MRP I Material Requirements Planning- Planificarea cerinelor materiale II Manufacturing Resource Planning- Planificarea resurselor de producie CRM Customer relationship management- Managementul relaiilor cu clientii
SCM Supply chain management- Managementul lanului de aprovizionare
IBM International Business Machines- Masinaria internaionala de afaceri
ASP Active Server Pages-Pagini active de server
MES Manufacturing execution system- Sistemului de executare de fabricaie
SFA Sales Force Automation-
Automatizarea Forei de Vnzare
BI Business intelligence-Afacere inteligenta
B2B Business-to-business-Afacere la afacere
IT Information technology-Tehnologia
informaiei 5
INTRODUCERE
Planificarea resurselor ntreprinderii (Enterprise Resource Planning-ERP) reprezint sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzaciilor si facilitarea integrrii tuturor proceselor, din faza planificrii proceselor, dezvoltrii productiei, pana la relaiile cu furnizorii, clienii sau ali parteneri de afaceri. ERP este considerat expresia cea mai fidel a interdependenei dintre economic si tehnologia informaional.
n era globalizrii, caracteristicile promise de ERP sunt foarte tentante pentru companiile care doresc s- i extind activittile in lume, fr a pierde controlul asupra acestora.Un studiu al pieei ERP realizat de revista Computer Economics indic un procent de 20% pentru organizaiile care au deja instalate suite integrate, in toate ramurile de activitate, predominante fiind cele cu activitate de producie. Acelasi studiu relev c popularitatea subiectului se va menine la aceleasi cote ridicate, in condiiile in care 34% din firmele chestionate deruleaz un proiect ERP ori sunt in faza incipient a unui astfel de proiect.
Interesul sporit pentru sistemele ERP deriv evident din beneficiile promise. n principal, vorbim despre mult dorita integrare funcional, incorporarea celor mai bune practice economico-tehnologice, asigurarea ,,averii informaionale si asigurarea accesului direct la informaii in timp real (avantajul bazelor de date unice) pentru toti membrii organizai
6
CAPITOLUL I
1.1 Definirea sistemelor ERP
Planificarea resurselor ntreprinderii (Enterprise Resource Planning - ERP) reprezint un cadru pentru organizarea, definirea, i standardizarea proceselor de afaceri necesare pentru planificarea i controlul eficient al organizaiei, astfel nct organizaia s poat utiliza cunotinele sale interne n vederea obinerii unor avantaje externe. (definiie conform dicionarului APICS). Sistemele ERP sunt sisteme software pentru managementul afacerii, care ncorporeaz module ce sprijin ariile funcionale ale afacerii, precum planificarea, producia, vnzri, marketing, distribuie, contabilitate, financiar, managementul resurselor umane, managementul proiectului, managementul inventarului, service i mentenan, transport i afaceri electronice (e - business)[Rashid .a., 2002]. Sistemele de planificare a resurselor ntreprinderii integreaz toate activitile ntreprinderii ntr-o manier transparent i disponibil utilizatorului final al sistemului.
1.2 Evoluia sistemelor de planificare a resurselor ntreprinderii ERP Istoria sistemelor ERP dateaz din anii 1960 cand acest tip de aplicaie software era folosit cu preponderen pentru asistarea procesului de producie. Primul produs de acest tip a fost MRP (Material Resource Planning). Dei utile in activitatea de producie, aceste aplicaii nu ii extindeau functionalitile i spre alte zone de interes pentru o ntreprindere precum contabilitate, resurse umane, vnzri. Incepand cu anii 90 sistemele ERP au nceput s ia forma aplicaiilor actuale. Dei dupa apariia MRP funcionalitile acestui tip de programe au inceput s se extind, ERP-ul actual a luat fiin n momentul n care informaiile au putut fi centralizate ntr-o platform comun i funcionalitile sale au fost integrate. Astzi, sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin utilizarea internetului pentru eficientizarea funcionalitilor. Clienii de la mii de kilometri distant pot avea acces la stadiul propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea facilitilor ERP cu aplicaiile WEB. Sistemele ERP, sunt programe modulare, fiecare arie de activitate a companiei fiind acoperit de catre o aplicaie specific. Modulele unui sistem ERP funcioneaz integrat utiliznd o baz de date comun, sau pot funciona independent. Pot fi enumerate cteva categorii de module care servesc la 7
gestionarea cu eficiena a unei ntreprinderi: Producie: planificarea si urmrirea productiei Gestiune: evidena stocurilor, a furnizorilor, a plailor i ncasarilor Salarii: calculul salariilor i managementul informaiilor referitoare la personal Contabilitate: evidena financiar contabil Imobilizari: evidena mijloacelor fixe i calculul amortizrii CRM: managementul relaiilor cu clienii BI: rapoarte, analize, prognoze 1.3 Arhitectura unui sistem ERP Sistemul aplicaiilor de planificare a resurselor ntreprinderii se implementeaz pe o arhitectur de tip client-server care creeaz premisele unui mediu de prelucrare descentralizat. Caracterizarea funciunilor celor trei niveluri ale arhitecturii: - Nivelul prezentare const n interfaa grafic utilizator sau programul de navigare (browser) pentru accesarea funciilor sistemului; - Nivelul aplicaie cuprinde regulile afacerii, logica i funciunile sistemului, programele care asigur transferul datelor la serverele de baze de date; - Nivelul bazei de date asigur gestiunea datelor organizaiei, inclusiv a metadatelor. Aceast structurare logic permite ca interfaa sistemului ERP s ruleze pe calculatorul utilizatorului, prelucrarea s se realizeze pe nivelul de mijloc al serverelor de aplicaii, iar sistemele de baze de date s funcioneze pe al treilea strat, al serverelor specializate.
