Sunteți pe pagina 1din 16

INFORMATICA APLICATA

SUPORT DE CURS AN II ( IMA )


FACULTATEA DE ANTREPRENORIAT, INGINERIA SI
MANAGEMENTUL AFACERILOR

Curs 2 : SISTEME DE PLANIFICARE A RESURSELOR NTREPRINDERII

2.1. Sisteme de tip ERP - Definitii

Planificarea resurselor ntreprinderii (Enterprise Resource Planning - ERP)


reprezint un cadru pentru organizarea, definirea, i standardizarea proceselor de a
faceri necesare pentru planificarea i controlul eficient al organizaiei, astfel nct
organizaia s poat utiliza cunotinele sale interne n vederea obinerii unor avantaje
externe.
Sisteme le ERP sunt sisteme software pentru managementul afacerii, care
ncorporeaz module ce sprijin ariile funcionale a le a facerii, precum planificarea,
producia, vnzri, marketing, distribuie, contabilitate, financiar, managementul
resurselor umane, managementul proiectului, managementul inventarului, service i
mentenan, transport i afaceri e lectronice (e-business)
Sisteme le ERP integreaz toate faetele de activitate ale ntreprinderii ntr-o
manier transparent i disponibil oricrui utilizator al sistemului.
Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) reprezint un complex de
module software prin intermediul crora se obtine integrarea tuturor informatiilor
disponibile ntr-o organizatie, avnd drept scop optimizarea resurselor disponibile ale
acesteia

Sistemul ERP este instrumentul software care faciliteaz integrarea tuturor


informaiilor dintr-o organizaie ntr-o platform unic.
Scopul ERP este s asigure transparena datelor n cadrul unei organizaii i s
faciliteze accesul la orice tip de informaie util n desfurarea activitii.
ERP reprezintun set desisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate
pentru prelucrarea tranzactiilor i facilitarea integrrii tuturor proceselor, din faza
planificriiproceselor, dezvoltrii productiei, pnla relatiile cu furnizorii, clientii sau
alti parteneri deafaceri. ERP este consideratexpresia cea mai fidel a
interdependentei dintre economic i tehnologia informatiei
ERP este, la baz, un concept legat de managementul ntreprinderii care
vizeaz eficientizarea prin planificarea adecvat a resurselor, urmrire i
replanificare.

2.2. Evolutia sistemelor de planificare a resurselor


Evoluia sisteme lor ERP s -a desfurat n paralel cu dezvoltrile u luitoare
din domeniul programe lor software i a componentelor hardware, trecnd prin
cteva etape semnificative.
Istoria sistemelor ERP dateaz din anii 1960 cnd acest tip de aplicaie
software era folosit cu preponderen pentru asistarea procesului de producie. Primul
produs de acest tip a fost MRP (Material Resource Planning). Dei utile in
activitatea de producie, aceste aplicaii nu ii extindeau functionalitile i spre alte
zone de interes pentru o ntreprindere, precum contabilitate, resurse umane, vnzri
Astfel, n anii 1960, numeroase companii proiectau, implementau i utilizau
sisteme centralizate de computere, destinate n special automatizrii sistemelor lor de
control al inventarului prin utilizarea pachetelor de control al inventarului.

Fig. 2.1. - Evolutia sistemelor ERP


n anii 1970 au aprut sistemele de planificare a necesarului de materia le
(Material requirements planning - MRP), capabile s planifice necesarul de materia
le n concordan cu schema de producie planificat.
Anii 1980 au condus la apariia sistemelor de planifica re a resurselor de
producie (Manufacturing resources planning - MRP II), al cror principa lbeneficiu
l constituia optimizarea proceselor de producie, prin sincronizarea necesitilor de
materia le i producie.
n plus, sistemele MRP II ncorporau i module pentru alte arii ale afacerii,
precum resursele umane, distribuia, sau managementul proiectului.

