DM WATCH

Prima publicaie periodic dedicat sistemelor de Document Management i soluiilor complementare

Sup M a r liment ket Wat ch

Ediia 2009 - 2010

Content i Document Management n piaa local Calea ctre eGuvernare Avatarurile legii nr. 135/2007 Document Management pentru:
sectorul public sistemul medical furnizorii de utiliti instituii bancare

ELO DIGITAL EMC EZDOCX FIVEPLUS iQUEST RO PLANET ROPARDO STAR STORAGE XEROX

FIN
WATCH

DMWatch

SUMAR
4 Content i Document Management n piaa local 6 Soluie pentru gestionarea ciclului de via al contractelor
Gestionarea tuturor etapelor n ciclul de via al unui contract reprezint una dintre cele mai importante aplicaii de afaceri ale nceputului de secol 21.

8 DM pe verticale: Piaa local ncepe s se mite 9 Soluii pentru sectorul public 12 Naterea, viaa i trecerea n eternitate a documentelor 13 iDocument, soluia Ropardo pentru gestionarea documentelor 14 Calea ctre eGuvernare 16 Soluii pentru sectorul medical
Penetrarea soluiilor de Document Management n sistemul medical romnesc nu este una foarte mare. Ba chiar redus, dac inem cont de dorina Ministerului Sntii Publice de a i mplementa la nivel naional Dosarul Electronic al Pacientului...

Editor:

FIN
WATCH

Aleea Negru Vod nr. 6, bl. C3, sc. 3 parter, 030775, sector 3, Bucureti Tel.: 021.321.61.23; Fax: 021.321.61.30; redactie@finwatch.ro www.marketwatch.ro P.O. Box 4-124, 030775

Director General FIN WATCH: Clin.Mrcuanu@finwatch.ro PUBLISHER MARKET WATCH: Gabriel.Vasile@finwatch.ro Redacia: Redactor-ef: Radu.Ghitulescu@marketwatch.ro Redactori: Luiza.Sandu@marketwatch.ro Teodor.Niu@marketwatch.ro Diana Drgulin Marketing: Valentina.Tudor@marketwatch.ro Publicitate: Director: Alexandru.Batali@finwatch.ro Alexandru.Pdure@marketwatch.ro Desktop Publishing: Omni Press & Design, (art@opd.ro) Foto: Septimiu licaru (tslicaru@yahoo.com) Abonamente: redactie@finwatch.ro Distribuie: Elena Corneanu Sorin Prvu Tipar: VISUAL 2003

19 ELO DMS, soluie pentru eliminarea procedurilor ineficiente n companiile private i de stat
n conformitate cu un studiu realizat n Statele Unite, angajaii pierd ntre 20 i 40% din timpul petrecut la serviciu pentru a cuta diferite acte i documente.

20 Soluii pentru furnizorii de utiliti

90% din comunicarea cu clienii se realizeaz prin intermediul documentelor. Verdictul se verific mai ales n interaciunea companiilor de Utiliti cu beneficiarii serviciilor acestora. O interaciune complex al crei grad de sofisticare a crescut o dat cu liberalizarea acestui domeniu i apariia concurenei. Fapt care amplific nevoia de soluii informatice complexe, care s poat gestiona eficient un volum mare de date.

23 iQuest, acces rapid la orice informaii i colaborare facil 24 Soluii pentru Instituiile financiar-bancare 27 Xerox, managementul documentelor pentru sistemul bancar 28 Soluie pentru procesarea automatizat a facturilor de la furnizori 30 Orice ban economisit este, de fapt, un ban ctigat 31 Avatarurile Legii 135/2007

NOT: Reproducerea integral sau parial a articolelor sau a imaginilor aprute n revist este permis numai cu acordul scris al editurii. Fin Watch nu i asum responsabilitatea pentru eventualele modificri ulterioare apariiei revistei.

Data nchiderii ediiei: 10 decembrie 2009

Fin Watch SRL este membru al Biroului Romn pentru Auditarea Tirajelor BRAT. Market Watch este o publicaie auditat BRAT.

2009 - 2010

D W

C O N T E N T i DOCUMENT MANAGEMENT n piaa local

Piaa romneasc de Document Management este foarte greu de conturat, att din lipsa unor analize (singura mai cunoscut fiind cea realizat de ANIS prin 2004), ct i prin relativ dificila ncadrare a vendorilor i proiectelor de profil, muli dintre acetia poziionndu-se ca furnizori de Enterprise Content Management (ECM), un segment cu o acoperire mai larg.
na dintre puinele tentative de evaluare a pieei de Document Management aparine Asociaiei Patronale a Industriei de Software i Servicii (ANIS) i a fost realizat n 2004. Conform ANIS, piaa local avea o valoare de 6,5 milioane USD, iar prognozele de cretere semnalau o dublare a acestei valori pentru urmtorii ani. Mai important dect valoarea tranzaciilor n sine ar fi ns o analiz a juctorilor activi i a poziionrii acestora pe pia. n lipsa unor analize detaliate, ne putem raporta la ceea ce exist la nivel global, cel mai cunoscut studiu fiind cel realizat de Gartner pentru piaa ECM, care include i managementul documentelor. Ca o generalitate, cei mai importani juctori pe segmentul ECM au poziii similare i pe Document Management, ns exist i companii orientate exclusiv pe Document Management. Analiza Gartner surprinde, n mod evident, juctorii de top cu prezen internaional, dar i companii mai mici, cu notorietate n alte piee, ns inactive n Romnia. Complementar, avem juctorii locali (companii romneti sau din alte ri europene) care nu apar n analizele Gartner, dar care au o pondere deloc neglijabil pe piaa romneasc. Gartner mparte piaa ECM n ase categorii distincte: Document Management, Web Content Management, Records Management, Document Collaboration, Imaging i Workflow, iar analizele au n vedere companii cu abiliti pentru toate cele ase componente. Oracle, Xerox, Microsoft, SAP, cu prezen direct, dar i Hyland/OnBase, reprezentat prin Matricia. Tot ca prezen internaional, dar de origine european, trebuie amintite ELO Digital, companie german cu birou de reprezentare la Bucureti, activ printr-o serie de parteneri (dintre care cel mai important este XOR IT), precum i Windream, de asemenea cu origine german, implementat prin divizia Docentris a ScopComputer. Piaa global de ECM/DM a cunoscut o consolidare masiv n ultimii ani, juctorii din top nglobnd n portofoliul propriu cele mai cunoscute produse specifice. Trebuie amintit ns, n acest context, existena unor produse relativ bine cunoscute pe piaa local, dar care, n urma unor achiziii, au intrat n portofoliul unora dintre companiile amintite anterior. Documentum este probabil unul dintre cele mai cunoscute produse, distribuit de StarStorage i S&T. Compania a fost nfiinat n 1990, primul sistem EDMS a aprut n 1993, iar primele aplicaii web n 1998. n 2001, Documentum a achiziionat un alt juctor, care deinea un produs cu funcionaliti de records management, digital asset management i colaborare. n 2002, Documentum a lansat o platform ECM pentru mediul enterprise cu scopul de a gestiona o gam foarte extins de tipuri de coninut. n 2007, a fost cumprat de EMC, pentru 31,6 miliarde USD. Hummingbird a fost distribuit n Romnia de Scala/Epicor. Aprut n 1984, ca o firm de consultan, Hummingbird a fcut dup 1995 o serie de achiziii care au propulsat-o pe piaa ECM. Compania a fost cumprat n 2006 de OpenText pentru 500 milioane USD. Produsele se afl n continuare n distribuia Epicor.

Pentru 2007, Gartner atesta o valoare a pieei de 2,9 miliarde USD, previzionnd o rat medie de cretere de 12,9% pn n 2011. Ca tendine, piaa se consolideaz la nivel de top, prin achiziiile fcute de IBM, EMC sau Oracle, n timp ce la nivelul de baz se comoditizeaz prin activitatea intens a Microsoft, care i crete constant cota de pia. Prin urmare, clienii din segmentul de vrf al pieei au mai multe oferte, unii dintre vendori avnd chiar produse paralele (Open Text, spre exemplu, dup achiziia Hummingbird), n timp ce la baza acesteia posibilitatea de alegere devine tot mai restrns.

Vendori internaionali
Cei mai importani juctori globali activi i n Romnia sunt: IBM, EMC,

2009 - 2010

DMWatch
FileNet a devenit mai cunoscut pe piaa local dup intrarea n familia IBM. nfiinat n 1982, FileNet producea iniial sisteme optice de stocare, iar la mijlocul anilor 80 a dezvoltat prima soluie pentru managementul documentelor. Dup 1990 s-a concentrat exclusiv pe dezvoltarea de soluii software, iar n 2006 a fost cumprat de IBM. Tot la categoria vendori internaionali se ncadreaz i HP, care a intrat n piaa de ECM n 2008, dup achiziia companiei australiene Tower Software. Pe aceeai direcie, Oracle a cumprat Stellent, iar Microsoft Meridio. Astfel, toate aceste produse au devenit disponibile i pe piaa local. Numele care lipsesc sunt: Vignette, Intervowen, Xythos etc., dar care probabil nu vor rezista foarte mult acestei avalane de consolidrii. teraction, DocuMentor al companiei Softmentor, Kazier al ZeroPaper, companie deinut de antreprenorul George Butunoiu, Clarvision DMS al companiei clujene EBS, KeySoftDMS de la Keysoft sau iDocument al companiei RoPardo etc. La acestea se adaug o pleiad de soluii locale foarte puin cunoscute i implementate n 1-2 companii. pentru a fi interesat de consolidare. Probabil unii dintre juctorii mici vor iei de pe aceast ni sau produsele vor fi meninute n portofoliu doar pentru palmares, fr impact asupra pieei. Cele mai multe schimbri ar putea avea loc pe segmentul median, cu precdere n cadrul canalelor de parteneri dezvoltate de companiile internaionale. IBM are probabil sistemul de parteneri cel mai matur, iar compania i va continua orientarea ctre proiecte majore, precum cel finalizat la Transfond. EMC are un interes evident pentru lrgirea canalului de parteneri (compania anuna recent intenia angajrii unui Channel Manager), Microsoft face un push constant pentru SharePoint, iar Oracle i HP, intrate mai trziu pe aceast pia, este de ateptat s aib o reacie similar. Pentru urmtorii ani, una dintre cele mai interesante piee pentru furnizorii de soluii pentru managementul documentelor va fi sectorul public, cu precdere administraia public local. Conform unei analize fcute de Market Watch n luna septembrie a acestui an, peste 50% dintre subiecii din sectorul public au considerat soluiile de Document Management printre prioritile investiiilor din 2010. Mai mult, n sectorul public multe dintre aceste proiecte sunt legate direct de accesarea fondurilor structurale a cror disponibilitate va crete n viitorul apropiat.
GABRIEL VASILE

Tendine
Piaa ECM/DM respect ablonul existent pentru tehnologii precum ERP i CRM. Juctorii mari internaionali au ocupat palierul superior al pieei, iar ofertele se consolideaz la nivelul a 4-5 furnizori. Pe acest segment se deruleaz cele mai importante proiecte i se genereaz cele mai consistente venituri. De asemenea, pe acest palier sunt disponibile i cele mai performante tehnologii. Zona median a pieei este ocupat de companii locale, care i disput numeroase conturi mai mici i o bun parte din administraia public local i care ncearc s inoveze att ct le permite bugetul. La baza piramidei exist numeroase companii mici, care au adugat conjunctural o soluie de DM n portofoliu i care, de cele mai multe ori, ofer soluii eterogene care combin funcionaliti din mai multe tehnologii. La vrf i la baz, piaa nu va nregistra probabil schimbri majore n urmtoarea perioad, companiile globale fiind prea bine asezate i prea puternice pentru a furniza surprize, iar segmentul de baz are prea mult spaiu de manevr

Situaia local
La nivel de produs, piaa romneasc este greu de caracterizat, mai ales c puine companii se limiteaz strict la Document Management sau la alte subcategorii ale ECM. Dup originea produselor, vendorii locali pot fi catalogai n trei categorii. Prima categorie o reprezint cei care nu au un produs cu un brand propriu i implementeaz soluiile companiilor globale n calitate de parteneri oficiali ai acestora. Fr a avea propriile produse, aceste companii au totui cele mai bune competene i referine importante. A aminti aici companii precum S&T, Star Storage, Ascenta, XOR IT, InfraSoft etc. O a doua categorie este reprezentat de companii care au propriile produse (care implic existena unui brand i a unor activiti de marketing pentru conturarea acestui brand) dezvoltate ns pe platformele vendorilor globali. Ar fi de amintit aici FivePlus, care a dezvoltat produsul DocPlus pe platforma IBM, dar exist dezvoltri similare i pe platforma Microsoft Office SharePoint Server etc. O a treia categorie este a companiiilor locale cu produse proprii. Cele mai cunoscute sunt Sivadoc al Siveco Romnia, EZDOCS, o aplicaie n regim SaaS dezvoltat de firma Online Business In-

2009 - 2010

D W

Soluie pentru gestionarea ciclului de via al contractelor

Gestionarea tuturor etapelor n ciclul de via al unui contract reprezint una dintre cele mai importante aplicaii de afaceri ale nceputului de secol 21.
cest tip de soluie joac un rol critic n sprijinirea companiilor n vederea desfurrii activitilor ntr-un mod ct mai dinamic prin definirea de relaii unice cu partenerii de afaceri, n mod special n interaciuni de tip B2B (Businessto-Business), ct i n vederea asigurrii relaiilor directe dintre departamentele interne ale companiei (ex: IT, Procurement) cu parteneri externi. Abordarea unei soluii de gestiune a contractelor este una preponderent general, permind, de asemenea, consilierilor sau departamentelor juridice s joace un rol proactiv n gestionarea riscurilor n afaceri i, de asemenea, s ofere departamentelor financiare posibilitatea de a mbunti politicile de conformitate n raport cu reglementri precum SarbanesOxley sau Basel II.

Majoritatea companiilor din Fortune 1000 gestioneaz ntre 20.000 i 40.000 de contracte active. (Inst. For Supply Mgmt.) 90% din organizaii se bazeaz pe procese de gestionare manuale sau cu posibiliti mari de eroare. (Meta Group.) Companiile cheltuie cel puin 0.5% din valoarea contractelor doar pentru a le gestiona. (Goldman Sachs.)
Att pentru contracte simple, ct i pentru cele complexe, mecanismele de tip fluxuri de lucru puse la dispoziie de ctre soluie simplific ciclul de via al contractului, reduc efortul uman prin utilizarea de automatizri i pot elimina chiar complet anumii pai prin utilizarea de biblioteci de clauze i termene contractuale. Soluia Star Storage ofer posibilitatea generrii de alerte pentru a notifica persoanele i compartimentele din cadrul companiei despre modificri contractuale sau despre atingerea unor repere de tip milestone n durata de via a unui contract. Astfel, soluia poate transmite notificri legate de modificrile de coninut ale contractului sau ale actelor adiionale anexate, apropierea datei de expirare sau a termenelor de plat aferente. Integrarea cu soluii de gestiune a proceselor de business de tip Enterprise Resource Planning (ERP) sau Customer Relationship Management (CRM), precum cele produse de SAP, Microsoft sau Oracle, asigur o vedere de ansamblu asupra datelor importante de business ale companiei i ofer posibilitatea schimbului transparent de informaii ntre sisteme existente din cadrul organizaiilor. Beneficiind de excelena Star Storage n domeniul gestiunii coninutului la nivel enterprise, soluia de gestiune a contractelor este disponibil pe cele mai importante platforme ECM recunoscute la nivel mondial: EMC Documentum, IBM FileNet i Microsoft Sharepoint. Astfel, fiecare companie are posibilitatea de a adopta soluia Star Storage n cadrul infrastructurii software n deplin concordan cu propria strategie privitoare
2009 - 2010

panii. Fiecare contract include clauze i termeni care pot fi redactai, aprobai, executai, modificai i gestionai n vederea asigurrii cerinelor de raportare i reglementare la cadrul legal. De regul, companiile i gestioneaz ntreg ciclul de via al contractelor prin procese manuale, ineficiente i incoerente din punct de vedere organizaional, fapt ce expune companiile la cicluri contractuale lungi si prelungite, obligaii nepreluate i expunerea la riscuri inutile.