8
Fig.13.Arhitectura cu trei straturi a unui sistem ERP
1.4 Componentele sistemului informatic ERP
Componentele sistemului informatic ERP sunt: Nomenclatoare cunoscute sub denumirea de fiiere de baz de clieni, furnizori, personal. Contabilitate general i financiar contabil care asigur conducerea evidenei contabile i gestiunea financiar; ncasri pli, aceast component este format din dou module, debitori i creditori, care gestioneaz i nregistreaz creanele i datoriile ntreprinderii; Salarizare, aceast component este legat de cea de resurse umane, care are ca obiectiv calcularea i evidena salariilor. Se calculeaz automat taxele, contribuiile la bugetul statului i al asigurrilor sociale; Resurse umane, este componenta care sprijin crearea unei politici de personal, ajutnd la activitatea de recrutare i selecie a personalului; 9
Imobilizri - aceast component gestioneaz mijloacele fixe, si obiectivele de inventar sau activele necorporale. Ofer multiple posibiliti de calcul, nregistrare a amortizrii; Planificare i producie - planific termenele de producie, articole de realizat, costuri producie i detalii tehnice; Urmrire producie - nregistreaz preluarea notelor de predare i a rapoartelor de lucru, analizeaz i compar comenzile lansate, ofer rapoarte cumulate i detaliate ale produciei pe faze, produse, i rapoarte de costuri; Gestiune date tehnice stocheaz definiiile i caracteristicile tehnice ale produselor i tehnologiilor de fabricaie; Planificarea necesarului de materiale - aceast component determin automat cantitile necesare, pe baza datelor despre procesul de fabricaie i a planului de producie aprobat; Planificarea i urmrirea consumurilor i costurilor - ntocmete bonurile de consum i prelucrez datele despre consumuri de la magazii, centralizeaz datele pentru calculul costurilor, genereaz rapoarte detaliate sau centralizate cu privire la cosumurile planificate i realizate; Managementul proiectelor - aceast component are ca obiect proiectele de investiii, activitile interne sau lucrrile efectuate de teri. Stocuri - gestioneaz cantitativ i calitativ stocurile i genereaz automat documentele contabile; Gestiunea depozitelor - definete unitile de stocare, tipurile de inventar i subinventar, depozite, magazii, locaii, modul de localizare al stocurilor; Aprovizionare - componenta depete atribuiile unei aplicaii de gestiune, este un instrument de optimizare al aprovizionrii, care determin realizarea eficient a aprovizionrii pentru a face economii. Modulul aprovizionare este n strns legtur cu componenta stocuri; Vnzri - gestioneaz activitile specifice procesului de vnzare; ntreinerea echipamentelor - gestioneaz modul de utilizare a echipamentelor, permite planificarea resurselor i costurile lucrrilor care trebuie efectuate pentru mentenan. Este foarte important pentru istoricul activitilor de ntreinere i reparaie; Transport - permite planificarea i gestionarea activitilor logistice din procesele de vnzare i distribuie; Service urmrete activitile de garanie i serviciile de postvnzare. Analiz modulul preia datele din baza de date i realizeaz diferite rapoarte, analize i furnizeaz informaiile n forma dorit de utilizator. Generator de rapoarte utilizatorii obin rapoarte din cadrul fiecrui modul functional.
1.5 Principalele caracteristici ale unei soluii ERP
10
ERP este un sistem vast de planificare a resurselor companiei cu functionalitati suplimentare extrem de evoluate si de performante. Caracteristici principale: Organizeaza procesele si activitatile de afaceri punand la dispozitie informatii rapide, concrete si concise. Are abilitatea de a se adapta rapid la schimbarile permanente ale mediului comercial cu intreruperi minime ale activitatilor companiei. Ofera o interfata de utilizare moderna care va creste productivitatea prin scutirea timpului de lucru aferent operarii. Va sprijini luarea deciziilor manageriale pe baze unor informatii inteligente oferite in timp real Prin achizitia unui ERP, investiti in instrumente inovatoare, usor de folosit, adoptati tehnici de afaceri moderne si imbunatatiti randamentul afacerii. Prin utilizarea unui ERP ramaneti in top intr-un mediu de afaceri competitional si mereu schimbator. Compania dumneavoastra va avea de castigat prin utilizarea aplicatiei, scutind resurse si timp si reducand costurile. Cu ajutorul unui ERP puteti obtine rezultate masurabile: atributiile dumneavoastra sunt indeplinite cu minim 40% mai repede decat timpul necesar altor sisteme. Activitatile vor fi executate intr-un mod mai rapid si mai linistit ca rezultat al utilizarii interfetei usor de accesat, mecanismelor incorporate pentru planificarea activitatilor si pentru functionalitatea si controlul fluxului de lucru. Informatia va fi prezentata intr-un format gata de utilizat, conform necesitatilor personalului care utilizeaza aplicatia. Solutia ERP inglobeaza de asemenea si scenarii de business intelligence gata de utilizat. Prin urmare, si aspectele problematice dar si posibilitatile de dezvoltare vor fi mai usor de identificat si de actionat asupra lor. Activitatea dumneavoastra comerciala va dobandi flexibilitatea si energia necesara in vederea utilizarii pe deplin a activitatii si va creste. Comunicarea intre companie si clienti va deveni mai rapida si mai eficienta. Furnizori ERP n Romnia: Conform Pierre Audoin Consulatants, firm cu capital privat specializat n cercetare de pia i consultan pentru piaa de software i servicii IT&C, topul juctorilor pe piaa soluiilor ERP din Romnia include nume precum Oracle, SAP, IBM, Microsoft, etc. 11
CAPITOLUL II
2.1 Avantaje implementrii sistemelor de planificare a resurselor ntreprinderii ERP
Acces la informaii sigure - soluia ERP stocheaz toate informaiile privind activitile ntreprinderii ntr-o baz de date comun, oferind informaii precise i sigure i rapoarte mbuntite; Evitarea redundanei datelor i operaiilor - se elimin necesitatea introducerilor multiple de date, ntruct toate modulele sistemului ERP acceseaz informaiile din baza de date central; de exemplu, odat ce o tranzacie de vnzare este nregistrat n aplicaie, aceasta devine accesibil tuturor modulelor sistemului; Reducerea timpilor de livrare - se minimizeaz ntrzierile raportrilor; Reducerea costurilor - Timpul nseamn bani, iar soluia ERP permite economisirea resurselor de timp prin oferirea unui control mai bun asupra tuturor deciziilor organizaionale; Grad ridicat de adaptabilitate - soluia ERP poate fi restructurat i adaptat cu uurin dac ntreprinderea aduce modificri proceselor sale de afaceri; Scalabilitate mbuntit - sistemele ERP sunt proiectate ntr-o manier structurat i modular, coninnd module de baz ale aplicaiei i o serie de module suplimentare (de tip add-on), care pot fi adugate n funcie de necesitile organizaiei; Mentenan mbuntit - relaia dintre furnizorul sistemului ERP i ntreprinderea care adopt soluia nu se ncheie odat cu achiziia i implementarea sistemului n organizaie; furnizorul soluiei ERP va asigura ntreprinderii asisten pe termen lung; Extindere - soluiile ERP pot fi integrate cu alte aplicaii importante, cum sunt Managementul relaiei cu clienii (CRM) sau Managementul lanului de distribuie (SCM ); Comer electronic i afaceri electronice soluiile ERP pot oferi opiuni pentru comerul pe internet.
