DESCRIERE TEHN I CA

- ELO 9

1 DESCRIEREA GENERALA A SISTEMULUI ELO ECM SUITE 9

ELO Enterprise 9 este o solutie ECM (Enterprise Content Management) dezvoltata intr-o abordare
moderna pe mai multe nivele, cu o structura modulara flexibila, bazata pe o arhitectura SOA si
standarde deschise care permit o mai usoara integrare a proceselor, informatiei si a documentelor
stocate in depozitul de documente impreuna cu aplicatiile existente. Remarcabila caracteristica a
ELOenterprise este depozitul central de documente bazat pe arhitectura sistemului, care este furnizat
de catre serviciile ECM. Aceste servicii au fost complet dezvoltate in Java si prin urmare pot fi
implemtentate pe orice platforma, incluzand Windows, Linux, UNIX, Solaris etc.
Serverul de arhiva ELO Enterprise este robust, dovedit a fi imbatabil in ceea ce priveste performanta
datorita arhitecturii acestuia, componentele sistemului pot fi folosite pe componente hardware
separate. Acest lucru creste atat scalabilitatea sistemului cat si eficienta acestuia, asigurand
recuperarea dedicata a datelor. In cazul unei erori, toate componentele sistemului afectate vor fi
incarcate din alte disteme hardware. Serverul ELO Enterprise suporta de asemenea sistem cluster si
modul hot standby. Ulterior permite de exemplu un sistem in oglinda care sa fie tinut functional pentru
cazurile de urgenta.
Prin arhitectura sistemului se asigura o flexibilitate ridicata a sistemului. Standardele folosite,
mecanismele de interoperare slab cuplate permit modelarea arhitecturala a sistemului dupa nevoile
beneficiarului. Astfel pe parcusul utilizarii sistemului, se pot extinde modulele curente ale solutiei sau
se pot implementa noi functionalitati. Sistemul ofertat este scalabil pe orice nivel tehnologic (Baza de
date, server de aplicatii sau ferma de server web) putand fi configurat pentru a suporta un numar
practic nelimitat de utilizatori.
Sistemele Hardware pot fi usor schimbate pentru a asigura performante superioare, distributia pe
masini a modulelor software facandu-se plecand de la criteriile de performanta a masinilor si nu pe
baza caracteristicilor tehnice ale acestora.
Scalabilitatea sistemului ofertat este asigurata de tehnologiile de ultima ora folosite. Infrastructura 3Tier pe care este construit sistemul permite replicarea tuturor componentelor sale pe oricate servere,
facand astfel posibila scalarea aplicatiei pentru a suporta o incarcare mult mai mare decat cea ceruta
initial.
Sistemul ofertat este scalabil pe orice nivel tehnologic (Baza de date, server de aplicatii sau ferma de
server web) putand fi configurat pentru a suporta un numar practic nelimitat de utilizatori.
In figura de mai jos se prezinta modalitatea de scalare a aplicatiei ofertate, cu o nuanta mai stearsa
fiind marcate serverele posibile de adaugat.

Figura - MODALITATI GENERALE DE SCALARE

Dezvoltarile de actualitate realizate in JAVA si deschiderea interfetei (HTTP / Soap si XML) face ca
serverul Enterprise sa fie compatibil atat pentru folosirea intr-un mediu Windows cat si intr-un mediu
LINUX si UNIX. Cand este folosit cu SUN Enterprise Server 10000 cu procesorul pe 64 de biti capabil
de un volum de tranzactii enorm si un numar de utilizatori si cantitati de documente ce necesita
procesare la fel de mare, serverul Enterprise este un potential de performanta gigantic.
Clientul de ELO comunica si schimba informatii cu serverul, iar serverul executa comenzile primite de
la utilizatorul sistemului prin intermediul clientului. Alaturi de ELO, exista diferite modalitati de a
accesa arhiva sistemului de document management - prin intermediul clientilor de Windows sau
prin ELO Internet Gateway, care faciliteaza accesul rapid si independent de orice platforma la o arhiva
ELO centrala. Utilizatorul nu este constrans de locatie sau de hardware. El este capabil sa acceseze
arhiva ELO din orice loc, prin intermediul unui browser (MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google
Chrome, Opera).

Un grad mare de scalabilitate poate fi atins utilizand capabilitatile de cluster ale serverului impreuna
cu fuctionalitatea modulara a aplicatiilor din server. Fireste ca acest lucru permite folosirea
considerabila a fermelor de servere la marile companii. Arhitectura orientata spre servicii a ELO
(SOA) permite simpla integrare a volumului documentelor, proceselor si a serviciilor de depozitare
impreuna cu aplicatiile existente care folosesc SOA. Serviciile web inzestreaza ELOenterprise cu
capacitatea de a integra procesele existente cu toata informatia si documentele relevante, impreuna
cu alte aplicatii intr-o maniera rapida si cu costuri reduse.
Prin arhitectura sistemului se asigura o flexibilitate ridicata a sistemului. Standardele folosite,
mecanismele de interoperare slab cuplate permit modelarea arhitecturala a sistemului dupa nevoile
beneficiarului. Astfel pe parcusul utilizarii sistemului, se pot extinde modulele curente ale solutiei sau
se pot implementa noi functionalitati. Sistemele Hardware pot fi usor schimbate pentru a asigura
performante superioare, distributia pe masini a modulelor software facandu-se plecand de la criteriile
de performanta a masinilor si nu pe baza caracteristicilor tehnice ale acestora.
Sistemul ofertat este scalabil pe orice nivel tehnologic (Baza de date, server de aplicatii sau ferma de
server web) putand fi configurat pentru a suporta un numar practic nelimitat de utilizatori.
Suita ECM a fost dezvoltata in concordanta cu standardele si protocoale tehnologice internationale ,
precum JSR 168, HTML, XHTML, XML, XSL, WSDL, SOAP, LDAP, J2EE si altele, care permit o mai
buna integrare in lumea internetului. Folosind tehnologia Java, suita ECM merge pe orice platforma si
poate fi integrata usor in portaluri si site-uri individuale de internet. Asta permite ca informatiile interne
sa fie valabile pentru aplicatiile externe, iar informatia din surse externe sa poata fi transferata in
sistemul intern. Serverul arhivei depoziteaza toate documentele in format electronic, iar pentru o

cantitate mare de informatii se poate conecta la sistemele de depozitare HSM, NAS sau SAN sau la
depozite modulare pe termen lung precum tonomate sau ECM Centera.
Documentele arhivate pot fi stocate in arhive online, near line si offline. O mare varietate de tipuri de
medii de stocare precum: MOD, WORM, RAID5, FCAL, SAN, DAS, NAS, HSM.
ELO permite utilizatorilor sa protejeze documentele depozitate folosind criptare de 128 de biti. Pentru
a realiza asta, pot fi folosite pana la 16 chei de criptare. Fiecare cheie are parola ei. Cand un
document este creat, cheia de criptare desmnata trebuie retinuta. Din motive de securitate nu poate fi
schimbata ulterior.

Serverul ELO este depozitul central de stocare al tuturor documentelor din organizatie si este echipat
cu mecanisme care asigura o stocare eficienta a documentelor si a atributelor asociate:
- Copierea fizica multipla a documentelor este evitata prin folosirea copiilor logice;
- Amprenta electronica a documentelor stocate permite utilizatorului sa verifice statutul de
arhiva a unui obiect depozitat;
- Compresia eficienta este asigurata de volumul mare al documentelor scanate;
- Re-indexarea si reorganizarea informatiei este efectuata folosind criteriul de expirare a datei
si a vechimii.
Din punct de vedere al interfetei grafice, sistemul ofertat se distinge prin designul modern, ergonomic
si functional, dar usor de folosit la nivel de utilizator de interfata cu un numar minim de setari,
furnizand acces la functionalitate in concordanta cu rolul ei in organizatie. Aplicatiile din meniu sunt
afisate automat in concordanta cu drepturile de acces ale utilizatorului iar sistemul prevede alarme
automate care semnaleaza sarcinile urgente folosind modulul de notificare.
Cu ajutorul instrumentelor din interfa exista posibilitatea ca noile tipuri de documente sa poat
"moteni" toate atributele documentului printe fr a fi nevoie ca utilizatorul s repete specificarea
atributelor. Atunci cand clasele sunt repoziionate sau copiate, solutia activeaza mo tenirea op ional
a metadatelor aparinnd claselor i a coninutului acestora (sau a copiilor) din noile clase mam.
Interfata sistemului ofera utilizatorulor o experienta consecventa prin comenzi de tipul point-and-click,
meniuri contextuale, file care asigura o structura optima a informatiei afisate, scurtaturi pentru
imbunatatirea eficientei de lucru, o mai usoara monitorizare a sarcinilor primite si trimise. Prima
pagina ofera o vizualizarea completa a arhivei, dar intr-un mod prietenesc, permitand utilizatorilor sa
identifice repede documente, inregistrari, sarcini, notificari precum si efectuarea activitatilor obisnuite
intr-o maniera rapida si usoara.
Interfata sistemului ofera un designer de forme ce permite: creare, salvare, gestionare obiecte,
declansare evenimente.
Interfata utilizator este multilingva, utilizatorul avand posibilitatea de a realiza selectia limbii dorite
(limba romana) in momentul autentificarii.

ELO ofera un meniu de tip Help Contextual, furnizand asistenta online in cadrul intregului sistem.

ELO permite ca toate mesajele de eroare sa fie inteligibile, astfel incat utilizatorii sa poata decide cum
sa corecteze erorile sau sa anuleze procesul.
Exemplu mesaje de eroare: Mesaj de eroare aparut in momentul in care se incearca editarea de
cuvinte cheie din registratura fara a selecta un document specific.

Principalele beneficii ale ELOenterprise sunt:

- Imbunatateste si standardizeaza organizarea documentelor;
- Acces rapid si usor la informatie;
- Elimina timpul pierdut pentru regasirea documentelor;
- Pregatirea pentru trecerea la un birou fara hartii(paperless office) in conformitate cu
reglementarile legii despre semnatura electronica;
- Acces securizat la informatii prin stabilirea nivelelor de acces;
- Reducerea spatiului ocupat de documentele fizice;
- Optimizarea procesului de luare a deciziilor;
- Disponibilitatea unui sistem de raportare;
- Arhive electronice;
- Definirea si optimizarea proceselor de munca, gasirea punctelor critice folosind uneltele de
raportare;
- Statistici legate de performantele de munca ale angajatilor;
- Accesul securizat la informatie din locatiile aflate la distanta;

2 ARHITECTURA SOFTWARE A SISTEMULUI

In cea ce priveste tehnologia, ELOenterprise este bazat pe standarde deschise si protocoale
internationale: Java, XML, Web Services, JMS, J2EE, SMTP si HTTP/S.
Suita ECM a fost dezvoltata in conformitate cu standardele si protocoalele tehnologice internationale
precum: JSR 168, HTML, XML si altele, care permit o mai buna integrare in lumea internetului.
Suita ELOenterprise expune un set complet de standard APIs care permit refolosirea componentelor
si simplifica comunicarea si integrarea cu alte sisteme prin standarde deschise ale interfetei. Mai
suporta si limbajul de programare Java, .NET, Visual Basic, JavaScript, C++ etc. Prin intermediul
API-ului se poate integra prin servicii web cu solutiile de scanare care ofera interfete TWAIN si ISIS.
ELO poate stoca toate datele ntr-un format conform cu ISO 8601 si poate stoca toate numele limbilor
ntr-un format conform cu ISO 639. ELO este capabil s gestioneze codarea tip ISO 10646 (Unicode).
Procesul complet de business este construit in jurul unui depozit de documente si a unei baze de date
standard. Acest lucru dubleaza cantitatea de informatii care poate fi stocata si simultan reduce
problemele ce apar cu interfata ducand la reducerea costurilor procesului. ELOenterprise poate
manipula date multi-format, care asigura ca informatia poate fi gasita in formatul adecvat ori de cate
ori este necesar, permitand informatiilor de pe internet sa fie usor integrate in procesele de business.
Rezultatul este dezvoltarea unei noi proceduri si noi oportunitati extinse de afaceri cu clientii si
partenerii. Aceste beneficii pot fi usor integrate in procesele de afaceri pentru rezultate rapide.
Securitatea si integritatea datelor sunt prevazute de mecanisme speciale de criptare si autentificare,
bineinteles furnizate de catre ELOenterprise.
O imagine sugestiva a viziunii ELOenterprise a ECM si arhivarii poate fi vizualizata in poza de mai jos:

In ceea ce priveste clientul sistemului de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru

pentru conectare la server, solutia ofertata contine urmatoarele componente principale:

Conexiunea modulelor ELO

Java Web Client permite accesul catre server dintr-un navigator web (MS Internet Explorer,

