Sunteți pe pagina 1din 65

CUPRINS

CUPRINS...............................................................................................................1 I. SISTEME INFORMATICE DE TIP ERP N MANAGEMENTUL FIRMEI..........2


1.1. EVOLUIA SISTEMELOR INFORMATICE.......................................................................2 1.2. ROLUL SISTEMELOR INFORMATICE DE TIP ERP N MANAGEMENTUL FIRMEI.................9

II. STRUCTURA I FUNCIILE UNUI SISTEM DE TIP ERP.............................14


2.1. GESTIUNEA PRODUCIEI.........................................................................................14 2.2. GESTIUNEA STOCURILOR....................................................................................... 16 2.3. APROVIZIONARE I DESFACERE..............................................................................18 2.4. CONTABILITATE FINANCIAR...................................................................................20 2.5. MODULUL IMOBILIZRI...........................................................................................22 2.6. SALARIZAREA I GESTIUNEA ANGAJAILOR..............................................................24 2.7. CONTABILITATE DE GESTIUNE.................................................................................27 2.8. ANALIZA FINANCIAR..............................................................................................29 2.9. TABLOUL DE BORD.................................................................................................29

III. IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC DE TIP ERP - ORACLE APPLICATION.....................................................................................................30 IV. IMPLICAIILE IMPLEMENTRII UNUI SISTEM INFORMATIC DE TIP ERP .............................................................................................................................54
4.1. AVANTAJELE I DEZAVANTAJELE SISTEMELOR ERP.................................................55 4.2. MOTIVAIA IMPLEMENTRII DE SISTEME ERP..........................................................57 4.3. COSTUL UNUI SISTEM ERP....................................................................................58 4.4. PUNCTELE SENSIBILE N IMPLEMENTAREA UNOR SISTEME INFORMATICE DE TIP ERP.61

BIBLIOGRAFIE....................................................................................................64

I. SISTEME INFORMATICE DE TIP ERP N MANAGEMENTUL FIRMEI 1.1. Evoluia sistemelor informatice
O firm este sediul unor activiti informaionale variate (culegerea i comunicarea datelor, preluarea datelor i obinerea informaiilor, stocarea, regsirea i transmiterea informaiilor etc.) pentru a rspunde la nevoile de luare a deciziei, la gestiunea tranzaciilor interne i externe. Aceste activiti de tratare a informaiei au ca scop oferirea utilizatorilor de reprezentri pertinente ale realului, plecnd de la date fragmentate de origine i de calitate diferit. Pn ntro epoc recent, aceste activiti informaionale erau, n cea mai mare parte, manuale sau, mai bine zis, puin mecanizate. Muncitorii n informaie (pentru majoritatea oamenilor, angajai de birou) nu dispuneau dect de o gam limitat de instrumente (telefonul, maina de scris, i mai rar maina de calcul). ncepnd cu anii 1980, revoluia tehnic n domeniul informaticii se realizeaz ntr-un ritm accelerat, apar tehnologii electronice de tratare a informaiei care bulverseaz metodele de munc, rolurile individuale i chiar maniera de punere a problemelor. Aceast revoluie are un impact considerabil: nu mai este realist s vorbim de sisteme informaionale fr s ne referim la sistemele informatice. Din punct de vedere funcional, sistemul informatic are mai multe definiii, n funcie de scop, elementele din structur i relaiile dintre elemente. Cea mai general definiie l prezint ca pe un sistem de colectare, memorare, prelucrare i distribuire a informaiilor care utilizeaz calculatorul electronic. Sau: sistemul informatic este un ansamblu de elemente interconectate funcional n scopul automatizrii obinerii informaiei i fundamentrii deciziilor. Scopul principal al sistemului informatic const n aceea c servete cerinele informaionale ale managerilor de pe diferite niveluri decizionale i reduce la minimum intervenia i efortul uman n desfurarea proceselor informaionale. Fiecrui sistem informatic i se asociaz un sistem de prelucrare a datelor, n care datele se prezint pe diferii supori de memorare, iar procesele de prelucrare sunt concretizate n proceduri (automate i manuale) executate de diferite echipamente de tehnic de calcul i teletransmisie i de ctre personal specializat.

n structura oricrui sistem informatic se regsesc urmtoarele elemente: baza tehnic; sistemul de programe; baza tiinifico-metodologic; baza informaional; resursele umane i cadrul organizatoric. 1. Baza tehnic (hardware-ul sistemului informatic), cuprinde totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, transmitere, prelucrare i stocare a datelor (calculatoare electronice, echipamente de culegere date, echipamente de verificare a datelor, componente de teleprelucrare i suporii tehnici de date). 2. Sistemul de programe (software-ul), se refer la totalitatea programelor necesare funcionrii sistemului informatic n conformitate cu funciile i obiectele ce i-au fost stabilite, respectiv programele de baz i programele aplicative. 3. Baza tiinifico-metodologic este constituit din sistemul indicatorilor economici, procese i fenomene economice, precum i din metodologiile de realizare a sistemelor informatice. 4. Baza informaional cuprinde datele supuse prelucrrii fluxurilor informaionale, sistemele i nomenclatoarele de coduri. 5. n resursele umane se include personalul implicat cu funcionarea sistemului informatic, iar cadrul organizatoric este cel specificat n regulamentul de organizare i funcionare al organismului economic n care funcioneaz sistemul informatic. Sistemul informatic al unei firme poate fi avut n vedere att ca model extern,ct i sub aspectul unui model intern. Modelul extern al sistemului informatic se refer la arhitectura funcional orientat ctre utilizator, pe care l intereseaz informaiile i procesele lor de prelucrare. Modelul intern al sistemului informatic se refer la structura fizic orientat ctre echipamente, unde intereseaz datele, procedurile de prelucrare, echipamentele, mediile de programare i sistemele de operare. Sistemele informatice pot fi clasificate n funcie de diferite criterii. n continuare sunt descrise principalele scheme de clasificare. A. Clasificarea n concordan cu nivelurile organizatorice. Organizaiile sunt compuse din componente cum ar fi departamente, divizii, echipe etc. De exemplu, majoritatea organizaiilor au un departament de resurse umane, un departament de finane-contabilitate i poate un departament de relaii cu publicul. Aceste departamente raporteaz unui nivel organizatoric mai nalt cum ar fi o divizie sau un sediu central ntr-o manier ierarhic. Aceasta este o structur ierarhic tradiional cu mai multe niveluri. Dei unele organizaii au introdus inovaii structurale cum ar fi cele bazate pe echipe i reele, i dei aceste inovaii structurale vor predomina poate n viitor, adevrul este c astzi
3

marea majoritate a organizaiilor au o structur ierarhic tradiional (exemplul bncilor fiind cel mai elocvent). O cale pentru organizarea sistemului informatic este construirea lui n conformitate cu structura organizatoric. Astfel, se pot gsi sisteme informatice construite pentru divizii, departamente, secii i chiar pentru indivizi. Aceste sisteme pot fi independente sau pot fi interconectate. Departamente similare pot exista n diferite locuri n organizaiile mari. De exemplu, un departament de resurse umane poate fi att la nivel central ct i ct i n fiecare divizie sau sucursal. Proiectanii de sisteme informatice au urmtoarele opiuni: s proiecteze un sistem informatic general care s includ un subsistem de resurse umane, sau s proiecteze un sistem centralizat de resurse umane pentru ntreaga organizaie. Folosind ultima abordare, proiectanii construiesc sistemul n jurul ariilor funcionale (ariile funcionale definind aria de ntindere a fiecrei funcii a ntreprinderii - de exemplu: financiar, de personal etc.). Sistemele informatice construite n conformitate cu nivelele organizatorice sunt: 1. Sisteme informatice departamentale. Frecvent, o organizaie folosete mai multe programe aplicative ntr-o singur arie funcional. De exemplu n gestiunea personalului, este posibil s se foloseasc un program pentru selectarea solicitanilor de locuri de munc i un program pentru monitorizarea fluctuaiei personalului. Unele aplicaii sunt complet independente n timp ce altele sunt interconectate. Colecia de programe aplicative n domeniul resurselor umane se poate numi Sistem informatic pentru resurse umane. 2. Sisteme informatice organizaionale. n timp ce un sistem informatic departamental este n mod obinuit legat de o arie funcional, se poate vorbi frecvent de colecii de aplicaii n mai multe sau n toate ariile funcionale. O astfel de colecie poate fi descris ca un sistem informatic organizaional. 3. Sisteme informatice interorganizaionale. Unele sisteme informatice sunt foarte complexe i implic mai multe organizaii. De exemplu sistemul de rezervare a biletelor de avion n lumea ntreag este compus din mai multe sisteme aparinnd diferitelor companii aeriene. Deci sistemele informatice interorganizaionale sunt formate din mai multe sisteme informatice organizaionale la care se adaug sistemele de legtur dintre acestea. B. Clasificarea n concordan cu ariile funcionale . Dup cum s-a observat, sistemele informatice departamentale sunt construite n concordan cu ariile funcionale tradiionale. Principalele sisteme informatice, potrivit acestei clasificri, sunt: 1. Sistemul financiar - contabil, 2. Sistemul pentru producie, 3. Sistemul pentru activitatea comercial, 4. Sistemul pentru gestiunea resurselor umane,
4

