Un 

Sistem de management al documentelor (cunoscut şi sub

abrevierea DMS, de la engleză Document Management System)
este un sistem software (sau un set de aplicaţii software) care
furnizează, de regulă, capacitatea de stocare, versionare,
metadate, securitate, indexare şi de regasire rapidă a
documentelor.
Sistemele de tip DMS şi arhivare electronică asigură:

 trasabilitatea documentelor si versionarea documentelor

organizaţiei
 stocarea centralizata a tuturor documentele electronice
semnificative pentru organizaţie
 backup unitar pentru toate documentele organizaţiei
 modelarea, controlul si monitorizarea fluxurilor (workflows)
de documente in cadrul organizaţiei.
 arhivarea electronică a documentelor
Documentele electronice se impart in următoarele clase:

1. documente elaborate in editoare text (procesor de

text ca Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Office)
2. copia electronică a documentelor pe hartie (obtinuta
prin scanare - exemplu: facturi furnizori, facturi emise,
procese verbale, contracte)
3. fişiere sursa sau binare obtinute de personalul organizatiei in
urma activităţii acestuia (exemple: fisiere program
(pas,.c,java), fişiere aplicaţii grafice (Maya, 3D Studio Max),
fişiere executabile (exe). In această categorie intră orice alt
tip de fişier.

Un astfel de sistem gestioneaza bunurile digitale ale organizatiei

(documente, proceduri, schite, planuri, proiecte, coduri sursa,
how-to-uri), imagini ale documentelor pe hârtie (documente
scanate), fluxurile de lucru interne organizaţiei si managementul
inregistrărilor.
Componentele unui DMS
Metadate
Metadatele (sau atributele) sunt stocate pentru fiecare document
in parte. Metadatele, de exemplu, pot include data documentului
şi utilizatorul care a creat documentul. Metadatele se impart in
două categorii:

 metadate generale - data documentului, autorul, data ultimei

modificări, autorul ultimei versiuni, dimensiunea documentului,
versiunea curenta, numărul intern - unic, numarul de
inregistrare, registrul de documente
 metadate specifice - in funcţie de categoria de documente in
care a fost incadrat fişierul
Anumite sisteme DMS utilizeaza OCR (Optical character
recognition) pe imaginile scanate ale documentelor - textul
rezultat este utilizat pentru asistarea utilizatorilor in regasirea
ulterioara a documentelor. Textul extras poate fi stocat ca si
metadată, legat de imagine sau separat ca o sursă pentru
mecanismul de căutare.
Exemplu: O factură furnizor poate avea urmatoarele metadate
asociate: furnizorul, codul fiscal, numărul, data, valoarea,
cuvintele cheie pentru articolele facturate
Integrare
Multe dintre sistemele de management al documentelor se
integrează cu alte sisteme software (ERP, CRM, sisteme
specifice) astfel incât utilizatorii să işi poata regăsi documentele
direct din containerul de documente. Astfel de integrări sunt
disponibile şi pentru suita Office (Word, Excel, Visio, Microsoft
Project) si e-mail (Outlook, Lotus). Integrarea utilizeaza adeseori
standarde ca ODMA, LDAP, WebDAVsau SOAP. Sistemele DMS
ofera şi interfete programabile si [API] cu ajutorul cărora se pot
scrie secvente de cod specifice cerinţelor companiei ce il
utilizează (exemplu: transmiterea unui SMS la aprobarea unui
document)
Scanare
Scanarea implică in general procesarea facturilor şi procesarea
documentelor pe hârtie utilizând scannere sau imprimante
multifuncţionale. Adeseori este utilizată recunoaşterea optică a
caracterelor - OCR - pentru conversia imaginilor in text. Optical
Mark Recognition - OMReste uneori utilizat pentru a extrage
bifele sau marcajele de pe formulare tip.
Indexare
Utilizarea indecsilor si a unei baze de date capabile sa gestioneze
indecsi de dimensiuni mari este esenţială in regasirea rapida a
documentelor. Indexarea poate fi simplă - un număr unic alocat
fiecarui document - sau complexă, permiţând căutări complexe
utilizând căutări combinate dupa metadate, căutare FULL TEXT
(utilizând indecsi de tip CLOB). Indexarea este realizată în special
pentru a susţine şi suporta cautările rapide de documente.
Indexarea trebuie realizată dupa criteriile de căutare.
Stocare
Stocarea documentelor electronice şi a copiilor digitale ale
documentelor pe hartie. Prin natura lor sistemele de management
a documentelor utilizează capacitaţi de stocare mari şi foarte
mari, şi utilizeaza sisteme de baze de date capabile să
gestioneze un volum mare de date. Stocarea centralizată a
documentelor asigura şi un back-up unitar al tuturor documentelor
gestionate de sistem. Sistemele stocheaza documentele in două
moduri:

 BLOB file - stocarea documentelor in baza de date

 File Server - stocarea documentelor pe un server de fişiere
şi stocarea pointerilor catre fişiere in baza de date
Regăsire
Regăsirea documentelor electronice din zona de stocare.
Sistemele DMS asigura criterii de căutare complexe, căutări dupa
metadate, căutări după text conţinut în documente(full-text-
search). In căutări se utilizeaza criterii combinate între medadate
generale şi metadate specifice, expresii de tip boolean şi
operatori de cautare (=, <>, >=, <=, LIKE, !=)
Distribuţie
Un document publicat trebuie să fie intr-un format care să
blocheze modificarea facilă a documentului. Sistemele DMS
asigură distribuţia documentelor către destinatarii lor (şi numai
catre aceştia) pe bază de grupuri, roluri, drepturi de access şi
fluxuri de documente (de informare).
Mecanismul de distribuţie trebuie să asigure auditul recepţiei şi a
citirii documentului distribuit, de către destinatarii săi.
Securitate
Securitatea documentelor este vitală in multe sisteme de
management a documentelor. DMS trebuie să asigure accesul
securizat la documente, criptarea datelor de autentificare. Unele
sisteme criptează şi conţinutul fisierelor în baza de date pentru a
bloca deschiderea lor in afara sistemului.
DMS pot include şi componente aditionale pentru a bloca
deschiderea documentelor în afara organizatiei (exemplu: un
document word să nu poată fi deschis daca a fost copiat cu
ajutorul unui stick de memorie)
Fluxuri de lucru
Fluxurile de lucru (Workflows) constituie o problema complexă şi
anumite DMS au module incluse pentru modelare. Alte sisteme
utilizeaza software specializat pentru modelarea fluxurilor şi a
proceselor (exemplu: BPEL). Traseul documentelor pe fluxul de
lucru poate trece prin paşi de următoarele tipuri:
 1. Aprobări
2. Informări
3. Atribuiri
4. Rezoluţii
5. Organizare secvenţială
6. Organizare paralelă
Colaborare
Colaborarea trebuie să fie implicit moştenită din caracterul
electronic al sistemelor de tip DMS. Accesul la modificarea unui
document trebuie sa fie blocat pentru restul utilizatorilor câtă
vreme un anumit utilizator modifică documentul (check in, check
out)
Versionare
Versionarea este procesul prin care documentele sunt blocate si
restituite in sistemul de management al documentelor.
Versionarea permite utilizatorilor sa isi regăsească versiunile
precedente ale documentului şi să işi continue munca de la un
anumit punct din timp. Procedura este utilă documentelor care se
schimbă pe parcursul timpului si au nevoie de modificări.
Numarul de versiuni istorice pastrate in cadrul DMS este
configurabil + cu cat se stochează mai multe versiuni, cu atat
capacitatea de stocare trebuie sa fie mai mare.
Căutare
Căutarea documentelor în cadrul containerului de documente
stocate utilizând valorile atributelor (metadatelor) sau căutare full
text. Documentele pot fi regăsite dupa criterii multiple sau după
conţinut.
Standarde
Multe din asociaţiile industriale deţin propriile standarde aplicabile
la controlul documentelor. Lista de mai jos conţine un set relevant
de documente ISO.