Situaia actual Soluia Star Storage

n procesele conexe contractelor se manipuleaz i proceseaz un numr foarte mare de hrtii. Informaiile sunt greu de gsit i uor de pierdut; Pe parcursul semnrii contractelor au loc foarte multe schimbri de coninut (valoarea contractului, termene etc.) ce nu se pot regsi uor fr o marcare corespunztoare; Persoanele implicate n gestionarea unui contract se afl n puncte de lucru diferite, ceea ce face ca aproape 80% din timpul aferent unui flux de procesare s fie reprezentat de timpi de ateptare. Contractele definesc aproape fiecare aspect al relaiilor de afaceri ale unei comD W

Soluia de gestiune a contractelor de la Star Storage elimin blocajele comune n procesul de redactare a contractelor, reduce la minim utilizarea hrtiei i permite companiilor derularea mai rapid i mai eficient a contractelor.

la adoptarea unei platforme ECM pe termen lung.

Funcionaliti cheie
Pe lng funcionalitile cheie oferite, soluia de gestiune a contractelor dezvoltat de Star Storage acoper n ntregime ntreg fluxul operaional i pune la dispoziia companiilor componente integrate de captur i conversie a datelor
nregistrare contracte i documente asociate
nregistrarea i alocarea unui numr unic pe baz de registru Convenii de denumire i criterii de unicitate pentru documente Modele multiple de catalogare pentru documente Utilizarea de abloane de contract (templates) Generarea interactiv a contractelor folosind instrumente de tip Contract Wizard

din format hrtie n format electronic, precum i echipamente profesionale de scanare n vederea asigurrii capturii a contractelor i documentelor asociate n format hrtie din diverse puncte de lucru din cadrul organizaiei.

Beneficii:
minimizarea lucrului cu hrtia i eliminarea riscului pierderii contractelor i a
Operaii specifice la nivelul soluiei
Vizualizare i modificare atribute i coninut contracte Relaionare contract cu documente asociate Vizualizare fi contract Colaborare n faza de negociere Cesionare contract Cutare simpl i avansat Organizarea documentelor n structuri arborescente

Evenimente, notificri i fluxuri

Definirea de evenimente i activiti la nivel de contract Mecanism de alertare prin e-mail sau RSS Calendar de evenimente Fluxuri predefinite de rutare i aprobare

Integrri
Bibliotec de clauze i termeni contractuali Schimb de informaii cu sisteme externe ERP sau CRM Integrarea cu instrumentele din suita Office Integrarea calendarului de evenimente cu Outlook Preluarea automat a cursului valutar din surs extern

documentelor asociate; oferirea accesului rapid la contracte i informaiile asociate n vederea mbuntirii poziiei n negociere, rezolvrii litigiilor i analizei rezultatelor activitii; automatizri ce reduc costurile pe resurse i scad efortul depus de personalul specializat pe ntreaga durat de via a contractului; posibilitatea personalului nespecializat (IT, Procurement) de a iniia contracte simple; minimizarea riscurilor n afaceri prin crearea unui cadru reglementat de politicile i reglementarile companiei complian conform reglementrilor SOX, Basel II; reducerea ciclului de vnzare i contribuirea la scderea timpilor necesari ncasrilor facturilor aferente contractelor; captarea i vizualizarea tuturor informaiilor legate de obligaiile contractuale ce pot fi surprinse n sistemele de business de tip ERP sau CRM.
Star Storage Tel: 021.242.13.95/96; Mobil: 0731 000 555 e-mail: consultant@star-storage.ro web: www.star-storage.ro

Instrumente de raportare
Rapoarte generice (contracte semnate, incheiate) Conversia la raportare a valorilor contractelor n funcie de cursul valutar Raportri referitoare la fluxurile specifice

Securitate
Auditare la nivel de contract i document asociat Definirea de roluri globale la nivelul organizaiei Securitate la nivel de contract sau document asociat Control vizibilitate informaii n funcie de roluri Roluri asociate n funcie de anumite valori din contract

2009 - 2010

D W

DM PE VERTICALE
M ns r u DM n siesctteomuullpmbldicical D DM pentru furnizoeii de utiliti DM n instituiile firnanciar-bancare

Proiecte mari pe piaa local

Furnizorul de utiliti Electrica este interesat i el de avantajele arhivrii electronice, compania lansnd o licitaie n vederea achiziionrii de servicii electronice, n care sunt incluse i servicii de arhivare computerizat. (Contractul, care are o valoare de 9,84 milioane de euro, mai prevede achiziionare de servicii de procesare i stocare de date, de dezvoltare i configurare software i de recuperare a aplicaiilor n caz de accident informatic.) Acestea sunt doar cteva dintre premisele care fac ca, din punct de vedere al valorii proiectelor demarate (sau finalizate vezi cazul Transfond sau Orange), 2009 s fie unul dintre cei mai fati ani, din punct de vedere al valorii totale a proiectelor pentru piaa local de soluii de document management i arhivare digital. Cel puin la nivel de intenii, numeroase licitaii i proiecte fiind reportate din cauza contextului politic i/sau economic. Managementul electronic al documentelor este ns un concept ce nu i demonstreaz utilitatea doar n domeniile menionate mai sus respectiv n instituii publice sau la furnizorii de utiliti. Desigur, aceste dou verticale, prin amploarea i valoarea proiectelor de implementare, sunt targetate cu precdere, ns DM reprezint un element esenial n mecanismul procesului de business i din alte domenii cum ar fi cel medical sau n instituiile financiarbancare, dar nu numai Fiecare dintre aceste domenii impune ns abordri diferite pentru a rspunde cerinelor i provocrilor specifice n ceea ce privete managementul documentelor. Aspecte pe care care leam analizat n cadrul unei serii de anchete cu ajutorul unor vendori de soluii de Document Management cu experien n respectivele domenii.
RADU GHIULESCU

nul crizei n Romnia este, n mod paradoxal, i anul unora dintre cele mai mari proiecte IT de pe piaa local. Cel puin n sectorul managementului de documente n format electronic i, mai ales, al arhivrii electronice, unde exist numeroase proiecte de anvergur demarate, care cresc valoarea total a pieei. O cretere care va reui s compenseze parial pierderile nregistrate n mediul privat, unde criza a impus restrngeri drastice ale bugetelor IT. Dup ce ani de zile, piaa soluiilor de document management i arhivare digital nu a nregistrat rezultate spectaculoase, principalele proiecte realizndu-se n mediul privat, 2009 pare s fi fost un an al proiectelor importante prin prisma valorii acestora. Fapt datorat n principal interesului n cretere manifestat de sectorul public vizavi de beneficiile oferite de arhivele digitale i utilizarea documentelor n format electronic. Astfel, cel mai recent preiect de amploare este cel al Transfond (operatorul sistemului electronic de pli SEP), care a implementat platforma IBM Content Manager pentru realizarea serviciului de arhivare electronic. Nu este ns singurul proiect de mari dimensiuni. Agenia Naional de Cadastru i Publicitate Imobiliar i-a manifestat i ea intenia de a achiziiona servicii de digitizare a 1,731 milioane de cri funciare (stocate ntr-o arhiv digital), valoarea contractului fiind de aproximativ 6,6 milioane de euro. i Agenia Naional de Integritate i anunase intenia de a organiza, din nou, o licitaie pentru achiziionarea unui sistem informatic de management i arhivare electronic a documentelor (valoarea contractului fiind de 3,57 milioane de euro).

DMWatch

DM n sectorul public
Informatizarea administraiei publice reprezint un deziderat perpetuu al mai tuturor guvernelor ce s-au succedat de la sfritul anilor 90. Fr a se nregistra ns rezultate spectaculoase pe msura ateptrilor, declaraiilor i programelor oficiale. Binomul criz mondial fonduri structurale reprezint ns un imbold pentru multe companii IT locale i nu numai.
sens al cuvntului soluii de document management nu sunt mai mult de 4-5%. n administraia public este imperativ ca soluia de DM s fie matur i robust, dar preul total al implementrii soluiei de DM poate fi uneori inaccesibil unor uniti mici din administraia local, bugetul destinat dezvoltrii IT fiind limitat. Exist bineneles i modaliti de a surmonta aceast limitare, odat cu apariia programelor de finanare externe, Romnia trebuind s dovedeasc capabilitatea de a absorbi 8 milioane de euro pe zi din fondurile structurale. Exist deci i prghiile economice prin care se pot realiza proiecte i implementri ale soluiilor de DM n zona administraiei publice din Romnia, susine Alexandru Baciu, Technology Sales Consultant Oracle Romnia. Prin urmare, nevoie exist, chiar i cerere, iar, teoretic, ar fi i bani (procedura de accesare a fondurilor nu este nc una foarte rapid i nici foarte facil). n plus, exist deja i experiena unor implementri reuite n acest sector. Instituiile din zona Administraiei Publice au nceput deja s manifeste interes pentru soluiile de DM unele dintre ele au fcut deja pasul ctre implementarea unor soluii mai mult sau mai puin complexe, altele ncep s creioneze astfel de proiecte. Interesul n cretere pentru astfel de soluii este

iaa de Document Management local a intrat, n prima jumtate a anului, ntr-o faz de stagnare, fireasc n actualul context economic, n care prioritatea general este reducerea drastic a cheltuielilor prin orice mijloace. Nu este, evident, un fenomen care afecteaz doar zona vendorilor i editorilor de soluii de DM, ci majoritatea firmelor din industria IT&C din Romnia, care, acum, privesc cu speran spre sectorul public. O speran justificat, pentru c, pe de o parte, numeroase companii-client din mediul privat i-au anunat clar intenia de a nghea i/sau bloca orice investiii n proiectele informatice, iar pe de alt parte guvernul a fcut demersuri pentru accelerarea sistemului de accesare a mult-ateptatelor fonduri europene. n atari condiii, sectorul public (unde nivelul informatizrii este mult sub baremurile Uniunii Europene) poate reprezenta o gur de oxigen vital pentru muli dintre vendorii i implementatorii de soluii IT, confruntai pentru prima oar cu o scdere drastic a volumului de afaceri.

Grad redus de implementare

n momentul actual, n Romnia implementarea aplicaiilor de DM n zona administraiei publice este foarte redus. Procentual vorbind, uniti ale administraiei publice care folosesc n adevratul
2009 - 2010

DMWatch
demonstrat i de numrul n cretere al licitaiilor lansate n ultimii doi ani, care au avut ca obiect soluii de DM sau soluii cu componen sau module de DM i workflow, susine Mihai Ianciu, director general al Diviziei Tehnologia Informaiei i Comunicaii, UTI. mentelor care intr i ies din instituie. Apoi, trebuie automatizate procesele interne de lucru folosind soluii bazate pe fluxuri de documente i, dac e cazul, trebuie arhivat electronic arhiva istoric a instituiei. Implementarea registraturii electronice este prima i cea mai simpl etap din cele trei. (...) Odat ce instituia i-a asigurat poarta prin care circul documentele i personalul a nceput s utilizeze n mod curent informaiile nregistrate la registratur, abia atunci poate fi vorba de implementarea unor soluii mai avansate de management al documentelor. Un punct de vedere susinut i de Mihai Ianciu, director general al Di viziei Tehnologia Informaiei i Comunicaii UTI, care consider c: Registratura electronic nu este prioritate, ci cerin de baz pentru soluiile de DM i workflow n instituiile publice. Apoi, n funcie de specificul i dimensiunea activitii instituiei, accentul se pune fie pe crearea arhivelor electronice de documente, fie pe circulaia electronic a documentelor, pe fluxuri de avizare, aprobare sau informare. n multe situaii, cerinele sunt pentru soluii de portal integrate cu document management i workflow. Oricum, proiectele nu vizeaz toat arhiva unei instituii sau toate fluxurile, din toate departamentele unei instituii, ci se concentreaz pe departamente sau grupuri de departamente, n funcie de criticitate. n timp, se pot solicita extinderi, pe msur ce soluia i dovedete eficacitatea, iar utilizatorii ncep s se acomodeze cu ea. O abordare diferit, centrat pe client (poate i din cauza faptului c provine de la unul dintre liderii pieei locale de integratori IT&C), este susinut de Silviu Stncule, ECM Solutions Architect S&T Romnia: Prioritizarea activitilor de implementare n cazul unei soluii de DM cade n sarcina beneficiarului n funcie de criteriile pe care i le alege: informarea rapid a cetenilor, eficientizarea activitii, regsirea uoar a documentelor vechi i a celor noi, arhivarea electronic a documentelor etc. Dac plecm de la principiul conform cruia ceteanul trebuie s fie n centrul serviciilor pe care Administraia Public le ofer, informarea acestuia i eficientizarea activitii interne pentru oferirea rspunsurilor n timp rapid ctre ceteni ar putea fi primele activiti n implementarea unei soluii de Document Management.

