1.1.

Economia digitală

1.1.1. Conceptul de economie digitală

În era digitală este folosit tot mai frecvent termenul de noua economie. Acesta este un
concept larg, ce descrie o economie bazată pe cunoaştere şi pe utilizarea cunoaşterii în domeniul
economic, în special prin inovare.
Conceptul de "Economie digitală" a fost inventat în anul 1995 de către Don Tapscott (pag.
14-15) într-un bestsseler care a conturat modul prin care Internetul va schimba modul de realizare
al afacerilor.
Economia digitală este compusă din pieţe bazate pe tehnologii digitale care facilitează şi
desfăşoară comerţul de mărfuri şi servicii prin intermediul comerţului electronic pe internet.
Economia digitală presupune un consum mai mare de muncă de concepţie, de înaltă calificare
care creeză o valoare adăugată mai ridicată, noi locuri de muncă, segmente nelimitate de
oportunităţi de afaceri şi creativitate, prin existenţa unor standarde flexibile şi interconective care
facilitează nevoia integrării şi individualizării diferiţilor consumatori.
Obiectivul realizării oricărei afaceri este de a face profit şi de a dezvolta compania în
continuare cu succes. În societatea modernă este necesară o interacţiune online, prin folosirea
diferitelor dispozitive digitale.
Economia digitală reprezintă o stare a economiei, în care informaţia obţinută este stocată
în baze de date, iar utilizarea ei complexă se efectuează din punctele de lucru sau din posturi
dispuse în locurile publice şi corespunde activităţilor şi tranzacţiilor realizate de către organizaţii
şi cetăţeni.
Economia digitală reprezintă o economie bazată pe cunoștințe, informații și pe tehnologia
informațiilor și a comunicațiilor (http://revistaie.ase.ro/). Economia digitală s-a dezvoltat şi se
dezvoltă rapid în întreaga lume. Acesta este cel mai important factor de inovare, competitivitate
şi creştere economică, deţinând şi un potenţial enorm pentru antreprenorii europeni şi
întreprinderile mici şi mijlocii.
Economia digitală presupune trei caracteristici majore: este o economie globală, este
intens interconectată și favorizează produsele intangibile (informaţii, idei, relaţii).
Economia digitală implică intercorelarea și interdependența următoarelor componente:
1) sprijinirea infrastructurii (hardware, software, telecomunicații, rețele, etc.) – în ultimii
ani tehnologiile s-au dezvoltat rapid oferind instrumente moderne de interconectare și
comunicare;
2) afaceri electronice (procese pe care o organizație le desfășoară prin rețele
computerizate) – au caracteristici specifice datorate noilor tipuri de produse şi servicii,
agenţi și relaţii de afaceri. Se tranzacţionează atât produse tradiţionale cât şi produse şi
servicii intangibile. Comerţul electronic reprezintă informaţia cât şi produsele care
circulă nu numai prin internet cât şi prin diferite mijloace electronice;
 3) informaţii şi cunoştinţe - cele mai multe produse de pe pieţele electronice sunt
produsele intangibile (bazate pe informaţii și cunoştinţe) care pot fi modificate şi
multiplicate mult mai facil;
4) agenţii din pieţe (consumatorii, oamenii de afaceri), beneficiază de informaţii la orice
oră;
5) globalizare și transformări macroeconomice - schimbările apărute în economie
afectează variabilele macroeconomice, iar Internetul elimină graniţele fizice
favorizând evoluţia procesului de globalizare.
Noile tendinţe digitale, cum ar fi cloud computing, serviciile web mobile, mass-media
sociale, schimbă radical peisajul de afaceri, modelarea naturii muncii, limitele întreprinderilor şi
responsabilitaţile liderilor de afaceri. Aceste tendinţe stimulează inovaţia în modelele de afaceri,
crearea de reţele de afaceri, transferul de cunoştinţe şi accesul la pieţele internaţionale.
Peste două miliarde de oameni sunt în prezent conectaţi la internet. Întreprinderile care nu
reuşesc să se conecteze digital pot fi excluse de pe piaţa mondială. Noile oportunităţi digitale
crează noi oportunităţi de afaceri, mai ales pentru tineri, datorită faptului ca şomajul a crescut în
ultimul timp.
Economia digitală contribuie acum cu 8% din produsul intern brut al economiilor majore,
la alimentarea creşterii economice şi crearea de locuri de muncă. În plus, peste 75% din valoarea
adăugată creată de internet se află în industriile tradiţionale, datorită câştigurilor care s-au realizat
în ultimii ani.
De-a lungul ultimilor ani, dezvoltarea de aplicaţii mobile a avut ca rezultat ocuparea forţei
de muncă, creând noi locuri de muncă pentru populaţie. Întreprinderile mici pot să crească de
două până la trei ori mai rapid, creând şi noi locuri de muncă prin adoptarea tehnologiilor
digitale. Prin intermediul tehnologiei, întreprinderile mici pot ajunge pe piața globală, acest lucru
datorându-se şi angajaţilor foarte talentaţi.
Datorită economiei digitale putem vedea noile capacităţi de dezvoltare şi de exploatare a
datelor obţinând noi cunoştinţe, care stau la baza adoptării celor mai bune decizii. Schimbările se
întâmplă atât de repede încât nu putem ştii peste câţiva ani câte modificări se mai pot face. Putem
afirma că majoritatea populaţiei este conectată la internet în orice moment al zilei.
Economia digitală presupune un nivel ridicat de muncă în inovaţia de înaltă calitate pentru
facilitarea nevoilor diferiţilor consumatori. Vedem astfel că noua economie este
“scientointensivă” şi “artintensivă”.
Reducerea consumului de resurse, mărirea spiritului reformator şi întreprinzător, creşterea
productivităţii muncii, sporirea productivităţii muncii, acestea sunt doar câteva dintre efectele
economice care au impulsionat economia digitală ca fiind o formă superioară a economiei în
general (www.smallbusiness. chron.com).
Pe măsură ce tehnologia a avansat, iar costurile tehnologiei informaţiei şi a comunicaţiilor
au continuat să scadă, TIC s-a dovedit a fi o tehnologie de uz general, care a devenit încorporată
în modelele de afaceri ale societăţilor care operează în întreaga economie.
 Firmele din toate sectoarele de activitate au acum posibilitatea de a proiecta și construi, cu
ajutorul mijloacelor tehnologice, noi modele operaţionale cu scopul de a îmbunătăți flexibilitatea
și eficiența, cât și pentru a-şi extinde activitatea pe piaţa mondială. Profitând de evoluția
comunicațiilor și capacitatea de prelucrare a datelor, acestea au reuşit să reducă costurile pe
tranzacție şi să-şi extindă serviciile în afara graniţelor trasate.
Progresele înregistrate de comercianţi, împreună cu liberalizarea politicii întreprinse de
aceştia și reducerea costurilor de transport au avut ca rezultat extinderea capacităţii în domeniul
afacerilor. Mai mult decât atât, în toate sectoarele în care activează, dezvoltarea s-a realizat prin
beneficierea de lanțurile valorice globale la nivelul cărora procesele de producție pot fi dispersate
geografic, local şi mondial. De exemplu, în sectoarele ce se fundamentează pe instrumentele
tehnologice, de cercetare și dezvoltare, de proiectare și producție, activităţile desfăşurate pot fi
gestionate la nivel central, în timp ce activităţile adiacente sunt fragmentate în diferite țări, efectul
fiind ascensiunea pieţei muncii.
Pe măsură ce tehnologia digitală este adoptată în întreaga economie, delimitarea
economiei digitale este tot mai dificilă. Cu alte cuvinte, întrucât economia digitală devine
economia în sine, este foarte greu de stabilit anumite graniţe în momentul actual, cu scopul de a o
separa de economia propriu-zisă. Încercarea de a izola economia digitală sub forma unei branşe
separate, inevitabil vor fi necesar de trasat linii pentru a diferenţia digitalul de “non-digital”, un
lucru care ar fi extrem de greu de realizat.

1.1.2. Caracteristicile Economiei Digitale

Economia digitală și efectul pe care l-a avut interacţiunea dintre calculatorul personal,
telecomunicaţii, internet şi electronică, se descrie printr-o serie de trăsături cu totul aparte de
economia tradiţională:
 cunoaştere – în noua economie digitală factorul cel mai important este cunoaşterea,
accentul este pus strict pe afaceri, cunoştinţele se transformă în puterea de a determina
oportunităţi;
 digitizarea – cunoştinţele sunt stocate în format digital, fiind memorate cu uşurinţă de
către numeroasele dispozitive digitale care permit libera circulaţie a unei cantităţi
enorme de date în cel mai scurt timp posibil, informaţiile eliminând barierele de timp
şi spaţiu, oamenii putând desfăşura diverse activităţi din orice colţ al lumii;
 virtualizare – în noua economie, este posibilă convertirea lucrurilor fizice şi tangibile
în produse virtuale, ceea ce schimbă regulile de bază, anterioare, referitoare la tipurile
de instituţii, la relaţiile sociale;
 molecularizarea – structurile organizaţionale construiesc un mediu de lucru mai
flexibil şi mai fluid. Proiectele în echipă devin uşor de realizat, aducând oameni situaţi
în locuri diferite, pentru a lucra împreună. În noua economie, firmele mici și mijlocii
 vor putea asccede la un nivel înalt de modernizare şi vor putea supravieţui pe o piață
globală deosebit de dinamică.
 integrarea – în noua economie toţi participanții (furnizori, clienți, competitori) vor
trebui să interacţioneze şi să se integreze cu scopul de a supravieţui;
 dezintermediere – sfârşitul intermediarului se apropie, tehnologia facilitează schimbul
de informaţii între furnizori şi clienţi;
 convergenţa – sectorul economic dominant este creat de convergenţa structurilor
computerizate şi de comunicaţii, astfel mediul informatic şi resursa umană creează
împreună un cadru multimedia interactiv care se constituie ca una dintre noile
platforme ale erei;
 inovaţia – noua economie este bazată pe inovaţie şi se foloseşte de utilizarea
tehnologiei informaţionale pentru dezvoltarea de noi produse şi servicii. Imaginaţia
umană şi creativitatea sunt principalele surse de valoare, iar economia digitală, oferă
mediul adecvat care încurajează şi recompensează originalitatea şi efortul intelectual;
 presupunerea – în epoca post-industrială, caracteristica fundamentală a fost producţia
de masă, în societatea informațională acest aspect a fost schimbat într-un sens major,
criteriul determinant fiind cunoaşterea personalităţii clientului. Fiecare consumator are
posibilitatea transmiterii mesajelor electronic, cu scopul de a-şi exprima opinia, de a
aduce completări şi ajustări în legătură cu produsul sau serviciul pe care îl cumpără;
 rapiditate – clienţii sunt informaţi direct, imediat şi doresc servicii de înaltă calitate.
Intevalul de timp scurs între comandarea unui produs, crearea şi livrarea sa este în
scădere semnificativă;
 globalizare – cunoaşterea nu are graniţe, nivelul de informaţie neavând o limită
maximă şi o limită minimă. Economia digitală, prin pachetul de cunoştinţe pe care îl
prezintă a devenit o resursă cheie şi a transformat economia propriu-zisă, de la nivelul
fiecărei organizaţii locale sau statale, într-o singură economie mondială;
 discordanţa – schimbarea creează și o anumită rezistenţă şi o adaptare mai lentă, ceea
ce poate duce la conflicte uriaşe. În noua eră, decalajul dintre cei care au acces la
astfel de tehnologii moderne şi cei care nu beneficiază de ele, este tot mai concludent,
cea ce cauzează probleme semnificative societăţii pentru viitor.
Informaţia reprezintă cea mai de preţ resursă pe care o companie o poate deţine, însă fără
o bună înţelegere a acesteia, valoarea ei poate fi diminuată considerabil sau chiar să se piardă,
devenind astfel doar un instrument de competitivitate între organizaţii. Din acest motiv
persoanele din cadrul managementului companiei trebuie să aibă cunoştinţele necesare, să fie
preocupaţi, să dezvolte şi să faciliteze căile optime prin care informaţia să poată circula rapid şi
corect în cadrul organizaţiei şi nu numai. Comunicarea corespunzătoare a informaţiei este
reprezentată de calea prin care angajaţii pot să coreleze în mod sinergetic eforturile pe care le
depun în creşterea performanţei şi atingerea obiectivelor propuse de organizaţia în cauză.
Nedispunând de mijloacele informatice necesare pentru stabilirea unei comunicări relativ
modernă (site, marketing on line, forum, internet, intranet, blog, extranet etc.) organizaţia este
izolată, practic aceasta fiind în incapacitate de comunicare la cerinţele şi viteza pieţei actuale,
rezultând dispariţia acesteia din cadrul societăţii informaţionale.

1.1.3. Importanța Economiei Digitale

Economia digitală îmbunătățește mobilitatea în mai multe dimensiuni diferite. De

exemplu bunurile necorporale sunt una din cele mai bune caracteristici ale economiei digitale.
Drepturile conexe sunt uşor transferabile în ceea ce priveşte jurisdicţia fiscală. Utilizatorii şi
clienţii pot efectua activităţi comerciale în afara graniţelor, iar rezultatul este schimbarea
sistemelor fiscale tradiţionale. Datele ca sursă de valoare, sunt elementul cheie al economiei
digitale. Datele sunt colectate de la mai mulţi jucători şi activităţi de pe piaţă. Creşterea
capacităţii de a colecta, stoca şi trata fluxuri masive de date, a condus la conceptul de “big data”,
care generează valoare fie în privat (marketing), fie în alte activităţi publice (guvern).
Efectele din cadrul reţelelor Internet sunt omniprezente în economia digitală. Acestea au
permis crearea de valori private în special prin aşa numitele modele de afaceri. În aceste modele,
mai multe grupuri de persoane interacţionează prin intermediul unei platforme, rezultând în
externalităţi pozitive sau negative (cel mai cunoscut model este oferirea de servicii gratuite - de
exemplu, motoarele de căutare).
Digitizarea a avut un efect de transformare major, având un impact asupra tuturor
sectoarelor economice. Au apărut noi modele de afaceri care au ca şi caracteristici comune,
mobilitatea şi utilizarea de date pentru a genera efecte de valoare în cadrul reţelelor. Tehnologiile
digitale au crescut competitivitatea în economie, având un efect global şi privind punctul de
vedere că barierele geografice devin tot mai irelevante.
Economia digitală a adus de asemenea un grad de inovaţie în toate modelele de afaceri,
schimbând modalitatea de producere a produselor, serviciilor şi modul în care valoarea este
monetizată (serviciile gratuite sau cele în care plăteşti ce sumă doreşti). Economia digitală a dat
naştere la anumite forme de afaceri, care sunt în măsură să prospere în noul mediu economic,
existând chiar dezbateri dacă modele de afaceri sunt strict “noi” sau sunt extensii logice ale
modelelor de afaceri existente.
Firmele care s-au adaptat la noile tehnologii au ca şi principale caracteristici:
 prezintă predilecţie pentru inovarea intensivă;
 au tendinţa de a utiliza noile surse de finanţare (capital de risc, finanţare la nivel
multinaţional);
 pun accent mai mult pe activele necorporale, decât pe activele fixe (de exemplu,
brevete, mărci comerciale, drepturi de autor, francize, licenţe etc.) în crearea valorilor
pentru serviciile şi produsele electronice finale;
 adoptă modele de afaceri bazate pe reţele;
 realizează un comerţ transfrontalier, inclusiv livrarea de forme tradiţionale a
comerţului prin canale noi.
 Efectele micro şi macroeconomice ale noii economii digitale şi ale societăţii
informaţionale au la bază principiile general admise ale dezvoltării acesteia: convingerea,
accesibilitatea, disponibilitatea, existenţa resurselor necesare și adaptarea.
Analiza pe sectoare a reducerii costurilor ca rezultat a introducerii uneia dintre cele mai
împărtăşite forme de manifestare a noii economii, afaceri la afaceri (B2B - business to business),
ajunge într-o zonă extrem de semnificativă. Astfel, cele mai mari economii se produc în industria
componentelor electronice, iar cele mai reduse în extracţia cărbunelui, industria alimentară şi
sănătate, şi totul ca urmare a dezvoltării societăţii contemporane.
Tehnologia informaţiei şi a comunicaţiilor (TIC) are o succesiune de consecinţe logice,
imediat macroeconomice a căror cercetare este deosebit de utilă şi necesară în luarea deciziilor.
În principal acestea se referă la demersurile următoare:
- cheltuielile cu investiţiile pentru tehnologii trebuie să crească;
- companiile trebuie să adauge e-engineering-ul, în operaţiunile lor pentru a utiliza mai
bine tehnologiile, a diminua costurile şi pentru a creşte eficienţa;
- pieţele financiare trebuie să fie deschise pentru a permite finanţarea inovării;
- pieţele capitalului de risc cât şi cele ale ofertelor publice iniţiale trebuiesc dezvoltate,
pentru a consolida procesul inovaţional;
- stimularea IMM-urilor şi realizarea unui mediu antreprenorial practic;
- reglementările trebuie să se dezvolte în amplitudine şi rigoare;
- politicile monetare trebuie modificate (în special ratele la dobânzi).
Având în vedere barierele scăzute ale producţiei şi distribuţiei la nivel mondial de conţinut
digital, nu numai jucătorii mari au un rol, dar, de asemenea şi producătorii mai mici.

1.2. Caracteristicile companiilor în economia digitală

Tehnologia informaţiei și comunicațiilor (TIC) oferă managerilor posibilitatea gestionării

mai eficiente a interdependenţelor de la nivelul companiilor într-un cadru global. În acest sens,
TIC prin componentele sale (telecomunicaţiile, reţelele, computerele şi resursele informaţionale)
devine în condiţiile actuale o adevărată provocare managerială pentru companii.
Gestionarea resurselor (financiare, materiale, umane și informaționale) unei companii
devine o responsabilitate majoră a managerului. Astfel, prin utilizarea TIC se va realiza o creștere
a eficienței în fundamentarea și adoptarea deciziilor, și poate asigura avantajul concurenţial față
de ceilalți competitori de pe o piaţă globală deosebit de dinamică. Astfel tehnologia informației
pune la dispoziția companiilor pe lângă suportul informaţional necesar desfăşurării afacerii în
condiţii de eficienţă, şi a unor soluţii adecvate pentru regândirea organizării afacerii cu scopul
menţinerii competitivităţii.
 Rolul tehnologiei informaţiei este de a dobândi cunoaştere prin informaţia obţinută.
Principalele componente ale tehnologie informației utilizate la nivelul oricărei companii implică
elemente hardware, software, și comunicaţii, reţele și baze de date, automatizarea activității de
birou şi alte echipamente şi componente software necesare colectării, prelucrării și transmiterii
informaţiei.
Implementarea TIC la nivelul companiilor a produs o schimbare fundamentală a
modelelor de afaceri, datorată acţiunii conjugate a numeroși factori a căror listă este rămâne
deschisă:
 globalizare;
 competiţie de nivel înalt;
 informaţia devină resursă cheie;
 spaţiul virtual de muncă (firme virtuale);
 dezvoltarea comerţului electronic paralel cu cel tradițional;
 existenţa unui personal specializat în procesarea şi analiza datelor;
 noi tipuri de relaţii cu furnizorii, clienții, bănci, administrații etc.
Impactul TIC asupra companiei se resimte atât în interiorul cât și în mediul exterior
firmei. Orice companie presupune existenţa a cinci componente interdependente:
1. structura organizatorică;
2. managementul şi procesele afacerii;
3. tehnologia informaţiei și comunicației;
4. strategia companiei;
5. angajaţii şi cultura companiei;
care trebuie să se fie într-o stare de echilibru, stare ce se va menţine până se produc diverse
schimbări semnificative fie la nivelul oricăreia dintre componente fie în mediul extern.
Evident, componenta TIC, datorită dinamicii deosebite determină mutaţii calitative asupra
celorlalte componente, resimțindu-se și la nivelul strategiei companiei prin punerea la dispoziție a
mijloacelor şi instrumentelor specifice analizei şi fundamentării strategiei.
Ideea de modernizare IT este o provocare reală pentru foarte multe companii româneşti.
Sunt cazuri în care bugetele sunt foarte mici sau duc lipsă de un personal IT specializat care să
contribuie la adoptarea unor decizii IT strategice.
Impactul tehnologiei informaţiei asupra companiei se reflectă cel mai bine în
componentele firmei privită ca sistem: oamenii, activităţile, tehnologia, cultura și structura.
Pentru a putea îmbunătăţi performanţele companiei managerii trebuie să aibă în vedere
schimbarea unuia sau a mai multor componente ale sistemului şi să monitorizeze relaţiile de
interdependență dintre componente.
1. Oamenii – resursa umană poate avea diverse preferinţe în ceea ce privește prelucrarea
informaţiilor, astfel, sistemul informatic va trebui să aibă capacitatea să ofere informaţiile
necesare îndeplinirii obiectivelor stabilite.
2. Activităţile desfăşurate la nivelul firmei devin tot mai complexe, iar tehnologiei
informaţiei îi revine un rol important în gestionarea eficientă a activităţilor organizaţiei.
 3. Tehnologia cunoaște o dezvoltare permanentă devenind din ce în ce mai complexă, dar
în același timp oferă managerilor posibilitatea prelucrării rapide a unui volum important de
informații ce se vehiculează în desfăşurarea proceselor de afaceri. Este nevoie ca managementul
să adapteze la cultura şi structura companiei, pentru a adopta în mod oportun deciziile.
4. Cultura firmelor şi componentelor sale trebuie împărtăşită de manageri şi de întreaga
resursă umană, iar sistemele informatice trebuie să fie adaptate la aceste cerinţe.
5. Structura – orice companie are o structură bine definită, iar funcţiile sistemelor
informatice sunt structurate pe această structură, astfel încât să poată beneficia de toate produsele
informaţionale.
Un studiu, realizat de Ipsos Mori în Martie (2014) pentru Microsoft, evaluează rolul pe
care tehnologiile digitale îl au pentru creşterea competitivităţii întreprinderilor mici şi mijlocii.
Rezultatele acestui studiu apreciază că angajaţii români îmbrăţişează tehnologiile IT moderne
pentru productivitatea crescută şi abilitatea de a creşte flexibilitatea la locul de muncă. Pe fondul
dinamicii angajatorilor lor în 2014, angajaţii români recomandă ca prioritare investiţiile în
creşterea securităţii datelor şi abilitatea de a putea lucra în mişcare sau la distanţă
(https://news.microsoft.com/ro-ro/2014/06/20/firmele-romanesti-care-folosesc-tehnologii-it-
moderne-au-mai-multe-sanse-sa-isi-dezvolte-afacerea-in-acest-an).
În figura 1.1 este reprezentat impactul tehnologiilor moderne în România din ultimii ani.

Fig. 1.2. Impactul tehnologiilor moderne în IMM-urile românești

Sursa: https://www.google.ro

Datorită investiţiilor care se fac pentru o afacere mai bună, se remarcă o creştere a calităţii
serviciilor şi o mai bună colaborare cu cei din jur. 85% din populaţie consideră că tehnologiile
apărute în ultimii ani sunt un succes pentru orice tip de afacere.
Promovarea soluţiilor TIC, permit participarea persoanelor plasate geografic în locaţii
diferite în cadrul unor grupuri de lucru pentru a realizarea anumitor proiecte (grup de lucru
virtual). Un produs software specializat în desfăşurarea activităţii în cadrul unui grup de lucru
virtual poartă numele de groupware sau collaboration software și beneficiază de toate
facilităţile de comunicaţie puse la dispoziție de intranetul organizaţiei, oferind posibilitatea
membriilor grupului să fie interactivi și să lucreze în paralel.
 Intranetul reprezintă termenul folosit în cazul colecţiilor private de calculatoare din cadrul
unei reţele ce aparţine unei organizaţii. Intranetul foloseşte tehnologiile din cadrul reţelei precum
o unealtă cu scopul facilitării comunicării între oameni şi grupurile formate de aceştia, având ca
principal obiectiv îmbunătăţirea cunoştinţelor angajaţilor dar şi disponibilizarea datelor în cadrul
unei organizaţii. Acesta este bazat pe utilizarea tehnologiilor software şi hardware precum: web,
enthernet, TCP/IP, browsere de web, servere de web, WiFi etc.
Avantajele utilizării tehnologiilor informaţionale în activitatea companiilor se pot sintetiza
în următoarele componente:
Comunicare
Comunicațiile rapide pot contribui la creșterea productivității unei companii, prin faptul
că permit un proces de fundamentare și adoptare a deciziilor mai eficient și facilitează extinderea
companiei în noi zone din țară și străinătate, prin existența unor servere de e-mail, routere,
panouri interne ale companiei și servicii de chat care constituie coloana vertebrală a
comunicațiilor unei companii. Aceste sisteme de comunicații electronice sunt folosite pentru a
difuza informații de afaceri de rutină și critice într-un mod rapid și eficient. Echipamentele IT pot
fi folosite pentru a trimite rapoarte managerilor, pentru a actualiza în timp real datele angajaților
cu privire la proiectele de afaceri și de a face conexiunea cu partenerii de afaceri și clienții.

Eficienţă
Tehnologia informației oferă un sistem raționalizat al fluxului de lucru, o stocare
partajată și spații de lucru colaborative ceea ce poate conduce la creșterea eficienței afacerii și va
permite angajaților să proceseze un volum mai mare de muncă într-o perioadă mai scurtă de timp,
să răspundă la întrebările clienților prin e-mail, într-o sesiune de chat în timp real sau printr-un
sistem de dirijare telefonică care conectează un client la un agent service disponibil. (Airinei, D.,
Grama,A ., 2005, pag.65).

Avantaj competitiv
Adoptarea unor resurse IT permite companiilor să mențină un avantaj competitiv asupra
concurenței. Companiile care utilizează o strategie bazată pe competitivitate pot utiliza
tehnologia informației pentru a crea noi produse, de a plasa produsele lor pe piața existentă și de
a îmbunătăți serviciile pentru clienți. Firmele care urmează o strategie de produse low-cost se pot
uita la soluții de tehnologia informației pntru a reduce costurile prin creșterea productivității prin
reducerea nevoii de resurse de muncă. Companiile prin intermediul IT pot crea platforme
informatice prin care clienții să aibă un acces mai facil la produsele dorite, pot valorifica
resursele de tehnologia informației pentru reducerea costurilor acestora. Cu ajutorul
infrastructurii IT, sarcinile redundante pot fi centralizate la o singură locație. De exemplu, o
companie mare ar putea centraliza activitatea de salarizare într-o singură locație pentru a reduce
costurile angajaților. Eficiența economică poate fi realizată și prin migrarea funcțiilor cu cost
ridicat în mediu on-line. Companiile pot oferi suport de e-mail pentru clienți, ceea ce conduce la
un cost mai mic decât oferirea de suport în mod direct clienților. Economii de costuri ar putea fi,
oferite de IT prin găsirea unor oportunități de externalizare, opțiuni de lucru la distanță și opțiuni
de comunicare cu costuri mai reduse.
Este o certitudine, tehnologiile informaționale au rescris regulile mediului de afaceri.
Managementul relațiilor cu clienții, planificarea, proiectarea și dezvoltarea producției, cercetările
și strategiile de marketing, managementul resurselor umane depind de tehnologiile
informaționale.
Tehnologia informației și comunicațiilor devine în condiţiile actuale o adevărată
provocare pentru firme care acționează pe o piață dinamică.

1.3. Sistemul informațional al firmei

Un sistem informaţional al unei întreprinderi se referă la oricare sistem de informații care

îmbunătăţeşte funcţiile unui proces de afaceri integrat în cadrul acesteia. De obicei, acest lucru
înseamnă că oferă o calitate înaltă a serviciilor care se ocupă cu volume mari de date, fiind
capabil să suporte unele organizaţii mari şi, eventual, complexe. Sistemul informațional al firmei
(Enterprise Information System - EIS) trebuie să poată fi utilizat de către toate părţile și toate
nivelurile unei companii.
Sistemul informaţional reprezintă totalitatea mijloacelor tehnico-organizatorice de
culegere, transmitere, stocare şi prelucrare a datelor, pentru obţinerea informaţiilor necesare
procesului decizional. La paragraful anterior, am observat că la nivelul unei companii, sistemul
informaţional ocupă poziția centrală, între sistemul decizional şi sistemul operativ în vederea
asigurării informaţiilor necesare nivelului managerial de top, dar fiind în acelaşi timp un mijloc
de comunicare între ele. Sistemul informaţional este nu numai o interfaţă între sistemul operativ
(condus) şi sistemul de conducere ci şi un element de legătură între mediul intern și cel extern al
firmei (mediu economic, financiar, bancar). Obiectivul principal al sistemului informaţional este
furnizarea fiecărui utilizator (în funcţie de responsabilităţile şi atribuţiile sale) a tuturor
informaţiilor necesare.
Definirea subsistemelor existente la nivelul unei firmei ținând cont de funcţiile și
scopurile îndeplinite, implică necesitatea de a face o analiză a proceselor de afaceri, respectiv a
activităţilor desfăşurate la nivelul întregii firme, pentru ca ulterior să se poată identifica
departamentul și respectiv subsistemul sau subsistemele utilizate pentru realizarea obiectivelor
fiecăreia. Indiferent de specificul firmei sau de dimensiunea acesteia, obiectivul general al
acesteia este de a obține profit, respectiv de a fi capabilă să atragă clienți de pe o piață dinamică
și în condiții de concurență, astfel întreaga sa activitate este orientate spre satisfacerea nevoilor
clienților. Pentru a putea realiza acest lucru, firma trebuie să fie capabilă să:
  identifice și să colecteze informații cu privire la piaţă (studii de piaţă sau pe baza
cererii ferme de la clienți);
 analizeze cererea, și să identifice toate categoriile de factori (economici, sociali,
psihologici, politici etc.) care pot influenţa cererea pe piaţă şi modul lor de influențare;
 prognozeze cererea viitoare pe baza informațiilor colectate şi a analizei acestora şi
realizarea unei strategii de producție pentru următoarea perioadă;
 livreze produsele și serviciile sale către clienți;
 găsească mijloacele necesare de creștere a vânzărilor prin diverse tehnici de
promovare.
Aceste activități desfășurate în scopul colectării și prelucrării celor mai utile informații
necesită o legătură eficientă între firmă și elementele mediului acesteia, și bineînțeles un personal
capabil care să ofere cele mai opportune și eficiente informații. Astfel, se ridică problema
existenței în cadrul analizei cibernetice a firmei, ”a unui subsistem al raporturilor cu piața care să
concentreze toate resursele materiale și financiare ale firmei pentru a satisface o parte cât mai
mare a cererii pe piață pentru bunurile și serviciile oferite de firmă” (Mitruț, D., 2015).
Sistemul informaţional ale unei companii oferă o platformă tehnologică care permite
organizaţiilor să integreze şi să coordoneze procesele de afaceri pe o fundaţie solidă. Un EIS este
utilizat în prezent în legatură cu managementul relaţiilor cu clienții și managementul lanţului de
aprovizionare pentru a automatiza procesele de afaceri. Acesta oferă un sistem unic care este
esenţial pentru organizaţia care asigură informații fiind partajate între toate nivelurile funcţionale
și ierarhii de management.

Fig.1.1. Sistemul informațional al companiei – sistem cibernetic

Un EIS poate fi folosit pentru a creşte productivitatea şi de a reduce ciclurile de servicii,

ciclurile de dezvoltare ale produsului și cicluri de viaţă de marketing. Acesta poate fi utilizat
pentru a contopi aplicaţiile existente. Alte rezultate includ o eficienţă operaţională mai mare şi
economii. Valoarea financiară nu este de obicei un rezultat direct de la punerea în aplicare a unui
sistem informaţional al firmei.
Sistemul informațional al unei companii este un sistem care înglobează toate
componentele companiei. Rolul său ține de derularea următoarelor activități:
 culegerea datelor în legătură cu sistemul firmei și despre mediul acesteia;
 transmiterea către punctele de prelucrare a datelor, prin intermediul canalele
informaționale;
 prelucrarea datelor cu scopul de a obține informații ce sunt necesare procesului
decizional;
 stocarea datelor;
 adoptarea deciziilor și transmiterea acestora către organele de execuție;
 asigurarea controlului și urmărirea realizarii deciziilor.
Dacă la nivel elementar descriem sistemul informațional ca un ansamblu de resurse
umane, hardware, software, rețelele de comunicații și date care se ocupă cu colectarea,
transformarea și diseminarea informațiilor dintr-un mediu organizațional, o analiză detaliată va
trebui să acopere toate aceste componente.
Componentele sistemului informaţional al unei companii sunt:
 date şi informaţii;
 circuite şi fluxuri informaţionale;
 proceduri informaţionale;
 mijloace de tratare a informaţiilor.