Fig. 2.2. - Evolutia sistemelor ERP


Extinderea funcionalitilor sistemelor de tip MRP II a condus la apariia
primelor sisteme de planificare a resurselor ntreprinderii (ERP) la nceputul anilor
1990.
n anii 2000, furnizorii de soluii ERP au creat mai multe module i funciuni
care puteau fi adugate la module le de baz ale sistemelor ERP, transformndu-le n
sisteme ERP extinse.
Noile extensii ale soluiilor ERP se re fereau la managementul lanului de
distribuie, managementul relaiei cu clienii sau automatizarea forei de vnzare.

Practic, conceptul care sta la baza sistemelor de tip ERP este prezentat in
cadrul figurii 2.3.

Figura 2.3. Conceptul sistemelor de tip ERP

2.3. Necesitatea sistemelor de tip ERP


Concurena acerb existent pe pia, implic nevoia unui management rapid
i performant n condiiile n care volumele de date cu care se lucreaz sunt imense
i sistemele clasice par s fie depite, de aceea este nevoie de soluii care s permit
extragerea rapid a cunotinelor necesare n procesul de fundamentare inteligent al
deciziilor.

Programele pentru planificarea resurselor ntreprinderii, sau ERP, sunt


concepute pentru a fi nucleul unei ntreprinderi, tind s integreze toate
departamentele i funciile unei companii ntr-un singur sistem informatic ce poate
servi tuturor necesitilor particulare ale oricrui departament.
Proiectarea unui singur produs informatic care s rspund necesitilor att
personalului din departamentul financiar, ct si a celor de la resurse umane sau a

celor de la producie nu este deloc uoar, deoarece fiecare departament are propriile
lui sisteme informatice specializate i optimizate pentru nevoile particulare proprii.
ns ERP le combin pe toate acestea ntr-un singur program informatic conectat la o
baz de date comun, astfel nct comunicarea interdepartamental este mult mai
facil.
Sistemul de tip ERP acopera practic toate segmentele din activitatea unei
afaceri precum:
gestiunea achiziiilor
gestiunea stocurilor (cu mecanisme avansate de previzionare a acestora)
planificarea produciei (de la sisteme simple de microproducie pn la sisteme
avansate de lansare a produciei in baza comenzilor)
gestiunea clienilor i furnizorilor (cu urmrirea fluxurilor cerere de ofert,
ofert, factur proform, comand, livrare, decontare)
gestiune financiar i contabilitate
gestiunea centrelor de profit sau de cost, resurse umane, parc auto, etc.

Acest lucru este facilitat si de principalele caracteristici ale unui sistem de tip
ERP :
Design structurat i modular, care ncorporeaz module pentru diferite
funciuni ale afacerii
Utilizarea unei baze de date centrale
Complexitate ridicat
Costuri ridicate
Flexibilitate
ncorporarea celor mai bune practici de afaceri
Integrarea modulelor componente ntr-o manier care asigur fluxul
informaiilor ntre toate modulele ap licaiei, cu grad ridicat de transparen

2.4. Avantajele si dezavantajele unui sistem ERP


Principale le avantaje ale imp lementrii unui sistem ERP n organizaie sunt:
Acces la informaii sigure - Soluia ERP stocheaz toate informaiile privind
activitile ntreprinderii ntr-o baz de date co mun, oferind informaii
precise i sigure i rapoarte mbuntite;
Evitarea redundanei datelor i operaiilor - Se e limin necesitatea
introducerilor multiple de date,ntruct toate modulele sistemului ERP
acceseaz informaiile din baza de date central; de exemplu, odat ce o
tranzacie de vnzare este nregistrat n aplicaie, aceasta devine accesibil
tuturor modulelor sistemului;
Reducerea timpilor de livrare - Se minimizea z ntrzierile raportrilor;
Reducerea costurilor -Timpul nseamn bani, iar soluia ERP permite
economisirea resurselor de timp prin oferirea unui control mai bun asupra
tuturor deciziilor organizaionale;
Grad ridicat de adaptabilitate -Soluia ERP poate fi restructurat i adaptat cu
uurin dac ntreprinderea aduce modificri proceselor sale de afaceri
Scalabilitate mbuntit -Sistemele ERP sunt proiectate ntr-o manie r
structurat i modular,coninnd module de baz ale aplica iei i o serie de
module suplimentare (de tip add-on), carepot fi adugate n funcie de
necesitile organizaiei;
Mentenan mbuntit -Relaia dintre furnizorul sistemului ERP i
ntreprinderea care adopt soluia nu se ncheie odat cu achiziia i
implementarea sistemului n organizaie; furnizorul soluiei ERP va asigura
ntreprinderii asisten pe termen lung;
Extindere -Soluiile ERP pot fi integrate cu alte aplicaii importante, cum sunt
Managementul relaiei cu clienii (CRM) sau Managementul lanului de
distribuie (SCM).

