UNIVERSITATEA CRETIN DIMITRIE CANTEMIR BUCURETI FACULTATEA DE FINANE, BNCI I CONTABILITATE PROGRAMUL DE MASTERAT GESTIUNE I AUDIT FINANCIAR

AUDITAREA MANAGEMENTULUI DOCUMENTELOR N REGIM ELECTRONIC TEMA AUDITAREA SISTEMULUI INFORMATIC DOCUMENTA

MASTERAND: AVDANEI VLAD IONU

BUCURETI 2014
1

CUPRINS

DESPRE DOCUMENTA DMS ......................................................................................................4 DE CE DOCUMENTA DMS ..........................................................................................................4 CE ASIGURA DOCUMENTA DMS. ............................................................................................5 TEHNOLOGIE DE VARF - APLICATII BAZATE PE TEHNOLOGIILE ORACLE .......................................5 PERFORMANTA GENERALA - REGASIRE RAPIDA A INFORMATIILOR ................................................5 LICENTIERE FLEXIBILA .................................................................................................................5 INTERFATARE CU ALTE SISTEME ERP ............................................................................................5
EXPORTUL RAPOARTELOR IN EXCEL, PDF, DOC, HTML; IMPORT AUTOMAT DE DATE DIN EXCEL ..........5

ZONE DE LUCRU, CONTAINERE DE DOCUMENTE ...........................................................................7 SABLOANE/TEMPLATE-URI .........................................................................................................10 CALENDAR DE ACTIVITATI SI ALERTE .........................................................................................10 ORGANIGRAMA ..........................................................................................................................11 METADATE .................................................................................................................................12 INDEXAREA SI CAUTAREA DOCUMENTELOR ................................................................................13 CAUTARE FULL-TEXT .............................................................................................................13 ADMINISTRAREA UTILIZATORILOR FOLOSIND GRUPURI, ROLURI SI DREPTURI DE ACCESS (READ,
WRITE, FULL CONTROL, RECURSIV)

.............................................................................................14

ADMINISTRAREA LOV-URILOR (LISTELE DE VALORI). ...............................................................15 SUPORT ISO ALTE CERTIFICARI ................................................................................................15 FLUXURI DE DOCUMENTE ...........................................................................................................15 SCANAREA DOCUMENTELOR IN DMS .........................................................................................17 OCR RECONSTITUIREA TEXTULUI DE PE DOCUMENTELE SCANATE ..........................................17 INTEGRARE OFFICE (OFFICE PLUG-IN) OUTLOOK, MICROSOFT WORD, MICROSOFT EXCEL,
POWERPOINT, MSPROJECT, MSVISIO ............................................................................................20
2

REGISTRATURA ...........................................................................................................................20
ARHIVAREA AUTOMATA A DOCUMENTELOR. RECUPERAREA DOCUMENTELOR STERSE DIN
GRESEALA ...................................................................................................................................21

VERSIONAREA DOCUMENTELOR. CHECK-IN / CHECK-OUT ..........................................................23 AUDIT-UL ACCESULUI DE DOCUMENTE .......................................................................................24 SECURITATEA DATELOR ........................................................................................................24 TEHNOLOGIE .............................................................................................................................26 DOCUMENTA DMS - COMPATIBILITATE ............................................................................26 DOCUMENTA DMS - CARACTERISTICI ...............................................................................27 CONCLUZII .................................................................................................................................30 BIBLIOGRAFIE ...........................................................................................................................31

DOCUMENTA DMS ( Data Management Solutions)

