceduri de lucru care s stabileasc derularea aciunilor legate de primirea termenelor de judecat pentru dosarele aflate pe rolul, repartizarea citaiilor ctre salariai n vederea prezentrii la instan i modalitatea de consemnare a soluiilor date de instan. Inexistenta unor evidente clare si formalizate la nivelul Serviciului Juridic in ceea ce privete nregistrarea termenelor de judecata la care trebuie sa se prezinte fiecare consilier juridic in parte, conduce la: - imposibilitatea efecturii unei analize la nivelul entitii cu privire la stadiul dosarelor aflate pe rolul instanelor, ct i cu privire la soluiile date de instan pentru a se putea dispune msuri sau lua deciziile eficiente; - planificarea ineficient a activitilor la nivelul compartimentului, datorat lipsei de informaii cu privire la termenele zilnice ale dosarelor aflate pe rolul instanelor. Echipa de auditori considera ca, prin completarea in condica a 141
termenelor la data in care ajung citaiile de la instanele de judecata se ofer informaii utile att pentru consilierii juridici in sensul cunoaterii exacte a termenelor cnd trebuie sa se prezinte in instana, cat si pentru conducerea Serviciului Juridic si pentru controalele ulterioare in ceea ce privete prezentarea sau neprezentarea consilierilor juridici in instanele de judecata la termenul fixat. Recomandri Organizarea i conducerea registrului termenelor de ctre seful compartimentului juridic. n acest sens, citaiile privind termenele de judecat vor fi primite la nivelul serviciului, nregistrate n registru i repartizarea acestora pe baz de semntur, ctre salariaii care rspund de dosarele n cauz. Salariatul care a reprezentat i susinut interesele entitii n instan, va comunica soluia instanei care va fi menionat n registru. Supervizat, Pentru conformitatea constatrilor,
Auditor intern,
142
TEST NR. 15 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului
Data: 17.02.2009 Data: 17.02.2009
ntocmirea lucrrilor de sinteza si a rapoartelor privind activitatea proprie. Analiza modului de ntocmire a lucrrilor de sinteza si a rapoartelor. Populaia este reprezentat de lucrrile de sintez i rapoartele de activitate, trimestriale i anuale, care se realizeaz in cursul unui an. Eantionul a inclus verificarea tuturor lucrrilor si rapoartelor elaborate n trimestrul II i IV i raportul anual de activitate, deci un procent de 50% din totalul populaiei. Testarea a constat in analiza modului de ntocmire a raportrilor, ntocmirea in termen a aciunilor, formalizarea rapoartelor si transmiterea acestora ctre factorii de decizie, examinndu-se elemente stabilite, respectiv: - stabilirea listei cu lucrrile de sinteza de ntocmit; - stabilirea listei privind rapoartele de ntocmit - realizarea in termen a lucrrilor si rapoartelor; - comunicarea rapoartelor ctre compartimentele in drept; - cuprinderea in rapoarte a datelor reale rezultate din activitile desfurate; - formalizarea rapoartelor si lucrrilor de cei in drept; - avizarea este realizata cu respectarea legii. Pentru efectuarea testrii a fost elaborata Lista de control nr.3 privind Analiza sistemului de raportare a lucrrilor de sintez, care conine pe orizontal raportrile selectate, iar pe vertical elementele testate. ntocmirea rapoartelor de activitate sunt se face fr utilizarea n totalitate a surselor de informaii necesare, respectiv: 1. Compartimentul ntocmete trimestrial Raportul privind aciunile n pretenii i anual Raportul privind aciunile pierdute n instan, ns aceste rapoarte rmn ntocmite la nivelul serviciului, nu sunt transmise spre informare ctre conducerea entitii n vederea avizrii i/sau luarea la cunotin asupra datelor coninute. 2. Majoritatea rapoartelor ntocmite la nivelul serviciului sunt elaborate n vederea comunicrii rezultatelor ctre forul superior. Din analiz s-a constatat c aceste rapoarte sunt ntocmite (spre exemplu Raportul anual de activitate, Raportul privind litigiile aflate pe rol, Raportul privind aciunile n pretenii, Raportul privind debitele incerte de recuperat) i transmise ctre forul superior direct de la nivelul serviciului, fr ca acestea s fie aduse i la cunotina conducerii entitii. 3. Nerespectarea procedurii privind formalizarea i transmiterea 143
Constatare
Concluzii
documentelor elaborate la nivelul serviciului, respectiv transmiterea acestora dup avizarea i aprobarea de ctre conducerea entitii. Astfel Raportul de activitate pe anul 2008 a fost ntocmit i transmis forului superior doar pe baza semnturii sefului de serviciu, fr ca acesta s fie semnat i aprobat i de conducerea entitii. Acelai procedeu a fost folosit i n cazul transmiterii Raportului privind aciunile in pretenii si Raportului privind aciunile pierdute in instana, acestea fiind transmise structurilor in drept doar cu semntura sefului de serviciu. Conducerea societii nu a respectat procedura stabilita de cadrul normativ privind raportarea activitii entitii publice, datorita nerespectrii procedurii legale de ctre noul sef al compartimentului juridic. Supervizor,
Auditor intern,
144
LISTA DE CONTROL NR. 3 privind Analiza sistemului de raportare si a lucrrilor de sinteza

Elemente eantionate Elemente testate Raport privind litigile aflate pe rol Trim II Raport privind actiunile in pretentii Trim. II Raport privind litigile aflate pe rol Trim IV Raport privind actiunile in pretentii Trim. IV Raport privind debitele incerte de recuperat Raport privind actiunile in instanta pierdute Raport privind actiunile privind litigii de munca
Raport anual de activitate
Stabilirea listei cu lucrrile de sinteza de ntocmit ; Stabilirea listei privind rapoartele de ntocmit; Realizarea in termen a lucrrilor si rapoartelor; Comunicarea rapoartelor ctre compartimentele in drept; Cuprinderea in rapoarte a datelor reale rezultate din activitile desfurate Formalizarea rapoartelor si lucrrilor de cei in drept; Avizarea este realizata cu respectarea legii; Auditor intern,
X X X X X FIAP FIAP FIAP FIAP
X X X X X FIAP
X X X
X X X X FIAP
X X X
X X X X
X X X FIAP X X FIAP FIAP
X X X X X X
X X FIAP
X FIAP FIAP FIAP FIAP
X FIAP FIAP
Data: 17.02.2009
145
146
Procedura P08: INTERVENIA LA FAA LOCULUI Entitatea public Serviciul de audit public intern FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 15 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema Constatri
Data: 17.02.2009 Data: 17.02.2009
Cauze
Consecine
Recomandare
Neaprobarea si neavizarea rapoartele i lucrrile de sinteza elaborate de ctre managementul general. 1. Compartimentul juridic ntocmete trimestrial Raportul privind aciunile n pretenii i anual Raportul privind aciunile pierdute n instan, ns aceste rapoarte rmn ntocmite la nivelul serviciului, nu sunt transmise spre informare ctre conducerea entitii n vederea avizrii i/sau luarea la cunotin asupra datelor coninute. 2. Rapoartele ntocmite la nivelul serviciului sunt elaborate n vederea comunicrii rezultatelor ctre forul superior. Din analiz s-a constatat c aceste rapoarte sunt ntocmite (spre exemplu Raportul anual de activitate, Raportul privind litigiile aflate pe rol, Raportul privind aciunile n pretenii, Raportul privind debitele incerte de recuperat) i transmise ctre forul superior direct de la nivelul serviciului, fr ca acestea s fie aduse i la cunotina conducerii entitii. 3. Nerespectarea procedurii privind formalizarea i transmiterea documentelor elaborate la nivelul serviciului, respectiv transmiterea acestora dup avizarea i aprobarea de ctre conducerea entitii. Astfel Raportul de activitate pe anul 2008, a fost ntocmit i transmis forului superior doar pe baza semnturii sefului de serviciu, fr ca acesta s fie semnat i aprobat i de conducerea entitii. n acelai fel s-a procedat i la ntocmirea i transmiterea rapoartelor privind aciunile in pretenii si cel privind aciunile pierdute in instana, acestea fiind transmise structurilor in drept doar cu semntura sefului de serviciu. Nerespectarea procedurii stabilite de cadrul normativ privind raportarea activitii entitii publice, datorita nerespectrii procedurii legale de ctre noul sef al compartimentului juridic. Acesta a fost angajat de circa 3 luni si nu a cunoscut procedura privind circuitul documentelor emise in cadrul serviciului; In edinele de conducere managementul general nefiind informat despre situaia debitelor in litigiu si stadiul in care se afla pe rolul instanei, a luat decizii incorecte privind recuperarea restantelor de la debitori, cat si cu privire la constituirea de provizioane. Toate rapoartele ntocmite la nivelul serviciului vor fi avizate de seful de serviciu i prezentate ulterior ctre conducerea entitii n vederea aprobrii. Dup aprobare acestea vor fi transmise ctre utilizatorii de drept, respectiv cei care au solicitat rapoartele i care urmeaz a prelua datele coninute n vederea centralizrii i elaborrii rapoartelor la nivel central. Supervizat, Pentru conformitate
Auditor intern,
147
148
Intervenia la faa locului
TEST Nr. 18 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului
Data: 17.02.2009 Data: 17.02.2009
Pstrarea i arhivarea documentelor modul n care documentele sunt ndosariate i transmise spre arhivare Analiza modului de selectare a documentelor n cadrul compartimentului, ndosarierea acestora i predarea lor la arhiva entitii, ct i ntocmirea proceselor verbale de justificare a predrii lor. Eantionul analizat a fost reprezentat de analiza i evaluarea documentelor predate sau necesare a fi predate la arhiv, n cursul anului 2008. Evaluarea dosarelor va urmri dac documentele sunt corect selectate, ndosariate i predate la arhiv n cadrul termenelor i dac acestea sunt bine gestionate n cadrul compartimentului arhiv general, respectiv: - modul de numerotare al dosarelor; - modul legare al dosarelor; - modul de ntocmire al procesului verbal de predare-primire a dosarelor arhivate; - modul de opisare al dosarelor; - analiza dac documentele sunt depuse n dosare n ordinea cronologic crerii lor; - analiza dac documentele sunt pstrate n spaii amenajate; - analiza dac documentele arhivate sunt protejate mpotriva distrugerii i incendiilor - verificarea dac dosarele sunt primite la arhiv pe baza unui registru de eviden - analiza dac documentele sunt eliminate din arhiv la expirarea termenului de pstrare - analiza dac eliminarea din arhiv se realizeaz pe baza unui proces verbal de eliminare din arhiv - analiza realitii documentelor coninute de dosarele arhivate; Testarea s-a concretizat i prin realizarea unui interviu cu seful serviciului juridic cu privire la modul de selectare i predare al documentelor la arhiva entitii. Arhivarea documentelor nu este realizat in conformitate cu prevederile legale, respectiv: - documentele nu au fost grupate n dosare cronologic si sistematic, n funcie de datele n care au fost emise documentele, pe categorii i domenii i n cadrul fiecrui exerciiu financiar la care fceau referire documentele. - documente predate la arhiv nu sunt pstrate in spatii amenajate in acest 149
Constatri
Concluzii
scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor; - evidenta documentelor la arhiva nu este inut cu ajutorul Registrului de evidenta, n care s fie consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si micarea acestora in decursul timpului. - la expirarea termenului de pstrare n arhiv acestea nu au fost eliminate din arhiva de ctre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite i totodat nu a fost ntocmit un proces-verbal n care s se consemneze documentele eliminate din Registrul de evidenta al arhivei. Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de ndosariere a documentelor n cadrul compartimentului i predarea acestora spre arhivare.
Auditor intern,
Supervizor,
150
Procedura P08 : Entitatea public Serviciul Audit Public Intern
INTERVIU nr. 5 privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor adresat domnului Popescu Ion, consilier juridic
Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntrebarea nr. 1: Activitatea de pregtire a dosarelor rezultate din activitatea juridica, n vederea predrii la arhiva instituiei, este repartizat prin fia postului unei persoane din cadrul Serviciului Juridic? Rspuns nr. 1: n cadrul Serviciului Juridic este prevzut un post de referent care s desfoare i activitatea de arhivare, dar acest post este vacant.
ntrebarea nr. 2: La nivelul Serviciului Juridic exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind arhivarea documentelor? Rspuns nr. 2: Nu, dar n urma discuiilor purtate cu echipa de auditori a fost elaborat o decizie prin care a fost desemnat o persoan responsabil cu asigurarea pregtirii dosarelor din cadrul serviciului n vederea arhivrii. Aceast persoan a primit i sarcina elaborrii procedurilor specifice n vederea arhivrii documentelor, pn la sfritul anului. ntrebarea nr. 3: Avei cunotine privind normele de arhivare a documentelor? Rspuns nr. 3: Da. Am cunotine generale, dar nu am efectuat cursuri de pregtire de specialitate. ntrebarea nr. 4: Dosarele cu documentele pregtite spre arhivare au fost numerotate, nuruite i opisate? Rspuns nr. 4: Pn la data prezentei misiuni, predarea-primirea documentelor la arhiva s-a realizat prin rotaie de ctre referenii din cadrul direciei, fr a se efectua, n totalitate, verificarea coninutului acestora. ntrebarea nr. 5: Documentele existente in dosare corespund opis-urilor ataate acestora? Rspuns nr. 5: Nu s-a verificat acest aspect in momentul predrii dosarelor pentru arhivare. ntrebarea nr. 6: Care considerai c a fost principala cauz care a generat aspectele negative relevate mai sus? Rspuns nr. 6: Numrul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea 151
unui numr mai mare de sarcini salariailor existeni, astfel nct o parte din activitile direciei, cum este i cazul arhivrii, au fost realizate de acetia cu superficialitate, considernd-o ca o activitate auxiliar i care nu le aparine. ntrebarea nr. 6: Mai avei ceva de adugat? Rspuns nr. 6: Nu.
Dat n faa noastr, Auditori interni Data: 17.02.2009
Consilier juridic,
152
Procedura P08 : ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern
Data: 17.02.2009 Data: 17.02.2009
Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de ndosariere a documentelor n cadrul compartimentului i predarea acestora spre arhivare . Arhivarea documentelor justificative si contabile nu s-a fcut in conformitate Constatarea cu prevederile legale, respectiv: - documentele au fost grupate in dosare, care au fost numerotate, nuruite si parafate, ns aceast grupare nu s-a realizat cronologic si sistematic, in cadrul fiecrui exerciiu financiar la care fceau referire documentele. - dosarele coninnd documente justificative si contabile nu sunt pstrate in spatii amenajate in acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor; - evidenta documentelor la arhiva nu este inut cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si micarea acestora in decursul timpului. - n cazurile in care termenul legal de pstrare al unui document a expirat, aceste nu a fost eliminat din arhiva de ctre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite i totodat nu a fost ntocmit un proces-verbal n care s se consemneze documentele eliminate din Registrul de evidenta al arhivei. Inexistena unei proceduri de sistem prin care s fie reglementate activitile Cauze de pstrare a documentelor n cadrul compartimentului, selectarea, ndosarierea i predarea documentelor la arhiva instituiei. Dificultate n gsirea unor documente deja arhivate, ct i posibilitatea Consecine pierderii/dispariiei unor documente; Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a Recomandri documentelor, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate; Stabilirea responsabilitilor pe salariai i procedarea la selectarea, ndosarierea i predarea la arhiva instituiei a dosarelor care necesit aceast operaiune. ntocmit, Supervizare, Pentru conformitatea constatrilor,
153
154

Data: 1702.2009 Data: 17.02.2009
Obiectivul III. SUSINEREA INTERESELOR ORGANIZAIEI N RAPORTURILE CU AUTORITILE I INSTITUIILE PUBLICE SAU ALTE PERSOANE FIZICE SAU JURIDICE
Nr. crt. A 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 2. 2.1. 2.2. 2.3. Activitatea de audit Iniierea aciunilor; Primirea n termenul de prescripie a dosarelor pentru formularea aciunilor n instan Verificai dac exist eviden a debitelor restante; Verificai dac debitele restante sunt actualizate la zi; Verificai dac exist punctaje cu debitori prin care se confirm realitatea debitelor restante sau a altor pretenii solicitate; Verificai dac exist formulat n termen solicitare pentru iniierea aciunilor n instan; Verificai dac solicitarea de iniiere a aciunilor n instan este nsoit de documentele justificative; Verificai dac exist struina n vederea recuperrii debitelor restante sau a altor pretenii, nainte de a se solicita aciunea n instan; Verificai dac la constituirea dosarelor pentru formularea aciunilor n instan debitele restante se aflau n cadrul termenului de prescripie; Verificai dac pentru alte pretenii aciunea n instan s-a introdus n cadrul termenului de prescripie; Verificai dac aciunea n instan este introdus pentru toi debitorii restani sau alte persoane asupra crora entitatea avea anumite pretenii; Verificai dac aciunea n instan este introdus pentru toate debitele restante ale unui debitor; Formularea i declanarea n termen a aciunii Verificai dac exist o eviden a aciunilor iniiate n instan; Verificai dac aciunea n instan este formulat n termen de la primirea solicitrii i a dosarului; Verificai dac cererea de chemare n judecat conine: a) datele de identificare ale iniiatorului b) este depus n numrul de exemplare necesar c) datele de identificare ale persoanei chemate n judecat d) numele i calitatea persoanei care reprezint instituia e) descrierea dreptului solicitat n instan f) textul de lege pe care este ntemeiat cererea g) dovezile pe care se sprijin demersul h) semntura persoanelor responsabile Examinarea debitelor restante i urmrirea dac au fost formulate n termen aciuni: a) identificarea debitelor restante; b) identificarea aciunilor aflate pe rolul instanei; Da Nu Observaii
X X X X X X X X X X X X
24.
X Test nr. 20
155
2.5. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. B. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. C. 1. 1.1. 1.2.
c) compararea debitelor restante cu aciunile formulate; d) stabilirea debitelor restante pentru care nu exist aciuni formulate n instan; e) identificarea debitelor mai vechi de trei ani, al cror drept de a mai solicita n instan recuperarea lor a fost prescris. Verificai dac aciunea este formulat pentru toate debitele restante sau alte pretenii asupra crora entitatea are un drept; Utilizarea tuturor cilor de atac n cazul hotrrilor defavorabile; Verificai dac pentru aciunile iniiate de ali sunt formulate i depuse ntmpinri scrise; Verificai dac pentru toate hotrrile defavorabile date n prima instan sunt formulate i depuse apeluri; Verificai dac pentru toate apelurile defavorabile sunt formulate i depuse recursuri; Verificai dac pentru toate hotrrile date n prim instan i pentru care lege nu prevede forma apelului sunt formulate i depuse recursuri; Verificai dac pentru toate hotrrile nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului exist formulat i depus contestaie n anulare; Verificai dac pentru toate hotrrile nefavorabile la care exist erori n legtur cu starea de fapt s-a solicitat revizuirea hotrrii; Verificai dac pentru hotrrile nefavorabile date prin aplicarea i interpretarea diferit de instan a legii este formulat i depus recurs n interesul legii; Verificai dac exist solicitare de ordonan prezidenial n toate cazurile n care aceasta se impunea Verificai dac exist formulat i depus cerere reconvenional pentru aciunile intentate de teri i la care suntem ndreptii s solicitm pretenii de la persoanele n cauz; Verificai dac pentru aciunile aflate pe rolul instanei i care privesc procese de executare silit sunt formulate cile de atac adecvate n susinerea intereselor entitii; Formularea cererii de chemare n judecat; Descrierea corect i complet a dreptului solicitat n instan; Verificai dac dreptul solicitat n instan este identificat corect; Verificai dac dreptul solicitat n instan este descris corect i complet n cadrul cererii de chemare n judecat; Verificai dac solicitarea dreptului n instan face trimitere la legea care l reglementeaz sau pe care se bazeaz; Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; Verificai dac dreptul solicitat n instan se bazeaz pe dovezi justificative; Verificai dac dovezile justificative sunt prezentate n coninutul cererii de chemare n judecat; Verificai dac dovezile justificative sunt depuse la dosarul cauzei; Verificai dac dovezile prezentate sunt concludente i viabile; Formalizarea cererii de chemare n judecat i menionarea persoanei care reprezint instituia; Verificai dac cererea de chemare n judecat este nregistrat n cadrul entitii; Verificai dac cererea de chemare n judecat este semnat de persoanele responsabile; Verificai dac n coninutul cererii de chemare n instan este nominalizat persoana care va reprezenta entitatea n faa instanei; Verificai dac persoana nominalizat este cea care s-a prezentat la instan la termenele fixate; Verificai dac cererea de chemare n instan este nregistrat la instana de judecat; Prezentarea la instan; Pregtirea edinei de instan; Identificai toate citaiile primite n cadrul entitii; Identificai toate hotrrile pronunate de instan la termenele pentru care s-
X X X X X X X
X X X X X
X X
156
1.3.
1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 3. 3.1. 3.2. 3.3. D. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11.
au primit citaii; Verificai dac la termenele stabilite entitatea a fost reprezentat la instan; a) analiza solicitrii fixrii de ctre instan a termenelor de judecat; b) primirea i nregistrarea citaiilor; c) realizarea procedurii de judecat de ctre instan; d) ntocmirea delegaiei de reprezentare n dosar; e) formalizarea documentelor de reprezentare n instan; f) prezentarea la instan la termenele stabilite; g) susinerea intereselor n faa instanelor; h) depunerea dovezilor n susinerea cauzelor; Verificai dac interesele entitii au fost susinute la fiecare termen de judecat; Identificai hotrrile nefavorabile pronunate ca urmare a nesuinerii intereselor ca urmare a neprezentrii la instan; Analizai cauzele neprezentrii la instan; Verificai dac este realizat a discuie cu eful compartimentului pe margine modului de formulare a aprrii n instan; Verificai dac aprarea este formulat pe marginea obiectivelor stabilite; Verificai dac conductorul entitii este informat cu privire al modul de formulare al aprrii n instan; Verificai dac aprarea formulat combate toate capetele de acuzare sau susine corect preteniile solicitate; Verificai dac aprarea este formulat din toate punctele de vedere cu privire la preteniile solicitate sau capetele de acuzare; Verificai dac interesele entitii sunt aprate n instan conform aprrii aprobate; Verificai dac reprezentantul entitii cunoate foarte bine dosarul cauzei; Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea; Verificai dac dovezile pe care se sprijin dreptul solicitat sau combaterea capului de acuzare sunt prezentate la instan; Verificai dac s-a struit n reinerea de ctre instan a tuturor dovezilor prezentate; Verificai dac s-a struit n reinerea de ctre instan a tuturor aprrilor formulate; Formularea de concluzii scrise la fiecare termen de judecat; Verificai dac la fiecare termen de judecat sunt formulate concluzii scrise; Verificai dac concluziile scrise combat n totalitate capetele de acuzare sau aprrile pri adverse; Verificai dac concluziile scrise sunt depuse la instan; Formularea aprrilor la aciunile iniiate de teri; Primirea citaiei i informarea conducerii asupra cauzei aflate pe rolul instanei; Verificai dac exist o eviden a dosarelor aflate pe rolul instanei iniiate de ali i la care entitatea este parte; Verificai dac aciunea este repartizat n responsabilitatea unui salariat; Verificai dac citaia este primit n termen; Verificai dac aprarea este formulat pentru toate capetele de acuzare; Verificai dac aprarea este formulat din toate punctele de vedere; Verificai dac n susinerea aprrii sunt aduse probe i dovezii; Verificai dac conducerea este informat asupra aciunii intentate de teri i a modului n care s-a formulat aprarea Verificai dac entitatea este reprezentat la toate termenele instanei; Verificai dac interesele entitii sunt susinute la instan; Verificai dac la fiecare termen sunt formulate ntmpinri i dac acestea sunt depuse la instan; Verificai dac este depus ntmpinare prin care sunt combtute preteniile reclamantului ntmpinarea cuprinde: a) elementele din cererea de chemare n judecat
Text nr. 26 List de control nr.4. Not de relaii nr. 2
X X X X X X X X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X Test nr. 28 Interviu nr. 6 Test nr. 28 Interviu nr. 6
157
1.12. 1.13. 2. 2.1. 2.2.
2.3. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. E. 1. 1.1. 1.2. 2. 2.1. 3. 3.1. 3.2.
33.
3.4.
b) excepiile de procedur ridicate la cererea reclamantului c) dovezile pe care se sprijin aprarea d) este depus cu cel puin cinci zile nainte de termenul de judecat e) semnturile persoanelor mputernicite Verificai dac probele i dovezile sunt depuse la instan; Verificai dac interesele entitii sunt susinute prin combaterea tuturor capetelor de acuzare; Constituirea dosarului cauzei; Verificai dac exist constituit dosar privind aciunea aflat pe rolul instanei; Verificai dac dosarul conine: Cererea de aciune n instan; Dovezile i probele depuse la dosar; Citaiile primite de la instan; Hotrrile judectoreti intermediare i finale, inclusiv definitive; Concluziile scrise depuse la instan; Cererea de apel; Cererea de recurs; Motivrile cererilor de recurs sau apel; Corespondena cu instana; Alte documente emise pe timpul judecrii cauzei; Verificai dac la finalizarea cauzei dosarele sunt nchise; Formularea concluziilor de combatere a tuturor capetelor de acuzare i comunicarea acestora la instan; Identificai capetele de acuzare n cadrul unei hotrri judectoreti; Verificai concluziile scrise depuse la instan i stabilii aspectele pe carte le combate; Comparai dac capetele de acuzare sunt combtute n cadrul concluziilor scrise depuse; Verificai dac combaterea unui capt de acuzare face trimitere i la actul normativ nerespectat; Verificai dac combaterea captului de acuzare face trimitere i la probele administrate n susinere i justificare; Verificai dac concluziile scrise sunt depuse n toate cazurile la instan; Formularea concluziilor scrise si ntmpinrilor; Dup fiecare termen de instan sunt depuse concluzii sau ntmpinri; Verificai dac la fiecare termen al instanei sunt formulate concluzii scrise sau ntmpinri; Verificai dac concluziile scrise sau ntmpinrile sunt depuse la instan, Concluziile sau ntmpinrile sunt depuse n termen; Concluziile scrise sau ntmpinrile sunt depuse n termen la instan; Concluziile i ntmpinrile combat sub toate aspectele susinerile petenilor i pronunrile instanei; Verificai dac concluziile scrise sau ntmpinrile combat n totalitate capetele de acuzare Verificai dac concluziile scrise sau ntmpinrile sunt analizate pentru fiecare capt de acuzare din mai multe puncte de vedere; Verificai dac concluziile scrise sau ntmpinrile prezint: a) sunt elaborate pentru fiecare termen de judecat; b) depunerea lor este realizat n cadrul termenelor; c) entitatea este reprezentat la termenele de judecat; d) interesele entitii sunt susinute n cadrul edinelor de judecat; e) s-a insistat n vederea reinerii de ctre instan a tuturor precizrilor formulate; f) concluziile sunt susinute cu probe i dovezi; g) probele i dovezile sunt depuse la dosar; Verificai dac deciziile date prin nerespectarea legalitii de ctre instan sunt combtute n totalitate;
X X X
X X X X X X X
X X X
X X
Data: 18.02.2009
Auditori 158
Procedura P08 :
TEST NR. 20
Data: 18.02.2009 Data: 18.02.2009
Constatri
Iniierea aciunilor n instan - Formularea i declanarea n termen a aciunilor n instan n vederea recuperrii debitelor restante Identificarea debitelor restante i urmrirea dac au fost formulate i iniiate aciuni n instan pentru obinerea de hotrri judectoreti definitive mpotriva debitorilor ri platnici. Populaia este reprezentat de lista debitorilor restani la 31.12.2008 extras din evidena compartimentului financiar-contabil, confruntat cu soldul din balana de verificare ntocmit pentru aceeai perioad. Eantionul a inclus toate debitele restante pentru care nu exista constituite i formulate aciunii n instan, determinate prin confruntarea listelor de debitori cu registrul dosarelor aflate pe rolul instanelor. Testarea a constat n examinarea debitelor restante i urmrirea dac au fost formulate aciuni n instan pentru recuperarea acestora, respectiv: - identificarea debitelor restante; - identificarea aciunilor aflate pe rolul instanei; - compararea debitelor restante cu aciunile formulate; - stabilirea debitelor restante pentru care nu exist aciuni n instan; - identificarea debitelor mai vechi de trei ani, al cror drept de a mai solicita n instan recuperarea lor a fost prescris In cadrul compartimentului urmrire debitori nu a existat o evidenta nominal a debitelor restante. Debitele restante au fost nregistrate la data crerii lor n contabilitate i de atunci soldurile au fost preluate periodic n contabilitate, ns fr a se mai urmri i recuperarea acestora. n anul 2008, dup ce conducerea entitii a solicitat efectuarea unui punctaj s-a stabilit lista nominal a debitelor restane, din care o parte aveau o vechime de peste trei ani. Din analiza dosarelor privind cauzele ca au determinat anularea n instanele judectoreti a aciunilor formulate privind soluionarea cilor administrative de atac a rezultat c, n unele situaii, acestea au fost respinse pe motiv c nu au fost formulate n cadrul termenului de prescripie, astfel: - dosar nr.365/2008 entitatea a formulat aciune n instan n vederea obinerii unei hotrrii judectoreti prin care SC A&B SRL s fie obligat la plata sumei de 234.500 lei, reprezentnd contravaloare mrfuri confiscate i valorificate ctre aceast societate n anul 2005, cu plata la 30 zile i pe care nu le-a achitat pn la data formulrii aciunii. Instana a respins aciunea, pe motiv de prescripie a dreptului de a mai solicita debitul respectiv, deoarece de la data faptei i pn la formularea aciunii au trecut mai mult de trei ani. 159
Concluzii
- dosar nr. 397/2008, 457/2008, 645/2008 si 695/2008 entitatea a formulat aciuni n instan n vederea recuperrii unor debite restante. Aciunile formulate pentru care s-au constituit dosarele menionate mai sus, au fost respinse de instan, motivul fiind acelai, prescripia dreptului de a mai solicita n instan recuperarea debitelor respective. Imposibilitatea de a mai recupera unele debite, ceea ce presupune nregistrarea de pagub n gestiunea patrimonial. Supervizor,
Auditor intern,
160
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 20 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema Constatare
Data: 18.02.2009 Data: 18.02.2009
Cauze
Consecina
Recomandri
Formularea aciunilor n instana cu ntrzierea, pierzndu-se dreptul de a mai solicita recuperarea debitelor, pe motiv de prescripie. Din analiza dosarelor privind cauzele ca au determinat anularea n instanele judectoreti a aciunilor formulate privind soluionarea cilor administrative de atac a rezultat c, n unele situaii, acestea au fost respinse pe motiv c nu au fost formulate n cadrul termenului de prescripie, astfel: - dosar nr.365/2008 entitatea a formulat aciune n instan n vederea obinerii unei hotrrii judectoreti prin care SC A&B SRL s fie obligat la plata sumei de 234.500 lei, reprezentnd contravaloare mrfuri confiscate i valorificate ctre aceast societate n anul 2005, cu plata la 30 zile i pe care nu le-a achitat pn la data formulrii aciunii. Instana a respins aciunea, pe motiv de prescripie a dreptului de a mai solicita debitul respectiv, deoarece de la data faptei i pn la formularea aciunii au trecut mai mult de trei ani. - dosar nr. 397/2008, 457/2008, 645/2008 si 695/2008 entitatea a formulat aciuni n instan n vederea recuperrii unor debite restante. Aciunile formulate pentru care s-au constituit dosarele menionate mai sus, au fost respinse de instan, motivul fiind acelai, prescripia dreptului de a mai solicita n instan recuperarea debitelor respective. In cadrul compartimentului urmrire debitori nu a existat o evidenta nominal a debitelor restante. Debitele restante au fost nregistrate la data crerii lor n contabilitate i de atunci soldurile au fost preluate periodic n contabilitate, ns fr a se mai urmri i recuperarea acestora. n anul 2008, dup ce conducerea entitii a solicitat efectuarea unui punctaj s-a stabilit lista nominal a debitelor restane, din care o parte aveau o vechime de peste trei ani. Datorit neformulrii, n termen a aciunilor n instan, entitatea se afl n imposibilitatea de a mai recupera unele debite, ceea ce presupune nregistrarea de pagub n gestiunea patrimonial. Valoarea total a debitelor care nu mai pot fi recuperate este n sum de 643.243 lei. Dispunerea unei anchete interne prin care s fie stabilite persoanele responsabile , prin nerealizarea sarcinilor de serviciu i dispunerea msurilor legale n vederea recuperrii prejudiciului. Analiza n totalitatea a debitelor restante, efectuarea punctajelor cu debitorii restani prin care s fie confirmate i recunoscute datoriile i procedarea la iniierea aciunilor n instan n vederea recuperrii debitelor.
161
Nota: Avnd n vedere c constatarea efectuat constituie abatere de la realizarea sarcinilor de serviciu, care a avut consecin crearea de pagub n gestiunea entitii, pe timpul auditrii s-a informat conducerea entitii n vederea dispunerii msurilor operative. Iregularitatea constatat nu a afectat realizarea n bune condiii a misiunii de audit intern, astfel nct aceasta s-a derulat n continuare. Auditor intern, Supervizat, Pentru conformitatea constatrilor,
162
Procedura P08: ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern
FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR NR. 1 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008
Ctre: Conductorul structurii de audit public intern n urma misiunii de audit public intern privind activitatea Serviciului Juridic s-au constatat urmtoarele: CONSTATARE Compartimentul urmrire debitori nu si-a realizat n totalitate obligaiile stabilite i repartizate prin ROF, cu privire la urmrirea contractelor de achiziii. Astfel, n cadrul compartimentului urmrire debitori nu a existat o evidenta nominal a debitelor restante. n anul 2008, dup efectuarea unui punctaj, s-a stabilit lista nominal a debitelor restane, din care o parte aveau o vechime de peste trei ani. Toate aceste debite au fost comunicate, n anul 2008, compartimentului juridic n vederea iniierii aciunilor n instan. Compartimentul juridic, dup ce a solicitat completarea dosarelor cu documentele corespunztoare a formulat cerere de chemare n judecat pentru toate debitele restante, ns o parte din aciunile iniiate au fost respinse de instan pe motiv de prescripie a dreptului de a mai solicita recuperarea debitelor respective, astfel: - dosar nr.365/2008 entitatea a formulat aciune n instan n vederea obinerii unei hotrrii judectoreti prin care SC A&B SRL s fie obligat la plata sumei de 234.500 lei, reprezentnd contravaloare mrfuri confiscate i valorificate ctre aceast societate n anul 2005, cu plata la 30 zile i pe care nu le-a achitat pn la data formulrii aciunii. Instana a respins aciunea, pe motiv de prescripie a dreptului de a mai solicita debitul respectiv, deoarece de la data faptei i pn la formularea aciunii au trecut mai mult de trei ani. - aciuni respinse de instan, pentru acelai motiv, au fost nregistrate i n cazul dosarelor nr. 397/2008, 457/2008, 645/2008 si 695/2008. ACTE Atribuiile stabilite i repartizate prin Regulamentul de Ordine NORMATIVE Interioar. NCLCATE Sarcinile de serviciu stabilite i responsabilizate pentru fiecare salariat prin fia postului. RECOMANDRI Revizuirea tuturor debitelor restante, urmrirea dac pentru acestea sau iniiat aciuni n instan pentru recuperarea debitelor. n cazul debitelor restante pentru care nu exist aciuni n instan se va proceda la constituirea 163
ANEXE
dosarelor i formularea cererilor de aciune n instan. Efectuarea unei inspecii de ctre structura de control intern privind stabilirea cauzelor de neacionare n instan n cadrul termenului de prescripie, a pagubei efective create bugetului i a persoanelor responsabile de aceasta i stabilirea msurilor de recuperare a debitelor respective. Copiile xerox ale adresei i documentaiei primit de eful Serviciului Juridic i ale aciunii formulate i respins de instan; Copie xerox a adresei naintat de Serviciul Achiziii publice n data de 21.03.2005 Serviciului Juridic.
Data: 18.02.2009 Auditor intern, Supervizor,
164
TEST Nr. 26 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului Reprezentarea entitii n instanele de judecat. Identificarea termenelor de judecat fixate de instan, urmrirea ndeplinirea procedurii de citare realizat de instan i reprezentrii entitii la termenele fixate de instan. Populaia total este reprezentat de aciunile iniiate de entitate n anul 2008, existente pe rolul instanei, ct i a celor iniiate de ali i la care entitatea are calitatea de prt, n numr de 54 de aciuni. Eantionul va fi de 7% din totalul populaiei, respectiv 8 aciuni, determinat potrivit documentului foaie de lucru nr. 2. Testarea a constat in verificarea modului de reprezentare i susinere a intereselor entitii in fata instanelor de judecata, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.2, respectiv : - analiza modului de solicitare a fixrii de ctre instan a termenelor de judecat; - modul de primirea i nregistrarea citaiilor emise de instana; - analiza modului n care procedura a fost ndeplinit de ctre instan; - ntocmirea delegaiei de reprezentare n dosar; - formalizarea delegaiei de reprezentare n instan; - analiza prezentrii la instan la termenele stabilite; - analiza modului de susinere a intereselor n faa instanelor; - analiza modului de solicitare a depunerii de dovezii n susinerea cauzelor; - evaluarea modului n care au fost colectate i prezentate la instan a dovezilor; Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 4, privind prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea, care conine pe orizontal elementele selectate, iar pe verticala elementele analizate. n unele cazuri, entitatea nu a fost prezent, prin reprezentaii si, la termenele de judecata fixate de instana, n vederea susinerii intereselor, cu toate c procedura era ndeplinit. Astfel, n dosarul 365/2005 instana a fixat termen de judecat data de 23.09.2005, n vederea formulrii i depunerii concluziilor, procedur realizat prin citaia nr. 2345/03.09.2005. La termenul fixat, din partea entitii nu a fost prezent, n sal nici un reprezentat, instana a rmas n pronunare, n urma formulrii hotrrii aceasta a fost defavorabil entitii, deoarece la dosar nu au existat concluzii formulate n susinerea cauzei i nici documente care s combat susinerile formulate de prt. De asemenea, au mai fost cazuri de neprezentare n instan i la termenele 165
Data: 18.02.2009 Data: 18.02.2009
Constatri
Concluzii
fixate n dosarele nr. 415/2005, 457/2005 si 503/2005. Pentru aceste probleme a fost solicitat i Nota de relaii doamnei Iliescu Adriana, consilier juridic, prin care este justificat procedura de repartizare a dosarelor pe salariai i modul n care sunt susinute interesele entitii, n faa instanelor. Aciunile n cauz au fost pierdute n instan de ctre entitate, ceea ce a condus la pierderea anumitor sume de bani care i se cuveneau de la diveri debitori.
Auditor intern,
Supervizor,
166
Foaie de lucru nr. 2

Obiectivul 3.
Reprezentarea entitii in instanele de judecat. Reprezentarea entitii n faa instanelor de judecat

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Lista aciunilor formulate n pretenii Documentul analizat Populaia total este reprezentat de numrul total al aciunilor n Populaia pretenii iniiate de instituie i aflate pe rolul instanei, respectiv de 54 aciuni. Eantionul va fi de 7%, respectiv 54 x7%= 7,7 = 8 aciuni Pasul de selecie 54 : 8 = 7 Eantionul constituit va fi verificat n totalitate; Verificrile se vor realiza prin diferite teste. Pasul de selectare 54 : 8 = 7 , n acest sens dosarele selectate vor Pasul de selectare fi cele cu urmtoarele numere de instan nr.: 345, 365, 397, 415, 457, 503, 645 i 695 din 2008. Eantionul va fi constituit din analiza comparativ a tuturor Constituirea aciunilor formulate n instan eantionului Verificarea se va realiza prin examinarea tuturor aciunilor n Observaii pretenii iniiate
167
168
LISTA DE CONTROL nr. 4 privind prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea

Elemente selectate Elemente testate Solicitarea fixrii de ctre instan a termenului de judecat Primirea citaiilor emise de instana Urmrirea ndeplinirii procedurii de ctre instan ntocmirea delegaiei de reprezentare in dosar Formalizarea delegaiei de reprezentare n instan Prezentarea la instana la termenele stabilite Susinerea intereselor n faa instanelor Solicitarea depunerii de dovezii n susinerea cauzelor Colectarea i prezentarea la instan a dovezilor Auditori, Aciunea nr. 345/2005 X X X X X X X X X Aciunea nr. 365/2005 X X X X X FIAP X X X Aciunea nr. 397/2005 X X X X X X X X X Aciunea nr. 415/2005 X X X X X FIAP X X X Aciunea nr. 457/2005 X X X X X FIAP X X X Aciunea nr. 503/2005 X X X X X FIAP X X X Data: 18.02.2009 169 Aciunea nr. 645/2005 X X X X X X X X X Aciunea nr. 695/2005 X X X X X X X X X
170
NOTA DE RELATII nr. 2 privind formularea aciunilor n instan, adresat doamnei Iliescu Adriana consilier juridic Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntrebarea 1: Precizai dac exist proceduri privind formularea aciunilor n instan. Rspuns 1: Da. Intrebare2: Precizai dac aceast procedur v-a fost adus la cunotin. Rspuns 2: Da, am fost instruit i am semnat procesul-verbal. ntrebarea 3: Cum explicai situaiile de nereprezentare n instan la termenele stabilite, n 4 situaii din cele 8 dosare supuse testrii? Rspuns 3: La termenele fixate din partea entitii nu a fost prezent n sal nici un reprezentant, subsemnata eram n concediu medical. Instana a rmas n pronunare, iar n urma formulrii hotrrii aceasta a fost defavorabil entitii, avnd n vedere c la dosar nu au existat concluzii scrise n susinerea cauzei i nici documente care s combat susinerile formulate de prt. Menionez c, la celelalte nu am putut s ajung la timp, avnd mai multe procese n aceeai zi. ntrebarea 4: Precizai dac, n lipsa dumneavoastr, dosarul este preluat de ctre un alt salariat? Rspuns 4 : Nu, n cadrul compartimentului un dosar creat sau primit este repartizat unui salariat care rspunde de acel dosar pn la finalizarea lui. Dosarul este preluat de ctre o alt persoan numai n condiiile n care acesta este predat. ntrebare 5 : n cazurile n care suntei n concediu care este procedura? Rspuns 5 : Concediul de odihn este planificat n aa fel nct s nu existe termene stabilite de instan la dosarele pe care salariatul n cauz la are n gestiune. n cazul n care salariatul se afl n concediu medical, dosarul este preluat de eful compartimentului i repartizat unui alt salariat. ntrebare 6 : Mai avei ceva de menionat ? Rspuns 6 : Neprezentarea la unele termene stabilite de instan este datorat de motive obiective. Dat n faa noastr Auditori, Data : 18.02.2009 171
Consilier juridic, Iliescu Adriana
172
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 26
Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema Constatare
Data: 18.02.2009 Data: 18.02.2009
Nereprezentarea n instana la termenele de judecat. n unele cazuri, entitatea nu a fost prezent, prin reprezentaii si, la termenele de judecata fixate de instana, n vederea susinerii intereselor, cu toate c procedura era ndeplinit. Astfel, n dosarul 365/2005 instana a fixat termen de judecat data de 23.09.2005, n vederea formulrii i depunerii concluziilor, procedur realizat prin citaia nr. 2345/03.09.2005. La termenul fixat, din partea entitii nu a fost prezent, n sal nici un reprezentat, instana a rmas n pronunare, n urma formulrii hotrrii aceasta a fost defavorabil entitii, deoarece la dosar nu au existat concluzii formulate n susinerea cauzei i nici documente care s combat susinerile formulate de prt. De asemenea, au mai fost cazuri de neprezentare n instan i la termenele fixate n dosarele nr. 415/2005, 457/2005 si 503/2005. Responsabilitatea dosarului se afl n sarcina unui singur salariat, care l administreaz pn la finalizare, ct i o slab urmrire a termenelor de judecat de ctre coordonatorul compartimentului juridic. Pierderea n totalitate sau parial a unor dosare, n special cele care rmn n pronunare, deoarece interesele entitii nu sunt susinute n faa instanelor, ceea ce conduce la obligarea entitii la plata unor sume de bani ctre teri n mod nejustificat, sau dimpotriv pierderea n instan a unor sume de bani ce i se cuvenea. Analiza cazurilor n care aciunile au fost pierdute n instan, prin neprezentare, stabilirea cauzelor de a determinat aceast situaie i stabilirea rspunderilor n cazul n care se constat c aceasta s-a produs din vina anumitor salariai. Organizarea i responsabilizarea activitilor n cadrul compartimentului juridic, astfel nct entitatea s fie reprezentat la instan, la toate termenele fixate de ctre aceasta, inclusiv modalitile de preluare a dosarului de ctre un alt salariat, atunci cnd titularul nu poate fi prezent la instan. Supervizat, Pentru conformitatea constatrilor,
Cauze Consecine
Recomandri
Auditor intern,
173
174
Procedura P08:
Entitatea public Serviciul de audit public intern TEST Nr. 28 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului
Data: 18.02.2009 Data: 18.02.2009
Formularea aprrilor la aciunile iniiate de teri Identificarea aciunilor iniiate de teri la care entitatea este parte, analiza ntmpinrilor formulate i urmrirea dac conducerea entitii este informat cu privire la aceste aciuni i a modului n care s-a inut cont de propunerile acesteia n soluionarea cauzei. Populaia este reprezentat de aciunile intentate de teri i aflate pe rolul instanei i la care entitatea are calitatea de prt. Eantionul a fost stabilit prin aplicarea metodei nonstatistice urmrindu-se ca prin examinarea acestuia s se poat formula o opinie cu privire la informarea conducerii cu privire la aciunea aflat pe rolul instanei, pentru a se obine o direcie asupra modului de formulare a aprrii i pentru a putea stabili cert compartimentele care s furnizeze documente justificative, care s se constituie probe i dovezi n instan. ntmpinarea fcut ctre instan la aciunile iniiate de ctre teri se fac n unele cazuri fr a fi informat conducerea entitii i fr a exista o discuie prealabil asupra modului n care va fi realizat i susinut aprarea. Ex. La dosarul nr. 2435/2008 reclamantul debitor, salariat al entitii, a contestat la judectorie decizia de imputare a sume de 54.675 lei, constatata ca fiind pagub n dauna entitii, produs de ctre acesta ca urmare a neglijenei n serviciu, fapta constatat de organele cu atribuiuni de control intern. Reclamantul a solicitat anularea acestui debit de ctre instan. Compartimentul juridic a primit citaia de la judectorie i au formulat ntmpinare ctre instan susinnd respingerea aciunii ca fiind nentemeiat, susinerile formulate fcnd referire la constatrile efectuate cu privire la fapta svrit i prejudiciul creat, ca urmare a neglijenei n realizarea sarcinilor de serviciu. Pentru formularea aprrii, compartimentul juridic, nu a informat conducerea entitii asupra procesului aflat pe rolul instanei i nu a avut loc o discuie cu privire la modul de formulare a aprrii. Instana de judecat a analizat cauza, probele i dovezile prezentate de pri i a decis admiterea aciunii formulate de debitor, anulnd astfel decizia de imputare nr. 76/2008. Analiza dosarului cauzei a pus n eviden faptul c, datorit lipsei de comunicare intre conducerea entitii i compartimentul juridic, ntmpinarea formulat nu a fost susinut cu probe care puteau influena decizia instanei. n acest sens la compartimentul financiar-contabil exista angajamentul de plat al
Constatare
175
Concluzii
debitorului, prin care recunotea debitul i se obliga sa-l achite, prin reineri lunare din salariu. Compartimentul juridic nu a avut cunotin de acest document, astfel c nu a fost prezentat instanei i nici menionat n concluziile depuse. Exist o lips de comunicare ntre compartimentul juridic i managementul entitii sau celelalte compartimente funcionale din cadrul entitii, cu consecine in formularea complet i temeinic a concluziilor sau ntmpinrilor ctre instan, ct i n susinerea incomplet cu probe i dovezi a aciunilor aflate pe rolul instanei Supervizor,
Auditor intern,
176
Obiectivul 3
Susinerea intereselor entitii n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice Formularea aprrilor la aciunile iniiate de teri
Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Lista aciunilor formulate in instana de teri; Populaia total este reprezentat de numrul total al aciunilor Populaia intentate de teri aflate pe rolul instanei, respectiv de 23 aciuni. Eantionul va fi de 20%, respectiv 23 x20%= 4,6 = 5 aciuni Eantionul constituit va fi verificat n totalitate; Verificrile se vor realiza prin diferite teste. Pasul de selectare 23 : 5 = 5 , n acest sens dosarele selectate vor fi Pasul de selectare cele cu urmtoarele numere de instan nr.: 2345, 3354, 3563, 3772, 3981 din 2008. Eantionul va fi constituit din analiza comparativ a tuturor Constituirea aciunilor formulate n instan eantionului Verificarea se va realiza prin examinarea tuturor aciunilor n Observaii pretenii iniiate Verificarea se va realiza prin aplicarea de diverse tehnici de testare, respectiv examinarea, observarea. Interviul, comparaia.
177
178
INTERVIU Nr. 6 privind modul de formulare a ntmpinrilor i colectare a probelor i dovezilor adresat doamnei Rotaru Lenuta sef serviciu juridic
Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 Nr. crt. 1 2 3 INTREBARI DA NU OBSERVATII
Precizai dac exist o eviden a aciunilor intentate X de teri mpotriva entitii? Precizai dac citaiile primite de la instan privind X aciuni intentate pe rol de alii sunt repartizate pe salariai n vederea constituirii dosarului ? Precizai dac conducerea entitii este informat cu privire la aciunea intentat de teri mpotriva entitii? Precizai dac cauza este documentat i formulat X ntmpinare la instan? Precizai dac ntmpinarea este formulat pe baza documentelor solicitate de la compartimentele specializate? Precizai dac pentru formularea concluziilor scrise sau ntmpinrilor sunt solicitate puncte de vedere de la compartimentele specializate? Precizai dac sunt solicitate documente justificative n vederea formulrii aprrilor de la compartimentele specializate? Precizai dac ntmpinarea formulat de persoana X responsabilizat este analizat i evaluat de seful compartimentului? Precizai dac ntmpinarea formulat este semnat de X conducerea entitii? Precizai exist propuneri de modificare a X ntmpinrilor formulate de conducere cu ocazia prezentrii n vederea semnrii?
Nu, conducerea ia la cunotin de aceast atunci cnd primete citaia i o repartizeaz compartimentului
4 5
6 7
XX XX
ntmpinarea este formulat pe baza documentelor existente la dosarul cauzei, depuse de reclamant. Numai n unele cazuri
Dac n aciunea formulat se face referire la anumite documente i ele nu se regsesc la dosarul cauzei acestea sunt solicitate
8 9 10
Numai dac cunoate foarte bine cauza
179
11.
Modificrile propuse de conducere sunt realizate n cadrul documentului?
Propunerile sunt analizate la nivelul compartimentului, dac sunt justificate ntmpinarea este actualizat, n caz contrar se realizeaz o conciliere cu conducerea
12
Mai avei ceva de adugat?
Dat n faa noastr, Auditor intern, Data: 18.02.2009
ef compartiment juridic, Rotaru Lenua
180
Procedura P08:
Entitatea public Serviciul de audit public intern FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 28 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema
Data: 18.02.2009 Data: 18.02.2009
Constatare
Cauze
Nu exist o colaborare ntre compartimentul juridic i conducerea entitii sau celelalte compartimente funcionale din cadrul entitii, n sensul c managementul entitii nu este informat cu privire la aciunile intentate de teri i aflate pe rolul instanelor i nu exist un punct de vedere al compartimentelor de specialitate cu privire la cauza aflat pe rolul instanei, astfel nct aprarea s fie bine fundamentat i susinut cu probe i dovezi. ntmpinarea fcut ctre instan la aciunile iniiate de ctre teri se fac n unele cazuri fr a fi informat conducerea entitii i fr a exista o discuie prealabil asupra modului n care va fi realizat i susinut aprarea. Ex. La dosarul nr. 2435/2008 reclamantul debitor, salariat al entitii, a contestat la judectorie decizia de imputare a sume de 54.675 lei, constatata ca fiind pagub n dauna entitii, produs de ctre acesta ca urmare a neglijenei n serviciu, fapta constatat de organele cu atribuiuni de control intern. Reclamantul a solicitat anularea acestui debit de ctre instan. Compartimentul juridic a primit citaia de la judectorie i au formulat ntmpinare ctre instan susinnd respingerea aciunii ca fiind nentemeiat, susinerile formulate fcnd referire la constatrile efectuate cu privire la fapta svrit i prejudiciul creat, ca urmare a neglijenei n realizarea sarcinilor de serviciu. Pentru formularea aprrii, compartimentul juridic, nu a informat conducerea entitii asupra procesului aflat pe rolul instanei i nu a avut loc o discuie cu privire la modul de formulare a aprrii. Instana de judecat a analizat cauza, probele i dovezile prezentate de pri i a decis admiterea aciunii formulate de debitor, anulnd astfel decizia de imputare nr. 76/2008. Analiza dosarului cauzei a pus n eviden faptul c, datorit lipsei de comunicare intre conducerea entitii i compartimentul juridic, ntmpinarea formulat nu a fost susinut cu probe care puteau influena decizia instanei. n acest sens la compartimentul financiar-contabil exista angajamentul de plat al debitorului, prin care recunotea debitul i se obliga sa-l achite, prin reineri lunare din salariu. Compartimentul juridic nu a avut cunotin de acest document, astfel c nu a fost prezentat instanei i nici menionat n concluziile depuse. Compartimentul juridic a considerat n cazul deciziilor de imputare c documentele primite de la instan sunt suficiente pentru formularea aprrilor, nemaifiind necesar solicitarea prezentrii unui punct de vedere de la compartimentele de specialitate cu privire la condiiile i modalitile emiterii deciziei de imputare.
181
Consecine Recomandri
Obinerea unor hotrri nefavorabile entitii, ceea ce conduce la crearea de prejudicii n dauna entitii sau la imposibilitatea recuperrii unor debite de care se fac rspunztori uni salariai. Informarea conducerii entitii asupra tuturor aciunilor intentate de teri mpotriva entitii i solicitarea n toate cazurile de puncte de vedere de la compartimentele specializate cu privire la condiiile i cauzele care combat aciunea aflat pe rolul instanei. Supervizat, Pentru conformitatea constatrilor,
Auditor intern,
182
Procedura P08:
Entitatea public Serviciul de audit public intern TEST NR. 33 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului
Data: 18.02.2009 Data: 18.02.2009
Formularea concluziilor scrise si ntmpinrilor Examinarea aciunilor aflate pe rolul instanei i a termenelor de judecat fixate de instan i urmrirea dac la fiecare termen de judecat au fost formulate concluzii scrise i/sau ntmpinri i depuse la instan n cadrul termenelor. Populaia este reprezentat de aciunile aflate pe rolul instanei n cursul anului 2008 iniiate att de entitate ct i de cele care au fost iniiate de teri i la care entitatea a avut calitatea de prt. Eantionul a fost stabilit prin aplicarea metodei nonstatistice urmrindu-se ca prin examinarea acestuia s se poat formula o opinie asupra modului de formulare a concluziilor scrise i/sau ntmpinrilor i depunerea acestora la instan n cadrul fiecrui termen de judecat stabilit. Testarea a constat in examinarea elaborrii concluziilor scrise i/sau ntmpinrilor i depunerea acestora pentru fiecare termen de judecat, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare: - existena concluziilor scrise sau ntmpinrilor elaborate pentru fiecare edin de judecat; - depunerea concluziilor scrise i ntmpinrilor la instan n cadrul termenelor; - prezentarea la instan la termenele de judecat; - susinerea intereselor entitii n faa instanelor; - insistena n reinerea de ctre instan a tuturor precizrilor formulate; - susinerea concluziilor scrise cu probe i dovezi; - depunerea la instan a probelor i dovezilor. Pentru efectuarea testrii a fost elaborata Lista de control nr. 5, privind susinerea intereselor n faa instanelor de judecat, care conine pe orizontal aciunile aflate pe rolul instanei, iar pe vertical elementele testate. Aciunile n instan sunt formulate fr motivarea complet i sub toate aspectele a cererilor de chemarea n judecat i capetelor de acuzare i fr depunerea documentelor justificative care susin concluziile scrise. Dosar de instan 1856/2007 un salariat a formulat aciune n instan pentru reinerea nelegal din salariu a unei imputaii pentru o lips n gestiune, pe baz de decizie de imputare, pentru reinerea sumei a fost luat angajatului un angajament de plat prin care se obliga s plteasc suma imputat. Compartimentul juridic nu a depus la instana angajamentul de plat, judectoria a solicitat n cadrul a dou termene de judecat depunerea acestui document, astfel judectoria a admis recursul prtului i a anulat decizia de imputare. Dosar de instan 2140/2007 - nu s-a insistat n instana pentru susinerea intereselor entitii, prin formularea detaliat a excepiilor la recurs. Compartimentul
Constatare
183
Concluzii
juridic a formulat recursul n termen, ns nu l-a i motivat i nici nu a fost susinute interesele entitii la cele dou termene de judecat. Instana a respins recursul i a meninut n vigoare hotrrea defavorabila entitii, data de instana de judecat anterioar, pe motiv c excepiile invocate nu sunt temeinice i nu susinute cu probe i dovezi. Unele aciuni iniiate n instan de entitate sau introduse de ali sunt pierdute datorit faptului c interesele entitii nu au fost motivate temeinic i nu fost susinute n cadrul termenelor de judecat fixate de ctre instan. Supervizor,
Auditor intern,
184
Obiectivul 3
Formularea concluziilor scrise si ntmpinrilor
Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Registrul aciunilor aflate pe rolul instanei; Populaia total a fost stabilita avnd n vedere dosarele aflate pe Populaia rolul instanei, att iniiate de entitate, ct i iniiate de ali i la care entitatea este prt, respectiv 220 de dosare. Dosarele au fost aezate n ordinea constituirii lor si s-a selectat 10% dintre ele, respectiv un numr de 22 dosare ; Eantionul constituit va fi verificat n totalitate; Verificrile se vor realiza prin diferite teste. Pasul de selectare 220 : 10 = 22 , n acest sens dosarele selectate Pasul de selectare vor fi cele cu urmtoarele numere de instan nr.: 3452 ; 4562 ;3562 ; 3456 ; 3462 ; 3412 ; 1876 ; 4122 ; 2362 ; 3462 ; 1890 ; 1436 ; 2451 ; 3167 ; 2532 ; 2140 ; 4276 ; 4556 ; 4254 ; 4189 ; 4398. Eantionul va fi constituit din analiza comparativ a tuturor Constituirea aciunilor formulate n instan eantionului Verificarea se va realiza prin examinarea tuturor concluziilor scrise Observaii i/sau ntmpinrilor formulate i depuse n cadrul fiecrui termen de judecat. Verificarea dac la termenele de judecat entitatea a fost reprezentat i dac au fost susinute interesele entitii; Verificarea dac dovezile au fost susinute cu probe i dovezi i dac acestea au fost depuse la instan.
185
186
Procedura P08: Serviciul de audit public intern Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008
LISTA DE CONTROL NR. 5 privind susinerea intereselor n faa instanelor de judecat
Elemente eantionat e Elemente testate Dosar instan 3452/2008 Dosar instan 4562/2008 Dosar instan 3562/2008 Dosar instan 3456/2008 Dosar instan 3462/2008 Dosar instan 3412/2008 Dosar instan 1876/2007 Dosar instan 4122/2008 Dosar instan 2362/2008 Dosar instan 3462/2008 Dosar instan 1890/2008 Dosar instan 1436/2008 Dosar instan 3167/2008 Dosar instan 2451/2008 Dosar instan 2532/2008 187
Formularea concluziilor scrise sau ntmpinrilor pentru fiecare edin de judecat X X X X X X X X X X X X X X X
Depunerea concluziilor scrise i ntmpinril or la instan n termen X X X X X X X X X X X X X X X
Prezentarea la instan la termenele de judecat X X X X X X X X X X X X X X X
Susinerea intereselor entitii n faa instanelor X X X X X X X X X X X X X X X
Insistena n reinerea de ctre instan a tuturor precizrilor formulate X X FIAP X X FIAP X X X FIAP X FIAP X FIAP X
Susinerea concluziilor scrise cu probe i dovezi X X X X X X X X X X X X X X X
Depunerea la instan a probelor i dovezilor X FIAP X FIAP X X X FIAP X X FIAP X FIAP X X
Dosar instan 2140/2007 Dosar instan 4523/2008 Dosar instan 4276/2008 Dosar instan 4156/2008 Dosar instan 4254/2008 Dosar instan 4189/2008 Dosar instan 4398/2008 09
X X X X X X X
X X X X X X X
X X X X X X X
X X X X X X X
X X FIAP X X X FIAP Auditori,
X X X X X X X
X X FIAP X X FIAP X
Data: 18.02.20
188
Procedura P08:
Entitatea public Serviciul de audit public intern FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 33 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema Constatare
Data: 18.02.2009 Data: 18.02.2009
Cauza
Consecina Recomandare
Aciunile n instana nu sunt susinute prin depunerea concluziilor scrise i a documentelor justificative solicitate de aceasta. Aciunile formulate n instan au fost fcute fr explicarea detaliilor i depunerea documentelor justificative i fr concluzii scrise. Dosar de instan 1856/2007 un salariat a formulat aciune n instan pentru reinerea nelegal din salariu a unei imputaii pentru o lips n gestiune, pe baz de decizie de imputare, pentru reinerea sumei a fost luat angajatului un angajament de plat prin care se obliga s plteasc suma imputat. Compartimentul juridic nu a depus la instana angajamentul de plat, judectoria a solicitat n cadrul a dou termene de judecat depunerea acestui document, astfel judectoria a admis recursul prtului i a anulat decizia de imputare. Dosar de instan 2140/2007 - nu s-a insistat n instana pentru susinerea intereselor entitii, prin formularea detaliat a excepiilor la recurs. Compartimentul juridic a formulat recursul n termen, ns nu l-a i motivat i nici nu s-a prezentat la cele dou termene de judecat. Instana a respins recursul i a meninut n vigoare hotrrea defavorabila entitii, data de instana de judecat anterioar. Lipsa de interes n susinerea intereselor entitii, la care se adaug lipsa de experien a persoanelor care susin cauzele entitii n instanele judectoreti i inexistena documentrii i controalelor exercitate de ctre efi ierarhici. Promovarea de ctre instan a unor hotrri nefavorabile n urma crora entitatea este obligat la plata unor daune ctre tere persoane, ct i pierderea posibilitii recuperrii de sume legal imputate persoanelor rspunztoare. S se formuleze i depun, n cazul tuturor recursurilor formulate la instan i la care entitatea este parte concluzii scrise prin care s se formuleze corect i motiveze temeinic excepiile, acestea s fie avizate de seful compartimentului din punct de vedere al legalitii motivrii. Pentru toate aciunile aflate pe rolul instanei s se solicite i susin proba cu documente i acestea s fie depuse n termen, urmrirea depunerii acestora s fie realizat de ctre eful compartimentului. Supervizat, Pentru conformitate,
Auditor intern,
189
190
LISTA DE VERIFICARE NR. 4 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectivul IV. EXERCITAREA CILOR DE ATAC MPOTRIVA SOLUIILOR INSTANELOR DE JUDECAT Nr. crt.
A 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7.
Data: 20.02.2009 Data: 20.02.2009
Da
Nu
Observaii
1.8.
1.9. 2.10. 1.11. 1.12. 1.13. 1.14. 2. 2.1. 2.2. 2.3.
FORMULAREA APELULUI Apelul este formulat pentru toate erorile materiale ale hotrrii date n prima instan Verificai dac aciunile n calitate de reclamant respinse de instan s-a X formulat i depus apel; Verificai dac pentru aciunile nefavorabile formulate de teri i unde X entitatea a avut calitatea de intimat s-a formulat i depus apel; Verificai dac apelul a fost formulat pentru ndreptarea erorilor materiale; X Verificai dac apelul a fost formulat pentru lmurirea hotrrii date de X instan; Verificai dac apelul este formulat pentru toate hotrrile nefavorabile date X de prima instan; Verificai dac apelul este introdus la instana a crei hotrre este atacat; X Verificai dac n formularea apelului s-a justificat interesul n exercitarea X acestei ci de atac; Verificai dac apelul este motivat corect i susinut la instan, respectiv: a) ntocmirea apelului; b) formularea n termen a apelului; c) cuprinderea tuturor excepiilor n apel; d) struina n susinerea apelului; X e) motivarea complet a apelului; f) struina n reinerea de ctre instan a tuturor aspectelor formulate n susinerea cauzei; g) prezentarea la instan n vederea susinerii apelului; h) prezentarea probelor i dovezilor invocate n apel. Analizai cauzele aciunilor n instan la care s-a dispus renunarea la apel; X Verificai dac apelul este motivat i se refer la cele din prima instan; X Verificai dac interesele entitii au fost susinute fundamentat n apel; X Verificai dac n cazul apelurilor soluionate nefavorabil s-a formulat recurs; X Verificai dac cererea de apel este timbrat; X Verificai dac cererea de apel este depus la instana de apel; X Cererea de apel prezint i descrie hotrrea atacat Verificai dac cererea de apel este introdus n termenul legal; X Verificai dac cererea de apel cuprinde: a) datele de identificare ale prilor; X b) hotrrea care este atacat; c) semntura persoanelor responsabile; Verificai dac cererea de apel este timbrat; X
Test nr. 34 List de control nr.6
191
2.4. 2.5. 2.6. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13. B. 1. 1.1. 1.2. 1.3.
Verificai dac cererea de apel este depus la instana de apel; Verificai dac n cererea de apel sunt menionate dovezile; Verificai dac cererea de apel descrie i combate erorile hotrrii nefavorabile; Apelul este susinut de dovezile i probele justificative Verificai dac cererea de apel face trimitere la dovezi i probe care se vor administra; Verificai dac s-a solicitat proba cu nscrisuri i dac acestea au fost prezentate; Verificai dac motivele de apel sunt depuse pn la nfiarea la instan; Verificai dac la fiecare termen de apel s-au formulat i depus concluzii scrise; Verificai dac entitatea a fost reprezentat la fiecare termen de apel; Verificai dac la fiecare termen de apel s-a struit n aprarea intereselor instituiei; Verificai dac au fost cuprinse n apel toate erorile; Verificai dac s-a struit ca instana s rein toate capetele formulate n susinerea cauzei; Verificai dac apelul combate cauza din toate punctele de vedere; Verificai dac motivele de apel sunt temeinic fundamentate; Verificai dac dovezile i probele sunt prezentate la instan ; Verificai dac n motivele de apel sunt descrise dovezile i probele ce se vor administra ; Verificai dac dosarele cauzei sunt corect constituite; FORMULAREA RECURSULUI Recursul este formulat n termen Verificai dac recursul este formulat pentru toate hotrrile nefavorabile date n apel; Verificai dac recursul este formulat pentru toate hotrrile nefavorabile la care legea nu prevede calea de atac cu apel; Verificai dac recursul este motivat temeinic pn la nfiarea la instan; Verificai dac recursul cuprinde: a) datele de identificare ale prilor; b) hotrrea care este atacat; c) semntura persoanelor responsabile; d) motivele de nelegalitate pe care este ntemeiat recursul ; Verificai dac recursul este depus la instana a crei hotrre este atacat; Verificai dac cererea de recurs este introdus n termenul legal; Verificai dac n cazul recursurilor nefavorabile mai exista i alte ci de atac; Verificai dac n aceste cazuri au fost iniiate aciunile necesare; Verificai dac recursul a fost timbrat; Verificai dac s-a formulat recurs la hotrrile nefavorabile date prin nerespectarea cadrului procedurale (edina nu a fost public, nemotivarea hotrrii, admiterea unei ci de atac neprevzut de lege, ncadrare juridic greit etc.); Verificai dac la fiecare termen de recurs s-au formulat i depus concluzii scrise; Verificai dac entitatea a fost reprezentat la fiecare termen de recurs; Verificai dac la fiecare termen de recurs s-a struit n aprarea intereselor instituiei; Verificai dac au fost cuprinse n recurs toate excepiile; Verificai dac s-a struit ca instana s rein toate capetele formulate n susinerea cauzei; Verificai dac apelul combate cauza din toate punctele de vedere;
X X X X X X X X X X X X X X X X
X X X
1.4.
1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. 1.14. 1.15. 1.16.
X X X X X X X Test nr.37 List de control nr.7
192
1.17. 1.18. 1.19. 1.20. 1.21. 1.22. 1.23. 1.24. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. C. 1. 1.1. 1.2.
Verificai dac s-s formulat recurs la ncheierile nefavorabile privind sechestrul asigurator; Verificai dac s-s formulat recurs la ncheierile nefavorabile privind popririi asiguratorii; Verificai dac s-s formulat recurs la hotrrile nefavorabile pronunate n apel; Verificai dac motivele de recurs exprim nemulumirea cu privire la hotrrea atacat, respectiv greelile care sunt imputate instanei; Verificai dac cererea de recurs face referire la motivele de nelegalitate, iar fiecare motiv este dezvoltat n parte; Analizai cauzele aciunilor n instan la care s-a dispus renunarea la recurs; Verificai dac recursul prezint dovezile pe care se sprijin aciunea;
X X X X X X X Test nr.37 List de control nr.7
1.3.
2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9.
Verificai dac cererea de recurs descrie i combate erorile instanei ; X Motivele recursului fac referire la toate greelile instanei cu privire la hotrrea dat Verificai dac recursul face referire la nerespectarea dispoziiilor privind X competena; Verificai dac recursul face referire la compunerea nelegal a completului de X judecat; Verificai dac recursul face referire la neparticiparea la procurorului sau a X instituiei dac era obligatorie; Verificai dac recursul face referire la necitarea legal a instituiei; X Verificai dac recursul face referire la nemotivarea hotrrii, sau dispozitivul X hotrrii nu corespunde dispozitivului pronunat dup deliberare; Verificai dac recursul face referire la nepronunarea asupra unor probe sau X fapte; Verificai dac recursul face referire la admiterea unei ci nepermise de lege; X Verificai dac recursul face referire la aplicarea unor msurii contradictorii X legii; Verificai dac recursul face referire la ncadrarea juridic greit a faptelor X judecate; Verificai dac dosarele cauzei sunt corect constituite; X FORMULAREA CONTESTAIEI N ANULARE Contestaia n anulare este formulat n termen Verificai dac contestaia n anulare este introdus la instana competent; X Verificai dac contestaia n anulare este formulat n termenul legal; X Verificai dac contestaia n anulare cuprinde: a) numele i adresa prilor; X b) hotrrea contestat; c) motivul de contestare; d) semntura persoanelor responsabilizate; Contestaia n anulare este formulat pentru toate hotrrile nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului; Verificai dac exist hotrri nefavorabile pronunate n recurs i la care X instituia nu a fost legal citat, sau citarea prezint viciu de procedur; Verificai dac n aceste cazuri s-a formulat contestaie n anulare; X Verificai dac exist hotrri nefavorabile pronunate n condiiile n care pe X rol exista o cauz i pentru care trebuia s se dispun ncetarea procesului; Verificai dac n aceste cazuri s-a formulat i depus contestaie n anulare; X Verificai dac exist dou hotrrii nefavorabile pronunate pentru aceeai X cauz ; Verificai dac n aceste cazuri s-a formulat contestaie n anulare; X Verificai dac exist hotrrii nefavorabile la care entitatea nu a fost ascultat X dei era obligatoriu; Verificai dac n aceste cazuri s-a formulat contestaie n anulare; X Analizai consecinele n cazul n care calea de atac prin utilizarea contestaiei Test nr.40 X n anulare a fost incorect utilizat sau neutilizat
193
2.10. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. D. 1. 1.1. 1.2.
1.3.
2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. E. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.
Verificai dac dosarele cauzei sunt corect constituite; X Contestaia n anulare este motivat corespunztor i complet Verificai dac contestaia n anulare prezint fundamentat motivul X contestrii; Verificai dac prin contestaie se solicit administrarea de probe i dovezi; X Verificai dac la fiecare termen de judecare al contestaiei s-au formulat i X depus concluzii scrise; Verificai dac entitatea a fost reprezentat la fiecare termen de apel; X Verificai dac la fiecare termen de judecare a contestaiei n anulare s-a X struit n aprarea intereselor instituiei; Verificai dac s-a struit ca instana s rein toate capetele formulate n X susinerea cauzei; Verificai dac contestaia n anulare combate cauza din toate punctele de X vedere; Verificai dac dovezile i probele sunt prezentate la instan ; X SOLICITAREA REVIZUIRII HOTRRII JUDECTORETI Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat n termen Verificai dac revizuirea hotrrii este introdus la instana competent; X Verificai dac solicitarea de revizuire a hotrrii este formulat n termenul X legal; Verificai dac cererea de solicitare a revizuirii hotrrii cuprinde: a) numele i adresa prilor; b) hotrrea solicitat a fi revizuit; X c) motivul de revizuire; d) dovezile existente pe care se sprijin cererea; e) semntura persoanelor responsabilizate; Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat pentru toate cazurile de erori n legtur cu starea de fapt stabilit ntr-o hotrre definitiv Verificai dac exist la o hotrre nefavorabil mprejurrii care nu au fost X cunoscute de instan la soluionarea cauzei; Verificai dac n aceste cazuri s-a solicitat revizuirea hotrrii respective; X Verificai dac a fost pronunat o hotrre nefavorabil prin mrturie X mincinoas constatat de instan; Verificai dac n aceste cazuri s-a solicitat revizuirea hotrrii respective; X Verificai dac exist pronunat o hotrre nefavorabil pe baza unui X document constatat de instan ca fiind fals; Verificai dac n aceste cazuri s-a solicitat revizuirea hotrrii respective; X Verificai dac dosarele cauzei sunt corect constituite; X Cererea de revizuire este motivat corespunztor i complet Verificai dac cererea de revizuire este introdus la instana competent; X Verificai dac prin cererea de revizuire sunt solicitate administrarea de probe X i dovezi; Verificai dac la termenele de judecat s-au formulat i depus concluzii X scrise; Verificai dac entitatea a fost reprezentat la fiecare termen de judecat; X Verificai dac la termenele de judecat s-a struit n aprarea intereselor X instituiei; Verificai dac motivarea cererii de revizuire este realizat din toate punctele X de vedere i probele depuse la instan; FORMULAREA RECURSULUI N INTERESUL LEGII Memoriile sunt bine fundamentate i adresate procurorului general sau ministrului justiiei; Verificai dac legea este aplicat i interpretat diferit de instan referitor la X chestiunile de drept; Verificai dac n cazurile n care legea a fost interpretat unitar de instan sTest nr.45 X au formulat recursuri n interesul legii i solicitat ndreptarea erorii; Interviu nr. 7 Verificai dac recursul n interesul legii este adresat procurorului general sau x ministrului justiiei; Verificai dac recursul n interesul legii cuprinde: X
194
1.5. 1.6. 1.7. F 1. 1.1. 1.2. 1.3.
1.4.
1.5. 1.6.
1.7.
1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 2. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 3.
a) numele i adresa prilor; b) hotrrea dat prin interpretarea diferit a legii; c) motivul recursului n interesul legii; d) dovezile existente pe care se sprijin cererea; e) semntura persoanelor responsabilizate; Verificai dac recursul n interesul legii prezint fundamentat obiectul X contestrii; Verificai dac dovezile i probele pe care se sprijin aciunea sunt depuse la X instan; Verificai dac dosarele cauzei sunt corect constituite; X SOLICITAREA ORDONANEI PREZIDENIALE Este folosit corect i n toate situaiile n cadrul procedurilor de executare; Exist aciuni iniiate pentru care se impunea solicitarea ordonanei X prezideniale; n toate aceste cazuri s-a solicitat ordonana prezidenial; X Ordonana prezidenial este adresat instanei competente s se pronune X asupra fondului dreptului; Verificai dac cererea de solicitare a ordonanei prezideniale cuprinde: a) numele i adresa prilor; b) obiectul pentru care se solicit ordonana prezidenial; X c) Cauzele pentru care se solicit ordonana prezidenial; d) dovezile existente pe care se sprijin cererea; e) semntura persoanelor responsabilizate; Verificai dac motivele la ordonana prezidenial sunt depuse n termen de X la pronunare sau de la comunicare; Verificai dac n cazul ordonanei prezideniale date nefavorabil s-a formulat X i depus recurs/contestaie; Verificai dac recursul/contestaia cuprinde: a) datele de identificare ale prilor; X b) hotrrea care este atacat; c) semntura persoanelor responsabile; d) motivele de nelegalitate pe care este ntemeiat recursul ; Verificai dac recursul/contestaia face referire la toate greelile instanei cu X privire la emiterea ordonanei prezideniale; Verificai dac la solicitarea ordonanei prezideniale s-a solicitat i msuri Test nr.46 asiguratorii X Verificai modul de susinere n contestaie a intereselor entitii, n cazul in care ali au solicitat msuri asiguratorii Verificai dac recursul/contestaia la ordonana prezidenial este formulat n X termen; Verificai dac msurile dispuse prin ordonana prezidenial au fost duse la X ndeplinire; Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este motivat complet i la obiect; Verificai dac cererea de solicitare a ordonanei prezideniale prezint X fundamentat obiectul solicitat; Verificai dac prin cererea de solicitare a ordonanei prezideniale sunt X solicitate administrarea de probe i dovezi; Verificai dac cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este X fundamentat din toate punctele de vedere; Verificai dac este depus la instana competent s se pronune asupra X fondului problemei; Contestaia mpotriva ordonanei prezideniale instituite de teri combate punctual i argumentat capetele de acuzare Verificai dac au existat aciuni intentate de teri prin care s-a solicitat X ordonan prezidenial; Verificai dac n cazul ordonanei solicitate de ali s-a formulat contestaie; X Verificai dac contestaia combate toate capetele de acuzare pentru care s-a X solicitat de ali ordonana prezidenial; Verificai dac exist contestaii la ordonana prezidenial solicitat de ali, X respinse de instan;
195
G 1.
2.
Verificai dac n aceste cazuri s-a formulat i depus recurs; X Verificai dac recursul face referire la toate greelile instanei cu privire la X emiterea ordonanei prezideniale; Verificai dac n cazul obinerii anulrii ordonanei prezideniale s-au X continuat aciunile iniiale; DEPUNEREA CERERII RECONVENIONALE X Formularea i depunerea cererii reconvenionale pentru aciunile intentate de teri i la care suntem ndreptii s solicitm pretenii de la persoanele n cauz Verificai dac exist aciuni intentate de teri i la care suntem ndreptii s X solicitm pretenii de la alii; Verificai dac n aceste cazuri s-a formulat i depus cerere reconvenional; X Verificai dac cererea a fost nsoit de ntmpinare; X Verificai dac cererea reconvenional cuprinde: a) numele i adresa prilor; b) obiectul pentru care se solicit cererea reconvenional; X c) Cauzele pentru care se solicit cererea reconvenional; d) dovezile existente pe care se sprijin cererea; e) semntura persoanelor responsabilizate; Verificai dac instituia este reprezentat la instan; X Verificai dac interesele instituiei sunt susinute n faa instanei; X Verificai dac preteniile obinute prin cererea reconvenional sunt X ncasate/valorificate; Preteniile nscrise n cerere sunt reale i certe Verificai dac preteniile solicitate prin cererea reconvenional sunt juste i X reale; Verificai dac preteniile solicitate sunt bazate pe dovezi i probe; X
Data: 20.02.2009
Auditori,
196
TEST NR. 34
Data: 20.02.2009 Data: 20.02.2009
Constatri
Modalitile de analiza a cauzelor care au determinat respingerea in instana a apelurilor formulate. Examinarea dac hotrrile pierdute n prim instan au fost atacate cu apel. Totodat se va urmri dac apelul este depus n termen i motivat. Populaia supus eantionrii o reprezint Lista aciunilor respinse n instan, att urmare apelului, ct i acelor date n prim instan i pentru care legea nu prevede atacare prin apel, n 2008, respectiv 56 aciuni. Eantionul va fi reprezentat de hotrrile judectoreti respinse n faza de apel, respectiv 8 aciuni. Testarea a constat in verificarea modului cum au fost susinute aciunile in instana si daca au fost formulate complet si corect, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite, respectiv: - ntocmirea apelului; - formularea in termen a apelului; - cuprinderea tuturor excepiilor in apel; - struirea in susinerea apelului; - motivarea complet a apelului; - struina n reinerea de ctre instana a tuturor aspectelor formulate n susinerea cauzei; - prezentarea la instan n vederea susinerii apelului; - prezentarea probelor i dovezilor invocate n apel. Pentru efectuarea testrii a fost elaborata Lista de control nr. 6 privind formularea, depunerea i susinerea apelului, care conine pe orizontala elementele eantionului, iar pe vertical elementele testate. 1. Din evaluarea efectuat s-a constatat c, n cursul anului 2008, judectoria a pronunat un numr de 56 hotrri nefavorabile entitii, din care pentru 48 trebuia formulat i depus apel n vederea ndreptrii erorilor i obinerii unor hotrri definitive favorabile. Analiznd dosarele pentru care trebuia formulat apel, a rezultat c acesta a fost formulat n toate cazurile, ns: - n trei cazuri apelul a fost formulat i depus cu ntrziere, respectiv cu peste 10 zile de la comunicarea hotrrii atacate cu apel. Ex. La dosarul nr.3345/2005 judectoria pronuna o hotrre prin care pe lng amenda 197
contravenionala aplicat societii, mai dispune i plata unor dobnzi. Aceste dobnzi nu erau prevzute n nici un act normativ, iar juristul entitii n afar de faptul c a depus cu ntrziere de 6 zile fa de termenul legal nici nu le-a contestat, ci doar a combtut legalitatea acordrii sanciunii. De asemenea, termenul de 10 zile a mai fost pierdut i n dosarele nr. 4372 i 5399 din 2008. n cazul acestor aciuni instana a respins apelul formulat de entitate i a meninut deciziile iniiale ale judectoriei, decizii prin care entitatea era defavorizat. 2. In cazul dosarului de instan nr. 4556/2008 apelul a fost formulat n termen, ns acesta nu a fost motivat i susinut la termenul de judecat, fapt ce a condus la respingerea acestuia n instan. Pe baza testului efectuat s-a constatat respingerea unor aciuni n instan datorit nemotivrii aciunii formulate, respectiv a apelului, ct i depunerii cu ntrziere a acestuia la instan, n afara termenului legal.
Concluzii
Auditor intern,
Supervizor,
198
LISTA DE CONTROL NR. 6 privind formularea i depunerea apelului

Elementele eantionului
Elementele testate
ntocmirea apelului; Formularea in termen a apelului; Cuprinderea tuturor excepiilor in apel; Struirea in susinerea apelului; Motivarea complet a apelului; Struina n reinerea de ctre instana a tuturor aspectelor formulate n susinerea cauzei; Prezentarea la instan n vederea susinerii apelului; Prezentarea probelor i dovezilor invocate n apel.
Dosarul nr. 2345/2005
X FIAP X X X X X X
X X X X X X X X
X FIAP X X FIAP X X X
X FIAP X X X X X X
X X X X X X X X
X FIAP X X X X X X Auditor intern,
X FIAP X X X X X X
X X X X X X X X
Data: 20.02.2009
199
200
Data: 20.02.2009 Data: 20.02.2009
Cauza
Formularea i declararea cu ntrziere a apelului, respectiv peste 10 zile de la data comunicrii hotrrii de ctre judectorie. 1. Din evaluarea efectuat s-a constatat c, n cursul anului 2008, judectoria a pronunat un numr de 56 hotrri nefavorabile entitii, din care pentru 48 trebuia formulat i depus apel n vederea ndreptrii erorilor i obinerii unor hotrri definitive favorabile. Analiznd dosarele pentru care trebuia formulat apel, a rezultat c acesta a fost formulat n toate cazurile, ns: - n trei cazuri apelul a fost formulat i depus cu ntrziere, respectiv cu peste 10 zile de la comunicarea hotrrii atacate cu apel. Ex. La dosarul nr.3345/2005 judectoria pronuna o hotrre prin care pe lng amenda contravenionala aplicat societii, mai dispune i plata unor dobnzi. Aceste dobnzi nu erau prevzute n nici un act normativ, iar juristul entitii n afar de faptul c a depus cu ntrziere de 6 zile fa de termenul legal nici nu le-a contestat, ci doar a combtut legalitatea acordrii sanciunii. De asemenea, termenul de 10 zile a mai fost pierdut i n dosarele nr. 4372 i 5399 din 2008. n cazul acestor aciuni instana a respins apelul formulat de entitate i a meninut deciziile iniiale ale judectoriei, decizii prin care entitatea era defavorizat. 2. In cazul dosarului de instan nr. 4556/2008 apelul a fost formulat n termen, ns acesta nu a fost motivat i susinut la termenul de judecat, fapt ce a condus la respingerea apelului n instan. Inexistena unor proceduri scrise i formalizate care s conin activiti de control i responsabilitate pe nivelele de execuie, coroborat cu lipsa urmrii aciunilor aflate pe rolul instanei de ctre la nivelul conducerii compartimentului i lipsa de experien a persoanelor care susin cauzele entitii n instanele judectoreti. Obinerea unor hotrri nefavorabile, care au rmas definitive i n baza crora entitatea a fost obligat la plata de diferite sume de bani sau despgubiri. Urmrirea la nivelul sefului compartimentului a tuturor hotrrilor nefavorabile pronunate n prim instan, analiza acestora i stabilirea persoanelor din subordine care s formuleze apelul. Apelul i motivarea apelului va fi avizat de
201
eful compartimentului, care va urmri i depunerea acestuia i deciziile instanei. Aceste atribuii vor fi formalizate n fiele posturilor. Analiza cauzelor care au determinat depunerea cu ntrziere a apelurilor pentru hotrrile nefavorabile i stabilirea msurilor legale, inclusiv de implementare de instrumente de control adecvate, ct i eventual de recuperare a debitelor dac sunt stabilite persoane responsabile de nerealizarea sarcinilor de serviciu.
Auditor intern,
Supervizat,
Pentru conformitatea constatrilor,
202
Procedura P08ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern
TEST NR. 37
Data: 20.02.2009 Data: 20.02.2009
Constatri
Modalitile de analiza a cauzelor care au determinat respingerea in instana a recursurilor formulate. Examinarea dac hotrrile pierdute n apel sau cele pierdute n prima instan i pentru care lege nu prevede atacarea prin apel au fost atacate la instan prin recurs. Totodat se va urmri dac recursul este depus n termen i motivat. Populaia supus eantionrii o reprezint Lista aciunilor respinse n instan, n 2008, respectiv 49 aciuni. Eantionul va fi reprezentat de hotrrile judectoreti respinse n faza de recurs, respectiv 8 aciuni. Testarea a constat in verificarea modului cum au fost susinute aciunile in instana si daca au fost formulate complet si corect, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite: - ntocmirea recursului; - formularea in termen a recursului; - cuprinderea tuturor excepiilor in recurs; - struirea in susinerea recursului; - motivarea complet a recursului; - struina n reinerea de ctre instana a tuturor aspectelor formulate n susinerea cauzei; - prezentarea la instan n vederea susinerii recursului; - prezentarea probelor i dovezilor invocate n recurs Pentru efectuarea testrii a fost elaborata Lista de control nr. 7 privind elaborarea i susinerea recursurilor, care conine pe orizontala elementele eantionului, iar pe vertical elementele testate. 1. Prin procesul-verbal seria G nr. 345234/23.03.2008, s-a aplicat o amend SC ABC SRL pentru svrirea contraveniei prevzute de art. 41, pct. 2, lit. b din Legea nr. 82/1991, ns fr a fi descris sau prezentat fapta svrit. n procesul verbal de contravenie la descrierea faptei de face, doar, precizarea a nclcat prevederile art. 41, pct. 2, lit. b din Legea nr. 82/1991 prin nenregistrarea n contabilitate a tuturor documentelor, fr nici o alt explicaie. Articolul de lege menionat n procesul verbal de contravenie face referire la faptul c, nerespectarea reglementrilor emise de Ministerul Finanelor Publice cu privire la ntocmirea i utilizarea documentelor justificative i contabile pentru toate operaiunile efectuate, nregistrarea n contabilitate a acestora n perioada la care se 203
refer, pstrarea i arhivarea acestora, precum i reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse, reprezint contravenie. Contravenientul a contestat, la instan, procesul verbal de contravenie, motivnd c acesta nu prezint nici o fapt de care el se face rspunztor. Entitatea prin reprezentani si formuleaz aprare, depune ntmpinarea scris, ns nu se mai prezint la termenul de judecat fixat de instan. Urmare judecrii cauzei, procedura fiind realizat, instana admite cererea formulat de contravenient i anuleaz contravenia aplicat. n motivarea deciziei a precizat c textul de lege menionat se refer la mai multe ipostaze, iar agentul constatator nu a descris faptele constatate, fapt pentru care constat nulitatea procesului-verbal. mpotriva sentinei entitatea a declarat recurs, a depus recursul la instan ns nu l-a motivat. Prin motivare, trebuiau descrise excepiile de care instana nu a inut cont la pronunare hotrrii recurate. Analiznd recursul, instana de judecat, n spe Tribunalul, amn judecarea cauzei, stabilind un nou termen prin care solicit entitii s motiveze recursul i s prezinte dovezile invocate pentru susinerea cauzei. Pn la termenul fixat de instan, entitatea nu a depus motivarea recursului i nici dovezile pe care le-a susinut la primul termen de judecat, fapt pentru care instana a respins recursul formulat i a meninut decizia dat de prima instan. 2. n cursul anului 2008, instana a respins un numr de 5 recursuri formulate de entitate pe motiv c acestea a fost formulate i depuse cu ntrziere, respectiv dup expirarea termenului legal. Acestea recursuri au fost formulate n cazul dosarelor de instan nr. 2345/2008; 3423/2008; 4335/2008; 6546/2008; 7245/2008. Hotrrile atacate cu recurs au fost formulate mpotriva unor hotrri nefavorabile, pronunate de instan i prin care obliga entitatea la plata sau restituirea incorect de diferite sume de bani sau penaliti. Pe baza testului efectuat s-a constatat respingerea unor aciuni n instan datorit nemotivrii recursului formulat, ct i depunerii cu ntrziere a acestuia la instan, n afara termenului legal.
Concluzii
Auditor intern,
Supervizor,
204
LISTA DE CONTROL NR. 7 privind formularea i depunerea recursului

