3.9.

Aspecte ale capturarii informatiei

ECM ( Enterprise Content Management) = tehnologie care furnizeaza mijloace pentru

crearea, stocarea, gestionarea, securizarea, distribuirea si publicarea întregului continut
digital pentru uzul întreprinderii. ECM nu se refera la numere, ci la cuvinte. ECM
lucreaza cu documente, pagini Web, spreadsheet-uri, diagrame si imagini.

ECM presupune creearea unui spatiu digital în cadrul caruia angajatii sa poata lucra
într-un mod similar celui în care lucreaza împreuna în locatiile departamentelor sau
birourilor.

Un ECM eficient presupune capturarea automata a ceea ce se produce de catre

angajati (“continutul” - content).
Capturarea manualǎ poate implica toate tipurile de informatii:
-documente pe suport hartie;
-documente de birou în format electronic, emailuri, formulare, obiecte multimedia,
informatii vocale digitizate si video;
-microfilm.
Capturarea (semi)automatǎ poate utiliza ca surse:
- documente EDI (Electronic Data Interchange) , adicǎ documente schimbate între
calculatoare;
-documente XML;
- aplicaţii de tip business sau ERP (Enterprise Resource Planning);
-sisteme de aplicaţii specializate existente.
3.9.1. Electronic Data Interchange
EDI = Electronic Data Interchange (EDI) a fost creat in 1968 si reprezinta o tehnologie
care ajuta partenerii comerciali si organizatiile sa fie mai eficiente, micsoreaza timpii
aferenti logisticii si elimina erorile manuale prin automatizarea comunicatiilor implicate
de afacere (de tip business-to-business (B2B)).
Def. Conform definitiei , EDI se refera la schimbul automatizat, intre calculatoare, al
unor documente de afaceri intre parteneri , acest schimb realizandu-se cu ajutorul unei
conexiuni sigure, standardizate.
O caracterizare sumara:
- EDI inlocuieste comunicatiile manuale B2B, cum ar fi cele prin posta traditionala, fax si
email.
-Documentele circula direct de la aplicatia computerizata a emitatorului (de ex. un
sistem logistic) catre aplicatia computerizata a receptorului (de ex. un sistem de
management al ordinelor de plata).
In figura , procesul traditional manual folosit pentru a achizitiona ceva.
  Sistemul automat (bazat pe EDI)

Se pot trimite mii de documente de afaceri de tranzactionare standard in mod automat

folosind EDI. Exemple des intalnite pentru documente : ordine de plata = purchase
orders (PO), invoices (facturi fiscale), informari despre stadiul livarii, informatii vamale,
documente de inventar si dovezi de plata.
Documentele EDI sunt procesate de
calculatoare si folosesc formate standard,
computer-friendly.
Standardele descriu fiecare parte componenta a
datelor si formatul sau (de ex. tipul
documentului, partile implicate, actiunile care
trebuie realizate, formatul utilizat pentru datele
calendaristice (mmddyy)).
Standardele elimina diferentele dintre companii
=> sistemul de calcul al fiecarui partener va
utiliza un limbaj comun.
Exista numeroase standarde EDI, printre cele
mai populare regasindu-se:
ANSI X12 in SUA., UN/EDIFACT la nivel global
si standarde industry-specific, cum este HIPAA.
3.9.2. Protocoale utilizate in EDI
Schimbul de documente EDI se realizeaza in mod tipic intre doua organizatii diferite,
regasite sub denumirea de parteneri de afaceri sau comerciali.
Example des intalnite: Compania A poate sa cumpere bunuri de la Compania B. A
trimite ordine de achizitie (purchase orders) catre B, care trimite facturi fiscale (invoices)
si anunturi de expediere (Shipment Notices ) catre A.
EDI foloseste o intreaga gama de protocoale de securitate pentru a facilita realizarea in
siguranta a schimbului de documente EDI.
Partnererii trebuie fie:
(a)sa foloseasca acelasi protocol (agreeat de toti) pentru schimbul de fisiere EDI;
(b)sa lucreze cu un intermediar care poate sa faciliteze schimburile atunci cand
partenerii folosesc protocoale diferite.
Anumite protocoale necesita mai multa infrastructura tehnologica EDI comparativ cu
altele, dar SW-ul EDI (ca de ex. ArcESB) faciliteaza schimburile cu investitii minime.
Def. Protocoale EDI = tehnologii folosite de catre SW-ul EDI pentru a realiza transferul
sigur al datelor de la un calculator la un altul.

Un protocol EDI :
(a)Stabileste modul de criptare si configurare al datelor pe timpul tranzitarii lor;
(b)Este individualizat a.i. sa foloseasca diferite tipuri de tehnologii pentru
interschimbarea datelor si respectiv de SW-uri EDI folosite pentru a trimite/receptiona
date.
A. EDI Direct versus VAN
In EDI direct („ point-to-point EDI”), partnerul (A) trebuie sa stabileasca o anumita
conexiune cu fiecare partener de afaceri (Bi) folosind un protocol agreeat de ambele
parti.
VAN-urile (Value Added Networks) actioneaza ca un intermediar, translatand mesajele
EDI intre protocoale si parteneri, permitand totodata ca A sa foloseasca un singur
protocol , indiferent de protocolul folosit de Bi (Bi desemnand oricare dintre partenerii
sai).
In aplicatiile traditionale, VAN-urile reprezentau singura optiune, dar odata cu
imbunatatirea tehnologiei EDI ce foloseste internet-ul si cu aparitia SW-ului EDI,
se utilizeaza din ce in ce mai intensiv EDI direct.
Uzual VAN-urile reduc costurile initiale ale setup-ului, dar percep o taxa pentru fiecare
document sau chiar linie individuala pe care il (o) proceseaza!
Este posibil ca A sa faca economii in timp folosind EDI direct, acest lucru depinzand de:
(a) volumul marfurilor tranzactionate de A cu un anumit partener Bi sau (b) cat timp
foloseste A un anume protocol.

