Cuprins

Motivarea alegerii temei

Introducere
1      Sisteme informatice
1.1       Noţiuni fundamentale
1.2       Clasificarea sistemelor informatice
1.3       Ciclul de viaţă a unui sistem informatic
1.4       Conceperea unui sistem informatic
1.5       Construirea unui sistem informatic
1.6       Principali participanţi în dezvoltarea unui sistem informatic
2      Sisteme de planificare a resurselor întreprinderii de tip ERP
2.1       Sistemele ERP
2.2       Arhitectura unui sistem ERP
2.3       Componentele sistemului informatic ERP
2.4       Obiectivele punctuale ale sistemelor informatice ERP
2.5       Principalele caracteristici ale unei soluţii ERP
2.6       Evoluţia sistemelor de planificare a resurselor întreprinderii ERP
2.7       Avantaje implementării sistemelor de planificare a resurselor întreprinderii ERP
2.8       Dezavantajele implementării sistemelor de planificare a resurselor întreprinderii ERP
2.9       Factori importanţi pentru implementarea sistemelor de gestiune ERP
2.10     Managementul proiectului
2.11     Costul unui sistem ERP
2.12     Mentenanţa sistemului informatic ERP
3      Particularităţi ale implementării sistemelor de gestiune ERP
3.1       Implementarea sistemelor ERP în întreprinderi mici şi mijlocii
4      Soluţii ERP disponibile pe piaţa din România
4.1       Principalii furnizori de soluţii ERP pe piaţa românească
4.2       Comparaţie între două soluţii de planificare a resurselor întreprinderii ERP
4.2.1        Analiza soluţiei ERP Microsoft Dynamics NAV
4.2.1.1     Arii de  aplicaţii ale sistemului Microsoft Dynamics NAV
4.2.1.2     Descrierea ariilor de aplicaţii ale soluţiei ERP Microsoft Dynamics NAV
4.2.2        Analiza soluţiei SAP ERP
4.2.2.1     Suita de aplicaţii SAP
4.2.2.2     Arii de aplicaţii SAP ERP
4.2.2.3     Descrierea ariilor de aplicaţie SAP ERP
5      Prezentare generala a societatii ARISTON THERMO GROUP
5.1       Cifra de afaceri
5.2       Analiza şi previzionarea vânzărilor
5.3       Evoluţia pieţei de centrale termice.
5.4       Evoluţia pieţei de boilere electrice
5.5       Evolutia pieţei de panouri solare şi pompe de căldură
Concluzii
Bibliografie
Anexe

Motivarea alegerii temei

Principalul motiv pentru care am ales să cercetez sistemele informatice de planificare a

resurselor întreprinderii ERP (Enterprise Resource Planning), este acela că sistemele ERP sunt
concepute pentru a fi nucleul unei întreprinderi, putând să integreze toate departamentele unei
întreprinderii, într-un sistem informatic.
            Alegerea unui sistem informatic care să răspundă necesităţilor atât departamentului financiar,
resurse umane sau departamentului de producţie nu este deloc uşoară, deoarece fiecare departament
are propriile sisteme informatice specializate şi optimizate pentru nevoile particulare proprii.
            Sistemele ERP combină toate necesităţile informatice ale unei companii, într-un program conectat
la o bază de date comună, astfel comunicarea între departamente este mult mai uşoară.
   Un sistem informatic ERP care este implementat corect, aduce beneficii foarte mari companiei
respective.
În economia de piaţă, analiza şi previzionarea vânzărilor este indicatorul principal din viaţa
economică a unei companii. În funcţie de vânzări, se ajustează capacitatea de producţie, aprovizionările
cu materie primă, personalul, etc.  
            Dacă previzionarea vânzărilor este eronată, consecinţele pot fi foarte grave. De exemplu dacă
piaţa de centrale se extinde mai mult decât a fost prevăzut şi depăşeşte nivelul previzionat, compania nu
va fi capabilă să facă faţă cererii şi să satisfacă nevoile clienţilor. Comenzile neonorate se vor acumula,
timpul de livrare se va prelungi, iar în final clienţi vor fi din ce în ce mai nesatisfăcuţi de calitatea
serviciilor, iar consecinţele vor consta în pierderea cotei de piaţă.
            O previziune corectă a vânzărilor este esenţială pentru a garanta succesul unei companii pe
termen lung.

Introducere
Lucrarea de dizertaţie este structurată pe cinci capitole, concluzii, bibliografie şi anexe.
Partea teoretică este prezentată în capitolul 1, aici fiind incluse noţiunile fundamentale despre
sistemele informatice, clasificarea sistemelor, ciclul de viaţă, conceperea şi construirea sistemelor
informatice, principali factori care participă la dezvoltarea unui sistem informatic.
În al doilea capitol sunt prezentate sistemele de planificare a resurselor întreprinderii de tip ERP,
definiţiile, obiectivele şi caracteristicile unei soluţii ERP, evoluţia sistemelor ERP, precum şi avantajele şi
dezavantajele unui sistem informatic de gestiune ERP. Pe lăngă acestea, se mai face referire la o serie
de factori importanţi pentru implementarea sistemelor de gestiune, unul dintre aceştia fiind costul de
implementare al unui ERP.
             Capitolul 3 prezintă particularităţile pentru implementarea unui sistem de gestiune ERP, în timp ce
capitolul 4 tratează un studiu comparativ între două programe de planificare a resurselor întreprinderii de
tip ERP.
În capitolul 5 s-a realizat o scurtă descriere a societăţii comerciale Ariston Thermo România SRL.
A fost analizată cifra de afacere a companiei, au fost previzionate vânzările şi au fost prezentate o serie
de elemente care fac referire la evoluţia pieţei de centrale termice, boilere  electrice, panouri solare şi
pompe de căldură.
            Lucrarea se încheie cu concluzii, anexe şi bibliografie.

