Human Capital Management

Simplu | Complet | Intuitiv | Flexibil

Beneficii principale
Automatizează şi simplifică procesele şi fluxurile
interne complexe.
Automatizează procesele organizaţionale care
acoperă departamente sau locaţii multiple.
Reduce costurile operaţionale şi creşte eficienţa
angajaţilor.
Creşte vizibilitatea indicatorilor de performanţă;
Creşte loialitatea clienţilor faţă de produsele şi
serviciile oferite.
Creşte agilitatea şi competitivitatea instituţiei.
Contribuie la crearea unui mediu de lucru
colaborativ, focalizat pe satisfacerea nevoilor
partenerilor de afaceri.

Beneficii management
Analize detaliate şi suport cheie în dezvoltarea
instituţiei.
Rapoarte complexe, structurate, de la nivel
general până la cele mai mici detalii.
Transparenţă crescută asupra proceselor
complexe, interdepartamentale.
Tablou de bord complet cu indicatorii de
performanţă financiari şi non-financiari ai
organizaţiei.

Beneficii angajaţi
Interfaţă intuitivă, prietenoasă, uşor de utilizat.
Posibilitate de automatizare a acţiunilor
repetitive, pentru a salva timp preţios.
Posibilitate de extragere a datelor din alte
aplicaţii software sau surse de informare.
Posibilitate de accesare a diferitelor rapoarte
dintr-o interfaţă unică.
Posibilitatea suportului tehnic direct din interfaţa
aplicaţiei.

Beneficii costuri
Uşurinţă în actualizarea şi dezvoltarea sistemului
pe nevoi de business viitoare.
Integrare unitară a informaţiilor între
departamente sau echipe diferite, cu atribute şi
reguli diferite.
Training şi suport tehnic dedicat către
administratorii de sistem.
 În organizaţiile moderne, capitalul
uman înlocuieşte capitalul
financiar ca resursă strategică.
Managementul resurselor umane
a depăşit rolul pur administrativ,
devenind o componentă cheie în
maximizarea performanţelor
organizaţiei.
Datorită mediului concurenţial
aflat în continuă schimbare,
principala provocare este
menţinerea şi loializarea
angajaţilor valoroşi, care pot face
diferenţa între companie şi
competitorii ei. Menţinerea
echilibrului între obiectivele
personale ale angajaţilor şi
obiectivele de performanţă ale
companiei este esenţială pentru
succesul oricărei organizaţii,
deoarece motivarea,
recompensarea sau alinierea
salariaţilor într-o cultură
organizaţională sănătoasă,
orientată spre succesul clienţilor
săi, determină şi influenţează
direct performanţele financiare ale
companiei.
Charisma HCM este cea mai
puternică soluţie de
management a resurselor
umane adaptată legislaţiei
româneşti, care acoperă
atât zonele critice de
salarizare şi administrare
de personal, cât şi zonele
strategice a investiţiilor în
dezvoltarea capitalului
uman. Astfel, Charisma
HCM rezolvă într-un mod
simplu şi intuitiv,
complexitatea
extraordinară a domeniului
resurselor umane, oferind
funcţii avansate de analiză
a performanţei angajaţilor,
de management a
competenţelor, de
planificare la cursuri sau
programe de training şi de
urmărire a evoluţiei carierei
în cadrul organizaţiei.

Charisma HCM este un sistem complex format din module care acoperă
diverse problematici de resurse umane. Aceste module care pot funcţiona
atât de sine stătător, cât şi integrat. Avantajul modularităţii soluţiei îl
reprezintă posibilitatea de a se adapta rapid la nevoile specifice oricărei
organizaţii, indiferent de dimensiune sau complexitate. Şi, poate mai
important, se poate adapta evoluţiei resurselor umane în funcţie de
dinamica acestor organizaţii.

.ro
 Beneficii
Asigură conformitatea cu legislaţia în vigoare
n vor fi disponibile doar angajaţilor care au drept de
Nu mai trebuie să vă îngrijoraţi de modificările acces asupra acestor date, dar şi că informaţiile de
legislative. Acest aspect rămâne în întregime în interes general pot fi accesate de către toţi angajaţii,
responsabilitatea noastră. degrevând personalul de HR.

Structura organizaţională, într-o singură privire

n Transfer rapid de date cu alte sisteme informatice
n
Toată structura organizaţională este centralizată, iar Charisma HR se integrează cu un număr mare de
rolurile, funcţiile, responsabilităţile precum şi sisteme financiar-contabile, sau cu alte aplicaţii interne
informaţii critice de personal sunt accesibile care rulează deja la beneficiar, cum ar fi PeopleSoft,
persoanelor autorizate. SAP, SUN, Scala, MFGPro, Charisma ERP. Aplicaţia
permite importuri / exporturi configurabile, printr-un
Flexibilitate în calcul salarial
n modul dedicat care poate lucra cu diferite formate de
Aveţi posibilitatea modificărilor tarifare sau norme în fişiere - DBF, XML, XLS, TXT, CSV, PDF, DOC, VSD, JPEG,
timpul lunii, în funcţie de politica internă a organizaţiei. Open Office.

Suport strategic în deciziile manageriale

n Raportare şi afişare în mai multe limbi străine
Soluţia permite diverse scenarii şi previziuni pentru a
calibra corect investiţiile salariale sau în dezvoltarea
capitalului uman, cu obiectivele financiare şi de
business ale companiei.
Asiguraţi confidenţialitatea datelor
n
Soluţia include nivele avansate de securizare totală,
care asigură confidenţialitatea datelor pe 7 niveluri de
securitate. Aveţi astfel certitudinea că datele sensibile
n
Charisma HR este perfect adaptată multinaţionalelor.
Indiferent că se doreşte interfaţa în engleză, franceză,
germană, rusă, sârbă, sau poloneză, soluţia oferă
aceleaşi rapoarte complexe, printr-un singur click, în
limba dorită.
Evidenţa cheltuielilor pe centre de cost
n
Puteţi evalua eficienţa investiţiilor în dezvoltarea
competenţelor angajaţilor, zonele cele mai eficiente

Charisma HCM este soluţia preferată de către

peste 400 de organizaţii, naţionale şi
multinaţionale, din domenii de activitate
precum financiar-bancar, servicii, distribuţie,
retail, medical-farmaceutic, producţie,
construcţii, proiectare, utilităţi, instituţii
publice. De altfel, Charisma HCM gestionează
salariile a peste 10% din forţa de muncă
activă a României, şi calculează peste 25%
dintre cele circa 150,000 de salarii
externalizate în regim de outsourcing.

