Managementul Documentelor

TIC - Managmentul documentelor - Suport de curs
1.1 Obiective si noiuni generale

Sistemele informatice de gestiune a documentelor au aprut ca
soluie la problemele actuale din domeniu. Statisticile au artat c pentru
ncheierea unei tranzacii, n prezent, sunt necesare de dou ori mai
multe documente dect n urma cu cinci ani. De asemenea, introducerea
ntr-o organizaie a unui sistem de asigurare a calitii, condiie
obligatorie pentru firmele care doresc s se ncadreze standardelor
europene, aduce cu sine un volum impresionant de documente care
trebuie s circule n interiorul firmei sau n relaiile cu partenerii.

Sistemele informatice de gestiune a documentelor
sunt sisteme informatice care fac posibil circulaia
documentelor n interiorul organizaiei n diverse scopuri
legate de informare, verificare, aprobare sau modificare,
permit stocarea i regsirea documentelor aflate n orice
format electronic, avnd posibilitatea de a ti n orice moment starea n
care se afl un document (trimis spre verificare, spre aprobare, sau fiind
deja aprobat/respins) cu faciliti de conectare la alte sisteme
informatice sau dispozitive electronice.

De exemplu, prin conectare la dispozitive de scanare pot fi introduse
automat n sistem documentele tiparite pe hrtie.

Managementul documentelor este un domeniu al crui potenial nu a
fost nc explorat la maxim. Dei documentele sunt suportul pentru orice
tranzacie, fie ea intern companiei sau n relaiile cu terii, companiile
raman fidele formatului fizic al documentului. Preul acestei fideliti este
alocarea de resurse suplimentare fr a contribui ns la creterea
productivitii personalului. Volumul de documente crete pe msur ce
activitatea se dezvolt, iar timpul i munca alocate identificrii acestora
crete proporional. O conectare global prin intermediul documentelor
nu va avea ca efect obligatoriu apariia birourilor fr hrtie. Tehnologiile
care permit administrarea i gestionarea documentelor, fr necesitatea
de a le tipri, cresc semnificativ cantitatea de informaie nglobat n
documentele unei firme, aceasta putndu-se dubla chiar anual. Totui,
noile structuri administrative, noile tehnici i strategii vor sprijini
comunicarea i colaborarea n sensul mririi eficienei i a gradului de
satisfacie n munca cotidian. n practica, n prezent, tendinta este de a
avea n vedere managementul documentelor pe baza de hartie cat i al
celor n format electronic, digitizat.

In cadrul unei organizaii exista procese ce implica operaiuni pe
documente. Printre cele mai importante categorii de procese se pot
mentiona procese de administrare a documentelor i procese de afaceri.

Procesele de administrare a documentelor sunt
procesele care includ activitile de management a
documentelor ca pe orice resurs organizaional.
Procedurile de administrare a acestora depind de nivelul
de importan a unui document.

Pentru definirea unor politici corecte de utilizare i stocare a
documentelor se efectueaz o clasificare a documentelor dup nivelul
de importan al acestora, astfel:
Documentele de interes general includ toate documentele importante
ale organizaiei necesare n raporturile cu alte organizaii sau pentru
fundamentarea deciziilor tactice i strategice, aflate ntr-o faz final de
procesare.
Documentele de lucru sunt documente elaborate de diverse grupuri din
cadrul organizaiei, n funcie de politicile, programele i interesele
managementului, care pot deveni, dup finalizarea procesrilor,
documente de interes general.
Documentele de interes individual reprezinta note personale, agende i
informaii organizate pentru rezolvarea activitilor de serviciu. Acestea
pot fi utilizate pentru elaborarea documentelor de lucru.
Documentele private sunt documente de interes personal acceptate de
organizaii din punct de vedere moral. Acestea pot fi CV-uri, e-mailuri
personale, agende telefonice etc.

Procesele de afaceri sunt acele procese care includ
activitile de creare, actualizare i revizuire a
documentelor n timpul desfaurrii activitilor de afaceri. Principalele
categorii de procese de afaceri sunt:
Procese de afaceri organizate n jurul produciei sau activitilor de
baz care genereaz urmtoarele tipuri de documente: Convenii
internaionale, anexe i amendamente, proceduri pentru lansarea i
execuia produciei; Recomandri internaionale n domeniul
standardelor tehnice (documente n lucru sau standarde finale); Fie de
producie standard, design industrial, mrci nregistrate. Caracteristicile
documentelor generate de aceast categorie de procese
sunt: procedurale, puternic structurate; formatele de prezentare
standard i finale; control strict asupra fluxului de lucru, de la creare
pn la versiunea final; importan deosebit n managementul
integritii acestora.
Procese de afaceri pentru fundamentarea deciziilor, aciunilor tactice i
strategice genereaz urmtoarele tipuri de documente: Proiectele de
cooperare tehnice (documentele proiectului), programele i proiectele
regionale (rapoarte program, rapoarte de ar); Proiecte de cooperare
economic (asisten n domeniul elaborarii strategiilor de dezvoltare i
coordonare a afacerilor); Contracte, memorandumuri etc.
Procese de afaceri pentru dezvoltarea cunoaterii i diseminarea
informaiilor care utilizeaz documentele pentru achiziia, organizarea,
stocarea i diseminarea informaiilor: Informaii economice, sociale i
demografice pe zone geografice (studii economice, anuare statistice,
alte rapoarte); Informaii educaionale, tiinifice i culturale; Informaii
privind drepturile omului, realizarea cerinelor de baz i dezvoltarea
oportunitilor; Studii de pia etc.
Procese orientate ctre guvernarea organizaiilor care genereaz
documente necesare persoanelor cu nalte funcii de decizie i
conducere a afacerilor: Documente necesare Consiliului Director,
Guvernului i altor mecanisme executive; Documente ale sesiunilor
Consiliilor de Administraie, Adunrilor generale, Consiliilor de
Securitate, Parlamentului etc.
Procese orientate ctre managementul i desfurarea funciilor
administrative genereaz "documentele departamentale": Proceduri
interne de organizare i desfurare a activitilor; Documente interne
de lucru i analiz; Rapoarte asupra activitilor realizate n deplasrile
externe etc.

Test de autoevaluare 1.1.

Presupun c ai reinut unele elemente interesante
despre necesitatea sistemelor informatice de gestiune a
documentelor i despre procesele din cadrul unei
organizaii ce implica operaiuni pe documente.

1. Care este condiia obligatorie ca firmele s fie
incadrate n standardele europene?
2. Cum pot fi introduse automat n sistemul informatic documentele
tiparite pe hartie?
3. Care sunt tipurile de procese din cadrul unei organizaii ce implica
operaiuni pe documente?
4. Cum se pot clasifica documentele dup niveul de importanta al
acestora?
5. Ce sunt procesele de afaceri din perspectiva managemetului
documentelor?

Comentariile la ntrebrile din testele de autoevaluare le vei gsi la
sfritul acestei uniti.

1.2 Problematica gestiunii documentelor n cadrul unei organizaii
Istoria sistemelor pentru managementul documentelor
cunoate dou mari perioade de evoluie. Primele soluii
dezvoltate erau sisteme n cadrul crora scopul era n
principal arhivarea electronic, reprezentnd o alternativ
la micrografie. n acea perioad, 90% dintre soluii erau
concentrate n domeniile de administraie public i bnci-
asigurri. A doua perioad ncepe n 1995 odat cu evoluia
reelelor, a soluiilor multimedia i a informaticii n general.
Astfel documentul electronic a devenit multimedia: nu mai
este vorba numai despre texte, dar i despre imagini, sunet,
video, etc. ce pot fi integrate. Un mare progres ce a fost
realizat se refer la capacitile mari de stocare sau la costuri
din ce n ce mai sczute (de exemplu, DVD-urile). Au aprut
din ce n ce mai multe standarde referitoare la protocoalele
de reele, la sistemele de exploatare i la conectivitatea ntre
diferitele platforme, iar interfeele om-main s-au simplificat
mult pentru a face tehnologiile informatice accesibile
persoanelor cu competente informatice minime.

Justificarea achiziionrii unui sistem de managementul
documentelor devine astfel, parte important i integrant a
sistemului informaional al organizaiilor i joac, din acest moment,
un rol economic i strategic deoarece prin utilizarea i administrarea
eficient a informaiei se poate obine un avantaj competitiv. Aceasta
este, de fapt, viziunea care trebuie conferit unui sistem de
managementul documentelor: componenta unui sistem de informare
i de comunicare, ce integreaz tehnologiile de varf din domeniile
multimedia i ale telecomunicaiilor.

Cele mai multe firme folosesc att stocarea clasic, ct i pe cea
electronic. n funcie de specificul activitii, de fluxul i volumul
documentelor, problema stocarii este identificat mai devreme sau
mai trziu. Stocarea electronic n cadrul acestor companii
presupune fie utilizarea unei aplicaii de management al
documentelor, stocarea documentelor pe server-ul local,
fie realizarea copiilor de siguran pe CD-uri sau DVD-uri la un anumit
interval de timp. Stocarea tinde s devin o problem odat cu
extinderea activitii firmelor, a creterii numrului de tranzacii
comerciale sau dup o perioada mai lunga de funcionare. Stocarea
clasic a documentelor prezint inconvenientul alocrii unui spaiu
fizic de depozitare, a identificrii ulterioare greoaie i a consumului
de timp pentru regsirea documentelor.

Documentul este un instrument important de comunicare ntre
departamentele unei firme. Monitorizarea i controlul documentelor,
organizarea documentelor, rapiditatea lurii deciziilor la nivel de
conducere i la nivel departamental sunt motivaii ale importanei
acordate circuitului informaional. Preocuparea principal legat de
documentele unei firme este ndreptat ctre modalitatea de
organizare a acestora deoarece se dorete monitorizarea fluxului
informaional intern.

Necesitatea de comunicare interna a organizaiei. Documentul este
un instrument important de comunicare intre departamentele unei
organizaii, intre locatiile acesteia i n discutiile cu terti. Monitorizarea
i controlul documentelor, organizarea documentelor interne sau
externe, rapiditatea luarii deciziilor la nivel departamental
sunt motivatii alenecesitatii de comunicare interna a unei organizaii.

Exemple.
1. Scenariu simplu. Un sistem informatic de managementul docume
ntelor poate fi utilizat pentru a stabili a. Activitatilecare trebuie realiz
ate intr-o organizaie; b. Responsabilii acestor activitati.
Scenariul ar fi urmatorul.
Pas1. Mihai este initiatorul i introduce o sarcina n sistem i aloca u
n responsabil, Andrei. Andrei primeste nmod automat un e-
mail prin care este notificat de noua sarcina.
Pas 2. Andrei termina partea lui din sarcina,
intra n sistem, scrie un comentariu la sarcina, dup care modi
ficaresponsabilul, pe colegul sau George. Este randul lui
George s efectueze sarcina.
Pas 3. George primeste automat un email prin care
e notificat ca sarcina respectiva a trecut n responsabilitatealui
i ca se asteapta actiunea din partea lui pentru a progresa.
Pas4. George termina sarcina i o trece din starea in lucru n st
area finalizat.
Pas5. Mihai primeste automat un email n care este notificat de f
aptul ca sarcina a fost finalizata.
Pas 6. La final, Mihai tipareste un raport cu evolutia sarcinii,
cum au colaborat membrii grupului, comentariile cares-
au facut pe parcurs i performanta individuala a fiecaruia.

Acesta este un exemplu foarte simplu
de utilizare a unei soluii de managementul documentelor intr-o firma
de 3oameni. n acest caz, activitatea este privita ca un document
care circula intre angajati. Insa fluxul de lucru poate fidezvoltat mult
mai mult, n functie de cerinele specifice fiecarei firme.
2. Arhivare electronica. Soluiile de arhivare electronica sunt din ce
n ce mai mult utilizate de catre marile companii iinstitutii publice pe
ntru a proteja documentele originale contra degradarii fizice. Sunt d
ese situatiile n care este nevoiede continutul unui document i nu
de documentul fizic insusi. n aceste condiii, posibilitatea de
a consulta copiaelectronica a documentului este soluia ideala pentr
u prelungirea duratei de viata a documentelor originale. Mai mult,ac
este soluii permit regasirea informatiilor cheie intr-
un timp cat mai scurt, n condiii de securitate i access controlat.


Completai spaiile libere sau alegei varianta corect
pentru urmtoarele ntrebri. Fiecare ntrebare
valoreaz 20 de puncte. Punctaj minim: 80

1. ___________ este un instrument important de
comunicare intre departamentele unei organizaii.

2. Costurile scazute i ________________ sunt cei doi
factori de baz ce au determinat progresul sistemelor
de management al documentelor.

3. Identificai care dintre urmtoarele probleme nu apar
n stocarea clasica a documentelor:
a. Alocarea spatiului fizic de depozitare
b. Consum mare de timp
pentru regasirea documentelor
c. Identificare ulterioara greoaie
d. Defectarea serverului local

4. Identificai care din urmtoarele avantaje nu este
asociat arhivarii electronice:
a. Timp scurt de regasire a informatiilor cheie
b. Securitatea i controlul accesului
c. Spatiu fizic mare de depozitare
d. Prelungirea duratei de viata a documentelor
originale

5. Arhivarea electronica n cadrul unei organizaii
presupune utilizarea unei aplicaii de
_____________________________ .

1.3 Cerine generale ale sistemelor informatice de gestiune a documentelor
1.3.1. Cerine funcionale i de calitate

Un sistem informatic de management de documente conine
aplicaii uor de utilizat, foarte intuitive i bine organizate.
Cerinele funcionale i de calitate prioritare pentru un sistem
informatic de gestiune a documentelor trebuie s includ
referiri la urmtoarele probleme:

Stocare. Unde i n ce condiii, n ce formate se stocheaz, se
pot salva sau arhiva documentele? Un sistem de gestiunea
documentelor trebuie s permit stocarea oricrui tip de
document. De asemenea, acest sistem trebuie s fie extensibil
n sensul ca s ofere posibilitatea definirii unor noi tipuri de
documente.
Catalogare, organizare, indexare. Care sunt procedeele care
fac posibile catalogarea i organizarea documentelor introduse
n sistem? Ce tip de indexare aplica sistemul, ce date se vor
stoca pe parcursul indexrii documentelor astfel nct pe
parcurs ne vor ajuta n regsirea documentelor?
Securitatea documentului i a sistemului. Cum se poate accesa
documentul, cum e protejat la accesare neautorizata, la citirea
sau imprimarea de ctre persoane neautorizate, sau chiar la
tergerea acestora? n ce msur utilizatorii pot intra n sistem,
cum pot fi gestionai pentru a-i aduga la diferite grupuri de
drepturi? Cum se poate urmri activitatea utilizatorilor din punct
de vedere al securitii i al criteriilor de performanta, ce fiiere
log se pot obine privind activitatea utilizatorilor? Sistemul de
gestiune a documentelor trebuie s fie un sistem deschis astfel
nct s poat fi utilizat de toi membrii unei organizaii. Pentru
realizarea acestei cerine se ia n consideraie asigurarea
securitii acestuia. Securitatea presupune definirea unor
drepturi de acces utilizatorilor n funcie de rolul fiecrui
utilizator n cadrul organizaiei.
Protecia fa de calamiti. Cum asigura i protejeaz un astfel
de sistem continuitatea mersului afacerii n caz de calamiti?
Sunt necesare soluii de garantare i dup cat timp se poate
restabili accesul la documente n cazul unor probleme minore
sau majore.
Casare, perioada de stocare. Cat timp trebuie s se pstreze
documentele n sistemul electronic de management al
documentelor, cnd se pot casa, cnd se poate i care sunt
acele documente care trebuie stocate n arhiva?
Arhivare. Cum se poate asigura dreptul de accesare ulterioara
a documentelor salvate, arhivate i stocate?
Partajare, repartizare, lucrul n echipa. Cum se poate oferi
accesibilitate la documentele necesare acelor grupuri din
organizaie pentru a-i desfura activitile? Cum se poate
lucra, aproba n comun aceste documente?
Fluxuri de lucru. Ce sprijin ofer sistemul de management al
documentelor diferitelor procese pentru gestionarea
activitilor? Comparativ cu sistemele manuale, fluxul automat
de documente prezint numeroase avantaje. Se pot evidenia
beneficiile rezultate din rutarea automat, integrarea modulelor,
monitorizarea activitilor, notificarea automat a problemelor,
folosirea grupurilor de lucru, faciliti n urmrirea
documentelor. Sistemul trebuie s ofere un mediu organizat,
controlat i coordonat de aciuni. Aciunile pot fi de creare,
acces, vizualizare i modificare a documentelor.
Emiterea documentelor. Majoritatea sistemelor de
management al documentelor nu ofer funcia de emitere a
documentului.
Suportul pentru circulaia documentelor pe trasee ierarhice ce
pot fi precizate dinainte sau definite de ctre autorul unui
document, cu posibilitatea aprobrii sau respingerii acestora.
Suportul pentru crearea standardizat, distribuirea i
circulaia informaiilor i a documentelor interne dintr-o firm,
precum i a celor generate n relaia cu alte organizaii,
asigurndu-se, n acelai timp, standardele dorite de securitate
i confidenialitate.
Suportul pentru urmrirea strii documentelor, n
diferitele stari prin care trec acestea, cu evidenierea modului
de rezolvare a documentelor. Sistemul trebuie
s permita persoanelor autorizate din organizaie s cunoasc
n orice moment unde se afl un document i care este starea
acestuia, prin nregistrrile care se fac asupra documentelor.
Suportul pentru obtinerea rapida de rapoarte. n acest mod
se ofera posibilitatea de a obine rapid statistici i situaii privind
dosarele rezolvate sau n lucru.
Suportul pentru notificari. Sistemul ar trebui s integreze un
modul de mesagerie electronic. Acest modul este necesar
pentru comunicaii rapide i sigure n interiorul organizaiei sau
cu alte organizaii sau ageni economici conectai la Internet.
Interfata cu utilizatorul. Sistemul de gestiune a documentelor
trebuie s ofere utilizatorilor o interfata grafica simpla i
ergonomica, accesibila prin intermediul unui browser de Web
(de exemplu, Microsoft Internet Explorer). De asemenea,
trebuie s existe posibilitatea configurarii interfetei cu
utilizatorul astfel incat utilizatorul
s isi poata selecta functionalitatile preferate.

1.3.2. Soluii actuale pentru managementul documentelor

n prezent, principalele tipuri de soluii pentru managementul
documentelor se refer la bibliotecile de documente i aplicaiile de
flux de lucru. n aceste categorii se pot evidentia soluiile pentru
digitizarea documentelor, soluiile pentru
gestiunea continutului informational, soluiile de livrare i publicare
a continutului, soluiile de pastrare i arhivare, soluiile flexibile de
arhivare i soluiile de managementul documentelor n interiorul unei
organizaii. n continuare se vor detalia principalele probleme
rezolvate de aceste soluii.

Biblioteci de documente. Elemente centrale al unui sistem de
management de documente, bibliotecile de documente conin:
documente relative la un proiect; proceduri ale sistemului calitii,
manualul calitii; norme, proceduri, regulamente care trebuie
consultate de personal; documente interne etc.

Aplicaii de flux de lucru. Documentele ntr-o organizaie nu sunt
statice. Ele sunt create, modificate, distribuite pe trasee clar definite.
De aceea, sistemele de management de documente conin aplicaii
de flux de lucru care determin cu precizie unde se trimite un
document, dac a ajuns la destinaie, cnd a fost redirectat i care
este statutul lui la un moment dat. Printre aplicaiile de flux se pot
aminti: Informaii trimise din/n sistemul intern spre
informare/aprobare; Planuri de Rapoarte de activitate; Referate, Note,
Cereri (Cereri de Concediu, Cereri de Transport, Cereri de Achiziii);
Generare i publicarea de politici pentru asigurarea calitii, a
politicilor de resurse umane; Transmiterea spre aprobare a
documentelor cerute de procedurile sistemului calitii, cu multiple
aprobri; Tratarea neconformalitilor.

Soluii pentru digitizarea documentelor. Astfel de soluii
sunt oferite de n diverse arii de activitate precum finante-
banci, industrie, productie, justitie, guvern
i administratie. O posibila soluie permite crearea sau captura,
gestiunea, livrarea, arhivarea i stocarea n forma finala a
documentelor. De asemenea, ofera suport pentru controlul
organizaiilor asupra crearii i conversiei informatiilor prin: integrare cu
instrumente de creare a documentelor - soluiile se integreaza cu toate
instrumentele standard de creare a continutuluicum ar fi documentele
de birou, desene realizate pe diverse sisteme de calcul - CAD,
multimedia, documente XML sau pagini web; scanare i prelucrare a
imaginilor; prelucrare de formulare companiile pot prelucra eficient
n mod automatizat informatiile din formularele completate de clienti;
gestionarea rapoartelor i situatiilor pentru arhivarea istorica prin
captarea n mod automat a rapoartelor electronice generate de
sisteme precum ERP sau CRM pentru a le stoca atat n vederea
analizei de catre cei interesati, cat i arhivarii pe termen lung.

Soluii pentru gestiunea continutului informational. Soluiile din
aceasta categorie stocheaza orice tip de continut intr-un depozit
unitar, crescand viteza de acces la informatie i oferind servicii
complete de gestiune a acesteia. Controlul versiunilor
se efectueaza prin urmarirea versiunilor unui document pentru a se
asigura faptul ca membrii echipei de lucru acceseaza permanent
versiunea corecta a informatiei. Biblioteca de documente este oferita
prin utilizareafunctiilor de tip check in/out care elimina duplicarea
eforturilor. Permite rutarea automata a documentelor atat n cadrul
unei organizaii, cat i cu parteneri externi. Documentele parcurg un
ciclu de viata propriu, trecand printr-o serie de staricum ar fi Aprobat,
Publicat, Suspendat sau Arhivat. Securitatea pentru controlul
accesului integreaza tehnologii LDAP (Lightweight Directory Access
Protocol), SSL (Secure Sockets Layer) i suport
pentru semnatura digitala. Soluiileofera audit de acces prin care
orice actiune realizata asupra continutului gestionat
este auditabila pentru a se asigura conformitatea cu legile
i reglementarile n vigoare. Aria de acces la informatiile existente
este largita prin posibilitateatransformarilor automate sau la cerere
dintr-un anumit format n altul (de exemplu
din prezentari MS Powerpoint n documente Adobe PDF). Utilizatorii
au posibilitatea de a crea documente virtuale, acestea fiind
documente complexe prin combinarea unor documente individuale
astfel incat s se poata lucra separat, simultan pe componente
cumentinerea n acelasi timp a intregului. Cautarea n text complet
permite angajatilor s navigheze prin seturi mari de documente fara a
fi necesara cunoasterea organizarii exacte a bibliotecii de informatii.
Prin astfel de functii, beneficiarii unei astfel de soluii au tot suportul
informatic necesar i isi pot
concentra atentia asupra activitatilor specifice organizaiei.

Soluii de livrare i publicare a continutului. Prin astfel de
soluii organizaiile pot s reutilizezeinformatia pentru mai
multe canale de distribuie, s
personalizeze interactiune cu beneficiarii i s asambleze documente
complexe, cum ar fi cele tehnice cu cele juridice. Aceste operaii
sunt sustinutede un suport nativ pentru XML, de servicii de distribuie
a continutului, servicii de creare dinamica a continutului i globalizare.
Astfel se ofera separarea informatiei n formate multiple prin XML.
Documentul poate fi livrat la momentul potrivit n formatul corect prin
definirea de abonamente personalizate care fac posibila
automatizarea livrariidocumentelor. Prin definirea unor reguli pentru o
arie de activitati specifice unui grup de lucru se permite crearea n mod
automat a unui volum mare de documente. Pentru o
organizaie multinationala, globalizarea ofera suport
caaceeasi informatie s fie disponibila n mai multe limbi.

