CertDigital DMS

Platforma CertDigital DMS reprezinta o colectie de instrumente software ce permite oricarei

organizatii sa-si organizeze si eficientizeze activitiatile legate de manipularea, gestionarea sau analiza
documentelor.
Platforma, in varianta comerciala este disponibila ca SAAS (Software As A Service) si face
parte din portofoliul de servicii cloud CertDigital.

Caracteristici tehnice:

- arhitectura web ce permite accesul de pe orice tip de dispozitiv sau sistem de operare;
- gazduire în centru de date acreditat ce ofera un nivel de securitate certificat pentru datele stocate,
precum și mecanisme complexe DR (Disaster Recovery)
- disponibilitate ridicată a serviciului prin mecanisme de FailOver și LoadBalancing
- sisteme dedicate de gestiune a bazelor de date de tip SQL Server
- infrastructura PKI – utilizare certificate digitale calificate
- librarie API / REST pentru integrare cu sisteme externe

Caracteristici functionale :

1. Modul autentificare, autorizare și logare

- Autentificarea în sistem poate fi efectuata atât pe baza de nume utilizator și parola cât și pe baza
unui certificat digital calificat.
- Sistemul permite definirea rolurilor și a drepturilor aferente pentru fiecare rol,permitand astfel o
gestionare ușoară a profilelor de securitate.
- Pentru fiecare utilizator, platforma permite atributirea mai multor roluri;
- Sistemul permite un nivel mare de granulatie în definirea permisiunlor, oferiind opțiuni de
configurare a accesului la
- meniuri
- submeniuri
- actiuni
- tabele de date și tipuri de inregistrari
- proprietăți entitati și coloane tabele
- restrictionare / permitere acces în funcție de valori ale proprietatilor sau campurilor
- Sistemul implementeaza componente de logare pentru fiecare modul în parte, permitand analiza
modificarilor efectuate asupra datelor la cea mai mica unitate de informație (proprietate sau câmp
tabela) precum și orice acțiune efectuata de un utilizator în sistem.

2. Modul Administrare

- Tipuri documente – permite adaugarea/ modificarea/ stergerea cetegoriilor de documente. Pentru

fiecare tip de documente pot fi atribuite proprietati metadata sau create proprietati complexe(
grupuri de proprietati metadate sau atribute ). Tipul de document poate fi atribuit documentelor,
permitand astfel crearea unei structuri de metadate specifice fiecarui tip de document. Pentru
fiecare tip de document pot fi accesate proprietatile complexe, documentele sau proprietatile
metadata.

- Proprietati metadata – permite adaugarea/modificarea/ stergerea proprietatilor de tip metadata.

Orice proprietate definita poate fi reutilizata in definitiile tipurilor de documente sau a
proprietatilor complexe. O proprietate poate fi marcata ca reprezentand date cu caracter personal
(DCP) fiind automat urmarita de modulul GDPR. De asemenea o proprietate poate fi marcata
pentru cautare rapida, permitand astfel cautarea in biblioteca a documentelor dupa valoarea acestei
proprietati.

- Setari – permite configurarea sistemului si a modulelor prin definirea tributelor generale sau a
modului de comportament pentru fiecare modul (exemplu pentru registratura se poate configura
functionarea in plaja continua, unde toate registrele au numere unice, sau in mod izolat unde
fiecare registru va pleca la 1 ca si prim numar de inregistrare)

- Utilizatori – permite managementul utilizatorilor de sistem precum si consultarea sau

actualizarea rolurilor pentru fiecare utilizator in parte. Componenta permite de asemenea resetarea
parolei pentru un utilizator sau atribuirea certificatului calificat cu care acesta se va autentifica. De
asemenea, pentru fiecare utilizator in parte poate fi configurat un cont de semnatura in cloud,
permitand astfel operatiuni de semnare a documentelor, fara a avea nevoie de un dispozitiv
criptografic atasat calculatorului (token usb). Fiecare utilizator poate avea o cheie personala ce
poate fi folosita pentru accesul la functiile API in ederea integrarii cu sisteme sau utilitare externe
platformei. Tot din aceasta componenta pot fi consultate task-urile curent atribuite sau create de
catre fiecare utilizator.

- Roluri – ofera intrumentele necesare gestiunii profilelor de securitate. Permite definirea de

permisiuni de navigare, pentru fiecare meniu sau submeniu, sau a tipului de permisiune pe
membru (proprietate sau coloana) sau bazata pe criterii de evaluare a valorilor stocate in sistem.
Pentru fiecare rol in parte poata fi consultata lista cu utilizatorii ce au atribuit rolul in cauza.

- Tipuri de task-uri – permite definirea categoriilor de task-uri ce pot fi create in cadrul sistemului,
cu specificarea raspunsurilor acceptate pentru fiecare task in parte. Fiecare raspuns al unui task
poate fi marcat ca obligatoriu insotit de semnatura electronica, in acest mod utilizatorul ce va
efectua un task va trebui sa aplice semnatura electronica asupra raspunsului data. Prin aplicarea
semnaturii electronice, sistemul va putea astfel asigura nonrepudierea raspunsului pentru persoana
a efectuat taskul.