4 5
 sau zonele care necesită intervenţii din partea echipei
de HR. Toată activitatea este urmărită la nivel de
centre de cost, permiţând urmărirea execuţiei
bugetării pe diverse componente, cum ar fi training,
evaluări, compensaţii, beneficii, proiecte de recrutare,
etc. Astfel, Charisma HR oferă un suport real în
ajustarea eforturilor spre zonele cu impact maxim în
dezvoltarea organizaţiei.
Rapoarte statice sau dinamice complexe, complet
n configurărilor sistemului pot fi realizate de către
configurabile
Puteţi accesa rapid orice categorie de informaţii din
baza de date, inclusiv rapoarte statistice, prezentate
sub formă grafică. Astfel, puteţi evalua oricând
dinamica personalului companiei sau a altor indicatori
de performanţă specifici companiei dumneavoastră. În
plus, puteţi urmări activitatea utilizatorilor sistemului,
date cu modificările din sistem, informaţiile vizualizate
sau alte acţiuni întreprinse de către utilizatori. Soluţia
oferă de asemenea rapoarte centralizate în timp real
la nivel de grup, în cazul organizaţiilor de tip holding.
Alerte şi notificări în avans
n
Nu veţi uita să vă felicitaţi angajaţii cu ocazia
aniversărilor personale, veţi şti din timp persoanele a
.ro
căror contract expiră. Vă puteţi configura alertele
funcţie de orice eveniment care prezintă interes pentru
dumneavoastră. Modulul permite notificări prin email
către liste de distribuţie, cum ar fi lista noilor angajaţi
către departamentul de securitate sau IT.
Permite configurări multiple, simultan
n
Charisma HR oferă informaţiile dorite pe specificul
fiecărui utilizator în parte. Astfel, marea majoritate a
utilizatori. Soluţia include un mecanism de validare a
introducerii datelor, care nu permite operarea eronată
în sistem.
Reduce timpul de lucru şi optimizează activităţile de
n
rutină
Soluţia self-service permite participarea angajaţilor şi
managerilor la anumite procese de resurse umane,
cum ar fi chestionare de satisfacţie a angajaţilor,
evaluări 360 º, cereri de concediu în format electronic,
dar şi diferite informaţii de interes personal, cum ar fi
zile de concediu rămas.
În plus!
Asigură realizarea de operaţii pe seturi de angajaţi -
n
pontaje, bonusuri, indexări;
Permite extragerea automată a contractelor
n
individuale de muncă, actelor adiţionale sau
diverselor adeverinţe;
Permite generarea automată a actelor adiţionale în
n
funcţie de perioada de amortizare a şcolarizărilor
oferite de companie către angajaţi;
... şi multe altele.
 Diferenţiatori
Servicii
Suport tehnic
Timp de reacţie scăzut
la orice tip de solicitări
Access permanent
la consultanţii Charisma
Implementare
Migrarea datelor
Integrare cu alte aplicaţii
externe
Customizare rapidă pentru satisfacerea
proceselor interne specifice
Consultanţă Business
Consultanţă pe procesele interne
Implementare de indicatori
de performanţă şi procese specifice
Training
Cursuri interne
pentru utilizarea aplicaţiei
Seminarii pentru înţelegerea
avantajelor unei strategii HCM
Workshop-uri pentru
pregătirea utilizatorilor interni
Cea mai largă comunitate
n
construită în jurul unei soluţii
software de management a
resurselor umane din România;
Interfaţări complexe cu terţe
n
aplicaţii (SAP, PeopleSoft, SUN,
Scala, MFGPro, etc);
Cel mai puternic modul de training
n
din România, capabil să
administreze peste 800.000 ore de
formare pe an, să asigure un flux
pentru obţinerea necesităţilor de
formare din partea managerilor, să
permită gestiunea logistică dar şi
monitorizarea proceselor de
training;
Experienţă semnificativă în
n
managementul resurselor umane,
obţinută în urma celor peste 400 de
implementari în organizaţii
complexe de diverse dimensiuni, în
toate sectoarele de activitate;
Asigurarea conformităţii cu
n
legislaţia în vigoare. Pentru a nu
perturba activitatea companiei,
modificările legislative sunt
implementate în timp real în sistem;
6 7
Funcţionalitate unică de document
n bazat pe relaţii ierarhice;
management, care pune la
dispoziţia utilizatorilor accesul
direct la documentele scanate şi
salvate în sistem, indiferent de
locaţie. Soluţia elimină timpul
necesar căutării acestora în arhiva
fizică şi transmiterii lor prin diverse
mijloace;
Reducere semnificativă a
n indicatori configurabili;
numărului de documente scrise ale
departamentului de HR printr-o
serie de funcţionalităţi unice:
n Transmiterea automată a
fluturaşilor în format
electronic, eliminând astfel
costurile legate de tipărirea
acestora şi timpul necesar
distribuirii lor;
n Pontaje electronice –
înregistrarea pontajelor cu
ajutorul aparatelor de acces
pontaj, iniţializarea automată a
lunii de pontaj şi completarea
acestuia de către manageri;
n Eliminarea cererilor scrise de
concediu prin asigurarea unui
flux de aprobare a concediilor,
.ro
n Înlocuirea altor formulare
scrise din cadrul
departamentului de HR cu
formulare electronice;
Motor de raportare configurabil -
n
prin modulul Dashboard, sistemul
pune la dispoziţia utilizatorilor un
set complex de rapoarte şi
Eliminarea operării redundante în
n
mai multe sisteme de HR – toate
aplicaţiile software oferite de stat în
vederea depunerii situatiilor
obligatorii către autorităţile de stat
(REVISAL, VERANEXE, IVG,
DECLSOM, etc.) pot fi înlocuite cu
una singura - Charisma HR;
Eficientizarea comunicarii prin
n
asigurarea unui intranet care, în
plus faţă de alte soluţii
asemănătoare, permite modificarea
datelor direct de către angajaţi, în
funcţie de drepturile setate;
Alerte şi notificări configurabile -
n
care pot fi trimise prin email sau
SMS.
 Resurse Umane

Modulul dedicat resurselor umane

pregătire profesională şi procese de
Beneficii financiare şi operaţionale
Creşterea gradului de motivare a angajaţilor
Modulul asigură un management performant al
activităţilor de evaluare periodică, oferind
transparenţa angajaţilor privind gradul de realizare a
obiectivelor, nivelul de competenţă dorit sau nevoi de
dezvoltare profesională ulterioară.
acoperă toate aspectele legate de
activitatea de management a
resurselor umane, de la definirea
modului de organizare a unei
companii, până la informaţii
detaliate referitoare la angajaţi,
performanţă şi evoluţia acestora,
recrutare. Nivelul de detaliere şi
organizare a informaţiilor permite
cu uşurinţă utilizarea acestora în
formatul solicitat de către orice
organizaţie, indiferent de sectorul
de activitate în care activează,
complexitate sau dimensiune.

Îmbunătăţirea performanţei angajaţilor

Soluţia permite gestionarea programelor de
şcolarizare în funcţie de necesităţile fiecărui angajat,
dar şi ale departamentului, aşa cum reies din
procesele periodice de evaluare a performanţei.

O mai bună organizare la nivel de departament şi

organizaţie
Modulul asigură o imagine clară, disponibilă în orice
moment, asupra structurii organizatorice şi ierarhice a
companiei.

Acces rapid la informaţii actualizate

Departamentul de resurse umane are acces rapid la o
bază de date unică, actualizată în timp real, care
include toate informaţiile relevante despre angajaţii
companiei, inclusiv istoricul lor.

Reducerea semnificativă a costurilor operaţionale

Modulul reduce semnificativ timpul necesar generării
documentelor legale, cum ar fi cărţi de muncă,
contracte, acte adiţionale, adeverinţe, etc.

8 9
 Funcţionalităţi
n
Permite stabilirea clară a structurii
departamentelor şi a legăturilor dintre
acestea, asigurând totodată posibilitatea
modificării lor în structura organizatorică
a companiei.
n
Administrează structura ierarhică a
companiei, permiţând obţinerea a patru
tipuri diferite de organigramă care se
editează în mod automat din orice nod al
acesteia. Organigrama poate fi generată
în format grafic fără a mai necesita alte
aplicaţii externe.
n
Gestionează toate informaţiile
referitoare la resursele umane,
informaţii grupate în categorii distincte
precum:
n Informaţii personale;
n Informaţii despre educaţie, calificări
şi certificări;
n Informaţii financiare (salarii,
beneficii, asigurare medicală, cont
bancar, costuri asociate);
n Informaţii despre evoluţia
profesională (candidatură,
experienţa profesională, poziţia
actuală, evaluări, candidaturi
interne);
n Informaţii despre contractul de
muncă, istoricul cărţii de muncă;
n Informaţii despre concedii de
odihnă şi concedii medicale;
n Informaţii despre proiectele la care
angajatul este asignat.
.ro
Acoperă întregul proces de evaluare al
n
companiei, indiferent de sistemul de
evaluare folosit. Gradul ridicat de
configurabilitate al aplicaţiei permite
definirea de criterii şi metode proprii de
evaluare cât şi implementarea unor
scheme standard utilizate în practica
internaţională.
Înregistrează evaluările angajaţilor,
n
obiectivele propuse cât şi un istoric al
acestora, elemente critice pentru
urmărirea evoluţiei performanţei
angajaţilor.
Urmăreşte şcolarizările din mai multe
n
puncte de vedere, cum ar fi structura
cursurilor, detalii legate de organizare,
costuri asociate fiecărui participant sau
costurile totale.
Permite realizarea de bugete şi
n
previziuni care se referă la cheltuielile cu
şcolarizarea angajaţilor.
Asigură posibilitatea modificării
n
informaţiilor despre angajaţi în avans
(modificări de contracte referitoare la
poziţii, salarii tarifare, norme).
Permite extragerea automată a
n
contractelor individuale de muncă,
actelor adiţionale sau diverselor
adeverinţe.
Asigură posibilitatea generării automate
n
a actelor adiţionale în funcţie de
perioada de amortizare a şcolarizărilor
oferite de companie către angajaţi.
 Salarizare

Modulul de salarizare a fost

proiectat special pentru a
automatiza şi simplifica procesele
de salarizare din companii de orice
dimensiune sau complexitate,
indiferent de sectorul de activitate
sau de numărul de angajaţi. Rolul
acestuia este de a elimina o mare
parte din responsabilităţile de
rutină şi mari consumatoare de
timp pe care le implică calculul
Beneficii financiare şi operaţionale salarial şi totodată să asigure
acurateţea acestui proces.
Rapiditate şi acurateţe în calculul salarial
Modulul permite configurări complexe şi generează
atât rapoarte standard, cât şi rapoarte adaptate
nevoilor oricărei organizaţii, precum şi toate
documentele specifice procesului de salarizare.