DOCUMENTA DMS este o solutie completa de Managementul Documentelor si Arhivare electronica dezvoltata de INFRASOFT Romania. DOCUMENTA contine toate uneltele necesare in procesul de creare, stocare, organizare, identificare, manipulare, editare si utilizare a tuturor documentelor din institutii si companii. Sistemul este dezvoltat de compania americana EPS Corporation impreuna cu compania romaneasca de software development INFRASOFT. Referintele sistemului si a componentelor sale constau in implementari la clienti medii si mari, atat in domeniul privat cat si cel public: METROREX, PETROM OMV, Sistemul National de Pensii din Romania. Sistemul utilizeaza tehnologie moderna si performanta pentru stocarea si gestionarea sigura a volumelor mari de date ORACLE & JAVA. Prin utilizarea corespunzatoare a bazei de date ORACLE sistemul functioneaza eficient chiar daca volumul de documente gestionat va creste semnificativ odata cu trecerea timpului. De ce Documenta DMS? Avantaje diferentiatori Utilizarea tehnologiei ORACLE baza de date capabila sa lucreze eficient cu volume mari de date Registratura electronica standardizare conforma cu Normativele Depozite Arhiva si Modelului de Nomenclator Arhivistic Interactiunea cu alte sisteme (ERP, CRM, FMS) Documenta expune o interfata programabila SQL prin care se poate integra cu alte sisteme de tip ERP, CRM, FMS FULL-TEXT-Search optimizat prin utilizare indecsi CLOB (Character Large Object) OCR integrat la scanarea documentelor OCR utilizand ZONE de document predefinite (recunoasterea textului de pe hartiile scanate din anumite zone ale acestora pentru a optimiza timpul de scanare si indexare) SMART Scan multipages scanarea inteligenta a documentelor cu numar variabil de pagini utilizand separatori barcode intre documente Instant Messaging integrat comunicare in timp real intre utilizatori Alerte si notificari pe email si in aplicatie Coduri de bare asociate documentelor Managementul locatorilor fizici pentru documente Integrare cu suita Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Visio, Microsoft Project, email - Outlook) prin add-in-uri specializate (check-in, check-out, new from sablon direct din aplicatiile Office)

Ce asigura DOCUMENTA DMS?

1. Tehnologie de varf - Aplicatii bazate pe tehnologiile ORACLE. ORACLE este o tehnologie de top in ceea ce priveste performanta si volumul bazelor de date gestionate. 2. Performanta generala - regasire rapida a informatiilor, si dupa 5 ani de utilizare, termenul maxim de regasire a unei inregistrari este de 2 secunde pe criteriile de identificare. Volumul de date poate ajunge la miliarde de inregistrari, baza de date la dimensiuni de 4-5 TB 3. Licentiere flexibila modalitatea de licentiere a sistemului Documenta Unlimited nu induce restrictii asupra beneficiarului in privinta numarului de utilizatori ce folosesc sau vor folosi in viitor sistemul 4. Interfatare cu alte sisteme ERP - DocumentaDMS expune o interfata SQL open prin care se poate interfata cu alte sisteme de tip ERP si nu numai.

5. Exportul rapoartelor in Excel, PDF, doc, html; Import automat de date din Excel Figura: Export raport in HTML

Sursa: [Link]

Figura: Export raport in EXCEL

Sursa: [Link]

Figura Export raport in EXCEL

Sursa: [Link] Figura: Export raport in PDF

Sursa: [Link] 6. Zone de lucru, Containere de documente crearea zonelor de lucru pentru fiecare utilizator, pe grupuri de lucru, pe departamente, contracte, tipuri de documente.
7

Figura Consola de lucru curent pe documente

Consola de lucru curent este un instrument usor de invatat / utilizat deoarece foloseste conceptele cu care utilizatorii sunt deja obisnuiti utilizare windows explorer. Foldere-le sunt prezentate in partea stanga iar documentele continute sunt prezentate in partea centrala a ecranului. Consola pune la dispozitia utilizatorilor meniu, bara de comanzi rapida si meniu contextual pe fiecare fisier si director. Comenzile de Copy/Paste/Delete/Cut sunt implementate similar cu functionalitatile windows explorer.

Figura Categorii documente

Sursa: [Link]
8

 Documentele aferente Document Management System (DMS) se definesc pe categoria cu acelasi nume Figura Tipuri de documente Tipurile de documente sunt caracterizate de cod, descriere si pozitia de aparitie in lista Pentru copierea unui document de utilizeaza functionalitatea Clone

Sursa: [Link] Figura Serii de documente

Sursa: [Link]

 Pe fiecare tip de document se definesc seriile disponibile si drepturile de acces pe serii acordate utilizatorilor Figura Document preview

Sursa: [Link]
Preview disponibil la accesarea optiunii preview pentru fisierele de tip Word Document, Excel, PDF, Imagini, pagina web, text file