Mozilla Firefox, etc.) folosind un applet Java;

Web Client permite accesul catre server dintr-un navigator web (MS Internet Explorer,

Mozilla Firefox, etc.) folosind o interfata bazata pe pagini Java;

AdminConsole este responsabil cu administrarea bazata pe web a sistemului folosind o
interfata a utilizatorului bazata pe tehnologie Flex;

File System Client permite accesul la arhiva de documente direct din interfata Windows

Explorer
Smartphone Client permite accesul la arhiva de documente direct de pe un dispozitiv de
tip smartphone

3 ELO Multi-Client
Interfata existenta intre utilizator si PC, faciliteaza gestionarea documentelor.
Utilizatorul acceseaza arhiva ELO prin intermediul ELO Client si beneficiaza astfel de intregul
domeniu functional. Clientul de ELO comunica si schimba informatii cu serverul, iar serverul executa
comenzile primite de la utilizatorul sistemului prin intermediul clientului. Alaturi de ELO, exista diferite
modalitati de a accesa arhiva sistemului de document management - prin intermediul clientilor de
Windows sau de Java, prin ELO Internet Gateway sau direct din Windows Explorer via driverelor de
sistem pentru fisiere specifice.
Un aspect de tinut cont al modulului ELO Client este reprezentat de imensa varietate functionala a
produsului software, conectata la o interfata intuitiva si usor de utilizat. Datorita arhivei simplu de
structurat, ELO faciliteaza administrarea optima a proceselor si a documentatiei aferente activitatii
zilnice. Gestionarea automatizata a versiunilor, fluxurile de lucru, instiintarile si copiile logice automate
asigura manevrarea eficienta in procesarea documentelor. Astfel, toate aplicatiile Office, precum si
cele de fax si e-mail, pot fi conectate fara probleme la ELO. Linkul catre Microsoft Outlook si Microsoft
Exchange precum si integrarea in Microsoft Office, sunt incluse ca dotari standard in ELO.

Clientii ELO
Cei mai importanti clienti ELO sunt:
- ELO Java Web Client permite accesul catre server de pe un navigator web (MS Internet Explorer,
Mozilla Firefox etc.) folosind un applet Java;
- ELO Web Client permite accesul catre server de pe un navigator web (MS Internet Explorer,
Mozilla Firefox etc.) folosind o interfata bazata pe pagini Java;
- ELO File System Client este responsabil cu introducerea Sistemului de Management al
Documentelor in mediul Windows Explorer;
- ELO AdminConsole este responsabil cu administrarea bazata pe web a sistemului folosind o
interfata a utilizatorului bazata pe tehnologie Flex;

10

Depinzand de drepturile acordate fiecarui utilizator, folosind ELO client acestia pot avea acces la
urmatoarele trasaturi principale:
-

Creearea de documente si elemente de structura;

Arhivarea documentelor;
Printarea documentelor;
Trimiterea documentelor prin fax;
Trimiterea documentelor prin e-mail;
Transferul de documente in MS Outlook;
Setare drepturi de acces;
Rotirea documentelor;
Zoom pe documente;
Check-in si check-out in documente;
Inghetare documente;
Trimiterea de mesaje intre utilizatori;
Trimiterea de sarcini;
Mutarea documentelor in spatiul de lucru al altor utilizatori;
Transformarea fisierelor in formate TIFF si PDF;
Scanarea documentelor;
Adaugarea de notite post-it pe documente (adnotari);
Adaugarea de atasamente documentelor;
Versionarea documentelor (capacitatea de control a versiunii);
Compararea versiunilor;
Adaugarea de atribute pentru orice tip de document;
Pornirea fluxurilor de lucru predefinite sau ad-hoc;
Importul de documente, arhive si sectiuni de arhive;
Exportul de documente, arhive si sectiuni de arhive;
Vizualizarea raporturilor;
Restaurarea documentelor sterse;
OCR (Recunoasterea Optica a Caracterelor);
Criptarea documentelor;
Replicarea;
Cautarea folosind numeroase optiuni (cautarea prin forme de indexare folosind cuvinte cheie,
cautarea Wildcard, cautarea pentru secvente, cautarea de tip incepe cu, se termina cu,

cautarea de la, pana la, cautarea complexa, cautarea fulltext, sau cautarea combinata);
Recunoasterea codurilor de bara;
Semnarea documentelor;

3.1 ELO JAVA WEB CLIENT

ELO Java Web Client permite accesul la server de la un navigator web, precum: MS Internet Explorer,
Mozilla Firefox etc folosind un applet Java.
Ecranul de autentificare este pornit prin introducerea adresei aplicatiei in navigator, permitand
inceperea a applet Java care contine spatiul de lucru al utilizatorului si prin oferirea de acreditari
utilizatorului cu scopul de a fi autentificat de sistem.

11

Spatiul de lucru este impartit in doua zone. Prima zona, din partea stanga a ecranului, care are o
structura arborescenta, pastrand structura fizica a unei arhive. Asadar avem: dulapuri, dosare,
separatoare de documente si documente. Toate aceste structuri ar trebui sa fie considerate ca niste
directoare si subdirectoare din Windows. In acest fel utilizatorii intra intr-un spatiu de lucru foarte
similar cu Windows Explorer, permitand o mai usoara intelegere a interfetei ELO Client.

12

Este usor de navigat in structura arborescenta, care permite utilizatorilor sa aiba acces la informatii
necesare intr-o maniera rapida. Zona din dreapta ecranului reprezinta vizualizarea zonei
documentelor si a atributelor associate cu acestea.
Un exemplu de forma electronica pentru introducerea atributelor documentelor este prezentata in
imaginea de mai jos:

Dupa completarea datelor, toate caracteristicile documentelor devin automat atribute, asa cum este
prezentat in imaginea de mai jos:

13

Mai multe actiuni sunt valabile dupa adaugarea datelor. Utilizatorii sunt capabili sa efectueze
operatiuni de tip check in , check out, sa adauge atasamente documentului initial si sa adauge
notite publice sau private, adnotari documentului.

3.2 ELO WEB CLIENT

Ecranul de autentificare este pornit prin introducerea adresei aplicatiei in navigator:

Folosind meniul Arhiva, utilizatorii sunt capabili sa vizualizeze intreaga arhiva electronica sau sectiuni
din arhiva pentru care administratorul i-a acordat drepturi de acces. Zona de lucru este impartita in
doua. Prima zona, din partea stanga a ecranului, care are o structura arborescenta, pastrand
structura fizica a unei arhive. Asadar avem: dulapuri, dosare, lianti, separatoare de documente si
documente. Toate aceste structuri ar trebui sa fie considerate ca niste directoare (fisiere) si
subdirectoare (subfisiere) din Windows. In acest fel utilizatorii intra intr-un spatiu de lucru foarte
similar cu Windows Explorer, permitand o mai usoara intelegere a interfetei ELO Client.

Este usor de navigat in structura arborescenta, care permite utilizatorilor sa aiba acces la informatii
necesare intr-o maniera rapida. Zona din dreapta ecranului reprezinta vizualizarea zonei
documentelor si a atributelor asociate cu acestea. Sunt valabile totodata caracteristci suplimentare
cum ar fi:

14

Fisier nou: adaugarea unui nou element de structura;

Document nou: creearea unui nou document;
Edit: editarea atributelor unui document;
Note: adaugarea de note suplimentare, referitoare la document;
Sterge: permite stergerea logica a unui document din arhiva. Stergerea fizica nu poate fi facuta decat
de administratorul sistemului;
Memento: permite utilizatorului sa ataseze notificari documentului;
Flux de lucru: permite utilizatorilor sa inceapa un sablon de flux de lucru predefinit pentru a trimite
documentul catre alti utilizatori. Aceasta actiune instantiaza un flux de lucru pentru document, bazat
pe sablonul fluxului de lucru folosit.
Daca optiunea utilizatorului este de a crea un nou fisier sau document, formularul de indexare asociat
cu tipul de document trebuie completat cu scopul de a realiza completarea documentului. Totodata,
daca utilizatorul trebuie sa inregistreze documentul, poate selecta registrul electronic de unde
documentul isi primeste numarul de inregistrare. Un document poate avea unul sau mai multe numere
de inregistrare, asta insemnand ca poate fi adaugat la unul sau mai multe registre electronice.
Daca documentul exista in format electronic , sistemul va intreaba daca doriti sa incarcati documentul
iar atributele vor fi asociate automat fisierului selectat.

15

Dupa completarea aditiei, toate caracteristicile unui document ii sunt atribuite, asa cum este prezentat
in figura de mai jos:

Mai multe actiuni sunt valabilie dupa adaugarea datelor. Utilizatorii au posibilitatea, la fel ca si in
clientul de Windows de a efectua operatii de tip check-in sau check-out, sa efectueze cautari, sa
adauge atasamente documentului initial sau sa adauge note publice sau private documentului
(adnotari) etc.

16

n zonele Repository, Search i Task informaiile pot fi afi ate sub forma unei liste de lungime
nelimitat prin ce poate fi parcurs cu ajutorul barei de scroll. Con inutul folderului selectat sunt
adugate la list n fundal, astfel c lista poate fi parcurs n mod cursiv, nefiind necesar afi area
informaiei n mai multe pagini conescutive. Modul implicit de afi are sub form de tabel poate fi
schimbat oricnd n mod list pe o singur coloan.
Cutarea documentelor n folderul curent se face instantaneu, func ionalitate fiind accesibil n zona
de previzualizare a interfeei. Rezultatele cutrii sunt afi ate instantaneu i pot fi sortate n ordine
alfabetic sau dup data crerii/modificrii.
Toate ferestrele de dialog din ELO n componen un buton de ajutor prin care utilizatorul poate
consulta oricnd sistemul de ajutor online i documentaie.

17

3.3

ELO FILE SYSTEM CLIENT

ELO FS Client este responsabil cu integrarea Sistemului de Management al Documentelor in

Windows Explorer. Utilizatorii pot lucra cu arhiva ELO direct din mediul sistemului de operare a
Windows-ului.

3.4 ELO SMARTPHONE CLIENT

Clientul smartphone permite accesul de pretutindeni la documente, intr-o maniera confortabila si fara
pierdere de vreme. Solutia mobila pentru smartphones precum Apple iPhone permite utilizatorilor
sai sa aiba in permanenta asupra lor informatiile referitoare la propriile afaceri. Utilizatorii pot accesa
arhiva de documente prin interfata telefonului iPhone, doar printr-o simpla deplasare a degetului. In
alte cuvinte, utilizatorii sunt bine informati si lucreaza dinamic, mobil si cu informatie actualizata in
permanenta.
Timpii de asteptare pentru diferite activitati curente, nu pot fi evitati de fiecare data, chiar si in timpul
epocii noastre tehnologice. Clientul pentru smartphones utilizeaza acest timp in mod eficient in
timpul asteptarii la un ghiseu de bilete, in sala de asteptare a unui aeroport sau in taxi. In aceste
situatii, nu este eficient sau indicat sa porniti computerul mobil. Pe postul lor de dispozitive mobile,
smartphone-urile sunt mult mai eficiente prin conexiunea lor la internet. Comunicarea securizata este
garantata, indiferent daca aceasta conexiune se realizeaza prin telefonul mobil sau prin intermediul
unei retele wireless.
Utilizatorii beneficiaza de avantajele Apple iPhone combinate cu puternica solutie de gestiune
electronica a documentelor si fluxurilor de lucru. Utilizatorul poate accesa arhiva de documente direct
la o atingere de deget rapid si cu usurinta. Navigarea prin structura arhivei este la fel de simpla ca
si regasirea unui document important sau vizualizarea unor elemente grafice pe ecranul de inalta
rezolutie al iPhone.

18

De curnd este disponibil i versiunea pentru sistemele de operare Android.

Acest client este gratuit i se poate descrca din AppStore pentru sistemele de operare iOS i de pe
Google Play pentru sistemele de operare Android.

De asemenea, ELOenterprise este disponibil si pe dispozitivele de tip tableta, respectiv iPad:

Baza de date folosita nu este proprietara, astfel, platforma poate fi integrata pe una din urmtoarele
bazele de date: Oracle Database, Microsoft SQL Server,IBM DB2, PostgreSQL. Solutia trebuie

19

mentine integritatea intern oricnd, indiferent de: meninea activitilor, alte aciuni ale utilizatorilor,
defeciuni ale componentelor sistemului.

20

4 ARHIVA ELECTRONICA
Principalele trasaturi oferite de acest modul furnizeaza un management eficient de stocare al
documentelor, indiferent de formatul lor (hartie sau digital). In acest fel, sistemul se comporta ca o
locatie centrala pentru toate necesitatile de management ale documentelor care furnizeaza un depozit
central. Serverul de arhiva ELO asigura platforma pentru valabilitatea informatiilor si pentru sistemul
central de arhiva a informatiilor si a serverului de continut.

