Dematerializarea societii: vis sau realitate?

CAPITOLUL 3 SCHIMBURI ELECTRONICE DE DOCUMENTE - SISTEMELE EDI

Suntem, i vom fi, probabil, mult timp, o societate bazat pe hrtie. Dei telefonia, radioul, televiziunea au constituit puternice "lovituri" aplicate "hrogriei", comunicarea ntre partenerii de afaceri se deruleaz cu precdere avnd ca suport documentul scris pe hrtie, ce are un regim preferenial ca prob n justiie i document justificativ n contabilitate. Informatizarea societii se concretizeaz n profunde transformri, resimite att la nivelul organismelor de stat, ntreprinderilor i organizaiilor, ct i la nivelul fiecrui individ. n multe ri, calculatorul a devenit, din lux, o necesitate, fiind o prezen obinuit n fiecare birou sau cas. O coordonat major a societii informaionale o reprezint dematerializarea. Extinderea reelelor teleinformatice a dus, firesc, la ipoteza eliminrii progresive a hrtiei din viaa organizaiilor i indivizilor. Lucrurile se deruleaz clar n aceast direcie, dei etapele i viteza de evoluie au constituit baz a diverse interpretri. 3.1. EDI - PREZENTARE GENERAL EDI este o tehnologie declarat de muli specialiti ca un vrf de lance n dematerializarea societii. Sintagma a fost lansat n jurul anului 1975 n SUA - Electronic Data Interchange. n literatura francez s-au pstrat cele trei litere, optndu-se pentru expresia: change de Donnes Informatis. n limba romn traducerea cea mai apropiat de original ar fi "Schimb Electronic de Date". Trebuie s recunoatem c acest denumire nu spune mare lucru, mai aproape de fenomen fiind titulatura Schimb de Documente Normalizate sau Schimb de Documente Standardizate. Cea mai mare parte a lucrrilor din aproape toate rile dezvoltate utilizeaz sintagma "original", EDI. n 1988, numai n economia SUA au fost ntocmite peste 1,3 trilioane de documente iar, dup unele surse, 40% din comunicarea inter-organizaii (ntreprinderi, instituii etc.) se desfoar sub form scris. Preedintele Consiliului superior al Ordinului experilor contabili din Frana, Ren Ricol, estima c dintre datele vehiculate n cabinetele contabile franceze 98% sunt informatizate; i totui, 80% dintre acestea sunt re-preluate, adic introduse repetat n calculatoarele diferitelor firme i organisme financiare. Analiznd, schematic, modul "clasic" de derulare a schimbului de documente, lum un exemplu a dou ntreprinderi al cror sistem informaional este, n mare parte, informatizat. O ntreprindere A vinde produse/servicii unei ntreprinderi B. ntr-o prim faz, cei doi parteneri pot ncheia un contract care stipuleaz condiiile n care vor decurge tranzaciile (condiiile de comand, livrare, asigurare, plat). ntreprinderea B trimite o comand furnizorului A, ale crei principale elemente sunt introduse n sistemul su informatic. n momentul vnzrii (de obicei, momentul livrrii), A ntocmete o factur. Datele acestei facturi sunt preluate (manual) n sistemul informatic al firmei A. Paralel cu produsele/serviciile ce fac obiectul vnzrii, cu un decalaj oarecare de timp, la beneficiar ajunge i factura. n momentul sosirii, datele facturii sunt preluate (de obicei, tot manual) i n sistemul informatic al firmei B. Iar dac factura circul prin bncile X i Y, ce deservesc cele dou firme, ambele bnci preiau datele despre aceast factur. n plus, n situaia TVA naintat organelor fiscale, apare i factura respectiv. Dac administraiile financiare au evidena TVA pe calculator (i aa este normal), factura va fi preluat i n sistemele lor informatice. n concluzie, o aceeai factur este preluat n sisteme informatice (diferite) de cinci ori. Acest tip de comunicare inter-organizaional prezint trei dezavantaje majore:

 timp ndelungat de transmitere; costuri mari de organizare i administrare; posibilitatea (chiar probabilitatea) apariiei unui mare numr de erori. Utiliznd tehnologia EDI, acelai document este preluat n calculator o singur dat, de ctre cel care-l ntocmete, fiind transmis tuturor partenerilor de afaceri vizai sau organismelor financiare prin intermediul reelelor de calculatoare. Astfel, EDI reprezint "un mijloc de transmitere, de la calculator la calculator, a datelor normalizate (standardizate) i pre-agregate, prin intermediul unei reele de telecomunicaii". Anii '90 sunt cei care au adus maturizarea tehnologiilor informaionale i comunicaionale. Comunicarea electronic inter-ntreprinderi a devenit o realitate obinuit n rile avansate din punct de vedere al tehnologiei, viteza de transmisie a datelor, costul i mecanismele de asigurare a securitii informaiilor fiind principalii catalizatori. EDI se situeaz la intersecia a trei orientri tehnologice majore: Informatica, ce este suportul tehnic al informaiilor standardizate (normalizate). Telecomunicaiile, ca mijloc de transport al informaiilor. Standardizarea, ce vizeaz definirea i utilizarea unui "limbaj" inter-organizaional comun. Comunicarea prin EDI presupune un acord prealabil ncheiat ntre prile interesate, acord ce are un caracter juridic, i n care se precizeaz clar caracteristicile mesajelor transferate reciproc: datele comunicate, structura i mbinarea lor, procedurile de control/validare. Acest acord definete, deci, un standard de comunicare. Stardardele pot fi bilaterale, cnd se instituie numai ntre doi parteneri i universale, atunci cnd sunt acceptate i utilizate de o palet larg de ntreprinderi/organizaii. 3.2. OBIECTIVELE EDI Realizrile de pn acum sunt indiscutabile. EDI permite ca cererile clienilor s fie onorate mai rapid i mai bine. ntrzierile n livrarea mrfurilor sunt reduse la minimum iar circulaia documentelor se face aproape instantaneu. Informaiile nu mai sunt vehiculate pe clasicul suport - hrtia, ntreprinderea conservndu-le i avndu-le sub control, de la surs pn la destinaie, pe suport magnetic sau optic. Erorile ce decurg din multiplele transcrieri (preluri) "tradiionale" sunt eliminate. Utiliznd metode moderne de gestiune, cum ar fi "Just-In-Time", stocurile sunt reduse aproape la zero. n consecin, obiectivele EDI sunt: Zero hrtie Zero ntrzieri Zero greeli Zero stocuri. EDI permite nlocuirea sistemelor actuale de comunicare, ce au ca suport hrtia sau banda magnetic, scumpe i relativ ineficiente, cu sisteme bazate pe schimburi de mesaje structurate i standardizate ntre echipamente informatice. Aceasta este principala raiune pentru care i administraiile publice ale rilor vest-europene se intereseaz din ce ce n ce mai mult i integreaz aceast practic, fie n relaiile lor cu ntreprinderile, fie n relaiile cu organismele administrative ale altor ri. Pe plan general, calitatea sa de "limbaj" universal de comunicare catalizeaz emergena sistemelor inter-organizaionale. La nivelul anului 1990, peste 15.000 de firme adoptaser tehnologia EDI1. Sistemele EDI sunt o realitate pe cale de a deveni curent i n rile vest-europene, dei este vizibil decalajul considerabil faa de Statele Unite. Dup Stoven, n 1995, n Frana numrul de legturi EDI, stabilite ntre ntreprinderi/organizaii din Frana, era estimat la aproximativ 10.000. Dup Mahmoudi, n 1995, 8650 de ntreprinderi utilizau EDI (fa de 3750 n 1993), iar 59% dintre mesaje utilizeaz norma EDIFACT.