Dezavantaje ale utilizarii direct EDI: (a) costuri cu operatiile recurente de management si
mentenanta, care pot diminua economiile ; (b) necesitatea controlului setup-ului lui A; (c)
aparitia unor situatii cand trebuie indeplinite cerintele unui anumit partner etc..
Trebuie sa se evalueze optiunile SW. Uneori este preferabila utilizarea unui setup
hibrid, care s-ar putea sa includa un provider de servicii B2B cu experienta in ambele
solutii.
B. Protocolul EDI denumit AS1
AS1 (Applicability Statement 1) specifica modalitatile sigure si de incredere de
transport al datelor prin Internet folosind protocoale email.

AS1 se bazeaza pe doua tehnologii email : SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) si
SMIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions). Foloseste conventii ca:
semnatura electronica, criptare si notificari de tip MDN (Message Disposition
Notifications).

AS1 functioneaza astfel:

• Fisierele sunt trimise ca "attachments" folosind un email SMIME cu o codificare
speciala ;
• Nu este obligatoriu, dar mesajele pot fi : (a) semnate; (b) criptate;
• Mesajele au permisiunea, dar nu li se impune, sa solicite MDN-uri pentru a se obtine
confirmarea ca destinatarul primeste mesajul;
• Daca se solicita un MDN, dupa receptionarea si decriptarea cu succes sau validarea
semnaturii, un MDN de tip “succes” pleaca de la destinatar catre emitator;
• Dupa receptionare si validarea semnaturii puse pe MDN, emitatorul original stie ca
destinatarul a primit mesajul sau si i-a oferit acestuia statutul de “ne-repudiat”;
•Daca apar probleme legate de primirea sau intepretarea mesajului original AS1, se va
trimite in raspuns un MDN de tip “esec”;

In majoritatea aplicatiilor AS1 a fost inlocuit de AS2.

C. Protocolul EDI denumit AS2
AS2 reprezinta noua generatie de protocoale EDI de tip “open-standard” si a inlocuit
AS1.

Pentru milioane de companii, AS2 reprezinta cel mai important protocol EDI folosit
pentru transferul fisierelor intre parteneri.

AS2 permite transmisia sigura a datelor prin Internet folosind HTTPS (Hypertext
Transfer Protocol Secure) => se extinde semnificativ functionalitatea EDI prin
intermediul accesului omniprezent la Internet. Acest protocol implica doua calculatoare
(unul client si unul server), conectate prin web in maniera “point-to-point “.

AS2 este utilizat de catre numerosi retaileri importanti din intreaga lume si a devenit
standardul omniprezent la care inca adera companii noi.

AS2 creeaza o "envelopa" pentru datele EDI, permitand trimiterea lor in siguranta prin
Internet. In acest scop foloseste certificate digitale si criptarea. De asemenea ofera
suport si confirmarilor de primire semnate (signed receipts), pentru a se obtine
confirmarea ca destinatarul primeste mesajul.

AS2 = standardul de facto pentru tranzactii EDI in SUA.

D. Protocolul EDI denumit AS3

Def. AS3 = protocol open-standard care ofera atat transportul sigur al datelor EDI cat si
interoperabilitatea aplicatiilor. AS3 nu a fost realizat cu intentia de a fi o noua generatie
sau substitut pentru AS2. In schimb, este doar un protocol care foloseste o alta
tehnologie si ofera avantaje unor utilizatori diferiti.

AS3 este construit pe baza protocolului File Transfer Protocol (FTP). Deoarece
FTP, de sine statator, nu ofera suficienta siguranta, AS3 furnizeaza in plus MDN-uri,
similar cu AS1, pentru a furniza verificarea cunoscuta sub numele de “non-repudiere”.
De asemenea permite organizatiilor sa trimita/primeasca intr-un mod sigur, pe langa
documente EDI, si documente XML.

AS3 este utilizat in industrie, de catre multe companii care utilizeaza FTP-ul. Nu
este insa la fel de popular ca AS2 sau AS4.

AS3 furnizeaza o securitate stricta, fiind asemanator cu AS2 din acest punct de vedere,
prin implementarea MDN-urilor in combinatie cu criptarea. De aceea AS3 este mai sigur
decat ambele tipuri de FTP (cel traditional si respectiv Transfer Protocol Secure
(FTPS)).