 ISO 2709:1996 Information and documentation—Format for

information exchange
 ISO 15836:2009 which replaces ISO 15836:2003
Information and documentation — The Dublin Core metadata
element set
 ISO 15489: 2001 Information and documentation -- Records
management
 ISO 21127:2006 Information and documentation—A
reference ontology for the interchange of cultural heritage
information
 ISO 23950:1998 Information and documentation—
Information retrieval (Z39.50) — Application service definition
and protocol specification.
 ISO/CD 10244 Document management—Business
process/workflow baselining and analysis associated with
EDMS technologies
 ISO 32000—portable document format
În zilele de azi pentru mai multe companii devine inevitabil de a stoca
documentele într-o rețea informatică. Pentru cei mai mulți
managementul documentelor este doar înregistrarea informațiilor în
formă electronică, dar această problemă este mult mai complexă. Pe
de o parte înseamnă scanarea și înregistrarea electronică
documentelor pe bază de hârtie, pe de altă parte înseamnă
gestionarea și arhivarea electronică a documentelor într-o bază de
dată unitară.
Siguranță
Siguranța în viața de business și nu numai a devenit prioritatea
numărul 1: managementul documentelor ne ajută în construirea
unor sisteme de informații mult mai securizate. Pe parcursul fluxului
se crează și istoria documentului, în așa fel editările și persoana care a
editat documentul se poate regăsi foarte ușor și rapid. Mulțumit
securizării ridicate a sistemului documentele aparținând afacerii sunt
în siguranță maximă, findcă utilizatorii văd doar o adresă virtuală, locul
fizic al documentului este accesibil doar persoanelor cu acest drept.
Aveți posibilitatea de a salva informațiile în afara biroului sau al
centrul firmei evitând astfel problemele din viitor. Un sistem
electronic de managementul documentelor bine ales furnizează o
soluție fiabilă și eficientă pentru companiile care activează într-un
domeniu în care securitatea informațiilor sunt reglementate prin lege.
 
Căutare și accesare mai eficientă
În afară de securitate stocarea ordonată a datelor este un aspect la
fel de important. O cincime din angajații firmelor din Europa, conform
unui studiu efcetuat de canon, devin frustrați dacă caută un anumit
document de mai mult timp în rețeaua companiei. Alții 24 %
precizează că cu ajutorul unui  un acces rapid și simplu biroul lor ar
funcționa mult mai eficient. Cu un sistem de managementul
documentelor potrivit putem salva în același mod tipuri de
documente de la file-uri Excel și Word până la imagini și emailuri. În
așa fel cu ajutorul sistemului de managementul documentelor toate
elementele al unui proiect le găsim într-un sistem unitar. Cu ajutorul
metodei de indexare putem accesa informațiile alăturate unui
document. Conform unei studiu recent analiza 1 Gb are prețul de
2000 EURO, iar stocarea costă numai 0,20 EURcenți:în așa fel putem
înțelege importanța metodei de stocare și al indexării.
 
Avantaje economice și ecologice
Mulțumind accesului rapid, indexării personalizate și al istorii
documentelor companiile pot cu un cost mai scăzut și mai rapid să
răspunde la cerințele și întrebării clienților. Managementul
documentelor modern transformă zilele afacerii Dvs. mult mai
ușoare: de exemplu o factură se poate recepționa în 24 h, se poate
prelucra și efectua plata. Sistemul de managementul
documentelor reduce costurile, dar în același timp crește
eficacitatea, în așa fel instituția sau firma Dvs. poate să concentreze
pe fluxuri valorice. Soluția de managementul documentelorcrește
responsabilitatea angajaților: în așa fel documentele accesibile
instant vor fi imprimate doar la varianta finală. Mulțumit acestor
metode scade consumul de hârtie, cerneală, și energie, sistemul este
avantajos din punct de vedere economic, dar nu în ultimul
rândecologic. Soluția de managementul documentelor furnizează
avantaje și economisiri semnificante pentru afacerea Dvs.
 