1          Sisteme informatice

1.1         Noţiuni fundamentale
În secolul XXI, într-o lume a informaţiei, cei care deţin în această eră informaţia, înseamnă că
deţin puterea. Începem să realizăm din ce în ce mai mult, că accesul la informaţie şi sistemele informatice
moderne joacă un rol foarte important.
            În viaţa de zi cu zi, avem nevoie de o gamă variată de informaţii, iar fiecare dintre noi apelează la
diferite surse de informare, precum presa scrisă, televiziune, radio, şi nu în ultimul rând cea mai
importantă sursă de informare internetul.
Marile organizaţii au nevoie de informaţii în timp real pentru a-şi soluţiona problemele cu care se
confruntă, şi pentru a putea lua cele mai bune decizii.
            Rezolvarea problemelor şi luarea deciziilor se bazează pe utilizarea eficientă a informaţiilor
disponibile cu ajutorul sistemelor informatice, pentru ca, compania să îşi poată duce la bun sfârşit
obiectivele propuse.
            Scopul sistemelor informatice disponibile, este acela de a ajuta organizaţiile să îşi rezolve
problemele pe care le întâmpină zi de zi, şi să ia în acelaşi timp cele mai bune decizii. 
Într-o organizaţie se disting trei componente:
  Sistemul de conducere sau de decizie;
  Sistemul informaţional;
  Sistemul condus sau operaţional.
Sistemul informatic face legătura între sistemul condus şi sistemul de conducere.    
 Sistemul informatic este un ansamblu structurat de elemente intercorelate funcţional pentru
automatizarea procesului de obţinere a informaţiilor şi pentru fundamentarea deciziilor luate.
Într-o organizaţie, pentru a putea satisface necesarul de informaţie, este nevoie de un sistem
informaţional. Sistemul informaţional reprezintă un ansamblu, care în baza informaţiilor referitoare la
domeniul de activitate al organizaţiei, sistemul achiziţionează, stocheză, procesează şi prezintă infomaţii
la nivel intra şi extra organizaţional.  
Caracteristicele sistemului informatic sunt:
  Un sistem informatic trebuie să conţină o bază de date în care trebuie să fie stocate date care provin de la
surse externe şi interne;
  Informaţiile care sunt furnizate de sistemul informatic trebuie să fie autentice, exacte, iar suportul de
prezentare trebuie să varieze de la un nivel de conducere la altul;
  Sistemul informatic trebuie să conţină o varietate mare de modele de simulare, modele de optimizare,
modele de  eficienţă, modele tehnice şi economice;
  Sistemul informatic trebuie conceput cu o interfaţă prietenoasă, pentru a putea oferi posibilitatea de a
interacţiona imediat.
Pentru realizarea unui sistem informatic trebuie să fie îndeplinite o serie de cerinţe obligatorii:
  Sistemul trebuie să fie conceput pe o serie de criterii de eficienţă;
  Conducerea companiei trebuie să participe obligatoriu la conceperea sistemului informatic care urmează
să îl utilizeze;
  Adoptarea de soluţii în funcţie de resursele firmei şi restricţiile pe care firma le impune.
Prin urmare, putem spune că, sistemul informatic reprezintă o pare a sistemului informaţional,
care cuprinde culegerea, prelucrarea şi transmiterea automată a datelor şi informaţiilor  din cadrul
sistemului informaţional.
Prin implementarea unor modele matematice şi utilizarea tehnicii de calcul moderne, putem
spune că sistemul informatic creşte din punct de vedere cantitativ şi calitativ. Asistăm la o creştere
spectaculoasă a capacităţii de calcul privind volumul datelor prelucrate şi a operaţiilor pe care  sistemul le
efectuează, însoţită de o creştere a exactităţii informaţiilor.
În viitor, raportul de forţe dintre sistemul informatic şi cel informaţional tinde spre a egala, dar
acest lucru nu va fi posibil datorită limitării sistemului informatic. Întotdeauna în cadrul sferei sistemului
informatic vor exista o serie de activitaţi care nu vor putea fi automatizate. 
Includerea în aria sistemului informatic a activităţilor de conducere a proceselor tehnologice cu
ajutorul calculatoarelor, vom asista în viitor la automatizarea completă a proceselor decizionale şi a
reglării automate a întregului proces tehnologic. Practic putem afirma că sistemul informatic depăşeşte
aria sistemului informaţional.
Sistemul informaţional reprezintă un ansamblu format din oameni, echipamente, software,
procese şi date destinate să furnizeze informaţii active sistemului decizional, informaţii utile pentru
elaborarea de strategii, rezolvarea de probleme cu care se confruntă conducerea organizaţiilor
economice. Acest sistem informaţional are rolul de a  face legătura dintre sistemul de conducere şi
sistemul condus, şi se subordonează sistemului de conducere.
Sistemul informaţional cuprinde ansamblul informaţiilor interne şi externe utilizate în cadrul firmei,
precum şi datele care au stat la baza obţinerii lor, procedurile de obţinere şi de difuzare a informaţiilor,
precum şi personalul firmei care a fost direct implicat în culegerea, transmiterea, stocarea şi prelucrarea
datelor.
 Sistemul informaţional cuprinde informaţiile interne şi externe utilizate în cadrul firmei, datele care
au stat la baza obţinerii lor, procedurile de obţinere a informaţiilor, dar şi personalul firmei, care a fost
implicat în acest proces amplu de culegere, transmitere, stocare şi prelucrare a datelor.
Caracteristicile sistemului informaţional sunt:
  Memorarea informaţiilor;
  Prelucrarea informaţiilor.
Funcţiile unui sistem informaţional sunt:
  Colectarea de informaţii din sistemele operaţionale şi decizionale dar şi informaţiile din mediul extern;
  memorarea informaţiilor şi informaţiile rezultate din prelucrarea lor;
  asigurarea accesului la memorie în vederea comunicării informaţiilor stocate;
  prelucrarea informaţiilor la cererea sistemelor operaţional şi decizional.
Sistemul operaţional este compus din ansamblul procedurilor si persoanelor care îndeplinesc
sarcinile ce se desfăşoară într-o organizaţie. În cadrul acestui sistem are loc implementarea şi ducerea la
bun sfârsit a strategiilor organizaţiei.
            Sistemul informatic integrat specific anumitor domenii de activitate este sistemul care asigură
introducerea unică a datelor şi prelucrarea multiplă a acestora în funcţie de cele mai diversificare
formulare de catre utilizatori.
Sistemul suport de decizii este un sistem de aplicaţii informatice care asigură pe utilizatori cu
informaţii orientate pe decizii, adică cu informaţii referitoare la diverse situaţii care pot apare în luarea
deciziilor. Când acest sistem este utilizat direct de către conducerea executivă a firmei se mai numeşte şi
sistem de informare executivă.

1.2         Clasificarea sistemelor informatice

            Sistemele informatice se pot clasifică după mai multe criterii, în funcţie de domeniul de utilizare,
sistemele informatice pot fi [Oprea, 1999]:
  pentru conducerea activităţilor economico-sociale;
  pentru conducerea proceselor tehnologice;
  pentru cercetare ştiinţifică şi proiectare tehnologică;
  pentru activităţi speciale.
În  funcţie de nivelul  ierarhic ocupat  de sistemul  economic în  structura organizatorică a
societăţii: 
  pentru conducerea activităţii la nivelul unităţilor economice;
  pentru conducerea activităţii la nivelul organizaţiilor economico-sociale cu structură de grup;
  sisteme informatice teritoriale;
  pentru conducerea ramurilor, subramurilor şi activităţilor la nivelul economiei naţionale;
  sisteme informatice funcţionale generale.
În funcţie de elementul supus analizei:
  sisteme informatice orientate spre funcţii;
  sisteme informatice orientate spre proces;
  sisteme informatice orientate spre date;
  sisteme informatice orientate spre obiecte;
  sisteme informatice orientate spre cunoştinţe.
 După modul de organizare a datelor:
  sisteme bazate pe fişiere;
  sisteme bazate pe tehnica bazelor de date: ierarhice, reţea, relaţionale, orientate-obiect;
  sisteme mixte.
După metoda folosită în analiza şi proiectarea sistemelor:
  sisteme dezvoltate după metoda sistemelor;
  sisteme dezvoltate după metoda clasică a ciclului de viaţă;
  sisteme dezvoltate după metoda structurată;
  sisteme dezvoltate după metoda orientată-obiect;
  sisteme dezvoltate după metoda rapidă;
  sisteme dezvoltate după metoda echipelor mixte;
  sisteme dezvoltate după metoda prototipurilor.
După gradul de centralizare:
  sisteme centralizate;
  sisteme descentralizate.
După gradul de dispersie a resurselor sistemului informatic:
  sisteme informatice locale (bazate pe reţea locală, staţii de lucru);
  sisteme informatice distribuite (date distribuite).
După   gradul   de   automatizare   a   activităţilor   de   analiză   şi   proiectare   a   sistemelor
informatice:
  sisteme informatice dezvoltate pe baza analizei şi proiectării clasice;
  sisteme informatice analizate cu instrumente automate şi proiectate clasic;
  sisteme  informatice  bazate  pe  instrumente  diverse  de  automatizare  a  analizei
şi proiectării;
  sisteme informatice dezvoltate cu instrumente de tip CASE.