Independenţă totală faţă de schimbările legislative

Configurabilitatea excepţională a formulelor de calcul
salarial vă degrevează de grijile şi responsabilităţile
ridicate în faţa schimbărilor legislative.

Flexibilitate ridicată în abordarea calculului salarial

Modulul permite posibilitatea modificărilor tarifare
sau de norme în timpul lunii, oferind flexibilitatea
unor decizii punctuale, fără a afecta procesul general
de salarizare din cadrul organizaţiei.

Respectă politicile de confidenţialitate salarială

Modulul are opţiunea tipăririi fluturaşilor de avans şi
lichidare pe hârtie securizată, pentru a respecta cele
mai stricte politici de confidenţialitate salarială.

Imagine clară, uşor accesibilă

Soluţia oferă o imagine unică asupra tuturor
informaţiilor legate de situaţia salarială a unui angajat,
incluzând bonusuri, prime, impozite, asigurări de
sănătate, de la angajare şi până la părăsirea
companiei.

10 11
 Funcţionalităţi
Asigură baza pentru întregul proces de
n de cost.
calcul salarial, aplicaţia fiind complet Permite realizarea de operaţii pe seturi
n
parametrizabilă în ceea ce priveşte de angajaţi (ex: pontaje, bonusuri,
formulele de calcul, tipurile de salarii, indexări etc.).
sporuri, prime (în sumă fixă, netă sau Asigură calculul salariilor în condiţiile
n
brută, procent, în lei sau valută), impuse de o structură de tip holding.
concedii medicale, concedii de odihnă, Permite planificarea bugetului de salarii
n
reţineri (taxe şi impozite datorate de prin realizarea de scenarii – se pot
angajat şi de angajator către stat, alte introduce date ipotetice şi ulterior se pot
tipuri de reţineri). vizualiza noile costuri totale sau per
Permite calculul salariului brut şi taxele
n angajat.
suportate de companie pornind de la Asigură calculul automat al
n
salariul net exprimat în lei sau o valută indemnizaţiilor de concediu de odihnă şi
oarecare (definită de utilizator). concediu medical.
Pune la dispoziţie toate rapoartele
n Oferă posibilitatea de transfer salarial şi
n
standard specifice unei aplicaţii de a altor drepturi băneşti într-un cont
salarizare, cum ar fi ştatele de plată bancar.
pentru avans, lichidare, concedii Asigură generarea automată a notelor
n
medicale, concedii de odihnă, fluturaşi, contabile precum şi a dispoziţiilor de
liste de verificare corelaţii, recapitulaţii, plată.
cheltuielile cu salariile sau fişa fiscală FF1 Permite menţinerea unei evidenţe
n
şi FF2. salariale în sistem multi-valută.
Asigură calculul salariilor pornind de la
n Oferă posibilitatea de a raporta
n
numărul orelor efectiv lucrate, multiple situaţii lunare privind
înregistrate de pontaj şi transferate salarizarea:
automat în sistem. n Raportarea iniţială - coincide cu
Permite transferul automat, de la o lună
n plata salariilor pe luna în curs (ex:
la alta, a evidenţei datoriilor şi dă data de 25 a lunii de calcul);
posibilitatea obţinerii de rapoarte privind n Raportarea de la sfârşitul lunii - în
istoricul acestora, indiferent de perioada care se fac ajustările ţinând cont de
selectată. pontaj;
Permite importul şi exportul datelor din
n n Raportarea de după 5 zile
sau spre alte aplicaţii, integrarea lucratoare de la sfârşitul lunii -
aplicaţiei cu alte sisteme contabile perioada în care se fac ultime
(PeopleSoft, SAP, SUN, Scala, MFGPro, reglări pe pontaj (ex: se introduc şi
Charisma Enterprise, REVISAL, ultimele certificate medicale sosite
VERANEXE, IVG, DECLSOM, etc). cu întârziere).
Asigură evidenţa cheltuielilor pe centre
n

.ro
 eCharisma

Definit ca site-ul departamentului

de resurse umane, Modulul
eCharisma joacă un rol important în
creşterea transparenţei în
organizaţie, în îmbunătăţirea
comunicării şi motivării, în
cunoaşterea rolurilor şi
responsabilităţilor, dar şi a altor
informaţii cu caracter personal, care
pot sta la baza unei culturi interne
sănătoase, orientate spre
motivarea, implicarea şi
Beneficii financiare şi operaţionale responsabilizarea angajaţilor.

Reduce costurile operaţionale Prin intermediul modulului

Produsul permite eliminarea orelor necesare derulării
unor activităţi de rutină, consumatoare de timp,
precum calcularea zilelor de concediu, solicitări de
adeverinţe,sau actualizarea de informaţii despre
angajaţi. Un alt cost eliminat provine din reducerea
semnificativă a volumului de papetărie necesar în
activitatea desfăşurată de departamentul de resurse
umane.
Creşte productivitatea departamentului HR
eCharisma permite comunicarea şi adoptarea rapidă
de noi cerinţe şi regulamente interne, cum ar fi
publicarea unui regulament de ordine interioară, şi
simplifică sarcinile administrative de verificare a citirii
noilor regulamente. În plus, produsul asigură control şi
acces rapid la informaţiile despre angajaţi, prin
Internet, în orice moment şi din orice loc.
eCharisma, TotalSoft a mers dincolo
de funcţionalităţile tradiţionale ale
unui sistem de management al
resurselor umane, dezvoltând un
instrument puternic şi robust,
accesibil în orice moment din orice
loc prin intermediul internetului,
care dă puterea angajaţilor de a se
implica direct în diverse procese.
Angajaţii au posibilitatea
introducerii anumitor date în
sistem, cum ar fi concedii de
odihnă, evaluări, planuri de training
etc., degrevând astfel
departamentul de resurse umane
de activităţi consumatoare de timp.

Motivează şi responsabilizează salariaţii companiei

Prin implicarea activă a managerilor şi angajaţilor în
evaluările de 360º, în cererile de concediu sau în alte
procese de resurse umane, soluţia responsabilizează
personalul şi creşte motivarea prin îmbunătăţirea
transparenţei, comunicării şi colaborării între echipe.