2.2 Dezavantajele implementrii sistemelor de planificare a resurselor ntreprinderii ERP Costuri extrem de ridicate. Cheltuielile pe care le implic adoptarea unei soluii ERP n organizaie variaz de la mii la milioane de Euro, fapt ce le transform ntr-o investiie riscant. n plus, cel mai adesea funcionalitile unui sistem ERP nu se muleaz perfect pe nevoile specifice ale ntreprinderii, i drept urmare organizaia va trebui s reproiecteze unele dintre procesele sale de afaceri, ceea ce atrage dup sine alte cheltuieli semnificative; 12
Consumatoare de timp. Adoptarea unei soluii ERP aduce modificri majore ntr-o organizaie, fiind un proces extrem de complex i care poate conduce chiar la nevoia firmei de a-i modifica cultura organizaional; Conformitatea modulelor. n alegerea unei soluii ERP, organizaiile trebuie s in cont de obiectivele lor strategice i de propriile procese de afaceri. Complexitate. Un sistem ERP ncorporeaz foarte multe module. Se pare c sunt puine la numr companiile care exploateaz toate funciunile soluiei ERP adoptate; mai degrab, principiul 80/20 se aplic i n domeniul sistemelor ERP, adic 80% dintre organizaiile care adopt o soluie ERP folosesc doar 20% dintre funciunile acesteia, i numai 20% dintre firmele care adopt aceeai soluie exploateaz 80% dintre funciuni. Pentru a reduce acest dezavantaj, se recomand organizaiei s implementeze doar acele module ale soluiei ERP care i sunt cu adevrat necesare; Dependena de furnizorul soluiei. Relaia dintre furnizor i clientul care adopt soluia trebuie s rmn extrem de strns i dup finalizarea implementrii, datorit serviciilor de mentenan, asisten tehnic, upgrade la versiuni mai noi, etc.
2.3 Factori importani pentru implementarea sistemelor de gestiune ERP
Companiile care doresc s achiziioneze i s implementeze un sistem informatic de tip ERP, trebuie s ia neaprat n calcul i faptul c nu ntotdeauna implementarea unui sistem de gestiune garanteaz si succesul firmei. Principalii factori de succes pentru sistemele ERP sunt: 1. Sprijinul acordat de managementul de vrf al organizaiei este considerat unul dintre cei mai importani factori de succes pentru implementarea oricrui sistem informatic sau tehnologic, iar soluiile ERP pentru afaceri nu fac excepie de la aceast realitate. Implementarea oricrei soluii ERP trebuie s beneficieze de aprobarea managementului de vrf al companiei, iar apoi s aib parte de suportul acestuia pe toat durata proiectului. Top managementul organizaiei trebuie s gestioneze cu atenie i aspectele psihologice sau comportamentale pe care le implic implementarea soluiei, mai ales dac procesul de implementare este ntmpinat cu rezisten la schimbare de ctre angajai; 2. Instruirea utilizatorilor sistemului este esenial pentru implementarea cu succes a soluiei ERP; 3. Utilizatorii sistemului trebuie educai pentru a nelege conceptele soluiei ERP adoptate, pentru a se familiariza cu procesele i practicile de afaceri ncorporate n soluie, astfel nct la finalul implementrii ei s accepte n totalitate soluia i s fie api s o foloseasc cu succes.