4.1 PROFILE DE DOCUMENTE PERSONALIZATE

Sistemul ELO creeaza si gestioneaza pentru fiecare document un anumit profil. Cand un document
este arhivat sau dupa aceasta etapa, este indexat folosind cuvinte cheie: autor, data creeare
document, versiune, descriere, tip, status curent etc.
Depinzand de tipul de informatie de care utilizatorul are nevoie, sistemul permite creearea
formularelor de indexare ce contin diferite campuri. Aceste campuri reprezinta atributele documentului
si sunt un fel de etichete pentru document. Combinatia de cuvinte cheie pentru un document
faciliteaza ulterior, o cautare mai eficienta.

4.2 STRUCTURA DE TIP ARBORE

Arhiva ELO este un depozit unic pentru tot continutul stocat (documente scanate, documente
generate electronic, forme electronice etc). Fisierele stocate in arhiva pot fi in orice format si pot avea
orice dimensiune.
Spatiul de lucru este impartit in doua zone. Prima zona, din partea stanga a ecranului, care are o
structura arborescenta, pastrand structura fizica a unei arhive. Asadar avem: dulapuri, dosare,
separatoare de documente si documente.
Structura arhivei e similara unei arhive fizice cu dulapuri, cutii, fisiere, separatoare de documente si
documente.
Un exemplu a unui mod de organizare a structurii de fisiere este prezentat in figura de mai jos:

21

4.3 GESTIONAREA ARHIVEI

Organizarea arhivei folosind taxonomii poate fi determinata de catre administrator pentru fiecare tip
de document. De asemenea, utilizatorul cu drept de acces la organizarea arhivei poate creea structuri
ale arhivei conform cu politicile organizatiei.
Navigarea inainte si inapoi sau navigarea catre o structura specifica a arhivei este posibila.

Sistemul permite utilizatorilor sa previzualizeze documentele, fara sa depinda de solutia care a creat
documentul respectiv.
In orice moment, exista posibilitatea pentru utilizatori de a defini noi tipuri de documente si noi
elemente de structura ale arhivei.
Pentru fiecare tip de document, pot fi definite mai multe campuri de indexare, care trebuiesc
completate de fiecare data cand un document de acel tip este adaugat sau creat in sistem.

22

23

Este posibil cutarea n istoricul cheilor de indexare prin selectarea unuia din checkbox-urile din tabul Options.

ELO permite stocarea in arhiva a 4.3 mld de documente si poate deservi logarea simultana a peste
5000 de utilizatori.

4.4 UTILIZAREA ARHIVEI ELECTRONICE

ELO extinde posibilitatile de realizare a sarcinilor de zi cu zi dintr-o locatie, conectandu-se la suita
Microsoft Office si Open Office. ELO permite creearea, stocarea, cautarea, rafinarea cautarii,
vizualizarea si printarea oricarui tip de document.

24

De asemenea, permite gestionarea diferitelor feluri de documente in format fizic sau electronic si e
compatibil cu standardele ODMA.
Utilizatorii pot naviga rapid prin arhiva prin intermediul scurtaturilor de la tastatura: butonul ENTER
trimite utilizatorul catre un nivel de mai jos din arhiva, butonul ESC trimite utilizatorul catre un nivel de
mai sus iar sagetile permit selectarea unui singur document din ELO. Astfel tranzactile frecvent
executate ale sistemului sunt proiectate astfel incat ele sa poata fi realizate cu un numar mic de
interactiuni (de exemplu, apasari pe mouse sau apasari pe tastatura).

4.4.1

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

Principalele trasaturi ale acestui modul reprezinta furnizarea procesarii si gestionarii eficiente a tuturor
fisierelor de birou.
Utilizatorul poate accesa arhiva ELO Client prin intermediul clientului ELO si sa foloseasca domeniul
de aplicare pe deplin functional. Clientul comunica cu serverul si schimba informatii cu el. In acest fel,
serverul efectueaza comenzile pe care utilizatorul i le da prin intermediul clientului. Cu ELO exista mai
multe feluri prin care sa accesezi arhiva ELO prin intermediul clientilor solizi sau web a Windows
sau Java, prin ELO Internet Gateway sau direct din File Explorer prin intermediul unui sistem de
fisiere. ELO foloseste algoritmul UUID, fiind capabil sa genereze identificatori de sistem unici la nivel
global. Toti identificatorii de sistem sunt unici n cadrul ierarhiei structurii de arhiva.

25

Un aspect remarcabil al ELO Client este cu siguranta marea varietate de functionalitati valabile intr-o
interfata intuitiva. Datorita arhivei simplu de structurat, ELO faciliteaza administrarea optima a
proceselor si a documentatiei ce au legatura cu activitatile corporatiei. Versiunea automata de
management, a fluxurilor de lucru, a memento-urilor si a copiilor logice asigura o manipulare eficienta
atunci cand procesezi documente. Toate aplicatiile Office, precum si fax-urile si email-urile pot fi
perfect associate cu ELO pentru aceste activitati. Legatura dintre Microsoft Outlook si Microsoft
Exchange si integrarea in Microsoft Office sunt integrate ca standard in ELO.

Sistemul are capabilitati de control al versiunii ce permit documentelor sa existe in mai multe versiuni,
fiecare versiune avand propria eticheta si propriul comentariu. Pentru unele formate de documente,
sistemul poate releva modificarile prin caracteristica de comparare a versiunilor.
Furnizarea unui control al versiunii (istoria versiunii, comparatia versiunii) implica functionalitatile de
mai jos:

check in/check out

Accesibilitatea si controlul documentelor
Rapoartele de audit
Algoritmi de criptare
Gestionarea intregului ciclu de viata al documentului
Managamentul subsistuentiilor
Notificari
Distributie de documente.

Pentru unele formate de documente, sistemul poate releva modificarile prin trasatura de comparare a
versiunilor. De asemenea, utilizatorul poate defini masuri de retentie si de expirare a datei si poate
crea structuri de stocare a documentelor in cadrul arhivei. In acest fel, componenta de zi-cu-zi a
managementului documentelor sprijina folosinta si gestionarea intregului ciclu de viata a proceselor
de afaceri ce au legatura cu documentele. Sistemul faciliteaza controlul asupra intregii organizari a
ciclului de viata al documentului creare, protectie, acces si stergere, perioada de pastrare in
conformitate cu o gama larga de politici de sistem aplicatie. Aceste unelte de management al

26

documentelor ajuta la conformarea cu cerintele politicilor uniforme de reglementare si parghii

ale

arhivei in toate formatele. Solutia ofertata nu limiteaza numarul programarilor de pastrare si dispozitie.
ELO suporta o mare varietate de continut in format electronic, de la imagini scanate ale documentelor
pe hartie, la documente create cu editoare de text, foi de calcul tabelar, desene CAD fisiere video AVI,
MPG, fisiere audio MP3, fisire grafice: BMP, JPG, GIF fisiere text : PDF, TXT, DOC, PPT, HTML si
ofera suport pentru integrarea de catre beneficiar in cadrul solutiei a unor viewere pentru alte tipuri de
fisiere ce ar putea prezenta interes pe viitor.

Solutia permite pastrarea unui istoric al versiunilor fisierelor, vizualizarea versiunilor anterioare,
revenirea la o versiune anterioara, compararea intre versiuni precum si pastrarea de versiuni pentru
metadatele asociate fisierelor;

Solutia permite lucrul cu versiuni multiple de documente si comparare intre versiuni de documente,
pentru a determina modificarile realizate de la o versiune la alta;
Platforma de management de documente ofera posibilitatea de a suprascrie continutul documentelor
fr a modifica versiunea documentului (major sau minor). De fiecare data cand un document este

27

suprascris se va crea o noua versiune a documentului respectiv, oferind utilizatorilor posibilitatea de a

se intoarce oricand la o versiune anterioara. Platforma de management de documente ofera att
versionare major (ex. 10, 2.0), minor (ex. 1.1, 1.2) precum i ramuri ale versiunilor (ex. 1.0.1,
2.1.0.1).
Sistemul permite actelor fizice s fie administrate n acela i mod ca si actele electronice.
ELO le permite utilizatorilor s insereze comentarii n metadatele clasei sau dosarului pentru a
nregistra motivele pentru deciziile de revizuire.
Dupa selectarea unui document ce urmeaza a fi legat, o caseta de dialog isi va face aparitia unde se
pot stabili legaturi intre alte documente si documentul selectat. In acest mod se pot creea referinte
incrucisate (adic legturi de tipul: vezi i) ntre dosarele nrudite.

Modulul de registratura permite definirea de registre si gestiunea acestora pentru fiecare tip de
document in parte. Cu ajutorul acestui modul, toate documentele de intrare si de iesire, precum si
documentele interne sunt inregistrate. Numerele de inregistrare sunt unice pentru fiecare document si
se genereaza automat la introducerea unui document in sistem. Numerele sunt acordate conform
regulilor de registratura stabilite de companie. Documentele pot fi urmarite in cadrul companiei si in
relatiile cu tertii, astfel incat in orice monent se poate observa traseul acestora si locul in care se afla
la un moment dat, precum si starea asociata. Un document poate fi nregistrat simultan in mai multe
registre, iar registrele pot fi tiprite.

Administrarea documentelor acoper toate aspectele procesrii digitale a documentelor. Acestea

variaz de la captura documentelor de pe hrtie cu ajutorul scanerelor (imagistic) i procesarea

28

documentelor create electronic (administrarea documentelor n sensul mai strict), pn la arhivarea

pe discuri optice. n consecin, sistemele de administrare a documentelor acoper toate sistemele
utilizate n aceste scopuri.
Managementul documentelor acopera toate aspectele procesarii digitale a documentelor. Aceste
proceduri variaza de la captura datelor de pe documente de hartie prin intermediul scannerelor
(formarea imaginii) si procesarea documentelor digitale (document management in sensul mai
restrans) si pana la arhivarea pe medii optice de stocare. Sistemele de management documente
acopera astfel toate facilitatile necesare acestor proceduri. Sistemul permite:
capturarea unui document electronic si s l declararea act ntr-un singur proces;
sau
capturarea unui document electronic, stocarea si incheierea procesului de captur prin
declararea lui ca act la un moment ulterior.
Indiferent daca este vorba de copierea, redirectionarea sau cautarea unui document, ELO
functioneaza impecabil, datorita inaltei calitati dovedite ale sistemului de arhivare si management al
datelor. Sistemul ofertat permite transmiterea copiei unui document atasat in sistem.
Sistemul permite conversia formatelor documentelor.

Sistemul ofertat ofera un mod preview pentru documente grafice, imagini si documente tip PDF, DOC,
XLS, JPG ,etc.

4.4.2

OPERATIUNI EFECTUATE ASUPRA DOCUMENTELOR

Copierea, Stergerea, Mutarea elementelor

29

Utilizatorii cu drepturi pot muta o intrare n alt locaie din arhiv. Aceasta operatiune se realizeaza
astfel: selectai un document sau un folder din arhiv i facei clic dreapta pe intrare. Selectai din
meniul contextual intrarea de meniu Mutare element. Va aprea fila Clipboard/Mutare, n care trebuie
s selectai inta din arhiv. Selectai un folder din arhiv n care trebuie mutat folderul sau
documentul.

Mutarea fisierelor/documentelor
Utiliznd aceast funcie, putei muta cu uurin fiiere, versiuni de fiiere, atari de fiiere i/sau
versiuni ale atarilor de fiiere afar din ELO pe alt mediu (adic la alt cale de document). Cnd se
face acest lucru, structura de fiiere a elementelor rmne la fel. Selectai elementul din punctul din
care trebuie mutate fiierele. Selectai n meniul ELO intrarea Pstrare, Mutare fiiere de documente
i facei clic pe Mutare.

Este posibil mutarea tuturor fiierelor sau folderelor ce aparin sau sunt legate de un document
electronic, intr-o alt locaie n arhiva electronic. Aceast func ionalitate este disponibil numai
administratorilor, orice intrare din arhiv putnd fi selectat i sunt permise selec ii multiple.
ELO va ofera posibilitatea permanenta de a utiliza documente (de ex. documente Office) ca sabloane.
Puteti creati singuri sabloanele de documente, sabloane pe care le puteti salva si deschide prin
intermediul butonului Document din sablon.

In acest fel, puteti transforma orice document intr-un sablon. Aveti posibilitatea de a edita aceste
sabloane, de a le atribui o cheie sau de a le sterge.

30

Sistemul ofera posibilitatea customizrii elementare a spa iului de lucru a utilizatorului n sensul crerii
mapei Favorites, unde acesta va putea crea documente draft sau stoca documente utilizate frecvent.