Date şi informaţii
Aceste componente de bază ale sistemului informaţional sunt interdependente, iar tratarea
şi abordarea lor se face împreună, fiind destul de dificil de realizat o delimitare între ele. Datele și
informațiile devin activele principale pentru multe companii, astfel acestea încearcă să colecteze
și să le prelucreze cât mai mult posibil. Există foarte multe forme de a colecta și analiza datele,
având în vedere domeniul și modul în care se vor utiliza în vederea eficientizării procesului de
afaceri.
Data este o reprezentarea în cifre sau litere a anumitor fenomene, procese, acţiuni,
activităţi referitoare la companie.
Informaţia este ansamblu de date cu caracter de noutate despre un fenomen, proces, care
au fost prelucrate şi aduc valoare utilizatorului prin furnizarea unor elemente noi, care pot fi
valorificate în procesul de afaceri pentru realizarea obiectivelor stabilite. Noutatea este percepută
de utilizator numai în momentul intrării în contact cu informaţia.
Din punct de vedere al managementului, informaţia aduce utilizatorilor un spor de
cunoaştere asupra organizaţiei respective, astfel, informaţia reprezintă temeiul principal al
declanşării deciziilor şi acţiunilor.
 Diversitatea, complexitatea și volumul important al informaţiilor vehiculate la nivelul
oricărei organizaţii este asigurată de o multitudine de criterii utilizate în clasificarea lor.
Informaţia economică poate fi privită în două moduri:
a) în sens general, la nivelul unei întreprinderi, orice informaţie folosită este considerată o
informaţie economică, deoarece în mod direct sau indirect contribuie la realizarea
obiectivelor organizaţionale;
b) în formă restrânsă, informaţia economică face referire la informațiile utilizate direct în
activităţile firmei: contabile, comerciale, financiare, etc.
Pentru clarificare, este necesară delimitarea diferențelor dintre date, informații și
cunoștințe astfel:
 datele constau în numere, fapte, diferite documente etc;
 informațiile se referă la date organizate, date care au fost filtrate, ordonate după
anumite criterii și stau la baza deciziilor manageriale;
 cunoștințele apar datorită abilității de a interpreta informațiile, de a formula opinii și a
lua decizii.

Circuite şi fluxuri informaţionale

Circuitul informaţional reprezintă traseul datelor, informaţiilor și deciziilor între
emiţător şi destinatar, putând fi caracterizat de formă (aspectul drumului parcurs) și lungimea
traseului (pe baza căruia se poate stabili timpul şi viteza de circulație a datelor, informaţiilor și
deciziilor).
Fluxul informaţional este ansamblul datelor, informaţiilor și deciziilor aferente uneia sau
mai multor activităţi specifice vehiculate pe trasee prestabilite, având o anumită viteză, frecvenţă
şi stocată pe anumiţi suporţi informaţionali.

Proceduri informaţionale
Procedura informaţională este formată din ansamblul elementelor care stabilesc şi
utilizează modalitatea de culegere, stocare, prelucrare şi transmitere a informaţiilor existente în
diferite circuite şi fluxuri informaţionale. Cuprinde diferite operaţii ce acționează asupra datelor
şi informaţiilor din circuitele informaționale. Astfel, este cea mai relevantă componentă a
sistemului informaţional în ceea ce privește gradul de adecvare la nevoile organizaţiei şi
mediului, pentru nivelul de eficacitate şi complexitate a sistemului informaţional.

Mijloacele de tratare a informaţiilor

Mijloacele de tratare a informaţiilor cuprind ansamblul mijloacelor de culegere,
înregistrare, stocare, prelucrare şi transmitere a datelor şi informaţiilor. Performanţele
funcţionale ale unui sistem informaţional vor fi condiţionate de mijloacele de tratare a
informaţiilor (număr, structura şi performanţe tehnice).
Principalele caracteristici ale mijloacelor de tratare a informaţiilor se pot formula
astfel:
  au o anumită viteză de tratare şi furnizare a informaţiilor;
 implică un personal specializat;
 este componenta cu cele mai directe implicaţii asupra structurii şi numărului
salariaților de la nivelul unei organizaţii.
Sistemul informaţional al unei întreprinderi îndeplineşte cinci funcţii principale după cum
este prezentat în figura 2.7.:
 Generarea informaţiilor - creează condiţiile necesare unei bune colectări, memorări a
informaţiilor relevante, în funcţie de specificul organizaţiei;
 Memorarea informaţiilor;
 Comunicarea şi difuzarea informaţiei (transferul informaţiei în spaţiu) asigură circuitul
informaţiilor între sistemul de conducere şi cel operativ;
 Execuţia prelucrărilor – implică transferul informaţiilor în ceea ce priveşte forma.

Fig. 1.2. Funcţii ale sistemului informaţional

Privită ca sistem, la nivelul firmei prelucrările pot fi activităţi de transformare a

,,informaţiilor-materie primă” (cele proprii sistemului operativ), sau activităţi de decizie,
elementare sau complexe (proprii sistemului de conducere). Sistemul informaţional operează
prelucrări formalizate şi repetitive, iar o decizie-reflecţie la nivelul sistemului de conducere poate
deveni un reflex la nivelul sistemului informaţional (fig.1.3.).
 Sisteme informaţionale
Sisteme informaţionale

Operaţionale Manageriale Funcţiunile întreprinderii

Operaţionale Manageriale Funcţiunile întreprinderii

Procesarea
Procesarea Raportare Marketing
tranzacţiilor Raportare Marketing
tranzacţiilor

Controlul
Controlul Suportpentru
Suport pentru
Financiar
Financiar
proceselor decizii
proceselor decizii

Birotică şi Informaţionale
Birotică şi Informaţionale Contabilitateetc.
etc.
comunicaţii executive Contabilitate
comunicaţii executive

Fig. 1.3. Tipuri de sisteme informaționale la nivelul unei companii

Un sistem informaţional modern trebuie să asigure: informarea la toate nivelele,

operativitatea informării, selectarea informaţiilor, adaptabilitatea la modificări (modificarea
cererilor de informaţii, a datelor de intrare, a structurii organizatorice, a metodelor de prelucrare a
datelor).
Informaţia furnizată de către sistemul informaţional trebuie să se caracterizeze prin:
 acurateţe şi realitate: informaţia furnizată trebuie să reflecte cât mai fidel realitatea,
printr-o evaluare corectă;
 concizie: informaţia trebuie să ofere plusul de cunoaştere la obiect, succint, evitându-se
elementele nerelevante;
 relevanţă: informaţia trebuie să ofere acele elemente de cunoaştere de care decidentul are
nevoie pentru soluţionarea unei probleme;
 consistenţă: informaţia trebuie să fie densă, lipsită de elemente needificatoare pentru
problema studiată;
 oportunitate: informaţia trebuie să parvină utilizatorului în timp util pentru a-i servi la
fundamentarea deciziei sale;
 accesibilitatea: vizează uşurinţa obţinerii informaţiei dorite, cu limitările impuse de gradul
de confidenţialitate şi drepturile de acces ale utilizatorului;
 forma de prezentare adecvată: informaţia trebuie oferită utilizatorului într-o manieră
relevantă astfel încât acesta să o recepteze rapid şi corect. Indicatorii pot fi prezentaţi în
mărimi absolute sau relative, în dinamică prin utilizarea reprezentărilor grafice şi
coroboraţi astfel încât relevanţa informaţiei oferite să fie maximă;
 cost corespunzător în raport cu valoarea acesteia.
 1.4. Sistem informatic: definire și caracteristici

Sistemele informatice în era societății informaționale au devenit o componentă vitală a

succesului pentru orice companie, importanţa lor rezidă în înţelegerea efectivă şi responsabilă (de
către managerii sau angajații unei organizaţii) a necesităţii adaptării la societatea informaţională
globală.
Managerii și utilizatorii sistemelor informatice nu trebuie să cunoască tehnologii
complexe, concepte abstracte sau diferitele aplicaţii specializate existente la nivelul sistemelor, ci
trebuie să stăpânească cadrul conceptual privind sistemele informatice:
 conceptele generale - componentele tehnice şi de comportament care stau la baza
fundamentării aplicaţiilor comerciale, a procesului decizional şi de construire a unui
avantaj strategic faţă de competitori;
 tehnologia sistemelor informatice (hardware, software, reţele, Internet, managementul
bazelor de date sau a altor tehnologii de prelucrare a informaţiilor);
 aplicaţiile sistemelor informatice - utilizarea acestora în domeniul operaţional,
managerial asigură crearea unui avantaj competitiv al organizaţiei de la nivelul local,
intern până la schimbul de informaţii prin intermediul Internetului etc.;
 dezvoltarea sistemelor informatice - se utilizează sisteme informatice tot mai
complexe pentru a rezolva problemele din cadrul organizaţiei sau pentru a creşte
productivitatea;
 managementul sistemelor informatice se referă la modul în care se administrează
resursele informatice precum şi strategiile legate de implicarea şi utilizarea
tehnologiei informaţiei la diferitele niveluri (top manager, organizaţie şi global).
Sistemul informatic presupune trecerea informaţiei printr-un format digital (
transformarea, prelucrarea sau exprimarea).
Sistemele informatice reprezintă acea parte a sistemelor informaţionale în care are loc
prelucrarea automată a datelor, dar în prezent considerăm că delimitarea între conceptul de sistem
informaţional și cel informatic tinde să scadă tot mai mult, deoarece există tot mai puţine procese
de afaceri în care nu se utilizează informaţii în format digital.
Sistemele sunt compuse din canale de informaţie care pot fi folosite în moduri diferite şi
interacționează cu diverse persoane sau comunităţi și pot fi: (a) formale şi informale; (b)
personale şi impersonale; (c) publice şi private.
Sistemul informatic reprezintă o parte a sistemului informaţional care permite realizarea
operaţiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor şi difuzare a informaţiilor
astfel obţinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informaţiei (TI) şi a personalului
specializat în prelucrarea automată a datelor.
Un sistem informatic are o componentă fizică (hardware, comunicaţii, software), o
componentă logică (baza ştiinţifică şi metodologică și baza informaţională) și o componentă
umană (utilizatorii și cadrul organizatoric).
Sistemul informatic cuprinde:
  informaţii interne şi externe, formale sau informale utilizate la nivelul unei
întreprinderi;
 software-ul necesar procesării datelor şi difuzării informaţiilor;
 procedurile, tehnicile de prelucrare şi de difuzare a informaţiilor;
 platforma hardware necesară prelucrării datelor şi disipării informaţiilor;
 resursa umană specializată în culegerea, transmiterea, stocarea şi prelucrarea datelor.
Sistemul informatic satisface cerinţele diferitelor grupuri de utilizatori:
 factorii de conducere de la toate nivelele (strategic, tactic şi operativ);
 personalul implicat în culegerea şi prelucrarea datelor;
 resursa umană implicată în acvtivitatea de cercetare ştiinţifică şi de proiectare a noi
produse şi tehnologii.
Strategia sistemului informatic la nivelul unei întreprinderi are în vedere următoarele
aspecte:
 susţinerea nivelului managerial, prin informaţiile furnizate, în conducerea şi controlul
activităţii în vederea atingerii obiectivelor strategice ale organizaţiei;
 deschidere şi flexibilitate, adaptarea permanentă la cerinţelor impuse de mediul
dinamic în care acționează firma;
 promovarea tehnologiei înformației și comunicațiilor pentru consolidarea şi
dezvoltarea afacerii;
 oferă informaţii necesare controlului îndeplinirii şi adaptării planurilor operaţionale şi
strategice ale organizaţiei;
 organizaţia trebuie să cunoască şi să controleze riscurile legate de implementarea
noilor tehnologii şi adaptarea sistemului informatic la noile cerinţe.
Procesarea informaţiilor presupune totalitatea procesele de introducere, prelucrare,
ieşire şi stocare a informațiilor, precum şi activităţile de control specifice. Datele au un caracter
obiectiv fiind măsurabile prin prisma caracteristicilor lor, iar informaţiile sunt date procesate, au
un anumit înţeles şi sunt utile în diferitele procese de afaceri.

1.5. Structura sistemului informatic la nivelul companiei

Structura generală a unui sistem informatic conține trei componente majore:Intrări,

Prelucrări și Ieşiri.
Intrările sunt formate din ansamblul datelor colectate, stocate şi prelucrate în vederea
obţinerii informaţiilor. Se clasifică în două mari grupe tranzacții externe și tranzacții interne.
Tranzacţiile externe, provin din mediul exterior sistemului informatic și redau dinamica
operaţiilor şi proceselor economice şi financiare din cadrul firmei (aprovizionarea cu materii
prime, operaţii de încasări şi plăţi etc.).
Tranzacţiile interne cuprind:
  datele trecute în documentele primare, în locul desfășurării operaţiilor evidenţiate la
nivelul întreprinderii (bonuri de consum, facturi emise etc.);
 datele provenite din mediul economic, financiar-bancar, și consemnate în diverse
documente (facturi de la furnizori, ordin de plată de la client, cota TVA, cotele de
impozit pe profit etc);
 date care provin de la alte sisteme informatice operaţionale de la alte nivele ale
aceleiaşi companii.
Tranzacţiile interne presupun anumite prelucrări automate care conduc la diverse
modificări structurale la nivelul colecţiilor de date (valoarea totală a produselor livrate, valoarea
totală a încasărilor etc.).
Datele din documente se pot introduce în sistemul informatic prin următoarele operațiuni:
o realizarea unor proceduri specializate pentru încărcarea datelor prin tastarea și
introducerea de operator în anumite machete generate de sistemul informatic şi
validarea datelor;
o scanarea documentelor – care permite preluarea unui volum foarte mare de date într-
un interval scurt de timp.
Prin utilizarea mijloacelor moderne ale tehnologiei informației și comunicațiilor Intrările
pot fi realizate în mod direct:
un transfer al datelor printr-o reţea locală existentă la nivelul întreprinderii (reţeaua
intranet), iar ieşirile din anumite subsisteme pot deveni intrări pentru altele;
transferul datelor la distanţă:
o prin Internet;
o prin reţele private (prin intermediul unor echipamente specializate: carduri cu
bandă magnetică, smart card-uri, coduri de bare, recunoaştere vocală, camere
digitale, ecrane tactile).

Prelucrările, presupun un ansamblu omogen de proceduri automate care realizează:

 crearea iniţială şi actualizarea bazei de date;
 exploatarea bazei de date;
 reorganizarea bazei de date;
 salvarea/restaurarea bazei de date.
Ieşirile sistemului informatic cuprind rezultatele prelucrărilor realizate. Astfel, putem face
o grupare a acestora în funcție de mai multe criterii:
 după natura prelucrărilor de unde au fost obținute:
 în urma transferului datelor (acestea nu îşi modifică valoarea - număr şi data unei
facturi, denumire produs, cantitate facturată etc.);
 ca urmare a aplicării unor algoritmi de calcul prestabiliţi (valoarea produsului, valoare
TVA, total factură, valoare vânzări pe luna…etc).
 după conţinut şi formă lor de prezentare:
 indicatori sintetici;
  situaţii care grupează anumiți indicatori sintetici sau analitici - Stat de plată, Stocurile
de produse finite la data …, Balanţa sintetică etc.).
 în funcție de gradul de agregare a datelor rapoartele pot fi:
 sintetice, care cuprind indicatori cu un grad mare de sintetizare, și sunt utilizate în
analiza activităţii şi în procesul fundamentării deciziilor (Balanţa sintetică, Bilanţul
contabil etc.);
 analitice, unde regăsim informaţii detaliate cu privire la desfăşurarea unei anumite
activităţi într-n interval timp (la nivelul departamentelor funcţionale - Situaţia
consumului pe luna…, Situaţia intrărilor Situația ieșirilor pe luna.....etc).
 în funcție de natura informaţiilor prezentate, rapoartele sunt:
 rapoarte care conţin date de stare, reflectă valoarea patrimoniului la un moment dat
sau volumul activităţii la o anumită dată (bilanţul contabil);
 rapoarte statistice, cuprind informaţii statistice utile în procesele de raportări ierarhice
sau fundamentării deciziilor strategice;
 rapoarte previzionale, conțin un istoric al informaţiilor din perioadele anterioare de
gestiune pe baza cărora anticipează evoluţia anumitor procese şi fenomene economice
şi/sau financiare (sunt necesare în fundamentarea deciziilor tactice şi strategice).
 după destinaţie, conţinut şi mod de structurare rapoartele se clasifică în:
 Rapoarte de uz intern, conţinutul este determinat de propriile nevoi privind informarea
şi controlul;
 Rapoarte de uz general, au conţinutul prestabilit (bilanţ contabil, balanţă de verificare
etc).
 în funcție de frecvenţă: rapoarte zilnice, lunare, trimestriale și anuale. Gradul de
sintetizare al informaţiilor va fi diferențiat în funcție de intervalul de timp la care face
referire, putând fi generate numai pe monitor sau pe monitor și imprimantă, transmise off-
line sau on-line prin intermediul reţelelor:
 Grafice reprezentarea informațiilor într-o formă sugestivă, și pot fi de diferite tipuri;
 Foi de calcul electronice realizate prin intermediul procesoarelor de tip EXCEL.
Funcția unui sistem informatic constă în prelucrarea informaţiilor, care implică
următoarele operații:
 introducerea datelor – implică editarea de înregistrări privind datele aferente
tranzacţiilor comerciale sau altor activități;
 procesarea datelor, presupune diverse prelucrări ale datelor (algorimi de calcul) în
vederea obținerii situațiilor de ieșire;
 ieșirile, sunt obținute sub diverse forme variate în funcție de solicitările utilizatorilor;
 stocarea informațiilor implică depozitarea organizată a datelor și informațiilor în
vederea unei utilizări ulterioare;
 controlul performanţelor sistemului are în vedere următoarele elemente:
 feed-back-ul asupra intrărilor, prelucrării, stocării şi ieşirilor sale;
 monitorizarea și evaluarea acestui feed-back;
  utilizarea feed-back-ului pentru a efectua ajustări și a corecta deficienţele din
activitatea sistemului.
La începutul noului mileniu, se remarcă tot mai mult tendinţa de a transfera funcţiile
sistemelor informatice unor firme din afara organizaţiei în vederea implementării unor sisteme
informatice integrate. integrarea unor sisteme ca integratori de sistem.
La nivelul unei companii, structura sistemului informatic poate fi prezentată după mai
multe criterii în funcție de componentele pe care le integrează:
a) în funcție de aria de cuprindere:
 subsisteme informatice stabilite în funcție de structura funcțională a companiei
(subsistemul producţiei, subsistemul financiar-contabil, subsistemul logistic,
subsistemul cercetării, subsistemul marketing, subsistemul resurselor umane etc.);
 subsisteme interorganizaţionale care asigură fluxuri informaţionale fie între
companie și colaboratorii săi (furnizori, clienţi, bănci etc.), fie între companie și
punctele sale de lucru, filialele sale.
b) În funcţie de nivelul de desfășurare a activităților:
 sisteme destinate conducerii (MSS - Management Support Systems) - oferă informaţii
necesare managerilor în vederea fundamentării și adoptării deciziilor, şi cuprind:
 subsisteme pentru conducerea curentă (MIS – Management Information Systems),
care oferă managerilor informaţii în vederea gestionării, monitorizării şi
controlului proceselor afacerii şi anticipării unor performanţe viitoare;
 subsisteme suport de decizie (DSS – Decision Support Systems), sunt acele
sisteme care asistă managerii în procesul decizional, prin punerea la dispoziție a o
serie de instrumente și tehnici, modele şi baze de date specializate;
 subsisteme informatice ale executivului (EIS – Executive Information Systems),
oferă un acces rapid şi selectiv la informațiile interne şi externe ale companiei;
 sisteme destinate nivelului operaţional care cuprind:
 subsisteme la nivel de birou (OAS – Office Automation Systems) care se ocupă cu
toate activitățile de colectare, procesare, stocare şi transmitere de informaţii
utilizând soft specializat pentru procesare de texte și comunicaţie, lucru
colaborativ, procesarea imaginilor, procesoare grafice, sisteme multimedia,
managementul activităţii de birou;
 subsisteme aferente procesării tranzacţiilor (TPS – Transaction Processing
Systems) utilizate de personalul operativ din compartimentele funcţionale, pentru
preluarea, stocarea şi prelucrarea datelor corespunzătoare tranzacţiilor zilnice, de
rutină realizând actualizarea curentă a bazei de date (acivitățile au un caracter
repetitiv şi complexitate redusă dar un volum mare al datelor prelucrate);
 subsisteme pentru controlul proceselor (PCS – Process Control Systems),
destinate șefilor de compartimente funcționale, prin care asigură monitorizarea și
controlul activităților desfășurate;
  sisteme pentru gestiunea cunoştințelor (KWS – Knowledge Work Systems) oferă
posibilitatea promovarea şi integrarea noilor tehnologii ale societății cunoașterii la
nivelul companiei (ingineri, proiectanţi de noi produse, analişti şi consilieri
economici, financiari, juridici - creatori de informaţie generatoare de cunoaştere).
Sistemele informatice utilizate la nivelul oricărei companii va duce la creşterea profitului,
dar și la economisirea materiilor prime, a energiei sau a altor resurse importante la nivel global.

2.1. Conceptul de bază de date

O bază de date este o colecţie de informaţii interrelaţionate gestionate ca o singură

unitate. Această definiţie este intenţionat foarte largă, deoarece există mari diferenţe între
concepţiile diferiţilor producători care pun la dispoziţie sisteme de baze de date. De exemplu,
Oracle Corporation (2010) defineşte o bază de date ca fiind o colecţie de fişiere fizice gestionate
de o singură instanţă (copie) a produsului software pentru baze de date, în timp ce Microsoft
(2007) defineşte o bază de date SQL Server/Access ca fiind o colecţie de date şi alte obiecte. Un
obiect al bazei de date este o structură de date denumită stocată în baza de date, cum ar fi un
tabel, o vizualizare sau un index.
O bază de date reprezintă o colecţie de date înrudite, care se referă la un anumit subiect
sau obiectiv, împreună cu instrumentele folosite pentru manipularea acestor date.
Dezvoltarea de aplicaţii de baze de date de mari dimensiuni este în acelaşi timp un fapt
banal, dar şi un fapt extraordinar. Banalitatea constă în faptul că un procent semnificativ din
efortul de dezvoltare de aplicaţii se îndreaptă spre acest domeniu. Extraordinarul se leagă de
complexitatea deosebită a acestor aplicaţii, care implică echipe mari de proiectanţi, necesită atât
experienţă în domeniu cât şi adaptarea la condiţii mereu noi. Şi nu în ultimul rând, reprezintă o
mare responsabilitate. Cu toate că industria de software cunoaşte o adevărată explozie, cu toate
că suntem literalmente bombardaţi cu sute şi sute de aplicaţii din ce în ce mai complexe şi mai
specializate, încă nu a fost „inventat” un pachet software care să satisfacă necesităţile generale
ale unei întreprinderi. Chiar dacă ne restrângem pretenţiile la partea numită de obicei „de
gestiune economică”, un astfel de software nu se întrezăreşte la orizont, cu toate că în linii mari,
toate întreprinderile funcţionează pe aceleaşi principii. Există pachete „de gata” care satisfac
anumite nevoi specifice dar, la noi ca şi în alte părţi, elemente specifice primează şi în consecinţă
marea majoritate a întreprinderilor preferă să-şi construiască „la comandă” sistemul informatic.
Această abordare implică însă un efort substanţial şi nu lipsit de riscuri. În ţările cu o economie
„normală” procesul se desfăşoară cam în felul următor. În primul rând, compania îşi evaluează la
modul general nevoile informatice şi posibilităţile organizatorice şi financiare. Apoi se angajează
o firmă specializată de consultanţă care, pe baza unei expertize, stabileşte cu mai mare precizie
cerinţele şi posibilităţile, după care sugerează un număr de propuneri. Acestea se referă atât la
principiile tehnologice de bază cât şi la costurile evaluate şi eşalonarea lor în timp. Acum începe
o nouă iteraţie. Compania analizează propunerile şi alege una dintre ele (sau o combinaţie din
mai multe) şi se trece la treabă. „Treaba” constă de obicei şi în acest caz în contactarea unei terţe
firme (de consultanţă şi integrare) care va prelua contractual sarcini, începând cu proiectarea de
ansamblu a sistemului, achiziţionarea echipamentelor şi a soft-ului de bază, şi terminând cu
training, asistenţă tehnică, mentenanţă hard şi soft etc. Sunt foarte rare situaţiile când o companie
poate să-şi permită să realizeze toate acestea prin forţe proprii. Explicaţia este extrem de simplă,
în perspectivă occidentală: banii. A plăti la modul permanent oameni cu o foarte înaltă calificare
şi experienţă în domeniu este un lux pe care foarte puţini şi-l pot permite, mai ales când nu
informatica este obiectul afacerii. Ideea este de a păstra doar o echipă restrânsă care să asigure
exploatarea şi întreţinerea curentă a sistemului informatic, pentru activităţile speciale apelând la
competenţe externe, orientate pe problemă.

2.3. Baze de date relaţionale – definiție, componente

O bază de date relaţională este o bază de date care respectă modelul relaţional, dezvoltat
de Dr. E. F. Codd (1990). Modelul relaţional prezintă datele sub forma familiarelor tabele
bidimensionale, similar cu o foaie de calcul tabelar Excel. Spre deosebire de o foaie de calcul
tabelar, nu este obligatoriu ca datele să fie stocate într-o formă tabelară, iar modelul permite şi
combinarea tabelelor (crearea uniunilor (joining), în terminologia relaţională) pentru formarea
vizualizărilor, care sunt prezentate tot ca tabele bidimensionale. Flexibilitatea extraordinară a
bazelor de date relaţionale este dată de posibilitatea de a folosi tabelele independent sau în
combinaţii, fără nici o ierarhie sau secvenţă predefinită în care trebuie să se facă accesul la date.
Vom prezenta componentele bazelor de date prin prisma a două abordări: la nivel
conceptual și la nivelul sistemului de gestiune a bazelor de date Microsoft Access.
La nivel conceptual vom opera cu următoarele elemente: tabele, relații, restricții și
vizualizări.

1. Tabele
Unitatea primară de stocare a datelor într-o bază de date relaţională este tabelul, care este
o structură bidimensională compusă din rânduri şi coloane. Fiecare tabel reprezintă o entitate,
ceea ce înseamnă o persoană, un loc, un lucru sau un eveniment care trebuie să fie reprezentat în
baza de date, cum ar fi un client, un cont bancar sau o tranzacţie bancară. Fiecare rând al
tabelului reprezintă o apariţie a entităţii.
Figura 2.2. reprezintă conţinutul parţial al unui tabel numit FILME implementat în
Microsoft Access.
Tabelul FILME este parte a unei baze de date pentru un magazin de produse video,
folosită ca exemplu.
Tabelul FILME conţine date care descriu filmele disponibile în magazinul de produse
video. Fiecare rând din tabel reprezintă un film, iar fiecare coloană reprezintă o caracteristică a
filmului respectiv, cum ar fi titlul filmului.

ID_FILM COD_GEN COD_RATING TITLU PRET_ PRET_ AN_

_FILM _FILM _FILM VHS DVD FILM
 1 Drama R Mystic 59,00 20,00 2003
2 ActAd R River
The Last 16,00 20,00 2003
Samurai

Fig. 2.2. Tabela FILME

2. Relaţii
Relaţiile reprezintă asocierile dintre tabelele bazelor de date relaţionale. Deşi fiecare tabel
relaţional poate exista independent, esenţa bazelor de date este tocmai stocarea informaţiilor între
care există legături. De exemplu, pe lângă filmele propriu-zise, se pot stoca şi informaţii despre
categoriile/genurile folosite de magazin pentru organizarea inventarelor de filme. În acelaşi timp,
puteţi stoca şi informaţii despre ratingurile fiecărui film, inclusiv formatul filmului, cum ar DVD
sau VHS. Prin folosirea relaţiilor, se pot asocia tabelele înrudite, într-un mod formal, uşor de
folosit astfel încât să combinăm date din tabele multiple în aceeaşi interogare a bazei de date, dar
păstrând flexibilitatea de a include numai informaţiile care îl interesează pe utilizator.
Posibilitatea de a selecta din baza de date numai informaţiile care ne interesează ne permite să
ajustăm informaţiile din baza de date în funcţie de cerinţele specifice ale persoanelor sau
aplicaţiilor care au acces la baza de date.

Figura 2.3 prezintă trei tabele din baza de date a magazinului de produse video şi relaţiile
dintre acestea, într-un format cunoscut sub numele de diagramă de relaţii a entităţilor (ERD -
Entity Relationship Diagram). Diagramele ERD ne pun la dispoziţie o modalitate de prezentare
a proiectului general al unei baze de date relaţionale, într-un format uşor de înţeles pentru
utilizatorii bazei de date, indiferent dacă au sau nu cunoştinţe tehnice. Fiecare dreptunghi din
diagramă reprezintă un tabel relaţional, cu numele tabelului scris deasupra liniei orizontale şi
coloanele tabelului enumerate pe verticală, în porţiunea principală a dreptunghiului.

FILME
RATING_FILM GEN_FILM
ID_FILM (pk)
COD_RATING (pk) COD_GEN (pk)
COD_GEN (fk1)
DESCRIERE_RATING DESCRIERE_GEN
COD_RATING (fk2)
TITLU_FILM
PRET_VHS
PRET_DVD
AN_FILM
 Fig. 2.3. Diagrama ERD a bazei de date pentru magazinul de produse video

În funcţie de numărul de elemente, între care se stabilesc relaţii, aparţinând celor două
colecţii, aceste relaţii pot fi de tip unu la unu, unu la mulţi şi mulţi la mulţi.
Relaţiile de tipul 1→1 (unu la unu), care presupun că unui
membru din colecţia A îi corespunde un singur membru din colecţia B.
Relaţiile de tipul 1→m sau m→1 (unu la mulţi sau mulţi la unu),
care presupun că unui membru din prima entitate A îi corespund mai mulţi
membri din a doua entitate B; astfel de relaţii se mai numesc şi relaţii ierarhice.

a) b)
Fig.2.4. Relaţie de tip 1 la m (a) şi m la 1 (b)

Relaţiile de tipul m→m (mulţi la mulţi), în care unui membru

din entitatea A îi corespund mai multe date din colecţia B şi mai multor
date din colecţia A îi corespunde o singură dată din colecţia B.
Relaţii de tip mulţi la mulţi se mai numesc şi relaţii de tip reţea.
O relaţie mulţi la mulţi se va descompune întotdeauna în două relaţii, o
relaţie tip unu la mulţi şi respectiv o a doua relaţie de tip mulţi la unu prin intermediul unei
entităţi de legătură.
 Fiecare relaţie este prezentată în diagrama ERD ca o linie ce conectează două tabele.
De exemplu, relaţia dintre tabelele RATING_FILM şi FILME din figura 5.3 este o relaţie
de tip unu-la-mai-mulţi, ceea ce înseamnă că fiecare rând din tabelul RATING_FILM (tabelul din
partea „unu, numit şi tabel părinte") poate fi asociat cu mai multe rânduri din tabelul FILME
(tabelul din partea „mai mulţi" a relaţiei, numit şi tabel copil'"), dar fiecare rând din tabelul
FILME poate fi asociat cu un singur rând din tabelul RATING_FILM.
Relaţia este logică, deoarece orice film lansat în SUA poate avea o singură
categorie/rating, dar o categorie poate fi asociată mai multor filme diferite. Este adevărat ca
filmele sunt uneori „cenzurate" pentru a putea fi încadrate în diferite categorii, dar această
problemă este rezolvată uşor, prin tratarea diferitelor versiuni ale aceluiaşi film ca şi cum ar fi
filme diferite, la fel cum facem atunci când un film este reluat cu alţi actori. Este foarte important
să ţineţi seama de aceste lucruri, deoarece bazele de date relaţionale acceptă numai relaţiile de tip
unu-la-mai-mulţi sau unu-la-unu.
Relaţiile sunt implementate folosind coloane corespondente din cele două tabele
participante. În diagrama ERD, coloana sau coloanele subliniate din fiecare tabel, având în
dreapta notaţia „pk", reprezintă cheia primară (primary key), adică o coloană sau un set de
coloane care identifică în mod unic fiecare rând dintr-un tabel.
Un tabel poate avea o singură cheie primară. Totuşi, o cheie primară poate fi compusă din
mai multe coloane, dacă aceasta este calea de formare a unei chei unice. Dacă o cheie primară
este folosită într-un alt tabel pentru stabilirea unei relaţii, poartă numele de cheie externă - „fk".
În fig. 2.3, observaţi coloanele cheie externă folosite în tabelul FILME pentru crearea
relaţiilor cu tabelele GEN_FILME şi RATING_FILME şi marcate cu identificatoarele „<fk1>" şi
„<fk2>" în dreapta numelui coloanei cheie externă.
Cheile primare şi cheile externe sunt blocuri de construcţie fundamentale ale modelului
relaţional, deoarece stabilesc relaţii şi permit crearea legăturilor între date, atunci când este
necesar. Trebuie să înţelegeţi acest concept pentru a putea înţelege cum funcţionează bazele de
date relaţionale.