Comer electronic i afaceri electronice -> Soluiile ERP pot oferi opiuni
pentru comerul pe Internet.
Dei avantajele aduse companiei sunt consistente, n acelai timp i
dezavantaje pot fi chiar mai mari dect avantajele atunci cnd sistemul ERP nu este
bine implementat i mai ales atunci cnd acesta nu este nsoit de schimbri n modul
de organizare a companiei. Principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt
urmtoarele:
Costuri extrem de ridicate
Consumatoare de timp
Implementarea poate fi dificil i de lung durat; dei foarte muli vnztori
prezint n reclame c implementarea se realizeaz n 3-6 luni, de cele mai
multe ori timpul real este de 1-3 ani n medie
La nceput poate ncetini considerabil activitatea companiei, deoarece angajaii
erau obinuii cu vechile programe iar noul sistem informatic integrat
introduce nu numai noi programe, dar i schimbri n activitatea acestora
Implementarea ERP presupune foarte multe schimbri n modul de lucru al
departamentelor companiei.
Complexitate -Un sistem ERP ncorporeaz foarte multe module. Se pare c
sunt puine la numr companiile care exploateaz toate funciunile soluiei
ERP adoptate; mai degrab, principiul 80/20 se aplic i n domeniul
sistemelor ERP
Dependena de furnizorul soluiei -> Relaia dintre furnizor i clientul care
adopt soluia trebuie s rmn extrem de strns i dup finalizarea
implementrii, datorit serviciilor de mentenan,asisten tehnic, upgrade la
versiuni mai noi

2.5. Factori critici de succes n implementarea sistemelor ERP


Companiile care sunt interesate de achiziionarea i implement area unui
sistem ERP trebuie s neleag c aceste sisteme nu se vnd mpreun cu garania
succesului; din contr, n literatura de specialitate exist suficiente studii de caz
privind eecul implementrii sistemelor ERP n organizaii.
Pe baza analizei literaturii de specialitate, unii autori consider c principalii
factori critici de succes pentru sistemele ERP sunt:

A. Sprijinul acor dat de managementul de vrf al organizaiei este


considerat unul dintre cei mai importani factori critic i de succes pentru imp
lementarea oricru i sistem informat ic sau tehnologic, iar soluiile ERP pentru
afaceri nu fac excepie de la aceast realitate. Imp lementarea oricrei soluii ERP
trebuie s beneficieze de aprobarea managementului de vrf al companiei, iar apoi s
aib parte de suportul acestuia (sub forma resursei umane, resurselor financia re,
echipamentelor, etc.) pe toat durata proiectului.
Mai mult, top managementul organizaiei trebuie s gestioneze cu atenie i
aspectele psihologice sau comportamentale pe care le implic implementarea soluiei,
mai ales dac procesul de imp lementare este ntmpinat cu rezisten la schimbare
de ctre angajai.
B. Instruirea utilizatorilor sistemului este esenial pentru implementarea cu
succes a soluiei ERP.
Utilizatorii sistemulu i trebuie educai pentru a nelege conceptele soluiei
ERP adoptate, pentru a se familiariza cu procesele i practicile de afaceri ncorporate
n soluie, astfel nct la finalul implementrii ei s accepte n totalitate soluia i s
fie api s o foloseasc cu succes.