Soluii de pastrare i arhivare. Organizaiile pot s
desemneze anumite documente ca
fiind inregistrariistorice i s le pastreze n
concordanta atat cu legile n vigoare, cat i cu bunele
practici. Inregistrarileistorice sunt mentinute intr-o stare prin care nu
pot fi schimbate i pot fi accesate numai conform politicilor definite la
nivelul organizaiei. n combinatie cu soluiile de stocare electronica
pe medii nealterabile, aceste soluii
corespund atat reglementarilor nationale de arhivare electronica, cat
i a celor regionale. Prin folosirea unor standarde deschise ca J2EE,
XML i .NET se permite aplicarea lor n orice mediu informatic, i
se inlesnesteintegrarea cu aplicaiile i sistemele deja existente.
Soluiile pot fi independente de platforma, portabile fara modificaripe
diferite sisteme de operare (Windows, Unix, Linux) i pot fi folosite
n combinatie cu cele mai utilizate platforme de aplicaii ca
IBM WebSphere, BEA WebLogic, SAP, PeopleSoft, etc. Astfel de
soluii pot fi realizate n scopuldezvoltarii pe masura ce necesarul
de informatie creste.

Soluii flexibile de arhivare. Aceste soluii au aprut pentru
rezolvarea unor probleme specifice decrestere a
eficientei activitatilor de regasire a documentelor salvate
pe hartie i de minimizare sau eliminare a erorilor umane
de pierdere a documentelor din timpul procesului de
arhivare. Productivitatea angajatilor unei organizaii creste prin
minimizarea numarului erorilor i reducerea timpului necesar
procesului de arhivare. Soluiile existente sunt complete prin
combinare de hardware cu software intr-un echipament digital
ce ofera un display de operare n scopul arhivarii. Accesul la date se
poate face prin intermediul unui instrument de navigare pe web din
orice locatie. Fiecare document arhivat n format PDF
este insotit de un document sursa n format text obtinut prin tehnica
OCR (Optical Character Recognition) aplicata fisierului initial. n acest
mod se permite re-editarea i cautarea dup cuvinte cheie. Prin astfel
de soluii de arhivare electronica se obtine o reducere a costurilor de
pana la 70% fata de arhivarea clasica.

Soluii de managementul documentelor n interiorul unei
organizaii. Acestea au rolul de a coordona fluxul
documentelor n cadrul organizaiei. Se poate astfel crea i
stabili traseul n interiorul organizaiei, specifica drepturile
unui utilizator asupra unui document, analiza rezultate i efectua
depozitarea unui document n arhiva pentru consultari ulterioare.
Soluiile implementeaza standardul ISO 9001 pentru calitate, prin
transparenta i eficacitatea n crearea, transportul i distribuia
documentelor. Orice document care circula n sistem este construit pe
baza unui model predefinit, numit template. O astfel de aplicaie
permite definirea unui set de modele de documente specifice activitii
fiecrei organizaii, modele de proceduri ISO 9001 prin care
se definestemodul de circulatie a documentelor create, modele de
audit ISO 9001 prin care se stabileste modul de control al
documentelor. Soluiile de acest tip au doua componente, i anume
componenta pentru crearea template-urilor i componenta pentru
managementul documentelor. Un template defineste doar structura
documentului, iar managementul documentelor se realizeaza prin
intermediul unei aplicaii accesibila online din intranet sau prin
Internet, conform politicii organizaiei.

Crearea unui document presupune parcurgerea a trei pai:

Pasul 1. Selectarea unui template.
Pasul 2.Stabilirea traseului documentului. Un astfel de traseu se poate
defini pe mai multe niveluri astfel incat utilizatorii de pe acelasi nivel
s primeasca simultan documentul, iar trecerea documentului pe
nivelul urmator s se realizeze doar dup ce acesta a fost completat
de catre toti utilizatorii nivelului curent.
Pasul 3. Stabilirea drepturilor pentru utilizatori, care se refera la
drepturi de citire, scriere sau interzis asupra documentului la nivel
de campuri.


Alegei varianta corect pentru urmtoarele ntrebri.
Fiecare ntrebare valoreaz 20 de puncte. Punctaj
minim: 80

1. Sistemul de gestiunea documentelor este extensibil
dac

a. ofer suport pentru securitatea documentelor
b. ofer posibilitatea definirii de noi tipuri de documente;
c. ofer suport pentru urmrirea strii documentelor;
d. ofer mecanisme de notificare.

2. Identificai care din urmtoarele actiuni nu pot fi controlate
i coordonate de un sistem de gestiune a documentelor:

a. crearea unui document;
b. accesul la un document;
c. vizualizarea unui document;
d. reducerea duratei de viata a documentelor.

3. Care
din urmatoarele afirmatii este nu este adevarata despre
soluiile pentru digitizarea documentelor:

a. Sunt oferite doar pentru guvern i administratie ;
b. Se integreaza cu instrumente standard de creare a
desenelor CAD;
c. Permite arhivarea i stocarea documentelor;
d. Permite gestionarea rapoartelor electronice generate
de sisteme ERP.

4. Care din urmatoarele afirmatii este adevarata despre
soluiile pentru gestiunea continutului informational:

a. Nu realizeaza controlul versiunilor din motive de
securitate;
b. Rutarea documentelor catre parteneri externi
se realizeaza manual;
c. Pentru a face cautarea documentelor, utilizatorii nu
trebuie s cunoasca organizarea exacta a bibliotecii;
d. Utilizatorii nu pot crea documente virtuale.

5. Care din urmatoarele afirmatii este nu adevarata despre
soluiile de livrare i publicare a continutului:

a. Soluiile sunt sustinute prin servicii de distribuie
a continutului;
b. Ofera servicii de creare dinamica a continutui;
c. Nu pot oferi suport de globalizare;
d. Permit separarea informatiei n formate multiple prin
XML.

6. Care din urmtoarele afirmaii este nu adevrat despre
soluiile de pstrare i arhivare:

a. Permit pstrarea nregistrrilor istorice conform
legilor n vigoare;
b. In prezent exista doar soluii pentru un singur sistem
de operare;
c. Permit accesul la documentele istorice numai
conform politicilor definite la nivelul organizaiei;
d. Se integreaz n alte aplicaii dezvoltate cu
IBM Websphere.

soluiile flexibile de arhivare:

a. Rezolva probleme specifice de eficienta regsirii
documentelor;
b. Nu in cont de problema erorilor umane;
c. Sunt realizare pe un echipament digital particularizat
pentru arhivare;
d. Fiecare document este arhivat n format PDF i
format text.

soluiile de managementul documentelor n interiorul unei
organizaii:

a. Au rolul de a coordona fluxul documentelor n cadrul
unei organizaii;
b. Orice document care circula n sistem este realizat
pe baza unui template;
c. Sistemul creeaz doar template-ul documentelor;
d. Implementeaz standardul ISO 9001 pentru calitate.

implementarea standardului ISO 9001 pentru calitate n
sistemele de managementul documentelor:

a. Definete un set de modele de documente
specifice fiecrei organizaii;
b. Definete un set de modele de proceduri pentru
modul de circulaie al documentelor;
c. Definete un set de modele de audit pentru modul
de control al documentelor;
d. Definete un set de modele accesibile online doar
din intranet i nu in cont de politica organizaiei.

10. Identificai care din urmtoarele cerine nu este
necesara sistemelor de management al documentelor:

a. Sistemul nu necesit interfa grafic cu utilizatorul;
b. Sistemul trebuie s ofere suport pentru notificri;
c. Sistemul trebuie s ofere suport pentru urmrirea
strii documentelor;
d. Sistemul trebuie s ofere suport pentru circulaia
documentelor.

Am ajuns la sfritul unitii de nvare nr. 1.
V recomand s facei o recapitulare a principalelor
elemente prezentate n aceast unitate i s revizuii
obiectivele precizate la nceputul unitii.

Este timpul pentru ntocmirea Lucrrii de verificare nr. 1.
Coninutul lucrrii se gsete la paginile 18 i 19.

Rspunsuri i comentarii la ntrebri

Testul 1.1. :
1. sistemul informatic de managementul documentelor;
2. prin dispozitive de scanare;
3. procesele de administrare a documentelor i procesele de
afaceri;
4. documente de interes general, documente de lucru,
documente de interes individual, documente private;
5. Procesele de afaceri sunt procesele care
includ activitati de creare, actualizare i revizuire a
documentelor n timpul desfasurarii activitatilor de afaceri

Testul 1.2 :

1. Documentul; 2. Capacitatile mari de stocare; 3. d; 4. c;
5. Managementul documentelor

Testul 1.3. :

1.b; 2. d; 3. a; 4. c; 5. c; 6. b; 7. b; 8. c; 9. d; 10. a

LUCRAREA DE VERIFICARE NR. 1

INSTRUCIUNI

Lucrarea de verificare al crei coninut este
prezentat mai jos, v solicit unele activiti care
necesit cunoaterea unitii de nvare 1. Pe
prima pagin a lucrrii se vor scrie urmtoarele
informaii: Numele acestui curs (Curs
Managementul Documentelor), numrul lucrrii
de verificare (Lucrarea de verificare nr. 1),
Numele cursantului.

V recomand s scriei clar rspunsurile la ntrebri. V
recomand ca pentru fiecare rspuns s v limitai n
medie la aproximativ o jumtate de pagin, adic s
formulai rspunsurile n aproximativ 200 de cuvinte.
Pentru unele ntrebri rspunsurile pot fi mai scurte,
pentru altele rspunsurile pot fi ceva mai lungi.

1. Pentru nceput doresc din partea dumneavoastr o
prezentare scurt din domeniul n care activai. Care
sunt ateptrile dumneavoastr la terminarea acestui
curs?
2. Inserai rspunsul la ntrebarea 4 din testul de
autoevaluare 1.1.
3. Cum se pot clasifica documentele dup nivelul de
importanta al acestora .
4. Care sunt cerinele specifice interfeei cu utilizatorul
pe care o ofer un sistem de managementul
documentelor.
5. Cum sunt implementate cerinele specifice de livrare
i publicare a coninutului?
6. Ce probleme rezolva soluiile flexibile de arhivare?
7. Care sunt paii ce trebuie parcuri la crearea unui
document prin soluiile de managementul documentelor
n interiorul unei organizaii.
8. Discutai despre cum se implementeaza standardul
ISO 9001 pentru calitate prin sistemele de management
al documentelor?
9. Discutati despre problema cerinelor de securitate
pentru sistemele de managementul documentelor?
10. Enumerai trei soluii existente de managementul
documentelor i prezentai pe scurt problemele pe care
acestea le rezolva.
11. n final v invit s transmitei orice ntrebare legat
de unitatea de nvtare 1, de testele de autoevaluare i
s facei orice comentariu asupra coninutului acestora.
Punctele dumneavoastr de vedere sunt binevenite
pentru mbuntirea coninutului prezentului curs.

Sinteza

Sistemele informatice de gestiune a documentelor sunt
sisteme informatice care fac posibila circulaia
documentelor n interiorul organizaiei n diverse scopuri
legate de informare, verificare, aprobare sau modificare,
permit stocarea i regsirea documentelor aflate n orice
format electronic, avand posibilitatea de a sti n orice
moment starea n care se afla un document (trimis spre
verificare, spre aprobare, sau fiind deja aprobat/respins)
cu faciliti de conectare la alte sisteme informatice sau
dispozitive electronice.
In cadrul unei organizaii exista procese ce implica
operaiuni pe documente. Printre cele mai importante
categorii de procese sunt procesele de administrare a
documentelor i procesele de afaceri.
In definirea unei politici corecte de utilizare i stocare a
documentelor se efectueaz o clasificare a documentelor
dup nivelul de importan al acestora n documente de
interes general, documente de lucru, documente de
interes individual i documente private.
Procesele de afaceri care genereaza documente sunt:
procese organizate n jurul produciei sau activitilor de
baz, procese pentru fundamentarea deciziilor, aciunilor
tactice i strategice, procese pentru dezvoltarea
cunoaterii i diseminarea informaiilor, procese orientate
ctre guvernarea organizaiilor i procese orientate ctre
managementul i desfurarea funciilor administrative.
Viziunea care trebuie conferit unui sistem de
managementul documentelor: componenta unui sistem
de informare i de comunicare, ce integreaz tehnologiile
de varf din domeniile multimedia i ale telecomunicaiilor.
Principalele soluii pentru managementul documentelor
se includ soluiile pentru digitizarea documentelor,
soluiile pentru gestiunea continutului informational,
soluiile de livrare i publicare a continutului, soluiile
depastrare i arhivare, soluiile flexibile de arhivare i
soluiile de managementul documentelor n interiorul unei
organizaii.

Bibliografie selectiv

1. Colesca S.E, Managementul documentelor, Revista
Economia seria Management, nr. 1. 2007.
2. Robert Mary, Information and Reords management:
Document based information systems, McGrrawHill/Irwin,
1995.
3.Len Asprey,
Michael Middleton, Strategies for Exploiting Enterprise Kn
owledge, Idea Group Publishing2003.

2.1 Componenta de captare
La terminarea studiului acestei uniti de nvare vei fi
capabil s:

Explicai tehnicile de captare ce pot fi luate n considerare de un
sistem de managementul documentelor.
Explicai tehnicile de indexare i cutare ce pot fi luate n
considerare de un sistem de managementul documentelor.
Explicai ce condiii trebuie luate n considerare pentru arhivarea
documentelor.
Explicai posibilitile de distribuie a documentelor intr-un sistem
de managementul documentelor i
analizaminimizarii costurilor integrarii acesti sistem n mediul de
lucru al unei organizaii.
Identificai problemele tehnice pe care le implica o soluie pentru
managementul documentelor.
Explicai structura unei soluii existente disponibila pentru

2.1. COMPONENTA DE CAPTARE

Un sistem de managementul documentelor trebuie s fie util pentru
mai multe tipuri de documente, hartie, electronice, fax, audio i video,
care sunt parte a proceselor i procedurilor unei organizaii. De
asemenea, trebuie s permitaefectuarea de operaii pe loturi de
documente. Aducerea fisierelor intr-un sistem de management al
documentelor se poate face n trei moduri:

prin scanare, creare de imagini;
prin import, n cazul documentelor MS Office;
prin conversie, pentru crearea unor imagini nealterabile ale
documentelor electronice.

Prin scanarea unui document se produce o imagine care poate fi
memorata pe calculator. Documentul fizic este scanat i convertit intr-
o imagine digitala, care apoi este memorata n sistemul de
management al documentelor.

Importarea documentelor este procesul prin care fisierele electronice
sunt aduse n sistem. Fisierele pot fi aduse n sistem printr-o operaie
de drag (tragerea cu mouse-ul acestora) unde ramn n formatele
lor native. Aceste fisierepot fi apoi vazute n formatul original, fie prin
lansarea aplicaiei de origine, fie prin includerea unui viewer n
sistemul de management al documentelor.

Convertirea documentelor este procesul de transformare
a fisierelor electronice intr-un format permanent pentru stocare n
sistemul de management al documentelor. Aplicaiile Windows
pot tipari fisierele intr-o imagine nealterabila a documentului ce poate
fi TIFF (Tagged Image File Format). Pentru documente, prin procesul
de conversie seobtine un flux de text (sir lung de caractere ASCII)
fiind eliminata necesitatea tehnicii OCR
(Optical CharacterRecognition). Acest text obtinut se poate apoi
utiliza n tehnica de indexare full-text a documentelor care va asista
maitarziu la obtinerea documentelor stocate. Sistemul de
management al documentelor trebuie integrat cu MS Office sau alte
aplicaii ce permit conversia cu usurinta a documentelor.

Organizaiile care lucreaza cu un numar important de fisiere pe zi
cunosc problematica prelucrarii loturilor de documente. dup ce au
fost captate toate paginile documentelor, sistemul trebuie
s permita utilizatorilor s grupeze documentele pe loturi
astfel incat s fie usor de asignat campurile template din formulare i
de mutat n dosarelecorespunzatoare.

In cazul operaiunilor de scanare de mare volum, utilizarea codurilor
de bare pentru separarea i indexarea automataeconomiseste timp
i bani. Codurile de bare indexeaza documentele prin
extragerea campurilor dintr-o baza de date externa, prin
completarea campurilor cu valori preasignate sau prin asocierea
anumitor documente cu un anumittemplate index. Codurile de bara
pot actiona ca markere pentru a indica inceputul unui nou document
i a automatiza separarea documentelor. Chiar daca necesita
unele pregatiri, beneficiile codurilor de bare sunt foarte mari.

Organizaiile care prelucreaza n mod repetat aceleasi formulare pot
utiliza Zone OCR pentru a reduce timpul de introducere a datelor i
memoria necesara a sistemului. Zone OCR economiseste timp prin
indexarea automata careciteste anumite regiuni ale documentului, iar
apoi pune informatiile n campurile corespunzatoare ale
unui template.Spatiul de memorie necesara este redus pentru c
OCR i indexarea se aplica numai la raspunsurile care au fost
introduse. Pentru a reduce erorile, sistemul trebuie
s permita utilizatorului s seteze un procent minim de precizie pentru
OCR. Daca o portiune a formularului nu indeplineste acest standard,
sistemul trebuie s-l anunte pe utilizator astfel inct cineva s
citeasc formularul i s introduc manual informatiile.


despre captarea documentelor n sistem.

1. Care sunt tehnicile de aducere a fiierelor intr-un
sistem de managementul documentelor?
2. Ce se obine prin scanare?
3. Cum se poate realiza importarea documentelor?
4. Discutai despre convertire documentelor?
5. Cnd se poate aplica tehnica Zone OCR?

Comentariile la ntrebrile din testele de autoevaluare le
vei gsi la sfritul acestei uniti.

2.2. COMPONENTA DE INDEXARE i REGSIRE
Un sistem de calitate pentru managementul documentelor
intr-o organizaie este de ajutor n rezolvarea problemelor
de cautare prin mii de documente. Multi angajati folosesc
instrumente de cautare ce sunt aproape identice cu
motoarele de cautare comerciale proiectate pentru utilizarea
n Internet. Desi aceste motoare de cautare sunt eficiente n
a ajuta consumatorii s gaseasca informatii ca pagini Web
ale unorretaileri ce vand un anumit produs, ele nu sunt
pentru efectuarea de cautari specializate necesare n
diverse medii de afaceri. Majoritatea motoarelor
de cautare comerciale ofera cautari bazate pe cuvinte cheie.
Utilizatorul introduce un cuvant sau o expresie, iar motorul
de cautare intoarce grupul de documente care se potrivesc
criteriului. Motorul de cautare face i o ierarhie a rezultatelor
dup o logica proprie. Aceasta ierarhie poate s nu fie de
ajutor utilizatorului care are anumite criterii specifice. Astfel
utilizatorii pot irosi timpul cautnd prin
rezultate informatia care le trebuie.

Un sistem de managementul documentelor trebuie s ajute
la gasirea a ceea ce se doreste,
atunci cand se doreste.Obtinerea documentelor relevante trebuie s
fie rapida, eficienta cu multiple metode de indexare a informatiilor.
Indexarea permite utilizatorilor sortarea rapida a unor volume mari de
date pentru gasirea documentului dorit. Indiferent de metodologiile de
indexare utilizate, metodele de cautare trebuie s fie usor de utilizat
i de inteles de catre cei careobtin documentele. Exista trei moduri
principale de indexare a fisierelor intr-un sistem de managementul
documentelor: indexare full-text, sau indexarea fiecarui cuvant al
documentului; indexare pe baza unor campuritemplate, sau indexare
prin categorii de cuvinte cheie ale documentelor; structura
Dosar/ Fisier, sau indexarea prin grupuri de documente asociate.

Regasirea documentelor este rezultatul care evidentiaza calitatea
sistemului de indexare. Unele sisteme de managementul
documentelor ofera utilizatorilor posibilitatea cautarilor prin cuvintele
cheie de indexare, ceea ce necesita ca utilizatorul s cunoasca modul
n care s-au facut categoriile i care au
fost campurile din templateasignate unui document. Un sistem de
indexare de calitate trebuie s ofere posibilitatea utilizatorilor
s gaseasca orice document cauta, pe baza a ceea ce ei cunosc,
chiar daca poate fi doar un cuvant sau o expresia din
documentulcautat. Cu cat sistemul de management al documentelor
se adapteaza la procedurile existente intr-o organizaie,
cuatat mai putin este nevoie de pregatirea suplimentara a
utilizatorilor.

Indexarea full-text. Indexarea full text permite utilizatorilor
s gaseasca orice cuvant sau expresie care apare n document. Prin
aceasta metoda, sistemele de management al documentelor pot
elimina nevoia de a citi i de a indexa manual documentele prin
cuvinte cheie. Pentru a putea indexa astfel documentele, software-
ul trebuie s aibacapabilitate de a efectua OCR.
OCR translateaza cuvintele tiparite n caractere alfa-numerice cu o
precizie aproape perfecta i face ca fiecare aparitie a unui cuvant s
fie urmarita de aplicaie. OCR reduce considerabil indexarea
manuala oferind capabilitati de cautare imbunatatite. Totusi OCR nu
poate prelucra imagini cu scris de mana. Mai mult,cand un
calculator efectueaza OCR pe un document, foloseste limba engleza.
n cazul n care documentele sunt specificate n mai multe limbi,
sistemul trebuie s realizeze OCR i cautari full-text n toate aceste
limbi. Exista mai multe optiuni pentru a maximiza
eficienta cautarilor full-text: cautare de
tip near match; wildcards, operatori de tip boolean i cautari de
proximitate.

Majoritatea cautarilor considera ca acele cuvinte de cautare au fost
scrise corect i au fost indexate perfect n timpul procesului OCR sau
n timpul introducerii manuale a campurilor. Dar n realitate erorile
umane trebuie luate n considerare, iar procesul OCR nu este 100%
precis. Cautarile de tip near-match compenseaza aceste erori
realiznd cautari dup variatii de scriere. Sistemul de managementul
documentelor poate permite utilizatorului s controleze cautarea prin
setarea numarului de litere ce pot fi gresite sau a procentului dintr-
un cuvant care este gresit. De exemplu, o cautare de tip near-
match pentru cuvantul crea poate gasi prea i ceea.

Cautarea bazata pe wildcards. Wilcards sunt caractere, ca * i ?
ce pot fi utilizate n cautari pentru a compensa scrierea gresita sau
necunoscuta. Caracterul * reprezinta orice caracter sau caractere,
iar caracterul ? reprezintaorice un singur caracter. De exemplu
pentru c*t se vor gasi cuvinte cot, cat, copt, corupt , n timp
ce cautarea dup c?t vor gasi doar cuvintele cot, cat.

La cautarile de tip full text exista de obicei mai multe documente
care indeplinesc criteriile de cautare. Operatorii de tip boolean (AND,
OR, NOT) ajuta la realizarea unor cautari mai fine i
reduce numarul documentelor fara legatura de pe pagina
rezultatelor.

Cautarile de proximitate pot fi utilizate pentru a restrange rezultatele
unei cautari. Acest tip de cautare se utilizeazapentru a gasi cuvintele
care apar intr-un anumit numar de cuvinte
(capitol, sectiune), propozitii sau paragrafe.

Cautari pe campuri template. Campurile template sunt bazate
pe metadate, care sunt date despre
date. Metadatelese utilizeaza pentru a facilita, intelegerea utilizarea
i managementul datelor. Metadatele variaza n functie de tipul
datelor i contextul de utilizare. De exemplu, n contextul unei
biblioteci unde datele contin titlurile cartilor, metadateledespre un titlu
pot include cuprinsul, autorul, data publicarii i locatia. n contextul
unui sistem de managementul documentelor, metadatele pot include
numele fisierului, tipul fisierului, numele celui care a definit
documentul.Campurile template pot fi utilizate pentru crearea
categoriilor de documente, pentru a urmari crearea
i stergereadatelor, etc. Aceste campuri template pot fi predefinite
intr-un sistem de managementul documentelor.


pentru urmtoarele ntrebri.

