PREZENTARE DE COMPANIE

Lorian Vintila Director Comercial

1

ISTORIA SI OBIECTIVELE COMPANIEI

Companie Romaneasca infiintata in 1999 Crestere exponentiala in ultimii 7 ani > 15.000.000 EUR turnover 2006 > 300 angajati

PROTECTIE, ACCES SI DISPONIBILITATE pentru INFORMATII (DATE SI DOCUMENTE)

2

CELE MAI PERFORMANTE PRODUSE

SOLUTII LA CHEIE PORTOFOLIU COMPLET 1. Solutii de Stocare si Infrastructura Critica IT 1. Solutii de stocare on-line, near-line si off-line 2. Solutii de Back-up & Restore (inclusiv LAN-free Back-up, Serverless Back-up, Remote back-up) 3. Solutii de Disaster Recovery / Business Continuity (inclusiv remote vaulting, remote replication, etc) 4. Solutii de arhivare date si managementul stocarii ierarhice 2. Solutii de Business orientate pe managementul documentelor si al continutului 1. Solutii de scanare si arhivare digitala 2. Solutii de managementul documentelor si al inregistrarilor 3. Solutii de fluxuri de lucru (workflow) si colaborare
4

SOLUTII LA CHEIE CENTRUL DE SOLUTII

SERVICII PROFESIONALE
1. Servicii externalizate de procesare a documentelor 1. Servicii de arhivare digitala si analogica 2. Servicii de procesare formulare / captura de date din formulare si introducere de date (data entry) 3. Servicii de gazduire si gestiune a aplicatiilor (ASP Application Service Provider) pentru solutii de Arhivare Electronica si Management al Documentelor si Fluxurilor de Lucru 2. Servicii externalizate de protectie a datelor 1. Back-up la distanta, replicare, centru de date (SSP - Storage Service Provider)
6

SERVICII PROFESIONALE CENTRUL DE CONVERSIE DOCUMENTE

Solutii pentru Managementul Creditelor

bazate pe EMC Documentum

Agenda
 Introducere EMC Documentum  Managementul contractelor

probleme, beneficii
 Star Storage solutie de

managementul contractelor dezvoltata pe platforma EMC Documentum

Agenda
 Introducere EMC Documentum  Managementul contractelor

probleme, beneficii
 Star Storage solutie de

managementul contractelor dezvoltata pe platforma EMC Documentum

10

EMC Documentum: Lider n gestiunea informatiilor

 Se focalizeaza de peste 15 ani in

tehnologii de gestiune a informatiei  Detine solutii la cheie pentru o gama larga de cerinte (document management, arhivare electronica, workflow, colaborare)  Arhitectura flexibila permite lucrul cu orice tip de document, in cele mai variate circumstante  Peste 1800 clienti din Global 2000 beneficiaza de solutia EMC Documentum (inclusiv membrii ai grupului Erste)

Portofoliul de solutii EMC Documentum este destinat in mod special gestionarii informatiei (date si documente)

11

Documentum: Lider n gestiunea informatiilor

Gartner Magic Quadrant, December 2004

12

Solutie Completa
Create / Capture


Manage / Process
Security and Audit trails Library Services Versioning Lifecycles and Workflows Renditions and Transformations Virtual Documents

Deliver / Retain/ Archive

Office Applications (MS Word)

  

Email

CD-Rom

Fax

XML Applications

 

Paper

Portals Wireless

Core Banking Applications

Enterprise Applications (ERP, CRM, etc.)

Scanned Images

Documentum ECM Platform Archival / Storage

Computer-Generated Documents (Reports)

13

Functionalitati platforma standard

Cum se prezinta sistemul utilizatorilor ?

Similar cu interfata Windows, familiara acestora Acces prin browser web, nu necesita instalare prealabila Ofera toate functiile dorite (ex. vizualizare, regasire, adaugare)
14

Functionalitati platforma standard

La ce este folosit?

Stocare documente (ex. imagini scanate) Reg sire documente Lucrul pe documente electronice

15

Functionalitati platforma standard

Cum se pot crea documente?
Drag & Drop din fisier Scanare documente Din Microsoft Office Direct in Documentum Fisier -> Creaza Nou

16

Functionalitati platforma standard

Electronic Document Management

Mai multe persoane lucreaza pe un continut unic

Control acces concurent

Gestionarea versiunilor documentelor

17

Functionalitati platforma standard

Cum se pot regasi documentele?