5. Sistemul pentru management. n fiecare arie funcional, sunt efectuate operaii de baz computerizate care sunt eseniale pentru activitatea organizaiei. Pregtirea unui tat de plat sau nregistrarea unui client sunt exemple tipice. Asemenea operaii sunt numite operaii scop central (mission-central tasks). Sistemele informatice care suport asemenea operaii se numesc sisteme tranzacionale (TPS). Sistemele tranzacionale execut operaii care se efectueaz n toate ariile funcionale dar n special n contabilitate i finane. De notat c n fiecare arie funcional este posibil s gsim nenumrate sisteme informatice cu aplicaii specifice. C. Clasificarea n concordan cu suportul furnizat de sistem. A treia modalitate de a clasifica sistemele informatice este in concordan cu tipul suportului pe care l furnizeaz, indiferent de aria funcional implicat. De exemplu, un sistem informatic poate fi un suport pentru funcionari n aproape orice arie funcional. Similar, managerii, indiferent unde lucreaz, pot utiliza un sistem computerizat ca suport pentru luarea deciziilor. Principalele sisteme dup aceast clasificare sunt: 1. Sisteme tranzacionale (TPS - Transaction Processing System); 2. Sisteme manageriale (MIS - Management Information System); 3. Sisteme automatizate pentru birouri (OAS - Office Automation System); 4. Sisteme suport pentru grup (GSS - Group Support System); 5. Sisteme suport pentru decizii (DSS - Decision Support System); 6. Sisteme executive sau sisteme suport (EIS - Executive Information System or Support System), utilizate n activitatea de execuie; 7. Sisteme suport inteligente (ISS - Intelligent Support System), cuprind sisteme expert (ES - Exepert System) i reele neuronale artificiale (ANN - Artificial Neural Networks). Implementarea unei aplicaii specifice poate implica dou sau mai multe din sistemele prezentate mai sus. De exemplu, un sistem suport pentru decizii poate fi combinat cu un sistem expert pentru a realiza un sistem informatic care s fie utilizat n realizarea unui program promoional de marketing. De aceea este mai adecvat s privim aplicaiile sistemelor informatice ca o matrice unde principalele arii funcionale reprezint o dimensiune a matricei, iar cealalt dimensiune este dat de aplicaiile ce formeaz sistemul informatic i care sunt admise ca suport pentru fiecare arie funcional n parte. O clas special de sisteme informatice care reunete, din punct de vedere funcional, mai multe tipuri de sisteme informatice sunt sistemele interactive pentru asistarea deciziilor (SIAD). Un SIAD este un sistem informatic care utilizeaz cunotinele dintr-un domeniu de aplicaie pentru a ajuta decidentul n rezolvarea unor probleme slab structurate, respectiv greu de algoritmizat i programat.
5

Principalele caracteristici ale unui SIAD sunt: - experiena, intuiia, judecile i preferinele decidentului sunt eseniale; - interactivitate de nivel nalt; - cutarea soluiilor necesit manipulri de date, cutare de informaii, modelare, calcule; - procedurile care urmeaz s se execute la un moment dat nu sunt cunoscute apriori, aceasta depinznd de date sau de rezultatele intermediare; - criteriile de decizie sunt numeroase, conflictuale i depind adesea de utilizator; - datele nu sunt totdeauna dinainte cunoscute. - timpul de rspuns pentru obinerea unei soluii satisfctoare este limitat. Structura unui SIAD este prezentat n figura 1.1

INTERFATA UTILIZATOR

Biblioteca de modele

Biblioteca de reprezentri grafice

Sistemul de modelare

Subsistemul de prezentare a informaiilor

Subsistemul statistic, previziune, optimizare SISTEM EXPERT

Sistem de gestiune a bazelor de date

Baza de date

Fiiere externe

Figura 1.1 - Structura unui S.I.A.D.

D. Clasificarea n concordan cu arhitectura sistemelor informatice. Modul n care un sistem informatic este organizat depinde de scopul pentru care a fost construit. naintea proiectrii unui sistem informatic, o operaie important este aceea de a conceptualiza informaia cerut de ctre activitatea sau procesul economic pentru care se construiete sistemul informatic. Conceptualizarea include maniera n care cerinele sunt recunoscute de ctre tehnologia informaional (IT - Information Tehnology). O astfel de conceptualizare se numete arhitectur informatic. Un termen legat de cel prezentat mai sus este acela de infrastructur informatic care se refer la modul n care calculatoarele, reelele, bazele de date i alte faciliti sunt aranjate, cum sunt conectate, cum funcioneaz i cum sunt conduse. Arhitectura i infrastructura sunt dou aspecte ale sistemelor informatice ce se intercondiioneaz reciproc. Sistemele informatice pot fi clasificate n concordan cu arhitectura lor i principalele categorii sunt: 1. Sisteme informatice bazate pe mainframe-uri; 2. Sisteme informatice bazate pe PC-uri; 3. Sisteme informatice distribuite. E. Clasificarea dup natura activitilor pentru care sunt construite sistemele informatice. Potrivit acestei clasificri sistemele informatice se mpart n: 1. sisteme operaionale; 2. sisteme tactice (manageriale); 3. sisteme strategice. Sistemele operaionale ofer suportul necesar operaiilor zilnice ale unei organizaii cum ar fi nregistrarea unei facturi sau a numrului de ore pe care le lucreaz un muncitor. De asemenea, acestea ofer suport i deciziilor operaionale, decizii care se refer la un interval de timp scurt. Sistemele informatice necesare activitilor i deciziilor operaionale sunt n general cele tranzacionale, executive precum i sistemele informatice suport pentru decizii (folosite pentru deciziile repetitive). Sistemele operaionale sunt utilizate de ctre conductorii de la nivelele joase, operatori i funcionari. Sisteme tactice (numite i sistemele manageriale) sunt legate de activitile efectuate de ctre managerii de la nivelele medii ale firmei (directori de departamente, de divizii, secii etc.), activiti precum planificarea organizarea i controlul pe termen scurt i mediu. Sistemele tactice fa de cele operaionale au o sfer mai larg de cuprindere, dar ca i acestea folosesc n principal surse interne de date. Sistemele manageriale se bazeaz n general pe sistemele informatice manageriale dar i pe sistemele informatice suport pentru decizii, sistemele informatice executive i chiar sisteme informatice inteligente. Ele furnizeaz urmtoarele tipuri de informaii:
7

- Sinteze statistice. Rapoartele statistice includ sinteze ale datelor primare cum ar fi producia zilnic, rata de absenteism sptmnal sau consumul lunar de electricitate. - Rapoarte prin excepie. Pentru a despovra managerii de suprancrcarea informaional, un sistem informatic poate extrage excepiile pentru a le prezenta separat. Rapoarte periodice i rapoarte ad-hoc. Sintezele statistice ca i rapoartele prin excepie pot fi obinute periodic sau la cererea utilizatorului. Rapoartele ad-hoc sunt necesare deoarece conin informaii care nu se gsesc n rapoartele de rutin sau deoarece utilizatorii nu mai pot atepta raportul periodic. Datorit mbuntirii tehnologiei informatice utilizatorii pot vedea rapid informaia curent sau chiar informaia n timp real. - Analize comparative. Managerii doresc s compare valorile indicatorilor de performan, precum i alte informaii cu cele ale competitorilor, cu performanele trecute sau standardele industriale. - Previziuni. Fa de sistemul operaional, care are o orientare clasic, sistemele manageriale furnizeaz proiecii viitoare cum ar fi analiza trendului (tendinei), proiecii ale vnzrilor viitoare sau predicia cotei pri de pia. - Informaii pentru detectarea rapid a problemelor. Prin compararea i analizarea datelor, sistemele manageriale pot detecta problemele n primele lor faze. De exemplu, rapoartele statistice de control a calitii pot descoperi dac are loc o tendin de reducere a calitii. - Informaii pentru fundamentarea deciziilor de rutin. Managerii de la nivelul de mijloc sunt implicai n multe decizii de rutin. Ei programeaz angajaii, comand materiale i decid ce i cnd se produce. Modelele standard matematice, financiare i statistice sunt valabile pentru realizarea acestor activiti. Sistemele strategice sunt legate de situaiile pe termen lung i de deciziile care schimb semnificativ maniera n care vor fi realizate obiectivele firmei. n mod tradiional sistemele strategice implic doar planificarea de lung durat. Totui astzi sistemele strategice ajut organizaiile i n alte moduri. Ele sunt menite i s rspund la aciunile competitorilor sau la orice alt schimbare semnificativ n mediul ntreprinderii. Asemenea rspunsuri nu sunt incluse n planificarea de lung durat deoarece ele sunt imprevizibile. De multe ori schimbarea n sine este legat de tehnologia informatic i anume dezvoltarea unei noi tehnologii de ctre un competitor. Aceste rspunsuri sunt considerate strategice deoarece impactul lor este foarte important. Sistemele informatice sunt folosite pentru a ajuta la gsirea rspunsului sau pentru a da chiar ele rspunsul. Cele mai utilizate sisteme informatice ca suport pentru sistemele strategice sunt cele suport pentru luarea deciziilor i sistemele expert.