1. [A/F] O posibila tehnica de indexare a fisierelor intr-
un sistem de managementul documentelor este bazata
pe operatori de tip boolean.

2. Tehnica OCR translateaza cuvintele tiparite n
caractere ________________ .

3. Calitatea tehnicii de indexare se vede n procesul
de ________________ a documentelor.

4. Cautarea documentelor de tip near match permite
utilizatorului s controleze:
a. Numarul sau procentul literelor ce pot
fi gresite intr-un cuvnt.
b. Scrierea gresita a cuvintelor
prin inlocuirea caracterelor necunoscute.
c. Cautarea intr-un anumit numar de cuvinte
d. Nu poate controla cautarea

5. Intr-o cautare a documentelor bazata pe wildcards,
caracterul *:
a. Nu trebuie utilizat.
b. Inlocuieste mai multe caractere necunoscute.
c. Inlocuieste doar un singur caracter.
d. Inlocuieste un operator de tip boolean.

6. Metadatele:
a. Raman aceleasi pentru toate contextele de
utilizare
b. Raman aceleasi pentru toate tipurile de date
c. Variaza n functie de contextul de utilizare
d. Se utilizeaza n cautarea de tip full text.


2.3. COMPONENTA DE STOCARE i ARHIVARE

Sistemul de management al documentelor trebuie s ofere
posibilitatea unei stocari fiabile prin adaptarea
la schimbari viitoare n tehnologiile informatice i avnd n
vedere posibila lrgire a organizaiei. Sistemul trebuie s fie
compatibil cu toate echipamentele de stocare disponibile i
s fie deschis la viitoare integrri cu alte sisteme. Multe
organizaii ezit s implementeze un sistem de management
al documentelor datorita problemei mijloacelor de citire a
documentelor sau a nregistrrilor. Cresterea rapida a
sectorului tehnologic complica predictiile referitoare la
aplicaiile sau platformele hardware care vor fi peste cinci
sau zece ani. Totusi nevoia de obtinere rapida
i imbunatatita a nregistrrilor documentelor cere ca
organizaiile s nu mai astepte implementarea soluiilor
necesare.

Din aceasta perspectiva, sistemele de managementul documentelor
trebuie s foloseasca formate text i formate de imagini non-
proprietare. Documentele create i salvate cu versiuni mai vechi ale
programelor pot fi dificil sau chiar imposibil de citit. Utilizarea
formatelor proprietare pentru documente are ca
efect cresterea costului activitatilor de managementul documentelor.
Mai mult stocarea documentelor n fisiere de formate proprietare ar
face viitorul organizaiei dependent de succesul sau esecul altei
companii.

Pentru a avea garantia ca pe viitor nu apare problema citirii
documentelor, un sistem de managementul documentelor trebuie s
realizeze stocarea fisierelor intr-un format non-proprietar (ex. TIFF
sau ASCII). ASCII este standardul pentru informatii text din 1963 i
este modulul principal al majoritatii programelor bazate pe text. TIFF
a fost folosit ca format grafic non-proprietar din 1981 fiind utilizat pe
larg n transmiterea informatiilor documentelor din sistemele de
managementul documentelor. Existnd aceasta prevalenta pentru
ASCII i TIFF, devine rezonabila ipoteza ca indiferent de ce fel de
format se va dezvolta n viitor, creatorii acestuia vor fi interesati s
ofere i posibilitatea convertirii n ASCII sau TIFF. Cu formate
proprietare de documente nu exista o asemenea garantie.

Considerente privind managementul nregistrrilor. Din anul
2005 managementul nregistrrilor a crescut n importanta pentru
organizaii, datorita necesitatii de conformitate cu noile reglementri
i forme de statut. n timp ceinstitutiile guvernamentale, legislative i
de sanatate au o istorie lunga n domeniul de management al
nregistrrilor,pastrarea nregistrrilor n cadrul firmelor nu a fost
standardizata sau implementata. Scandalurile recente de la companii
precum Enron sau Morgan Stanley au reinnoit interesul n acest
domeniu. Managerii de nregistrri au devenitinteresati n problemele
de data private, protectia datelor i identificarea furturilor de date.
Necesitatea de a se asigura ca anumite informatii nu sunt retinute, a
condus la problema planificrii n retinerea nregistrrilor i
distrugerea nregistrrilor.

Managementul nregistrrilor este considerat de
prioritate scazuta intre activitatile administrative, dar de fapt, este
responsabilitatea fiecrui individ dintr-o organizaie.

Inregistrare. nregistrrile constau din informatii create, primite
sau pastrate ca dovada a activitatilor de afaceri.Consilul International
de Arhivare (ICA) defineste o inregistrare prin
informatii inregistrate produse sau primite lainitierea, producerea sau
terminarea unei activitati individuale sau institutionale i care
au continut, context i structur suficiente pentru a reprezenta
dovada unei activitati. n timp ce definiia unei nregistrri se poate
identifica cu cea a unui document, o inregistrare poate fi un obiect
tangibil sau o informatie digitala care are o valoare pentru o
organizaie. nregistrrile pot include toate cartile, hrtiile, hrile,
fotografiile, materialele ce pot fi citite cu diverse echipamente, sau
alte materiale documentare, indiferent de forma fizica sau
caracteristici, produse sau primite de o firma sau n legatura cu
tranzacia unei afaceri care sunt pastrate sau pot fi pastrate de aceea
firma sau firma succesoare acesteia ca dovada
a organizarii, functionarii, politicii firmei, deciziilor, procedurilor,
operaiilor sau altoractivitati prin valoarea informatiilor datelor.

O inregistrare se refera la: ceea ce s-a creat pe
parcursul derularii afacerii (ex. corespondenta, acorduri, studii); ceea
ce s-a primit pentru a fi lucrat (cereri de lucru, corespondenta
controlata); ceea ce documenteaza activitatile de organizare
i actiunile (calendare, procese verbale ale sedintelor, rapoartele
proiectelor); ceea ce este recomandat prin statut sau reglementari
(nregistrri administrative, nregistrri legale/financiare); ceea ce
suporta obligatii sau clauze legale (contracte, granturi); ceea ce
comunica cerine de organizare (documente de indrumare, politici,
proceduri).

Deciziile de pastrare a nregistrrilor trebuie s ia n
considerare urmatoarele probleme:

Ce trebuie s fie documentat n firma? Care sunt
nregistrrile cele mai importante? Care
nregistrridocumenteaza deciziile sau fac parte din
procesul de lucru? Care nregistrri sunt cerute
de catre institutiilede supraveghere? Exemple pot
fi: fisiere de acorduri, rapoarte, publicatii, carduri de
timp, fisiere de personal,fisiere de contracte, etc.
Analiza tipului nregistrrii i luarea deciziilor n functie de
motivul crearii i pastrarii. Motive de creare ipastrare a unei
nregistrri pot include: programul de
administrare, rapoartare de management, statut
administrativ, regulament, politica sau procedura de
organizare.
Pentru a stabili care nregistrri se vor pastra trebuie
analizate fisierele care sustin n mod direct misiunea firmei,
fac parte din istoria firmei. Acestea reprezinta acele
nregistrri fara de care firma nu poate functiona i care
trebuie tinute sub control.

Managementul nregistrrilor. Managementul nregistrrilor este o
ramura a managementului documentelor care se ocupa cu
servirea informatiilor ca dovada a activitatilor de afaceri ale unei
organizaii. Include multimea practicilor recunoscute asociate cu
ciclul de viata al informatiilor ca identificare, clasificare,
arhivare, pastrare i distrugere a nregistrrilor. Standardul ISO
15489: 2001 defineste managementul nregistrrilor ca acel
domeniu de management responsabil pentru controlul eficient i
sistematic de creare, primire, intretinere, utilizare i dispunere de
nregistrri, ce include procese pentru captarea i pastrarea unei
dovezi i informatii despre activitatile de afaceri i tranzacii sub forma
de nregistrri.

Conceptul fundamental pentru managementul nregistrrilor este
idea ca fiecare inregistrare are un ciclu de viata. Ciclul de viata se
refera la etapele pe care fiecare inregistare oficiala a afacerii trebuie
s le parcurga. dup ce oinregistrare este creata, ea trebuie
completata dup o structura logica definita intr-un depozit, de unde
este oricnd disponibila. Cnd informatiile continute n nregistrri nu
mai au valoare imediata, nregistrrile sunt scoase din zona de
accesibilitate activa. n functie de natura inregistrarii, aceasta poate
fi pastrata, transferata, arhivata sau distrusa.

In practica managementul nregistrrilor
implica urmatoarele activitati:

Crearea, aprobarea i aplicarea de politici pentru nregistrri,
privind clasificri sau politici de retragere a acestora.
Dezvoltarea unui plan de stocare a nregistrrilor,
considernd depozitarea pe termen scurt i pe termen lung
ainformatiilor digitale.
Identificarea nregistrrilor existente i nou create i stocarea
acestora dup proceduri standard de operare.
Coordonarea accesului la, i circulatia nregistrrilor n
organizaie i n afara acesteia.
Executarea politicii de retinere pentru arhivarea i distrugerea
nregistrrilor dup nevoile de operare, procedurile de
operare, statut i regulamente.

Instrumentele pentru managementul inregistrarilor includ
planuri, indexari, vocabulare controlate, taxonomii, dictionarede date
i proceduri de acces i securitate. Principalul instrument
este planificatorul de nregistrri, care reprezintapolitica oficiala
pentru retinerea i dispunerera de nregistrri i informatii. Aceasta
are instructiunile obligatorii pentru ce se va face cu nregistrrile,
precum i cu materialele ne-inregistrate, care nu mai sunt necesare
pentru afacerea curenta.

Seriile de nregistrri reprezint unitatea de baza pentru
organizarea i controlul fisierelor. Seriile sunt fisiere sau documente
care sunt pastrate impreuna, pentru c a) sunt asociate pe un subiect
anume sau functie, b) rezult dinaceeasi activitate, c) documenteaz
un anumit tip de tranzacie, d) au o anumita forma fizica sau e) au
alta relatieevidentiata prin creare, pastrare sau utilizare.
Seriile reprezinta un concept flexibil, iar organizaia trebuie s creeze
aceste serii cu atentie prin organizarea documentelor astfel incat s
faciliteze managementul nregistrrilor pe durata ciclului lor de viata.
Seriile fiecarei inregistari trebuie s fie localizate separat de alte
nregistrri, i seriile fiecareinregistrri trebuie s aiba acoperire n
planificatorul nregistrrilor.

Beneficiile aduse de managementul nregistrrilor.
Prin informatiile pe care le face
disponibile, ofera posibilitatealuarii unor decizii mai informate; ajuta
n livrarea serviciilor intr-o maniera consistenta i
echitabila; faciliteazaperformanta
n activitatile organizaiei; protejeaza drepturile
organizaiei, angajatii i clientii; ofera continuitate n cazul unui
dezastru; protejeaza nregistrrile de acces necorespunzator i
neautorizat; indeplineste cerinele din statut i alte
regulamente, activitatile de supraveghere i audit;
permite obtinerea mai rapida a documentelor i informatiilor; ofera o
documentare mai buna i mai eficienta; ofera suport pentru
cercetarea istoriei documentelor firmei; elibereaza spatiulfirmei prin
mutarea nregistrrilor inactive pe alte medii de stocare.

Diferenta fata de managementul documentelor. n general
managementul documentelor se concentreaza pe reducerea pierderii
de documente, oferirea de tehnici mai rapide de cautare i obtinere a
documentelor; reducereaspatiului fizic utilizat pentru stocarea
documentelor ca dulapuri sau cutii; ajutor pentru organizarea mai
buna a documentelor existente; imbunatatirea proceselor de lucru i
a eficientei de organizare. Managementul nregistrrilor include
cele mentionate anterior i n plus se mai pot mentiona: identificarea
intr-un inventar al nregistrrilor a nregistrrilor existente; stabilirea
unei perioade la care s se fac retinerea nregistrrilor; identificarea
unui proprietar pentru fiecare serie de nregistrri; dezvoltarea i
administrarea unei politici i proceduri pentru nregistrri indiferent
daca acestea sunt electronice sau pe hartie; managementul
dispunerii documentelor. n concluzie, managementul nregistrrilor
include managementul documentelor i problemele de arhivare.

n practic, personalul IT i managerii de nregistri folosesc
termeni diferiti, ceea ce duce la confuzie i nenelegeri. E ca i cum
ar vorbi limbaje diferite. Tabelul de mai jos poate fi de ajutor
n gasirea aplicaiei potrivite pentru nevoile de management al
nregistrrilor.

Termen Punct de vedere (Ce intelege fiecare grup?)
Managerul nregistrrii Personal IT
Arhivare A pastra. Informatiatrebuie
s fie citibila, indiferent
de schimbariletehnologice
din viitor.
A muta. Datele trebuie
se migreze pe alt
mediu de stocare de
cost maiscazut (ex.
caseta sau banda
magnetica).
Retinere Clasificarea i stocarea
nregistrrilor conform
uneiplanificari definite,
inclusiv posibila dispunere.
Stocare intr-un format
electronic i cu back-
up pe un alt mediu
(ex. caseta
magnetica). Perioada
de distrugere nu este
specificata explicit.
Fisier Un dosar
ce continenregistrri
pe hartie. Actul de a pune
fiecareinregistrare la locul
sau n dosar.
Un document
electronic.
Inregistr
are
Un document oficial al unei
organizaii. Nu orice
document este
oinregistrare.
Un camp intr-o baza
de date
Pastrare Cum va fi accesata i
vizualizata
aceastainregistrare peste
zeci de ani? Vor fi toate
componentele care citesc
datele disponibile, i
anume mediile de
memorare a datelor,
echipamentele de citire a
mediilor i software care
s opereze echipamentele
i s citeasca datele?
Esteresponsabiltateamana
gerului nregistrrilor s
se gandeasca lapastrare i
migrare, mai ales pentru
nregistrrile ce
trebuie pastratepermanent
?
De obicei, nu este un
termen adresat, sau
un punct de vedere pe
mai putinde 10 ani
este considerat
datoritaschimbariisiste
melor utilizate. Este
posibila migrarea cu
succes a tuturor
datelor pe noua
platforma i n
formatul dorit?
Biroul de
nregistr
ri
Una din
zonele functionaledintr-o
organizaie considerata
responsabila cu seriile
nregistrrilor individuale.
Persoana care a creat
datele, care poate sau
nu s fie ultimul
proprietar
alinformatiilor.

O aplicaie pentru managementul nregistrrilor trebuie s:

Simplifice activitatile ciclului de viata al
nregistrrilor fara s interfere cu linia de afaceri. Astfel permite
aplicarea automata a unor politici consistente n cadrul organizaiei
i reduce costurile de conformitate cu
regulamentele. Protejeaza nregistrrile n caz de pierdere i
permite n acelasi timp accesul la informatiilenecesare luarii unor
decizii. De obicei, ajuta la captarea, clasificarea
i desfasurarea managementului nregistrrilor.
Ca i program de calculator este utilizat pentru urmarirea i
memorarea nregistrrilor. Acest program ofera un control
sistematic al nregistrrilor. nregistrrile se completeaza dup o
schema specificat, pot fi controlate pe toata durata ciclului
de viata i pot fi obtinute pe baza unor informatii partiale.
Pentru seriile de nregistrri i metadate, applicatiile trebuie
s permita recompletarea n diferite dosare sau serii. De
asemenea, trebuie s
controleze campurile din metadate asociate fiecarei nregistrri,
serii a unei nregistrri sau dosar al unei
nregistrri. Metadatele folosesc la evaluarea i localizarea
datelor, n special princampurile template utilizate pentru
a imparti n categorii documentele. Campurile din template pot fi
definite de utilizator i ajuta n procesul de management. Aplicaia
trebuie s limiteze introducerea de metadate n
timpulcompletarii nregistrrilor, i doar utilizatorii autorizati pot
edita i corecta erorile de completare. Printre elementele
din metadate se pot mentiona: titlu, creator, subiect, descriere,
editor, contributor, data, tip, format, identificator, sursa,
limbaj, relatie, drepturi.
Aplicaia trebuie s permita utilizatorilor s
indice legaturi intre nregistrri. Aceste legaturi sunt relatii de tip
succesor, versiuni, etc. Legaturile intre nregistrri se pot stabili
de catre toti utilizatorii la momentul completarii, dar numai
utilizatorii autorizati pot crea, modifica sau inlatura legaturile dup
completare.
Versiunile reprezinta o relatie speciala intre documente, care
se utilizeaza pentru a indica o secventa de auto-incrementare a
reviziilor unui anumite nregistrri. Aplicaia trebuie
s permita utilizatorilor s poata stabili versiuni. Versiunile se
pot obtine ca i cum ar fi documente independente
i contin propriile metadate. Aplicaia trebuie s indice n mod clar
daca o inregistrare are mai multe versiuni i care este ultima
versiune.
Etichetele de securitate permit definirea
i restrictionarea accesului la nregistrri. Aplicaia trebuie
s permitadefinirea etichetelor de securitate pentru nregistrri, i
doar utilizatorii autorizati pot modifica sau inlatura aceste etichete.
nregistrrile vitale sunt acele nregistrri care sunt
considerate esentiale pentru o organizaie ca sa-si poatarelua
operaiile imediat dup un dezastru. Acestea
se evaluaza i actualizeaza periodic. Aplicaia trebuie s ofere
posibilitatea de evaluare periodica i s detalieze ultima evaluare.
Managementul transparent al nregistrrilor se refera la
faptul ca cerinele pentru managementul nregistrrilor nu trebuie
s interfere cu linia de afaceri. Astfel mai multi utilizatori pot
modifica documente i pot urmarimodificarile, dar n acelasi timp
au siguranta pastrarii documentelor fara a fi suprainscrise. Fiind
mai mult dect un control al versiunilor, aceasta
proprietate garanteaza securitatea documentelor inainte de a fi
salvate permanent.
Consideratii legale. Din punct de vedere legal, nregistrrile
trebuie s fie de incredere, complete, accesibile i
durabile atata timp cat o planificare de retinere are nevoie.
Aplicaiile trebuie s ajute la realizarea acestor cerine.



1. [A/F] Sistemele de managementul documentelor
trebuie s foloseasca formate text i formate de imagini
non-proprietare pentru arhivarea/stocare.

2. Standardul pentru informaii text
este ________________ .

3. Standardul pentru formatele grafice este
________________ .

4. Ciclul de viata al unei inregistrari implic:
a. Stocarea inregistrarilor dup o procedura ad-hoc.
b. Ia n considerare doar depozitarea pe termen
scurt.
c. Ia n considerare doar depozitarea pe termen
lung.
d. Coordonarea accesului la inregistrari.

5. n managementul inregistrarilor dintr-o organizaie:
a. Personalul IT are aceleasi puncte de vedere ca i
managerul nregistrrii.
b. Activitatile specifice interfera cu lina de afaceri.
c. Nu exista versiuni ale documentelor.
d. Se tine cont de versiunile documentelor.

2.4. COMPONENTA DE DISTRIBUIE

n ceea ce privete distribuia, un sistem de managementul
documentelor trebuie s ofere asistenta utilizatorului n a
pune informaia corecta n minile oamenilor care trebuie.
Un sistem de calitate face posibil mai multor utilizatori
accesul la mai multe fiiere n acelai timp i ajuta n
distribuirea documentelor persoanelor autorizate, fie din
interiorul sau exteriorul organizaiei prin intranet, prin e-mail
sau prin publicarea pe Web, CD-uri sau DVD-uri. Un sistem
complet de managementul documentelor protejeaz o copie
nemodificabila a documentului original i permite n acelai
timp circulaia copiilor n formatul cel mai potrivit pentru
nevoile de afaceri i de colaborri.

Mijloacele de distribuie a documentelor pot fi tiprire, fax i e-mail.
Sistemele de managementul documentelor trebuie s promoveze
copierea rapida a fiierelor pe CD-uri sau DVD-uri. Pentru a avea un
grad mare de uzabilitate, sistemele de managementul documentelor
trebuie s suporte cele mai obinuite drivere de imprimante i faxuri
i s fie capabile s tipreasc imagini, texte i adnotari.

E-mailul a devenit mijlocul implicit de comunicare n numeroase
organizaii. Organizaiile obtin castiguri importante n eficienta i
economisesc considerabil prin transmiterea documentelor prin e-mail
fata de fax-uri, servicii de curierat sau servicii postale. Sistemele de
managementul documentelor trebuie s ofere optiuni utilizatorilor
care s faca posibila transmiterea imaginilor cu orice sistem de e-mail
compatibil MAPI (Mail Application Program Interface) i citirea
decatre destinatari fara suportul unui software de managementul
documentelor.

Un sistem de managementul documentelor trebuie s ofere o metoda
simpla de publicare a informatiilor pe Internetsau intranet. Aceasta
permite organizaiilor s aiba n comun documente cu alte
departamente, birouri la distanta,clienti sau public. Sistemele Web
trebuie s permita operaii de cautare i trebuie s
suporte aceleasi protocoale de securitate ca i sistemele de retea. n
mod ideal, un sistem de managementul documentelor nu trebuie s
necesite scrierea de cod HTML sau alt cod complex pentru
punerea fisierelor pe Web. Atunci cand administratorii de sistem
decid s puna sistemul de management al documentelor accesibil
n intreaga retea a organizaiei prin intranet, sau chiar publicului prin
Internet, ei trebuie s permita utilizatorilor operaii
de cautare, obtinere i vizualizare a documentelor cu
orice browser de Web. Accesul la documente prin
intermediul browser-elor inlatura problemele de logistica asociate
conflictelor dintre diferite platforme ca Windows, Macintosh sau Unix.

Volume portabile. Sistemele de managementul documentelor
trebuie s permita utilizatorilor s transporte oriunde documentele
importante i s le vizualizeze i pe alte calculatoare.
Atunci cand angajatii calatoresc n interes de afaceri, de obicei au
nevoie s transporte cu ei documente cheie pentru afaceri.
Transportarea documentelor de hartienu este practica i copierea
unei intregi baze de date pe un laptop poate fi imposibila. Cu un
sistem de managementul documentelor care suporta volume
portabile, documentele pot fi detaate sau copiate i mutate pe alte
depozite n alte locatii. Dosarele ce contin documentele importante
pot fi transferate n mod rapid i usor pe CD-uri ce pot stoca pana la
650 MB de date (echivalentul pentru aproximativ 12000 de pagini)
sau DVD-uri read-only, ce au capacitati intre 4.7 la 17.1 GB. Daca un
sistem de managementul documentelor nu ofera acest nivel de
portabilitate a documentelor, utilizatorii vor considera dificila
aducerea cu ei a documentelor sau transferul fisierelor intre diferite
birouri. Volumele portabile ajuta utilizatorii s transporte rapid i uor
documentele la alte birouri, laptop-uri sau clienti.

Un sistem complet de managementul documentelor permite
utilizatorilor s opereze prin drag and drop dosarele pe un volum
portabil i de acolo pe un laptop sau calculator al unui birou la
distanta. Volumele portabile permit actualizariconstante cu alte
depozite puse n comun din diferite locatii. Aceasta capabilitate este
utila organizaiilor cu birouri multiple. La sistemele de managementul
documentelor de dimensiuni mari, fisierele documentelor sunt stocate
pe mai multe uniti de disc sau volume din reea. Volumele portabile
permit ca aceste volume ce conin imagini i text s fie transferate n
ntregime n alte depozite.



1. [A/F] Sistemele de managementul documentelor
ajuta n distribuirea documentelor persoanelor
autorizate.