3. Restricţii
O restricţie este o regulă specificată pentru un obiect al bazei de date (de obicei, un tabel
sau o coloană), având rolul de a limita într-un mod oarecare domeniul de valori permise pentru
obiectul respectiv al bazei de date
După ce sunt specificate, restricţiile sunt impuse automat de sistemul DBMS şi nu pot fi
ocolite decât dacă o persoană autorizată le dezactivează sau le şterge (le elimină). Fiecare
restricţie primeşte un nume unic, astfel încât să poată fi referită în mesajele de eroare şi în
comenzile folosite ulterior în baza de date. Este recomandabil ca proiectanţii bazei de date să
denumească restricţiile, deoarece numele generate automat de baza de date nu sunt foarte
descriptive.
Există mai multe tipuri de restricţii pentru baze de date:
• Restricţia cheie primară (primary key). Definită pe coloana (coloanele) cheie primară
 ale unui tabel pentru a garanta că valorile cheie primară sunt întotdeauna unice în
întreg tabelul. Atunci când cheia primară este definită pe mai multe coloane,
combinaţia valorilor acelor coloane trebuie să fie unică în tabel - o coloană care
reprezintă doar o parte a cheii primare poate conţine valori duplicate în tabel.
Restricţiile cheie primară sunt aproape întotdeauna implementate de RDBMS prin
folosirea unui index. Indexul este un tip special de obiect al bazei de date care permite
efectuarea căutărilor rapide în valorile coloanei. Atunci când în tabele sunt inserate
rânduri noi, sistemul RDBMS verifică automat indexul pentru a se asigura că pk a
noului rând nu este deja folosită în tabel şi, dacă se întâmplă acest lucru, respinge
cererea de inserare. Căutarea în indexuri se face mult mai repede decât căutarea în
tabel; ca urmare, indexarea cheii primare este esenţială pentru orice tabel, indiferent
de dimensiunea acestuia, astfel încât căutarea cheilor duplicate la fiecare inserare să
nu ducă la o reducere semnificativă a performanţelor (Fig.2.5.).

Fig. 2.5. Microsoft Access – Restricţia Cheie primară

• Restricţia de unicitate (unique). Definită pe o coloană sau un set de coloane care

trebuie să conţină valori unice în cadrul tabelului. Ca şi în cazul cheilor primare,
sistemul RDBMS foloseşte aproape întotdeauna un index ca modalitate de impunere
eficientă a restricţiei, Totuşi, spre deosebire de cheile primare, un tabel poate avea
definite mai multe restricţii de unicitate, iar coloanele care participă la o restricţie de
unicitate pot conţine (în cele mai multe sisteme RDBMS) şi valori nule (Fig. 2.6).

Fig. 2.6. Microsoft Access – Restricţia de unicitate

• Restricţia referenţială (numită uneori restricţie de integritate referenţială). O

restricţie care impune o relaţie între două tabele dintr-o bază de date relaţională. Prin
 „impunere„ se înţelege că sistemul RDBMS se asigură întotdeauna, în mod automat, că
fiecărei valori a cheii externe îi corespunde o valoare a cheii primare în tabelul părinte.
Pe scurt, restricţia referenţială garantează că relaţia dintre cele două tabele şi valorile
corespondente ale cheii primare şi cheii externe îşi păstrează logica în orice moment
(Fig. 5.7.).

Fig. 2.7. Microsoft Access – Restricţia de integritate referenţială

• Restricţia CHECK. Foloseşte o instrucţiune logică simplă pentru a valida valoarea

unei coloane. Rezultatul instrucţiunii trebuie să fie o valoare logică de adevărat (true)
sau fals (false), astfel încât un rezultat adevărat să permită inserarea în tabel a valorii
coloanei, iar un rezultat fals să ducă la rejectarea valorii coloanei, cu mesajul de
eroare corespunzător (Fig.2.8.).

Fig. 2.8 Microsoft Access – Restricţia Check (validarea datelor)

4.Vizualizări
 O vizualizare (view) este o interogare stocată în baza de date care pune la dispoziţia
utilizatorului un subset personalizat al datelor din unul sau mai multe tabele ale bazei de date
(Fig. 2.9.). Cu alte cuvinte, o vizualizare este un tabel virtual, deoarece arată ca un tabel şi, în
cele mai multe privinţe, se comportă ca un tabel, dar nu stochează date (nu este stocată decât
interogarea SQL care defineşte vizualizarea). Vizualizările au mai multe funcţii utile:
 ascunde coloanele pe care utilizatorul nu este nevoie să le vadă (sau nu-i este permis să
le vadă);
 maschează rândurile pe care utilizatorul nu este nevoie să le vadă (sau nu-i este permis
să le vadă).
 maschează operaţiile complexe efectuate în baza de date, cum ar fi uniunile de tabele
(respectiv combinarea coloanelor din tabele multiple într-o singură interogare a bazei
de date).
 îmbunătăţesc performanţele interogărilor (în unele sisteme RDBMS precum Microsoft
SQL Server).

Fig. 2.9. Exemplu de vizualizare a BD Filme

În sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft Access, o bază de date conţine

următoarele elemente:
Tabelul (table) – colecţie de date înrudite, stocate pe linii şi coloane;
Câmpul (field) – coloana din cadrul tabelului, care reprezintă cea mai mică unitate de
date din cadrul bazei de date;
Înregistrarea (record) – linia din cadrul tabelului. Linia este compusă din câmpuri şi
conţine toate datele referitoare la un anumit element (dimensiuni, culori, greutăţi şi alte
caracteristici);
Obiect (object) – componentă individuală Access, cum ar fi un tabel, un formular, o
interogare sau un raport;
Formular (form) – un obiect Access care afişează informaţiile dintr-un tabel într-un
format diferit de cel al tabelului (altfel decât pe linii sau coloane).
Interogare (query) – Un obiect Access care stochează întrebări cu privire la datele
stocate în baza de date.
Raport (report) – Un obiect Access care stochează detalii pentru afişarea sau tipărirea
datelor în mod organizat.
 2.4. Niveluri de abstractizare a datelor

Într-un sistem informatic ce utilizează BD, organizarea datelor poate fi analizată din mai
multe puncte de vedere şi pe diferite niveluri. De obicei, abordarea se face pe trei niveluri: intern,
conceptual şi extern (figura 2.10.).
Nivel
extern Grup 1 ……. Grup n

Nivel
conceptual Schema conceptuala

Nivel Schema interna

intern

Mediul de stocare

Fig. 2.10. Niveluri de abstractizare

Nivelul intern. Structura datelor este descrisă foarte detaliat, fiind accesibilă numai
specialiştilor (ingineri de sistem, programatori în limbaje de asamblare sau alte limbaje apropiate
de „maşină"). Cele două părţi principale ale bazei la acest nivel sunt:
1) un set de programe care interacţionează cu sistemul de operare pentru îmbunătăţirea
managementului bazei de date.
2) fişierele stocate în memoria externă a calculatorului.
Fişierele ce conţin datele propriu-zise sunt alcătuite din articole sau înregistrări cu format
comun. La acest nivel, structura BD se concretizează în schema internă.

Nivelul conceptual. Este nivelul imediat superior celui fizic, datele fiind privite prin
prisma semanticii lor; interesează conţinutul lor efectiv, ca şi relaţiile care le leagă de alte date.
Reprezintă primul nivel de abstractizare a lumii reale observate. Obiectivul acestui nivel îl
constituie modelarea realităţii considerate, asigurându-se independenţa bazei faţă de orice
restricţie tehnologică sau echipament anume. Întreaga bază este descrisă prin intermediul unui
număr restrâns de structuri. Toţi utilizatorii îşi exprimă nevoile de date la nivel conceptual,
prezentându-le administratorului bazei de date, acesta fiind cel care are o viziune globală
necesară satisfacerii tuturor cerinţelor informaţionale. La acest nivel, structura BD se
concretizează în schema conceptuală.
 Nivelul extern. Este ultimul nivel de abstractizare la care poate fi descrisă o bază de date.
Structurile de la nivelul conceptual sunt relativ simple, însă volumul lor poate fi deconcertant. Iar
dacă la nivel conceptual baza de date este abordată în ansamblul ei, în practică un utilizator sau
un grup de utilizatori lucrează numai cu o porţiune specifică a bazei, în funcţie de departamentul
în care îşi desfăşoară activitatea şi de atribuţiile sale (lor). Simplificarea interacţiunii utilizatori-
BD, precum şi creşterea securităţii BD sunt deziderate ale unui nivel superior de abstractizare,
care este nivelul extern. Astfel, structura BD se prezintă sub diferite machete, referite uneori şi ca
sub-scheme, scheme externe sau imagini (view-uri), în funcţie de nevoile fiecărui utilizator sau
grup de utilizatori.
Exemplu pentru nivelul extern (vedere bază de date - view) (Fig. 5.11.)

Fig. 5.11. Nivelul extern de prezentare a unei BD

 2.5. Proiectarea bazelor de date relaţionale

Pentru o bază de date pot exista mai multe modele logice, în funcţie de diversele categorii
posibile de utilizatori finali. Mecanismele de „proiecţie” între aceste nivele asigură ceea ce se
cheamă de obicei independenţa de date, adică stabilitatea aplicaţiilor la modificări în modul fizic
de stocare a datelor. Proiectarea aplicaţiilor de baze de date implică din această perspectivă două
etape iniţiale extrem de importante: proiectarea logică şi respectiv implementarea fizică a
modelului de date. Modelul de date formează fundaţia întregului sistem de aplicaţii ce va
exploata baza de date.
Proiectarea logică (logical design) se referă la stabilirea modelului conceptual al bazei de
date care este în mare măsură independentă de SGBD-ul particular care va fi utilizat. Rezultatul
acestei etape a proiectării este un document care va cuprinde definiţia detaliată a structurilor de
date ce vor fi implementate împreună cu toate elementele de semantică asociate acestor structuri.
Implementarea fizică (physical implementation) constă în transpunerea pe SGBD-ul specific a
modelului conceptual realizat în etapa anterioară. Concretizarea acestei etape constă într-un script
(o listă de comenzi) realizat în limbajul de descriere a datelor (DDL - Data Description
Language) utilizat de SGBD-ul ales. Rolul acestuia este să creeze şi să iniţializeze baza de date
cu structurile corespunzătoare celor descrise în etapa anterioară. Acest script se mai numeşte
schema bazei de date şi va fi utilizat ca referinţă în proiectarea aplicaţiilor propriu-zise.
Această etapă este extrem de complexă şi de importantă, deoarece ea stabileşte o serie de
elemente care vor influenţa funcţionalitatea, extensibilitatea şi, într-o destul de mare măsură,
performanţa ansamblului de aplicaţii care va fi dezvoltat.
Metoda cea mai utilizată în această etapă este cea a diagramelor Entitate - Relaţie (ER –
Entity-Relationship).
Proiectarea unei baze de date este o activitate laborioasă şi necesită parcurgerea
următoarelor etape:
 formularea problemei;
 analiza cerinţelor informaţionale şi definirea datelor de ieşire şi a datelor de intrare;
 definirea tabelelor, a structurii acestora şi a relaţiilor dintre tabele;
 optimizarea structurii bazei de date.
Odată ce acest proces a fost finalizat se continuă cu:
 proiectarea procedurilor tehnologice, pentru prelucrarea bazei de date;
 elaborarea programelor;
 testarea programelor;
 definitivarea documentaţiei.
Toate aceste activităţi necesită, pentru proiectele reale complexe, o muncă în echipă pe baza
unei metodologii riguroase, cunoscută ca metodologia de analiză şi proiectare a sistemelor
informatice. În cadrul unui sistem informatic baza de date reprezintă elementul central în jurul
căruia se concentrează celelalte componente ale sistemului.
 Formularea problemei presupune stabilirea obiectivelor aplicaţiei informatice care
asigură actualizarea şi exploatarea bazei de date în concordanţă cu cerinţele managementului
activităţii economice pentru care este proiectată baza de date.
Obiectivele unei aplicaţii informatice sunt legate de asigurarea informaţională a
desfăşurării proceselor decizionale specifice actului de conducere. Deci, noi trebuie să ne gândim
că, prin existenţa unei baze de date, să asigurăm fondul de informaţii, într-o structură şi de o
calitate corespunzătoare cu cerinţele managementului firmei. Baza de date trebuie să permită atât
obţinerea unor informaţii de detaliu, elementare, cât şi calculul şi prezentarea unor indicatori
sintetici, agregaţi. Dacă am lua doar două obiective: reducerea costurilor şi creşterea
productivităţii muncii într-o firmă, atunci o bază de date trebuie să furnizeze informaţii despre
consumul factorilor de producţie, costurile medii şi globale, despre personalul muncitor şi
producţia realizată, despre cheltuielile salariale etc. Aceste informaţii vor servi conducerii la
identificarea căilor de reducere a costurilor şi adoptarea celor mai adecvate măsuri pentru
reducerea acestor costuri. După aplicarea măsurilor în practică, informaţiile stocate în baza de
date trebuie să permită de data aceasta şi o analiză comparată a costurilor noi cu cele vechi, de
exemplu, o analiză a dinamicii costurilor pe baza indicilor statistici. Am ales acest mic exemplu
didactic pentru a accentua încă o dată complexitatea procesului de proiectare a bazei de date.
Analiza cerinţelor informaţionale, pornind de la obiectivele formulate anterior, se
concentrează asupra a două probleme:
 indicatorii, rapoartele, listele şi datele de ieşire care trebuie obţinute;
 datele de intrare necesare pentru obţinerea datelor de ieşire.
Primul pas în crearea unei baze de date este înţelegerea perfectă a activităţii care urmează
să fie modelată. Analiza se face desigur la faţa locului şi implică stabilirea exactă a obiectivelor
activităţii modelate, a obiectivelor specifice care se urmăresc prin implementarea sistemului, a
regulilor care guvernează afacerea şi care se cer impuse sistemului informatic. Se urmăreşte în
acest scop funcţionarea sistemului existent (fie manual, fie deja informatizat în parte) şi se discută
cu managerii şi utilizatorii finali ai viitorului sistem.
Iată un set de întrebări uzuale în aceste interviuri:
 Care sunt obiectivele activităţii, sau ale întreprinderii în general?
 Cum ar trebui să se concretizeze acestea în obiective pentru sistemul informatic?
 Care sunt intrările şi ieşirile sistemului. Ce rapoarte trebuie obţinute şi cât de des?
 Cum vor fi introduse datele şi cum vor fi întreţinute? De către cine?
 Ce alte prelucrări se cer realizate?
 Care sunt entităţile (lucruri, persoane, concepte, etc.) care vor fi descrise în baza de date?
 Ce relaţii există între diferitele entităţi descrise în baza de date?
 Care sunt regulile comerciale care trebuie respectate în mod obligatoriu de viitorul sistem ?
 Ce se aşteaptă de la aplicaţiile ce urmează a fi proiectate şi care sunt performanţele
acceptabile în care ar trebui să se încadreze?
 Care este volumul estimativ al datelor ce vor fi stocate?
 Care va fi frecvenţa actualizărilor?
 Cât de repede trebuie să fie capabil sistemul să regăsească sau să actualizeze informaţiile?
Desigur, acest proces este iterativ pe verticală (pornind de la managementul întreprinderii
şi terminând cu personalul direct implicat) cât şi în timp (după o primă aproximare se trece la
elemente mai concrete).
Rezultatul acestui prim pas trebuie să fie o specificare a cerinţelor, concretizată poate într-
un set de notiţe sau poate într-o documentaţie formală. Indiferent de forma concretă este de
reţinut că această specificare a cerinţelor este, inevitabil, provizorie. Practica demonstrează că
paşii următori ai proiectării vor aduce elemente noi, uneori extrem de importante. Să considerăm
pentru exemplificare o firmă imaginară (să-i spunem „Fictiv Comp”), a cărei activitate se referă
la comercializarea de tehnică de calcul. Vom considera un model mult simplificat al acestei
activităţi, şi vom presupune că în urma acestei etape de analiză s-au identificat următoarele reguli
de funcţionare:
1. Afacerile firmei constau din vânzarea unei linii de produse.
2. CLIENŢII lansează COMENZI pentru unul sau mai multe PRODUSE.
3. Preţurile PRODUSELOR se pot modifica. CLIENŢII plătesc preţul actual din
momentul în care au lansat COMANDA.
4. Informaţiile despre COMENZI reprezintă principala intrare a sistemului. Ieşirile
sistemului sunt reprezentate de facturi, rapoarte săptămânale de vânzări şi situaţia
lunară a comisioanelor.
5. Compania are un personal format din ANGAJAŢI care lucrează la anumite
DEPARTAMENTE. Fiecare DEPARTAMENT este condus de un ANGAJAT. Un
ANGAJAT poate conduce cel mult un DEPARTAMENT.
6. ANGAJAŢII sunt plătiţi printr-un salariu lunar, plus eventuale comisioane. Nici un
salariu nu poate fi mai mic de 200.000 lei sau mai mare de 700.000 lei.
7. COMENZILE sunt preluate de ANGAJAŢI de la DEPARTAMENTUL „Desfacere”.
Pentru o COMANDĂ preluată se plăteşte un comision. Valoarea acestuia este un
procent din valoarea comenzii şi este specific angajatului.
8. CLIENŢII pot comanda doar PRODUSE din catalogul de produse.
9. Un PRODUS poate fi comandat doar într-un număr întreg (>1) de unităţi. Pot exista
desigur mult mai multe reguli. De exemplu: ce informaţii particulare trebuie memorate
pentru clienţi, angajaţi, comenzi, produse, etc.
Acestea sunt cerinţele informaţionale care înglobează atât cerinţele pentru datele de
intrare pe baza cărora se creează şi se actualizează baza de date, cât şi cerinţele pentru datele de
ieşire folosite pentru urmărirea, controlul şi dirijarea activităţii economice. Datele de intrare se
culeg, de regulă, din documentele primare care circulă în cadrul fluxului informaţional al firmei.
Datele finale se vor integra în ansamblul de rapoarte, liste, situaţii cu rezultate pe care le
furnizează sistemul informaţional compartimentelor de conducere. Pentru indicatorii incluşi în
rapoartele finale, în general pentru oricare din indicatorii de ieşire, trebuie să fie foarte clar modul
în care sunt obţinuţi prin prelucrarea datelor de intrare. În consecinţă, acolo unde este cazul, se
precizează algoritmii de calcul, regulile de totalizare, sau alte reguli de obţinere a fiecărei
coloane, sau totaluri din rapoartele finale.
Aceasta are ca punct de plecare inventarierea câmpurilor prezente în situaţiile finale şi
apoi gruparea lor în tabele. Gruparea câmpurilor pe tabele se realizează prin diverse metode.
Dintre aceste metode, două sunt cele mai utilizate:
 analiza concordanţei IEŞIRI – INTRĂRI;
 analiza semnificaţiei semantice a datelor.
Analiza concordanţei IEŞIRI – INTRĂRI este o tehnică specifică proiectării sistemelor
informatice care identifică documentele primare din care se preiau datele de intrare folosite în
calculul datelor de ieşire. Aceste documente vor constitui sursele de creare şi actualizare a
tabelelor bazei de date.
Tehnica este utilă în cazul în care proiectantul bazei de date este familiarizat cu sistemul
informaţional existent.
Un indicator prezent într-o situaţie finală se poate obţine astfel:
 prin preluarea directă din documentul primar, respectiv din tabelul bazei de date;
 prin aplicarea unui algoritm de calcul.
Tabelele se compun prin gruparea câmpurilor pe principiul apartenenţei acestora la
anumite documente primare care circulă în cadrul sistemului informaţional.
Analiza semantică se practică atunci când proiectantul bazei de date nu are la dispoziţie
un set de documente primare şi apare în cazul sistemelor informaţionale care se proiectează
pentru firmele noi.

Entităţile reprezintă abstractizări ale lucrurilor reale, fie ele concrete sau imateriale. Ele
pot corespunde unor persoane, obiecte, locuri, documente, concepte, etc. Ceea ce interesează în
proiectarea unei baze de date sunt doar tipurile de entităţi implicate în activitatea modelată.
Identificarea acestora şi corecta lor evidenţiere este o problemă care ţine în mare măsură de
experienţa şi chiar de „flerul” proiectantului. Cu toate acestea, câteva reguli pot fi folositoare.
Simplitatea este cea mai importantă. Este preferabil să lucrăm cu mai puţine entităţi decât cu prea
multe, deoarece pe parcursul dezvoltării proiectului cele omise îşi vor cere cu siguranţă
drepturile, în schimb cele inutile nu vor cere explicit să fie excluse, complicând şi mai mult o
activitate care numai de complexitate nu duce lipsă. O altă regulă de bun simţ este denumirea lor
cât mai clară şi sugestivă, deoarece aceste nume tind să se perpetueze până în detaliile
aplicaţiilor. În exemplul privind lista (parţială) a regulilor activităţii firmei „Fictiv Comp” am
notat cu majuscule posibilele entităţi: CLIENT, ANGAJAT, DEPARTAMENT, COMANDĂ,
PRODUS. S-ar fi putut considera o entitate PERSOANĂ care să grupeze atât angajaţii firmei cât
şi clienţii care sunt persoane fizice, s-ar fi putut considera entităţi separate pentru şefi, sau diverse
alte entităţi, dar regula simplităţii ne spune că gruparea selectată este pertinentă. Excesul de
detalii este dăunător la acest nivel, deoarece explozia complexităţii care urmează în următoarele
etape poate face proiectul imposibil de stăpânit.
 Definirea tabelelor şi relaţiilor dintre tabele este etapa următoare în proiectarea bazei de
date.
Este evident că entităţile nu pot cuprinde singure întreaga informaţie ce trebuie administrată
şi nici nu pot fi concepute ca „insule” informaţionale. O bună parte din informaţia semnificativă
legată de activitatea modelată se află tocmai în relaţiile care există între entităţi. De pildă faptul
că anumiţi angajaţi lucrează la un anumit departament este o informaţie utilă şi de fapt se referă la
o astfel de relaţie între entităţile ANGAJAT şi DEPARTAMENT. (Atenţie la terminologie: se
foloseşte adesea sinonimul asociere pentru a evita „supraîncărcarea” cu semnificaţii a termenului
„relaţie”, care în teoria modelului relaţional este sinonim cu „tabelă”.)
Două observaţii:
1) Pot exista relaţii definite pe o entitate;
2) Relaţiile între entităţi nu sunt de regulă simetrice. În cadrul exemplului privind
„Fictiv Comp” relaţiile sugerate apar scrise legat. Lista lor ar putea fi următoarea:
a. CLIENT lansează COMANDA;
b. COMANDA este_pentru PRODUS;
c. ANGAJAT preia COMANDA;
d. ANGAJAT lucrează_la DEPARTAMENT;
e. ANGAJAT conduce DEPARTAMENT.
Subliniem încă o dată că relaţiile între entităţi poartă informaţie utilă în egală măsură ca şi
entităţile. Denumirile sugestive sunt chiar mai importante decât la entităţi, având în vedere că
între aceleaşi două entităţi pot exista mai multe relaţii (vezi cazul ANGAJAT-DEPARTAMENT)
şi că relaţiile nefiind simetrice poartă adesea două nume (de pildă ANGAJAT conduce
DEPARTAMENT şi respectiv DEPARTAMENT este_condus_ de ANGAJAT).
Analiza cerinţelor informaţionale şi a proceselor de prelucrare va conduce la identificarea
datelor ce vor trebui stocate şi care vor alcătui tabelele bazei de date. O tabelă va păstra datele fie
despre toate caracteristicile unei colecţii de date, fie numai pentru o parte dintre aceste
caracteristici. Aici intervine spiritul analitic al proiectantului. Structura unei tabele este
reprezentată de lista câmpurilor asociate tabelei împreună cu descrierea atributelor fiecărui câmp
(natură, lungime, număr de zecimale etc.). În structura unui tabel se regăsesc următoarele
categorii de câmpuri:
 câmpuri de identificare (chei primare şi chei condiţionate);
 câmpuri tip dată calendaristică;
 câmpuri cantitativ-valorice;
 câmpuri de legătură cu alte tabele;
 câmpuri de stare care păstrează informaţii privind ultimele operaţii de prelucrare care
au fost efectuate pe înregistrările din tabel.
Relaţiile dintre tabele se caracterizează prin plasarea unor câmpuri comune în structura
fiecăruia dintre tabelele aflate în relaţie directă. Pe baza acestor câmpuri, chei, fiecare sistem de
gestiune a bazelor de date îşi construieşte un mecanism propriu de accesare a înregistrărilor de
date. Aceste mecanisme sunt transparente pentru utilizatorul obişnuit. Totuşi este bine de reţinut
că nu orice câmp poate fi folosit la stabilirea unei relaţii, a unei legături între două tabele. Numai
câmpurile de tip cheie candidat, care au proprietatea de a identifica în mod unic o înregistrare
dintr-o tabelă, pot fi folosite în acest scop. Cheile candidate se mai numesc şi indecşi. Operaţia
prin care se construieşte sistemul de legături pentru ordonarea în vederea regăsirii înregistrărilor
într-o tabelă se numeşte indexare. Prin indexare, fiecărei tabele principale de date i se va asocia o
tabelă index corespunzătoare cheilor de indexare.
La modul teoretic, se poate vorbi despre relaţii între oricâte entităţi, dar în mod practic nu
se lucrează decât cu relaţii binare (numai între două entităţi) şi ne vom referi în continuare doar la
acest tip de relaţii. Este important de subliniat faptul că relaţiile între entităţi leagă între ele
ocurenţe ale entităţilor, adică realizări, concretizări, cazuri particulare ale acestora. O chestiune
extrem de importantă este clasificarea lor în funcţie de cardinalitatea lor. Sau, altfel spus, de
numărul ocurenţelor entităţilor ce pot fi legate prin relaţia respectivă. Există trei clase principale
de relaţii:
Relaţii 1 la 1(one-to-one) – relaţiile de acest tip leagă o ocurenţă a unei entităţi cu cel
mult o ocurenţă a celeilalte entităţi. Exemplul cel mai elocvent este cel al relaţiei
ANGAJAT conduce DEPARTAMENT. Poate exista un singur angajat care să
conducă un departament. De notat şi faptul că relaţiile one-to-one nu implică
bijectivitatea (nu orice angajat trebuie să fie neapărat şef);
Relaţii 1 la mai multe (one-to-many) – este cazul cel mai comun. O ocurenţă a primei
entităţi poate fi legată cu zero, una sau mai multe ocurenţe ale celei de-a doua entităţi.
Privite invers, aceste relaţii se cheamă many-to-one. Exemple de astfel de relaţii ar fi
CLIENT plasează COMANDA: un client poate să lanseze mai multe comenzi (dar
poate să nu lanseze nici una). Relaţia ANGAJAT lucrează_la DEPARTAMENT este
de asemenea o relaţie de acest tip (many-to-one). O altă denumire larg răspândită
pentru astfel de relaţii este Master-Detail. Uneori se consideră însă că este vorba
despre un caz particular al relaţiilor one-to-many: orice ocurenţă a entităţii many (sau
detail) se cere a fi legată cu exact o ocurenţă a entităţii one (sau master);
Relaţii mai multe la mai multe (many-to-many) – în acest caz, orice ocurenţă a unei
entităţi poate fi legată cu mai multe ocurenţe ale celeilalte entităţi şi reciproc.
Exemplul din cazul firmei „Fictiv Comp” este relaţia COMANDA pentru PRODUS: o
comanda poate să se refere la mai multe produse iar un produs poate să apară în mai
multe comenzi. Astfel de relaţii nu pot fi manipulate direct în cadrul modelului
relaţional şi este indicat să fie descompuse în relaţii 1 la mai multe şi/sau 1 la 1. De
obicei această descompunere se face prin introducerea unei entităţi noi (în cazul de
faţă se poate introduce entitatea LINIE, care să conţină date referitoare la fiecare
poziţie a comenzii). Este de notat şi un aspect semantic: fiecare latură a relaţiei poate
fi obligatorie sau opţională. De pildă: orice comandă trebuie să corespundă unui client.
Însă nu este obligatoriu ca un client să aibă comenzi. De cele mai multe ori partea one
este obligatorie, dar există excepţii (Exemplu: relaţia preia).
 Modelul relaţional se bazează pe o modalitate unică de stocare atât pentru entităţi cât şi
pentru relaţii între acestea: totul se stochează în tabele. Primul pas în determinarea tabelelor este
deci foarte clar: fiecărei entităţi îi va corespunde o tabelă. Dacă numele entităţilor a fost judicios
stabilit, este de dorit ca tabele să păstreze numele entităţilor. Totuşi, numele prea lungi nu sunt de
dorit: tabela corespunzătoare entităţii DEPARTAMENT o vom numi DEPT. Problemele apar la
stabilirea tabelelor care să stocheze relaţiile. Teoretic, orice relaţie poate fi stocată într-o tabelă
separată (care să conţină cheile prin care se face legarea liniilor), dar la modul practic se recurge
adesea la combinarea în aceeaşi tabelă a informaţiilor referitoare la o entitate cu informaţii
corespunzătoare unei relaţii. Este din nou un pas în care experienţa şi flerul proiectantului are un
cuvânt greu de spus. Câteva repere pot fi stabilite pe baza unei analize a cardinalităţii relaţiilor:
 relaţii one-to-one – de obicei în aceste situaţii relaţia este stocată ca un atribut al uneia
dintre entităţi. De pildă în cazul relaţiei conduce, soluţia optimă este ca tabela DEPT să
stocheze şi informaţia legată de şeful ei. Este posibil şi ca informaţia de legătură să fie
stocată în tabela ANGAJAT (dar este nerentabil, pentru cei mai mulţi angajaţi această
informaţie lipseşte).
 relaţii one-to-many – şi în acest caz se recurge de regulă la stocarea informaţiei de legătură
într-una dintre tabele (de obicei cea aflată pe poziţia many). Decizia depinde şi de gruparea
relaţiilor. În exemplul nostru, entitatea COMANDA se află în poziţia many pentru două
relaţii (plasează şi preia), deci este preferabil ca tabela care-i corespunde să preia ambele
relaţii.
 relaţii many-to-many – de data aceasta soluţia este definirea unei tabele separate care să
preia informaţiile de legătură. Procesul de normalizare va tinde (aşa cum se va vedea) să
mute şi alte atribute ale tabelelor în tabela relaţiei aşa că se va ajunge până la urmă tot la
descompunerea relaţiei prin introducerea unei noi entităţi.
Dacă s-a stabilit modul de stocare a relaţiilor între entităţi, acest pas nu pune probleme
speciale. Raportul privind specificarea cerinţelor oferă informaţii suficiente pentru acest pas. Din
nou se cere multă atenţie la stabilirea unor denumiri sugestive pentru coloane şi la stabilirea unei
modalităţi consistente şi uniforme de notare (nu datorită unor constrângeri formale, ci pentru a
asigura proiectului un plus de claritate). De pildă se pot folosi nume unice pentru aceeaşi
informaţie, sau se pot utiliza prefixe stabilite pe baza numelor tabelelor.
Unul dintre principiile fundamentale ale modelului relaţional este unicitatea liniilor unei
tabele. O coloană sau o combinaţie de coloane care identifică în mod unic o linie este numită
cheie primară a tabelei. Există situaţii în care există mai multe astfel de coloane sau combinaţii de
coloane. În aceste cazuri cheia primară este aleasă în funcţie de relevanţa lor în cazul specific al
activităţii modelate. Celelalte chei posibile se cheamă chei candidate. Atributul unei tabele care ia
valori din domeniul unei chei primare a altei tabele se numeşte cheie străină (stocarea relaţiilor
între entităţi se face prin perechi formate dintr-o chei primară şi o cheie străină). În practică se
evită în cele mai multe situaţii cheile primare formate din mai multe coloane în cazul tabelelor
corespunzătoare unor entităţi (aşa-numitele „nomenclatoare”), prin introducerea unui cod anume
creat care să joace rolul de cheie primară (de pildă „marca” pentru angajaţi, codul pentru produse,
etc). Este important în acest caz să se stabilească o metodologie unitară şi coerentă de codificare,
deoarece o codificare defectuasă poate crea probleme enorme în exploatarea bazei de date. Există
mai multe metode răspândite, de cele mai multe ori bazate pe o combinaţie de informaţii, cum ar
fi de pildă o literă corespunzătoare unei anumite clasificări cu un cod numeric care să forţeze
unicitatea. O tehnică utilă este stabilirea unei aşa-numite „cifre de control”, generată pe baza unui
algoritm, astfel încât riscurile de a introduce un cod greşit (care să „cadă” peste unul existent) să
fie cât mai mici.