4.4.3

SEMNATURA ELECTRONICA

Sistemul ofertat asigura suport pentru semnatura electronica. Componenta semnaturii are o
multitudine de functii. De exemplu, utilizatorul poate compara si verifica direct semnatura electronica
din sistemul ELO cu un centru de incredere acreditat. Semnatura, nu numai ca protejeaza documentul
de la manipulare, dar dovedeste si cine l-a semnat. Convenabila posibilitate de a re-semna a
semnaturilor digitale care au expirat si fixarea directa a mai multor semnaturi ale documentelor PDF/A
sunt de asemena posibile in ELO.

31

4.5 ARHIVAREA
Pentru documentele care sunt arhivate in depozitul ELO, le poate fi setata o data de exiprare de catre
utilizatorii cu drept de acces. Dreptul de acces este strict pana la data de expirare din campul de
indexare a casutei de dialog. Folosind controlul calendaristic asociat cu tipul de date, data de expirare
poate fi modificata.

4.6 EXPORT/IMPORT
Export - Aceast funcie export pri din sau ntreaga arhiv din ELO. Prin aceasta, se creeaz un
set de date de exportat i n acelai timp acesta poate fi i lipit. Aceast funcie este disponibil n
meniul ELO Schimb de date.
Import - Aceast funcie activeaz expertul pentru import. Este utilizat pentru importul unei seciuni
dintr-o arhiv care a fost exportat deja (de exemplu un folder sau un document singular) inapoi n
arhiva ELO.

32

Documentele pot fi plasate n caseta de primire prin tragere i plasare (drag and drop) din Windows
Explorer. ns pentru imaginile i elementele grafice cu extensiile de fiier bmp, tif i jpg, ELO ofer i
o alt metod:
le putei ndosaria folosind opiunea de meniu Inserare fiier din fila Scanare de pe band. Avantajul
acestei metode const n faptul c nu mai este nevoie s apelai Windows Explorer. Putei ncepe din
zona de lucru Caset de primire.
Alternativ: Este posibil i ndosarierea direct n arhiv. Cu toate acestea, sunt disponibile mai puine
funcii.

33

5 CAUTAREA DOCUMENTELOR
5.1 MODULUL iSEARCH
Functionalitatile de baza pentru cautarea documentelor sunt oferite de modulul iSearch care ofera
posibilitatea de a efectua cautari full text in continutul documentelor stocate in arhiva.
Documentele introduse in sistem sunt procesate de catre modulul iSearch, dupa care sunt stocate si
indexate in baza de date Full Text, care le permite clientilor sa foloseasca puternicile capabilitati de
cautare in continutul oricarui document sau sir de caractere.
Modulul iSearch al sistemului de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru ofera toate
caracteristicile care sa pemita utilizatorului sa indexeze complet continutul documentelor stocate in
depozit.
In momentul instalarii modulului iSearch o baza de date suplimentara este creata, impreuna cu baza
de date principala, pentru a permite stocarea informatiilor indexate.
Acest modul functioneaza ca un proces in serverul sistemului si este instalat in masina de arhiva a
serverului. Indexarea informatiei din documentele arhivate se face automat la intervale predefinite de
timp. Acest lucru ofera avantajul ca procesele de indexare nu interfereaza cu operatiunile clientului,
iar ca rezultat sunt evitate orice blocaje in calea performantei sistemului. Setarile se fac direct din
interfata clientului:

Procesul de indexare implica transferul de informatii relevante dintr-un document catre baza de date
full text. Dupa aceea, fiecare cuvant dintr-un document primeste o valoare de indexare. Valorile sunt
structurate pe plan intern in asa fel incat orice cuvant care face parte dintr-un sir de cautare sa fie
localizat repede de catre procesul de cautare.
Baza de date full text asigura ca functia de cautare a sistemului este intotdeauna rapida si de
incredere, chiar si atunci cand este folosita pentru un volum mare de documente sau informatie
stocata.
Un exemplu despre cum functioneaza acest modul este prezentat in imaginea de mai jos:

34

Cand exista atribute structurate ale documentelor, cautarile sunt de obicei foarte precise si specifice.
Cautarea unei facturi, contract sau document dupa un numar de inregistrare in toata arhiva
functioneaza rapid si corect. Dar de multe ori se intampla ca utilizatorul care cauta informatii sa nu fie
100% sigur referitor la ce cauta. Acest tip de cautare este de multe ori consumator mare de timp.
Sistemul are o interfata standard de cautare a documentelor pe baza unor criterii diverse (nume
document, data crearii, cuvinte-cheie, diverse metadate etc.). Utilizatorul poate sa restranga zona de
cautare la anumite zone de arhiva separate logic. Acest lucru va asigura accesul utilizatorului la acele
documente din cadrul arhivei (intreaga arhiva sau sectiuni de arhiva) la care are dreptul, pe baza
drepturilor de acces definite in sistem, in concordonta cu rolul lor in cadrul companiei.

Componente de cautare oferite utilizatorilor:

-

Auto-completare

35

Auto- corectie

Cautare booleana - Acest tip de cautare este folosit pentru a cauta cuvinte multiple completand
termenii individuali combinati cu unul sau mai multi operatori boleeni AND, OR sau NOT. Toate
documentele ce vor indeplini conditiile impuse in sirul de cautare vor fi afisate. Sirul de cautare poate
fi de tip alfa numeric.

Activare indecsi document ca filtre de cautare

36

Cautare in filtre suplimentare

Cautare in tezaur

Evidentierea termenilor cautati

Cautare inflexata
Cautare wildcard cand dorim sa cautam de exemplu secventa de caractere 15 se introduce

valoarea 15*
Cautari complexe

37

Cautare utilizand game de valori

cautarea documentelor dupa oricare atribut asociat respectivului document.

Solutia ofertata permite pastrarea de profile de cautare si definirea de cautari personalizate, fiind
astfel posibil pentru utilizatorii cu drepturi sa aiba acces la interogarile salvate ca obiecte n cadrul
depozitului de documente carei pot fi accesate din interfaa de Cutare / Regsire.
Exista posibilitatea de a seta sistemul sa caute inclusiv in comentariile adaugate de utilizatori si in
versiunile documentelor. Rezultatele cautarilor se pot tipari sau salva in format Excel sau HTML:

38

Atunci cand se efectueaza cautarea dupa un cuvant, alte cuvinte cheie similare pot sa aduca rezultate
relevante. Utilizand cautarea dupa sinonime, motorul de cautare poate sugera termeni de cautare
pentru utilizator. De exemplu, daca se efectueaza o cautare dupa cuvantul polita, motorul de cautare
poate sugera alternative ca intelegere sau contract. La acest moment se poate observa cat de
puternica este tehnologia de cautare oferita.

Rezultatele cautarilor pot fi vizualizate sub forma de lista sau sub forma arborescenta:

Cautarile capata o noua dimensiune atunci cand utilizatorul descopera ca motorul de cautare ii ofera
informatii pe care nici macar nu le cauta, dar care sunt legate logic de cererea de cautare. De
exemplu, lista de rezultate returnata de la o cautare a cuvantului Mozart poate contine si termenii
Salzburg, Festival, sau compozitor. Acesti termeni nu au fost introdusi de catre utilizator dar au
derivat din context. Utilizatorul poate obtine informatii care pot avea o relevanta foarte mare.
Impreuna cu cautarea dupa sinonime, aceste conexiuni si asocieri ofera o baza de succes pentru
regasirea informatiilor din intreaga companie.

Mai mult, modulul iSearch permite cautarea informatiilor existente in mai multe sisteme:

39

In cadrul solutiei ofertate, rezultatele cautarii pot fi salvate si exportate in format HTML, PDF, Excel
(XLS) sau CSV. Tabelele contin butoane specializate n efectuarea prelucrrilor rapide a fielor:
marcarea la tergere, demarcarea la tergere, ataarea la dosar, etc. Salvarea rezultatelor cautarii
se copiaza rezultatele intr-un excel (in momentul in care le copiem in excel se copiaza cu tot cu
metadatele asociate respectivelor documente).

5.2 MODULUL FULL TEXT

Principalele trasaturi ale acestui modul furnizeaza capabilitatea cautarii full text din in continutul
documentelor stocate in arhiva ELO.
Documentele pot fi procesate de catre modulul Full Text, dupa care sunt stocate si indexate in baza
de date Full Text, care le permite clientilor ELO sa foloseseasca puternicile capabilitati de cautare in
continutul oricarui document sau sir de caractere. Modulul Full Text al ELOenterprise ofera toate
caracteristicile care sa pemita utilizatorului sa indexeze complet continutul documentelor stocate in
depozit.
In momentul instalarii modulului o baza de date suplimentara este creata, impreuna cu baza de date
principala, pentru a permite stocarea informatiilor indexate.
Acest modul functioneaza ca un serviciu in serverul ELO. Indexarea informatiei din documentele
arhivate se face automat la intervale predefinite de timp. Acest lucru ofera avantajul ca procesele de
indexare nu interfereaza cu operatiunile clientului, iar ca rezultat sunt evitate orice blocaje in calea
performantei sistemului.
Procesul de indexare implica transferul de informatii relevante dintr-un document catre baza de date
full text. Dupa aceea, fiecare cuvant dintr-un document primeste o valoare de indexare. Valorile sunt
structurate pe plan intern in asa fel incat orice cuvant care face parte dintr-un sir de cautare sa fie
localizat repede de catre procesul de cautare.
Baza de date full text asigura ca functia de cautare a sistemului este intotdeauna rapida si de
incredere, chiar si atunci cand este folosita pentru un volum mare de documente sau informatie
stocata.

40

Un exemplu despre cum functioneaza acest modul este prezentat in imaginea de mai jos:

41

6 SCANAREA DOCUMENTELOR
Documentele care sunt disponibile in format non-electronic (hartie) trebuie sa fie scanate in sistem.
Sunt trei feluri de a scana documente in ELO:
Pagini individuale - pot fi scanate pagina cu pagina si apoi stocate ca fisiere individuale. Aceasta
creaza un document pe pagina. In orice caz, ELO permite unirea documentelor intr-un singur
document.
Documente Multipage - pot fi scanate si unite automat intr-un document electronic in interiorul ELO.
Aceasta functie este disponibila in zona Mailbox si direct in zona Arhiva ale ELO. De asemenea, in
Mailbox este disponibila o functie ce permite paginilor individuale sa fie impartite in documente
individuale daca acest lucru este dorit.
Paginile pot fi scanate si atasate documentelor existente in arhiva. Aceasta functie este disponibila
numai in zona Arhiva.

Selectarea unui scaner

In mod normal, primul pas in scanarea documentelor este instalarea unui scaner functional. Cu ELO
pot fi utilizate o gama variata de scanere. Un scaner poate fi ales dintr-o lista de scanere instalate
efectuand click pe Selectare scaner din toolbar.

Selectarea Profilului Scaner-ului

Utilizatorul poate selecta un profil al scaner-ului sa-l utilizeze cand se scaneaza.
Profilele scaner-ului determina setarile pentru scaner cand se scaneaza cum ar fi color sau alb-negru
sau rezolutia in dpi. ELO ofera cateva profile de scanare iar utilizatorii cu drept de acces pot crea
altele.
Pentru a selecta un profil, poate fi folosita lista din toolbar cand aceasta e vizibila, sau profilul poate fi
selectat cu: Configurare Profil scaner.
Cu ajutorul Asistent Scan - Profile, care poate fi accesat apasand butonul Expert putem configura
profilul de scanare dorit. Dupa ce ii dam un nume Profilului, setam rezolutia, marimea hartie,
luminozitate si contrastul dorit si in final salvam profilul, care poate fi foslosit ulterior pentru scanare.

42

Astfel, obtinem profilul de scanare numit Profil de scanare nou care, distribuit de ELO, deschide
software-ul scanerului pentru derularea scanarii unui document.
Administratorii ELO pot crea profile de scanare pentru ali utilizatori sau grupuri i pot configura setri
de scanare pentru utilizatori, in mod individual sau la nivel global.
Soluia de scanare furnizeaz interfata cu echipamentul de scanare si permite operatorului s
desfasoare cteva procese relative la scanare, cum ar fi rotirea sau eliminarea zgomotului.
Componenta de scanare poate captura n mod automat metadatele relevante, atunci cnd se
scaneaz formulare cu zone.
In momentul in care component de scanare a SMAE include captura automat a metadatelor,
aceasta poate intereta aceste informaii pentru clasificare automat.
Soluita este capabila sa importe masiv imagini scanate i metadatele lor. Solutia este capabila s
afieze imagini n miniatur ale imaginilor scanate.
Scanarea individuala a documentelor
Dupa ce se selecteaza un scaner si profilul dorit, utilizatorul poate sa inceapa scanarea. Documentele
cu o singura pagina sunt scanate utilizand functia Scanare o singura pagina in Mailbox.