1.2. Rolul sistemelor informatice de tip ERP n managementul firmei


n prezent se manifest o cretere semnificativ a cantitii de informaii, obinute i manipulate n firme, tendin accentuat i de formularea unor condiii tot mai severe n ceea ce privete calitatea informaiei (corectitudinea i operativitatea fiind cerinele sine qua non). Sistemele informatice economice furnizeaz cu promptitudine informaii asupra fenomenelor i proceselor economice, contribuie astfel la perfecionarea relaiilor dintre societile comerciale, sunt un factor de economisire a resurselor materiale, de energie i de munc, i pun la dispoziia oricrui sistem de producie, informaii complete i operative asupra tuturor condiiilor n care i pot desfura activitatea, putndu-se stabili dimensiuni optime privind capacitile de producie, piaa de aprovizionare, piaa de desfacere, costurile de producie, rentabilitatea, contribuind astfel la eficientizarea activitilor desfurate. Promovarea utilizrii noilor tehnologii informaionale n cele mai variate aspecte ale vieii sociale, se manifest ca factor dinamizator, de progres al societii. Condiiile existente azi, ce definesc mediul n care evolueaz firmele, le oblig pe acestea s gseasc metode noi, mai eficiente de organizare i funcionare. Apariia calculatoarelor a nsemnat un pas foarte important n identificarea unor astfel de metode. Posibilitatea utilizrii lor fr prea mari restricii n orice domeniu a creat noi deschideri, greu de imaginat altfel. n literatura economic, deseori o firm este asemnat cu un organism biologic. La fel ca acesta, ea trebuie s se adapteze la mediul existent. Dar adaptabilitatea este o caracteristic ce are la baz posibilitatea de a transmite informaii despre mediul nconjurtor foarte rapid de la diversele componente ale organismului ctre centrul de decizie i invers. Acest lucru este asigurat n cazul organismului biologic de ctre subsistemul nervos. n cazul unui organism economic suportul este asigurat de ctre subsistemul informaional. Viteza foarte mare de reacie a sistemului nervos pe care l posed organismele biologice nu este similar ca valoare cu viteza de reacie pe care o are subsistemul informaional n cazul organismelor economice. Aceasta din urm reacioneaz mult mai ncet. Motivul este constituit de modul de construcie precum i de gradul de integrare cu gazda. n timp ce n cazul unui organism biologic, indiferent de dimensiunea sa, gradul de integrare este maxim, n cazul unui organism economic, gradul de integrare este mai mic, iar componentele nu sunt ntotdeauna dedicate. Aceste neajunsuri ale organismelor economice trebuie eliminate, iar modul cel mai simplu i eficient este s nvm de la modele care exist i funcioneaz deja. Creterea vitezei de reacie n cazul organismelor economice se poate realiza dac ntreg subsistemul informaional este informatizat. n acest sens se ncearc de mult timp gsirea unor soluii ieftine i implicit accesibile pentru oricine, pentru informatizarea tuturor componentelor care-l constituie. Pn acum civa ani informatizarea unor componente din firme a dat
9

rezultatele scontate, accelernd i eficientiznd activitatea acestora. Necesitatea integrrii acestor compartimente, deja informatizate, ntr-un sistem comun s-a acutizat n timp i drept rspuns sau accentuat i preocuprile pentru a realiza sisteme integrate informatizate. Realizarea lor este posibil cu ajutorul unor software-uri integratoare pentru activitatea firmei. Aceast categorie de software poart numele de ERP (Enterprise Resource Planning adic Planificarea Resurselor Companiei). Construirea unui singur program care este necesar att personalului din compartimentul finane, ct i celui din compartimentul resurse umane sau aprovizionare reprezint o prioritate pentru firm. Fiecare dintre aceste departamente au de obicei propriul sistem informatizat optimizat pentru scopul departamentului. Un ERP le combin mpreun ntru-un singur sistem, care folosete o singur baz de date, pe care oricare dintre departamente o poate accesa i prin intermediul creia poate partaja informaii. Aceast abordare integrat aduce o serie de avantaje deosebite pentru firm. Un sistem ERP nlocuiete toate acele sisteme informatizate departamentale cu unul singur, modular. Fiecare departament are asigurat printr-un modul al ERP-ului software-ul propriu necesar, doar c aceste module sunt integrate i pot comunica. Prin anii 90 s-au dezvoltat primele sisteme ERP dar acestea erau ca un monolit. Nu puteau fi cumprate dect integral cu toate modulele, indiferent dac firma ce fcea achiziia avea nevoie de toate modulele sau nu. Mai trziu acest neajuns a fost nlturat prin realizarea de sisteme ERP care pot fi achiziionate pe module fr a cumpra tot pachetul. Acest fapt a devenit un avantaj deoarece integrarea unui sistem ERP la nivelul unei firme nu este nici uoar i nici ieftin. n acest fel, o firm i poate planifica modul n care achiziioneaz sistemul ERP pe module dar i ordinea n care departamentele sale vor fi integrate n acest sistem. Sistemele Enterprise Resource Planning (ERP) sunt sisteme de management a informaiei care integreaz i automatizeaz mare parte din activitile efectuate ntr-o ntreprindere. Conceptul de Enterprise resource planning (planificarea resurselor ntreprinderii) deriv din cel privitor la planificarea resurselor pentru producie (manufacturing resource planning), care la rndul su a aprut prin perfecionarea conceptului iniial de planificare a necesarului de materiale (material requirements planning). n mod uzual, un sistem ERP permite integrarea unor componente precum: producie, logistic, distribuie, inventar, transport, contabilitate etc. Astfel, software-ul de tip ERP ajut la controlul i automatizarea multor activiti cum ar fi: vnzri, livrri, facturare, producie, managementul calitii, managementul resurselor umane etc. Deseori un ERP este numit i sistem back office evideniind faptul c nu implic direct participarea partenerilor (furnizori sau clieni). Acesta vine n contrast cu conceptul de sistem
10

front office, cum ar fi sistemul de management al relaiilor cu clienii (sisteme de tip CRM) care lucreaz n mod direct cu clienii, sau sistemele e-business cum ar fi e - Comer, e - Guvernare, e-Telecom i e - Finane, sau sistemul de management al relaiilor cu furnizorii. Software-ul ERP este unul integrat, incluznd toate departamentele funcionale ale firmei. A construi un singur soft care deservete nevoile angajailor din finane ct i a celor de la resurse umane sau de la depozitele de materiale sau de produse este o sarcin nu tocmai uoar. n mod normal, fiecare dintre aceste departamente, are un soft separat optimizat pentru individualitatea cu care lucreaz. Dar ERP combin toate aceste softuri ntr-un singur mega-soft integrat care ruleaz dintr-o singura baza de date astfel nct oricare departament poate mprti mai uor informaii i poate comunica mai uor. Aceast abordare integrat poate avea urmri foarte bune dac companiile instaleaz softul corect. Se ia comanda unui client pentru exemplu. n mod normal, cnd un client efectueaz o comand, aceasta ncepe o cltorie din inbox n inbox prin toat compania, deseori fiind transmis i retransmis ntre diferite sisteme informatice din departamente pe durata acestei cltorii. Toate aceste cltorii cauzeaz ntrzieri i pierderi. ntre timp, nimeni din companie nu tie cu certitudine care este starea comenzii la un moment dat pentru c departamentul financiar, de exemplu, nu poate accesa sistemul informatic al depozitului pentru a verifica dac produsul a fost expediat. Trebuie s sunai la depozit este acea fraz familiar pe care o aud clienii exasperai. ERP terge vechile bariere dintre sistemele informatice individuale ale finanelor, resurselor umane, produciei i depozitului, nlocuindu-le cu un program software unic, unificat, mprit n module software care aproximeaz, ntr-un fel, vechile sisteme individuale. Finanele, producia i depozitul primesc n continuare propriile pachete software, cu excepia c acum tot software-ul este interconectat astfel nct cineva de la financiar poate accesa sistemul de la depozit pentru a verifica dac o comand a fost expediat. n anii 90, ERP-ul era dezvoltat ca un monolit strns integrat, dar cei mai muli productori de astfel de soft au devenit de atunci mai flexibili, astfel nct acum poi instala numai pachetele care te intereseaz nu mai trebuie s cumperi toate modulele. Multe companii, de exemplu, vor instala modulul de finane i resurse umane, lsndu-le pe celelalte pentru mai trziu. Sistemele de tip ERP i-au demonstrat viabilitatea, chiar dac ele nu rezolv toate problemele informaionale ale firmelor. Un sistem ERP nu prea se ocup de procesele vizibile ale vnzrii (chiar dac muli productori de soft ERP au dezvoltat i platforme CRM sisteme de management al relaiilor cu clienii - care fac acest lucru); mai degrab, ERP-ul ia comanda i furnizeaz un traseu software pentru automatizarea diferiilor pai de-a lungul drumului de finalizare a comenzii. Cnd cineva introduce o comand n sistemul ERP, acesta are toate
11

informaiile necesare pentru a completa comanda (starea plailor clientului i istoricul comenzilor din modulul financiar, inventarul companiei din modulul depozitului i disponibilitatea mainilor pentru transport din modulul de logistic, de exemplu). Personalul din toate departamentele poate vedea aceste informaii i le poate actualiza. Cnd un departament termin de procesat comanda, aceasta este automat transmis de ERP urmtorului departament. Pentru a afla stadiul comenzii la un moment dat, nu trebuie dect s te uii n sistemul ERP pentru a afla. Cu puin noroc, procesarea comenzii se mic ca un fulger prin companie i clienii primesc comenzile mai repede i cu mai puine erori comise ca nainte. ERP poate aplica aceast magie i altor procese de afaceri, cum ar fi salarizarea i raportrile financiar-contabile. Acesta este, cel puin, visul ERP. Realitatea n schimb nu este aa de roz. S ne ntoarcem puin la acele inboxuri. Acel proces poate nu era cel mai eficient, dar era simplu. Finanele i fceau treaba i dac ceva mergea greit n afara acelui departament, era problema altcuiva. Acum nu mai este aa. Cu ERP, cei de la relaiile cu clienii nu mai sunt simplii dactilografi, introducnd numele cuiva ntr-un computer i apsnd tasta Enter. Ecranul ERP i face oameni de afaceri. Interacioneaz cu informaiile de credit ale clientului din departamentul financiar i nivelul inventarului din depozit. i-a plit clientul ultima factur? Vom putea s livram noua comand la timp? Acestea sunt decizii pe care reprezentanii cu clienii nu au mai fost nevoii s le ia pn acum i rspunsurile afecteaz clientul i toate departamentele companiei. Dar nu numai reprezentanii cu clienii trebuie s se trezeasc. Angajaii de la depozit, care erau obinuii s in inventarul n minte sau pe bucele de hrtie acum trebuie s pun informaiile n sistem. Dac nu, ecranul reprezentantului cu clienii va arata un nivel sczut al stocurilor i acesta i va spune clientului c produsul dorit nu este pe stoc. Responsabilitatea i comunicarea nu au fost niciodat ca pn acum. Angajaii unei firme accept greu schimbarea i ERP-ul le cere s-i schimbe modul n care lucreaz. De aceea valoarea ERP-ului este att de greu de dobort. Softul este, la o analiz mai atent, mai puin important dect schimbrile pe care compania le face n modul n care face afaceri. Dac se folosete ERP pentru a mbunti felul n care lucreaz angajaii, atunci nu se va observa, la prima vedere, niciun salt calitativ ntr-adevr, noul soft poate sa te ncetineasc prin simplul fapt c nlocuiete vechiul soft pe care l cunotea toat lumea cu acesta nou pe care nu-l tie nimeni. Firmele care instaleaz un ERP nu au via uoar cu el. Vnztorii de ERP prevd, n general, o perioad de implementare de la 3 la 6 luni. Acele implementri rapide (ntr-adevr, 6 luni este puin) ascund ceva pe undeva: o firm mic sau implementarea s-a fcut pe o mic parte din firm sau firma a dorit numai modulul financiar al sistemului ERP (n acest caz, sistemul
12