Care sunt nevoile specifice

Dac majoritatea interlocutorilor anchetei Market Watch au fost unanim de acord asupra interesului pe care l manifest administraia public fa de soluiile de DM, prerile difer n ceea ce privete prioritile. Astfel, dac n opinia lui Florian Simionescu, manager Integrisoft, prioritile unei uniti administrativ-teritoriale n achiziia unui sistem de DM sunt workflow-ul i arhiva electronic, din perspectiva lui Marius Vetrici, managing partner Soft Mentor, lucrurile stau puin diferit: nti se impune crearea unei registraturi electronice pentru nregistrarea n calculator a tuturor docu-

STRUCTURA UNEI SOLUII DE DM N ADMINISTRAIA PUBLIC

n administratia public, datorit modului de lucru, lucrul cu documente fizice este preponderent i totodat un factor decisiv n viteza i eficiena desfurrii activitii de zi cu zi. Tocmai de aceea, un modul important al unui sistem de DM este cel de Registratur prin care se realizeaz biblioteca electronic de documente i transformarea registraturii clasice ntr-un birou virtual de preluare a acestora n sistem, iar introducerea documentelor poate fi fcut manual sau automat de ctre un operator prin preluarea acestora de pe anumii supori de stocare (hrtie, fiiere etc.) cu ajutorul unor echipamente de intrare (scanner, fax etc.). Un alt modul la fel de important, poate chiar mai important, este cel de fluxuri de documente sau fluxuri de lucru. Modulul Workflow (fluxuri de lucru) n care documentele care circul n cadrul unei instituii sunt generate, modificate i distribuite pe trasee informaionale prestabilite. n vederea automatizrii procesului de repartizare a documentelor pe utilizatori, sistemele electronice de management al documentelor includ aplicaii de flux, care determin cu precizie momentul n care se trimite un document, numrul de exemplare i destinatarii. Modulul Integrare i Gestiune a Documentelor Electronice sistemul de management al documentelor trebuie s cuprind i funcionaliti legate de securizarea i criptarea documentelor i integrarea aplicaiilor utilizate cu celelalte subsisteme informatice existente n instituie. Autentificarea i securizarea eficient a documentelor se pot realiza prin implementarea semnturii electronice. Nu n ultimul rnd, modulul de Arhivare electronic permite crearea, conservarea, consultarea i utilizarea documentelor electronice arhivate, prin intermediul unui sistem electronic. Acest serviciu este util tuturor celor care produc cantiti mari de documente i pot astfel s elimine arhivarea pe hrtie i costurile de imprimare i stocare. Documentele arhivate n condiiile legii, folosindu-se semntura electronic, vor avea aceeai valoare juridic cu cele pstrate n format hrtie. A l e x a n d r u B a c i u , T e c h n o l o g y S a l e s C o n s u l t a n t O r a c l e R o m n i a

Merit efortul?
La capitolul beneficii, atunci cnd vine vorba de o soluie de management al documentelor, literatura de specialitate abund n argumente. Aa c, dincolo de standardele europene sau iniiativele guvernamentale, exist motive solide pentru ca soluiile de DM s se bucure de o mai larg popularitate n sectorul public. La nivel naional, instituiile din administraia public local sunt nevoite s identifice modaliti de a mbunti capacitatea intern a instituiei de a-i ndeplini misiunea i de a asigura, ntr-o manier eficient i transparent, furnizarea de informaii i servicii publice de calitate pentru ceteni i ageni economici. Principala prioritate este mbuntirea accesului cetenilor i
2009 - 2010

D W

10

DMWatch
OBSTACOLE FRECVENTE N PROIECTELE DM IMPLEMENTATE N SECTORUL PUBLIC
Unul dintre cele mai importante impedimente n abordarea unei implementri n administraia public este reticena utilizatorilor la factorii de schimbare n mediul acestora de lucru, pe care un astfel de sistem o genereaz. A l i n B i t t e l , d i r e c t o r g e n e r a l Ma t e r n a R o m n i a Un obstacol frecvent, aprut dup instalarea soluiei de DM, const n pstrarea unei pri din vechile metode de flux al documentelor n format fizic. n acest caz, introducerea noului sistem este vzut de utilizatori ca o corvoad n plus, ei nepercepnd beneficiile sistemului i neparticipnd. O alt problem important este reticena la schimbare la toate nivelurile. Al e xa n d r u B a c i u , T e c h n o l o g y S a l e s Consultant Oracle Romnia
Probabil cel mai important obstacol este durata crerii deprinderii de a renuna la hrtie i a lucra electronic. Aceasta este explicabil dac ne gndim c oamenii au fost obinuii cu un stil de lucru, cu nite repere i acum acestea se schimb, este drept n beneficiul creterii eficienei activitilor lor. Pentru muli, hrtia nc ofer un sentiment de siguran. Uneori apare la cei care ar trebui s foloseasc soluia i disconfortul de a le fi monitorizat activitatea mult mai atent, cu ajutorul facilitilor oferite de soluia de document management. Mi h a i I a n c i u , d i r e c t o r g e n e r a l a l D i v i z i e i T e h n o l o g i a I n fo r ma i e i i C o mu n i c a i i U T I

Consider c soluiile de DM sunt accesibile din punct de vedere financiar i compatibile tehnic cu ceea ce au nevoie administraiile, dar asimilarea business a unei astfel de soluii este dificil, pentru c oamenii nu sunt ntotdeauna informai cu privire la avantajele unei astfel de soluii i nici pregtii s accepte o schimbare pe care nu o neleg. Principalul obstacol cred c l reprezint formalizarea fluxurilor de lucru la nivel de organizaie i implementarea lor la nivel individual. Probabil al doilea obstacol, ca importan, este ineria utilizatorilor n privina evidenei electronice i puterea obinuinei n modul de lucru cu hrtia. F l o r i a n S i mi o n e s c u , ma n a g e r I n t e g r i s o ft

agenilor economici la informaii i servicii publice, n contextul reducerii cheltuielilor publice i combaterii birocraiei la nivelul administraiei publice locale. Implementarea i utilizarea unui sistem informatic presupune realizarea unui suport decizional eficace n mediile de lucru n care acesta este implementat. Analiza corect a structurii organizaionale va atrage cu sine standardizarea proceselor interne ale organizaiei, prin alinierea tuturor procedurilor i documentelor la un numitor comun, genernd pentru utilizator date corecte i coren, acces rapid i partajat la acestea, precum i actualizarea i sincronizarea automat a tuturor informaiilor din sistem n timp real, susine Alin Bittel, director general Materna Romnia. n cazul administraiei publice, prin implementarea unor astfel de aplicaii se obin o serie de avantaje specifice, care pot convinge factorii de decizie n aprobarea unor asemenea investiii. Iat doar cteva dintre acestea: optimizarea operaiunilor interne;
2009 - 2010

solicitrile cetenilor; eliminarea erorilor umane; automatizarea proceselor i fluxurilor interne; creterea productivitii individuale; eficien sporit n manipularea documentelor; disponibilitate crescut a informaiei i asigurarea transparenei actului decizional; securitate sporit a accesului la informaie; scderea costurilor generate de depozitarea i administrarea arhivei de documente n format fizic. Exist deci argumente solide i care pot fi cuantificate financiar, un argument decisiv ntr-o pledoarie pe vremuri de criz. Dincolo ns de acest aspect, nu trebuie pierdut din vedere cel al ctigurilor de imagine, respectiv la nivelul indicelui de satisfacie al ceteanului. Un exemplu concret: re-

reducerea costurilor operaionale; micorarea timpului de rspuns la

ducerea duratei de aprobare a unei cereri de la nivelul ctorva zile la cteva ore, prin standardizarea mediului de introducere a datelor, automatizarea fluxurilor de lucru pe care trebuie s le parcurg respectivul document i implementarea unor sisteme de verificare i validare a fiecrei etape decizionale pe care acesta trebuie s o parcurg. n cazul n care, din motive independente de sistem, nu se poate scurta timpul de emitere/aprobare a respectivului document, solicitantul poate urmri on-line permanent traseul pe care cererea sa l-a parcurs, putnd interveni atunci cnd aceasta se blocheaz la un nivel al circuitului birocratic. Toate acestea sunt proiecte perfect realizabile, care au fost deja implementate n Romnia, dar este adevrat c numrul acestora este insignifiant raportat la numrul total al instituiilor publice. Dar poate c, n 2010, combinaia criz mondial fonduri structurale va accelera informatizarea administraiei publice. (R.G.)
11
D W

Naterea, viaa i trecerea n eternitate a documentelor. Soluii simple n pas cu vremurile

Cnd vorbim despre documente, ne gndim la hrtie deoarece acesta este suportul pe care le ntlnim. Aceast abordare nu este greit de la primul papirus pn n epoca modern, dar pornind de la suport descoperim astzi c viaa documentelor ncepe mult nainte de hrtie. De obicei ncepe pe un calculator. Este necesar atunci s ajung documentul pe hrtie? Nu. Deoarece exist nu numai suportul electronic, dar i legile necesare pentru a guverna viaa documentelor pe noul suport. i inclusiv trecerea nspre eternitate. Cadru legislativ Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic mpreun cu Legea nr. 16/1996, cunoscut sub numele de Legea Arhivelor Naionale, i normele de aplicare ale acestora ofer cadrul legal necesar i orice soluie de gestiune a documentelor n format electronic trebuie s se bazeze pe acest cadru. Soluie RO PLANET a dezvoltat n acest context un sistem numit Folium, sistem ce acoper nevoile creatorilor i deintorilor de documente, care sunt obligai s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, gruparea acestora n uniti arhivistice, potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, potrivit legii. Folium i are rdcinile n perioadele de pionierat ale Document management-ului. Prin reflectarea ntocmai a circuitului clasic al documentelor, a structurilor de nregistrare (registre de coresponden i interne) i arhivare (dosar, biblioraft, fascicol), Folium permite schimbarea mijloacelor de lucru i a sistemului/suportului fr investiii i perioade de implementare/trainig semnificative. La o analiz final se descoper economii substaniale inclusiv din punct de vedere financiar, al timpului de creare, prelucrare, gestiune i cutare/gsire a documentelor sau al spaiului de arhivare al acestora. Target Astfel, utilizatorul Folium poate fi de la micul ntreprinztor sau primria dintr-o comun mic pn la companii mari cu mai multe sedii, primrii din orae i municipii, autoriti naionale sau guvernamentale, consilii judeene, universiti. Standardizare Implementarea standardelor de management al calitii (ISO 9001) cu sistemul Folium a permis clienilor notri nu numai simplificarea procedurilor, dar i optimizarea controlului i al auditrii. Pentru cunosctori i nu numai, Folium permite auditul auditorului. Implementare Etapele implementrii unui astfel de sistem sunt multiple i diverse. n funcie de tipul i strategia beneficiarului, RO PLANET ofer soluii. Definim mpreun cu beneficiarul structurile administrative (organigram i personal), de nregistrare (registre i drepturi de acces), de arhivare (nomenclator i drepturi de acces la arhiv) i procedurile n cazul n care exist un sistem ISO 9001 certificat sau n implementare. n astfel de cazuri, dup instalare i configurare, sistemul este funcional din primul moment. Un program de asisten n utilizare asigur o perioad scurt de acomodare cu sistemul i rezultate imediate. De asemenea, n aceast etap se auditeaz ntregul sistem de documente al beneficiarului, se definesc tipurile i modelele formularelor utilizate, se optimizeaz fluxurile de lucru. Epitaf Astfel naterea, viaa i trecerea n eternitate pentru documentele noastre nu mai este legat de hrtie. Chiar i documentele ce astzi le avem pe hrtie vom ncerca n cel mai scurt timp s le eternizm pe noul suport.
D W

Soluie complet pentru nregistrarea, managementul i arhivarea electronic a documentelor n Administraia Public
ntregistrarea electronic a documentelor direct pe structuri de arhiv (dosare) sau registratur (registre) Preluarea spre nregistrare i arhivare a documentelor prin scanare, ncrcare direct din sistem, indiferent de tip i format sau formulare Conversia n format nemodificabil (pdf) automat, n cazul documentelor nregistrate n registre, sau opional, n cazul documentelor nregistrate pe structurile de arhiv sau ataate documentului nregistrat intr-un registru tampilarea documentelor dup nregistrare n registre Gestionarea simpl i eficient a unui numr nelimitat de: arii organizaionale; organigrame; registre de tip coresponden, interne, auxiliare; dosare; bibliorafturi; documente Gestionarea semnturii electronice Clasificarea documentelor Gruparea pe domenii a documentelor nregistrate Versionarea documentelor, cu posibilitatea de acces la fiecare versiune, cu evidenierea diferenelor n cazul unor documente de tip Office Accesul la documente pe baza: nivelului de confidenialitate; listelor de compenten; dreptului de acces la documente rezervate sau cu date sensibile; dreptului de acces la registrul pe care au fost nregistrate; tipului de flux, a tipului de activitate solicitat Cutarea documentelor dup criterii simple sau complexe, inclusiv dup coninut Crearea de fluxuri de activiti Stabilirea datelor de scaden i a perioadelor de alert pe fiecare activitate i utilizator Gestiunea i coordonarea simpl i eficient a activitilor ce privesc documentele i a deciziilor privitoare la acestea Gestiunea formularelor i a documentelor extinse

contact.folium@ro-planet.ro www.ro-planet.ro/folium

12

DMWatch

i D o c u m e n t , soluia R o p a r d o
pentru gestionarea documentelor
Inovaie, Calitate, Respectarea termenelor sunt obiectivele noastre din 1994 cnd Ropardo S.R.L. a fost nfiinat n Sibiu, ca Partener Tehnologic pentru beneficiarii si. Expertizele noastre de baz sunt: dezvoltarea, implementarea i ntreinerea soluiilor software i a sistemelor IT. Suntem dedicai realizrii unor soluii IT economice, pentru c acest lucru conteaz!
mediat dup oameni, cea mai important resurs a unei organizaii const n propriile informaii. Dac informaia nu este gestionat eficient, se pierde timp i bani i, astfel, procesele de afaceri nu sunt exploatate la potenial maxim. Ropardo SRL produce i ofer beneficiarilor si iDocument - soluie complet dedicat gestionrii documentelor din cadrul unei organizaii - pornind de la creare (folosind abloane), trecnd prin revizuire, aprobare, distribuire/publicare i pn la arhivare. - regsirea documentelor dup diverse criterii, dar i cutare full text; - optimizarea proceselor interne i mbuntirea calitii documentelor (formatare automat a documentelor) i a proceselor conform normelor ISO 9000. iDocument Web se poate exploata i n modelul de SaaS, Ropardo SRL asigur gzduirea infrastructurii necesare.

Recuperarea investiiei
Utiliznd iDocument obinei valoare (controlul fluxului documentelor), siguran (securitatea documentelor) i eficien (reducerea duratei circuitului informaiei) n activitatea organizaiei. n momentul n care dorii s cuantificai modul n care se recupereaz investiia n iDocument ncercai s cuantificai ce se ntmpl dac nu avei un sistem de gestionare a documentelor cunotinelor: Nu exist control asupra cunotinelor/documentelor din organizaie; 50% din cunotinele organizaiei sunt neutilizate; n cazul migrrii de personal valoarea organizaiei are de suferit; Duplicate ale documentelor i activitiilor; Cutarea i gsirea cu greutate a informaiilor utile i necesare; Cunotinele organizaiei nu sunt structurate; Nu se pot urmri sarcinile de lucru i rezultatele acestora; Trafic crescut n reeaua Intranet adic: timpi mari de transfer i achiziii de echipamente suplimentare; Cretere nejustificat a capacitilor de stocare pentru E-mail i servere de fiiere; Spaii specializate pentru arhive clasice; Crearea unor copii de siguran (backup) / replicarea arhivelor clasice (pe hrtie) nu este posibil.

Facilitarea lucrului n echip i al colaborrilor

Munca n echip este unul dintre principalii factori de reuit pentru activitatea unei organizaii. iDocument eficientizeaz comunicarea ntre membrii organizaiei, dar i cu colaboratorii externi. Att echipa, ct i colaboratorii dvs. externi pot utiliza informaii din baza de date comun, indiferent de locaie, datorit posibilitii de accesare prin Internet (limitat la aria de competen a fiecrui colaborator). Soluia conceput de echipa noastr conine modulul specializat de Mana gement de Proiect, prin care pot fi gestionate n mod eficient sarcinile de lucru, echipele i informaiile vehiculate.

Versiuni disponibile
iDocument este disponibil n dou versiuni care rspund diverselor necesiti aplicaie Windows sau Web. Versiunea clasic, aplicaie Windows, se bazeaz pe tehnologia IBM Lotus Notes i propune o aplicaie robust care se integreaz cu toate aplicaiile standard Lotus Notes (email, calendar, to do, etc.) sau cu alte aplicaii deja existente n exploatare la beneficiar. Versiunea Web este diferit tehnologic i funcioneaz pe oricare dintre sistemele de gestiune a bazelor de date (Oracle, MS SQL, PostgreSQL) i pe orice sistem de operare Windows sau Linux. Aceast versiune nu necesit licene suplimentare (client sau server) fiind una dintre singurele aplicaii commercial open source pe segmentul de DM.