2. Mijloacele de distribuie a documentelor pot fi tiprire,
fax i ________________ .

3. [A/F]Publicarea documentelor unei organizaii se
poate face pe Web.

4. Un sistem de managementul documentelor:
a. Nu permite accesul simultan la acelai document
a mai multor utilizatori.
b. Nu permite circulaia copiilor unui document.
c. Protejeaz o copie nemodificabila a
documentului original.
d. Nu permite transmiterea imaginilor prin e-mail.

5. Volumele portabile :
a. Sunt interzise n sistemele de managementul
documentelor.
b. Se folosesc la transportarea documentelor doar pe
hrtie.
c. Pot fi luate n considerare de sistemele de
d. Nu exista aceasta tehnologie.


2.5. COMPONENTA DE INTEGRARE

Introducerea unui software nou sau a unei baze de date aduce
noi probleme de logistica. Programele de managementul
documentelor trebuie s ofere instrumente de integrare pentru
modulele de activare a imaginilor. Pentru
minimizarea intreruperilor operaiilor specifice afacerii,
este esential ca sistemul de managementul documentelor s
se integreze usor cu alte aplicaii software precum,
sistemele ERP de planificare a resurselor intreprinderii,
sistemele informatice geografice GIS, sistemele informatice
pentrustudenti (SIS) sau
managementul relatiilor cu clientii (CRM) i alte aplicaii de uz
curent.

Caracteristicile de back-end ce faciliteaza integrarea includ un sistem
proiectat cu o arhitectura deschisa care permite o integrare usoara.
Instrumentele hardware i software cu arhitectura deschisa au calitatea
de permite oricui creeazaproduse adaugate la acest sistem (add-on) s
se conecteze prin hardware i software cu alte echipamente ale
sistemului.

O soluie de calitate pentru managementul documentelor digitale
trebuie s ofere informatii care s inlesneascaintegrarea.
Aceste informatii pot include un set complet de documentare,
instrumente i exemple de cod pentru
accelerarea integrarilor sistemelor i configurari specifice nevoilor
afacerii unei organizaii. Se mai poate s includa la pachet soluiile de
integrare fara o investitie majora de timp i bani. Integrarile la
pachet pot varia de la plug-in n cazul unor programe software
mai raspndite, precum GIS, sau
module aditionale ce ofera caracteristici mai solicitate,
casemnaturile electronice.

Integrarea back-end. Deoarece captarea i indexarea documentelor
este cea mai scumpa componenta a unei soluii
ce implementeaza managementul documentelor, orice poate duce la
eliminarea sau minimizarea acestor costuri va oferi avantaje
imediate. Informatiile care exist deja n aplicaiile primare pot fi utilizate
s indexeze automat i s stocheze documentele pe masura ce sunt
captate. n majoritatea cazurilor, acest tip de integrare are nevoie
de investitii mici i vor elimina majoritatea costurilor asociate indexrii
documentelor.

Integrarea front-end. Aceasta este importanta n special pentru
organizaiile ce utilizeaza documentele intr-un rol de suport. Aceste
organizaii vor ca soluia de managementul documentelor s fie ct se
poate de transparent pentru ca membrii organizaiei s nu trebuiasc
s mai invete inca un sistem nou ca s aiba acces
la documentatia suport. Deoarece membrii organizaiei au deja o
aplicaie principala pe care o folosesc la terminarea activitatilor zilnice,
cel mai bun mod de accesare a documentelor este prin aceasta
aplicaie familiara. Aplicaiile specifice lucrului cu imagini permit accesul
rapid la documentele de care au nevoie doar printr-un simplu clic pe un
buton sau apasare unei tastefunctionale. Valoarea integrarii front end
este realizata prin reducerea costurilor de pregatire. Membrii
organizaiei stiudeja cum s localizeze nregistrrile n aplicaia lor
principala i nu trebuie s mai invete cum s localizeze documentele n
sistemul de managementul documentelor. Ei trebuie doar
s invete cum s opereze cererea tipurilor de documente pe care le vor
si, daca e necesar, cum s lucreze cu documentele n format
electronic. Totusi aceste activitati necesita mai putin timp
dect invatarea cum s utilizeze un sistem complet.



1. [A/F] Sistemele de managementul documentelor nu se
poate integra cu alte aplicaii software ale unei organizaii
pentru a nu corupe documentele.

2. O arhitectura _________________ permite o
integrare usoara.

3. Semnaturile electronice pot fi integrate prin tehnica
___________

4. [A/F] Valoarea integrarii front end este realizata prin
reducerea costurilor de pregatire.

5. Minimizarea costurilor de captare i indexare a
documentelor:
a. Se poate realiza prin soluii de integrare back-end.
b. Se poate realiza prin soluii de integrare front-end.
c. Se poate realiza prin e-mail.
d. Se poate realiza prin volume portabile.

2.6. CONSIDERATII TEHNICE

Scopul managementului documentelor digitale este nu doar
eliminarea i organizarea hrtiilor, dar i managementul
tuturor documentelor de organizare, nu doar cele generate
de calculator, dar i cele bazate pe hartie, i al
tuturor fisierelor, inclusiv fisiere audio digitale sau video.
Aceasta este cea mai importantamotivatie pentru
implementarea unui sistem de management al documentelor
digitale. n trecut managementul documentelor
era sinomin cu gestiunea documentelor dup ce acestea au
fost scanate n calculator. n prezent, termenul cuprinde o
varietate de tehnologii - documente pe hrtie care au fost
scanate pentru a crea imaginea lor digitala, tehnologii de flux
de lucru, tehnologii i formate multimedia,continut generat
de calculator. Intr-un sistem de management al
documentelor exista o varietate de componente tehnice
precum i o varietate larga de optiuni.

Compatibilitatea sistemului. Compatibilitatea este capacitatea unui
sistem de management al documentelor s lucreze cu sistemele
hardware i software existente. Pentru a avea un maxim de
compatibilitate cu sistemele existente, sistemul de managementul
documentelor trebuie sa: lucreze cu sisteme de operare standard i
s suporte platforme de baze de date standard; s
comunice utilizand protocoale de retea cunoscute ca IPX/SPX or
TCP/IP; saiba capabilitate de operare pe Web; s utilizeze o
arhitectura stratificata client/server cu minimizarea traficului de reea
astfel incat compresia/decompresia s se efectueze la client,
iar cautarea i indexarea la server; s realizeze stocarea fiierelor
text i imagine n formate standard non-proprietare.

Sistemele de retea. n orice birou documentele sunt utilizate pentru a
transmite informatii ntre oameni. Pentru ca un sistem de
management al documentelor s fie cu adevarat util intr-ul mediu de
birouri, documentele trebuie s fie accesibile tuturor
utilizatorilor autorizati. Stocarea documentelor pe PC-uri
individuale deterioreaza fluxul de informatiiintre co-lucrtori i
risipete resurse i timp valoroase. Astfel este important s existe un
depozit central de nregistrri accesibil din orice PC al organizaiei.

Scalabilitate. Scalabilitatea unui sistem determin ct de usor poate
crete acest sistem ntr-o organizaie. Pentru a fi complet scalabil,
sistemul trebuie s: suporte n mod concurent intregul grup de
utilizatori; s stocheze toate documentele unei intregi organizaii; s
se adapteze unui numar mare de utilizatori i documente; s
stochezeinformatii pe mai multe unitati de stocare i servere; s
suporte baze de date multiple; s se integreze cu alte aplicaii.

Soluiile de management al documentelor, ca orice alte aplicaii
de retea, consuma resurse al calculatorului. Fisiereleimagine sunt
mari i bazele de date trebuie s urmareacsa un numar mare de
nregistrri. Functiile de OCR, afisare de imagini i cautare necesita
putere mare de calcul. Este important a avea o arhitectura stratificata
atunci cand un numarmare de utilizatori au nevoie de acces la
documente de tip imagine. Chiar atunci cnd incepe instalarea unui
proiect pilot cu un singur utilizator, este important ca sistemul s fie
capabil s se adapteze la viitoare creteri. Un sistem
stratificat ofera scalabilitate maxima soluiilor departamentale i n
organizaii cu straturi diferite pentru client, logica afacerii, date i
documente. Orice mediu de stocare conectat la retea, inclusiv SAN
(storage area networks) poate fi utilizat pentru stocarea fizica, n timp
ce servere SQL multiple ocup nivelul bazei de date distribuite.
Operaii precum indexarea, OCR i cautarea sunt distribuite intre
aplicaia client (statie PC) i serverul de management al
documentelor pentru o performaa optim. Unele operaii sunt
efectuate mai eficient pe aplicaia client, n timp ce altele sunt
efectuate mai bine de serverul central. Locul unde
se efectueaza operaratiile difera n functie de sistemul de
management al documentelor. Este important de a distinge intre un
sistem robust i aplicaiile simple de punere n comun a fisierelor.
Aplicaiile de punere n comun a fisierelor pot compromite
integritatea fisierelor atunci candprogramul de pe o statie de lucru
este intrerupt n mijlocul unei tranzacii. Cu functiile de calcul
distribuite pe mai multe straturi, aplicaia client nu deschide n mod
direct fisierele de date. De aceea, intreruperile aplicaiilor de tip client
nu sunt o amenintare pentru integritatea datelor.

Un sistem stratificat poate efectua mai rapid cautari deoarece un
server este mai performat dect statiile de lucru individuale.
Sistemele care pun n comun fisiere trimit o copie a intregii baze de
date prin retea la o statie de lucru, care apoi efectueaza operaia
de cautare. Aceasta metoda duce la cresterea traficului de retea i
timpii de rspuns pentru operaia de cautare depind de statia de lucru.
Sistemele care pun n comun fisiere pot fi mai usor de dezvoltat si,
de aceea, mai ieftine initial, dar proiectarea lor aduce restrictii de
flexibilitate i scalabilitate, limitnd gradul de utilizare pe termen lung.

Un client redus (accesibil Web) este o soluie prietenoasa cu
infrastructura care minimizeaza dificultatile de
instalare,intretinere i upgradare a unei aplicaii. Beneficiile unor
astfel de aplicaii extind mai mult posibilitile de conservare a
resurselor IT prin expedierea operaiilor
de cautare i obtinere de informatii n intranet-ul organizaiei sau
Web. Un astfel de client este bazat pe un browser de Web i
transmite functiile principale utilizatorilor finali fara a compromite
securitatea sistemului.

Cerine hardware. O soluie de calitate pentru managementul
documentelor intr-o organizaie trebuie s inlesneascautilizatorilor
operarea i personalului IT administrarea. De asemenea trebuie s
se adapteze la infrastructura existenta i s lucreze bine cu resursele
existente integrandu-se n mediul organizaiei. Sistemul ar trebui s
suporte platforme de baze de date, fie Microsoft SQL Server, fie
Oracle i s lucreze bine pe hardware-ul existent.

Cerinele pentru server. Este important ca personalul
care administreaza infrastructura IT s dispun de cunostintedespre
cum se intretine i se administreaza severul de managementul
documentelor. Un sistem de managementul bazelor de date (DBMS)
este un program software care se executa pe un server de baze de
date i permite administrarea datelor stocate n baza de date. De
asemenea, acesta raspunde interogarilor utilizatorilor. DBMS este
responsabil cu intretinerea bazei de date care contine locatiile tuturor
documentelor electronice i scanate stocate n depozitul bazei de
date sub forma de volume. Serverul de managementul documentelor
trebuie s acceseze DBMS la cererea utilizatorului pentru
a obtine locatia imaginii scanate sau a documentului electronic. Baza
de date mai contine i alte tipuri de informatii referitoare la diferite
tipuri de metadate, adnotari i alte componente care ajuta la controlul
depozitului de documente. Acest DBMS poate fi Microsoft SQL sau
server Oracle; serverul de managementul documentelor nu trebuie
s se afle pe acelasi calculator ce gzduieste Microsoft SQL server
sau Oracle. Se recomand chiar instalarea pe masini diferite a
serverului i a DBMS. Aceasta pentru a permite DBMS s utilizeze
mai eficient toata memoria disponibila pe server. Microsoft SQL i
Oracle recomanda acest tip de setup, pentru a avea un mediu cu cel
mai mare nivel de stabilitate. Pentru mai multe informatii se poate
consulta documentatia Microsoft SQL Server sau
Oracle. Informatiile despre Microsft SQL server sunt disponibile pe
pagina de Web www.microsoft.com/sql, n timp ce informatii despre
Server Oracle sunt disponibile pe www.oracle.com.

Cerinele minime pentru un server de managementul documentelor
sunt: calculator cu un procesor performant i o capacitate mare de
memorie RAM, comunicatie TCP/IP, sistem de operare Windows i
Microsoft SQL Server. Aceste cerine se analizeaza n
momentul achizitiei sistemului de management al documentelor dorit.

Cerinele pentru statiile de lucru. Statiile de lucru trebuie
s poata suporta instalarea aplicaiilor de managemetuldocumentelor
i s permita utilizatorilor, scanarea, accesul i lucrul cu depozitul de
documente. Cerine minime pot fi definite pentru procesor, memorie,
sistem de operare i browser Web. Instalarea sistemului de
management al documentelor nu trebuie s necesite
organizaiei achizitia n intregime de hardware nou.
La achizitia sistemului trebuie bine cunoscute informatiile despre
necesarul de harware i configuratii. Personalul IT trebuie
s primeasca informatiitehnice de instalare, administrare, posibiliti
de consultare tehnica sau Webinar.

Cerine software. n afara intrebarilor privind specificaiile de
hardware, o organizaie trebuie s se gandeasca i cum
s satisfaca cerinele software de care o soluie de managementul
documentelor ar avea nevoie. O soluie de calitate trebuie s fie
scalabila, ceea ce inseamna ca ar trebui s
se poata extinde usor odata cu cresterea organizaiei. Daca
se incepe cu un departament, ar trebui s
fie usor de adaugat utilizatori ai altor departamente. Nu trebuie re-
cumparatalt software sau o transformare radicala a soluiei deja
instalate.

Soluia bazat pe Web este eficienta pentru un numar mare de
utilizatori. O aplicaie client bazata pe browser poate ajuta o
organizaie sai ofere accesul pentru managementul
documentelor unui numar mare de utilizatori, chiar daca ei se afla
n cladiri diferite, judete diferite sau chiar tari diferite.

Cerine de licenta. Licenta de server este
partea esentiala a instalarii unui sistem de managementul
documentelor. Aceasta stabileste tipurile de DBMS cu care serverul
poate comunica, numarul de depozite de date pe care le poate
suporta serverul, numarul de utilizatori ce pot avea acces
n acelasi timp la datele stocate i setul de caracterisitici (e-mail,
audit trail, managementul nregistrrilor, etc) care vor lucra cu
software-ul de mangementul documentelor. Numarul i tipul de
conexiuni simultane care pot fi stabilite de catre serverul de
management al documentelor sestabileste prin licenta de server.
O conexiune la un server este stabilita daca exista o aplicaie care
comunica cu acesta, de exemplu prin logarea la un depozit de date.
Exista doua tipuri de licente: floating user, cunoscuta i
calicenta pentru utilizatori concurenti, permite sistemului s fie utilizat
de mai multi utilizatori n acelasi timp, dar care
selimiteaza prin numarul de licente. De exemplu, daca o organizaie
are treizeci de licente i treizeci de utilizatori suntlogati, al treizeci
i unu-lea trebuie s astepte pana cnd unul din cei treizeci iese din
sistem. Aceste licente pot fi complete (full-featured) pentru operaii de
citire/scriere pentru acces i editare de informatii sau numai
pentru obtinerede date (retrieval only) adica doar pentru citire cu
acces la informatii fara adaugare sau modificare a
acestora.Licentele pentru utilizator numit sunt valide numai pentru un
singur utilizator i pot fi instalate pe un numar de statii de lucru stabilit
prin licenta. Pentru a stabili numarul de licente de care o organizaie
are nevoie trebuie gandit asupranumarului de oameni care vor utiliza
sistemul. Urmatoarele intrebari pot fi de ajutor: Cte departamente
vor utiliza sistemul? Ci utilizatori vor utiliza sistemul? Exist
vreo diferenta intre utilizatorii care fac operaii de scrire/citire i cei
care fac doar operaii de citire? Ci utilizatori numiti pot fi? Ci
utilizatori vor face scanri? Are organizaia un departament de
managementul nregistrrilor? Are organizaia un manager de
nregistrri care s supravegheze managementul scanrilor, reinerii
i completrii documentelor?

La cumparare trebuie analizat i specificat numrul
de licente necesare organizaiei, iar personalul de IT trebuie s le
aloce corect. Trebuie discutat i despre informatiile de stiut n
cazul adaugarii de noi departamente sau de noi utilizatori.

Implementare pe Web. Un mod de a implementa software-ul de
managementul documentelor este prin executiaacestuia prin
intermediul Web. Accesul prin Web este, n esenta, un portal intre
depozitul de documente i Internet sau intranet. El serveste ca un
intermediar intre un server HTTP (Web) i serverul de managementul
documentelor. O soluie de calitate bazat pe Web trebuie s
incorporeze msuri robuste de securitate i s acorde organizaiei
controlul complet asupra drepturilor de acces, distribuie
i logarile utilizatorilor. O soluie bazata pe Web are mai
multeparti care lucreaza impreuna pentru a fi ca o punte intre
depozitul de documente i browserul Web. Un utilizator ncepe prin
a urmari o cale catre o pagina generat de un ASP (Active Server
page). Browserul Web va trimite apoi o cererecatre serverul IIS
(Internet Information Server). ASP va comunica cu serverul de Web,
care la rndul su seconecteaza la serverul de management al
documentelor. Cand serverul de management al documentelor
varaspunde, serverul de Web va translata raspunsul intr-un
format usor de procesat si-l va returna IIS. IIS va utiliza apoi un ASP
pentru a converti raspunsul n format standard HTML i apoi il va
trimite browserului de Web. Din punct de vedere
al utilizarii i prezentarii, o soluie bazata pe Web trebuie s fie
aproape identica cu cea de pe calculatorul de la birou. Conexiunile
Web conteaza la numarul total de licente de server la fel ca orice alta
conexiune, dar cu o soluie de calitate, administratorul de IT trebuie
s fie capabil s restrictioneze numarul de conexiuni pe Web. Daca
utilizatorii Web au utilizat aproape toate licentele complete, atunci
serverul de managementul documentelor va interzice alte conexiuni
i un mesaj se poate transmite browserului de Web comunicnd ca
nu mai sunt conexiuni disponibile. Succesul unui sistem bazat pe
Web se masoara prin ct de eficient ofer functionalitatile utilizatorilor
finali prin scutirea IT-ului de dificulttile de intretinere. Implementarea
bazata pe Web ofera acces de volum inalt arhivelor de documente
dintr-un server administrat central. IT-ul poate aduga noi
utilizatori fara a instala software pe mai multe statii de lucru
sau adaugarea acestora la sarcinile lor de intretinere, conservnd
resursele pentru intretinerea aplicaiilor direct instalate pe statiile de
lucru. Utilizatorii gestioneaza documentele prin browserul de Web
deja instalat pe calculatoarele lor, oferind unor sute sau chiar mii de
utilizatori posibilitatea de a participa n siguranta la procesele de
afaceri.

Implementarea pe Web necesit, de obicei, cumpararea de software
suplimentar. O organizaie trebuie s analizeze daca este potrivit
cerinelor sale implementarea pe Web.

Opiuni de stocare. Exista cinci optiuni principale de stocare pentru
managementul documentelor: stocare pe medii magnetice (hard-
discuri), stocare magneto-optica, compact discuri, DVD-uri i WORM.
Fiecare sistem de stocare are avantaje i dezavantaje.

Mediile magnetice (hard-diskuri). Cu un timp de raspuns foarte mic la
operaiile de stocare i obtinere a
documentelor, impreuna cu scaderea dramatica a pretului de stocare,
mediile magnetice sunt cele mai populare. Aceste sisteme includ
RAID (Redundant Array of Independent Disks), NAS
(Networked Attached Storage) i SAN
(Storage Area Networks). Echipamentele sunt relativ ieftine, pot
fi inlantuite pentru a stoca un numar mare de documente i ofera timp
de rapuns rapid. Principalul dezavantaj al mediilor magnetice este
ca, desi nu sunt scumpecontin parti n miscare unde
pot aaprea defecte mecanice. De asemenea, fisierele de date pot fi
complet sterse. Personalul din organizaie trebuie s efectueze
regulat operaii de backup ale unitatilor hard, astfel ca daca datele vor
fisterse sau deteriorate s poata fi restaurate.

Stocare magneto-optica. n trecut unitatile de disk magneto-optice
erau cele mai populare mijloace de salvare afisierelor de pe
calculatoarele personale. Echipamentele magneto-optice (MO)
se bazeaza pe tehnologii magnetice i pe tehnologii optice pentru
a obtine o densitate ultra inalta a datelor. O unitate MO este putin mai
mare dect cunoscutele diskete magnetice de 3,5 inch i
arata asemanator. n timp ce tipurile mai vechi de diskete magnetice
puteau stoca doar 1,44 MB de date, o disketa MO poate stoca de la
100 MB pana la mai multi GB. Ca avantaje se pot considera
comoditatea, costul modest, si, pentru unele modele, disponibilitatea
de raspndire. Discurile MO pot fi puse n cutii jukebox ce
pot pastra sute de discuri. Limitarile unitatilor MO includ: sunt mai
lente dect unitatile deharddisk i deschise
la defectari mecanice. Fisierele de date pot fi complet sterse.
Prin scaderea semnificativa apretului hard-diskurilor, popularitatea
memoriilor magneto-optice s-a stins.

Compact discuri. Discurile compacte sunt discuri mici utilizate pentru
stocarea informatiilor digitale. Formatelestardard de CD-uri includ
CD-ROM (Compact Disc Read-Only Memory), CD-R (Compact
Disc Recordable i CD-RW (Compact Disc Rewritable). CD-
urile ofera un mediu sigur i fiabil ce poate oferi o stocare pe termen
lung a imaginilor. Mai mult CD-ROM-urile nu au nevoie de hardware
specializat sau software pentru obtinerea informatiilor. CD-urile
folosesc specificaiile ISO 9660, ceea ce inseamna ca datele pot fi
citite pe mai multe platforme de calcul. Principalul dezavantaj al
acestui mediu este capacitatea limitata de stocare, 650MB. CD-ROM
urile pot fi accesate prin unitatileCD-ROM, CD towers i jukeboxes de
pana la 500 de discuri, fiind o metoda convenabila de stocare a
unui numarmare de documente imagine.

DVD-uri. Digital Video Disc sau Digital Versatile Disc reprezinta o alta
tehnologie de stocare a discurilor optice. Un DVD este n esenta un
CD mai rapid care poate pastra mai multe informatii video, audio sau
date. Deoarece discul este citit de o raza de lumina laser, nu apar
probleme la recitiri ale acelorai date. Suprafata acestora de plastic
dur nusufera de amprentele degetelor utilizatorilor, praf sau murdarie,
ceea ce inseamna ca pot fi utilizate de mii de ori fiind cel mai bun, cel
mai fiabil pe termen lung mediu de stocare pentru managementul
documentelor.

WORM (Write Once, Read Many). Este o tehnologie de disc optic ce
permite scrierea datelor pe un disc o singura data. Datele sunt
permanente i pot fi apoi citite de multe ori. Acest format necesit
hardware specializat i software pentru a fi operabil. Discurile WORM
nu respecta un standard, ceea ce inseamna ca ele pot fi citite numai
de acelatitip de unitate de disc care-l scrie. Acest lucru
a ingreunat acceptarea larga, desi a cunoscut popularitate n mediile
dearhivare.Chiar daca aceasta definiie standard a WORM se refera
la o anumita tehnologie de stocare, WORM are uninteles mai larg n
alte contexte, ca serviciile financiare, i reprezinta un disc optic
ce paote fi scris o data i citit de mai multe ori. n acest sens general,
WORM include mai multe medii de stocare ca CD-uri i DVD-uri.