Elementele eantionului Elementele testate
ntocmirea recursului; Formularea in termen a recursului; Cuprinderea tuturor excepiilor in recurs; Struirea in susinerea recursului; Motivarea complet a recursului; Struina n reinerea de ctre instana a tuturor aspectelor formulate n susinerea cauzei; Prezentarea la instan n vederea susinerii recursului; Prezentarea probelor i dovezilor invocate n recurs
X FIAP X X X X X X
X X X X X X X X
X FIAP X X FIAP X X X
X FIAP X X X X X X
X X X X X X X X
X FIAP X X X X X X Auditor intern,
X FIAP X X X X X X
X X X X X X X X
Data: 20.02.2009
205
206
Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema Constatri
Data: 20.02.2009 Data: 20.02.2009
Formularea i depunerea recursului ct i a motivrii acestuia nu este realizat n termen. 1. Prin procesul-verbal seria G nr. 345234/23.03.2008, s-a aplicat o amend SC ABC SRL pentru svrirea contraveniei prevzute de art. 41, pct. 2, lit. b din Legea nr. 82/1991, ns fr a fi descris sau prezentat fapta svrit. n procesul verbal de contravenie la descrierea faptei de face, doar, precizarea a nclcat prevederile art. 41, pct. 2, lit. b din Legea nr. 82/1991 prin nenregistrarea n contabilitate a tuturor documentelor, fr nici o alt explicaie. Articolul de lege menionat n procesul verbal de contravenie face referire la faptul c, nerespectarea reglementrilor emise de Ministerul Finanelor Publice cu privire la ntocmirea i utilizarea documentelor justificative i contabile pentru toate operaiunile efectuate, nregistrarea n contabilitate a acestora n perioada la care se refer, pstrarea i arhivarea acestora, precum i reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse, reprezint contravenie. Contravenientul a contestat, la instan, procesul verbal de contravenie, motivnd c acesta nu prezint nici o fapt de care el se face rspunztor. Entitatea prin reprezentani si formuleaz aprare, depune ntmpinarea scris, ns nu se mai prezint la termenul de judecat fixat de instan. Urmare judecrii cauzei, procedura fiind realizat, instana admite cererea formulat de contravenient i anuleaz contravenia aplicat. n motivarea deciziei a precizat c textul de lege menionat se refer la mai multe ipostaze, iar agentul constatator nu a descris faptele constatate, fapt pentru care constat nulitatea procesului-verbal. mpotriva sentinei entitatea a declarat recurs, a depus recursul la instan ns nu l-a motivat. Prin motivare, trebuiau descrise excepiile de care instana nu a inut cont la pronunare hotrrii recurate. Analiznd recursul, instana de judecat, n spe Tribunalul, amn judecarea cauzei, stabilind un nou termen prin care solicit entitii s motiveze recursul i s prezinte dovezile invocate pentru susinerea cauzei. Pn la termenul fixat de instan, entitatea nu a depus motivarea recursului i nici dovezile pe care le-a susinut la primul termen de judecat, fapt pentru care instana a respins recursul formulat i a meninut decizia dat de prima instan. 2. n cursul anului 2008, instana a respins un numr de 5 recursuri 207
formulate de entitate pe motiv c acestea a fost formulate i depuse cu ntrziere, respectiv dup expirarea termenului legal. Acestea recursuri au fost formulate n cazul dosarelor de instan nr. 2345/2008; 3423/2008; 4335/2008; 6546/2008; 7245/2008. Hotrrile atacate cu recurs au fost formulate mpotriva unor hotrri nefavorabile, pronunate de instan i prin care obliga entitatea la plata sau restituirea incorect de diferite sume de bani sau penaliti Cauze Citaiile privind termenele de judecat au fost primite n termen, ns acestea nu au fost repartizate, ntotdeauna, de ctre seful compartimentului juridic salariailor n vederea formulrii actelor procedurale n vederea contestrii hotrrilor nefavorabile. Dosarele au fost repartizate ctre doi salariai nou angajai, care nu au fost urmrii asupra modului de formulare i depunere a recursului, salariaii n cauz nu au avut la dispoziie nici o procedur de lucru prin care s fie reglementat activitatea de formulare i depunere a recursurilor mpotriva hotrrilor nefavorabile. Entitatea a fost obligat la plata unor sume de bani, n mod nelegal, prin care s-au creat prejudicii. Citaiile primite de la instan vor fi repartizate de ctre eful compartimentului juridic salariatului care gestioneaz cauza respectiv n termen util, n vederea formulrii recursului. Recursul va fi nsoit n toate cazurile de motivarea acestuia i avizat nainte de transmitere la instan de ctre eful structurii. Recursurile respinse n instan pe motiv c nu au fost depuse n termen vor fi analizate la nivelul managementului, stabilite cauzele care au condus la nedepunerea n termen a recursului i luarea msurilor legale, inclusiv de recuperare a sumelor pierdute dac se stabilete c aceasta se datoreaz nerespectrii sarcinilor de serviciu de ctre salariai.
Auditor intern,
Supervizat,
Pentru conformitate constatrilor,
208
Procedura P08ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern
TEST NR. 40
Data: 20.02.2009 Data: 20.02.2009
Constatare
Formularea contestaiei n anulare mpotriva hotrrilor judectoreti nefavorabile date prin necitarea legal a entitii, sau citarea prezint viciu de procedur; Verificarea dac a fost formulat contestaie n anulare pentru toate hotrrile nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului; Populaia total este reprezentat de hotrrile judectoreti nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului, emise de instan n anul 2008, n numr de 8 hotrri. Eantionul va fi de 100% din totalul populaiei, respectiv 8 hotrri. Testarea a constat in stabilirea hotrrilor definitive nefavorabile entitii pronunate de instan n cursul anului 2008 i identificarea din cadrul acestora a celor pronunate ca urmare a utilizrii incorecte de ctre entitate a cilor de atac. Analiza cauzelor care au contribuit la utilizarea incorect a cilor de atac i a consecinelor produse n dauna entitii. Prin cererea de sesizare a Judectoriei X din 26.05.2006 entitatea a formulat contestaie n anulare invocnd ca temei de drept dispoziiile art. 317 C.pr.civ. n cerere precizeaz c sentina a rmas irevocabil, iar motivul netimbrrii nu a putut fi invocat pe calea recursului, recurs ce nu a fost exercitat ntruct sentina nu a fost comunicat. Prin sentina civila nr. 4232/2006 Judectoria X a respins contestaia n anulare formulata de entitate mpotriva SC B SRL, ca nentemeiata. mpotriva acestei hotrri entitatea a declarat recurs considernd-o netemeinic i nelegal n sensul admiterii cererii avnd ca obiect contestaia n anulare i anularea sentinei nr. 1418/2006, cauza urmnd a fi rejudecat n fond. n motivarea recursului se precizeaz c, prin cererea de contestaie n anulare s-a solicitat anularea sentinei nr. 1418/2006 pentru neregularitatea procedural a netimbrrii care este o greeal material n sensul c instana nu i-a ndeplinit obligaiile din art. 20 si art. 15 din Legea nr. 146/1997 de a pune n vedere parilor s achite taxa. Analiznd sentina prin prisma motivelor de recurs invocate, ct i n lumina dispoziiilor art. 304/1 C.pr.civ., tribunalul urmeaz s constate c recursul este nefondat. In motivarea deciziei, Tribunalul precizeaz c contestatoarea a solicitat n baza dispoziiilor art. 317(1.1) C.pr.civ. s se dispun anularea sentinei civile nr. 209
Concluzii
1418/23.03.2006, sentina prin care Judectoria a admis excepia invocat de intimat i a anulat cererea introdus de cele dou contestatoare, ca netimbrat. Hotrrea Judectoriei a fost comunicat conform dovezilor de primire i procesului verbal de predare, filele 59-60 dosar nr. 1258/2006. In aceste condiii Tribunalul decide c, cererea avnd ca obiect contestaia n anulare formulat nu ndeplinete condiiile impuse de art. 317(1) C.pr.civ. aa cum a fost modificat prin OUG nr. 128/2002, situaie corect reinut de instana de fond i care impune conform art. 312 C.pr.civ. respingerea recursului ca nefondat. Respingerea n instan a unor proceduri de atac sau contestare a hotrrilor judectoreti nefavorabile entitii ca urmare a utilizrii sau motivrii incorecte a acestora n instan n comparaie cu obiectul combtut sau contestat.
Auditor intern,
Supervizor,
210
Procedura P08:
Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema Constatri
Data: 20.02.2009 Data: 20.02.2009
Respingerea n instan a unor proceduri de atac sau contestare a hotrrilor judectoreti nefavorabile entitii ca urmare a utilizrii sau motivrii incorecte a acestora n instan n comparaie cu obiectul combtut sau contestat. Prin cererea de sesizare a Judectoriei din 26.05.2006 entitatea a formulat contestaie n anulare invocnd ca temei de drept dispoziiile art. 317 C.pr.civ. In motivarea cererii recurentele contestatoare au artat c solicit desfiinarea sentinei civile nr. 1418/2006 pronunata de Judectorie n dosar nr. 1258/2006 ca urmare a faptului c aceasta nu le-a pus n vedere s achite suma datorat ca tax judiciar de timbru aa cum cer dispoziiile art. 20 alin. 2 din Legea nr. 146/1997. Totodat n cerere precizeaz c sentina a rmas irevocabil, iar motivul netimbrrii nu a putut fi invocat pe calea recursului, recurs ce nu a fost exercitat ntruct sentina nu a fost comunicat. Prin sentina civila nr. 4232/2006 Judectoria a respins contestaia n anulare formulata de entitate mpotriva SC B SRL, ca nentemeiata. Pentru a pronuna aceasta sentina instana de fond a reinut c nu sunt ndeplinite condiiile impuse de art. 317 C.pr.civ. pentru c instana s-i poat retracta propria hotrre, contestatorii neformulnd recurs mpotriva sentinei civile nr. 1418/2006 a Judectoriei pronunata n dosar nr. 1258/2006, sentina care le-a fost comunicat. mpotriva acestei hotrri entitatea a declarat recurs considernd-o netemeinic i nelegal n sensul admiterii cererii avnd ca obiect contestaia n anulare i anularea sentinei nr. 1418/2006, cauza urmnd a fi rejudecat n fond. n motivarea recursului se precizeaz c, prin cererea de contestaie n anulare s-a solicitat anularea sentinei nr. 1418/2006 pentru neregularitatea procedural a netimbrrii care este o greeal material n sensul c instana nu i-a ndeplinit obligaiile din art. 20 si art. 15 din Legea nr. 146/1997 de a pune n vedere parilor s achite taxa. Analiznd sentina prin prisma motivelor de recurs invocate, ct i n lumina dispoziiilor art. 304/1 C.pr.civ., tribunalul urmeaz s constate c recursul este nefondat. In motivarea deciziei, Tribunalul precizeaz c contestatoarea a solicitat n baza dispoziiilor art. 317(1.1) C.pr.civ. s se dispun anularea sentinei civile nr. 211
1418/23.03.2006, sentina prin care Judectoria a admis excepia invocat de intimat i a anulat cererea introdus de cele dou contestatoare, ca netimbrat. Hotrrea Judectoriei a fost comunicat conform dovezilor de primire i procesului verbal de predare, filele 59-60 dosar nr. 1258/2006. Totodat, mai precizeaz c, din coninutul cererii de contestaie n anulare rezult c aciunea a fost anulat ca netimbrat, ntruct s-a adus la cunotina obligaia de plata a taxei judiciare de timbru, ns Judectoria a reinut c solicitarea putea fi analizat numai dac aceasta declara recurs mpotriva sentinei nr. 1418/2006 i nu pe calea contestaiei n anulare. Astfel prin decizie, Tribunalul mprtete acest punct de vedere atta timp ct legiuitorul a dat posibilitatea atacrii cu contestaie n anulare a hotrrilor irevocabile pentru anumite motive cu condiia ca acestea s nu poat fi invocate pe calea apelului sau recursului. Ori, din lucrrile dosarului de fond nr. 1258/2006 n care s-a pronunat sentina nr. 1418/2006, atacat cu contestaie n anulare, rezult c aceast sentina a fost comunicat prilor din proces i putea fi atacat cu recurs aa cum cer dispoziiile art. 402 C.pr.civ. In aceste condiii Tribunalul decide c, cererea avnd ca obiect contestaia n anulare formulat nu ndeplinete condiiile impuse de art. 317(1) C.pr.civ. aa cum a fost modificat prin OUG nr. 128/2002, situaie corect reinut de instana de fond i care impune conform art. 312 C.pr.civ. respingerea recursului ca nefondat. Necunoaterea codului de procedur civil cu privire la aplicarea cilor de Cauze atac mpotriva hotrrilor judectoreti nefavorabile sau date prin nerespectarea cadrul normativ legal. Imposibilitatea de a mai ataca n instan hotrrile judectoreti, Consecine nefavorabile entitii, date prin necitarea legal sau citarea prezint viciu de procedur etc. Dup fiecare termen de judecat, decizia instanei va fi prezentat Recomandare coordonatorului compartimentului juridic, care, mpreun cu responsabilul desemnat s rspund pentru dosarul respectiv, vor analiza i vor stabili modalitatea viitoare de aciune, aceasta fiind menionat i n Registrul de eviden al dosarelor aflate pe rolul instanei.
Auditor intern,
Supervizat,
Pentru conformitate
212
TEST NR. 45
Data: 20.02.2009 Data: 20.02.2009
Constatri
Formularea recursului n interesul legii i adresarea acestuia procurorului general sau ministrului justiiei. Examinarea dac lege este aplicat i interpretat unitar de ctre instan, referitor la chestiunile de drept i este bazat pe puterea lucrului judecat. Populaia supus eantionrii o reprezint Lista aciunilor n instan, la care au fost pronunate hotrri judectoreti nefavorabile entitii, respectiv 56 aciuni. Eantionul va fi reprezentat de hotrrile judectoreti nefavorabile, date de instan prin interpretarea neunitar a legii, referitor la chestiunile de drept, respectiv 4 aciuni. Testarea a constat n verificarea modului n care au fost susinute interesele entitii n faa instanei de judecat, respectiv dac n aceste cazuri identificate au fost introduse recursuri n interesul legi prin care s se solicite ndreptarea unor erori de ctre instana de judecat pronunate prin hotrre judectoreasc i aplicarea unitar a legii. Prin decizie nr. 23/2007 conducerea entitii a dispus imputarea sumei de 230.500 lei, de la salariatul Popescu Ion, ca urmare a crerii de prejudicii n dauna entitii prin svrirea faptei privind nerespectarea sarcinilor de serviciu. Acest prejudiciu a fost recunoscut de debitor, care a i achitat o parte din debit, respectiv sume de 113.000 lei. Debitorul, n cadrul termenului legal contest decizia de imputaie i solicit n afara anulrii debitului i dobnzi de penalizare i daune morale. Instan n urma judecrii cauzei dispune anularea deciziei de imputare i implicit a debitului stabilit, dispune restituirea sumei de 113.000 lei de ctre entitate i obligarea entitii la plata sumei de 2.354 lei dobnzi calculate pentru perioada de la plata sumei i pn la data hotrrii judectoreti i daune morale n sum de 78.500 lei. mpotriva acestei entitatea exercit cile de atac legale ns acestea sunt respinse de instan i meninut hotrrea judectoriei. Analiza dosarului a pus n eviden faptul c exercitarea cilor de atac s-a fcut incorect, deoarece pn n prezent nu s-a formulat recurs n interesul legii, avnd n vedere urmtoarele: 1. In practica instanelor judectoreti, s-a constatat c nu exist un punct de vedere unitar n legtura cu aplicarea dispoziiilor art. 269 alin. (1) din Codul muncii in soluionarea litigiilor de munca n cadrul crora salariaii solicita s le 213
Concluzii
fie acordate daune morale. Astfel, unele instane s-au pronunat n sensul c acordarea de daune morale n cadrul litigiilor de munc este admisibil pe motiv c prevederile art. 998 si 999 din Codul civil, referitoare la rspunderea delictual pentru prejudiciul cauzat, avnd caracter de lege general n raport cu dispoziiile Codului muncii, le completeaz pe acestea. Alte instane, dimpotriv, au considerat c acordarea de daune morale este admisibil numai n msura n care n cuprinsul contractului colectiv de munc sau al contractului individual de munc au fost incluse clauze exprese n acest sens. Potrivit art. 269 alin.1 i art. 270 alin.1 din Codul muncii, rezulta voina neechivoc a legiuitorului c rspunderea patrimonial a angajatorului i a salariailor s nu poat fi stabilit dect pentru pagube materiale, iar nu i n cazul daunelor morale. Daunele morale pot fi pretinse potrivit Codului civil numai n cadrul rspunderii civile delictuale. Potrivit reguli dreptului comun n materia rspunderii contractuale, potrivit creia daunele morale pentru prejudiciul nepatrimonial suferit nu pot fi stabilite, i cadrul unei asemenea rspunderi, dect cu titlu de excepie, nseamn c acordarea lor nu este posibil dect n cazul cnd exist o dispoziie legal care le prevede sau atunci cnd s-a stipulat expres n contractul ncheiat. Totodat n temeiul rspunderii patrimoniale a angajatorului, astfel cum este reglementat n art. 269 alin. (1) din Codul muncii, pot fi acordate daune morale salariailor numai n ipoteza n care legea le prevede ori au fost nserate n contractul colectiv de munc sau n contractul individual de munc anumite clauze referitoare la rspunderea angajatorului i pentru asemenea daune. n consecin, n temeiul dispoziiilor Legii nr. 304/2004 privind organizarea judiciar, precum i ale Codului de procedura civil, trebuia s se introduc recurs n interesul legii i s se solicite ca, in cadrul litigiilor de munca privind atragerea rspunderii patrimoniale a angajatorilor potrivit art. 269 alin. (1) din Codul muncii, daunele morale pot fi acordate salariailor numai n cazul n care legea, contractul colectiv de munca sau contractul individual de munca cuprinde clauze exprese n acest sens. Compartimentul juridic nu a formulat recurs n interesul legii n cazurile n care instana a pronunat hotrri judectoreti nefavorabile entitii prin nerespectarea unitar a legii, referitor la chestiunile de drept i la puterea lucrului judecat.
Auditor intern,
Supervizor,
214
INTERVIU Nr. 7 privind formulare recursului n interesul legii adresat doamnei Rotaru Lenuta sef serviciu juridic Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 Nr. crt. 1 2 3 4 INTREBARI Precizai dac hotrrile judectoreti nefavorabile sunt analizate la nivelul compartimentului? Precizai dac s-a urmrit, ca instana s aib acelai punct de vedere n cazul aciunilor cu acelai obiect? Precizai dac s-a format i iniiat recurs n interesul legii n cazurile n care instana nu a aplicat n mod unitar legea? Precizai dac recursul n interesul legii formulat combate erorile instanei cu privire la neaplicarea unitar a legii referitor la chestiunile de drept i la puterea lucrului judecat? Cum explicai existena unui numr de 4 hotrri judectoreti, prezentate n anex, la care instana a pronunat hotrri judectoreti nefavorabile entitii prin neaplicarea unitar a legi sau fr a ine seama de puterea lucrului judecat? Hotrre de a nu formula recurs n interesul legii a fost luat la nivelul conducerii entitii? 7 Prin formularea recursului n interesul legii exista posibilitatea ndreptrii unor erori ale instanei, urmare crora societatea a fost obligat la plata nelegal a unor sume de bani, fr a mai exista posibilitatea agravrii situaiei n dauna entitii. Cum explicai aceasta? Conducerea entitii a fost omis a fi informat asupra acestui aspecte? DA X X X NU OBSERVATII
X
Am discutat cu preedintele Curii de Apel i ne-a comunicat c sunt multe astfel de practici i c recursul n interesul legii va fi respins, drept pentru care nu l-am mai formulat. Discuia am avut-o personal cu preedintele Curii de Apel, apoi am informat seful compartimentului, care a dispus a nu se mai face recurs n interesul legii.
6 X
--
Era foarte greu ca recursul n interesul legii s fie admis de instan.
Seful compartimentului a decis s nu mai informeze conducerea entitii
215
9 10
11
Atribuiile i sarcinile de serviciu sunt cunoscute la nivelul ntregului personal al compartimentului? Aveai cunotin c hotrrile judectoreti la care nu a fost formulat recurs n interesul legi erau nefavorabile entitii, fiind obligat la plata nelegal a unor sume de bani pentru care nu exist cadrul normativ? Mai avei ceva de adugat?
X
Dosarul cauzei s-a aflat repartizat salariatului din subordine i nu l cunoteam n totalitate
X X
Dat n faa noastr Auditori interni, Data: 20.02.2009
Sef compartiment juridic, Rotaru Lenua
216
Data: 20.02.2009 Data: 20.02.2009
n cazurile n care instana nu a procedat la interpretarea i aplicarea unitar a legii, nu s-a procedat la introducerea recursului n interesul legii. Prin decizie nr. 23/2007 conducerea entitii a dispus imputarea sumei de 230.500 lei, de la salariatul Popescu Ion, ca urmare a crerii de prejudicii n dauna entitii prin svrirea faptei privind nerespectarea sarcinilor de serviciu. Acest prejudiciu a fost recunoscut de debitor, care a i achitat o parte din debit, respectiv sume de 113.000 lei. Debitorul, n cadrul termenului legal contest decizia de imputaie i solicit n afara anulrii debitului i dobnzi de penalizare i daune morale. Instan n urma judecrii cauzei dispune anularea deciziei de imputare i implicit a debitului stabilit, dispune restituirea sumei de 113.000 lei de ctre entitate i obligarea entitii la plata sumei de 2.354 lei dobnzi calculate pentru perioada de la plata sumei i pn la data hotrrii judectoreti i daune morale n sum de 78.500 lei. mpotriva acestei entitatea exercit cile de atac legale ns acestea sunt respinse de instan i meninut hotrrea judectoriei. ntr-un alt dosar care s-a aflat pe rolul instanei, respectiv 3623/2007, care a avut acelai obiect, instana a respins cererea debitorului referitoare la daunele morale. Analiza dosarului a pus n eviden faptul c exercitarea cilor de atac s-a fcut incorect, deoarece pn n prezent nu s-a formulat recurs n interesul legii, avnd n vedere urmtoarele: 1. In practica instanelor judectoreti, s-a constatat c nu exist un punct de vedere unitar n legtura cu aplicarea dispoziiilor art. 269 alin. (1) din Codul muncii in soluionarea litigiilor de munca n cadrul crora salariaii solicita s le fie acordate daune morale. Astfel, unele instane s-au pronunat n sensul c acordarea de daune morale n cadrul litigiilor de munc este admisibil pe motiv c prevederile art. 998 si 999 din Codul civil, referitoare la rspunderea delictual pentru prejudiciul cauzat, avnd caracter de lege general n raport cu dispoziiile Codului muncii, le completeaz pe acestea. Alte instane, dimpotriv, au considerat c acordarea de daune morale este admisibil numai n msura n care n cuprinsul contractului colectiv de munc sau al contractului individual de munc au fost incluse clauze exprese n acest 217
sens. Potrivit art. 269 alin.1 i art. 270 alin.1 din Codul muncii, rezulta voina neechivoc a legiuitorului c rspunderea patrimonial a angajatorului i a salariailor s nu poat fi stabilit dect pentru pagube materiale, iar nu i n cazul daunelor morale. Daunele morale pot fi pretinse potrivit Codului civil numai n cadrul rspunderii civile delictuale. Potrivit reguli dreptului comun n materia rspunderii contractuale, potrivit creia daunele morale pentru prejudiciul nepatrimonial suferit nu pot fi stabilite, i cadrul unei asemenea rspunderi, dect cu titlu de excepie, nseamn c acordarea lor nu este posibil dect n cazul cnd exist o dispoziie legal care le prevede sau atunci cnd s-a stipulat expres n contractul ncheiat. Totodat n temeiul rspunderii patrimoniale a angajatorului, astfel cum este reglementat n art. 269 alin. (1) din Codul muncii, pot fi acordate daune morale salariailor numai n ipoteza n care legea le prevede ori au fost nserate n contractul colectiv de munc sau n contractul individual de munc anumite clauze referitoare la rspunderea angajatorului i pentru asemenea daune. n consecin, n temeiul dispoziiilor Legii nr. 304/2004 privind organizarea judiciar, precum i ale Codului de procedura civil, trebuia s se introduc recurs n interesul legii i s se solicite ca, in cadrul litigiilor de munca privind atragerea rspunderii patrimoniale a angajatorilor potrivit art. 269 alin. (1) din Codul muncii, daunele morale pot fi acordate salariailor numai n cazul n care legea, contractul colectiv de munca sau contractul individual de munca cuprinde clauze exprese n acest sens. Necunoaterea la nivelul compartimentului juridic, att a personalului de conducere ct i a celui de execuie a modului de aplicare procedurilor juridice specifice, privind aprarea intereselor entitii, respectiv condiiile de introducere i susinere a recursului n interesul legii. Plata din bugetul entitii a unor sume de bani, n mod necuvenit, urmare aplicrii i interpretrii neunitare a legii de ctre instanele de judecat i nesolicitrii ndreptrii acestor erori. Analiza tuturor dosarelor de instan i urmrirea n cazurile n care instana a pronunat hotrri nefavorabile entiti, dac exist hotrri date prin neaplicarea unitar a legii. Toate aceste cazuri identificate, vor fi analizate i formulat, dac sunt ntrunite condiiile necesare, inclusiv de ncadrare n termen, a recursului n interesul legii.
Cauza
Auditor intern,
Supervizat,
218
TEST NR. 46
Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Obiectivele testului
Data: 20.02.2009 Data: 20.02.2009
Descrierea testului
Constatri
Formularea i depunerea contestaiei n anulare pentru luarea unor msuri vremelnice n cazuri urgente. Examinarea dosarelor aflate pe rolul instanei i urmrirea ca n cazurile n care se impune s fie formulat contestaie n anulare pentru toate hotrrile nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului. Populaia supus eantionrii o reprezint aciunile aflate pe rolul instanei n 2008, respectiv 349 aciuni. Eantionul va fi reprezentat de analiza i selectarea dosarelor de instan care pe parcursul judecrii cauzei a necesitat solicitare instanei de a dispune unele msuri vremelnice n cazuri urgente pentru dispunerea unor msuri asiguratorii. Testarea a constat in verificarea modului n care au fost analizate dosarele care necesitau pe parcursul derulrii aciunii n instan anumite msuri asiguratorii i modul cum s-a acionat n vederea dispunerii acestora. Totodat au fost analizate i msurile asiguratorii solicitate de instan n dauna entitii i modul cum au fost contestate n vederea susinerii intereselor entitii. n urma aciuni formulate n instan mpotriva SC XYZ SRL, entitatea obine hotrre judectoreasc, care rmne definitiv, prin care debitoarea este obligat la plata sume de 755.500 lei, reprezentnd obligaii de plat neachitate i dobnzii calculate. Hotrrea judectoreasc a fost investit cu formul executorie i transmis n vederea executori. La compartimentele de specialitate se ntocmete dosarul de executare i se solicit executarea bunurilor urmribile ale debitorului. Executori procedeaz la identificarea i sechestrarea bunurilor urmribile ale debitorului, bunuri care sunt sechestrate i stabilit termen de organizare a licitaiei. Debitorul, nainte ca bunurile s-i fie scoase la licitaie, solicit suspendarea executrii silite printr-o ordonan prezidenial. Motivarea cereri introduse a fost bazat pe faptul c bunurile sechestrate au devenit proprietatea debitorului ulterior crerii debitului i ca atare nu pot fi executate. Avnd n vedere condiiile specifice de judecare a ordonanei prezideniale, cererea debitorului este admis, instana suspendnd prin ordonan prezidenial procedura de executarea silit instituit. mpotriva ordonanei prezideniale entitatea formuleaz contestaie, ns n motivarea acesteia nu este combtut captul de acuzare, respectiv prevederea codului civil potrivit creia se pot executa orice bunuri urmribile aflate n patrimoniul 219
Concluzii
debitorului la data realizrii procedurii de executare silit, aceasta nefiind condiionat de faptul c existau sau nu n patrimoniu la data la care creana a devenit eligibil. Motivarea contestaiei este bazat pe argumentarea i susinerea necesitii continurii executrii silite pentru recuperarea debitului. Deoarece prin contestaie nu sunt aduse elemente noi care s schimbe opinia instanei, aceasta respinge contestaia i menine ordonana prezidenial. Interesele entitii nu au fost susinute n faa instanei, ceea ce a condus la ntrzieri n recuperarea debitelor.
Auditor intern,
Supervizor,
220
Procedura P08 : ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern
Data: 20.02.2009 Data: 20.02.2009
Cauza
Contestaiile n vederea combaterii msurilor asiguratorii solicitate de teri n dauna entitii nu sunt susinute temeinic n faa instanelor de judecat. n urma aciuni formulate n instan mpotriva SC XYZ SRL, entitatea obine hotrre judectoreasc, care rmne definitiv, prin care debitoarea este obligat la plata sume de 755.500 lei, reprezentnd obligaii de plat neachitate i dobnzii calculate. Hotrrea judectoreasc a fost investit cu formul executorie i transmis n vederea executori. La compartimentele de specialitate se ntocmete dosarul de executare i se solicit executarea bunurilor urmribile ale debitorului. Executori procedeaz la identificarea i sechestrarea bunurilor urmribile ale debitorului, bunuri care sunt sechestrate i stabilit termen de organizare a licitaiei. Debitorul, nainte ca bunurile s-i fie scoase la licitaie, solicit suspendarea executrii silite printr-o ordonan prezidenial. Motivarea cereri introduse a fost bazat pe faptul c bunurile sechestrate au devenit proprietatea debitorului ulterior crerii debitului i ca atare nu pot fi executate. Avnd n vedere condiiile specifice de judecare a ordonanei prezideniale, cererea debitorului este admis, instana suspendnd prin ordonan prezidenial procedura de executarea silit instituit. mpotriva ordonanei prezideniale entitatea formuleaz contestaie, ns n motivarea acesteia nu este combtut captul de acuzare, respectiv prevederea codului civil potrivit creia se pot executa orice bunuri urmribile aflate n patrimoniul debitorului la data realizrii procedurii de executare silit, aceasta nefiind condiionat de faptul c existau sau nu n patrimoniu la data la care creana a devenit eligibil. Motivarea contestaiei este bazat pe argumentarea i susinerea necesitii continurii executrii silite pentru recuperarea debitului. Deoarece prin contestaie nu sunt aduse elemente noi care s schimbe opinia instanei, aceasta respinge contestaia i menine ordonana prezidenial. Inexistena unor proceduri de lucru formalizate prin care s fie reglementat aciune n instan prin solicitare de ordonan prezidenial, coroborat cu neurmrirea dosarelor de ctre eful compartimentului juridic, ct i lipsa de experien a persoanelor care susin cauzele entitii n instanele judectoreti. ntrzieri n recuperarea debitelor obinute prin hotrri judectoreti definitive Analiza tuturor dosarelor aflate pe rolul instanei, a obiectului aciunii formulate i a preteniilor solicitate n cadrul fiecrei aciuni i stabilirea celor la care exist pericolul nstrinrii patrimoniale i la care este necesar dispunerea de 221
msuri asiguratori. n toate aceste cazuri vor fi iniiate aciuni n instan, prin care se va solicita pe calea ordonanei prezideniale dispunerea de ctre instan de msuri vremelnice prin instituirea de msuri asiguratorii astfel nct entitatea s-i poat recupera creanele.
Auditor intern,
Supervizat,
222

Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectivul V. ] ANALIZA DOSARELOR PIERDUTE N INSTAN Nr. crt.
A 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
Data: 23.02.2009 Data: 23.02.2009
Da
Nu
Observaii
2.5. 2.6. 2.7. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.
Analiza cauzelor care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate; Identificarea aciunilor pierdute n instan Identificai toate aciunile care s-au aflat pe rolul instanei n perioada X analizat; Stabilii aciunile pierdute la nivelul fiecrei instane (judecate n prim X instan, apel, recurs, etc.); Stabilii instana care a pronunat hotrrea defavorabil; X Examinai dac aciunea mai putea fi contestat la o alt instan superioar; X Verificai dac aciunea a fost pierdut ca urmare a neprezentrii la instan la X termenele stabilite; Stabilirea pentru fiecare aciune pierdut a cauzelor care au stat la baza deciziei de respingere de ctre instan; Verificai dac capetele de acuzare au fost corect identificate i nelese; X Stabilii cauzele care au determinat respingerea de ctre instan a aciunii X formulate; Verificai dac hotrrile nefavorabile au fost pronunate ca urmare a X nesusineri n totalitate a intereselor entitii; Verificai modul de formulare i motivare a aciunilor pierdute, respectiv: a) combaterea tuturor capetelor de acuzare; Text nr. 52 b) combaterea unui capt de acuzare din mai multe puncte de vedere; List de c) formularea concluziilor scrise i ntmpinrilor pentru fiecare termen de control nr.8 judecat; X Not de relaii d) combaterea la obiect i realist a capetelor de acuzare; nr.3 e) susinerea intereselor entitii la fiecare termen de judecat; Interviu nr. 8 f) fundamentarea concluziilor i ntmpinrilor pe probe i dovezi; g) prezentarea la instan a probelor i dovezilor Verificai dac exista stabilit responsabilitatea salariailor n susinerea X intereselor entitii pentru fiecare din aciunile pierdute n instan; Verificai dac au fost analizate responsabilitile i stabilite msuri pentru X prentmpinarea i evitarea obinerii de hotrrii nefavorabile urmare nesusinerii n totalitate a intereselor entitii; Verificai dac combaterea unui capt de acuzare face trimitere i la X reglementarea normativ; Evaluarea consistenei concluziilor scrise i ntmpinrilor formulate la aciunile pierdute Verificai dac concluziile scrise combat toate capetele de acuzare; X Verificai dac exist concluzii scrise sau ntmpinri formulate la fiecare X termen de judecat; Verificai dac concluziile scrise sau ntmpinrile au fost depuse n termen la X instan; Verificai dac concluziile scrise au fost comunicate i pri adverse n X
223
3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. B. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6.
1.7. 1.8.
1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. 1.14. 1.15. 1.16.
termen; Verificai dac obiectul cauzei este corect definit; Verificai dac combaterea unui capt de acuzare este bine detaliat i prezentat; Verificai dac interesele entitii au fost susinute la fiecare termen de judecat; Verificai dac s-a struit n reinerea de ctre instan a anumitor aspecte n susinerea cauzei; Verificai dac s-a struit n administrarea de probe i dovezi i n reinerea lor de ctre instan; Verificai dac probele i dovezile au fost concludente i suficiente; Combaterea sub toate aspectele a cauzelor Verificai dac captul de acuzare este combtut la obiect; Verificai dac captul de acuzare este combtut din toate punctele de vedere; Verificai dac fiecare punct ce combate un capt de acuzare este reglementat normativ; Verificai dac punctele de vedere ce combate un capt de acuzare au fost susinute i n faa instanei; Solicitarea declanrii lichidrii judiciare Solicitarea lichidrii judiciare pentru debitorii insolvabili; Verificai debitori restani; Verificai dac s-au realizat procedurile de executare silit asupra acestora; Verificai dac au fost valorificate bunurile patrimoniale ale acestora; Verificai dac este constatat starea de insolvabilitate a acestora; Verificai dac s-a solicitat procedura lichidrii judiciare; Verificai dac cererea introdus de lichidare judiciar face referire la: a) cuantumul i temeiul creanei; b) existena unei garanii reale; c) existena unei msuri asiguratorii asupra bunurilor debitorului; Verificai dac sunt anexate documentele justificative ale creanei i actele de constituire a garaniilor; Verificai dac s-a struit n deschiderea procedurii de lichidare judiciar, respectiv: a) evidena debitelor restante i actualizarea lor corect; b) existena documentelor justificative privind nivelul debitului; c) formularea aciunii de lichidare judiciar; d) depunerea dosarului la instan; e) primirea citaiei i reprezentarea la termenul fixat de instan; f) struina n numirea lichidatorului; g) nscrierea la masa credal; h) struina n pronunarea n termen a lichidrii judiciare; i) formularea aciunilor mpotriva administratorilor n vederea recuperrii debitelor; j) struina n pronunarea falimentului. Verificai dac contestaia debitorului cu privire la starea de insolven a fost combtut din toate punctele de vedere; Verificai dac creana era garantat i dac s-a solicitat judectorului sindic ridicarea suspendrii i valorificarea imediat a acesteia; Verificai dac s-a urmrit ca valoarea bunurilor evaluat i stabilit de evaluator este corect i reflect preurile pieei; Verificai dac creana nscris la deschiderea procedurii este real; Verificai dac creana garantat este corect nscris n tabloul definitiv i tabloul definitiv consolidat; Verificai dac dobnzile i penalitile au fost calculate pn la data vnzrii bunurilor; Verificai dac reprezentantul entitii a votat intrarea n procedura de faliment i dac exist notificare primit cu privire la aceasta; Verificai dac cererea de admitere a creanelor cuprinde: a) denumirea i sediul entitii; b) suma datorat;
X X X X X X X X X X
X X X X X X X
Test nr. 55 Test nr. 55
X X X X X X X X
224
1.17. 1.18. 1.19. 1.20. 1.21. 1.22. 1.23. 1.24. 1.25. 1.26. 1.27. 1.28. 1.29. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.
c) temeiul creanei; d) drepturile de preferin i garanie; e) documentele justificative ale creanei; Verificai dac creanele i drepturile de preferin din tabelul preliminar au fost nsuite; Verificai dac au existat acte frauduloase ncheiate de debitor n dauna entitii i dac s-a introdus aciune de anulare a lor; Verificai dac reprezentanii entitii au propus un plan de redresare al debitorului i dac acesta este realist n raport cu posibilitile i specificul activitii debitorului; Verificai dac entitatea este reprezentat la edinele organizate de judectorul sindic; Verificai dac entitatea este reprezentat la edinele organizate de administratorul judiciar; Verificai dac entitatea este reprezentat la edinele organizate de lichiditilor; Verificai dac reprezentarea n adunarea creditorilor, ct i n celelalte adunrii este realizat pe baz de delegaie; Verificai dac la distribuie este respectat ordine de prioriti, n funcie de creanele garantate; Verificai dac sunt constituite dosare ale cauzelor; Verificai dac entitatea are un reprezentant n comitetul creditorilor i dac acesta a struit n aprarea intereselor entitii; Verificai cazurile n care s-a decis reorganizarea debitorului dac aceasta s-a realizat pe baza analizei situaiei i dac este viabil; Verificai dac rapoartele administratorului judiciar au fost analizate de reprezentantul entitii i eventual contestate dac se impunea acest lucru; Verificai condiiile de numire ale administratorului judiciar i remunerarea acestuia; nscrierea la masa credal cu toate debitele Verificai dac exist o eviden a debitelor restante; Verificai dac exist confirmri ale debitelor din partea debitorilor; Verificai dac accesoriile (dobnzi, penaliti etc.) sunt corect calculate; Verificai dac aceste debite sunt nscrise n totalitate la masa credal; Verificai dac ulterior nscrierii accesoriile au fost calculate pn la data vnzrii bunurilor; Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile Verificai dac exist decizii nefavorabile entitii luate de administratorul judiciar, lichidator sau judectorul sindic; Verificai dac aceste decizii au fost contestate; Verificai dac contestaia combate toate aspectele nefavorabile din decizii; Verificai dac interesele entitii sunt susinute la edinele de judecat; Verificai dac contestarea deciziilor nefavorabile n procesul lichidrii judiciare este susinut cu probe i dovezi; Verificai dac procedura de contestare, atunci cnd este nefavorabil aplic toate cile de atac;
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
225
226
Procedura P08 :
Entitatea public Serviciul de audit public intern TEST NR. 52 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului
Data: 23.02.2009 Data: 23.02.2009
Analiza dosarelor pierdute n instan Modalitile de analiza a cauzelor care au determinat respingerea in instana a aciunilor formulate. Examinarea cauzelor care au determinat respingerea in instana a aciunilor formulate. Populaia supus eantionrii o reprezint Lista aciunilor respinse n instan, n 2008, respectiv 76 aciuni. Eantionul, determinat metodei aplicate, va fi de 10% din totalul populaiei, respectiv 8 aciuni. Testarea a constat in verificarea modului cum formulate i motivate aciunile i cum au fost susinute n instana, examinndu-se elemente stabilite, respectiv: - combaterea tuturor capetelor de acuzare; - combaterea unui capt de acuzare din mai multe puncte de vedere; - formularea de concluzii scrise i ntmpinri la fiecare termen de judecat; - combaterea la obiect i realist a fiecrui capt de acuzare; - susinerea intereselor entitii la fiecare termen de judecat; - struina n reinerea de ctre instan a tuturor aspectelor formulate; - fundamentarea concluziilor i ntmpinrilor pe probe i dovezi; - prezentarea la instan a provelor i dovezilor Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr.8 privind Adecvarea modalitilor de analiz a cauzelor, care conine pe orizontala elementele eantionului, iar pe vertical elementele testate. Din verificarea modului de formulare a aciunilor, a concluziilor scrise i susinerii intereselor n faa instanei s-au constatat urmtoarele: 1. Entitatea nu a insistat in susinerea propriilor interese n faa instanelor respectiv, dosar nr. 3390/2008 aciune formulat de un salariat asupra deciziei de ncadrare - compartimentul juridic nu a depus in instana ntmpinarea si alte acte doveditoare, dei judectoria a amnat la dou termene pronunarea pe motiv de prezentare a probelor i dovezilor de ctre pri. Reprezentanii entitii nu au depus la instan documentele justificative privind nivelul postului scos la concurs i procesele verbale privind organizarea i desfurarea concursului de recrutare i in cele din urma judectoria a admis recursul prtului si a anulat decizia de ncadrare i a dispus ncadrarea pe o treapt superioar n funcie de vechimea n munc a salariatului. 2. Susinerea in instana a intereselor entitii nu a fost realizat prin 227
Constatri
Concluzii
combaterea tuturor capetele de acuzare respectiv dosar nr. 3345/2008 judectoria a pronunat o hotrre prin care pe lng anularea amenzii contravenionale solicitate de reclamant a dispus si obligat entitatea la plata unor dobnzi ctre acesta calculate de la data la care aceasta a pltit amenda contravenional i pn la data restituirii acesteia. Aceste dobnzi stabilite nelegal nu erau prevzute de nici un act normativ i nici nu au fost solicitate de reclamant. Reprezentantul entitii, care a avut in responsabilitate cauza respectiv, nu a contestat aceste dobnzi, formulnd i motivnd recursul doar pentru amenda contravenionala, situaie in care judectoria a admis recursul i a dispus anularea n parte a hotrrii date de prima instan de judecat, respectiv doar cu privire la amenda contravenional. Pe baza examinrii efectuate s-a constatat respingerea unor aciuni n instan datorit nesusinerii temeinice a acestora, neformulrii la obiect a aciunilor, sau necombaterea tuturor capetelor de acuzare. Concomitent pentru aceste probleme s-a solicitat i un Interviu adresat domnului Popescu Ion, consilier juridic i o Nota de relaii adresat domnului Rotaru Vasile, consilier juridic.
Auditor intern,
Supervizor,
228
Procedura P08:
Obiectivul nr. 2:
Modalitile de analiza a cauzelor care au determinat respingerea in instana a aciunilor formulate. Examinarea cauzelor care au determinat respingerea in instana a aciunilor formulate
Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Populaia Lista aciunilor pierdute in instana; Populaia total a fost stabilit avnd n vedere dosarele aflate pe rolul instanei, respectiv 76 de dosare. Dosarele au fost aezate n ordinea constituirii lor i s-a selectat 10% dintre ele, respectiv un numr de 8 dosare . Pasul de selectare 76 : 8 = 10 , n acest sens dosarele selectate vor fi cele cu urmtoarele numere de instan nr.: 2345, 2654, 2963, 3372, 3481, 3790, 3799, 3908 din 2005. Verificarea se va realiza prin analiza hotrrilor judectoreti nefavorabile emise de instan n comparaie cu concluziile, probele i dovezile administrate de entitate . Verificarea se va realiza prin examinarea tuturor citaiilor emise de instan cu privire la judecarea cauzelor ce privesc dosarele menionate.
Pasul de selectare Constituirea eantionului Observaii
229
230
LISTA DE CONTROL NR. 8 privind Adecvarea modalitilor de analiza a cauzelor