AS3 este in special util pentru organizatii care dispun de o investitie semnificativa in
scripting (utilizare de fisiere scrise folosind comenzi) , aplicatii sau securitate bazate pe
FTP. Este chiar mai util pentru multe organizatii financiare si din domeniul sanatatii care
au nevoie sa trimita informatii puternic senzitive via EDI si vor sa foloseasca FTP.
E. Protocolul EDI denumit AS4
AS4 reprezinta o alta versiune pentru AS2, cu actualizari aferente serviciilor web.
Constructia sa se bazeaza intensiv pe cadrul de lucru OASIS ebMS 3.0.
AS4 este un standard de comunicatii care poate fi considerat ca fiind relativ “low-cost”,
fiind luat in calcul ca si solutie de implementare pentru organizatii cu o infrastructura
IT minimala.
Organizatiile utilizeaza adesea servicii web bazate pe SOAP (Simple Object Access
Protocol ) pe post de interfata de programare a aplicatiilor in scopul de a transmite
documente mari, complexe, cum sunt cataloagele de produse.
De fapt AS4 : (a) este , dpdv tehnic, un API web bazat pe SOAP , stratificat peste HTTP;
(b) poate fi, dintr-o perspectiva a uzabilitatii pentru business, un EDI .
AS4 = standard deschis si este mult mai compatibil cu medii standard* decat AS2. Multe
organizatii folosesc aceste tehnologii API pentru a realiza integrari de produse SW
interne, deci devine naturala extinderea integrarilor la surse externe.
Desi gradul de adoptare al AS4 este in crestere, multi retaileri importanti si organizatii
mari folosesc inca AS2.

AS4 asigura securitate de cel mai inalt nivel (de tip “enterprise-class”) schimbului de
documente, folosind un subset al Web Services Security. AS4 mentine integritatea
documentelor trimise/receptionate si confidentialitatea datelor senzitive.
Adoptarea AS4 este in crestere in guvernele europene si sectoarele energetice. Este
ideal si pentru utilizarea de catre parteneri comerciali din piete in dezvoltare (de ex. Asia
de SE), care nu au infrastructuri IT dezvoltate.
F. EDI bazat pe FTP: VPN, SFTP si FTPS

FTP este un protocol care nu ofera siguranta inalta=> cand se utilizeaza in scenarii EDI,
uzual sunt necesare straturi superioare de securitate. Cele 3 optiuni aferente securitatii
suplimentare sunt:

(a)Transmiterea mesajelor FTP prin intermediul unei retele private virtuale (virtual private
network - VPN);

(b) Utilizarea protocolului “Secure FTP (SFTP)”. Este vorba de FTP in combinatie cu
protocolul Secure Shell (SSH), care este folosit pentru logari sigure de la distanta.

(c) Utilizarea protocolului “FTP Secure (FTPS)”. Este vorba de FTP in combinatie cu
protocolul SSL/TLS (Secure Sockets Layer ori Transport Layer Security) .

Toate cele 3 metode de mai sus (FTP via VPN, SFTP si FTPS) permit atat conectarea
directa cat si pe cea folosind o retea VAN.

FTP foloseste un model client-server cu conexiuni separate pentru control si date relativ
la legarea clientului de server. Fiecare partener comercial utilizeaza de obicei pentru
autentificare un protocol de semnatura (sign-in protocol) cu text “in clar”.
.
(a) FTP cu VPN
Reteaua VPN furnizeaza un nivel suplimentar de securitate relativ la tranzactii.
Dezavantajul major al solutiei = lipsa capabilitatilor de tip “non-repudiation”. Cand
sunt implementate, acestea permit verificarea identitatii fiecarei parti si impiedica
destinatarii sa respinga receptionarea unei recipise aferente unei tranzactii de la un
emitator verificat.

(b) SFTP = FTP cu un strat de securitate suplimentar, reprezentat de SSH.

SSH cripteaza mesajul in vederea transportului si il decripteaza la sosire. La SFTP
serverul trebuie sa autentifice computerul client. Toate comenzile si datele sunt
criptate. Spre deosebire de FTP, SFTP protejeaza datele in timpul transmiterii lor si
nu utilizeaza canale distincte pentru date, respectiv comenzi. Se transfera pachete
formatate de date si comenzi folosindu-se o singura conexiune sigura.
Nici SFTP nu asigura capabilitati de tip “non-repudiation”=> este nepotrivit pentru multe
aplicatii EDI.

(c) FTPS = FTP over SSL/TSL – adauga un strat de securitate (Secure Sockets Layer)
peste protocolul FTP. Singura deosebire fata de SFTP = stratul suplimentar de
securitate pentru FTPS a fost dezvoltat de o alta companie care dezvolta browsere.
FTPS si SFTP lucreaza la fel si au aceleasi probleme- lipsa capabilitatilor de tip “non-
repudiation si managementul mesajelor.
Pentru toate solutiile notate (a)...(c) , interoperabilitatea reprezinta o problema majora.
G. Protocoalele OFTP si OFTP2 EDI
Odette File Transfer Protocol (OFTP) = tehnologie pentru comunicatii special proiectata
pentru schimbul de documente B2B. Similar cu toate protocoalele de tip AS (AS1,
AS2,...) si spre deosebire de alte protocoale FTP, OFTP poate furniza recipise
electronice semnate digital.
Atat OFTP cat si OFTP2 pot lucra si cu VAN.
OFTP este simplu de utilizat. Este proiectat pentru eficienta maxima, permitand ferestre
de transmisie mari , compresia si securitatea datelor.

A fost proiectat in spiritul modelului Open System Interconnection (OSI) folosind serviciul
“Network Service” furnizat de recomandarea CCITT X.25. Lucreaza cu :TCP/IP,
X.25/ISDN si X.25 nativ.

O singura entitate OFTP2 poate crea si primi apeluri, realizand schimbul de fisiere in
ambele directii => OFTP2 poate lucra atat in modul PUSH cat si in modul PULL, spre
deosebire de AS2, care poate utiliza doar PUSH.

OFTP cunoaste cea mai mare popularitate in Europa , ajungand si in alte parti prin
partenerii furnizori ai companiilor si organizatiilor europene. Este un standard global, ce
poate fi utilizat de companii de orice dimensiune, indiferent de locatia lor geografica si de
fiabilitatea conexiunii.
H. Web EDI folosind formulare inteligente

Web EDI realizeaza EDI simplu, printr-un browser de Internet, permitand partenerilor
comerciali sa utilizeze formulare online pentru a crea, schimba si gestiona documente
electronice.