7. Sabloane/Template-uri de documente definirea si administrarea unitara a formularelor (exemple: cerere de concediu, minuta de sedinta, oferta etc) si asigurarea utilizarii lor de catre tot personalul. Utilizarea este similara cu utilizarea standard Windows: click dreapta > New > Word Document/Minuta de sedinta s.a.m.d. 8. Calendar de activitati si alerte. Figura Calendar de activitati Evenimentele generale si particulare alerte pe documente/fluxuri sunt gestionate de sistem

10

Sursa: [Link] 9. Organigrama. definirea organigramei pe departamente, asocierea utilizatorilor la organigrama. Utilizarea acesteia in definirea fluxurilor de documente. Figura: Organigrama

Sursa: [Link]

11

10. Metadate. definirea de tipuri de documente, definirea de metadate/atribute aferente fiecarui tip (exemplu: Tip: certificat garantie; Metadate: data, numar, client, semnat de, valabilitate); asocierea de tipuri de documente la containerele de documente. Figura: Atribute (metadate)

Sursa: [Link] Completarea automata a valorii metadatelor in functie de FULL OCR sau OCR ZONE DOCUMENT. Fiecare tip de document este caracterizat de anumite metadate decize de echipa de implementare impreuna cu reprezentantii clientului. De exemplu o factura furnizor poate avea ca si metadate: FURNIZOR, SERIE, NUMAR, VALOARE, LISTA ARTICOLE. Documenta OCR Engine poate fi configurata sa extraga automat textul de pe facturile scanate, sa parseze acest text si sa completeze automat valorile de pe metadate.

12

Figura: Completarea metadatelor

Sursa: [Link]
Metadatele sunt afisate si completate in functie de tipul de documentul asociat.

11. Indexarea si cautarea documentelor. documentele sunt indexate dupa tip, denumire si metadate. Cautarea si regasirea se efectueaza dupa criterii multiple de cautare. Regasirea documentelor este rapida sistemul asigura regasirea oricarui document in maxim 3 secunde utilizand filtre pe criteriile de cautare. 12. Cautare FULL-TEXT. Sistemul asigura indexarea FULL-TEXT si cautarea in continutul documentelor editabile. Se utilizeaza indecsi speciali ORACLE pentru tipurile de data CLOB si BLOB.

13

Figura Cautare avansata documente

Sursa: [Link] Documentele sunt indexate, cautarea se realizeaza dupa multiple criterii de cautare. Este disponibila si cautarea FULL-TEXT in continutul documentelor 13. Administrarea utilizatorilor folosind grupuri, roluri si drepturi de access (read, write, full control, recursiv) Documenta ofera capacitati puternice si flexibile de administrare a utilizatorilor sistemului de Management a Documentelor prin utilizatori, roluri, grupuri si unitati Un grup contine unul sau mai multi utilizatori. Rolurile sunt acordate grupurilor (recomandat) si utilizatorilor. Grupurile, rolurile si utilizatorii sunt folosite la gestionarea drepturilor de access pe diferitele functionalitati ale aplicatiei, la gestionarea accesului pe foldere / directorare de documente (read, write, full-control, drepturi recursive/nerecursive) pe toate subdirectoarele sau documentele continute, la definirea pasilor pe fluxurile de documente din aplicatie. Figura: Administrare utilizatori

Sursa: [Link]
14

 Administrarea utilizatorilor se realizeaza pe baza grupurilor si a rolurilor 14. Administrarea LOV-urilor (Listele de Valori). Sistemul gestioneaza listele de valori atasate valorilor ce pot fi completate pentru metadate. Listele de valori sunt de urmatoarele tipuri: statice (exemplu: rosu, negru, albastru), dinamice (bazate pe tabele/SQL exemplu: lista clientilor), mixte, cu adaugare dinamica in lista Figura: Liste de Valori

Sursa: [Link] 15. Suport ISO alte Certificari sistemul expune mecanismele necesare de control al documentelor si al inregistrarilor in conformitate cu standardele ISO in vigoare. 16. Fluxuri de documente Sistemul expune unul dintre cele mai complete, flexibile si usor de utilizat mecanisme de administrare a fluxurilor de lucru (secventiale, paralele, aprobari, rezolutii, atribuiri, informari). Fluxurile de baza sunt definite in etapa de implementare, iar apoi sunt intretinute/completate de catre administratorul aplicatiei.