5.2. Sisteme de gestiune a bazelor de date

5.2.1. Definirea conceptului de sisteme de gestiune de bază de date

Apărute în anii '60, Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date (prescurtat SGBD-uri)

reprezintă un ansamblu de programe ce permit utilizatorilor să interacţioneze cu o bază de date,
în vederea creării, actualizării şi interogării acesteia. Obiectivul esenţial al unui SGBD este
furnizarea unui mediu eficient, adaptat utilizatorilor care doresc să consulte sau să actualizeze
informaţiile conţinute în bazele de date. Bazele de date sunt concepute pentru a prelucra un
volum mare de informaţii. Gestiunea acestora impune nu numai o structurare riguroasă a datelor,
dar şi o raţionalizare a procedurilor de acces şi prelucrare.
Un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) este un mecanism al cărui principiu
fundamental constă, la modul cel mai general, în aşa-zisa abstractizare a datelor stocate pe suport
(Date, C.J., 2004). Există trei nivele de abstractizare, corespunzând celor trei modele ale datelor:
fizic (intern), conceptual şi logic (extern). Aceste nivele vor fi detaliate, ulterior, în cadrul acestui
capitol.
Un sistem de gestionare a bazei de date (DBMS - database management system) este un
produs software furnizat de producătorul bazei de date. Produse software precum Microsoft
Access, Microsoft SQL Server, Microsoft Visual FoxPro, Oracle Database, Sybase, DB2,
INGRES, MySQL şi PostgreSQL fac parte din categoria DBMS sau, mai corect, DBMS
relaţionale (RDBMS).
Sistemul DBMS pune la dispoziţie toate serviciile de bază necesare pentru organizarea şi
întreţinerea bazei de date, inclusiv următoarele:
 transferarea datelor în şi din fişierele fizice de date, în funcţie de cerinţe;
 gestionarea accesului concurenţial la date al mai multor utilizatori, inclusiv prevenirea
conflictelor care ar putea fi cauzate de actualizările simultane;
 gestionarea tranzacţiilor, astfel încât toate modificările făcute asupra bazei de date printr-o
tranzacţie să fie executate ca o singură unitate. Cu alte cuvinte, dacă tranzacţia reuşeşte,
toate modificările efectuate de tranzacţie sunt înregistrate în baza de date; dacă tranzacţia
eşuează, nici una dintre modificări nu este înregistrată în baza de date. Totuşi, unele sisteme
RDBMS nu asigură suportul pentru tranzacţii;
 acceptă un limbaj de interogare, care reprezintă sistemul de comenzi folosit de utilizator
 pentru a obţine date din baza de date. SQL este principalul limbaj folosit pentru sistemele
DBMS relaţionale;
 funcţii pentru salvarea bazei de date şi pentru refacerea bazei de date în urma erorilor;
 mecanisme de securitate pentru împiedicarea accesului neautorizat la date şi modificarea
acestora.
Rezultă că sistemul de gestiune al bazelor de date este un sistem complex de programe
care asigură interfaţa între o bază de date şi utilizatorii acesteia.
Definirea bazei de date presupune specificarea tipurilor de date ce vor fi stocate în baza de
date, precum şi descrierea detaliată a fiecărui tip de dată.
Construcţia bazei de date este procesul stocării datelor pe mediul controlat prin SGBD.
Manipularea presupune existenţa unei serie de funcţii ce facilitează implementarea
cererilor pentru găsirea datelor specificate, adăugarea de noi date ce reflectă modificarea
contextului, generarea de rapoarte pe baza conţinutului bazei de date.
Scopul esenţial al unui SGBD este:
 de a furniza utilizatorilor care doresc să exploateze bazele de date, un mediu adaptat şi
eficient;
 de a permite utilizatorilor să folosească datele în termeni abstracţi, în acest sens SGBD
acţionează ca un interpretor de nivel înalt;
 să asigure securitatea informaţiilor stocate în baza de date, adică să protejeze
informaţia împotriva accesului neautorizat sau avariilor de sistem.
În cazul exploatării partajate între mai mulţi utilizatori este necesară evitarea conflictelor
care pot să apară între aceştia.
Cele două componente prezentate: baza de date şi sistemul de gestiune a bazelor de date
(SGBD), împreună cu factorul uman care poate realiza operaţiile de proiectare, creare şi
exploatare a bazelor de date, formează sistemul de baze de date (DataBase System) (fig 5.1).

Sistem de
baze de date Programe de aplicatii

Programe
DBMS Programe procesare cereri

Programe pentru acces

la date

Stocare definitii Stocare date

Fig. 5.1 Mediu simplificat de baze de date

Programele SBD de acces sunt oarecum independente de tipul datelor (se va vedea mai
târziu în ce sens), asigurând astfel independenţa programelor de date. Dacă se modifică atributele
unor înregistrări aceasta se reflectă în dicţionarul bazei de date, nu în programe. Această
independenţă este totală atunci când tipul de dată nu se modifică, dar se modifică formatul.

5.2.2. Obiectivele unui SBD

Obiectivele unui SBD sunt:

 Neredundanţa şi coerenţa datelor
Datele sunt integrate în fişiere ce conţin informaţii distincte, reducându-se astfel
problemele legate de cererile de date, actualizare şi riscul de incoerenţă. Coerenţa datelor poate fi
asigurată prin expresia constrângerilor de integritate folosite de SGBD-ul care este utilizat. Dacă
aceeaşi informaţie este memorată în două sau mai multe locuri distincte, creşte inutil volumul
global al fişierelor exploatate şi timpul de acces la date. De asemenea, redundanţa datelor creşte
riscul inconsistenţei datelor, adică datele care au copii în diverse locuri, nu concordă între ele,
pentru că nu au fost actualizate în acelaşi timp.
 Partajarea datelor
Are în vedere posibilitatea folosirii simultane a datelor fizice de către mai multe aplicaţii
informatice, ceea ce duce la prelucrări simultane, adică concurente, prin intermediul unor
mecanisme specifice la nivel de SGBD.
 Securitatea datelor
Protejarea acestora împotriva accesului neautorizat, neprofesional, în cadrul operaţiilor
complexe efectuate asupra bazei de date de către SGBD.
SBD are şi o serie de obiective organizatorice:
 asigurarea unui control riguros asupra datelor;
 optimizarea accesului la date;
 optimizarea mediilor informatice;
 rezolvarea conflictelor între diversele puncte de vedere ale utilizatorilor;
 utilizarea unui administrator al datelor care se va ocupa de semantica, valorile reale şi
aspectele organizatorice impuse de generarea-transmiterea-prelucrarea-distribuirea
datelor;
 existenţa unui administrator al bazei de date care se va ocupa de problemele tehnice ale
utilizării fizice a unei baze de date distribuite sau locale.
Deoarece SBD este o colecţie de programe ce exploatează fişierele care formează baza de
date, unul dintre obiectivele sale, este de a prezenta utilizatorilor datele sub formă abstractă.

5.2.3. Funcţiile unui SBD

Principalele funcţii ale unui SBD vizează:

 Funcţia de descriere a datelor permite definirea structurii bazei de date la nivel logic,
conceptual şi fizic stabilind:
 atributele (câmpurile) bazei de date;
 legăturile dintre date;
 criteriile de validare a datelor;
 metodele de acces la date;
 aspectele referitoare la asigurarea integrităţii şi confidenţialităţii datelor.
Funcţia de manipulare a datelor este cea mai complexă şi realizează următoarele
activităţi:
 crearea bazei de date;
 adăugarea de noi înregistrări;
 ştergerea unor înregistrări;
 modificarea conţinutului unor înregistrări;
 căutarea, ordonarea.
Funcţia de utilizare a datelor asigură mulţimea interfeţelor necesare pentru
comunicarea cu utilizatorii bazei de date.
Categoriile de utilizatori sunt:
 utilizatorii obişnuiţi („liberi” sau conversaţionali) care utilizează baza de date la nivel
extern (prin intermediul vederilor sau interogărilor) într-o formă simplificată;
 utilizatorii programatori care utilizează limbajele de programare pentru realizarea
procedurilor de exploatare;
 administratorii bazei de date cu rol în ceea ce priveşte menţinerea bazei de date în
parametrii ei de funcţionalitate.
Funcţia de administrare este de competenţa administratorilor bazei de date.

5.2.4. Arhitectura unui SBD

Pe lângă bazele de date şi programele propriu-zise de exploatare a acestora, un SBD are şi

alte componente: limbajul de definire a datelor; limbajul de manipulare a datelor; gestionarul
bazei de date; administratorul bazei de date şi factorul uman.
1. Limbajul de definire a datelor
După proiectarea bazei de date şi alegerea SBD-ului este esenţială construirea schemei
interne şi conceptuale a bazei de date.
Structura bazei de date se specifică sistemului de calcul prin intermediul unei mulţimi de
definiţii redactate într-un limbaj de definire a datelor (DDL, adică Data Definition Language). Un
compilator DDL procesează instrucţiunile pentru identificarea descrierilor despre construcţie şi
memorează într-un fişier special, numit dicţionar de date. Datele memorate în aceste fişiere sunt
sub formă de tablouri şi se numesc metadate (adică date relative la alte date) şi se consultă
înaintea fiecărei citiri sau modificări a datelor din baza de date. Structurile de stocare a datelor,
cât şi metodele de acces la baza de date sunt specificate prin intermediul unor definiţii redactate
printr-un tip particular de DDL, numit limbaj de memorare şi definire a datelor. Compilarea
acestor definiţii, produce instrucţiuni care servesc la specificarea organizării detaliate a structurii
bazei de date. Aceste instrucţiuni sunt inaccesibile utilizatorilor.
Într-un sistem de baze de date cu o clară separaţie între nivelele conceptual şi intern, DDL
este utilizat doar pentru specificarea schemei conceptuale. Un alt limbaj numit Storage Definition
Language (SDL) este utilizat pentru specificarea schemei interne. Legătura între cele două nivele de
implementare este asigurată de unul din cele două. În general, fără specificare explicită, referirea la
definirea bazei de date presupune utilizarea DDL.
Pentru o arhitectură pe trei niveluri este necesar al treilea limbaj numit View Definition
Languages (VDL), destinat utilizatorilor şi legăturii acestora cu nivelul conceptual. Multe sisteme de
baze de date realizează aceasta printr-un DDL ce acceptă şi declaraţii specifice nivelului extern.

2. Limbajul de manipulare a datelor.

Manipularea datelor vehiculate de un agent economic se referă la:
 extragerea datelor memorate în bazele de date
 inserarea de noi date
 ştergerea datelor perimate
 modificarea datelor existente în bazele de date.
Instrucţiunile în limbaj DDL pot fi înglobate într-un limbaj general de programare sau pot fi
compilate separat. Odată schema compilată şi baza de date populată cu date, utilizatorul are o serie
de facilităţi pentru manipularea datelor. Operaţiile tipice includ căutarea, inserarea, ştergerea şi
modificarea datelor. Comenzile DML, (DML, adică Data Manipulation Language) fie de nivel
înalt, fie de nivel scăzut sunt implementate într-un limbaj de programare general, limbaj numit si
limbaj gazdă, iar DML este numit limbaj de date. DML de nivel înalt utilizat într-o manieră
interactivă formează ceea ce se numeşte query language (limbaj de interogare)

3. Gestionarul bazei de date.

Bazele de date ocupă un mare volum de memorie, astăzi sunt cunoscute baze de date a
căror dimensiune se măsoară în gigaocteţi. O asemenea cantitate nu se poate stoca decât în
memoria externă a calculatorului. Astfel, în vederea prelucrării datelor se efectuează o serie de
transferuri de date, din memoria internă către cea externă şi invers. Aceste transferuri se
realizează prin intermediul unor programe ale sistemului de baze de date. Deoarece transferul
datelor între memoria externă şi cea internă a calculatorului se efectuează la o viteză mult mai
mică decât viteza de execuţie a unităţii centrale, este necesar ca datele să fie structurate de o
manieră optimă din punctul de vedere al transferului lor.
Obiectivul general al unui SBD este de a simplifica şi facilita exploatarea datelor. Acest
obiectiv priveşte nivelele de abstractizare cele mai înalte, astfel încât utilizatorul să nu fie în nici
un fel afectat de concepţia fizică a sistemului de calcul pe care-l foloseşte. Interfaţa între
programele de prelucrare şi consultare şi datele la nivel elementar, conţinute în baza de date, este
realizată de un program special numit gestionarul bazei de date.
 Acest program execută următoarele operaţii:
 Interacţiunea cu gestionarul fişierelor:
Datele stocate pe disc sunt memorate cu ajutorul sistemului de prelucrare a fişierelor, care
face parte, în general, din nucleul sistemului de operare al calculatorului utilizat. Gestionarul
bazei de date transcrie instrucţiunile DML în instrucţiuni de nivel elementar specifice prelucrării
fişierelor. Gestionarul bazei de date este răspunzător şi de operaţiile de scriere, citire şi
modificare a datelor din baza de date.
 Validarea datelor
Datele introduse în baza de date trebuie să satisfacă anumite restricţii de coerenţă, care
sunt specificate de administratorul bazei de date şi verificate apoi de gestionarul bazei de date. De
asemenea, datele introduse în baza de date trebuie să corespundă tipului valorilor lor. Toate
aceste validări sunt asigurate de gestionarul bazei de date.
 Asigură confidenţialitatea datelor:
Una din sarcinile gestionarului bazei de date este de a asigura accesul selectiv la baza de
date.
 Salvarea şi refacerea datelor în cazul incidentelor
Rolul gestionarului bazei de date este de a asigura refacerea datelor conform stării lor
anterioare producerii avariilor care pot apare în sistem: distrugerea suportului magnetic, ruptura
sectoarelor, întreruperea energiei electrice.
 Este responsabil de prelucrările simultane în cazul accesului partajat la date
Se realizează astfel încât accesul în acelaşi timp de către mai mulţi utilizatori la baza de
date să nu distrugă coerenţa şi consistenţa datelor.

4. Factorul uman
Este reprezentat pe de o parte de administratorul bazei de date şi pe de altă parte de
utilizatorii bazei de date.
Administratorul bazei de date este o persoană sau un grup de persoane care răspund de
SBD şi realizează următoarele funcţii:
 definirea arhitecturii bazei de date: se face prin intermediul DDL şi este memorată în
dicţionarul de date;
 definirea metodelor de acces la date: se face prin intermediul unei componente a DDL
şi anume limbajul de definire şi memorare a datelor;
 modificarea arhitecturii şi organizării fizice a bazei de date: se realizează tot prin
intermediul DDL, dar este rar întâlnită;
 autorizarea accesului la date: cine şi unde are acces la baza de date;
 specificarea restricţiilor de validare a datelor: care sunt arhivate într-o zonă specifică a
SBD-ului şi sunt consultate de gestionarul bazei de date ori de câte ori este nevoie.
 3.1. Caracteristici generale ale Microsoft Access 2010

Access 2010 este un program de gestionare a bazelor de date din suita de aplicaţii
Microsoft Office. Această versiune include îmbunătăţiri ale interfeţei cu utilizatorul şi dispune de
un număr de şabloane proiectate pentru a face lucrul cât mai uşor cu putinţă (Lambert, J., Cox, J.,
2010).
Microsoft Office Access 2010 este un program de gestionare a bazelor de date. Datele
sunt de obicei scrise sub formă de numere sau text şi această informaţie este stocată într-un tabel.
Informaţia dintr-un tabel poate fi utilă unui tabel, nici unui tabel sau mai multor tabele. Unul sau
mai multe tabele cu informaţii, grupate împreună într-un mod logic sunt denumite colectiv ”bază
de date”.
Access este proiectat pentru a introduce, edita şi analiza datele (informaţiile) dintr-o bază
de date. Interogările (queries) sunt folosite pentru a extrage informaţii din tabele bazate pe
criteriul de căutare dat. Aveţi posibilitatea de a folosi un formular ca o metodă prietenoasă de a
viziona, accesa sau modifica date. De asemenea, Access poate genera rapoarte (cum ar fi
vânzările trimestriale ale fiecărui angajat) bazate pe informaţiile din baza de date.
Office 2010 include de asemenea, o mulţime de posibilități de interconectivitate între
diferite programe, printre care şi un serviciu SharePoint extins care permite utilizatorilor din
organizaţia dumneavoastră să se conecteze şi să facă schimb de informaţii folosind un server
centralizat.

Ce este nou în Access 2010?

În general, noile opţiuni ale programului Access 2010 îmbunătăţesc gradul de utilizare a
programului. Această ultimă versiune de Access este foarte potrivită pentru utilizatorul mediu
care vrea să păstreze evidența datelor, fiind adecvat pentru organizaţii mici şi medii.
 Teme
Temele sunt colecţii de formatare care pot fi aplicate la elementele vizuale ale bazei de
date. Această formatare include scheme de culori, fonturi şi efecte de text. Includerea de teme în
Access 2010 face personalizarea de formulare şi rapoarte mult mai rapidă şi mai uşoară.

 Format baze de date accesibile Web

Internetul este o parte esenţială a unei afaceri. Multe organizaţii folosesc un portal web
central pentru toţi membrii şi angajaţii ca o cale mai uşoară şi mai rapidă de colectare şi
distribuire a datelor. Access include un format web-ready al bazei de date care permite ca aceasta
să fie publicată pe aceste portaluri online în scopul de a distribui informaţiile în mod eficace.

 O mai bună dezvoltare a mediului macro

Macro-urile sunt porțiuni de cod definite de utilizator proiectate pentru a îndeplini o
sarcină specifică. Macro-comenzile funcţionează mai mult ca triggere SQL (Structured Query
Language) care pot fi activate printr-o modificare a condiţiilor asociate cu baza de date.
  Grupuri de domenii asemănătoare
La construirea de la zero a unui tabel, trebuie adăugate câmpuri, care sunt utilizate pentru
a păstra bucăți individuale de date. Access 2010 dispune de un număr extins de câmpuri
predefinite pentru a face procesul mult mai rapid.

 Rapoarte îmbunătăţite
Rapoartele sunt un mod de prezentare a informaţilor într-o bază de date. Rapoartele sunt de
obicei folosite pentru a afişa rezultatul unei interogări (query) – o întrebare adresată bazei de date
care poate oferi informaţii. (de Exemplu „Care au fost numerele de vânzări pentru luna Martie
2007?”). Rapoartele în Access 2010 permit formatarea condiţionată, ceea ce înseamnă că anumite
elemente a informaţilor preluate de interogare (query) vor fi vizual diferite pe baza unor criterii.
(Spre exemplu, toate vânzările mai mici de 10.000$ ar putea fi marcate cu roşu.)

3.2. Elementele bazei de date

Toate bazele, indiferent de cât de mari sau mici sunt, sunt compuse din aceleaşi elemente
de bază. Vom lua în considerare următoarea diagramă:

Fig.3.1. Diagrama unei baze de date

 Câmp (Field)
Un câmp este cea mai mică parte a bazei. Aceasta este o informaţie specifică, cum ar fi un
număr, un cuvânt, o dată sau o referinţă pentru o altă piesă de date. Fiecare coloană din diagramă
va conţine acelaşi tip de date – de exemplu, datele dintr-o coloană vor fi toate numerice. Fiecare
câmp din tabel trebuie să aibă un nume unic. (De exemplu, Tabelul 1 are trei câmpuri titluri, iar
tabelul People are două (Name şi Age).

 Înregistrare (Record)
O înregistrare este o colecţie de unul sau mai multe câmpuri luate împreună într-un rând
(Tabelul 1 are x înregistrări, unde x este orice valoare >=0., iar tabelul people are trei înregistrări.
  Tabelul (Table)
Un tabel este format din zero sau mai multe înregistrări. (Un tabel cu nici o informaţie
este rar întâlnit, dar permis în conformitate cu „regulile” unei baze de date). Fiecare tabel dintr-o
bază de date trebuie să aibă un nume unic (și Tabelul 1 și People sunt tabele individuale).

 Baza de date (Database)

O bază de date este compusă din unul sau mai multe tabele. Fiecărei baze de date dintr-o
locaţie particulară i se atribuie de asemenea un nume unic, la fel cum fiecare document dintr-un
fişier trebuie să aibă un identificator unic. În diagrama dată ca exemplu, baza de date conţine
două tabele: ”Table 1” şi ”People”.

 Formular (Form)
Un formular este folosit pentru a prelucra cu uşurinţă şi precizie datele din tabele. În
Access, formularele sunt folosite de obicei într-unul din cele două moduri:
1. Un formular poate prezenta unui utilizator câte o înregistrare a unei baze de date, pe rând,
pentru a vizualiza sau edita datele;
2. Un formular permite unui utilizator să introducă pe rând noi date în baza de date, câte o
înregistrare odată.

 Interogarea (Query)
O interogare este o întrebare pusă bazei de date. Există două tipuri de interogări: SELECT
(va extrage şi afişa informaţia pe baza unui criteriu de căutare) şi ACTION (va localiza
informaţia pe baza criteriului de căutare şi va efectua un anumit tip de operare a informaţiei). O
interogare poate fi folosită de asemenea pentru a adăuga sau şterge informaţii, şi poate fi folosită
pe unul sau mai multe tabele din baza de date.

 Raportul (Report)
Un raport este un mod formal de prezentare a datelor, de obicei rezultatul unei interogări.
Rapoartele pot include, de asemenea, rezumate, calcule, grafice şi mai mult, pe baza datelor
returnate de o interogare. Rapoartele formale sunt, de obicei, transformate în documente
profesionale potrivite pentru imprimare, exportare sau trimitere prin e-mail.

3.3. Crearea componentelor bazei de date

În scopul de a prelucra o bază de date, în special una necompletată, trebuie să fie create
tabele, interogări, formulare şi rapoarte. Fila Create dispune de toate aceste comenzi, şi alte
câteva, care se ocupă cu macrocomenzi şi cod particularizat.
 Comenzile Templates

Comanda Application Parts (Aplicarea Piese) conţine un număr de formulare pre-

formatate pentru a vă ajuta să începeţi cu diverse tipuri de formulare. Comenzile Quick Start, de
asemenea, ajută la stabilirea relaţiilor între tabele existente ale bazelor de date şi un tabel oarecare
din Quick Start care se adaugă (sunt vizibile șabloanele formularelor).
Dacă se face clic pe un template din listă, se va deschide un tabel nou necompletat în
partea principală a ferestrei Access. Se observă că unele șabloane din Quick Start deschid mai
mult decât un simplu tabel; unele deschid, de asemenea, interogări, formulare şi rapoarte.

Comenzile Tables
Tabelele sunt obiectele principale folosite în bazele de
date. Această secţiune a filei va fi utilizată pentru a crea tabelele
de care este nevoie pentru a stoca informaţii necesare în baza de
date.
Să analizăm diferitele opţiuni din acest grup:
 Table (Tabel) - va deschide un tabel nou în Datasheet View, iar datele se pot introduce
direct în tabel;
 Table Design (Proiectare Tabel) - un nou tabel va apărea în
Design View şi va permite particularizarea atributelor fizice ale
tabelului;
 SharePoint Lists (Listele SharePoint) - Listele SharePoint, în
esenţă, sunt tabele de date care pot fi legate la un alt tabel stocat
pe un server SharePoint din întreaga lume;
 Comenzile Interogări (Queries)
Interogările sunt o modalitate de a pune o întrebare bazei de date şi
de a extrage informaţii bazate pe anumite criterii.
 Query Wizard (Aplicaţia Query) - Query Expert conține paşii
unei interogări, fără a necesita cunoştinţe de SQL (Structured
Query Language). Se aleg pur şi simplu câmpurile pe care dorim să le afişăm în
interogare şi Access va face restul;
 Query Design (Proiectare Query) - această comandă va deschide o interogare nouă
în Design View în care putem stipula cu mai multă precizie modul în care dorim să
construim interogarea.
Comenzile Formulare (Forms)
Formularele sunt o modalitate de a introduce sau de a vizualiza datele într-un tabel, câte o
înregistrare pe rând. Acestea sunt, de asemenea, folosite ca tablouri de bord, un instrument de
navigare similar cu o pagină Web. Putem utiliza
formulare pentru a deschide alte formulare, interogări,
date de raport, şi altele, în funcţie de situaţie.
 Form (Formular) – crează un formular nou,
bazat pe ultimul obiect evidenţiat în Panoul
de navigare. Fiecare câmp din obiect va fi
creat într-un câmp nou, în noul formular;
 Form Design (Proiectarea Formularului) - crează de la zero, pas cu pas un nou
formular;
 Blank Form (Formular necompletat) - realizează un formular nou necompletat;
 Form Wizard (Aplicaţia Form) ghidează paşii de creare ai unui formular nou, pas cu
pas. Cele mai multe dintre formularele create vor fi probabil efectuate utilizând Form
Wizard;
 Navigation (Navigarea) - folosim comenzile de navigare pentru a crea formulare cu
diferite stiluri ale controalelor de navigare (link-uri deasupra, link-uri jos, etc.);
 More Forms (Mai multe Formulare) - alegem din tipurile suplimentare de formulare
inclusiv înregistrări multiple, datasheet view a unui tabel, un formular separat (foaie
de lucru + înregistrări multiple) şi mult mai multe.

Comenzile Rapoarte (Reports)

Rapoartele sunt folosite în principal pentru a
rezuma datele returnate de o interogare sau prezente într-
un tabel. Rapoartele pot fi de asemenea folosite pentru a
crea un tabel complet, potrivit pentru imprimare.
  Report (Raport) - crează un simplu raport bazat pe ultimul obiect evidenţiat în
Panoul de Navigare (Navigation Pane);
 Report Design (Proiectare Raport) - deschide un nou raport necompletat în Design
View, de unde se poate construi manual o formă;
 Blank Report - deschide un raport necompletat;
 Report Wizard (Aplicaţia Raport) - ghidează paşii de creare ai unui raport bazat pe
un obiect al bazei de date, inclusiv plasarea câmpurilor precum şi un stil şi un aspect
potrivit pentru utilizator;
 Labels (Etichete) - acest raport este în mod normal folosit pentru a crea mail-uri sau
etichete de produs bazate pe datele dintr-un tabel sau interogare.

Comenzile Macros & Code

Comenzile Macros & Code sunt dedicate pentru construirea
interogărilor şi macrocomenzilor:
Macro-urile sunt un set de instrucţiuni pe care Access le poate folosi. De
exemplu, dacă se efectuează întotdeauna aceeaşi serie de sarcini cu baza
de date, putem economisi o mulţime de timp şi de efort prin proiectarea
unui macro pentru a face acest lucru. Celelalte opţiuni de aici implică
lucrul cu VBA (Visual Basic for Applications), un limbaj de programare, care merge dincolo de
funcţionalitatea de macro-uri.

3.4. Importarea datelor

Access oferă posibilitatea de a importa date din aproape orice sursă şi dintr-o mare
varietate de programe.