Cand

procesul de scanare este complet, documentul va fi accesibil in Mailbox. Daca scanarea

documentului nu indeplineste standardele cerute din oricare motiv, scanarea poate fi repetata
efectuand click pe icon-ul Rescanare pagina.
Functia de rescanare poate fi folosita pe oricare din documentele scanate din Mailbox. Cand se da
click pe iconita, documentul selectat va fi rescanat si inlocuit de noua scanare. Aceasta permite
corectarea oricaror documente scanate, fara a fi nevoie de crearea unui document nou si stergerea
documentului existent. Este o optiune folosita in special pentru corectarea scanarilor.
Scanarea documentelor duplex

43

Documentele duplex pot fi scanate in ELO si unite ca un singur document. Documentele trebuie sa fie
scanate intr-o ordine predeterminata si atunci ELO poate uni paginile pentru a face un singur
document. Cand se scaneaza un document cu patru foi fata-verso, cu paginile numerotate de la 1 la
8, paginile impare trebuiesc scanate primele, incepand cu pagina 1, in ordinea 1,3,5,7. Paginile pot fi
apoi intoarse si scanate in ordinea 8,6,4,2. Cand se foloseste un scaner cu ADF, foile pot fi inversate
si reintroduse in scaner si vor fi scanate in ordinea corespunzatoare.

Cand se scaneaza de mana utilizatorul trebuie sa aiba grija ca documentele sa fie scanate in ordinea
corespunzatoare. Odata scanate documentele pot fi gasite in Mailbox si, in functie de setarile
utilizatorului pentru afisaj, sunt afisate cu numerele de la 00001 la 70001.
Documentele ce trebuiesc unite, pot fi selectate ca un grup si functia Aranjare pagini din Mailbox
poate fi selectata din meniu. Documentele vor fi atunci sortate in ordinea corespunzatoare, astfel incat
numerotarea actuala a paginilor sa fie de la 1 la 8. Odata ce documentele scanate au fost ordonate
pot fi unite cu functia Prindere pagini.

Toate documentele care urmeaza sa fie unite trebuiesc selectate in partea stanga a ferestrei. Doar
documentele selectate vor fi unite. Dupa ce documentele au fost unite, un singur document va fi afisat
in locul celor opt anterioare. Cand documentul este selectat, numarul de pagini este afisat in coltul din
stanga jos al ferestrei Mailbox. Documentul poate fi acum arhivat in acelasi mod ca orice alt
document.
ELO suporta deasemenea scanere duplex, ce scaneaza simultan pe ambele parti. In acest caz nu
este nevoie ca paginile sa fie sortate. Scanerele duplex pot fi deasemenea configurate sa scaneze
simplex.
Scanarea si unirea paginilor cu cu ADF
Cand se foloseste un scaner cu ADF, paginile multiple pot fi scanate si unite folosind functia
Imbinarea paginilor. Paginile destinate scanarii trebuie introduse in ADF in ordinea corecta, apoi se

44

actioneaza iconita Imbinarea paginilor. Paginile vor fi scanate secvential iar apoi, dupa finalizarea
scanarii, vor fi unite pentru a rezulta un document multipage.
Scanarea mai multor documente multipage cu ajutorul separatorilor
ELO permite scanarea mai multor documente si unirea acestora prin utilizarea unor pagini speciale ce
delimiteaza sfarsitul unui document si inceputul altuia. Aceste pagini sunt cunoscute ca separatori si
pot fi printate in ELO.

Separatorii trebuie mai intai configurati in ELO inainte de a fi utilizati de useri. Separatorii pot fi
configurati si printati doar de cei cu suficiente drepturi de acces. Daca un utilizator nu poate printa
separatori, trebuie sa contacteze administratorul sistemului sau un coleg cu suficiente drepturi de
acces.
Odata ce separatorii au fost configurati si profilul de scanare a fost corect selectat, utilizatorii pot
initializa scanarea documentelor multiple, folosind separatorii pentru a imparti documentele.
Documentele trebuie introduse in ADF-ul scanerului in ordinea corecta cu cate un separator intre
fiecare document.
Adaugarea paginilor la documentele arhivate existente
Aceasta caracteristica este disponibila doar in zona Mailbox si permite scanarea unei pagini si
adaugarea acesteia unui document existent. Pagina de scanat se introduce in scaner, se selecteaza
documentul in care trebuie incorporata pagina si se selecteaza iconita Scanare document.

Pagina va fi scanata si adaugata documentului dorit din arhiva. Aceasta functie permite crearea unei
noi versiuni de fiecare data cand este atasata o noua pagina unui document ce are setat controlul
versiunilor. Acest fapt determina crearea unor cantitati mari de informatii. Aceasta functie nu ar trebui
utilizata pe documente cu controlul versiunilor decat daca este absolut necesar.
Sistemul este compatibil cu driverele TWAIN si ISIS, si permite realizarea de profiluri de scanare,
configurarea unor facilitati precum: stabilirea nivelului de alb din pagina, rezolutie, calitatea imaginii,
setarea formatului imaginii si al compresiei acesteia.
Mai multe informatii despre ELO ECM Suite 9 se pot gasi pe pagina web a producatorului:
www.elo.com

45

7 ELO OCR
ELO OCR permite utilizatorului sa extraga orice informatie text din fisiere de imagini (tiff, pdf, jpg etc.).
Odata ce documentul a fost scanat (ex. o factura, ordin de plata, sau ordin de livrare), OCR citeste
informatia necesara (numarul clientului, adresa, sume etc.) si o importa automat in formularul de
indexare.
In cazul in care o companie foloseste formulare standard (ca exemplu: comenzi, contracte, facturi
chitante, etc.), ELO OCR poate implementa arhivarea automata a acestora, prin cuvinte cheie.
Astfel, nu mai este necesara procesarea manuala. Un alt mare avantaj al ELO OCR este posibilitatea
executarii de text in documentele TIFF. Acest lucru permite cautarea in intregul continut al
documentului scanat si nu doar in vocabularul de cuvinte cheie, totul pentru cautari rapide si
precise.
Un alt mare avantaj al ELO OCR este cautarea de tip full-text al documentelor de tip TIF. Acest lucru
face posibila cautarea in intregul continut al documentelor scanate si nu doar in campul de indexare.
Acest lucru asigura o cautare rapida si dirijata.
Sistemul ofertat este capabil sa administreze imaginea scanat i textul rezultat din OCR ca un singur
act asa cum este aratat in figura alaturata:

Principalele trasaturi ale acestui modul asigura cele doua procese care pot fi folosite de catre analiza
OCR: potrivirea sabloanelor si a recunoasterii in proces.

7.1 POTRIVIREA SABLOANELOR

Spatiul alb din jurul elementelor grafice este definit si acele elemente sunt comparate cu modelele de
pixeli existente care corespund cu caracterele textuale individuale. Acest lucru permite identificarea
oricaror caractere textuale, iar sablonul grafic poate fi transformat in caractere textuale.

46

7.2 RECUNOASTERE IN PROCES

Sensurile specifice ale caracteristicilor modelelor curente de pixeli spre deosebire de spatiile albe din
jurul sabloanelor sunt folosite pentru a gasi proprietati sigure care sa permita identificarea si
recunoasterea caracterelor.
Diagrama generala pentru acest process este prezentata in figura de mai jos:

Functia de recunoastere este folosita la inceputul procesului pentru conversia grafica a informatiilor
NCI (documente cu informatie nestructurata) in informatie de tip CI (documente care contin informatie
codata care poate fi procesata automat).
Este folosit pentru a incepe procesul de convertire a datelor grafice NCI in date de tip CI. Orice alta
informatie grafica NCI care nu poate fi identificata in procesul de recunoastere este apoi analizata de
procesul de recunoastere al sabloanelor cu scopul de a converti informatia in informatie de tip CI.
Aceste doua nivele de analiza ale OCR au un foarte mare grad de recunoastere al caracterelor.
O analiza OCR nu este necesara pentru documentele textuale, precum fisierele word, deoarece
documentele sunt deja intr-un format editabil si prin urmare pot fi citite de catre computer, fara a fi
nevoie de o prelucrare ulterioara.
Gradul de recunoastere al caracterelor depinde de urmatorii factori:
- Rezolutia de scanare din timpul procesului de scanare;
- Calitatea vizuala a documentului original;
- De tipul de font folosit la scrierea textului;
- Dimensiunea fontului, numarul si tipul de caractere speciale;
- Spatiul dintre caractere, cuvinte si linii;
- Fundalul original al documentului.

47

8 ELO WORKFLOW
Principala caracteristica a modului de workflow este ca furnizeaza un flux de informatii in interiorul
intregii companii, prin atribuirea de sarcini catre fiecare persoana in parte, prin trimiterea
documentelor catre angajatii implicatii in fluxurile de lucru definite, toate intr-o maniera predefinita si
standardizata.
Atunci cnd un flux de lucru este pornit, este afi at automat imaginea grafic a ablonului pe baza
cruia s-a construit fluxul, n care pot fi vizualizate nodurile fluxului i persoanele care sunt implicate
n flux.

8.1 FLUXURI DE LUCRU STANDARD PREDEFINITE

Acest tip de sablon de flux de lucru este potrivit pentru procese repetitive, frecvente si complexe.
Acest tip de procese (de exemplu, cereri de concediu) pot fi create in cadrul interfetelor grafice bazate
pe web pentru gestionarea fluxului de lucru valabil in acest modul. Aceasta interfata grafica asigura
gestionarea tuturor sabloanelor de fluxuri de lucru predefinite, permitandu-le utilizatorilor sa creeze
versiuni, sa modifice, sa exporte si sa stearga sabloanele de fluxuri de lucru.

48

Interfata are o bara de unelte cu elemente predefinite ale fluxurilor de lucru care le permite
utilizatorilor sa creeze noi sabloane de fluxuri de lucru folosind metoda drag and drop in spatiul de
lucru. Fiecare activitate de flux de lucru are o caseta de dialog care afiseaza informatii despre pasul
specific si permite utilizatorului sa il modifice.

Toate setarile pentru fiecare sablon de flux de lucru pe care vrem sa-l cream pot fi facute de pe o
singura pagina:

49

8.2 FLUXURI DE LUCRU AD-HOC

Acest tip de sablon de flux de lucru este potrivit pentru procese simple si coerente care pot fi
secventiale sau paralele (de exemplu, cateva documente care ar trebui sa fie partajate intre mai multi
angajati).

50

OPTIUNI PRINCIPALE
Creearea uni sablon de flux de lucru: sistemul ofertat permite creearea sabloanelor de fluxuri de
lucru predefinite, folosind un editor grafic de fluxuri de lucru. Folosind acest editor grafic, utilizatorii pot
creea sabloane de fluxuri de lucru complexe care pot include noduri de distributie, colectare, decizie
sau noduri ciclice, activitati manuale si automate.
Pentru fiecare sablon de flux de lucru definit, utilizatorii pot defini diverse setari precum, timp de
executie a fluxului de lucru maxim, termen limita pentru fiecare activitate din fluxul de lucru, prioritati
pentru fiecare activitate, utilizatori sau grupuri de utilizatori implicati in orice activitate si un proprietar
sau coordonator al fluxului de lucru. Notificarile pot fi de asemenea folosite pentru activitatile din
fluxurile de lucru.

Versiuni ale fluxului de lucru: cu aceasta functie utilizatorii pot crea diferite versiuni ale sablonului
fluxului de lucru.
Salvarea sabloanelor fluxurilor de lucru: cu aceasta functie utilizatorii pot salva definitia sablonului
fluxului de lucru care ar putea fi importata intr-o noua instanta a sistemului, si permite salvarea
versiunilor PDF a fluxurilor de lucru.
Statusul fluxurilor de lucru: cu aceasta functie poate fi vizualizat statusul fluxurilor de lucru.
Sistemul de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru permite definirea, functionarea
si vizualizarea rapoartelor despre starea fluxurilor de lucru la un moment dat. Sistemul inregistreaza
toate actiunile pentru un flux de lucru selectat, chiar daca fluxul de lucru este activ, inactiv sau expirat;
de asemenea se pot vizualiza informatii despre termenele limita pentru activitati, termenul limita
pentru intreg fluxul de lucru, fluxuri de lucru incheiate si informatii despre un utilizator participant la
fluxul de lucru. Sistemul permite urmarirea evolutiei fluxurilor si realizarea de rapoarte de activitate,
precum si transmiterea de instiintari catre persoanele implicate:

51

Sarcina delegata: sistemul de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru furnizeaza

functii pentru managementul de substitutie, care este foarte folositor pentru un flux de lucru cu scopul
de a inlocui utilizatorii care nu sunt disponibili pentru a anumita perioada de timp. Folosind aceste
functii un utilizator poate delega sarcini pentru alti utilizatori. Sistemul detine facilitati de Substitution
Management foarte folositoare intr-un flux de lucru (de exemplu daca o persoana este in concediu,
atributiile ii pot fi preluate de o alta persoana si astfel nu se pierde timp). Interactiunea in cadrul
fluxurilor de lucru se poate realiza atat din client Java, cat si din interfata Web.