13
2.4 Managementul proiectului
Implementarea unei soluii ERP ntr-o organizaie necesit resurse consistente: oameni, bani, timp. Dat fiind complexitatea pe care o prezint implementarea unei astfel de soluii, managementul proiectului i este necesar organizaiei pentru planificarea, coordonarea i monitorizarea diferitelor activiti desfurate pe parcursul tuturor etapelor de implementare. Selectarea sistemului ERP este de importan vital pentru o implementare de succes, dar nu este deloc facil, ntruct compania care dorete s adopte soluia ERP trebuie s ia n considerare o serie de variabile extrem de importante: caracteristicile sistemului, durata sa de implementare, preul, asistena tehnic oferit de furnizorul sistemului pe durata implementrii i post - implementare, corelaia dintre nevoile organizaionale i funcionalitile sistemului. n ceea ce privete ultima variabil menionat, adic potrivirea dintre soluia ERP i specificul afacerii, autorii recomand alegerea soluiei ERP care prezint cel mai ridicat grad de potrivire cu necesitile companiei; n acest sens, este necesar ca anterior achiziiei unei soluii ERP, organizaia s efectueze o analiz a discrepanelor dintre caracteristicile i modulele sistemului i nevoile organizaionale, prin implicarea n aceast analiz a specialitilor tehnici i a angajailor care vor deveni utilizatori ai sistemului. Implementarea unui sistem ERP implic adesea costuri uriae pentru organizaia care decide s-l achiziioneze. Probabil companiile care nu dein suficiente informaii despre domeniul soluiilor ERP ar putea crede c simpla achiziionare i implementare a unui sistem ERP este suficient pentru ca ulterior totul s mearg ca pe roate. n realitate, cel mai adesea nu soluia ERP va fi modificat pentru a fi adaptat la nevoile specifice ale organizaiei, ci firma trebuie s-i reproiecteze procesele de afaceri pentru a exploata cu succes toate funciunile oferite de soluia ERP.
2.5 Costul unui sistem ERP
Adoptarea unui sistem ERP implic cheltuieli uriae pentru organizaii, indiferent de dimensiunea acestora: de la zeci de mii de Euro (n cazul ntreprinderilor mijlocii), pn la milioane de Euro, n situaia marilor companii. Situaia devine cu att mai dificil dac suntei antreprenor i cel mai probabil, nu dispunei de un buget generos pe care s l alocai pentru adoptarea soluiei ERP. Atunci cnd o organizaie este interesat de adoptarea unei soluii ERP i ncepe s compare ofertele mai multor furnizori, nu trebuie scpat din vedere un aspect extrem de important, compania nu va trebui s plteasc doar costul de 14
achiziie al sistemului i licenele de utilizare, pe parcursul implementrii proiectului vor aprea numeroase cheltuieli n plus, ceea ce poate conduce la nevoia de a dubla sau chiar tripla bugetul alocat de organizaie pentru adoptarea soluiei respective. De exemplu, furnizorul de soluii pentru afaceri SAP vine n sprijinul procesului decizional al potenialilor si clieni, punnd la dispoziia acestora un configurator online care permite estimarea costurilor de achiziie i implementare a unei configuraii SAP Business All-in -One, n funcie de cerinele clientului, acest configurator este disponibil la adresa http://www.sap.com/roman ia/solutions/configurator. O firm care este interesat de achiziia unui pachet SAP Business All-in- One va accesa configuratorul la adresa menionat, apoi va selecta industria n care activeaz (opiuni disponibile Comer / Producie / Servicii Tehnice), va introduce numrul de angajai ai ntreprinderii, respectiv numrul de angajai care vor deveni utilizatori ai sistemului, i va selecta modulele de care are nevoie n cadrul soluiei ERP. Pe baza acestor informaii, completate de informaii de identificare, firma va cunoate costurile pe care le implic achiziionarea soluiei configurate. Platforma hardware susine soluia ERP i reprezint punctul de start n diferenierea costurilor diferitelor sisteme ERP. Costurile sunt variabile, dar trebuie luate n calcul, ntruct exist produse care pot rula o bun perioad de timp (de ordinul anilor) pe aceeai platform i sisteme ERP care solicit upgradarea platformei hardware la apariia oricrei noi versiuni a sistemului. Costul de suport reprezint costul pentru suportul sistemului pe durata unui an i n general, echivaleaz cu 20-25% din costul iniial de achiziie. Costul de implementare a soluiei difer ntre furnizorii de soluii ERP i include cheltuielile cu instalarea produsului, cu preluarea datelor din vechiul sistem al organizaiei, cu trainingul angajailor care vor utiliza aplicaia, cu managementul proiectului etc. Costurile de personalizare apar atunci cnd organizaia are nevoie de customizarea soluiei ERP la nevoile sale specifice. Aceste costuri pot fi uriae. Din fericire, organizaiile pot elimina sau minimiza aceste costuri, fie se va alege de la bun nceput o soluie ERP care se muleaz cel mai bine pe nevoile firmei, fie ntreprinderea va reproiecta unele dintre procesele sale de afaceri pentru a se adapta soluiei ERP, ceea ce implic cheltuieli mai reduse dect particularizarea produsului la organizaie. Costurile de mentenan sunt o component esenial n procesul de determinare a cheltuielilor pe care le implic pe termen lung soluia ERP adoptat. Costul de integrare este dat de necesitatea de integrare a soluiei ERP proaspt adoptate cu toate celelalte sisteme i aplicaii existente n organizaie i variaz n funcie de specificul de activitate al organizaiei i de dimensiunea sa. Costul cu aplicaii tere reprezint costurile aplicaiilor conexe soluiei de 15
ERP, cum sunt diferitele aplicaii de comunicare sau bazele de date. Prin reunirea acestor componente de pre, se determin costul total al soluiei ERP.
2.6 Motivaii
Sistemele ERP au dobndit o importan deosebit n cadrul sistemelor informaionale actuale. Toate companiile multinaionale ( firmele din celebrul top 500 Fortune) au implementat un ERP, mai nti n ideea eficientizrii i fluidizrii activitilor de baz, apoi n scopul dobndirii de avantaje strategice pe pia. La nceputul anilor 2000, revoluia ERP a generat venituri de peste 20 miliarde USD pentru productori, plus alte 20 de miliarde pentru firmele de consultan implicate n proiecte ERP. Trendul ascendent se va menine, n vizorul productorilor de soluii ERP aflndu-se acum firmele de dimensiuni medii, ca i cele din domeniul sntii i educaiei.