Cautare simpla (similar cu Internet)

Cautare avansata Cauta in: informatia atasata documentului (ex. numar, data) textul documentului (daca exista)

18

Functionalitati platforma standard

Gestiune fluxuri de lucru, activitati
Transmiterea lucrarilor

Inbox: notificari si sarcini de lucru

Rapoarte de activitate si de stare

19

Functionalitati platforma standard

Securitate

Autentificare pentru utilizatori Integrare AD Securitate la nivel de document Browse, Citire, Versiuni, Scriere, Stergere, etc. Permisiuni si restrictii la nivel de useri / grupuri / roluri
20

Webtop - 8
Integrare cu aplicatii de business (SAP, etc.)

Schimb de informatii cu alte sisteme

21

Agenda
 Introducere EMC Documentum  Managementul contractelor

probleme, beneficii
 Star Storage solutie de

managementul contractelor dezvoltata pe platforma EMC Documentum

22

Authoring Creare

Negotiation Negociere

Review

Approval Aprobare

Execution Executie

Archival Arhivare

Renewal Reinoire

 Scanare, Arhivare Electronica si Regasire  Document management (versiuni, check-in)  Workflow, Automatizare a Proceselor  Colaborare on-line
23

PROBLEME in MANAGEMENTUL CONTRACTELOR

24

MANAGEMENTUL CONTRACTELOR PROBLEME

Creare: Gestionarea procesului ce creare a versiunii finale a contractelor Negociere: gestionarea procesului de negociere a clauzelor contractului Aprobare: Gestionarea procesului de aprobare / semnare / arhivare a contractelor Derulare: Gestionarea evenimentelor asociate contractelor Reinoire: Gesionarea reinoirii contractelor
25

Contract

MANAGEMENTUL CONTRACTELOR

IMPACT ASUPRA BUSINESS-ULUI

Contract

Toti utilizatorii si participantii la procesul de creare / gestionare a contractelor au acces la o singura locatie pentru toate contractele si sabloanele de contracte Utilizarea modelelor (sabloanelor) de contracte si a mecanismelor de colaborare accelereaza procesul de creare a versiunii finale Utilizarea fluxurilor de lucru accelereaza procesul de aprobare / semnare Utilizarea de evenimente si alerte asociate permite luarea deciziilor asociate evenimentelor contractului in timp util.
26

MANAGEMENTUL CONTRACTELOR BENEFICII

Contract

Accesul la Informatie Eliminarea ineficientei, riscurilor si a costurilor asociate cu gestiunea documentelor pe hartie Consolidarea continutului intr-un depozit unic pentru imbunatatirea accesului la informatiile critice Optimizarea Proceselor Scurtarea ciclului de elaborare si aprobare / semnare a contractului Utilizarea notificarilor pe e-mail si a fluxurilor automatizate de lucru pentru a permite participantilor gestiunea eficienta a task-urilor Furnizarea unui serviciu de acces de tip self-service (auto-servire) la contracte si informatiile din cadrul acestora Imbunatatirea colaborarii intre departamente si cu terte parti externe Managementul Riscurilor Protejarea informatiilor confidentiale prin mecanisme robuste de securitate Fortarea respectarii procedurilor interne prin implementarea fluxurilor de automatizare a proceselor Utilizarea functiilor de Records Management pentru a asigura faptul ca contractele si documentele asociate sunt arhivate / pastrate corespunzator cu duratele stabilite 27

Agenda
 Introducere EMC Documentum  Managementul contractelor

probleme, beneficii
 Star Storage solutie de

managementul contractelor dezvoltata pe platforma EMC Documentum

28

Functionalitati Out-of-the-Box
Creare controloata si usoara a noilor contracte
  

Exista posibilitatea crearii contractelor din sabloane (modele) Generare automata a numerelor de contracte Facilitati de colaborare in interiorul si exteriorul organizatiei

Utilizare Continut, Automatizare activitati

  

Funcii de cautare si regasire avansate Gestionare de evenimente si notificari complexe asociate contractelor Arhivare contracte si Management al Inregistrarilor (declarare ca inregistrare, durate de pastrare)

Securitate usor de definit



Accesul la documente este bazat pe roluri. La fel, notificarile pot fi asociate numai cu anumite roluri.