Elementele eantionului Elementele testate Combaterea tuturor capetelor de acuzare; Combaterea unui capt de acuzare din mai multe puncte de vedere; Formularea de concluzii scrise i ntmpinri la fiecare termen de judecat; Combaterea la obiect i realist a fiecrui capt de acuzare; Susinerea intereselor entitii la fiecare termen de judecat; Struina n reinerea de ctre instan a tuturor aspectelor formulate; Fundamentarea concluziilor i ntmpinrilor pe probe i dovezi; Prezentarea la instan a provelor i dovezilor Dosarul nr. 345/2005 FIAP X X X X X FIAP X Dosarul nr. 354/2005 X X X X X X X X Dosarul nr. 363/2005 FIAP X X X X X FIAP FIAP Dosarul nr. 372/2005 X X X X X X X X Dosarul nr. 381/2005 X X X X X X X X Dosarul nr. 390/2005 FIAP X X X X X FIAP FIAP Dosarul nr. 399/2005 FIAP X X X X X X FIAP Dosarul nr. 408/2005 FIAP X X X X X FIAP X
Data: 23.02.2009
Auditor intern, 231
232
NOTA DE RELATII NR. 3 privind susinerea n instana aciunilor formulate, adresat domnului Rotaru Vasile consilier juridic ntrebarea 1: Precizai daca exista proceduri scrise i formalizate privind formularea concluziilor scrise sau ntmpinrilor i susinerea intereselor n faa instanei. Rspuns 1: Da. ntrebarea 2: Precizai daca aceasta procedura v-a fost adusa la cunotina. Rspuns 2: Da, i am semnat procesul verbal. ntrebarea 3: Cum explicai nesusinerea n instan a intereselor entitii n dosarul nr.3390, respectiv instana a amnat de dou ori judecarea cauzei solicitat depunerea la dosar a probelor i dovezilor la care prile fceau referire n expunerea de motive, ns reprezentanii entitii nu au depus la dosar documentele justificative privind scoaterea la concurs i ocuparea postului respectiv, consecina fiind admiterea recursului reclamantului. Rspuns 3: n aceste caz am considerat ca, concluziile verbale prezentate la termenele de judecata au fost complete si suficiente pentru instana. ntrebarea 4: Cum explicai faptul ca n concluziile scrise sau ntmpinrile formulate nu sunt combtute toate capetele de acuzare. Spre exemplu la dosarul de instan nr. 3345/2008 nu au fost combtute capetele de acuzare referitoare la penalitile acordate nelegal de instana de judecat? Rspuns 4: Dosarele n cauz sunt repartizate pe salariai, acetia fiind cei care cunosc cauza i au responsabilitatea formulrii concluziilor scrise sau ntmpinrilor. eful compartimentului analizeaz doar conformitatea a ceea ce se prezint n cadrul concluziilor formulate, nu face i evaluare a dosarului cauzei. ntrebarea 5: In cazul dosarelor 3465, 3563, 3920 i 4408 pe anul 2008 s-a constatat c aciunea n instana a fost formulat, fr explicarea detaliilor i depunerea documentelor justificative si fr formulri la obiect, ceea ce a dus la pierderea acestora. Cum explicai aceasta? Rspuns 5: In acele cazuri aciunile erau simple si am crezut ca instana pronuna o hotrre favorabil avnd n vedere ca toate argumentele dosarului erau n totalitate de partea noastr. 233
ntrebarea 6: Mai avei ceva de menionat? Rspuns: Nu. Dat n faa noastr Auditori interni, Data: 23.02.2009 Consilier juridic, Rotaru Vasile
234
INTERVIU nr.8 privind verificarea cauzelor care au determinat respingerea n instana a aciunilor formulate, adresat d-lui Popescu Ion, consilier juridic Nr. crt. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 INTREBARI Exista o evidenta a aciunilor pierdute in instana? Daca da, exista persoana responsabila cu completarea evidentei? Concluziile scrise i ntmpinrile formulate combat sub toate capetele de acuzare? Concluziile sau ntmpinrile sunt formulate la obiect i descriu clar cauza? Concluziile sau ntmpinrile combat un capt de acuzare din mai multe puncte de vedere? Concluziile sau ntmpinrile sunt formulate i depuse pentru fiecare termen de judecat? Interesele entitii sunt susinute n faa instanei la fiecare termen de judecat? Concluziile sau ntmpinrile sunt fundamentate pe probe i dovezi? Concluziile formulate sunt explicite si detaliate in toate cazurile? Concluziile scrise sunt nsoite de documente justificative? S-a urmrit ca instana s rein toate struinele i concluziile formulate? Exist un program de pregtire i instruire a personalului la nivelul compartimentului? Mai avei ceva de adugat? DA X X X X X X X X X X X X X NU OBS.
Dat n faa noastr Auditori interni Data: 23.02.2009
Consilier juridic Popescu Ion
235
236
Procedura P08:
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 52 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema Constatare
Data: 23.02.2009 Data: 23.02.2009
Cauze
Consecine
Obinerea unor hotrri judectoreti nefavorabile datorit susinerii neadecvate a intereselor n faa instanelor de judecat. Consilierii juridici nu au insistat n vederea susinerii intereselor n faa instanei de judecat, astfel nu au fost depuse ntmpinri care s cuprind excepiile de la procedur, explicarea detaliilor, formulri la obiect, rspunsul la toate capetele de acuzare etc. 1. Entitatea nu a insistat in susinerea propriilor interese n faa instanelor respectiv, dosar nr. 3390/2008 aciune formulat de un salariat asupra deciziei de ncadrare - compartimentul juridic nu a depus in instana ntmpinarea si alte acte doveditoare, dei judectoria a amnat la dou termene pronunarea pe motiv de prezentare a probelor i dovezilor de ctre pri. Reprezentanii entitii nu au depus la instan documentele justificative privind nivelul postului scos la concurs i procesele verbale privind organizarea i desfurarea concursului de recrutare i in cele din urma judectoria a admis recursul prtului si a anulat decizia de ncadrare i a dispus ncadrarea pe o treapt superioar n funcie de vechimea n munc a salariatului. 2. Susinerea in instana a intereselor entitii nu a fost realizat prin combaterea tuturor capetele de acuzare respectiv dosar nr. 3345/2008 judectoria a pronunat o hotrre prin care pe lng anularea amenzii contravenionale solicitate de reclamant a dispus si obligat entitatea la plata unor dobnzi ctre acesta calculate de la data la care aceasta a pltit amenda contravenional i pn la data restituirii acesteia. Aceste dobnzi stabilite nelegal nu erau prevzute de nici un act normativ i nici nu au fost solicitate de reclamant. Reprezentantul entitii, care a avut in responsabilitate cauza respectiv, nu a contestat aceste dobnzi, formulnd i motivnd recursul doar pentru amenda contravenionala, situaie in care judectoria a admis recursul i a dispus anularea n parte a hotrrii date de prima instan de judecat, respectiv doar cu privire la amenda contravenional. Inexistena unor proceduri de lucru scrise care s fie aduse la cunotina salariailor, prin care s fie descrise activitile de control i responsabilitate pe nivele de execuie ; Lipsa de experien a persoanelor care susin cauzele entitii n instanele judectoreti, asociat cu neurmrirea la nivelul compartimentului a modului n care salariai i realizeaz sarcinile de serviciu; Obinerea unor hotrri nefavorabile in instana, comparativ cu pertinenta aciunii introduse n instan si a documentelor justificative, prin care sunt create prejudicii n sarcina entitii, urmare obligrii de ctre instan n mod nejustificat 237
Recomandri
la plata unor sume de bani; Urmrirea fiecrui dosar aflat pe rolul instanei i a fiecrui termen de judecat stabilit de instan de ctre eful compartimentului juridic cu privire la modul n care sunt formulate concluziile scrise, modul cum sunt susinute interesele n faa instanelor i cum sunt administrate i prezentate probele i dovezile n susinerea cauzelor.
Auditor intern,
Supervizat,
238
Procedura P08:
Entitatea public Serviciul de audit public intern TEST Nr. 55 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului
Data: 23.02.2009 Data: 23.02.2009
Constatri
Concluzii
Analiza solicitrii declanrii procedurii falimentului n vederea recuperrii debitelor. Verificarea ntocmirii dosarelor i punerea pe rol a aciunii de lichidare judiciar i falimentului n vederea recuperrii debitelor. Populaia total este reprezentat de dosarele aflate pe rolul instanei, pentru care s-au obinut hotrri, rmase definitive, investite cu formul executorie n numr de 7 dosare, dar care nu au fost executate din lipsa bunurilor urmribile. Testarea a constat n analiza modului de valorificarea bunurilor din patrimoniul debitorilor n baza hotrrilor judectoreti i pe calea executri silite i apoi solicitarea lichidrii judiciare i falimentului pentru debitele nerecuperate, examinndu-se elemente stabilite si anume: - evidena debitelor restante i actualizarea lor corecte; - existena documentelor justificative privind nivelul debitului; - formularea aciunii de lichidare judiciar; - depunerea dosarului la instana; - primirea citaiei i prezentarea la termenul de judecata; - struina n numirea lichidatorului; - nscrierea la masa credal; - struina n pronunarea n termen a lichidrii judiciare; - formularea aciunilor mpotriva administratorilor societii n vederea recuperrii debitelor; - struina n pronunarea falimentului. Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr.9 privind Analiza procedurii de lichidare judiciara i de faliment, care conine pe orizontal dosarele cuprinse n eantion, iar pe vertical elementele testate. Din analiza dosarelor cuprinse n eantion au rezultat c debitele nscrise la masa credal nu sunt corecte. Respectiv la masa credal au fost nscrise debitele aflate n executare silit i nerecuperate prin valorificarea bunurilor urmribile, existente la data declanrii procedurii de executare silit. Debitele create dup declanarea procedurii de executare silit nu au mai fost cuprinse n executare silit i nici ulterior n procedura lichidrii judiciare i falimentului nu au fost nscrise la masa credal. Aceste aspecte au fost constatate la dosarele de lichidare judiciar i faliment nr. 3449 si 3617/2008. Imposibilitatea recuperrii n totalitate a debitelor ca urmare a nscrierii lor incorecte la masa credal. Auditor intern, Supervizor, 239
240
Procedura P08 Serviciul de audit public intern Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008
LISTA DE CONTROL nr. 9 privind Analiza procedurii de lichidare judiciara si faliment Elemente eantionate
Elemente testate Evidena debitelor restante i actualizarea lor corecte; Existena documentelor justificative a debitului; Formularea aciunii de lichidare judiciar; Depunerea dosarului la instana; Primirea citaiei si prezentarea la termenul de judecata; Struina in numirea lichidatorului; nscrierea la masa credal; Struina n pronunarea n termen a lichidrii judiciare; Formularea aciunilor mpotriva administratorilor societii n vederea recuperrii debitelor; Struina n pronunarea falimentului.
Dosar nr. 3449|2008 FIAP X X X X X FIAP X X X
Dosar nr. 556| 2008 X X X X X X X X X X
Dosar nr. 605| 2008 X X X X X X FIAP X X X
Dosar nr. 3617| 2008 FIAP X X X X X FIAP X X X
Dosar nr. 779| 2008 X X X X X X FIAP X X X
Auditor intern,
Data: 23.02.2009
241
242
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 55 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema
Data: 23.02.2009 Data: 23.02.2009
nscrierea incorect a debitelor restante la masa credal n cazul procedurilor de lichidare judiciar i faliment. Din analiza dosarelor cuprinse n eantion au rezultat c debitele nscrise la Constatare masa credal nu sunt corecte. Respectiv la masa credal au fost nscrise debitele aflate n executare silit i nerecuperate prin valorificarea bunurilor urmribile, existente la data declanrii procedurii de executare silit. Debitele create dup declanarea procedurii de executare silit, deci necuprinse n executare silit nu au fost nscrise la masa credal urmare solicitrii i declanrii procedurii lichidrii judiciare i falimentului. Potrivit dosarelor nr. 3449 si 3617/2008, compartimentul juridic a ntocmit adresa de nscriere la masa credal i a nscris societile pentru urmtoarele creane: la primul dosar cu suma de 145.000 lei, iar pentru al doilea dosar cu suma de 345.500 lei, ct era n evidenele compartimentului juridic, conform dosarelor de executare silit ntocmite anterior. n realitate sumele datorare de debitor societii erau de 250.000 lei i respectiv de 550.000 lei, diferenele reprezentnd sumele create ulterior dup ntocmirea dosarelor de executare silit, sume care nu au fost nscrise la masa credal n termen i care nu mai pot fi recuperate. Lipsa unui sistem de control intern eficient, respectiv a unei colaborrii ntre Cauze compartimentul juridic i celelalte compartimente din cadrul entitii, respectiv cele care rspund de evidena i recuperarea debitelor curente i restante. Compartimentul juridic a luat n considerare debitul care se afl n executare silit nerecuperat, ns societatea avea i debite curente restante pentru care nu se ntocmise documentaie de executare silit i care nu au fost solicitate de la compartimentele care le gestionau n vederea nscrierii lor la masa credal. Urmare pronunrii procedurii de faliment si nenscrierii la masa credal n Consecine termenul fixat de instana entitatea a pierdut posibilitatea recuperrii n totalitate a debitelor. Pentru solicitarea procedurii de lichidare judiciar, procedura va fi iniiat de Recomandare compartimentele care rspund de colectarea i ncasarea debitelor restante i compartimentele care rspund de executare silit. Acest compartimente dup constatarea inexistenei bunurilor urmribile n patrimoniul debitorului, va solicita situaia debitelor restante la zi i va ntocmi dosarul privind solicitarea lichidrii judiciare, atand la acesta toat documentaia necesar. 243
Documentaia constituit va fi transmis compartimentului juridic care va solicita i pune aciunea de lichidare judiciar i faliment pe rol. La solicitarea lichidatorului privind nscrierea debitelor la masa credal, va solicita aceste debite la zi de la compartimentul de eviden pe baz de adres aprobat de conducerea entitii, dup primire va proceda la nscrierea lor la masa credal n dosarul respectiv. Auditor intern, Supervizat, Pentru conformitatea constatrilor,
244
LISTA DE VERIFICARE NR. 6 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 24.02.2009 Data: 24.02.2009
Obiectivul V. OBINEREA HOTRRILOR JUDECTORETI I PUNEREA LOR N EXECUTARE

Nr. crt. A 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. B. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Activitatea de audit Da Nu Observaii
Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie; Identificai toate aciunile care s-au aflat pe rolul instanei; X Identificai n cadrul acestora toate aciunile la care s-au obinut X hotrri care au rmas definitive; Verificai dac aceste hotrri au fost investite cu formul executorie; X Verificai dac investirea a fost realizat n termen; X Identificai toate biletele la ordin primite; X Verificai dac acestea au fost investite cu formula executorie n cazul X debitelor neachitate; Punerea n practic a hotrrilor definitive; Verificai dac hotrrile judectoreti investite cu formul executorie X sunt transmise compartimentelor specializate n vederea punerii n practic; Verificai dac comunicarea acestora este realizat n termen; X Verificai dac la compartimentele specializate s-a ntocmit dosarul de X recuperare al creanei; Verificai dac exist o comunicare prealabil cu debitorul cu privire la X recuperarea debitului; Verificai dac s-a insistat pe recuperarea amiabil a debitelor obinute X prin hotrre judectoreasc; Executarea hotrrilor judectoreti investite cu formul executorie Solicitarea executrii hotrrilor investite n vederea recuperrii debitelor; Verificai dac n caz de nerecuperare a debitului s-a solicitat la X executorii judectoreti executarea silit a debitorilor; Verificai dac aceasta solicitare este fcut n termen; X Verificai dac s-a struit pe lng executori n vederea ntocmirii la X termen a actelor procedurale; Verificai dac s-a urmrit ca executorii s sechestreze i s valorifice X bunurile debitorilor;
Test nr.58
Test nr.58
245
1.5.
Verificai dac s-a struit pe lng executori de a ntocmi n termen X actele procedurale X 1.6. Verificai dac exist contestaii la executare; X 1.7. Verificai dac s-au susinut corect interesele societii n procesul de contestare; X 1.8. Verificai dac au fost aplicate n cazul deciziilor nefavorabile ale instanei toate cile de atac; X 1.9. Verificai dac n cadrul fiecrei ci de atac s-a struit n aprarea intereselor entitii; Urmrirea valorificrii n totalitate a hotrrilor judectoreti investite; 2. 2.1. Verificai dac s-a urmrit valorificarea de ctre executorii a tuturor X bunurilor debitorului ; 2.2. Verificai dac toate bunurile urmribile ale debitorilor au fost identificate; 2.3. Verificai dac s-a solicitat executarea tuturor bunurilor urmribile ale debitorilor astfel nct s acopere n totalitate creanele datorate entitii; 2.4. Verificai dac toate sumele obinute prin instan au fost recuperate de la debitori; 2.5. Verificai dac a fost atras rspunderea administratorilor n vederea recuperrii n totalitate a debitelor; 2.6. Verificai dac, procedura de atragere a rspunderii administratorilor X este introdus n termen; 2.7. Verificai dac n cazul deciziilor nefavorabile s-au aplicat toate formele X de atac n instan; 2.8. Verificai dac hotrrile definitive obinute mpotriva acestora sunt X puse n aplicare; 2.9. Verificai dac s-a solicitat, n cazul n care debitele nu au fost X recuperate i exist hotrri definitive obinute mpotriva administratorilor executarea averii acestora; 2.10. Verificai dac s-a struit n recuperarea debitelor prin executarea X bunurilor acestora; 2.11. Verificai dac debitele sunt recuperate n totalitate; X 2.12. Analizai cauzele care au contribuit la nerecuperarea n totalitate a X debitelor;
Test nr.60 Not de relaii nr.4
246
TEST NR. 58 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului
Data: 24.02.2009 Data: 24.02.2009
Investirea hotrrilor cu titlu executoriu. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare. Populaia este reprezentata de Hotrrile judectoreti rmase definitive, in numr de 39. Eantionul a fost constituit din 20% din hotrrile judectoreti rmase definitive, respectiv 8 aciuni, conform Foii de lucru nr. 6. Testarea a constat in analiza modului de investire cu formula executorie a hotrrilor judectoreti ramase definitive si solicitarea la organele de executare silita de a le pune in practica in vederea recuperrii in totalitate a debitelor. Din analiza rezultatelor testului efectuat s-a constatat existenta unui numr destul de mare din eantionul selectat, respectiv 5 din 8 hotrri, care nu au fost investite cu formula executorie n termen. In acest fel hotrrile judectoreti respective nu au fost valorificate, dei erau definitive, iar pentru unele chiar s-a pierdut termenul de recuperare prin prescripie. nvestirea hotrrilor judectoreti rmase definitive cu formul executorie nu s-a realizat n termen, ceea ce a contribuit la ntrzieri n recuperarea debitelor.
Constatri
Concluzii
Auditor intern,
Supervizor,
247
248
Procedura P08 :
FOAIE DE LUCRU NR.6.
Obiectivul nr. 2: Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Populaia Hotrrile judectoreti rmase definitive n anul 2009 i la care entitatea era parte; Populaia este reprezentata de hotrrile judectoreti la care entitatea a fost parte i care au rmas definitive, n numr de 39; Eantionul: este reprezentat de 20% din numrul hotrrilor identificate ca fiind rmase definite n anul 2008, respectiv 8 aciuni; Pasul de selectare 39: 5 = 8 , n acest sens dosarele selectate vor fi cele cu urmtoarele numere de instan nr.: 2345, 2365, 2397, 2401 2457, 2503, 2645, 2695. Hotrrile judectoreti rmase definitive n anul 2008, n numr de 39 au fost aezate n ordinea cresctoare a numrului de dosar, fiind astfel realizat, prin aplicarea pasului stabilit, a eantionului Verificarea se va realiza prin analiza fiecrei hotrri judectorai i urmrirea dac a fost sau nu investit cu formul executorie.
Pasul de selectare Constituirea eantionului Observaii
249
250
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 58 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema Constatri
Data: 24.02.2009 Data: 24.02.2009
Cauze
Consecina
Recomandare
Neinvestirea cu formul executorie a hotrrilor judectoreti definitive i irevocabile i netransmiterea spre valorificare executorilor judectoreti.. In unele cazuri au fost obinute hotrri judectoreti definitive, dar nu au fost investite cu formul executorie i n consecina nu au fost valorificate, iar unele chiar s-au prescris. Spre exemplu : In cazul hotrrii definitive din dosarul nr. 2345/20.04.2005 s-a obinut dreptul de recuperare a unui debit de la o societate de la care s-au achiziionat materiale consumabile de proast calitate i care au fost restituite, dar aceasta nu a restituit contravaloarea lor. Hotrrea nu a fost investit cu formul executorie i nu s-a solicitat la organele de executare judectoreti sechestrarea bunurilor debitorului i recuperarea creanei. De asemenea, acest fenomen s-a repetat i la dosarele nr. 2397/2008, 2457/2005, 2503/2008 si 2695/2008 din cadrul eantionului. Totodat, n cazul dosarului nr. 2457/2005 s-a constatat c debitul a fost prescris, devenind astfel nerecuperabil. Hotrrea a fost depus la dosarul aciunii, dar aceasta nu a fost nregistrata n Registrul de intrri/ieiri i n acest fel nu a fost urmrita. eful serviciului nu a verificat i nu a analizat cauzele aflate pe rol sau cele soluionate conform atribuiilor de serviciu. Recuperarea cu ntrziere a unor debite ca urmare a nerealizrii procedurii de executare silit n termen. Pierderea dreptului de a solicita recuperarea debitului, deoarece dreptul de a mai solicita recuperarea debitului s-a prescris. Inventarierea tuturor hotrrilor judectoreti rmase definitive i ale cror debite obinute n instan nu au fost recuperate i urmrirea dac acestea au fost investite cu formul executorie i transmise compartimentelor de specialitate n vederea valorificrii. n cazul celor care nu au fost investite se va proceda la investirea lor cu formul executorie i vor fi transmise compartimentelor de specialitate n vederea punerii n aplicare. n cazul hotrrilor judectoreti rmase definitive, ns la care dreptul de a mai solicita recuperarea debitelor obinute n instan a fost prescris, ca urmare a nepunerii acestora n practic, se va procedat la stabilirea persoanelor responsabile i dispunerea msurilor de recuperare a debitelor.. Supervizat, Pentru conformitatea constatrilor 251
Auditor intern,
252
TEST Nr. 60
Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului
Data: 24.02.2009 Data: 24.02.2009
Executarea hotrrilor judectoreti investite cu formul executorie Urmrirea recuperrii n totalitate a debitelor obinute prin hotrrilor judectoreti rmase definitive i investite cu formul executorie
Constatri
Populaia total este reprezentat de hotrrile judectoreti rmase definitive i investite cu formul executorie, care nu au fost valorificate pe cale amiabil. Testarea a constat n analiza modului de identificare i valorificare a tuturor bunurilor urmribile ale debitorilor i recuperarea n totalitate a debitelor pe care acetia le datoreaz entitii. n cazul n care debitele nu sunt recuperate n totalitate prin valorificarea bunurilor urmribile se va urmri i analiza dac a fost atras rspunderea administratorilor. Din analiza hotrrilor judectoreti definitive, investite cu formul executorie i transmise n vederea valorificrii s-a constatat c nu au fost aplicate toate procedurile legale de recuperare n totalitate a debitelor, astfel: 1. Prin hotrrea judectoreasc nr. 34562/2005 instana a obligat pe debitor la plata ctre entitate a sumei de 1.232.450 lei cu titlu de crean i 345.768 lei penaliti de ntrziere. Hotrrea judectoreasc a fost investit cu formul executorie i transmis compartimentelor de specialitate. La nivelul acestor compartimente s-a ntocmit dosar de executare, au fost identificate bunurile din patrimoniul debitorului i s-a procedat la executarea silit a acestora. n urma valorificrii a fost recuperat debitul n sum de 1.232.450 lei i 54.800 lei din penalitile de ntrziere. Dup valorificarea acestor bunuri compartimentele de specialitate ntocmesc dosar de insolvabilitate i propun radierea debitelor din eviden pe motiv bunurile sechestrate au fost valorificate n totalitate. Compartimentul juridic analizeaz dosarul de insolvabilitate i i dau avizul pentru radierea din eviden a debitelor. Analiznd situaia patrimonial a debitorului la data curent s-a constatat c aceasta a dobndit ntre timp, deci dup sechestrarea bunurilor, o cldire care a fost nregistrat n patrimoniu i care a fost achitat integral. Pentru aceast cldire nu s-a mai procedat la identificarea i sechestrarea acesteia i recuperarea debitelor. 253
Concluzii
2. Prin hotrrea judectoreasc nr. 32561/2005 instana a obligat SC B SRL s plteasc ctre entitate suma de 765.620 lei. Hotrrea judectoreasc a fost investit cu formul executorie i transmis compartimentelor de specialitate. La nivelul acestor compartimente s-a ntocmit dosar de executare, au fost identificate bunurile din patrimoniul debitorului i s-a procedat la executarea silit a acestora. n urma valorificrii a fost recuperat debitul n sum de 554.320 lei. n vederea recuperrii n totalitate a bunurilor s-a solicitat lichidarea judiciar a societii, proces care a fost ncheiat n anul 2008, n urma cruia societatea a fost radiat, ns n urma proceduri debitul nu a fost recuperat. Dup radierea societii compartimentele de specialitate ntocmesc dosar de insolvabilitate i propun radierea debitului din eviden pe motiv c societatea nu mai exist. Compartimentul juridic analizeaz dosarul de insolvabilitate i i dau avizul pentru radierea din eviden a debitelor. Din analiza dosarului s-a constatat c nu s-a procedat la iniierea de aciuni n instan n vederea atragerea rspunderii administratorilor, cu toate c nainte de a se solicita lichidarea societii, administratorii acesteia au procedat la nstrinarea bunurilor ce se mai aflau n patrimoniul societii. Bunurile urmribile ale debitorilor nu sunt identificate i valorificate n totalitate n vederea recuperrii integrale a debitelor. Supervizor,
Auditor intern,
254
NOTA DE RELAII Nr. 4 privind definirea i stabilirea obiectivelor specifice la nivelul serviciului adresat doamnei Rotaru Lenuta sef serviciu juridic
Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008

ntrebarea 1: Precizai hotrrile judectoreti definitive sunt investite cu formul executorie n termen i sunt transmise compartimentelor de specialitate n vederea valorificrii? Rspuns 1 : Da. ntrebare 2: Precizai dac se mai face o urmrire a modului de valorificare a hotrrilor judectoreti dup transmiterea acestora ctre compartimentele de specialitate? Rspuns 2: Nu, aceasta este n responsabilitatea total a compartimentelor care le primesc. ntrebare 3 : precizai dac compartimentul juridic este implicat n procesul de identificare i sechestrare a bunurilor urmribile ale debitorului? Rspuns 3 : Nu, numai n cazul n care o anumit procedur de executare silit este contestat de debitor. ntrebare 4 : Precizai dac viza de insolvabilitate i radiere a debitelor este dat prin analiza dosarului n cauz? Rspuns 4: Da, viza este dat numai dup ce se urmrete dac exist la dosar constatri prin care este verificat starea de insolvabilitate pe o perioad de cel puin trei ani i dup ce se solicit efectuarea unei constatri cu starea la zi a debitorului. ntrebare 5: Cum explicai faptul c, n la dosarul de insolvabilitate nr. 34562/2005 a-i dat viz de radiere din eviden a debitelor n condiiile n care debitorul a dobndit n patrimoniu noi bunuri urmribile, bunuri ce nu au fost identificate, sechestrate i valorificate? Rspuns 5 : n acest caz s-a analizat doar dosarul de insolvabilitate prezentat nu s-a mai solicitat i o constatare la zi a debitorului. ntrebare 6 : Precizai dac, n vederea recuperrii n totalitate a debitelor, sunt aplicate toate cile i procedurile legale ? 255
Rspuns 6: Da. ntrebare 7 : Cum explicai faptul c, la dosarul nr. 32561/2005 s-a dat viz de radiere din eviden a debitelor restante, n condiiile n care nu a fost atras rspunderea administratorilor, cu toate c nainte de a fi solicitat procedura de lichidare judiciar societatea a nstrinat bunurile care se mai aflau n patrimoniul societii. Rspuns 7: Administratorul acelei societi se afla n pucrie, fiind condamnat pentru anumite infraciuni economico-financiare, ceea ce presupune c nu se mai putea recupera nici un debit de la acesta. ntrebare 8 : Mai avei ceva de adugat? Rspuns 8: Nu. Dat n faa noastr, Auditori interni, Data: 24.02.2009 Consilier juridic, Rotaru Lenua
256
Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana
Avizat: Cristescu Gabriel Problema
Data: 24.02.2009 Data: 24.02.2009
Constatri
Bunurile urmribile ale debitorilor nu sunt identificate i sechestrate n totalitate n vederea recuperrii debitelor pe care acetia le datoreaz entitii. n cazurile n care debitele nu sunt recuperate n totalitate, iar debitorii nu mai dein bunuri urmribile nu se procedeaz i la iniierea de aciuni n instan n vederea atragerii rspunderii administratorilor. Prin hotrrea judectoreasc nr. 34562/2005 instana a obligat pe debitor la plata ctre entitate a sumei de 1.232.450 lei cu titlu de crean i 345.768 lei penaliti de ntrziere. Hotrrea judectoreasc a fost investit cu formul executorie i transmis compartimentelor de specialitate. La nivelul acestor compartimente s-a ntocmit dosar de executare, au fost identificate bunurile din patrimoniul debitorului i s-a procedat la executarea silit a acestora., recupernduse din debit suma de 1.232.450 lei i din penaliti suma de 54.800 lei. Dup valorificarea acestor bunuri compartimentele de specialitate ntocmesc dosar de insolvabilitate i propun radierea debitelor din eviden pe motiv bunurile sechestrate au fost valorificate n totalitate. Compartimentul juridic analizeaz dosarul de insolvabilitate i i dau avizul pentru radierea din eviden a debitelor. Analiznd situaia patrimonial a debitorului la data curent s-a constatat c aceasta a dobndit ntre timp, deci dup sechestrarea bunurilor, o cldire care a fost nregistrat n patrimoniu i care a fost achitat integral. Pentru aceast cldire nu sa mai procedat la identificarea i sechestrarea acesteia i recuperarea debitelor. Prin hotrrea judectoreasc nr. 32561/2005 instana a obligat SC B SRL s plteasc ctre entitate suma de 765.620 lei. Hotrrea judectoreasc a fost investit cu formul executorie i transmis compartimentelor de specialitate. La nivelul acestor compartimente s-a ntocmit dosar de executare, au fost identificate bunurile din patrimoniul debitorului i s-a procedat la executarea silit a acestora, recuperndu-se suma de 554.320 lei. n vederea recuperrii n totalitate a bunurilor s-a solicitat lichidarea judiciar a societii, proces care a fost ncheiat n anul 2008, n urma cruia societatea a fost radiat, ns n urma proceduri debitul nu a fost recuperat. Dup radierea societii compartimentele de specialitate ntocmesc dosar de insolvabilitate i propun radierea debitului din eviden pe motiv c societatea nu mai exist. Compartimentul juridic analizeaz dosarul de insolvabilitate i i dau 257
Cauze
avizul pentru radierea din eviden a debitelor. Din analiza dosarului s-a constatat c nu s-a procedat la iniierea de aciuni n instan n vederea atragerea rspunderii administratorilor, cu toate c nainte de a se solicita lichidarea societii, administratorii acesteia au procedat la nstrinarea bunurilor ce se mai aflau n patrimoniul societii. Compartimentele de specialitate nu au mai procedat la efectuarea de noi verificri prin care s se urmreasc dac debitorii au dobndit sau nu noi bunuri patrimoniale. Dup valorificarea bunurilor sechestrate dosarele n cauz au fost pstrate la compartimentele de specialitate i nu s-a mai solicitat la compartimentul juridic iniierea de noi aciuni mpotriva administratorilor. Imposibilitatea recuperrii unor debite de ctre entitate, urmare neurmririi dac debitorii dobndesc sau nu noi bunuri urmribile sau neaplicrii tuturor procedurilor legale de recuperare a debitelor. nainte de a se ntocmi dosar de insolvabilitate se va urmri dac debitorul mai deine i alte bunuri urmribile sau a dobndit noi bunuri urmribile. Urmrirea acestor aspecte se va realiza pe o perioad de cel puin trei ani. n cazul n care debitele nu sunt recuperate n totalitate se va proceda la aplicarea , n termen, a tuturor procedurilor legale, inclusiv lichidarea judiciar sau atragerea rspunderii administratorilor. Supervizat, Pentru conformitate
Auditor intern,
258
LISTA DE VERIFICARE NR. 7 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 24.02.2009 Data: 24.02.2009
Obiectivul V. AVIZAREA DOCUMENTELOR ORGANIZAIEI

Nr. crt. A 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. Activitatea de audit Avizarea actelor cu caracter juridic
Avizarea proiectelor de contracte;
Da
Nu
Observaii
Identificai contractele ncheiate de entitate; Verificai dac acestea sunt vizate de compartimentul juridic; Verificai dac la avizare s-a urmrit obligativitatea raporturilor dintre prile contractante; Verificai dac la avizare s-a urmrit i analizat oferta de a contracta; Verificai dac la avizare s-a urmrit identitatea comerciantului; Verificai dac la avizare s-au analizat obligaiile prilor n derularea contractului urmrit; Verificai dac la avizare s-au analizat condiiile de livrare i de calitate a bunurilor; Verificai dac la avizare s-au analizat termenele de livrare i perioada de valabilitate a contractului; Verificai dac la avizare s-a analizat modalitile de plat i de garantare a plii preului; Verificai dac la avizare s-a analizat instrumentele de plat; Verificai dac la avizare s-a analizat clauzele de consolidare a preului; Verificai dac la avizare s-a analizat riscul contractual; Verificai dac la avizare s-a analizat modul de soluionare a litigiilor;
X X X X X X X X X X X X X X X X X X 259 Test nr. 61 Not de relaii nr.5
1.14. Verificai dac la avizare s-au analizat clauzele privind dauneinterese; 1.15. Verificai dac la avizare s-au analizat clauzele de for major; 1.16. Verificai dac la avizare s-a urmrit condiia rezolutorie; 1.17. Verificai dac la avizare s-a urmrit condiia suspensiv; 1.18. Verificai dac la avizare s-a analizat dreptul de a contractului; Avizarea documentelor emise de entitate cu implicaii juridice 2.
2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. B. 1. 1.1. 1.1. 1.3.
Identificai documentele emise de entitate; Verificaii dac acestea au implicaii juridice; Verificai dac cele cu implicaii juridice sunt avizate de compartimentul juridic; Verificai dac la avizare s-au analizat condiiile minime de conformitate ale documentului respectiv; Verificai dac la avizare s-au analizat condiiile minime de legalitate ale documentului respectiv; Verificai dac documentele avizate au fost contestate; Verificai dac avizarea unui document a produs iregulariti n cadrul entitii; Avizarea documentelor cu implicaii financiare
Avizarea anulrii/radierii debitelor nerecuperabile
X X X X X X
Test nr. 62 List de verificare nr. 10 Not de relaii nr.6
Identificai debitele nerecuperabile; Verificai existena dosarelor de insolvabilitate constituite; Verificai realizarea tuturor procedurilor juridice de recuperare a debitelor; 1.4. Verificai obinerea hotrrilor judectoreti definitive; 1.5. Verificai punerea in aplicarea a hotrrilor judectoreti; 1.6. Verificai constatarea insolvabilitii debitorului; 1.7. Verificai urmrirea pe perioada legal a constatrii meninerii insolvabilitii debitorului; 1.8. Verificai propunerea de radiere a debitelor nerecuperabile i documentele justificative; 1.9. Verificai concordana sumelor propuse a fi radiate cu cele din documentele de insolvabilitate; 1.10. Verificai avizarea documentelor de insolvabilitate; 1.11. Verificai nivelul debitele radiate; Data: 24.02.2009
X X X X X X X X X X X Auditori,
260
TEST NR. 58 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Data: 24.02.2009 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 24.02.2009 Analiza de ctre compartimentul juridic a legalitii documentelor emise de Obiectul entitate cu caracter juridic i avizarea acestora. testului Obiectivele testului Descrierea testului Testarea va urmri dac toate documentele i actele emise se societate cu implicaii juridice au fost analizate de compartimentul juridic i avizate pentru conformitate Populaia total este reprezentat de: - deciziile de angajare pe anul 2008 n numr de 54 decizii; - deciziile de sancionare a personalului emise n anul 2008 n numr de 24 decizii. Eantionul va fi de 10% din totalul populaiei, respectiv 6 decizii de angajare i 3 decizii de sancionare. Testarea a constat in analiza legalitii i conformitii emiterii acestor decizii i urmrirea dac compartimentul juridic a avut n vedere la avizare urmrirea acestor aspecte, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare: - analiza modului de solicitare a fixrii de ctre instan a termenelor de judecat; - modul de primirea i nregistrarea citaiilor emise de instana; - analiza modului n care procedura a fost ndeplinit de ctre instan; - ntocmirea delegaiei de reprezentare n dosar; - formalizarea delegaiei de reprezentare n instan; - analiza prezentrii la instan la termenele stabilite; - analiza modului de susinere a intereselor n faa instanelor; - analiza modului de solicitare a depunerii de dovezii n susinerea cauzelor; - evaluarea modului n care au fost colectate i prezentate la instan a dovezilor; Avizarea documentelor interne emise de entitate se face, de ctre compartimentul juridic, fr respectarea i urmrirea n totalitate a cerinelor obligatorii, ce trebuie avute n vedere la avizare, astfel: 1. Prin Decizia nr. 56/23.09.2008, n urma concursului de recrutare organizat n data de 20.09.2008 a fost angajat n cadrul entitii pe post de referent numitul Georgescu Ion, cu un salariul de 2.200 lei, la care se adaug un spor de vechime de 25%. Aceast decizie a fost avizat favorabil de ctre compartimentul juridic pentru conformitate. Analiznd documentele care stau n spatele deciziei de angajare, respectiv dosarul depus pentru angajare i procesul verbal privind organizarea concursului a rezultat c persoana n cauz avea o vechime n munc de 15 ani i 6 luni. Potrivit contractului colectiv de munc ncheiat la nivelul organizaiei i codului muncii pentru aceast vechime salariatul trebuia s beneficieze de un spor de vechime de 20%. 261
Constatri
Concluzii
2. Prin decizia nr. 67/11.11.2008 numitul Anghel Damian a fost sancionat disciplinar cu 5% din salariul de baz pe o perioad de trei luni. Sanciunea a fost aplicat n baza referatului i propunerilor sefului de serviciu n care activeaz salariatul menionat mai sus. Aceast decizie a fost avizat favorabil pentru conformitate de compartimentul juridic. Analiza documentaiei care a stat la baza deciziei de sancionare a pus n eviden faptul c aceasta a fost adoptat nelegal, n spe conductorul entitii putea s aplice pe baza propunerii sefului de serviciu doar sanciunea cu avertisment. n cadrul entitii exist Comisia de disciplin, care are ca sarcin i obligaie s ancheteze cazul n spe i n funcie de rezultate s fac propuneri ctre conductorul entitii asupra sanciunii de aplicat. Acesta la rndul su are obligaia de a aplica sanciunea propus de comisia de disciplin sau eventual s aplice o sanciune mai uoar. 3. Deciziile nr. 23/22.05.2008, 41/02.07.2008, 49/08.08.2008 care privesc angajarea de personal nu au fost avizate de compartimentul juridic. Evaluarea documentaiilor care au stat la baza elaborrii acestor decizii a pus n eviden faptul c acestea au fost ntocmite i elaborate cu respectarea cadrului procedural i legal Avizarea documentelor interne ale entitii, cu implicaii juridice, se realizeaz de compartimentul juridic fr respectarea n totalitate a obligaiilor ce trebuie urmrite n vedere avizrii n legtur cu evaluarea controalelor interne Anumite documente cu implicaii juridice emise de entitate nu sunt avizate de entitate.
Auditor intern,
Supervizor,
262
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 58 Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Problema Constatri
Data: 24.02.2009 Data: 24.02.2009
Cauze
Avizarea documentelor emise de entitate cu implicaii juridice de ctre compartimentul juridic se face fr a urmrii dac acestea ndeplinesc normele de legalitate i conformitate. Avizarea documentelor interne emise de entitate se face, de ctre compartimentul juridic, fr respectarea i urmrirea n totalitate a cerinelor obligatorii, ce trebuie avute n vedere la avizare, astfel: 1. Prin Decizia nr. 56/23.09.2008, n urma concursului de recrutare organizat n data de 20.09.2008 a fost angajat n cadrul entitii pe post de referent numitul Georgescu Ion, cu un salariul de 2.200 lei, la care se adaug un spor de vechime de 25%. Aceast decizie a fost avizat favorabil de ctre compartimentul juridic pentru conformitate. Analiznd documentele care stau n spatele deciziei de angajare, respectiv dosarul depus pentru angajare i procesul verbal privind organizarea concursului a rezultat c persoana n cauz avea o vechime n munc de 15 ani i 6 luni. Potrivit contractului colectiv de munc ncheiat la nivelul organizaiei i codului muncii pentru aceast vechime salariatul trebuia s beneficieze de un spor de vechime de 20%. 2. Prin decizia nr. 67/11.11.2008 numitul Anghel Damian a fost sancionat disciplinar cu 5% din salariul de baz pe o perioad de trei luni. Sanciunea a fost aplicat n baza referatului i propunerilor sefului de serviciu n care activeaz salariatul menionat mai sus. Aceast decizie a fost avizat favorabil pentru conformitate de compartimentul juridic. Analiza documentaiei care a stat la baza deciziei de sancionare a pus n eviden faptul c aceasta a fost adoptat nelegal, n spe conductorul entitii putea s aplice pe baza propunerii sefului de serviciu doar sanciunea cu avertisment. n cadrul entitii exist Comisia de disciplin, care are ca sarcin i obligaie s ancheteze cazul n spe i n funcie de rezultate s fac propuneri ctre conductorul entitii asupra sanciunii de aplicat. Acesta la rndul su are obligaia de a aplica sanciunea propus de comisia de disciplin sau eventual s aplice o sanciune mai uoar. 3. Deciziile nr. 23/22.05.2008, 41/02.07.2008, 49/08.08.2008 care privesc angajarea de personal nu au fost avizate de compartimentul juridic. Evaluarea documentaiilor care au stat la baza elaborrii acestor decizii a pus n eviden faptul c acestea au fost ntocmite i elaborate cu respectarea cadrului procedural i legal. Avnd n vedere multitudinea dosarelor aflate pe rolul instanei, ct i gradul de 263
Consecina Recomandare
ncrcare foarte mare cu dosare pe salariat din cadrul compartimentului juridic, acetia au acordat o superficial atenie la urmrirea condiiilor de legalitate i conformitate cu ocazia avizrii documentelor emise de entitate i transmise compartimentului pentru avizare. Emiterea de documente incorecte sau cu erori, ceea ce a condus n multe cazuri la aplicarea greit a unor decizii, sau emiterea unor decizii cu erori cu implicaii financiare n dauna entitii. Stabilirea de responsabiliti pentru salariaii compartimentului juridic n vederea avizrii documentelor interne emise de organizaie cu implicaii juridice. Elaborarea unei proceduri de lucru scrise cu privire la condiiile i aspectele ce trebuie avute n vedere pentru a se putea acorda avizul de legalitate i conformitate la actele interne emise de entitate cu implicaii juridice.
Auditor intern,
Supervizat,
Pentru conformitatea constatrilor
264
RVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada auditat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel Constatarea
Nu sunt argumentate din toate punctele de vedere aciunile n instan i capetele de acuzare Datele de identificare ale prilor nu corect menionate La nivelul serviciului juridic procedurile de lucru elaborate nu rspund necesitilor Necuprindere n concluzii a tuturor capetelor de acuzare. Formularea aciunilor dup termenul de prescripie. Respingerea unor aciuni n instan urmare nesusinerii i neformulrii la obiect a aciunilor, Neurmrirea valorificrii de ctre executorii judectoreti a tuturor bunurilor debitorului pana la recuperarea integrala a acestora.
Document justificativ
Data: 25.02.2009 Data: 25.02.2009 Exist Da Nu

X X X X X X X X X X X X X
Auditori
Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana Stnescu Ioana
Seciunea E Susinerea intereselor organizaiei

ntmpinarea nr. 3455/ 23.09.2008; Hotrrea nr. 2345/ 23.09.2008; Concluziile scrise dosarul de instan nr. 6231/2008; Hotrrea nr. 2432/2008. Cererea de aciune dosar 3244/2008; Cererea de aciune dosar 2144/2008; Cererea de aciune dosar 5424/2008; Cererea de aciune dosar 3424/2008. Procedura de lucru P2310; Procedura de lucru P2311; Procedura de lucru P2312. Dosar instan nr. 3425/2007; Dosar instan nr. 4563/2008; Dosar instan nr. 8753/2007. Hotrrea nr. 2342-2008 prin care este respins aciunea de ctre instan pentru debitul n sum de 233.500 lei al SC ABC SRL pe motiv de prescripie; Biletele la ordin emise de SC Z SRL expirate i neinvestite cu formul executorie: Lista aciunilor respinse in instana (selectate 8 aciuni). Dosar de executare nr. 5643/2007; Dosar de executare nr. 1254/2006; Dosar de executare nr. 4316/2006; Dosar de executare nr. 4323/2005; Dosar de executare nr. 6732/2007.
X X
X X X X X
.. Seciunea F- Exercitarea cilor de atac

Nereprezentare n instan la termenele stabilite a apelului ; Neformularea n termen a recursului Nesolicitarea ordonanei prezideniale Hotrrea nr. 4532/ 12.03.2008 neapelat; Hotrrea nr. 6785/ 12.03.2008 neapelat; Hotrrea nr. 4367/ 12.03.2008 neapelat; Hotrrea nr. 2345/ 12.03.2008 neapelat. Hotrrea nr. 4532/ 12.03.2008 - lips recurs; Hotrrea nr. 4532/ 12.03.2008 - lips recurs; Hotrrea nr. 4532/ 12.03.2008 lips recurs. Dosar de executare 3215/2008. X X X X X X X X
Seciunea G - Organizare i funcionare a structurii organizatorice
265
Neformularea n termen a aciunilor n instan Elaborarea Raportului anual de activitate se realizeaz pe baza rapoartelor elaborate n cursul anului aprobate doar la nivelul serviciului Registrul de corespondenta si Registrul unic al cauzelor sunt gestionate intr-un singur registru Condica termenelor nu este completata corespunztor. Nenregistrarea tuturor documentele primite pe parcursul derulrii aciunii aflate pe rol.
Raportul privind aciunea n instan de recuperare a debitului de la SC X SRL. Raportul de activitate pe 2008; Lucrri si rapoarte periodice.
X X X
Registrul unic al cauzelor.
Stnescu Ioana Tomescu Viorel Stnescu Ioana
Condica termenelor. Registrul de coresponden.
X X
. Seciunea H- Obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare;

Investirea cu ntrziere a hotrrilor judectoreti obinute i definitive Hotrrea nr. 8943/2006 investit cu ntrziere de 2 ani Hotrrea nr. 345/2005 investit cu ntrziere de 2 ani Hotrrea nr. 4576/2006 investit cu ntrziere de 2 ani Dosar arhiv nr.5/2008 Dosar arhiv nr. 11/2008 Dosar arhiv nr. 23/2008 Dosar arhiv nr. 32/2008 X X X X X X X
Tomescu Viorel
Predarea-primirea documentelor la arhiva se realizeaz fr a fi numerotate, nuruite i opisate integral.
Stnescu Ioana
Seciunea H - Avizarea documentelor organizaiei