n majoritatea proiectelor, principalele motive ale adoptrii ERP sunt: Modernizarea sistemului informaional Creterea utilizabilitii i flexibilitii Integrarea datelor i sistemelor Reproiectarea proceselor economice
n majoritatea proiectelor, principalele motive ale adoptrii ERP sunt: Modernizarea sistemului informaional Creterea utilizabilitii i flexibilitii Integrarea datelor i sistemelor Reproiectarea proceselor economice Reducerea cheltuielilor de ntreinere Minimizarea riscurilor Deschiderea ctre web i aplicaiile Internet
Exist o ntreag teorie a motivaiilor unui proiect ERP, dar cele mai importante se regsesc ntre cele enumerate mai sus.
ntr-un studiu al lui J. Ward, motivaia investirii n sisteme IT se regsete n: mbuntirea performanelor activitii ( vitez, acuratee, economii) Integrarea datelor i sistemelor, viznd eliminarea redundanei, 16
inconsistenei i dezinformrii Evitarea dezavantajelor economice i minimizarea riscurilor
Deci problema adoptrii unui sistem ERP se ridic atunci cnd sunt identificate:
Probleme operaionale grave: nemulumiri n privina funcionrii sistemului existent Dificulti datorate unui mediu de prelucrare a datelor fragmentat ( aa-numitele insule informaionale) Dezavantaje economice fa de concuren
Aceste probleme sunt acumulate n decursul unei perioade mai lungi, o dat cu evoluia i dezvoltarea sistemului informaional al firmei fr un plan sistematic se ajunge la o multitudine de aplicaii administrative, fiecare necesar n felul ei, dar redundante la nivel organizaional i cu cheltuieli de ntreinere semnificative. Totui, nemulumirea fa de funcionarea i gestionarea sistemului existent nu este suficient pentru ca schimbarea s aib loc. Adesea sunt practicate soluii alternative, de genul integrrii aplicaiilor existente sau al dezvoltrii unei baze de date unice pe scheletul acestora i este creat un post de administrator de baz de date, de la care se ateapt minuni. Cel mai adesea ns, misiunea lui se dovedete imposibil, dar competena sa poate fi valorificat mai trziu n echipa proiectului ERP. Integrarea este principalul deziderat al unui proiect ERP. n teoria organizaional integrarea definete nivelul de colaborare ntre indivizi, ca i ntre entiti. ntr-o organizaie, indivizii i formeaz un mod particular de abordare, gndire i rezolvare a sarcinilor de lucru, corespunztor educaiei i experienei fiecruia. Abordrile pot fi uneori conflictuale, de aceea se ateapt ca integrarea s asigure coordonarea i colaborarea ntre indivizi, prin mecanisme specifice.
Dezideratul integrrii necesita curaj n abordarea acestor proiecte, care reprezint o noutate, sunt singulare prin specificul fiecruia, adesea neexperimentate i, mai ales, foarte scumpe. Teoria economic pune n discuie aspectele legate de motivaia i cauzele schimbrilor tehnologice n organizaii: de ce este adoptat o anume tehnologie, de ce se renun la una n favoarea alteia noi? ntr-o economie de pia, sistemul preurilor este mna invizibil care determin comportamentul organizaiilor i modul de utilizare a resurselor. Dac prin adoptarea unei noi tehnologii sunt reduse costurile de producie, atunci preul de vnzare poate fi mai mic, ceea ce confer firmei un avantaj ( 17
asigurndu-i o cretere de profit sau sporindu-i cota de pia). Teoria maximizrii utilitii i a comportamentului raional din studiile lui Simon ( 1978) este utilizat pentru a demonstra cum, n perspectiva unui beneficiu, organizaiile adopt uor o tehnologie inovativ. Chiar dac din punct de vedere financiar nu este justificat adoptarea noii tehnologii, oamenii acioneaz n sensul maximizrii utilitii. Achiziia i utilizarea strategic a sistemelor ERP n organizaii au fost promovate drept soluia de supravieuire n noua e-economie att de teoreticieni, ct i de practicieni. S-a pedalat mult pe ideea c ERP reprezint un mecanism de integrare i instrument de asigurarea a performanei i de cretere a eficienei. Totui, n practic, lucrurile nu stau chiar aa. Multe studii publicate fac referire la organizaii beneficiare care nu au nregistrat eficien i nu au realizat beneficiile promise. Cunoatem complexitatea realizrii unui sistem informaional tradiional ntr-o organizaie. n cazul ERP, dificultile sunt amplificate de problemele tehnologice i de provocrile organizaionale, fiind necesare operaiuni de personalizare i adaptare pentru a configura sistemul n conformitate cu specificul beneficiarului. Cifrele sunt relevante: 800-1.000 procese economice, 8.000- 10.000 de tabele de configurare ntr-un ERP obinuit. Implementarea ERP nseamn analiza unor factori importani, precum relaia dintre restructurare i adoptarea noilor aplicaii care, cel mai adesea, schimb radical modul de desfurare a activitii n cadrul organizaiilor. n ciuda acestor dificulti i a riscurilor, firmele continu s achiziioneze i s implementeze suite ERP. Investiiile costisitoare n ERP motiveaz o bun cunoatere a conceptului i a specificului proiectelor, astfel nct s se poat realiza comuniunea dintre organizaie i sistemul ales. n Romnia, ERP este un subiect relativ nou, iar articolele care dezbat modalitile de implementare i arta de a potrivi un ERP ntr-o organizaie, n spe, studiile de caz sunt extrem de puine i zgrcite n informaii. Pe plan mondial, n ultimii trei ani au aprut nenumrate studii pe tema ERP, cele mai multe dintre ele publicate pe web, ceea ce a sprijinit i demersul nostru n realizarea acestei lucrri.