1 Wright, B. - The Law of Economic Commerce, Little Commerce, Boston, 1991, citat n [14].

Unele prognoze arat c n intervalul 1992-1997 n Europa sistemele EDI vor crete cu 38%. 3.3. LOCUL EDI N COMERUL ELECTRONIC EDI nu se confund, totui, cu noiunea de "comer electronic", ci este parte a acestuia, altturi de E-mail, World-Wide-Web etc. Comerul electronic poate fi definit ca orice relaie comercial prin care se stabilesc legturi ce au ca suport calculatoare cuplate prin reelele de telecomunicaii. Comerul electronic utilizeaz facilitile tehnologiei informaionale pentru mbuntirea eficienei comunicrii i/sau pentru a schimba fundamental natura tranzaciilor inter-organizaionale. Trei caracteristici eseniale delimiteaz EDI de celelalte componente. . Transferul ntre calculatoare se face automat, fr intervenia omului. . Datele trasmise sunt definite i structurate n conformitate cu un standard acceptat. . Cele dou sisteme de calcul implicate ntr-un schimb de documente EDI sunt independente; pot fi echipamente de tip diferit, ce ruleaz aplicaii diferite; singura interfa dintre acestea este mesajul transmis. Se cuvine de remarcat faptul c muli autori privesc EDI, n primul rnd, ca norm de reprezentare a informaiei, ceea ce nseamn c, nainte de toate, prin EDI se "pune n pagin electronic" datele specifice documentelor dematerializate. Abia dup acest aspect apar chestiunile legate de echipamente, programe, reele etc. EDI este, nainte de toate, un limbaj. 3.4. AVANTAJE I PROBLEME CE DECURG DIN UTILIZAREA SISTEMELOR EDI Cum era i firesc, literatura consacrat prezentrii EDI abund n cazuri care mai de care mai fericite, soldate cu succese rsuntoare i, dincolo de avantajele greu de cuantificat, cu economii substaniale n privina costului ntocmirii i transmiterii documentelor. Este de neles euforia provocat de apariia, n sfrit, a unui "numitor" comun n att de pestria lume a documentelor economice, cu diferenieri ntre ramuri de activitate, ca s nu mai vorbim de specificul rilor, regiunilor i continentelor. Dou exemple: Philips i-a redus costurile prelucrrilor de la 1500 la 325 pentru 1000 de documente, n timp ce conform datelor furnizate de Galariile Lafayette/Monoprix costul mediu al ntocmirii i transmiterii unei comenzi (ordin), a evoluat de la 53 FF, atunci cnd se utiliza exclusiv hrtia, la 23 FF cnd transmiterea se fcea pe band i disc magnetic, ajungnd la 3 FF, utiliznd EDI. Cifre de genul celor de mai sus sunt gritoare. Susintorii EDI le invoc frecvent, pe lng avantajul strategic al sistemelor inter-organizaionale, proclamnd: EDI este mijlocul standard de schimb al documentelor n afaceri sau Utilizarea EDI va unifica procedurile de derulare a afacerilor. Ali autori au atitudine mult mai rezervat, invocnd nefondarea pe situaia real a multor lucrri, faptul c multe din succesele firmelor ce au implementat sisteme EDI sunt puse, exclusiv, pe seama EDI sau c implementarea efectiv a EDI necesit mutaii organizaionale greu de suportat. Hrlck mai citeaz i un sondaj efectuat n 140 de fime canadiene, n urma cruia autorii, Bargeron i Raymond, au concluzionat c implementarea EDI nu nseamn, automat, avantaje i succes, eecurile fiind destul de frecvente. Potrivit acestora, factorul determinant n atingerea avantajelor strategice oferite de EDI l constituie integrarea, att n