12 13
 Funcţionalităţi
Utilizatorii care pot accesa modulul
eCharisma sunt divizaţi în mai multe
categorii, în funcţie de drepturile atribuite.
Conturile şi drepturile acestor utilizatori
sunt validate de către departamentul de
resurse umane.
Angajatul companiei
Angajaţii companiei pot accesa informaţiile
publice oferite de către departamentul de
resurse umane, operaţiile pe care le pot face
fiind:
n Accesarea noutăţilor din cadrul
companiei (ex: organizarea unui team
building, a unor sesiuni de cursuri sau
recrutare, angajarea unor noi colegi,
anunţarea angajaţilor lunii etc.);
n Accesarea secţiunii de formulare folosite
în cadrul companiei;
n Accesarea informaţiilor publice despre
angajaţii activi din companie,
permiţându-se accesul la paginile
personale ale fiecăruia, dar şi la
informaţii de genul număr de telefon, e-
mail, poziţionare în birou, etc;
n Simularea calculului salarial de la brut la
net şi de la net la brut, cu toate taxele
angajatului şi angajatorului;
n Trimiterea de cereri către HR;
n Vizualizarea informaţiilor personale;
n Iniţierea unor fluxuri precum cereri de
concediu de odihnă, solicitări de
adeverinţe, etc;
n Modificarea anumitor date personale
(adresă, documente personale, stare
civilă), daca i se configurează aceste
drepturi;
n Realizarea auto evaluarii, completând
calificative pentru fiecare activitate /
.ro
obiectiv / competenţă.
Managerul
Pe lângă drepturile atribuite angajaţilor,
managerul poate:
n Vizualiza anumite informaţii pentru toţi
subalternii săi: balanţa de concedii,
pontajul, rezultatele evaluărilor, planuri
de training;
n Aproba sau respinge cererile iniţiate de
către subalternii săi;
n Completa evaluări, planuri de training
sau managementul carierei pentru
angajaţii aflaţi în subordinea sa;
n Completa informaţii despre rezultatele
interviurilor la care participă având ca
subiect candidaţi ce urmează să se
angajeze pe posturi aflate în subordinea
sa.
Top managerul
Are posibilitatea de a accesa în plus
organigrame şi rapoarte statistice
manageriale. De asemnea, au la dispoziţie
un dashboard cu informaţii referitoare la
fluctuaţiile de personal şi cheltuielile cu
salariaţii repartizate pe companii, puncte de
lucru sau centre de cost.
Persoana care introduce pontajul pe Web
Are drepturi similare angajatului,
suplimentar putând introduce pontajul
angajaţilor pentru care este alocată;
Angajatul din departamentul HR
Are acces la secţiunea de legislaţie de
interes pentru managementul resurselor
umane care se actualizează periodic prin
intermediul noilor versiuni, sau prin punerea
la dispoziţie a unui serviciu Web.
 Managementul Talentelor
Beneficii financiare şi operaţionale
Creşte productivitatea activităţii de recrutare
Aplicaţia permite acces rapid la informaţii detaliate,
corecte şi actualizate despre candidaţi, eliminând
timpul pierdut în căutarea în baze mari de CV-uri.
Ajută la identificarea celui mai bun candidat pentru
organizaţie
Soluţia pune la dispoziţia departamentului de resurse
umane toate informaţiile despre experienţa şi
abilităţile candidatului, plasându-l în centrul
procesului de recrutare.
Reduce sau elimină complet activităţile de rutină
Aplicaţia elimină introducerea redundantă de date,
permiţând focalizarea pe elementele esenţiale al
procesului de recrutare: selectare, intervievare,
negociere. Astfel, timpul necesar procesului de
angajare scade cu până la 35%.
Asigură urmărirea candidaţilor pe întregul proces de
recrutare
În orice moment, clienţii interni ai procesului de
recrutare pot vizualiza stadiul recrutării, lista scurtă de
candidaţi, profilele lor, având acces rapid la istoricul
fiecărui candidat.
Managementul talentelor
reprezintă un proces complex, care
presupune identificarea celui mai
potrivit candidat pentru susţinerea
obiectivelor organizaţiei. Într-o
piaţă a muncii în care fluctuaţiile şi
schimbările majore au loc într-un
timp foarte scurt, procesul de
recrutare a căştigat un loc esenţial
în strategia de resurse umane a
organizaţiilor, deoarece permite
atragerea de competenţe şi
aptitudini cheie în dezvoltarea
acestora.
Gestionarea eficientă a unei baze
foarte mari de CV-uri, înregistrarea
potenţialilor candidaţi interni şi
externi, selecţia candidaţilor după
criterii bine stabilite şi preluarea
automată în sistem a CV-urilor
postate pe site-ul companiei sau pe
site-uri terţe, reprezintă baza fără
de care procesul de recrutare nu se
poate desfăşura. O soluţie software
care acoperă toate aceste
funcţionalităţi este esenţială pentru
specialiştii de resurse umane
deoarece îi degrevează de
activităţile de rutină, putându-se
astfel concentra pe elementele
esenţiale ale procesului de
recrutare: selectare, intervievare,
negociere, etc.
14 15
 Funcţionalităţi
Redirecţionarea automată a CV-urilor
n poate fi diferită de cea de pe Intranet).
postate pe website în modulul de Oferă posibilitatea definirii de proiecte
n
recrutare, după o validare preliminară doar pentru candidaţi externi sau interni,
offline. În cazul în care un candidat are sau proiecte mixte pe care pot aplica
deja un CV în baza de date şi aplică la un atât candidaţi externi, cât şi interni.
nou job, CV-ul acestuia este redirectat Candidaţii interni au posibilitatea să
n
automat pe postul respectiv. urmărească starea candidaturii lor până
Permite importul CV-urilor care provin
n la sfârşitul proiectului; aceştia primesc
din alte surse, cum ar fi site-uri notificări despre interviuri şi rezultatele
specializate sau agenţii de recrutare. acestora.
Permite actualizarea CV-urilor
n Oferă accesare automată a anumitor
n
înregistrate deja în sistem prin date din modulele de resurse umane şi
posibilitatea încărcării în sistem a CV-ului salarizare de către echipa de recrutare în
sub formă de document (doc, pdf, sau cazul recrutării interne.
imagine scanată). Permite preluarea automată a CV-urilor
n
Asigură opţiunea de căutare avansată
n de pe eJobs, BestJobs, etc;
dupa criterii compuse sau atribute: nivel Permite definirea criteriilor de selecţie
n
limbi străine, experienţă). preliminară - din lista totală de
Asigură transferul de date despre
n candidaturi se vor califica în faza
candidaţi în sectiunea „angajaţi” (în urmatoare doar cei care întrunesc un
cazul în care candidaţii devin angajaţi ai punctaj minim stabilit în grila de selecţie.
companiei) printr-o simplă bifare a unei Asigură setul complet de documente şi
n
opţiuni. indicatori specifici recrutării:
Permite definirea proiectelor/sesiunilor
n n CV – varianta pentru tipărire;
de recrutare: data de început proiect, n Oferta pentru candidat;
deadline pentru CV-uri, comisie de n Numărul de candidaturi pe sursa de
proiect, etc. provenienţă;
Gestionează automat posturile
n n Durata procesului de recrutare pe
disponibile şi numărul de poziţii vacante, un proiect (duratele intermediare
ţinând cont de posturile vacante la un ale subproceselor: interviuri,
moment dat, dar şi de poziţiile ocupate. selecţii, etc);
Defineşte costurile implicate de procesul
n n Estimarea duratei procesului de
de recrutare: comisioane recrutare, recrutare pe baza istoricului –
participare la târguri de job-uri, anunţuri pentru un anumit post;
de recrutare. n Numărul de candidaţi selectaţi
Permite notificarea automată pe portal/
n pentru interviu;
email cu posturile vacante la un anumit n Formular pentru scrisoare de
moment (lista posturilor de pe Internet răspuns.

.ro
 Medicina Muncii

Medicina muncii reprezintă un pas

obligatoriu atât pentru un angajat
nou, cât şi pentru angajator. Acest
consult medical trebuie să se
realizeze atât la momentul angajării
cât şi ulterior, cu o anumită
periodicitate stabilită în funcţie de
condiţiile specifice de muncă.
Menţinerea unei evidenţe exacte a
vizitelor medicale, analizelor şi
rezultatelor analizelor efectuate
este esenţială în îndeplinirea
obligaţiilor companiei în legătură cu
medicina muncii.

Beneficii financiare şi operaţionale

Scăderea costurilor operaţionale indirecte
Prin monitorizarea permanentă a stării de sănătate a
angajaţilor, precum şi a efectuării regulate a
controalelor medicale, modulul de medicină a muncii
asigură prevenirea îmbolnăvirilor de tip profesional,
reducând zilele de concediu medical

Control şi transparenţă asupra activităţilor

referitoare la medicina muncii
Soluţia asigură o bază unică, completă, cu date la zi,
referitoare la toate informaţiile cu trimitere directă la
medicina muncii. Astfel, menţinerea unui istoric a
tuturor incidentelor, şi luarea unor decizii de prevenire
pe baza acestui istoric, duce la reducerea sau evitarea
unor noi accidente de muncă în viitor.

Reducerea timpului necesar derulării activităţilor de

medicina muncii
Modulul include funcţionalităţi avansate de
înregistrare, monitorizare şi raportare rapidă a tuturor
informaţiilor specifice. Aceste funcţionalităţi vă ajută
să acţionaţi rapid în vederea refacerii analizelor
expirate ale angajaţilor, prin posibilitatea de notificare
automată.

16 17
 Funcţionalităţi
Administrează informaţii despre vizitele
n următoarelor informaţii:
medicale ale angajaţilor, despre analizele n Data, ora şi locul accidentului de
pe care le-au făcut sau trebuie să le facă muncă;
aceştia, precum şi despre toate n Tipul acestuia;
problemele medicale ale acestora. n Consecinţele accidentului de
Monitorizează starea de sănătate a
n muncă;
angajaţilor, prevenind astfel n Localizarea leziunilor;
îmbolnăvirile profesionale. n Primul ajutor (nomenclator);
Administrează examenele medicale la
n n Cauzele accidentului;
angajare, examenele medicale de n Descrierea accidentului;
adaptare, controalele medicale n Împrejurările accidentului;
periodice şi examenele medicale la n Spitalizarea şi inspectorul care
reluarea activităţii. întocmeşte raportul;
Defineşte seturi de analize care se pot
n Ţine evidenţa controalelor medicale şi a
n
ataşa unor grupuri de angajaţi, direct pe bolilor salariaţilor, înregistrând
angajaţi sau prin intermediul poziţiilor următoarele informaţii:
pe care le ocupă. n Denumire risc (nomenclator);
Înregistrează toate informaţiile legate
n n Examen medical cerut şi
de analize: data şi clinica medicală la periodicitatea examenului medical;
care s-au efectuat, data la care expiră şi n Tip, denumire şi codul afecţiunii
starea acestora. medicale;
Permite configurarea listelor şi seturilor
n n Data efectuării consultului;
de analize, clinici medicale şi starea n Recomandare medicală;
analizelor, acestea putându-se extinde n Data expirării;
sau restrânge în funcţie de necesităţi. n Rezultatul examenului medical -
Notifică în mod automat expirarea
n dacă angajatul este sau nu apt de
analizelor angajaţilor, precum şi lista muncă.
analizelor ce trebuiesc efectuate de Generează rapoarte simple sau
n
anumiţi angajaţi. complexe pe baza informaţiilor din
Ţine evidenţa accidentelor de muncă
n cadrul acestui modul.
existând posibilitatea monitorizării