1.3         Ciclul de viaţă a unui sistem informatic

            Un sistem informatic are o existenţă limitată în timp, constituind ciclul său de viaţă, în cursul
căreia parcurge două stadii: dezvoltarea şi exploatarea curentă.
Mutaţiile din domeniul tehnologiei informaţionale, precum şi din domeniul metodelor de abordare
a sistemelor, s-au reflectat şi în ciclul de viaţă al sistemelor informatice, fie prin schimbarea etapelor
acestuia, fie prin modificarea opticii de parcurgere a lor. Spre exemplu, odată cu abordarea sistemelor, s-
au lansat şi noi modele ale ciclului de viaţă  [Stanciu, 2000].
În literatura de specialitate sunt des folosite următoarele două noţiuni:
  ciclul de dezvoltare a sistemului informatic;
  ciclul de viaţă a sistemului informatic.
Ciclul de viaţă a sistemului informatic se extinde pe intervalul de timp cuprins între decizia de
elaborare a sistemului informatic şi decizia de abandonare sau de înlocuire cu alt sistem informatic.
Ciclul de dezvoltare a sistemului informatic se extinde de la decizia de elaborare a sistemului
informatic şi se încheie după momentul intrării sistemului în exploatare. Există mai multe metodologii de
etapizare ale ciclului de dezvoltare, depinzând de paradigma prin care vedem sistemul informaţional şi
modelul ales pentru ciclu de viaţă a sistemului informatic.
 Ciclul de dezvoltare a sistemelor informatice de gestiune cuprinde, la rândul său, trei etape:
conceperea, construirea şi introducerea în exploatare, numită, de asemenea, introducere în producţie
[Zaharie, 2002].

1.4         Conceperea unui sistem informatic

Conceperea sistemului informatic planificare a resurselor întreprinderii se porneşte de la cerinţele
utilizatorului. Asfel, se pot distinge două categorii de cerinţe: cele care precizează prelucrările sau
serviciile pe care sistemul urmează să le asigure, denumite funcţionale, şi cele privind performanţele şi
caracteristicile de exploatare, denumite nefuncţionale sau calitative.
Pentru a putea realiza sistemul dorit, este necesar ca cel care-l dezvoltă să înţeleagă aceste
cerinţe şi să evalueze posibilitatea de a le oferi un răspuns în limitele materiale, financiare şi, de timp,
fixate de către utilizator. Acest aspect constituie obiectul analizei. În cazul în care, sistemul este realizat
chiar de către utilizator, analiza este foarte scurtă şi relativ simplă. În celelalte cazuri, analiza presupune
un efort de informare şi evaluare considerabil, având în vedere că cel care dezvoltă sistemul trebuie să
cunoască şi să înţeleagă cerinţele formulate de utilizator.
După analiza cerinţelor, urmează ca dezvoltatorul să propună o soluţie informatică ce va fi
exploatabilă pe o anumită platformă, în spaţiul unei anumite arhitecturi aplicative. Acest aspect constituie
obiectul proiectării din care va rezulta multitudinea de elemente necesare pentru realizarea efectivă a
programelor ce compun respectivul software de aplicaţie. Proiectarea este cea care defineşte datele ce
vor fi memorate şi structura bazei de date, în care vor fi acestea stocate, formatele ecranelor de
introducere a datelor şi a rapoartelor ce vor fi distribuite utilizatorilor, procedurile de prelucrare şi operare,
maniera de distribuire a datelor şi prelucrărilor etc. Rezultatele conceperii, formează specificaţiile după
care se va construi sistemul [Zaharie, 2002].

1.5         Construirea unui sistem informatic

Construirea sistemului informatic de planificare a resurselor întreprinderii începe de la
specificaţiile rezultate în urma conceperii şi asigură redactarea programelor de calculator până la forma
finală, cea executabilă. Paşii urmaţi în acest scop sunt: scrierea programelor într-un limbaj sursă de un
anumit nivel, aducerea acestuia în formă executabilă prin compilare sau interpretare şi testarea
funcţionării sale pe platforma de calcul.
Orice sistem informatic de calitate, proiectat şi implementat profesional, trebuie să fie testat şi
validat înainte de a intra în faza de producţie. Clientul trebuie să fie sigur că sistemul a fost dezvoltat şi
integrat în conformitate cu specificaţiile proiectului. De asemenea clientul trebuie să se asigure că
funcţionalitatea proiectului este corectă şi fără erori.
Testarea sistemului presupune trei etape [Zaharie, 2002]:
  testarea unitară;
  testare de integrare;
  testare de sistem.
Testarea unitară verifică funcţionarea separată a fiecărei unităţi de program.
Testarea de integrare vizează funcţionarea unităţilor de program în interacţiune.
Testarea de sistem verifică funcţionarea ansamblului, în calitate de software aplicativ, coerent şi
unitar.
 Identificarea sursei erorilor şi disfuncţionalităţilor, precum şi înlăturarea lor presupune revenirea la
oricare dintre nivelele de proiectare, inclusiv la programele sursă.
După ce programele sursă au fost redactate şi testate se generează, prin compilare şi editare de
legături, formatul executabil final, livrabil, ce formează, alături de documentaţia de utilizare şi de
exploatare a sistemului, rezultatele acestei etape.

1.6         Principali participanţi în dezvoltarea unui sistem informatic

            În dezvoltarea sistemelor informatice, au fost identificaţi trei tipuri de participanţi generici [Zaharie
2002]:
  utilizatorul;
  dezvoltatorul sau furnizorul software-ului aplicativ;
  administratorul sistemului.
Utilizatorul reprezintă persoana, sau grupul de persoane, care foloseşte sistemul pentru a
îndeplini cerinţele informaţionale.
Interacţiunile dintre utilizator şi sistemul informatic sunt de trei tipuri:
  intervenţii asupra informaţiilor stocate de sistem;
  extragerea de informaţii din sistem;
  declanşarea şi executarea de operaţii comerciale.
Dezvoltatorul este termenul generic folosit pentru a desemna creatorul software-ului aplicativ ce
formează suportul sistemului informatic. În funcţie de poziţia acestuia faţă de organizaţie, se disting:
  outsourcing: dezvoltatorul este o societate comercială specializată;
  insourcing: dezvoltatorul este reprezentat de unul sau mai mulţi angajaţi ai departamentului de informatică
al organizaţiei;
  selfsourcing: utilizatorul este şi dezvoltatorul sistemului.
"Outsourcing" este un termen de origine anglo-saxonă, deseori întâlnit în limba română ca
"externalizare".
Externalizarea reprezintă opţiunea, deseori strategică, pe care o are o companie de a-şi transfera
anumite procese, total sau partial, către furnizori de servicii specializati - BPO (Business Process
Outsourcing).
În procesul de externalizare se regăsesc doi subiecţi de bază:
  clientul reprezentat prin întreprinderea beneficiară ce încredinţează un anumit serviciu, lucrare sau
activitate către externalizare;
  furnizorul reprezentat prin întreprinderea care urmează să presteze serviciul sau să efectueze lucrarea,
activitatea.
  Pentru a externaliza cu succes anumite procese catre un furnizor extern, este necesar ca între companie şi
furnizorul de servicii să existe un parteneriat consolidat de încredere şi responsabilitate asumată.
În procesul de dezvoltare a sistemelor informatice, externalizarea conceperii de soluţii software
presupune [Zaharie 2002]:
  Soluţii software de uz general;
  Soluţii software pe măsură.
În primul caz, avem de-a face cu un produs deja disponibil, destinat, de la bun început cumpărării
şi utilizării de către cât mai mulţi clienţi. Acesta se adresează domeniilor comune oricăror afaceri, cum ar
 fi: calculul salariilor, urmărirea stocurilor, contabilitatea financiară etc. Acestea sunt denumite generic
pachete de programe sau produse program de uz general. Soluţia software pe măsură este concepută şi
construită conform nevoilor şi condiţiilor specifice organizaţiei. Are avantajul de a fi adaptată din start
acesteia, dar costurile şi durata de obţinere vor fi mai mari.
Insourcing-ul sau internalizarea are loc atunci când pentru realizarea unei activităţi se utilizează
numai resurse interne din întreprindere, fiind exclusă recurgerea la surse externe.
Dezvoltarea produsului software de către specialiştii IT ai organizaţiei, este posibilă cu condiţia ca aceştia
să posede competenţă tehnică necesară şi să existe resurse suficiente (timp, oameni şi echipamente).
Selfsourcing-ul prezintă avantajul esenţial de a avea aceleaşi persoane atât în calitatea de
dezvoltator cât şi în aceea de utilizator.
Utilizatorul trebuie să aibă cunoştinţe suficiente de informatică pentru a concepe şi construi
sistemul cu o contribuţie minimă din specialisti IT. Referitor la aceştia, literatura de specialitate foloseşte
termenul de "knowledge workers". Un astfel de utilizator nu va dezvolta decât sisteme de mici dimensiuni,
care răspund numai lucrărilor şi sarcinilor sale curente sau a celor cu care interacţionează în mod direct
la locul de muncă.
Administratorul sistemului desemnează persoanele sau structurile care asigură condiţiile de
funcţionare curentă a sistemului şi gestionează măsurile de protecţie şi securitate a acestuia. În această
postură se pot afla:
  utilizatorul;
  angajaţi din departamentul de IT al organizaţiei;
  societate specializată.