interiorul firmei, ct i ntre firm i partenerii si. n sondajul lor, Bergeron i Raymon au precizat c 64% dintre firmele ce implementaser sisteme EDI o fcuser deoarece au fost obligai de partenerii lor comerciali ! Factori ce determin implementarea sistemelor EDI ntr-un studiu publicat n numrul 5 pe 1994 al publicaiei International Journal of Information Management, N. Reekers analizeaz fenomenul EDI n Germania i l compar cu situaia existent n acel moment n SUA. Factori Factori privitori la clieni 3

Cererea partenerilor de afaceri mbuntirea asistenei acordate clienilor Cretera vnzrilor Factori legai de comunicare Reducerea volumului de hrtii mbuntirea "cureniei" datelor Acces mai rapid la informaii Mai buna comunicare cu partenerii de afaceri Factori competiionali Consolidarea poziiei competitive Alinierea la standarde mbuntirea calitii produselor/serviciilor Factori legai de productivitate Creterea productivitii mbuntirea planificrii Ameliorarea trasmiterii comenzilor de livrare mbunttirea livrrilor Factori legai de costuri Reducerea stocurilor Reducerea costurilor Reducerea numrului de angajai Dup cum se observ, au fost delimitate cinci categorii de factori. Prima grupeaz factorii legai de relaia cu clienii. Dintre acetia se detaeaz cel referitor la mai buna servire a clienilor, 68% dintre firmele intervievate afirmnd c unul din factorii majori care le-au silit s implementeze sistemele EDI l-a reprezintat perspectiva mbuntirii asistenei acordate clienilor. Spre deosebire de Statele Unite, puine firme germane au recurs la sisteme EDI ca urmare a presiunilor exercitate de partenerii de afaceri. Factorii legai de comunicare sunt cel mai des invocai. Pentru utilizatorii EDI, timpul mai scurt de rspuns i acces la informaii este cel mai important factor, urmat de o mai bun comunicare cu partenerii de afaceri i ameliorarea calitii datelor. Paradoxal, dei EDI este vzut ca un principal suport al societii fr hrtie, organizaiile ce au rspuns chestionarului nu l-au considerat un factor de maxim importan n implementarea sistemelor EDI. Factorii "competiie" au fost mai puin invocai, doar cel legat de pstrarea unei poziii competitive privilegiate pe pia fiind de o importan ceva mai mare. Dintre factorii-productivitate, o mai mare importa o prezint creterea productivitii i ameliorarea procesului de elaborare i transmitere a comenzilor ctre partenerii de afaceri. n fine, dintre factorii privitori la cost, numai cel referitor la reducerea costurilor, n general, a fost indicat ca unul ce a fost determinant. Dificulti ntmpinate la implementarea sistemelor EDI Cea mai des invocat problem, la implementarea unui sistem EDI, ine de multitudinea de standarde care sunt astzi n uz. Este ct se poate de probabil ca o firm ce are numeroi parteneri de afaceri s se "loveasc" de necesitatea nglobrii mai multor standarde, aferente fiercrei grupe de parteneri, operaiune extrem de laborioas, care poate compromite mult ansele de fezabilitate ale sistemului. O alt dificultate pe care nu toate organizaiile au reuit s i-o rezolve se refer la integrarea EDI n procedurile, operaiile specifice firmei. Potrivit unui studiu ntocmit de R. Baker, o companie poate pierde pn la 70% din potenialele beneficii ale EDI dac acesta "nu este integrat n fiecare faet a operaiunilor ntreprinderii".