ERP este doar un program de contabilitate foarte scump). Pentru implementarea corect a ERP, modul n care se fac afacerile trebuie s se schimbe i felul n care oamenii lucreaz trebuie, de asemenea, s se schimbe. i aceste schimbri nu se fac prea uor. Asta dac nu cumva modul n care firma face afaceri nu este deja foarte bun (comenzile sunt livrate la timp, productivitatea este mai ridicat dect a concurentei, clienii sunt complet satisfcui), caz n care nu exist nici cel mai mic motiv pentru implementarea unui sistem ERP. Cel mai important lucru nu este s ne concentrm asupra timpului pe care l necesit implementarea transformrile reale ale ERP apar ntre un an i trei ani, n medie , ci este necesar ca managerii s neleag ce poate s fac un ERP i cum poate fi el folosit pentru a mbunti performanele firmei.

13

II. STRUCTURA I FUNCIILE UNUI SISTEM DE TIP ERP


Un ERP este o aplicaie software complex multi - modular care integreaz procesele economice ale ntreprinderii cu scopul optimizrii i creterii eficienei acestora. Din punctul de vedere al funcionalitilor, un software ERP acoper toate domeniile de interes ale unei afaceri precum: gestiunea produciei, gestiunea stocurilor, interaciunea cu furnizorii, gestiunea relaiilor cu clienii, urmrirea comenzilor, gestiunea financiar, gestiunea resurselor umane. Pornind de la premisa c ntregul este mai mult dect suma parilor, un ERP realizeaz integrarea i sincronizarea funciunilor ntreprinderii. Este un excelent mijloc de integrare i ordonare a informaiei, fluidiznd schimbul de date ntre departamente. Schimbrile tot mai rapide din mediul de afaceri i creterea n complexitate a activitilor din cadrul unei companii necesit o adaptare permanent, ntr-un ritm alert, care adeseori pune la ncercare capacitile de efort i analiz ale factorului uman. Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) au fost create ca soluie la aceste provocri, fiind capabile s proceseze un volum foarte mare de date i informaii agregate n scopul optimizrii i eficientizrii proceselor.

2.1. Gestiunea produciei


Modulul de producie este dedicat asistrii ntregului ciclu de producie, avnd ca date de intrare comenzile clienilor i planurile de producie. El ofer multiple faciliti cu privire la fazele de pregtire, programare, lansare i urmrire a produciei. Urmrirea produciei cu ajutorul acestui modul permite controlul i mbuntirea calitii produsului finit, contribuind la eliminarea timpilor mori i la reducerea rebuturilor. Pregtirea fabricaiei Permite descrierea tehnologic a produselor i reperelor sub forma unei structuri arborescente. Fiecrei componente procesate (reper, subansamblu, etc.) i este asociat o fi tehnologic n care se precizeaz: nomenclatorul de materiale, respectiv lista de materii prime, materiale, componente procesate, mpreun cu normele de consum i lista de componente alternative; tehnologia de fabricaie, respectiv lista de operaii, n ordine tehnologic, pentru fiecare operaie precizndu-se: normele de timp (timpi de pregtire i timpi unitari pe fiecare operaie); locul de munc; necesarul de SDV-uri; tarifele pe operaii

14

(manoper) cu posibilitatea actualizrii acestor tarife centralizat; caracteristicile tehnologice; posibilitatea unor derogri permanente sau temporare n ce privete materialele sau normele de consum din fia tehnologic a unui articol (componente echivalente); structura arborescent a unui produs mpreun cu Fiele tehnologice ale componentelor afecteaz planificarea i controlul produciei, precum i stabilirea rutelor tehnologice necesare. Programarea i lansarea produciei Elaborarea Programului Comercial - instrumentul pentru programarea produciei, permite planificarea / lansarea n producie a fiecrei comenzi de la client n parte. Elaborarea comenzilor interne de producie (fiecare component a produsului e lansat ca i comand intern), permite generarea programului lunar de fabricaie i ajustarea acestuia. Comenzile interne devin n sistem entitatea de lansare i urmrire a fabricaiei. Comenzile interne, cu tehnologiile i operaiile aferente, sunt pregtite pentru programarea produciei, determinndu-se resursele disponibile pentru executarea acestora. Pe baza termenelor de startare i finalizare a comenzilor interne se realizeaz programarea produciei. Setul de documente de lansare a produciei conine: fie limit de consum, fie de urmrire, bonuri de lucru, necesar de achiziii, lista de SDV-uri etc.; La definirea intrrilor, ntr-un proces pot fi necesare materii prime, materiale i/ sau componente stocabile sau nestocabile. Acestea sunt utilizate n cursul executrii procesului. Necesarul de consum este stabilit n faza de definire a procesului, n timp ce disponibilitatea real a materialelor este verificat nainte de lansarea produciei (cu ajutorul raportului Necesarul de materii prime i materiale); n urma planificrii produciei rezult i lista comenzilor externe: comenzi de executare a unor subansamble de ctre teri; Urmrirea produciei Modulul permite: urmrirea consumurilor de materiale, a manoperei i a produciei realizate; t transmiterea realizrilor lunare ale angajailor n modulul Salarii n vederea furnizrii indicatorilor implicii de realizare a salariilor n acord; calificarea strilor comenzilor interne lansate n producie (activarea, suspendarea, anularea i finalizarea) i implicit a fielor limit i a bonurilor de lucru aferente;
15

efectuarea colectrilor de manoper i de materiale consumate pentru executarea comenzii (raportarea produciei); etc.

Suportul pentru calculul costurilor directe la nivelul fiecrei comenzi interne de producie, defalcat pe elemente de cost configurabile de utilizator, reprezint un instrument puternic oferit de sistemele de tip ERP n scopul mbuntirii performanelor economice. Prin integrarea cu componenta Costuri, sistemul realizeaz att ante, ct li postcalculaia de cost. La ncheierea proceselor pot rezulta componente stocabile (repere, subansamble etc.), componente care sunt recepionate n magaziile de produse, n baza Notelor de predare. Componentele rezultate pot deveni componente de intrare pentru alte procese. Rezultatul fiecrui proces (cantitativ i calitativ) este stabilit n faza de definire a tehnologiei. La ncheierea proceselor productive se pot raporta att produsele lansate n fabricaie, ct i produse derivate (rebuturi, produse rectificabile, produse inferioare calitativ). Exist de asemenea att posibilitatea lansrii de comenzi de rectificare (i deci implicit definirea de tehnologii de rectificare), ct i suplimentarea de comenzi pentru nlocuirea rebuturilor.

2.2. Gestiunea stocurilor


Modulul de gestiune a stocurilor ofer mijloacele necesare iniializrii i controlului stocurilor existente n fiecare gestiune a unei organizaii. Pentru fiecare articol din stoc sunt memorate informaii cantitative i calitative. n cazul articolelor nregistrate la mai multe preuri de gestiune, evidena se face separat, pentru fiecare pre n parte. Ieirile din stoc se pot gestiona pe baza metodei FIFO (primul intrat, primul ieit) sau prin metoda alegerii selective (pentru cazul n care dorim trasabilitate). Trasabilitatea este mecanismul ce const n introducerea lotului pentru fiecare intrare n gestiune, i alegerea lotului din care facem descrcarea la fiecare ieire (bon de consum, factur, aviz, transfer). Un mecanism care pe ct pare de simplu, pe att este de complicat de pus n practic. Este, n general, cerut de firmele certificate ISO, i de firmele ce produc articole cu risc ridicat: medicamente, produse chimice etc. Nici legislaia fiscal nu este foarte clar n acest domeniu, trasabilitatea presupune c gestiunea s fie descrcat prin metoda alegerii selective (mi aleg din ce lot consum), metod care nu este n mod explicit agreat de finane. Problema se poate ocoli considerndu-se ca fiecare lot ca fiind alt articol cu proprieti calitative distincte (ceea ce nu este foarte departe de adevr). Adevrata problem apare la gestionarea acestei informaii: cnd se scoate materie prim din gestiune, s se ia din acel lot i nu din altul, dac s-a descrcat din dou sau mai multe loturi s se treac mai multe poziii pe bonul de consum.