Avantaje iDocument
- acces direct i controlat la infora maiile (actualizate i versiunile anterioare) organizaiei, pe niveluri de acces, evidena proceselor din interiorul organizaiei; - acumulare de cunotine - informaiile importante din organizaie nu se pierd, se acumuleaz i reutilizeaz; - securitate - drepturi de acces potrivite la informaia potrivit pentru persoana potrivit; - integrare - produsul este integrat cu suita MS Office i OpenOffice; - comunicare i colaborare eficient - soluia utilizeaz notificri, alerte pentru o colaborare eficient;
2009 - 2010

13

D W

DMWatch

Calea ctre e G u v e r n a r e
O strategie pentru trecerea de la procesele bazate pe hrtie la un guvern conectat
Guvernele au din ce n ce mai multe presiuni n zilele noastre. Scderea bugetelor i foreaz pe oficiali s limiteze cheltuielile, n acelai timp ns cererile de la ceteni, persoane juridice, oficiali i agenii sunt din ce n ce mai multe. S-a ncercat cu conceptualul facei mai mult cu mai puin i s-au obinut rezultate, dar s-a ajuns ntr-un punct n care organizaiile guvernamentale trebuie s fac lucrurile diferit. Soluia la aceast problem aparent imposibil este un concept numit guvern conectat.
eci, ce nseamn guvern conectat? Principial, este un set de tehnologii i procese combinate care d posibilitatea ageniilor guvernamentale centrale i locale s rspund presiunilor din punctul de vedere al costurilor i cererilor de servicii exploatnd informaia electronic i fcnd acest lucru ntr-un mediu colaborativ. Ageniile guvernului conectat colecteaz, stocheaz, partajeaz i consum informaiile electronic. Hrtia este, n mare parte, eliminat i chiar i ceea ce rmne n forma fizic este rapid digitizat i indexat. Fluxurile de lucru interne sunt optimizate i automatizate, asigurnd funcionarea dup ultimele reguli i proceduri i c sunt respectate termenele impuse. Cetenii i companiile interacioneaz cu ageniile guvernamentale electronic, prin portaluri securizate. Ageniile guvernului conectat transfer informaii securizat ntre departamente i cu alte agenii. i folosesc panouri de control pentru a oferi managerilor vizibilitate asupra operaiunilor interne i pentru a oferi cetenilor vizibilitate asupra eficienei guvernului conectat. efectueze o serie larg de tranzacii prin portaluri web securizate i, pentru c informaia este digital i multe fluxuri de rutin sunt deja automatizate, tranzaciile guvernamentale se petrec la fel de rapid i exact ca i cumprturile din magazine on-line.

Cum se ajunge acolo? De ce trebuie conectare?

Impactul guvernului conectat este legat de transformare i de anvergur. Ageniile guvernului conectat pot reduce costurile, minimiza riscurile i elimina ineficiena n a lucra cu volume imense de documente fizice. Acestea nu mai au nevoie de spaii nchiriate pentru a stoca muni de hrtie i pot s adere rapid la reglementri i raportri legale. Dar pe msur ce ageniile guvernamentale din Europa, Orientul Mijlociu i Africa (EMEA) trec de la procesarea hrtiei la managementul informaiei electronice, acestea nu numai c i sporesc eficiena, dar devin mai bune. Angajatorii din ageniile guvernului conectat acceseaz rapid informaii vitale i colaboreaz ntre ei. Acetia pot accesa profiluri virtuale ale cetenilor sau companiilor, alctuite din date care sunt localizate n mai multe sisteme i organizaii. Aceste capabiliti produc beneficii fundamentale, cum ar fi rezultate mai bune pentru serviciile sociale, colectare mai exact a taxelor i impozitelor, siguran public mai eficient i multe altele. n acelai timp, ageniile guvernelor conectate ating ateptrile cetenilor n ceea ce privete viteza, comoditatea i transparena guvernamental. Acestea permit cetenilor i companiilor s

La orice nivel de guvernare, inovaia nu este doar <<frumos de avut>>, este vorba de a putea s ofere o infrastructur susinut pentru guvernare social, economic i securizat, a spus Ronnen Brunner, Director Soluii pen tru Servicii Publice EMEA, EMC Cor poration. Oficialii din guvernarea naional i local neleg c, din punct de vedere operaional i financiar, este imposibil s continue s foloseasc structuri de informaii fizice, procese manuale, informaii n magazii disparate i nesigure. Guvernul conectat este mai aproape i mai posibil de realizat dect credei. Modelul Guvernului Conectat de la EMC ofer un traseu pentru transformarea proceselor izolate, manuale i bazate pe hrtie, adugnd i valoare la fiecare pas. Modelul Guvernului Conectat de la EMC asigur un plan practic i demonstrat pentru a atinge aceste inovaii critice: Etapa 0: Informaia peste tot evalueaz provocrile i expunerea n cadrul operaiilor bazate pe hrtii. Vom privi la structurile de informaie, creterea costurilor i riscului derivat din desfurarea activitilor de zi cu zi i identificarea cerinelor cheie pentru schimbare.
2009 - 2010

D W

14

DMWatch
Etapa
1: Captur, Stocare i Ex tragere explic pasul iniial n cltorie nlocuirea documentelor pe hrtie cu informaie digital. Vom prezenta beneficiile de business i strategiile pentru implementarea capabilitilor de captur de informaii, de stocare i de extragere. Acestea formeaz fundaia guvernului conectat. acestea ducnd la creterea productivitii, scderea costurilor i servicii mai bune. vernarea eficient ntr-o manier logic, controlabil i eficient din punct de vedere al costurilor.

Etapa 3: Utilizarea componentelor

Etapa 2: Gestionarea Proceselor i a

Riscului arat cum ageniile pot s creasc n continuare eficiena operaional i s atenueze riscurile implementnd tehnologii de gestiune a proceselor (Business Process Management, BPM) i de gestiune a informaiilor (Enterprise Content Management, ECM). Aceste soluii automatizeaz procesele de lucru de rutin i permit partajarea intern a informaiilor i colaborarea toate

demonstreaz cum ageniile utilizeaz la valoarea maxim investiiile n propria infrastuctur a informaiei, extinznd aceast infrastructur spre ceteni, companii, angajai i alte entiti guvernamentale. Vom analiza cum pot dezvolta eficient i sigur ageniile locale interaciunea online i tranzaciile pentru constitueni.

Despre Modelul de Guvern Conectat al EMC

Acest model a fost dezvoltat de ctre echipa EMC pentru sectorul public n colaborare cu Government Technology, clieni din sectorul public i parteneri. Principiile modelului sunt bazate pe modelul Capability Maturity Model creat de ctre Software Engineering Institute (SEI) of Carnegie Mellon University. SEI este un centru de cercetare i dezvoltare finanat de stat, care efectueaz studii n achiziie, arhitectur i linii de produse, mbuntirea proceselor i msurarea performanei, securitate i interoperabilitate a sistemelor. Pentru mai multe detalii, accesai www.emc.com seciunea eGovernment.

EMC a folosit aceste strategii i soluii pentru a ajuta sute de agenii naionale, locale i de la nivelul Uniunii Europene s mbunteasc livrarea serviciilor, s scad timpii i cheltuielile i s reduc riscul. Acest plan ajut la reprezentarea procesului de a crea e-gu-

DM n sectorul medical
Penetrarea soluiilor de Document Management n sistemul medical romnesc nu este una foarte mare. Ba chiar redus, dac inem cont de dorina Ministerului Sntii Publice de a implementa la nivel naional Dosarul Electronic al Pacientului. Un proiect ludabil, dar care, fr o infrastructur informatic consolidat, fr o legislaie adecvat i fr implementarea unor proiecte funcionale de gestiune electronic a documentelor n instituiile medicale, are toate ansele s rmn un deziderat perpetuu.
D W

n urm cu un an, Ministerul Sntii Publice nainta (din nou?!) Ministerului Comunicaiilor i Tehnologiei Informaiei (MCTI) o cerere de creare a unui sistem informatic care s permit utilizarea unui dosar electronic pentru fiecare pacient, care s conin ntreg istoricul medical al pacientului. (Conform ministerului, un prim beneficiu al unui asemenea sistem consta n faptul c toate informaiile pacientului pot fi stocate ntr-un singur loc i pot fi accesate, ori de cte ori este nevoie, din orice unitate sanitar sau farmacie.) De atunci a trecut mai bine de un an, MCTI a devenit MCSI, iar proiectul nu pare s fi avansat foarte mult. Aa cum nu a avansat nici n anii anteriori, cnd,

la nivel oficial i nu numai, s-a discutat despre beneficiile pe care un proiect precum Dosarul Electronic al Pacientului le-ar putea aduce sistemului medical romnesc. Trebuie ns menionat c, n 2009, MCSI a reuit, totui, aprobarea primului contract de finanare n domeniul e-Sntii pentru proiectul Implementarea sistemului naional de prescripie electronic, avnd ca beneficiar Ministerul Sntii. (Prescrierea electronic reprezint un sistem suport care susine medicul n actul medical de prescriere a medicamentului prin suportul de decizie i informaia necesar, asigur transferul electronic al prescrierii ctre farmacist i creeaz baza naional de date pentru n2009 - 2010

16

DMWatch
registrrile electronice ale medicamentelor prescrise. Beneficiile proiectului, n valoare de 88 de milioane de lei, constau n mbuntirea calitii actului medical i optimizarea costurilor serviciilor medicale.) Aceasta ns nu apropie orizontul de realizare a proiectului-cheie Dosarul Electronic al Pacientului, motivele perpetuei amnri fiind numeroase i variate (de la lipsa de fonduri i interes din partea unitilor medicale, pn la inexistena unui efort susinut din partea forurilor ndrituite).

Pacientul, primul beneficiar al informatizrii

Dincolo de aceste aspecte dezbtute n pres, nu se ia n discuie un amnunt esenial i anume c existena unui Dosar Electronic al Pacientului presupune preexistena unei infrastructuri informatice consolidate n sistemul medical romnesc, dar i al unor aplicaii informatice care s permit managementul informaiilor referitoare la pacieni. Respectiv, soluii IT care s poat gestiona toate operaiunile legate de acest document electronic de la operaiuni de registratur, la introducerea, importul, modificarea i accesarea/consultarea datelor, pn la securizarea informaiilor, stabilirea drepturilor de accesare i a cilor de transmitere a informaiilor. Cu alte cuvinte, un sistem de Document Management adaptat necesitilor sistemului medical. Un capitol la care, din pcate, nu multe instituii medicale locale pot spune c au realizri majore, chiar dac atuurile unei astfel de soluii sunt evidente. Beneficiile pe care soluiile de Document Management le aduc prestatorilor de servicii medicale, indiferent dac vorbim de policlinici, laboratoare clinice sau spitale, sunt multiple. n oricare dintre aceste entiti, trasabilitatea i arhivarea n format digital a documentelor este esenial, permind: acces rapid la informaii; redundan minim; economii n gestionarea timpului i a prioritilor clinice; identificarea sincopelor n traseul unui document medical n cadrul unei uniti sanitare. Aceste prime avantaje genereaz mbuntirea actului medical i a strii de confort a pacientului. La nivelul entitilor care gestioneaz sistemul medical, acest tip de soluii ofer o baz decizional solid,

un flux bidirecional sistematic al informaiilor, evitarea blocajelor informaionale prin identificarea cauzei i, nu n ultimul rnd, o intervenie coerent, ne-a explicat Cristina Racoceanu, marketing & business development manager Info World. Iar principalul beneficiar al acestor soluii este pacientul, susine Drago Gtlan, general manager RSC, argumentnd c, prin creterea eficienei n manipularea documentelor i regsirea facil a acestora, se genereaz o cretere a productivitii personalului instituiei care poate aloca un timp mai ndelungat activitilor medicale dect celor administrative. Prin urmare, se atinge obiectivul principal de a eficientiza activitatea n vederea creterii calitii serviciilor destinate pacientului. n plus, mbuntirea accesului la informaii i servicii publice, creterea disponibilitii documentelor scanate, reducerea birocraiei au un impact pozitiv asupra gradului de satisfacie al pacientului, a subliniat Drago Gtlan, care a mai adugat cteva argumente pe lista beneficiilor pe care o soluie de DM le poate aduce instituiilor medicale: reducerea costurilor administrative (ca de exemplu, reducerea consumului de hrtie); constituirea arhivei electronice a instituiei; optimizarea spaiului necesar arhivrii, eliminnd posibilitatea de pierdere a informaiilor i reducnd costurile de manipulare; mbuntirea controlului asupra activitii desfurate; mbuntirea procesului de comunicare intern i extern; reducerea timpilor de rezolvare a sarcinilor; reducerea timpului de cutare a documentelor; acces securizat la informaii (drepturi de acces, criptarea documentelor stocate).

APLICABILITATE EXTINS
Soluiile de tipul Document Management au o vast aplicabilitate n cazul activitii medicale, aceste sisteme fiind utile n toate procesele n care se folosesc documentele tradiionale, pentru a fi transformate n fiiere digitale: de la bilete de internare, bilete de trimitere, reete, facturi, state de salarii, pn la fia unic a pacientului, raportri complexe i statistici. Prin specializarea soluiilor pentru managementul documentelor, acestea sunt n msur s rspund mai bine nevoilor particulare ale instituiei medicale, fiind compatibile i cu normele legislative caracteristice domeniului. Sistemele de DM destinate sectorului medical trebuie s asigure o soluie integrat pentru gestionarea documentelor de diverse tipuri precum: text, imagini, video etc., s permit definirea i gestionarea fluxurilor de lucru (circuitul documentelor) pentru toate departamentele subordonate (secii, cabinete etc.), s asiste ntregul ciclu de via al documentelor (generare, import, procesare, publicare, arhivare), s creeze arhiva electronic a instituiei, s permit interoperabilitatea cu alte sisteme informatice sau aplicaii folosite, s fie modulare i scalabile, s permit actualizarea informaiilor n sistem n timp real, s asigure accesul la informaiile stocate i posibiliti avansate de regsire a datelor clinice i non clinice, n condiii de utilizare simultan de ctre mai muli utilizatori. D r a g o G t l a n , g e n e r a l ma n a g e r R S C
D W

Provocrile sistemului medical

Beneficiile specifice pe care un sistem de Document Mangement le poate aduce sistemului medical i, n mod direct, pacienilor, nu atenueaz ctui de puin dificultile cu care se confrunt acest sector. Astfel, din punctul de vedere al Cristinei Racoceanu: principala provocare cu care se confrunt orice vendor din

2009 - 2010

17

DMWatch
iar dac bugetele sunt limitate i personalul de specialitate este redus, interoperabilitatea sistemelor este mic. La acestea se adaug uneori reticena la schimbare a personalului medical sau administrativ, care amplific nesincronizrile de flux informaional ntre actorii implicai n sistem. O alt perspectiv asupra dificultilor ntmpinate n implementarea unui sistem de Document Management ntr-o instituie medical ne-a fost detaliat de Radu Lazr, line of business director Sivadoc, Siveco Romnia. Potrivit acestuia: Provocrile sunt cele asociate informatizrii unor procese care acum se desfoar manual. Trebuie neles specificul domeniului, mergnd pn la detalii, astfel nct s propunem soluii dedicate. De aici rezult principala provocare, mai ales cnd vorbim de documente interne ale instituiilor medicale pentru cunoaterea n amnunt a proceselor interne. temului medical. Numai n acest mod o informatizare conform cu necesitile sistemului medical va rspunde eficient. Din pcate ns, dup cum confirm i interlocutorii notri, nu se poate vorbi de o penetrare ampl a soluiilor informatice n sistemul medical romnesc, caracterul insular meninndu-se. Motivele, sunt cele prezentate mai sus. Rezolvri nc se mai caut... (R.G.)