15

Sursa: [Link]

16

Figura: Workflow designer

Sursa: [Link] Motorul de fluxuri al Documenta DMS permite definirea de pana la 10.000 de pasi / utilizatori pe flux. Sistemul permite combinatii de: Pasi secventiali, Pasi paraleli, Aprobare, Atribuire, Informare, Aprobare/Informare: toti utilizatorii de pe un nivel/pas, Cel putin un utilizator / oricare de pe un nivel/pas 17. Scanarea documentelor in DMS Sistemul permite scanarea documentelor prin conexiune directa cu scanner de mare viteza. Documentele sunt scanate si transmise automat in sistemul DMS. 18. OCR Reconstituirea textului de pe documentele scanate. Sistemul expune un sistem de OCR atat la nivel de document, cat si la nivel de ZONE de DOCUMENT. OCR-izarea documentelor la nivel de zone sustine cresterea performantelor si scaderea timpului de OCRizare. Textul reconstituit pe fiecare zona poate fi asociat unei metadate specifice a documentului si utilizat apoi pentru indexare si regasirea rapida a documentelor. Mecanismul este unul dezvoltat de INFRASOFT si permite particularizarea facila in raport cu nevoile specifice ale companiei ce utilizeaza sistemul. Sistemul genereaza: PDF, PDF searchable, BMP, JPEG, Tiff. Avantaje FULL OCR permite indexarea textului de pe documentele scanate Se pot executa cautari rapide dupa tipuri de documente si text continut
17

 Se pot recomanda utilizarea pentru documentele scanate pe format tipizat/formular OCR ZONE Document permite completarea automata a metadatelor. Dezavantaje Nu se recomanda OCR ZONE pentru documentele cu format variabil gen facturi furnizori Scrisul de mana are un procent scazut de success in identificarea OCR Operatiunile OCR sunt consumatoare de timp si capacitate de procesare Figura: Reconstituirea textului pe zone de document

Sursa: [Link]

18

 Sistemul extrage automat textul de pe documentele scanate si il completeaza pe metadatele indexate ale documentului, pentru regasirea ulterioara sau cautari. Figura Full-OCR

Sursa: [Link] Recunoasterea textului de pe documentele scanate Functionalitate OCR completa pe documente. Documenta permite procesarea bulk a documentelor scanate, cu recunoasterea automata a textului de pe documente. Textul regasit este indexat prin indecsi ORACLE CLOB. Indecsii sunt utilizati ulterior pentru cautari si regasiri rapide ale documentelor.
19

19. Integrare Office (Office plug-in) Powerpoint, MsProject, MsVisio

Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel,

Sistemul se integreaza in bara de instrumente Microsoft Word, Excel, Outlook, Vision si PPT. FiguraOffice plug-in

Sursa: [Link] 20. Registratura sistemul furnizeaza mecanismul necesar pentru registratura electronica a companiei Documenta DMS include regsitratura electronica a documentelor. In aplicatie se pot defini usor de catre administrator mai multe registre de documente dupa cum este cazul: registru general, registru intrari, registru iesiri, registru vanzari, registru financiar contabil etc. Pe fiecare registru se aloca drepturile de utilizare / inregistrare a documentelor catre grupurile de utilizatori existente. La accesarea registraturii electronice sunt vizualizate toate documentele, atat ca si metadate numar inregistrare, data, tert , emitent etc cat, prin dublu click, se poate vizualiza si continutul documentelor, indiferent de locatia fizica a acestora.