Web EDI ofera o solutie usoara si pe care si-o permit organizatii mici si mijlocii care au
nevoie de EDI doar sporadic.

Un scenariu de utilizare simplu ar putea fi formulat astfel: daca un formular este

completat cu datele „X”, atunci actioneaza asupra datelor in modul „Y”.

Partenerii de afaceri pot sa se conecteze fara resurse IT dedicate implementarii EDI

pentru ei.

Formularele contin campuri in care utilizatorii introduc informatii care sunt convertite in
mod automat intr-un mesaj EDI si trimise prin protocoale Internet sigure cum ar fi FTPS,
HTTPS sau AS2.

Solutia este in mod special utila pentru a extinde EDI la parteneri din tari cu resurse
limitate IT si putini specialisti EDI.

In mod traditional Web EDI se construieste pe baza unui model de tip “hub and spoke”
(vezi urmatorul slide), unde un partener important de afaceri se comporta ca un hub si
Modelul “Hub and spoke” (Punct central si spite - Wiki): Paradigma de distributie spoke-
hub reprezinta o forma de optimizare a topologiei de transport in care planificatorii
de trafic organizeaza rute sub forma unor serii de “spite” care conecteaza punctele
diagramei la un “hub” (punct central).
Modalitatea de lucru:
Organizatia desemnata ca hub implementeaza EDI si dezvolta modalitatea de lucru prin
formulare web pentru partenerii sai mici si mijlocii. .
Formularele web sunt gazduite: (a) pe site-ul hub-ului sau (b) de catre un provider de
servicii de retea EDI .
Partenerii EDI se conecteaza la formularele web prin web browser pentru a schimba
documente ca si formulare convertite in documente EDI in aplicatii de fundal.

Apoi formularele sunt procesate de catre hub.

I. EDI Mobile
Actual sunt disponibile noi aplicatii EDI mobile. In particular, sunt mai populare aplicatiile
pentru iPad-uri si alte tablete in spatiul lantului de furnizare.
Un caz de utilizare nou aparut = adoptarea Direct Exchange (DEX) in industria de retail,
in care: (a) personalul insarcinat cu livrarile scaneaza codurile de bare ale articolelor in
dispozitive mobile pentru a crea facturile; (b) datele se transmit la destinatar via statiile
de tip “docking stations” din magazin; (c) destinatarii primesc datele si deschid factura in
sistemul “docking system” si scaneaza bunurile livrate in scopul verificarii cantitatilor; (d)
datele sunt verificate; (e) factura digitala este inchisa (finalizata) in mod automat ; (f) se
transmite apoi o copie finala catre sistemul furnizorului prin dispozitivul mobil. Folosind
aceasta tehnologie, anumiti retaileri pot economisi ½ ora per livrare.
3.9.3. Automatizare in EDI
Mesajele EDI pot fi trimise in mod automat folosind fluxuri de activitati (workflows)
predefinite.
In mediile de afaceri se folosesc in mod tipic translatoare EDI (fie ca SW, fie prin
intermediul unui furnizor de servicii EDI) pentru a translata documente EDI care
urmeaza a se utiliza in aplicatii interne, facand posibila procesarea automata.
Procesele pot fi extinse pentru a lucra cu integrarea datelor si fluxurile de date dintr-o
organizatie.

Exemplu
Cand o companie primeste un Ordin de achizitie (Purchase Order – PO) EDI, sistemul
logistic genereaza o sarcina pentru personalul de la depozit in scopul de a muta
bunurile din stoc catre punctul de livrare.
Sistemul de achizitie al cumparatorului care utilizeaza EDI, genereaza in mod automat
un PO si il trimite atunci cand stocul scade, atingand un nivel specificat prestabilit.
In cateva minute, sistemul de comenzi aferente vanzarilor de la furnizor, folosind SW-
ul EDI, primeste PO-ul eliberat de EDI. Sistemul furnizorului notifica automat
departamentul de livrari sa trimita bunurile. Atunci cand acestea sunt impachetate si
gata de livrare, sistemul de livrare genereaza avizul de expediere (Advanced Ship
Notices (ASN)) care urmeaza a fi trimis la departamentul de receptie al cumparatorului.
Sistemul ERP al vanzatorului genereaza apoi o factura fiscala care urmeaza a fi
transmisa catre sistemul prin care cumparatorul face plati folosind conturi.
Intregul proces EDI poate fi dus la bun sfarsit intr-o ora.
3.9.4. Beneficii ale EDI
EDI furnizeaza mai multe beneficii:
(a) Procesare mai rapida. EDI poate accelera ciclurile afacerii cu 61 %;
(b) Costuri reduse. EDI reduce costurile implicate de tranzactii in ceea ce priveste
urmatoarele categorii: hartie, tipariri, replicari, stocari, completari, , postari si regasirea
documentelor, economisind peste 35% din costurile tranzactiilor. In unele cazuri, EDI
necesita doar 1/20 din costul procesarii manuale a ordinelor;
(c) Precizie mai buna, erori mai putine. Tranzactiile eronate sunt reduse cu un procent
de 30-40 %. EDI elimina erorile umane generate de scrisul ilizibil, mailuri pierdute, erori
de tastare etc. ;
(d) Relatii mai bune. Vanzatorii au avantaje ca : flux de numerar imbunatatit si respectiv
cicluri mai scurte “ordin-incasare numerar”. Acestea din urma dureaza mai putin cu 20%,
imbunatatind tranzactiile si relatiile partenerului de afaceri;
(e) Beneficii strategice . EDI furnizeaza accesul in timp real la statusul tranzactiei,
facilitand luarea mai rapida a deciziilor si un timp de raspuns mai bun la cerintele
clientilor si ale pietei, ajutand business-ul sa adopte o abordare bazata pe aceste
cerinte. => timpi mai scurti pentru imbunatarirea produselor si a livrarilor. EDI furnizeaza
un limbaj de afaceri comun la nivel international => se netezeste procesul patrunderii pe
noi piete.
(f) Beneficii relativ la mediu. EDI promoveaza sustenabilitatea si reduce emisiile de
CO2, inlocuind procesele care utilizau intensiv hartii cu variantele lor electronice. EDI
mareste eficienta operationala, conducand la erori mai putine si consum de energie mai
mic.
3.9.5. Modul de lucru al EDI