Comenzile Import & Link

Secţiunea Import permite să aducem date din
diferite surse, inclusiv din alte programe ale suitei
Mircrosoft Office.
 Saved Imports (Importuri salvate) -
permite să preluăm de mai multe ori
 informaţii pentru o sursă. De exemplu, dacă am extrage în mod regulat informaţii
dintr-o foaie de calcul Microsoft Excel, putem alege să salvăm operaţiunea de import,
astfel încât să nu fie nevoie să configurăm importul de fiecare dată;
 Linked Table Manager (Manager tabele legate) - descrie două sau mai multe tabele
care sunt legate într-o cale sau alta, de obicei de valori corespondente. Dacă baza de
date conţine tabele legate, sau are link-uri spre tabele din alte baze de date, putem
controla interacţiunea lor cu această comandă;
 Excel - permite importul datelor dintr-un fişier sau un link Excel cu datele conţinute
într-un fişier;
 Access - permite importul datelor dintr-un alt fişier Access sau legarea la data care
conţine fişierul;
 ODBC Database - Open DataBase Connectivity (Deschideţi Conectivitatea Bazei de
Date), un protocol de comunicaţie folosit de multe tipuri de sisteme ale bazelor de date
(Inclusiv Access). Folosim această comandă pentru a ne conecta la baze de date
stocate în alte locaţii;
 Text File (Fişier Text) - dacă avem o gamă largă de date într-un fişier text care are o
structură organizată, putem importa datele direct în baza de date, în mod normal sub
forma unui nou tabel;
 XML File (Fişier XML) - fişierele XML (eXtensible Mark-up Language) sunt o cale
flexibilă de a stoca informaţii. Folosind o structură ierarhică, putem defini un fişier
XML pentru a salva date organizate după cum credem de cuviinţă. La fel ca fişierele
text foarte bine definite, aceste fişiere gata formatate sunt uşor de importat în tabelele
din baza de date;
 More (Mai multe) - Access are capacitatea de a
importa date din mai multe programe de baze de
date. Facem clic pe comanda corespunzătoare
tipului de fişier importat pentru a începe procesul
de importare:

Comenzile de Export
În plus faţă de abilitatea de a importa date
dintr-un număr de surse, Acces poate exporta date
către mai multe surse.
 Saved Exports (Exporturi Salvate) - dacă
se exportă în mod frecvent date către o
 anumită locaţie sau program, se poate salva operaţiunea de export pentru o utilizare
ulterioară, astfel încât să nu fie nevoie să se seteze de fiecare dată exportul;
 Excel - exportul de date conţinute într-un obiect către o foaie de calcul Excel;
 Text File (Fişier Text) - exportul conţinutului unui obiect al bazei de date într-un
fişier text simplu, care este utilizabil pe orice platformă de calcul;
 XML File (Fişier XML) - Access poate exporta date dintr-un tabel sau o interogare la
un fişier XML;
 PDF sau XPS - permite distribuirea conţinutului unui obiect al bazei de date într-un
format PDF sau XPS (permite să se vadă obiectele bazei de date fără avea Access
instalat în fiecare locaţie);
 E-mail - exportă datele sau obiectele printr-un mesaj tip e-mail;
 Access - exportă date unei alte baze de date Access;
 Word Merge (Alipire la Word) - Access este capabil de a exporta date în Word.
Acest lucru este deosebit de util dacă avem deja şabloane Word disponibile pentru
lucruri cum ar fi ordinele de cumpărare, liste de
discuţii, etichete poştale, etc.;
 More (Mai multe) - Access dispune de un număr de
opţiuni de export, de asemenea, inclusiv exporturile
către alte programe de gestionare a bazelor de date:

3.5. Crearea unei baze de date

Realizarea unei baze de date poate părea un lucru dificil, dar proiectarea corectă de la zero
va salva mult timp pe parcurs dezvoltării acesteia. De aceea sunt lucruri importante pe care
trebuie să le luăm în considerare înainte de a deschide Microsoft Access pentru a lucra cu o bază
de date.
Să începem cu câteva concepte cheie. Cea mai uşoară metodă de identificare în viaţa de zi
cu zi este o strângere de mână şi un simplu „Bună, numele meu este...”. Dar nu putem strânge
mâna cu un computer, nu? Folosirea unui nume, chiar şi numelui complet, nu este o opţiune
foarte bună pentru că sunt sute de oameni în toată lumea cu exact acelaşi nume. Prin urmare, ne
trebuie un identificator unic, cel mai util find Numărul Social De Securitate (CNP) sau
Numărul Asigurării Sociale (NAS). Nimeni altcineva dintr-o ţară nu va avea acelaşi număr.
Această practică este adevărată şi pentru bazele de date. Să ne amintim termenul de cheie
primară. Fiecare înregistrare dintr-un tabel ar trebui să aibă cel puţin un câmp care este unic faţă
de orice altă înregistrare. Câmpul este de obicei un număr şi câmpul unic este menţionat prin
intermediul unei chei primare. Nu este imperios necesar să existe o cheie primară, dar aceasta
face mult mai uşoară proiectarea bazei de date şi elimină posibilitatea datelor duplicat (care
mențin redundanța informațională). Permite, de asemenea, unui program de baze de date (în
majoritatea cazurilor) să caute mult mai repede şi eficient. Prin urmare, se recomandă folosirea
cheii primare pentru fiecare tabel.
Să recapitulăm ceea ce ştim despre bazele de date: sunt formate din tabele şi în fiecare
tabel se află mai multe înregistrări (sau rânduri) de date. Fiecare înregistrare este formată din mai
multe câmpuri, şi fiecare înregistrare dintr-un tabel ar trebui să fie diferită de orice altă
înregistrare datorită cheii primare unice. Ştiind acest lucru şi cunoscând comenzile pe care le-am
învăţat până acum suntem gata să începem proiectarea bazelor de date.
Vom presupune că sunteţi Buggs Rabbit, CEO al unei companii de animaţie, Warner
Cousins. Doriți să utilizați Microsoft Access pentru a monotoriza cheltuielile făcute de
dumneavoastră şi angajaţii dvs.. Exerciţiile şi exemplele folosite în continuare se vor referi la
acest scenariu.

3.5.1. Planificarea unei Baze de Date

Înainte de a începe utilizarea Access-ului pentru a crea o bază de date, trebuie să

răspundeți corect la următoarele întrebări. Veți răspunde din punctul de vedere al lui Buggs
Rabbit:
 De ce aveți nevoie de o bază de date? Doresc să ţin evidenţa cheltuielilor efectuate de
către toată lumea din companie, inclusiv ale mele.
 Cine va folosi baza de date? Orice angajat Warner Cousins va avea acces la această
bază de date.
 Ce fel de date vor fi extrase din această bază de date? Cheltuielile totale ale
companiei, cheltuielile totale pe fiecare angajat, cheltuielile pe fiecare categorie.
După ce aţi răspuns la aceste întrebări, este timpul să decideţi cum să proiectăm tabelele
pentru baza dvs. de date:
 De ce câmpuri de date aveţi nevoie? Adică ce date va stoca baza de date mai exact?
 Ce tipuri de date vor trebui să fie câmpurile? Tipurile de date sunt de obicei text sau
numere.
 Care câmpuri vor merge în fiecare tabel şi dacă plasarea lor are logică? Ar trebui să
evitaţi adăugarea în baza de date a mai multor date decât cele necesare.
În continuare vine planificarea relaţiilor dintre date. O listă mare cu numere nu înseamnă
prea mult în sine, dar când este bazată pe alte date, capătă sens. Şi într-un final, asiguraţi-vă că
vorbiţi cu toţi cei care vor utiliza baza de date astfel încât să poată obţine datele de care au
nevoie.
În proiectarea unei baze de date, cel mai puternic instrument nu este neapărat un
calculator ci, mai degrabă, o bucată de hârtie şi un creion (şi o gumă mare de şters). Faceţi-vă
timp să vă asiguraţi că proiectarea bazei de date este corectă şi completă. Puteţi nu doar schimba
cu uşurinţă informaţia de care aveţi nevoie dar, de asemenea, puteţi vizualiza informaţia.
 Să continuăm cu exemplul nostru: În scopul de a ţine evidenţa cheltuielilor efectuate de
către angajaţii de la Warner Cousins, veţi avea nevoie de un tabel care conţine cel puţin
următoarele:
 Cine a făcut achiziţia?
 Când a fost făcută achiziţia?
 Ce a fost cumpărat?
 Cât a costat?
Departamentul de salarizare are deja o listă a persoanelor care lucrează pentru companie.
Această listă include următoarele informaţii:
 Codul unic de identificare (sau ID # companiei)
 Nume
 Adresa
 Număr de telefon
 Poziţia companiei
Folosind această listă de salarizare, acum avem suficiente informaţii pentru a proiecta o
bază de date simplă, funcţională. Aceasta va conţine două tabele: un tabel de cheltuieli şi un tabel
de salariat. Pentru ca baza de date să fie funcţională, trebuie să existe un link (o relaţie) între cele
două tabele. Puteţi folosi numele fiecărei persoane, dar aceasta poate produce confuzii, în special
dacă compania dumnvoastra ajunge la sute de angajaţi. Cu toate acestea, există o altă opţiune. Aţi
putea folosi CNP-ul fiecărui angajat pentru a relaționa cumpărăturile cu informațiile sale
personale, dar dacă acea informaţie ar ajunge în mâinile altcuiva s-ar putea crea un dezastru. De
aceea, fiecărui angajat ar trebui să i se atribuie un ID al companiei, dacă nu a fost deja atribuit
unul.
Aveți următoarea diagramă, bazată pe paragraful de mai sus:

Diagrama de mai sus este o bază de date completă, relaţionată. Ea conţine câmpuri,
înregistrări, o cheie primară pentru fiecare înregistrare din fiecare tabel şi o relaţie între date,
definită de câmpul „Employee ID.” Relaţia dintre Employees şi Expenses este una la mai multe,
ceea ce înseamnă că un angajat poate face mai multe cumpărături. (Relaţiile bazelor de date sunt
de tipul: una-la-una, una-la-mai multe sau mai multe-la-mai multe).
Putem vedea că doi angajaţi au făcut două achiziţii, iar un angajat a făcut doar una. Pentru
o situație de asemenea mărime, poate părea o complicație inutilă; de ce să nu zicem Elmer Funn
în loc de Angajatul 2? După cum am menţionat înainte, folosirea numelor poate deveni nepractică
dacă organizaţia dvs. creşte considerabil. Imaginaţi-vă că într-o zi compania dvs. a crescut destul
încât să angajeze sute de angajaţi ce fac sute de achiziţii pe zi – care devin o mare cantitate de
date într-un timp foarte scurt. Aţi putea avea trei angajaţi cu numele de Elmer Funn până acum,
aşadar folosirea unui număr unic pentru identificarea fiecărui angajat devine mult mai practică.

3.5.2. Crearea bazei de date

1. Crearea de la zero a unei baze de date

Deşi Access conţine un număr de șabloane (templates),
este uşor să creaţi o bază de date de la zero. Deschideţi Access
şi faceţi clic pe File - New. Selectaţi Blank database:
Dați un nume bazei de date prin tastarea lui în căsuţa
File Name. Aveţi posibilitatea de a alege o locaţie pentru
salvare făcând clic pe iconiţa din dreapta şi apoi navigând prin
calculator pentru a ajunge la folderul dorit. Când sunteţi gata,
faceţi clic pe Create:
O bază de date nouă,
necompletată va apărea şi va fi
gata pentru a începe
proiectarea ei:

2. Crearea unei Baze de date dintr-un șablon (Template)

Când deschideţi Access sau faceţi clic pe File - New, vi se va prezenta o listă cu șabloane
locale (cele care au fost instalate odată cu Access-ul) şi un link pentru a căuta alte șabloane pe
Office.com. Puteţi căuta aceste eşantioane ca şi cum aţi răsfoi conţinutul de pe computer.
Dublu-clic pe Categories pentru a le
deschide, clic pe un șablon pentru a vizualiza detalii,
şi folosiţi săgeţile Back (Înapoi) şi Forward (Înainte)
pentru a vă relua paşii. Clic pe butonul Home pentru
a vă întoarce pe pagina principală a șabloanelor:
Observaţi că Office.com secţiunea Templates
conţine o bară de căutare. Introduceţi un termen de
căutare (cum ar fi o categorie de baze de date) şi apăsaţi Enter. Toate rezultatele relevante vor fi
afişate în zona Templates a Office.com.
Odată ce aţi ales un șablon, daţi bazei de date un nume şi alegeţi o locaţie de salvare:
Fiecare template conţine un număr de obiecte ale bazelor de date gata-construite, inclusiv
tabele şi relaţii dintre tabele. Vom explora aceste tipuri de obiecte în continuare. Cu noul template
descărcat şi gata de lucru, puteţi începe introducerea datelor sau modificarea design-ului
obiectelor după bunul plac.

3.5.3. Folosirea Obiectelor Bazelor de Date

Un obiect al bazei de date este o piesă individuală a bazei care

poate fi folosită de sine stătător. Am vorbit pe scurt despre cele mai
importante obiecte: tabele, interogări, formulare, rapoarte şi
macrocomenzi.
Panoul de Navigare este folosit pentru a controla şi folosi
obiectelor în baza de date Access. Pentru început, extindeţi Panoul de
navigare (Navigation Pane):
Clic pe săgeata derulantă din dreptul numelui bazei de date şi
selectaţi Object Type (Tipul Obiectului) pentru a afişa toate obiectele
curente din baza de date:
Toate obiectele aflate în baza de date sunt clasificate în funcţie de
tip:
Pentru a vedea diferite obiecte din fiecare categorie, faceţi
clic pentru a extinde acest grup. Fiecare obiect este în ordine
alfabetică:
Pentru a deschide un obiect, pur şi simplu dați dublu-clic.
Obiectul se va deschide în partea principală a ferestrei Access şi va
dispune de propria filă de identificare.
Unele obiecte, cum ar fi rapoartele, pot include ora şi data în
dreapta obiectului:
 Access vă permite să redenumiţi sau să ştergeţi obiecte în baza de
date. Pentru a face asta, obiectul trebuie mai întâi închis. Pentru a
închide un obiect, clic pe butonul X din partea dreaptă a filei
obiectului:
Dacă doriţi să ştergeţi sau să redenumiţi un obiect, puteţi
face asta printr-un clic dreapta. Pentru a face asta, duceţi pointerul
mouse-ului pe obiectul dorit şi apoi clic cu butonul din dreapta
mouse-ului. Un meniu va apărea, oferindu-vă acces rapid la anumite
comenzi:
Dacă doriţi să Redenumiţi, tastaţi simplu un alt nume pentru
obiect şi apăsaţi Enter:

Dacă doriţi să ştergeţi un obiect, Access vă avertizează că nu

veți putea reveni asupra operaţiunii de ştergere:

Ce este o înregistrare?
Am definit înregistrarea ca un grup de câmpuri. O înregistrare poate fi definită ca un câmp
sau mai multe câmpuri de date care creează o singură intrare într-un tabel. Fiecare înregistrare ar
trebui să aibă o cheie primară; aceasta este un identificator unic, care diferenţiază fiecare
înregistrare în parte dintr-un tabel.
Imaginați-vă că lucraţi cu acest tabel simplu în
Datasheet view:
Să aruncăm o privire rapidă la opţiunile pe care
Access le-a adăugat automat. Câmpul „ID” a fost
introdus în mod automat pentru a fi folosit ca o cheie
primară. Fiecare tabel ar trebui să aibă o cheie primară
de un anumit fel.
„Field 1” şi „Field2” sunt denumirile coloanelor care identifică o coloană de date.
Ultimul câmp, „clic to add” este, de asemenea, plasat automat de Access. Aceasta nu este o
coloană de date ca şi celelalte, dar poate deveni foarte uşor una dacă aveţi nevoie.
Câmpul din stânga-sus este evidenţiat cu portocaliu. Pentru a muta cursorul la un câmp
diferit puteţi folosi mouse-ul şi să faceţi clic în interiorul altui câmp. Puteţi folosi, de asemenea, şi
tastele săgeţi de pe tastatură pentru a muta selecţia la un câmp diferit.
 Folosirea mouse-ului şi a tastaturii este bună atunci când tabele de date se încadrează pe
ecran; cu toate acestea, majoritatea tabelelor din bazele de date sunt destul de lungi. În aceste
situații, devine foarte dificilă derularea în sus şi în jos sau apăsarea şi ţinerea tastei săgeată pentru
a ajunge la destinaţie. Pentru a ajuta cu navigarea, există o mică bară de instrumente în partea de
jos a vizualizării Datasheet:
Pentru a căuta prin diferite
înregistrări, folosiţi iconiţele săgeţilor:
 First (primul) - trece la prima
înregistrare din tabel;
 Previous (anterior) - trece la înregistrarea anterioară;
 Next (următorul) - trece la următoarea înregistrare;
 Last (ultimul) - trece la ultima înregistrare din tabel;
 New (nou) - creează o nouă înregistrare la sfârşitul tabelului.
Access permite căutarea unei anumite intrări cu căsuţa de Search. Tastaţi cuvântul cheie
sau numărul pe care îl căutaţi şi apăsaţi Enter.
În partea de jos a ferestrei de Access, în bara de Status de pe partea dreaptă a ecranului,
veţi observa câteva iconiţe mici. Aceste iconiţe indică vizualizarea pe care o folosiţi în lucrul cu
obiectul curent. În diagrama de deasupra, sunt listate vizualizările disponibile:
Datasheet (Foaie de date - evidenţiată în prezent), vizualizare PivotTable (tabel pivot),
PivotChart (diagramă pivot) şi vizualizare Design (proiect).

Adăugarea Înregistrărilor
Există câteva modalităţi diferite de a crea o nouă înregistrare. Încercaţi să le folosiţi pe
toate. Să începem să lucrăm direct cu un tabel. Derulaţi până la capătul tabelului. Clic în
interiorul ultimului rând unde scrie New şi apăsaţi Enter. Câmpul evidenţiat va fi acum primul
câmp din tabelul dvs. şi puteţi să introduceţi datele:
Apăsând Enter sau Tab veţi avansa în
câmpul următor din rând. Dacă aţi ajuns la capătul
înregistrării şi apăsaţi din nou Tab, Access va salva
înregistrarea curentă şi apoi va muta câmpul
evidenţiat la următorul rând, unde veţi putea crea o
nouă înregistrare.
A doua metodă include folosirea filei Home.
Grupul Records (Grupul Înregistrări) care conţine comanda New Record (Înregistrare Nouă (
); clic pe aceasta pentru a introduce o nouă înregistrare la sfârşitul tabelului.
Ultima metodă este folosirea barei de navigare din
partea de jos a vizualizării Datasheet. Faceţi clic pe comanda
New record (Înregistrare Nouă) pentru a adăuga o nouă
înregistrare la sfârşitul tabelului.
 Editarea Înregistrărilor
Dacă aţi făcut o eroare sau aveţi nevoie să schimbaţi manual informaţia dintr-o
înregistrare, deschideţi tabelul care conţine datele, derulaţi sau căutaţi câmpul datei pe care doriţi
să o schimbaţi, faceţi clic în interiorul câmpului, şi introduceţi noua informaţie. În timp ce
introduceţi datele în tabel, o mică iconiţă
creion va apărea în partea stângă a
înregistrării pe care o editaţi:
Este important de luat în calcul faptul
că Access salvează datele automat după
fiecare schimbare dintr-un câmp de date. Nu
este necesar să salvaţi manual baza de date după fiecare modificare. Singurul câmp care nu poate
fi modificat în acest fel este cheia primară. Dacă există vreun motiv pentru a modifica cheia
primară, cea mai bună soluţie este să ştergeţi simplu înregistrarea (descrisă mai jos) şi să faceţi o
nouă înregistrare cu o nouă cheie primară.

Ştergerea Înregistrărilor
Să analizăm următorul tabel. Dacă doriţi să ştergeţi o singură
înregistrare, faceţi clic pe oricare din căsuţele gri din partea stângă a
înregistrării.

Aceasta va selecta întregul rând de date:

Clic pe săgeata derulantă din dreptul comenzii Delete din fila Home şi faceţi clic pe Delete
Record (Şterge Înregistrarea):
Access vă avertizează că sunteţi pe cale de
a şterge o înregistrare:
Faceţi clic pe Yes (Da) pentru a confirma ştergerea.

O altă metodă de a face asta este printr-un clic

dreapta în căsuţa din stânga înregistrării şi selectarea
opțiunii Delete Record din meniul afişat:
 Ştergerea înregistrărilor în această manieră este bună dacă o faceți pentru câteva elemente,
dar nepractică dacă aveţi nevoie să ştergeţi mai multe date din tabel. Prin urmare, Access vă
permite să ştergeţi mai multe înregistrări odată. Cu toate astea, ca o caracteristică de siguranţă,
puteţi şterge doar grupuri de înregistrări adiacente. Aceasta înseamnă că nu puteţi alege
înregistrările pe care doriţi să le ştergeţi şi să le ştergeţi pe toate dintr-o dată.
Pentru a selecta un grup de înregistrari, clic pe caseta din stânga primei înregistrări pe care
doriţi să o ştergeţi. Aceasta va evidenţia rândul:

Acum apăsaţi pe tasta Shift şi apăsaţi pe căsuţa din dreptul ultimei înregistrări pe care
doriţi să o ştergeţi. Aceasta va evidenţia un bloc de înregistrări:

Acum faceţi clic pe comanda Delete din fila Home şi clic pe Delete Record. Veţi fi
avertizat că această operaţiune nu poate fi anulată. Clic pe Yes pentru a confirma ştergerea, apoi
ţineţi apăsat pe tasta Shift şi clic dreapta pe oricare din înregistrările selectate, și se va şterge
grupul de înregistrări.

3.6. Crearea unui tabel

Access dă posibilitatea de a crea un tabel în mai multe

modalităţi: prin deschiderea unui tabel necompletat şi adăugând
valori, folosirea șabloanelor, sau folosirea vizualizării Design pentru
a construi manual un tabel (este prezentat detaliat în paragraful 6.2).
La construirea unui tabel în Design View, se observă pe ecran următoarele elemente:
1. Table Tools – Design - această filă contextuală oferă accesul la comenzile comune
disponibile în crearea unui tabel. Se poate defini o cheie primară, adăuga sau şterge
câmpuri, vizualiza şi modifica proprietăţi, defini relaţii şi multe altele;
2. Field Name (Numele Câmpului) – trebuie dat fiecărui câmp un nume semnificativ.
Denumirile câmpurilor pot avea maxim 64 de caractere, aşa că asiguraţi-vă că ele sunt
descriptive. Acest lucru va face mai uşor lucrul cu baza de date dacă alţi oameni vor vrea
să o folosească. În general, primul câmp al unui tabel este folosit drept cheie primară, deşi
acest lucru nu este o regulă fermă;
3. Data Type (Tipul Datelor) - Access acceptă un număr mare de tipuri de date. Vom
prezenta un mic rezumat al diferitelor tipuri de date:
 Text - folosit pentru a stoca o mică cantitate de caractere alfanumerice generale
(Exemple: Nume, coduri de producţie, etc.);
 Memo - identic cu tipul de date Text, dar proiectat pentru a stoca mai mult text. Text
îmbogăţit, inclusiv formatarea textului şi stiluri, pot fi aplicate într-un Memo (pot fi
note suplimentare furnizate de către client despre o comandă plasată prin intermediul
unui site web);
 Number - folosit pentru a stoca informaţii numerice. Există de asemenea un număr de
sub-tipuri de date pentru a stoca diferite tipuri de numere (întregi, zecimale, numere
foarte mari etc.);
 Date/Time – se poate alege dintr-o varietate de date şi formate de timp (cum ar fi
Decembrie 21,2016, Dec, 21’16, 12/21/16 etc.);
 Currency - folosit pentru a stoca informaţii numerice doar într-o varietate de formate
(cum ar fi dolari, euro, procente, etc.);
  AutoNumber - tipul default folosit cu cheile primare. Tipul AutoNumber este
întotdeauna >=1 şi va fi incrementat automat, nu se va repeta niciodată valorile şi nici
nu le va sări;
 Yes/No - valoare Booleană, are doar două valori: True/False (Adevărat/Fals), Yes/No
(Da/Nu), On/Off;
 OLE Object - obiecte OLE sunt legate de alte valori, de obicei, într-o altă bază de
date;
 Hyperlink - Link-uri către pagini web, adrese de e-mail, sau alte piese de informaţii
stocate în altă parte (sunt utile dacă navigați prin informațiile de contact ale angajaţilor
cu un formular şi doriţi să trimiteţi cuiva un e-mail);
 Attachment - permite atașarea unui fişier cu o înregistare a bazei de date, la fel cum se
ataşează un fişier într-un mesaj e-mail (de exemplu, puteţi include o versiune PDF a
unui manual de operare pentru o piesă de echipament);
 Calculated (Calcul) - se pot defini formule care calculează o valoare, folosind valori
din alte câmpuri (Câmpul1 + Câmpul2 /Câmpul3);
 Lookup Wizard (Aplicaţie de Căutare) – se folosește pentru a crea un câmp de căutare
unde puteţi alege dintr-o serie de valori definite (de exemplu, puteţi alege dintre:
produse în stoc, stocuri epuizate, produse în aşteptarea livrării, comenzi pe lista de
aşteptare, etc.);
4. Description (Descriere) - introduceţi detalii suplimentare despre câmpuri, care este
logica din spatele câmpului, pentru ce este folosit etc. Dacă doriţi un tabel mare cu multe
câmpuri şi denumiri complexe ale câmpurilor, ajutaţi-vă pe dvs., cât şi pe ceilalţi,
determinând scopul câmpului printr-o descriere sugestivă;
5. Information Box (Căsuţa informaţională) - oferă o mică idee informaţională despre
elementul cu care se lucrează la un moment dat. De exemplu, dacă faceţi clic în coloana
Field Name (Numele Câmpului) pentru a adăuga un nou câmp, Căsuţa Informaţională va
declara, “A field name can be 64 characters long, including spaces. Press F1 for help of
field names” („Denumirea unui câmp poate avea maxim 64 de caractere, inclusiv spaţii.
Apăsaţi F1 pentru ajutor în legătură cu denumiri ale câmpurilor”). Căsuţa informaţională
poate fi foarte utilă când vine vorba de definirea proprietăţilor unui câmp (6);
6. Field Properties (Proprietăţile Câmpurilor) - în josul vizualizării Design view se află
secţiunea Field Properties (Proprietăţile Câmpului). Aici puteţi modifica toate
proprietăţile unui câmp particular. Fiecare tip
de date deţine propriul set de proprietăţi.
Spre exemplu, aici puteţi vedea proprietăţile
implicite ale tipului de date Number (Număr):
 Introducerea datelor într-un Tabel
Access vă pune la dispoziţie câteva modalităţi de introducere a datelor. Puteţi introduce
datele manual, puteţi folosi un formular sau prin comanda de Import din fila External Data.
Pentru a introduce manual datele, deschideţi un tabel în Datasheet view făcând dublu clic
pe numele acestuia din Navigation Pane (Panoul de Navigare). Dacă faceţi o eroare, cum ar fi
introducerea accidentală a unui cuvânt într-un câmp de numere, Access va afişa un mesaj de
eroare pentru a vă avertiza.
De exemplu, să considerăm următorul tabel al Angajaţilor (Employees) pentru Warner
Cousins. Câmpul SIN este tipul Number. Dacă încercaţi să introduceţi o valoare non-numerică în
acest câmp, veţi vedea următorul avertisment:

Ar putea exista o situație în care este necesar să aveţi atât numere cât şi litere în acelaşi
câmp (cum ar fi câmpul Phone). Din fericire, tipul datelor Text vă
permite acest lucru.
Următoarea metodă de introducere a datelor poate fi folosită
prin intermediul unui formular. Am definit formularul ca fiind o
modalitate de introducere a datelor într-un tabel, câte o înregistrare
pe rând. În imaginea din dreapta, Access a construit un simplu
formular bazat pe tabelul Employees când s-a dat comanda Form în
fila Create.
Puteți recunoaşte butoanele de navigare din josul
formularului. Puteţi folosi aceste butoane pentru a vă mişca înapoi şi
înainte prin înregistrările din tabel, precum şi să creaţi noi înregistrări, la fel cum puteţi şi cu
datele din tabel.

3.7. Crearea și folosirea formularelor

 Un formular este o cale uşoară de a introduce date într-o
bază de date sau de a vizualiza datele, înregistrare cu înregistrare.
El conţine câmpuri care vă permit să tastaţi/vizualizaţi informaţia
pentru fiecare câmp, sau să personalizaţi pentru a îndeplini o
anumită sarcină, cum ar fi efectuarea unei interogări sau a unei
macrocomenzi.

3.7.1. Crearea formularelor

Crearea unui formular de bază
Crearea unui formular simplu dintr-un tabel
existent este foarte uşoară. Deschideţi tabelul în
Datasheet view şi apoi faceţi clic pe Create – Form.
Un nou formular bazat pe toate câmpurile din
tabel va apărea şi va fi gata de utilizat.

Crearea unui formular folosind Expertul

Wizard
Access dispune de o aplicaţie wizard care vă permite să
specificaţi cum aţi dori să arate un formular şi pe ce tabel ar trebui să
se bazeze. Access vă scutește de toată munca grea şi creează un
formular utilizabil cu doar câteva clic-uri.
Pentru a crea un formular folosind Expertul Wizard faceţi clic
pe Create - Form Wizard.
În primul rând, selectaţi tabelul (sau interogarea) pe care ar
trebui să se bazeze Access pentru acest formular. Pentru asta, vom folosi tabelul Employees din
baza Warner Cousins.
În continuare, specificaţi care câmp (uri) aţi dori să folosiţi în formular. Evidenţiaţi un
câmp din lista Avaible Fields (Câmpuri disponibile) şi faceţi clic pe butonul >. Acesta va muta
câmpul pe lista Selected Fields (Câmpuri selectate). Puteţi, de asemenea, face clic >> pentru a
muta toate câmpurile dintr-o listă în cealaltă, sau clic ”<” sau ”<<” pentru a muta din lista
Selected Fields înapoi în lista Avaible Fields.
 Ordinea în care adăugaţi câmpurile nu este atât de im portantă, dar aţi putea salva timp dacă
le adăugaţi în ordinea în care doriţi să le aveţi. În acest exemplu, vom adăuga toate câmpurile din
lista Avaible Fields în ordinea lor originală. Când sunteţi gata să mergem mai departe, apăsaţi
Next.

În următorul pas, aplicaţia wizard vă oferă posibilitatea de a alege aspectul formularului.

Selectaţi o structură făcând clic pe butonul radio. Dacă pre-vizualizarea este pe placul dvs., faceţi
clic Next.Vom continua folosind aspectul Columnar. Ultima pagină a Expertului Wizard va
permite denumirea formularului.

Daţi formularului o denumire semnificativă.

Implicit, când apăsaţi pe Finish, formularul se va deschide pentru a începe utilizarea sa
imediată. A doua opţiune (buton radio) vă permite să deschideţi formularul în Design View unde
îi veţi putea modifica aspectul. Dacă lăsaţi prima opţiune selectată, apăsând Finish se va deschide
un nou formular pe care îl veţi putea folosi imediat.
 3.7.2. Utilizarea Design view pentru a Modifica Formularul
Design view vă oferă control complet asupra aspectului
formularului. Pentru a intra în Design view, imediat după ce aţi folosit
aplicaţia Wizard pentru formulare, asiguraţi-vă că aţi ales butonul radio din
dreptul opţiunii „Modify the form’s design” (Modifică design-ul
formularului) de la ultimul pas.
Dacă doriţi să modificaţi design-ul unui formular existent, dublu
clic pe obiectul formularului din Navigation Pane şi apoi schimbaţi pe
Design View folosind comanda View.

În partea de sus a ferestrei veţi vedea trei file noi contextuale: Form Design Tools –
Design (Instrumente de design Formular – Proiectare), Arrange (Aranjare) şi Format. Panoul de
Navigare se află în stânga iar spaţiul curent de lucru (numit pânză) se află în mijloc.
Mai există două panouri pe care le puteţi deschide pentru a
obţine cele mai bune rezultate de la Design view. Pentru a le vedea,
faceţi clic pe Form Design Tools – Design - Add Existing Fields and
Property Sheet:
Add Existing Fields vă permite să adăugaţi câmpuri din tabelul
(tabelele) folosit(e) în crearea formularului. Dublu clic pe orice câmp din panou pentru a-l adăuga
în formularul existent:
Opțiunea Property Sheet oferă acces la o mare varietate de
proprietăţi care pot fi editate atât pentru formularul în sine cât şi pentru
elementele din el.
Comutaţi între proprietăţile fiecărui element folosind căsuţa din
partea de sus a ferestrei Property
Sheet. Aici, puteţi comuta printre
toate câmpurile legate de valorile
bazelor de date şi de etichetele
pentru fiecare câmp.
 3.7.3. Filele Contextuale - Form Design Tools
Să examinăm grupurile din cele trei file contextuale, începând cu Table Design Tools –
Design:

 Views (Vizualizări) - comută prin vizualizările disponibile;

 Themes (Teme) - una din cele mai rapide modalităţi de personalizare ale unui formular
este cu o temă. Aceste gata-proiectate scheme de font-uri şi culori pot fi aplicate
întregului formular sau doar câtorva elemente;
 Controls (Controale) - controalele sunt diferite elemente care construiesc un formular.
Controale legate sau nelegate disponibile, pot include căsuţe text, etichete, butoane,
hyperlinks, sub-formulare, grafice, poze, butoane radio etc.;
 Header/Footer (Titlu/Subsol) - formularele conţin Header şi Footer. Aceste zone sunt
ideale pentru adăugarea de titluri, informaţii legale, logo-uri, etc.;
 Tools (Instrumente) - comutaţi între panoul Fields şi Property Sheet, controlaţi ordinea
filelor pentru introducerea datelor şi lucraţi cu macrocomenzi şi cod VBA.