20

Figura 1 Registratura

Sursa: [Link]
Figura 2 Registratura

Sursa: [Link]
21

 In sistem, pe langa registrul general, se definesc si registrele speciale / departamentale. Drepturile de inregistrare documente se aloca pe fiecare registru in parte. 21. Arhivarea automata a documentelor. Recuperarea documentelor sterse din greseala. Arhivarea electronica - Avantaje regasirea imediata a oricarui document prin cautari indexate optimizate realizarea cerintelor legale in ceea ce priveste reglementarile privind pastrarea arhivei de documente organizarea logica a documentelor pe dosare, clienti, furnizori, contracte, proiecte, lucrari vizualizarea on-line imediata a documentelor transmiterea pe email a documentelor salvarea locala a documentelor scanate realizarea dosarelor logice de documente documente principale si documente anexate integrarea documentelor in sistemul de Document Management si in sistemul ERP cautari full-text / OCR cautari pe baza de metadata realizarea legaturii cu locatorul fizic (cutie, rand, raft, locatie) al documentului backup garantat pe perioade de pana la 100 de ani la aceste documente scanate Figura Criterii arhivare

Sursa: [Link] COnfigurarea criteriilor de arhivare se poate face atat pe general cat si pentru fiecare tip de document in parte

22

Figura Recuperarea documentelor

Sursa: [Link] Documentele sterse sunt pastrate pentru o eventuala recuperare. Administratorul intervine si realizeaza stergerea permanenta bulk sau individuala a documentelor.
22. Versionarea documentelor. Check-in / Check-out.

Sursa: [Link]

23

 Documenta expune capacitati de Check-in / Check-out a documentelor cu pastrarea automata a versiunilor rezultate. Sistemul poate pastra un numar nelimitat de versiuni pe fiecare document numarul de versiuni este configurabil functie de spatiul de stocare disponibil. Pentru eficientizarea utilizarii spatiului, administratorul poate decide stergerea versiunilor de lucru/intermediare dupa aprobarea versiunii finale a unui document.
23. Audit-ul accesului de documente

Figura Audit

Sursa : [Link] Sistemul pastreaza istoricul documentelor pe fluxuri, accesibil administratorilor pentru consultare Securitatea datelor Securitatea datelor sa fie realizata in corcordan cu prevederile Legii nr. 182/2002, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si ale Standardelor nationale de protectie a informatiilor clasificate in Romania. Securitatea documentelor se realizeaz indeplinind urmatoarele caracteristici: fiecare document s aib o seciune unde d se poat specifica dac este secret sau public n cazul documentelor secrete trebuie s se poat specifica lista de desecretizare de ctre cel care ncadreaz documentul

24

 accesul la un document secret i la toate nregistrrile derivate din el va fi permis exclusiv persoanelor din lista de desecretizare pentru documentele secret de serviciu s se poat specifica date legate de nr. anexe, file/exemplar, exemplare, nr. dosar de clasare. pentru fiecare document n operare, utilizatorul care l lucreaz s poat bloca accesul altor utilizatori la el n editare (acolo unde e posibil) fiecare document s poat avea o list cu persoane care pot edita rezoluii (particip la rspunsul comun); persoanele de pe aceast list vor avea temporar dreptul de editare pe document pn cnd titularul documentului blocheaz documentul n editare sau documentul nu mai este n operare la respectivul utilizator Atacurile la e-securitate se manifesta prin multiple si diferite procedee, cum ar fi: diversiunea, intoxicarea, penetrarea, extragerea, coruperea, violarea, fraudarea, dezinformarea, inducerea in eroare, abaterea atentiei, inselarea vigilentei, dereglarea, blocarea, distrugerea sistemului. Elemente de securitate si tehnicile specifice: - Ascultarea comunicatiilor - Diversiunea si intoxicarea - Furtul parolelor - Modificarea datelor - Inregistrarea - Phising:tip nou de frauda financiara - Hackers - Pirateria de Software - FIREWALL - SPAM - AntiSpam - SPYWARE - AntiSpyware - VIRUS - AntiVirus

Logarea in sistemul informatic se face prin acces securizat. Are support multilanguage.

Sistemul asigura accesul securizat la documente, alegerea limbii de lucru (Romana, Engleza,Germana,Rusa). Sistemul permite si integrarea cu Active Directory local al companiei dumneavoastra. Sistemul permite si semnatura digitala. Semnatura electronica este un certificat digital este o carte de identitate virtual, care i permite identificarea fr echivoc pe internet.
25