Crearea fluxurilor poate fi realizata direct din interfata sistemului fara a necesita cunostinte de
programare. Aplicatia permite utilizatorului de a trimite documente pe rute predefinite intre angajati.

52

Documentul isi face aparitia in zona Task. Optiunea Start Workflow deschide fereastra Start Standard
Workflow. Se selecteaza un workflow existent si apoi poate fi pornit printr-un click pe OK.

Noutatea ELOenterprise este ca pentru fluxurile de lucru definite se pot crea formulare care pot fi
completate de-a lungul activitatilor care sunt indeplinite de participantii la flux. Pentru acest lucru este
oferit un designer de formulare electronice.

De exemplu iata cum poate arata o cerere de concediu, utilizand designer-ul de formulare electronice
pus la dispozitie de ELO:

53

Pe formularele electronice se pot defini reguli si automatizari pentru completarea datelor:

54

9 ADMINISTRARE SI MONITORIZARE
ELOenterprise permite o administrare complexa a solutiei printr-o multitudine de functii si parametri
care pot fi setati in functie de cerintele utilizatorilor, atat din clientul web cat si din clientul Windows. In
clientul web, administrarea se realizeaza folosind modulul AdminConsole, dezvoltat in tehnologie
dobe Flex. Un mare avantaj al modului de administrare web este acela ca ofera functionalitati de
administrare si configurare pentru clientul de Windows, clientul Java si clientul web pus la dispozitie
de sistem, impreuna cu administrarea utilizatorilor si a grupurilor de utilizatori. Sarcinile administrative
sunt activate in consola de administratie a web-ului oferita de sistemul ofertat:

9.1 CREAREA UNEI NOI ARHIVE

Consola de management ELO este folosita pentru a creea arhive pe serverul instalat al ELO. Astfel,
administratorii pot sa activeze arhive existente, sa creeze noi arhive si sa modifice setarile.

9.2 FORMULARE DE INDEXARE

Editorul simplifica managementul formelor de indexare, formelor electronice si chiar si a registrelor
electronice. Din managementul formelor de indexare, utilizatorul de windows poate creea, edita sau
sterge o forma electronica. Poate fi folosit la creearea formularelor de indexare sau a formularelor
electronice pentru orice tip de document.

55

Editorul de formulare are doua ecrane principale pentru creearea unui nou formular:
Primul ecran permite utilizatorului sa stabileasca setarile ce au legatura cu noul formular si totodata
pentru toate documentele stocate folosind acest sablon al formularelor.

In acest ecran pot fi setate urmatoarele detalii despre formularele de indexare:

Numele formularului;
Calea de salvare;
Culoare
Fluxul de lucru standard alocat;
Cheia de criptare;
Statutul documentului;
Drepturile formularului de indexare;
Informatiile legate de codurile de bara;
Antetele de fila;
Diferitele optiuni care stabilesc calea in care poate fi folosit formularul de indexare de catre
utilizatori.

Al doilea ecran, permite utilizatorilor sa acceseze campurile formularului si sa stabileasca setarile

potrivite pentru fiecare camp. Totodata permite utilizatorilor sa acceseze sectiuni ale formularului, cu
scopul de a grupa campurile.

56

Principalele optiuni ale campurilor de indexare sunt urmatoarele:

Numele campului: In cazul in care introduceti ex. Numar factura, veti genera campul Numar factura
in formularul de indexare, pe care il veti utiliza mai apoi pentru captura numarului de factura cand
indexati un document.
Grup: Aici se introduce numele grupului (max. 10 caractere) pentru cautare universala.
Prin click dreapta pe campul gol corespunzator grupului se deschide un meniu ce afiseaza toate
numele de grupuri disponibile. Selectati unul din acestea pentru a-l utiliza la cautarea universala.
Astfel, mai tarziu, puteti cauta documente completate utilizand diverse formulare de indecare dar care
apartin aceluiasi grup.
Pe alta parte, printr-un click dreapta pe un camp deja completat cu numele unui grup, vor fi afisate
toate formularele pentru acel grup. Acest fapt permite administrarea eficienta a arhivelor de
dimensiuni considerabile.
Min/max caractere: Defineste numarul minim/maxim de caractere ce trebuie introduse in campul
curent din formularul de indexare pentru a putea arhiva documentul. Acest lucru este folositor atunci
cand doriti sa stabiliti campuri obligatorii.
Lista cuvinte cheie: Este utilizata o lista cu cuvinte cheie pentru a indexa documentele cu informatii
standard. Se pot crea liste de indexare pentru fiecare camp de indexare. In momentul indexarii unui
document, lista de indexare este afisata strict pentru campul respectiv de indexare.
Pozitii camp: Acest buton initializeaza editorul de formulare, ce permite pozitionarea campurilor de
indexare independent pe formularul de indexare.
Input type: In aceasta lista se poate seta tipul informatiilor pentru campul de indexare. In momentul
completarii campului de indexare(cand se indexeaza utilizandu-se acest formular de indexare), ELO
va accepta strict formatele specificate.
Funcia de localizare a sistemului va permite ca poziiile entit ilor fizice s fie selectate din si validate
cu o list.

57

Sistemul oferta poate sa accepte urmatoarele formate de elemente metadate:

alfabetic;
alfanumeric;
numeric;
dat;
logic (de ex. YES/NO, TRUE/FALSE).

9.3 IDENTITATEA UTILIZATORULUI

Autentificarea in sistemul ELO este bazata pe un nume de utilizator si o parola. Din motive de
securitate, fiecare utilizator trebuie sa aiba propria sa parola ELO pentru a se conecta la sistem.
Numele de utilizator si parola sunt furnizate de catre administratorul aplicatiei. Cu privire la
autentificarea utlizatorului, ELO suporta Active Directory/ integrarea de tip LDAP. In momentul in care
sistemul primeste o cerere din partea unei aplicatii de tip business externa care pare a fi nevalida,
acesta nu va incheia nici o actiune nevalida si nu va genera blocaje nici in sistem, nici in aplicatia
externa.
Sistemul ofertat susine caracteristicile de securitate standard, precum deconectarea n mod automat
dup o perioad de statut inactiv. Sistemul poate bloca temporar accesul la sistem n cazul

58

ncercrilor de logare euate multiple. Sistemul furnizeaza pentru utilizatori o interfa pentru
restabilirea parolei.

9.4 ADMINISTRAREA UTILIZATORILOR SI DREPTURILE DE ACCES

Dreptul de acces la documente al utilizatorilor este permis de catre administratorii sistemului si poate
fi stabilit atat pentru nivelul fisierelor, cat si pentru cel al documentelor si de asemenea pentru
utilizatori si grupuri de utilizatori in concordanta cu rolul lor in cadrul companiei, utiliznd structuri
ierarhice organizaionale. Folosind optiunile furnizate pentru configurarea drepturilor de acces,
administratorii aplicatiei pot atribui drepturi pentru fiecare obiect ELO in parte. Urmatoarele drepturi
pot fi atribuite utilizatorilor:
1.

Administratorul principal: drepturile si sarcinile cheie pot fi modificate pentru toti utilizatorii, iar
utilizatori pot fi creati si stersi. Acest drept este recomandat de a fi rezervat administratorului

sistemului.
2. Editare date principale: utilizatorul poate realiza toata intretinerea arhivei (ex. managementul
cheilor, crearea utilizatorilor, culori, cale).
3. Editare structura arhiva: Acest drept permite utilizatorului sa editeze structura fisierului
(cabinet, folder etc) sau sa creeze elemente noi. Nu include si dreptul de a crea noi arhive.
4. Editare document: utilizatorul poate crea si edita documente.
5. Modificare parola: Utilizatorul este autorizat sa-si schimbe parola, utilizand optiunea din
meniul Setari sistem - Parola.
6. Modificare parametri stare document: utilizatorul poate schimba statusul unui obiect (sa nu fie
controlat din punct de vedere al versiunii, sa fie controlat din punct de vedere al versiunii,
read-only).
7. Administrare utilizator: Aceasta optiune permite utilizatorului sa creeze si sa administreze alti
utilizatori. Totusi, utilizatorii creati pot avea aceleasi sau mai putine drepturi decat cel care i-a
creat.
8. Administrare flux de lucru: utilizatorul are posibilitatea de a crea si administra fluxurile de
lucru.
9. Lansare fluxuri de lucru: Utilizatorul poate initializa fluxuri de lucru.
10. Stergere document: Utilizatorul poate sterge documente.
11. Stergere element de structura: utilizatorul poate sterge elemente de structura (cabinet, folder,
index).
12. Administrator SAP : Acest drept este utilizat pentru a lega ELO de SAP utilizandu-se modulul
ELO ArchiveLink. Acest drept permite utilizatorului sa administreze formularul de indexare
referitor la interfata SAP. Formularul de indexare pentru documentele administrate de SAP
este vizibil pentru toti, dar strict utilizatorii cu acest drept il pot edita.
13. Import: Utilizatorul este autorizat sa importe documente in arhiva curenta. Toata informatia din
baza de date va fi importata.
14. Export: Utilizatorul este autorizat sa exporte documente si obiecte ELO pentru care are
acces. Utilizatorul nu poate exporta obiectele pentru care nu are drepturi de acces.
15. Editare formulare cuvinte cheie: Utilizatorul poate crea, edita si modifica formulare de
indexare cu cuvinte cheie.

59

16. Editare scripturi: Utilizatorul are dreptul de a initializa fereastra de script management din
meniu Setari sistem, Script si de a administra toate procesele necesare organizarii,
desemnarii si crearii scripturilor.
17. Editare data de expirare: Utilizatorul poate edita si seta data expirarii documentelor. Acest
drept permite accesul doar la campul Expira la din dialogul de indexare din pagina Optiuni.
Data poate fi modificata cu ajutorul calendarului.
18. Gestionare liste cuvinte cheie: Daca utilizatorul are acest drept, poate edita listele de
indexare, prin meniul Setari sistem,Editare cuvinte cheie. In dialogul de indexare, pot fi editate
doar listele de indexare la care utilizatorul are acces.
19. Stergere documente numai in citire: Cu acest drept, utilizatorul poate sterge documentele
setate ca "read-only" din arhiva.
20. Replication administration: Acest drept este strict legat de modulul ELO REPLICATION.
Pentru a desemna documente specifice sau elemente de structura unor grupuri de replicare,
ce urmeaza a fi schimbate cu alte arhive si utilizatori, sunt stabilite obiecte diferite si unde
se aplica si intrarile subordonate unor grupuri de replicare individuale via sub-meniul din
arhiva.
21. Modificare parametri securitate: Un utilizator trebuie sa aiba acest drept pentru a putea
modifica setarile de administrare din meniul Setari sistem -Utilizatori.
22. Drepturi absolute, ignorare toti parametri de securitate: Acest drept este recomandat sa
apartina exclusiv administratorului principal.
23. Modificare parametri scanner si profiluri de scanare: Pornirea acestei functii din System
Settings, Options, inseamna ca utilizatorul poate schimba setarile din Scanning si Scanner
profile.
24. Modificare formulare cuvinte cheie sau documente indosariate: Utilizatorul poate desemna
formulare de indexare diferite unui document, odata ce acesta a fost arhivat.
25. Creare proiecte pentru activitati: In Setari sistem Gestionare proiecte, utilizatorul poate
deschide fereastra Activitati Administrare proiect. Aici, acesta poate crea un priect pentru
activitati.
26. Administrare cale de indosariere: Cu acest drept, utilizatorul poate modifica setarile caii de
stocare a documentelor in meniul Setari sistem Optiuni -Cai.
27. Blocare cont: In cazul in care aces drept este desemnat unui utilizator, acesta nu se mai
poate loga in ELO, in ciuda faptului ca este inregistrat ca user ELO.
28. Stergere versiuni: Cu acest drept, utilizatorul poate sterge versiunile unui document ce are
optiunea de control al versiunilor activata.
29. Autor pentru versiuni limitate: Acest drept permite crearea si editarea unui numar limitat de
documente.
30. Fisierul documentului vizibil: Acest drept afiseaza documentele in arhiva. Campul de indexare
nu este vizibil, de indata ce un camp de indexare direct a fost configurat. Utilizatorul poate sa
scoata la imprimanta, sa faca operatiuni check-out, sa trimita sau sa deschida documentul.