.ro
 Acces - Pontaj
Beneficii financiare şi operaţionale
Reduce timpul necesar înregistrării şi revizuirii
pontajelor cu până la 80%
Revizuirea unui pontaj durează în medie 6 minute,
însă acest timp este redus la aproximativ un minut în
urma utilizării unui sistem automat.
Reduce semnificativ costurile operaţionale
Prin reducerea timpului necesar calculului salarial pe
baza pontajelor sau o reducerii timpului necesar
alocării schimburilor de lucru pe angajaţi, soluţia
reduce semnificativ costurile operaţionale.
Reduce erorile intenţionate cu privire înregistrarea
orelor libere
Modulul reduce factori care afectează orarul normal
de lucru, cum ar fi prânzul prelungit, întârzieri, plecări
înainte de finalizarea programului care, conform
Asociaţiei Americane de Salarizare, pot ajunge până
la 4.08 ore pe săptămână. Sistemul înregistrează
întârzierile, absenteismul cât şi intrările eronate.
Imagine completă asupra profitabilităţii
Modulul permite compararea volumului de muncă
depus cu bugetele salariale atât la nivel de organizaţie
cât şi la nivel de proiect, departament, centru de cost,
sau client. În plus, există posibilitatea realizării unor
analize de performanţă detaliate, periorice, cum ar fi
ore lucrate vs. standard, ore facturabile vs. ore
consumate, etc.
În acest moment, cele mai mari
cheltuieli de HR la nivel de
organizaţie sunt alocate, în mod
direct sau indirect, urmăririi şi
centralizării orelor de lucru ale
angajaţilor. Acest lucru este susţinut
de faptul că eliminarea erorilor
umane din înregistrarea orelor
lucrate poate duce la diminuarea
semnificativă a greşelilor de calcul
salarial.
Pe de altă parte, asigurarea unui
acces securizat în cadrul oricarei
companii are implicaţii majore în
siguranţa angajaţilor şi în controlul
fluxului de persoane în interiorul
companiei. Soluţia care reuşeşte să
acopere aceste procese, oferind
securitate şi control, dar şi
înregistrarea orelor de intrare şi
iesire din instituţie este un element
de nelipsit din cadrul unei companii.
Modulul de Acces Pontaj
îndeplineşte exact acest rol, fiind
destinat controlului şi înregistrării
accesului în companie pentru
personalul angajat şi oferind
instrumentele pentru înregistrarea
orelor de venire/plecare în vederea
calculului timpului de lucru.
18 19
 Funcţionalităţi
Oferă pontaj electronic pentru toţi
n Asigură definirea aparatelor de pontaj
n
salariaţii - la intrarea în companie sau prin introducerea denumirii acestora
pentru accesul în diferite sectoare ale (pentru localizare usoara), introducerea
acesteia, fiecare angajat utilizează o tipului de aparat (acces şi/sau pontaj), a
cartelă de acces introdusă într-un cititor orarului de funcţionare, zona de acces,
de cartele, care înregistrează codul stare aparat.
cartelei, salvând informaţii precum data Permite atribuirea şi retragerea
n
şi ora la care s-a făcut trecerea prin cartelelor magnetice / de proximitate
dreptul cititorului. angajaţilor - orice cartelă atribuită,
Permite descărcarea datelor înregistrate
n trecută prin aparat, este identificată de
de aparatele pentru acces-pontaj program ca aparţinând unui anumit
(manual sau automat) în calculator, angajat.
acestea putând fi interpretate şi Asigură actualizarea (adăugarea,
n
prezentate sub forma de rapoarte modificarea, ştergerea) schimburilor de
referitoare la prezenţa angajaţilor. lucru.
Securizează datele prin definirea
n Permite alocarea / realocarea
n
ierarhizată de utilizatori. schimburilor de lucru angajaţi.
Permite configurarea parametrilor care
n Asigură validarea informaţiilor
n
pot fi folosiţi în calculul orelor lucrate: prelucrate de program: marca
toleranţă la intrare, rotunjire la ora angajatului, nume, prenume, data
întreagă, timp implicit de ore lucrate şi pontajului, ora de intrare, ora de ieşire,
ore suplimentare, număr maxim de ore întârziere, avans, schimb de lucru, număr
suplimentare admis, pauză admisă, sau de ore lucrate, tip ore lucrate, perechile
minute ignorate. intrări-ieşiri ale fiecărui angajat.
Introduce filtre pentru selecţie şi
n Înregistrează separat orele
n
căutare rapidă precum: marcă, nume, suplimentare efectuate, a avansurilor
departament, locaţie, dată, sau tipuri de sau a întârzierilor angajatului, modulul
ore. permitand de asemenea corectarea
Permite setarea nomenclatoarelor: zone
n erorilor înregistrate de aparate.
de acces, orare de funcţionare a Asigură o validare generală pe tipuri de
n
aparatelor, orare de intrare, ieşire sau ore lucrate, putându-se face corecţii ale
mixte pentru fiecare din aparate, stări orelor lucrate prin modificări aplicate
ale aparatelor, tipuri de ore lucrate, zile unui angajat sau grup de angajaţi.
speciale.

.ro
 Rapoarte

Una dintre principalele provocări

ale departamentului de resurse
umane este extragerea din întreaga
bază de date a unor rapoarte şi
situaţii care să ilustreze evoluţia şi
dinamica resurselor umane, a
bugetului de salarii, a orelor lucrate
efectiv de către angajaţii companiei,
evoluţia competenţelor, bugetele de
timp alocate cursurilor de pregătire
internă sau externă, sau eficienţa
investiţiilor în dezvoltarea
capitalului uman. Lipsa unui motor
puternic de raportare reduce cu
până la jumatate eficienţa unui
sistem informatic care s-ar limita
strict la înregistrarea unor date în
sistem.

Beneficii financiare şi operaţionale

Asigură o imagine de ansamblu asupra dinamicii
departamentului de resurse umane.

Generează rapid orice situaţie referitoare la

activitatea departamentului de resurse umane, fie că
vorbim de salarizare, date despre angajaţi, pontaj,
etc.

Permite analizarea indicatorilor cheie şi măsurarea

eficienţei şi performanţei acestui departament.

Elimină erorile umane din procesul de raportare şi

oferă o imagine corectă şi la zi a situaţiei resurselor
umane din companie.

20 21
 Funcţionalităţi
Permite generarea facilă a unui set
n Rapoarte Acces-Pontaj
complex de rapoarte standard,
principalele fiind:
Rapoarte Resurse Umane
n firmei (în interes privat sau
n Lista actualizată a angajaţilor;
n Planificarea concediilor de odihnă
anuale;
n Contracte individuale de muncă;
n Acte adiţionale;
n Rapoarte promovări;
n Plan de instruire angajat;
n Fişa de evaluare;
n Fişa personală;
n Istorie funcţie şi salarii;
n Raport Turnover;
n Raport Headcount;
n Adeverinţe vechime.
Rapoarte Salarizare
n câteva click-uri putându-se seta forma şi
n Centralizator salarii;
n Ştate de salarii;
n Adeverinţe medicale;
n Liste reţineri;
n Ştate concedii medicale;
n Fluturaşi salarii;
n Declaraţii sănătate;
n Declaraţii FNUASS.
.ro
n
n Raportul de prezenţă pe schimburi;
n Raportul privind deplasările în afara
profesional);
n Raportul de prezenţă a angajaţilor
pe departamente, centre de
profit/cost;
n Programul global de lucru;
n Rapoarte lunare;
n Fişa individuală de pontaj.
Oferă posibilitatea extragerii din baza
n
de date a oricărei informaţii existente
sub forma unor rapoarte adaptate la
cerinţele fiecărui utilizator.
Pune la dispoziţie un motor puternic de
n
configurare a rapoartelor, cu doar
conţinutul raportului.
Permite exportul rapoartelor în orice alt
n
tip de aplicaţie externă pentru prelucrări
ulterioare.
Permite selecţia extrem de uşoară şi
n
rapidă a informaţiilor din baza de date,
aceasta putând fi realizată de către orice
utilizator instruit al aplicaţiei.
 ITM

Una dintre principalele atribuţii ale

departamentului de resurse umane
este să gestioneze toate
documentele şi raportările
obligatorii cerute de stat, dar şi
menţinerea conformităţii acestora
cu legislaţia în vigoare. În acest
proces nu se acceptă erorile umane.
Orice document sau raportare
făcută în alt format decât cel cerut
de către stat, sau care nu include
anumite informaţii cat se poate de
banale, poate duce la respingerea
raportării şi, implicit, la creşterea
timpului şi costurilor dedicate
Beneficii financiare şi operaţionale acestui proces.