BENEFICII ESENIALE
Dac ne gndim la gradul sczut de penetrare a soluiilor de gestiune de documente n zona medical, nu credem c sunt suficient de bine nelese. Dar orice sistem medical care dorete s se modernizeze va avea nevoie, mai devreme sau mai trziu, de o astfel de soluie, care permite beneficiarului s se bucure de o cretere a calitii prin scderea timpilor de rspuns, eliminarea cazurilor de documente rtcite, scderea birocraiei. n timp ce prestatorul de servicii va avea un acces rapid i fiabil la informaiile privind pacienii. (...) Avantajele sunt numeroase i merg de la creterea calitii serviciilor medicale, pn la scderea costurilor administrative, pentru c nu trebuie s neglijm faptul c unitile medicale manipuleaz un volum nsemnat de documente, arhivele acestor instituii avnd un volum impresionant. Optimizarea activitilor cu specific administrativ din cadrul unitilor medicale are implicaii importante n creterea calitii actului medical, dar nu trebuie uitat c accesul rapid la informaiile despre pacieni (fie medicale, istoric etc.) poate ajuta decisiv la salvarea vieilor omeneti. R a d u L a z r , l i n e o f b u s i n e s s d i r e c t o r Sivadoc, Siveco Romnia

INFRASTRUCTURA INFORMATIC, UN ELEMENT-CHEIE

Infrastructura informatic are mai multe componente care influeneaz n mod direct succesul unui proiect de asemenea anvergur. Aici discutm de zone precum telemedicin i transfer de documente medicale n sistem, confidenialitatea datelor pacientului, infrastructur hardware i comunicatii care s suporte un asemenea proiect, interoperabilitate la nivelul soluiilor informatice etc. Ca urmare a acestor aspecte, am putea trage o concluzie evident: fr o infrastructur bine organizat, un proiect precum Dosarul Electronic al Pacientului rmne doar un deziderat la nivel regional sau naional. Un exemplu punctual pentru o aplicaie de tip DM structurarea informaiei i a documentelor, precum i arhivarea lor pe registre pentru programele naionale, unde avem n vedere nu numai documente, ci i procese i proceduri. Cristina Racoceanu, marketing & business development manager Info World

La cine se afl rezolvarea

Aminteam n debutul acestui articol de iniiativa Ministerului Sntii n sensul realizrii i implementrii proiectului Dosarul Electronic al Pacientului la nivel naional. Din aceast perspectiv, am ncercat s aflm dac presiunea oficial ar putea reprezenta un factor benefic n procesul de informatizare al sistemului medical romnesc. Prerile sunt mprite. Astfel, dac pentru reprezentantul Info World presiunea legislativ este esenial, din punctul de vedere al lui Drago Gtlan push-ul oficial trebuie s se manifeste doar sub forma ncurajrii, susinerii i oferirii unui cadru legislativ adecvat: Informatizarea sistemului medical romnesc, prin utilizarea la scar larg a tehnologiilor i serviciilor IT, trebuie susinut i ncurajat inclusiv prin oferirea cadrului legislativ corespunztor. Instituiile medicale implementeaz soluii informatice pentru eficientizare i control pentru a avea o viziune de ansamblu asupra activitii instituiei, pentru a dispune de instrumente de management care s permit optimizarea proceselor informaionale i decizionale, nu pentru c exist o presiune legislativ n domeniu. Un punct de vedere susinut i de Radu Lazr, Siveco Romania, care susine c: Iniiativa trebuie s vin din interiorul sis-

domeniul medical se regsete n infrastructura informatic de tip insular i reglementrile legislative neadaptate nc unui asemenea sistem. Reprezentantul RSC este ns de prere c problema major este cea de ordin financiar: Principala provocare a sistemului medical din Romnia este reprezentat de lipsa fondurilor. Rezultatele informatizrii sunt nc modeste, indiferent de eforturi,
D W

18

2009 - 2010

DMWatch

ELO DMS soluie pentru eliminarea procedurilor inef iciente n companiile private i de stat
Gestionarea documentelor
Toate procesele ce au loc n cadrul unei companii sunt nsoite de o multitudine de documente: pe hrtie sau n format electronic, ce cuprind informaii importante, care sunt necesare pentru desfurarea activitii cotidiene. Succesul n afaceri depinde n mare msur de lucrul eficient cu documentele. n conformitate cu un studiu realizat n Statele Unite, angajaii pierd ntre 20 i 40% din timpul petrecut la serviciu pentru a cuta diferite acte i documente. Soluia este sistemul de management al documentelor (DMS) ELOprofessional. Cu o simpl apsare de buton se pot crea structuri pentru administrarea proiectelor, a clienilor sau a facturilor comune, structuri accesibile tuturor utilizatorilor. Un sistem de control al drepturilor controleaz accesul la date confideniale. Pentru documente sensibile (dosare personale, rapoarte ale conducerii etc.) exist posibilitatea criptrii acestora. Alegerea modului de organizare a dosarelor este nelimitat: documentele pot fi ordonate n tipul clasic de organizare, n sensul vechiului dulap pentru dosare cu bibliorafturi i registre, sau n tipul modern, simbolistic pentru fiecare tip de activiti: de echip, solicitri etc.

caz contrar, cresc att timpul, ct i cheltuielile realizate pentru controlul duplicatelor, inadvertene n coninuturile fiierelor, coninuturile de date diferite. ELOprofessional contribuie la buna desfurare a proceselor de afaceri prin administrarea centralizat a informaiilor i documentelor din arhiva ELO. Pe lng aceasta, prin intermediul unui editor intuitiv, ntregul flux de lucru poate fi reprezentat grafic i controlat foarte simplu.

Integrarea cu infrastructura existent

Un alt punct forte al ELOprofessional l reprezint posibilitatea de integrare cu toate aplicaiile implementate n companie. Fie c este vorba de mediul Microsoft sau de sistemele CAD sau ERP existente. Aceasta permite pe de o parte arhitectura de sistem orientat spre service (SOA) a ELO, iar pe de alt parte utilizarea standardelor de interfee recunoscute la nivel mondial precum XML, http, SOAP, Web Services i multe altele. Deoarece toi marii productori de aplicaii mizeaz pe abordarea arhitectural orientat spre service, tehnologia informaiei se va orienta n viitor mai mult dect pn acum spre procesele de afaceri propriu-zise.

Accesul la documente indiferent de locaie

Prin utilizarea Internet-Gateway se ofer posibilitatea accesrii unei arhive centrale din orice punct de pe glob. Pentru a intra n contact cu arhiva central este suficient un browser web standard. Toate funciile standard ale ELO sunt n acest caz disponibile prin Internet Gateway. Astfel, utilizatorul poate naviga n arhiv, poate organiza documentele noi sau poate realiza o cutare ampl. Primete inclusiv fluxurile de lucru active la care este nregistrat i le poate verifica i valida.

Fluxul de lucru
n zilele noastre, procesele de afaceri decid n mare msur succesul sau insuccesul unei companii. Dac n trecut urmrirea detaliat a proceselor unui departament din companie era suficient, astzi nu mai este cazul. Indiferent dac este vorba de un proces de dezvoltare, de producie, de marketing sau de distribuie, rezultatele optime pot fi obinute numai dac toate procesele colaboreaz ntr-un mod unitar, pe o baz de date comun. n
2009 - 2010

ELO Digital Office srl www.elo-digital.ro Str. G-ral Berthelot nr. 84 Bucureti, Sector 1 Tel: +4 (021) 529.553.1 email: info@elo-digital.ro

19

D W

DM pentru furnizorii de utiliti

ales n verific mai rdictul se de mentelor. Ve complex al crei grad l docu intermediu ciune de soluii alizeaz prin iciilor acestora. O intera plific nevoia se re cu clienii Fapt care am ii serv comunicarea concurenei. cu beneficiar 90% din iu i apariia de Utiliti companiilor cestui domen m mare de date. a interaciunea ut o dat cu liberalizarea icient un volu care a cresc gestiona ef sofisti care s poat e complexe, informatic

ucrul cu clieni din ce n ce mai pretenioi, care au de civa ani opiunea schimbrii furnizorului de servicii, dar i a alegerii ntre diferite sisteme de tarifare, a impus necesitatea unei ameliorri semnificative a calitii serviciilor prestate de furnizori. Fenomen cu efecte benefice att n rndul clienilor, ct i n interiorul companiilor, care ating astfel un nivel superior de eficien. ns, cum poi fi eficient vehiculnd un volum uria de hrtii impus de lucrul cu un numr mare de clieni, dar i de ali parametri compleci?

Nevoia de DM
Practic, problema se situeaz undeva la grania dintre managementul facturrii, managementul contractelor, al documentelor i managementul Financiar-Contabil. Rspunsul este, evident, i el unul complex, care este acoperit prin integrarea mai multor soluii, de la cele ERP i de Document Management, pn la aplicaii de Contract management, Customer support i sisteme GIS. Simplificnd schema, soluia de Document Management reprezint un elelement-cheie n ecuaia acestei probleme, integrnd i opernd cu informaii provenind din toate celelalte soluii amintite, cu cerine specifice de securitate i back-up.
D W

Datorit creterii fr precedent a necesitilor de energie i resurse, managerii companiilor de utiliti au fost nevoii s ia decizii dificile referitoare la strategia, operaiunile i tehnologia pe care o folosesc. Ca urmare a acestor decizii, de multe ori s-a obinut informaie operaional contradictorie care nu a folosit absolut deloc. Procesele sunt extrem de complexe i de multe ori sunt deconectate ntre ele, sistemele informatice la fel i nu exist ntotdeauna o informaie clar i precis care s ajute la luarea unor decizii de business cu adevrat valoroase. Informaiile despre clieni sunt incomplete sau inaccesibile, procesul de facturare este separat de cel de ncasare, pe scurt, dei organizaia lucreaz ca un ntreg, la nivelul departamentelor documentele i informaiile sunt disparate i prelucrate separat. Astfel este nevoie de o soluie de DM care s uneasc toate aceste informaii, procese de lucru i care s ofere o imagine unic i global a activitii operatorilor de utiliti, explic Cezar Rusu, Utilities Division Manager Ness Romnia.

Principalele provocri
Provocrile cu care se confrunt, la ora actual companiile de Utiliti sunt, din perspectiva lui Gabriel Munteanu, Enterprise Account Manager, Star Storage: - numrul impresionant de clieni i

implicit volumul imens de documente generate; - necesitatea de aliniere la standarde i norme obligatorii; - acoperirea foarte mare a reelelor de distribuie i meninerea funcionrii la parametri optimi; - comunicarea personalizat cu clientul; -administrarea unor arhive tehnice foarte vechi, obligatorii pentru continuarea business-ului; - necesitatea externalizrii tuturor serviciilor care nu fac parte din core businessul companiei; - meninerea unui nivel ridicat de satisfacie al tuturor clienilor i implicit atingerea unui procent ct mai mare de retenie a acestora. Motivele pentru care o soluie de Document Management reprezint o necesitate pentru companiile de Utiliti sunt ns multiple, la enumerarea de mai sus putndu-se aduga: - Necesitatea diminurii probabilitii apariiei erorilor i a greelilor n manipularea datelor; - Obligativitatea reducerii riscului pierderii i/sau deteriorrii dosarelor clienilor; - Necesitatea extinderii i/sau modificrii rapide a sistemului pentru a ngloba noi arii de activitate sau pentru a rspunde la modificarea procedurilor n vigoare, pre2009 - 2010

20

DMWatch
cum i scderea costurilor de interfaare cu alte instituii i cu publicul prin implementarea unor servicii electronice de interaciune (programri, depuneri de documente, progresul lucrrilor, obinere de rspuns n timp util etc.).

Cerine specifice
Conform reprezentantului Ness, principalele cerine n proiectele de DM din acest sector se mpart n cerine referitoare la nevoile de business i n cerine referitoare la infrastructura informaional. Astfel, cerinele de business sunt: Managementul coninutului generat de activitile inginereti, incluznd aici desene CAD, specificaii si documente de inspecie; Integrarea coninutului nestructurat cu informaii de tip GIS; Asigurarea securitii operaiunilor din unitile de producie i a conformitii cu regulamentele n vigoare; Managementul procedurilor standard de operaiuni i al coninutului critic pentru business, asigurnd n acelai timp corectitudinea i stocarea sigur a acestora; Controlul i accelerarea proceselor de contracte, de la iniiere si aprobri pn la execuie. Cerinele de infrastructur informaional se refer la: Securitatea informaiilor soluia trebuie s ofere identificarea, autorizarea i accesul securizat la informaiile senzitive; Soluii de salvare, recuperare, refacere i arhivare a datelor; Cutare i regsire rapid a nregistrrilor electronice i stabilirea de reguli de auditare; Soluii de continuitate i disponibilitate a informaiilor de business; Posibilitatea de integrare cu alte soluii deja existente i schimbul de informaii cu acestea.