Trimiterea documentelor EDI se realizeaza in 3 pasi: prepararea documentelor,

translatarea lor in format EDI si transmiterea lor la un partener.

Un exemplu de procesare EDI aferenta PO-urilor si facturilor.

1. Prepararea documentelor
Punctul de plecare: un cumparator pregateste un ordin intr-un sistem de achizitie. El
colecteaza si organizeaza datele, deci va lucra cu EDI. Sistemul creeaza un fisier
electronic cu informatiile necesare pentru a asambla un document EDI .
Modalitati pentru preparea documentelor:
(a) Exportarea datelor care se afla deja in calculator, din fisiere in format tabelar
(spreadsheet-uri) sau baze de date;
(b) Reformatarea rapoartelor aflate in format electronic pentru a obtine formatul necesar
fisierelor de date;
(c) Imbunatatirea aplicatiilor pentru ca acestea sa permita crearea fisierelor de iesire ce
urmeaza a fi supuse translatiei EDI standard;
(d) Achizitionarea de SW EDI care poate sa transforme documente din sistemele sale in
fisiere EDI;
(e) Introducerea datelor de catre om.

Ideal ar fi sa se elimine pe cat se poate interventia umana vis-a-vis de introducerea

datelor.
2. Translatarea documentelor EDI
Urmatorul pas implica fie:
(a)Introducerea documentului in SW-ul de translatare EDI pentru a se realiza conversia
din formatul sau de date intern in formatul EDI standard sau
(b)Trimiterea datelor proprietarului catre un furnizor de servicii EDI, care gestioneaza
translatarea spre si din formatul EDI in contul sau.
In ex. prezentat, PO-ul este translatat intr-un document de achizitie referit ca EDI 850.
3. Conectarea si Transmiterea documentelor EDI
Exista cateva moduri pentru conectarea la un partener via EDI. Printre cele mai comune
se regasesc:
•Conectarea EDI directa, point-to-point printr-un protocol Internet sigur, ca de exemplu
AS2;
•Conectarea la un furnizor de retea EDI, referit sub denumirea de furnizor VAN;
•O combinatie intre EDI Direct si VAN, in functie de partenerii implicati si de volumul
tranzactiei.
In cazul unui furnizor de retea EDI,
sau VAN, cumparatorul utilizeaza
protocolul lor de comunicatie preferat,
asigurandu-se de transmisia EDI
fiabila si sigura. Apoi, furnizorul de
retea se conecteaza la vanzator
folosind protocolul de comunicatie
preferat al acestuia din urma,
asigurandu-se ca vanzatorul primeste
Securitatea datelor si controlul sunt mentinute pe durata procesului de transmisie
folosind parole, identificatori de utilizatori si criptarea. Atat aplicatia EDI a cumparatorului
cat si cea a furnizorului editeaza documentele si realizeaza verificari de acuratete ale
acestora in mod automat.
3.9.6. Documente EDI
Un document EDI este format din 3 piese de baza: envelope, segmente si elemente
ale datelor, formatate a.i. sa respecte un standard EDI specific.
Documentele EDI, asa cum este PO-ul 850, trebuie sa adere la regulile de formatare
stricte care definesc exact unde si cum merge fiecare parte componenta a datelor, a.i.
translatorul EDI de pe calculatorul destinatie sa poata sa gaseasca instantaneu toate
datele cheie, cum ar fi: numele companiei cumparatorului, numarul PO-ului, numarul de
articole achizitionate si pretul. Apoi datele se trimit la sistemul de intrare al ordinelor
detinut de furnizor in formatul intern corespunzator, fara a mai fi necesara vreo
interventie manuala.
Envelope EDI pentru transmitere
Transmiterea documentelor EDI utilizeaza un sistem de 3 anvelope pentru a gazdui
seturile de tranzactii: (a) Envelope de mesaj; (b) Envelope de grup; (c) Envelope pentru
interschimbare.
Segmente
Un segment intr-un set de tranzactii este un grup de elemente de date similare.
Elemente ale datelor
Prin elemente ale datelor dintr-un set de tranzactii EDI se inteleg date individuale din
document, ca de exemplu ce anume se cumpara, cantitatea achizitionata etc.
3.9.7. Implementarea EDI : Setup-ul si lista de verificare

Pentru a se obtine conformitatea (compliance) EDI sunt necesare 3 actiuni importante:

(1) Stabilirea infrastructurii EDI proprii; (2) Alinierea propriului setup EDI cu sistemele
EDI ale partenerilor comerciali; (3) Aderarea la standarde comune intr-un cadru legal.