18
CAPITOLUL III
Extinderea ERP spre e-business
Noua generaie de produse ERP este orientat pe client i se extinde n afara granielor ntreprinderii prin interaciuni e-business i strngerea legturilor cu partenerii de afaceri. Cheia ctre un mediu comercial dinamic, dirijat de Internet, o constituie agilitatea, ceea ce lipsea pachetelor tradiionale ERP. A devenit evident extinderea funcionalitilor ERP-un ,,melanj de acronime nsoete prezentrile de soluii: -ASP(Programare avansat si planificare - Advanced Scheduling and Planning), -MES(Sistemului de executare de fabricaie - Manufacturing Execution Systems), -SFA(Automatizarea Forei de Vnzare - Sales Force Automation), -CRM(Managementul Relaiilor cu Clientii - Costumer Relationship Management), -BI(Afacere inteligenta - Business Intelligence), -B2C(Afaceri pentru clieni - Business to Customers), -B2B( Afacere la afacere - Business to Business), toate reprezentnd module, abordri sau concepte care sunt integrate pe temelia ERP. Toate acestea se ncadreaz in evoluia ultimilor 4 ani, perioad n care perimetrul funcional al sistemelor ERP i-a nceput expansiunea ctre pieele adiacente, circumscrise n principal afacerilor electronice. Marii furnizori de soluii ERP au devenit preocupai de dezvoltarea, achiziionarea sau extinderea funcionalitilor pachetelor lor, astfel ca acestea s treac dincolo de domeniile tradiionale financiar-contabil, de planificare i urmrire a resurselor(materiale i umane).
Se ateapt ca n urmtorii ani, ERP s fie redefinit ca platforma de sprijinire global a afacerilor electronice, se vorbete deja de a doua generaie ERP (ERP2). 19
ERP ERP II
Integrarea in lanul valoric Posibiliti collaborative- commerce
Toate sectoarele, segmentele afacerii
Sectorul industrial n ansamblu i procesele specifice industriei n cauz
Conectate la mediul extern
Bazat pe web, deschis, stratificat
Publicat i partajat intern i exter
Fig. 4.1. Evoluia aplicaiilor ERP clasice spre ERP II (www.tehnologyevolution.co m) Optimizarea ntreprinderii ROL
Producie i distribuie DOMENIU
Procese de producie, FUNCIU NE
financiar,vnzri i distribuie
Interne, ascunse PROCESE
Inchis,monolitic ARHITECT URA
DATE
Genarat intern, numai pentru
consumul intern 20
Sosirea e-business a nsemnat pentru furnizorii ERP o noua btlie n lupta pentru meninerea n top sau pentru supravieuire. Ei trebuie s se adapteze rapid noilor curente de integrare inter- i intra-ntreprinderi. Astfel, potrivit modelului e-business se vorbete de platforme ERP-to-ERP, iar rezultatul se numete Enterprise Aplication Integration.(Aplicatii de integrare in ntreprindere)
Aplicaiile ERP au o poziie de coloan vertebral n mediile organizaiilor moderne, de susinere a celorlalte aplicaii. Utilizm cuvntul modern cu referire la tehnologie pentru c mediul organizaional i desfoar activitatea n condiii de platforme Internet(Intranet-Extranet). Limbajul comun se numete web. Cu ajutorul acestuia sunt posibile conectivitatea i comunicarea global n lumea afacerilor. Coordonarea este cheia succesului n aceste condiii. Afacerea rezist n condiiile n care fluxurile i traseele informaionale sunt foarte bine delimitate.
Tehnologiile web aduc mediului organizaional abilitatea de a gsi i oferi un volum enorm de informaii, din orice locaie i n toate locurile posibile.
Tehnologiile ERP aduc ntreprinderii, partenerilor de afaceri si clienilor abilitatea de a coordona informaiile pe care le caut, a le determina poziia i a oferi cea mai eficient modalitate de prezentare. De exemplu, informaiile despre materialele n stare brut pot fi gsite numai n etapa de nceput a procesului de producie. Pe canalul valoric al afacerii pot fi contactai clienii, iar costurile sunt optimizate online, dac n ecuaie apare un nou furnizor cu o ofert mai bun. ERP ,,tie traseul, iar web deschide porile partenerilor de afaceri.
21
CAPITOLUL IV Soluii ERP disponibile pe piaa din Romnia
4.1 Principalii furnizori de soluii ERP pe piaa romneasc
Piaa soluiilor ERP din Romnia nu este ajuns la un nivel de maturitate, pe pia existnd foarte muli furnizori de soluii ERP, care ofer soluii pentru ntreprinderi mici i mijlocii, dar i marilor companii internaionale. Potrivit companiei Soluions Factory, n prezent pe piaa romneasc exist peste 70 de furnizori de sisteme de planificare a resurselor ntreprinderii ERP. Furnizori de soluii ERP prezeni pe piaa romneasc, ofer sisteme informatice de gestiune ERP 100% proiectate n Romania, dar exist i furnizori care ofer soluii ERP, dezvoltate de marile companii care activeaz n domeniu i care sunt recunoscute pe plan mondial, precum SAP, Microsoft, Oracle, etc. Alegerea unui sistem de gestiune tip ERP, este o rspundere foarte mare, trebuie analizate cu toate avantajele, dar i dezavantajele implementrii unei soluii ERP, dat fiind faptul c exist foarte muli furnizori de soluii ERP. n Romania, s-a lansat n februarie 2010, primul portal dedicat specialitilor ERP,www.comunitateaerp.ro, care vine n ajutor IMM-urilor care vor s i fac o impresie privind alegerea unui ERP. Pe website-ul comunitii ERP, companiile interesate pentru implementarea unei soluii ERP, pot vizualiza lista cu soluiile puse la dispoziie de ctre furnizorii, care sunt clasificate n funcie de domeniul de activitate si mrimea companiei, respectiv soluii ERP pentru firme mari, firme mijlocii, i firme mici. n tabelul de mai jos, am realizat o list cu cele mai importante soluii ERP prezente pe piaa din Romnia.