Dou categorii de beneficiari

Urmrind creterea eficienei n procesele de afaceri i obinerea unor avantaje strategice, companiile au nevoie de automatizarea fluxurilor de lucru (workflow), de impunerea i controlul procedurilor de
2009 - 2010

lucru, optimizarea timpului de rezolvare a activitilor i maximizarea productivitii prin accesul rapid la informaie, toate acestea n condiii de maxim securitate, susine Gabriel Munteanu, Star Storage. Conform acestuia avantajele oferite de o soluie de Document management pot fi mprite n dou mari categorii, n funcie de beneficiarii direci ai acestor avantaje i anume: - Pentru managementul companiei, inclusive middle management: Se obine un suport de decizie puternic ce permite monitorizarea, administrarea, controlul i marcarea performanelor pentru toate procesele de management; Permite identificarea rapid a nodurilor i punctelor critice n proces astfel nct s poat aloca noi resurse atunci cnd sunt necesare; Asigur sporirea eficienei proceselor de afaceri prin instrumente de notificare automat i asignare de sarcini; Faciliteaz proiectarea rapid a fluxurilor de lucru i modificarea imediat a unui flux proiectat dupa nevoile procesului; Ofer posibilitatea automatizrii chiar i pentru cele mai complexe procese; Asigur documentarea know-howului i accesul controlat la informaii permanent actualizate - Pentru personalul de execuie: Permite utilizatorilor s colaboreze i s obin informaiile necesare pentru ndeplinirea unor sarcini comune; Crete productivitatea angajailor prin folosirea instrumentelor automate de notificare a detaliilor de timp pentru ndeplinirea unei sarcini, transmiterea automat a unei sarcini la un alt angajat dup ce aceasta a fost ndeplinit, urmrirea rspunsurilor primite de la compartimentele care colaboreaz n ndeplinirea unei sarcini colective, alertele privind apropierea termenelor de realizare; Permite o mai bun documentare a angajailor pentru rezolvarea unei sarcini prin accesul la arhive electronice i la toate ediiile unui document consultat, n cadrul solutiilor integrate de workflow i arhiv electronic. Aplicaiile de workflow determin ca procesele de business s fie mai eficiente prin automatizarea transferului fluxurilor

BENEFICIILE DM N UTILITI
Practic o soluie de Document Management ofer companiilor de Utiliti urmtoarele beneficii: - Creterea vitezei de regsire a informaiei/documentelor; - Diminuarea probabilitii de eroare i a greelilor n manipularea datelor, eliminarea erorilor de procesare, a pierderii/deteriorrii dosarelor; - Capacitatea de a continua activitile specifice i n cazul unor evenimente grave; - Centralizarea tuturor informaiilor i documentelor ntr-o surs unic de informare; - Controlul strict al accesului la date i informaii, pe baza drepturilor de acces ale fiecrui utilizator n parte; - nlturarea blocajelor generate de aglomerarea activitilor pe anumii utilizatori; - Supravegherea permanent a activitilor cu posibilitatea notificrii automate n cazul unor condiii/evenimente speciale; - Disponibilitatea documentelor i informaiilor oriunde i oricnd, pentru orice participant la sistem, n limitele sale de competen i autorizare; - Eliminarea posibilitii de distrugere/pierdere a documentelor; - Introducerea posibilitii de control imediat al oricrui flux de lucru/document de ctre persoanele autorizate; - Posibilitatea de a urmri i regsi cu exactitate fazele prin care a trecut un document i utilizatorii care au interacionat cu acesta n fiecare etap a ciclului de via a documentului; - Posibilitatea de a extinde/modifica relativ uor sistemul pentru a ngloba noi arii de activitate sau la modificarea procedurilor in vigoare; - Creterea eficienei operatorilor datorit eliminrii manipulrii hrtiilor; - Scderea costurilor asociate operaiunilor de tiprire, gestiune i stocare a hrtiilor; - Diminuarea drastic a efortului necesar supravegherii activitii de procesare a documentelor i de identificare a situaiilor neconforme; - Scderea costurilor de interfaare cu alte instituii i cu publicul prin implementarea unor servicii electronice de interaciune (programri, depuneri de documente, progresul lucrrilor, obinere de rspuns n timp util etc.); - Diminuarea timpului de ateptare a publicului prin creterea eficienei lucrtorilor. 21
D W

DMWatch
de informaii pe traseele optime, salvnd timp i bani pentru oricine le utilizeaz. Folosind modelele colaborative pentru orice stadiu al proceselor de afaceri i oferind posibilitatea vizualizrii la cerere a imaginii documentelor deinute n arhivele electronice i lansate ntr-un proces de lucru, aplicaiile de workflow pot s sporeasc semnificativ eficiena proceselor de afaceri pe ansamblul ntregii companii, argumenteaz Gabriel Munteanu.
datorit gradului mare de dispersie teritorial i a modalitilor diferite de ncasare a plii pentru serviciile prestate. Situaia se complic rapid dac inem cont de sistemele diferite de tarifare, dar i luarea n calcul a restanelor de plat i a clienilor noi, a incidentelor aprute n livrarea serviciilor, a schimbrilor de preuri sau modificrilor de ordin legislativ. Soluia de facturare reprezint un aspect important al unei implementri de DM ntr-o organizaie. Prin funcionalitile pe care trebuie sa le ofere o astfel de soluie se automatizeaz ntreg procesul de captur, clasificare, indexare a facturilor i documentelor aferente acestora, precum i operaiile de aprobare i arhivare. Controlul asupra ciclului de via al facturilor crete, iar deciziile referitoare la cash flow se pot mbunti n mod evident prin oferirea de unelte de raportare la nivelul managementului instituiei care s ofere o imagine exhaustiv a situaiei plilor. Integrarea cu un ERP sau cu o soluie de contract management (exist multe implementri de succes coninnd soluii de Contract Management bazate pe platforma de DM) eficientizeaz cu adevrat procesele de business din organizaie, oferind o soluie complet care asigur managementul ciclului de via al contractelor i coninutului asociat, schimbul facil de informaii ntre sistemele informatice implementate, dar i un mediu de comunicare i colaborare ntre utilizatorii acestor sisteme, explic Cezar Rusu. Sub presiunea acestor factori, facturarea poate fi abordat ca un proces care nu face parte din core-business-ul respectivei companii de Utiliti, al crui obiect principal de activitate rmne furnizarea de servicii ctre clieni. Din aceast perspectiv, externalizarea operaiunilor de facturare se poate dovedi benefic, aducnd ctiguri rapide furnizorului. Astfel, n opinia lui Cezar Rusu: n condiiile actuale de criz economic, externalizarea soluiilor de facturare poate reprezenta o soluie dac companiile doresc s i scad costurile operaionale ale activitilor cauzate de procedurile interne complexe aferente acestor soluii, precum i cele derivate din investiiile n echipamente noi, consumabile sau alte servicii. Avantajele externalizrii sunt multiple, de la costuri mai reduse pe termen lung, alocarea resurselor interne mai eficient, concentrarea pe business-ul de baz al companiei i o vitez mai mare de reacie. Totui, exist o reticen din partea companiilor referitoare la sigurana i confidenialitatea datelor pe care le ofer. Aceast reticen poate fi nvins de prezentarea pe viu de ctre ofertantul de servicii de externalizare a cadrului n care are loc procesarea documentelor, criteriile de siguran i de confidenialitate i experiena profesional a echipei de outsourcing. Un alt argument al externalizrii este acela al soluiilor de back-up i disaster recovery. Providerii de soluii au posibilitatea de a stoca informaiile n centre de date cu arhitecturi distribuite i cu o siguran mult mai mare dect soluiile de la client. Toate condiiile de performan trebuie specificate ntr-un Service Level Agreement (SLA) stabilit cu furnizorul de servicii de facturare externalizate pentru a se asigura calitatea serviciilor livrate i conformitatea cu cerinele legislative n domeniu. Avantajele sunt multiple, mergnd de la concentrarea pe activitile/competenele eseniale (core business) ale companiei de Utiliti, pn la posibilitatea unui control mult mai exact al costurilor i al calitii serviciilor oferite de compania ctre care s-a externalizat. Prin alegerea unei asemenea opiuni, o companie de utiliti i poate eficientiza semnificativ operaiunile, atingnd un randament superior n relaia cu beneficiarii, ceea ce contribuie semnificativ la crearea unei imagini favorabile n rndul unor segmente importante de populaie. (R.G.)
2009 - 2010

Platforma DM
Din perspectiva reprezentantului Star Storage, orice soluie de document management este extrem de eficient n sectorul utilitilor. Cu ct integrarea este mai mare i fluxurile automatizate ctig teren n faa celor realizate manual, cu att mai mare devine productivitatea, rapiditatea n luarea deciziilor crete i rezultatul se traduce n reducere de costuri i creteri ale profitului. Orice platform de management al documentelor i fluxurilor de lucru trebuie s fie scalabil i s permit integrarea cu aplicaiile core business. De cele mai multe ori anumite fluxuri exist i n aplicaii de tip ERP, doar c sunt limitate i greu de modificat. Soluiile de document management vin s completeze i s consolideze integrarea cu celelalte departamente, cu alte procese de importan major n companie, explic Gabriel Munteanu. Astfel, o soluie complex de DM devine un element cheie al unei infrastructuri informatice omogene, soluia de management al documentelor putnd aciona ca o platform software pentru dezvoltarea unor soluii persoanlizate. Necesitatea unei astfel de dezvoltri este evident, ns, din pcate, nu foarte multe companii au adoptat o astfel de politic, dei ctigurile se fac simite rapid.

Externalizarea, o soluie pentru vremuri de criz

Aa dup cum se poate deduce din paragraful anterior, facturarea este o operaiune complex, care consum serios din resursele companiei de Utiliti. La aceasta se adaug o serie de probleme specifice cum ar fi: - identificarea resursei umane adecvate, - gsirea unui spaiu propice pentru astfel de operaiuni, - indentificarea resurselor financiare necesare acoperirii achiziiilor hardware i software, - rentabilizrea achiziiilor fcute (rata de amortizare este destul de ndelungat).

Facturarea, o problem special

S revenim din nou la enunul din debut lucrul cu hrtiile n relaia cu clientul ntr-o companie de utilitile are loc mai ales n operaiunea de facturare (soluiile on-line avnd nc un rol preponderent informativ), un proces complex nu doar din cauza numrului mare de clieni pe care i are o companie de Utiliti, ci i
D W

22

DMWatch

Acces rapid la orice informaii i colaborare facil

Dac i ia mult timp s gseti un anumit document sau este dificil s iei decizii rapide din cauz c informaiile din companie nu sunt centralizate, iQuest i propune platforma Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Cu ajutorul ei simplifici modul n care angajaii gsesc i partajeaz informaii i modul n care colaboreaz. Odat implementat platforma Microsoft Office SharePoint Server, angajaii din companie ctig: acces simplu i rapid la informaii; un mod de lucru mai eficient prin colaborarea cu colegii i partenerii; comunicare mbuntit cu clienii; posibilitatea de a lucra i din alt parte dect de la birou; capacitatea de a realiza cutri avansate de informaii la nivel de companie i nu numai; modalitatea optim de a lua decizii prin consultarea informaiilor structurate n tablouri de bord. eficientizarea modului de lucru ntre angajai i a acestora cu clienii i partenerii externi. Managementul coninutului Angajaii companiilor genereaz un volum mare de coninut nestructurat, care include documente, mesaje electronice (e-mail), coninut video, conversaii pe messenger sau skype, pagini web i multe altele. Managementul documentelor i managementul coninutului web asigur mbuntirea modului n care aceste resurse informaionale sunt utilizate; astfel colegii comunic mai bine ntre ei i realizeaz un schimb mai eficient de informaii. Colaborare Un avantaj al sistemului este acela c mai multe persoane pot contribui la dezvoltarea documentelor nainte de a le publica, iar modificrile sunt notificate prin e-mail celor vizai. n plus, sistemul poate s indexeze multiple tipuri de surse: informaii interne de business, dar i documente i pagini Web, pentru a genera rezultate ct mai complete prin instrumentul de cutare complex. Angajaii pot astfel lucra de oriunde i oricnd i i pot sincroniza ulterior munca. Portaluri intranet/extranet - Sistemele de tip intranet te ajut s organizezi informaiile interne ntr-un singur loc i permit vizualizarea acestora de ctre angajai pe baza drepturilor lor de acces n diverse pagini ale portalului. Soluiile extranet pot fi accesate din afara companiei, facilitnd astfel schimbul de informaii cu clienii i partenerii n mod securizat. Unele funcionaliti pot fi implementate cu versiunea gratuit a platformei Microsoft Office SharePoint Server. Cum poi profita de aceste avantaje? Stabilete o ntlnire cu specialitii iQuest i ei te vor ndruma. Despre iQuest: iQuest beneficiaz de expertiza a peste 11 ani de activitate n dezvoltare, integrare i implementare de soluii IT complete pentru afaceri. Printr-o echip de peste 260 de specialiti, iQuest ofer soluii profesioniste pentru companii din Germania, Marea Britanie, Romnia, Elveia, Frana i Suedia. Printre clienii iQuest se numr HP, Virgin Atlantic, Vodafone, Lloyds, Pinnacle Systems, Libri s.a.

Iat n continuare 5 ci prin care poi obine aceste beneficii: Management al documentelor - Soluiile de management al documentelor te ajut s reduci volumul total de documente, mrind n acelai timp valoarea informaiilor extrase din acestea. Indiferent ci colegi colaboreaz la crearea unui document, istoricul modificrilor este pstrat, astfel se poate afla oricnd cine i n ce fel a modificat un document. Automatizarea proceselor - Pentru ca toi anagajaii s lucreze ntr-un mod unitar, ai nevoie de procese interne consistente i de controlul asupra acestor procese. Un astfel de proces este cel de aprobare a unui document care trebuie s fie revizuit de mai multe persoane nainte de a ajunge la stadiul final. Folosind platforma MOSS se creeaz un flux: documentul este trimis n mod automat tuturor celor implicai n procesul de aprobare. Aceasta duce la
2009 - 2010

iQuest Technologies SRL Cluj-Napoca Str. Moilor nr. 6-8 Tel: 0264 592 531 Fax: 0264 590 682 E-mail: info@iquest.ro www.iquest.ro

23

D W

DM n instituiile f inanciar-bancare
Poate funciona o instituie financiar-bancar fr o soluie integrat de Document management? Probabil c da, ns, conform specialitilor, numrul i calitatea serviciilor oferite s-ar situa undeva la nivelul anilor 50-60. Ceea ce, la ora actual, ar nsemna un nivel de eficien foarte sczut i dificulti n pstrarea clienilor i atragerea altora noi.
tatistica spune c 8% din documentele scrise se pierd, anual, din cauza erorilor de arhivare; c un manager aloc un procent considerabil din timpul su de lucru managementului documentelor i c un angajat consum, n medie, sptmnal, ntre 3 i 5 ore cutnd diverse informaii. Dac ar fi s aplicm toate aceste verdicte statistice n domeniul financiar-bancar, rezultatul ar fi o instituie de o ineficien cronic, raportat la standardele actuale. Iar actualul context economic face ca eficientizarea la toate nivelurile s fie o prioritate major. Chiar dac impactul crizei mondiale nu este att de profund n acest vertical (n raport cu seismul suferit de instituiile financiarbancare de peste Ocean), prioritile sunt aceleai: eficien operaional, cost sczut al serviciilor, pstrarea marjelor de profit, un nivel superior al serviciilor oferite clienilor, n vederea fidelizrii acestora, i atragerea de noi clieni.

Se poate i fr, dar... mai bine nu!

n atari condiii, ideea unei instituii financiar-bancare care s funcioneze fr o soluie de gestiune a documentelor (Document Management DM) integrat cu restul sistemului informatic existent nu pare a fi una viabil. Un punct de vedere susinut i de Alexandru Baciu, technology sales consultant Oracle Romnia, dar argumentat din perspectiva tipului de informaie vehiculat: Mai mult de 80% din informaia uzitat de un utilizator din mediul bancar este nestructurat (stocat n e-mail-uri, documente Word, imagini, formate multimedia etc.). Adugnd la acest lucru i faptul c acest coninut nestructurat crete cu o rat ce depete 200% pe an, putem ncepe s nelegem ct de important este o soluie DM pentru o organizaie i ce probleme reale de management creeaz lipsa ei. Exist ns i opinii care susin c o instituie financiar-bancar poate funciona fr o soluie de DM integrat cu restul aplicaiilor, ns nu foarte eficient: Da, se poate i fr i nu este nicio und de ironie n ceea ce spun. Suntem ns n momentul n care bncile i instituiile financiare au reuit s implementeze aplicaiile core, astfel nct acum sunt foarte interesate de controlul i eficientizarea fluxurilor de documente. Instituiile financiar-bancare cu care am lucrat pentru implementarea de astfel de soluii au fost cele cu care am construit business case-uri, iar beneficiile post-implementare au fost evidente. Odat dovedite aceste beneficii, managerii instituiilor respective i pun ntrebarea retoric: Oare cum am putut funciona fr o astfel de soluie?, iar rspunsul l dau tot dumnealor: Cu greu, cu costuri mari, cu o calitate a serviciilor ce las de dorit i chiar cu reducerea cotei de pia, susine Adrian Paraschiv, sales manager Financial Services & Telecom Star Storage.