2          Sisteme de planificare a resurselor întreprinderii de tip ERP

2.1         Sistemele ERP 
Planificarea resurselor întreprinderii (Enterprise Resource Planning - ERP) reprezintă „un cadru
pentru organizarea, definirea, şi standardizarea proceselor de afaceri necesare pentru planificarea şi
controlul eficient al organizaţiei, astfel încât organizaţia să poată utiliza cunoştinţele sale interne în
vederea obţinerii unor avantaje externe.” (definiţie conform dicţionarului APICS).
Sistemele ERP sunt „sisteme software pentru managementul afacerii, care încorporează module
ce sprijină ariile funcţionale ale afacerii, precum planificarea, producţia, vânzări, marketing, distribuţie,
contabilitate, financiar, managementul resurselor umane, managementul proiectului, managementul
inventarului, service şi mentenanţă, transport şi afaceri electronice (e -business)”[Rashid ş.a., 2002].
Sistemele de planificare a resurselor întreprinderii integrează toate activităţile întreprinderii într-o
manieră transparentă şi disponibilă utilizatorului final al sistemului.
În figura 1 este prezentat schema unui sistem ERP.
 2.2         Arhitectura unui sistem ERP
Sistemul aplicaţiilor de planificare a resurselor întreprinderii se implementează pe o arhitectură de tip
client-server care creează premisele unui mediu de prelucrare descentralizat.            Modelul  de
arhitectură implementat de către sistemele ERP este cel cu trei straturi care este prezentat în figura 2.
Caracterizarea funcţiunilor celor trei niveluri ale arhitecturii:
  Nivelul prezentare – constă în interfaţa grafică utilizator sau programul de navigare (browser) pentru
accesarea funcţiilor sistemului;
  Nivelul aplicaţie – cuprinde regulile afacerii, logica şi funcţiunile sistemului, programele care asigură
transferul datelor la serverele de baze de date;
  Nivelul bazei de date – asigură gestiunea datelor organizaţiei, inclusiv a metadatelor. Această structurare
logică permite ca interfaţa sistemului ERP să ruleze pe calculatorul utilizatorului, prelucrarea să se
 realizeze pe nivelul de mijloc al serverelor de aplicaţii, iar sistemele de baze de date să funcţioneze pe al
treilea strat, al serverelor specializate.

2.3         Compo

nentele sistemului informatic ERP

Componentele sistemului informatic ERP sunt:
  Nomenclatoare cunoscute sub denumirea de fişiere de bază de clienţi, furnizori, personal.
  Contabilitate generală şi financiar contabilă care asigură conducerea evidenţei contabile şi gestiunea
financiară;
  Încasări – plăţi, această componentă este formată din două module, debitori şi creditori, care gestionează
şi înregistrează creanţele şi datoriile întreprinderii;
  Salarizare, această componentă este legată de cea de resurse umane, care are ca obiectiv calcularea şi
evidenţa salariilor. Se calculează automat taxele, contribuţiile la bugetul statului şi al asigurărilor sociale;
  Resurse umane, este componenta care sprijină crearea unei politici de personal, ajutând la activitatea de
recrutare şi selecţie a personalului;
  Imobilizări - această componentă gestionează mijloacele fixe, si obiectivele de inventar sau activele
necorporale. Oferă multiple posibilităţi de calcul, înregistrare a amortizării;
  Planificare şi producţie - planifică termenele de producţie, articole de realizat, costuri producţie şi detalii
tehnice;
  Urmărire producţie - înregistrează preluarea notelor de predare şi a rapoartelor de lucru, analizează şi
compară comenzile lansate, oferă rapoarte cumulate şi detaliate ale producţiei pe faze, produse, şi
rapoarte de costuri;
  Gestiune date tehnice – stochează definiţiile şi caracteristicile tehnice ale produselor şi tehnologiilor de
fabricaţie;
  Planificarea necesarului de materiale - această componentă determină automat cantităţile necesare, pe
baza datelor despre procesul de fabricaţie şi a planului de producţie aprobat;
  Planificarea şi urmărirea consumurilor şi costurilor - întocmeşte bonurile de consum şi prelucreză datele
despre consumuri de la magazii, centralizează datele pentru calculul costurilor, generează rapoarte
detaliate sau centralizate cu privire la cosumurile planificate şi realizate;
  Managementul proiectelor - această componentă are ca obiect proiectele de investiţii, activităţile interne
sau lucrările efectuate de terţi.
  Stocuri - gestionează cantitativ şi calitativ stocurile şi generează automat documentele contabile;
  Gestiunea depozitelor - defineşte unităţile de stocare, tipurile de inventar şi subinventar, depozite, magazii,
locaţii, modul de localizare al stocurilor;
  Aprovizionare -  componenta depăşeşte atribuţiile unei aplicaţii de gestiune, este un instrument de
optimizare al aprovizionării, care determină realizarea eficientă a aprovizionării pentru a face economii.
Modulul aprovizionare este în strânsă legătură cu componenta stocuri;
  Vânzări - gestionează activităţile specifice procesului de vânzare;
  Întreţinerea echipamentelor - gestionează modul de utilizare a echipamentelor, permite planificarea
resurselor şi costurile lucrărilor care trebuie efectuate pentru mentenanţă. Este foarte importantă pentru
istoricul activităţilor de întreţinere şi reparaţie;
  Transport - permite planificarea şi gestionarea activităţilor logistice din procesele de vânzare şi distribuţie;
  Service – urmăreşte activităţile de garanţie şi serviciile de postvânzare.
  Analiză – modulul preia datele din baza de date şi realizează diferite rapoarte, analize şi furnizează
informaţiile în forma dorită de utilizator.
  Generator de rapoarte – utilizatorii obţin rapoarte din cadrul fiecărui modul funcţional folosind datele din
baza de date a sistemului ERP.
În anexa 1 se găseşte schema cu componentele sistemului informatic de planificare a resurselor
întreprinderii ERP.

2.4         Obiectivele punctuale ale sistemelor informatice ERP

            Având în vedere că sistemul informatic de planificare a resurselor întreprinderii este subordonat
procesului decizional, al cărui rol este de a asigura funcţionarea normală şi optimă a întregii activităţi şi de
a reduce la minimum pierderile în caz de funcţionare anormală, rezultă că obiectivul oricărui sistem
informatic trebuie să fie subordonat obiectivului propriu-zis al unităţii economice.
Obiectivul principal urmărit prin introducerea unui sistem informatic, îl constituie asigurarea, în
timp util, a tuturor informaţiilor necesare în procesul conducerii, în scopul fundamentării şi elaborării
deciziilor cu privire la desfăşurarea cât mai eficientă a întregii activităţi din unitatea economică.
În anexa 2 se găseşte schema cu obiectivele sistemelor informatice de planificare a resurselor
întreprinderii ERP.