16

Operaiuni de baz identificarea uoar a articolelor din stoc (materii prime, materiale, semifabricate, piese de schimb, produse finite, ambalaje, etc.) prin intermediul grupelor i a atributelor de caracterizare; posibilitatea inactivrii unor articole n scopuri de siguran (evitarea dublrii unui articol, de ex.); posibilitatea lucrului cu uniti de msur multiple, i a convertirii automate a cantitii i a preului; n nomenclatorul articolelor din stoc nu se genereaz poziii noi la intrri ale unui articol la preuri diferite; posibilitatea inerii evidenei pe mai multe gestiuni (metoda cantitativ-valoric sau global-valoric); descrcarea automat din stoc pe baza metodelor FIFO, LIFO sau Cost Mediu Ponderat; posibiliti de operare a intrrilor din producie proprie; darea n consum cu preluarea automat a consumurilor specifice aferente comenzilor interne lansate n producie i tiprirea de bonuri de consum; transferul ntre gestiuni al articolelor din depozit; creteri sau diminuri de stoc i modificarea automat a preului de nregistrare, cu tiprirea de note de transfer sau avize de expediie; gestiunea depozitului (intrri, ieiri, transferuri, ajustri, inventarieri); monitorizarea permanent a situaiei stocurilor din depozit; contarea automat a documentelor, conform caracterizrilor contabile definite n modulul Contabilitate Financiar; Liste i rapoarte fia articolului; fia de magazie; balana de materiale; situaia stocului la un moment dat; lista de inventariere; fia cont analitic pentru valori materiale.

17

2.3. Aprovizionare i desfacere


Prin modulele "Aprovizionare" i "Desfacere", se ofer un suport activ att departamentelor de planificare/urmrire a produciei, ct i departamentului comercial (urmrire derulare comenzi clieni i furnizori, planificare/urmrire aprovizionare-desfacere). Modulul de desfacere completeaz i prelucreaz documentele efectuate n cadrul activitilor de desfacere (vnzri i transferuri de articole), oferind faciliti pentru nregistrarea, centralizarea i urmrirea vnzrilor i pentru administrarea transferului de articole ntre diferite gestiuni ale firmei. Prin completarea i nregistrarea documentului, se actualizeaz automat stocurile articolelor vndute sau transferate. Metoda de actualizare a stocului poate fi FIFO sau cea a alegerii specifice (n cazul asigurrii trasabilitii) i se stabilete n momentul configurrii sistemului. Modulul realizeaz nregistrarea, modificarea, vizualizarea, emiterea, tornarea, tergerea sau anularea documentelor de desfacere. Fiecare document emis se poate tipri la cerere, formatul acestuia de configureaz n funcie de cerinele clientului. Avizele de expediie ctre clieni pot fi facturate (total sau parial) prin realizarea de asocieri ntre facturi i avize nregistrate la date anterioare facturilor; n momentul facturrii se poate specifica, pentru fiecare articol, cantitatea facturat. Facturile i avizele de expediie pot fi generate pe baza comenzilor primite de la client, permind livrarea total sau parial a uneia sau mai multe comenzi. n cazul n care comanda pe baz creia se face documentul este cu rezervare de stoc, livrarea se face numai din stocul rezervat pentru comanda respectiv. Modulul DESFACERE asigur evidena automat a documentelor de vnzare, consistena datelor, regsirea i prelucrarea complex a informaiilor specifice. Pentru fiecare articol completat pe un document este afiat cantitatea disponibil n stoc n momentul nregistrrii documentului. La nregistrarea unui document sunt puse la dispoziie ferestre de cutare necesare la completarea codurilor clienilor, mrfurilor, modalitilor de plat, bncilor. Aceste ferestre ofer posibilitatea regsirii informaiei dorite folosind orice criteriu de selecie. n orice fereastr se pot aduga elemente noi, fr a ntrerupe nregistrarea documentului. Consistena datelor. Operaiile de modificare sau tergere sunt permise doar pentru documente a cror dat face parte dintr-o perioad deschis att din punct de vedere comercial ct i contabil.

18

Facturile i avizele de expediie pot fi generate pe baza comenzilor nregistrate anterior. n cazul n care comanda s-a rezervat din stoc, factura sau avizul anuleaz rezervarea i scade automat stocul. Documentele de ncasare asociate documentelor de desfacere pot fi nregistrate prin intermediul modulului NCASRI. Aceste sisteme informatice pot rezolva i problema politicilor de pre i a discounturilor, n principal, prin gsirea preului de vnzare funcie de articol, client i de politicile de pre practicate. Sistemul gestioneaz mai multe liste de preuri, peste care pot fi aplicate diverse politici de pre (perioade de promoie, discounturi la vnzri peste o anumit limit). Aceste politici de pre sunt generale, ele trebuiesc adaptate la modul de lucru al fiecrei firme. Modulele de aprovizionare i desfacere cuprind : vnzri de mrfuri sau produse din stoc, cu tiprirea facturilor, avizelor de expediie, iar la export cu tiprirea invoce-ului; intrrile de materiale pe baz de facturi, avize de expediie, cu evidenierea diferenelor constatate la recepie i tiprirea de NIR - uri corespunztoare; calculul automat al preului de import (transport, asigurare, taxe vamale, comisioane, accize); evidena condiiilor de plat pe fiecare furnizor i client n parte; contarea automat a documentelor, conform caracterizrilor contabile definite n modulul Contabilitatea Financiar; Rapoarte generate de modulul Desfacere Catalog de clieni; Antecalculaii de pre (cu posibilitatea definirii de elemente noi de calculaie); Facturi clieni (intern sau export); Avize de expediie, retur de marf; Statistici de vnzri: Criterii multiple de selecie: articole, grupe de mrfuri, localiti, magazine de desfacere, clieni, intervale de timp Topul vnzrilor, n funcie de criteriile selectate; Calculul preului mediu de vnzare, cu sau fr TVA; Urmrirea comparativ a vnzrilor pe perioade de timp;
19

Aprovizionare Catalog de furnizori; Facturi furnizori (intern sau import); Avize de intrare, retur de marf; Recepia mrfii (fie pe aviz, fie pe factur) cu specificarea diferenelor pe NIR; Situaii furnizori (plti furnizori, solduri pe furnizori); Statistici: Criterii multiple de selecie: articole, grupe de mrfuri, localiti, furnizori, intervale de timp Calculul preului mediu de aprovizionare Urmrirea aprovizionrilor n funcie de criteriile selectate

2.4. Contabilitate financiar


Acest modul trebuie s fie la zi cu modificrile legislative i s respecte att reglementrile romneti de organizare i conducere a contabilitii financiare a agenilor economici, ct i standardele internaionale de contabilitate (IAS). n general, ntr-un asemenea modul se pot face configurri cu privire la: Planul de conturi i posibilitatea lucrului cu conturi analitice pe mai multe nivele; Definirea monografiei contabile; Gestionarea cursurilor valutare, cu convertirea automat a valorilor n moneda paralel; Gestionarea tipurilor de documente; Administrarea cataloagelor (articole, teri, angajai, trezorerie); Definirea caracterizrilor contabile (articole, teri, angajai); Definirea operaiilor economice; Definirea regulilor de contare automat; nchiderea automat a perioadelor financiare; Raportare n moneda paralel; nchiderea automat a conturilor de venituri i cheltuieli; posibilitatea nchiderii provizorii a acestora; Operarea notelor contabile diverse; Crearea de abloane de note contabile diverse; Utilizatorul poate ordona cresctor/ descresctor datele din coloane, sau poate filtra datele afiate n ferestre dup criterii alese de el;
20

Ordonarea automat n ordine cronologic a documentelor culese/operate; Consultarea operativ a documentelor primare i posibilitatea modificrii lor pn n momentul validrii (celelalte statusuri ale unui document sunt: operat, contat, tornat); tornarea se poate face dup validarea documentului;

Operarea Declaraiilor vamale de import; Evidena instrumentelor de ncasare/ plat; Evidena obiectelor de inventar; Contarea automat a documentelor; Vizualizarea i listarea notelor contabile centralizate; Preluarea notelor contabile din alte module (Imobilizri, Salarizare); Operaiuni de gestiune Prelucrare la teri/ Custodie; Majorarea de valoare la articole stocabile; Obineri din producie proprie; Actualizarea catalogului de preuri standard; Evidena plusurilor i minusurilor de inventar; Evidenierea i contarea automat a tipurilor de ieiri din gestiune; Descrcarea automat de gestiune dup metodele FIFO, LIFO, Cost Mediu Ponderat; Operaiuni de trezorerie Introducerea i contarea automat a documentelor de cas/ banc; Operarea operaiunilor de compensare; Operarea regularizrilor avansurilor de trezorerie; Evidena separat a operaiunilor de creditare, acreditive, etc.; Operarea discounturilor acordate/ primite; Operarea penalizrilor ncasate/ pltite; Calcularea i contarea automat a diferenelor de curs valutar; Consultarea operativ a componenei de sold client/ furnizor;

Rapoarte contabile ce se pot obine din acest modul: Balana de verificare sintetic i analitic; Balana analitic de furnizori i clieni; Fia de cont sintetic i analitic; Situaie facturi cu sold; Fia sah;
21

Jurnal de cumprri/vnzri; Registru Jurnal; Situaia soldurilor; Rapoarte de gestiune Fia de magazie; Fia de cont analitic pentru valori materiale; Balana analitic de materiale; Descrcare de gestiune; Lista de inventariere; Rapoarte de trezorerie Registru de Cas/ Banc; Situaia datoriilor n funcie de termenul de exigibilitate; Situaia creanelor n functie de termenul de lichidare; Rapoarte Direcia Financiar Decont de TVA; Declaraie de obligaii de plat la bugetul statului; Declaraie rectificativ;

2.5. Modulul imobilizri


Configurri: Definirea claselor de imobilizri; Definirea articolelor; Definirea locurilor de folosin; Definirea partenerilor; Configurarea numerelor de inventar; Planificarea amortizrilor; Planificarea amortizrilor pentru imobilizrile cu valoare rezidual prin: metoda liniar, metoda accelerat i metoda degresiv; Formula de amortizare poate fi modificat chiar din luna n care au fost date n folosin; Prin rectificare, exist posibilitatea introducerii unei formule noi de amortizare, n urma modificrilor legislative; Operaii ce se pot efectua cu privire la recepia imobilizrilor Recepia imobilizrilor achiziionate cu titlu oneros;
22