1. Infrastructura EDI
Pentru demararea lucrului cu EDI, este necesara procurarea, stabilirea sau
externalizarea urmatoarelor componente cheie:
(a) Software EDI pentru : comunicatii, gestionarea mailurilor aferente tranzactiilor EDI,
maparea si respectiv translatarea EDI;
(b) Communicatii Internet, VAN etc. dupa cum solicita diversii parteneri;
(c) Hardware: un server sau PC, dispozitive de comunicare si periferice;
(d) Spatiu pentru birouri securizat si securitate monitorizata;
(e) Copii (dubluri) pentru date si asigurarea unor surse de putere suplimentare
(redundante) care sa intre in functiune in caz de avarie, pentru asigurarea fiabilitatii;
(f) Software pentru orice tip de integrare al tranzactiilor EDI cu sistemele back office;
(g) Tehnici de mapare, care adreseaza toate tipurile de documente EDI schimbate cu
oricare dintre parteneri , necesare pentru a mapa inregistrarile EDI in documente de
afaceri operationale.

In plus, echipa implicata trebuie sa fie pregatita pentru a sti sa utilizeze software-ul EDI
si dispozitivele de comunicare sau un partner de integrare EDI trebuie sa realizeze toate
contextele operationale si sa asigure specializarea echipei.
2. Integrarea cu sistemele partenerilor implica:
(a) Stabilirea protocoalelor EDI care trebuie folosite pentru trimiterea/primirea
documentelor EDI (de ex. AS2, SFTP etc.) ;
(b) Selectarea si implementarea schimburilor de documente sau tranzactii corecte (cum
sunt de ex. PO-urile 850) ;
(c) Evidentierea cazurilor concrete de utilizare (“use cases”) pentru trimiterea/primirea
fiecarui document EDI;
(d) Conectarea EDI la celelate sisteme proprii de tip operational , logistic (si logistic al
tertilor), de contabilitate si de completare a ordinelor – pt. a obtine posibile solutii care sa
sustina implementari de procese de anvergura;
(e) Integrarea adecvata a maparilor EDI, a translatarilor si a testarilor implicand
partenerii.
In functie de fiecare setup particular, aceasta poate include selectarea reciproca a
solutiilor EDI si respectiv a furnizorilor de solutii de integrare EDI. In final, sunt necesare
solutiile corecte pentru maximizarea parteneriatului. Cu cat este mai simplu setup-ul (cu
cele mai versatile instrumente), cu atat se poate implementa mai rapid EDI si se pot
obtine economii de timp si bani, simultan cu imbunatatirea relatiilor cu partenerii.
3. Utilizarea de standarde comune certificate
Organismele cheie de certificare gestioneaza standardele folosite in EDI , astfel
putandu-se evalua diferite solutii. American National standarde Institute (ANSI) –
certifica standardul X12EDI folosit in SUA. UN/CEFACT - certifica standardul
international intens utilizat EDIFACT. GSI1 certifica anumite standarde EDI
internationale specifice industriei (construite pe EDIFACT). Drummond certifica SW-ul
3.9.8. Tehnologii pentru procesarea informatiilor capturate
Existǎ mai multe tipuri de tehnologii pentru procesarea informatiilor capturate
De exemplu pentru procesarea faxurilor scanate (sau a altor informatii de pe suport hartie) se pot
folosi numeroase tehnologii de recunoastere, ca de ex:
- OCR (Optical Character Recognition), utilizata pentru preluarea caracterelor. Se converteşte
informaţia imagine în caractere pe care le poate recunoaşte sistemul (machine-readable
characters);
- MICR (Magnetic Ink Character Recognition) = tehnologie bazatǎ pe recunoaşterea caracterelor
scrise cu o cernealǎ specialǎ. Tehnologia este folositǎ în primul rând pentru verificarea
documentelor bancare, pentru identificare (a bǎncii, a nr.-ului cecului, a contului etc). Caracterele
identificate se trimit în format digital la bancǎ pentru verificare/procesare computerizatǎ;
-HCR (Handprint Character Recognition) = dezvoltare a OCR, permiţând recunoaşterea
caracterelor scrise de mânǎ. Tehnologia nu furnizeazǎ rezultate bune pentru text cursiv (caractere
legate), dar este f. utilǎ pentru câmpuri cu conţinut predefinit;
- ICR (Intelligent Character Recognition) = dezvoltare a OCR şi HCR. Utilizează comparaţii,
conexiuni logice şi verificări pe baza unor liste de referinţe, respectiv date master existente, în
scopul îmbunătăţirii rezultatelor furnizate;
- OMR (Optical Mark Recognition) este o tehnică ce se poate utiliza spre exemplu pentru citirea
codurilor de bare. Asigură citirea unor marcaje speciale în câmpuri predefinite cu o precizie
foarte mare şi s-a dovedit foarte utilă pentru chestionare şi alte formulare.
- Barcode (Coduri de bare) se utilizează pentru formularele trimise prin poştă, în scopul
recunoaşterii automate şi respectiv al operaţiunii de filling of returns (completare a confirmarilor
de primire).
Prelucrarea imaginilor memorate în documente (document imaging)
Tehnicile de procesare de tip document imaging se folosesc pentru:
- vizualizare/prezentare imagini scanate;
- îmbunǎtǎţirea lizibilitǎţii imaginilor capturate.
Pt. îmbunǎtǎţirea rezultatelor furnizate de tehnicile de recunoaştere se pot utiliza
tehnici ca: “despeckling” (înlǎturarea pixelilor izolaţi) sau “adjustement” (“indreptarea”
imaginilor preluate cu un unghi de deviere).
Funcţiile de tip document imaging sunt utilizate pentru controlul calitǎţii capturilor.