2.5         Principalele caracteristici ale unei soluţii ERP

Principalele caracteristici ale unei soluţii ERP sunt [Rashid ş.a., 2002]:
  Design structurat şi modular, care încorporează module pentru diferite funcţiuni ale afacerii;
  Utilizarea unei baze de date centrale;
  Complexitate ridicată;
  Costuri ridicate;
  Flexibilitate;
  Încorporarea celor mai bune practici de afaceri;
  Integrarea modulelor componente într-o manieră care asigură fluxul informaţiilor între toate modulele
aplicaţiei, cu grad ridicat de transparenţă;
  Consumul de timp, necesar pentru configurarea şi adaptarea soluţiei la nevoile organizaţiei;

2.6         Evoluţia sistemelor de planificare a resurselor întreprinderii ERP

            Evoluţia sistemelor ERP s-a desfăşurat în paralel cu dezvoltările uluitoare din domeniul
programelor software şi a componentelor hardware, trecând prin câteva etape semnificative [Rashid
ş.a.,2002].
            Începând cu anii 1960, a început proiectarea şi implementarea sistemelor centralizate de
calculatoare, destinate în primul rând pentru automatizarea sistemelor de control.
            Prin anii 1970, încep să apară primele sisteme de planificare a necesarului de materiale, pentru a
veni în ajutorul întreprinderilor pentru a-şi planifica necesarul de materie primă, în funcţie de producţia
planificată.
            În anii 1980, au apărut sistemele de planificare a resurselor de producţie, a cărui scop era
optimizarea proceselor de producţie, aceste sisteme aveau incorporate şi resursele umane, distribuţia
produselor, fiind destinate marilor corporaţii.
            Sistemele de planificare a resurselor întreprinderii, au apărut la începutul anilor 1990, ele fiind
prezente în marile companii şi multinaţionale. Începând cu anul 1995, a început implementarea sistemelor
de tip ERP, şi în întreprinderi mici şi mijlocii din România.

2.7         Avantaje implementării sistemelor de planificare a resurselor întreprinderii

ERP
Principalele avantaje ale implementării unui sistem ERP în organizaţie sunt [Rashid ş.a., 2002]: 
  Acces la informaţii sigure - soluţia ERP stochează toate informaţiile privind activităţile întreprinderii într-o
bază de date comună, oferind informaţii precise şi sigure şi rapoarte îmbunătăţite;
  Evitarea redundanţei datelor şi operaţiilor - se elimină necesitatea introducerilor multiple de date, întrucât
toate modulele sistemului ERP accesează informaţiile din baza de date centrală; de exemplu, odată ce o
tranzacţie de vânzare este înregistrată în aplicaţie, aceasta devine accesibilă tuturor modulelor
sistemului;
  Reducerea timpilor de livrare - se minimizează întârzierile raportărilor;
  Reducerea costurilor - „Timpul înseamnă bani”, iar soluţia ERP permite economisirea resurselor de timp
prin oferirea unui control mai bun asupra tuturor deciziilor organizaţionale;
  Grad ridicat de adaptabilitate - soluţia ERP poate fi restructurată şi adaptată cu uşurinţă dacă
întreprinderea aduce modificări proceselor sale de afaceri;
  Scalabilitate îmbunătăţită - sistemele ERP sunt proiectate într-o manieră structurată şi modulară, conţinând
module de bază ale aplicaţiei şi o serie de module suplimentare (de tip „add-on”), care pot fi adăugate în
funcţie de necesităţile organizaţiei;
  Mentenanţă îmbunătăţită  - relaţia dintre furnizorul sistemului ERP şi întreprinderea care adoptă soluţia nu
se încheie odată cu achiziţia şi implementarea sistemului în organizaţie; furnizorul soluţiei ERP va asigura
întreprinderii asistenţă pe termen lung;
  Extindere - soluţiile ERP pot fi integrate cu alte aplicaţii importante, cum sunt Managementul relaţiei cu
clienţii (CRM) sau Managementul lanţului de distribuţie (SCM );
  Comerţ electronic şi afaceri electronice – soluţiile ERP pot oferi opţiuni pentru comerţul pe internet.
 2.8         Dezavantajele implementării sistemelor de planificare a resurselor

întreprinderii ERP
Sistemele ERP prezintă şi dezavantaje, iar unele dintre avantajele prezentate anterior pot deveni
dezavantaje [Rashid ş.a., 2002]:
  Costuri extrem de ridicate. Cheltuielile pe care le implică adoptarea unei soluţii ERP în organizaţie variază
de la mii la milioane de Euro, fapt ce le transformă într-o investiţie riscantă. În plus, cel mai adesea
funcţionalităţile unui sistem ERP nu se mulează perfect pe nevoile specifice ale întreprinderii, şi drept
urmare organizaţia va trebui să reproiecteze unele dintre procesele sale de afaceri, ceea ce atrage după
sine alte cheltuieli semnificative;
  Consumatoare de timp. Adoptarea unei soluţii ERP aduce modificări majore într-o organizaţie, fiind un
proces extrem de complex şi care poate conduce chiar la nevoia firmei de a-şi modifica cultura
organizaţională;
  Conformitatea modulelor. În alegerea unei soluţii ERP, organizaţiile trebuie să ţină cont de obiectivele lor
strategice şi de propriile procese de afaceri.
  Complexitate. Un sistem ERP încorporează foarte multe module. Se pare că sunt puţine la număr
companiile care exploatează toate funcţiunile soluţiei ERP adoptate; mai degrabă, principiul 80/20 se
aplică şi în domeniul sistemelor ERP, adică 80% dintre organizaţiile care adoptă o soluţie ERP folosesc
doar 20% dintre funcţiunile acesteia, şi numai 20% dintre firmele care adoptă aceeaşi soluţie exploatează
80% dintre funcţiuni. Pentru a reduce acest dezavantaj, se recomandă organizaţiei să implementeze doar
acele module ale soluţiei ERP care îi sunt cu adevărat necesare;
  Dependenţa de furnizorul soluţiei. Relaţia dintre furnizor şi clientul care adoptă soluţia trebuie să rămână
extrem de strânsă şi după finalizarea implementării, datorită serviciilor de mentenanţă, asistenţă tehnică,
upgrade la versiuni mai noi, etc.

2.9         Factori importanţi pentru implementarea sistemelor de gestiune ERP

Companiile care doresc să achiziţioneze şi să implementeze un sistem informatic de tip ERP,
trebuie să ia neapărat în calcul şi faptul că nu întotdeauna implementarea unui sistem de gestiune
garantează si succesul firmei.
Pe baza analizei literaturii de specialitate, unii autori [Basoglu ş.a, 2007] consideră că principalii
factori de succes pentru sistemele ERP sunt:
1.      Sprijinul acordat de managementul de vârf al organizaţiei este considerat unul dintre cei mai importanţi
factori de succes pentru implementarea oricărui sistem informatic sau tehnologic, iar soluţiile ERP pentru
afaceri nu fac excepţie de la această realitate. Implementarea oricărei soluţii ERP trebuie să beneficieze
de aprobarea managementului de vârf al companiei, iar apoi să aibă parte de suportul acestuia pe toată
durata proiectului. Top managementul organizaţiei trebuie să gestioneze cu atenţie şi aspectele
psihologice sau comportamentale pe care le implică implementarea soluţiei, mai ales dacă procesul de
implementare este întâmpinat cu rezistenţă la schimbare de către angajaţi;
2.      Instruirea utilizatorilor sistemului este esenţială pentru implementarea cu succes a soluţiei ERP;
3.      Utilizatorii sistemului trebuie educaţi pentru a înţelege conceptele soluţiei ERP adoptate, pentru a se
familiariza cu procesele şi practicile de afaceri încorporate în soluţie, astfel încât la finalul implementării ei
să accepte în totalitate soluţia şi să fie apţi să o folosească cu succes.