Tabelul 1 Soluii ERP prezente pe piaa din Romnia Nr. Crt. Productor Soluia ERP Segmentul de pia adresat
SC TH Junior SRL WinMENTOR Enterprise Administraie public, buturi, auto, buturi, comer engros, comer retail, comer exterior, distribuie, clinici medicale i medici de familie. 23
ENTERSOFT ROMANIA SOFTWARE SRL Entersoft Business Suite Administraie public, asigurri, auto, bnci, comer retail, distribuie, distribuie energie electric, companii de leasing, experi contabili.
SENIOR SOFTWARE SENIOR ERP Comer engross, comer exterior, comer retail, distribuie, producie simpl, produse de larg consum, servicii.
4.2 Comparaie ntre dou soluii de planificare a resurselor ntreprinderii ERP Pentru compararea celor dou soluii ERP, am utilizat portalulwww.comunitateaerp.ro. Portalul pune la dispoziia utilizatorilor, i o opiune de comparare a sistemelor de tip ERP. De exemplu, utilizatorul selecteaz sistemele ERP de care este interesat, dup care prin apsarea butonului compar, utilizatorului i se afieaz o imagine cu prezentarea soluiilor selectate. De exemplu, am selectat categoria de soluie cutat, n cazul meu, am ales soluii ERP, al doilea pas a fost acela de a selecta doi dintre cei mai cunoscui furnizori de soluii ERP prezeni pe piaa european, i nu numai. Am ales s fac o comparaie ntre sistemele de soluii ERP, furnizate de ctre SAP Romania cu soluia SAP ERP, i al doilea furnizor Microsoft Romania cu sistemul de gestiune Microsoft Dynamics NAV.
4.2.1 Analiza soluiei ERP Microsoft Dynamics NAV
Analiznd soluia propus de ctre cei de la Microsoft Romania, sistemul de planificare a resurselor ntreprinderii Microsoft Dynamics NAV, este o soluie intregrat de business management pentru ntreprinderile mici i mijlocii. n prezent Microsoft Dynamics NAV, este utilizat zilnic de aproximativ 48.000 de ntreprinderi mici i mijlocii din 50 de ri. Aceasta este o soluie fiabil, care poate fi adaptat n fiecare firm. Microsoft Dynamics NAV este o soluie complex, putnd fi rulate aplicaii din foarte multe domenii de activitate, precum: management financiar; managementul produciei; distribuie; managementul relaiilor cu clienii; managementul serviciilor; comer electronic; managementul vnzrilor; 24
managementul documentelor; managementul stocurilor; managementul resurselor umane; managementul marketing-ului; managementul achiziiilor. Segmentul de pia cruia se adreseaz Microsoft Dynamics NAV este foarte diversificat, putnd fi utilizat n domenii precum: administraie public; alimentaie; asigurri; comer engros i retail; producie; auto; financiar. Numrul de utilizatori care pot folosi Microsoft Dynamics NAV, ntr-o companie, este cuprins ntre 101 i 200 de utilizatori cu acces la program. Implementarea soluiei ERP se poate face ntr-o perioad destul de scurt, cuprins ntre 3 i 5 luni, cu o marj care difer de la caz la caz. Pentru implementare, necesit i resurse umane din exteriorul companie, pentru nceput 1 consultant financiar, dup care mai este nevoie i de ctre un consultant pentru fiecare grup mare de funcionaliti n funcie de cte departamente are compania. n procesul de implementare cu ajutorul consultanilor, trebuie s participe la instruire, minim cte un angajat din fiecare departament al companiei, un responsabil cu managementul companiei, de exemplu director executiv, i inginerul IT din compania respectiv. Durata de instruire a personalului poate dura ntre 5 i 10 zile lucrtoare. Durata medie de utilizare a sistemul ERP, Microsoft Dynamics NAV este cuprins ntre 3 i 5 ani.
4.2.2 Analiza soluiei SAP ERP
Cea de-a doua soluie analizat este oferit de ctre productorul de software SAP Romania cu soluia SAP ERP. SAP este n prezent lider de pia, fiind unul dintre cei mai mari productori de aplicaii software pentru gestionarea resurselor companiei, putnd asigura oricnd optimizarea managementului firmei, indiferent de domeniul de activitate al companiei, sau dimensiunile acesteia. A fost nfiinat n anul 1972, fiind la ora actual o companie matura, cu o experien destul de bogat n dezvoltarea i implementarea de soluii software. Compania are centre de dezvoltare i puncte de vnzare n peste 50 de ri n lume. Soluiile oferite de SAP, le permite clienilor din ntreaga lume, care 25
sunt peste 183.000 de clieni, s i gestioneze eficient resursele, pentru a se putea adapta la o pia din ce n ce mai dinamic pentru o dezvoltare de lung durat. Soluiile SAP sunt adaptate pe domenii de afaceri i furnizeaz foarte multe funcionaliti software complete pentru managementul companiei. Implementarea soluiei SAP ERP, permite companiilor s reduc costul infrastructurii IT. SAP ERP asigur funcionaliti pentru operaiuni internaionale, care sunt de un real folos marilor companii multinaionale, permindu-le s fie competitive la scar global. Funcionalitile oferite de SAP ERP sunt: business Intelligence; comer electronic; managementul achiziiilor; managementul clienilor; managementul contabilitii de gestiune; managementul financiar; managementul ncasrilor i fluxului de numerar; managementul depozitului; managementul furnizorilor; managementul documentelor; managementul plailor; managementul preurilor; managementul resurselor umane; managementul vanzrilor i al stocurilor; managementul marketing-ului. Segmentul de pia cruia se adreseaz SAP ERP, este mult mai mare dect Microsoft Dynamics NAV, dintre acestea amintim: administraie public; asigurri; agricultur; comer engros i retail; distribuie; industria agroalimentar; distribuie energie electric; industria chimic; industria lemnului; industria modei; industrie extractiv; farmacii, spitale; producie complex; servicii. Numrul de utilizatori care pot folosi SAP ERP ntr-o companie este peste 1000 de utilizatori. Durata de implementare a soluiei pentru gestionarea resurselor companiei 26
de tip SAP ERP, este mult mai mare fa de concurentul su Microsoft Dynamics NAV. Dac la Microsoft Dynamics NAV, durata medie de implementare era cuprins ntre 3 i 5 luni, pentru soluia SAP ERP este nevoie de o perioada de timp cuprins ntre 12 i 24 de luni, n funcie de numrul de module implementate. Pentru implementare este nevoie de cte un consultant pentru fiecare grup de funcionaliti. Pentru instruire i implementarea programului trebuie s participe cte un reprezentant de pe fiecare departament al companiei n cadrul cruia se implementeaz proiectul. Daca la Microsoft Dynamics NAV, durata medie de instruire a unui utilizator era cuprins ntre 5 i 10 zile, la SAP ERP, durata de instruire a personalului crete de la 10 la 30 zile. Durata medie de utilizarea a soluiei SAP ERP, pentru planificarea resurselor ntreprinderi este de peste 10 ani, fiind dubl fa de concurentul su Microsoft Dynamics NAV.