C. Managementul proiectului. Implementarea unei soluii ERP ntr-o


organizaie necesit resurse consistente: oameni, bani, timp. Dat fiind complexitatea
pe care o prezint implementarea unei astfel de soluii, managementul proiectului i
este necesar organizaiei pentru planificarea, coordonarea i monitorizarea diferitelor
activ iti desfurate pe parcursul tuturor etapelor de implementare.
D. Diferenele culturale reprezint un alt factor crit ic de succes pentru imp
lementarea unei soluii ERP, ntruct numeroase studii au artat c unele soluii ERP
dezvoltate de furnizo ri occidentali i bazate pe modele foarte bune de afaceri, nu au
putut fi implementate cu succes n organizaii asiatice, din cauz c nu satisfceau
cerinele organizaiilor respective. Dincolo de diferenele culturale evidente (de
exemplu, afacerile din China au nevoie de o soluie ERP care se ofere interfa pentru
utilizatori n limba chinez), ali autori propun extinderea factorului critic de succes
diferene culturale n cerine funcionale specifice rii, ntruct companiile din
diferite ri au necesiti diferite, n funcie de practicile de afaceri i cerinele
guvernamentale sau legale din rile respective.
E. Selectarea sistemului ERP este de importan vital pentru o implementare
de succes, dar nu este deloc facil , ntruct compania care dorete s adopte soluia
ERP trebuie s ia n considerare o serie de variabile ext rem de importante:
caracteristicile sistemului,
durata sa de implementare,
preul,
asistena tehnic oferit de furnizorul sistemului pe durata implementrii i
post -implementare, corelaia dintre nevoile organizaionale i funcionalitile
sistemului.
n ceea ce privete ultima variabil menionat, adic potrivirea dintre soluia
ERP i specificu l afacerii, autorii recomand alegerea soluiei ERP care prezint cel

mai ridicat grad de potrivire cu necesitile companiei; n acest sens, este necesar ca
anterior achiziiei unei soluii ERP, organizaia s efectueze o analiz a
discrepanelor dintre caracteristicile i modulele sistemului i nevoile
organizaionale, prin implicarea n aceast analiz a specialitilor tehnici i a
angajailor ca re vor deveni utilizatori ai sistemului.

F. Activitile de reproiectare a proceselor de afaceri. Implementarea unui


sistem ERP implic adesea costuri uriae pentru organizaia care decide s-l
achiziioneze . Probabil co mpaniile care nu dein sufiente informaii despre domen
iul soluiilor ERP ar putea crede c simp la achiziionare i implementare a unui
sistem ERP este suficient pentru ca ulterior totul s mearg ca pe roate. n
realitate, cel mai adesea nu soluia ERP va fi modificat pentru a fi adaptat la
nevoile specifice ale organizaiei, ci firma trebuie s-i reproiecteze procesele de
afaceri pentru a exploata cu succes toate funciunile oferite de soluia ERP.

2.6. Costurile unui sistem ERP


Adoptarea unui sistem ERP implic cheltuieli uriae pentru organizaii,
indiferent de dimensiunea cestora: de la zeci de mii de Euro (n cazul intreprinderilor
mijlocii), pn la milioane de Euro, n situaia marilor companii.
Solutions Factory, prima companie romneasc de consultan pentru
adoptarea soluiilor ERP, mparte costurile a ferente adoptrii unei soluii ERP n
urmtoarele categorii:
Costul de achiziie este cel mai evident cost.
Platforma hardware susine soluia ERP i reprezint punctul de start n
diferenierea costurilor diferitelor sisteme ERP. Costurile sunt variabile, dar
trebuie luate n calcul, ntruct exist produse ERP care pot rula o bun