60

Se permite mostenirea drepturilor de acces in structura ierarhica a spatiului de stocare a

documentelor. Sistemul ofertat permite oricarui utilizator care opereaz cu o clas, dosar sau act, s
poat descoperi contextul acelei clase, dosar sau act.

9.5 GRUPURI DE UTILIZATORI

Drepturile utilizatorilor pentru documente sunt acordate de catre administratorii sistemului si pot fi
setate atat la nivelul folderelor, cat si pentru cel al documentelor si niveluri ale utilizatorilor sau
grupurilor de utilizatori.
Un utilizator poate fi membru din mai multe grupuri. Drepturile acestuia vor reprezenta suma tuturor
drepturilor din grupul din care face parte plus drepturile sale individuale. De exemplu, se poate crea
un grup , caruia sa i se desemneze toate cheile necesare. Fiecare membru din acest grup va poseda
automat cheile grupului.
Pentru fiecare cheie de acces, exista patru drepturi de acces pentru fiecare utilizator:
R: (Read), vizualizare - poate vizualiza obiecte ELO criptate cu aceasta cheie (documente, elemente
de structura) precum si informatiile indexate.
W: (Write) scriere utilizatorul poate edita sau modifica obiecte ELO criptate cu aceasta cheie
precum si informatiile indexate.
D: (Delete), stergere utilizatorul poate sterge obiecte ELO criptate cu aceasta cheie precum si
informatiile indexate.
E: (Edit), editare utilizatorul poate doar sa editeze obiecte ELO criptate cu aceasta cheie.
Utilizatorii cu acest drept nu pot accesa informatiile indexate. Acest fapt inseamna ca puteti desemna
unui utilizator dreptul de editare asupra documentelor fara ca acestia sa aiba dreptul de a modifica
informatiile de indexare.
Totodata, utilizatorii sunt capabili sa schimbe configurarile de securitate a documentelor prin
modificarea drepturilor de acces. Pentru setul complet de configurari cu privire la drepturile de acces,
va rugam sa vedeti descrierea tehnica a ELO atasata ofertei.

61

9.6 CRIPTARE SI DECRIPTARE

ELO permite utilizatorului sa-si protejeze documentele arhivate, folosind criptare de 128 bits. Pentru a
realiza acest lucru se pot folosi pana la 16 chei de criptare. Fiecare cheie are propria parola. Cand un
document este creat, cheia de criptare desemnata trebuie retinuta. Din motive de securitate nu poate
fi schimbata ulterior.
Deoarece nu poate fi criptata intreaga baza de date, nu este posibila adaugarea de documente
criptate in baza de date.

62

10 RAPOARTE SI AUDIT
Cu rapoarte caracteristice valabile, rapoartele de audit pot fi generate pe toate documentele si toate
informatiile din arhiva curenta si pe toate procesele. Din motive de securitate, auditarea tuturor
proceselor si a fluxurilor de lucru din sistem sunt esentiale pentru o arhiva electronica. Rapoartele
generate i-ar putea ajuta pe administratori sa gaseasca si sa analize erori, daca acestea apar.
Rapoartele pot fi setate sa includa parametri de interes ca toate rapoartele sa contina o lista de
activitati care au avut loc in arhive si au fost marcate anterior pentru afisare.
In momentul in care vreo clas, dosar sau act sunt repozi ionate sau copiate, sistemul nregistreaza
situatia lor anterior repozitionrii sau copierii.
Administratorii pot determina procesele inregistrate - editare document, stergere document, inchidere
arhiva folosind optiunile de raportare. Pentru o mai usoara recuperare a datelor, optiunile de raportare
pot fi filtrate dupa data, utilizator, numar element si chiar prin setarea optiunii de a afisa un raport mic
sau mare.
Rapoartele pot fi filtrate folosind urmatoarele optiuni:
De la data la data : utilizatorii pot seta perioada de timp dorita pentru jurnalul de raport sau de audit.
Utilizator: permite alegerea unuia sau mai multor utilizatori pentru care a fost generat raportul.
Numarul obiectului: folosind aceasta optiune, se permite restrictionarea raportului catre obiectele
individuale ELO. Folosind valoarea 0, vor fi afisate toate obiectele din arhiva in jurnalul de raport.
Selectati tot: permite utilizatorului sa selecteze toate optiunile si toate setarile si actiunile rapoartelor
facute in sistem in acel timp.
Definitia regulei: sistemul asigura posibilitatea de a defini reguli care automatizeaza statusul de
control al sistemului, optimatizarea indecsilor etc.

ELO permite monitorizarea si afisarea sub forma grafica a rapoartelor.

63

Un exemplu de raport de activitate al utilizatorului este afisat in imaginea de mai jos:

64

Utilizatorii sistemului au acces la rapoarte detaliate despre sarcinile zilnice, despre activitati terminate
si neterminate si rapoarte centralizate pentru departamente, astfel oferind o vizualizare completa a
activitatii documentelor.
Sistemul este capabil sa furnizeze un raport asupra spa iului de stocare al sistemului, folosit si
disponibil la un moment dat.

65

Un exemplu de definire a regulei este prezentat in figura de mai jos:

66

11 SALVARE SI RECUPERARE
Functionalitatea de backup, este o componenta a sistemului ELO Document Management (ELOdm),
nefiind necesara instalarea de sisteme suplimentare pentru utilizarea acesteia.
Modulul ELO Backup face back-up (salveaza) datelor din ELO si asigura o inalta performanta pentru
intregul sistem.
ELO Backup verifica in mod regulat stocul de documente si face back-upuri. De asemenea, informatia
de indexare este pastrata in cursul acesteia. Procesul de back-up al informatiilor ruleaza pe fundal ca
un serviciu de server de sine statator.

Depinzand de dorintele clientului, pot fi create pana la patru back-upuri pentru un document. Cu alte
cuvinte, fiecare document si fiecare versiune mai veche a documentului poate fi supusa operatiunii de
back-up in ELO la pana de patru ori. Pe langa arhivarea regulata din sistemul de fisiere, back-uprile
pot fi stocate si pe dispozitive externe. ELO suporta dispozitivele comune de stocare a partenerilor
nostri strategici (EMC Centera, Network Appliance si IBM DR550).
Un alt avantaj al folosirii ELO Backup este functia acestuia de a sterge documentele vechi din calea
de stocare. Ca rezultat, documentele mai vechi si versiuni mai vechi ale documentelor care sunt
folosite mai rar pot fi sterse in ELO din calea de stocare in urma unui back-up. Hard disk-ul local are
astfel mai mult spatiu si este capabil de performante mai mari. Cand un utilizator acceseaza
documentul care a fost sters, acesta este recuperat automat in calea de stocare. Stergerea
documentelor vechi se poate face fie printr-un element de meniu din ELO Client, sau regulat prin ELO
Backup. Aceasta functie este optionala si poate fi de asemenea oprita de catre utilizator, daca el
doreste acest lucru.
Daca este utilizat modulul ELO Replicare cu optiunea Transfer DDS activata in acesta, profilul de
backup trebuie sa contina mereu o comanda SQL in subsolul Selectiei SQL, cu scopul eliminarii
unor eventuale documente temporare.

67

12 INTEGRAREA CU ALTE SISTEME

Sistemul de Management al Documentelor ofertat ofera utilizatorilor cateva caracteristici folosite
pentru integrarea cu alte sisteme.
Arhitectura orientata spre servicii a ELO (SOA) permite simpla integrare a volumului documentelor,
proceselor si a serviciilor de depozitare impreuna cu aplicatiile existente care folosesc SOA. Serviciile
web inzestreaza ELOenterprise cu capacitatea de a integra procesele existente cu toata informatia si
documentele relevante, impreuna cu alte aplicatii intr-o maniera rapida si cu costuri reduse. Folosind
serviciile web, sistemul de management al documentelor ofertat permite o mai usoara interconectare
cu alte sisteme. Astfel, alte aplicatii se pot conecta direct la serviciile web si poate comunica cu
sistemul respectand principiile de securitate si audit. Sistemul ofertat expune interfata aplicatiei de
programare complet standard (API) care permite refolosirea componentelor si simplifica comunicare
si integrarea cu alte sisteme prin standarde deschise ale interfetei. Mai suporta si limbajul de
programare Java, .NET, Visual Basic, JavaScript, C++

etc. ELO se poate integra cu sistemele

mostenite, ERP, CRM, Portal, aplicatii CAD si asa mai departe.

ELO CAD gestioneaza fisierele grafice si este capabil sa le redea in asemenea masura incat toate
aplicatiile CAD de top sunt suportate.
Toate documentele cum ar fi: desenele, listele de obiecte, corespondenta proiectelor, licitatiile si
rapoartele, sunt centralizate in ELO in modul read-only. Functia de management al versiunii, integrata
in platforma, evita inregistrarile redundante si permite intotdeauna accesul la ultima versiune valida.
Multumita integrarii complete a ELO CAD in Microsoft Outlook, schimburile de informatie se vor
rezuma doar la transmiterea unei referinte catre graficul care se afla in prelucrare, fara a mai fi
necesara expedierea unui fisier de mari dimensiuni.
Sistemul poate utiliza n procesul de management al documentelor diferite terminale mobile pe care
ruleaza ruleaz OS Windows Mobile (Honeywell Dolphin 6500, PSC Falcon 4220, Datalogic DLBJET
501 etc.).

12.1 ELO XML

ELO XML este modulul de import/export, care permite importul si exportul de documente in/din
Sistemul de Management al Documentelor care foloseste un format XML.
Un fisier XML contine informatii despre organizarea listei de cuvinte cheie din cadrul unui document,
precum si locul din arhiva unde documentul ar trebui stocat alaturi de autorizatiile aferente pe care
acesta ar trebui sa le primeasca. O sursa de date, precum un sistem ERP implementat intr-o
companie, genereaza automat un document (factura, chitanta, confirmare de predare etc.) iar in plus
pe langa acest document, datele mai sunt stocate si intr-un fisier secundar, cel XML.
Informatiile despre cuvintele cheie pot fi localizate tot aici. Aplicatia de importare a ELO XML preia
ambele fisiere, evalueaza fisierul XML si clasifica documentul in locul corespunzator din arhiva ELO,
impreuna cu lista de cuvinte cheie. Nu mai este necesara culegerea manuala a informatiilor cu
privire la cuvintele cheie din dosumente. Aplicatia de importare XML arhiveaza automat
documentele in ELO. Ca rezultat, este necesar un minim de efort de programare. Stabilirea cuvintelor
cheie in avans este etapa cea mai importanta, aplicatia de importare XML avand singura grija de

68

restul.
Metoda de integrare folosita de ELO impreuna cu sisteme externe care folosesc format de tip XML
este prezentat in figura de mai jos:

12.2 IMPRIMANTA ELO

Imprimanta ELO este o imprimanta speciala care poate fi folosita la arhivarea documentelor rezultate
din multiplele aplicatii printr-o functie de imprimare precum documentele TIFF din ELO.
Toate imprimantele ELO sunt personalizabile in functie de ce este nevoie. Utilizatorii pot seta
urmatoarele:
-

Imprimeaza dosar;
Script-uri care urmeaza a fi effectuate inainte si dupa printare poate fi realizat folosind
limbaj VBScript sau limbaj Jscript. Script-urile pot fi rulate inainte si dupa actiunile imprimantei

ELO.
Diferite caracteristici de imprimare:
Sa imprimeze direct in arhiva ELO;
Sa imprimeze un fiser de tip GRP aditional fisierul de tip GRP este folosit de catre o
gama larga de aplicatii, iar acest fisier indica ca imprimarea documentului este

completa;
Sa imprimeze un fisier text aditional;
Sa imprimeze imagini multi pagini;
Fundalul;
Rezolutia, culoarea, orientarea in pagina;

69

12.3 SERVICII WEB

Folosind serviciile web, Sistemul de Management al Documentelor ofertat permite o interconectare
usoara cu alte sisteme. Astfel, alte aplicatii se pot conecta direct catre serviciile web si pot comunica
cu sistemul, respectand toate principiile de securitate si audit.

12.4 AUTOMATIZAREA OLE

ELO ofera un sistem de programare bazat pe functiile de automatizare ale OLE. Astfel, clientul de
ELO poate fi personalizat sau poate fi complet automatizat prin modulul de script-uri ELO.
Administratorii de retea pot folosi Managerul de Scripturi pentru a gestiona script-urile existente sau
pentru a crea noi script-uri.

12.5 INTEGRARE MS OFFICE, OPEN OFFICE, MS OUTLOOK

ELO extinde posibilitatile pentru realizarea zilnica a sarcinilor cu arhiva documentelor dintr-o locatie,
conectandu-se la suita Microsoft Office, Microsoft Outlook si Open Office.
Plug-inurile MS Office, Open Office si MS Outlook sunt create folosind un pachet macro-uri integrate
in bara de unelte.