Recepia imobilizrilor intrate prin aport la capital; Recepia imobilizrilor intrate cu titlu gratuit; Recepia imobilizrilor constatate plus la inventar; Recepia imobilizrilor din producie proprie; Recepia imobilizrilor achiziionate prin leasing financiar; Recepia imobilizrilor n curs de execuie; Recepia final a imobilizrilor n curs de execuie;

Operaii ce se pot efectua cu privire la ieirea imobilizrilor; Fragmentarea imobilizrilor; Schimbarea locului de folosin a imobilizrilor; Conservarea imobilizrilor Intrare n conservare; Ieire din conservare;

Alte operaii ce se pot efectua cu privire la imobilizri: Rapoarte Lista de inventariere; Fia Mijlocului Fix; Balana imobilizrilor; Situaia valoric a imobilizrilor; Registrul numerelor de inventar; Situaia imobilizrilor intrate / ieite; nregistrarea imobilizrilor de natura obiectelor de inventar; Reevaluarea imobilizrilor; nregistrarea amortizrilor lunare; Corecii amortizare; Amortizare manual; Majorare valoare de inventar; nregistrarea amortizrilor de natura facilitilor fiscale;

23

2.6. Salarizarea i gestiunea angajailor


Acest modul este un instrument special conceput pentru rezolvarea tuturor problemelor de calcul salarial, conform legislaiei muncii n vigoare. Asigur monitorizarea costului forei de munc cu respectarea standardelor internaionale de calcul al salariilor. Integreaz n structura sa o aplicaie de pontaj i control acces. Configurri Configurarea grilelor de impozitare lunare i anuale; Definirea modului de calcul al concediilor medicale; Configurarea constantelor lunare (ore/ luna lucrate n regie, ore/ luna lucrate n acord, procent ntreruperi, procent omaj, procent contribuii CASS, CAS, omaj, fond de risc, salariul mediu brut, salariul minim pe economie, ajutor de deces, .a.m.d.); Definirea indicatorilor de salarizare; Construirea i gestionarea formulelor de calcul al salariilor conform specificului firmei, cu posibilitatea modificrii lor ulterioare prin introducerea de noi indicatori; Crearea de formule noi pentru calculul salariilor (salariul tarifar - att salariailor n regie ct i n acord), i pentru concedii medicale; Definirea tipurilor de avansuri (chenzinal, prime, de concediu de odihn, indemnizaii de conducere, etc.) , reineri (imputaii, CAR, sporuri, .a.m.d.), sporuri, casieri i bnci; Gestionarea persoanelor plecate din cadrul ntreprinderii; Definirea deducerilor de baz i a deducerilor suplimentare pentru calculul impozitului pe salariu i modificarea acestora n funcie de schimbrile legislative; Acest modul, ca de altfel toate modulele unui sistem de tip ERP, trebuie s prezinte urmtoarele caracteristici: s fie uor de actualizat, prin intermediul interfeei, pentru a fi la zi cu schimbrile legislative; s poat fi folosit att n reea, ct i pe un singur calculator; s conin un editor de texte i un generator de rapoarte.

Operaiuni de baz n cadrul modulului: Operarea pontajului zilnic sau lunar;

24

Colectarea informaiilor i monitorizarea eficient a timpului efectiv de lucru, absenelor i orelor suplimentare; ntocmirea de rapoarte i statistici cu privire la gestiunea resurselor de timp de ctre angajai, ore suplimentare lucrate, pontajul lunar detaliat; Posibilitatea importului datelor din aplicaia existent de pontaj automat sau din sistemul de control acces; Preluarea automat a datelor din raportrile de producie; Administrarea personalului (vechimea n munc, tipul de contract, zilele de concediu efectuate, data angajrii, loc de munc, carte de munc, salariu, persoane aflate n ntreinere, banc, contul i numrul de card pentru plata salariilor, etc.);

Operarea avansurilor, primelor, sporurilor, reinerilor, penalizrilor; Calculul orelor suplimentare, de noapte, n condiii deosebite de munc etc.; Calculul avansului chenzinal n mod automat pentru toat unitatea, pornind de la procentul introdus de utilizator sau de la o sum fix (pentru toi angajaii, sau pentru fiecare n parte); posibilitatea rotunjirii sumei avansului i opiunea calculrii acestuia din salariul cu sau fr sporurile permanente;

Calculul concediului de odihn, prin preluarea orelor lucrate din aplicaia de pontaj, i totalizarea zilelor de concediu la nivel de departamente; se ofer posibilitatea modificrii ulterioare a datelor;

Calculul automat al concediilor medicale, cu defalcarea zilelor de concediu pe zile pltite de angajator i pe zile pltite de asigurator; Calculul primelor de vacan; Calculul automat al salariului brut pornind de la salariul net n valut sau lei; Calculul sporurilor prin preluarea orelor suplimentare din aplicaia de pontaj; Calculul reinerilor din salariu se face mai uor prin selecia/ filtrarea datelor din liste; Simularea calculului salariilor; Calculul salariilor cu opiune pentru vizualizarea sau nu a unor indicatori pe tatul de plat precum i opiunea de a stoca (prelua) indicatori i n lunile urmtoare; Avertizare n cazul apariiei erorilor ntre pontaje i concedii, ntre concediile de odihn cuvenite i cele efectuate, ntre venitul realizat i salariul minim stabilit legal; Avertizare n cazul unor venituri negative pe tatul de plat; Posibilitatea introducerii i ntreinerii flexibile a unor indicatori suplimentar definii; acetia, mpreun cu ali indicatori pot fi modificai n "Cmpuri definite de utilizator";
25

Calculul diferene-salarii, innd cont i de modificrile de curs valutar; Posibilitatea calculrii i prelurii n salarii a unei sume suplimentare brute aferente sumei suplimentare nete negociate; Gestionarea tichetelor de mas; nchiderea perioadelor de salarizare; Evidena pe centre de cost; Transferul automat al datelor n contabilitatea financiar; Transferul automat al datelor n programele software autorizate ale instituiilor publice (generarea dischetei cu declaraia CAS, declaraia de omaj, lista nominal a persoanelor asigurate, .a.m.d.);

Rapoarte -

Datele legate de salarizare pot fi arhivate pe perioada nelimitat;

Declaraie asigurri de sntate; Declaraie asigurri sociale; Declaraie omaj; Fie fiscale; Statul de plat; Rapoarte avans Stat de plat avansuri pe departamente; Stat de plat avans pe casieri; Stat de plat alte avansuri; Fluturai avans; Centralizator avans; Centralizator alte avansuri; Rapoarte salarii Stat de plat pe departamente; Stat de plat pe casierii; Stat de plat pe tip de contracte; Fluturai salarii; Centralizator salarii; Centralizator salarii pe departamente; Evidena costurilor salariale totale, pe centre de cost, pe departament sau pe angajat; Rapoarte speciale Centralizator prezen personal; Centralizator concedii medicale;
26

Centralizator contribuii datorate de angajai i angajator pe luni; Centralizator reineri angajai; Centralizator sporuri acordate; Centralizator pli prin card; Centralizator realizri n acord; Centralizator salariu mediu realizat; Centralizator tichete de mas; Centralizator tichete de mas returnate; Centralizator carnete cu bonuri de mas; Centralizator venituri angajai; Centralizator concedii de odihn; Centralizator manoper pe echipe; Centralizator pe obiecte de costing; Fia angajatului; Adeverine de salariu; Contracte de munc i acte adiionale la contractele de munc; Rapoarte personalizate Editare rapoarte personalizate;

2.7. Contabilitate de gestiune


Acest modul permite organizarea i conducerea contabilitii analitice cu ajutorul conturilor din clasa IX a planului de conturi. Un sistem informatic de tip ERP las, de regul, utilizatorului libertatea de a defini conturi i n afara acestui plan. Configurri Construirea i gestionarea ierarhiei de centre de cost (definite dup criterii ca: locuri sau locaii fizice, domenii de activitate, familii sau grupe de produse, grupe de clieni, etc.), util i necesar la repartizarea costurilor indirecte, decontarea prestaiilor interne i cumularea costurilor la nivele ierarhice superioare; Construirea i gestionarea ierarhiei de procese tehnico-economice, ceea ce ofer posibilitatea colectrii cheltuielilor pe proces, activitate sau faza din cadrul fluxului tehnologic, independent de centre sau purttori de cost; Construirea i gestionarea purttorilor de cost: produse finite, semifabricate, proiecte;

27

Toate aceste ierarhii se prezint sub forma unor arborescene reale, existnd posibilitatea definirii de arborescene paralele. Arborescena real definete reprezentarea real a structurii ierarhice de centre, purttori de cost i procese tehnico-economice, pe cnd arborescenele paralele sunt utilizate n scopul reprezentrii grafice a repartizrilor de costuri indirecte sau comune i n scopul analizelor de cost. Definirea tipurilor de cost pentru postcalcul, calculul costului real i analiza costurilor; Atribuirea automat (prin preluarea informaiilor din modulul Producie) sau manual a obiectelor de cost; Configurarea planului de conturi; Configurarea nregistrrilor contabile financiare exceptate la postcalcul; Stabilirea regulilor de contare Contarea automat a operaiilor nregistrri n contabilitatea de gestiune Operaii de repartiie primar; Colectarea cheltuielilor n costuri Preluarea cheltuielilor din contabilitatea financiar cu contare automat; Preluarea cheltuielilor din contabilitatea financiar cu contare manual; Repartizare de costuri i contarea acestora Repartizarea cheltuielilor indirecte de secie; Repartizarea cheltuielilor indirecte de ntreprindere; Decontare de costuri i contarea acestora; Translocri de costuri i contarea acestora; Operaii de nchidere a conturilor; nchiderea perioadei de gestiune Construirea i salvarea Balanei de Verificare; Verificarea corelaiilor dintre Contabilitatea de Gestiune i Contabilitatea Financiar; Analiza costurilor Instrument flexibil care permite efectuarea de analize particularizate (prin intermediul funciunii Tabele pivotante (Pivot-table) din Excel), utilizatorul putnd selecta obiectele de cost (centru, purttor, proces, faz) pentru care dorete s urmreasc mrimea i evoluia costurilor; scoate n evidena transparent sistemului de calculaie a costurilor; Analiza costurilor bugetate n raport cu cele reale
28

Rapoarte Balana de verificare; Fia Cont Analitic; Jurnal de nregistrare; Fia de Postcalcul; Analiza Costurilor.