perioad de timp (de ordinul anilor) pe aceeai platform i sisteme ERP care
solicit upgradarea platformei hardware la apariia oricrei noi versiuni a
sistemului.
Costul de suport reprezint costul pentru suportul sistemului pe durata unui an
i n general, echivaleaz cu 20-25% din costul in iial de achiziie.
Costul de implementare a soluiei difer ntre furnizorii de soluii ERP i
include cheltuielile cu instalarea produsului, cu preluarea datelor din vechiul
sistem al organizaiei, cu trainingul angajailor care vor utiliza aplicaia, cu
managementul proiectului etc.
Costurile de personalizare apar atunci cnd organizaia are nevoie de
customizarea soluiei ERP la nevoile sale specifice. Aceste costuri pot fi
uriae. Din fericire, organizaiile pot elimina sau minimiza aceste costuri: fie
se va alege de la bun nceput o soluie ERP care se muleaz cel mai bine pe
nevoile firmei, fie ntreprinderea va reproiecta unele dintre procesele sale de
afaceri pentru a se adapta soluiei ERP, ceea ce implic cheltuieli mai reduse
dect particularizarea produsului ERP la organizaie.
Costurile de mentenan sunt o component esenial n procesul de
determinare a cheltuielilor pe care le imp lic pe termen lung soluia ERP
adoptat.
Costul de integrare este dat de necesitatea de integrare a soluiei ERP proaspt
adoptate cu toate celelalte sisteme i aplicaii existente n organizaie i variaz
n funcie de specificul de activitate al organizaiei i de dimensiunea sa.
Costul cu aplicaii tere reprezint costurile aplica iilor conexe soluiei de
ERP, cum sunt diferitele aplicaii de comunicare sau bazele de date.
Prin reunirea acestor componente de pre, se determin costul total de
proprietate al soluiei ERP(engl. Total Cost of Ownership)

In realitate insa, costul implementrii unui sistem integrat de tip ERP este
extrem de dificil de previzionat, deoarece el depinde de o multitudine de variabile,
cum ar fi:
numrul de divizii ale companiei care vor fi servite;
numrul de module care vor fi instalate;
munca necesar pentru integrarea sistemelor deja existente;
dorina de schimbare a companiei;
ct de complex se dorete a fi proiectul
Exist o regul nescris pe care foarte muli specialisti au folosit-o pentru a
estima costul total al implementrii unui ERP i anume nmulirea cu cifra 6 a
costului licenei. Acum civa ani, renumita firma de cercetare MetaGroup Inc. a
realizat un studiu de pia pe un eantion format din 63 de companii de toate felurile
i din mai multe industrii, de la companii mici pn la companii uriae, pentru a
descoperi care a fost costul total (TCO - total cost of ownership) al implementrii
sistemului ERP, aici incluznd costul cu echipamentele hardware, licenele software,
serviciile profesionale i costurile interne ale firmei.

Costul mediu rezultat pentru cele 63 de companii participante la studiu a fost


de 15 milioane USD, cel mai mare cost fiind 300 milioane USD, iar cel mai mic cost
total fiind de 400.000 USD. Dei este dificil de obinut concluzii din urmrirea unui
studiu realizat pe companii att de diferite, totui este foarte limpede c un sistem
ERP nu este deloc ieftin, ba chiar dimpotriv, preul este destul de mare.
Afar de acestea, la implementarea ERP mai exist i nite costuri ascunse,
care sunt destul de dificil de comensurat i de previzionat. Cercettorii i cei ce
implementeaz softuri ERP consider c urmtorii factori sunt cel mai adesea
rspunztori de subevaluarea bugetului:

Pregtirea profesional a angajailor. De obicei acesta este cel mai


important factor care este subestimat la crearea bugetului pentru
implementarea ERP. Cheltuielile cu pregtirea sunt foarte mari deoarece
aproape ntotdeauna angajaii trebuie s nvee noi proceduri si noi procese, nu
doar s se familiarizeze cu o nou interfa. Mai mult dect att, companiile ce
ofer training nu pot ajuta foarte mult, deoarece ele sunt specializate n
oferirea de suport pentru modul cum funcioneaz programul software efectiv,
nu pentru modul cum se desfsoar afacerea n fiecare companie. De obicei
costul real cu pregtirea depete de dou-trei ori costul bugetat.
Integrarea i testarea. Crearea i testarea legturilor dintre pachetul ERP i
alte componente software pe care le are implementate compania reprezint de
asemenea unul dintre cele mai subestimate costuri. Crearea legturilor este un
proces destul de anevoios, mai ales atunci cnd componentele soft existente
sunt mai vechi i firma productoare nu mai ofer suport pentru ele sau nu mai
exist pe pia.
Personalizarea. n afar de crearea legturilor ctre componentele existente
ale companiei, mult mai costisitoare i ceva ce trebuie evitat pe ct posibil este
personalizarea nucleului pachetului ERP. Aceasta trebuie ns efectuat atunci
cnd ERP nu acoper unul din procesele companiei, i trebuie adaptat s
realizeze i acest aspect. Totui se recomand evitarea pe ct posibil a acestui
lucru, deoarece pe lng faptul c este foarte costisitoare, personalizarea
nucleului pachetului ERP face mult mai dificil actualizarea atunci cnd este
disponibil o nou versiune a acestuia.
Conversia datelor. Chiar dac este un adevr admis de puine companii, totui
foarte multe din datele stocate n sistemele vechi nu sunt de prea mare
actualitate i relevan. Transformarea lor i mutarea n sistemul client-server
cerut de ERP cost bani i pune destul de multe probleme practice.