2.10     Managementul proiectului
Implementarea unei soluţii ERP într-o organizaţie necesită resurse consistente: oameni, bani, timp.
Dată fiind complexitatea pe care o prezintă implementarea unei astfel de soluţii, managementul
proiectului îi este necesar organizaţiei pentru planificarea, coordonarea şi monitorizarea diferitelor
activităţi desfăşurate pe parcursul tuturor etapelor de implementare [Ngai ş.a., 2008].
Diferenţele culturale reprezintă un alt factor critic de succes pentru implementarea unei soluţii
ERP, întrucât numeroase studii au arătat că unele soluţii ERP dezvoltate de furnizori occidentali şi bazate
pe modele foarte bune de afaceri, nu au putut fi implementate cu succes în organizaţii asiatice, din cauză
că nu satisfăceau cerinţele organizaţiilor respective. Dincolo de diferenţele culturale evidente (de
exemplu, afacerile din China au nevoie de o soluţie ERP care se ofere interfaţă pentru utilizatori în limba
chineză), alţi autori [Ngai ş.a., 2008] propun extinderea factorului critic de succes „diferenţe culturale” în
„cerinţe funcţionale specifice ţării”, întrucât companiile din diferite ţări au necesităţi diferite, în funcţie de
practicile de afaceri şi cerinţele guvernamentale sau legale din ţările respective.
            Selectarea sistemului ERP este de importanţă vitală pentru o implementare de succes, dar nu
este deloc facilă, întrucât compania care doreşte să adopte soluţia ERP trebuie să ia în considerare o
serie de variabile extrem de importante: caracteristicile sistemului, durata sa de implementare, preţul,
asistenţa tehnică oferită de furnizorul sistemului pe durata implementării şi post - implementare, corelaţia
dintre nevoile organizaţionale şi funcţionalităţile sistemului. În ceea ce priveşte ultima variabilă
menţionată, adică „potrivirea” dintre soluţia ERP şi specificul afacerii, autorii [Ngai ş.a., 2008] recomandă
alegerea soluţiei ERP care prezintă „cel mai ridicat grad de potrivire” cu necesităţile companiei; în acest
sens, este necesar ca anterior achiziţiei unei soluţii ERP, organizaţia să efectueze o analiză a
discrepanţelor dintre caracteristicile şi modulele sistemului şi nevoile organizaţionale, prin implicarea în
această analiză a specialiştilor tehnici şi a angajaţilor care vor deveni utilizatori ai sistemului [Ngai ş.a.,
2008].
            Implementarea unui sistem ERP implică adesea costuri uriaşe pentru organizaţia care decide să-l
achiziţioneze. Probabil companiile care nu deţin suficiente informaţii despre domeniul soluţiilor ERP ar
putea crede că simpla achiziţionare şi implementare a unui sistem ERP este suficientă pentru ca ulterior
totul „să meargă ca pe roate”. În realitate, cel mai adesea nu soluţia ERP va fi modificată pentru a fi
adaptată la nevoile specifice ale organizaţiei, ci firma trebuie să-şi reproiecteze procesele de afaceri
pentru a exploata cu succes toate funcţiunile oferite de soluţia ERP.

2.11     Costul unui sistem ERP

            Adoptarea unui sistem ERP implică cheltuieli uriaşe pentru organizaţii, indiferent de dimensiunea
acestora: de la zeci de mii de Euro (în cazul întreprinderilor mijlocii), până la milioane de Euro, în situaţia
marilor companii. Situaţia devine cu atât mai dificilă dacă sunteţi antreprenor şi cel mai probabil, nu
dispuneţi de un buget generos pe care să îl alocaţi pentru adoptarea soluţiei ERP. Atunci când o
organizaţie este interesată de adoptarea unei soluţii ERP şi începe să compare ofertele mai multor
furnizori, nu trebuie scăpat din vedere un aspect extrem de important, compania nu va trebui să plătească
 doar costul de achiziţie al sistemului şi licenţele de utilizare, pe parcursul implementării proiectului vor
apărea numeroase cheltuieli în plus, ceea ce poate conduce la nevoia de a dubla sau chiar tripla bugetul
alocat de organizaţie pentru adoptarea soluţiei respective.
            De exemplu, furnizorul de soluţii pentru afaceri SAP vine în sprijinul procesului decizional al
potenţialilor săi clienţi, punând la dispoziţia acestora un configurator online care permite estimarea
costurilor de achiziţie şi implementare a unei configuraţii SAP Business All-in -One, în funcţie de cerinţele
clientului, acest configurator este disponibil la adresa
 http://www.sap.com/roman ia/solutions/configurator.
O firmă care este interesată de achiziţia unui pachet SAP Business All-in-One va accesa
configuratorul la adresa menţionată, apoi va selecta industria în care activează (opţiuni disponibile –
Comerţ / Producţie / Servicii Tehnice), va introduce numărul de angajaţi ai întreprinderii, respectiv
numărul de angajaţi care vor deveni utilizatori ai sistemului, şi va selecta modulele de care are nevoie în
cadrul soluţiei ERP. Pe baza acestor informaţii, completate de informaţii de identificare, firma va cunoaşte
costurile pe care le implică achiziţionarea soluţiei configurate.
            Platforma hardware susţine soluţia ERP şi reprezintă punctul de start în diferenţierea costurilor
diferitelor sisteme ERP. Costurile sunt variabile, dar trebuie luate în calcul, întrucât există produse care
pot rula o bună perioadă de timp (de ordinul anilor) pe aceeaşi platformă şi sisteme ERP care solicită
upgradarea platformei hardware la apariţia oricărei noi versiuni a sistemului.
            Costul de suport reprezintă costul pentru suportul sistemului pe durata unui an şi în general,
echivalează cu 20-25% din costul iniţial de achiziţie.
            Costul de implementare a soluţiei diferă între furnizorii de soluţii ERP şi include cheltuielile cu
instalarea produsului, cu preluarea datelor din vechiul sistem al organizaţiei, cu trainingul angajaţilor care
vor utiliza aplicaţia, cu managementul proiectului etc.
Costurile de personalizare apar atunci când organizaţia are nevoie de customizarea soluţiei ERP
la nevoile sale specifice. Aceste costuri pot fi uriaşe. Din fericire, organizaţiile pot elimina sau minimiza
aceste costuri, fie se va alege de la bun început o soluţie ERP care se mulează cel mai bine pe nevoile
firmei, fie întreprinderea va reproiecta unele dintre procesele sale de afaceri pentru a se adapta soluţiei
ERP, ceea ce implică cheltuieli mai reduse decât particularizarea produsului la organizaţie.
            Costurile de mentenanţă sunt o componentă esenţială în procesul de determinare a cheltuielilor
pe care le implică pe termen lung soluţia ERP adoptată.
            Costul de integrare este dat de necesitatea de integrare a soluţiei ERP proaspăt adoptate cu toate
celelalte sisteme şi aplicaţii existente în organizaţie şi variază în funcţie de specificul de activitate al
organizaţiei şi de dimensiunea sa.
            Costul cu aplicaţii terţe reprezintă costurile aplicaţiilor conexe soluţiei de ERP, cum sunt diferitele
aplicaţii de comunicare sau bazele de date.
            Prin reunirea acestor componente de preţ, se determină costul total al soluţiei ERP.