2.8. Analiza financiar


Acest modul este destinat ntocmirii Situaiilor finale conform OMF-306/2002: Bilan; Cont de profit si pierdere; Situaia fluxurilor de trezorerie; Note explicative Active imobilizate; Provizioane pentru riscuri i cheltuieli; Repartizarea profitului; Analiza rezultatului de exploatare; Situaia creanelor i datoriilor; Principii, politici i metode contabile; Aciuni i obligaiuni; Informaii privind salariaii, administratorii i directorii; Principalii indicatori economico - financiari; Alte informaii; Vizualizarea grafic a evoluiei indicatorilor

2.9. Tabloul de bord


Acest modul permite elaborarea de situaii i grafice comparative, personalizate n funcie de solicitrile managementului firmei. Avnd acces la toate datele din modulele aplicaiei, rapoartele se vor dezvolta, salva i pune la dispoziia managerilor din toate sectoarele de activitate ale firmei.

29

III. IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC DE TIP ERP ORACLE APPLICATION


Realizarea unui sistem de tip ERP este o activitate extrem de laborioas care necesit utilizarea unor nsemnate resurse financiare i umane pe o perioad considerabil de timp. n lucrarea noastr vom prezenta baza de date i modul de exploatare pentru o component a modulului de aprovizionare i desfacere, respectiv interaciunea cu furnizorii.

3.1. Caracteristici generale ale sistemului ORACLE APPLICATIONS


Oracle Corporation, prin departamentul su Oracle Applications, este cel mai mare furnizor de pachete integrate de aplicaii att pentru gestiunea intern ct i pentru activitile legate de lucrul direct cu clienii ntreprinderilor de orice dimensiuni. Strategia Oracle Applications este de a oferi toate componentele care constituie o soluie complet - aplicaii care i-au dovedit funcionalitile, metodologia Oracle de conducere a proiectelor de implementare a soluiilor informatice, experien ndelungat n domeniu precum i o relaie de parteneriat pe termen lung cu beneficiarii si. Aceste componente vor permite clientului s-i construiasc n cadrul ntreprinderii un mediu informaional modern i eficient care ofer informaii exacte ce vor contribui la mbuntirea procesului de luare a deciziilor. Oracle Applications lucreaz cu 15000 de specialiti n ntreaga lume pentru implementarea soluiilor Oracle. De asemenea Oracle Corporation lucreaz cu partenerii si, companii productoare de software care pot furniza soluii software proprii, pentru a asigura beneficiarilor si cel mai nalt nivel de funcionalitate i integrare. Oracle Applications Release 11 este o suit unic de pachete de aplicaii de tip Enterprise Resource Planning (ERP) care folosete i se bazeaz pe modelul de prelucrare pe Internet Internet Computing. Toate modulele produsului Oracle Applications pot lucra pe web, n reelele proprii ale companiilor i ntreprinderilor (Intranet) folosind doar un simplu browser pe maina client. Complexitatea administrrii, ntreinerii i actualizrii pachetelor software Oracle Applications se transfer de pe mainile client pe serverele gestionate profesional n mod centralizat, reducnd dramatic costurile de exploatare.
30

- front & back office - fiind destinate instituiilor i

Prin minimizarea traficului pe reea exploatarea software-ului Oracle Applications de ctre sute sau mii de utilizatori pe reele de tip WAN este foarte economic i permite distribuirea informaiei ntr-un mod mult mai larg dect n arhitectura client-server. Oracle Applications exploateaz costul sczut i posibilitile sporite de acces oferite de modelul de prelucrare prin Internet Internet Computing i include un set de pachete de aplicaii concepute special pentru tranzacii pe Internet sau Intranet. Familia de produse Oracle Applications include urmtoarele module software care acoper o variat gam de funciuni:

CUPRINS..............................................................................................................1 I. SISTEME INFORMATICE DE TIP ERP N MANAGEMENTUL FIRMEI.........2


1.1. EVOLUIA SISTEMELOR INFORMATICE......................................................................2 1.2. ROLUL SISTEMELOR INFORMATICE DE TIP ERP N MANAGEMENTUL FIRMEI................9

II. STRUCTURA I FUNCIILE UNUI SISTEM DE TIP ERP............................14


2.1. GESTIUNEA PRODUCIEI........................................................................................14 Pregtirea fabricaiei .............................................................................................14 Programarea i lansarea produciei ......................................................................15 Urmrirea produciei ..............................................................................................15 2.2. GESTIUNEA STOCURILOR...................................................................................... 16 Operaiuni de baz.................................................................................................17 Liste i rapoarte......................................................................................................17 2.3. APROVIZIONARE I DESFACERE.............................................................................18 Consistena datelor................................................................................................18 Modulele de aprovizionare i desfacere cuprind :.................................................19 Rapoarte generate de modulul Desfacere ............................................................19 Aprovizionare ........................................................................................................20 2.4. CONTABILITATE FINANCIAR..................................................................................20 n general, ntr-un asemenea modul se pot face configurri cu privire la:.............20 Rapoarte contabile ce se pot obine din acest modul:...........................................21 2.5. MODULUL IMOBILIZRI..........................................................................................22 Configurri:.............................................................................................................22 Operaii ce se pot efectua cu privire la recepia imobilizrilor ..............................22 Operaii ce se pot efectua cu privire la ieirea imobilizrilor; ................................23 Alte operaii ce se pot efectua cu privire la imobilizri:..........................................23 Rapoarte ................................................................................................................23 2.6. SALARIZAREA I GESTIUNEA ANGAJAILOR.............................................................24 Configurri .............................................................................................................24
31

Operaiuni de baz n cadrul modulului: ...............................................................24 Rapoarte.................................................................................................................26 2.7. CONTABILITATE DE GESTIUNE................................................................................27 Configurri .............................................................................................................27 Rapoarte ................................................................................................................29 2.8. ANALIZA FINANCIAR.............................................................................................29 2.9. TABLOUL DE BORD................................................................................................29

III. IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC DE TIP ERP - ORACLE APPLICATION.....................................................................................................30 IV. IMPLICAIILE IMPLEMENTRII UNUI SISTEM INFORMATIC DE TIP ERP .............................................................................................................................54
4.1. AVANTAJELE I DEZAVANTAJELE SISTEMELOR ERP................................................55 Principalele avantaje sunt enumerate mai jos:......................................................55 Sintetiznd, principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt urmtoarele:............................................................................................................56 4.2. MOTIVAIA IMPLEMENTRII DE SISTEME ERP.........................................................57 4.3. COSTUL UNUI SISTEM ERP...................................................................................58 4.4. PUNCTELE SENSIBILE N IMPLEMENTAREA UNOR SISTEME INFORMATICE DE TIP ERP61 1. Training-ul..........................................................................................................61 2. Integrarea i testarea.........................................................................................61 3. Conversia datelor...............................................................................................61 4. Analiza datelor....................................................................................................61 5. Consultani ad infinitum......................................................................................62 6. Specialitii .........................................................................................................62 7. Echipele de implementare o poveste fr de sfrit.......................................62 8. Profitul ateptat..................................................................................................63

BIBLIOGRAFIE...................................................................................................64
Exist n prezent mai mult de 6000 de companii care utilizeaz produsul Oracle Applications, n peste 76 de ri. Produsul este disponibil n 29 de limbi, permite companiilor s lucreze n mai multe monede sau limbi, se poate adapta la tipul de funcionare i organizare intern a companiei i la legile din ara respectiv i opereaz n regim de activiti critice. Prin soluiile flexibile i funcionalitile oferite, prin sigurana pe care o ofer clienilor Oracle stabilete noi standarde pentru soluiile informatice care automatizeaz activitile dintr-o ntreprindere.

32

3.2. Implementarea modulelor sistemului ERP - ORACLE APPLICATION n structura organizatoric a S.C. COMPLEXUL ENERGETIC TURCENI S.A.
Complexul Energetic Turceni SA, parte component a Companiei Naionale a Lignitului Oltenia este una din cele peste 6000 de companii care utilizeaz produsul Oracle Applications, n peste 76 de ri. Obiectul de activitate al complexului este producerea i furnizarea de energie electric i termic pe baz de lignit (cod CAEN 4011) i extracia i prepararea lignitului (cod CAEN 1020). Centrala Termoelectric Turceni a fost conceput s funcioneze ca central de baz n Sistemul Energetic Naional avnd rolul de a participa la acoperirea consumului de energie electric a rii, amplasarea acesteia innd seama de urmtoarele: valorificarea eficient a zcmintelor de lignit din bazinul carbonifer Oltenia; apa de rcire luat din rul Jiu; livrarea energiei electrice ctre consumatori industriali din judeele Gorj i Dolj. Dezvoltarea continu i problemele generate de aceast dezvoltare att la nivel micro, ct i la nivelul macroeconomic, pe de o parte, i soluiile flexibile i funcionalitile oferite de sistemele integrate Oracle Application, pe de alt parte, au convins echipa managerial a Complexului Energetic Turceni, s procedeze la implementarea sistemului. Astfel, pornind de la structura organizatorica a complexului, vom urmri, modul de implementare a sistemului integrat Oracle Applications, pe diferitele direcii, departamente: La nivelul Direciei Generale, care cuprinde urmtoarele structuri: 1. Director General 2. Corp Unic de Control 3. Biroul Audit 4. Biroul Planificare Mine 5. Biroul Privatizare 6. Departamentul Marketing 7. Departamentul de Protecie a Muncii i a Mediului
33

a fost implementat submodulul Oracle Financial Analyzer (OFA), permind astfel organelor de conducere i control o viziune de ansamblu a activitii complexului, rezultatele economice, modul de gestionare a resurselor i de desfurare a produciei, de coordonare i organizare a procesului de stabilire a bugetului, indiferent de metodologia de stabilire a bugetului de sus n jos, de jos n sus sau mixt. Oracle Financial Analyzer poate aloca obiectivele bugetului la nivele nalte, cum ar fi trimestru i divizie, pn la nivele reduse, cum ar fi lun i departament. La nivelul Direciei de Dezvoltare, care cuprinde urmtoarele structuri: 1. Director 2. Serviciul Modernizare, Retehnologizare, 3. Serviciul Investiii 4. Serviciul Construcii 5. Departamentul Cadastru au fost implementate submodule din cadrul modulelor logistice Oracle Inventory (INV), Oracle Purchasing (PO), Oracle Order Entry (OE). La nivelul Direciei Resurse Umane a fost implementate modulul de resurse umane