Reducerea semnificativă a timpului necesar

raportării către ITM
Soluţia generează automat toate rapoartele necesare
şi identifică orice modificare înregistrată de la o lună
la alta, avertizând departamentul de resurse umane şi,
astfel, prevenind consumarea inutilă de timp, energie
şi bani în refacerea rapoartelor.

Eliminarea erorilor umane

Datorită automatizării procesului de raportare, orice
inconsistenţă identificată în datele angajatoilor este
eliminată şi semnalizată factorilor de decizie. În plus,
modulul elimină erorile apărute în urma modificărilor
legislative, asigurând conformitatea cu legislaţia în
vigoare. Toate actualizările legislative se realizează în
timp real.

Imagine de ansamblu asupra tuturor raportărilor

către ITM
În orice moment, este posibilă vizualizarea istoricului
tuturor raportărilor către ITM. Produsul oferă filtre
avansate de căutare, uşurând găsirea unor informaţii
dorite şi reducând activităţile de rutină, consumatoare
de timp.

22 23
 Funcţionalităţi
Generarea tuturor fişierelor care trebuie
n incluzând datele proprii aferente.
transmise la inspectoratele teritoriale de Permite verificarea fişierelor - sunt
n
muncă, conform legislaţiei în vigoare (ex. prevăzute anumite chei de verificare,
registrul de evidenţă în format fişierele putând fi generate doar după
electronic). validarea tuturor cheilor de verificare de
Generarea periodică a fişierelor
n către sistem.
aferente registrului de evidenţă, conform Asigură tipărirea inconsistenţelor sau a
n
specificaţiei elaborate de Inspecţia datelor care nu respectă specificaţia ITM
Muncii. prin intermediul raportului „Lista erori”
Generarea exclusivă a fişierelor care
n (ex. verifică dacă localitatea din care este
conţin modificări apărute în datele angajatul are un cod SIRUTA valid sau
personale sau contractele salariaţilor, dacă temeiul legal al încetării
precum şi în datele noilor angajaţi – contractului se află în lista prezentă în
acest lucru este posibil datorită opţiunii specificaţie).
de comparare a datelor din situaţia Generează o serie de rapoarte
n
actuală cu cele din ultima raportare la configurabile care includ date raportate
Inspectoratul Teritorial de Muncă. către Inspectoratul Teritorial de Muncă.
Definirea mai multor angajatori care pot
n Asigură securitatea informaţiilor prin
n
fi mapaţi cu entităţile legale, locaţiile, configurarea drepturilor utilizatorului
punctele de lucru sau alte forme de referitor la accesarea şi procesarea
organizare definite în Charisma HR, datelor referitoare la toţi angajatorii sau
urmând să fie generate fişiere doar la anumiţi angajatori.
individuale pentru fiecare angajator,

.ro

dorit. Lipsa unui instrument care să
eficientizare a costurilor, cât şi de o
funcţionalităţile necesare construirii
Beneficii financiare şi operaţionale
Reduce timpul alocat activităţilor de rutină
Modulul Bugete furnizează rapoarte şi informaţii utile
în timp real, oferind imediat toate informaţiile
necesare întocmirii, comparării şi evaluării eficienţei
execuţiei bugetelor specifice resurselor umane.
Datorită centralizării tuturor informaţiilor într-o
singură bază de date, personalul HR economiseşte
timp important, putându-se focaliza mai mult pe
activităţi productive.
Reduce costurile operaţionale
Modulul elimină implicarea mai multor persoane în
culegerea informaţiilor, în construcţia de rapoarte sau
a situaţiilor la zi, eliminănd munca redundantă şi
manuală, survenită din utilizarea simultană a mai
multor aplicaţii.
Reduce costurile de migrarea a datelor
Modulul Bugete este parte integrantă a sistemului
Charisma HCM, ceea ce permite o migrare rapidă a
datelor.
Bugete
Bugetare înseamnă în primul rând
planificarea acţtivităţilor şi
resurselor necesare atingerii
obiectivelor de business, element
esenţial în atingerea rezultatului
simplifice definirea, planificarea şi
controlul bugetelor pe anumite
perioade de timp poate priva
compania de posibilitatea de a
identifica la timp oportunităţile de
imagine unitară asupra activităţii
finaciare şi operaţionale a
companiei, în orice moment.
Modulul Bugete oferă toate
bugetelor departamentelor de
resurse umane, plecând de la
planificarea acţiunilor critice
necesare susţinerii obiectivelor
strategice, cum ar fi asigurarea
competenţelor şi a planurilor de
evaluare de performanţă, şi până la
activităţile operaţionale necesare
asigurării resurselor umane, a
trainingurilor sau a salarizării şi
administrării de personal.
24 25
 Funcţionalităţi
Permite configurararea elementelor de
n total angajat, locaţie);
buget - taxe, număr angajaţi, creşteri n
Raport anual de variaţii ale
salariale, clauze speciale, etc.; elementelor de buget (număr
Asigură bugetarea la nivel de angajat –
n angajaţi, salarii, bonusuri, rata curs
permite bugetarea pe fiecarea HC, valutar);
centru de cost, societate, brand, locaţie n
Buget pe anul următor versus buget
pe fiecare lună a anului bugetat pe anul trecut;
nAsigură un set complet de rapoarte n
Buget pe anul curent versus
specifice: cheltuieli actuale;
n Raport pentru un an de bugetare n
Buget pe anul următor versus
(headcount, CC, funcţie, taxe, cheltuieli actuale;
prime, salariu lunar de baza, cost

.ro

Beneficii financiare şi operaţionale
Asigură o imagine de ansamblu
Modulul permite analiza indicatorilor cheie, oferind o
imagine clară, bazată pe informaţii la zi, despre
dinamica resurselor umane din organizaţii de orice
dimensiune sau complexitate.
Reduce timpul necesar obţinerii unei situaţii la zi
Modulul permite generarea şi accesarea rapidă a
numeroase situaţii referitoare la eficienţa
departamentului de resurse umane.
Elimină erorile umane din procesul de evaluare
Sistemul pune la dispoziţia utilizatorilor informaţii
actualizate, relevante, detalitate şi în timp real.
Dashboard
O cerinţă tot mai presantă a
departamentulor de HR este
posibilitatea de extragere din
întreaga bază de date a unor
rapoarte şi situaţii la zi, care să
ilustreze corect evoluţia şi dinamica
resurselor umane, a bugetului de
salarii, dar şi orele lucrate efectiv de
către angajaţii companiei.
Modulul Dashboard este o soluţie
puternică de business intelligence,
special proiectată pentru a obţine
cifre relevante pentru
departamentele de HR din
organizaţii de orice dimensiune sau
complexitate. Modulul
monitorizează activitatea şi
eficienţa capitalului uman al
companiei prin intermediul unui set
de indicatori complet configurabili,
financiari sau non-financiari, care
acoperă toate aspectele privind
situaţia angajaţilor, evoluţia
numărului de angajaţi, turnover pe
nivele ierarhice, dinamica mişcărilor
interne de personal, investiţii în
capitalul uman, eficienţa
programelor de training şi alţi
indicatori specifici departamentelor
moderne de resurse umane.
26 27
 Funcţionalităţi
Asigură înregistrarea, vizualizarea,
n indicator se poate calcula pe lunile
editarea şi ştergerea datelor pe anul
curent, pe baza cărora se emit rapoarte.
Permite calcularea de indicatori sau
n personal pe fiecare departament:
grupuri de indicatori pe baza datelor de
intrare.
Permite închiderea lunilor prin opţiunea
n promovări, suspendări, transferuri
“Închide luna”; ulterior acestei comenzi
valorile sunt afişate în rapoarte (aceste
valori nu mai pot fi modificate).
Pune la dispoziţia utilizatorilor:
n Permite identificarea indicatorilor după
n Datele de intrare şi indicatorii cheie
de performanţă (KPI) pe anul
curent, grupate pe luni închise;
n Analiza situaţiei curente a
numărului de angajaţi, calculată
atât ca HC (număr total de
anagajaţi) cât şi ca FTE (echivalentul
în angajaţi fulltime). Analiza poate fi
prezentată pe departamente sau pe
companie;
n Monitorizarea evoluţiei numărului
de angajaţi din companie pe anul
curent, calculată atât ca HC (număr
total de anagajaţi) cât şi ca FTE
(echivalentul în angajaţi fulltime) şi
pe lunile inchise;
n Situaţia turnover-ului de personal
(Număr Plecări / HC) pe nivele
ierarhice şi departamente. Acest
.ro
închise;
n Dinamica mişcărilor interne de
plecări definitive din companie,
transferuri între departamente,
în interiorul departamentelor. Acest
indicator se poate calcula pe lunile
închise;
n
nume, etichetă, grupul din care face
parte.
Preia informaţiile care stau la baza
n
calculării indicatorilor din sistem, pe
baza formularelor - modificarea datelor
din sistem atrage automat actualizarea
valorii indicatorilor.
Permite adăgarea de noi indicatori,
n
conform nevoilor specifice ale
organizaţiei.
Permite configurarea departamentelor
n
pentru care se vor calcula datele şi care
vor fi prezentate în rapoarte.
Permite configurarea motivelor pe baza
n
cărora un angajat este considerat
promovat sau transferat.
Oferă propriile rapoarte standard şi
n
configurabile.