- Pachete partajate – Sistemul permite create de pachete de librarii sau documente ce pot fi
partajate prin intermediul unui link de acces, fara a solicita autentificarea in sistem.

- Tipuri de petitii – Platforma ofera o componenta de petitii accesibila in mod public,

neautentificat, ce permite utilizatorilor externi sa depuna solicitari sau documente in sistem. Un
document incarcat in sistem poate fi automat inregistrat in registratura, in registru atribuit tipului
de petitie, si va primit un numar de inregistrare ce va fi comunicat pe mail, in mod automat
solicitantului (cel care a depus petitia sau solicitarea). Documentul trimis va fi depus automat in
libraria asociata registrului pentru tipul de petitie in cauza. Fiecare petitie poate fi configurata cu
un numar de zile ca si termen de raspuns, iar daca tipul de petitie are definit si configurat un fluz
de documente, sistemul va genera automat task-uri cu termenul limita corespunzator.
- Fluxuri automate – pentru fiecare librarie din sistem (echivalentul folderului de documente), pote
fi coneput si configurat un flux de lucru ce va fi executat in mod automat pentru fiecare document
ce va fi incarcata in libraria in cauza.

- Tipuri de incidente - permite adaugarea, modificarea sau stergerea tipurilor de incidente ce vor
fi gestionate de modulul GDPR.

3. Modul DMS

- Documente – ofera acces tabelar la docuentele stocate in sistem. Pot fi cautate, consultate,
modificate sau create documente noi fara a fi nevoie de incarcarea efectiva a documentelor
scanate. In acest mod, sistemul permite crearea documentelor descriptive, documentul scanat
putatnd fi incarcat la o data ulterioara, dar permitand in caelasti timp angrenarea documentului
descriptiv in fluxurile de lucru. Pentru fiecare document in parte poate fi consultat atat documentul
scanat cat si structura de metadate aferenta tipului de document.

- Cautare document – permite efectuarea unei cautari avansate pe baza informatiilor stocate in
structurile de metadate. Sunt evidentiate toate proprietatile de tip metadata ce contine informatia
cautata, precum si proprietatile complexe sau documentele din care fac parte.

- Biblioteca – reprezinta interfata similara “Windows Eplorer” in care documentele sunt organizate
in cataloage (foldere) si documente (fisiere). Urmatoarele operatiuni sun accesibile prin intermediu
acestei componente :
-crearea/modificare/ stergere catalog
-creare/modificare/ stergere catalog virtual- un catalog virtual reprezinta o structura
logica similara unui catalog, insa fara reprezentare fizica pe disk (pe disk nu va fi creat un folder
asociat), iar in continutul lor nu vor fi stocate docmente ci link-uri de documente. De asemena
catalogele virtuale vor fi afisate in zona documentelor, permitand consultarea continutului lor prin
dublu click.
- copiere/ lipire document – in cazul in care un document copiat este lipit intr-un catalog
virtual, acesta nu va fi copiat fizic, in schimb va fi creat un link catre documentul copiat in cadrul
catalogului virtual curent.
- redenumire document
- vizualizare documente scanat si/sau editare structura metadate
- incarcare documente scanate cu posibilitatea specificarii:
- departamentului
- tipului de document
- dosarului
- volumului
- nr si data documentului
- partenerul emitent al documentului
- construirea automata a denumirii fisierului pe baza informatiilor specificate in lista de
mai sus.

4. Modul Registratura

- Registratura – Permite definirea registrelor cu numere unice de inregistrare. Pentru fiecare

registru poate fi specificat tipul documentelor (intrare si/ sau iesire) precum si catalogul in care vor
fi stocate documentele intrate in mod automat (prin petitii sau API) . Fiecare Inregistrare dintr-un
registru va avea specificat numarul si data inregistrarii, descrierea documentului, utilizatorul ce a
inregistrat documentul, cine a emis documentul si pentru cine. De asemena fiecare inregistrare
poate avea sau nu asociat un document descriptiv si/sau scanat.

- Contul meu – permite consultatea datelor si a rolurilor asociate contului curent. Tot prin
intermediul acestei componente, utilizatorul curent poate sa isi actualizeze informatiile legate de
contul sau, sai isi reseteze sau schimbe parola.

5. Modul Planificare
- Task-urile mele – permite accesul la lista cu task-urile asociate utilizatorului curent, sau cele
create de el. In aceasta lista apar doar task-ulrile curente nefinalizate, un task finalizat putand fi
consultat in lista task-urilor create de catre utilizator, un task fiind mutat in mod automat in
aceasta categorie in urma finalizarii/completarii .