În continuare avem fila Table Design Tools – Arrange, care are următoarele elemente:

Table - adăugarea sau eliminarea liniilor de grilă şi modificarea aspectului general al

formularului;
Rows & Columns (Rânduri & Coloane) - adăugarea, eliminarea sau modificarea
rândurilor (înregistrărilor) şi a coloanelor (câmpurilor) formularului;
Merge/Split - spargerea sau combinarea elementelor din formular;
Move - comenzile up şi down (sus/jos) vor muta un element în formular. Se poate, de
asemenea, muta elementul selectându-l şi folosind tastele săgeată de la tastatură;
Position (Poziţia) - oferă mai mult control asupra modului în care diferitele elemente
vor fi poziţionate în formular;
Sizing & Ordering (Dimensionare & Comanda) - oferă mai multe opţiuni când
poziţionaţi mai multe obiecte simultan;
 Fila Form Design Tools – Format:

 Selection (Selecţie) - selectează un element specific al formularului din căsuţă sau

tot conținutul formularului;
 Font - se pot schimba setările font-ului;
 Number (Număr) - dacă datele cu care lucraţi sunt numerice, puteţi aplica un
număr de diferite opţiuni de formatare (selectaţi din stilurile gata-formatate sau
adăugaţi/ştergeţi zecimale);
 Background (Fundal) - adăugaţi o imagine de fundal sau, dacă aţi introdus un
control care va afişa un mic tabel de date, controlaţi culorile alternante ale
rândurilor;
 Control Formatting (Formatarea Controalelor) - aplicaţi diferite efecte
controalelor din formularul dumneavoastră. Comanda Conditional Formatting este
deosebit de utilă; poate formata valori din formular pe baza unui anumit criteriu (de
exemplu, dacă formularul afişează informatile financiare, puteţi avea valorile
pozitive formatate cu negru şi cele negative cu roşu);

3.7.4. Folosirea Formularelor

Pentru a folosi un formular, deschideţi-l făcând dublu clic pe denumirea lui din Panoul de
Navigare.
Dacă formularul va fi folosit pentru introducerea datelor în baza de date, clic pe Home-
New sau clic pe comanda New Record din bară de status. Introduceţi datele în câmpuri şi apoi
clic pe comanda New din nou. Orice câmp AutoNumber (de obicei cheia primară) va avansă la
valoarea următoare.
Dacă formularul va fi folosit pentru a vizualiza datele, ar trebui să recunoaşteţi butoanele
de navigare din josul ferestrei formularului.

Folosiţi aceste comenzi pentru a naviga prin înregistrări sau folosiţi căsuţa Search pentru a găsi o
valoare anume în câmpuri.

3.8. Crearea și folosirea interogărilor

 Vom discuta despre adevărata utilitate a unei baze de date: folosirea unei interogări. Să
aveţi cantităţi mari de date este în regulă, şi dacă aveţi formulare bine structurate cu un aspect
plăcut este și mai bine, dar dacă nu puteţi pune o întrebare bazei de date pentru a primi un
răspuns semnificativ, lucrurile nu mai stau la fel de bine.

Ce este o interogare (Query)?

Query este o întrebare pusă unui program de control al bazei de date despre datele
conţinute în aceasta. Interogarea specifică ce câmpuri căutaţi, unde să le găsiţi şi alte condiţii de
căutare.
Interogările sunt în principal construite din tabele, dar Access oferă posibilitatea unei
interogări bazate pe rezultatele unei alte interogări. Aceste tipuri de interogări ar putea necesita
mai multă memorie a calculatorului şi mai multe resurse pentru a fi executate, dar dacă sunt
construite cu atenţie, ar putea salva mult timp, mai ales atunci când aveţi o bază de date foarte
mare.
Unul dintre lucrurile foarte bune în legătură cu interogările este că ele sunt doar întrebări
adresate datelor deja existente. Interogările afișează rezultate sub formă de înregistrări ale bazei
de date. Datele rămân nemodificate, design-ul este acelaşi iar rezultatele extrase răspund
cerințelor formulate de utilizator.
Access se foloseşte de Structured Query Language (SQL). SQL include un set de reguli
lingvistice foarte bine definit, inclusiv semne de punctuaţie şi gramatică, utilizat pentru a crea
interogări ale bazei de date. Să analizăm o
interogare simplă SQL:
Cuvintele cheie sunt scrise cu majuscule.
„Table Name, Field Name” descrie un anumit
câmp. „Customer.Country” înseamnă câmpul Country din tabelul Customer. Operatorul logic >=
înseamnă mai mare sau egal cu. Prin urmare, interogarea de mai sus se citeşte „arată toate numele
de ţări (Country) distincte de la Clienţii (Customers) care au cumpărat produse în valoare de peste
10.000$”.
De obicei, declarațiile simple SQL se rezumă la „selectează informații din tabelul unde
această condiţie este satisfăcută.”
Interogările pot fi proiectate pentru a prelua seturi de date în loc de doar una (cum ar fi
Customer.Country, Customer.Name,
Customer.Whatever) şi cu metacaractere
cum ar fi (*) pot fi folosite pentru a reprezenta orice dintr-o interogare. De exemplu, interogarea:
va prelua toate informaţiile din tabelul Customer.

3.8.1. Crearea unei Interogări

Crearea unei Interogări cu Expertul Wizard
Cea mai uşoară cale de a crea o interogare este folosirea
Expertului Query Wizard. Pentru a crea o interogare folosind
Wizard, clic pe comanda Query Wizard din fila Query Wizard
Create.
 Când se lansează expertul Wizard, vi se oferă posibilitatea de a alege dintr-un număr de
diferite tipuri de interogări.

Să rămânem la o opţiune de interogare simplă (simple query). Vom crea o interogarea

care va prelua ID-ul produsului, denumirea produsului şi preţul fiecărui produs din eşantionul
bazei de date Northwind Traders. Acest tip de interogare este definit de o interogare SELECT,
folosită pentru a prelua informaţii. Următorul pas vă permite selectarea câmpurilor pe care doriţi
să le folosiţi în interogare. Acest pas ar trebui să vă fie familiar: este exact ca și selectarea
câmpurilor pentru a folosi un formular. În căsuţa Tables/Queries, selectaţi Table: Products.
Evidenţiaţi ID şi clic > pentru a muta câmpurile în lista Selected Fields (Câmpuri
Selectate). Repetaţi asta pentru Product Name şi List Price.

Clic Next pentru a continua.

Următoarea pagină a Expertului Wizard vă oferă opţiunea de a aplica în interiorul
câmpului câteva calcule precum valoarea maximă, valoarea minimă şi media. Cu toate astea,
dorim să vedem toate produsele, aşadar lăsaţi butonul radio Detail selectat şi faceţi clic pe Next.
 Ultimul pas vă permite să denumiţi interogarea, aşa că asiguraţi-vă că îi daţi un nume
semnificativ. Cât despre crearea unui design pentru aceasta, aveţi opţiunea de a deschide
interogarea sau de a-i modifica aspectul în Design View.
Având selectat “Open the query to view information” (deschide interogarea pentru a
vizualiza informaţiile), apăsaţi Finish pentru a vedea rezultatul interogării.

Aşa cum puteţi să observaţi în diagramă, rezultatele interogării sunt afişate în Datasheet
View. Rezultatul interogării este afişat ca un tabel complet cu propriile rânduri, iar rezultatele
interogărilor pot fi folosite pentru a construi un tabel.
 3.8.2. Modificarea unei Interogări

Folosirea Design View pentru a Modifica o Interogare

Pe măsură ce avansaţi cu Access-ul, veţi ajunge la un
punct unde folosirea doar a Expertului Query Wizard nu va mai
fi suficientă pentru a găsi ceea ce căutaţi. Prin urmare, puteţi
folosi Query Design View pentru a modifica orice atribut al
interogării pe care îl doriţi.
Pentru a accesa Design view
după folosirea expertului wizard,
selectaţi butonul radio “Modify the
query design”:
Dacă doriţi să modificaţi o interogare care există deja, clic
dreapta pe ea şi clic Design view.
În oricare dintre situații, veţi avea următoarea vizualizare:

Tabelul (sau tabelele) folosite în interogare sunt prezente în partea de sus a ferestrei,
fiecare având câmpurile afişate în propria fereastră mică. Rețineți că ID, cheia primară este
afişată în tabel ca o iconiţă cheie. Diferitele câmpuri care au fost specificate în timpul design-ului
interogării sunt listate în partea de jos, câte una pe fiecare coloană.
Veţi observa, de asemenea, o listă cu şase rânduri diferite în partea de jos a ferestrei:
 Rândul Field permite vizualizarea tuturor câmpurilor din interogare disponibile pentru
utilizare (în acest caz, unele câmpuri din tabelul Products);
 Rândul Table dă posibilitatea să specificaţi tabelul care conţine câmpurile pe care doriţi să
le folosiţi;
 Rândul Sort permite sortarea rezultatelor în ordine crescătoare sau descrescătoare (sau în
ordine fizică așa cum au fost salvate în baza de date);
 Căsuţele Show vor ascunde sau afişa câmpurile din rezultatul interogărilor. Dacă un
element este prezent într-o interogare dar căsuţa Show nu este marcată, va fi considerat ca
fiind parte din interogare dar datele returnate nu vor fi afişate;
 Rândul Criteria permite introducerea operatorilor logici şi a unei condiţii care trebuie
satisfăcută înainte ca rezultatul interogării să fie returnat. Am văzut rezultatele găsirii
tuturor produselor din tabelul Products. Dacă dorim să afişăm doar elementele care costă
 mai mult de 50.000$, putem introduce criteriul „>50000”. Această expresie conţine un
operator logic (mai mare ca). Alţi operatori ar fi mai mic ca (<), egal cu (=) şi negarea (!).

3.8.3. Fila Contextuală Query Design Tools

Query Design view conţine, de asemenea, propria filă contextuală: Query Tools -
Design. Să observăm secţiunile de comenzi ale acesteia:

 Results (Rezultate) - rulează interogarea curentă sau se poate alege cu una din diferitele
vizualizări ale interogărilor, inclusiv vizualizarea SQL;
 Query Type (Tipul Interogării) - există două tipuri de interogări: Select şi Action
(pentru definirea tipului interogării). Există doar o interogare de selectare, toate celelalte
fiind interogări de tip acțiune:
 Make Table va construi un tabel folosind rezultatele interogării;
 Append queries aduce noi informaţii în tabel;
 Update queries va aduce schimbări datelor existente în tabel;
 Crosstab queries sunt folosite pentru a genera un tabel de date, genul de tabel pe care
l-aţi vedea într-o foaie de lucru. Atribuiţi denumiri câmpurilor pentru a fi titluri de
coloane, titluri de rânduri sau valori;
 Delete queries este folosită pentru a şterge date din tabel sau pentru a şterge un întreg
tabel;
 Union queries sunt proiectate pentru a consolida tabele şi pentru a elimina
informaţiile duplicat (acesta este un tip specific SQL de interogare, nu puteţi folosi
intrumentele de construire ale interogărilor în Access pentru aceste tipuri de
interogări);
 Pass-Through queries sunt interogări care interacţionează direct cu sursele datelor
ODBC (baze de date care nu sunt stocate în calculator). Vă permite să interacţionaţi cu
alte baze de date fără a folosi tabele legate;
 Data Definition queries face cam acelaşi lucru ca şi Make Table queries.
 Query Setup (Setarea Interogării) – se folosește pentru a adăuga mai multe elemente
interogării. Puteţi adăuga sau scoate mai multe tabele/interogări
pentru a folosi ca date surse, insera/şterge rânduri sau coloane din
josul porţiunii din Query Design view, şi să alegeţi câte rezultate ale
interogării vor fi returnate. Această comandă este utilă mai ales în
lucrul cu baze de date foarte mari. Dacă credeţi că veţi primi
rezultatele dorite printre primele 25 de rezultate, puteţi salva mult
timp, nemaifiind nevoie să aşteptaţi ca interogarea să returneze toate
 rezultatele relevante;
 Show/Hide (Afişează/ Ascunde) - afişarea sau ascunderea diferitelor componente din
Design view.

3.8.4. Utilizarea Interogărilor

În timp ce proiectarea interogării poate fi un proces elaborat, rularea acesteia este simplă.
Pentru a executa o interogare dublu clic pe numele interogării din Panoul de Navigare. Rezultatul
va fi afişat într-o nouă filă în Datasheet view.

Puteţi şterge o interogare fără teama ştergerii datelor din tabele. Dar fiţi atenți, dacă
ştergeţi o interogare, pentru că poate exista o altă interogare, formular sau raport care foloseşte
acea interogare pentru a prelua date. Dacă eliminați interogarea - sursă, obiectul dependent nu va
funcţiona cum trebuie.
Dacă formularul va fi folosit pentru a vizualiza datele, ar trebui să recunoaşteţi butoanele
de navigare din josul ferestrei formularului:

Folosiţi aceste comenzi pentru a naviga prin înregistrări sau folosiţi căsuţa Search pentru a găsi o
valoare anume în câmpuri.

3.9. Crearea și folosirea rapoartelor

Un raport este modul oficial de afişare a datelor în baza de date. Sursa datelor pentru un
raport poate fi un tabel sau datele rezultate din urma unei interogări. Rapoartele, ca și
formularele, sunt complet personalizabile şi uşor de creat folosind Expertul Wizard. Dacă
aplicaţia nu este destul de specifică pentru necesităţile dumneavoastră, există Design view care vă
permite schimbarea culorii, aspectului, stilului şi multe altele.
Dacă data din baza de date a fost schimbată, probabil nu veţi avea nevoie să schimbaţi
design-ul raportului dumneavoastră. Rederulaţi raportului şi vizualizaţi rezultatele.
 3.9.1. Crearea unui Raport cu Expertul Wizard

Rapoartele sunt bazate pe interogări şi tabele pe care le-aţi

construit deja. Prin urmare, crearea unor simple rapoarte folosind
expertul Wizard este destul de simplă. Un raport bazat pe o simplă
interogare este în esenţă o cale mai elegantă şi mai „printabilă”
pentru a afişa rezultatele unei interogări.
Comanda Report Wizard poate fi găsită în fila Create.
Selectaţi un tabel sau o interogare care conţine informaţia pe care doriţi să o afişaţi şi
mutaţi câmpurile în lista Selected Fields. Rețineți că puteţi utiliza câmpurile din mai multe tabele
şi/sau interogări.
În următorul exemplu, vom crea un raport bazat pe toate rezultatele aplicând interogarea
Customers Extended din eşantionul bazei de date Northwind Traders. Vom selecta interogarea
Customers Extended, clic pe >> pentru a selecta toate câmpurile şi apoi clic Next.

Următorul ecran al aplicaţiei vă permite să aplicaţi în raport diferite niveluri de grupare.

Nivelurile de grupare sunt folositoare în rapoarte pentru a ajuta la catalogarea datelor returnate de
o interogare. De exemplu, dacă rulaţi o interogare pentru a lista diferite date când un produs a fost
comandat, puteți obține un grup bazat pe produs. De fiecare dată când produsul va fi vândut,
informația va fi stocată sub denumirea produsului. Pentru scopul acestui exemplu, nu va fi
folosită nici o grupare, aşa că apăsaţi Next pentru a continua.
 Următoarea pagină a aplicaţiei vă permite să organizaţi ascendent sau descendent câmpuri
ale rapoartelor. Selectaţi un câmp din căsuţa Combo. Dacă doriţi să sortaţi descrescător, faceţi
clic pe butonul Ascending şi schimbaţi natura sortarii. Vom sorta bazându-ne pe Last Name în
ordine Crescătoare, aşa că apăsaţi pe Next.

Expertul Wizard vă va întreba cum doriţi să organizaţi elementele din raport. Clic pe
diferitele butoane ale aspectelor pentru a pre-vizualiza cum ar arăta fiecare dintre ele ca raport.
Căsuţa bifată din josul paginii vă va ajuta să restrângeți toate datele într-o singură pagină.
(Aceasta nu va fi întotdeauna cea mai bună decizie dacă unele câmpuri conţin intrări lungi. Dacă
Expertul Wizard nu va produce rezultatele dorite, puteţi oricând să ştergeţi raportul şi să îl faceţi
din nou, folosind Design view pentru a modifica aspectul.)

Clic Next pentru a continua.

În fine, ultimul pas vă permite să vă denumiţi raportul şi apoi să îl vizualizaţi imediat sau
să îi modificaţi proprietăţile în Design view.
 Cu „Preview the report selected.” (Pre-vizualizeaza raportul selectat”) apăsaţi Finish pentru
a vizualiza raportul.

3.9.2. Modificarea unui Raport

Utilizarea Design View pentru a modifica un Raport

La fel ca în cazul formularelor şi interogărilor, puteţi intra în Design view al unui raport
fie prin clic pe butonul radio „Modify report’s design” înainte de a închide aplicaţia Wizard, fie
folosind meniul View după deschiderea unui raport. Report Design view pentru raportul
Customers Extendend nou creat va arăta după cum urmează:

În partea de sus a ferestrei veţi vedea patru noi file contextuale: Report Design Tools –
Design, Arrange, Format şi Page Setup. Mai sunt două panouri pe care puteţi să le dechideți
pentru a obţine cele mai bune rezultate din Design View. Pentru a le afişa, clic Report Design
Tools – Design - Add Existing Fields şi Property Sheet.
Add Existing Fields (Adaugă câmpuri existente) vă permite să
adăugaţi câmpuri din tabel (e) sau din interogare (interogări) folosite
pentru a crea raportul. Dublu clic pe orice câmp din panou pentru a-l
adăuga raportului existent.

Property Sheet vă oferă accesul la o largă varietate de proprietăţi editabile atât pentru
raport cât şi pentru elementele din acesta.
Comutaţi între proprietăţile fiecărui element folosind căsuţa din partea de sus a ferestrei
Property Sheet. Aici, puteţi să comutaţi între toate câmpurile legate de valorile bazei de date şi
eticheta fiecărui câmp.
 6.9.1. Fila Contextuală Report Design Tools

Să examinăm grupurile celor patru file contextuale, începând cu Report Design Tools –
Design.

Views (Vizualizări) – permite comutarea între vizualizările disponible pentru rapoarte;

Themes (Teme) - una dintre modalităţile cele mai rapide de personalizare a unui întreg
raport este folosind o temă. Aceste scheme de font-uri şi culori gata-proiectate pot fi
aplicate întregului raport sau doar anumitor elemente;
Grouping & Totals (Grupare & Total) - aceste comenzi se utilizează pentru a grupa şi
sorta detaliile unui raport. Puteţi efectua calcule în acest raport pe baza unor valori (de
exemplu pentru crearea unui raport al acţionarului);
Controls (Controale) - controalele sunt diferite elemente care compun un raport. Aici
sunt mai puţine controale în comparaţie cu cele ale unui formular, dar unele dintre cele
mai comune sunt disponibile şi pentru rapoartele care vor fi folosite electronic.
Controalele legate şi nelegate disponibile includ text, căsuţe, etichete, butoane, hyperlink-
uri, grafice, poze şi multe altele;
Header/ Footer - rapoartele pot include şi headers şi footers. Aceste zone sunt ideale
pentru titluri, informaţii legale, logo-urile companiei, etc.;
Tools (Instrumente) – permite comutarea între panourile Fields şi Property Sheet, și
controlarea ordinea vizualizări filelor de date şi lucrului cu macrocomenzi şi cod VBA.
Fila Report Design Tools – Arrange, oferă următoarele posibilități de lucru:

 Table – implică posibilitatea adăugării şi eliminării liniilor de grilă şi modificarea

aspectului raportului;
 Rows & Columns (Rânduri şi Coloane) - adăugare, eliminare şi modificare rânduri
(înregistrări) şi coloane (câmpuri) ale raportului;
 Merge/Split - se folosesc aceste comenzi pentru a despărţi sau combina elementele din
raport;
 Move - comenzile up şi down (sus şi jos) vor muta un element pe pagină în conformitate
cu unităţile de măsurare, de exemplu mai sus sau mai jos cu câte ½ cm. Puteţi, de
asemenea, un element selectându-l şi folosind tastele săgeata de pe tastatură;
 Position (Poziţia) - oferă mai mult control asupra modului în care diferite elemente vor fi
poziţionate în raport;
 Sizing & Ordering (Dimensionare & Ordonare) - oferă mai multe opţiuni când
poziţionaţi obiecte simultan.

Fila Report Design Tools – Format este următoarea.

Selection (Selectare) - selectarea unui element specific al raportului din căsuţa sau
selectaţi tot din raport;
Font - schimbarea setărilor font-ului;
Number - dacă datele sunt numerice, se pot aplica diferite opţiuni de formatare prin
selectarea stilurilor gata-formatate sau se pot adăuga/elimina zecimale;
Background (Fundal) - adăugarea unei imagini de fundal sau, dacă aţi inserat un control
se va afişa un mic tabel de date, se pot controla culorile alternante ale rândurilor;
Control Formatting (Formatarea Controlului) – se pot aplica diferite efecte
controalelor din raport. Această comandă este în mod particular utilă pentru formatarea
valorilor din raport pe baza unui anumit criteriu. De exemplu, dacă raportul afişează
informaţii financiare, puteţi avea valorile pozitive afişate în negru şi valorile negative în
roşu.

Fila Report Design Tools – Page Setup se ocupă în mod exclusiv cu imprimarea.

 Page Size (Mărimea Paginii) - controlează mărimea paginii, marginile, şi ce va fi

imprimat pe pagină;
 Page Layout (Fundalul Paginii) - controlează orientarea paginii, adăugarea coloanelor
pentru imprimare, şi deschiderea căsuţei Page Setup pentru un control mai fin al
comenzilor.
 6.9.2. Utilizarea Rapoartelor

Pentru a vizualiza un raport, faceţi dublu

clic simplu pe numele obiectului din Panoul de
Navigare. Raportul se va deschide în partea
principală a ferestrei Access.
Vizualizarea raportului va permite
derularea prin toate detaliile raportului şi
imprimarea acestora.

3.10. Sortarea și filtrarea datelor

Bazele de date cu care am lucrat până acum nu au fost foarte mari. Am putea parcurge
informaţiile disponibile în doar câteva minute. Dar dacă aţi avea acces la o bază de date a unei
biblioteci sau a guvernului, aţi putea pierde o zi întreagă uitându-vă într-un singur tabel.
Filtrele sunt interogări specializate care sunt efectuate pe un singur tabel (sau pe un singur
câmp) de date. Access deţine abilitatea de a sorta şi filtra datele în scopul de a restrânge
rezultatele.

3.10.1 . Utilizarea comenziilor Find şi Replace

Dacă sunteţi obişnuiţi cu diferite programe din calculatorul dumneavoastră, sunteţi

probabil obişnuit cu comenzile Find şi Replace. Aceste comenzi sunt proiectate pentru a căuta în
document, foarte rapid, toate aparițiile unui cuvânt sau unei valori şi, dacă doriți, de a le
modifica. Procesoarele de text şi programele de calcul dar și Browserele de Internet conţin aceste
comenzi.
Puteţi folosi comenzile Find şi Replace pe orice obiect din
baza de date cu excepţia rapoartelor (care sunt doar documente gata
pentru a fi imprimate), macrocomenzi (o colecţie de comenzi, nu
conţin date) şi module (altă secvenţă de comenzi, nu conţin date).
Amândouă comenzile sunt disponibile în grupul Find din fila Home.
 Comanda Find va cauta într-un obiect şi va localiza toate aparițiile cuvântului. Comanda
Find, de asemenea, vă oferă posibilitatea de a căuta doar într-o anumită coloană de date şi
flexibilitatea căutării. Dacă ştiţi doar o parte a cuvântului sau a frazei, puteţi căuta bazându-vă pe
ceea ce ştiţi.

Să analizăm opţiunile căsuţei Find şi Replace:

 Find What (Găseşte) - permite tastarea unui anumit cuvânt, parte a cuvântului sau
numărului căutat. Cuvintele căutărilor anterioare vor apărea dacă apăsaţi pe săgeţica
derulantă din partea dreaptă;
 Look In (Caută) - permite să căutaţi doar în cheia primară a tabelului sau în întregul
obiect al bazei de date;
 Match (Potrivire) - dacă nu sunteţi 100% sigur despre ceea ce căutaţi, puteţi folosi
diferite opţiuni din câmpul Match;
 Search (Caută) - câmpul Search vă permite să conduceţi căutarea în partea de sus, jos
sau în întregul obiect curent. De exemplu, dacă veți căuta un anumit nume care începe cu
„T” puteţi economisi mult timp căutând doar în câmpurile care încep cu T în loc de
căutarea în tot obiectul;
 Match Case - în situația în care căutaţi un anumit nume de organizaţie sau un cuvânt care
este scris numai cu litere mari, îi puteţi spune Access-ului să ignore toate intrările scrise
cu litere mici în căutarea sa, ceea ce va creşte viteza de căutare;
 Search Fields as Formatted - imaginaţi-vă că doriţi să căutaţi o înregistrare conţinând o
anumită dată, şi tastaţi Aprilie 25,2016. Dacă această căsuţă este bifată, Access va căuta
pentru toate formatele de dată, precum 04/25/2016, 04/25/16, 25/04/16, 2004/25/16 etc.
Căutarea cu această căsuţă bifată poate micșora viteza de căutare dar face mai probabilă
găsirea datelor dorite.
 Comanda Replace este o extensie a comenzii Find, incluzând toate funcţionalităţile
acesteia dar permite și modificarea cu altceva.

Introduceţi un nou cuvânt sau expresie pe care o doriţi în câmpul Replace with. Butonul
Replace din partea dreaptă a ferestrei va găsi următoarea apariție care se potriveşte cu criteriul de
căutare şi o va înlocui cu noul cuvânt sau expresie. Comanda Replace All scanează automat
întregul obiect listat în căsuţa Look In şi va înlocui toate aparițiile cu noul cuvânt sau expresie.

3.10.2. Sortarea Ascendentă şi Descendentă

Când vizualizaţi un tabel sau rezultatele unei interogări în Datasheet view, este posibil să
doriţi să sortaţi manual prin înregistrări dacă ştiţi exact ce căutaţi. Access are o cale foarte rapidă
de a sorta datele listate în coloane. Să considerăm tabelul Employees din baza de date Northwind
Traders.

Comenzile de Sort Ascending şi Descending

sunt găsite în grupul Sort & Filter din fila Home.
Pentru a sorta în acest mod, faceţi clic pe headerul coloanei (coloanelor) dorite şi apoi clic fie pe
butonul Sort Ascending (Ascendent) fie pe butonul Descending (Descendent). Înregistrările din
tabel vor fi sortate.

Comutarea Filtrelor
Pentru aplicarea diferitelor filtre, faceţi clic
pe header-ul oricărei coloane din Datasheet view
sau clic pe comanda Filter din secţiunea Sort &
Filter a filei Home. Oricare dintre comenzi va
deschide un meniu ca următorul.
Cum puteţi vedea în diagramă, comenzile
Sort Ascending şi Descending sunt vizibile în
acest meniu. Access, de asemenea, vă oferă
posibilitatea de a sorta şi afişa înregistrările pe baza
valorilor dintr-o coloană de date.
De exemplu, dacă doriţi să afişaţi doar Sales
Representatives, debifaţi toate valorile listate în meniul
afişat cu excepţia Sales Representative şi faceţi clic pe
OK. Acum doar Sales Representatives vor fi afişate în
tabel. De asemenea, observaţi iconiţa filtru din header-ul câmpului Job title:

Utilizarea comenzii Selection Sort

Access face foarte uşoară sortarea unui tabel de date pe baza unui
criteriu. De exemplu, consideraţi coloana Standard Cost din tabelul Products
al eşantionului Northwind.
Faceţi clic pe primul preţ din listă pentru a
evidenţia acel câmp şi apoi clic pe comanda Selection din
grupul Sort & Filter al filei Home. Un mic meniu va
apărea.
Clic pe oricare din opţiuni pentru a sorta tabelul
de date bazându-vă pe criteriul din meniu. De exemplu,
dacă faceţi clic pe Less Than (mai puţin decât) sau Equal
(egal) cu 13.50$, tabelul va sorta şi va afişa produsele mai ieftine de 13.50$.
 Opţiunea Between din comanda Selection afişează
căsuţa Between Numbers (Între numerele). Introduceţi
criteriul dumneavoastră de căutare (spre exemplu, între 5 şi
10) şi apăsaţi ok.
Mai jos sunt rezultatele:

Utilizarea comenzii Advanced Sort

Access oferă alte câteva opţiuni de fitrare mai avansate care sunt
accesibile făcând clic pe comanda Advanced din fila Home.
 Clear All Filters - va elimina orice filtre aplicate unui anumit
obiect, existente la un moment dat;
 Filter By Form – această comandă lucrează ca o interogare. Puteţi
specifica criteriul
folosit pentru a filtra datele
ca într-o interogare, dar
utilizarea ei este mult mai
limitată. Folosind Filter By Form aveţi o cale rapidă şi uşoară dacă
căutaţi o singură valoare. De exemplu, dacă aveţi un ID produs dar nu şi
nume produs, deschideţi tabelul Products (Produse) în Datasheet view şi
selectaţi Filter By Form. Datasheet view se va schimba cu următoarea
vizualizare. Fiecare celulă pe care veţi face clic va arăta o căsuţă derulantă. Selectaţi
una dintre valorile din căsuţă pentru a o adăuga operaţiunii Filter By Form:
alegeți criteriul după care veţi filtra, apoi apăsaţi pe
comanda Toggle Filter, iar toate înregistrările care
corespund vor fi afişate.

 Apply Filter/Sort - va efectua operaţiunea de filtrare sau

sortare, la fel ca Toggle Filter;
  Advanced Filter/Sort - Access foloseşte filtrele la fel ca niște mici interogări. Clic pe
comanda Advanced Filter/Sort pentru a deschide o vizualizare la fel ca vizualizarea
Query din Design view. Clic şi glisaţi câmpurile din lista Products în jumătatea
inferioară a ferestrei. Puteţi aplica criteriul de sortare (Ascending, Descending) şi să
introduceţi, de asemenea, orice alt criteriu de sortare pe care îl doriţi cum ar fi
includerea expresiilor logice: mai mare decât (>) sau mai mic decât (<). Odată ce aţi
introdus criteriul, faceţi clic pe Home  Toggle Filter pentru a afişa rezultatele;
 Load from Query - permite încărcarea unui filtru dintr-o interogare deja stocată în
baza de date;
 Save as Query - permite salvarea anumitor tipuri de filtre pe care le efectuaţi ca
interogări pentru a fi folosite mai târziu;
 Delete Tab - pe măsură ce dezvoltaţi mai multe filtre pentru un anumit tabel, îl puteţi
folosi pe fiecare în parte individual, la fel ca sortările avansate (se poate utiliza pentru
a elimina filtrele de care nu mai aveţi nevoie);
 Clear Grid - dacă efectuaţi o operaţiune Filter By Form, se folosește această comandă
pentru a reseta toate coloanele de date la forma lor necompletată originală;
 Close - închide orice acţiune de sortare avansată.