70

Un utilizator are posibilitatea de a aleage cum s captureze un mesaj email cu anexe dupa cum
urmeaza:
doar mesajul email, fr anexe;
emailul, cu anexele sale, ca un act format din componente legate;
doar anexa(ele), fiecare sau oricare ca acte individuale
Functia Trimitere ca link creeaza un e-mail si un link catre documentul selectat din spatiul de lucru
Archive. Link-ul este salvat sub forma de fisier EDC si expediat drept anexa atasata a respectivului email. Redactati emailul si expediati documentul. Destinatarul va efectua click pe link si va fi directionat
automat catre documentul din arhiva.

Sistemul ofertat indica cand un mesaj e-mail are o anexa, prin intermediul unei iconite care in figura
alaturata:

71

72

13 ELO REPLICATION
Generalitati
Modulul ELO Replication, reprezinta un modul din cadrul sistemului ELO Enterprise 9 ce permite
sincronizarea a doua sau mai multe arhive ELO. Astfel, prin schimburi reciproce de date, modulul
ELO Replication permite sincronizarea unor arhive sau parti de arhive aflate in locatii diferite, astfel
incat din oricare locatie sa se poata accesa informatii identice.
Suplimentar, modulul ELO Replication, permite si realizarea unei sincronizari intre arhivele mai multor
business-uri, companii partenere.
Modulul ELO Replication, este utilizat in sincronizarea arhivelor ELO. Dupa replicare, datele din
arhivele sau sectiunile de arhiva replicate, devin un tot unitar. Modulul va fi astfel utilizat pentru
asigurarea uniformitatii datelor in locatii diferite.

Replicarea
Replicarea, reprezinta procedura de sincronizarea a doua sau mai multe arhive, sistemului ELO
Enterprise 9 punand la dispozitie in acest scop modulul ELO Replication.
Toate arhivele cuprinse intr-un set de replicare au configurate drepturi egale. Arhivele individuale nu
sunt prioritizate, fapt ce determina ca orice modificare a datelor, inclusiv date principale (masterdata),
sa poata fi facuta in orice arhiva, si apoi transferata in toate celelalte.
Spre deosebire de alte metode de replicare a bazelor de date, metode ce privesc doar replicara
datelor din tabele, ELO Replication analizeaza atat datele din tabele cat si pe cele din documente.
Replicarea se poate face atat in mod automat, prin actiuni de replicare programate temporal, cat si in
mod manual, prin actiuni manuale de sincronizare a datelor.
Analizand elemente precum volumul, transportul datelor si timpul dee sincronizare, ELO Replication
dovedeste un nivel ridicat al scalabilitatii fapt ce face ca utilizarea lui sa necesite o instruire initiala de
un nivel inalt si o supervizare administrativa constanta.

Sincronizarea arhivelor
Sincronizarea arhivelor, actioneaza prin metode de prelucrare a datelor similare replicarii. Totusi,
diferenta dintre sincronizare si replicare, consta in posibilitatea de prioritizare a unei arhive ELO,
aceasta devenind arhiva centrala pentru arhivele mobile. Aceasta diferenta in prioritizare, priveste
abordarea datelor primare si a celor de tranzactionare.
In timp ce replicarea asigura sincronizarea in mod bidirectional a datelor tranzactionale, sincronizarea
arhivelor permite managementul datelor primare nedescentralizate.
Totodata, scalabilitatea sincronizarii arhivelor este mult mai lenta. Sincronizarea arhivelor, este
destinata in special sincronizarii arhivelor mobile.

Replicarea
Replicarea, prin definitie asigura transferul urmatoarelor categorii de date:
a) Date primare:
- Chei primare;
- Utilizatori, grupuri de utilizatori, parole (incepand cu versiunea 6);

73

Formulare cheie;
Liste cheie;

b)
-

Date tranzactionale:
Foldere, informatii cheie, drepturi sau restrictii aferente obiectelor;
Informatii ierarhice, referinte logice;
Documente, atasamente;
Note de referinta (comentarii);
Activitati;

Alte aspecte
Toate schimbarile produse in arhive gestionate in clientii ELO professional si ELO enterprise, precum
si in serverul de indexare, vor fi incarcate intr-o tabela separata din baza de date. In baza acestor
informatii privitoare la schimburile de date, modulul ELO Replication va genera diverse informatii,
precum: ordinea fluxurilor de date (ADS, metadate si informatii privind baza de date) si ordinea
fluxurilor de documente (DDS, Documente), documente ce contin informatii privitoare la modificarile
aparute in cadrul obiectelor.
La importul datelor intr-o arhiva, vor fi create intrari noi. Intregistrarile existente, vor fi suprascrise sau
chiar sterse daca o noua versiune nu este disponibila. Pentru identificarea clara a obiectelor ELO in
arhivele de import si export, sunt utilizati Identificatori Unici Globali (GUID) derivati din tehnologia
Microsoft COM. Duplicarea accidentala a unui GUID, este de nedorit. Fiecare obiect dintr-o arhiva are
un GUID unic.
In procesul de replicare, o intrare ELO, primeste acelasi GUID in ambele arhive. Identificatorul, va fi
utilizat pentru a stabili daca este identic cu al unei alte intrari. In cazul transferurilor printr-un client de
export, aceste elemente de identificare, nu vor fi luate in seama. Acest aspect, poate intrerupe
functionarea modulelor Replicare senzitiva si Sincronizare arhiva.

Arhitecturi
In aceasta sectiune, va fi prezentata topologia (arhitectura) replicarii, in acest scop fiind folosite patru
diagrame pentru ilustrarea modului in care este structurata replicarea.
Astfel, vor fi prezentate reprezentari schematice asupra distributiei datelor in timpul procesului de
instalare (Instalare si configurare), asupra distributiei datelor in operatii in timp real (Distributie a
ADS/DDS), o introducere in posibila topologie privind replicarile intre companii (Topologie privind
replicarea intre companii) si privitor la structura unei replicari simple intre un broker si satelitii racordati
la acesta (Reprezentare schematica a replicarii).
Notatiile utilizate in cadrul celor 4 arhitecturi sunt:
Simbol

Descriere
Broker
Companie
Sucursala (branch)
Distributia de informatii (instalare, configurare) de catre broker.
Conexiune
de
distribuire
a
informatiilor
intre
inexistenta/nefunctionala.
Distributia de informatii (ADS) intre brokeri din diferite companii.

brokeri

Transferul bidirectional de informatii intre brokerii companiilor in procesul de

replicare.

74

1. Instalare si configurare: Mecanismul distributiei pentru instalare, este prezentat schematic.

Pentru inceput, este instalat si configurat un broker. Sarcina sa in cadrul replicarii consta in
administrarea centralizata a conexiunilor racordate la acesta, si in distribuirea fluxurilor de
date (fisiere ADS si DDS). Cu ocazia configurarii conexiunilor la broker, vor fi configurati si
diversi parametri importanti, precum tipul transferului de date. Ca pas urmator, pot fi instalate
conexiunile in baza configurarilor de conexiune. Procedand intr-un oricare alt mod, riscam sa
afectam omogenitatea versiunilor sistemului si a cailor de transfer, replicarea devenind
imposibila.

2. Distribuirea ADS/DDS: Aceasta diagrama ilusteaza operatia de replicare in timp real si

schimbul reciproc al fluxurilor de date (ADS/DDS) dintre broker si sateliti. Totodata diagrama
prezinta si transferul de date dintre diverse companii. Serviciul ELO Replication Sincronizare
Broker, este utilizat in replicarea datelor din companii interconectate.

75

3. Topologia replicarii in companii interconectate: Companiile isi pot replica datele intre ele in
diverse moduri. Serviciul ELO Replication Sincronizare Broker sincronizeaza intre ele
brokerele. El organizeaza schimbul de date dintre companii, intre diversi brokeri.

4. Reprezentarea schematica a replicarii: Diagrama reflecta o imagine de ansamblu a modului

in care functioneaza replicarea. Totodata, surprinde serviciile si sistemele implicate in
schimbul de date prin oparatii in timp real.

76

Sinteza
Reprezentarile grafice prezentate, ofera o imagine generica a modului in care este construita
replicarea. Ele prezinta interconexiunile existente intre diversele componente ale sistemului.
Exemplele pot diferi semnificativ de modelele intalnite in practica curenta. Totusi, prezinta structura
generica a replicarii cu oricate companii si sateliti.
Totodata, este recomandata proiectarea anticipata a unor arhitecturi pentru mediile de productie.

Glosar de termeni
Termen
Replicare

Setul de replicare

Serviciul de replicare

Serviciul broker

Clusterul de replicare

Descriere
Replicarea reprezinta procedura de combinare a datelor din doua
(sub)seturi de date, utilizand criterii de prioritizare. Seturile de date sunt
reprezentate de arhivele ELO, iar criteriul de prioritizare, data
schimbului.
Setul de replicare, reprezinta o caracteristica ce poate fi asociata
folderelor sau documentelor dintr-o arhiva ELO cu scopul gestionarii
propagarii acestora pe alte ramificatii.
Serviciul de replicare, consta in aplicatia ELORpSrv.exe (serviciu
Windows), responsabila cu exportul si incarcarea datelor dintr-o arhiva
ELO in broker si/sau cu descarcarea dintr-un broker si importul intr-o
arhiva ELO utilizand servicii de replicare.
Broker-ul sau Serviciul broker, consta in aplicatia ELORpBkr.exe
(serviciu Windows), responsabila cu transformarea fisierelor ADS/DDS
pe baza seturilor de replicare, facandu-le disponibile in locatiile stabilite,
fara utilizarea unei conexiuni ODBC sau a uneia la ELO Access
Manager.
Clusterul de replicare, reprezinta o forma a arhivei virtuale, formata din
diversi sateliti si arhivele ELO corespondente. Sensul dual al notiunii de

77

Termen

Sucursala (branch)

Companie

Configuratie broker

Sincronizare broker

Transport

ADS
(Ordonarea
seturilor de date)

DDS
(Ordonarea
seturilor de documente)

Intervalul de asteptare
(blind)

Descriere
Arhiva, poate fi evitat printr-o corecta diferentiere intre termenii Cluster
de replicare si Arhiva ELO. In documentul curent, termenul de arhiva,
se refera mereu la o arhiva ELO dintr-o filiala sau birou central.
Sucursala (entitatea satelit) este sinonima unei arhive ELO. Temenul
este necesar pentru a putea face o diferentiere intre arhivele ELO cu
nume similare din locatii diferite.
Compania este echivalentul unui broker extern. Ca elemente
caracteristice, o companie are utilizatori proprii, propriile drepturi de
utilizator si formulare cuvinte cheie, o Transformare putand fi necesara
pentru comunicarea intre brokeri.
Configuratia broker (ex. aplicatie ELORpBC.exe), opereaza setarile
pentru un broker. Aici sunt gestionate clusterele de replicare, seturile de
replicare, filialele asociate si transformarile companiei.
Sincronizarea broker (serviciu Windows ELORpBkrSync.exe) este
utilizata pentru copierea si mutarea fisierelor ADS/DDS dintr-un broker
in alte locatii. Suplimentar, fisierele ADS/DDS externe, vor fi copiate in
directoarele broker-ului. De cele mai multe ori, sincronizarea broker
chiar nici nu este necesara, ea fiind utilizata doar in cazul sistemelor
separate topologic, similar replicarii inter-companii.
Transportul asigura transferul fisierelor ADS/DDS intre sucursale si
broker sau intre doi brokeri. Datele se pot transfera in doua moduri, intro retea Windows prin intermediul directoarelor partajate, sau prin FTP.
Acronimul ADS (alignment data stream) priveste ordinea seturilor de
date. Un fisier ADS are ca structura seturi de date individuale,
continand metadate privitoare la documentele ce urmeaza a fi replicate.
Fisierul ADS va fi tranferat intr-un broker iar acesta partajeaza datele
intre unitatile satelit in baza setarilor privitoare la seturile de replicare.
Transporturile ADS si DDS pot fi controlate separat.
Acronimul DDS (document data stream) priveste ordinea seturilor de
documente. DDS-ul este reprezentat de unul sau mai multe fisiere
document dintr-o arhiva ELO ce trebuie sincronizate.
Fisierul DDS consta in seturi de date privitoare la un document. Fisierul
DDS este transferat in broker iar acesta partajeaza datele intre unitatile
satelit in baza setarilor privitoare la seturile de replicare. Transporturile
ADS si DDS pot fi controlate separat.
Intervalul de asteptare reprezinta perioada in care ADS/DDS stau in
asteptare. In mod normal, acesta incepe odata cu finalizarea ultimului
import intr-o filiala si se finalizeaza intr-un moment temporal luat ca
referinta (ex. acum).

78