Alte dificulti in de rezistena la schimbare, n sensul c muli dintre partenerii comerciali ezit n a-i implementa sisteme EDI. Aa cum am prezentat mai sus, cnd o firm are o mare putere de negociere atunci poate impune partenerilor si s-i urmeze n adoptarea EDI. Altminteri, fr perspectiva unor beneficii, ntreprinderile, mai ales cele mijlocii i mici, nu au n vedere implementarea unor asemenea sisteme. Rezistena la schimbare se manifest nu numai n relaiile inter-organizaii, dar i n interiorul ntreprinderii, fiind vizibil mai ales la cei ce presteaz activiti susceptibile a fi substituite prin utilizarea EDI. Dei mai puin sesizabil n rile dezvoltate, o alt problem este legat de faptul c sistemele EDI se bazeaz pe o foarte bun infrastructur n materie de telecomunicaii. i din acest punct de vedere, rile Europei Centrale i mai ales de Est vor ntmpina serioase dificulti la implementarea sistemelor EDI. Beneficii ale sistemelor EDI n acelai studiu invocat mai sus, firmele ce utilizeaz sisteme EDI au fost invitate s puncteze 11 poteniale avantaje ale implementrii sistemelor EDI. Rezultatele se prezint dup cum urmeaz. Avantaje mbuntirea asistenei acordate clienilor Un mai bun control al datelor Diminuarea erorilor de operare Reducerea cheltuielilor administrative Dimnuarea cheltuielilor cu stocurile Creterea vnzrilor Dobndirea unui avantaj strategic Creterea vitezei de comunicare O mai bun partajare a informaiilor Loializarea clienilor Ameliorarea relaiilor cu distribuitorii Consecine strategice ale implementrii sistemelor EDI Consecinele strategice ale EDI pot fi analizate difereniat, inter i intra organizaii, i sunt dificil de delimitat de consecinele comerului electronic pe ansamblul su. O structurare a principalelor consecine strategice ale utilizrii sistemelor EDI poate fi fcut dup cum urmeaz: Deschiderea porilor unei comunicaii electronice cu adevrat deschise. EDI elimin barierele informaionale ntre ntreprinderi, prin libera circulaie a documentelor ntre organizaii. Transformarea i chiar dispariia unor funciuni tradiionale. Multe operaii, ca verificarea concordanei dintre comezi i facturi, dintre facturi i ordine de plat i schimb radical logica de derulare. Altele, precum verificarea corespondenei, sunt suprimate (n condiiile utilizrii potei electronice). Apariia de noi funciuni, cerine. EDI presupune noi modaliti de ntocmire i circulaie a documentelor, noi modaliti de control, autentificare i arhivare. O mai pronunat integrare pe vertical. Partenerii de afaceri pot ndeplini funciuni care se desfurau strict n interiorul ntreprinderii. Spre exemplu, datele despre o factur primit nu mai sunt introduse de la calculatoarele proprii, ci sunt preluate direct din "factura electronic" ntocmit de furnizor. Emergena unor noi idei, strategii i oportuniti de afaceri. EDI a adus o serie ntreag de noi idei antreprenoriale, dintre care unele s-au dovedit a fi succese. Integrarea pe vertical de care s-a amintit mai sus, parteneriate i aliane strategice sunt catalizate prin rapida comunicarea electronic interorganizaii. Participarea la ierarhiile i pieele electronice. 5

Lumea afacerilor prezint dou mecanisme de baz pentru coordonarea fluxul de produse pe lanul: furnizor-fabricant-distribuitor-client: Piaa, n care fiecare agent este indepedent, de-sine-stttor (atomic), i i caut singur cel mai bun partener pentru schimburi (tranzacii) i Ierarhia, care presupune schimbul n cadrul unui organizaii integrate, nchise. Tendina actual o constituie deplasarea ctre pieele electronice, piee electronice care vor determnina dou fenomene complementare: parteneriat (intermediere) electronic i integrare electronic. Parteneriatul electronic este posibil n condiiile existenei unor baze de date distribuite care vor cuprinde informaii foarte amnunite despre partenerii poteniali, permind selectarea furnizorilor, distribuitorilor i clienilor ntr-un termen extrem de scurt la costuri foarte avantajoase. Integrarea electronic va fi posiblil prin ieftinirea telecomunicaiilor i posibilitatea obinerii informaiilor necesare n timp real, indiferent de complexitatea acestora