Neavizarea economice unor contracte Contract nr. 23/2008 Contract nr. 2354/2008 Contract nr. 673/2008 Decizia de ncadrare nr. 78/2008 Decizia de promovare nr. 123/2008 Decizia de ncadrare nr. 231/2008 Dosar de insolvabilitate nr. 5674/2003 Dosar de insolvabilitate nr. 2322/2005 Dosar de insolvabilitate nr. 4251/2004 X X X X X X X X X
Tomescu Viorel Stnescu Ioana Tomescu Viorel
Neavizarea deciziilor de ncadrare ale personalului Avizarea n mod nelegal a unor dosare de insolvabilitate
Auditori, Tomescu Viorel Stnescu Ioana Not: Revizuirea documentelor asigur c documentele de lucru sunt pregtite n mod corespunztor i c acestea furnizeaz un sprijin adecvat pentru munca efectuat i pentru dovezile adunate n timpul misiunii de audit intern. Auditorii revd documentele procedurale i documentele de lucru din punct de vedere al formei i al coninutului, se asigur c dovezile de audit prezentate n susinerea constatrilor sunt justificative, respectiv sunt suficiente, concludente i relevante. 266
Procedura P10:
REVIZUIREA DOCUMENTELOR
Entitatea Public Serviciul de Audit Intern CONSTITUIREA DOSARELOR DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada audiat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 25.02.2009 Data: 25.02.2009
Dup finalizarea interveniei la faa locului, se constituie Dosarele de audit intern n vederea asigurrii unei legturi ntre obiectivele stabilite prin programul de audit, intervenia la faa locului i raportul de audit public intern. Documentele culese i/sau ntocmite pe timpul misiunii de audit se constituie n urmtoarele dosare: A. Dosarul permanent, care cuprinde: a) Seciunea A Raportul de audit intern i anexele acestuia: - Ordinul de serviciu; - Declaraia de independen; - Rapoartele de audit intern (intermediar, final, sinteza Raportului de audit intern); - teste; - Fiele de identificare i analiz a problemelor; - Formularele de constatare a iregularitilor; - Programul interveniei la faa locului. b) Seciunea B administrativ: - Notificarea privind declanarea misiunii de audit; - Minuta edinei de deschidere; - Minuta reuniunii de conciliere; - Minuta edinei de nchidere; - Corespondena cu entitatea structurii auditate; c) Seciunea C - documentaia misiunii de audit public intern: - strategii interne; - reguli, regulamente i legi aplicabile; - proceduri de lucru; - materiale despre entitatea/structura auditat; - rapoarte de audit public intern anterioare ; - informaii privind fluxul de informaii; - documentaia analizei riscului; - documentaia privind sistemul de control (aprobri, autorizri, separarea sarcinilor, supervizarea, reconcilierea, rapoarte etc.); d) Seciunea D - supervizarea i revizuirea desfurrii misiunii i a rezultatelor acesteia i cuprinde Lista de supervizare a documentelor; B. Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox a documentelor justificative, care confirm i sprijin concluziile. Dosarul se indexeaz prin atribuirea de litere i cifre pentru fiecare seciune/obiectiv din cadrul programului. 267
Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitii publice i sunt confideniale i se pstreaz pn la ndeplinirea recomandrilor din raportul de audit intern, dup care se arhiveaz potrivit reglementarilor legale privind arhivarea. Not: Constituirea dosarelor de audit intern se realizeaz n finalul interveniei la faa locului i are ca scop de a asigura o legtur ntre obiectivele misiunii de audit stabilite prin programul de audit, constatrile efectuate n etapa de intervenie la faa locului i raportul de audit public intern.
268
SEDINA DE NCHIDERE
MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

Data: 25.02.2009 Data: 25.02.2009
Lista participanilor:
Numele Cristescu Gabriel Tomescu Nicolae Stnescu Ioana Popescu Ion Diaconescu Ion Voinescu Georgeta Vasilescu George Funcia Sef serviciu Auditor intern Auditor intern ef serviciu Cons. juridic Cons. juridic Cons. juridic Direcia/ Serviciul SAI SAI SAI Serviciul Juridic Serviciul Juridic Serviciul Juridic Serviciul Juridic Nr. telefon E-mail Semntura
B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate. In cadrul edinei de nchidere, structura auditat si-a nsuit in totalitate constatrile si recomandrile formulate de echipa de auditori si, in acest sens, au prezentat Planul de aciune si Calendarul de implementare al recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile, vor fi urmrite de echipa de auditori, pn la implementarea acestora. n consecina, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final care va fi pregtit pentru aprobare i transmitere structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZA care va conine concluziile echipei de auditori interni cu prezentarea principalelor recomandri i opinia general a acesteia. Structura audiata se angajeaz s completeze Planul de aciune i calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementare acestora, pe care l vor discuta cu echipa de auditori. Not: edina de nchidere a interveniei la faa locului are ca scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatrilor i recomandrilor finale, precum i discutarea unui plan de aciune nsoit de un calendar de implementare a recomandrilor. n cadrul acestei edine se urmrete ca att constatrile, ct i recomandrile, s fie uor de neles, s nu permit interpretri i s nu fie prtinitoare. Constatrile trebuie s aib la baz documente doveditoare, iar recomandrile trebuie s ajute managementul entitii auditate n luarea deciziilor manageriale n vederea eliminrii deficienelor constatate. 269
270
Procedura P12 :
ELABORAREA RAPORTULUI DE AUDIT
ENTITATEA PUBLICA
DIRECIA DE AUDIT INTERN
PROIECT DE RAPORT DE AUDIT INTERN
MISIUNEA DE AUDIT INTERN ACTIVITATEA JURIDIC
BUCURESTI 2006
271
CAPITOLUL I DATE DE IDENTIFICARE A MISIUNII DE AUDIT
Echipa de auditare - a fost format din: - Tomescu Viorel, auditor intern, coordonator al misiunii - Stnescu Ioana, auditor intern Ordinul de efectuare a misiunii de audit - auditarea activitilor cuprinse n Planul de audit intern pe anul 2006, s-a fcut n baza Ordinului de serviciu nr. 118/15.03.2006. Baza legal a aciunii de auditare: - Planul de audit intern pe anul 2006, aprobat de conducerea entitii publice; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: 02.02. -27.02.2009. Perioada auditat: 01.01. - 31.12.2008 Scopul aciunii de auditare const n: asigurarea conducerii corecte a evidenelor i ntocmirii clare a sintezelor i rapoartelor privind activitatea juridica; asigurarea aplicrii corecte a msurilor de reprezentare n instan a intereselor societii i respectarea procedurilor n conformitate cu cadrul legislativ i normativ. Obiectivele aciunii de auditare au urmrit dac: Procesul de organizare i funcionare a structurii auditate; Sistemul informaional i raportarea activitilor; Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice; Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat; Analiza dosarelor pierdute n instan; Obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare; Avizarea documentelor organizaiei. Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. 272
Tehnici de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare: - comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; - examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; - punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; - confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; - garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; - urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor. alte tehnici de audit: - observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; - interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re relaii scrise; - analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: - Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; - Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora; - List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti. Documente i materiale examinate n cadrul Activitii juridice - verificarea la faa locului a vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv 01.01. 31.12.2008, care a cuprins urmtoarele: registre de eviden; corespondena primit i trimis; dosare de instan constituite; dosare soluionate i nchise. Materiale ntocmite pe timpul auditrii: analiza riscurilor; tabelele punctelor tari i slabe; 273
tematica n detaliu a misiunii de audit; programul de audit intern; programul interveniei la faa locului; liste de verificare structurate pe obiective; foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; chestionare de control intern; teste; liste de control; fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri; formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri; raportul preliminar de audit intern; minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; raportul final de audit intern; planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; fia de urmrire a implementrilor recomandrilor. foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; documente de lucru; rapoarte preliminare de audit, minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere.
Organizarea Activitii juridice: Serviciul Juridic a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 6 salariai, din care un post de conducere - ef de serviciu. Organizarea i funcionarea serviciului se desfoar conform organigramei i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii au fost ntocmite fie ale posturilor prin care s-au stabilit relaiile ierarhice de subordonare i de colaborare, precum i sarcinile de serviciu. Principalele activiti desfurate n cadrul compartimentului juridic const n susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice;exercitarea tuturor cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat;obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare i avizarea documentelor organizaiei.
II. CONSTATRI II. CONSTATRI I RECOMANDRI

Prezentam principalele constatri, consecinele care s-au produs sau care ar putea sa apar in perioada imediat urmtoare, precum si recomandrile formulate in vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot sa survin urmare acestora, diminurii riscurilor existente si mbuntirii sistemelor de management si control intern al activitilor auditate cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite.
1. Procesul de organizare i funcionare a structurii auditate 1.1. Definirea i stabilirea obiectivelor

274
1.1.1. Obiectivele specifice respect caracteristicile SMART Obiectivele generale definite nu acoper obiectivul strategic cu privire la activitatea juridic, iar n baza lor nu sunt dezvoltate obiective specifice care s conduc la un rezultat ateptat i care s acopere n totalitate activitile desfurate n cadrul serviciului. Astfel, n cadrul Programului de control elaborat la nivelul entitii referitor la componenta privind ntrirea capacitaii entitii s-a identificat obiectivul general asigurarea din punct de vedere al legalitii i regularitii a documentelor emise de entitate i aprarea intereselor acesteia n instan, pentru care s-a stabilit n la nivelul serviciului un numr de dou obiective specifice, crora le-au fost alocate activiti i aciuni, respectiv: - exercit cile de atac ordinare i extraordinare la aciunile aflate pe rolul instanei", iar ca activiti participarea la edinele instanei, formularea aprrilor i exercitarea tuturor cilor de atac asupra cauzelor pierdute. - avizeaz documentele i actele normative emise la nivelul entitii", iar ca activiti avizarea proiectelor de contracte, avizarea proiectelor de acte normative, avizarea msurilor administrative i disciplinare dispuse de organizaie, avizarea deciziilor legate de personal. Analiza a pus n eviden, c acestea acoper parial realizarea funciei juridice n cadrul organizaiei, ct i sprijinirea managementului n asigurarea legalitii actelor i documentelor elaborate, deoarece obiectivul general nu acoper obiectivul strategic, iar obiectivele specifice nu conduc la rezultate ateptate i au un caracter general. n baza obiectivului general trebuia stabilite la nivelul serviciului obiectivele specifice crora s le fie ataate activiti omogene, acestea s ndeplineasc caracteristicele SMART i s conduc la un rezultat ateptat. Pentru remedierea disfunciilor s-a recomandat analiza politicilor de dezvoltare ale entitii i redefinirea obiectivelor generale cu privire la activitatea juridic astfel nct acestea s asigure realizarea obiectivului strategic n domeniu, s fie definite n termeni de impact, s fie realiste, stimulatoare i nelese de salariai. Totodat, pe baza obiectivelor generale s se dezvolte i defineasc obiectivele specifice la nivelul serviciului, astfel nct acestea s cuprind activiti omogene, s conduc la un rezultat ateptat, exprimat n indicatori de performan. Prin modul n care sunt definite trebuie s ncorporeze toate activitile desfurate la nivelul serviciului. 1.1.2. Obiectivele specifice acoper activitile compartimentului

1.2.1. Atribuiile sunt specifice compartimentului i asigur realizarea activitilor 1.2.2. Indic corect scopul i subiectul aciunii i exprim o aciune

1.3.1. Activitile sunt corect identificate i conduc la realizarea obiectivelor Activitile desfurate la nivelul serviciului nu au fost corect identificate i ataate obiectivelor, iar aciunile definite activitilor nu asigur realizarea acestora n totalitate, sau sunt incorect stabilite 275
activitii respective. Din analiza activitilor necesare realizrii obiectivelor specifice a rezultat c acestea, n general, asigur conformitatea cu regulamentele i politicile interne, pun n eviden principalele aciuni necesare realizrii obiectivelor, dar aa cum sunt formulate nu au fost identificate n ntregime. Totodat sunt materializate n rezultate msurabile, ns sunt cazuri n care aciunile stabilite n realizarea lor nu sunt aferente activitii respective.
La activitatea de formulare a cererii de chemare n judecat, n cadrul aciunilor identificate au fost menionate "prezentarea la instan, formularea aprrilor i a concluziilor scrise", aciuni care nu se identific n cadrul acestei activitii. Cu privire la activitatea de formulare a cererii de chemare n judecat aciunile ar fi trebuit descrise sub forma: identificarea dreptului solicitat, cuprinderea n cerere a datelor de identificare ale prilor, descrierea corect i complet a dreptului solicitat, precizarea textului de lege pe care se bazeaz aciunea, prezentarea dovezilor, formalizarea cererii de chemare n judecat i desemnarea persoanei care va reprezenta i apra interesele entitii. Activitile necesare, pe care nu le-am regsit, n cadrul celor identificate n realizarea obiectivelor, sunt cele privind exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor date de instanele de judecat, respectiv: - formularea contestaiei n anulare cu aciuni ce privesc identificarea tuturor hotrrilor nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului, formularea i motivarea corespunztoare a contestaiei, introducerea n termen i la instana competent. - solicitarea revizuirii hotrrilor judectoreti cu aciuni ce privesc identificarea tuturor hotrrilor unde exist erori n legtur cu starea de fapt, formularea i motivarea corespunztoare a cererii, introducerea n termen; - formularea recursului n interesul legii cu aciuni ce privesc identificarea cazurilor n care instana nu a aplicat i interpretat unitar legea, formularea complet i corespunztoare a memoriilor, transmiterea acestora procurorului general sau ministrului justiiei. n cadrul activitii privind obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare, aciunile stabilite privesc doar investirea hotrrilor definitive cu formul executorie, nu sunt stabilite aciuni cu privire la solicitarea executrii hotrrilor investite, combaterea eventualelor contestaii la executare, urmrirea valorificrii i recuperrii n totalitate a debitelor obinute. Definirea incorect a activitilor i aciunilor, ct i ataarea incorect a acestora obiectivelor nu pot conduce la stabilirea unor sarcini clare i coerente care s determine o aciune a titularului postului. Pentru remedierea aspectelor negative constatate s-a recomandat analiza tuturor activitilor desfurate la nivelul serviciului i redefinirea acestora astfel nct s exprime aciuni concrete materializate n rezultate msurabile i urmrirea ca aciunile stabilite s conduc i s asigure realizarea activitilor. Totodat e baza activitilor i aciunilor stabilite s se analizeze sarcinile definite n cadrul fielor posturilor i s se urmreasc ca acestea s cuprind n totalitate activitile i aciunile realizate la nivelul serviciului.
1.3.2. Activitile sunt repartizate n sarcina salariailor .

1.4.1. Stabilirea responsabilitilor i competenelor n cadrul fielor postului . 1.4.2. Evidenierea cerinelor n cadrul fiei postului .

276
1.5.1. Obiectivele individuale sunt monitorizate printr-un sistem corespunztor de indicatori de rezultat Obiectivele stabilite n sarcina salariailor serviciului nu au caracter individual, nu asigur n totalitate realizarea obiectivelor specifice definite la nivelul serviciului i nu respect caracteristicile SMART. Realizarea obiectivelor individuale stabilite salariailor asigur realizarea parial a obiectivelor specifice definite n cadrul serviciului i sunt luate n calcul n cadrul procesului de evaluare a performanelor profesionale individuale ale salariailor i la aprecierea i notarea acestora. Obiectivele individuale stabilite n sarcina salariailor asigur realizarea parial a obiectivelor entitii, cu toate c la stabilirea lor s-a plecat de la activitile curente desfurate la nivelul serviciului, nu au caracter individual. Prin modul n care au fost definite acestea au un caracter general, fiind specifice serviciului i nu postului, deoarece nu sunt stabilite n baza atribuiilor prevzute n fia postului. Obiectivele individuale sunt cuantificabile, respectiv acestea au fost definite pe baza gruprii omogene a activitilor identificate, ns aa cum sunt definite ele conduc la un rezultat ateptat la nivelul serviciului i nu la nivel individual. Termenele de realizare a obiectivelor sunt precizate, dar se raporteaz majoritatea la 31 decembrie a.c., periodic, permanent sau continuu. Obiectivele individuale ale personalului de conducere sunt identice cu cele ale personalului de execuie, ceea ce presupune c obiectivele personalului de conducere nu sunt astfel stabilite i definite nct s acopere funciile managementului, respectiv funciile de planificare, organizare, coordonare, antrenare i control-evaluare. n acest sens, planificarea i repartizarea lucrrilor nu este realizat corespunztor, ct i controlul ierarhic i controlul calitii elaborrii lucrrilor n cadrul serviciului, iar consecina fiind unele aciuni pierdute n instan. Cu privire la repartizarea echilibrat i echitabil a obiectivelor individuale salariailor, n funcie de categorie i grad profesional, s-a constatat c, la nivelul serviciului toi salariaii au funcii superioare de lung durat n specialitatea juridic i n general, complexitatea aciunilor de realizare a acestora crete n funcie de nivelul gradului profesional ocupat. Analiza a pus n eviden i faptul c, obiectivele individuale nu sunt stabilite i repartizate corespunztor salariailor, astfel la gradul profesional de consilier principal, unde exist dou posturi, un post are stabilite un numr de 4 obiective individuale, iar cellalt post are stabilite pe lng cele patru obiective regsite la primul post, definite n aceeai modalitate, nc dou obiective, n condiiile n care cerinele posturilor sunt aceleai, att ca nivel, ct i ca pregtire. Prin modul n care obiectivele individuale au fost formulate, acestea sunt flexibile, respectiv pot fi modificate n funcie de modificrile aprute n prioritile de dezvoltare ale entitii Nu se asigur realizarea integral a angajamentului asumat la nivelul serviciului, respectiv de a sprijini realizarea cu eficien a obiectivelor entitii, iar n condiiile n care obiectivele nu sunt definite clar, nu se garanteaz c resursele utilizate conduc la obinerea rezultatelor ateptate, precum i cu privire la coordonarea i asumarea corespunztoare a rspunderii. Pentru remedierea disfunciilor s-a recomandat identificarea n cadrul fiecrui post de lucru a activitilor i aciunilor realizate potrivit competenelor rezultate din atribuiile definite, gruparea omogen a acestora i definirea obiectivelor individuale ale postului astfel nct prin rezultatele ateptate s se asigure realizarea tuturor activitilor. Totodat obiectivele vor fi stabilite i definite astfel nct s respecte caracteristicile cerinelor SMART, iar activitile repartizate s respecte omogenitatea.
1.6. Funcionalitatea cadrului procedural

277
1.6.1. Cadrul procedural elaborat descrie toate activitile desfurate n cadrul organizaiei Procedura de lucru nu reflect n toate cazurile cerinele standard cu compartimentele furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate. Compartimentul juridic a elaborat procedura operaional privind introducerea aciunilor n justiie, ns din analiza modului de descriere a activitilor procurate s-a constatat c aciunile descrise nu conduc la realizarea n totalitate a acestora, respectiv: - nu specific modalitatea cui trebuie s se adreseze n vederea depunerii unei cererii de iniierea a unei aciuni n instan i unde trebuie depus cererea. - nu precizeaz dac, modalitatea de elaborare a cererii trebuie s respecte un formular standard, special de completare, dac exist anumite elemente specifice ce trebuie incluse sau respectate n completarea documentului sau o anumit form de prezentare a informaiilor, referitoare la: denumirea instanei n faa creia este depus cererea; numele complet ale reprezentantului, precum i ale prtului; obiectul cererii; valoarea preteniei sau valoarea sumei de recuperat; circumstanele pe se ntemeiaz cererea i probele care atest aceste circumstane; actele juridice pe care se ntemeiaz cererea; preteniile reclamantului; data depunerii cererii i alte informaii necesare n vederea examinrii cauzei. Procedura acoper parial obiectivele care sunt urmrite n procesul de introducere a aciunilor n instan. Aceasta rspunde la ntrebrile: ce? (ntocmire fi de post), cine? (superiorul ierarhic direct al salariatului), cnd? (n diferitele situaii menionate clar n procedur), ct? (n termenele fixate n procedur), dar nu rspunde la ntrebarea cum? (metodologia de derulare a activitilor procedurate). Pentru crearea cadrului procedural adecvat desfurrii activitilor s-a recomandat iniierea de aciuni de revizuire a procedurilor de lucru n sensul completrii corecte a aciunilor necesare care contribuie la realizarea activitilor definite de procedur, ct i clarificarea i definirea responsabilitilor persoanelor cu atribuii de execuie i acelor cu atribuii de conducere n implementarea acesteia. Pentru realizarea obiectivelor trebuie s se asigure un echilibru ntre sarcini, competene (autoritate decizionala conferita prin delegare) i responsabiliti (obligaia de a realiza obiectivele) i s se defineasc procedurile. Pe baza procedurilor, se monitorizeaz existena i funcionalitatea controlului intern, ceea ce ne va da posibilitatea s apreciem dac acesta este integrat n sistemul de management al fiecrei componente structurale a entitii publice, dac intra n grija personalului de la toate nivelurile i dac ofer o asigurare rezonabila atingerii obiectivelor, ncepnd cu cele individuale i terminnd cu cele generale.
2. Sistemul informaional i raportarea activitilor 2.1. Organizarea sistemului informaional

2.1.1. Conducerea Registrului de coresponden Registrului de intrare/ieire nu este organizat i condus n mod corespunztor, in sensul c n cursul anului 2008, a fost primit, de la forul superior o adres prin care era stabilit structura cadru a modelului de Raport anual de activitate, ce trebuie elaborat, aprobat i transmis, inclusiv a elementelor componente ale fiecrui capitol din coninutul acestuia. Din analiza Registrului de intrare/ieire s-a constatat c documentul menionat nu a fost nregistrat i nici repartizat n vederea elaborrii rspunsului, ceea ce a condus la ntrzierea cu circa o lun de zile a efecturii Raportrii anuale a 278
activitii desfurate Registrul privind litigiile aflate pe rolul instanelor, la poziia 324/2008 apare efectuat o nregistrare a unui dosar aflat n litigiu, ns fr a fi menionat numrul dosarului, cauza la care se refer, ct i prile implicate. Din analiza dosarelor ntocmite i aflate pe rolul instanei, n 2008, nu a fost identificat nici un dosar care s corespund nregistrrii menionate mai sus. Registrul privind aciunile aflate n recurs i apel a fost completat doar cu aciunile iniiate, nu au fost nregistrate termenele ulterioare stabilite de instan pentru judecarea recursurilor i nici soluiile date de instan la fiecare termen de judecat. Consecina a fost : un numr de trei recursuri au fost pierdute n instan deoarece motivele recursului nu fost depuse la instan sau reprezentanii entitii nu a fost prezeni n sala de judecat n vederea susinerii intereselor. Registrul privind aciunile n pretenii este completat, ns documentele menionate nu se regsesc la dosarele constituite. Astfel la poziiile 23 ;75 ;115 ; 245 ; 276 i 312 sunt menionate dosare care au fost puse pe rolul instanei, prin care sunt solicitate anumite pretenii de la tere persoane. n coninutul acestor paragrafe din registru sunt menionate o serie de documente constituite sau existente la dosar. Din examinarea dosarelor respective a rezultat c singurele documente existent la dosar sunt citaiile primite de la instan. Compartimentul a dat viz de radierea din eviden a unor debite insolvabile, ns la dosar nu se regsesc documentele solicitate de procedur. Astfel, dosarele de insolvabilitate nr. 45327/2003 i 43222/2003 apar cu aviz favorabil pentru radierea din eviden a debitelor pentru persoanele respective, ns din analiza dosarului constituit s-a constatat inexistena unor documente prevzute de metodologie (ex. constatrile periodice a strii de insolvabilitate etc.) Registrului privind aciunile pierdute n instan i Registrul privind dosarele de executare aflate n contestaie nu sunt elaborate i ntocmite. ntrzierea n efectuarea raportrilor periodice ctre conducerea entitii i ctre forul superior. Pentru asigurarea unui sistem informaional adecvat la nivelul compartimentului juridic s-a recomandat ntocmirea i conducerea la zi i n mod sistematic a registrelor de eviden, inclusiv prin respectarea coninutului acestora, astfel nct acestea s ofere conducerii informaiile necesare asupra situaiei existente a dosarelor aflate pe rolul instanei. Totodat s-a mai recomandat analiza dosarelor aflate pe rolul instanei i completarea documentelor n cazul n care acestea nu se afl la dosar. 2.1.2. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea este prt . 2.1.3. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea are un interes sau este parte
Din verificarea prin sondaj a Condicii termenelor s-a constatat ca aceasta nu prezint soluiile dispuse de instanele de judecat la fiecare din termenele de judecata stabilite. Analiza a mai pus n eviden faptul c acest registru se completeaz de ctre fiecare consilier juridic, procedura fiind diferit, respectiv: - n unele cazuri registrul este completat la primirea citaiei prin care este consemnat termenul de judecat stabilit de instan i dup prezentarea in instanele de judecata prin care este menionat pe scurt soluia dat de instan; - n alte cazuri registrul este completat, la cteva zile dup ce instana a pronunat hotrrea, att n ceea ce privete termenul de instan, ct i cu privire la soluia dat de 279
instan; - sunt i cazuri n care acest registru nu este completat, sau cazuri n care este completat ori termenul ori soluia dat de instan. Totodat, n ceea ce privete modul de nregistrare si evidenta a termenelor pentru prezentarea in instanele de judecata de ctre consilierii juridici, s-a constatat ca fiecare consilier juridic i nregistreaz termenele la care trebuie sa se prezinte in instana pe coperta dosarului juridic si in agende personale. Inexistenta unor evidente clare si formalizate la nivelul Serviciului Juridic in ceea ce privete nregistrarea termenelor de judecata la care trebuie sa se prezinte fiecare consilier juridic in parte, conduce la imposibilitatea efecturii unei analize la nivelul entitii cu privire la stadiul dosarelor aflate pe rolul instanelor i la o planificare ineficient a activitilor la nivelul compartimentului, datorat lipsei de informaii cu privire la termenele zilnice ale dosarelor aflate pe rolul instanelor. Pentru remedierea disfunciilor constatate s-a recomandat organizarea i conducerea registrului termenelor de ctre seful compartimentului juridic. Exemplificm: citaiile privind termenele de judecat vor fi primite la nivelul serviciului, nregistrate n registru i repartizarea acestora pe baz de semntur, ctre salariaii care rspund de dosarele n cauz. Salariatul care a reprezentat i susinut interesele entitii n instan, va comunica soluia instanei care va fi menionat n registru.
2.2. ntocmirea lucrrilor de sintez i rapoartelor de activitate

2.2.1. Verificarea adecvat a solicitrilor prin interpretarea unitar a reglementrilor i formularea rspunsurilor . 2.2.2. Realizarea rapoartelor periodice i anuale de activitate Compartimentul juridic ntocmete trimestrial Raportul privind aciunile n pretenii i anual Raportul privind aciunile pierdute n instan, ns aceste rapoarte rmn ntocmite la nivelul serviciului, nu sunt transmise spre informare ctre conducerea entitii n vederea avizrii i/sau luarea la cunotin asupra datelor coninute. Rapoartele ntocmite la nivelul serviciului sunt elaborate n vederea comunicrii rezultatelor ctre forul superior. Din analiz s-a constatat c aceste rapoarte sunt ntocmite (spre exemplu Raportul anual de activitate, Raportul privind litigiile aflate pe rol, Raportul privind aciunile n pretenii, Raportul privind debitele incerte de recuperat) i transmise ctre forul superior direct de la nivelul serviciului, fr ca acestea s fie aduse i la cunotina conducerii entitii. Procedura privind formalizarea i transmiterea documentelor elaborate la nivelul serviciului, respectiv transmiterea acestora dup avizarea i aprobarea de ctre conducerea entitii, nu este respectat n totalitate. Astfel Raportul de activitate pe anul 2008, a fost ntocmit i transmis forului superior doar pe baza semnturii efului de serviciu, fr ca acesta s fie semnat i aprobat i de conducerea entitii. n acelai fel s-a procedat i la ntocmirea i transmiterea rapoartelor privind aciunile in pretenii si cel privind aciunile pierdute in instana, acestea fiind transmise structurilor in drept doar cu semntura sefului de serviciu. Pentru remedierea deficienelor s-a recomandat ca toate rapoartele ntocmite la nivelul serviciului s fie avizate de seful de serviciu i prezentate ulterior ctre conducerea entitii n vederea aprobrii. Dup aprobare acestea vor fi transmise ctre utilizatorii de drept, respectiv cei care au solicitat rapoartele i care urmeaz a prelua datele coninute n vederea centralizrii i elaborrii rapoartelor la nivel central.
280
2.2.3. Efectuarea raportrilor obligatorii ctre forul superior

2.3.1. Pstrarea documentelor n cadrul serviciului Cadrul normativ privind activitatea de ndosariere a documentelor n cadrul compartimentului i predarea acestora spre arhivare nu este respectat n totalitate, astfel: - documentele au fost grupate in dosare, care au fost numerotate, nuruite si parafate, ns aceast grupare nu s-a realizat cronologic si sistematic, in cadrul fiecrui exerciiu financiar la care fceau referire documentele. - dosarele coninnd documente justificative si contabile nu sunt pstrate in spatii amenajate in acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor; - evidenta documentelor la arhiva nu este inut cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si micarea acestora in decursul timpului. - n cazurile in care termenul legal de pstrare al unui document a expirat, aceste nu a fost eliminat din arhiva de ctre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite i totodat nu a fost ntocmit un proces-verbal n care s se consemneze documentele eliminate din Registrul de evidenta al arhivei. Pentru pstrarea i arhivarea documentelor n condiiile respectrii cadrului procedural s-a recomandat stabilirea responsabilitilor pe salariai i procedarea la selectarea, ndosarierea i predarea la arhiva instituiei a dosarelor care necesit aceast operaiune. 2.3.2. ndosarierea i transmiterea spre arhivare a documentelor
3. Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice 3.1. Iniierea aciunilor
3.1.1. Primirea n termenul de prescripie a dosarelor pentru formularea aciunilor n instan . 3.1.2. Formularea i declanarea n termen a aciunii Analiza dosarelor, privind cauzele care au determinat anularea n instan a aciunilor formulate, privind exercitarea cilor administrative de atac a pus n eviden c, n unele situaii, acestea au fost respinse pe motiv c nu au fost formulate n cadrul termenului de prescripie. In cadrul compartimentului urmrire debitori nu a existat o evidenta nominal a debitelor restante. Debitele restante au fost nregistrate la data crerii lor n contabilitate i de atunci soldurile au fost preluate periodic n contabilitate, ns fr a se mai urmri i recuperarea acestora. n anul 2008, dup ce conducerea entitii a solicitat efectuarea unui punctaj s-a stabilit lista nominal a debitelor restane, din care o parte aveau o vechime de peste trei ani. 281
Datorit neformulrii, n termen a aciunilor n instan, entitatea se afl n imposibilitatea de a mai recupera unele debite, ceea ce presupune nregistrarea de pierderi n gestiunea patrimonial. Pentru identificarea i prentmpinarea prescrierii de debite este necesar analiza tuturor debitelor pe care entitatea le are de recuperat de la debitori, identificarea celor pentru care nu exist dosare de executare silite constituite i constituirea dosarelor de executare silit. Dosarele constituite de ctre compartimentul de urmrire vor fi transmise serviciului juridic care va iniia i pune pe rol aciunile n instan. n general, n termen de 30 zile de la primirea n forma complet a documentaiei de acionare n instana au fost formulate aciunile i depuse la instan. n multe cazuri la compartimentul juridic iniial se transmitea doar o adres prin care se solicita acionarea n instan a unui debitor, fr a se ataa i documentele justificative, respectiv contracte, facturi, fia contabil analitic cu debitul existent i neachitat etc. Pentru remedierea deficienelor s-a elaborat un formular de constatare i raportare a iregularitilor, care a fost comunicat conducerii entitii cu recomandarea de a dispune efectuarea unei anchete interne prin care s fie stabilite persoanele responsabile , prin nerealizarea sarcinilor de serviciu i dispunerea msurilor legale n vederea recuperrii prejudiciului. Totodat s-a solicitat s se analizeze i identifice n totalitate debitele restante, efectuarea punctajelor cu debitorii prin care s fie confirmate i fie recunoscute acestea i procedarea la iniierea aciunilor n instan n vederea recuperrii debitelor. 3.2.3. Utilizarea tuturor cilor de atac n cazul hotrrilor defavorabile
3.2. Formularea cererii de chemare n judecat

3.2.1. Descrierea corect i complet a dreptului solicitat n instan 3.2.2. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea .. 3.2.3. Formalizarea cererii de chemare n judecat i menionarea persoanei care reprezint instituia ..
3.3. Prezentarea la instan

3.3.1. Pregtirea edinei de instan n unele cazuri, entitatea nu a fost prezent, prin reprezentaii si, la termenele de judecata fixate de instana, n vederea susinerii intereselor, cu toate c procedura era ndeplinit de ctre instan. Aceasta s-a datorat n primul rnd faptului c dosarul se afla n responsabilitatea unui singur salariat, care l administra, iar n al doilea rnd unei slabe urmriri a termenelor de judecat de ctre coordonatorul compartimentului juridic. Pierderea n totalitate sau parial a unor dosare, n special cele care rmn n pronunare, datorit faptului c interesele entitii nu au fost susinute n faa instanelor, a condus la obligarea entitii la plata unor sume de bani ctre teri n mod nejustificat. Pentru remedierea disfunciilor s-a recomandat organizarea i responsabilizarea activitilor n cadrul compartimentului juridic, astfel nct entitatea s fie reprezentat la instan, la toate termenele 282
fixate de ctre aceasta, inclusiv modalitile de preluare a dosarului de ctre un alt salariat, atunci cnd titularul nu poate fi prezent la instan. 3.3.2. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea . 3.3.3. Formularea de concluzii scrise la fiecare termen de judecat
3.4. Formularea aprrilor la aciunile iniiate de teri

3.4.1. Primirea citaiei i informarea conducerii asupra cauzei aflate pe rolul instanei Colaborarea ntre compartimentul juridic i conducerea entitii sau celelalte compartimente funcionale din cadrul entitii nu este una funcional, n sensul c managementul entitii nu este informat cu privire la aciunile intentate de teri i aflate pe rolul instanelor i nu exist un punct de vedere al compartimentelor de specialitate cu privire la cauza aflat pe rolul instanei, astfel nct aprarea s fie bine fundamentat i susinut cu probe i dovezi. ntmpinarea fcut ctre instan la aciunile iniiate de ctre teri se fac n unele cazuri fr a fi informat conducerea entitii i fr a exista o discuie prealabil asupra modului n care va fi realizat i susinut aprarea. n vederea mbuntirii relaiilor ntre compartimentului juridic i conducerea entitii sau celelalte compartimente din cadrul entitii s-a recomandat ca pentru toate aciunile formulate, existente pe rol, ct pentru soluiile date de instan la fiecare termen de judecat, s fie informat conducerea entitii asupra acestora i solicitarea de puncte de vedere de la compartimentele specializate cu privire la condiiile i cauzele care combat aciunea aflat pe rolul instanei. 3.4.2. Constituirea dosarului cauzei Dosarele aflate pe rolul instanelor de judecat nu conin toate documentele emise sau elaborate pe timpul derulrii aciunii n instan. Din analiza dosarelor de instan constituite a rezultat c nu n toate cazurile acestea sunt completate cu documentele emise sau create pe timpul derulrii aciunii la instan, spre exemplu citaiile de prezentare la termene existau depuse la dosar doar n circa 30%, concluziile scrise formulate pentru susinerea intereselor entitii cu toate ca instana solicitase aceasta prin ncheierile pronunate erau depuse la dosar doar n proporie de 60%. Totodat n circa 30% din cazuri la dosarul de instan constituit nu existau depuse hotrrile judectoreti emise de instanele de judecat. Lipsa documentelor la dosar face imposibila o argumentare solid i ntemeiat a dosarului pentru instan, n special cu privire la formularea concluziilor scrise. Pentru o analiz corect a aciuni i formularea de concluzii ntemeiate este necesar analiza tuturor dosarelor aflate pe rolul instanei, urmrirea i identificarea documentelor lips i reconstituirea acestora. Dosarele aflate pe rolul instanei trebuie predate unui coordonatorului serviciului care le va da n gestionare unui responsabil. Persoanele care au n responsabilitate aciunea n instan vor avea obligaia completrii acestuia pe parcurs cu toate documentele, iar primirea documentelor de ctre responsabil se va face pe baza unui registru de intrare. 3.4.3. Formularea aciunilor de combatere a tuturor capetelor de acuzare i comunicarea acestora la instan 283
3.5. Formularea concluziilor scrise si ntmpinrilor

3.5.1. Dup fiecare termen de instan sunt depuse concluzii sau ntmpinri 3.5.2. Concluziile sau ntmpinrile sunt depuse n termen . 3.5.3. Concluziile i ntmpinrile combat sub toate aspectele susinerile petenilor i pronunrile instanei Aciunile n instana nu sunt susinute prin depunerea concluziilor scrise i a documentelor justificative n toate cazurile, ceea ce a condus la promovarea de ctre instan a unor hotrri nefavorabile n urma crora entitatea a fost obligat la plata unor daune ctre tere persoane, sau pierderea posibilitii de recuperare a unor debite legal datorate entitii. Aceasta s-a datorat lipsei de interes n susinerea intereselor entitii, la care s-a adugat lipsa de experien a persoanelor care reprezint interesele entitii n instanele judectoreti, ct i inexistena documentrii i controalelor exercitate pe niveluri ierarhice. n vederea susinerii complete a intereselor entitii n faa instanelor de judecat s-a recomandat s se formuleze i depun, n cazul tuturor recursurilor formulate la instan i la care entitatea este parte de concluzii scrise prin care s se formuleze corect i motiveze temeinic excepiile, acestea s fie avizate de eful compartimentului din punct de vedere al legalitii motivrii. Totodat pentru toate aciunile aflate pe rolul instanei s se solicite i susin proba cu documente i acestea s fie depuse n termen, urmrirea depunerii acestora s fie realizat de ctre eful compartimentului.
4. Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat; 4.1. Formularea apelului
4.1.1. Apelul este formulat pentru toate erorile materiale ale hotrrii date n prima instan Analiza modului de formulare i declarare a apelului, respectiv la 10 zile de la data comunicrii hotrrii de ctre judectorie, pus n eviden c, n cursul anului 2008, judectoria a pronunat un numr de 56 hotrri nefavorabile entitii, din care pentru 48 trebuia formulat i depus apel n vederea ndreptrii erorilor i obinerii unor hotrri definitive favorabile. Analiznd dosarele pentru care trebuia formulat apel, a rezultat c acesta a fost formulat n toate cazurile, ns n junele cazuri apelul a fost formulat i depus cu ntrziere, respectiv cu peste 10 zile de la comunicarea hotrrii atacate cu apel, iar n alte cazuri apelul a fost formulat i depus n termen dar nu l-a motivat i susinut la termenul de judecat, fapt ce a condus la respingerea acestuia n instan. Formularea i depunerea cu ntrziere sau nemotivarea apelurilor s-a datorat inexistenei unor proceduri scrise i formalizate care s conin activiti de control i responsabilitate pe nivelele de execuie, coroborat cu lipsa urmrii aciunilor aflate pe rolul instanei de ctre la nivelul conducerii compartimentului i lipsa de experien a persoanelor care susin cauzele entitii n instanele judectoreti. 284
Pentru eliminarea disfunciunilor s-a recomandat urmrirea la nivelul sefului compartimentului a tuturor hotrrilor nefavorabile pronunate n prim instan, analiza acestora i stabilirea persoanelor din subordine care s formuleze apelul. Apelul i motivarea apelului va fi avizat de eful compartimentului, care va urmri i depunerea acestuia i deciziile instanei. Aceste atribuii vor fi formalizate n fiele posturilor. Totodat s-a mai recomandat analiza cauzelor care au determinat depunerea cu ntrziere a apelurilor pentru hotrrile nefavorabile i stabilirea msurilor legale, inclusiv de implementare de instrumente de control adecvate, ct i eventual de recuperare a debitelor dac sunt stabilite persoane responsabile de nerealizarea sarcinilor de serviciu. 4.1.2. Cererea de apel prezint i descrie hotrrea atacat . 4.1.3. Apelul este susinut de dovezile i probele justificative
4.2. Formularea recursului

4.2.1. Recursul este formulat n termen Formularea i depunerea recursului ct i a motivrii acestuia nu a fost realizat n toate cazurile n termen. Astfel n cursul anului 2008, instana a respins un numr de 5 recursuri formulate de entitate pe motiv c acestea a fost formulate i depuse cu ntrziere, respectiv dup expirarea termenului legal. Hotrrile atacate cu recurs au fost formulate mpotriva unor hotrri nefavorabile, pronunate de instan i prin care obliga entitatea la plata sau restituirea incorect de diferite sume de bani sau penaliti. Citaiile privind termenele de judecat au fost primite n termen, ns acestea nu au fost repartizate, ntotdeauna, de ctre seful compartimentului juridic salariailor n vederea formulrii actelor procedurale n vederea contestrii hotrrilor nefavorabile. Dosarele au fost repartizate ctre doi salariai nou angajai, care nu au fost urmrii asupra modului de formulare i depunere a recursului, salariaii n cauz nu au avut la dispoziie nici o procedur de lucru prin care s fie reglementat activitatea de formulare i depunere a recursurilor mpotriva hotrrilor nefavorabile. Pentru remedierea disfunciilor s-a recomandat ca toate citaiile primite de la instan s fie primite i repartizate de ctre eful compartimentului juridic salariatului care gestioneaz cauza respectiv n termen util, n vederea formulrii recursului. Recursul s fie nsoit n toate cazurile de motivarea acestuia i avizat nainte de transmitere la instan de ctre eful structurii. Recursurile respinse n instan pe motiv c nu au fost depuse n termen vor fi analizate la nivelul managementului, stabilite cauzele care au condus la nedepunerea n termen a recursului i luarea msurilor legale, inclusiv de recuperare a sumelor pierdute dac se stabilete c aceasta se datoreaz nerespectrii sarcinilor de serviciu de ctre salariai. 4.2.2. Motivele recursului fac referire la toate greelile instanei cu privire la hotrrea dat
4.3. Formularea contestaiei n anulare

285
4.3.1. Contestaia n anulare este formulat n termen .. 4.3.2. Formularea contestaiei n anulare pentru toate hotrrile nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului Instana a respins unele proceduri de atac sau contestare a hotrrilor judectoreti nefavorabile entitii ca urmare a utilizrii sau motivrii incorecte a acestora n comparaie cu obiectul combtut sau contestat. Exemplificm: Prin cererea de sesizare a Judectoriei din 26.05.2006 entitatea a formulat contestaie n
anulare invocnd ca temei de drept dispoziiile art. 317 C.pr.civ. In motivarea cererii recurentele contestatoare au artat c solicit desfiinarea sentinei civile nr. 1418/2006 pronunata de Judectorie n dosar nr. 1258/2006 ca urmare a faptului c aceasta nu le-a pus n vedere s achite suma datorat ca tax judiciar de timbru aa cum cer dispoziiile art. 20 alin. 2 din Legea nr. 146/1997. Totodat n cerere precizeaz c sentina a rmas irevocabil, iar motivul netimbrrii nu a putut fi invocat pe calea recursului, recurs ce nu a fost exercitat ntruct sentina nu a fost comunicat. Prin sentina civila nr. 4232/2006 Judectoria a respins contestaia n anulare formulata de entitate mpotriva SC B SRL, ca nentemeiata. Pentru a pronuna aceasta sentina instana de fond a reinut c nu sunt ndeplinite condiiile impuse de art. 317 C.pr.civ. pentru c instana s-i poat retracta propria hotrre, contestatorii neformulnd recurs mpotriva sentinei civile nr. 1418/2006 a Judectoriei pronunata n dosar nr. 1258/2006, sentina care le-a fost comunicat. mpotriva acestei hotrri entitatea a declarat recurs considernd-o netemeinic i nelegal n sensul admiterii cererii avnd ca obiect contestaia n anulare i anularea sentinei nr. 1418/2006, cauza urmnd a fi rejudecat n fond. n motivarea recursului se precizeaz c, prin cererea de contestaie n anulare s-a solicitat anularea sentinei nr. 1418/2006 pentru neregularitatea procedural a netimbrrii care este o greeal material n sensul c instana nu i-a ndeplinit obligaiile din art. 20 si art. 15 din Legea nr. 146/1997 de a pune n vedere parilor s achite taxa. Analiznd sentina prin prisma motivelor de recurs invocate, ct i n lumina dispoziiilor art. 304/1 C.pr.civ., tribunalul urmeaz s constate c recursul este nefondat. In motivarea deciziei, Tribunalul precizeaz c contestatoarea a solicitat n baza dispoziiilor art. 317(1.1) C.pr.civ. s se dispun anularea sentinei civile nr. 1418/23.03.2006, sentina prin care Judectoria a admis excepia invocat de intimat i a anulat cererea introdus de cele dou contestatoare, ca netimbrat. Hotrrea Judectoriei a fost comunicat conform dovezilor de primire i procesului verbal de predare, filele 59-60 dosar nr. 1258/2006. Totodat, mai precizeaz c, din coninutul cererii de contestaie n anulare rezult c aciunea a fost anulat ca netimbrat, ntruct s-a adus la cunotina obligaia de plata a taxei judiciare de timbru, ns Judectoria a reinut c solicitarea putea fi analizat numai dac aceasta declara recurs mpotriva sentinei nr. 1418/2006 i nu pe calea contestaiei n anulare. Astfel prin decizie, Tribunalul mprtete acest punct de vedere atta timp ct legiuitorul a dat posibilitatea atacrii cu contestaie n anulare a hotrrilor irevocabile pentru anumite motive cu condiia ca acestea s nu poat fi invocate pe calea apelului sau recursului. Ori, din lucrrile dosarului de fond nr. 1258/2006 n care s-a pronunat sentina nr. 1418/2006, atacat cu contestaie n anulare, rezult c aceast sentina a fost comunicat prilor din proces i putea fi atacat cu recurs aa cum cer dispoziiile art. 402 C.pr.civ. In aceste condiii Tribunalul decide c, cererea avnd ca obiect contestaia n anulare formulat nu ndeplinete condiiile impuse de art. 317(1) C.pr.civ. aa cum a fost modificat prin OUG nr. 128/2002, situaie corect reinut de instana de fond i care impune conform art. 312 C.pr.civ. respingerea recursului ca nefondat.
Pentru formularea corect a contestaiei n anulare mpotriva hotrrilor judectoreti nefavorabile date prin necitarea legal a entitii, sau citarea prezint viciu de procedur, dup fiecare termen de judecat, decizia instanei va fi prezentat coordonatorului compartimentului juridic, care, 286
mpreun cu responsabilul desemnat s rspund pentru dosarul respectiv, vor analiza i vor stabili modalitatea viitoare de aciune, aceasta fiind menionat i n Registrul de eviden al dosarelor aflate pe rolul instanei. 4.3.3. Contestaia n anulare este motivat corespunztor i complet .
4.4. Solicitarea revizuirii hotrrii judectoreti

4.4.1. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat n termen .. 4.4.2. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat pentru toate cazurile de erori n legtur cu starea de fapt stabilit ntr-o hotrre definitiv 4.4.3. Cererea de revizuire este motivat corespunztor i complet ..
4.5. Formularea recursului n interesul legii

