UNIVERSITATEA OVIDIUS

FACULTATEA DE DREPT ȘI ȘTIINȚE ADMINISTRATIVE

SPECIALIZAREA: ADMINISTRAȚIE PUBLICĂ 1 IFR GRUPA 2

STUDENT: STOIAN (RAZEM) SILVIA NICOLETA

Materia: Elemente de tehnologia informației

Profesor: Lect. Univ.dr. Opariuc-Dan C.

REFERAT

UTILIZAREA TEHNOLOGIEI INFORMATICII ÎN

ADMINISTRAȚIA PUBLICĂ
 Cuprins:
1. Introducere
2. Tipologia sistemelor informatice
3. Soluţii şi servicii SOBIS
4. Avantaje şi beneficii SOBIS
5. Aplicația DocManager
6. Funcţionalităţi ale aplicației DocManager
7. Bibliografie
8. Glosar

1. Introducere
Studiul sistemelor informaționale se află la intersecția mai multor domenii (tehnologii informaționale,
management, sistemică, contabilitate şi gestiune, analiză şi proiectare, cultură organizațională), constituind o
adevărată provocare pentru cei care încearcă să ‐l pătrundă. Literatura de specialitate apreciază că acestea
reprezintă o componentă esențială în orice program de studii din economie şi administrarea afacerilor.
Într‐o definiție uzitată, un sistem informațional este o combinație organizată de oameni, echipamente,
programe de aplicații, rețele de comunicații, date, politici şi proceduri care acumulează, regăsesc, prelucrează
şi diseminează informații într-o organizație.
Oamenii se bazează pe sistemele informatice moderne pentru a comunica între ei, folosind o diversitate de
dispozitive (hardware/echipamente), instrucțiuni şi proceduri de prelucrare a datelor (software/programe),
canale de comunicații (rețele) şi datele stocate. Am utilizat aici termenul de sistem informatic, care
desemnează utilizarea TIC în derularea activităților din organizații. În acest sens, se impune precizarea că
omenirea utilizează dintotdeauna diferite forme de sisteme informaționale.

2. Tipologia sistemelor informatice

Din punct de vedere conceptual, sistemele informationale pot fi grupate în doua categorii:
1-sisteme suport pentru procesele operaționale
2-sisteme suport pentru management
1. sisteme suport pentru procesele operaționale, se clasifica în:
-sisteme de prelucrare a tranzacțiilor
-sisteme de control al proceselor
-sisteme de colaborare informațională
2.sisteme suport pentru management, se clasifică în:
-sisteme informaționale de management
-sisteme pentru suport decizițional
-sisteme informatice pentru executivul de vârf 1
La nivelul U.A.T. municipiul Tulcea, la fel ca și în multe alte U.A.T.-uri din țară, în anul 2019 a fost
contractat și ulterior implementat sistemul informatic integrat SOBIS, program cu care primăria
funcționează la momentul actual. Ca și soluții și funcționalități se remarcă următoarele:

3. Soluţii şi servicii SOBIS

SOBIS oferă clienţilor din AP toate soluţiile financiar-contabile, administrative şi de document management
+ Web. Prin reţeaua proprie de implementare şi suport local oferă toate serviciile necesare de instalare,
configurare, training, hotline, Internet-suport şi de update conform modificărilor
legislative apărute. În funcţie de necesităţile clienţilor oferă una, două sau mai multe soluţii asigurând şi
serviciile de implementare şi suport (asistenţă).
Pe lângă certificate pentru: Sistemul de Management al Calităţii, Sistemul de Management al Securităţii
Informaţiilor, Sistemul de Management al Sănătăţii şi Securităţii Ocupaţionale, Sistemul de Management de
Mediu, au şi certificările de IBM Partner, Microsoft Partner, Intel Gold Partner, precum şi premii de
excelenţă obţinute pentru soluţiile SOBIS la BINARY, ROCS, Camera de Comerţ, ş.a.
1
Doina Dănăiață, Luminița Hurbean, Camelia Margea-Sisteme informatice pentru administrația publică, 2011
Pentru a satisface cerinţele unei primării comunale, de oraş sau municipiu, SOBIS oferă din 2007 o suită de
soluţii integrate pentru diferite compartimente, având avantaje ca:
Aceeaşi interfaţă: cunoşti o soluţie, … le cunoşti pe toate!
Nu trebuie introduse datele de 2 sau mai multe ori în diferite soluţii sau module
Exemplu: date din Populaţie (PF/PJ) sunt folosite şi în RA, Impozite, AS şi SALARII
Datele din Salarii/AS (cheltuieli) şi Impozite+Taxe (venituri) se pot prelua în contabilitate
Durata de implementare şi training pe soluţie este de 2-4 ore (manualul utilizatorului incl.)
Prin acces Internet se pot actualiza uşor şabloanele de calcul adaptate legislativ
Acces securizat la fiecare soluţie pe grupuri de utilizatori cu acces diferit la liste de date
 Situaţiile manageriale ad-hoc şi de statistică se pot genera uşor din fiecare soluţie