4.1. Definirea conceptului de integrare

Integrarea este o activitate ce reuneşte oameni, echipamente, programe, dar şi practici

manageriale. Integrarea aplicaţiilor este o abordare strategică de a lega mai multe sisteme
informatice, la nivel de informaţii şi servicii, astfel încât sistemele sunt capabile să facă
interschimb de informaţie şi să asigure o funcţionare a proceselor în timp real.
Integrarea aplicaţiilor software în cadrul unei companii sau între mai multe firme care
colaborează, este un subiect de mare actualitate, deoarece firmele sunt tot mai interesate de
coordonarea şi sincronizarea mai multor aplicaţii eterogene, atât în interiorul (integrarea
aplicaţiilor la nivel de companie), cât şi în afara acesteia (integrarea aplicaţiilor Business-to-
Business - B2B).
Integrarea aplicaţiilor la nivel de întreprindere, este stilul de lucru modern în domeniul
software. Companiile numai folosesc propria resursă umană pentru conceperea și scrierea sau
dezvoltarea de aplicaţii informatice, ci cele mai multe firme implementează sisteme integrate
produse de companii specializate de dezvoltare de produse software. Prin produsele software
implementate, sistemele informatice ale companiilor se mulează foarte bine pe propria structură a
procesului de afaceri.
Integrarea sistemelor informatice la nivelul întreprinderii este una dintre cele mai
complexe probleme întâmpinate de managerii IT deoarece, inițial aplicaţiile informatice au fost
create fără a urmări o anumită arhitectură a sistemelor informatice sau o anumită strategie de
dezvoltare a lor. Însă odată cu procesul de informatizare și dezvoltare economică globală,
specifice începutului de secol XXI, s-a accentuat tendinţa de organizare a sistemelor
informaţionale în modele din ce în ce mai complexe. În urma procesului de integrare a crescut
complexitatea, dar totodată şi calitatea.
Integrarea aplicaţiilor poate fi:
 internă care presupune integrarea aplicaţiilor la nivel de companie;
 externă, implică integrarea aplicaţiilor de la companii, de tip Business-to-Business.
Strategia IT este necesar să fie cunoscută de toţi factorii care influenţează deciziile de
integrare a proceselor economice, trebuind stabilită o perspectivă comună internă şi externă a
nucleului economic, de informaţie şi de procese, pentru a înţelege relaţiile şi interfeţele între
unităţile economice, sau a partenerilor comerciali.
Într-o procedură mai simplă, integrarea orientată pe procesele de afaceri produce un
nivel ce conține procese ușor definite și central gestionate, iar acest tip de integrare reprezintă un
mecanism de gestiunea datelor și apelarea proceselor într-un stil corect în așa fel încât să se
permită gestionarea și execuția proceselor comune existente în aplicații. Acest gen de aplicații
oferă un strat de procese gestionate central ce există peste setul de procese, iar principalul scop
este acela de a oferi procese relevante pentru a se obține o valoare maximă, susținându-se fluxul
de informații și controlul logic ce există între procese. Integrarea proeselor de afaceri furnizează
un mecanism pentru legarea proceselor, cu scop în crearea soluțiilor de tip proces-proces, ce
automatizează sarcinile realizate manual (sinf.ase.ro/cursuri/integrare/ curs%204).
Acest sistem prezintă dezavantajul că într-o manieră foarte simplă se poate pierde
viziunea de ansamblu asupra sistemului.
Între integrarea de aplicaţii tradiţională şi integrarea bazată pe procesul de afaceri există
numeroase diferenţe, care constau în:
 o singură instanţă a integrării unui proces de afaceri echivalează cu mai multe instanţe
ale integrării tradiţionale;
 integrarea aplicaţiilor face referire la schimbul de informații existente între două sau
mai multe sisteme, fără ca procesele interne să fie vizibile;
 integrarea aplicaţiilor reprezintă o soluţie tactică, motivată de cerinţele de comunicare.
Acest sistem prezintă dezavantajul că într-o manieră foarte simplă se poate pierde
viziunea de ansamblu asupra sistemului.
Între integrarea de aplicaţii tradiţională şi integrarea bazată pe procesul de afaceri există
numeroase diferenţe, care constau în:
 o singură instanţă a integrării unui proces de afaceri echivalează cu mai multe instanţe
ale integrării tradiţionale;
 integrarea aplicaţiilor face referire la schimbul de informații existente între două sau
mai multe sisteme, fără ca procesele interne să fie vizibile;
 Integrarea aplicaţiilor reprezintă o soluţie tactică, motivată de cerinţele de comunicare.
Integrarea procesului de afaceri este de tip strategic, gestionând regulile de afaceri, pentru
a determina modul în care ar trebui să interacţioneze sistemele pentru a susţine valoarea afacerii,
prin utilizarea unui model de afaceri abstract.
Integrarea orientată pe servicii permite aplicațiilor să împartă metode comune, acest
proces fiind realizat prin intermediul a două metode: definirea metodelor pentru a se accesa de
către toate aplicațiile integrate și punerea la dispoziție a unor infrastructuri pentru acest tip de
metode. Metodele pot fi accesate prin stocarea pe un server central sau cu ajutorul unui mecanism
de servcii web. Plecând de la arhitectura client-server, încercările de a pemite accesul la procese
comune prezintă o istorie veche.
Reutilizarea este un obiectiv valoros, iar un set comun de metode din cadrul unei aplicații
care folosește reutilizarea poate să reducă utilizarea metodelor și a aplicațiilor. De cele mai multe
ori, limita reutilizării se datorează lipsei de arhitectură a unei companii și a unui control central.
Reutilizarea totală a fost făcută doar la nivel de inteprindere și până a se utiliza acest tip de
integrare, trebuiesc înțelese foarte bine aspectele ce țin de oportunitățile și riscurile implicate.
Posibilitățile de a se accesa serviciile unei aplicații și posibilitatea de a le integra este un
beneficiu extraordinar, însă în acelai timp acesta este reprezentat de un risc real datorită
costurilor ridicate pe care implemenarea integrării ce se bazează pe servicii le impune.
Integrarea orientată pe portal permite vizualizarea unor sisteme numeroase, atât sin cadrul
întreprinderii, cât și din exteriorul acesteia, și aduce un beneficiu, datorită faptului că sunt evitate
problemele de integrare adaptării interfeței de utilizator a tuturor sistemelor către o intefață
comună de utilizator.
Spre deosebire de alte tipuri de aplicații ce sunt orientate pe schimbul de informații,
această integrare pune accent pe externalizarea informațiilor ce provin din numeroase sisteme și
companii, într-o singură aplicație care are o singură intefață.
Cu privire la integrarea aplicațiilor informatice, se înțelege o activitate ce reunește
oameni, programe și practici de conducere care reprezintă o abordare strategică ce leagă mai
multe sisteme informatice la nivelul serviciilor și informațiilor, în așa fel încât acestea să facă
schimb de informații și să asigure proceselor o bună funcționare în timp real.
În întreprinderi, integrarea aplicațiilor informatice este un subiect de mare actualitate ce
primite coordonarea și sincronizarea aplicațiilor eterogene. Pentru a se reușii realizarea saltului
calitativ de la acțiuni punctuale către procese de afaceri, organizațiile trebuie să adopte soluții
integrate și colaborative în așa fel încât acestea să se adapteze la strategiile de distribuție și să
includă funcționalități de suport decizional.
O întreagă suită de aplicații trebuie să le ofere beneficiarilor numeroase avantaje precum:
 majorarea eficienței operaționale;
 reducerea costurilor pe timp îndelungat;
 recuperarea într-un timp rapid a investițiilor în TIC;
 trecerea la modelele de E-Business.
Integrarea aplicațiilor informatice precum și optimizarea acestora, aduce perspectiva de
creștere profitabilă și de a crea avantaje semnificative și competitive în orice companie.
Implementarea unor soluții software integrate va trebui să fie o soluție pentru orice companie
care dorește să se mențină pe o piață dinamică, cu o concurență acerbă. Soluțiile de gestiune a
resurselor întreprinderii alături de o gestionare transparentă și optimizată a tuturor proceselor
interne, vor conduce la o expansiune rapidă a activităților spre mediile mobile și eBusiness.
 Implementarea unor sisteme informatice integrate reprezintă o soluție optimă pentru
gestionarea activităților oricărei companii, indifferent de dimensiunea și specificul acesteia.
Utilizarea mai multor tipuri de aplicații software neintegrate, are repercusiuni grave asupra
redundanței informațiilor, privind exactitatea lor precum și modalitatea și momentul producerii
lor.
Integrarea sistemelor informatice existente în cadrul companiei, sau implementarea unui
nou sistem integrat aduce o serie de avantaje, în principal legate de reduceri ale costurilor pe
termen lung, creșterea eficienței operaționale, recuperarea rapidă a investițiilor TIC și
posibilitatea extinderii rapide către mediul de afaceri on-line. Această integrare trebuie să fie
definită la nivel managerial, și să ia în considerare aspecte legate de evoluția și extinderea
activităților spre e-business și m-business.
Deși abordările integrării sunt diferite în multe cazuri, toate prezintă anumite caracteristici
comune precum:
autonomie-totalitatea modelelor structurale și comportamentale pentru sisteme
complexe de acest gen se evidențiază doar datorită operării unui sistem în mediul
extern;
variabile- un număr mare de variabile și interelații nu se poate cunoaște în totalitate și
de asemenea nu se poate controla;
incertitudine- comportamentul unui sistem este probabilistic și nu se poate cunoaște
dinainte ca acesta să fie implementat. Cu cât sistemul este mai complex, cu atât mai
mult gradul de incertitudine va fi mai mare;
obiective multiple- elementele componente ale unui sistem dețin posibilitatea de a
urmării îndeplinirea propriilor obiective, ce pot fi dependende sau independente de
obiectivele generale ale unui sistem.
O tendinţă în evoluţia integrării sistemelor este trecerea de la integrarea bazată pe
informaţie la integrarea bazată pe servicii. Integrarea bazată pe informaţii oferă un mecanism
ieftin de a integra aplicaţii deoarece, în cele mai multe cazuri, nu este nevoie ca aplicaţia să fie
modificată. Cu toate că, acest tip de integrare oferă o soluţie funcţională pentru multe domenii ale
problematicii de integrare a aplicaţiilor, integrarea bazată pe servicii oferă mai multă valoare pe
termen lung.
Integrarea completă se constituie într-un obiectiv major al gestiunii resurselor
informaţionale, care sunt tot mai complexe şi mai numeroase.

4.2. Definiţia şi rolul sistemelor informatice integrate

O primă definiție a conceptului de sistem informatic integrat este precizată în Hotărârea

de Guvern nr. 841/1997, ”sistemul informatic integrat este sistemul informatic care îndeplineşte
cumulativ următoarele condiţii:
 utilizează o bază de date unică;
 are în componenţă programe informatice, care cuprind activităţile tuturor
compartimentelor funcţionale ale firmei, conform organigramei acesteia;
  există un plan de securitate al sistemului informatic, care cuprinde măsuri tehnice şi
organizatorice corespunzătoare”.
Pe parcursul vieții, o întreprindere poate achiziţiona sau dezvolta prin forţe proprii mai
multe aplicaţii informatice, menite să-i satisfacă nevoile legate de desfășurarea optimă a
proceselor de afaceri. Fiecare dintre aceste aplicaţii satisface o anumită problemă sau se referă la
un anumit proces economic, fără să aibă în vedere însă legătura cu celelalte procese sau aplicaţii
informatice implementate în firmă.
În faza incipientă a informatizării, întreprinderile au decis în marea majoritatea (din
considerente financiare), să cumpere sau să dezvolte prin forţe proprii, aplicaţii informatice
pentru activităţile mari consumatoare de timp și cu volum important de date (contabilitate,
financiare, salarizare etc.), fără nici o legătură între ele.
În a doua etapă s-a trecut la realizarea anumitor legături între aplicaţiile independente,
concretizate în obținerea unor interfeţe personalizate, care îşi propun realizarea integrării între
două sau mai multe aplicaţii. Aplicaţiile însă continuă să utilizeze propria bază de date, ceea ce
conduce la redundanţa datelor (aceleaşi date) şi la anumite inconsistenţe (informațiile comune
trebuie actualizate separat, ceea ce presupune eforturi suplimentare dar şi posibilitatea existenței
anumitor neconcordanţe).
Etapa următoare a procesului integrării (anii ’90) se constituie în implementarea unor
pachete software de tipul ERP (Enterprise Ressource Planning) în principal la nivelul marilor
corporaţii şi al companiilor multinaţionale, iar din ultimul deceniu al secolului 20 și la nivelul
întreprinderilor mici şi mijlocii.
În noul mileniu, succesul implementării sistemelor integrate de tipul ERP la nivelul IMM-
urilor depinde şi de măsura în care acestea permit integrarea cu alte categorii de sisteme (soluţii
pentru relații cu clienții - Customer Relationship Management (CRM), cu furnizorii -
SupplyChain Management (SCM), afaceri inteligente - Business Intelligence (BI), aplicații
specifice Internet-ului).
Un sistem informatic integrat este soluţia pentru orice companie care își dorește adoptarea
tehnologiilor moderne în procesul de afaceri. Un pachet informatic integrat proiectează aplicaţiile
pentru a lucra împreună, partajează acelaşi model de informaţii şi informatizează procesele de
afaceri la nivelul întregii firme. Astfel aceste aplicații integrate oferă beneficiarilor o serie de
avantaje care se concretizează în reducerea costurilor pe termen lung, creşterea eficienţei
operaţionale, recuperarea rapidă a investiţiilor în IT și trecerea spre noile modele de e-business.

4.3. Sistem integrat de planificare a resurselor companiei

4.3.1. Necesitatea implementării programelor pentru planificarea

resurselor firmei

În condiţiile economiei de piaţă concurenţiale și dinamice, menţinerea şi întărirea poziţiei

economice a unei companii, indiferent de mărime și obiect de activitate, este imposibilă fără
informatizarea proceselor de afaceri. Astfel, este absolut necesar ca orice întreprindere să-și
achiziționeze un sistem informatic adecvat gestionării activității pentru a putea oferi managerului
asistență pentru fundamentarea și adoptarea deciziilor tactice şi strategice pentru a-și putea
menține și consolida poziţia pe piaţă. Pentru ca firmele să fie performante, să funcţioneze
eficient, au nevoie de implementarea unor sisteme integrate.
Dinamica vieţii economice în era digitală impune companiilor folosirea unor sisteme
informatice integrate, care să informatizeze toate compartimentele funcţionale ale firmei. În acest
sens, aplicarea noilor tehnologii informatice și de comunicație vor asigura identificarea resurselor
și gestionarea lor corectă şi eficientă, în vederea obţinerii unei eficienţe ridicate.
Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning – Planificarea resurselor unei întreprinderi)
înglobează, într-o platformă comună, toate datele şi informaţiile de la nivelul unei firme.
Premisele dezvoltării și implementării unui sistem integrat de gestiune a resurselor
companiei au la bază câteva aspecte ale aplicațiilor independente:
 raportări neclare, confuze la nivel managerial;
 o utilizare haotică și necontrolată a resurselor;
 lipsa de transparență și nevoia de automatizare pentru raportări globale independente
de spațiu și timp;
 perspectivă limitată pentru angajați, nevoia implicării acestora, a formării continue și
dezvoltării profesionale;
 diverse provocări în procesul de fundamnetare și adoptare a deciziilor, cu impact
semnificativ pentru procesul de afaceri.
Programele pentru planificarea resurselor întreprinderii, ERP, sunt constituite ca un
sistem nervos central al unei firme, care integrează toate departamentele si funcţiile acestora într-
un sistem unic care să deservească oricare departament.
Implementarea unui sistem informatic integrat, de tip ERP, în care datele sunt introduse o
singură dată si prelucrate când, şi unde este nevoie, care este conectat la o baza de date comună,
oferă o comunicarea interdepartamentală rapidă şi facilă. De exemplu în lipsa unui sistem
integrat, comanda unui client, chiar primită în mod electronic, va fi trimisă dintr-un Inbox în altul
pe la toate departamentele care au nevoie de această informaţie, ceea ce poate genera întârzieri în
prelucrare sau chiar rătăciri ale acesteia, şi nimeni nu poate preciza stadiul comenzii la un
moment dat.
Obiectivul sistemelor ERP este de a îmbunătăţii activităţile corespunzătoare etapei dintre
obţinerea unei comenzi de la un client si emiterea facturii pentru acea comanda precum si plata
ei, etapa cunoscuta sub numele de "fulfillment process". Din acest motiv, ERP se mai numeşte si
"back-office software"(Axam R., Jerome D., 2003).
Putem spune că, ERP-ul ca soluţie integrată, pune la dispoziţia partenerilor interesaţi
informaţiile de care au nevoie cu scopul de a duce la bun sfârşit sarcinile. O particularitate a
sistemelor ERP ar fi faptul că asigură supravegherea efectivă a activităţilor cu caracter economic
pentru realizarea de analize detaliate a principalilor indicatori din cadrul întreprinderii.
 4.3.2. Definire și caracteristici ERP

Literatura de specialitate conţine multe definiţii ale ERP, care pun accentul pe una sau alta
dintre aspectele acoperite de acest termen. De exemplu, într-o definiţie orientată tehnologic, ERP-
ul reprezintă un ,,sistem informaţional contabil, bazat pe interfeţe grafice utilizator, baze de date
relaţional, limbaje de generaţia IV-a, instrument CASE si arhitectura client/server". În acest sens
"Enterprise Resource Planning reprezintă sisteme bazate pe arhitectura client/server, dezvoltate
pentru prelucrarea tranzacţiilor și facilitarea integrării tuturor proceselor, din faza planificării și
dezvoltării producţiei până la relaţiile cu furnizorii și alţi parteneri de afaceri"
(http://www.scrigroup.com/calculatoare /APLICATII-INFORMATICE-IN-ECONO74678.php).
Sub o formă simplificată am putea defini ERP-ul prin prisma a doua proprietăţi
fundamentale: funcţionalitatea şi integrarea care se intercondiţionează reciproc (fig.3.1.).

Fig. 4.1. ERP – în formă simplificată

Integrarea asigură o conexiune între fluxurile proceselor economice funcţionale, putând

fi astfel considerată ca și o tehnică de comunicare (de exemplu codul sursă, reţele locale şi
extinse de calculatoare, internet, e-mail, workflow, instrumente de configurare automată,
protocoale, baze de date). Astfel, observăm că integrarea poate fi realizată prin comunicare, iar
comunicarea realizată prin integrare.
Partea funcţională a unui sistem ERP asigură fluxurile de procese economice din cadrul
fiecărei funcţiuni. Astfel, în cadrul unei suite ERP se regăsesc de la câteva, până la zeci de
module funcţionale (contabilitate generală, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea
producţiei, logistică, comenzi şi vânzare) (Fotache D., Hrubean L., 2004, pag.22).
ERP este un instrument important într-o economie globală, când firmele trebuie să
concureze la scară globală, simplificarea operaţiunilor şi proceselor devenind o chestiune
esenţială pentru acestea. Soluţiile software ERP există deja de patru decenii, însă evoluţia
soluţiilor ERP a fost impresionantă în special în ultima decadă, atenţia concentrându-se foarte
mult pe software-ul ERP începând cu 6-7 ani în urmă.
Sistemul ERP este format dintr-o bază de date unică, un software şi o interfaţă
particularizată în cadrul firmei. Acesta este de fapt un grup de aplicaţii care încorporează toate
informaţiile şi relucrări care au loc la nivelul întreprinderii, cât şi între domeniile funcţionale ale
acesteia (Oprea, D., Meşniţă, G., Dumitru, F., 2005, pag.122).
 Un ERP, este „considerat expresia cea mai fidelă a interdependenţei dintre economic şi
tehnologia informaţională, reprezintă o infrastructură software, multi-modulară ce oferă suport de
gestiune şi coordonare a diferitelor structuri şi procese din companie, în vederea realizării
obiectivelor de afaceri”. (Fotache, D., Hurbean, L., 2004, pag 10). Sistemele ERP creează un
mediu interactiv ce ajută compania să administreze şi să analizeze procesele din cadrul afacerii
asociate cu producţia de bunuri: controlul inventarului, preluarea comenzilor, contabilitate etc.
Davenport T.H., specialist de renume în domeniile de management şi sisteme
informaţionale pentru afaceri propune ca definiţie pentru ERP: „un pachet care promite integrarea
completă a tuturor informaţiilor din cadrul unei organizaţii [..]”(Fotache D., Hrubean L., 2004,
pag.18).
Sistemul ERP integrează într-o soluţie globală, toate procesele economice de la nivelul
unei companii: producţie, distribuţie, contabilitate, financiar, personal, stocuri, service şi
mentenanţă, logistică, gestiune de proiecte, oferind accesabilitate, vizibilitate şi consistenţă
informaţională în întreaga organizaţie, eliminând graniţele dintre departamente, ca şi pe cele ale
firmei cu mediul.
Un sistem ERP este o soluţie software complexă, care are la bază arhitectura client-server
și elementele integrate într-o platformă comună, pentru a gestiona resurselor firmei, a prelucra
tranzacţiile şi a facilita integrarea tuturor proceselor de afaceri facilitând utilizarea în comun a
datelor şi eliminând redundanţa.
În urma acestor definiţii, putem desprinde următoarea concluzie: sistemele ERP constau
dintr-o colecţie de aplicaţii menite să automatizeze activitatea unei firme şi să le ajute să
administreze mai eficient activităţi legate de procesul de producţie, comenzi de la clienţi,
planificarea producţiei, etc. care acoperă toate ariile funcţionale ale unei companii: marketing-
ul și vânzările, service-ul, proiectarea și dezvoltarea de produse, producţia și controlul
stocurilor, aprovizionarea, distribuţia, resursele umane, finanţele și contabilitatea, precum și
serviciile informatice.
Un ERP este o aplicaţie software complexă multi-modulară care integrează procesele
economice ale întreprinderii cu scopul optimizării şi creşterii eficienţei acestora.
Sistemele ERP sunt instrumente software care facilitează înglobarea tuturor informaţiilor
dintr-o companie, într-o singură bază de date, comună, cu niveluri diferite de acces. Transparența
datelor, viteza de răspuns a programului de lucru și uşurinţa utilizării lui, sunt atuu-uri pe care
trebuie să le aibă fiecare program, pentru a fi uşor înţeles de utilizatori și rapid în execuţie.
Obiectivele unui sistem de tip ERP pot fi sintetizate astfel: realizarea unei comunicări
eficiente la nivelul firmei, îmbunătăţirea cooperării şi interacţiunii dintre compartimentele
funcționale şi a relaţiilor cu clienţii. Pe scurt, un sistem informatic de gestiune a companiei de tip
ERP reprezintă planificarea celor 4 factori determinanţi - cei 4 M - pentru o afacere de succes:
factorul uman (Man), financiar (Money), tehnic (Machines) şi de resurse (Materials)
(http://www.cio.com/ research/erp/).
Sistemul ERP permite decidenților să realizeze analize complexe asupra proceselor de
afaceri, prin instrumentele de raportare periodice sau realizate ad-hoc, putând realiza diverse
previziuni, evaluări şi prognoze ale tendinţelor, analize calitative, integrarea cu noi tehnologii e-
business.
Caracteristicile sistemelor ERP se pot sintetiza în următoarele aspecte:
 integrează majoritatea proceselor de afaceri;
 procesează majoritatea tranzacţiilor unei organizaţii;
 proiectare modulară;
 bază de date comună centrală;
 permit accesul la date în timp real;
 procesarea tranzacţiilor şi planificarea activităţilor integrate;
 modulele sunt integrate, transferul de date între module se realizează automat;
 pot fi configurate şi adaptate la cerinţele de business ale companiilor şi la schimbările
din cadrul acestora;
 sunt sisteme complexe, flexibile şi oferă cele mai bune practici;
 trebuie să aibă o arhitectură open-system, adică orice modul să poată fi interfaţat sau
detaşat oricând, fără să afecteze pe celelalte;
 majoritatea sistemelor ERP pot fi accesate şi prin Internet.

4.3.3. Obiectivele unui sistem ERP

Obiectivele, alături de scopurile dezvoltării strategice a companiei, sunt corelate cu

diversificarea și controlul informaţiei asupra principalelor procese și resurse ale firmei:
 controlul riguros al costurilor și cheltuielilor la nivel de produs, centru de cost, sau
profit, și analiza profitabilităţii pe produs, centru de profit sau alte criterii ale afacerii;
 generarea unei imagini corecte și actuale a conturilor de clienţi și furnizori, obţinerea
de posibile câştiguri (discounturi pentru plăți imediate, penalizări pentru plăți
întârziate) și realizarea unui mecanism performant de colectare a încasărilor;
 monitorizarea și prognoza fluxului de numerar în scopul minimizării împrumuturilor
bancare și reducerii costurilor în companie;
 eficientizarea proceselor legate de aprovizionarea și gestionarea stocurilor, producţie
și desfacere în scopul generării unor decizii corecte de achiziţie și minimizării
costurilor de stocare și regie;
 asigurarea unei baze de raportare și analiza multidimensională a datelor;
 consolidarea datelor și furnizarea unei surse unice de informaţii pentru asistarea
deciziilor;
 achiziţionarea unui sistem informatic portabil, pentru a putea suporta o eventuală
schimbare a soluţiei hardware în prezent sau viitor;
 administrarea Sistemului și a Bazei de date trebuie să posede instrumente puternice
pentru asigurarea protecţiei și confidenţialităţii datelor, bazate pe un sistem consistent
de profile și autorizaţii de acces;
  eficiența și calitatea proceselor și activităţilor;
 transparență și scalabilitate pentru asigurarea unei dezvoltări continue a companiei
atât în ceea ce priveşte afacerea prezentă cât și pentru dezvoltările ulterioare ale
acesteia;
 fluentizarea proceselor de afaceri;
 coordonarea sectoarelor companiei și funcţiunilor afacerii;
 monitorizarea eficientă și consistentă a activităţilor comerciale din interiorul
companiei - inclusiv colectarea încasărilor;
 coordonarea dezvoltării sistemului și asimilarea tehnologiei hardware, software și de
telecomunicaţii.

4.3.4. Arhitectura unui sistem ERP

Sistemul aplicaţiilor de întreprindere se implementează pe o arhitectură de tip client-

server care creează premisele unui mediu de prelucrare descentralizat. Modelul de arhitectură
implementat de către sistemele ERP este cel cu trei straturi, ilustrat în figura 3.2.

Fig. 4.2. Arhitectura cu trei straturi a unui sistem ERP

Sursa: Oprea, D., Meşniţă, G., Dumitru, F. (2005)

Nivelul prezentare – constă în interfaţa grafică utilizator sau programul de navigare

(browser) pentru accesarea funcţiilor sistemului.
Nivelul aplicaţie – cuprinde regulile afacerii, logica şi funcţiunile sistemului, programele
care asigură transferul datelor de / la serverele de baze de date.
Nivelul bazei de date – asigură gestiunea datelor organizaţiei, inclusiv a metadatelor; cel
mai adesea se regăseşte aici un SGBD relaţional. Această structurare logică permite ca interfaţa
sistemului ERP să ruleze pe calculatorul utilizatorului, prelucrarea să se realizeze pe nivelul de
mijloc al serverelor de aplicaţii, iar sistemele de baze de date să funcţioneze pe al treilea strat, al
serverelor specializate.
 4.3.5. Avantajele şi dezavantajele utilizării sistemelor ERP

La nivelul unei companii implementarea unui sistem integrat de tip ERP aduce o serie de
beneficii, reduce considerabil costurile și accelerează derularea activităţilor şi adoptarea unor
decizii eficiente şi în timp real. Sistemele integrate de tip ERP, prezintă o serie de avantaje pentru
companii, concretizate în:
 diminuarea timpului de procesare a comenzilor, având în vedere ca parcurgerea
traseului se face în mod automatizat, este evident că timpul este substanţial redus;
 personalul fiecărui departament au acces la o bază de date unică, putând utiliza
informaţiile când au nevoie şi le pot modifica dacă este nevoie;
 se poate cunoaşte în orice moment stadiul comenzii;
 prelucrarea eficientă şi în timp real a comenzilor de la clienţi aduce o serie de
beneficii tuturor celorlalte departamente ale firmei.
Observăm că ERP are multiple avantaje, care sunt evidenţiate prin numeroasele
implementări la scară mondială. Directorul SAP România apreciază că "toate aceste beneficii
sunt aduse numai în cazul implementării unui sistem ERP verificat, matur, stabil si performant. În
caz contrar, avantajele unui ERP vor fi anulate de costurile și eforturile de corectare a erorilor de
funcţionare, de repunere în funcţiune a sistemului în cazul căderilor, de problemele generate în
urma instalării actualizărilor legislative, versiunilor superioare sau noilor funcţionalităţi"
(http://www.hotnews.ro/stiri-arhiva-1205294-greii-domeniului-erp-comenteaza-piata-
romaneasca.htm).
Dacă ar fi să facem o analiză detaliată a avantajelor oferite de ERP, vom lua în
considerare o analiză din punct de vedere al funcţionalităţilor oferite și al costurilor şi riscurilor
implicate și o serie de factori de risc.

A. Analiza din punct de vedere al funcţionalităţilor oferite

După cum precizează Daniel E. O'Leary (2000), principalele avantaje ale folosirii unui
ERP în cadrul unei companii sunt:
 informaţia este introdusă în sistem o singură dată într-o bază de date foarte complexă;
 obligă la folosirea „celor mai bune practici” din industrie;
 permite personalizări;
 funcţionează pe o structură fiabilă de fişiere;
 furnizează funcţionalităţi pentru interacţiunea cu alte module;
 furnizează instrumente pentru interogări şi rapoarte ad-hoc.
Sistemele ERP furnizează informaţii pentru conducere şi analize pentru organizaţii, iar
cele 5 beneficii majore ale sistemelor ERP sunt:
 informaţii on-line/în timp real pentru toate ariile funcţionale ale unei companii;
 standardizarea datelor şi acurateţe la nivel de companie;
 aplicaţiile includ cele mai bune practici din industria respectivă;
  eficienţa pe care o înregistrează compania;
 analizele şi rapoartele ce pot fi folosite la planificări pe termen lung.
Avantajul cel mai important al unui sistem informatic integrat (ERP) constă în gestionarea
în mod unic a tuturor categoriilor de date şi a informaţiilor specifice beneficiarului.

B. Analiza din punct de vedere al costurilor şi riscurilor implicate

Mulţi beneficiari se plâng de depăşirea bugetelor iniţiale aprobate pentru achiziţionarea
soluţiei ERP. Dacă implementarea are loc fără întârzieri care să presupună alocarea de noi resurse
umane şi materiale, atunci, de cele mai multe ori, putem vorbi despre costuri ascunse („hidden
fees”) .
La negociere, cerinţele clientului sunt minime cu scopul scăderii preţului de achiziţie, însă
în timpul implementării solicitările sunt maxime, în discordanţă cu negocierea iniţială. Ca atare,
vor apărea şi costuri de analiză a afacerii respective, costuri de personalizare a aplicaţiei, licenţa
modulelor, despre cerinţele tehnice ale aplicaţiei (licenţe de utilizatori, investiţii în hardware) şi
despre întreţinerea acesteia (armonizarea cu legislaţia locală, suport tehnic, update-uri). Toate
aceste costuri nu ar trebui să fie ascuns de către furnizorii de ERP, ci, din contră, ar trebui expus
încă de la primele discuţii.
În al doilea rând, este vorba de costul licenţelor, respectiv al serviciilor de configurare
impuse de software-ul adiţional (reţea, bază de date etc.) pe care furnizorul de ERP nu le declară
«din prima» pentru că el consideră că nu fac parte din costul ERP. Nu sunt declarate nici
necesităţile de upgrade al hardware-ului necesar pentru a rula soluţia, faţă de care furnizorul
consideră că echipamentele nu sunt problema lui.
În al treilea rând, pe parcursul implementării, odată cu înţelegerea mai adâncă a aplicaţiei
beneficiarului, i se revelează alte rezolvări sau necesităţi care atrag costuri suplimentare.
Investiţiile sunt de multe ori adevărate „bombe cu ceas” pentru bugetele companiilor.
Totuşi, firmele care au implementat pachete Enterprise Resource Planning (ERP) trebuie să
recunoască faptul că unele cheltuieli sunt supraevaluate, în timp ce altele sunt subestimate.