4.5.1. Memoriile sunt bine fundamentate i adresate procurorului general sau ministrului justiiei n cazurile n care instana nu a procedat la interpretarea i aplicarea unitar a legii, nu s-a procedat la introducerea recursului n interesul legii. Exemplificm: 1. Prin decizie nr. 23/2007 conducerea entitii a dispus imputarea sumei de 230.500 lei,
de la salariatul Popescu Ion, ca urmare a crerii de prejudicii n dauna entitii prin svrirea faptei privind nerespectarea sarcinilor de serviciu. Acest prejudiciu a fost recunoscut de debitor, care a i achitat o parte din debit, respectiv sume de 113.000 lei. Debitorul, n cadrul termenului legal contest decizia de imputaie i solicit n afara anulrii debitului i dobnzi de penalizare i daune morale. Instan n urma judecrii cauzei dispune anularea deciziei de imputare i implicit a debitului stabilit, dispune restituirea sumei de 113.000 lei de ctre entitate i obligarea entitii la plata sumei de 2.354 lei dobnzi calculate pentru perioada de la plata sumei i pn la data hotrrii judectoreti i daune morale n sum de 78.500 lei. mpotriva acestei entitatea exercit cile de atac legale ns acestea sunt respinse de instan i meninut hotrrea judectoriei. 2. Dosar 3623/2007, cu acelai obiect, instana a respins cererea debitorului referitoare la daunele morale. Analiza dosarului a pus n eviden faptul c exercitarea cilor de atac s-a fcut incorect, deoarece pn n prezent nu s-a formulat recurs n interesul legii, avnd n vedere urmtoarele: 3. In practica instanelor judectoreti, s-a constatat c nu exist un punct de vedere unitar n legtura cu aplicarea dispoziiilor art. 269 alin. (1) din Codul muncii in soluionarea litigiilor de munca n cadrul crora salariaii solicita s le fie acordate daune morale. Astfel, unele instane s-au pronunat n sensul c acordarea de daune morale n cadrul litigiilor de munc este admisibil pe motiv c prevederile art. 998 si 999 din Codul civil, referitoare la rspunderea delictual pentru prejudiciul cauzat, avnd caracter de lege general n raport cu dispoziiile Codului muncii, le completeaz pe acestea. Alte instane, dimpotriv, au considerat c acordarea de daune morale este admisibil numai n msura n care n cuprinsul contractului colectiv de munc sau al contractului individual de munc au fost incluse clauze exprese n acest sens. Potrivit art. 269 alin.1 i art. 270 alin.1 din Codul muncii, rezulta voina neechivoc a legiuitorului c rspunderea patrimonial a angajatorului i a salariailor s nu poat fi stabilit dect pentru pagube materiale, iar nu i n cazul daunelor morale. Daunele morale pot fi pretinse potrivit Codului civil numai n cadrul
287
rspunderii civile delictuale. Potrivit reguli dreptului comun n materia rspunderii contractuale, potrivit creia daunele morale pentru prejudiciul nepatrimonial suferit nu pot fi stabilite, n cadrul unei asemenea rspunderi, dect cu titlu de excepie, nseamn c acordarea lor nu este posibil dect n cazul cnd exist o dispoziie legal care le prevede sau atunci cnd s-a stipulat expres n contractul ncheiat. Totodat n temeiul rspunderii patrimoniale a angajatorului, astfel cum este reglementat n art. 269 alin. (1) din Codul muncii, pot fi acordate daune morale salariailor numai n ipoteza n care legea le prevede ori au fost nserate n contractul colectiv de munc sau n contractul individual de munc anumite clauze referitoare la rspunderea angajatorului i pentru asemenea daune. n consecin, n temeiul dispoziiilor Legii nr. 304/2004 privind organizarea judiciar, precum i ale Codului de procedura civil, trebuia s se introduc recurs n interesul legii i s se solicite ca, in cadrul litigiilor de munca privind atragerea rspunderii patrimoniale a angajatorilor potrivit art. 269 alin. (1) din Codul muncii, daunele morale pot fi acordate salariailor numai n cazul n care legea, contractul colectiv de munca sau contractul individual de munca cuprinde clauze exprese n acest sens.
Pentru remedierea disfunciilor s-a recomandat analiza tuturor dosarelor de instan i urmrirea n cazurile n care instana a pronunat hotrri nefavorabile entiti, dac exist hotrri date prin neaplicarea unitar a legii. Toate aceste cazuri identificate, vor fi analizate i formulat, dac sunt ntrunite condiiile necesare, inclusiv de ncadrare n termen, a recursului n interesul legii.
4.6. Solicitarea ordonanei prezideniale

4.6.1. Este folosit corect i n toate situaiile n cadrul procedurilor de executare Contestaiile n vederea combaterii msurilor asiguratorii solicitate de teri n dauna entitii nu sunt susinute temeinic n faa instanelor de judecat. Exemplificm: n urma aciuni formulate n instan mpotriva SC XYZ SRL, entitatea obine hotrre
judectoreasc, care rmne definitiv, prin care debitoarea este obligat la plata sume de 755.500 lei, reprezentnd obligaii de plat neachitate i dobnzii calculate. Hotrrea judectoreasc a fost investit cu formul executorie i transmis n vederea executori. La compartimentele de specialitate se ntocmete dosarul de executare i se solicit executarea bunurilor urmribile ale debitorului. Executori procedeaz la identificarea i sechestrarea bunurilor urmribile ale debitorului, bunuri care sunt sechestrate i stabilit termen de organizare a licitaiei. Debitorul, nainte ca bunurile s-i fie scoase la licitaie, solicit suspendarea executrii silite printr-o ordonan prezidenial. Motivarea cereri introduse a fost bazat pe faptul c bunurile sechestrate au devenit proprietatea debitorului ulterior crerii debitului i ca atare nu pot fi executate. Avnd n vedere condiiile specifice de judecare a ordonanei prezideniale, cererea debitorului este admis, instana suspendnd prin ordonan prezidenial procedura de executarea silit instituit. mpotriva ordonanei prezideniale entitatea formuleaz contestaie, ns n motivarea acesteia nu este combtut captul de acuzare, respectiv prevederea codului civil potrivit creia se pot executa orice bunuri urmribile aflate n patrimoniul debitorului la data realizrii procedurii de executare silit, aceasta nefiind condiionat de faptul c existau sau nu n patrimoniu la data la care creana a devenit eligibil. Motivarea contestaiei este bazat pe argumentarea i susinerea necesitii continurii executrii silite pentru recuperarea debitului. Deoarece prin contestaie nu sunt aduse elemente noi care s schimbe opinia instanei, aceasta respinge contestaia i menine ordonana prezidenial.
Aplicarea necorespunztoare a cilor de atac la ordonana prezidenial s-au datorat inexistenei unor proceduri de lucru formalizate prin care s fie reglementat aciune n instan prin solicitare de ordonan prezidenial, coroborat cu neurmrirea dosarelor de ctre eful compartimentului juridic, ct i lipsa de experien a persoanelor care susin cauzele entitii n instanele judectoreti. 288
Pentru reglementarea disfunciilor s-a recomandat analiza tuturor dosarelor aflate pe rolul instanei, a obiectului aciunii formulate i a preteniilor solicitate n cadrul fiecrei aciuni i stabilirea celor la care exist pericolul nstrinrii patrimoniale i la care este necesar dispunerea de msuri asiguratori. n toate aceste cazuri vor fi iniiate aciuni n instan, prin care se va solicita pe calea ordonanei prezideniale dispunerea de ctre instan de msuri vremelnice prin instituirea de msuri asiguratorii astfel nct entitatea s-i poat recupera creanele. 4.6.2. Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este motivat complet i la obiect .. 4.6.3. Contestaia mpotriva ordonanei prezideniale instituite de teri combate punctual i argumentat capetele de acuzare 4.7. Depunerea cererii reconvenionale 4.7.1. Formularea i depunerea cererii reconvenionale pentru aciunile intentate de teri i la care suntem ndreptii s solicitm pretenii de la persoanele n cauz .. 4.7.2. Preteniile nscrise n cerere sunt reale i certe .
5. Analiza dosarelor pierdute n instan

5.1. Analiza cauzelor care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate 5.1.1. Identificarea aciunilor pierdute n instan .. 5.1.2. Stabilirea pentru fiecare aciune pierdut a cauzelor care au stat la baza deciziei de respingere de ctre instan Interesele entitii nu au fost susinute adecvat n faa instanelor de judecat, respectiv nu au fost depuse ntmpinri care s cuprind excepiile de la procedur, explicarea detaliilor, formulri la obiect, rspunsul la toate capetele de acuzare etc. Exemplificm: dosar nr. 3390/2008 aciune formulat de un salariat asupra deciziei de ncadrare - compartimentul juridic nu a depus in instana ntmpinarea si alte acte doveditoare, dei judectoria a amnat la dou termene pronunarea pe motiv de prezentare a probelor i dovezilor de ctre pri. Reprezentanii entitii nu au depus la instan documentele justificative privind nivelul postului scos la concurs i procesele verbale privind organizarea i desfurarea concursului de recrutare i in cele din urma judectoria a admis recursul prtului si a anulat decizia de ncadrare i a dispus ncadrarea pe o treapt superioar n funcie de vechimea n munc a salariatului. Susinerea in instana a intereselor entitii nu a fost realizat prin combaterea tuturor capetele de acuzare. Exemplificm: dosar nr. 3345/2008 judectoria a pronunat o hotrre prin care pe lng anularea amenzii contravenionale solicitate de reclamant a dispus si obligat entitatea la plata unor dobnzi ctre acesta calculate de la data la care aceasta a pltit amenda contravenional i pn la data restituirii acesteia. Aceste dobnzi stabilite nelegal nu erau prevzute de nici un act normativ i nici nu au fost solicitate de reclamant. Reprezentantul entitii, care a avut in responsabilitate cauza respectiv, nu a 289
contestat aceste dobnzi, formulnd i motivnd recursul doar pentru amenda contravenionala, situaie in care judectoria a admis recursul i a dispus anularea n parte a hotrrii date de prima instan de judecat, respectiv doar cu privire la amenda contravenional. Aciunile naintate iniial la instan au fost formulate n scris, unde s-a detaliat doar aspectul pentru care se introduce aciunea, ulterior fiind prezentate n instan, pe parcursul judecrii cauzei, i celelalte documente n susinerea cauzei. Analiza cauzelor pierdute a pus n eviden c acestea s-au datorat faptului c pentru edinele de instan planificate au fost formulate doar concluzii verbale, instana reinnd n hotrrile emise doar aspectele prezentate verbal de consilierii juridici. De asemenea, unele cauze au fost pierdute, prin declararea apelului cu ntrziere, datorita insuficientei personalului din cadrul serviciului, care nu a fost capabil s susin toate aciunile n instana. Prin nedepunerea de concluzii scrise sau struine n susinerea intereselor, instana adopt hotrri nefavorabile n urma crora entitatea este obligat n mod nejustificat la plata unor daune ctre tere persoane. Pentru eliminarea disfunciilor s-a recomandat urmrirea fiecrui dosar aflat pe rolul instanei i a fiecrui termen de judecat stabilit de instan de ctre eful compartimentului juridic cu privire la modul n care sunt formulate concluziile scrise, modul cum sunt susinute interesele n faa instanelor i cum sunt administrate i prezentate probele i dovezile n susinerea cauzelor. 5.1.3. Evaluarea consistenei concluziilor scrise i ntmpinrilor formulate la aciunile pierdute .. 5.1.4. Combaterea sub toate aspectele a cauzelor .. 5.2. Solicitarea declanrii lichidrii judiciare 5.2.1. Solicitarea lichidrii judiciare pentru debitorii insolvabili .. 5.2.2. nscrierea la masa credal cu toate debitele Debitele ce se nscriu la masa credal sunt actualizate la zi i confirmate pe baz de semntur de ctre compartimentele n drept. Lipsa unui sistem de control intern eficient, respectiv a unei colaborrii ntre compartimentul juridic i celelalte compartimente din cadrul entitii, respectiv cele care rspund de evidena i recuperarea debitelor curente i restante, poate crea disfunciuni n declararea i nscrierea corect a debitelor la masa credal. Din analiza dosarelor cuprinse in eantion au rezultat c debitele nscrise la masa credal nu sunt corecte. Respectiv la masa credal au fost nscrise debitele aflate n executare silit i nerecuperate prin valorificarea bunurilor urmribile, existente la data declanrii procedurii de executare silit. Debitele create dup declanarea procedurii de executare silit, deci necuprinse n executare silit nu au fost nscrise la masa credal urmare solicitrii i declanrii procedurii lichidrii judiciare i falimentului. Pentru recuperarea n totalitate a debitelor prin procedura lichidrii judiciare i a falimentului este necesar solicitarea procedurii de lichidare judiciar s fie iniiat de compartimentele care rspund de colectarea i ncasarea debitelor restante i compartimentele care rspund de executare silit. Aceste compartimente dup constatarea inexistenei bunurilor urmribile n patrimoniul debitorului, va solicita situaia debitelor restante la zi i va ntocmi dosarul privind solicitarea lichidrii judiciare, atand la 290
acesta toat documentaia necesar. Documentaia constituit va fi transmis compartimentului juridic care va solicita i pune aciunea de lichidare judiciar i faliment pe rol. La solicitarea lichidatorului privind nscrierea debitelor la masa credal, va solicit aceste debite la zi de la compartimentul de eviden pe baza de adres aprobat de conducerea entitii, dup primire va proceda la nscrierea lor la masa credal n dosarul respectiv. 5.2.3. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile
6. Obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare

6.1. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie 6.1.1. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie In unele cazuri au fost obinute hotrri judectoreti definitive, dar nu au fost investite cu formul executorie i n consecina nu au fost valorificate, pentru o parte din debitele de recuperat ctigate n instan s-a pierdut dreptul de recuperare a lor, pe motiv c acesta s-a prescris. Pentru eliminarea acestei disfuncii s-a recomandat inventarierea tuturor hotrrilor judectoreti rmase definitive i ale cror debite obinute n instan nu au fost recuperate i urmrirea dac acestea au fost investite cu formul executorie i transmise compartimentelor de specialitate n vederea valorificrii. n cazul celor care nu au fost investite se va proceda la investirea lor cu formul executorie i vor fi transmise compartimentelor de specialitate n vederea punerii n aplicare. Totodat n cazul hotrrilor judectoreti rmase definitive, ns la care dreptul de a mai solicita recuperarea debitelor obinute n instan a fost prescris, ca urmare a nepunerii acestora n practic, s-a recomandat s se procedeze la stabilirea persoanelor responsabile i dispunerea msurilor de recuperare a debitelor. 6.1.2. Punerea n practic a hotrrilor definitive In cadrul serviciului exista o procedur de investire in termen a hotrrilor judectoreti definitive, care precizeaz c, dup primirea hotrrii judectoreti definitive i nregistrarea acestei n registrul de evidena, coordonatorul compartimentului deleag un salariat pentru obinerea investirii acesteia. Dup investire i primire a hotrrii aceasta este descrcat n registru i transmis n vederea valorificrii. ns sunt i cazuri n care hotrrilor judectoreti definitive i irevocabile nu au fost investite cu formul executorie i nu au fost transmise spre valorificare executorilor judectoreti, n prezent dreptul de a solicita recuperarea debitelor fiind prescris. In cazurile respective hotrrea a fost depusa la dosarul aciunii, dar aceasta nu a fost nregistrata n Registrul de intrri/ieiri i n acest fel nu a fost urmrita. Seful serviciului nu a verificat i nu a analizat cauzele aflate pe rol sau cele soluionate conform atribuiilor de serviciu. Practic generalizat este de a obine hotrri judectoreti definite, ns exist dezinteres n investirea acestora cu formul executorie i punerea lor n practic prin ntocmirea dosarului de executare silit. Astfel n cadrul eantionului selectat, s-a constatat c 5 din 8 hotrri nu au fost investite cu formula executorie n termen. In acest fel hotrrile judectoreti respective nu au fost valorificate, dei erau definitive, iar pentru unele chiar s-a pierdut termenul de recuperare prin prescripie. Remedierea disfuncionalitilor trebuie realizat prin analiza tuturor hotrrilor definitive obinute i urmrirea dac acestea au fost valorificate. n cazul n care debitele nu au fost recuperate se va solicita ntocmirea dosarului de executare silit i recuperarea n totalitate a debitului prin valorificarea 291
bunurilor urmribile ale debitorului. Totodat se vor analiza i debitele restante, se va urmri dac exist hotrrii definitive obinute i dac au fost constituite dosare de executare silit, n caz contrar se vor constitui dosare de executare silit i proceda la executarea bunurilor urmribile ale debitorului. 6.2. Executarea hotrrilor judectoreti investite cu formul executorie 6.2.1. Solicitarea executrii hotrrilor investite n vederea recuperrii Debitelor 6.2.2. Urmrirea valorificrii n totalitate a hotrrilor judectoreti investite Bunurile urmribile ale debitorilor nu au fost identificate i sechestrate, n totalitate, n vederea recuperrii, debitelor pe care acetia le datoreaz entitii. n cazurile n care debitele nu sunt recuperate n totalitate, iar debitorii nu mai dein bunuri urmribile nu se procedeaz i la iniierea de aciuni n instan n vederea atragerii rspunderii administratorilor. Compartimentele de specialitate nu au procedat la efectuarea de verificri prin care s se urmreasc dac debitorii au sau nu bunuri patrimoniale urmribile. Pentru eliminarea disfunciunii s-a recomandat ca nainte de a se ntocmi dosar de insolvabilitate s se urmreasc dac debitorul mai deine i alte bunuri urmribile sau a dobndit noi bunuri urmribile. Urmrirea acestor aspecte se va realiza pe o perioad de cel puin trei ani. n cazul n care debitele nu sunt recuperate n totalitate se va proceda la aplicarea , n termen, a tuturor procedurilor legale, inclusiv lichidarea judiciar sau atragerea rspunderii administratorilor.
7. Avizarea documentelor organizaiei

7.1. Avizarea actelor cu caracter juridic 7.1.1. Avizarea proiectelor de contracte .. 7.1.2. Avizarea documentelor emise de entitate cu implicaii juridice Avizarea documentelor interne emise de entitate se face, de ctre compartimentul juridic, fr respectarea i urmrirea n totalitate a cerinelor obligatorii, ce trebuie avute n vedere la avizare, respectiv de legalitate i conformitate, astfel: - avizarea deciziilor de angajare a personalului fr a urmri conformitatea datelor din dosarele de concurs cu procesul verbal de organizare a concursului i datele nscrise n decizia de angajare n funcie. - avizarea deciziilor de sancionare fr a urmri dac ancheta este realizat de comisia de disciplin i dac propunerea de sancionare este formulat de ctre aceasta i dac este corect aplicat de ctre conductor; - exist cazuri n care entitatea a emis documente sau acte interne cu implicaii juridice i care nu au fost avizate pentru conformitate i legalitate de ctre compartimentul juridic. Avnd n vedere multitudinea dosarelor aflate pe rolul instanei, ct i gradul de ncrcare foarte mare cu dosare pe salariat din cadrul compartimentului juridic, acetia au acordat o superficial atenie la urmrirea condiiilor de legalitate i conformitate cu ocazia avizrii documentelor emise de entitate i 292
transmise compartimentului pentru avizare. Pentru eliminarea disfunciunilor s-a recomandat stabilirea de responsabiliti pentru salariaii compartimentului juridic n vederea avizrii documentelor interne emise de organizaie cu implicaii juridice i elaborarea unei proceduri de lucru scrise cu privire la condiiile i aspectele ce trebuie avute n vedere pentru a se putea acorda avizul de legalitate i conformitate la actele interne emise de entitate cu implicaii juridice. 7.2. Avizarea documentelor cu implicaii financiare 7.2.1. Avizarea anulrii/radierii debitelor nerecuperabile . * * Precizm faptul c, constatrile prezentate au la baz probe de audit, obinute pe baza testelor efectuate, consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori i nsuite de ctre factorii de management ai entitii. Aceste evaluri au fost discutate i recomandrile auditorilor au fost acceptate n edina de nchidere a misiunii i au fost apreciate de ctre participani ca fiind realiste i fezabile. Considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Actualizarea activitii juridice se nscriu n parametri normali pentru aceast perioad de consolidare a implementrii activitii de audit intern n cadrul entitilor. De asemenea, prin implementarea recomandrilor echipei de auditori activitatea juridic va cunoate o ameliorare semnificativ. Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune si Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori interni stadiul implementrii acestora. Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza tematicii in detaliu a obiectelor auditabile selectate, a Programului de audit i a Programului de intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate n procedurile de colectare a dovezilor, din timpul interveniei pe teren, i s-au materializat n elaborarea de FIAP-uri i FCRI-uri care au fost preluate in Raportul de audit intern. Data: 27.02.2009 Auditori interni, Tomescu Viorel Stnescu Ioana *
Supervizor, Cristescu Gabriel
Pentru conformitate, Sef compartiment juridic Rotaru Lenua
Not: Precizam ca in practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagina att de auditorii interni, cat si de supervizorul misiunii de audit.
293
294
REUNIUNEA CONCILIERII
MINUTA EDINEI DE CONCILIERE Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada audiat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 10.03.2009 Data: 10.03.2009
A. Lista participanilor:
Numele Cristescu Gabriel Tomescu Nicolae Stnescu Ioana Popescu Ion Diaconescu Ion Voinescu Georgeta Vasilescu George Funcia Sef serviciu Auditor intern Auditor intern ef serviciu Cons. juridic Cons. juridic Cons. juridic Direcia/ Serviciul SAI SAI SAI Serviciul Juridic Serviciul Juridic Serviciul Juridic Serviciul Juridic Nr. telefon E-mail Semntura
B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de conciliere s-a discutat asupra constatrilor i recomandrilor cuprinse n proiectul Raportului de audit, iar reprezentanii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: - activitatea privind gestiunea cauzelor aflate pe rolul instanelor reprezint o zon cu risc; - complexitatea activitii de conducere i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat; - fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de susinerea intereselor entitii n faa instanelor de judecat i a altor autoriti; - neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; Cu privire la constatrile i recomandrile formulate, conducerea entitii a formulat dou puncte de vedere, respectiv: - cu privire la cadrul procedural s-a specificat c, n prezent se afl n proces de elaborare i implementare procedurile de lucru pentru toate activitile desfurate n cadrul entitii i pn la sfritul anului acesta va fi implementat. Auditori interni au reinut acest aspect, vor completa raportul de audit cu aceast informaie, iar recomandarea i termenele de implementare vor ine seama aciunile planificate de entitate pentru implementarea acestui program. - cu privire la prezentarea la instan s-a susinut c n unele cazuri aceasta este imposibil de realizat, deoarece exist zile n care sunt fixate de instan mai multe edine de 295
judecat, la care entitatea este parte, edine care nu pot fi acoperite prin prezen n totalitate, datorit personalului insuficient, ns pentru aceste cazuri se fac procedurile legale de rigoare. Auditori interni nu i-au nsuit punctul de vedere susinut de structura auditat, deoarece unele aciuni au fost pierdute datorit nesuinerii intereselor n cadrul edinelor de instan, iar dac exist asemenea cazuri, conducerea structuri auditate trebuie s ia msuri operative pentru ca entitatea s fie reprezentat la instan i interesele susinute. - n unele situaii anularea aciunilor s-a datorat modului greit de soluionare a speelor respective de ctre completele de judecat, n condiiile n care instrumentarea i susinerea intereselor a fost corect. Auditori interni nu i-au nsuit acest punct de vedere deoarece, din analiza aciunilor pierdute s-a constatat, n general, c concluziile scrise nu combat complet i corect cauza, capetele de acuzare nu sunt combtute n totalitate i nici din mai multe puncte de vedere, nu sunt specificate probele i dovezile pe care sunt susinute susinerile. In urma concilierii, structura auditat a hotrt inventarierea tuturor aciunilor judectoreti din punctul de vedere al modului de formulare i susinere n instana, al urmririi termenelor pentru asigurarea obinerii unei hotrri judectoreti favorabile. In acelai timp, eful compartimentului juridic a realizat importana i necesitatea procedurilor scrise i formalizate pentru toate activitile , ct i actualizarea fielor posturilor i a stabilirii responsabililor pentru toate activitile specifice Oficiului juridic. Pentru implementarea recomandrilor i remedierea problemelor constatate structura auditat a ntocmit i ne-a prezentat planul de aciune i calendarul de implementare al recomandrilor, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare, etapele i termenele de realizare. Pentru toate celelalte constatri, structura auditat nu a formulat obiecii fiind de acord cu acestea, recunoscnd deficienele din activitatea specific.
296
Procedura P15 :
ELABORAREA RAPORTULUI DE AUDIT
ENTITATEA PUBLICA
DIRECIA DE AUDIT INTERN
RAPORT DE AUDIT INTERN
MISIUNEA DE AUDIT INTERN ACTIVITATEA JURIDIC
BUCURESTI 2006
297
CAPITOLUL I DATE DE IDENTIFICARE A MISIUNII DE AUDIT
Echipa de auditare - a fost format din: - Tomescu Viorel, auditor intern, coordonator al misiunii - Stnescu Ioana, auditor intern Ordinul de efectuare a misiunii de audit - auditarea activitilor cuprinse n Planul de audit intern pe anul 2006, s-a fcut n baza Ordinului de serviciu nr. 118/15.03.2006. Baza legal a aciunii de auditare: - Planul de audit intern pe anul 2006, aprobat de conducerea entitii publice; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: 02.02. -27.02.2009. Perioada auditat: 01.01. - 31.12.2008 Scopul aciunii de auditare const n: asigurarea conducerii corecte a evidenelor i ntocmirii clare a sintezelor i rapoartelor privind activitatea juridica; asigurarea aplicrii corecte a msurilor de reprezentare n instan a intereselor societii i respectarea procedurilor n conformitate cu cadrul legislativ i normativ. Obiectivele aciunii de auditare au urmrit dac: Procesul de organizare i funcionare a structurii auditate; Sistemul informaional i raportarea activitilor; Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice; Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat; Analiza dosarelor pierdute n instan; Obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare; Avizarea documentelor organizaiei. Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. Tehnici de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, 298
precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare: - comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; - examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; - punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; - confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; - garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; - urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor. alte tehnici de audit: - observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; - interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re relaii scrise; - analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: - Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; - Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora; - List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti. Documente i materiale examinate n cadrul Activitii juridice - verificarea la faa locului a vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv 01.01. 31.12.2008, care a cuprins urmtoarele: registre de eviden; corespondena primit i trimis; dosare de instan constituite; dosare soluionate i nchise. Materiale ntocmite pe timpul auditrii: analiza riscurilor; tabelele punctelor tari i slabe; tematica n detaliu a misiunii de audit; programul de audit intern; programul interveniei la faa locului; 299
liste de verificare structurate pe obiective; foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; chestionare de control intern; teste; liste de control; fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri; formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri; raportul preliminar de audit intern; minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; raportul final de audit intern; planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; fia de urmrire a implementrilor recomandrilor. foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; documente de lucru; rapoarte preliminare de audit, minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere.
Organizarea Activitii juridice: Serviciul Juridic a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 6 salariai, din care un post de conducere - ef de serviciu. Organizarea i funcionarea serviciului se desfoar conform organigramei i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii au fost ntocmite fie ale posturilor prin care s-au stabilit relaiile ierarhice de subordonare i de colaborare, precum i sarcinile de serviciu. Principalele activiti desfurate n cadrul compartimentului juridic const n susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice;exercitarea tuturor cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat;obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare i avizarea documentelor organizaiei.
II. CONSTATRI I RECOMANDRI

Prezentam principalele constatri, consecinele care s-au produs sau care ar putea sa apar in perioada imediat urmtoare, precum si recomandrile formulate in vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot sa survin urmare acestora, diminurii riscurilor existente si mbuntirii sistemelor de management si control intern al activitilor auditate cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite.
1. Procesul de organizare i funcionare a structurii auditate 1.1. Definirea i stabilirea obiectivelor

1.1.1. Obiectivele specifice respect caracteristicile SMART Obiectivele generale definite nu acoper obiectivul strategic cu privire la activitatea juridic, iar n baza lor nu sunt dezvoltate obiective specifice care s conduc la un rezultat ateptat i care s acopere n totalitate activitile desfurate n cadrul serviciului. 300
Astfel, n cadrul Programului de control elaborat la nivelul entitii referitor la componenta privind ntrirea capacitaii entitii s-a identificat obiectivul general asigurarea din punct de vedere al legalitii i regularitii a documentelor emise de entitate i aprarea intereselor acesteia n instan, pentru care s-a stabilit n la nivelul serviciului un numr de dou obiective specifice, crora le-au fost alocate activiti i aciuni, respectiv: - exercit cile de atac ordinare i extraordinare la aciunile aflate pe rolul instanei", iar ca activiti participarea la edinele instanei, formularea aprrilor i exercitarea tuturor cilor de atac asupra cauzelor pierdute. - avizeaz documentele i actele normative emise la nivelul entitii", iar ca activiti avizarea proiectelor de contracte, avizarea proiectelor de acte normative, avizarea msurilor administrative i disciplinare dispuse de organizaie, avizarea deciziilor legate de personal. Analiza a pus n eviden, c acestea acoper parial realizarea funciei juridice n cadrul organizaiei, ct i sprijinirea managementului n asigurarea legalitii actelor i documentelor elaborate, deoarece obiectivul general nu acoper obiectivul strategic, iar obiectivele specifice nu conduc la rezultate ateptate i au un caracter general. n baza obiectivului general trebuia stabilite la nivelul serviciului obiectivele specifice crora s le fie ataate activiti omogene, acestea s ndeplineasc caracteristicele SMART i s conduc la un rezultat ateptat. Pentru remedierea disfunciilor s-a recomandat analiza politicilor de dezvoltare ale entitii i redefinirea obiectivelor generale cu privire la activitatea juridic astfel nct acestea s asigure realizarea obiectivului strategic n domeniu, s fie definite n termeni de impact, s fie realiste, stimulatoare i nelese de salariai. Totodat, pe baza obiectivelor generale s se dezvolte i defineasc obiectivele specifice la nivelul serviciului, astfel nct acestea s cuprind activiti omogene, s conduc la un rezultat ateptat, exprimat n indicatori de performan. Prin modul n care sunt definite trebuie s ncorporeze toate activitile desfurate la nivelul serviciului. 1.1.2. Obiectivele specifice acoper activitile compartimentului

1.2.1. Atribuiile sunt specifice compartimentului i asigur realizarea activitilor 1.2.2. Indic corect scopul i subiectul aciunii i exprim o aciune

1.3.1. Activitile sunt corect identificate i conduc la realizarea obiectivelor Activitile desfurate la nivelul serviciului nu au fost corect identificate i ataate obiectivelor, iar aciunile definite activitilor nu asigur realizarea acestora n totalitate, sau sunt incorect stabilite activitii respective. Din analiza activitilor necesare realizrii obiectivelor specifice a rezultat c acestea, n general, asigur conformitatea cu regulamentele i politicile interne, pun n eviden principalele aciuni necesare realizrii obiectivelor, dar aa cum sunt formulate nu au fost identificate n ntregime. Totodat sunt materializate n rezultate msurabile, ns sunt cazuri n care aciunile stabilite n realizarea lor nu sunt 301
aferente activitii respective.

La activitatea de formulare a cererii de chemare n judecat, n cadrul aciunilor identificate au fost menionate "prezentarea la instan, formularea aprrilor i a concluziilor scrise", aciuni care nu se identific n cadrul acestei activitii. Cu privire la activitatea de formulare a cererii de chemare n judecat aciunile ar fi trebuit descrise sub forma: identificarea dreptului solicitat, cuprinderea n cerere a datelor de identificare ale prilor, descrierea corect i complet a dreptului solicitat, precizarea textului de lege pe care se bazeaz aciunea, prezentarea dovezilor, formalizarea cererii de chemare n judecat i desemnarea persoanei care va reprezenta i apra interesele entitii. Activitile necesare, pe care nu le-am regsit, n cadrul celor identificate n realizarea obiectivelor, sunt cele privind exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor date de instanele de judecat, respectiv: - formularea contestaiei n anulare cu aciuni ce privesc identificarea tuturor hotrrilor nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului, formularea i motivarea corespunztoare a contestaiei, introducerea n termen i la instana competent. - solicitarea revizuirii hotrrilor judectoreti cu aciuni ce privesc identificarea tuturor hotrrilor unde exist erori n legtur cu starea de fapt, formularea i motivarea corespunztoare a cererii, introducerea n termen; - formularea recursului n interesul legii cu aciuni ce privesc identificarea cazurilor n care instana nu a aplicat i interpretat unitar legea, formularea complet i corespunztoare a memoriilor, transmiterea acestora procurorului general sau ministrului justiiei. n cadrul activitii privind obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare, aciunile stabilite privesc doar investirea hotrrilor definitive cu formul executorie, nu sunt stabilite aciuni cu privire la solicitarea executrii hotrrilor investite, combaterea eventualelor contestaii la executare, urmrirea valorificrii i recuperrii n totalitate a debitelor obinute. Definirea incorect a activitilor i aciunilor, ct i ataarea incorect a acestora obiectivelor nu pot conduce la stabilirea unor sarcini clare i coerente care s determine o aciune a titularului postului. Pentru remedierea aspectelor negative constatate s-a recomandat analiza tuturor activitilor desfurate la nivelul serviciului i redefinirea acestora astfel nct s exprime aciuni concrete materializate n rezultate msurabile i urmrirea ca aciunile stabilite s conduc i s asigure realizarea activitilor. Totodat e baza activitilor i aciunilor stabilite s se analizeze sarcinile definite n cadrul fielor posturilor i s se urmreasc ca acestea s cuprind n totalitate activitile i aciunile realizate la nivelul serviciului.
1.3.2. Activitile sunt repartizate n sarcina salariailor .

1.4.1. Stabilirea responsabilitilor i competenelor n cadrul fielor postului . 1.4.2. Evidenierea cerinelor n cadrul fiei postului .

1.5.1. Obiectivele individuale sunt monitorizate printr-un sistem corespunztor de indicatori de rezultat Obiectivele stabilite n sarcina salariailor serviciului nu au caracter individual, nu asigur n totalitate realizarea obiectivelor specifice definite la nivelul serviciului i nu respect caracteristicile 302
SMART. Realizarea obiectivelor individuale stabilite salariailor asigur realizarea parial a obiectivelor specifice definite n cadrul serviciului i sunt luate n calcul n cadrul procesului de evaluare a performanelor profesionale individuale ale salariailor i la aprecierea i notarea acestora. Obiectivele individuale stabilite n sarcina salariailor asigur realizarea parial a obiectivelor entitii, cu toate c la stabilirea lor s-a plecat de la activitile curente desfurate la nivelul serviciului, nu au caracter individual. Prin modul n care au fost definite acestea au un caracter general, fiind specifice serviciului i nu postului, deoarece nu sunt stabilite n baza atribuiilor prevzute n fia postului. Obiectivele individuale sunt cuantificabile, respectiv acestea au fost definite pe baza gruprii omogene a activitilor identificate, ns aa cum sunt definite ele conduc la un rezultat ateptat la nivelul serviciului i nu la nivel individual. Termenele de realizare a obiectivelor sunt precizate, dar se raporteaz majoritatea la 31 decembrie a.c., periodic, permanent sau continuu. Obiectivele individuale ale personalului de conducere sunt identice cu cele ale personalului de execuie, ceea ce presupune c obiectivele personalului de conducere nu sunt astfel stabilite i definite nct s acopere funciile managementului, respectiv funciile de planificare, organizare, coordonare, antrenare i control-evaluare. n acest sens, planificarea i repartizarea lucrrilor nu este realizat corespunztor, ct i controlul ierarhic i controlul calitii elaborrii lucrrilor n cadrul serviciului, iar consecina fiind unele aciuni pierdute n instan. Cu privire la repartizarea echilibrat i echitabil a obiectivelor individuale salariailor, n funcie de categorie i grad profesional, s-a constatat c, la nivelul serviciului toi salariaii au funcii superioare de lung durat n specialitatea juridic i n general, complexitatea aciunilor de realizare a acestora crete n funcie de nivelul gradului profesional ocupat. Analiza a pus n eviden i faptul c, obiectivele individuale nu sunt stabilite i repartizate corespunztor salariailor, astfel la gradul profesional de consilier principal, unde exist dou posturi, un post are stabilite un numr de 4 obiective individuale, iar cellalt post are stabilite pe lng cele patru obiective regsite la primul post, definite n aceeai modalitate, nc dou obiective, n condiiile n care cerinele posturilor sunt aceleai, att ca nivel, ct i ca pregtire. Prin modul n care obiectivele individuale au fost formulate, acestea sunt flexibile, respectiv pot fi modificate n funcie de modificrile aprute n prioritile de dezvoltare ale entitii Nu se asigur realizarea integral a angajamentului asumat la nivelul serviciului, respectiv de a sprijini realizarea cu eficien a obiectivelor entitii, iar n condiiile n care obiectivele nu sunt definite clar, nu se garanteaz c resursele utilizate conduc la obinerea rezultatelor ateptate, precum i cu privire la coordonarea i asumarea corespunztoare a rspunderii. Pentru remedierea disfunciilor s-a recomandat identificarea n cadrul fiecrui post de lucru a activitilor i aciunilor realizate potrivit competenelor rezultate din atribuiile definite, gruparea omogen a acestora i definirea obiectivelor individuale ale postului astfel nct prin rezultatele ateptate s se asigure realizarea tuturor activitilor. Totodat obiectivele vor fi stabilite i definite astfel nct s respecte caracteristicile cerinelor SMART, iar activitile repartizate s respecte omogenitatea.
1.6. Funcionalitatea cadrului procedural

1.6.1. Cadrul procedural elaborat descrie toate activitile desfurate n cadrul organizaiei Procedura de lucru nu reflect n toate cazurile cerinele standard cu compartimentele furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate. 303
Compartimentul juridic a elaborat procedura operaional privind introducerea aciunilor n justiie, ns din analiza modului de descriere a activitilor procurate s-a constatat c aciunile descrise nu conduc la realizarea n totalitate a acestora, respectiv: - nu specific modalitatea cui trebuie s se adreseze n vederea depunerii unei cererii de iniierea a unei aciuni n instan i unde trebuie depus cererea. - nu precizeaz dac, modalitatea de elaborare a cererii trebuie s respecte un formular standard, special de completare, dac exist anumite elemente specifice ce trebuie incluse sau respectate n completarea documentului sau o anumit form de prezentare a informaiilor, referitoare la: denumirea instanei n faa creia este depus cererea; numele complet ale reprezentantului, precum i ale prtului; obiectul cererii; valoarea preteniei sau valoarea sumei de recuperat; circumstanele pe se ntemeiaz cererea i probele care atest aceste circumstane; actele juridice pe care se ntemeiaz cererea; preteniile reclamantului; data depunerii cererii i alte informaii necesare n vederea examinrii cauzei. Procedura acoper parial obiectivele care sunt urmrite n procesul de introducere a aciunilor n instan. Aceasta rspunde la ntrebrile: ce? (ntocmire fi de post), cine? (superiorul ierarhic direct al salariatului), cnd? (n diferitele situaii menionate clar n procedur), ct? (n termenele fixate n procedur), dar nu rspunde la ntrebarea cum? (metodologia de derulare a activitilor procedurate). Pentru crearea cadrului procedural adecvat desfurrii activitilor s-a recomandat iniierea de aciuni de revizuire a procedurilor de lucru n sensul completrii corecte a aciunilor necesare care contribuie la realizarea activitilor definite de procedur, ct i clarificarea i definirea responsabilitilor persoanelor cu atribuii de execuie i acelor cu atribuii de conducere n implementarea acesteia. Pentru realizarea obiectivelor trebuie s se asigure un echilibru ntre sarcini, competene (autoritate decizionala conferita prin delegare) i responsabiliti (obligaia de a realiza obiectivele) i s se defineasc procedurile. Pe baza procedurilor, se monitorizeaz existena i funcionalitatea controlului intern, ceea ce ne va da posibilitatea s apreciem dac acesta este integrat n sistemul de management al fiecrei componente structurale a entitii publice, dac intra n grija personalului de la toate nivelurile i dac ofer o asigurare rezonabila atingerii obiectivelor, ncepnd cu cele individuale i terminnd cu cele generale. n prezent n cadrul entitii se desfoar un proces complex de procedurate al activitilor i pn la sfritul anului pentru toate activitile vor fi elaborate proceduri de lucru.
2. Sistemul informaional i raportarea activitilor 2.1. Organizarea sistemului informaional

2.1.1. Conducerea Registrului de coresponden Registrului de intrare/ieire nu este organizat i condus n mod corespunztor n cursul anului 2008, astfel a fost primit, de la forul superior o adres prin care era stabilit structura cadru a modelului de Raport anual de activitate, ce trebuie elaborat, aprobat i transmis, inclusiv a elementelor componente ale fiecrui capitol din coninutul acestuia. Din analiza Registrului de intrare/ieire s-a constatat c documentul menionat nu a fost nregistrat i nici repartizat n vederea elaborrii rspunsului, ceea ce a condus la ntrzierea cu circa o lun de zile a efecturii Raportrii anuale a activitii desfurate Registrul privind litigiile aflate pe rolul instanelor, la poziia 324/2008 apare efectuat o nregistrare a unui dosar aflat n litigiu, ns fr a fi menionat numrul dosarului, cauza la care se 304
refer, ct i prile implicate. Din analiza dosarelor ntocmite i aflate pe rolul instanei, n 2008, nu a fost identificat nici un dosar care s corespund nregistrrii menionate mai sus. Registrul privind aciunile aflate n recurs i apel a fost completat doar cu aciunile iniiate, nu au fost nregistrate termenele ulterioare stabilite de instan pentru judecarea recursurilor i nici soluiile date de instan la fiecare termen de judecat. Consecina a fost : un numr de trei recursuri au fost pierdute n instan deoarece motivele recursului nu fost depuse la instan sau reprezentanii entitii nu a fost prezeni n sala de judecat n vederea susinerii intereselor. Registrul privind aciunile n pretenii este completat, ns documentele menionate nu se regsesc la dosarele constituite. Astfel la poziiile 23 ;75 ;115 ; 245 ; 276 i 312 sunt menionate dosare care au fost puse pe rolul instanei, prin care sunt solicitate anumite pretenii de la tere persoane. n coninutul acestor paragrafe din registru sunt menionate o serie de documente constituite sau existente la dosar. Din examinarea dosarelor respective a rezultat c singurele documente existent la dosar sunt citaiile primite de la instan. Compartimentul a dat viz de radierea din eviden a unor debite insolvabile, ns la dosar nu se regsesc documentele solicitate de procedur. Astfel, dosarele de insolvabilitate nr. 45327/2003 i 43222/2003 apar cu aviz favorabil pentru radierea din eviden a debitelor pentru persoanele respective, ns din analiza dosarului constituit s-a constatat inexistena unor documente prevzute de metodologie (ex. constatrile periodice a strii de insolvabilitate etc.) Registrului privind aciunile pierdute n instan i Registrul privind dosarele de executare aflate n contestaie nu sunt elaborate i ntocmite. ntrzierea n efectuarea raportrilor periodice ctre conducerea entitii i ctre forul superior. Pentru asigurarea unui sistem informaional adecvat la nivelul compartimentului juridic s-a recomandat ntocmirea i conducerea la zi i n mod sistematic a registrelor de eviden, inclusiv prin respectarea coninutului acestora, astfel nct acestea s ofere conducerii informaiile necesare asupra situaiei existente a dosarelor aflate pe rolul instanei. Totodat s-a mai recomandat analiza dosarelor aflate pe rolul instanei i completarea documentelor n cazul n care acestea nu se afl la dosar. 2.1.3. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea este prt . 2.1.4. Gestionarea evidenei aciunilor iniiate de teri i la care entitatea are un interes sau este parte
Din verificarea prin sondaj a Condicii termenelor s-a constatat ca aceasta nu prezint soluiile dispuse de instanele de judecat la fiecare din termenele de judecata stabilite. Analiza a mai pus n eviden faptul c acest registru se completeaz de ctre fiecare consilier juridic, procedura fiind diferit, respectiv: - n unele cazuri registrul este completat la primirea citaiei prin care este consemnat termenul de judecat stabilit de instan i dup prezentarea in instanele de judecata prin care este menionat pe scurt soluia dat de instan; - n alte cazuri registrul este completat, la cteva zile dup ce instana a pronunat hotrrea, att n ceea ce privete termenul de instan, ct i cu privire la soluia dat de instan; - sunt i cazuri n care acest registru nu este completat, sau cazuri n care este completat ori termenul ori soluia dat de instan. Totodat, n ceea ce privete modul de nregistrare si evidenta a termenelor pentru prezentarea in instanele de judecata de ctre consilierii juridici, s-a constatat ca fiecare consilier juridic i 305
nregistreaz termenele la care trebuie sa se prezinte in instana pe coperta dosarului juridic si in agende personale. Inexistenta unor evidente clare si formalizate la nivelul Serviciului Juridic in ceea ce privete nregistrarea termenelor de judecata la care trebuie sa se prezinte fiecare consilier juridic in parte, conduce la imposibilitatea efecturii unei analize la nivelul entitii cu privire la stadiul dosarelor aflate pe rolul instanelor i la o planificare ineficient a activitilor la nivelul compartimentului, datorat lipsei de informaii cu privire la termenele zilnice ale dosarelor aflate pe rolul instanelor. Pentru remedierea disfunciilor constatate s-a recomandat organizarea i conducerea registrului termenelor de ctre seful compartimentului juridic. Exemplificm: citaiile privind termenele de judecat vor fi primite la nivelul serviciului, nregistrate n registru i repartizarea acestora pe baz de semntur, ctre salariaii care rspund de dosarele n cauz. Salariatul care a reprezentat i susinut interesele entitii n instan, va comunica soluia instanei care va fi menionat n registru.
2.2. ntocmirea lucrrilor de sintez i rapoartelor de activitate