4. Avantaje şi beneficii SOBIS

Experienţa din 2001 în domeniul Administraţiei Publice
Experienţa din implementări la peste 1000 de clienţi cu necesităţi diferite (primării comunale,
primării de oraş şi de municipiu cu centre bugetare, şcoli, CJ-uri, prefecturi)
Un furnizor care oferă totul: calculatoare, reţea, soluţii soft, training, suport local, suport central
Un furnizor care oferă toate soluţiile financiar-administrative şi de document management
Soluţii modulare şi integrate prin interfeţe uşor de folosit şi protocoale standardizate
Condiţii comerciale flexibil adaptate la numărul de soluţii instalate şi opţiuni de suport lunar
Suport local (implementare, training, actualizare legislativă, suport informatic) prin angajaţi din
judeţul dvs.

SOBIS vă oferă o gamă variată de servicii Internet şi Intranet:

dezvoltare de site-uri web
găzduire de pagini de web pe serverele proprii
acces la aplicaţiile găzduite via Lotus Notes sau via Web browser
acces pentru utilizatorii mobili via “direct dial” sau Internet
 soluţii de conectare la internet prin linie închiriată, dial-up, TCP/IP
mail routing Internet/Intranet
aplicaţii şi suport logistic pentru comerţ electronic

instruire şi consultanţă
5. DocManager este o platformă software de gestionare a tuturor documentelor din cadrul instituţiilor
Administraţiei Publice Locale şi a fost dezvoltată în spiritul Legii 215/2001, a H.G. nr. 1006/2001, a H.G.
1007/2001 şi, totodată, a ultimelor acte normative în vigoare din România, conexe APL:

O.G. 27/2002, privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor (Legea nr. 233/2002)
Legea nr. 146/2002, privind taxele judiciare de timbru
Legea 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public (cu normele metodologice de
aplicare din 7 februarie 2002)
Legea 52/2003 privind transparenţa decizionala în administraţia publică
Sistemul se adresează tuturor departamentelor, tuturor funcţionarilor din instituţie, cuprinde documente de
orice tip pentru organizarea lor într-un sistem flexibil şi unitar, uşor de urmărit şi de gestionat de la
înregistrare, distribuţie, până la arhivare.