1. [A/F] Compatibilitatea este capacitatea unui sistem de
management al documentelor s lucreze cu sistemele
hardware i software existente.

2. [A/F] O componenta client accesibil Web minimizeaz
dificultile de instalare, ntreinere iupgradare.

3. Cerinele hardware pot fi grupate n cerine pentru
server i cerine pentru __________________ .

4. Cerinele software pot lua n considerare cerinele de
_________ i de posibilitatea implementarii pe ______.

5. Un sistem de managementul documentelor este
scalabil daca :
a. Suporta doar o mica parte din utilizatorii
organizaiei.
b. Poate stoca doar o parte din documentele
organizaiei.
c. Se adapteaz n funcie de numrul utilizatorilor
i al documentelor.
d. Nu suporta baze de date multiple.

2.7. STRUCTURA SISTEMULUI SIVADOC

SIVADOC reprezinta o soluie sigur i facil pentru gestiunea
documentelor n cadrul unei organizaii, indiferent de tipul de
activitate pe care aceasta l desfoar. Pentru aceasta, sistemul
SIVADOC ofer dou componente principale care conduc la
eficientizarea activitii i gestionarea riguroas a documentelor.

Prima component, Depozitul de documente, are
responsabilitatea stocrii i gestionrii documentelor de orice tip
(texte, imagini etc.) i a versiunilor acestora, permind vizualizarea
lor i realizarea de diferite aciuni: salvare; modificare; marcarea unui
document ca fiind n lucru la un anumit utilizator. De asemenea
aceste documente pot fi regsite ulterior dup coninutul lor. A doua
component a sistemului SivaDoc, Fluxuri de lucru, ofer
posibilitatea definirii unor fluxuri de lucru n funcie de necesitile de
comunicare intern ale organizaiei, la aceste fluxuri putndu-se
asocia documentelor existente n depozit. Modulul de fluxuri de lucru
const dintr-o component static ce modeleaz fluxul de lucru i o
component dinamic folosit pentru descrierea i realizarea efectiv
a activitilor n cadrul sistemului. Pe lng aceste dou componente
principale, SivaDoc mai cuprinde alte module utilitare care permit o
mai bun colaborare ntre echipele care particip la acelai proiect.
Figura de mai jos prezinta structuura sistemului SivaDoc.

Prin intermediul mecanismului de notificri, fiecare utilizator poate
vizualiza propriile instruciuni de lucru. Acest mecanism este strns
integrat cu modulul fluxurilor de lucru, adaptnd dinamic mesajele
transmise n funcie de parcursul fluxurilor de lucru.



1. [A/F] Soluia SivaDoc nu depinde de tipul de activitate
a organizaiei.

2. [A/F] Depozitul de documente din SivaDoc poate
stoca i gestiona orice tip de documente.

3. [A/F] Modulul fluxuri de lucru din SivaDoc are ______
componente.

4. [A/F] SivaDoc contine module utilitare care permit o
mai bun colaborare ntre echipele care particip la
acelai proiect.



Testul 2.1. :
1. scanare, importare, convertire.
5. Cand se prelucreaza n mod repetat aceleasi formulare.

Testul 2.2. :
1. F; 2. alfa-numerice; 3. regasire; 4. a; 5. b; 6. C.

Testul 2.3. :
1. A; 2. ASCII; 3. TIFF; 4. d; 5. d

Testul 2.4. :
1. A; 2. E-mail; 3. A; 4. c; 5. c;

Testul 2.5. :
1. F; 2. deschisa; 3. Plug-in; 4. A; 5. A

Testul 2.6. :
1. A; 2. A; 3. Statiile de lucru; 4. Licenta, Web; 5. c

Testul 2.6. :
1. A; 2. A; 3. A; 4. A.

Sinteza

Aducerea fisierelor intr-un sistem de management al
documentelor se poate face prin scanare, import,
conversie.
Un sistem de managementul documentelor trebuie s
ajute la gasirea a ceea ce se doreste, atunci cand se
doreste. Obtinerea documentelor relevante trebuie s fie
rapida, eficienta cu multiple metode de indexare a
informatiilor.
Sistemul de management al documentelor trebuie s
ofere posibilitatea unei stocari fiabile prin adaptarea la
schimbari viitoare n tehnologiile informatice i avnd n
vedere posibila lrgire a organizaiei. Managementul
nregistrrilor este o ramura a managementului
documentelor care se ocupa cu servirea informatiilor ca
dovada a activitatilor de afaceri ale unei organizaii.
Un sistem de calitate face posibil mai multor utilizatori
accesul la mai multe fisiere n acelasi timp i ajuta n
distribuirea documentelor persoanelor autorizate, fie din
interiorul sau exteriorul organizaiei prin intranet, prin e-
mail sau prin publicarea pe Web, CD-uri sau DVD-uri.
Pentru minimizarea intreruperilor operaiilor specifice
afacerii, este esential ca sistemul de managementul
documentelor s se integreze usor cu alte aplicaii
software.
Intr-un sistem de management al documentelor exista o
varietate de componente tehnice precum i o varietate
larga de optiuni ce trebuie luate n considerare. Se pot
evidentia compatibilitatea sistemului, sistemele de retea,
scalabilitate, implementare bazata pe Web, hardware,
software i optiunile de stocare.
SIVADOC reprezinta o soluie sigur i facil pentru
gestiunea documentelor n cadrul unei organizaii,
indiferent de tipul de activitate pe care aceasta l
desfoar


1. Imaging Guide, Laserfiche - Compulink Management
Center, 2007.
2. SivaDoc sistem de management al documentelor,
2010.
OBIECTIVELE UNITII 3

La terminarea studiului acestei uniti de nvare vei fi capabil
s:
Explicai tipurile i formatele de documentelor ce pot fi stocate intr-
un sistem informatic de managementuldocumentelor.
Explicai i s aplicai procedurile asociate definirii unui document intr-
un sistem informatic de managementuldocumentelor.
Specificai i s modificati detalii ale atributelor documentelor dintr-
un sistem.
Explicai i s aplicai procedurile de creare a versiunilor unui docu
ment intr-un sistem informatic de gestiune adocumentelor.

3.1. DOCUMENTE

Definiie. Conform DEX, editia a II-a 1996, un document
este un act prin care se adevereste, se constata sau
se preconizeaza un fapt, se confera un drept,
se recunoaste o obligatie; text scris
sau tiparit,inscriptie sau alta marturie servind
la cunoasterea unui fapt real, actual sau din trecut.

Pentru foarte multi, documentul este un inscris, adesea
o hartie, care constituie suport pentru o informatiemai mult
sau mai putin pretioasa. Tehnologiile actuale
de varf ale informatiilor i comunicatiilor au deviat acest
sens, astfel incat n prezent documentul reprezinta un
pachet de date structurate, care poate fi folosit
ca informatie. Din punct de vedere material un document
poate fi un manuscris, o fotografie, disketa, compact disk
sau DVD. Intr-un document se pot combina texte, imagini,
elemente audio, elemente video. Tehnologiile actuale fac
posibila vizualizarea, modificarea, arhivarea i
transmiterea documentelor fararestrictii de natura
temporala sau geografica.

Documentul n format tradiional implic dificulti de
transmitere, viteza sczut de procesare, securitate
limitata, confidentialitate scazuta. Utilizarea suportului
de hartie nu mai inseamna imprimare, curierat, arhivare,
cu costurile aferente. n schimb, documentul electronic
asigura integritatea textului, autentifica expeditorul, data i
destinatarul. n plus, garanteaz identitatea i
calitatea (funcia) expeditorului, iar
mecanismul semnarii electronice nu lasa nici o urma de
ndoial asupra identitii destinatarului. Toate acestea
determina n ultima instanta eficientizarea proceselor
interne i de afaceri.

Tipuri de documente. Intr-un sistem de
gestiune a documentelor, notiunea de
document reprezinta un obiect de orice tip ce
se stocheaza n baza de date. Documentul poate include
sau referi fisiere ce pot fi n orice format. Printre cele mai
utilizate formate de fisiere se regasesc: formatul text,
formatul Microsoft Word, formatul Microsoft Excel,
formatul Microsoft PowerPoint, format de tip .pdf, format
de tip imagine, format de tip audio, format de tip video.

Un fisier n format de tip text este
orice fisier care are extensia .txt. Acest fisier se identifica
prinnume_fisier.txt. Formatul de tip Microsoft Word
este un fisier care are n general extensia .doc.
Acest fisierse identifica prin nume_fisier.doc i
se obtine prin prelucrarea unui text cu instrumentul
Microsoft Word. Formatul de tip Microsoft Excel este
un fisier care are n general extensia .xls. Acest fisier se
identifica prinnume_fisier.xls i se obtine prin utilizarea
instrumentului Microsoft Excel. Formatul de tip Microsoft
PowerPoint este un fisier care are n general extensia .ppt.
Acest fisier se identifica prin nume_fisier.ppt i
se obtine prin utilizarea instrumentului Microsoft
PowerPoint. Formatul de tip .pdf (Portable Document
Format) este formatul unui fisier care are extensia .pdf.
Acest fisier se identifica prin nume_fisier.pdf i
seobtine prin utilizarea unui program special de scriere n
acest format. Exista numeroase programe open-source ce
pot fi utilizate pentru conversia unui fisier n format PDF.
Este recunoscut faptul ca formatul PDF este standardul
global pentru captarea i vizualizarea
de informatii complexe din aproape orice aplicaie, pe
aproape orice sistem de calcul.

Formatul de tip imagine este formatul
unui fisier care are n general o extensie .jpg, .gif, .bmp,
.tiff, etc. Acest fisier se identifica
prin nume_fisier.jpg ori nume_fisier.gif , etc., i
se obtine printr-un sistem deachizitie a imaginilor statice.
n practica sunt cunoscute procesele de fotografiere cu un
aparat foto sau procesul de scanare cu un scanner. Exista
i alte instrumente grafice ce permit realizarea unor
imagini statice i salvarea acestora n fisiere cu astfel de
extensii.

Formatul de tip audio este formatul
unui fisier care are n general o extensie .wav, mp3, etc. .
Acest fisier se identifica prin nume_fisier.wav sau nume
_fisier.mp3 i se obtine prin inregistrarea continua a unui
sunet cu un sistem de inregistrare audio sau un sistem
de achizitie a sunetelor.

Formatul de tip video sau secventa video
este formatul unui fisier care are n general o extensie
.avi sau .mpg. Acest fisier se identifica
prin nume_fisier.avi sau nume_fisier.mpg i
se obtine prin inregistrareacontinua a imaginii i sunetului
cu o camera video sau un alt sistem de achizitie video.

Definirea unui document intr-un sistem de
n sistemul SivaDocdocumentele sunt continute n dosare.
Dosarul este un concept introdus n definirea acestui
sistem informatic din nevoia de structurare a informatiilor.
Un dosar contine numai documente. Astfel un document
nou se defineste n interiorul unui dosar.

Procedura de creare a unui document. Pentru
crearea unui document se selecteaza dosarul n care se
va crea documentul prin apasarea pe numele sau. Apoi
se apasa butonul specific din sectiunea uneltelor pentru
crearea documentului. Figura
3.1 detaliaza interfata grafica
a SivaDoc ce evidentiaza butonul de creare a unui
document.

Sistemul informatic trebuie s ofere
instrumentele necesare definirii unui document nou printr-
o interfatagrafica usor de utilizat care permite
introducerea informatiilor de specificare a detaliilor unui
document. Figura 3.2 arata detaliile specificate pentru un
document de tip Contract, din dosarul cu numele Dosar
de lucru.

In general, la definirea unui document nou trebuie
stabilite urmatoarele detalii: modul de stocare i detaliile
specifice modului de stocare ales, numele documentului,
descrierea documentului, tipul documentului, cuvinte
cheie, valori ale atributelor documentului, detalii de
securitate ale documentului, registrul de evidenta n care
se inregistreaza documentul. dup specificarea acestor
detalii prin completarea n interfata grafica
acampurilor asociate trebuie s se realizeze
salvarea informatiilor completate pentru a fi luate n
considerare. n SivaDoc operaia de salvare a
se realizeza prin apasarea unui buton vizibil n fereastra
grafica i cu un nume sugestiv, i anume Salveaza .
Documentul astfel definit poate fi trimis apoi pe un flux de
lucru iurmarit parcursul acestuia.

Printre detaliile ce pot fi completate la
definirea unui document se evidentiaza modul de stocare
n sistem al acestuia. De exemplu, SivaDoc permite
alegerea unui mod de stocare a unui document ce poate
fi: obiect n baza de date, referinta externa, referinta la un
obiect digital extern sau ca formular. Pentru fiecare mod
de stocare trebuie stabilite detalii specifice. De exemplu,
daca documentul va fi stocat ca obiect n baza de date se
va stabili fisierul local ce se doreste a fi incarcat.

Cuvintele cheie pentru un document pot fi
selectate dintr-o lista data. Figura 3.3. exemplifica
fereastra de dialog din SivaDoc ce permite selectarea
cuvintelor cheie la definirea unui document. n acest
exemplu cuvintele cheie din care poate selecta utilizatorul
sunt achizitie hartie 17 ian 2006, carte veche, dosar,
organizator de carti i stilouri. organizator de carti este
selectat. Lista cuvintelor cheie se poate
extinde.SivaDoc permite introducerea de noi cuvinte cheie
ce se vor asocia apoi documentului.

Procedura de adaugare cuvinte cheie noi. Utilizatorul mai
poate adauga noi cuvinte cheie. Pentru fiecarecuvant nou
1. se introduce cuvantul n campul specificat i 2.
se apasa butonul Adauga. Pasii 1. i 2. se repeta pana
la introducerea tuturor cuvintelor dorite.

Detaliile de nregistrare sunt necesare la definirea
documentului n sistem pentru ca fiecare document din
sistem s aib un numr de nregistrare ntr-un registru.
Astfel, sistemul informatic de gestiune trebuie s ofere
posibilitatea selectrii registrului n care se dorete
nregistrarea documentului. Figura 3.4. exemplific
detaliile de nregistrare oferite de SivaDoc. n SivaDoc un
registru poate fi Registru Iesiri Registratura Generala,
Registru Intrari Registratura Generala sau
Registru Intrari Iesiri.

Exemplu. SivaDoc ofer un buton de nregistrare prin care
se genereaz automat urmtorul numr de nregistrare
disponibil sau permite selectarea unui numr rezervat pe
o anumit dat.

Detaliile documentului pot fi ulterior modificate prin
proceduri bine definite intr-un manual de utilizare al
sistemului software ce realizeaza managementul
documentelor. De exemplu, n manualul de utilizare al
sistemului SivaDoc sunt descrise toate aceste proceduri.
Foarte important este a se retine ca pentru a
sepastra modificarile efectuate informatiilor de detaliu
trebuie s se apese butonul Salveaza.


despre documente i definirea unui document intr-un
sistem informatic de managementul documentelor.

1. Cum se reprezinta un document intr-un sistem
informatic de management al documentelor?
2. Dati trei exemple de extensii pentru fisiere asociate
unui format de tip imagine?
3. Ce contine un dosar n SivaDoc?
4. Identificati i descriei trei detalii de necesare de
specificat la definirea unui document intr-un sistem de
managementul documentelor?
5. Identificati o tehnica de extindere n specificarea unor
detalii ale documetelor oferita utilizatorilor de un sistem
de management al documentelor?

3.2. ATRIBUTELE DOCUMENTELOR

In principal, un document se identifica prin
numele i locul unde poate fi gasit n sistemul de gestiune.
De asemenea, un document al sistemului de gestiune
trebuie s aiba specificat modul n care va fi stocat i o
descriere scurta pentru o mai uoar recunoatere a
acestuia.

Fiecare document are un coninut i atribute ce pot lua
diferite valori pe durata ciclului sau de viaa. n aceasta
seciune se descriu tipurile de atribute ce pot fi asociate
unui document n sistem cu exemplificri concrete pe
SivaDoc

n sistemul SivaDoc atributele documentelor
pot fi de tip text, numeric, list de valori, de tip dat,
selecie sau valori dintr-o alt baz de date. Pentru un
document, completarea atributelor se realizeaz astfel:

n detaliile documentului se stabilete tipul de
document potrivit, se salveaz detaliile
documentului i apoi se alege intrarea Atribute din
zona superioar de lucru.
Pentru un document, atributele pot fi grupate, astfel
nct acestea pot aprea sub numele grupului din
care fac parte sau pot fi negrupate, caz n care apar
sub paragraful Atribute negrupate.
Pentru completarea atributelor unui document, este
necesar ca documentul s fie marcat n editare (prin
apsarea butonului , disponibil n seciunea de
unelte a paginii principale).
Pentru fiecare atribut n parte se completeaz
valorile potrivite, modul de completare fiind diferit n
funcie de tipul atributului.

Atribute de tip text i numerice. Pentru atributele de tip text
se introduce o valoare n cmpul de valoare din dreptul
atributului; similar se completeaz atributele de tip
numeric, diferena fiind ca valoarea trebuie s fie un
numr. Figura 3.5. prezint un atribut de tip text
Beneficiar achiziie ce are valoarea Popescu Ion.

Atribute de tip data calendaristica. Pentru atributele de tip
dat calendaristic, se apas pe butonul i se stabilete
data potrivit. Figura 3.6 arata atributul Data nota
fundamentare ce ia valoarea 14.02.2006

Atribute de tip lista de valori. Pentru atributele de tip list
de valori, se apas pe butonul i din fereastra care se
deschide se selecteaz valoarea/valorile necesare
(selecia poate fi multipl pentru anumite atribute). Figura
3.7 arata atributul Valuta a crui valoare USD este
selectata din lista de valori

Atribute care preiau valori dintr-o baza de date. Pentru
atributele care preiau valori dintr-o baz de date, se apas
pe butonul i din fereastra care se deschide se
selecteaz valoarea/valorile necesare (selecia poate fi
multipl pentru anumite atribute). De asemenea, pentru a
stabili o alt valoare fa de valorile existente n
nomenclator, se apas pe butonul i apoi se introduce
o valoare. Figura 3.8 arata atributul Produs ce primete
valoarea Stilou corp plastic ce este selectata din baza de
date.



1. Un document se identifica ntr-un sistem informatic de
management al documentelor prin nume i
________________ .

2. Fiecare document are un coninut
i ________________ ce pot lua diverse valori pe
durata cicului sau de viaa.

3. nainte de completarea valorilor atributelor unui
document este necesara:
a. Alocarea spaiului pentru depozitarea valorilor.
b. Gruparea atributelor cu aceeai valoare.
c. Marcarea documentului ca fiind n editare
d. Modificarea detaliilor documentului

4. Modul de completare al atributelor unui document:
a. Este acelai pentru toate tipurile de atribute
b. Este acelai pentru atribute cu valori de tip text i
data calendaristica
c. Depinde de numele atributului
d. Depinde de tipul atributului

5. Atributele de tip __________________________ pot
avea selectie multipla.

3.3. VERSIUNILE UNUI DOCUMENT

Un document poate avea un numr nelimitat de versiuni.
n general, fiecare versiune a unui document are asociat
un fisier ce poate fi inclus n sistemul de gestiune prin
stocarea acestuia n baza de date a sistemului. Exista i
situatii exceptionale n care fisierul asociat documentului nu poate
fi inclus n baza de date sau documentul nu exista n format
electronic, ci doar pe hartie. Daca fisierul documentului nu poate fi
inclus n baza de date, sunt necesare informatii despre locatia
unde se afla acel fisier, ca versiune digitala externa a
documentului. Pot exista versiuni de documente care se
materializeaza sub forma unor hartii tiparite.

Un sistem complet de gestiune trebuie s tina cont i de aceasta
forma de existenta a documentului, posibil prin indicarea locului
unde se gasesc acele hartii tiparite. n functie de specificul unui
document se poate defini un format predefinit care contine
anumite atribute negrupate sau grupuri de atribute reunite. Acest
format reprezinta un formular al unui anumit document.
Un sistem informatic de management al documentelor
trebuie s permita crearea unei noi versiuni de document.
O noua versiune se poate crea fie prin modificarea unui
document selectat din lista de documente sau prin
adaugarea directa a unei noi versiuni de document fara
modificarea continutului documentului.

Exemplu. SivaDoc ofera instrumente specifice de lucru pentru
crearea unei noi versiuni a unui document. n figura 3.9. sunt
evidentiate butoanele ce permit marcarea unui document pentru
editare, deschiderea i editarea unui document i incarcarea n
sistem a unei noi versiuni a unui document.

Modificarea unui document se face prin procesul normal de
editare. Editarea se realizeaza cu programul asociat pentru acea
extensie de document n sistemul de operare Windows. Spre
exemplu, pentru un document de tip.doc, deschiderea pentru
editare se va realiza cu programul Microsoft Word. Figura 3.9.
arata deschiderea pentru editare a unui fisier intr-o alta fereastra
cu SivaDoc.

Exemplu 1. Procedura SivaDoc de creare a unei noi versiuni de
document cu modificarea documentului:
1. Se selecteaza documentul din dosar pentru care se va realiza
crearea unei noi versiuni.
2. Se apasa butonul de marcare a documentului pentru editare.
3. Se apasa butonul de deschidere i editare a documentului
4. Se efectueaza modificarile asupra documentului i se salveaza
documentul din programul asociat fr a modifica i calea n care
documentul este salvat.
5. Se apasa butonul de incarcare n sistem a unei noi versiuni a
documentului.
6. Se introduce o descriere a noii versiuni.
7. Se apasa butonul de terminare Gata

Exemplu 2. Procedura SivaDoc de creare a unei noi versiuni de
document fara modificarea directa a documentului. Se presupune
ca utilizatorul a salvat local o versiune anterioar, a realizat
modificri documentului asociat i adaug acest document ca
noua versiune.
1. Se apasa butonul de marcare n editare a documentului.
2. Se apasa butonul de incarcare a unei noi versiuni a documentului
n sistem.
3. Se completeaza campurile ferestrei care apare. Campurile se
refera la detalii precum, modul de stocare a versiunii, descrierea
i locaia unde este fiierul amplasat, tipul de document i
atributele, similar ca la definirea unui document n sistem. Figura
3.10 prezinta detaliile acestei ferestre.
4. Se apasa butonul de terminare Gata



1. Fiecare versiune a unui document are asociat un
________________ ce poate fi stocat n baza de date a
sistemului.

2. Un formular al unui document este
un ________________ ce conine anumite atribute.

3. Un sistem de management al documentelor:
a. Nu trebuie s ia n considerare fiierele ce nu pot
fi stocate n baza de date.
b. Nu trebuie s ia n considere documentele ce nu
sunt n format electronic.
c. Permite maxim 16 versiuni pentru fiecare
document
d. Tine cont de toate formele de existenta ale
documentelor

4. Crearea unei noi versiuni prin modificarea
documentului:
a. Specificarea unei noi locaii a documentului
modificat
b. Necesita marcarea documentului pentru editare
c. Nu necesita marcarea documentului pentru editare
d. Incarca automat n sistem noua versiune a
documentului

5. Crearea unei noi versiuni fara modificarea directa a
documentului:
a. Necesita marcarea documentului pentru editare
b. Nu necesita marcarea documentului pentru
editare
c. Nu permite adaugarea unui document modificat
local
d. Incarca automat n sistem noua versiune a
documentului

vei gsi la sfritul acestei uniti
3.4. CICLUL DE VIATA A INFORMATIILOR UNUI
DOCUMENT

n contextul soluiilor existente de management al
documentelor apare notiunea de gestiune a ciclului
de viata a informatiilor (Information Lifecyle Management
ILM). ILM este un concept pentru gestiunea dinamica a datelor de-
a lungul ciclului de viata, de la creare pana la distrugere, dup cum
valoarea lor se schimba n timp. ILM este procesul prin
care informatia este mutata printr-un continuu de medii de stocare
pentru a asigura livrarea ei la nivelul cerinelor de afaceri, la cel
mai scazut cost unitar, bazat pe continutulelementelor de date.