Responsabilitate socială
Ați imaginat vreodată cantitatea de hârtie consumată de compania
Dvs.? Să gândiți un pic doar la procedurile de achiziții publice, și să
puneți unu lângă altul cutiile de hârtie. O cantitate enorm de mare. Și
încă nici nu am vorbit despre cheltuielile de tonere, care sunt deșeuri
periculoase și necesită o metodă de stocare specială. Dar în cazul
în care dorim să digitalizăm fluxurile administrative, care cuprinde
workflow-ul întreg - fiindcă nu există nici un segment fără documente -
am făcut un pas către protecția mediului. Fiindcă informațiile
suntstocate electronic, nu avem nevoie de exmplare secundare al
documentelor, nu suntem nevoiți să cumpărăm dosare, scade
consumul de hârtie, în paralel cu acestea scad și costurile făcând un
pas mare către protecția planetei noastre.
Doar pentru exemplu, imgainați-vă că cu un sistem
de managementul documentelorstochează și gestionează
contractele și facturile cât de mare ajutor va fii pentru administra
proiectul european.
 
Aflaţi mai multe despre produsele noastre, solicitaţi Auditul nostru de
Manangementul Documentelor (ofertă specială!), pe baza căruia, în
cadrul unei discuţii personale, colegul nostru vă ajută să vă alegerea
soluţiea optimă pentru organizaţia dvs.
Mai departe la solicitarea auditului...>>
 

Documentele sunt elemente cheie pentru succesul firmelor de azi. Pe

masura ce tehnologiile se vor dezvolta, este de asteptat ca documentele sa
imbrace noi forme si sa ofere noi posibilitati de comunicare.
Inainte de revolutia digitala, docuentul nu era altceva decat ceea ce definea
dictionarul: „Act prin care se adevereşte, se constată sau se preconizează un fapt,
se conferă un drept, se recunoaşte o obligaţie, text scris sau tipărit, inscripţie sau
altă mărturie servind la cunoaşterea unui fapt real actual sau din trecut.”. Pentru
multi, pe scurt, un document este o foaie de hartie pe care e scris ceva important,
ce poate fi o informative.

Managementul documentelor reprezinta un sistem informatic care permite

circulatia (pentru informari, aprobari sau modificari), stocarea si regasirea
documentelor aflate in orice format electronic, cu facilitate de conectare la alte
sisteme informatice sau dispositive electronice.
Managementul documentelor este procesul de administrare a documentelor pe parcursul intregiilor
durate de viata ,de la inceput ,prin procesul de creare ,revizuire ,stocare ,partajare , distributie, arhivare
si pana la distrugerea lor.

Arhivarea electronica reprezinta procesul de stocare securizata a rezultatului procesului de

conversie, in general pe un mediu de stocare nemodificabil de tip WORM (write-once-read many) cu
oferirea de acces/posibilitati de regasire pe baza de cautari in continut sau in campurile index asociate
documentelor.

Arhivarea electronica

Zi de zi, ne confruntam cu noi provocări, cu situaţii care necesită soluţionare rapidă şi corectă.
Pentru toate acestea, avem nevoie să regăsim informaţiile cheie într-un timp cât mai scurt. Deşi aceste
informaţii se află de cele mai multe ori chiar lângă noi, modul lor de organizare ne impiedica să le
identificam atât de repede pe cât n-eam dori.

Cu ajutorul unui specialist în management de documente şi arhivare electronică, ne propunem un

nou sistem de organizare, centralizare procesare şi regăsire a documentelor firmei, în condiţii de
securitate şi acces controlat. Astfel, întrebăril zilnice îşi vor găsi răspunsul rapid şi în mod eficient.

Soluţiile de arhivare electronică sunt din ce în ce mai mult utilizate de către marile companii şi
instituţii publice pentru a proteja documentele originale contra degradării fizice. Sunt dese situaţiile în
care este nevoie de conţinutul unui document şi nu de documentul fizic însuşi. În aceste condiţii,
posibilitatea de a consulta copia electronică a documentului este soluţia ideală pentru prelungirea
duratei de viaţă a documentelor originale.