2.2.1. Verificarea adecvat a solicitrilor prin interpretarea unitar a reglementrilor i formularea rspunsurilor . 2.2.2. Realizarea rapoartelor periodice i anuale de activitate Compartimentul juridic ntocmete trimestrial Raportul privind aciunile n pretenii i anual Raportul privind aciunile pierdute n instan, ns aceste rapoarte rmn ntocmite la nivelul serviciului, nu sunt transmise spre informare ctre conducerea entitii n vederea avizrii i/sau luarea la cunotin asupra datelor coninute. Rapoartele ntocmite la nivelul serviciului sunt elaborate n vederea comunicrii rezultatelor ctre forul superior. Din analiz s-a constatat c aceste rapoarte sunt ntocmite (spre exemplu Raportul anual de activitate, Raportul privind litigiile aflate pe rol, Raportul privind aciunile n pretenii, Raportul privind debitele incerte de recuperat) i transmise ctre forul superior direct de la nivelul serviciului, fr ca acestea s fie aduse i la cunotina conducerii entitii. Procedura privind formalizarea i transmiterea documentelor elaborate la nivelul serviciului, respectiv transmiterea acestora dup avizarea i aprobarea de ctre conducerea entitii, nu este respectat n totalitate. Astfel Raportul de activitate pe anul 2008, a fost ntocmit i transmis forului superior doar pe baza semnturii efului de serviciu, fr ca acesta s fie semnat i aprobat i de conducerea entitii. n acelai fel s-a procedat i la ntocmirea i transmiterea rapoartelor privind aciunile in pretenii si cel privind aciunile pierdute in instana, acestea fiind transmise structurilor in drept doar cu semntura sefului de serviciu. Pentru remedierea deficienelor s-a recomandat ca toate rapoartele ntocmite la nivelul serviciului s fie avizate de seful de serviciu i prezentate ulterior ctre conducerea entitii n vederea aprobrii. Dup aprobare acestea vor fi transmise ctre utilizatorii de drept, respectiv cei care au solicitat rapoartele i care urmeaz a prelua datele coninute n vederea centralizrii i elaborrii rapoartelor la nivel central. 2.2.3. Efectuarea raportrilor obligatorii ctre forul superior
306

2.3.1. Pstrarea documentelor n cadrul serviciului Cadrul normativ privind activitatea de ndosariere a documentelor n cadrul compartimentului i predarea acestora spre arhivare nu este respectat n totalitate, astfel: - documentele au fost grupate in dosare, care au fost numerotate, nuruite si parafate, ns aceast grupare nu s-a realizat cronologic si sistematic, in cadrul fiecrui exerciiu financiar la care fceau referire documentele. - dosarele coninnd documente justificative si contabile nu sunt pstrate in spatii amenajate in acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor; - evidenta documentelor la arhiva nu este inut cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si micarea acestora in decursul timpului. - n cazurile in care termenul legal de pstrare al unui document a expirat, aceste nu a fost eliminat din arhiva de ctre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite i totodat nu a fost ntocmit un proces-verbal n care s se consemneze documentele eliminate din Registrul de evidenta al arhivei. Pentru pstrarea i arhivarea documentelor n condiiile respectrii cadrului procedural s-a recomandat stabilirea responsabilitilor pe salariai i procedarea la selectarea, ndosarierea i predarea la arhiva instituiei a dosarelor care necesit aceast operaiune. 2.3.2. ndosarierea i transmiterea spre arhivare a documentelor
3. Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice 3.1. Iniierea aciunilor
3.1.1. Primirea n termenul de prescripie a dosarelor pentru formularea aciunilor n instan . 3.1.2. Formularea i declanarea n termen a aciunii Analiza dosarelor, privind cauzele care au determinat anularea n instan a aciunilor formulate, privind exercitarea cilor administrative de atac a pus n eviden c, n unele situaii, acestea au fost respinse pe motiv c nu au fost formulate n cadrul termenului de prescripie. In cadrul compartimentului urmrire debitori nu a existat o evidenta nominal a debitelor restante. Debitele restante au fost nregistrate la data crerii lor n contabilitate i de atunci soldurile au fost preluate periodic n contabilitate, ns fr a se mai urmri i recuperarea acestora. n anul 2008, dup ce conducerea entitii a solicitat efectuarea unui punctaj s-a stabilit lista nominal a debitelor restane, din care o parte aveau o vechime de peste trei ani. Datorit neformulrii, n termen a aciunilor n instan, entitatea se afl n imposibilitatea de a 307
mai recupera unele debite, ceea ce presupune nregistrarea de pierderi n gestiunea patrimonial. Pentru identificarea i prentmpinarea prescrierii de debite este necesar analiza tuturor debitelor pe care entitatea le are de recuperat de la debitori, identificarea celor pentru care nu exist dosare de executare silite constituite i constituirea dosarelor de executare silit. Dosarele constituite de ctre compartimentul de urmrire vor fi transmise serviciului juridic care va iniia i pune pe rol aciunile n instan. n general, n termen de 30 zile de la primirea n forma complet a documentaiei de acionare n instana au fost formulate aciunile i depuse la instan. n multe cazuri la compartimentul juridic iniial se transmitea doar o adres prin care se solicita acionarea n instan a unui debitor, fr a se ataa i documentele justificative, respectiv contracte, facturi, fia contabil analitic cu debitul existent i neachitat etc. Pentru remedierea deficienelor s-a elaborat un formular de constatare i raportare a iregularitilor, care a fost comunicat conducerii entitii cu recomandarea de a dispune efectuarea unei anchete interne prin care s fie stabilite persoanele responsabile , prin nerealizarea sarcinilor de serviciu i dispunerea msurilor legale n vederea recuperrii prejudiciului. Totodat s-a solicitat s se analizeze i identifice n totalitate debitele restante, efectuarea punctajelor cu debitorii prin care s fie confirmate i fie recunoscute acestea i procedarea la iniierea aciunilor n instan n vederea recuperrii debitelor. 3.2.3. Utilizarea tuturor cilor de atac n cazul hotrrilor defavorabile
3.2. Formularea cererii de chemare n judecat

3.2.1. Descrierea corect i complet a dreptului solicitat n instan 3.2.2. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea .. 3.2.4. Formalizarea cererii de chemare n judecat i menionarea persoanei care reprezint instituia ..
3.3. Prezentarea la instan

3.3.1. Pregtirea edinei de instan n unele cazuri, entitatea nu a fost prezent, prin reprezentaii si, la termenele de judecata fixate de instana, n vederea susinerii intereselor, cu toate c procedura era ndeplinit de ctre instan. Aceasta s-a datorat n primul rnd faptului c dosarul se afla n responsabilitatea unui singur salariat, care l administra, iar n al doilea rnd unei slabe urmriri a termenelor de judecat de ctre coordonatorul compartimentului juridic. Pierderea n totalitate sau parial a unor dosare, n special cele care rmn n pronunare, datorit faptului c interesele entitii nu au fost susinute n faa instanelor, a condus la obligarea entitii la plata unor sume de bani ctre teri n mod nejustificat. Pentru remedierea disfunciilor s-a recomandat organizarea i responsabilizarea activitilor n cadrul compartimentului juridic, astfel nct entitatea s fie reprezentat la instan, la toate termenele fixate de ctre aceasta, inclusiv modalitile de preluare a dosarului de ctre un alt salariat, atunci cnd 308
titularul nu poate fi prezent la instan. 3.3.2. Prezentarea dovezilor pe care se sprijin aciunea . 3.3.3. Formularea de concluzii scrise la fiecare termen de judecat
3.4. Formularea aprrilor la aciunile iniiate de teri

3.4.1. Primirea citaiei i informarea conducerii asupra cauzei aflate pe rolul instanei Colaborarea ntre compartimentul juridic i conducerea entitii sau celelalte compartimente funcionale din cadrul entitii nu este una funcional, n sensul c managementul entitii nu este informat cu privire la aciunile intentate de teri i aflate pe rolul instanelor i nu exist un punct de vedere al compartimentelor de specialitate cu privire la cauza aflat pe rolul instanei, astfel nct aprarea s fie bine fundamentat i susinut cu probe i dovezi. ntmpinarea fcut ctre instan la aciunile iniiate de ctre teri se fac n unele cazuri fr a fi informat conducerea entitii i fr a exista o discuie prealabil asupra modului n care va fi realizat i susinut aprarea. n vederea mbuntirii relaiilor ntre compartimentului juridic i conducerea entitii sau celelalte compartimente din cadrul entitii s-a recomandat ca pentru toate aciunile formulate, existente pe rol, ct pentru soluiile date de instan la fiecare termen de judecat, s fie informat conducerea entitii asupra acestora i solicitarea de puncte de vedere de la compartimentele specializate cu privire la condiiile i cauzele care combat aciunea aflat pe rolul instanei. 3.4.2. Constituirea dosarului cauzei Dosarele aflate pe rolul instanelor de judecat nu conin toate documentele emise sau elaborate pe timpul derulrii aciunii n instan. Din analiza dosarelor de instan constituite a rezultat c nu n toate cazurile acestea sunt completate cu documentele emise sau create pe timpul derulrii aciunii la instan, spre exemplu citaiile de prezentare la termene existau depuse la dosar doar n circa 30%, concluziile scrise formulate pentru susinerea intereselor entitii cu toate ca instana solicitase aceasta prin ncheierile pronunate erau depuse la dosar doar n proporie de 60%. Totodat n circa 30% din cazuri la dosarul de instan constituit nu existau depuse hotrrile judectoreti emise de instanele de judecat. Lipsa documentelor la dosar face imposibila o argumentare solid i ntemeiat a dosarului pentru instan, n special cu privire la formularea concluziilor scrise. Pentru o analiz corect a aciuni i formularea de concluzii ntemeiate este necesar analiza tuturor dosarelor aflate pe rolul instanei, urmrirea i identificarea documentelor lips i reconstituirea acestora. Dosarele aflate pe rolul instanei trebuie predate unui coordonatorului serviciului care le va da n gestionare unui responsabil. Persoanele care au n responsabilitate aciunea n instan vor avea obligaia completrii acestuia pe parcurs cu toate documentele, iar primirea documentelor de ctre responsabil se va face pe baza unui registru de intrare.
309
3.4.3. Formularea aciunilor de combatere a tuturor capetelor de acuzare i comunicarea acestora la instan .
3.5. Formularea concluziilor scrise si ntmpinrilor

3.5.1. Dup fiecare termen de instan sunt depuse concluzii sau ntmpinri 3.5.2. Concluziile sau ntmpinrile sunt depuse n termen . 3.5.3. Concluziile i ntmpinrile combat sub toate aspectele susinerile petenilor i pronunrile instanei Aciunile n instana nu sunt susinute prin depunerea concluziilor scrise i a documentelor justificative n toate cazurile, ceea ce a condus la promovarea de ctre instan a unor hotrri nefavorabile n urma crora entitatea a fost obligat la plata unor daune ctre tere persoane, sau pierderea posibilitii de recuperare a unor debite legal datorate entitii. Aceasta s-a datorat lipsei de interes n susinerea intereselor entitii, la care s-a adugat lipsa de experien a persoanelor care reprezint interesele entitii n instanele judectoreti, ct i inexistena documentrii i controalelor exercitate pe niveluri ierarhice. n vederea susinerii complete a intereselor entitii n faa instanelor de judecat s-a recomandat s se formuleze i depun, n cazul tuturor recursurilor formulate la instan i la care entitatea este parte de concluzii scrise prin care s se formuleze corect i motiveze temeinic excepiile, acestea s fie avizate de eful compartimentului din punct de vedere al legalitii motivrii. Totodat pentru toate aciunile aflate pe rolul instanei s se solicite i susin proba cu documente i acestea s fie depuse n termen, urmrirea depunerii acestora s fie realizat de ctre eful compartimentului.
4. Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat; 4.1. Formularea apelului
4.1.1. Apelul este formulat pentru toate erorile materiale ale hotrrii date n prima instan Analiza modului de formulare i declarare a apelului, respectiv la 10 zile de la data comunicrii hotrrii de ctre judectorie, pus n eviden c, n cursul anului 2008, judectoria a pronunat un numr de 56 hotrri nefavorabile entitii, din care pentru 48 trebuia formulat i depus apel n vederea ndreptrii erorilor i obinerii unor hotrri definitive favorabile. Analiznd dosarele pentru care trebuia formulat apel, a rezultat c acesta a fost formulat n toate cazurile, ns n junele cazuri apelul a fost formulat i depus cu ntrziere, respectiv cu peste 10 zile de la comunicarea hotrrii atacate cu apel, iar n alte cazuri apelul a fost formulat i depus n termen dar nu l-a motivat i susinut la termenul de judecat, fapt ce a condus la respingerea acestuia n instan. Formularea i depunerea cu ntrziere sau nemotivarea apelurilor s-a datorat inexistenei unor proceduri scrise i formalizate care s conin activiti de control i responsabilitate pe nivelele de execuie, coroborat cu lipsa urmrii aciunilor aflate pe rolul instanei de ctre la nivelul conducerii compartimentului i lipsa de experien a persoanelor care susin cauzele entitii n instanele 310
judectoreti. Pentru eliminarea disfunciunilor s-a recomandat urmrirea la nivelul sefului compartimentului a tuturor hotrrilor nefavorabile pronunate n prim instan, analiza acestora i stabilirea persoanelor din subordine care s formuleze apelul. Apelul i motivarea apelului va fi avizat de eful compartimentului, care va urmri i depunerea acestuia i deciziile instanei. Aceste atribuii vor fi formalizate n fiele posturilor. Totodat s-a mai recomandat analiza cauzelor care au determinat depunerea cu ntrziere a apelurilor pentru hotrrile nefavorabile i stabilirea msurilor legale, inclusiv de implementare de instrumente de control adecvate, ct i eventual de recuperare a debitelor dac sunt stabilite persoane responsabile de nerealizarea sarcinilor de serviciu. 4.1.2. Cererea de apel prezint i descrie hotrrea atacat . 4.1.3. Apelul este susinut de dovezile i probele justificative
4.2. Formularea recursului

4.2.1. Recursul este formulat n termen Formularea i depunerea recursului ct i a motivrii acestuia nu a fost realizat n toate cazurile n termen. Astfel n cursul anului 2008, instana a respins un numr de 5 recursuri formulate de entitate pe motiv c acestea a fost formulate i depuse cu ntrziere, respectiv dup expirarea termenului legal. Hotrrile atacate cu recurs au fost formulate mpotriva unor hotrri nefavorabile, pronunate de instan i prin care obliga entitatea la plata sau restituirea incorect de diferite sume de bani sau penaliti. Citaiile privind termenele de judecat au fost primite n termen, ns acestea nu au fost repartizate, ntotdeauna, de ctre seful compartimentului juridic salariailor n vederea formulrii actelor procedurale n vederea contestrii hotrrilor nefavorabile. Dosarele au fost repartizate ctre doi salariai nou angajai, care nu au fost urmrii asupra modului de formulare i depunere a recursului, salariaii n cauz nu au avut la dispoziie nici o procedur de lucru prin care s fie reglementat activitatea de formulare i depunere a recursurilor mpotriva hotrrilor nefavorabile. Pentru remedierea disfunciilor s-a recomandat ca toate citaiile primite de la instan s fie primite i repartizate de ctre eful compartimentului juridic salariatului care gestioneaz cauza respectiv n termen util, n vederea formulrii recursului. Recursul s fie nsoit n toate cazurile de motivarea acestuia i avizat nainte de transmitere la instan de ctre eful structurii. Recursurile respinse n instan pe motiv c nu au fost depuse n termen vor fi analizate la nivelul managementului, stabilite cauzele care au condus la nedepunerea n termen a recursului i luarea msurilor legale, inclusiv de recuperare a sumelor pierdute dac se stabilete c aceasta se datoreaz nerespectrii sarcinilor de serviciu de ctre salariai. 4.2.3. Motivele recursului fac referire la toate greelile instanei cu privire la hotrrea dat 311
4.3. Formularea contestaiei n anulare

4.3.1. Contestaia n anulare este formulat n termen .. 4.3.2. Formularea contestaiei n anulare pentru toate hotrrile nefavorabile irevocabile la care exist motive ce nu au fost invocate pe calea apelului sau recursului Instana a respins unele proceduri de atac sau contestare a hotrrilor judectoreti nefavorabile entitii ca urmare a utilizrii sau motivrii incorecte a acestora n comparaie cu obiectul combtut sau contestat. Exemplificm: Prin cererea de sesizare a Judectoriei din 26.05.2006 entitatea a formulat contestaie n
anulare invocnd ca temei de drept dispoziiile art. 317 C.pr.civ. In motivarea cererii recurentele contestatoare au artat c solicit desfiinarea sentinei civile nr. 1418/2006 pronunata de Judectorie n dosar nr. 1258/2006 ca urmare a faptului c aceasta nu le-a pus n vedere s achite suma datorat ca tax judiciar de timbru aa cum cer dispoziiile art. 20 alin. 2 din Legea nr. 146/1997. Totodat n cerere precizeaz c sentina a rmas irevocabil, iar motivul netimbrrii nu a putut fi invocat pe calea recursului, recurs ce nu a fost exercitat ntruct sentina nu a fost comunicat. Prin sentina civila nr. 4232/2006 Judectoria a respins contestaia n anulare formulata de entitate mpotriva SC B SRL, ca nentemeiata. Pentru a pronuna aceasta sentina instana de fond a reinut c nu sunt ndeplinite condiiile impuse de art. 317 C.pr.civ. pentru c instana s-i poat retracta propria hotrre, contestatorii neformulnd recurs mpotriva sentinei civile nr. 1418/2006 a Judectoriei pronunata n dosar nr. 1258/2006, sentina care le-a fost comunicat. mpotriva acestei hotrri entitatea a declarat recurs considernd-o netemeinic i nelegal n sensul admiterii cererii avnd ca obiect contestaia n anulare i anularea sentinei nr. 1418/2006, cauza urmnd a fi rejudecat n fond. n motivarea recursului se precizeaz c, prin cererea de contestaie n anulare s-a solicitat anularea sentinei nr. 1418/2006 pentru neregularitatea procedural a netimbrrii care este o greeal material n sensul c instana nu i-a ndeplinit obligaiile din art. 20 si art. 15 din Legea nr. 146/1997 de a pune n vedere parilor s achite taxa. Analiznd sentina prin prisma motivelor de recurs invocate, ct i n lumina dispoziiilor art. 304/1 C.pr.civ., tribunalul urmeaz s constate c recursul este nefondat. In motivarea deciziei, Tribunalul precizeaz c contestatoarea a solicitat n baza dispoziiilor art. 317(1.1) C.pr.civ. s se dispun anularea sentinei civile nr. 1418/23.03.2006, sentina prin care Judectoria a admis excepia invocat de intimat i a anulat cererea introdus de cele dou contestatoare, ca netimbrat. Hotrrea Judectoriei a fost comunicat conform dovezilor de primire i procesului verbal de predare, filele 59-60 dosar nr. 1258/2006. Totodat, mai precizeaz c, din coninutul cererii de contestaie n anulare rezult c aciunea a fost anulat ca netimbrat, ntruct s-a adus la cunotina obligaia de plata a taxei judiciare de timbru, ns Judectoria a reinut c solicitarea putea fi analizat numai dac aceasta declara recurs mpotriva sentinei nr. 1418/2006 i nu pe calea contestaiei n anulare. Astfel prin decizie, Tribunalul mprtete acest punct de vedere atta timp ct legiuitorul a dat posibilitatea atacrii cu contestaie n anulare a hotrrilor irevocabile pentru anumite motive cu condiia ca acestea s nu poat fi invocate pe calea apelului sau recursului. Ori, din lucrrile dosarului de fond nr. 1258/2006 n care s-a pronunat sentina nr. 1418/2006, atacat cu contestaie n anulare, rezult c aceast sentina a fost comunicat prilor din proces i putea fi atacat cu recurs aa cum cer dispoziiile art. 402 C.pr.civ. In aceste condiii Tribunalul decide c, cererea avnd ca obiect contestaia n anulare formulat nu ndeplinete condiiile impuse de art. 317(1) C.pr.civ. aa cum a fost modificat prin OUG nr. 128/2002, situaie corect reinut de instana de fond i care impune conform art. 312 C.pr.civ. respingerea recursului ca nefondat.
Pentru formularea corect a contestaiei n anulare mpotriva hotrrilor judectoreti nefavorabile date prin necitarea legal a entitii, sau citarea prezint viciu de procedur, dup fiecare 312
termen de judecat, decizia instanei va fi prezentat coordonatorului compartimentului juridic, care, mpreun cu responsabilul desemnat s rspund pentru dosarul respectiv, vor analiza i vor stabili modalitatea viitoare de aciune, aceasta fiind menionat i n Registrul de eviden al dosarelor aflate pe rolul instanei. 4.3.3. Contestaia n anulare este motivat corespunztor i complet .
4.4. Solicitarea revizuirii hotrrii judectoreti

4.4.1. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat n termen .. 4.4.3. Solicitarea revizuirii hotrrii este realizat pentru toate cazurile de erori n legtur cu starea de fapt stabilit ntr-o hotrre definitiv 4.4.3. Cererea de revizuire este motivat corespunztor i complet ..
4.5. Formularea recursului n interesul legii

4.5.1. Memoriile sunt bine fundamentate i adresate procurorului general sau ministrului justiiei n cazurile n care instana nu a procedat la interpretarea i aplicarea unitar a legii, nu s-a procedat la introducerea recursului n interesul legii. Exemplificm: 1. Prin decizie nr. 23/2007 conducerea entitii a dispus imputarea sumei de 230.500 lei,
de la salariatul Popescu Ion, ca urmare a crerii de prejudicii n dauna entitii prin svrirea faptei privind nerespectarea sarcinilor de serviciu. Acest prejudiciu a fost recunoscut de debitor, care a i achitat o parte din debit, respectiv sume de 113.000 lei. Debitorul, n cadrul termenului legal contest decizia de imputaie i solicit n afara anulrii debitului i dobnzi de penalizare i daune morale. Instan n urma judecrii cauzei dispune anularea deciziei de imputare i implicit a debitului stabilit, dispune restituirea sumei de 113.000 lei de ctre entitate i obligarea entitii la plata sumei de 2.354 lei dobnzi calculate pentru perioada de la plata sumei i pn la data hotrrii judectoreti i daune morale n sum de 78.500 lei. mpotriva acestei entitatea exercit cile de atac legale ns acestea sunt respinse de instan i meninut hotrrea judectoriei. 2. Dosar 3623/2007, cu acelai obiect, instana a respins cererea debitorului referitoare la daunele morale. Analiza dosarului a pus n eviden faptul c exercitarea cilor de atac s-a fcut incorect, deoarece pn n prezent nu s-a formulat recurs n interesul legii, avnd n vedere urmtoarele: 3. In practica instanelor judectoreti, s-a constatat c nu exist un punct de vedere unitar n legtura cu aplicarea dispoziiilor art. 269 alin. (1) din Codul muncii in soluionarea litigiilor de munca n cadrul crora salariaii solicita s le fie acordate daune morale. Astfel, unele instane s-au pronunat n sensul c acordarea de daune morale n cadrul litigiilor de munc este admisibil pe motiv c prevederile art. 998 si 999 din Codul civil, referitoare la rspunderea delictual pentru prejudiciul cauzat, avnd caracter de lege general n raport cu dispoziiile Codului muncii, le completeaz pe acestea. Alte instane, dimpotriv, au considerat c acordarea de daune morale este admisibil numai n msura n care n cuprinsul contractului colectiv de munc sau al contractului individual de munc au fost incluse clauze exprese n acest sens. Potrivit art. 269 alin.1 i art. 270 alin.1 din Codul muncii, rezulta voina neechivoc a legiuitorului c rspunderea patrimonial a angajatorului i a salariailor s nu poat fi stabilit dect pentru pagube materiale,
313
iar nu i n cazul daunelor morale. Daunele morale pot fi pretinse potrivit Codului civil numai n cadrul rspunderii civile delictuale. Potrivit reguli dreptului comun n materia rspunderii contractuale, potrivit creia daunele morale pentru prejudiciul nepatrimonial suferit nu pot fi stabilite, in cadrul unei asemenea rspunderi, dect cu titlu de excepie, nseamn c acordarea lor nu este posibil dect n cazul cnd exist o dispoziie legal care le prevede sau atunci cnd s-a stipulat expres n contractul ncheiat. Totodat n temeiul rspunderii patrimoniale a angajatorului, astfel cum este reglementat n art. 269 alin. (1) din Codul muncii, pot fi acordate daune morale salariailor numai n ipoteza n care legea le prevede ori au fost nserate n contractul colectiv de munc sau n contractul individual de munc anumite clauze referitoare la rspunderea angajatorului i pentru asemenea daune. n consecin, n temeiul dispoziiilor Legii nr. 304/2004 privind organizarea judiciar, precum i ale Codului de procedura civil, trebuia s se introduc recurs n interesul legii i s se solicite ca, in cadrul litigiilor de munca privind atragerea rspunderii patrimoniale a angajatorilor potrivit art. 269 alin. (1) din Codul muncii, daunele morale pot fi acordate salariailor numai n cazul n care legea, contractul colectiv de munca sau contractul individual de munca cuprinde clauze exprese n acest sens.
Pentru remedierea disfunciilor s-a recomandat analiza tuturor dosarelor de instan i urmrirea n cazurile n care instana a pronunat hotrri nefavorabile entiti, dac exist hotrri date prin neaplicarea unitar a legii. Toate aceste cazuri identificate, vor fi analizate i formulat, dac sunt ntrunite condiiile necesare, inclusiv de ncadrare n termen, a recursului n interesul legii.
4.6. Solicitarea ordonanei prezideniale

4.6.1. Este folosit corect i n toate situaiile n cadrul procedurilor de executare Contestaiile n vederea combaterii msurilor asiguratorii solicitate de teri n dauna entitii nu sunt susinute temeinic n faa instanelor de judecat. Exemplificm: n urma aciuni formulate n instan mpotriva SC XYZ SRL, entitatea obine hotrre
judectoreasc, care rmne definitiv, prin care debitoarea este obligat la plata sume de 755.500 lei, reprezentnd obligaii de plat neachitate i dobnzii calculate. Hotrrea judectoreasc a fost investit cu formul executorie i transmis n vederea executori. La compartimentele de specialitate se ntocmete dosarul de executare i se solicit executarea bunurilor urmribile ale debitorului. Executori procedeaz la identificarea i sechestrarea bunurilor urmribile ale debitorului, bunuri care sunt sechestrate i stabilit termen de organizare a licitaiei. Debitorul, nainte ca bunurile s-i fie scoase la licitaie, solicit suspendarea executrii silite printr-o ordonan prezidenial. Motivarea cereri introduse a fost bazat pe faptul c bunurile sechestrate au devenit proprietatea debitorului ulterior crerii debitului i ca atare nu pot fi executate. Avnd n vedere condiiile specifice de judecare a ordonanei prezideniale, cererea debitorului este admis, instana suspendnd prin ordonan prezidenial procedura de executarea silit instituit. mpotriva ordonanei prezideniale entitatea formuleaz contestaie, ns n motivarea acesteia nu este combtut captul de acuzare, respectiv prevederea codului civil potrivit creia se pot executa orice bunuri urmribile aflate n patrimoniul debitorului la data realizrii procedurii de executare silit, aceasta nefiind condiionat de faptul c existau sau nu n patrimoniu la data la care creana a devenit eligibil. Motivarea contestaiei este bazat pe argumentarea i susinerea necesitii continurii executrii silite pentru recuperarea debitului. Deoarece prin contestaie nu sunt aduse elemente noi care s schimbe opinia instanei, aceasta respinge contestaia i menine ordonana prezidenial.
Aplicarea necorespunztoare a cilor de atac la ordonan prezidenial s-au datorat inexistenei unor proceduri de lucru formalizate prin care s fie reglementat aciune n instan prin solicitare de ordonan prezidenial, coroborat cu neurmrirea dosarelor de ctre eful compartimentului juridic, ct i lipsa de experien a persoanelor care susin cauzele entitii n instanele judectoreti. 314
Pentru reglementarea disfunciilor s-a recomandat analiza tuturor dosarelor aflate pe rolul instanei, a obiectului aciunii formulate i a preteniilor solicitate n cadrul fiecrei aciuni i stabilirea celor la care exist pericolul nstrinrii patrimoniale i la care este necesar dispunerea de msuri asiguratori. n toate aceste cazuri vor fi iniiate aciuni n instan, prin care se va solicita pe calea ordonanei prezideniale dispunerea de ctre instan de msuri vremelnice prin instituirea de msuri asiguratorii astfel nct entitatea s-i poat recupera creanele. 4.6.2. Cererea de solicitare a ordonanei prezideniale este motivat complet i la obiect .. 4.6.3. Contestaia mpotriva ordonanei prezideniale instituite de teri combate punctual i argumentat capetele de acuzare 4.7. Depunerea cererii reconvenionale 4.7.1. Formularea i depunerea cererii reconvenionale pentru aciunile intentate de teri i la care suntem ndreptii s solicitm pretenii de la persoanele n cauz .. 4.7.2. Preteniile nscrise n cerere sunt reale i certe .
5. Analiza dosarelor pierdute n instan

5.1. Analiza cauzelor care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate 5.1.1. Identificarea aciunilor pierdute n instan .. 5.1.2. Stabilirea pentru fiecare aciune pierdut a cauzelor care au stat la baza deciziei de respingere de ctre instan Interesele entitii nu au fost susinute adecvat n faa instanelor de judecat, respectiv nu au fost depuse ntmpinri care s cuprind excepiile de la procedur, explicarea detaliilor, formulri la obiect, rspunsul la toate capetele de acuzare etc. Exemplificm: dosar nr. 3390/2008 aciune formulat de un salariat asupra deciziei de ncadrare - compartimentul juridic nu a depus in instana ntmpinarea si alte acte doveditoare, dei judectoria a amnat la dou termene pronunarea pe motiv de prezentare a probelor i dovezilor de ctre pri. Reprezentanii entitii nu au depus la instan documentele justificative privind nivelul postului scos la concurs i procesele verbale privind organizarea i desfurarea concursului de recrutare i in cele din urma judectoria a admis recursul prtului si a anulat decizia de ncadrare i a dispus ncadrarea pe o treapt superioar n funcie de vechimea n munc a salariatului. Susinerea in instana a intereselor entitii nu a fost realizat prin combaterea tuturor capetele de acuzare. Exemplificm: dosar nr. 3345/2008 judectoria a pronunat o hotrre prin care pe lng anularea amenzii contravenionale solicitate de reclamant a dispus si obligat entitatea la plata unor dobnzi ctre acesta calculate de la data la care aceasta a pltit amenda contravenional i pn la data restituirii acesteia. Aceste dobnzi stabilite nelegal nu erau prevzute de nici un act normativ i nici nu au fost 315
solicitate de reclamant. Reprezentantul entitii, care a avut in responsabilitate cauza respectiv, nu a contestat aceste dobnzi, formulnd i motivnd recursul doar pentru amenda contravenionala, situaie in care judectoria a admis recursul i a dispus anularea n parte a hotrrii date de prima instan de judecat, respectiv doar cu privire la amenda contravenional. Aciunile naintate iniial la instan au fost formulate n scris, unde s-a detaliat doar aspectul pentru care se introduce aciunea, ulterior fiind prezentate n instan, pe parcursul judecrii cauzei, i celelalte documente n susinerea cauzei. Analiza cauzelor pierdute a pus n eviden c acestea s-au datorat faptului c pentru edinele de instan planificate au fost formulate doar concluzii verbale, instana reinnd n hotrrile emise doar aspectele prezentate verbal de consilierii juridici. De asemenea, unele cauze au fost pierdute, prin declararea apelului cu ntrziere, datorita insuficientei personalului din cadrul serviciului, care nu a fost capabil s susin toate aciunile n instana. Prin nedepunerea de concluzii scrise sau struine n susinerea intereselor, instana adopt hotrri nefavorabile n urma crora entitatea este obligat n mod nejustificat la plata unor daune ctre tere persoane. Pentru eliminarea disfunciilor s-a recomandat urmrirea fiecrui dosar aflat pe rolul instanei i a fiecrui termen de judecat stabilit de instan de ctre eful compartimentului juridic cu privire la modul n care sunt formulate concluziile scrise, modul cum sunt susinute interesele n faa instanelor i cum sunt administrate i prezentate probele i dovezile n susinerea cauzelor. 5.1.3. Evaluarea consistenei concluziilor scrise i ntmpinrilor formulate la aciunile pierdute .. 5.1.4. Combaterea sub toate aspectele a cauzelor .. 5.2. Solicitarea declanrii lichidrii judiciare 5.2.1. Solicitarea lichidrii judiciare pentru debitorii insolvabili .. 5.2.2. nscrierea la masa credal cu toate debitele Debitele ce se nscriu la masa credal sunt actualizate la zi i confirmate pe baz de semntur de ctre compartimentele n drept. Lipsa unui sistem de control intern eficient, respectiv a unei colaborrii ntre compartimentul juridic i celelalte compartimente din cadrul entitii, respectiv cele care rspund de evidena i recuperarea debitelor curente i restante, poate crea disfunciuni n declararea i nscrierea corect a debitelor la masa credal. Din analiza dosarelor cuprinse n eantion au rezultat c debitele nscrise la masa credal nu sunt corecte. Respectiv la masa credal au fost nscrise debitele aflate n executare silit i nerecuperate prin valorificarea bunurilor urmribile, existente la data declanrii procedurii de executare silit. Debitele create dup declasarea procedurii de executare silit, deci necuprinse n executare silit nu au fost nscrise la masa credal urmare solicitrii i declanrii procedurii lichidrii judiciare i falimentului. Pentru recuperarea n totalitate a debitelor prin procedura lichidrii judiciare i a falimentului este necesara solicitarea procedurii de lichidare judiciar s fie iniiat de compartimentele care rspund de colectarea i ncasarea debitelor restante i compartimentele care rspund de executare silit. Aceste compartimente dup constatarea inexistenei bunurilor urmribile n patrimoniul debitorului, va solicita 316
situaia debitelor restante la zi i va ntocmi dosarul privind solicitarea lichidrii judiciare, atand la acesta toat documentaia necesar. Documentaia constituit va fi transmis compartimentului juridic care va solicita i pune aciunea de lichidare judiciar i faliment pe rol. La solicitarea lichidatorului privind nscrierea debitelor la masa credal, va solicit aceste debite la zi de la compartimentul de eviden pe baza de adres aprobat de conducerea entitii, dup primire va proceda la nscrierea lor la masa credal n dosarul respectiv. 5.2.3. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile
6. Obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare

6.1. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie 6.1.1. Investirea hotrrilor definitive cu formul executorie In unele cazuri au fost obinute hotrri judectoreti definitive, dar nu au fost investite cu formul executorie i n consecina nu au fost valorificate, pentru o parte din debitele de recuperat ctigate n instan s-a pierdut dreptul de recuperare a lor, pe motiv c acesta s-a prescris. Pentru eliminarea acestei disfuncii s-a recomandat inventarierea tuturor hotrrilor judectoreti rmase definitive i ale cror debite obinute n instan nu au fost recuperate i urmrirea dac acestea au fost investite cu formul executorie i transmise compartimentelor de specialitate n vederea valorificrii. n cazul celor care nu au fost investite se va proceda la investirea lor cu formul executorie i vor fi transmise compartimentelor de specialitate n vederea punerii n aplicare. Totodat n cazul hotrrilor judectoreti rmase definitive, ns la care dreptul de a mai solicita recuperarea debitelor obinute n instan a fost prescris, ca urmare a nepunerii acestora n practic, s-a recomandat s se procedeze la stabilirea persoanelor responsabile i dispunerea msurilor de recuperare a debitelor. 6.1.2. Punerea n practic a hotrrilor definitive In cadrul serviciului exista o procedur de investire in termen a hotrrilor judectoreti definitive, care precizeaz c, dup primirea hotrrii judectoreti definitive i nregistrarea acestei n registrul de evidena, coordonatorul compartimentului deleag un salariat pentru obinerea investirii acesteia. Dup investire i primire a hotrrii aceasta este descrcat n registru i transmis n vederea valorificrii. ns sunt i cazuri n care hotrrilor judectoreti definitive i irevocabile nu au fost investite cu formul executorie i nu au fost transmise spre valorificare executorilor judectoreti, n prezent dreptul de a solicita recuperarea debitelor fiind prescris. In cazurile respective hotrrea a fost depusa la dosarul aciunii, dar aceasta nu a fost nregistrata n Registrul de intrri/ieiri i n acest fel nu a fost urmrita. eful serviciului nu a verificat i nu a analizat cauzele aflate pe rol sau cele soluionate conform atribuiilor de serviciu. Practic generalizat este de a obine hotrri judectoreti definite, ns exist dezinteres n investirea acestora cu formul executorie i punerea lor n practic prin ntocmirea dosarului de executare silit. Astfel n cadrul eantionului selectat, s-a constatat c 5 din 8 hotrri nu au fost investite cu formula executorie n termen. In acest fel hotrrile judectoreti respective nu au fost valorificate, dei erau definitive, iar pentru unele chiar s-a pierdut termenul de recuperare prin prescripie. Remedierea disfuncionalitilor trebuie realizat prin analiza tuturor hotrrilor definitive obinute i urmrirea dac acestea au fost valorificate. n cazul n care debitele nu au fost recuperate se va solicita 317
ntocmirea dosarului de executare silit i recuperarea n totalitate a debitului prin valorificarea bunurilor urmribile ale debitorului. Totodat se vor analiza i debitele restante, se va urmri dac exist hotrrii definitive obinute i dac au fost constituite dosare de executare silit, n caz contrar se vor constitui dosare de executare silit i proceda la executarea bunurilor urmribile ale debitorului. 6.2. Executarea hotrrilor judectoreti investite cu formul executorie 6.2.1. Solicitarea executrii hotrrilor investite n vederea recuperrii Debitelor 6.2.2. Urmrirea valorificrii n totalitate a hotrrilor judectoreti investite Bunurile urmribile ale debitorilor nu au fost identificate i sechestrate, n totalitate, n vederea recuperrii, debitelor pe care acetia le datoreaz entitii. n cazurile n care debitele nu sunt recuperate n totalitate, iar debitorii nu mai dein bunuri urmribile nu se procedeaz i la iniierea de aciuni n instan n vederea atragerii rspunderii administratorilor. Compartimentele de specialitate nu au procedat la efectuarea de verificri prin care s se urmreasc dac debitorii au sau nu bunuri patrimoniale urmribile. Pentru eliminarea disfunciunii s-a recomandat ca nainte de a se ntocmi dosar de insolvabilitate s se urmreasc dac debitorul mai deine i alte bunuri urmribile sau a dobndit noi bunuri urmribile. Urmrirea acestor aspecte se va realiza pe o perioad de cel puin trei ani. n cazul n care debitele nu sunt recuperate n totalitate se va proceda la aplicarea , n termen, a tuturor procedurilor legale, inclusiv lichidarea judiciar sau atragerea rspunderii administratorilor.
7. Avizarea documentelor organizaiei

7.1. Avizarea actelor cu caracter juridic 7.1.1. Avizarea proiectelor de contracte .. 7.1.2. Avizarea documentelor emise de entitate cu implicaii juridice Avizarea documentelor interne emise de entitate se face, de ctre compartimentul juridic, fr respectarea i urmrirea n totalitate a cerinelor obligatorii, ce trebuie avute n vedere la avizare, respectiv de legalitate i conformitate, astfel: - avizarea deciziilor de angajare a personalului fr a urmri conformitatea datelor din dosarele de concurs cu procesul verbal de organizare a concursului i datele nscrise n decizia de angajare n funcie; - avizarea deciziilor de sancionare fr a urmri dac ancheta este realizat de comisia de disciplin i dac propunerea de sancionare este formulat de ctre aceasta i dac este corect aplicat de ctre conductor; - exist cazuri n care entitatea a emis documente sau acte interne cu implicaii juridice i care nu au fost avizate pentru conformitate i legalitate de ctre compartimentul juridic. Avnd n vedere multitudinea dosarelor aflate pe rolul instanei, ct i gradul de ncrcare foarte mare cu dosare pe salariat din cadrul compartimentului juridic, acetia au acordat o superficial atenie la 318
urmrirea condiiilor de legalitate i conformitate cu ocazia avizrii documentelor emise de entitate i transmise compartimentului pentru avizare. Pentru eliminarea disfunciunilor s-a recomandat stabilirea de responsabiliti pentru salariaii compartimentului juridic n vederea avizrii documentelor interne emise de organizaie cu implicaii juridice i elaborarea unei proceduri de lucru scrise cu privire la condiiile i aspectele ce trebuie avute n vedere pentru a se putea acorda avizul de legalitate i conformitate la actele interne emise de entitate cu implicaii juridice. 7.2. Avizarea documentelor cu implicaii financiare 7.2.1. Avizarea anulrii/radierii debitelor nerecuperabile .
III. CONCLUZII
Echipa de auditori pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea privind activitatea juridic din entitatea auditat conform grilei:
NR. CRT. OBIECTIVUL Procesul de organizare i funcionare a structurii auditate Sistemul informaional i raportarea activitilor Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice; Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat; Analiza dosarelor pierdute n instan; Obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare; Avizarea documentelor organizaiei FUNCIONA L APRECIERE DE MBUNTIT
CRITIC
1. 2. 3.
X X X X X X X X
4. 5. 6. 7. 8.
Recomandare generala
Precizm, faptul c constatrile prezentate au la baz probe de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori i nsuite de ctre factorii de management ai entitii. Aceste evaluri au la baz discuiile care au avut loc cu privire la recomandrile auditorilor n edinele de nchidere i conciliere ale misiunii, apreciate de ctre participanii la aceste edine, ca fiind realiste i fezabile, i materializate n minutele edinelor de nchidere i conciliere. Considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea Juridic c se nscrie n parametri normali pentru aceast perioad de introducere a auditului intern n entiti. De asemenea, prin implementarea recomandrilor echipei de auditori activitatea juridic va cunoate o ameliorare semnificativ. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul 319
implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. Prezentul Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a obiectelor auditabile selectate, a Programului de audit i a Programului de intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate n timpul etapei de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul Intervenie la fata locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, interviuri, liste de control, note de relaii si in urma analizei si interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRIuri care au condus la concluziile cuprinse in Raportul de audit intern.
Auditorii, Tomescu Viorel Stnescu Ioana
Supervizor, Cristescu Gabriel
Not: Raportul de audit intern concretizeaz activitatea auditorilor interni prin prezentarea cadrului general de desfurare a activitii entitii, obiectivelor, constatrilor, concluziilor i recomandrilor obinute n urma misiunii realizate, ct i aria i metodologia de audit, tehnicile de colectare i de analiz a dovezilor de audit utilizate. La elaborarea Raportului de audit intern, auditorul folosete dovezile de audit raportate n Fiele de Identificare i Analiza a Problemelor i n Formularul de Constatare i Raportare a Iregularitilor i n celelalte documente de lucru. Raportul de audit intern trebuie s fie complet, exact, obiectiv, convingtor, clar i concis.
320
Procedura P15:
ELABORAREA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
SINTEZA
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN I. INTRODUCERE
Misiunea de audit intern privind activitatea juridic din cadrul entitii publice s-a desfurat conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, Normelor specifice aprobate de conducere si a Planului de audit intern pe anul 2006, si a fost realizata de: - Tomescu Viorel, auditor intern, coordonator misiune; - Stnescu Ioana, auditor intern - Cristescu Gabriel, supervizor.
II. CONCLUZII
Nr. crt. Obiective Funcional
Procesul de organizare i funcionare a structurii organizatorice Sistemul informaional i raportarea activitilor Susinerea intereselor organizaiei n raporturile cu autoritile i instituiile publice sau alte persoane fizice sau juridice; Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat; Analiza dosarelor pierdute n instan; Obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare; Avizarea documentelor organizaiei
Apreciere De mbuntit
Critic
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
X X X X X X X X
Recomandare generala
III. CONSTATARI SI RECOMANDARI