Pentru ca o strategie ILM s fie implementata cu succes, ea
trebuie s fie:

business-centric, tehnologia i afacerea trebuie s alinieze
procesele cheie, aplicaiile i initiativele de business;
bazata pe politici, s implementeze regulile privind
perioadele de retentie a datelor n functie de natura lor i
s stabileasca cand trebuie sterse i cine are access la ele;
gestiune centralizata: s furnizeze o vedere integrata a
tuturor informaiilor de business, att structurate, cat i
nestructurate;
eterogena: s poat opera n ntreaga organizaie,
cuprinznd toate platformele i sistemele de operare;
aliniata la valoarea datelor, abilitatea de a armoniza n orice
moment resursele de stocare cu valoarea de business a
datelor.

Department of Defense (DoD) a realizat cerinele
sistemelor de calcul pentru stocarea i managementul
nregistrrilor electronice. DoD Standard 5015.2 a devenit
standardul de facto pentru un spectru larg de industrii. Exista o
diferen intre managementul nregistrrilor i managementul
documentelor. n timp ce majoritatea aplicaiilor de
managementul inregistrarilor includ o componenta de
managementul documentelor, nu toate sistemele de
managementul documentelor sunt corespunzatoare pentru
managementul nregistrrilor. Managementul nregistrrilor este o
ramura specializata a managementului documentelor ce se ocupa
cu servirea informatiilor ca o evidenta a activitatilor de afaceri
pentru o organizaie. Managementul inregistrarilor include un set
de practici recunoscute asociate ciclului de viata al informatiilor, ca
de exemplu identificarea, clasificarea, arhivarea, conservarea i
distrugerea inregistrarilor. Managementulinregistrarilor include i
soluiile de arhivare ambele
oferind garantia ca inregistrarile permanente sunt accesibile i
citibile i peste 100 de ani i oferind protectie arhivelor istorice.

Primul pas n trecerea documentelor existente de pe
suport hartie pe suport electronic este, pentru multe
companii, achizitionarea unui scanner. Alegerea scaner-
ului potrivit i stabilirea unei strategii pentru migrarea
documentelor n format electronic constituie factori determinani ai
succesului unei politici de management al documentelor cu
arhivare electronica. Blocarile, timpii morti sau calitatea redusa pot
afecta sau compromite total eficienta unui sistem de arhivare
electronica. Se impune o analiza atenta a procesului de achizitie a
tehnologiei. La alegerea unui scaner este important a se
considera marimea i volumul dehartie care trebuie
scanat, alaturi de pret i de bugetul total. Abilitatea de a suporta
un spectru larg de scannere este una din caracetristicile definitorii
ale unui sistem multilateral de management al documentelor.

Printre elementele cate trebuie avute n vedere
la achizitionarea unui scanner se afla n mod necesar:

Volumul de documente. Analiza volumului de documente
care urmeaza a fi procesate trebuie s ofere n final o medie
zilnica, insa nu trebuie ignorate nici situatii de moment cu
sarcina maxima n timpul caroraechipamentele trebuie s
fie functionale. De asemenea, trebuie tinut cont i de o
posibila crestere a volumului documentelor.
Tipul documentelor. Tipul documentelor
scanate influenteaza alegerea echipamentului. Astfel se
pune problema daca n discutie sunt documente grafice,
imagini, etc. Se mai ia n consideratie daca este nevoie de
un echipament color, daca documentele trebuie scanate
fata-verso, ce dimensiune au, ce stare, daca sunt file sau
sunt legate n brosuri sau carti. Scannerele pot lucra cu o
varietate de dimensiuni ale foilor de hartie. Majoritatea
organizaiilor au nevoie doar de scanat documente de
dimensiune n format A4. Pentru organizaii
sau municipalitati care utilizeaza planuri ale cladirilor sau
desene de arhitectura, exista scannere de formate mai mari
care pot suporta documente n format E. n general cu cat
este mai mare dimensiunea hartiei cu care poate lucra un
scanner, cu atat este mai scump. Alte optiuni, precum color
sau alb/negru, pot creste pretulunui scanner.
Tipurile de aplicaii care pot lucra cu documentele
electronice. La fel de important este ce vom face cu
documentele rezultate: o simpla arhivare sau o procesare
complexa. Esential pentru finalizarea alegerii este i suportul
oferit i dup vanzare: posibilitatea testarii unui echipament,
training, suport on-line.
Modul de lucru. Se ia n consideratie posibilitatea
lucrului centralizat sau pe departamente.
Viteza de scanare. Viteza de scanare este i ea de luat n
considerare. Scannerele de documente pot lucra 10 pana la
200 de pagini pe minut. Ele sunt disponibile n modul simplex
sau duplex. Scannerele duplex permit scanarea
documentelor pe ambele parti ale unei foi de hartie intr-un
singur pas. Scanarea la viteza ridicata i scanarea duplex
pot creste pretul unui scanner. n unele cazuri este mai
economic s se cumpere doua scannere de 20 pagini pe
minut dect un scaner de 40 de pagini pe
minut. Totusi optiunea pentru doua scanere este fezabila
sistemelor de managemntul documentelor care suporta mai
multe statii de scanare.
Prezenta ADF. Un scanner trebuie s aiba un ADF
(Automatic Document Feeder). ADF-ul creste viteza
procesului de scanare astfel ca stivele de foi de hartie sunt
puse intr-o tava i automat este adusa cate o pagina n
scanner. Scannerele fara ADF au nevoie ca fiecare pagina
s fie pusa manual n scanner i sunt n principal utilizate
pentru imagini grafice.

Costul total al detinerii unui echipament de scanare se
compune din costul de achizitie, costul consumabilelor (role de
alimentare, lampa, etc), dar i timpul
de nefunctionare sau spatiul ocupat pe birou.

Toate acestea trebuie considerate deoarece o manevrare
deficienta a documentelor poate ocupa pana la 40% din timpul de
lucru al unui angajat, ceea ce inseamna, conform studiilor, 20-30%
din costurile asociate angajatilor i pana la 12% din veniturile unei
companii.

n esen informaia de pe hrtie, transformata cu ajutorul unui
scanner n documente electronice, poate fi distribuita n retea la o
calitate excelenta i la un cost mult mai mic dect
corespondenta obisnuita. n cateva secunde, un document poate
fi pus simultan la dispozitia tuturor angajatilor, poate fi procesat
ulterior i utilizat, printr-o simpla trecere de la hartie la suport
digital, cu scanner-ul i aplicaia potrivite.



1. ILM este un concept ce defineste gestiunea
________________ a datelor de-a lungul ciclului
de viata.

2. _______________ unui echipament de scanare se
compune din costul de achizitie, costul consumabilelor,
timpul de nefunctionare i spatiul ocupat pe birou.

3. Implementarea cu succes a unei strategii ILM
presupune:
a. Sa poata opera doar la nivelul decizional dintr-o
organizaie.
b. Sa cuprinda doar anumite retele locale ale
anumitor grupuri dintr-o organizaie.
c. Stabilirea unei perioade fixe de retentie a datelor
indiferent de natura lor
d. Stabilirea unor reguli de acces la date

4. Trecerea documentelor de pe suport hartie pe suport
electronic se realizeaza prin:
a. scanare
b. editare
c. inregistrare video
d. arhivare clasica

5. Achizitia unui echipament de scanare:
a. Nu depinde de volumul documentelor
b. Nu depinde de tipul documentelor
c. Ia n consideratie modul de lucru dintr-o
organizaie
d. Nu ia n consideratie ce aplicaii pot lucra cu
documentele electronice rezultate



Coninutul lucrrii se gsete la paginile 63 i 64.


Testul 3.1. :
1. Un posibil rspuns:

- Un document este un obiect de orice tip ce
se stocheaza intr-o baza de date

2. .gif., .jpg, i .bmp.

3. documente

4. modul de stocare, cuvinte cheie, detalii de inregistrare

5. Extinderea listei din care utilizatorul selecteaza cuvintele cheie ale
unui document.

Testul 3.2. :
1. locul unde poate fi gasit; 2. atribute; 3. c; 4. d; 5. Lista de valori

Testul 3.3. :
1. fisier asociat; 2. Format predefinit; 3. D; 4. B; 5. A

Testul 3.4. :
1.dinamica; 2. Costul total al detinerii; 3. d; 4. a; 5. c

INSTRUCIUNI

Lucrarea de verificare al crei coninut este prezentat
mai jos, v solicit unele activiti care necesit
cunoaterea unitii de nvare 2. Pe prima pagin a
lucrrii se vor scrie urmtoarele informaii: Numele
acestui curs (Curs Managementul Documentelor),
numrul lucrrii de verificare (Lucrarea de verificare nr.
2) i Numele cursantului.

Pentru realizarea acestei lucrari de verificare aveti nevoie de un
sistem de calcul cu imprimanta i scanner. Sistemul de calcul are
instalat sistem de operare Windows, Microsoft Word, aplicaie de
conversie a unui fisier Microsoft Word n PDF. Sistemul dvs. de
calcul are acces la un sistem de management al documentelor (ex.
SivaDoc). Realizarea lucrarii permite aplicarea competentelor
dobandite n acesta unitate. Acolo unde este cazul va recomand
s explicai clar rspunsurile la ntrebri. Pentru securitatea lucrrii
v recomand s scriei numele cursantului pe fiecare foaie.

V recomand ca pentru fiecare rspuns s v limitai n medie la
aproximativ o jumtate de pagin, adic s formulai rspunsurile
n aproximativ 200 de cuvinte. Pentru unele ntrebri rspunsurile
pot fi mai scurte, pentru altele rspunsurile pot fi ceva mai lungi.

1. Identificati fisiere n format text Microsoft Word existente n
sistemul dvs. de calcul? Alegeti un fisier identificat anterior din
care creati un fisier de tip PDF. Specificai dimensiunea
n kB a fisierului PDF obtinut. Tipariti fisierul la o imprimanta
alb/negru apoi realizati scanarea documentului imprimat
pe hartie. Comparati dimensiunea noului fisierPDF obtinut n
urma scanarii cu dimensiunea identificata anterior. Ce observati?

2. Definii un document intr-un sistem de managementul
documentelor. a) Creati un fisierul text cu Microsoft Word cu
numele act aditional.doc. b) Documentul se defineste n dosarul
cu numele Dosar de lucru. Documentul din sistem va avea
numele Act aditional i va fi obiect n baza de date de tip contract.
c) Adaugati trei cuvinte cheie n lista de cuvinte cheie, i
apoi selectati doua dintre acestea pentru documentul definit.
d) inregistrati documentul n sistem n Registrul Intratri/Iesiri cu
generarea automata a numarului de inregistare.

3. Creati o noua versiune a documentului definit la pct. 2. Noua
versiune se creeaza prin modificare directa. ncampul asociat
descrierii noii versiuni introduceti fie Text de descriere a noii
versiuni , fie orice text la alegere.

4. Analizati cat va fi costul total al detinerii unui echipament de
scanare n cazul organizaiei dvs., lund n considerare toate cele
patru elemente de avut n vedere la achiziionarea unui scanner.

5. n final v invit s transmitei orice ntrebare legat de unitatea
de nvtare 1, de testele de autoevaluare i s facei orice
comentariu asupra coninutului acestora. Punctele
dumneavoastr de vedere sunt binevenite pentru mbuntirea
coninutului prezentului curs.

Sinteza

Intr-un sistem de gestiune a documentelor, notiunea de
document reprezinta un obiect de orice tip ce
sestocheaza n baza de date. Documentul poate include
sau referi fisiere ce pot fi n orice format.
Sistemul informatic de managementul documentelor
trebuie s ofere instrumentele necesare definirii unui
document nou printr-o interfata grafica usor de utilizat
care permite introducerea informatiilor de specificare a
detaliilor unui document.
Detaliile unui document se refera la informatii precum
modul de stocare i detaliile specifice modului de stocare
ales, numele documentului, descrierea documentului,
tipul documentului, cuvinte cheie, valori ale atributelor
documentului, detalii de securitate ale documentului,
registrul de evidenta n care seinregistreaza documentul.
Fiecare document are un continut i atribute ce pot lua
diferite valori pe durata ciclului sau de viata.
Un document poate avea un numr nelimitat de versiuni.
n general, fiecare versiune a unui document are asociat
un fisier ce poate fi inclus n sistemul de gestiune prin
stocarea acestuia n baza de date a sistemului. Exista
i situatii exceptionale care trebuie luate n considerare
la managemetul documentelor.
Un sistem informatic de management al documentelor
trebuie s permita crearea unei noi versiuni de document.
O noua versiune se poate crea fie prin modificarea unui
document selectat din lista de documente sau
prin adaugarea directa a unei noi versiuni de
document fara modificarea continutuluidocumentului


1. Len Asprey,
2. SivaDoc sistem de management al documentelor.


s:

Descriei o soluie uor de aplicat pentru organizarea docu
mentelor n sertare i dosare intr-un sistem de management
al documentelor.
Realizati crearea unui sertar n SivaDoc.
Realizati crearea unui dosar n SivaDoc.
Realizati proceduri de cautare simpla sau avansata pentru
regasirea documentelor n sistem.
Sa definii sabloane de cautare, tehnica de reutilizare pentr
u creterea eficientei operaiilor de cautare.

4.1. ORGANIZAREA DOCUMENTELOR

Sistemul de management al documentelor trebuie s ofere
posibilitatea unei stocari fiabile prin adaptarea laschimbari viitoare
n tehnologiile informatice i avand n vedere posibila largire a
organizaiei. Sistemul trebuie s fie compatibil cu toate
echipamentele de stocare disponibile i s fie deschis la
viitoare integrari cu alte sisteme. Multe organizaii ezita s
implementeze un sistem de management al documentelor datorita
problemei mijloacelor de citire a documentelor sau
a inregistrarilor. Cresterea rapida a sectorului tehnologic
complica predictiile referitoare la care vor fi aplicaiile sau
platformele hardware peste cinci sau zece ani. Totusi nevoia
de obtinere rapida iimbunatatita a inregistrarilor documentelor
cere ca organizaiile s nu mai astepte implementarea soluiilor
necesare.

Una din principalele functionalitati a unui sistem de gestiune a
documentelor este organizarea documentelor n mod structurat
astfel incat utilizatorul lucreze eficient. n functie de criteriile de
organizare se realizeaza stocarea n sistem a documentelor. De
asemenea trebuie s se ia n considerare posibilitatea unui intr-
un numar nelimitat de versiuni pentru documente.

Din punctul de vedere al stocarii, n functie de tipul versiunii
se procedeaza la un anumit mod de stocare. SivaDocia n
considerare stfel patru moduri de stocare, i anume:

1. Stocare ca obiect n baza de date, daca fisierul asociat versiunii
documentului poate fi stocat n baza de date.

2. Stocare ca referinta la obiectul digital extern, daca versiunea
documentului nu poate fi inclusa n baza de date, dar se
specifica locatia unde se afla acel fisier extern.

3. Stocarea ca referinta externa,
se realizeaza atunci cand documentul se afla intr-o forma tiparita i
se specifica doar denumirea locatiei unde se
afla hartiile tiparite ale documentului.

4. Stocarea unui formular al unui document, acesta fiind o forma
predefinita prin diverse atribute n functie de specificul
documentului.

O posibil modalitate de organizare a documentelor este
o structura arborescenta, ierarhizata sub forma de sertare,
dosare i documente. Aceasta soluie
este intalnita la SivaDoc. Soluia esteasemanatoare bine
cunoscutelor sisteme de fisiere i respecta urmatoarele trei reguli:

1. Un sertar poate conine doar alte sertare, precum i
dosare.
2. Un dosar poate conine numai documente.
3. Un document poate avea una sau mai multe versiuni
i reprezinta frunza (obiectul terminal) pentru structura
arborescenta.

n principal, un document se identifica prin numele i locul unde
poate fi gasit n sistemul de gestiune. Documentul sistemului de
gestiune trebuie s aiba specificat modul n care va fi stocat i o
descriere scurta pentru o mai usoararecunoastere a acestuia.

Fiecare document are un continut i diverse atribute ce pot lua
diferite valori pe durata ciclului sau de viata.

Fiecare sertar are atribute de securitate ce se vor discuta n detaliu
n unitatea de invatare nr. 6.

Procedura de creare a unui sertar n SivaDoc. Pentru a crea un
sertar n cadrul altui sertar, se efectueaza urmatoriipasi:

1. Se selecteaz sertarul n cadrul cruia se realizeaz definirea, prin
apsarea pe numele acestuia. Sistemul va afisadetaliile sertarului
selectat.
2. Crearea noului sertar se face apsnd pe butonul din seciunea
de unelte a sistemului. Sistemul va afisa pagina de introducere a
detaliilor noului sertar.
3. Se completeaz numele i descrierea sertarului n
fereastra afisata. Data crearii este generata de sistem.
4. Se apas pe butonul Salveaz.

Figura 4.1 prezinta fereastra din SivaDoc n care s-a aplicat
procedura de creare a sertarului cu numele Popescu George n
cadrul sertarului Directia Juridica i Contencios.

Procedura de creare a unui dosar n SivaDoc. Pentru a
crea un dosar se efectueaza urmatorii pasi:

1. Se selecteaz sertarul n care este necesar crearea
dosarului. Selectarea sertarului printe se
realizeaz prin apsarea pe numele acestuia n
fereastra de navigare n arborele depozitului de
documente.
2. Se apas pe butonul din seciunea de unelte
pentru a crea un nou dosar.
3. Se completeaz numele dosarului
4. Se completeaza descrierea dosarului,
5. Optional se pot asocia sau defini cuvinte cheie n
cazul n care se doreste stabilirea unui alt tip de
dosar dect cel definit implicit.
6. Se apas butonul Salveaz pentru salvarea
dosarului
7. Optional se pot stabili valori pentru diferite atribute
ale dosarului.

Figura 4.2 detaliaza fereastra din SivaDoc de unde se
permite aplicarea procedurii de creare a unui dosar.
Dosarul urmeaza a fi creat n sertarul Directia Juridica i
Contencios. Figura evidentiaza i butonul pentru crearea
unui nou dosar .

Dosarele au specificate cuvinte cheie i atribute care se
pot stabili n acelasi mod ca i la documente. (vezi
descrierea din unitatea 3).



1. n SivaDoc un document se identifica unic prin
numele i ________________ n sistemul de gestiune.

2. [A/F] Dosarele au cuvinte cheie i atribute ce pot fi
specificate n SivaDoc.

3. Care din urmatoarele reguli
este adevarata n SivaDoc?
a. Un document are o singura versiune.
b. Un sertar contine numai dosare.
c. Un dosar contine numai documente.
d. Un dosar poate contine sertare.

4. La crearea unui sertar n SivaDoc:
a. Un sertar se creeaza n interiorul altui dosar.
b. Data de creare se introduce de utilizator.
c. Data de creare este generata de sistem.
d. Sistemul genereaza automat numele sertarului.

5. [A/F] Butonul pentru crearea unui dosar se afla
n sectiunea uneltelor.


4.2. REGASIREA DOCUMENTELOR

Un sistem informatic pentru managementul documentelor trebuie
s permita regasirea documentelor. Eficienta
nregasirea documentelor depinde de calitatea tehnicilor de
indexare utilizare. Sistemul SivaDoc realizeaza o grupare a
documentelor dup anumite criterii logice, n structuri de dosare i
sertare, ceea ce ajuta n procesul de regasire.

Soluia principala oferita
de SivaDoc pentru regasirea documentelor se bazeaza pe ideea
definirii unor criterii decautare n structura sistemului dup
anumite informatii cunoscute sau partial cunoscute, cum ar
fi proprietati ale documentelor, tipuri de documente sau cuvinte
cheie. Exista posibilitatea efectuarii unor operaii
de cautare simpla sau avansata.

Cautare simpla. Un sistem de gestiune a documentelor
poate oferi posibilitatea unei cautari simple sau realizarea
unei cautari avansate. Definirea unei operaii de cautare ii poate
oferi utilizatorului i unsablon de cautare, pe baza unor criterii
anterioare de cautare ce au fost salvate n sabloane de cautare.
Detaliile unui sablon de cautare se refera la un nume
al sablonului i o descriere scurta care sa-l faca usor de
recunoscut i de refolosit.

O cautare simpla este o operaie care gaseste documente,
cat i dosare sau sertare ce contindiverse detalii ce se
refera la numele documentului, descrierea
documentului, continutuldocumentului sau atribute ale
documentului. Prin aceasta operaie utilizatorul trebuie s
specifice condiia de cautare i calea din depozitul de documente
n care se va realiza cautarea.

Procedura de cautare simpla
n SivaDoc. Pentru regasirea documentelor n cazul
unei cautari simple se parcurgurmatorii pasi:

1. Se initiaza cautarea n depozitul de documente
prin apasarea butonului din seciunea de unelte (Figura 4.1).
2. Se selecteaz intrarea Cautare simpl. Acest tip de cutare va
regsi att documente, ct i dosare i sertare care conin n detalii
(nume, descriere, coninut, atribute) condiia de cutare.
3. Sistemul afiseaza o fereastra ca cea prezentata n Figura 4.2.
4. Se introduce condiia de cutare i se stabilete calea din depozitul
de documente n care se va realiza cutarea.
5. Se apas butonul Caut pentru realizarea efectiv a cutrii.

Cautare avansata. Aceasta operaie permite utilizatorului
s defineasca un set de condiii pentru tipul de obiect
selectat, dup care se va face cautarea. O condiie este definita prin
alegerea unor valori predefinite pentru criteriu ( de exemplu: Atribut
i valoare) i operator valoare (de exemplu: valoare aproximativa).
Criteriile de cautare difera n functie de tipul de obiect selectat
(document, dosar sau sertar).

Operaia de cautare avansata permite i o cautare dup
mai multe condiii. Fiecare condiie este specificata prin
procedura descrisa mai sus, iar suplimentar intre oricare
doua condiii mai trebuie specificat un operator logic (de legatura).

Procedura de cautare avansata
n SivaDoc. Pentru regasirea documentelor n cazul
unei cautari avansate se parcurg urmatorii pasi:

1. Se initiaza cautarea n depozitul de documente
prin apasarea butonului din seciunea de unelte (Figura
4.1).
2. Se selecteaz intrarea Cautare avansata.
3. Se selecteaz tipul de obiect pentru care se realizeaz
cutarea, n cmpul Set de condiii pentru(Figura 4.3).
4. Se selecteaz criteriul dup care se face cutarea i
operatorul pentru valoare (de exemplu: Valoare
aproximativ, Diferit sau Printre valorile). Criteriile de
cutare se vor afia n funcie de tipul de obiect selectat,
criteriile fiind diferite pentru fiecare obiect n parte.
5. Se introduce valoarea de cutat.
6. Pentru o cutare dup mai multe condiii, se selecteaz
operatorul logic (de legtur) dintre cele dou condiii i se
apas pe butonul pentru a introduce o nou condiie.
7. Dup definirea criteriilor de cutare, se apas pe butonul
Caut.

Sivadoc ofera posibilitatea salvarii criteriilor de cautare definite
prin procedurile de cautare n sabloane de cautare. Figura
4.4. prezinta interfata utilizatorului din SivaDoc prin care
se realizeaza salvarea unui sablon.

Procedura de salvare a
unui sablon de cautare n SivaDoc. Pentru
realizarea salvarii criteriilor de cautare nsabloane de cautare se
parcurg urmatorii pasi:
Precondiie: Se aplica dup definirea criteriilor de cautare.