Organizare

Clasicele fişete de dosare prăfuite sunt înlocuite acum de fişete virtuale, care pot stoca toate
documentele companiei: documente originale scanate, documente în orice format electronic sau chiar
e-mailuri şi ataşamente.

Accesibilitate

Documentele sunt accesibile 24 de ore din 24 tuturor persoanelor autorizate, din orice colţ de
lume s-ar afla. Acelaşi document poate fi consultat de doi sau mai mulţi utilizatori în acelaşi timp, din
locaţii diferite, fără să se aştepte reciproc şi fără a fi nevoie de intermediari.

 Securitate

Fişetele virtuale sunt protejate contra accesului neautorizat, astfel încat angajaţii unei companii
vor putea consulta doar documentele pentru care li s-a acordat acest drept. Accesul la documente este
monitorizat în permanenţă, conducerea companiei putând afla oricand ce documente au fost
consultate, când şi de catre cine.

Etichete virtual

Organizarea mai bună a documentelor unei companii se poate realiza acum prin atribuirea de
etichete informative pentru fiecare document. Astfel, la încărcarea unui nou contract în fişetul
corespondent, utilizatorul va trebui să completeze aceste etichete virtuale cu informaţii precum numele
firmei cu care a fost încheiat contractul, data la care a fost semnat, data la care expiră şi alte cuvinte
cheie reprezentative pentru acel contract. Odată completate etichetele, acestea vor facilita regăsirea
ulterioară a documentelor de către toţi utilizatorii sistemului.

Rapiditate în accesare
 Un program de arhivare specializat are încorporat un motor de căutare care permite regăsirea
rapidă a documentelor, pe baza mai multor criterii: etichetele unui document, textul conţinut în
documente, tipul documentelor sau starea în care se află documentele.

 Stări pentru documente

Program de arhivare specializat poate memora pentru fiecare document în parte starea în care
acesta se află şi permite regăsirea tuturor documentelor cărora le-a fost atribuită anterior o anumită
stare (de exemplu se pot găsi imediat toate documentele care sunt în starea “Aşteaptă aprobare”).

În continuare voi prezenta o listă reprezentativă, de utilizări practice ale unui program de
management al documentelor:

Registratură electronic

 Înregistrarea şi numerotarea unică a documentelor de intrare şi de ieşire;

 Alocarea documentelor pe departamente şi angajaţi, alocarea de sarcini;
 Evidenţe documente: traseul documentului, după expeditor, după destinatar, legături între
documente;
 Motor de căutare prin documente după criterii complexe

Gestiunea contractelor

 Crearea şi editarea unor contracte conform şabloanelor;

 Monitorizarea datei de expirare a contractelor;
 Monitorizarea accesului la contracte;
 Notificarea periodică a utilizatorului de necesitatea facturării anumitor contracte

Managementul achiziţiilor

 Înregistrarea cererilor de achiziţie;

 Aprobarea cererilor de achiziţie;
 Raportarea achiziţiilor effectuate

Managementul şi organizarea sarcinilor

 Alocarea sarcinilor pe angajaţi;

 Trimiterea de notificări pe email la schimbarea responsabilului sarcinii sau la finalizarea sarcinii;
 Monitorizarea progresului sarcinilor;
 Raportarea eficienţei individuale a angajaţilor şi identificarea punctelor critice în procesele
economice.
 Managementul calităţii

 Controlul neconformităţilor;
 Monitorizarea şi notificarea schimbărilor apărute în procedurile interne;
 Asigurarea accesului securizat şi controlat la documente;
 Stocarea tuturor versiunilor intermediare ale documentelor;
 Memo-uri pentru comunicare internă

Arhivarea electronică şi monitorizarea datei de expirare

 Autorizaţii de funcţionare;
 Contracte de utilităţi;
 Asigurări auto CASCO şi RCA;
 Orice alt document

Organizarea actelor de resurse umane

 Arhivarea electronică şi monitorizarea contractelor de angajare;

 Gestiunea cererilor de concediu;
 Crearea unor formulare electronice de evaluare a personalului;
 Centralizarea şi raportarea rezultatelor evaluării