4.2.2.1 Suita de aplicaii SAP
Sistemul informatic SAP, cuprinde o suit de aplicaii pentru gestionarea activitilor unei companii: SAP ERP ( Enterprise Resourse Planning ) aplicaie pentru gestionarea activitilor economice ale companiilor; SAP CRM ( Customer Relationship Management ) aplicaie pentru gestionarea relaiilor cu clienii; SAP SRM ( Supplier Relationship Management ) aplicaie pentru gestionarea relaiilor cu furnizorii; SAP SCM ( Stoc Control Management ) aplicaie pentru gestionarea activitilor de control al stocului; SAP PLM ( Product Life Management ) aplicaie pentru gestionarea problemelor legate de ciclul de via al produselor.
4.2.2.2 Arii de aplicaii SAP ERP
Sistemul informatic SAP ERP acoper cu succes diverse scenari prefigurate care acoper aproape toate domeniile cheie ale urmtoarele arii de aplicaie: FI - (Financial accounting): Contabilitate financiar; CO - (Controlling): Contabilitate de gestiune; AA - (Asset Accounting): Gestiunea bunurilor; MM - (Materials Management): Gestiunea materialelor; PP - (Producion Planning & control): Planificarea i controlul produciei; SD - (Sales & Distribuion): Vnzri i distribuie; 27
QM - (Quality Management): Gestiunea calitii; PM - (Plant Maintenance): Mentenana unitii logistice; PS - (Project management): Gestiune de proiect; HR - (Human Resources): Administrarea resurselor umane; WF - (Workflow Funcions): Funciile fluxului de lucru; IS - (Industry Soluions): Soluii n industrie; Service Management: Gestionarea serviciilor; Office communicaion: Comunicarea la birou; BW - Business Open Informaion Warehouse: Depozit informaii deschise.
Sap Bussines conine o serie de soluii prefigurate care acoper domeniile cheie, administrrii unei companii, de exemplu contabilitate, vnzri, producie, aprovizionare, servicii, etc. n momentul instalrii solutiei SAP ERP se poate alege pachetul complet de soluii prefigurate, sau doar un subset din pachetul complet de soluii.
28
Concluzii
Sistemele de planificare a resurselor ntreprinderii de tip ERP sunt o industrie care pn n acest moment a aratat numai aspecte de viitor, iar acest lucru nu pare s se opreasc aici. O companie nu trebuie s se ngrijoreze referitor la outsourcing sau avansul tehnologic deoarece, n oricare din aceste cazuri un sistem ERP poate fi uor adaptat i implementat numai n acele activiti ale firmei unde este nevoie de el. Far ndoial c acesta este un proces complex i implementarea unui ERP cere mult meticulozitate, grij i profesionalism, ns odat implementat, sistemul ERP poate fi folosit pe toat durata de via a companiei, cu eventuale mbuntiri generate de progresul tehnologic al sistemelor ERP. Cea mai important caracteristic a unui ERP, din punct de vedere managerial al firmelor din domeniul industrial este c sistemele ERP respect principiul holonic, principiu care consider c fiecare component este un subsistem care prin realizarea obiectivelor sale contribuie la realizarea obiectivelor firmei. n practic cea mai utilizat proprietate a sistemelor ERP este conectarea la Sistemele de Asistare a Deciziei. Este o caracterisitc definitorie a ERP-urilor, aceea de a oferi interfee att pentru importul de date din alte sisteme, sau interfee pentru exportul de informaie, cum ar fi alte ERP-uri, sisteme informatice de stat (Casa de pensii, Casa de asigurri de Sntate, Ministerul Finanelor, etc). Implementarea unui sistem informatic de planificare a resurselor ntreprinderii de tip ERP ntr-o unitate economic n care nu a mai fost utilizat un sistem informatic integrat de tip ERP, poate aduce att pentru factorii de decizie, consiliul de administraie, director executive, dar i pentru utilizatorii uzuali, o bogat palet de informaii, o mai bun stpnire a fenomenului economic, dar i un alt orizont asupra informaiilor din sistem, care sunt la ndemn atunci cnd trebuie s ia decizii la momentul respectiv.
29
BIBLIOGRAFIE
1.Chindea M. E , Proiectarea sistemelor informatice economice. Bucureti, 1999;
2.Fotache Doina, Hurbean Luminita Solutii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor-ERP, Editura Economica,Bucuresti, 2004
3. Fotache D. CROS-un ERP care gnde te romneste, Net Report, iunie 2002
4.Fotache D., Dilema romneasc ERP. Net Report, februarie 2002