i de distane. Limitele intra i interorganizaionale vor deveni tot mai elastice, alianele strategice ntre firme i confederaiile de organizaii devenind foarte rspndite. Pieele electronice necesit adoptarea unor standarde universale pentru comunicaie, iar aici rolul EDI este determinant. Prin prisma celor prezentate mai sus, Sisteme Informaionale Inter-organizaii, pot fi clasificate avndu-se n vedere delimitarea n: baz de date "simpl", pia electronic, parteneriat electronic i ierarhie electronic. Consecine organizaionale: w Posibilitatea unei abordri orientate cu precdere pe procesele ce au loc n ntreprindere i mai puin pe structura ierarhic specific organizrii "clasice" a unei firme. w Ameliorarea aparatului logistic i implementarea unor concepte moderne de gestiune. Amintim aici c este recunoscut faptul c EDI catalizeaz adaptarea conceptului just-in-time. w Modificarea procedurilor de lucru cu furnizorii, clienii i distribuitorii. Contractul electronic, comenda electronic, factura electronic, semntura i tampila digital sunt realiti care schimb forma relaiilor cu partenerii de afaceri. Implicaii n structura organizaional. Tradiional ntreprinderea are la baz o structur ierarhic, structurat fie pe produs, fie funcional, la care unii autori adaug i structura matricial, ca o combinat a precedentelor dou. n alte lucrri sunt delimitate apte tipologii de organizare a unei ntreprinderi: ierarhic-piramidal, funcional, ierarhic-funcional, de produse, geografic (teritorial), matricial i de tip reea. ntreprinderea secolului XXI va ngloba dou concepte ce vor fi revoluionare: ntreprinderea "n reea" i ntreprinderea "virtual". ntreprinderea-n-reea Astzi, reelele globale de calculatoare nu intervin numai ca tehnic de racordare, de prelungire n timp i spaiu a teritoriului informatic, ci aduc o nou etap n evoluia ntreprinderilor. Este vorba de ntreprinderea-reea, n care avantajul competitiv se obine pe baza controlului informaiei. Una din pricipalele caracteristici ale ntreprinderii "n reea" este de a coordona, ntr-o aceeai entitate, o multitudine de funciuni. Gestiunea strategic const, deci, n determinarea, din multitudinea de activiti ale ntreprinderii, care sunt strict interne ("internalizate") i care sunt "lsate" pe pia ("externalizate"). De asemenea, asistm la apariia unui model productiv reticular, bazat pe o politic de dezvoltare a ntreprinderilor realizat mai mult prin "externalizarea" sarcinilor i funciunilor i mai puin pe integrarea orizontal i vertical. ntreprinderile virtuale Comunicarea prin reele i piee informatizate permit selectarea rapid a partenerilor (furnizorilor, distribuitorilor i clienilor), fr un contact direct. Fiecare ntreprinderea "lanseaz" pe reea informaii privitoare la oferta proprie i caut furnizorul potrivit pentru necesarul de materii/servicii aferent produciei. Se poate vorbi, deci, de crearea, n cadrul reelelor globale de telecomunicaii, a "ntreprinderilor virtuale". 6

ntr-o ntreprindere virtual societile partajeaz know-how, cheltuieli i accesul la pieele mondiale, fiecare partener "prezentndu-i" punctele sale forte. Filosofia i strategia concurenial a firmelor virtuale vor fi total diferite de cele ale ntreprinderii actuale, aa dup cum reiese i din tabelul urmtor. 3.5. STANDARDIZAREA N SISTEMELE EDI Primele experimente de transfer electronic al datelor, prin interconexiunea direct a dou sau mai multe calculatoare prin intermediul unei reele de telecomunicaii, au fost semnalate la nceputul anilor 60. Civa gigani industriali i bancari au ncercat s-i pun la punct sisteme care s permit un imens volum de informaii ntre filialele mprtiate pe tot ntinsul SUA. Dei premergtoare, aceste sisteme nu reprezint ceea ce este referit prin sintagma EDI, n principal deoarece normele i protocoalele de tramsmitere a datelor erau "proprietare", adic elaborate de o form i utilizate n comunicarea intern sau impuse n relaia cu unii teri. Specific EDI este interconectarea unor parteneril independeni din punct de vedere juridic, prin intermediul unui set de standarde elaborate n comun. De obicei, momentul apariiei EDI este