TEHNOLOGIE Documenta DMS utilizeaz urmatoarele tehnologii: Import automat din Excel si web-services Export Excel, PDF; Posibilitatea de transmitere date pe web-service catre parteneri (B2B) Tehnologie de top: ORACLE & Java Accesibilitate de pe telefonul mobil Integrare cu Active Directory ORACLE Database JAVA Application Server Compatibilitate cu toate sistemele de operare Documenta DMS - Compatibilitate Sistem de operare Server 1. HP-UX Itanium, HP-UX Itanium (32-bit) 2. IBM AIX on POWER Systems (32-bit i 64+bit) 3. Linux Itanium, Linux x86, Linux x86-64 4. Sun Solaris x86 (32-bit), Sun Solaris x86-64 (64-bit) 5. Microsoft Windows (32-bit), Microsoft Windows Itanium (64-bit), Microsoft Windows x64 (64-bit) 6. Windows 7/Windows 8 Staie de lucru 1. Ms Windows 95 2. Ms Windows NT 3. Ms Windows 2000 4. Ms Windows 2003 Server 5. Ms Windows XP 6. Ms Windows Vista 7. Ms Windows 7 8. Ms Windows 8 Cerinte statie de lucru: Minimal: 1. Sistem operare Linux / [Link] 2. RAM 512 MB 3. Procesor 1 Ghz Cerinte server: Minimal: 1. Procesor - 1GHz 2. RAM - 2GB 3. HDD - 30GB 4. DVD Writer - DA

Recomandat: 1. Sistem operare Windows XP SP3 2. RAM 1 GB 3. Procesor 2 Ghz

Recomandat: 1. Procesor - 2GHz 2. RAM 3GB 3. HDD 500GB 4. DVD Writer - DA

26

DOCUMENTA DMS CARACTERISTICI

27

28

29

CONCLUZII

Lucrurile de mare nsemntate nu trebuie niciodat lsate n voia lucrurilor nensemnate. (Goethe)

Manipularea i gestionarea documentelor se ntreptrund cu activitatea zilnic din cadrul unei instituii publice. De la actele generale de livrarea serviciilor publice, la cele de natur financiar, juridic i pn la corespondena zilnic, toate trebuie gestionate ntr-un mod care s conduc la eficientizarea activitii unei organizaii publice. Implementarea unei soluii informatice care s realizeze acest proces s-a impus n ultima perioad ca o soluie salvatoare. Viteza de prelucrare a datelor, capacitile mari de stocare disponibile pe pia, calitatea echipamentelor de scanare i chiar cele privind semntura electronic constituie tot attea argumente n favoarea trecerii de la sistemul de gestionare a hrtiilor pe suport fizic ctre mediul electronic. O astfel de soluie de management al documentelor ofer trei avantaje eseniale: economie de timp, spaiu i resurse umane. n condiiile unui mediu de administraie public asaltat de informaii, vehiculate att n interiorul unei organizaii, ct i n exterior, un system performant de management al documentelor, proiectelor i cunotinelor influeneaz n mod esenial managementul timpului de lucru. Pe de alt parte, reducerea ponderii hrtiei n circulaia documentelor genereaz reducerea substanial a spaiului de depozitare a arhivelor. Sigur, un astfel de sistem prezint i dezavantaje, dar substanierea lui pe baza procedurilor de lucru i a unei strategii generale a instituiei publice, condu ce la organizarea activitii pe baza celor trei E ai managementului (economie, eficien, eficacitate). Pentru atingerea unor astfel de indicatori este nevoie doar de un sistem robust de management al performanei ntreprinderii i aplicarea filozofiei managementului prin obiective bazat pe paradigma plan do check act. Bineneles c n cazul managementului documentelor accentul cade pe planificarea i procedurile privind fluxul de documente. C.I. Cu toii lucrm nc excesiv de mult cu hrtii la locul de munc. Am ncercat s nlocuim suportul scriptic cu cel electronic, ns hrtiile se tot adun. Deciziile importante cer schimbri puternice i asumate. Consumul iresponsabil i neglijena ne-au adus azi n punctul in care nu mai avem de ales. Totui trebuie sa contientizm efectul alegerilor noastre asupra naturii. S ne folosim abilitile pentru a crea i dezvolta instrumente care sa ne ajute sa rmnem productivi, dar fr s dunm mediului nconjurtor.

30

Bibliografie

1. Legislatie # [Link]

2. Capturi de ecrane din aplicatie # [Link]

3. Suport: # [Link] # [Link] 4. Project management plan implementare: [Link]

31