SERVICIILE DE SUPORT I CALITATEA SERVICIILOR FAC DIFERENA

Provocrile i nevoile din sectorul financiar-bancar sunt date de obiectivele de avea clieni loiali, de a ctiga noi clieni, de a pstra marjele de profit i a reduce costurile operaionale. Din punct de vedere al cerinelor de pia, exigenele implic flexibilitate n costuri, retenia clienilor i creterea natural a cotei de pia, precum i respectarea normelor legale i de securitate. Din punct de vedere al restriciilor interne i de integrare, alegerea unei soluii de DM trebuie s fie evaluat dup mai multe criterii: scalabilitate, stabilitate, model de securitate avansat i, totodat, o arhitectur modular, deoarece integrarea cu sistemele IT ale unei bnci este un proces critic, controlat de multe restricii. Totodat, serviciile de suport i calitatea serviciilor ataate unei soluii de DM vor face ntotdeauna diferena. Theodor Dumbrav, BPS manager, X e r o x R o m n i a i R e p u b l i c a Mo l d o v a

DM, PARTE INTEGRANT A ARHITECTURII DE APLICAII A BNCII

O aplicaie de Document Management trebuie s fie parte integrant a arhitecturii de aplicaii a bncii, oferind astfel gradul de integrare necesar pentru susinerea complet a proceselor de business din cadrul bncii. Soluia de DM trebuie s fie capabila s gestioneze ct mai mult din coninutul nestructurat, s ofere mecanisme de regsire uoar a informaiei, s ofere capabiliti de versionare i securitate, s poat transforma coninutul de informaie dintr-un format de prezentare n altul i, nu n ultimul rnd, s-l expun ntr-un mediu Web, ctre utilizatori finali. Al e x a n d r u B a c i u , t e c h n o l o g y sa l e s consultant Oracle Romnia
D W

De ce este nevoie de o soluie de DM

O banc funcioneaz la fel ca orice societate comercial, are nevoie de aprovizionare, de birocraie intern, distribuie de informaii, att intern, ct i cu subsidiarele, transmiterea i urmrirea sarcinilor, procese de recrutare, logistic intern, gestiunea i urmrirea proiectelor de dezvoltare etc. Managementul documentelor nu se refer numai la eficien, productivitate i economisire a hrtiei, este de prere Alin Ni, director general FivePlus Solutions.
2009 - 2010

24

Potrivit lui Alexandru Baciu, Oracle Romnia, implementarea unei soluii de DM sau i mai complet de Content Management are, de regul, n spate decizia bncii de a adresa una dintre urmtoarele probleme de business i de organizare: - Sisteme disparate care gestioneaz informatia de tip document sau coninut digital i care fac regsirea acestora greoaie, ngreunnd decizia n business, duplicnd de multe ori coninutul i fcndu-l inutilizabil; - Incapacitatea de a partaja aceast informaie important ctre ntreaga organizaie; - Lipsa unor mecanisme de securitate i control al accesului la aceast informaie; - Existena documentelor ce conin informaii depite i expirate i lipsa unor politici de arhivare i retenie a documentelor importante; - Ineficiena n activitate i costurile ridicate provocate, n general, de cutarea manual a informaiilor i, de asemenea, de nevoia de a tipri masiv documente i de a le livra n locaii cu rspndire geografic larg; - Creterea n numr i complexitate a
2009 - 2010

reglementrilor legislative i a normelor bancare, naionale i europene. La fel ca orice alt organizaie, i instituiile financiar-bancare se supun unui set de reguli i nevoi, traduse n diverse procese de business, care funcioneaz unitar pentru a adapta fluxurile de documente interne nevoilor clienilor, fie c vorbim de clieni interni sau externi. Pentru a mbunti eficiena operaional, instituiile respective sunt nevoite s reduc costurile administrrii documentelor i coninutului acestora, realiznd acest lucru prin integrarea ntr-o soluie electronic de management de documente, argumenteaz i Theodor Dumbrav, BPS manager Xerox Romnia i Republica Moldova.

ABORDAREA DUAL DMS-BPM

Document Management System (DMS) trebuie ntotdeauna considerat mpreun cu Business Process Management (BPM). Aceste dou componente asigur practic managementul informaiei pe tot ciclul de via n cadrul organizaiei i realizeaz integrarea fluxurilor de date (gestionate de aplicaiile core) cu fluxurile de documente (sau, n sensul mai larg, de coninut), gestionate de platforma DMS-BPM. Prin integrarea acestor fluxuri, platforma DMS-BPM realizeaz i integrarea aplicaiilor. Adrian Paraschiv, sales manager Financial Services & Telecom Star Storage
25
D

Cerine specifice
n opinia lui Adrian Paraschiv, Star Storage, principalele cerine ale unui client vizavi de o soluie de DM sunt n direct legtur cu indicatorii financiari: Cerinele deriv din obiectivele ownerilor de proiecte, dar obiectivul principal rmne mbuntirea indicatorilor financiari: profitul, ROI etc. Iar acest lucru se

DMWatch
ECONOMII DE TIMP I BANI
n condiiile n care fiecare angajat dedic cel putin 10% din activitate cutnd/regsind informaii relevante, distribuind documente i informaii, reutiliznd documente create anterior, acces la documente standard ale organizaiei, dup toate analizele i studiile disponibile, prin implementarea unui sistem de DM se mbuntete activitatea cu cel puin 50%. La un calcul simplu, pentru un numr mediu de 100 angajai vorbim de cel puin 100.000 euro economie pe an i peste 10.000 ore/om care se pot folosi pentru atragerea de noi clieni sau alte activiti specifice. Al i n N i , di r ect or gener al Fi vePl us S ol ut i ons

Beneficii la toate nivelurile

Soluiile de DM ofer o panoplie de beneficii ampl, care n cazul instituiilor financiar-bancare acoper anumite elemente specifice. Iat un exemplu concret, detaliat de Codru Ionescu-Muscel, director departament SI MGT: n prezent, majoritatea instituiilor financiar-bancare rezolv dosarele ntr-o locaie central, unde se afl infrastructura decizional. Sistemul DM conceput de noi transmite ntregul dosar (de ex. dosar de credit), prin scanare i separare pe tipuri de documente (cerere, adeverin salariu, copii carte de munca, BI/CI etc.), ctre factorii decizionali. Directorul de vnzri analizeaz dosarul (care apare ntr-un inbox De rezolvat) i l transmite mai departe pe un flux predefinit sau creat ad-hoc. n cazul n care mai este necesar un act suplimentar, clientul aduce acest act, iar prin scanare se adaug la dosar, astfel nct decidentul poate vizualiza pe loc actul pentru a putea lua o decizie. Un alt beneficiu este posibilitatea de a ti n orice moment n ce punct al fluxului se afl dosarul. De asemenea, sistemul permite auditarea fiecrui dosar, se poate urmri timpul de rspuns al fiecrui dosar, dar i timpul de rspuns a fiecrei persoane implicate n flux. Finalul fluxului definit const n arhivarea att a dosarelor aprobate, ct i a celor respinse, pentru ca, n cazul unei noi cereri a aceluiai beneficiar, s poat fi refolosite anumite documente. Un alt beneficiu, deloc de neglijat, l reprezint cel al securitii informaiilor vehiculate n respectiva instituie: Beneficiile imediate se reflect n controlul costurilor, mbuntirea productivitii i eficientizarea proceselor, reducerea timpului de rspuns i fidelizarea clienilor i, nu n ultimul rnd, n respectarea normelor de securitate i control (Basel II, SOX etc.). n completarea unei soluii unitare de management electronic al documentelor, o instituie financiar-bancar trebuie s respecte i legislaia actual, cum ar fi cea legat de procesarea electronic a cecurilor sau Legea arhivrii electronice, explic Theodor Dumbrav, Xerox Romnia i Republica Moldova.
2009 - 2010

poate realiza prin soluii care s aduc beneficii reale la nivel de competitivitate, eficien operaional i reduceri de costuri. Din experiena noastr n selecii i, mai apoi, n implementri de astfel de soluii, putem spune c se caut acele tehnologii i soluii care au incorporate leading practices, de la furnizori de prim rang, i se caut acei parteneri locali care au experien n implementare i pot fi un consultant de ncredere n implementarea viziunii DMS-BPM. Alexandru Baciu, Oracle, este ns de prere c principalele cerine fa de o soluie de DM care se implementeaz ntr-o organizaie din sectorul financiar-bancar sunt: - Gestiunea potenialelor categorii de risc, prin stocarea categoriilor importante de informaii nestructurate ntr-un depozit central i sigur, ceea ce ajut la prevenirea eventualelor penalizri datorate nerespectrii unor reglementri n vigoare i conformitatea cu standardele i normele interne i externe; - Reducerea de costuri operaionale, prin gestiunea mai bun a ciclului de via al documentelor i al celorlalte categorii de coninut digital, i eliminarea utilizrii excesive a hrtiei; - Gestiunea oricrui tip de coninut digital, nu numai documente, astfel nct acest coninut s poat fi uor i rapid partajat ntre utilizatori, crescnd astfel gradul de informare n desfurarea activitilor de business de zi cu zi. O alt problem important este cea a integrrii soluiei DM cu sistemul informatic al repsectivei instituii: Un sistem de DM trebuie s se integreze cu orice alt sistem intern al bncii i s acioneze diD W

rect asupra eficientizrii proceselor interne ale bncii. Impactul este cu att mai mare cu ct tot mai multe fluxuri manuale, care implic multe aciuni repetitive i utilizarea hrtiei, devin fluxuri electronice automate, explic Theodor Dumbrav, Xerox Romnia i Republica Moldova.

INTEGRAREA, PRINCIPALA PROVOCARE

Principala provocare n implementarea unei soluii de DM n cadrul unei instituii financiar-bancare este integrarea cu sistemele existente, att hardware, ct i software, pentru c nu exista o soluie standard. Provocarea const n pstrarea procedurilor existente, astfel nct persoanele implicate s schimbe ct mai puin din rutina zilnic. O alt provocare important n domeniul bancar i de asigurri este crearea unui standard de formulare care s permit un procent ct mai mare de extragere automat a datelor.
Codru Ionescu-Muscel, director departament SI MGT

26

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR PENTRU SISTEMUL BANCAR

Cum s ai acces rapid la datele din formulare i s pstrezi n acelai timp costurile sczute?
Reeaua IT intern a unei bnci nu depinde numai de modul n care sunt structurate i conectate computerele, ci i de caracteristicile, funciile i nivelul de operare a echipamentelor de imprimare, scanare i copiere. Dac nu sunt gestionate corect, acestea pot genera costuri suplimentare neprevzute, care ar putea cu uurin s fie reduse. Pentru a eficientiza ntreg procesul de lucru cu documentele dintr-o banc, Xerox poate prelua ntreg mediul de tipar, att al documentelor interne, ct i al celor comerciale, poate procesa documente n volume mari i integra datele extrase n sistemele electronice dorite. ntr-o prim faz, Xerox acord consultan specializat pentru proiectarea unei reele capabile s fluidizeze transferul documentelor n cadrul bncii, s menin un control prestabilit al costurilor lunare de imprimare (prin intermediul aplicaiilor software specializate) i s reduc semnificativ cheltuielile de mentenan a echipamentelor i consumabilelor. Mai mult dect att, Xerox poate prelua integral activitatea de tiprire i distribuie a documentelor trimise lunar clienilor, precum extrasele sau materiale de comunicare direct. Aceast activitate este extrem de sensibil, de aceea majoritatea bancilor prefer s o externalizeze. Deosebit de importante pentru o banc sunt extragerea i prelucrarea informaiei din formulare sau contracte. Pentru c folosete un numr ridicat de oameni care tasteaz fiecare liter, procesarea manual poate fi att lent, din cauza ntrzierilor i a frecventelor erori umane, ct i costisitoare, dac ne gndim la costurile mari de exploatare i la cheltuielile adiionale cu staiile de lucru, mentenana i chiria spaiului. Prin serviciul de procesare electronic a documentelor, Xerox preia documentele bncii, le proceseaz cu scannere de mare performan, extrage datele clienilor i le livreaz conform criteriilor cerute de banc, n cteva ore, n

condiii de maxim siguran i confidenialitate. Pe lng accesul la date n maxim 24 de ore i eliminarea erorilor umane datorit automatizrii, bncile care externalizeaz ctre Xerox aceste procese i pot reduce costurile specifice cu pn la 60% i mbunti semnificativ fluxul de numerar, att de necesar n condiiile economice actuale.

O transformare complex
Prin implementarea unei soluii de DM se fac simite schimbri semnificative att la nivel de front-office i back-office (creterea eficienei operaionale, a calitii serviciilor, a colaborrii i a controlului fluxurilor informaionale), ct i la nivel IT/logistic (reduceri semnificative de cost, spaiu i timp necesare pentru gestionarea informaiei la nivelul organizaiei), susine Adrian Paraschiv, Star Storage. Potrivit acestuia, n partea de front-office este vorba de o real eficientizare a relaiei cu clientul n cazul deschiderii de conturi noi, al fluxurilor de aprobri de credite, al gestionrii dosarului clientului, prelurii automate a datelor din formulare etc. Procesele de back-office sunt, de asemenea, importante, iar centralizarea, controlul i reducerea costurilor sunt iniiative care se bazeaz tocmai pe facilitile oferite de platforma DMS/BPM. Departamentele juridic, financiar, audit, logistic, HR sunt printre beneficiarii direci ai unei astfel de implementri, iar valoarea adugat provine tocmai din integrarea proceselor dintre
2009 - 2010

aceste departamente, din eliminarea eforturilor redundante i din uurina n controlul riscurilor operaionale. Nu n ultimul rnd, a meniona Departamentele de vnzri i marketing, unde platforma de DMS/BPM este cea care faciliteaz gestiunea contractelor, comunicare personalizat cu clientul (segmentare, campanii de direct mailing, e-mail cu coninut personalizat) etc., ne-a mai precizat Adrian Paraschiv.

n faa unei asemenea avalane de beneficii, ntrebarea Poate funciona o instituie financiar-bancar fr un sistem de management al documentelor? pare fireasc. Rspunsurile afirmative sunt din ce n ce mai rare, n condiiile n care bncile din Romnia au ncetinit campania deschiderii de filiale n teritoriu, iar problema avantajului competitiv i a meninerii numrului de clieni devine stringent. (R.G.)

EFICIEN I RENTABILITATE N ARHIVARE

Beneficiile aduse de soluiile de DM instituiilor financiar bancare sunt multiple. Dac ar fi s le enumerm pe cele mai importante nu ar trebui s omitem integrrile cu diferitele aplicaii existente n cadrul instituiei, reducerea cheltuielilor, maximizarea operativitii angajailor, acces instantaneu la toate informaiile legate de un anumit subiect de interes sau mbuntirea i meninerea unei bune relaii cu clientul. Conform unor studii realizate n Germania, o soluie de DM permite economisirea unui timp de patru ori mai mare i o capacitate a arhivei de 140 de ori mai mare, la o treime din costuri. Prin utilizarea sistemului de DM, instituia ctig eficien n domeniul fluxului de lucru i al rentabilitii, n sigurana documentelor i n capacitatea de arhivare.
Ctlin Iosif, director vnzri XOR IT Systems

27

D W

Soluie pentru procesarea automatizat a facturilor de la furnizori

Procesarea manual a facturilor de la furnizori cost departamentele specializate n jur de 6 - 60 per factur, n comparaie cu 1 - 3 per factur ct reprezint costul de procesare ntr-o soluie complet automatizat.
amenii fac mult mai multe greeli dect un calculator i rezolv problemele ntr-un timp ndelungat, drept urmare companiile lor nu pot profita de reducerile obinute prin plata anticipat. Cu toate acestea, n ciuda faptului c reprezint o resurs scump i predispus la erori, personalul uman se ocup de mai mult de 90% din totalul activitii de procesare a facturilor Business-To-Business (B2B).