2.12     Mentenanţa sistemului informatic ERP

Mentenanţa sistemului informatic de planificare a resurselor întreprinderii ERP reprezintă
totalitatea acţiunilor efectuate pentru menţinerea stării de funcţionare.
Mentenanţa poate fi caracterizată prin următoarele activităţi:
  Mentenanţă neplanificată adică diagnosticarea şi corectarea erorilor;
  Mentenanţă adaptivă: activitate care modifică software-ul pentru a interacţiona corect cu un mediu în
schimbare (hardware sau software);
  Mentenaţă perfectivă: activităţi pentru adăugarea de noi capabilităţi, modificarea funcţionalităţii existente şi
aducerea de îmbunătăţiri generale;
  Mentenanţă preventivă (planificată): activităţi care pregătesc produsul software pentru o mai bună
mentenabilitate sau fiabilitate în viitor, sau pentru a pune baza unor viitoare îmbunătăţiri.
Pe parcursul ciclului de viaţa a unui proiect, după fazele de analiză de proiect şi dezvoltare,
întreţinerea sistemului are un rol foarte important. Pe măsură ce un proiect devine tot mai mare şi mai
complex, creşte cantitatea datelor gestionate şi infrastructura, necesitând un suport tehnic elaborat pentru
a ţine în funcţiune şi a întreţine componentele software şi hardware ale acestui sistem. În majoritatea
cazurilor un sistem informatic dezvoltat la cerere poate fi întreţinut doar de compania care l-a proiectat şi
dezvoltat, deci este foarte important să ofere aceste servicii compania care dezvoltă un produs informatic.
Astfel, în cursul exploatării curente, apar momente care solicită intervenţii de menţinere în funcţiune a
sistemului.
Există o mulţime variată de motive pentru care apar defecte în dezvoltarea produselor software:
  Lipsa comunicării sau comunicare slabă în cadrul proiectului;
  Constrângeri de timp şi de buget, care duc la presiune şi la apariţia erorilor;
  Cerinţe care nu au fost specificate suficient de clar;
  Modificări în cerinţe si o slabă documentare a lor;
  Presupuneri;
  Pregătire insuficientă;
  Erori de programare.
Rezolvarea acestora implică intervenţii ce pot include una sau mai multe dintre activităţile
derulate pentru creare: definire de cerinţe, analiză, proiectare, construcţie, testare, introducere în
exploatare.
Pentru că schimbările sunt inevitabile, trebuie dezvoltate mecanisme pentru a identifica, evalua,
controla, efectua şi raporta modificările necesare. Aceste activităţi încep odată cu proiectul şi se încheie
doar când produsul este retras din funcţiune. 
 3          Particularităţi ale implementării sistemelor de gestiune ERP