Procesarea formularelor
La capturarea formularelor se folosesc douǎ grupuri de tehnologii:
- Procesarea formularelor tipǎrite (Forms processing) = capturarea prin scanare a formularelor
tipizate (tipǎrite industrial) sau tipǎrite individual. Se utilizeazǎ intensive tehnicile de
recunoaştere, formularele bine proiectate permiţând o procesare puternic automatizatǎ.
Exemplu: Majoritatea bǎncilor au automate pentru plata prin recunoaşterea automatǎ a avizelor
telefonice.
- Procesarea formularelor electronice (E-forms) sau a formularelor Web (Web-forms). Este
posibilǎ utilizarea procesǎrii automate relativ la capturarea formularelor prezentate în format
electronic cât timp forma (layout) , structura, logica şi conţinutul lor sunt cunoscute de cǎtre
sistemul de capturǎ.
COLD/ERM reprezintǎ tehnologii pentru procesarea automatǎ a datelor de intrare structurate. COLD =
Computer Output to Laser Disk (cu observaţia cǎ discurile Laser se utilizeazǎ din ce în ce mai puţin).
ERM=Enterprise Report Management.

Agregarea = proces de combinare a datelor

furnizate de diferite aplicaţii . Datele agregat
au o structurǎ şi un format uniforme şi sunt
trimise la dispozitivele de stocare.

Informatiile capturare pot fi indexate dupǎ subiect.

- Indexarea manualǎ presupune asignarea manualǎ de atribute de tip index care sunt utilizate de cǎtre baze
de date.
- “Input design”-urile (profile predefinite pentru intrǎri) uşureazǎ şi îmbunǎtǎţesc operaţiile de atribuire
manuale şi automate. Aceste profile pot descrie clasele documentelor (ceea ce duce la limitarea numǎrului de
valori posibile pentru indecşi) sau pot sǎ asigneze automat anumite criterii.
Profilele predefinite pot include : entry masks (masti pentru intrare) şi logica folositǎ pentru indexare manualǎ.
-Clasificarea sau categorisirea automatǎ (categorization) se referǎ posibilitatea ca programe de tip automatic
classification programs sǎ realizeze autonom operaţii de :
- extragere a indecşilor sau categoriilor;
- transferare a datelor.
Programele de tip “automatic classification programs” folosesc informaţiile conţinute în obiectele de
informare de tip electronic , acestea putând proveni din faxuri prelucrate OCR, din fişiere generate în
activitǎţi birotice, din fişiere de ieşire etc. Acest tip de sisteme pot evolua (informaţiile bazându-se pe criterii
predefinite) sau se poate executa un proces de tip self-learning. <<
3.10. Aspecte generale ale stocarii informatiei
Stocarea temporara a informatiei care nu se va arhiva.
Trei entitati pot fi invocate in stocarea temporara a informatiei care nu se va arhiva:
-repositories (locatii de stocare);
-library services (servicii de bibliotecǎ) si
-storage tehnologii (tehnologii de stocare) .

Tipuri de componente Repositories:

- sistemele de fişiere, în primul rând pentru stocarea temporarǎ ca şi zone de tip cache
pentru intrǎri/ieşiri;
- sistemul de management al conţinutului (bazǎ de date sau un sistem de stocare
specializat);
- bazele de date (BD), cele care administreazǎ uzual accesul la informaţie, dar se pot
utiliza şi pentru stocarea directǎ a documentelor, a conţinutului sau a bunurilor de tip
media assets;
Data Warehouses -> sisteme complexe de stocare ce se bazeazǎ pe BD, care referǎ
sau furnizeazǎ informaţii din toate tipurile de surse. Acestea se pot proiecta a.î. sǎ
asigure funcţii mai acoperitoare, cum ar fi Warehouses-uri pentru documente sau
informaţii.
Serviciile de bibliotecǎ (Library Services – LS) sunt componentele administrative
apropiate sistemului, fiind responsabile cu accesul la informaţii. LS:
- rǎspund de preluarea/stocarea anumitor informaţii
- gestioneazǎ locurile unde se va face stocarea în cazul stocǎrii dinamice;
- conlucreazǎ cu BD care furnizeazǎ funcţionalitǎţile pentru cǎutǎri şi reconstituiri de
informaţii.

BD nu cunoaşte localizarea fizicǎ a obiectelor stocate, pe când LS realizeazǎ:

- stocare de tip online (acces direct la date şi documente);
- stocare de tip nearline (datele şi documentele sunt memorate pe un suport pe care
driverul îl poate accesa, dar pentru acces se utilizeazǎ roboţi);
-stocare de tip offline storage (datele şi documentele sunt memorate pe un suport la
care sistemul nu mai are acces).