70% din corespondena primit o reprezint facturile 96% din procesare se face prin preluare manual a informaiei de pe hrtie Dac procesai n jur de 1.000 de facturi pe lun, o soluie de automatizare poate reduce costurile de procesare cu 50-70%, adic cu aproximativ 10.000 EUR pe lun!

n vederea aprobrii pentru plat i apoi se depoziteaz n sistem n vederea arhivrii pe termen lung. O astfel de soluie vine cu avantaje semnificative - aduce reduceri semnificative ale costurilor operaionale, reduce erorile din proces i ofer prghii concrete pentru plata la termen sau pentru plata anticipat. Astfel, cu beneficii clar demonstrate n practic i cu

less office s-a dovedit a fi mai futurist dect trimiterea unui om pe Lun. De hrtie nu scpm astzi-mine, dar putem s minimizm utilizarea ei prin adoptarea documentelor n format electronic i prin implementarea de automatizri la nivel de organizaie. Dorina companiilor de reducere a costurilor i de cretere a productivitii au atins limitrile metodelor tradiionale de prelucrare manual a facturilor n format hrtie. Exist mai multe abordri legate de soluia potrivit pentru procesarea facturilor de la furnizori, unele dintre ele trateaz facturile n sisteme back-end (dup ce factura a intrat n companie), iar altele proceseaz facturile nc de la intrarea acestora n companie (front-end). (tabel 1)

Soluia Star Storage

Soluia oferit de ctre Star Storage i propune s abordeze toate aspectele legate de minimizarea utilizrii hrtiei, reducerii costurilor cu stocarea i cu resursele umane, s optimizeze proce sele financiare existente i s ofere prghiile necesare plii la termen sau plii anticipate ctre furnizori. Soluia poate susine o arhitectur centralizat sau descentralizat, ceea ce nseamn c facturile primite pot fi primite i prelucrate ntr-o singur locaie sau de utilizatori individuali ce pot transmite facturile pe cale electronic din puncte diferite de lucru. (tabel 2) Soluia beneficiaz de integrarea dintre platforma StarCapture Web pentru captura facturilor i a datelor din
2009 - 2010

Soluiile de procesare a facturilor de la furnizori eficientizeaz procesul Invoice-To-Payment (I2P), proces prin care se primesc facturile de la furnizori n sistem, se capteaz informaia din facturi i se valideaz cu documentele jus tificative de genul ordinelor de plat (POs ) , s e ncar c n si s t emul de pl i de tip Enterprise Resource Planning (ERP)
D W

un business n continu cretere, piaa soluiilor de procesare a facturilor de la furnizori (Invoice To Payment) are o cretere estimat de 30% pe an.

Ce avem n vedere?
Companiile din ziua de azi noat literalmente n hrtie, ideea de paper-

28

mentelor, cel mai mare centru de acest gen din Europa Centrala i de Est i de asemenea poate permite gzduirea soluiei n Centrul de Date Star Storage.

Beneficii
minimizarea lucrului cu hrtia i eliminarea riscului pierderii facturilor i a documentelor asociate automatizare - creterea vitezei de procesare, minimizarea erorilor i a introducerii manuale a datelor, acuratee mare externalizarea de servicii aduce costuri minime cu resursele specializate din companie i le degreveaz pe acestea de activitile neimportante optimizarea ncrcrii resurselor umane - fr facturi fotocopiate distribuite manual ctre centrele de cost automatizarea proceselor manuale costisitoare, ineficiente i consumatoare de timp integrare neintruziv cu infrastructura software ERP existent, schimbul automat de informaii cu acestea.
Star Storage Tel: 021.242.13.95/96; Mobil: 0731 000 555 e-mail: consultant@star-storage.ro web: www.star-storage.ro
tabel 2

tabel 1

facturi cu platforma ECM de automatizare fluxuri - i aici putem aminti faptul ca soluia se ofer pe platforme ECM recunoscute la nivel mondial: EMC Documentum, IBM FileNet i Microsoft Sharepoint, precum i de integrarea cu platforme software ERP existente la client precum SAP, Microsoft sau Oracle. Modulul dedicat StarCapture Web for Invoices de procesare facturi utilizeaz tehnologii de procesare a formularelor prin OCR/ICR/BCR/OMR, astfel avnd posibilitatea de a extrage dintr-o factur, pe baza unui ablon definit, toate informaiile necesare prelucrrii. Iar obinerea informaiilor nu se limiteaz aici, modulul poate extrage n ntregime toate poziiile din factur i poate de asemenea efectua validri de sume prin confruntare cu totalul facturii. Facturile de la furnizori deja procesate i depozitate la nivelul platformei ECM pot fi automat validate utiliznd mecanisme de tip twoway matching sau three-way match ing n vederea confruntrii cu comanda
2009 - 2010

de achiziie (PO) i/sau cu documentele de recepie a bunurilor. Facturile care respect regulile de validare sunt apoi automat postate n sistemul ERP i arhivate la nivelul paltformei ECM, iar cele care nu corespund regulilor de validare sunt considerate excepii, fiind automat rutate prin fluxuri ctre personalul de specialitate, astfel riscul apariiei erorilor fiind redus dramatic. n vederea reducerii costurilor operaionale legate de procesarea facturilor la sediul companiei, Star Storage ofer posibilitatea externalizrii serviciilor de conversie i procesare a acestora n propriul centru de conversie a docu-

29

D W

DMWatch

Orice ban economisit este, de fapt, un ban ctigat

Consider c, mai mult ca oricnd, trebuie s te focalizezi pe gestionarea ct mai eficient a resurselor interne, a capitalului uman i a cunotinelor acumulate de organizaie, declar Alin Ni, Director General FivePlus Solutions. Multe instituii acioneaz n baza principiului PDCA (PlanDoCheckAct) planific, execut, verific, acioneaz. Sub acest mod de lucru, care trebuie s ating fiecare structur a organizaiei, de la primul nivel de management pn la cel de execuie, un mediu informatic pentru comunicare intern, management al documentelor i al informaiilor, reprezint unul dintre factorii determinani n procesul decizional. Acesta asigur colectarea rapid a informaiilor, clasificarea eficient pentru a fi disponibile atunci cnd ai nevoie de ele, suport pentru identificarea i evaluarea alternativelor. Ne uitm cu siguran la calitatea serviciilor i a produselor oferite, la strategii diverse pe marketing i vnzri, la managementul resurselor umane, ns cel mai important aspect care este luat n considerare de orice instituie este PROFITUL. De la firme orientate spre producie/servicii la agenii guvernamentale sau organizaii non-profit, toate urmresc s obin profit de pe urma activitii lor. Profitul poate fi obinut i printr-o investiie n DM. Un management performant, bazat pe soluiile DocPlus pentru managementul documentelor conduce la economisirea resurselor financiare i umane - orice ban economisit este, de fapt, un ban ctigat, continu Alin Ni, Director General FivePlus Solutions. Prin DocPlus asigurm creterea eficienei, a productivitii, mbuntirea comunicrii n cadrul echipelor de lucru, reducerea costurilor administrative, precum i: crearea unui mediu de lucru standardizat; disponibilitatea informaiei i accesul rapid la aceasta pentru creterea productivitii;
rare rapid a investiiei pentru a face fa noului mediu de afaceri i a fi cu un pas naintea concurenei. Adaptabilitatea soluiilor DocPlus se bazeaz pe flexibilitatea incredibil a tehnologiei IBM Lotus, ns i modul n care au fost proiectate. Printr-o implementare eficient a soluiilor DocPlus, ajungem ca n cca 6 luni investiia s fie recuperat, iar beneficiile s se vad imediat. Prin activitile post vnzare suntem conectai permanent la preocuprile clienilor notri pentru a mbunti soluiile DocPlus n noile versiuni. Strategia FivePlus n abordarea soluiilor DocPlus, bazat pe considerentele de mai sus, este: Modularizare: informatizarea insular a unor procese de afaceri prin implementarea unor soluii de DM. Sunt investiii minime, pentru clieni care doresc s informatizeze numai anumite segmente din procesele de business. Este nceputul investiiei ntr-un proiect de DM. O astfel de abordare asigur un ROI moderat dup investiie. Integrare funcional: mai multe module de DM concur la procese de business adiacente, punnd la dispoziie documente, informaii cu coninut util mai multor module, pentru a pstra o coeren a procesului i disponibilitatea informaiei pe tot parcursul acestuia. Se adreseaz clienilor mici i mijlocii, cu o investiie mai mare, dar i cu o valoare adaugat mai consistent. Este continuarea investiiei n proiecte de DM. Aduce cea mai mare valoare adugat i un ROI pe msur. Soluiile de document management reprezint direcia principal de business a FivePlus, cu o pondere de peste 70% n portofoliu. Restul activitilor sunt grupate n abordarea soluiilor pentru invmnt la distan - eLearning, dezvoltarea de aplicaii web, optimizarea website-urilor din perspectiva SEO.
FivePlus Solutions SRL www.fiveplus.ro, www.docplus.ro 2009 - 2010

Alin Ni, Director General FivePlus Solutions

focalizarea organizaiei spre activi

tatea de baz, eliminnd timpii mori, costurile de manipulare a informaiei, a cheltuielilor administrative; mbuntirea controlului asupra activitii pentru o comunicare eficient, optimizarea timpilor de rezolvare a sarcinilor; trasabilitatea permanent a stadiului n care se afl documentele.

Considerentele pentru care FivePlus adapteaz continuu soluiile DocPlus la cerinele pieei Condiiile de afaceri stresante datorate mediului economic i politic, lipsa fondurilor de dezvoltare, nencrederea n viitor au condus la descurajarea investiiilor n domeniul IT. Pentru unele domenii de activitate s-a schimbat modul de vnzare, de abordare a pieei, astfel c a trebuit s lum n considerare i adaptarea soluiilor DocPlus la diferite modele de business. Acest aspect a impus investiii din partea FivePlus, dar am dezvoltat aria potenialilor clieni care vor adopta soluiile noastre. Firmele evalueaz mult mai atent raportul cost/performan, doresc o recupe-

D W

30

Avatarurile Legii

Managementul documentelor n format electronic este reglementat juridic indirect, prin intermediul Legii arhivrii documentelor n form electronic, arhivarea fiind un subdomeniu esenial n activitatea de gestionare a documentelor. Legea, emis n mai 2007, a putut fi aplicat abia la sfritul lui 2008, ns rectificri la normele tehnice i metodologice au aprut i n 2009, ca urmare a modificrii structurii aparatului administrativ. Modificri care ar putea continua i n 2010.
egea arhivrii documentelor n form electronic (Legea nr. 135/15.05.2007) pare a fi ajuns anul acesta la forma sa final. De fapt, acest lucru se prefigura nc de la sfritul lui 2008, mai precis din noiembrie, cnd defuncta Autoritate Naional de Reglementare n Comunicaii emitea mult-ateptatele norme tehnice i metodologice ale activitii de arhivare electronic a documentelor, efectuate n condiiile Legii 135/2007. (Emiterea respectivelor norme, care ar fi trebuit fcut, conform Articolului 27 din respectiva lege, la trei luni de la intrarea n vigoare a legii, s-a tergiversat, punerea lor n discuie avnd loc abia n aprilie 2008.) O ateptare lung pentru potenialii furnizori de servicii de arhivare electronic, mai ales c i legea suferise un blocaj legislativ de aproape un an. Dar cnd totul prea s fi intrat pe fgaul normal, anul acesta, mai precis pe 15 iunie, Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale a emis un nou ordin (493/2009), care abroga Decizia preedintelui Autoritii Naionale pentru Comunicaii (nr. 1130/2008),

privind normele tehnice i metodologice amintite. Un ordin emis n urma Hotrrii de Guvern nr. 12/2009 privind organizarea i funcionarea MCSI i care are legtur cu apariia ANCOM-ului (adic a Autoritii Naionale pentru Administrare i Reglementare n Comunicaii). Din fericire, noul ordin MCSI nu modific radical vechea decizie ANC. Principala schimbare rezid n faptul c, de anul acesta, autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n domeniul arhivrii electronice este MCSI. Tot MCSI gestioneaz i Registrul administratorilor de arhive electronice, ministerul fiind i autoritatea care certific centrele de date care pot oferi servicii n domeniul arhivrii electronice. (Un proces similar a avut loc i n ceea ce privete semntura electronic, marca temporal etc., MCSI devenind unica autoritate n domeniu.) Exist totui semne de ntrebare ridicate de poteniala dispariie a MCSI din noua structur a aparatului administrativ. n tentativele de guvern Croitoru i Negoi, cu un numr redus de ministere, MCSI disprea din schem, atribuiile sale fiind preluate de alte instituii. Dac acest lucru se va ntmpla, este foarte probabil s fie necesar emiterea unui nou act legislativ care s stabileasc o nou autoritate n acest domeniu.

Ce spune legea
Legea arhivrii documentelor n form electronic (Legea nr. 135/ 15.05.2007) i normele tehnice i metodologice emise de MCSI i intrate n vigoare la 24 iunie a.c. stipuleaz o serie de condiii clare pentru entitile care doresc s furnizeze servicii de arhivare electronic. Cu alte cuvinte, simpla stocare a documentelor electronice nu reprezint arhivare n conformitate cu

prevederile legii. O diferen important nu foarte clar precizat n oferta furnizorilor de servicii de arhivare electronic. Astfel, conform legii, furnizor de servicii de arhivare electronic poate fi orice persoan fizic sau juridic, acreditat s presteze servicii legate de arhivarea electronic. Acreditarea, conform ordinului MCSI 493/2009, impune o serie de norme n ceea ce privete condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc administratorul respectivei arhive, procedurile de administrare i operare, sistemul informatic utilizat etc. n plus, stocarea datelor din arhiva electronic trebuie realizat n centre de date autorizate i ele de MCSI, care, evident, trebuie s ntruneasc i ele o serie de condiii. Toate aceste elemente fac ca foarte puini dintre posesorii unei arhive electronice, fie ei instituii publice sau companii private, s dein sau s doreasc legalizarea acesteia. Avantajele unei asemenea demers ar fi posibilitatea utilizrii documentelor electronice (autentificate prin intermediul semnturii electronice extinse i, eventual, al mrcii temporale) n tranzacii comerciale, schimburi de informaii dintre diferite instituii, n procese de auditare i control etc. Dezavantajul este vizibil cel al costurilor pe care le-ar impune legalizarea. (Numai respectarea cerinelor de securitate stipulate de lege ar nsemna un efort considerabil, mai ales n actualul context economic.) Aa se face c, la ora actual, majoritatea companiilor i instituiilor publice care dein o arhiv electronic o utilizeaz practic pentru uz intern, fiind nevoite s pstreze i o arhiv fizic, pe hrtie, pentru acoperirea cerinelor legale.
RADU GHIULESCU

2009 - 2010