Principalele constatri i recomandri reieite din evaluare: 1.Constatare: Obiectivele generale definite nu acoper obiectivul strategic, iar n baza lor nu sunt dezvoltate obiective specifice care s conduc la un rezultat ateptat. Recomandri: Analiza politicilor de dezvoltare ale entitii i redefinirea obiectivelor generale, astfel nct s fie definite n termeni de impact, s fie realiste, stimulatoare i nelese de salariai. Pe baza 321
obiectivelor generale s se dezvolte i defineasc obiectivele specifice la nivelul serviciului, astfel nct acestea s cuprind activiti omogene, s conduc la un rezultat ateptat, exprimat n indicatori de performan. 2.Constatare: Activitile desfurate la nivelul serviciului nu au fost corect identificate i ataate obiectivelor, iar aciunile definite activitilor nu asigur realizarea acestora n totalitate. Recomandri: Analiza activitilor desfurate la nivelul serviciului i redefinirea acestora astfel nct s exprime aciuni concrete materializate n rezultate msurabile i acestea s acopere i s conduc la realizarea obiectivelor. 3.Constatare Obiectivele stabilite n sarcina salariailor serviciului nu au caracter individual, nu asigur n totalitate realizarea obiectivelor specifice i nu respect caracteristicile SMART. Recomandri: Identificarea n cadrul fiecrui post de lucru a activitilor i aciunilor realizate potrivit competenelor rezultate din atribuiile definite, gruparea omogen a acestora i definirea obiectivelor individuale ale postului astfel nct prin rezultatele ateptate s se asigure realizarea tuturor activitilor i s respecte caracteristicile cerinelor SMART. 4.Constatare: Procedura de lucru nu reflect n toate cazurile cerinele standard cu compartimentele furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate. Recomandri: Iniierea aciunilor de revizuire a procedurii de lucru n sensul completrii corecte a aciunilor necesare care contribuie la realizarea activitii definite de procedur, ct i clarificarea i definirea responsabilitilor persoanelor. 5.Constatare: Nerespectarea cerinelor de elaborarea registrelor de eviden, cu privire la forma i coninutul acestora i a datelor i informaiilor coninute. Recomandri: ntocmirea i conducerea la zi i n mod sistematic a registrelor de eviden, astfel nct acestea s ofere conducerii informaiile necesare asupra situaiei existente a dosarelor aflate pe rolul instanei. 6. Constatare: Condica termenelor nu este completata corespunztor. Recomandri: Organizarea i conducerea registrului termenelor de ctre seful compartimentului juridic. 7. Constatare: Neaprobarea si neavizarea rapoartele i lucrrile de sinteza elaborate de ctre managementul general. Recomandri: Toate rapoartele ntocmite la nivelul serviciului vor fi transmise utilizatorilor de drept numai n condiiile n care acestea au fost avizate de seful de serviciu i aprobate de conducerea entitii. 8. Constatare: Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de ndosariere a documentelor n cadrul compartimentului i predarea acestora spre arhivare . Recomandri: Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate. 9. Constatare: Formularea aciunilor n instana cu ntrzierea, ceea ce a condus la prescripia dreptului de a mai solicita recuperarea debitelor. Recomandri: Dispunerea unei anchete interne prin care s fie stabilite persoanele responsabile , prin nerealizarea sarcinilor de serviciu i dispunerea msurilor legale n vederea recuperrii prejudiciului. Analiza n totalitatea a debitelor restante, efectuarea punctajelor cu debitorii restani prin care s fie confirmate i recunoscute datoriile i procedarea la iniierea aciunilor n instan n vederea recuperrii debitelor. 322
10. Constatare: Nereprezentarea in instana la termenele de judecata. Recomandri: Organizarea i responsabilizarea activitilor n cadrul compartimentului juridic, astfel nct entitatea s fie reprezentat la instan, la toate termenele fixate de ctre aceasta, inclusiv modalitile de preluare a dosarului de ctre un alt salariat, atunci cnd titularul nu poate fi prezent la instan. 11. Constatare: Nu exist o colaborare ntre compartimentul juridic i conducerea entitii sau celelalte compartimente funcionale din cadrul entitii Recomandri: Informarea conducerii entitii asupra tuturor aciunilor intentate de teri mpotriva entitii i solicitarea n toate cazurile de puncte de vedere de la compartimentele specializate cu privire la condiiile i cauzele care combat aciunea aflat pe rolul instanei. 12. Constatare: Aciunile n instana nu sunt susinute prin depunerea concluziilor scrise i a documentelor justificative. Recomandri: Formularea i depunerea, n cazul tuturor recursurilor formulate, de concluzii scrise prin care s se formuleze corect i motiveze temeinic excepiile, acestea s fie avizate de seful compartimentului din punct de vedere al legalitii motivrii. Pentru aciunile aflate pe rolul instanei s se solicite i susin proba cu documente i depunerea acestora n termen la instan. 13. Constatare: Formularea i declararea cu ntrziere a apelului, respectiv peste 10 zile de la data comunicrii hotrrii de ctre judectorie. Recomandri: Urmrirea de ctre seful compartimentului a tuturor hotrrilor nefavorabile pronunate n prim instan, analiza acestora i stabilirea persoanelor din subordine care s formuleze apelul. Acesta va analiza i aviza motivarea apelului i va urmri depunerea la instan i deciziile instanei urmare judecrii cauzei. 14. Constatare: Formularea i depunerea recursului i a motivrii acestuia nu se face n termen. Recomandri: Citaiile primite de la instan vor fi primite i repartizate de eful compartimentului juridic salariatului care gestioneaz cauza respectiv, n vederea formulrii recursului. Recursul va fi nsoit n toate cazurile de motivarea acestuia i avizat nainte de transmitere la instan de ctre eful structurii. 15. Constatare: Respingerea n instan a unor proceduri de atac sau contestare a hotrrilor judectoreti nefavorabile entitii ca urmare a utilizrii sau motivrii incorecte a acestora n instan n comparaie cu obiectul combtut. Recomandri: Dup fiecare termen de judecat, decizia instanei va fi prezentat sefului compartimentului juridic, care, mpreun cu responsabilul cauzei, vor analiza i vor stabili modalitatea viitoare de aciune. 16. Constatare: Nu s-a procedat la introducerea recursului n interesul legii n cazurile n care instana nu a procedat la interpretarea i aplicarea unitar a legii. Recomandri: Analiza tuturor dosarelor de instan i urmrirea cazurile n care instana a pronunat hotrri nefavorabile entiti, prin neaplicarea unitar a legii. Aceste cazuri vor fi analizate i formulat, dac sunt ntrunite condiiile necesare, inclusiv de ncadrare n termen, a recursului n interesul legii. 17. Constatare: Contestaiile n vederea combaterii msurilor asiguratorii solicitate de teri n dauna entitii nu sunt susinute temeinic n faa instanelor de judecat. Recomandri: Analiza dosarelor aflate pe rolul instanei, a obiectului aciunii formulate i a preteniilor solicitate n cadrul fiecrei aciuni i stabilirea dosarelor la care este necesar dispunerea de msuri asiguratori. n aceste cazuri vor fi iniiate aciuni n instan, prin care se va solicita pe calea ordonanei 323
prezideniale dispunerea de msuri vremelnice prin instituirea de msuri asiguratorii. 18. Constatare: Obinerea unor hotrri judectoreti nefavorabile datorit susinerii neadecvate a intereselor n faa instanelor de judecat. Recomandri: Urmrirea dosarelor aflate pe rolul instanei i a termenelor de judecat stabilite de instan de ctre eful compartimentului juridic cu privire la modul n care sunt formulate concluziile scrise, modul cum sunt susinute interesele n faa instanelor i administrate probele i dovezile n susinerea cauzelor. 19. Constatare: nscrierea incorect a debitelor restante la masa credal n cazul procedurilor de lichidare judiciar i faliment. Recomandri: Solicitarea de ctre compartimentele care rspund de colectarea i ncasarea debitelor restante i compartimentele care rspund de executare silit a proceduri de lichidare judiciar, dup constatarea inexistenei bunurilor urmribile n patrimoniul debitorului i prezentarea situaiei debitelor restante la zi i a dosarului cu documentele justificative. Transmiterea documentaiei compartimentului juridic care va iniia aciunea de lichidare judiciar i faliment i nscrie la solicitarea lichidatorului cu debitele la masa credal. 20. Constatare: Neinvestirea cu formul executorie a hotrrilor judectoreti definitive i irevocabile i netransmiterea spre valorificare executorilor judectoreti.. Recomandri: Inventarierea tuturor hotrrilor judectoreti definitive i urmrirea dac au fost investite cu formul executorie i transmise compartimentelor de specialitate n vederea valorificrii. Pentru cele care nu au fost investite se va proceda la investirea lor cu formul executorie i transmitere ctre compartimentelor de specialitate n vederea punerii n aplicare. 21. Constatare: Bunurile urmribile ale debitorilor nu sunt identificate i sechestrate n totalitate n vederea recuperrii debitelor pe care acetia le datoreaz entitii. Recomandri: nainte de a se ntocmi dosar de insolvabilitate se va urmri dac debitorul mai deine i alte bunuri urmribile sau a dobndit noi bunuri urmribile. Urmrirea acestor aspecte se va realiza pe o perioad de cel puin trei ani. 22. Constatare: Avizarea documentelor emise de entitate cu implicaii juridice de ctre compartimentul juridic se face fr a urmri dac acestea ndeplinesc normele de legalitate i conformitate. Recomandri: Stabilirea de responsabiliti pentru salariaii compartimentului juridic n vederea avizrii documentelor interne emise de organizaie cu implicaii juridice i elaborarea unei proceduri de lucru scrise cu privire la condiiile i aspectele ce trebuie avute n vedere pentru a se putea acorda avizul de legalitate i conformitate la actele interne emise de entitate cu implicaii juridice. 7.Recomandari generale: Precizam ca in Sinteza au fost prezentate FIAP-urile reprezentative, n numr de 22 si un FCRI care a fost transmis managerului general, pentru instrumentare, nainte de finalizarea misiunii de audit intern. n ncheiere, considerm necesar implicarea colectivului n analiza i implementarea recomandrilor propuse i a aciunilor discutate i informarea sistematic asupra evoluiei acestora, att a managementului general, cat si a echipei de auditori interni. Data: 27.02.2009 Echipa de auditori interni: Tomescu Viorel Stnescu Ioana Supervizor Cristescu Gabriel
324
SUPERVIZAREA
LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada audiat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 27.02.2009 Data: 27.02.2009

Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizor
Nr. crt. 1. 2
Lucrarea Declaraia independen Colectarea informaiilor de
Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca Rspunsul auditorilor urmare a revizuirii documentului Nu exist incompatibilitate Se va ntocmi si elabora Nu exista un centralizator al documentul procedura de documentelor colectate si lucru privind documentele prelucrate colectate si prelucrate Pe baza analizei riscurilor in Nu exista definit modul in documentul de ierarhizare a care au fost ierarhizate riscurilor se va defini si riscurile in riscuri mari, justifica modul de ierarhizare medii si mici a riscurilor In programul de audit nu Programul de audit a fost apare obiectivul cu privire la refcut, obiectivul privind definirea structurilor definirea structurilor organizatorice organizatorice a fost cuprins n program Nu conine si nu definete Fisa de identificare si analiza problema analizata a problemei respectiva va fi refcuta si definita si problema Nu s-a ntocmit si elaborat Se va ntocmi si elabora FCRI fisa de constatare si in acest caz raportare a iregularitilor pentru constatarea cu privire la respingerea de ctre instan a unor aciuni pe motiv de prescripie a de a mai solicita dreptul respectiv Nu s-a ntocmit si elaborat Se va elabora si ntocmi si nota centralizatoare a elabora nota centralizatoare a documentelor de lucru documentelor de lucru
De acord De acord
3 Analiza riscurilor 4. Programul audit intern de
De acord
De acord
5.
Fisa de identificare si analiza a problemei nr. 3 Constatarea i raportarea iregularitilor
De acord
De acord
Nota centralizatoare a documentelor de lucru
De acord 325
Nr. crt. 8
Lucrarea
Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca Rspunsul auditorilor urmare a revizuirii documentului
Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizor
Fia de identificare i analiz a problemei nr.8
Nu exist nici o dovad din care s rezulte c nu s-a struit n susinerea, prezentarea i argumentarea n faa instanei a acestor cauze Fia de Nu exist la dosar dovada identificare i din care s rezulte c analiz a hotrrea judectoreasc problemei nr.11 este dat prin neaplicarea unitar a legii, respectiv spea era reglementat prin lege n alt mod
S-au ataat la dosar copii de pe ntmpinrile fcute De acord
S-au depus la dosar toate copiile de pe documentele care susin cauza si actele normative care reglementa aspectul respectiv
De acord
. . . n
Raportul de audit
Raportul de audit nu prezint cauzele si consecinele constatrilor efectuate
Raportul de audit va fi completat cu precizarea cauzelor si consecinelor aferente constatrilor efectuate
De acord
Not: Supervizarea reprezint activitatea de ndrumare, consiliere, supraveghere i verificare efectuat de ctre supervizor asupra activitii echipei de audit, se realizat pe tot parcursul derulrii misiunii de audit intern prin semnarea documentelor ntocmite. Scopul activitii de supervizare este asigurarea c obiectivele misiunii de audit intern au fost atinse n condiii de calitate.
326
URMRIREA RECOMANDRILOR
FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada audiat: 01.01. 31.12.2008 ntocmit: Tomescu Viorel/ Stnescu Ioana Avizat: Cristescu Gabriel
Data: 27.02.2009 Data: 27.02.2009
Serviciul de Audit Intern
Sfrit de lun Raport de audit intern nr./ 2009 Data planificat/ Data implementrii
RECOMANDAREA
Misiunea de audit intern: Activitatea Juridica Neimplementat
Implementat
Nr. crt. 1
Recomandarea
Analiza politicilor de dezvoltare ale entitii i redefinirea obiectivelor generale cu privire la activitatea juridic astfel nct acestea s asigure realizarea obiectivului strategic n domeniu, s fie definite n termeni de impact, s fie realiste, stimulatoare i nelese de salariai. Pe baza obiectivelor generale s se dezvolte i defineasc obiectivele specifice la nivelul serviciului, astfel nct acestea s cuprind activiti omogene, s conduc la un rezultat ateptat, exprimat n indicatori de performan. Prin modul n care sunt definite trebuie s ncorporeze toate activitile desfurate la nivelul serviciului. Analiza tuturor activitilor desfurate la nivelul serviciului i redefinirea acestora astfel nct s exprime aciuni concrete materializate n rezultate msurabile. Analiza aciunilor definite n cadrul activitii i urmrirea ca acestea s asigure realizarea activitii. Analiza sarcinilor definite n cadrul fielor posturilor i urmrirea ca acestea s cuprind n totalitate activitile i aciunile realizate la nivelul serviciului. Analiza obiectivelor specifice compartimentului i urmrirea ca acestea s cuprind toate activitile desfurate la nivelul serviciului. Identificarea n cadrul fiecrui post de lucru a activitilor i aciunilor realizate potrivit competenelor rezultate din atribuiile definite, gruparea omogen a acestora i definirea obiectivelor individuale ale postului astfel nct prin rezultatele ateptate s se asigure realizarea tuturor activitilor. Obiectivele vor fi stabilite i definite astfel nct s respecte caracteristicile cerinelor SMART, iar activitile repartizate s respecte omogenitatea. Conducerea compartimentului va iniia aciunile de revizuire a procedurii de lucru n sensul completrii corecte a aciunilor necesare care contribuie la realizarea activitii definite de procedur, ct i clarificarea i definirea responsabilitilor persoanelor cu atribuii de execuie i acelor cu atribuii de conducere n implementarea acesteia.
Parial implementat
31.05.2009
31.05.2009
31.05.2009
31.05.2009
327
10
11
12
13
ntocmirea i conducerea la zi i n mod sistematic a registrelor de eviden, inclusiv prin respectarea coninutului acestora, astfel nct acestea s ofere conducerii informaiile necesare asupra situaiei existente a dosarelor aflate pe rolul instanei. Analiza dosarelor aflate pe rolul instanei i completarea documentelor n cazul n care acestea nu se afl la dosar. Organizarea i conducerea registrului termenelor de ctre seful compartimentului juridic. n acest sens, citaiile privind termenele de judecat vor fi primite la nivelul serviciului, nregistrate n registru i repartizarea acestora pe baz de semntur, ctre salariaii care rspund de dosarele n cauz. Salariatul care a reprezentat i susinut interesele entitii n instan, va comunica soluia instanei care va fi menionat n registru. Toate rapoartele ntocmite la nivelul serviciului vor fi avizate de seful de serviciu i prezentate ulterior ctre conducerea entitii n vederea aprobrii. Dup aprobare acestea vor fi transmise ctre utilizatorii de drept, respectiv cei care au solicitat rapoartele i care urmeaz a prelua datele coninute n vederea centralizrii i elaborrii rapoartelor la nivel central. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate; Stabilirea responsabilitilor pe salariai i procedarea la selectarea, ndosarierea i predarea la arhiva instituiei a dosarelor care necesit aceast operaiune. Dispunerea unei anchete interne prin care s fie stabilite persoanele responsabile , prin nerealizarea sarcinilor de serviciu i dispunerea msurilor legale n vederea recuperrii prejudiciului. Analiza n totalitatea a debitelor restante, efectuarea punctajelor cu debitorii restani prin care s fie confirmate i recunoscute datoriile i procedarea la iniierea aciunilor n instan n vederea recuperrii debitelor. Analiza cazurilor n care aciunile au fost pierdute n instan, prin neprezentare, stabilirea cauzelor de a determinat aceast situaie i stabilirea rspunderilor n cazul n care se constat c aceasta s-a produs din vina anumitor salariai. Organizarea i responsabilizarea activitilor n cadrul compartimentului juridic, astfel nct entitatea s fie reprezentat la instan, la toate termenele fixate de ctre aceasta, inclusiv modalitile de preluare a dosarului de ctre un alt salariat, atunci cnd titularul nu poate fi prezent la instan. Informarea conducerii entitii asupra tuturor aciunilor intentate de teri mpotriva entitii i solicitarea n toate cazurile de puncte de vedere de la compartimentele specializate cu privire la condiiile i cauzele care combat aciunea aflat pe rolul instanei. S se formuleze i depun, n cazul tuturor recursurilor formulate la instan i la care entitatea este parte concluzii scrise prin care s se formuleze corect i motiveze temeinic excepiile, acestea s fie avizate de seful compartimentului din punct de vedere al legalitii motivrii. Pentru toate aciunile aflate pe rolul instanei s se solicite i susin proba cu documente i acestea s fie depuse n termen, urmrirea depunerii acestora s fie realizat de ctre eful compartimentului. Urmrirea la nivelul sefului compartimentului a tuturor hotrrilor nefavorabile pronunate n prim instan, analiza acestora i stabilirea persoanelor din subordine care s formuleze apelul. Apelul i motivarea apelului va fi avizat de eful compartimentului, care va urmri i depunerea acestuia i deciziile instanei. Aceste atribuii vor fi formalizate n fiele posturilor.
30.05.2009
31.05.2009
30.06.2009
30.05.2009
31.12.2009
30.05.2009
31.05.2009
31.05.2009
31.05.2009
328
14
15
16
17
18
19
20
Analiza cauzelor care au determinat depunerea cu ntrziere a apelurilor pentru hotrrile nefavorabile i stabilirea msurilor legale, inclusiv de implementare de instrumente de control adecvate, ct i eventual de recuperare a debitelor dac sunt stabilite persoane responsabile de nerealizarea sarcinilor de serviciu. Citaiile primite de la instan vor fi repartizate de ctre eful compartimentului juridic salariatului care gestioneaz cauza respectiv n termen util, n vederea formulrii recursului. Recursul va fi nsoit n toate cazurile de motivarea acestuia i avizat nainte de transmitere la instan de ctre eful structurii. Recursurile respinse n instan pe motiv c nu au fost depuse n termen vor fi analizate la nivelul managementului, stabilite cauzele care au condus la nedepunerea n termen a recursului i luarea msurilor legale, inclusiv de recuperare a sumelor pierdute dac se stabilete c aceasta se datoreaz nerespectrii sarcinilor de serviciu de ctre salariai. Dup fiecare termen de judecat, decizia instanei va fi prezentat coordonatorului compartimentului juridic, care, mpreun cu responsabilul desemnat s rspund pentru dosarul respectiv, vor analiza i vor stabili modalitatea viitoare de aciune, aceasta fiind menionat i n Registrul de eviden al dosarelor aflate pe rolul instanei. Analiza tuturor dosarelor de instan i urmrirea n cazurile n care instana a pronunat hotrri nefavorabile entiti, dac exist hotrri date prin neaplicarea unitar a legii. Toate aceste cazuri identificate, vor fi analizate i formulat, dac sunt ntrunite condiiile necesare, inclusiv de ncadrare n termen, a recursului n interesul legii. Analiza tuturor dosarelor aflate pe rolul instanei, a obiectului aciunii formulate i a preteniilor solicitate n cadrul fiecrei aciuni i stabilirea celor la care exist pericolul nstrinrii patrimoniale i la care este necesar dispunerea de msuri asiguratori. n toate aceste cazuri vor fi iniiate aciuni n instan, prin care se va solicita pe calea ordonanei prezideniale dispunerea de ctre instan de msuri vremelnice prin instituirea de msuri asiguratorii astfel nct entitatea s-i poat recupera creanele. Urmrirea fiecrui dosar aflat pe rolul instanei i a fiecrui termen de judecat stabilit de instan de ctre eful compartimentului juridic cu privire la modul n care sunt formulate concluziile scrise, modul cum sunt susinute interesele n faa instanelor i cum sunt administrate i prezentate probele i dovezile n susinerea cauzelor. Pentru solicitarea procedurii de lichidare judiciar, procedura va fi iniiat de compartimentele care rspund de colectarea i ncasarea debitelor restante i compartimentele care rspund de executare silit. Acest compartimente dup constatarea inexistenei bunurilor urmribile n patrimoniul debitorului, va solicita situaia debitelor restante la zi i va ntocmi dosarul privind solicitarea lichidrii judiciare, atand la acesta toat documentaia necesar. Documentaia constituit va fi transmis compartimentului juridic care va solicita i pune aciunea de lichidare judiciar i faliment pe rol. La solicitarea lichidatorului privind nscrierea debitelor la masa credal, va solicita aceste debite la zi de la compartimentul de eviden pe baz de adres aprobat de conducerea entitii, dup primire va proceda la nscrierea lor la masa credal n dosarul respectiv. Inventarierea tuturor hotrrilor judectoreti rmase definitive i ale cror debite obinute n instan nu au fost recuperate i urmrirea dac acestea au fost investite cu formul executorie i transmise compartimentelor de specialitate n vederea valorificrii. n cazul celor care nu au fost investite se va proceda la investirea lor cu formul executorie i vor fi transmise compartimentelor de specialitate n vederea punerii n aplicare.
30.06.2009
30.06.2009
30.06.2009
31.05.2009
30.05.2009
31.05.2009
31.05.2009
329
21
22.
n cazul hotrrilor judectoreti rmase definitive, ns la care dreptul de a mai solicita recuperarea debitelor obinute n instan a fost prescris, ca urmare a nepunerii acestora n practic, se va procedat la stabilirea persoanelor responsabile i dispunerea msurilor de recuperare a debitelor.. nainte de a se ntocmi dosar de insolvabilitate se va urmri dac debitorul mai deine i alte bunuri urmribile sau a dobndit noi bunuri urmribile. Urmrirea acestor aspecte se va realiza pe o perioad de cel puin trei ani. n cazul n care debitele nu sunt recuperate n totalitate se va proceda la aplicarea , n termen, a tuturor procedurilor legale, inclusiv lichidarea judiciar sau atragerea rspunderii administratorilor. Stabilirea de responsabiliti pentru salariaii compartimentului juridic n vederea avizrii documentelor interne emise de organizaie cu implicaii juridice. Elaborarea unei proceduri de lucru scrise cu privire la condiiile i aspectele ce trebuie avute n vedere pentru a se putea acorda avizul de legalitate i conformitate la actele interne emise de entitate cu implicaii juridice.
30.06.2009
30.06.2009
Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n Raportul de audit intern. 2.Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit intern i data implementrii
Structura auditat: Serviciul Juridic Data: 27.02.2009 Semntura conductorului . Auditori:Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data i semntura
Not: Aceast etap a misiunii de audit presupune asigurarea c recomandrile din raportul de audit intern sunt implementate ntocmai la termenele stabilite i n mod eficace, iar conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandri. Structura de audit intern va evalua eficacitatea i oportunitatea aciunilor stabilite i ntreprinse n vederea implementrii recomandrilor, respectarea termenelor i va determina progresele nregistrate de structura auditat i modul de mbuntire a activitilor stabilind valoarea nou creat de auditul intern.
330
Procedura P18: Entitatea public Departamentul juridic
URMRIREA RECOMANDRILOR
PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR Nr. crt.

1.
Recomandarea
Analiza politicilor de dezvoltare ale entitii i redefinirea obiectivelor generale cu privire la activitatea juridic astfel nct acestea s asigure realizarea obiectivului strategic n domeniu, s fie definite n termeni de impact, s fie realiste, stimulatoare i nelese de salariai. Pe baza obiectivelor generale s se dezvolte i defineasc obiectivele specifice la nivelul serviciului, astfel nct acestea s cuprind activiti omogene, s conduc la un rezultat ateptat, exprimat n indicatori de performan. Prin modul n care sunt definite trebuie s ncorporeze toate activitile desfurate la nivelul serviciului. Analiza tuturor activitilor desfurate la nivelul serviciului i redefinirea acestora astfel nct s exprime aciuni concrete materializate n rezultate msurabile. Analiza aciunilor definite n cadrul activitii i urmrirea ca acestea s asigure realizarea activitii. Analiza sarcinilor definite n cadrul fielor posturilor i urmrirea ca acestea s cuprind n totalitate activitile i aciunile realizate la nivelul serviciului. Analiza obiectivelor specifice compartimentului i urmrirea ca acestea s cuprind toate activitile desfurate la nivelul serviciului. Identificarea n cadrul fiecrui post de lucru a activitilor i aciunilor realizate potrivit competenelor rezultate din atribuiile definite, gruparea omogen a acestora i definirea obiectivelor individuale ale postului astfel nct prin rezultatele ateptate s se asigure realizarea tuturor activitilor. Obiectivele vor fi stabilite i definite astfel nct s respecte caracteristicile cerinelor SMART, iar activitile repartizate s respecte omogenitatea.
Plan de aciune - analiza politicilor n domeniul juridic

- analiza strategiei entitii - redefinirea obiectivelor generale - urmrirea ca obiectivele generale s fie definite n termeni de impact, realiste, stimulatoare i nelese - redefinirea obiectivelor specifice obiectivele specifice acoper obiectivul general obiectivele specifice respect caracteristicile SMART obiectivele specifice acoper activitile compartimentului - identificarea activitilor desfurate la nivelul compartimentului - urmrirea ca acestea s acopere obiectivele compartimentului - activitile se vor exprima printr-un set omogen de aciuni - urmrirea ca sarcinile posturilor s asigure realizarea activitilor - urmrirea ca obiectivele specifice s cuprind toate activitile desfurate la nivelul compartimentului
Calendar implementare
Responsabil cu implementarea
31.05.2009
Sef compartime nt
2.
31.05.2009
Sef compartime nt
3.
- stabilirea sarcinilor pentru fiecare post i urmrirea ca acestea s acopere n totalitate activitile compartimentului - urmrirea ca pentru sarcinile stabilite postului s existe competena necesar - redefinirea obiectivelor individuale pentru a asigura acoperirea activitilor desfurate la nivelul serviciului i respectarea caracteristicilor SMART urmrirea dac sarcinile i complexitatea obiectivele individuale respect nivelul de cunotine al postului
31.05.2009
Sef compartime nt
331
4.
Conducerea compartimentului va iniia aciunile de revizuire a procedurii de lucru n sensul completrii corecte a aciunilor necesare care contribuie la realizarea activitii definite de procedur, ct i clarificarea i definirea responsabilitilor persoanelor cu atribuii de execuie i acelor cu atribuii de conducere n implementarea acesteia. ntocmirea i conducerea la zi i n mod sistematic a registrelor de eviden, inclusiv prin respectarea coninutului acestora, astfel nct acestea s ofere conducerii informaiile necesare asupra situaiei existente a dosarelor aflate pe rolul instanei. Analiza dosarelor aflate pe rolul instanei i completarea documentelor n cazul n care acestea nu se afl la dosar.
- stabilirea procedurilor care vor fi elaborate la nivelul compartimentului - elaborarea procedurilor - stabilirea responsabilitilor n cadrul procedurilor - aprobarea procedurilor - comunicarea procedurilor - implementarea procedurilor
31.05.2009
Sef compartime nt
5.
- identificarea registrelor de eviden

necesare de conduc - stabilirea structuri fiecrui registru de condus - ntocmirea i conducerea fiecrui registru de eviden - stabilirea responsabilitilor n conducerea registrelor - identificarea documentelor lips de la dosarele de instan i completarea acestora - ntocmirea registrului termenelor - elaborarea unei proceduri de lucru prin care s fie reglementat: - primirea citaiilor la nivelul compartimentului - repartizarea citaiilor de ctre eful compartimentului - comunicarea soluiei dispuse de instan sefului compartimentului - stabilirea direciilor de susinere a cauzei - stabilirea responsabililor cu privire la ntocmirea i elaborarea rapoartelor periodice si anuale - stabilirea coninutului fiecrui raport i a surselor de ntocmire a rapoartelor - stabilirea termenelor de elaborare a rapoartelor - analiza i avizarea rapoartelor de ctre eful compartimentului i aprobare de ctre conducerea entitii. - stabilirea proceduri specifice activitii de arhivare - elaborarea proceduri - stabilirea responsabilitilor n cadrul proceduri - aprobarea proceduri - implementarea procedurilor - identificarea documentelor de arhivat, ndosarierea i numerotarea acestora - transmiterea spre arhivare a documentelor - stabilirea echipei de control - efectuarea cercetrilor i stabilirea prejudiciului - stabilirea persoanelor responsabile i a modalitilor de recuperare a prejudiciului
30.05.2009
Sef compartime nt
6.
7.
Organizarea i conducerea registrului termenelor de ctre seful compartimentului juridic. n acest sens, citaiile privind termenele de judecat vor fi primite la nivelul serviciului, nregistrate n registru i repartizarea acestora pe baz de semntur, ctre salariaii care rspund de dosarele n cauz. Salariatul care a reprezentat i susinut interesele entitii n instan, va comunica soluia instanei care va fi menionat n registru. Toate rapoartele ntocmite la nivelul serviciului vor fi avizate de seful de serviciu i prezentate ulterior ctre conducerea entitii n vederea aprobrii. Dup aprobare acestea vor fi transmise ctre utilizatorii de drept, respectiv cei care au solicitat rapoartele i care urmeaz a prelua datele coninute n vederea centralizrii i elaborrii rapoartelor la nivel central. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate; Stabilirea responsabilitilor pe salariai i procedarea la selectarea, ndosarierea i predarea la arhiva instituiei a dosarelor care necesit aceast operaiune.
31.05.2009
Sef compartime nt
31.12.2009
Sef compartime nt
8.
30.05.2009
Sef compartime nt
9.
Dispunerea unei anchete interne prin care s fie stabilite persoanele responsabile , prin nerealizarea sarcinilor de serviciu i dispunerea msurilor legale n vederea recuperrii prejudiciului. Analiza n totalitatea a debitelor restante,
31.12.2009
Sef compartime nt
332
efectuarea punctajelor cu debitorii restani prin care s fie confirmate i recunoscute datoriile i procedarea la iniierea aciunilor n instan n vederea recuperrii debitelor.
10.
11.
Analiza cazurilor n care aciunile au fost pierdute n instan, prin neprezentare, stabilirea cauzelor ce a determinat aceast situaie i stabilirea rspunderilor n cazul n care se constat c aceasta s-a produs din vina anumitor salariai. Organizarea i responsabilizarea activitilor n cadrul compartimentului juridic, astfel nct entitatea s fie reprezentat la instan, la toate termenele fixate de ctre aceasta, inclusiv modalitile de preluare a dosarului de ctre un alt salariat, atunci cnd titularul nu poate fi prezent la instan. Informarea conducerii entitii asupra tuturor aciunilor intentate de teri mpotriva entitii i solicitarea n toate cazurile de puncte de vedere de la compartimentele specializate cu privire la condiiile i cauzele care combat aciunea aflat pe rolul instanei.
- stabilirea debitelor restante - confirmarea debitelor restante - ntocmirea dosarelor - iniierea aciunilor n instan pentru recuperarea debitelor - identificarea aciunilor pierdute n instan prin neprezentare - stabilirea cauzelor ce a determinat neprezentarea n instan - dispunerea msurilor legale n funcie de cauzele stabilite - analiza i repartizarea cauzelor pe salariai astfel nct s se asigure condiiile necesare ca entitatea s fie reprezentat n instan
30.05.2009
Sef compartime nt
- informarea conducerii asupra tuturor

aciunilor intentate de teri mpotriva entitii - solicitarea de puncte de vedere din partea conducerii asupra modului de susinerea a intereselor entitii - solicitarea de la compartimentele specializate de puncte de vedere n vederea formulrii aprrilor - formularea de recursuri pentru toate aciunile pierdute n apel sau n prim instan i la care procedura nu prevede apelul - motivarea n toate cazurile a recursurilor - motivarea temeinic a recursurilor - avizarea recursurilor de ctre seful compartimentului - orice susinere n instan va fi formulat i bazat pe probe i dovezi, care se vor depune la instan - toate hotrrile instanei date n prim instan vor fi analizate de eful compartimentului - pentru fiecare decizie nefavorabil eful compartimentului va decide calea cu atac i persoana responsabil - apelul formulat va fi avizat de seful compartimentului - urmrirea ca responsabilitile n formularea i susinerea aciunilor s fie stabilite n fiele posturilor - stabilirea hotrrilor pierdute n apel - identificarea cauzelor care au condus la pierderea apelului - stabilirea msurilor privind motivarea i susinerea apelurilor - dispunerea msurilor pentru ca entitatea s fie reprezentat n apel la instan Sef compartime nt
31.12.2009
12.
13.
S se formuleze i depun, n cazul tuturor recursurilor formulate la instan i la care entitatea este parte concluzii scrise prin care s se formuleze corect i motiveze temeinic excepiile, acestea s fie avizate de seful compartimentului din punct de vedere al legalitii motivrii. Pentru toate aciunile aflate pe rolul instanei s se solicite i susin proba cu documente i acestea s fie depuse n termen, urmrirea depunerii acestora s fie realizat de ctre eful compartimentului. Urmrirea la nivelul sefului compartimentului a tuturor hotrrilor nefavorabile pronunate n prim instan, analiza acestora i stabilirea persoanelor din subordine care s formuleze apelul. Apelul i motivarea apelului va fi avizat de eful compartimentului, care va urmri i depunerea acestuia i deciziile instanei. Aceste atribuii vor fi formalizate n fiele posturilor. Analiza cauzelor care au determinat depunerea cu ntrziere a apelurilor pentru hotrrile nefavorabile i stabilirea msurilor legale, inclusiv de implementare de instrumente de control adecvate, ct i eventual de recuperare a debitelor dac sunt stabilite persoane responsabile de nerealizarea sarcinilor de serviciu.
31.05.2009
Sef compartime nt
31.12.2009
Sef compartime nt
333
14.
15.
16.
Citaiile primite de la instan vor fi repartizate de ctre eful compartimentului juridic salariatului care gestioneaz cauza respectiv n termen util, n vederea formulrii recursului. Recursul va fi nsoit n toate cazurile de motivarea acestuia i avizat nainte de transmitere la instan de ctre eful structurii. Recursurile respinse n instan pe motiv c nu au fost depuse n termen vor fi analizate la nivelul managementului, stabilite cauzele care au condus la nedepunerea n termen a recursului i luarea msurilor legale, inclusiv de recuperare a sumelor pierdute dac se stabilete c aceasta se datoreaz nerespectrii sarcinilor de serviciu de ctre salariai. Dup fiecare termen de judecat, decizia instanei va fi prezentat coordonatorului compartimentului juridic, care, mpreun cu responsabilul desemnat s rspund pentru dosarul respectiv, vor analiza i vor stabili modalitatea viitoare de aciune, aceasta fiind menionat i n Registrul de eviden al dosarelor aflate pe rolul instanei. Analiza tuturor dosarelor de instan i urmrirea n cazurile n care instana a pronunat hotrri nefavorabile entiti, dac exist hotrri date prin neaplicarea unitar a legii. Toate aceste cazuri identificate, vor fi analizate i formulat, dac sunt ntrunite condiiile necesare, inclusiv de ncadrare n termen, a recursului n interesul legii. Analiza tuturor dosarelor aflate pe rolul instanei, a obiectului aciunii formulate i a preteniilor solicitate n cadrul fiecrei aciuni i stabilirea celor la care exist pericolul nstrinrii patrimoniale i la care este necesar dispunerea de msuri asiguratori. n toate aceste cazuri vor fi iniiate aciuni n instan, prin care se va solicita pe calea ordonanei prezideniale dispunerea de ctre instan de msuri vremelnice prin instituirea de msuri asiguratorii astfel nct entitatea s-i poat recupera creanele. Urmrirea fiecrui dosar aflat pe rolul instanei i a fiecrui termen de judecat stabilit de instan de ctre eful compartimentului juridic cu privire la modul n care sunt formulate concluziile scrise, modul cum sunt susinute interesele n faa instanelor i cumprocedurii de lichidare sunt administrate i Pentru solicitarea prezentate probele i dovezile n susinerea judiciar, procedura va fi iniiat de cauzelor. compartimentele care rspund de colectarea i ncasarea debitelor restante i
primirea citaiilor de eful compartimentului - stabilirea persoanei responsabile pentru formularea i susinerea cauzei n instan - urmrirea ca fiecare prezentare la instan s fie susinut de motivare scris - analiza recursurilor pierdute i stabilirea cauzelor - stabilirea msurilor de eliminare a cauzelor - organizarea activitilor zilnice astfel nct entitatea s fie reprezentat la instan la termenele de recurs stabilite de instan - fiecare decizie a instanei va fi analizat mpreun cu eful compartimentului i stabili condiiile de susinere n continuare a cauzei
30.06.2009
Sef compartime nt
31.12.2009
Sef compartime nt
17.
- identificarea cauzelor pierdute n instan - urmrirea dac instana a pronunat decizie prin aplicarea unitar a legii - stabilirea aciunilor la care instana a pronunat hotrri prin nerespectarea unitar a legii - formularea aciuni de ndreptare a erorii judiciare a instanei i motivarea complet a acesteia. - analiza tuturor dosarelor aflate pe rolul instanei - identificarea aciunilor la care entitatea a solicitat pretenii bneti - stabilirea aciunilor la care exist pericolul ca entitatea s nu-i mai poat recupera debitele - solicitarea aplicrii de ctre instan a msurilor asiguratorii
30.06.2009
Sef compartime nt
31.05.2009
Sef compartime nt
18.
19
urmrirea de ctre eful compartimentului a fiecrui termen de judecat - urmrirea dac la fiecare termen sunt formulate i depuse concluzii scrise - urmrirea n baza ncheierilor instanei debitelor restantesunt susinute - analiza a modului cum i motivate interesele entitii - analiza aciunilor formulate n - urmrirea modului de administrare a instan probelor i dovezilor - urmrirea dac exist debite restante
31.12.2009
31.05.2009
Sef compartime nt Sef compartime nt
334
20
21
compartimentele care rspund de executare silit. Acest compartimente dup constatarea inexistenei bunurilor urmribile n patrimoniul debitorului, va solicita situaia debitelor restante la zi i va ntocmi dosarul privind solicitarea lichidrii judiciare, atand la acesta toat documentaia necesar. Documentaia constituit va fi transmis compartimentului juridic care va solicita i pune aciunea de lichidare judiciar i faliment pe rol. La solicitarea lichidatorului privind nscrierea debitelor la masa credal, va solicita aceste debite la zi de la compartimentul de eviden pe baz de adres aprobat de conducerea entitii, dup primire va proceda la nscrierea lor la masa credal n dosarul respectiv. Inventarierea tuturor hotrrilor judectoreti rmase definitive, urmrirea dac acestea au fost investite cu formul executorie i transmise compartimentelor de specialitate n vederea valorificrii. n cazul celor care nu au fost investite, acestea se vor investi i vor fi transmise compartimentelor de specialitate n vederea punerii n aplicare. nainte de a se ntocmi dosar de insolvabilitate se va urmri dac debitorul mai deine i alte bunuri urmribile sau a dobndit noi bunuri urmribile. Urmrirea acestor aspecte se va realiza pe o perioad de cel puin trei ani. n cazul n care debitele nu sunt recuperate n totalitate se va proceda la aplicarea , n termen, a tuturor procedurilor legale, inclusiv lichidarea judiciar sau atragerea rspunderii administratorilor.
i care nu mai pot fi executate din cauza lipsei bunurilor urmribile - urmrirea dac au fost parcurse toate etapele executrii silite i dac au fost valorificate toate bunurile urmribile ale debitorilor - urmrirea dac au fost formulate solicitri de lichidare judiciar pentru debitorii care nu mai dein bunuri urmribile - urmrirea dac debitele au fost nscrise corect la masa credal - urmrirea dac repartizarea sumelor la masa credal
- identificarea hotrrilor ramase definitive - urmrirea investirii cu formula executorie - urmrirea stadiului executrii acestora - stabilirea de masuri de recuperare a debitelor
31.05.2009
Sef compartime nt
- primirea i nregistrarea tuturor

dosarelor de insolvabilitate primite la nivelul compartimentului; - analiza documentelor coninute i urmrirea dac acestea sunt suficiente; - urmrirea dac s-a realizat identificarea i executarea tuturor bunurilor urmribile ale debitorului; - urmrirea dac executarea s-a realizat n termene; - analiza i urmrirea dac au fost aplicat toate posibilitile legale de recuperare a debitelor i aplicate n termen - stabilirea responsabilitilor n fiele posturilor pentru salariaii care vor avea atribuii n avizarea actelor i documentelor emise de organizaie i care au implicaii juridice. - elaborarea unei proceduri de lucru cu privire la condiiile i obiectivele de urmrit cu ocazia avizrii actelor i documentelor elaborate de entitate cu implicaii juridice.
31.12.2009
Sef compartime nt
22.
Stabilirea de responsabiliti pentru salariaii compartimentului juridic n vederea avizrii documentelor interne emise de organizaie cu implicaii juridice. Elaborarea unei proceduri de lucru scrise cu privire la condiiile i aspectele ce trebuie avute n vedere pentru a se putea acorda avizul de legalitate i conformitate la actele interne emise de entitate cu implicaii juridice.
31.12.2009
Sef compartime nt
335
336
PROGRAMUL DE ASIGURARE I MBUNTIRE A CALITII
eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii interni. Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate. Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern. EVALUAREA INTERN Procedura P19: Entitatea Public Serviciul de Audit Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada audiat: 01.01. 31.12.2008 Auditor evaluat: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana ntocmit: Cristescu Gabriel PROGRAMUL DE ASIGURARE A CALITII
Luat la cunotin: Data: Bugetul de timp planificat: 260 2 3 4 5 Observaii X 337
Bugetul de timp efectiv: 264 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile
Bugetul de timp efectiv: 264 ore activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.
Bugetul de timp planificat: 260 2 3 4 5 Observaii

A fost necesar s se lucreze peste orele de program
EVALUAREA EXTERN Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat.
338
Procedura P18:
PROGRAMUL DE ASIGURARE A CALITII
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT Misiunea de audit: Activitatea juridica Perioada audiat: 01.01. 31.12.2008 Auditor evaluat: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana ntocmit: Entitatea auditat
Luat la cunotin: Data: 1 Note 2 3 4 X 5 X X X X X X X X X X X X X Obs.
Nr. Obiectiv auditat crt. 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de efectuat 3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la mbuntirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind modul de desfurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu activitile desfurate 6. Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, structurat, dinamic i interesant 7. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante 8. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate 9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util n gsirea de soluii la probleme 10. Cum evaluai n general misiunea de audit 11. Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit activitile cu riscuri majore 12. In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate probleme 13. A existat o buna comunicare intre auditor i auditat 14. Auditorii au avut un comportament adecvat i profesional
339
15.
16. 17. 18. 19.
Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care vau plcut cel mai mult - claritatea recomandrilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuiilor Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care vau plcut cel mai puin ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului. Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate n urma recomandrilor. Alte comentarii
Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine. Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise. Evaluarea extern a funcionalitii activitii de audit intern se realizeaz ;i de U.C.A.A.P.I. i organul ierarhic superior pentru structurile din subordine prin verificarea respectrii normelor metodologice generale i specifice, a Standardelor de audit intern, a bunei practici recunoscute n domeniu i a Codului etic al profesiei. Activitatea de evaluare extern a activitii de audit intern, n Romnia, conform cadrului normativ general, se realizeaz o dat la 5 ani, ocazie cu care, n funcie de necesiti, se iniiaz msuri corective n colaborare cu conductorul entitii evaluate n cauz. Documentele de evaluare intern i extern se arhiveaz n Dosarul permanent, Seciunea Supervizarea.
340
n sperana c prezentul ghid practic va constitui pentru cei interesai un suport pentru realizarea misiunilor de audit intern la un nivel corespunztor bunei practici recunoscut n domeniu, ateptm aprecierile i eventual sugestiile dumneavoastr, de care vom ncerca s inem cont cu ocazia elaborrii viitoarelor lucrri.
341

Ghid Juridic Ed II

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ghid Juridic Ed II

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

UNITATEA CENTRALA DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

GHID PRACTIC MISIUNEA DE AUDIT INTERN PRIVIND ACTIVITATEA JURIDIC

Procedura - P01: ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern Nr. 11/12.01.2009

Procedura - P02: ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

ef serviciu Cristescu Gabriel

Procedura - P02: ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

Nume i prenume: Stnescu Ioana Misiunea de audit: Activitatea juridica

Auditor, Stnescu Ioana

Sef serviciu Cristescu Gabriel

Procedura - P03: ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern Nr. 25 / 15.01.2009

COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern

Data: 04.02.2009 Data: 04.02.2009

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Procedura PO4 : Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN

Data: 06.02.2009 Data: 06.02.2009 D A N U OBSERVAII

Cunoaterea contextului socio-economic de funcionare a serviciului juridic

Cunoaterea contextului organizaional al compartimentului juridic

Cum este responsabilizat personalul n vederea susinerii intereselor?

Cum este realizat supervizarea aciunilor susinute n instan?

Care sunt problemele la nivelul compartimentului?

Programul este realizat pe baza solicitrilor formulate de salariai

Data: 04.02.2009 Data: 04.02.2009 Obiecte auditabile Observaii

1.2. Definirea i stabilirea atribuiilor;

1.3. Identificarea i delimitarea activitilor

1.4. Analiza posturilor de lucru

1.5. Stabilirea obiectivelor individuale

Sistemul informaional i raportarea activitilor

1.6. Funcionalitatea cadrului procedural 2.1. Organizarea sistemului informaional.

3.1 Iniierea aciunilor;

3.2. Formularea cererii de chemare n judecat;

3.3. Prezentarea la instan;

3.4. Formularea aprrilor la aciunile iniiate de teri;

3.5. Formularea concluziilor scrise

Exercitarea cilor de atac mpotriva soluiilor instanelor de judecat;

4.1. Formularea apelului;

4.2. Formularea recursului;

4.3. Formularea contestaiei n anulare;

4.4. Solicitarea revizuirii hotrrii judectoreti;

4.5. Formularea recursului n interesul legii;

4.6. Solicitarea ordonanei prezideniale;

4.7. Depunerea cererii reconvenionale;

Analiza dosarelor pierdute instan;

5.1. Analiza cauzelor care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate;

5.2. Solicitarea declanrii lichidrii judiciare

Obinerea hotrrilor judectoreti i punerea lor n executare;

Avizarea documentelor organizaiei

7.1. Avizarea actelor cu caracter juridic

Data: 05.02.2009 Data: 05.02.2009 Riscuri semnificative

1.2. Definirea i stabilirea atribuiilor;

1.3. Identificarea i delimitarea activitilor;

1.4. Analiza posturilor de lucru;

1.6. Funcionalitate a cadrului procedural;

Sistemul informaiona l i raportarea activitilor

2.1. Organizarea sistemului informaional;

2.2. ntocmirea lucrrilor de sintez i rapoartelor de activitate;

2.3. Pstrarea i arhivarea documentelor

2.3.1. nchiderea soluionate;

3.1 Iniierea aciunilor;

3.2. Formularea cererii de chemare n judecat;

3.3. Prezentarea la instan;