3.1         Implementarea sistemelor ERP în întreprinderi mici şi mijlocii

            Pe măsură ce majoritatea companiilor mari au implementat sisteme de planificare a resurselor,
numeroşi furnizori de soluţii ERP au început să-şi îndrepte atenţia şi asupra afacerilor mici şi mijlocii,
venindu-le în întâmpinare cu sisteme adaptate pentru nevoile lor specifice. Noua orientare a furnizorilor
ERP către IMM -uri se datorează următoarelor aspecte [Morabito ş.a., 2005]:
  Saturaţia pieţei reprezentate de companiile mari şi multinaţionale;
  Integrarea lanţului de distribuţie între afacerile mici şi marile companii;
  Numărul mult mai redus de companii mari, comparativ cu numărul de IMM -uri existente (de exemplu, în
Uniunea Europeană peste 97% dintre întreprinderile existente sunt reprezentate de afacerile mici şi
mijlocii);
  Dezvoltările tehnologice.
            Din punctul de vedere al aceloraşi autori [Morabito ş.a., 2005], există două diferenţe majore între
sistemele ERP pentru marile companii şi soluţiile ERP destinate IMM -urilor:
            Soluţiile ERP pentru afacerile mici şi mijlocii se caracterizează printr-o implementare simplificată,
ceea ce presupune reducerea cheltuielilor; astfel, implementarea unei soluţii ERP într-o companie mare
poate dura şi 9 luni, în timp ce durata de implementare a soluţiei într-un IMM este de 2-3 luni.
            Spre deosebire de sistemele ERP pentru companii mari, soluţiile destinate IMM-urilor sunt
comercializate, implementate şi asistate post-implementare de către revânzători cu valoare adăugată,
care beneficiază de acces la codul aplicaţiei şi o pot modifica ei înşişi. Cu toate acestea, un studiu realizat
pentru Comisia Europeană în 2006 , arăta că dintre firmele care utilizează calculatoare, în funcţie de
dimensiunea afacerii, gradul de adoptare a soluţiilor ERP în IMM –uri este destul de redus: 7% în
microîntreprinderi, 16% în întreprinderile mici şi 25% în întreprinderile mijlocii, spre deosebire de 45% în
cazul companiilor cu peste 250 angajaţi.
         Aberdeen Group, o companie renumită de cercetare în domeniul sistemelor IT pentru afaceri, a
desfăşurat o cercetare pe 454 IMM-uri, privind diferite aspecte ale adoptării soluţiilor ERP în afacerile mici
şi mijlocii. Principalele arii de interes ale cercetării şi rezultatele obţinute sunt redate succinct în
continuare.
Principali factori care influenţează strategia de implementare ERP:
  Standardizarea şi automatizarea proceselor de producţie (66% dintre firmele respondente);
  Presiunea de reducere a cheltuielilor operaţionale (53%);
  Necesitatea de îmbunătăţire a serviciilor pentru clienţi (43%);
  Conexiunea cu operaţiuni globale (26%);
  Creşterea veniturilor (12%);
  Facilitarea conexiunilor cu partenerii externi ai afacerii (13%).
Prinicipalele provocări cu care se confruntă IMM-urile în ceea ce priveşte implementarea şi
mentenanţa unei soluţii ERP:
  Particularizarea soluţiei ERP la nevoile specifice ale afacerii (40%);
  Reproiectarea proceselor de afaceri (39%);
  Trainingul utilizatorilor (39%);
  Cheltuielile cu upgrade (33%);
  Flexibilitatea redusă a soluţiei ERP de adaptare la procesele de afaceri (28%);
  Costuri ridicate de mentenanţă a sistemului ERP (28%);
  Costuri ridicate cu integrarea sistemului ERP (23%);
  Durata prea lungă de implementare (18%).
Modalităţi prin care IMM-urile fac faţă provocărilor legate de adoptarea soluţiilor ERP:
  Alinierea proceselor de afaceri la funcţiunile sistemului ERP (60%);
  Alinierea funcţiunilor sistemului ERP la procesele de afaceri (49%);
  Eliminarea activităţilor de particularizare a soluţiei ERP (39%);
  Utilizarea consultanţilor externi (35%);
  Dezvoltarea unor aplicaţii informatice mai moderne (33%).
Indicatori de performanţă ai soluţiei ERP adoptate (cum măsoară IMM-urile beneficiile pe care le
generează sistemul ERP implementat):
  Fluidizarea proceselor de afaceri (53%);
  Automatizarea proceselor manuale (47%);
  Vizibilitatea pe care sistemul ERP o conferă asupra întregii afaceri (39%);
  Cheltuielile cu componenta software şi serviciile ataşate (29%);
  Rentabilitatea investiţiei în sistemul ERP (26%);
  Reducerea cheltuielilor (26%);
  Durata de implementare integrală a soluţiei ERP (22%);
Criteriile de selecţie a unei soluţii ERP:
  Funcţionalităţile soluţiei (64%);
  Costul total de proprietate al soluţiei ERP (48%);
  Uşurinţa în utilizare a sistemului (46%).
Decizii critice privind adoptarea soluţiilor ERP în IMM-uri. Pe baza analizei literaturii de
specialitate, dar şi a implicării directe în procesele de implementare a sistemelor ERP în IMM-uri,
Malhotra&Temponi (2010) argumentează că există şase decizii critice pe care o afacere mică sau mijlocie
trebuie să le ia în ceea ce priveşte adoptarea unei soluţii ERP.
1.      Structura echipei de proiect
          Deşi există mai multe modalităţi de formare a echipei de proiect care se va ocupa de adoptarea
soluţiei ERP în organizaţie, se pare că modalitatea cea mai eficientă pentru IMM -uri este cea “cu
greutate” (în engl. heavyweight). Sructura unei echipe de acest tip nu necesită ca membrii proiectului să
se dedice în exclusivitate unor sarcini bine delimitate din cadrul proiectului, ci responsabilităţile fiecăruia
 dintre membrii pot varia în funcţie de cerinţele specifice fiecărei etape de implementare. Echipa de proiect
va fi condusă de un manager care va dispune de control şi autoritate direct asupra echipei. Principalele
avantaje ale unei echipe de proiect ERP de tip “heavyweight” constă în: creşterea şanselor de aliniere a
implementării soluţiei ERP cu strategia de afaceri, rezolvarea rapidă a potenţialelor conflicte, o
comunicare eficientă privind toate aspectele proiectului de implementare. Formarea echipei de proiect
ERP de acest tip este ideală pentru afacerile mici, dar devine mai dificil de utilizat pe măsură ce creşte
complexitatea implementării soluţiei.
2.      Implementarea strategiei
          În alegerea strategiei de implementare a soluţiei ERP, IMM-urile sunt condiţionate de resursele
umane şi tehnice disponibile, pe care cu certitudine nu le pot aloca în regim exclusiv pentru a implementa
aplicaţia ERP. De asemenea, limitările financiare joacă un rol esenţial în alegerea strategiei de
implementare. Ţinând cont de aceste restricţii cu care se confruntă afacerile mici şi mijlocii, strategia
parteneriatului pare a fi cea mai bună soluţie pentru implementarea unei soluţii ERP. Această strategie
presupune utilizarea resurselor interne şi externe, şi împărţirea responsabilităţilor proiectului ERP între
membrii interni ai organizaţiei şi partenerii externi. Principalul avantaj al strategiei de tip parteneriat constă
în expertiza şi resursele cu care contribuie partenerii organizaţiei. Desigur, este posibil să apară conflicte
între partenerii de proiect, fapt ce poate prelungi durata de implementare a soluţiei ERP, dar dacă echipa
de proiect are o structură tip “heavy weight”, managerul proiectului poate interveni prompt pentru a
rezolva conflictele.
3.      Selectarea tehnicii de tranziţie
          În momentul adoptării unei soluţii ERP, în organizaţie există deja anumite sisteme, care pot varia
de la sisteme de tip manual (tipărite pe hârtie) la o soluţie ERP eşuată sau la o versiunea mai veche a
soluţiei ERP a cărei implementare se doreşte în prezent. Adoptarea noii soluţii va duce la înlocuirea
sistemului existent în organizaţie, iar compania trebuie să decidă asupra unei tehnici de tranziţie de la
vechiul sistem la noua soluţie. Pentru IMM-uri se recomandă alegerea unei tranziţii etapizate, ceea ce
presupune tranziţia, în ordine secvenţială, a câte unui modul. Alegerea acestui tip de tranziţie permite
firmei reducerea resurselor care trebuie alocate, întrucât în fiecare etapă sunt necesare resurse pentru
tranziţia unui singur modul. Pe de altă parte, trecerea integrală la noul sistem ERP va dura mai mult timp
şi vor fi necesare resurse tehnice suplimentare pentru a dezvolta interfeţe de program care să asigure
funcţionarea în paralel a vechiului sistem şi a noii soluţii ERP, până la tranziţia cu succes a tuturor
modulelor.
4.      Strategia de conversie a bazei de date pentru sistemul ERP
          Odată cu tranziţia la noul sistem ERP, informaţiile conţinute în vechiul sistem trebuie transferate în
noua soluţie; în acest scop, IMM-urile pot apela la două metode de conversie a bazei de date: electronică
şi manuală. Conversia electronică a bazei de date este rapidă şi se face automat de către softuri
specializate.
Pe de altă parte, conversia manuală presupune introducerea datelor în noul sistem de către
utilizatori.
Desigur, conversia manuală a datelor necesită o perioadă mult mai îndelungată de timp decât
cea electronică, dar facilitează verificarea integrităţii informaţiilor care trebuie transferate în noul sistem.
Pentru majoritatea afacerilor mici şi mijlocii, metoda de conversie recomandată este cea manuală, mai
mult, este indicat ca introducerea manuală a informaţiilor în noul sistem să fie realizată chiar de către
viitori utilizatori direcţi ai aplicaţiei, care pot astfel să se familiarizeze mai uşor cu noul mediu de lucru.
5.      Strategia de managementul riscului în implementarea ERP
            Implementarea unei soluţii ERP este extrem de complexă, poate generea beneficii deosebite
pentru afacere, dar comportă şi riscuri majore. Riscurile asociate cu implementarea soluţiei ERP într-un
IMM pot deriva din următorii factori:
          Locaţia IMM-ului: angajaţii afacerilor mici sau mijlocii care activează în localităţi de dimensiuni
reduse vor manifesta rezistenţă mai înaltă la adoptarea soluţiilor ERP, întrucât, dată fiind dimensiunea
redusă a localităţii, nu au şansa de a intra în contact cu alţi utilizatori ai sistemelor ERP, care le-ar putea
împărtăşi din propria experinţă de utilizatori.
Realităţile IMM-urilor: afacerile mici şi mijlocii sunt adesea supuse presiunilor financiare           imediate,
de accea un IMM va fi mai tentat să aleagă o soluţie ERP ce presupune costuri mai            reduse, în
defavoarea uneia care i-ar putea aduce beneficii strategice.
         Nişa firmei: adesea IMM-urile acţionează pe o piaţă de nişă, cu un produs specific, iar această piaţă
poate să nu prezinte suficient interes pentru furnizorii de soluţii ERP, astfel încât aceştia nu vor elabora
soluţii ERP care să se potrivească specificului de activitate al IMM -ului în cauză.
6.      Strategia de managementul schimbării
            Angajaţii unei organizaţii manifestă adesea un anumit grad de rezistenţă la schimbare atunci când
vine vorba de implementarea unui proiect nou, sistemele ERP nu fac excepţie în acest sens. Deşi
rezistenţa la schimbare nu poate fi complet eliminată, o strategie de comunicare eficientă poate minimiza
impactul negativ al implementării soluţiei ERP. În acelaşi scop de minimizare a rezistenţei la schimbare
pot acţiona şi câteva dintre deciziile critice prezentate mai sus: selectarea unei echipe de proiect tip
“heavyweight”, care permite soluţionarea rapidă a conflictelor; încheierea parteneriatelor cu organizaţii
externe va permite angajaţilor firmei să-şi concentereze eforturile pe activităţile strategice; utilizatorii vor
accepta mai uşor noul sistem dacă ei vor realiza conversia manuală a bazei de date. Utilizatorii vor
accepta fără rezerve noua soluţie în momentul în care sistemul ERP va ajuta organizaţia să-şi
îndeplinească obiectivele.
Concluzionând, o afacere mică sau mijlocie poate creşte şansele de adoptare cu succes a unui
sistem ERP dacă [Malhotra şi Temponi, 2010]:
  Alege pentru echipa de proiect o structură de tip „heavyweight”;
  Încheie parteneriate cu organizaţii externe, care dispun de competenţele necesare pentru  implementarea
soluţiei;
  Optează pentru implementarea aplicaţiei ERP într-un mod etapizat;
  Alege strategia de conversie manuală a bazelor de date;
  Aplică un management proactiv al schimbărilor interne şi al riscului de proiect.