Pasul 1. se apas pe butonul Salveaz ablonul de cutare.
Pasul 2. Se introduce numele ablonului de cutare.
Pasul 3. Se introduce o scurta descriere a ablonului de
cutare.
Pasul 3. Se apas pe butonul Gata

Rezultat: Sablonul este salvat n baza de date i poate fi ulterior
refolosit prin simpla selectare din lista de abloane



1. n SivaDoc un document exist posibilitatea efecturii
unor cautari simple sau ______________.

2. [A/F] n SivaDoc un sablon de cautare se defineste pe
baza unor criterii anterioare de cautare.

3. Procedura de cautare simpla n SivaDoc:
a. Se aplica doar pentru regasirea documentelor.
b. Se aplica doar pentru regasirea dosarelor.
c. Se aplica doar pentru regasirea sertarelor.
d. Are o singur condiie de cautare.

4. Procedura de cautare avansat n SivaDoc:
a. Se aplica numai pentru regasirea documentelor .
b. Are un set de condiii de cautare.
c. Se aplica pentru cautarea n intreaga baza de date
de documente, fara a
permite restrangerealocurilor de cautare.
d. Se aplica numai pentru regasirea dosarelor.

5. [A/F] Butonul pentru initierea cautarii se afla
n sectiunea uneltelor.



Testul 4.1. :
1. locul; 2. A; 3. c; 4. c; 5. A

Testul 4.2. :
1. avansate; 2. A; 3. d; 4. A; 5. b

Sinteza

O posibila modalitate de organizare a documentelor este
o structura arborescenta, ierarhizata sub forma de
sertare, dosare i documente. Aceasta soluie
este intalnita la SivaDoc.
In principal, un document se identifica prin numele i locul
unde poate fi gasit n sistemul de gestiune. Documentul
sistemului de gestiune trebuie s aiba specificat modul n
care va fi stocat i o descriere scurta pentru o
mai usoara recunoastere a acestuia.
Dosarele au specificate cuvinte cheie i atribute care se
pot stabili n acelasi mod ca i la documente.
Soluia principala oferita
de SivaDoc pentru regasirea documentelor
se bazeaza pe ideea definirii unor criterii de cautare n
structura sistemului dup anumite informatii cunoscute
sau partial cunoscute, cum ar fiproprietati ale
documentelor, tipuri de documente sau cuvinte cheie.
Exista posibilitatea efectuarii unor operaii
de cautare simpla sau avansata. Cautarea avansata
permite utilizatorului s defineasca un set de condiii
pentru tipul de obiect selectat, dup care se va
face cautarea.


1. Len Asprey,


s:

Explicai necesitatea fluxurilor electronice de lucru.
Aplicai proceduri de asociere a documentelor fluxurilor de luc
ru.
Aplicai proceduri de lucru intr-o lista de sarcini de care
un utilizator este responsabil.
Utilizai mecanismul de notificri al sistemului SivaDoc n man
agementul documentelor.

5.1. DEFINIREA UNUI FLUX DE LUCRU

Fluxurile de lucru denumesc o succesiune de sarcini intr-o
organizaie pentru a obtine un rezultat bine determinat, folosind o
implementare pe un sistem informatic. Astfel, fluxul de
lucru reprezinta modelarea i gestiunea informatic a sarcinilor de
lucru i a persoanelor implicate intr-un proces de lucru. De
exemplu, intr-o organizaie apare necesitatea angajarii unei
persoane pe un post vacant dintr-un departament. Pentru
a obtine rezultatul post ocupat se initiaza un proces prin care
se gaseste o persoana potrivita pentru acest post. n acest proces
au loc etape n care sunt realizate diferite actiuni:

1) Managerul de departament propune superiorilor
si anuntarea postului vacant pe piata muncii.
2) Superiorii decid daca anuntul este necesar, fie resping
propunerea, fie transmit departamentului de resurse umane
postul liber.
3) Departamentul de resurse umane selectioneaza o serie de
oameni potriviti postului.
4) Oamenii selectionati vor fi intervievati.
5) Celor potriviti li se va prezenta oferta de angajare.
6) Dintre cei care o accepta,
7) Este ales acel care va ocupa postul respectiv.

Acesta este un flux de lucru ce consta din cele 7
etape evidentiate n descrierea de mai sus.

Pentru a obtine o descriere a unui flux de lucru se face
o analiza a organizaiei. Se analizeazaorganigrama i
regulamentul de organizare i functionare pentru
a intelege i defini obiectivele organizaiei, pentru
atingerea carora se propune efectuarea unei serii
de actiuni. Actiunile implica derularea mai multor activitati sau
sarcini, precum i cooperarea mai multor membri ai organizaiei.
Aici intervine fluxul de lucru: coordonarea oamenilor,
a activitatilor n care sunt implicati, a proceselor din care sunt
compuseactivitatile, totul fiind
orientat catre indeplinirea obiectivelor organizaiei.

Astfel, se obtin componentele unui flux de lucru:
procesele,
informatia care se transmite i
oamenii care folosesc aceasta informatie.

Procesele descriu ceea ce trebuie facut, cum
trebuie facut i de cine trebuie facut. Aceste aspecte pot fi aplicate
n cazul unui proces de productie sau intr-un mediu de afaceri n
totalitatea sa, mai ales n partea de management. Majoritatea
celor implicati n management petrec o buna parte a timpului
lucrnd pe calculatoarele conectate la o retea locala i la Internet.
Comunicarea informatiilor este posibila, dar nu este facutaintr-un
cadru organizat i bine definit. Fluxul de activitati introduce
comunicarea bazata pe procesele de activiti sau pe regulile de
colaborare definite n organizaie. Procesele au un punct de start
i unul sau mai multe punctedestinatie.

Informatia este reprezentata de ceea ce se transmite
prin fluxul de lucru, fiind necesara functionariiproceselor.
Proceselor li se asociaza informatii stocate n documente. De
aceea, se mai spune ca documentele parcurg un flux de lucru,
acestea fiind documente n format electronic ce permit o
prelucrare automata.

Oamenii reprezinta cea mai importanta componenta a unui flux de
lucru, deoarece creeaza documentele necesare, iau
decizii, deleaga i supervizeaza completarea fluxului de lucru. Prin
automatizarea fluxului de lucru, oamenii trebuie s se concentreze
doar asupra sarcinilor de lucru efective i nu asupra aspectelor
de directionare a documentelor.

Un alt aspect interesant se refera la faptul ca, de cele mai multe
ori, n cadrul unui proces participa persoane de pe niveluri
ierarhice diferite, fluxul de lucru permind comunicarea mai facil
ntre acestia. n unele organizaii sunt diferite reguli de miscare a
documentelor, care formeaza fluxuri fizice a caror dinamic trebuie
supravegheat. Pe de alta parte, fluxul de lucru, asa cum este
definit, formeaza un flux electronic de lucru, prin automatizare i
prin forma electronica a documentelor. Scopul fluxurilor
electronice il reprezint reducerea timpului necesar efecturii unui
flux fizic corespunzator. O organizaie care doreste automatizarea
fluxurilor informaionale, are beneficii implicite prin faptul
ca realizeaza o analiza a acestora, care permite o mai
buna intelegere a organizarii. Se elimina astfel unele procese
sau participanti i se structureaza mai bine fluxul contribuind la
reducerea timpului. Referitor la parcursul electronic al
documentelor, acesta folosete de cele mai multe ori pota
electronic. Astfel, documentele ajung mult mai rapid la destinaie
chiar i atunci cnd destinatarul se afla n aceeai incapere cu
expeditorul.

Prin automatizarea proceselor, sarcinile componente ale
acestora au asociati timpi de rezolvare n
scopul eficientizarii. Daca o sarcina nu este efectuata n
timpul de rezolvare stabilit, se ia o decizie n mod automat
privitoare la ea. De exemplu, este informat un superior al
angajatului care trebuia s o rezolve sau se considera rezolvata,
iar fluxul de lucru continua, ceea ce contribuie la desfasurarea mai
rapida a proceselor. Fluxurile produc rezultate, iar un flux care
se incheie nefavorabil determina o regndire a evenimentelor care
au cauzat initierea acestuia.

Principalele avantaje ale existentei fluxurilor de lucru constau
n siguranta regasirii documentelor, certitudineareceptionarii i
accesibilitatea i disponibilitatea informatiilor. Pe lng acestea,
fluxurile de lucru prezint i alte avantaje:

Cresterea eficientei proceselor datorita automatizarii, ceea
ce duce la eliminarea unor pasi inutili;
Control mai bun al proceselor, datorita disponibilitatii unor
modele ale acestora;
Flexibilitate datorita automatizarii, care permite adaptarea
procesului la schimbarile cerute de afacere;
Oamenii sunt mai orientati catre sarcinile lor.

Figura 5.1. Flux automat de documente.

Prin caracteristica de a folosi documentele, fluxurile de lucru devin
aplicabile aproape pentru orice proces carefoloseste documente.
O organizaie care se doreste a fi eficienta trebuie s aiba n
vedere mai multe aspecte, printre care i cel legat de
automatizarea fluxurilor de lucru, mai ales cele informationale. Un
flux automat de documente este descris n Figura 5.1.

Module software de implementare a fluxurilor de lucru. Modulele
de flux de lucru pot creste beneficiile unui sistem de
managementul documentelor prin
automatizarea rutarii documentelor catre diferite persoane,
eliminnd astfel intrzierile i organiznd intr-un flux procesele de
afaceri. Aceast funcionalitate adaugata este foarte utila n
diverse contexte ca:

n birouri mari,
pentru organizaii cu birouri centrale i sucursale i
pentru organizaii ce au n plan extinderea sistemului lor.

Un flux de lucru trebuie s nofice n mod automat anumiti utilizatori
de anumite evenimente asociate managementului documentelor,
pe baza unor regului create de administratorul sistemului. Fluxul
de lucru trebuie s genereze raspunsurile la timpul i data stabilite.
Daca un destinatar nu actioneaza n intervalul de timp stabilit,
sistemul de management trebuie fie sa-i trimita un mesaj de
avertizare, fie un al doilea mesaj altui destinatar.

O componenta esenial a oricrui sistem procedural de
flux de lucru este automatizarea documentelor. Modulul
de flux de lucru trebuie s fie capabil s efectueze automat operaii
de mutare, copiere sau stergere a documentelor dintr-o baza de
date pe baza unui set de reguli prestabilite.

Succesul oricrui flux de lucru nu este doar abilitatea s de rutare
stricta sau de automatizare completa a raportarii, ci abilitatea s
de a prelucra excepiile de la reguli atunci cnd apar. Un sistem
de flux de lucru eficient oferautilizatorului sistemului cu rol de
administrare accesul complet la documentele n lucru pe flux, prin
structura de dosare i regulile de securitate ale sistemului.
Sistemele de flux de lucru trebuie sa-i ofere acestui utilizator
simplitatea drag and drop, o interfata grafica intuitiva i o
structura de dosare lesne de inteles i de navigat.

Aplicaiile de flux de lucru trebuie s faciliteze integrarea i
configurarea. Fluxul de lucru trebuie s oferefunctionalitatea de
raportare bazata pe securitate completa.

Exemplu. Crearea unui sistem complet automatizat de prelucrare
a documentelor intr-o firma. Sistemul de publicare
pentru clienti este integrat intr-un sistem de management al
documentelor n cadrul unei organizaii. Acest sistem genereaz
automat rapoarte zilnice pe baza unor date obtinute n timp real,
oferind informatii actualizate despre clienti pe care Consilierii
n Investitii s le foloseasca atunci cand iau deciziile
privind investitiile i planurile viitoare. Aceste rapoarte zilnice
ale clientilor permit consilierilor s fie proactivi fa
de relatia cu acestia. Rapoartele clienilor sunt introduse automat
n sistemul de publicare. Sistemul de management al
documentelor realizeazastocarea acestor rapoarte impreuna cu
alte documente ale clientilor, oferind beneficii suplimentare
prin functii decautare intuitive, reinere securizata i abilitatea de
mutare a documentelor pe acest sistem prin intermediul legturilor
cu paginile clientilor. n acelasi timp, modulul de publicare al
sistemului posteaza rapoartele pe paginile de Web
ale clientilor pentru vizualizarea on-line intr-un site protejat prin
parola. Pentru acei clienti care aleg transmiterea electronica a
rapoartelor, un e-mail automat de la aceast
firma anunta clientii de prezenta informatiilorpe site-ul lor,
completnd astfel ciclul fluxului de lucru automat. Modulul de
publicare al sistemului, de asemenea, trimite prin e-mail link-uri
ctre rapoartele trimestriale ale clientilor ce aleg s le primeasca n
acest mod. n felul aceste sistemul este foarte rapid, eficient i
flexibil n relatia firmei cu clientii.


1. Un flux electronic de lucru ntr-o organizaie se
definete prin ________________ i forma electronica
a documentelor.

2. Un flux de lucru conine:

a) Doar procesele ce descriu ce trebuie fcut.
b) Doar informaia care se transmite intre procese.
c) Doar oamenii care sunt intr-o organizaie
d) Procese, informaii i oameni.

3. Nu este un avantaj al fluxului de lucru:

a) Siguranta regsirii documentelor.
b) Certitudinea receptionarii documentelor
c) Introducerea unor noi etape n procesele de lucru
d) Disponibilitatea informatiilor

4. [A/F] Cresterea eficientei proceselor
datorita automatizarii duce la eliminarea
unor pasi inutili.


5.2. ASOCIEREA DOCUMENTELOR FLUXURILOR
DE LUCRU

Un factor esential pentru succesul unei organizaii este deinerea
unui flux clar i eficient al documentelor n interiorul sau. n
mod obisnuit fluxul cuprinde un volum mare de documente fizice,
scanate sau create prin calculator intr-o varietate de formate. n
multe organizaii, informatii vitale sunt continute n sertare pentru
hrtii sau fragmentate n depozite de documente distribuite
n locatii geografice diferite. Procesele manuale, ad-hoc, creeaz
ineficient, confuzie i intrzieri din cauza utilizrii neperformante
a personalului pentru cautarea sau chiar re-crearea
uneiinformatii existente deja, dar inaccesibile.

Organizaiile pot fi, de asemenea, sufocate de exigenele
reprezentate de reglementarile legale generale i din domeniul de
activitate respectiv, reglementari care duc
la cresterea complexitatii i a costurilor gestionariiinformatiei din
documente. Intelegnd cerinele companiilor i institutiilor de a
gestiona documente esentiale de oriunde din
organizaie, SivaDoc ofera soluii de management al documentelor
robuste, scalabile la orice nivel.

SivaDoc coordoneaza fluxul documentelor n interiorul
unei organizaii. Prin fluxul documentelor
nSivaDoc se intelege totalitatea actiunilor efectuate asupra unui
document: crearea, stabilirea traseului n interiorul organizaiei,
specificarea permisiunilor asupra documentului pentru fiecare
utilizator pe parcursul traseului, analiza rezultatului i depozitarea
documentului n arhiva pentru consultri ulterioare (Figura 5.2).

ISO 9001 a devenit n ultimii ani cel mai popular standard de
calitate i se poate aplica oricrei forme de activitate comercial.
Implementarea unui sistem de management al calitatii implic, n
primul rnd, implementarea unuimodel transparent i eficace de
creare, transport i depozitare a documentelor.

Organizaiile au predefinite fluxuri de lucru prin care
se realizeaza activitatile specifice fiecarui punct/statie de lucru.
O statie de lucru dintr-un flux are asociata o anumita activitate (de
diseminare/informare sau de prelucrare documente) i o data
limita pentru efectuarea acelei activitati. Anumite activitti pot fi
doar de obinere a unui acord pe un document asociat. Pentru
creterea comunicrii i a inelegerii, fiecare activitate are asociat
i un mesaj text (de exemplu: Rog verificarea atenta a
documentului atasat.).

De asemenea, pentru fiecare activitate dintr-un flux, exista
un initiator al activitatii i un responsabil de realizarea
acelei activitati pe un document asociat.
dup incheierea activitatii documentul poate fi intr-o versiune
noua, daca activitatea este de prelucrare.

Procedura de transmitere a unui document pe un flux de lucru
n SivaDoc. Se considera urmatorii pasi pentru transmiterea unui
document pe un flux de lucru:

1. Se navigheaz n Depozitul de Documente, apoi din lista
documentelor unui dosar se alege documentul ce va fi
transmis pe un flux de lucru. Sistemul va incarca detaliile
documentului. Figura 5.1. prezinta detaliile documentului
selectat din Dosar de lucru
2. Se apas pe butonul din zona de unelte pentru a trimite
documentul selectat pe un flux de lucru (Figura 5.1).
Sistemul va ncrca o fereastr pentru selectarea fluxului
de lucru (Figura 5.2).
3. Se selecteaz fluxul de lucru pe care se va trimite
documentul. Figura 5.2 arata selectarea fluxului Flux
Informatizare.
4. Se stabilete staia de lucru destinatie din flux i
responsabilul explicit.
5. (Optional) Se stabileste o dat limit pentru activitatea care
se va genera.
6. (Optional) Se introduce un mesaj catre destinatie.
7. Se stabileste tipul activitii de efectuat, care poate fi de
diseminare/informare sau de prelucrare de documente. Se
poate alege Transmite documentele pentru diseminare.
8. Se stabilesc butoane de vot pentru cazul cnd este necesar
doar obinerea unui acord pe activitatea generat.
9. Se apas pe butonul Gata. Sistemul va afia confirmarea
pornirii activitii.

Dup generarea activitii, se poate urmri parcursul acesteia la
Istoria pe activiti, a documentului. Figura 5.3. detaliile ce
definesc istoria unui unui document transmis pe un flux de lucru.



1. n SivaDoc o statie de lucru dintr-un flux are asociata
o activitate i o ________________ pentru efectuarea
acelei activitati.

2. Dup o activitate de prelucrare a unui document
se obtine o ________________ a documentului.

3. Un document se transmite pe un flux de lucru
n SivaDoc:
a. Daca se apasa pe un buton din zona de unelte.
b. Daca se apasa pe un buton din zona cu detalii ale
documentului.
c. Daca se apasa pe un buton din zona de navigare
d. Daca utilizatorul se deconecteaza

4. [A/F] Fereastra de selectare a fluxului de lucru pentru
un document n SivaDoc permite
stabilirea statieidestinatie.

5. [A/F] Fereastra de selectare a fluxului de lucru pentru
un document n SivaDoc permite stabilirea tipului de
activitate.


5.3. LISTA DE SARCINI A UTILIZATORULUI

Fiecare utilizator al sistemului are asociate una sau mai
multe sarcini de lucru pe care trebuie s le realizeze i
care sunt transmise prin fluxul automat de lucru al
sistemului.

In SivaDoc lista de sarcini a unui utilizator
se numeste lista
de responsabilitati. SivaDoc integreazaun modul
numit Responsabilitati unde se regsesc toate lucrrile venite
pentru fiecare utilizator pe fluxul de lucru, att dosare, ct i
documente. Figura 5.5. prezinta interfata utilizatorului ce permite
accesul acestuia n modulul Responsabilitati.

Utilizatorul selecteaza Responsabilitati din meniul principal
al SivaDoc, iar sistemul afiseaza detaliile prezentate n Figura 5.5.
n Instructiunile mele de lucru utilizatorul poate vedea:

Instructiunile noi de lucru;
Instructiunile de lucru pentru care a expirat termenul limita;
Instructiunile de lucru pentru care va expira termenul
n urmatoarele trei zile;

Procedura de accesare a listei proprii
de activitati n SivaDoc. Utilizatorul trebuie
s parcurga urmatorii pasi:

1. Apas pe intrarea din seciunea
de lucru a sistemului sau pe modulul Responsabiliti din meniul
de opiuni a paginii principale a sistemului.
2. Sistemul va prezenta lista staiilor pentru care utilizatorul este
responsabil (Figura 5.6.).
3. Utilizatorul selecteaz denumirea staiei pentru care se vor rezolva
instruciunile de lucru primite.
4. Utilizatorul selecteaza instructiunea pe care o va rezolva.

Procedura de indeplinire a responsabilitatilor n SivaDoc.
Precondiie: Lista proprie de responsabilitati este accesat
conform procedurii prezentate mai sus.

Pasul 1. Utilizatorul selecteaza instruciunea de lucru care va fi
rezolvata (Figura 5.7.).
Pasul 2. Utilizatorul acceseaz detaliile documentului/dosarului
primit, pentru a determina dac lucrarea este de competena s
ori este trimis greit. Documentul/dosarul primit se regsete la
paragraful Intrri, iar accesarea detaliilor se realizeaz apsnd
pe numele documentului/dosarului. (Figura 5.8.).

Pasul 3a. Dac utilizatorul nu este de acord cu instruciunea de
lucru atunci trebuie s apese pe butonul pentru a respinge
instruciunea de lucru, buton disponibil n seciunea de unelte a
aplicaiei (Figura 5.7).

SAU

Pasul 3b. Dac utilizatorul este de acord cu instruciunea de lucru
atunci apas pe butonul pentru a accepta instruciunea de lucru
i a ncepe s o efectueze. Butonul este disponibil n seciunea de
lucru a aplicaiei (Figura 5.7).

Pasul 4. Utilizatorul va efectua modificri asupra documentelor de
intrare primite (dac este cazul) pana la terminarea acestora.

Pasul 5. Utilizatorul trebuie s specifice documentele de ieire.

5a. Documentul primit ca intrare, care a fost modificat se poate
trimite ctre Ieire, dup ce a fost bifat checkbox-uldin dreptul
numelui su, prin apsarea butonului disponibil n dreptul
paragrafului Intrri.
SAU
5b. Documentul primit ca intrare, care a fost modificat se poate
trimite pe un alt flux de lucru.

Pasul 6. Dac exist mai multe documente primite i este necesar
s fie trimise ctre Ieiri, se vor bifa documentele respective i apoi
se va apsa butonul (Figura 5.8).
Pasul 7. Sistemul deschide o fereastr pentru selectarea
destinaiilor, iar utilizatorul trebuie s selecteze staia de lucru
ctre care se va trimite documentul dorit , prin apsarea pe numele
staiei apoi pe butonul Gata. (Figura 5.9).

Rezultat: Documentul primit ca Intrare va fi trimis ctre Ieiri, fiind
specificat i la paragraful Ieiri.

Se pot aduga ieiri suplimentare, prin apsarea pe butonul din
dreptul textului Ieiri. Procedura va fi descrisa n detaliu n
aceasta sectiune.

Pasul 8. n final utilizatorul trebuie s apese pe butonul pentru
a marca finalizarea instruciunii de lucru. (Figura 5.10)

Procedura de stabilire a documentelor
de iesire n SivaDoc. Utilizatorul trebuie s
efectueze urmatorii pasi:

Pasul 1. Se apas pe butonul corespunztor opiunii Ieiri.
Pasul 2. Sistemul va afisa o fereastra ca cea din din Figura 5.11
pentru selectarea documentelor de iesire.
Pasul 3. Se selecteaz coul de ieire i staiile de lucru destinaie.
Pasul 4. Se selecteaz sertarul, dosarul sau documentul care va
fi ieire pentru instruciunea de lucru curent, prin selectarea din
Depozitul de documente.
Pasul 5. Se apas butonul Gata.
Rezultat: Documentele de ieire selectate vor aprea n dreptul
paragrafului Ieiri n detaliile instruciunii de lucru.