importantă este să gestioneze toate
proces nu se acceptă erorile umane,
Beneficii financiare şi operaţionale
Elimină operarea paralelă în mai multe sisteme
informatice
Toate aplicaţiile software oferite de stat în vederea
depunerii situaţiilor obligatorii către autorităţile de
stat (REVISAL, VERANEXE, IVG, DECLSOM, etc.) pot fi
înlocuite cu o singură aplicaţie, intuitivă şi uşor de
utilizat.
Reduce semnificativ timpul necesar realizării
raportării către bugetul de stat
Genereată automat rapoarte şi identifică imediat
modificările înregistrate de la o lună la alta.
Elimină erorile umane din procesul de raportare
Datorită extragerii datelor direct din baza de date a
sistemului, care conţine situaţiile la zi ale organizaţiei,
produsul elimină potenţialele erori umane care apar
în procesul de trecere a informaţiilor manual dintr-un
sistem în altul.
Elimină erorile apărute în urma modificărilor
legislative
Modulul asigură conformitatea cu legislaţia în vigoare,
actualizările legislative fiind făcute în timp real, fără a
perturba activităţile operaţionale ale companiei.
Declaraţii
Pentru un departament de resurse
umane, o activitate extrem de
documentele şi raportările
obligatorii cerute de stat, dar şi
menţinerea conformităţii acestora
cu legislaţia în vigoare. În acest
orice document sau raportare
făcută în alt format decât cel
prezentat de stat, sau care nu
include anumite informaţii cat se
poate de banale, putând duce la
respingerea raportării şi implicit la
creşterea timpului dedicat acestui
proces.
Modulul Declaraţii simplifică şi
automatizează activităţile atât de
importante dar consumatoare de
timp pentru încărcarea, verificarea
şi generarea tuturor declaraţiilor
către bugetul de stat - CAS, Şomaj,
FNUASS, Sănătate sau Comision
ITM. Perfect adaptat legislaţiei în
vigoare şi integrat nativ cu celelalte
module ale suitei Charisma HCM,
modulul Declaraţii reduce
semnificativ costurile operaţionale
şi erorile umane din procesul de
raportare către stat.
28 29
 Funcţionalităţi
Permite generarea tuturor declaraţiilor
n validarea tuturor cheilor de verificare de
obligatorii către bugetul de stat, cum ar către sistem.
fi declaraţia CAS, declaraţia SOMAJ, Asigură securitatea informaţiilor prin
n
declaraţia SĂNĂTATE, declaraţia FNUASS, configurarea drepturilor utilizatorului
sau declaraţia comision ITM referitor la accesarea şi procesarea
Asigură exportul declaraţiilor şi
n datelor referitoare la toţi angajatorii, sau
printarea lor în formatul solicitat de doar la anumiţi angajatori.
lege; Permite arhivarea declaraţiilor,
n
Permite verificarea fişierelor - sunt
n utilizatorul putând oricând accesa
prevăzute anumite chei de verificare, declaraţiile depuse pe lunile trecute.
fişierele putând fi generate doar după

.ro

Beneficii financiare şi operaţionale
Oferă control centralizat al Planului de Training
Modulul permite definirea unui format configurabil al
Planului de Training la nivel de organizaţie, cât şi
completarea corespunzătoare cu date despre cererea
şi oferta de training. În plus, modulul gestionează
toate aspectele legate de logistică, planificare şi
consolidare a datelor.
Scade timpul de răspuns la solicitările de training
Modulul automatizează procesul de training,
permiţând transmiterea mult mai rapidă a informaţiei
între clienţii interni şi departamentul de resurse
umane şi asigurând accesul la o bază de date
actualizată a competenţelor angajaţilor, cursurile deja
efectuate, furnizori şi programe de training.
Optimizează procesul de training
Modulul pune la dispoziţia utilizatorilor instrumente
de monitorizare şi raportare privind procesul de
training, permiţând identificarea punctelor slabe şi
remedierea acestora.
Reduce atribuţiile administrative
Oferă posibilitatea departamentului HR de a consacra
mai mult timp activităţilor strategice, automatizând
multe din activităţile rutiniere implicate de procesul
de training derulat la nivelul companiei.
Training
Specializarea şi dezvoltarea
competenţelor este unul dintre
principalele elemente non-
financiare de motivare a angajaţilor.
În plus, trainingul a devenit o
necesitate, o activitate absolut
obligatorie în dezvoltarea sănătoasă
a companiei pe termen lung.
Motivele pentru care
departamentele de resurse umane
din marile organizaţii, cât şi
managerii firmelor în dezvoltare,
apelează la cursuri specializate, se
bazează pe identificarea propriilor
nevoi de natura organizaţională.
Pentru acestea, trainingul este una
dintre cele mai profitabile investiţii,
întrucât există certitudinea că
aceasta se regăseşte în calitatea
oamenilor şi în respectarea
standardelor profesionale ale
companiei.
Modulul Training asigură
eficientizarea tuturor activităţilor
necesare derulării activităţilor de
training, începând cu procesul de
planificare a necesarului de
competenţe pe fiecare angajat,
echipă sau departament, evaluarea
programelor de training optime şi a
furnizorilor acestora, centralizarea
duratelor de pregătire, execuţia
efectivă şi evaluarea rezultatelor
obţinute. Modulul este o piesă de
bază a suitei Charisma HCM, cu
impact major în gestiunea
talentelor şi competenţelor
organizaţiei.
30 31
 Funcţionalităţi
Permite stabilirea unui format
n planului de training de către toţi
configurabil pentru planul de training şi utilizatorii, lucru care va îmbunătăţi
popularea acestuia cu datele privind timpul de evoluţie şi va contribui ca
oferta şi cererea de training. sesiunile să se desfăşoare într-un timp
Crează şi planifică sesiunile de training
n redus.
caracterizate prin: durată, număr de Permite elaborarea standardizată şi
n
participanţi, prezenţă, sală, trainer, automată a Tabloului de Bord aferent
suport de curs, data de începere / procesului de Formare, lucru care
încheiere, mijloace pedagogice, înlocuieşte numeroase activităţi şi
evaluare, etc. înregistrări manuale.
Gestionează oferta de training,
n Oferă interfeţe în mai multe limbi de
n
permiţând setarea şi detalierea circulaţie internaţională;
domeniilor de training (limbi străine, Oferă un set de rapoarte specifice
n
inginerie, design, etc). procesului de training, rapoarte
Acoperă partea logistică a planurilor de
n centralizate sau pe zone, departamente,
training (rezervarea şi modul de utilizare profesii, etc.
a sălilor, necesarul de manuale, prezenţa Include posibilitatea accesării istoricului
n
la cursuri, evaluări în urma cursului, etc), de training pe o anumită persoană, pe
contribuind la reducerea timpului anumite persoane din cadrul unui
consacrat aspectelor de logistică. departament, a traingurilor dintr-o
Permite consolidarea datelor privind
n anumită perioadă, rezultate la teste, etc.
necesarul de training de la Include posibilitatea de convocare
n
departamente sau sucursale, incluzând automată, prin e-mail, a persoanelor
informaţii precum numărul de persoane înscrise la training.
şi orele pentru fiecară persoană alocate Permite monitorizarea unui set de
n
trainingului, tipul de training cât şi indicatori specifici procesului de
repartizările pe zile, ore, persoane. training: efectiv lunar mediu, număr de
Automatizează anumite atribuţii ale
n persoane care au participat la training,
Planului de Training asigurând: rata accesului la training, ore de training,
n Reducerea înregistrărilor duble şi a calculul absenteismului, ore de training
numărului de e-mailuri schimbate; pe individ, procentul de bărbaţi sau
n Circulare rapidă a informaţiilor femei din persoanele care au participat
(sesiuni planificate, coeficient de la training, ore realizate pe categorie de
completare a sesiunilor); vârstă, de personal sau pe categorie de
Permite consultarea şi utilizarea
n training.