6. Funcţionalităţi
Registratura electronică a tuturor actelor
Circulaţia actelor (cine, ce rezoluţii a dat) în instituţie, pe unde a circulat un act, borderouri de
descărcare acte, borderouri de expediţie, documente de rezolvat, etc.
evidenţa Intrărilor şi Ieşirilor după tipuri de acte, provenienţă, perioade de timp
registrul de Petiţii conform O.G. 27/2002 cu evidenţa soluţionării lor
registrul de Audienţe cu gestiunea completă (înscriere/audienţă/dispoziţie/rezolvare)
registrul de Cereri Acces Informaţii Publice conform Legii 544/2001 cu formularele legale
registrul de Apostile conform Legii 146/2002
registrul de Autorizaţii Colectare Deşeuri conform O.G. 16/2001, Legii 465/2001
registrele de Urbanism (Certificate de Urbanism, Autorizaţii de Construire/Desfiinţare, Acord
Unic, alte Avize, Certificate şi Acorduri)
evidenţa Hotărârilor (inclusiv transparenţa în administraţia publică conform Legii 52/2003)
evidenţa Dispoziţiilor şi a accesului la ele
evidenţa Adreselor altor Instituţii
evidenta Ordinelor
evidenţa Radiogramelor
evidenţa Hotărârilor pe diverse Comisii (inclusiv transparenţa în administraţia publică conform
Legii 52/2003)
evidenţa documentelor Secrete şi a accesului la acestea
evidenţa Cauzelor si Termenelor de înfaţişare pentru departamentul Juridic
evidenţa Actelor din teritoriu transmise Consiliilor Locale şi Judeţene sau altor instituţii
Arhivarea electronică, Depozitul de documente electronice şi Semnătura digitală
a)Registratură şi circulaţie
Implementează în mod electronic registratura şi circulaţia documentelor din Primărie. Asigură tot ciclul de
viaţă al documentelor electronice de la creare, revizie, avizare până la publicare/expediere şi arhivare. Printre
funcţionalităţi amintim:
•Numere unice de înregistrare, conexare, starea documentului, încadrarea în nomenclatorul de dosare al
instituţiei, arhivare, tipărire bon;
•Trimitere internă/externă, fluxuri automate şi semiautomate, urmărirea adnotărilor pe documente, circulaţia
documentelor între persoane şi compartimente;
•Posibilitatea de lucu comun pe cazuri, controlul distribuţiei şi accesului, securitate;
•Crearea de acte cu şabloane Word, integrarea cu MS Office, controlul versiunilor;
•Preluarea documentelor din diverse surse (fax, e-mail, scanner) şi introducerea în sistem;
•Liste personalizate de documente în lucru, de expediat (direct/prin poştă), borderouri de transfer acte, acces
la registrul general, registre pe tematici (ex. Documente din petiţii, audienţe, cereri de acces informaţii
publice)
•Căutare după diverse criterii şi regăsirea rapidă a documentelor;
•Interfaţă şi funcţionalităţi de Centru de Informare pentru Cetăţeni conform documentului „Dezvoltarea
software CIC“ al Grupului de lucru ANCIC din 19-20 aprilie 2004;
•Cutie poştală (Inbox) pentru instituţie, canale virtuale de comunicare electronică între registratură şi alte
instituţii.
•Evidenţa şi gestiunea regiştrilor speciali de Petiţii (cf. OG 27/2002), Cereri Acces Informaţii Publice (cf LG
544/2001), acte privind transparenţa decizională (cf. LG 52/2003);
•Semnătura electronică pe orice act ce iese din instituţie în concordanţă cu prevederile Legii 455/2001
privind semnătura electronică;
•Bază comună cu şabloane de documente / formulare ale instituţie
b)Hotarâri ale Consiliului Local şi Dispoziţii ale Primarului
Asigură editarea Hotărârilor Consiliului Local şi a Dispoziţiilor emise de Primar. Acestea sunt înregistrate în
Registrul electronic de Hotărâri (Dispoziţii), şi pot fi consultate în reţeaua Intranet de către funcţionari.
Aplicaţia asigură şi publicarea Hotărârilor în Internet în secţiunea destinată acestora. Se pot obţine rapoarte
după stare, persoana, termen de rezolvare, perioade, etc.
c)Audienţe
Implementează o interfaţă electronică de lucru modern cu cetăţenii care solicită audienţe. Printre
funcţionalităţi se amintesc:
•înregistrarea solicitărilor de audienţe;
•programarea audienţele şi listarea diverselor rapoarte;
•întocmirea fişei solicitantului şi a audienţei.
•asigură întocmirea şi comunicarea dispoziţiilor interne legate de audienţe;
•urmăreşte starea şi modul de rezolvare a audienţelor.
•dă posibilitatea înregistrării cererilor în registratură şi urmăreşte rezolvarea lor;
•implementează registrul electronic separat pentru audienţe.
d)Adeverinţe
Implementează o interfaţă simplă pentru crearea şi eliberarea diverselor adeverinţe ce ţin de Registrul
Agricol. De asemenea este creată şi gestionată o bază de proprietăţi (parcele) şi proprietari pe baza cărora se
eliberează aceste adeverinţe.
e)Urbanism
Asigură registre electronice separate pentru înregistrarea şi gestionarea diverselor tipuri de acte ce ţin de
Serviciul de Urbanism:
•Certificate de Urbanism
•Autorizaţii de Construire
•Acorduri Unice
•Avize Extravilane
•Certificate de Notare
•Certificate de Radiere
Toate aceste acte au asigurat numere secvenţiale unice, se poate căuta rapid în fiecare registru în parte şi sunt
evidenţiate fişe separate pentru construcţii conform formularelor LOC1. Din aplicaţie se generează liste cu
autorizaţiile somabile, se urmăresc somaţiile şi rezolvarea lor.
f) Activităţi
Este un modul care permite înregistrarea activităţii (ce şi cât timp) fiecărui funcţionar. Astfel se realizează un
sistem eficient de raportare a activităţilor prestate.