Analiza datelor. De multe ori, datele din sistemul ERP trebuie combinate cu
date prelevate din exteriorul companiei pentru realizarea de diverse rapoarte.
Este necesar astfel ca la costul pachetului ERP s fie adugat i costul unor
instrumente de Data Warehouse, mpreun cu costul unor specialisti n
forarea datelor. Remprosptarea zilnic a datelor dintr-un mare depozit de
date de la nivelul ntreprinderii poate fi destul de greoaie, deoarece sistemele
ERP nu sunt optimizate pentru a indica ce date au fost modificate de la o zi la
alta.
Plata consultanilor. Implementarea ERP necesit apelarea la servicii de
consultan i training al angajailor ce tind s creasc fr limite. Pentru a
preveni aceasta, la semnarea contractului cu firma ce asigur consultana
trebuie stabilite i date cantitative, reflectat n necesitatea ca un anumit numr
dintre angajaii companiei s fie capabili s promoveze anumite teste la
ncheierea perioadei de pregtire.
nlocuirea angajailor de top. Piaa sistemelor ERP este o pia foarte
concurenial, astfel c pe msur ce implementarea sistemului ERP din
companie este finalizat si n interiorul companiei se formeaz specialiti ERP.
Astfel este foarte posibil ca firme concurente s-i atrag acordndu-le salarii i
bonusuri mai mari dect este pregtit compania mam s le ofere. n cazul n
care nu va putea fi mpiedicat plecarea acestora la firme concurente, atunci
vor fi pltite sume duble sau triple acelorai oameni ce se ntorc sub form de
consultani sau a altora pe poziii similare.
Activitatea echipelor de implementare nu se termin niciodat. Dei
majoritatea companiilor tind s trateze implementarea sistemului ERP la fel ca
pe un oricare alt proiect, acest lucru nu este valabil. Nu este posibil ca dup ce
pachetele software sunt instalate, fiecare angajat s se rentoarc la treaba pe
care o realiza nainte. Din cauz c cei care au muncit la implementare cunosc
fiecare detaliu al procesului de vnzare mai bine chiar dect cei de la

departamentul vnzri si cunosc mai bine procesul de producie dect cei de la


departamentul operaional, aceste persoane sunt foarte valoroase. Companiile
nu-si pot permite s trimit aceste persoane napoi la activitatea pe care o
fceau nainte pentru c sunt foarte multe lucruri de fcut dup implementarea
ERP. Scrierea de rapoarte pentru a scoate informaii din sistemul ERP va ine
echipa ocupat pentru cel puin nc un an. Din pcate foarte puine companii
includ n buget cheltuieli pentru munca de dup implementarea efectiv a
sistemului, astfel c de multe ori se ajunge la suplimentri de fonduri i de
personal, imediat dup ce sistemul a intrat n exploatare, cu mult nainte ca
beneficiile ERP s poat fi adunate.
Asteptarea imediat a beneficiilor. Una dintre cele mai rspndite greeli ale
companiilor este ateptarea faptului ca imediat dup implementarea ERP s fie
vizibile i beneficiile. De fapt, un recent sondaj efectuat de Deloitte a scos n
eviden faptul c mai mult de un sfert din firmele chestionate au suferit
scderi de performan imediat dup implementarea ERP, din cauza
nenumratelor schimbri pe care le presupune acesta. Beneficiile se fac simite
abia dup folosirea pentru o anumit perioad de timp i efectuarea de
schimbri n procesul de producie