.ro
 Alerter

Modulul Alerter este un sistem de

alertare a evenimentelor sau
acţiunilor care trebuie întreprinse
într-un interval de timp bine definit.
Alertele sunt perfect configurabile,
putând fi create sau citite doar de
către utilizatori cu anumite drepturi,
conform politicii interne a
organizaţiei. Integrat cu suita
Charisma HCM, modulul extrage
orice tip de informaţii din sistem,
menţinând persoanele responsabile
în alertă la evenimentele
importante ale companiei.
Beneficii financiare şi operaţionale
Minimizeaza întârzierile
Modulul transmite alerte în timp util referitor la
anumite activităţi şi evenimente de realizat. Astfel,
întârzierile sau uitarea unor evenimente importante
pentru angajaţi vor fi de domeniul trecutului.

Reduce costurile
Datorită eliminării penalităţilor ce pot apărea în urma
nerealizării unor activităţi în timp, sistemul contribuie
la reducerea costurilor non-calitate.

Reduce timpul acordat planificării activităţilor

Opţiunea de stabilire a unor alerte automate
reaminteşte utilizatorilor despre anumite activităţi
care trebuie realizate, precum şi termenul limită de
realizare.

Creşte satisfacţia şi motivarea angajaţilor

Modulul oferă posibilitatea de a felicita angajaţii cu
ocazia evenimentelor personale, cum ar fi ziua de
naştere, căsătorie, aniversare copil / soţ /soţie,
aniversare angajare în companie, sau orice alt tip de
alerte dorite.

32 33
 Funcţionalităţi
Permite mesaje complexe care pot
n perioada determinată de probă în
include atât elemente standard cât şi următoarele 20 zile;
informaţii specifice extrase direct din n Salariaţi care împlinesc doi ani de
aplicaţia Charisma HR. la suspendarea contractului
Asigură preluarea de informaţii direct
n pentru îngrijire copil în
din sistemul Charisma HR. următoarele 30 de zile.
Transmite automat mesaje, prin e-mail
n n
HR supervisor - Raport de activitate
sau SMS, către anumite persoane, cu zilnic pentru verificarea datelor
ocazia anumitor evenimente. introduse în sistem în decursul unei
Permite o utilizare rapidă şi facilă prin
n zile.
intermediul unei interfeţe prietenoase; n
HR:
Permite setarea frecvenţei cu care se va
n n Copii ai angajaţilor care împlinesc
transmite o alertă. 18 ani în următoarele 30 de zile;
Vizează utilizatori din departamente
n n Deduceri pentru alte persoane în
precum: întretinere care expira în
n IT, Securitate, Top Management: următoarele 30 de zile;
n Salariaţi care vor părăsi compania n Salariaţi ale caror controale
sau se vor angaja în următoarele medicale expira în următoarele
7 zile 30 de zile;
n Salariaţi care îşi vor modifica n Interviuri programate pentru
poziţia în următoarele 7 zile următoarele 7 zile;
n Middle Management: n Sesiuni de training programate
n Salariaţi care aniversează un pentru următoarele 7 zile;
anumit eveniment în următoarele n Acţiuni programate pentru
7 zile: naştere, căsătorie, naştere următoarele 7 zile (ex. aprobare
copil /soţ /soţie; adeverinţă);
n Salariaţi cărora le expiră perioada n Modificări care afectează partea
de probă sau contractul pe de salarizare.

.ro
 Clocking In

În acest moment, cele mai mari

cheltuieli de HR la nivel de
organizaţie sunt direcţionate, în
mod direct sau indirect, pe
managementul orelor de lucru ale
angajaţilor. Acest lucru este susţinut
de faptul că eliminarea erorilor
umane din înregistrarea orelor
lucrate poate duce la diminuarea
semnificativă a greşelilor de calcul
Beneficii financiare şi operaţionale salarial.

Reduce timpul necesar înregistrării şi revizuirii Modulul Clocking-In este un

pontajelor cu până la 80%
Revizuirea unui pontaj durează în medie 6 minute,
însă acest timp este redus la aproximativ un minut în
urma utilizării unui sistem automat.
Reduce semnificativ costurile operaţionale
Prin reducerea semnificativă a timpului necesar
calculului salarial pe baza pontajelor sau o reducerii
timpului necesar alocării schimburilor de lucru pe
angajaţi, modulul reduce semnificativ costurile
operaţionale, îmbunătăţind eficienţa companiei.
instrument extrem de util, care
colectează simplu şi rapid, prin
Internet, pontajele de la angajaţii
distribuiţi în teritoriu. Produsul
aduce avantajul completării tuturor
informaţiilor într-un singur loc,
direct în baza de date, aceste
informaţii ajungând în timp real în
pontajul lunar, care urmează să fie
validat de către un utilizator cu
drepturi speciale.

Reduce erorile intenţionate cu privire la înregistrarea

orelor libere
Soluţia reduce factorii care afectează orarul normal de
lucru, cum ar fi prânzul prelungit, întârzieri sau plecări
înainte de finalizarea programului. Sistemul scoate în
evidenţă şi înregistrează întârzierile, absenteismul cât
şi intrările eronate.

Imagine completă asupra profitabilităţii

Soluţia permite compararea volumului de muncă
depus cu bugetele salariale atât la nivel de organizaţie
cât şi la nivel de proiect, departament, centru de cost,
sau client. În plus, există posibilitatea realizării unor
analize de performanţă detaliate, periorice, oferind o
imagine unitară, la zi, asupra zonelor eficiente sau
ineficiente din organizaţie.
34 35
 Funcţionalităţi
Permite completarea pontajelor direct
n de ore într-o singură zi, fiecare centru de
de către responsabili folosind o sursă cost putând avea alocate mai multe
unică accesibilă pe web, folosind o foaie locaţii;
de potaj configurabilă; Defineşte centrele de cost pe baza
n
Asigură verificarea pontajelor, erorile
n cărora se va înregistra pontajul;
fiind semnalate prin mesaje de alertă. Asigură securitatea datelor prin
n
Acestea pot fi corectate de către definirea a trei tipuri de utilizatori cu
utilizatori, transmiterea pontajelor drepturi de înregistrare, verificare şi
nefiind posibilă până când toate alertele asistare a procesului de pontaj;
sunt rezolvate; Permite arhivarea datelor de pontaj pe
n
Consolidează toate informaţiile de
n o perioadă definită de către utilizator;
pontaj, modulul permiţând o verficare Generează o serie de rapoarte de
n
suplimentară a datelor odată ce acestea pontaj, formatul fiind asemănător cu
sunt primite la sediul central. În cazul în foaia de pontaj. La rularea raportului se
care acestea sunt respinse, se pot poate selecta perioada cât şi aplicarea
retransmite către responsabil pentru unor filtre precum: marcă, nume şi
revizuire; prenume, centrul de cost, locaţia.
Permite introducerea mai multor tipuri
n

.ro
La scurt timp după înfiinţarea sa în 1994,
TotalSoft a devenit una dintre cele mai
importante firme de software din România,
cu o reputaţie ireproşabilă şi o poziţie
consolidată pe piaţa de software internă şi
internaţională. În prezent, echipa TotalSoft
este formată din peste 380 de specialişti, cu
o excelentă experienţă în domeniul IT&C, al
căror spirit de inovaţie şi competenţă
garantează îndeplinirea cu succes a
proiectelor clienţilor săi.

Cu peste 1500 de clienţi în sectorul privat şi

public din 20 de ţări, printre care USA,
Germania, UK, Italia sau Franţa, TotalSoft
deţine o expertiză de necontestat în
verticale ca financiar-bancar, leasing,
distribuţie, pharma, retail, medical, utilităţi,
construcţii, proiectare, producţie, servicii
sau administraţie publică.

TotalSoft este parte a grupului Global Finance, una dintre cele mai
importante firme de investiţii private din Europa de Sud-Est, cu birouri în
Atena, Bucureşti, Sofia şi Belgrad. Global Finance administrează fonduri de
peste 850 milioane euro, obţinute în urma administrării de fonduri de
investiţii private şi imobiliare, şi a realizat peste 70 de investiţii de la
înfiiţarea sa în 1991.
Notes
TotalSoft Headquarter
Global City Business Park
Str. Bucureşti - Nord, nr. 10, Clădirea O2
Etaj 8, 077190, Bucureşti-Ilfov, România
T: +4021 335 17 09
F: +4021 335 17 12
office@totalsoft.ro
www.totalsoft.ro
www.charisma.ro © TotalSoft 2010