g)Arhiva electronică
Aplicaţia asigură arhivarea electronică a documentelor existente în format electronic cât şi preluarea
documentelor de hârtie prin scanare automată. Documentele electronice sunt încadrate conform
nomenclatorului de arhivare şi se arhivează pe baza proceselor verbale de arhivare. Gestionează registrul
electronic de intrare-ieşire al arhivei.
Permite localizarea fizică (în arhivă) a oricărui document arhivat (raft, poliţă, biblioraft, dosar, etc) de sistem
cât şi căutarea la nivel de profile.
Pentru a acoperi necesităţile unei instituţii de Administraţie Publică, SOBIS a realizat un sistem modern de
constituire a Arhivei Electronice în conformitate cu prevederile legale în vigoare referitoare la constituirea
Fondului Arhivistic (cf. LG 16/1996 privind Arhivele Naţionale, LG 358/2002) precum şi cu reglementările
în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţiei cu caracter public sau privat şi pregătit deja
pentru a face faţă cerinţelor proiectului de lege privind Arhivarea Electronica.

Soluţia propusă va gestiona crearea, salvarea, consultarea şi utilizarea documentelor arhivate sau ce urmează
a fi arhivate în arhiva electronică a Instituţiei.
Arhitectura soluţiei are la bază un server pe care rulează deja soluţia de gestiune documente SOBIS şi are la
bază următoarele principii:
1.Orice document de intrare sau ieşire, imediat după înregistrarea lui în registru de intrări/ieşiri va
avea lipit în coltul din stânga sus pe prima pagină o etichetă de cod de bare care va permite ulterior
clasificarea şi indexarea lui automată
Existenţa unui post/compartiment însărcinat cu scanarea actelor care foloseşte un dispozitiv scanner cu
funcţia de Scan-to-email, necesar pentru achiziţia documentelor în format electronic;
1.Existenţa pe serverul aplicativ a softului specializat de clasificare/indexare/separare automată a
documentelor împreună cu opţiunile de procesare/reprocesare manuală.
2.Implementarea electronică a proceselor de constituire a arhivei electronice şi a operaţiilor
prevăzute de lege referitoare la accesul/consultarea fondului arhivistic (Procese verbale de intrare în
arhivă, Auditare consultare securizată a arhivei, Registrul de întrări/ieşiri Arhiva).
h)Statistici
Oferă o vedere rapidă a gradului de procesare a documentelor în instituţie în funcţie de compartiment,
funcţionar, tip de documente, perioadă de timp. Reprezintă unul dintre cele mai puternice instrumente de
generare şi vizualizare situaţii.
i)Juridic
Oferă instrumentele necesare gestionarii dosarelor din departamentul juridic. Pot fi urmarite foarte usor
documentele care au un termen in urmatoarele (10) zile pentru rezolvare/infatisare, pot fi cautate si localizate
informatii despre anumite cauze si conexarile dintre ele.
j)Autorizatii
Oferă instrumentele necesare gestionarii autorizatiilor pentru persoane fizice si juridice.
Autorizatiile contin informatiile specifice, conform legii 300/2004: Lista de menţiuni pentru suspendare,
reluare, modificare/completare, anulare, vize anuale, … date despre certificatul de înregistrare (Seria,
Numărul, Data eliberării,CUI,Număr de ordine, Data ridicării) si alte detalii.
Rapoartele oferite acoperă diverse criterii: după localizare, data expirării/vizării/…, cod CAEN, sau dupa
stare.
Aplicaţia Intranet presupune lucrul colaborativ în reţea, oferă posibilitatea consultării şi urmăririi de către
Prefect, Subprefect, sau de către alte persoane autorizate, a activităţii tuturor funcţionarilor şi este extrem de
uşor de utilizat. În funcţie de răspunderea fiecărui angajat au fost create drepturi / nivele diferenţiate de
acces.
Opţional, se poate pune la dispoziţie şi componenta Internet –Portal de acces la servicii electronice oferite
de instituţii din administraţia publică şi Info Kiosk.
2
SOBIS, Solutions for Business
7. Bibliografie
1
Doina Dănăiață, Luminița Hurbean, Camelia Margea- Sisteme informatice pentru administrația publică,
2011
2
SOBIS, Solutions for Business

8. Glosar

sistem informațional integrat=un sistem care permite introducerea de date prin procedee manuale sau prin
culegere automată de către sistem, stocarea acestora, prelucrarea lor și extragerea informației (rezultatelor)
sub diverse forme

uzitare=Utilizare (în mod obișnuit)

training=Antrenament, pregătire
arhivarea electronică=reprezintă gestionarea tuturor categoriilor de documente, date și informații existente
într-o firmă și stocare securizată în format electronic a acestora