Dacǎ nu existǎ un sistem de tip Document Management (DM) coordonat de la un

nivel superior, LS trebuie sǎ mai asigure şi:
- managementul versiunii;
- operaţii de tip Check-in/Check out.
O funcţie importantǎ a LS = audit trail -> generarea de fişiere log şi jurnale cu
informatii asupra utilizǎrii şi modificǎrii informaţiilor.
In figura – biblioteca de
benzi. Se folosesc coduri
de bare pe partea din fata
a benzilor. Se poate vedea
un brat robotizat.
Tehnologiile de stocare depind de aplicaţie şi sistem. Se poate vorbi de:
- Medii online magnetice Read/Write (aici intrǎ si subsisteme pentru servere de tip
RAID);
- SAN (Storage Area Networks) , folosite ca şi infrastructuri de stocare şi respectiv NAS
(Network Attached Storage) , folosite ca şi zone de stocare direct accesibile prin reţea;
- Benzi magnetice, ce pot fi folosite în unitǎţi de stocare automatizate unde existǎ
structuri robotizate pentru acces, sau pot fi folosite ca şi DAT (Digital Audio Tapes) în
medii mai mici, sau pentru backup, dar nu pentru acces online;
-Medii digitale optice: CD, CD-R, CD/RW, DVD, MO (Magneto-Optical) şi alte formate
care pot fi folosite pentru stocare şi distribuţie sau pot fi plasate în juke-box-uri pentru
stocare online.

Sistemele de arhivare electronicǎ sunt o combinaţie a unor:

-software-uri pentru administrare (de tip RM (Record Management), DM şi Imaging
Management, LS);
-subsisteme de stocare.
Se urmǎreşte stocarea informaţiei cu caracter static.
Sistemele hibride sunt formate din (medii suport electronice + microfilme), cu acces
furnizat de baza de date.
La sistemele de stocare pe termen lung, periodic informaţia trebuie convertitǎ în alte
formate şi/sau transferatǎ pe suporturi mai performante. De aceea trebuie sǎ se adopte
tehnici moderne de manipulare a informaţiei (proces numit Continuous Migration).
In stocarea pe termen lung sunt implicate viewere speciale, instrumente pentru
conversie şi migrare precum şi medii de stocare pe termen lung.
Medii de stocare pe termen lung
a1) Discuri optice WORM (Write Once Read Many) = medii de stocare digitale optice, de tip
rotativ. Din aceasta categorie fac parte discurile clasice WORM (de dimensiuni 5 1/4” si 3
1/4” cu invelisuri protectoare) si discurile CD-R si DVD-R. Mediile de stocare sunt pastrate
in juke-box-uri pentru acces online si nearline automatizat.
a2) Benzi magnetice cu caracteristici WORM, utilizate in drivere speciale, care pot fi la fel de
sigure ca si un mediu magnetic WORM traditional (sunt benzi special securizate);
a3) Hard discuri WORM. Depozitarea pe discuri magnetice cu SW special pentru protectia
impotriva suprascrierii, stergerii si editarii. Un ex. este CAS (Content Addressed Storage –
stocare adresabila prin continut);
a4) Retele pentru stocare (Storage Networks), cum sunt NAS si SAN, care pot fi utilizate si
pentru stocarea protectoare, fara modificarea continutului;
a5) Microformele: microfilmele, aperture cards, jackets etc. care pot fi folosite pentru operatii de
backup a informatiilor care nu mai sunt de uz curent si nu necesita prelucrari electronice.
(Aperture card = suport hibrid, in esenta cartela perforata+microfilm. O zona apperture (fanta)
de pe acest tip de suport contine o imagine a unui document, pe microfilm de 35 mm,
documentul fiind uzual un desen ingineresc sau un plan (blueprint). In partea superioara
suportul are informatii inscriptionate despre desen (titlu, versiune, pag. etc) folosind codul
Hollerith. Se citeste cu un scanner special, care citeste perforatiile si scaneaza fanta.)
a6) Hartie.
 3.11. Aspecte particulare ale stocarii informatiei
J.B.O.D. (Just a Bunch of Disks) -> Cateva drivere de disc fizice
sunt combinate a.i. sa formeze unul singur, virtual. Se foloseste o
tehnica opusa partitionarii.
Controllerul considera fiecare driver virtual de acest tip ca si un
disc independent => fiecare driver este un disc logic independent.
Concatenarea nu furnizeaza redundanta datelor.
De exemplu JBOD ar putea concatena discuri de 3 GB, 15 GB, 5,5
GB si respectiv de 12 GB , obtinandu-se un sigur driver logic de
35.5 GB.
In Fig. , discul 0 are partitiile A1…A63, discul 1 are partitiile
(A64…A91), etc. Datele se considera dupa cum urmeaza: A64
urmeaza dupa A63, A92 urmeaza dupa A91 etc.
MAID = Massive Array of Idle Disks (Wiki) = sistem cu sute sau mii de HDD pentru
stocare de tip „nearline data storage”. Proiectat pentru aplicatii Write Once, Read
Occasionally (WORO). Este similar unui JBOD f. mare, dar suplimentat cu gestionarea
puterii.
Comparatie MAID vs RAID.
Avantaje MAID: densitate de stocare marita, cost mai mic
Dezavantaje: latenta mult mai mare (x10 sec); performante de iesire (throughput=
cantit.ate de date vehiculata/unitatea de timp) mult mai slaba si redundanta scazuta;
cerinte speciale de alimentare/racire.
Majoritatea HD-urilor sunt proiectate pentru rotire aproape continua => fiabilitatea
lor sufera daca sunt accelerate pentru a ajunge la viteza de rotatie nominala în mod
repetat.
MAID pot suplimenta sau înlocui bibliotecile de date în stiva ierarhica de
stocare.
Odata cu aparitia SATA, arhitecturile MAID au evoluat spre o noua platforma de
stocare pe termen lung, „online storage of persistent data”.
Sistemele de stocare pe disc de dimensiuni mari care folosesc MAID permit un
grad mare al „compactarii” driverelor (packaging of drives) si sunt proiectate pentru ca la
un anumit moment doar 25% din discuri sa fie supuse accelerarii/decelerarii.