plasat la nceputul anilor 70, cnd ntreprinderi din diferite ramuri industriale i comerciale au elaborat norme comune adaptate comunicrii intra-sectoriale. Astfel, n 1968 ntreprinderi din transportul feroviar, maritim i aerian s-au asociat n TDCC - Transport Data Coordinating Committee, pentru a elabora i utiliza o norm unic pentru schimbul electronic de date. n 1973 a fost creat grupul bancar SWIFT - Society for Worldwide Interbank Financial Telecomunication, pentru a dematerializa i stardardiza documentele care circul ntre instituiile bancare. Ulterior, fenomenul se extinde n Canada, Europa, Japonia etc. La nceputul anilor 80 se utilizau 19 de standarde pentru prelucrarea i trasmiterea electronic a datelor. Cea mai dificil problem inea de caracterul sectorial al stardardelor EDI. Din cele prezentate pn acum, rezult clar caracteristica principal a sistemelor EDI care este schimbul datelor comerciale i tehnice pe baza unor formate standard, ntre calculatoarele organizaiilor partenere, utiliznd transmisia electronic, schimb ce permite prelucrarea continu, chiar n timp real, a datelor transferate. Standardizarea (sau normalizarea) poate fi abordat din dou puncte de vedere: tehnologic i metodologic. Tehnologic, n sensul c, n economiile actuale, co-exist sisteme informatice grefate pe variate tipuri de echipamente (calculatoare "mari" sau mainframe-uri, minicalculatoare, microcalculatoare de tip IBM PC sau Apple Macintosh). Fiecare prezint un mod specific, distinct, de funcionare i comunicare. n plus, chiar ntreprinderi dotate cu acelai tip de echipamente utilizeaz aplicaii (programe) diferite, incompabile cu cele ale partenerilor. Metodologic, datorit diferenelor dintre ri, nu numai n ceea ce privete limba utilizat, dar i barierele legislative, diferenelor din practica comercial, financiar, contabil etc. Este recunoscut c "mediul" informaional al Europei este mult mai fragmentat dect cel al Statelor Unite ale Americii, deoarece: reglementrile juridice i fiscale nu creaz aceleai obligaii n toate statele europene; informaiile cerute de organele fiscale i administrative difer; stardardizarea administrativ nu are acelai caracter de aplicare; spre exemplu, n Frana exist un Plan Contabil General obligatoriu, n timp ce n Marea Britanie ntreprinderile au mai mult libertate n a-i implementa propriul sistem de eviden contabil; forma de prezentate a documentelor difer (de exemplu bilanul francez este diferit, ca prezentare, de cel englez); aceleai informaii au, uneori, un coninut diferit n ri diferite.

Elementele enumerate mai sus contribuie la multiplicarea informaiilor, sistemele informatice fiind complexe i confuze. n consecin, la nivelul anului 1989, valoarea sistemelor EDI implementate n Europa reprezenta jumtate din valoarea sistemelor similare n SUA. n 1992, Observatorul Pieei Informaiei, un organism al CEE, a naintat un raport n care analiza serviciile informatice din comunitatea european. Prin acest raport sunt propuse o serie de msuri pentru dezvoltarea parteneriatului transnaional i pentru realizarea unei piee europene integrate a serviciilor informaionale: w Eliminarea progresiv a barierelor juridice i administrative. w Convergena infrastructurilor telematice naionale. w Armonizarea coleciilor de date primare deinute de guverne. Diversitatea pieelor informaionale impune formularea unor standarde comune, a unor "pasarele" pentru conversia informaiilor dintr-un sistem n altul. Soluia viabil, prin prisma raportului pre/performan, o constuie substituirea acordurilor bilaterale prin standarde universal acceptate. i totui, realitatea este ceva mai complex. Au fost deja dezvoltate o serie de standarde, o parte orientate pe ramuri de activitate, altele pe criterii geografice (pentru o ar anume): ANSI X.12 - American National Standards Institute X.12 (Institutul American pentru Standarde); TRADACOMS - Trading Data Communications Standards (Standarde de comunicare a datelor comerciale); VDA - Verband der Deutcheschen Automobilindustrie (Asociaia productorilor germani de automobile); SEDAS - Standardregelungen einheitlicher Datenaustausch-Systeme (Reguli-standard pentru uniformizarea sistemelor de transfer de date); EDIPHARM - EDI PHARMacie, (Frana) EDIFACT - Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (Schimb electronic de date pentru administraie, comer i transport); ODETTE - Organization for Data Exchange by Teletransmission in Europe (Organizarea schimburilor de date prin teletransmisie n Europa); RINET - Reinsurance and Insurance Network (Reeaua de asigurri-reasigurri); SWIFT - Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (Sociatatea mondial pentru telecomunicaii financiare interbancare). Punerea n oper a standardelor specifice s-a fcut cu un volum de fonduri deloc de neglijat iar amortizarea cheltuielilor reclam timp, ceea ce frneaz extinderea unui standard universal. i totui, majoritatea specialitilor consider c acesta s-a nscut i are toate ansele unei extinderi rapide. 1987 este anul de "lansare" a EDIFACT, un standard iniiat de Statele Unite i dezvoltat de Comisia Economic European. n 1993 standardul coninea mai bine de 100 mesaje, astzi numrul lor ajungnd la 189. Subiectul transferului prin sistemele EDI este mesajul. Emitorul l obine, prin prelucrri, din propriile aplicaii (programe), n formatul propriu al aplicaiilor interne, format care trebuie convertit n mesaj-standard, dup regulile EDIFACT. Mesajul poate fi: o factur, o comand, un ordin de plat, o declaraie vamal, o planificare a livrrilor ctre un furnizor etc. n general, poate fi schimbat orice document structurat. Un mesaj este alctuit dintr-un numr de segmente, fiecare segment descriind un obiect sau o clas de obiecte. Este posibil ca, ntr-un mesaj, un acelai segment s se repete, att singur, ct i n cadrul unei grupe de segmente. Pentru exemplificare, s lum un mesaj pe care s-l intitulm PLA - plat, care trebuie s includ segmentele necesare descrierii tuturor informaiilor legate de efectuarea unei pli: condiiile de desfurare a plii, garanii, instrumente, mod de plat, beneficiar etc. Un alt exemplu: IMP - impozit, tax: pentru un asemenea mesaj, segmentele sunt: tipul de impozit, procentul de impozitare, baza de calcul, cuantumul impozitului etc. 8

n 1994, n norma EDIFACT erau utilizate, n mod curent, 75 de segmente diferite. La rndul su, un segment este alctuit dintr-un numr de date elementare. Fiecare dat este definit prin format, nume, descriere, coninut etc. ntr-un segment, o parte din date are un caracter obligatoriu, altele fiind opionale. O dat poate conine fie o informaie real, fie un cod. EDIFACT conine numeroase coduri pentru: uniti de msur, calificatori, monede naionale etc. Astfel, un numr oarecare este descris prin: un calificator, un cod care indic ce anume reprezint numrul, un cod al formatului su de reprezentare i, n fine, prin valoarea sa efectiv (numrul nsui). EDIFACT se dorete a deveni standardul EDI universal, i ca arie geografic, dar i ca domenii ale activitii economico-sociale n care va fi aplicat. Sarcina ameliorrii sale cade n responsabilitatea unor organisme speciale, create la nivel naional i internaional.
Exemple de subiecte gril: Sistemele EDI reprezint: a) [ ] o modalitate de comunicare n afaceri ce se deruleaz pe baza documentului scris pe hrtie b) [ ] o tehnologie declarat de specialiti vectorul principal al dematerializrii societii c) [ ] un mod clasic de derulare a schimbului de documente d) [ ] o tehnologie ce favorizeaz eliminarea progresiv a hrtiei din viaa organizaiilor i a indivizilor Care sunt tehnologiile care se mbin n cadrul sistemelor EDI: a) [ ] inteligena marketing b) [ ] informatica c) [ ] telecomunicaiile d) [ ] standardizarea (normalizarea) ntreprinderea secolului XXI va fi o ntreprindere: a) [ ] ce are la baz o structur ierarhic b) [ ] virtual c) [ ] reea Prinicipalele beneficii ale sistemelor EDI sunt: a) [ ] loializarea clienilor b) [ ] un mai bun control al datelor c) [ ] diminuarea erorilor de operare d) [ ] impunerea unui standard de comunicare universal Sistemele EDI reprezint: a) [ ] sisteme electronice de pli b) [ ] infrastructura transferurilor electronice de fonduri c) [ ] o parte important a comerului electronic