Interfata de utilizare web



Utilizatorii pot accesa de pe orice statie de lucru informatiile, fara sa detina software specializat instalat 29

Dosarul Virtual al Contractului

Documente Hartie Documente/Dosare Virtuale
Dosare / Documente Compuse cu documente asociate
Contract Anexe Corespondenta Drafturi

Documente Electronice

Bill of Material

Facturi

Dosar Virtual Contract

Specificatii Analize Financiare

Scanare

Legatura cu sisteme externe ERP, CRM, etc.

Depozit de Continut

 Documentele anexa sunt asociate cu contractul

parinte

30

Utilizare Sabloane
 Standardizare contracte  Sursa unica, aprobata

pentru modele contracte

 Preconfigurate pentru

completare metadate variabile

 Fluxuri de lucru si cicluri

de viata asociate cu diverse sabloane de contracte

31

Vizualizare si Adnotari

Adnotarile sunt stocate separat de documentul original Documentul Original nu este afectat Adnotarile pot fi sau nu vazute, cautate de diversi utilizatori

32

Comparare Versiuni Documente

 Permite revizii paralele la documentul in lucru

33

Colaborare
Chat Discussions Notes Links Files Folders Inbox Poll Presence Calendar Project plans Databases Real-time
34

 Colaborare cu terte parti

din exteriorul organizatiei

Acces facil la informatiile asociate contractelor

Toate informatiile asociate contractului sunt accesibile usor

Configurare rapida a unui contract in functie de altele similare

35

Definire roluri in contracte (1)

Pentru fiecare contract se pot defini rolurile specifice si persoanele asociate

O persoana poate indeplini mai multe roluri

Rolurilor pot fi predefinite sau customizate

36

Definire roluri in contracte (2)

Categorii de documente definite pentru fiecare contract

Pentru fiecare categorie se pot defini permisiuni de acces

Automat, documentele scanate de un anumit tip se pot grupa in categorii

37

Arhivarea Electronica a Contractelor



Scanare contracte si documente asociate Extragere automata / manuala a metadatelor (campuri index) care identifica contractul in vederea regasirii ulterioare Indexare (catalogare) facila prin utilizare mecanisme OCR, database look-ups, liste de valori posibile, etc. OCR si indexare full text pentru cautare / regasire in continut
38

Utilizarea motorului de workflow de la nivelul platformei EMC Documentum Scalabilitate si performanta:

Milioane de tranzactii Miliarde de obiecte in depozitul de continut

Workflow Business Process Manager

Interfata GUI usor de folosit, de tip drag and drop pentru definirea fluxurilor de lucru care modeleaza procesele din cadrul organizatiei Permite fluxuri de lucru secventiale si paralele Business Process Services
39

Documentum Lifecycles
 Permite definirea de stadii in ciclul de viata al contractului  Promoveaza contractul in cadrul ciclului de viata ca parte a procesului

de business  Automatizeaza evenimentele asociate cu modificarea stadiilor din ciclul de viata al contractului Exemplu simplu de ciclu de viata al contractului:

Draft
Permissions: World - NONE HR - WRITE Version Label: Draft Storage Location: MSFS

Review
Permissions: World - NONE HR READ Managers RELATE Version Label: Review Storage Location: MSFS

Active
Permissions: World - Read Actions PDF Rendition Version Label: Active Storage Location: Discuri Fible Channel

Retired
Permissions: World None Admin - DEL Actions Store as Record Version Label: Archived Storage Location: Discuri S-ATA
40

Definire evenimente

Notificare personalizata in functie de rolul indeplinit in contract

Se pot defini evenimente si alerte singulare sau recurente

41

Vizualizare evenimente

Grupare a evenimentelor de la fiecare contract

Cele recurente se pot afisa simplificat, pentru a creste ergonomia

42

Calendar de evenimente saptmanal si lunar

Consolidare informatii din toate contractele asociate utilizatorului

43

Notificari si acces de tip Self-Service

 Reduce time spent locating

and distributing copies of contracts

 Alert workers to perform a
Contract

Email Integration

task using email notifications integrated with workflow

 Automatically distribute

Documentum Client

contracts to a Documentum group

Website

 Automatically publish

contracts to an intranet via Documentum clients, websites, or portals

 Provide self service access

Portal

44

Monitorizare
Integrat cu aplicatie de utilizare standard Documentum

Prezentare rapida, personalizata a contractelor relevante

45