- Cereri concediu – permite consultarea cererilor de concediu de puse de utilizatorul curent,

precum si stadiu unei cereri depuse si in curs de aprobare.

- Calendar evenimente – este un instrument de analiza si lucru in mod colaborativ, ce permite

vizualizarea repartizarii evenimentelor sau a task-urilor pe perioare calendaristice, precum si
gradul de incarcare al unui operator pentru o anumita perioada.
Un concdiu aprobat va fi in mod automat inregistrat in calendar pentru perioada aprobata.

- Adaugare cerere concediu – Permite crearea unei cereri de concediu, prin specificare
informatiilor legate de perioada, persoane inlocuitoarea si a persoanelor de decizie ce urmeaza sa
aprobe cererea. O cerere de concediu va fi automat plasata intr-un flux de lucru prin care
persoanele specificate ca inlocuitoare trebuie sa-si dea acordul, iar dupa acordul acestora, vor fi
automat create task-uri de probare pentru persoanele de decizie.
La creare unei cereri de conediu, sistemul va verifica in mod automat daca persoana solicitatnta
este trecuta ca si persoana inlocuitoare in perioada solicitata si va semnala acest lucru in interfata
de aprobare accesata de catre persoanele de decizie (sef compartiment, sau director general).

6. Modul GDPR

- Inventar DCP – permite consultarea si actualizarea inventarului datelor cu caracter personal.

Lista este contruita in mod automat si va fi generat pe baza proprietatilor metadate ce au marcate
informatia de date cu caracter personal (DCP). In acest registru pot fi vizualizate toate proprietatile
de tip metadata sau documentele ce contin informatii cu caracter personal.

- Registru DCP – reprezinta politica GDPR de utilizare si stocare a datelor cu caracter personal
utilizate de o instituie. In acest registru vor fi definite si actualizate toate categoriile de date
folosite de procesele operationale ale instituiei, prin specificarea informatiilor legate de
- categoria de subiect vizata
- categoria de date procesata
- forma de colectare a datelor
- baza legala in care se incadreaza
- compartimentul ce utilizeaza datele
 - tipul de procesare ce se aplica asupra datelor
- scopul in care datele sunt procesate
- nivelul de clasificare al datelor
- termenul de pastrare al documentelor in sistem
- locatia de pastrare si formatul datelor

- Registru solicitari – reprezinta lista actualizata in mod automat pe baza solicitarilo de acces la
date cu caracter personal. Accesul la date poate fi atat extern prin intermediul sistemelor terte
integrate cu platforma DMS , dar si prin intermediul petitiilor solicitariilor de acces la date cu
caracter personal (proprii sau in baza conditiilor specificate de lege). Registru de solicitari
pastreaza urmatoarele informatii :
- numele si prenumele/ Denumirea institutiei ce solicita acces sau a accesat datele
- canalul de comunicare (online, email , etc)
- tipul solicitarii
- referinta catre documentul din sistem prin care se solicita accesul
- data de primite a solicitarii
- emailul specificat de solicitant pentru corespondenta raspuns
- titlul si mesajul/observatiile solicitarii
- referinta catre documentul raspuns si data trimiterii raspunsului

- Registru persoane – permite accestul la registrul unic al entitati fizice (persoane fizice).
- Registru instruiri - persoana, data instruire, document angajament,document informare
- Registru transferurui - data, tip document, temei legal, data cu character personal implicate,
destinatar, DPO
Pentru fiecare persoana fizica in parte, sistemul tine evicenta :
- proprietatilor de tip metadata ce fac referire la ea
- solicitarilor depuse sau care ii implica datele cu caracter personal proprii
- documentelor in care se face referire la persoana proprie in cauza
- incidentelor in care datele sale cu caracter personal sunt implicate

7. Modul API/REST

Sistemul ofera functii API (Application Programminf Interface) pentru integrarea cu sisteme sau
utilitare esterne platformei. Aceste servicii sunt dispobile sub forma serviciilor web de tip REST
ce pot fi consumate prin intermediul unui canal HTTPS.

CertDigital M2S - Platforma CertDigital DMS este integrata cu serviciul CertDigital M2S (Mail
To System) , oferind astfel inregistrarea automata a mailulrilor primite pe un anumit cont in
modulul de Registratura al platformei CertDigital DMS. Fiecarui mail primit ii va fi alocat
automat un numar unic de inregistrare, iar persoana ce a trimit mailul poate fi notificata in mod
automat de catre platforma DMS cu privire la numarul de inregoistrare alocat mailului sau.

CertDigital DmsScanner – reprezinta un instrument software de tip desktop ce permite :

- scanarea directa si automata, scanerul local sau de retea
- suport duplex si ADF
- creare unui document pe baza scanarii succesie a mai multor pagini sau grup de pagini
- integrare cu Platforma CertDigital DMS oferind in plus :
* interogare si specificare tip de document,
* creare si completare structura de metadate
* incarcare su sau fara inregistrare in registratura a documentului create in urma scanarii