Procedura de stabilire a mesajelor pentru statiile de
lucru urmatoare. Utilizatorul trebuie s realizeze urmatoriipasi:

Pasul 1. Utilizatorul trebuie s apese pe butonul din dreptul
paragrafului Mesaje.
Pasul 2. Sistemul va afisa o fereastra ca cea din figura 5.12 pentru
editarea unui mesaj.
Pasul 3. Se selecteaz staia destinaie, dup care se introduce
mesajul pentru acea staie de lucru.
Pasul 4. Se apas pe butonul Gata, pentru a termina editarea
mesajului. n cazul n care nu exist o staie de lucru ctre care s
se trimit documente, nu se vor putea ataa nici mesaje.

Procedura de trimitere a unei intrari pe un alt flux de lucru din
sistem. Utilizatorul trebuie s realizeze urmatoriipasi:
Precondiie: Utilizatorul trebuie s fie coordonator al aplicaiei.

Pasul 1. Utilizatorul bifeaz checkbox-ului din dreptul numelui
intrrii respective.
Pasul 2. Utilizatorul apasa pe butonul , disponibil n dreptul
textului Intrri.

Pasul 3. Sistemul afiseaza o nou rubric n cadrul instruciunii de
lucru n care se prezint activitile pornite de la aceast
instruciune de lucru pe baza altor fluxuri de lucru. (Figura 5.13).

Pentru cazul mai multor documente de intrare, se poate face o
selecie multipl cu trimiterea tuturor documentelor selectate pe un
flux i generarea unei singure activiti. Pentru aceasta se bifeaz
intrrile dorite i apoi se apas pe butonul din dreptul denumirii
paragrafului Intrri. Astfel se va genera o nou activitate pe un
flux de lucru ce va avea c intrri documentele selectate.

Opional, coordonatorul care face redirectarea pe un alt flux, poate
delega responsabilitatea finalizrii lucrului la dosar responsabililor
din fluxul unde s-a trimis lucrarea.
De exemplu, dac dosarul a fost primit de Direcia A i este
rezolvat aici dar necesit i verificarea Direciei B, atunci
Direcia A va trimite dosarul la Direcia B, pe fluxul acesteia,
selectnd opiunea de Transferare a responsabilitii.

Cnd Direcia B va termina verificarea dosarului, responsabilul
din aceast direcie va trimite documentele la coul de
Documente finalizate. Acest mod de lucru este aratat n figura
5.14.

La aceast operaiune, trimiterea fiecrui document pe un alt
flux de lucru va genera o nou activitate pentru fiecare
document trimis, deci este indicat ca n cazul mai multor
documente de intrare acestea s fie bifate itrimise toate pe un
alt flux de lucru (prin apsarea pe butonul de lng denumirea
paragrafului Intrri).



1. SivaDoc integreaza un modul numit
________________ unde se regsesc toate
documentele venite pentru un utilizator pe fluxul de
lucru.

2. [A/F] n SivaDoc utilizatorul poate
vedea instructiunile de lucru pentru care a expirat
termenul limita.

3. [A/F] n SivaDoc utilizatorul poate respinge
o instructiune de lucru.

4. [A/F] Un document primit ca intrare nu se poate trimite
pe un alt flux de lucru dup ce a fost modificat.


5.4. MECANISMUL DE NOTIFICRI

Un sistem de management al documentelor include un mecanism
de notificare a utilizatorilor. SivaDoc oferautilizatorilor prin
intermediul interfetei sale grafice un modul de notificri (Figura
5.15). Acesta permite utilizatorilor s primeasc mesaje din sistem
prin care s fie ntiinai c pentru anumite instruciuni de lucru au
fost depite termenele limit stabilite sau c activitatea n cadrul
creia utilizatorii au avut responsabiliti s-a terminat.

Pentru a accesa lista de notificri, utilizatorul trebuie s selecteze
intrarea Notificri din meniul principal al sistemului (partea
stng) sau s apese pe intrarea de Notificri din seciunea de
lucru a sistemului, n pagina principala. Sistemul va incarca lista
de notificari pentru utilizatorul curent (Figura 5.16).

SivaDoc realizeaza urmatoarele cerine:

o Atunci cnd utilizatorul primete o nou notificare va fi
ntiinat prin apariia pictogramei din seciunea de unelte.

o Notificrile sunt trimise atunci cnd activitatea a fost
ntrerupt i sunt direcionate att ctre coordonator ct i
ctre utilizatorul care urma s efectueze instruciunea de
lucru curent.

o De asemenea, se trimit notificri att utilizatorului ct i
coordonatorului activitii atunci cnd expir termenul limit
stabilit pentru o instruciune de lucru sau atunci cnd se
depete termenul limit al ntregii activiti.

o Notificri sunt trimise ctre coordonatorul activitii i atunci
cnd un utilizator refuz o instruciune de lucru.

Procedura de accesare a listei de notificari inSivaDoc.
Precondiie:



1. [A/F] Printr-o notificare un utilizator poate
fi instiintat despre depasirea termenului unei activitati.

2. Utilizatorul poate accesa lista
de notificari prin selectia ___________ din meniul
principal.

3. n SivaDoc, cand o activitate a fost intrerupta se
trimite o notificare:
a. doar spre coordonator.
b. doar.
c. Nu se trimite notificare
d. Spre coordonator i spre spre utilizatorul care
urma s realizeze activitatea

4. [A/F] Utilizatorul poate fi instiintat cand apare o
notificare noua numai accesnd lista de notificri.

5. [A/F] SivaDoc afiseaza doar lista de notificari nu i
detaliile unei notificari selectate.



Testul 5.1. :
1. automatizare; 2. d; 3. c; 4. A

Testul 5.2. :
1. data limita; 2. Versiune noua; 3. a; 4. A; 5. A

Testul 5.3. :
1. Responsabilitati; 2. A; 3. A; 4. F

Testul 5.4. :
1. A; 2. Notificari; A; 3. d; 4. F; 5. F.

Sinteza

Componentele unmui flux de lucru sunt
procesele, informatia care se transmite i oamenii care
folosesc aceea informatie.
O organizaie care doreste automatizarea fluxurilor
informaionale, are beneficii implicite prin faptul
carealizeaza o analiza a acestora, care permite o mai
buna intelegere a organizarii. Se elimina astfel unele
procese sau participanti i se structureaza mai bine fluxul
contribuind la reducerea timpului
Un flux de lucru trebuie s nofice n mod
automat anumiti utilizatori de anumite evenimente
asociate managementului documentelor, pe baza
unor regului create de administratorul sistemului. Fluxul
de lucru trebuie s genereze raspunsurile la timpul i data
stabilite.
Modulul de flux de lucru trebuie s fie capabil s
efectueze automat operaii de mutare, copiere
sau stergere a documentelor dintr-o baza de date pe baza
unui set de reguli prestabilite.
Prin fluxul documentelor
n SivaDoc se intelege totalitatea actiunilor efectuate
asupra unui document: crearea, stabilirea traseului n
interiorul organizaiei, specificarea permisiunilor asupra
documentului pentru fiecare utilizator pe parcursul
traseului, analiza rezultatului i depozitarea documentului
n arhiva pentru consultri ulterioare.


1. Len Asprey,


s:

Nivelurile de securitate care pot fi luate n considerare pentru
un sistem de mangementul documentelor.
Explicai ce este autentificarea i cum este realizata intr-un
sistem cunoscut de managementul documentelor.
Realizati stabilirea unor drepturi de acces la depozitul de
documente pentru utilizatori sau grupuri de utilizatori pentru un
sistem cunoscut de managementul documentelor.
Identificai i s descriei principalele domenii de autorizare.

6.1. NOIUNI DE SECURITATE

Sistemul de securitate este o necesitate absoluta pentru orice
sistem de managementul documentelor. Siguranta nviata de
afaceri, i nu numai, a devenit prioritatea numarul unu. n prezent
sistemele informatice de management al
documentelor ofera soluii securitate ce vor fi detaliate n aceasta
unitate. Un sistem riguros de securitate trebuie
spermita fiecarei persoane autorizate s efectueze sarcinile
cerute, fie de pe desktop, laptop, birou, alta locatie la distanta sau
prin intermediul Web, fara a compromite integritatea bazei de date,
a sistemului sau reelei.

Securitatea este critica pentru implementarea cu succes
i protectia continua n timpul operarii a unui sistem de
managementul documentelor. n timp ce securitatea poate s nu
fie o prioritate n cazul unui singur departament, aceasta devine
mai importanta pe masura ce sistemul se extinde cu acces
la fisiere pentru mai multe departamente sau chiar acces public.

Desi sistemul de management al documentelor trebuie s ofere
niveluri de securitate multiple prin autentificare, autorizare,
planificarea revenirii dup un dezastru, totusi, este necesara o
administrare simpla n paralel cu alteactivitati informatice de
afaceri, a securitatii sistemului i a retelei. Administratorul trebuie
s aiba acces la instrumente care s ofere un echilibru intre acces
i securitate prin controlul drepturilor de acces i al drepturilor la
operarea n sistem.

Drepturile de acces stabilesc cine se poate loga n sistem
sau care dosare sau fisiere individuale pot fi deschise.
Drepturile de operare stabilesc actiunile pe care cineva le
poate efectua pe documentele la care are acces.

Un sistem complet de securitate permite utilizatorilor de
nivel inalt s redacteze informatii confidentiale n fisiere.

Autentificarea este nivelul de securitate care cere utilizatorilor s
prezinte credentiale, n mod normal nume utilizator i parola,
pentru a avea acces n sistem.

Exemplu. Accesul utilizatorului la sistemul SivaDoc se realizeaz
prin intermediul unei pagini de conectare n care utilizatorul se
autentific prin furnizarea unui nume de utilizator i a unei parole.
Pagina de conectare va fi afiat de un browser Web dup ce
utilizatorul a scris adresa la care poate fi accesat sistemul (de
exemplu http://sivadoc).

Daca numele utilizator i parola au fost recunoscute
ca apartin unui utilizator autorizat, sistemul poate afisa mai
departe pagina principala s principala. Din aceasta pagina
utilizatorul poate efectua diverse operaii pentru care este
autorizat. La terminarea sesiunii de lucru, utilizatorul
se deconecteaza din sistemul de management al
documentelor. SivaDoc ofera un buton Deconectare
prin apasare caruia se realizeaza aceasta operaie.

Autorizarea este nivelul de securitate care controleaza accesul la
obiecte ale sistemului, ca fisiere i dosare. Autorizarea include
doua domenii principale:

drepturi de acces, care stabilesc ce obiecte pot fi deschise
de utilizatori;
drepturi de operare, care stabilesc actiunile pe care
utilizatorii le pot efectua pe obiectele la care au acces.

Un sistem de managementul documentelor trebuie
s permita organizaiilor s asigneze drepturi de acces la anumite
dosare sau anumite documente atat la nivel individual, dar i de
grup. Utilizarea grupurilor cu drepturimostenite sau predefinite
permite administratorilor de sistem s asigneze rapid privilegii de
vizualizare, n timp ce securitatea la nivel individual permite doar
unor utilizatori anume, de exemplu, manager s vada documente
pe care restul grupului nu le pot vedea. De exemplu, drepturile de
acces vor putea permite administratorului de sistem
sinterzica accesul angajatilor la fisierele de resurse umane, dar
s permita, n acelasi timp, membrilor echipei de resurse umane
s vada fisierele fiecaruia din organizaie cu exceptia colegilor din
echipa de resurse umane, iar directorul de resurse umane
s vada toate fisierele angajatilor.

Un sistem de managementul documentelor nu va permite
utilizatorilor s vada obiecte pentru care nu au drept de vizualizare.
Aceasta cerina este utila i importanta organizaiilor cu sisteme
ce contin fisiere sau dosareconfidentiale.

Administratorii de sistem pot limita actiunile pe care utilizatorii le
pot efectua pe dosare sau documente la nivel individual sau la
nivel de grup. Drepturile de operare stabilesc un domeniu
de actiuni, de exemplu adaugare de pagini, adnotari, copiere
sau stergere de inregistrari. De exemplu, administratorul de sistem
poate permite unor departamente s aiba privilegii de vizualizare
a proceselor verbale de la sedintele consiliului municipal, dar
poate permite doar Primarului drepturi de a face adnotari pe
acele fisiere.

Adnotarile ii vor permite s adauge sau
s inlature informatii n legatura cu acel document fara a modifica
permanent documentul original. Cele mai obisnuite adnotari pot
fi evidentierea unui text din document,
stampilare,redactari protejate i observatii. Sistemul de securitate
poate controla ce persoane au dreptul de a vedeaadnotarile.
Prin adnotari documentul original isi pastreaza integritatea
deoarece adnotarile acopera parti din text i nu schimba
documentul initial. n acest fel, documentul poate fi tiparit cu
sau fara adnotari.

Redactarea protejata (camuflat) este o proprietare de securitate
aplicat pe un document prin care anumiteportiuni ale
documentului sunt inaccesibile, cu exceptia utilizatorilor autorizati.
Astfel de redactari sunt obisnuitepentru oricine
a vazut la stiri fisiere secrete de la institutiile de stat
n investigatii. Portiunile inaccesibile sunt acoperite cu o banda
neagra. O alta tehnica de redactare protejata intr-un document
este acoperirea zonelor inaccesibile cu o banda alba sau de
culoarea fondului textului astfel incat acel text apare ca sters, iar
cine se uita nu va sti ca acolo exista informatie redactata. Un
sistem de managementul documentelor trebuie s ofere abilitatea
de a redacta portiuni din imaginile sau textul unui document.
Abilitatea utilizatorilor de a vedea textul redactat depinde de
drepturile sale de securitate. De exemplu, administratorul de
sistem poate face rapoarte disponibile mai multor departamente,
dar permite numai unui anumit departament
s vada anumite informatii. Redactarea permite
extinderea securitatii de la dosare i fisiere la nivel de caracter
oferind astfel unele proprietati private imaginilor scanate.

Un nivel suplimentar de securitate se poate adauga unui sistem
de managementul documentelor prin care seofera abilitatea de a
genera rapoarte ce detaliaza activitatea sistemului. Sistemul
trebuie s fie capabil sinregistreze toti utilizatorii, documentele
vizualizate, actiunile efectuate i timpul cat a durat efectuarea lor.
Un sistem complet poate inregistra incercarile nereusite de a
efectua anumite actiuni i poate oferi marci electronice pentru
autentificarea documentelor printate. Abilitatile de tip
audit trail (pista de audit) sunt importante n special atunci cando
organizaie are multi utilizatori diferiti i documente confidentiale.
De asemenea, abilitatea de tip pista de audit joaca un rol important
n demonstrarea conformitatii cu anumite reglementari.

Arhivarea digitala cu un sistem de management al documentelor
simplifica revenirea dup dezastre i
planificareacontinuitatii afacerii. Se poate cere realizarea
de salvari de tip backup pentru intreaga baza de date pe CD-uri
durabile, DVD-uri sau alte medii de stocare. n eventualitatea
pierderii sau deteriorarii documentelor, arhivele pot fi reconstruite
din backup-urile digitale. Soluia trebuie de asemenea s ofere
instrumentele de vizualizare pe CD-urile i DVD-urile publicate.
Astfel se va permite accesul imediat de pe orice PC cu unitate de
CD sau DVD la documente, chiar
daca reteaua ramane deconectata o perioada mai extinsa.

Un sistem electronic de managementul documentelor bine ales
furnizeaz o soluie fiabil i eficient pentru companiile care
activeaz ntr-un domeniu n care securitatea informaiilor este
reglementat prin lege.



1. Pentru autentificare sistemul cere utilizatorului
s introduca ________________ i __________
pentru a avea acces n sistem.

2. Autorizarea este nivelul de securitate
care controleaza accesul la obiecte ale sistemului, cum
ar fi ________________ i _______.

3. Prin adnotare sistemul permite utilizatorului:

a) S introduc numele utilizatorului i parola.
b) S evidenieze un text din document.
c) S poat vedea anumite documente
d) S schimbe textul initial al unui document.

4. Redactarea protejata este nivelul de securitate care:
a. Nu permite utilizatorilor s acopere cu o banda
neagra anumite portiuni dintr-un document.
b. Nu permite utilizatorilor s faca o portiune din
textul unui document invizibila.
c. Permite doar anumitor utilizatori
s vada anumite informatii dintr-un document.
d. Protejeaza utilizatorii care au redactat
documentul.

5. Abilitatea de tip audit trial ajuta n
demonstrarea ________________________ cu
anumite reglementari n domeniu. .


6.2. AUTORIZAREA UTILIZATORILOR N SISTEM

Pornind de la cerinele de securitate descrise n detaliu
n sectiunea anterioara, soluiile de managementul documentelor
au fost implementate n variate sisteme. De
exemplu, SivaDoc ofera o interfata grafica pentru utilizatori prin
care se pot stabili drepturile de acces la depozitul de documente.
Deoarece depozitul de documente n cazul SivaDoc are o
structura formata din sertare, dosare i documente se ofere
posibilitatea stabilirii drepturilor pentru fiecare element al structurii.
Modul de stabilire a drepturilor de acces este similar pentru
documente, dosare sau sertare.

Figura 6.2. prezinta continutul grafic al interfetei n
cazul securitatii unui document. Astfel
se ofera posibilitateaselectarii prin apasarea pe butoanele de
selectare asociate clasa de securitate a documentului, utilizatorii
individuali i grupurile de utilizatori. Figura 6.2 prezinta drepturile
de acces stabilite pentru un anumit utilizator (ex.BalanescuV) i
Figura 6.3 pentru grupuri de utilizatori (ex. Administratori,
Coordonatori, etc.). Optiunile de Mostenire drepturi de acces de
la parinte i Numai admin poate modifica acest obiect se pot lua
n considerare n procesul de stabilire a drepturilor de acces la un
element din structura depozitului de documente.

Drepturile de operare ve pot fi acordate pentru un
document sunt: vizualizare, versionare, copiere,
modificare, tergere, arhivare i securitate. Pentru dosare i
sertare, dreptul de versionare este nlocuit cu dreptul de creare,
restul drepturilor fiind identice.

Procedura de stabilire a drepturilor de acces i operare pentru un
document n SivaDoc consta din:

1. Stabilirea utilizatorilor sau a grupurilor de utilizatori din sistem
crora li se acord drepturi, prin selectarea acestora din lista
de utilizatori/grupuri.
2. Pentru fiecare utilizator individual i pentru fiecare grup se
selecteaz drepturile aferente.
3. Se apas pe butonul Salveaz, pentru a salva drepturile de
acces la documentul respectiv.

Suplimentar pe parcursul desfasurarii unui flux de
lucru se creaz i o istorie a documentului, n aa
fel incatpersoana care a editat documentul se poate regsi foarte
uor i rapid.

Datorita securitatii ridicate a sistemului, documentele aparinnd
afacerii sunt n siguran maxim, findc utilizatorii vd doar o
adres virtual, locul fizic al documentului fiind accesibil doar
persoanelor cu acest drept. Se oferaposibilitatea de a salva
informaiile n afara biroului sau al centrului firmei evitnd astfel
problemele din viitor.

Din punct de vedere al nivelurilor de securitate oferite
de SivaDoc se poate distinge securitatea la nivelul intreguluisistem
realizata prin autentificare. Prin autentificare care doar utilizatorii
cu drept de acces n sistem pot efectua operaiile dorite.

Se mai poate lua n considerare securitea la nivelul structurii de
sertare. O structura de sertare este definita printr-
orelatie de continere intre conceptele sertar, dosar i document.
Astfel, un document este continut intr-un dosar care este
la randul sau continut intr-un sertar.

Securitatea la nivelul structurii de sertare ia n considerare
definirea unor drepturi de acces utilizatorilor sau grupurilor de
utilizatori pentru fiecare element de structura ( sertar, dosar,
document).



1. Stabilirea drepturilor de acces la un document
n SivaDoc se realizeaza printr-o
__________________________ .

2. SivaDoc permite stabilirea ________________
pentru sertare, dosare i documente.

3. Stabilirea drepturilor de acces la documente
n SivaDoc:

a) Necesita introducerea de la tastatura a
numelui fiecarui utilizator.
b) Tine cont de grupurile de utilizatori.
c) Nu necesita salvarea
d) Nu ia n considerare dreptul de versionare.

4. Printr-un buton de selectare al ferestrei de stabilire a
drepturilor de acces n SivaDoc:

a) Se selecteaz dreptul de vizualizare a
documentului.
b) Se selecteaz dreptul de modificare a
documentului.
c) Se selecteaz utilizatorii care pot avea drepturi.
d) Se selecteaz dreptul de copiere a documentului.

5. Persoana care a editat un document pe parcursul
unui flux de lucru este regsit n
_________________ documentului.





Coninutul lucrrii se gsete la pagina 107.


Testul 6.1. :
1. nume utilizator, parola; 2. Dosare, Fisiere; 3. b; 4. c;
5. conformitatii

Testul 6.2. :
1. interfata grafica; 2. Drepturi de acces; 3. b; 4. c; 5. istoria

LUCRAREA DE VERIFICARE NR. 3

INSTRUCIUNI

Lucrarea de verificare al crei coninut este prezentat
mai jos, v solicit unele activiti care necesit
cunoaterea unitii de nvare 6. Pe prima pagin a
lucrrii se vor scrie urmtoarele informaii: Numele
acestui curs (Curs Managementul Documentelor),
numrul lucrrii de verificare (Lucrarea de verificare nr.
3), Numele cursantului i adresa acestuia.

V recomand s scriei clar rspunsurile la ntrebri.
Dac este posibil utilizai un procesor de texte. Pentru
comentariile tutorelui lsai o margine de circa 5 cm i
aceeai distan ntre rspunsuri. Pentru securitatea
lucrrii v recomand s scriei numele cursantului pe
fiecare foaie.

1. Discutai despre autentificarea utilizatorilor unui
sistem.

2. Discutai despre autorizarea utilizatorilor i grupurilor
de utilizatori.

3. Ce se nelege prin redactare protejata i care sunt
tehnicile de pot fi aplicate .

4. Ce sunt adnotrile i cum pot fi controlate acestea
prin sistemul de securitate?

5. Cum se poate asigura revenirea dup dezastre la
nivel de securitate a sistemului?

Sinteza

Un sistem riguros de securitate trebuie s permita fiecarei
persoane autorizate s efectueze sarcinile cerute, fie de
pe desktop, laptop, birou, alta locatie la distanta sau prin
intermediul Web, fara a compromite integritatea bazei de
date, a sistemului sau retelei.
Un sistem complet de securitate permite utilizatorilor de
nivel inalt s redacteze informatii confidentiale n fisiere.
permita organizaiilor s asigneze drepturi de acces la
anumite dosare sau anumite documente atat la nivel
individual, dar i de grup.
Un sistem de managementul documentelor nu va permite
utilizatorilor s vada obiecte pentru care nu au drept de
vizualizare.
Sistemul de securitate poate controla ce persoane au
dreptul de a vedea adnotarile. Prin adnotari documentul
original isi pastreaza integritatea deoarece adnotarile
acopera parti din text i nu schimba documentul initial. n
acest fel, documentul poate fi tiparit cu sau fara adnotari.
ofere abilitatea de a redacta portiuni din imaginile sau
textul unui document. Abilitatea utilizatorilor de a vedea
textul redactat depinde de drepturile sale de securitate.
Sistemul trebuie s fie capabil s inregistreze toti
utilizatorii, documentele vizualizate, actiunile efectuate i
timpul cat a durat efectuarea lor. Un sistem complet poate
inregistra incercarile nereusite de a efectua anumite
actiuni i poate oferi marci electronice pentru
autentificarea documentelor printate.
Arhivarea digitala cu un sistem de management al
documentelor simplifica revenirea dup dezastre i
planificarea continuitatii afacerii.


1. Imaging Guide, Laserfiche - Compulink Management
Center, 2007.
2. SivaDoc sistem de management al documentelor,
2010.

Managementul Documentelor

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Managementul Documentelor

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

TIC - Managmentul documentelor - Suport de curs

1.1 Obiective si noiuni generale

S-ar putea să vă placă și