C. Factorii de risc
În privinţa riscurilor, se întâmplă adesea ca bugetele alocate şi/sau termenele prevăzute să
fie cu mult depăşite – unii analişti apreciază că aproximativ jumătate din proiectele ERP nu
reuşesc să atingă obiectivele propuse. Cazuri celebre precum Boeing, Panasonic sau Siemens
ilustrează eşecul proiectelor, în sensul ratării obiectivelor propuse ori depăşirii nepermise a
bugetelor.
În majoritatea cazurilor publicate eşecul implementării unui pachet de aplicaţii integrate
s-a datorat problemelor organizaţionale. Într-un top al motivelor se regăsesc:
 tratarea ERP ca pe un sistem software;
 lipsa implicării managerilor executivi (top-manageri);
 concentrarea eforturilor pe instalarea software-ului şi pe „învăţarea” acestuia;
  aşteptări nerealiste în privinţa duratei de implementare;
 utilizarea sistemelor ERP pentru colectarea, prelucrarea datelor şi obţinerea
informaţiilor;
 neimplicare şi neacceptare din partea utilizatorilor;
 implementări realizate de consultanţi şi specialişti externi;
 lipsa pregătirii psihologice corespunzătoare a utilizatorilor;
 comunicare defectuoasă între membrii echipelor de proiect;
 proiectul nu a fost pregătit corespunzător ori resursele necesare dezvoltării sale au fost
insuficiente.
Având în vedere costurile destul de mari pe care le implică achiziţionarea unui ERP, era
firesc să întrebăm ce riscuri presupune investiţia într-o asemenea soluţie. Extrem de interesant
este punctul de vedere al furnizorilor, aproape toţi considerând că riscurile vin din partea
clientului şi nu dinparteacompaniilorcareseocupădeimplementare.
SAP este de părere, de exemplu, că principalul risc ţine de necunoaşterea domeniului şi
de neglijarea anumitor criterii de alegere a soluţiei ERP. Mulţi manageri urmăresc, exclusiv,
preţul de achiziţie fără să ţină seama de alţi factori. De aceea există riscul de a alege o soluţie
nepotrivită necesităţilor companiei, o soluţie care nu poate susţine, pe termen lung, creşterea
afacerii, o soluţie insuficient testată care poate genera probleme de stabilitate, funcţionalitate sau
extindere.
Primul pas pentru o implementare de succes este alegerea unei soluţii performante,
apropiată de specificul de activitate al clientului astfel încât nivelul de configurare să fie minim, o
soluţie care să fie confirmată de referinţe pe piaţa românească.
Dezavantajele sistemelor ERP se pot sintetiza în următoarele aspecte:
 un cost încă destul de ridicat;
 serie de probleme ridicate de dificultatea şi perioada mare de implementare;
 mentalitate învechită şi reticenţa angajaţilor la schimbare;
 foarte multe schimbări în modul de lucru al departamentelor companiei.
Având în vedere toate aceste dezavantaje, dezvoltătorii software încearcă să reducă costul
şi timpul de implementare şi să acţioneze asupra angajaţilor în vederea inoculării avantajelor
sistemului integrat, pentru a vedea beneficiile pe care le aduce firmei.
Poate fi considerat un ERP performant în cazul în care are o bază de date modernă,
disponibilă pe orice platformă (Windows, Linux, AIX) și care permite comunicarea cu alte
aplicaţii, include suport pentru interconectarea cu dispozitive mobile (laptop, PDA). Este absolut
necesară integrarea diverselor module implementate, să dispună de o interfaţă prietenoasă, să fie
uşor configurabil, să permită desfăşurarea proceselor în timp real şi pe cât posibil să dispună de o
gamă completă de tehnologii pentru eBusiness.

5.1. Utilizarea sistemelor de comunicaţie

prin prisma oportunităţilor de afaceri
 Multe dintre sistemele informaţionale de astăzi utilizează reţele de calculatoare şi
telecomunicaţii. Organizaţii de toate dimensiunile din lumea întreagă folosesc reţele de
calculatoare şi Internetul pentru localizarea furnizorilor şi potenţialilor cumpărători,
pentru negocierea contractelor cu aceştia şi chiar pentru alte servicii importante în
sprijinul lor. Folosirea reţelelor de calculatoare s-a dovedit foarte productivă şi pentru
desfăşurarea activităţilor de cercetare, coordonare organizaţională şi control, dar este
fundamentală pentru comerţul electronic şi afacerile electronice.
Astăzi ne aflăm în mijlocul revoluţiei telecomunicaţiilor care se caracterizează prin
răspândirea tehnologiei de comunicaţii şi serviciilor de telecomunicaţii peste tot globul.
Mariajul calculatoarelor şi a comunicaţiilor a deschis calea utilizării unor servicii spe-
cializate de telefonie, transfer de date şi de imagini, comunicaţii prin satelit, comunicaţii
fără fir şi multe servicii Internet.
Tot mai multe organizaţii preferă să posede propriile reţele de telecomunicaţii
pentru voce, date şi imagini ca să poată oferi la rândul lor servicii de acest gen, eliminând
costurile cu folosirea unor reţele închiriate şi cu serviciile procurate din afară.
Îmbunătăţirea poziţiei în competiţie cântăreşte foarte greu în aceste decizii. De exemplu,
cele mai atractive decizii pentru organizaţiile mari s-au dovedit investiţiile în reţele pentru
servicii multiple care facilitează execuţia aplicaţiilor multimedia şi evident afacerile
electronice.
Prin legarea reţelei proprii de calculatoare la reţeaua naţională, organizaţia devine
interconectată, iar echipamentele de calcul, produsele informatice, telecomunicaţiile şi
resursele informaţionale sunt astfel organizate încât să ofere şi mai multă putere de calcul
şi comunicare la nivelul fiecărui loc de muncă din compartimentele existente, deschizând
oportunităţi noi pentru afaceri. De aceea, organizaţiile economice actuale vor continua să
se confrunte cu decizii referitoare la încorporarea unor asemenea servicii şi tehnologii în
sistemele informaţionale şi procesele organizaţionale. Imaginea unei asemenea organizaţii
interconectate se prezintă în fig. 5.1.
 Fig. 5.1 Interconectarea organizaţiei

5.1.1. Întreprinderea interconectată şi necesitatea existenţei standardelor

După cum se observă, reţeaua poate fi conectată la alte reţele din afara
întreprinderii sau la Internet. În această arhitectură de reţea, întreprinderea poate utiliza o
largă varietate de echipamente de calcul şi comunicaţii procurate de la diverşi furnizori,
conectate astfel încât să se poată realiza cât mai multe avantaje pe planul productivităţii şi
competitivităţii.
Conexiunile vizează diferite tipuri de echipamente, personal, baze de date,
compartimente funcţionale şi grupuri de lucru. Tocmai această abilitate a calculatoarelor
şi altor dispozitive electronice de a comunica unele cu altele şi a partaja informaţia într-o
manieră semnificativă pentru utilizatori fără intervenţia omului poartă numele de co-
nectivitate.
Tehnologia Internet asigură o parte din această conectivitate, dar nu pot susţine în
întregime sistemul informaţional al întreprinderii. De aceea multe întreprinderi sunt
obligate să-și organizeze propria reţea şi să adopte soluţii proprii de interconectare pentru
ca echipamentele, calculatoarele şi dispozitivele de care dispun să lucreze eficient
împreună.
 Realizarea interconectării necesită standarde pentru conexiuni, sisteme de operare
şi interfeţe utilizator. Se obţin astfel aşa-numitele sisteme deschise construite cu ajutorul
sistemelor de operare publice, interfeţelor utilizator, aplicaţiilor standardizate şi
protocoalelor de reţea. Orice manager care doreşte să adopte măsuri de conectivitate în
întreprinderea sa va trebui să utilizeze un standard la proiectarea reţelei, achiziţia
echipamentelor şi software-ul necesare sau dezvoltarea aplicaţiilor din structura
sistemului informaţional. De exemplu, în prezent există sisteme bazate pe tehnologii care
răspund nevoilor oricărei întreprinderi pentru un serviciu de comunicaţii unic, menit să
suporte cerinţele e-business, atât pentru aplicaţiile interne (Intranet), cât şi pentru
aplicaţiile externe (Extranet).
În cadrul unei organizaţii informaţiile parcurg diferite canale pentru a ajunge în
locurile în care este nevoie de ele. Aceste canale, pot deveni, în unele situaţii, foarte lungi
şi complicate astfel încât informaţia ajunge în locurile de destinaţie cu o mare întârziere.
După cum am văzut, tehnologia computerelor vine în ajutorul întreprinderii oferindu-i
posibilitatea de a crea anumite reţele computerizate de comunicaţii care reduc foarte mult
traiectoria unei informaţii de la sursă până la destinaţie, şi în acelaşi timp, reduc rapid
timpul de transfer. Proiectarea reţelelor de comunicaţii are în vedere două criterii:
transmisia de informaţii digitale şi transmisia de voce.
Reţelele pot oferi posibilitatea accesului simultan la informaţie din mai multe
puncte ale companiei uşurând foarte mult munca de execuţie şi oferind un suport foarte
rapid pentru decizie. Comunicaţiile sunt cheia conectivităţii indivizilor şi departamentelor
în cadrul unei firme.

Comunicaţiile în întreprinderile mici şi mijlocii

Întreprinderile mici şi mijlocii sunt componente ale unui sector al economiei cu
potenţial foarte mare în raport cu dezvoltarea mediului economic. Din punct de vedere al
formelor de organizare a sistemelor informaţionale, în interiorul acestora se întâlneşte o
varietate foarte mare1.
Cea mai frecventă situaţie este aceea în care dotarea este formată dintr-un
calculator care este folosit de obicei pentru operaţii de gestiune. Datorită transformărilor
rapide în procesul de comunicaţie, acesta este tot mai frecvent utilizat în relaţiile de
afaceri ale firmei. Practic, în cadrul acestor relaţii, întreprinderea poate folosi canalele
specifice: telefon, fax, Internet.
Dacă comunicaţiile prin poştă şi prin telefon sunt canale clasice care sunt din ce in
ce mai putin utilizate, comunicaţiile prin fax şi prin reţele de comunicaţie utilizează din
plin facilităţile oferite de tehnologiile computerizate de calcul, stocare şi comunicaţie.

Comunicaţii de afaceri ale întreprinderilor comerciale

Desfăşurarea activităţii întreprinderilor implică un volum relativ ridicat de
documente care pot fi expediate către parteneri sau pot fi primite de la parteneri. Astfel,
1
Aici pot fi întâlnite alături de sisteme manuale, sisteme cu unul sau mai multe computere independente
sau chiar reţele.
existenţa unui sistem informaţional computerizat poate să faciliteze şi să accelereze
relaţiile întreprinderii comerciale cu partenerii de afaceri.

5.1.2. Tehnologiile comerţului şi afacerilor electronice

Aplicaţiile tehnologice cheie pentru comerţul şi afacerile electronice sunt poşta

electronică (e-mail), poşta vocală (voice-mail), fax, teleconferinţele, data-conferinţele,
video-conferinţele, groupware, schimbul electronic de date şi serviciile informaţionale
digitale diverse. Ele oferă capacităţi bazate pe reţea pentru comunicaţii, coordonare şi
accelerarea fluxului tranzacţiilor de cumpărări şi vânzări. În tabelul 5.1 oferim
caracteristicile acestor tehnologii din perspectiva utilizatorului.

Caracteristicile tehnologiilor de comunicaţie

Tabelul 5.1
Tehnologi Caracteristici
e
Poştă electronică  Facilitează schimbul de informaţii dintre doi utilizatori aflaţi în
faţa a două calculatoare diferite cuplate la reţea;
 Oferă comunicaţie electronică şi lucrul cooperativ;
 persoana poate folosi calculatorul din reţea pentru a trimite note
sau documente unei persoane aflată la alt calculator din aceeaşi
reţea sau din altă reţea;
 Există software specializat pentru e-mail (Outlook, Eudora);
 Face posibilă trimiterea mesajelor către mai mulţi destinatari
simultan;
 Permite răsfoirea mesajelor şi ataşarea documentelor text sau
multimedia la mesaje.
Poştă vocală  Transformă mesajul verbal în unul analogic şi-l transmite pe
reţea la adresa destinatarului, unde va fi memorat pe disc în
vederea regăsirii ulterioare; când destinatarul este pregătit să-l
asculte, va fi transformat în formă audio;
 Numeroase posibilităţi de memorare şi răsfoire, destinatarul este
notificat la sosirea mesajului; mesajele pot fi şterse, menţinute
sau reorientate către alţi destinatari.
Fax  Pot transmite documente cu texte şi grafice pe liniile telefonice
obişnuite;
 Maşina fax emiţătoare scanează şi digitizează imaginea
documentului, apoi documentul digitizat este transmis la
destinaţie unde este reprodus de către maşina fax receptoare.
Rezultatul este un duplicat sau un fax al documentului original.
Teleconferinţa,  Teleconferinţa permite unui grup de oameni, aflaţi la distanță,
data-conferinţa să discute simultan via telefon sau poştă electronică cu ajutorul
şi video-conferinţa unui software specializat;
 Data-conferinţa este teleconferinţa care permite oamenilor să
lucreze cu acelaşi document sau acelaşi set de date simultan.
Oamenii aflaţi la distanţă pot edita şi modifica fişiere de date,
texte, foi de calcul şi grafice;
 Video-conferinţa sau video-teleconferinţa este teleconferinţa în
care participanţii se pot vedea unii pe alţii pe ecranele
calculatoarelor atunci când comunica între ei;
 Se obţin importante economii de timp şi costuri de transport;
 Există software specializat pentru folosirea acestor tehnologii.
Groupware  Oferă funcţii şi servicii pentru lucrul în cooperare;
 Include soft pentru partajarea informaţiei, ţinerea şedinţelor
electronice, e-mail şi reţea pentru conectarea persoanelor dintr-
un grup de lucru aşa cum lucrează ele în mod obişnuit în faţă
calculatorului;
 Persoane, echipe şi alte grupuri de lucru aflaţi în locuri diferite
în cadrul organizaţiei pot folosi softul specializat în scopul
participării la forumuri de discuţii şi la lucrul pe documente şi
proiecte partajate;
 Este tehnologia modernă pentru lucrul în cooperare sau
colaborativ;
 Permite programarea şedinţelor şi întâlnirilor, lucrul cu date sau
fişiere partajate, elaborarea de documente în grup şi comentarea
lor etc.
Servicii  Obţinerea de informaţii din afara organizaţiei instantaneu de la
informaţionale calculatorul în faţa căruia se află utilizatorul: preţul acţiunilor,
digitale periodice, date despre competitori, cataloage de produse şi
servicii etc.
 Multe dintre servicii sunt posibile prin poşta electronică,
buletine electronice, discuţii on-line în grup, rezervări de bilete
şi acces Internet;
 Există deja multe firme specializate care oferă asemenea
servicii gratuit sau contra plată: America Online, Prodigy,
Lexis, Nexis, Dow Jones News, Microsoft Networks, s.a.
Schimbul  Este tehnologia cheie pentru comerţul electronic datorită
electronic de date faptului că el permite schimbul în maniera de la calculator–la–
calculator dintre două întreprinderi a documentelor standard
referitoare la tranzacţie cum ar fi: facturi, ordine de cumpărare,
ordine de plată etc.;
 Costul tranzacţiilor scade mult datorită transmiterii automate a
documentelor prin reţeaua de telecomunicaţii eliminând nevoia
imprimării şi manipulării hârtiilor;
  Diferă de poşta electronică prin aceea că se transmite o
tranzacţie structurată pe câmpuri distincte şi nu într-un format
liber ca al mesajelor de pe e-mail;
 Funcţionează conform schemei din fig. 3.4.
 Se obţin beneficii însemnate deoarece poate fi integrată cu alte
aplicaţii informatice contabile, de planificarea producţiei,
controlul stocurilor şi transportul mărfii;
 Presupune o instruire deosebită, un soft specializat şi un suport
substanţial din partea managementului.

5.2. Efectele internetului asupra întreprinderii moderne

Tehnologia a transformat modul în care companiile își desfășoară activitatea. Tehnologia

permite companiilor să automatizeze operațiuni manuale și informații proces mult mai rapid. În
timp ce tehnologia de afaceri de multe ori este utilizată prin intermediul calculatoarelor
personale, serverului de stocare și punctului de vânzare sau a sistemului casei de marcat, un alt
progres tehnologic important este Internetul, care a creat noi forme de comunicare și alte metode
de afaceri pe care companiile îl utilizează la prelucrarea informațiilor financiare și de afaceri.
Internetul a creat o întreagă funcție de afaceri cunoscut sub e-business sau e-commerce. E-
business reprezintă utilizarea Internetului și a tehnologiei de afaceri în operațiunile unei
companii. Cele mai multe companii din mediul de afaceri au implementat o formă de Internet sau
tehnologie de afaceri în operațiunile lor de afaceri. În timp ce unele companii se confruntau cu
schimbarea majoră când dezvoltau o funcție de e-business(afacere electronică), alte companii ar
fi putut fi la limita acestei tehnologii înainte de utilizarea pe scară largă a internetului
(http://smallbusiness.chron.com/effect-internet-modern-businesses-corporations-896.html).
O caracteristică importantă a e-business(afacerilor electronice) o reprezintă abilitatea de a
comunica și transfera informații prin intermediul internetului. Multe companii utilizează servere
de e-mail care permit managerilor și angajaților să trimită mesaje interne sau informații prin
medii de comunicare e-mail. Companiile, de asemenea, s-au dezvoltat site-uri web de afaceri care
permit consumatorilor să revizuiască informații despre companie și produsele sale înainte de a
face achiziții. Aceste site-uri oferă, de asemenea consumatorilor un mijloc de comunicare cu
compania în cauză
Internetul, de asemenea, a permis companiilor să găsească modalități pentru reducerea
costurilor operaționale și de economisire de capital cu privire la producția de bunuri sau servicii.
Companiile pun în aplicare de multe ori software-ul de afaceri pentru a urmări diverse operațiuni
de afaceri și să reexamineze eficiența și eficacitatea fiecarăui departament. Aceste pachete
software de business ajuta managerii să revizuiască informații într-un format în timp real și să ia
decizii mai bune sau mult mai informate cu privire la eficiența operațiunilor.
 În economia digitală, TIC şi accesul la Internet, a devenit o necesitate pentru toate
companiile, indiferent de mărimea acestora, utilizarea tehnologiilor moderne aste acum esențială
pentru supraviețuirea pe o piață digitală. Infrastructura şi noile tehnologii avansate permit
dezvoltarea unor noi modele pentru afaceri in economia digitală. Astfel, dacă companiile mari au
posibilitatea și capacitatea de a adapta rapid noile modele de afaceri, firmele mici și mijlocii au
nevoie de resurse importante pentru a le urma exemplul, altfel riscă să fie excluse.
Tendinţa spre sistemele digitale de valori integrate poate fi descrisă ca „e-Business 3.0”,
un nou ciclu de viaţă al activităţilor economice electronice. Această etapă se bazează pe progresul
iniţial al internetului de la sfarşitul anilor 1990 („e-Business 1.0”) şi din perioada mai
conservatoare, de reducere a costurilor, de după eşecul noii bule economice de la inceputul anilor
2000 („e-Business 2.0”). Infrastructurile informaţionale fundamentale s-au maturizat şi, azi,
puţini oameni se îndoiesc de importanţa lor în modernizarea afacerilor şi de efectul lor de parghie
(Comisia Europeană, 2010).
Se constată că TIC este o resursă eficientă pentru reducerea costurilor existente, însă este
totodată un instrument al inovării şi al creşterii veniturilor, datorită noilor servicii în cadrul
lanţurilor şi al reţelelor de creare de valoare economică. Tehnologia informației și comunicațiilor
se constituie în sistemul nervos, în coloana vertebrală a dezvoltării lanţului de valori al companiei
(achiziţia, producţia, marketingul, vânzările şi distribuţia).
Companiile, de asemenea, pot spori lanțul lor de aprovizionare prin comunicarea de
informații către distribuitori, depozite si vânzătorii care se ocupa produsele companiei.
În perioada ultimilor ani la nivelul companiilor se observă următoarele aspecte:
o maturizare a serviciilor electronice – se observă o îmbunătăţire semnificativă în
ultimii ani în ceea ce privește calitatea infrastructurii TIC a companiilor, în special în
rândul IMM-urilor și totodată se manifestă trecerea la noile modele de afaceri
specifice economiei digitale;
trecerea accentului de la pe tranzacţii la furnizarea de servicii – companiile
indiferent de obiectul de activitate, se orientează tot mai mult pe utilizarea
tehnologiilor electronice în relaționarea cu clienţii și furnizorii, în vederea creării unor
relaţii optime cu aceştia;
utilizarea tehnologiei informației și comunicațiilor în gestiunea informaţiilor
asigurând transparenţa proceselor ceea ce facilitează procesul de fundamentare şi
adoptare a deciziilor la nivelul companiilor;
trecerea companiilor la externalizarea anumitor procese economice şi utilizarea
intermediarilor electronici („e-Intermediarii” specializaţi susţin schimbul de date
între companii) – economia digitală creează noi oportunităţi pentru externalizarea
anumitor servicii pentru creșterea productivităţii companiilor.
o dezvoltare durabilă și sustenabilă – tehnologiile digitale permit companiilor să
aibă în vedere o dezvoltare sustenabilă în care să scadă consumul de energie și să pună
accent pe inovare (implementarea unor sisteme fiabile de administrare a energiei) și
pe protecția mediului inconjurător;
 la începutul acestui mileniu, tehnologia informației și comunicațiilor şi inovarea
devin inseparabile;
restructurarea proceselor de afaceri în direcţia strategiei electronice și adoptarea
noilor modele de afaceri (se are în vederea lanţul valoric, portofoliile produselor,
canalele de distribuţie, strategiile de cooperare).
În noua economie, activităţile economice electronice sunt folosite în toate sectoarele
economiei (companiile mai mari fiind utilizatori avansaţi ai TIC), procesele manuale sunt tot mai
rare, ele fiind înlocuite de cele electronice, cea ce conduce la îmbunătăţirea eficienţei proceselor
și a comunicării cu clienţii. De asemenea, în procesele de administrare a lanţului de
aprovizionare, comercianţii folosesc tot mai mult comerţul electronic, acesta fiind însă mai
răspandit în Statele Unite decât în Europa. Trebuie să remarcăm totuși că, companiile mai mari
folosesc sisteme TIC sofisticate pentru a-şi administra operaţiunile, în timp ce companiile mai
mici folosesc instrumente de comunicare mai tradiţionale.

5.3. Rolul sistemelor informatice în cadrul întreprinderilor moderne

Un sistem informatic joacă un rol foarte important într-o companie prin satisfacerea
diverselor nevoi printr-o varietate de sisteme, cum ar fi sistemele de interogare, sisteme de
analiză, sisteme de modelare și sisteme de asistare a deciziilor. Acesta ajută personalul în
procesarea tranzacțiilor și primirea la cererea lor de raporturi referitoare la tranzacțiile dorite.
În companiile mari, sistemele informatice care sprijină diverse unități de marketing
funcționale, finanțe, producție, resurse umane sunt integrate în ceea ce este cunoscut ca un sistem
de planificare a resurselor întreprinderii (ERP). Sistemele ERP susțin întreaga secvență a
activității, sau lanțul de valori, prin care o firmă poate adăuga valoare bunurilor și serviciilor sale.
Managerii trebuie să aibă o bună cunoaștere cu privire la utilizarea strategică a unui
sistem informatic într-un proces de afaceri împreună cu înțelegerea strategiei de afaceri și a
strategiei de organizare. Se pare că dezvoltarea de rețele sociale, cum ar fi Facebook, Twitter, și
afaceri online, cum ar fi eBay, Amazon etc. a intensificat colaborarea și aplicarea tehnologiei în
mediul de afaceri modern.
Diferențele dintre structurile tradiționale de organizare și structurile organizatorice
moderne ale companiilor sunt destul de extinse. De exemplu, toate organizațiile guvernamentale,
bisericești și militare se bazează pe structuri tradiționale. Aceste organizații sunt foarte stabile si
robuste, dar se adaptează foarte greu la noile tendințe.
Companiile care folosesc structurile organizatorice moderne sunt companii care se pot
adapta rapid la noile tendințe si la schimbările care apar. Stilul modern de conducere în mare
măsură depinde de abilitățile soft. "Managerul" în acest caz, poate sau nu, să aibă capacitatea de a
afecta în mod negativ adepții lui.

Tabelul 8.1. Organizația tradițională vs. Organizația modernă

 Organizația tradițională
Stabilă
Inflexibilă
Job-uri orientate
Job-uri permanente
Individuală
Ierarhie înaltă
Zile lucrătoare definite
Organizație statică
Autoritatea individuală
Lipsă de respect față de personal
Management cu oameni
Inexistența unei culturi corporative
Descentralizare funcțională
Structură birocratică
Sursa:http://jimpmartens.blogspot.ro/2012/06/traditional-vs-modern-organizational.html
Organizația modernă
Dinamică
Flexibilă
Focusare pe abilități
Job-uri temporare
Echipă orientată
Ierarhie plată
Flexibilitate in zilele de lucru
Organizație inovatoare
Lucru în echipă
Respect față de personal
Management proceselor
Existența unei culturi corporative
Descentralizare federală
Structură adaptibilă

Organizația tradițională este o piramidă cu un președinte în partea de sus, câțiva

vicepreședinți, câteva niveluri de management și majoritatea angajaților în partea de jos. Locurile
de muncă sunt specializate, iar informațiile și autoritatea fluctuează de la nivelurile superioare la
cele inferioare. O organizație ierarhică strictă împiedică un răspuns la schimbările rapide din
mediu înconjurator. Este mai lentă în a reacționa la schimbările condițiilor de piață și mai puțin
eficientă de a profita de cunoștințe obținute din surse externe.
Structura întreprinderii moderne aplatizează structura piramidală tradițională, facilitează
fluxul de informații la toate nivelele organizației și reduce timpul de răspuns la cererile interne și
externe.
Structura matricială precum și organizația fără frontiere descentralizeză puterea
decizională și permite informațiilor și inovațiilor să fluctueze orizontal prin intermediul unei
organizații mai interdependente.
În urma trecerii în revistă a facilităților oferite companiilor de sistemele integrat, putem
spune că acestea se constituie în platforma ideală pentru compania viitorului şi pentru aplicaţiile
destinate consumatorilor, în care se realizează o analiza instantă a fiecărei tranzacţii, iar
colaborarea se bazează pe datele primite în timp real, indiferent de volumul acestora, neavând
constrângeri ale imaginaţiei.
ERP sunt soluții în care se investește continuu, fiind orientate spre facilitarea utilizării
acestei soluții informatice de cât mai multe companii indiferent de dimensiuni și domenii de
activitate. Tot mai multe companii dezvoltatoare de produse software oferă pachete
preconfigurate de procese business de tip Rapid Deployment Solutions care pot fi personalizate
conform specificului clientului, într-un timp scurt de implementare, cu costuri mici, iar pe măsura
dezvoltării activității firmelor, va implementa funcționalități noi.
 În urma prezentării sistemelor ERP am observat că acestea sunt intersectarea a trei
componente importante: practici de management, tehnologia informaţiei şi obiective specifice ale
afacerii. Pentru a obţine beneficii şi pentru a evita eşecul sistemului este neapărată nevoie de un
management de succes. Dacă strategia şi tehnica sunt corecte, rata de succes va fi mai mare.
Faptul că sistemele ERP utilizează o bază de date comună, integrand toate informaţiile relevante
care circulă în companie, contribuie la eliminarea inconsistenţei datelor. Cu ERP, vechile sisteme
din fiecare departament sunt înlocuite de un singur program software cu module care comunică
între ele şi ale căror programe specifice pot fi accesate după necesităţi, servind la fel de bine
nevoilor din toate departamentele.
Prin intermediul acestor sisteme informatice integrate, managerii au posibilitatea să
identifice problemele, deficiențele și să găsească resursele care să conducă la eliminarea sau
reducerea lor. Soluțiile, fiind de tip open source sunt capabile să se integreze cu aproape orice
soluție informatică, protejând astfel investițiile în tehnologie și permit totodată companiilor să
adopte deciziile în timp real.
Cu privire la contribuţia ERP la îmbunătăţirea performanţelor unei companii,
implementarea unui astfel de sistem ajută la: îmbunătăţirea relaţiei dintre strategii şi operaţiuni, a
productivităţii şi înţelegerii, reducerea riscurilor și a costurilor printr-o flexibilitate crescută, o
mai bună vizibilitate în cadrul companiei, optimizarea cheltuielilor de IT, oferă acces imediat la
informaţiile firmei.
Succesul unei soluții informatice de tip ERP are la bază gradul corect de personalizare al
proceselor de afaceri ale companiei, care poate crește valoarea software-ului şi permite companiei
să maximizeze beneficiile aduse. Sintetizând aspectele prezentate putem scoate în evidență
beneficiile esențiale ale acestei tehnologii moderne:
 adoptă rapid noile tehnologii și aplicații prin utilizarea unei platforme flexibile;
 utilizează volume imense de date prin utilizarea tehnicii ”in-computing”;
 are capacitatea de a transfera oamenilor şi companiilor încrederea şi puterea necesare
pentru a lucra împreună eficient şi pentru a folosi eficace resursele interne ale
companiei, astfel încât să fie cu un pas înaintea competitorilor;
 pune la dispoziția utilizatorilor a unei game complete de soluţii pentru operaţiunile
specifice oricărui tip de companie;
 oferă un pachet de servicii suport, şi o soluţie pentru implementare rapidă, permițând,
ca într-un timp foarte scurt şi fără întrerupere, trecerea clienţilor cu propria bază de
date pe platforma SAP.
Sistemul integrat de tip ERP, pune la dispoziția managerilor un set de instrumente care să
permită modelarea flexibilă a companiei, astfel încât să realizeze un control în timp real a
costurilor și profitului înregistrat, precum identificarea zonelor din cadrul organizației unde
acestea se înregistrează. Această soluție informatică poate susține procesele de reorganizare/
restructurare/fuziune/vânzare, prin oferirea de date corecte și coerente. În plus, platforma ERP
poate avea capacitatea de a procesa concomitent atât date tranzacţionale, rezultate în urma
desfăşurării proceselor operaţionale, cât şi date analitice, furnizate de sistemele informatice
existente din cadrul organizaţiilor, fapt care pune la dispoziţia managerilor o serie întreagă de
instrumente de business – inclusiv analize de marketing, analize financiare, managementul
creanţelor, managementul resurselor sau analize asupra sentimentelor consumatorilor – precum şi
instrumente de raportare şi analitice, create special pentru creşterea valorii companiilor în funcţie
de specificul industriei din care fac parte.
Soluţiile inteligente de tip Business Suite, schimbă radical modalitatea companiilor de a
face afaceri, conducând la o accelerare a desfășurării proceselor, redefinind astfel viteza cu care
companiile acţionează, la o simplificare a interacţiunilor interne, oferind o gamă largă de
oportunităţi de creştere pentru acestea. Aceste soluții asigură companiilor un mediu de lucru
deschis, ceea ce permite realizarea de analize operaţionale şi raportări cu date actualizate în timp
real, oferind și o nouă clasă de aplicaţii analitice, putându-se dezvolta pe baza unor scenarii
generate în timp real (Roja, A.I., 2012). Spre exemplu, pot oferi servicii de calitate superioară,
realizând simulări a unor scenarii alternative de producţie sau execuţie, pe care apoi să le
implementeze în funcţie de strategia de relaţii cu clienţii şi nu ca rezultat al limitărilor
capabilităţilor analitice.
Companiile pot dispune prin aceaste sisteme de o serie de instrumente de afaceri care
permit analize de marketing, financiare sau asupra sentimentelor consumatorilor, managementul
creanţelor și al resurselor, precum şi instrumente de raportare şi analitice, realizate în mod special
în vederea creşterii valorii companiilor. În acest fel, companiile pot gestiona toate procesele
critice de afaceri în timp real, cum ar fi planificarea şi execuţia bugetară, raportarea și analiza
datelor financiare, în vederea folosirii informaţiilor cele mai relevante, în strategia de dezvoltare a
companiei.
Practic, clienţii, pe baza nevoilor din anumite momente, pot regândi modelul şi procesele
de afaceri derulate în cadrul companiei, profitând de informaţiile generate de activitatea
organizaţiei. Astfel, prin intermediul sistemelor inteligente, companiile pot avea posibilitatea
realizării unor analize predictive prin care pot schimba de exemplu modelul axat doar pe produs,
într-unul axat pe servicii. Modelele de afaceri oferite, au la bază unicitatea preferinţelor fiecărui
client şi necesită analiza detaliată a unor diverse segmente de piaţă, a noi surse şi formate de date
(din mediul social sau cele provenite din diverse aplicaţii informatice).
Tehnologiile în timp real, în combinație cu potenţialul aplicaţiilor mobile pentru accesarea
datelor şi informaţiilor în timp real, micșorează numărul proceselor de afaceri şi generează
mijloace noi, în vederea schimbării radicale a pieţelor, oferind posibilitatea liderilor să-și conducă
afacerile pe baza cerinţelor momentului. De asemenea, pot permite angajaţilor să acceseze în
orice moment şi din orice locaţie informaţii de afaceri sau date noi, ceea ce dă posibilitatea
factorilor de decizie din cadrul companiilor să analizeze informaţiile în timp real şi să adopte
măsurile necesare în cadrul acestora.