Oracle Human Resources care este astfel conceput inct sa-i permita unei intreprinderi s i gestioneze angajaii astfel inct s existe in orice moment o imagine clar si obiectiv a informaiilor despre acetia, a pregtirii lor profesionale, a poziiei din cadrul complexului. La nivelul Direciei Energie, care cuprinde urmtoarele structuri: 1. Producie 2. Tehnic, 3. Direcia Minier a fost implementat modulul de producie - Oracle Manufacturing care are un singur scop, orientat pe serviciu: cel mai sczut cost, cea mai bun calitate, livrare la timp. Din aceast perspectiv, cerina numrul unu este de a garanta rapid date de livrare pentru fiecare produs configurat. Folosind trsturile lui Oracle Web Configurator, Oracle Supply Chain Planning, i Oracle Global Capable-To-Promise, putei oferi clienilor angajamente ferme de livrare pentru a veni n ntmpinrea dorinelor lor, crescnd totodat viteza de reacie pe pia. La nivelul Direciei Financiare, care cuprinde urmtoarele structuri: 1. Director 2. Serviciul Financiar
34

3. Serviciul Contabilitate 4. Birou Calcul Salarii 5. Compartiment Costuri, Analiz Financiar a fost implementat sistemul integrat de module financiare si anume: Oracle General Ledger (GL), Oracle Accounts Payable (AP), Oracle Accounts Receivable (AR) , Oracle Assets (FA), Oracle Financial Analyzer (OFA) . La nivelul Direciei Comerciale, care cuprinde urmtoarele structuri: 1. Director 2. Biroul Gestiuni 3. Biroul Discuii Contractuale 4. Birou Achiziii Produse 5. Serviciul Achiziii Servicii 6. Birou Achiziii Lucrri a fost implementat sistemul integrat de module logistice, necesare lanului de aprovizionare desfacere, si anume: Oracle Inventory (INV), Oracle Purchasing (PO), Oracle Order Entry (OE). Oracle Inventory - Sistemul Oracle pentru gestiunea stocurilor - este o soluie complet de eviden a stocurilor care ajut la controlul stocurilor, la asigurarea c aprovizionarea este adecvat. Oracle Purchasing este o soluie integrat complet, proiectat v ajute n prelucrarea cererilor de ofert, a necesarului i comenzilor de aprovizionare rapid i eficient, astfel nct s se pun accent pe dezvoltarea bazei strategice de aprovizionare i pe mbuntirea procesului de aprovizionare. Oracle Order Entry mrete n mod spectaculos productivitatea operaiilor de administrare a vnzrilor i de distribuie i mbuntete serviciile oferite clienilor, fluidiznd procesul de introducere a comenzilor de vnzare i procesele de conducere.

35

3.3. Specificaii cu privire la modul de utilizare a modulului ORACLE FINANCIALS

Gestiunea activelor Gestiunea lichiditatilor Planificare Financiara

Oracle Financials
Facturare plata si incasare Gestiunea Cheltuielilor

Consolidari si analize financiare

Submodulul Oracle General Ledger (GL) - contabilitate general

Contabilitatea General Oracle (Oracle GL-General Ledger) este o aplicaie financiar cuprinztoare care asigur controlul financiar, culegerea datelor, raportrile financiare i accesul la ntreaga informaie contabil. Ea se caracterizeaz prin: - flexibilitate: Oracle GL poate fi configurat astfel nct s asigure o adaptare maxim la necesiti, oferind utilizatorului posibilitatea de a alege structura planului de conturi care s corespund cel mai bine cerinelor de nregistrare i urmrire a informaiei contabile. - integrare: Oracle GL integreaz informaia contabil din toate celelalte module din Oracle Applications pentru a asigura o imagine complet a situaiei financiare. Mai mult, Oracle GL poate importa jurnale de tranzacii din alte sisteme. De asemenea, Oracle GL integreaz informaia din mai multe filiale, avnd un plan de cont identic sau diferit, realiznd consolidarea bilanului. - productivitate: prin folosirea notelor contabile standard, recurente, sau alocri bazate pe distribuii predefinite i bazate pe formule, prin conversie valutar automat, Oracle GL asigur o productivitate incomparabil fa de alte sisteme. De asemenea nchiderea perioadelor contabile se realizeaz ntr-un timp record. - alocri de mas: acolo unde costurile indirecte trebuie s fie distribuite ntr-un anumit procent, sau conform unor criterii definite pe alte centre de profit, acest proces poate fi complet automatizat.
36

- conversie valutar, translaie si reevaluare. - raportare: generarea de rapoarte la cererea utilizatorului. Definirea uoar de rapoarte fr programare. Oracle GL reprezenta nucleul aplicaiilor financiare, concentrnd ntreaga informaie contabila referitoare la tranzaciile efectuate i asigur consolidarea bilanului contabil ntre mai multe planuri de conturi avnd aceeai structur sau structuri diferite i monede diferite (conturile se pot consolida dup formule definite de beneficiar),

Integrarea Contabilitii generale Oracle cu alte module financiare


Program salarizare Oracle Mijloce fixe Oracle Furnizori

Salarizare Registre contabile Rate de schimb

Amortizare Tranzacii fonduri fixe Registre contabile Rate de schimb Facturi Pli

Informaii despre angajai

Oracle Resurse umane

Sisteme externe
Informaii despre organizaie

Oracle Contabilitate general


Registre contabile
Rate de schimb

OLAP
Registre contabile Rate de schimb Registre contabile Rate de schimb Inventar Activiti Urmrirea produciei

Oracle Clieni

Facturi Chitane

Accrued Chitane

Oracle Alerte

Oracle Stocuri

Oracle Aprovizionare

Informaia contabil este structurat pe baza contului contabil extins, avnd un cod format din segmente definite de utilizator, care conine pe lng contul natural, alte segmente ca segmentul de companie (sau entitate de bilan), centru de cost, activitate etc. astfel nct s poat urmri distribuia cheltuielilor i veniturilor. Cu Oracle Gl se poate defini o structur flexibil a planului de conturi, n conformitate cu cerinele specifice ale organizaiei, astfel nct s satisfac necesitatea de a reflecta ct mai fidel i relevant procesele financiare ce au loc. Aceasta se realizeaz printr-o alegere adecvat a structurii cheii contului, structur format din mai multe segmente definite de utilizator ca lungime, denumire i ordine. O structur trebuie s aib cel puin:

37

- un segment de balansare (n general referitor la entitatea legal care prezint bilan contabil i declaraie de venituri i cheltuieli); orice nregistrare contabil n Cartea Mare trebuie s fie balansat n cadrul acestui segment, - un segment care s defineasc contul contabil. Aceasta permite nregistrarea contabil a tranzaciilor ntr-o structur organizatoric complex, care are un sediu central i filiale. Alte segmente pot reprezenta departamente, sau centre de cost, sau activiti, sau produse, n funcie de elementele pe care se dorete distribuirea i evidenierea costurilor sau a veniturilor. n configurarea structurii contului se pot prevedea segmente suplimentare, pentru extindere, care nu sunt folosite iniial.

Numarul maxim de segmente este 30

Definiti numele fiecarui segment


Segmentele pot fi independente, sau dependente unele de altele. Un element important al segmentelor este posibilitatea de a crea ierarhii n interiorul unui segment, adic relaii de tipul copil-printe; valorile efective ale tranzaciilor se nregistreaz numai n valorile de tip copil, valorile printe fiind valori de nsumare. De ex. mai multe departamente pot crea regiuni, mai multe conturi analitice pot compune un cont sintetic. Conturile de sumarizare sunt conturi adiionale n care se nregistreaz toate tranzaciile conturilor componente i se utilizeaz n scopul raportrii mai rapide. Anumite segmente ale conturilor de sumarizare sunt segmente de detaliu, alte segmente sunt de total, sau sunt asociate valorilor printe. Segmentul de cont contabil este caracterizat printr-un atribut care precizeaz natura contului: activ, pasiv, capital, venit, cheltuieli. Reguli de validare ncruciat stabilesc combinaiile valide de segmente ale unui cod, astfel nct s asigure corectitudinea atribuirii conturilor n tranzaciile efectuate. De ex. un cont de activ nu poate avea un segment de centru de cost. Reguli de securitate ale segmentelor definesc pentru diferite categorii de utilizatori intervalele de valori din segmentele codului contabil la care acetia au acces. Astfel de reguli pot fi atribuite fiecrui tip de utilizator pentru a controla drepturile de acces.
38

Pot exista diferite tipuri de perioade definite n cadrul modulului Contabilitate general Oracle. Unele din acestea sunt predefinite (ex. luna, trimestru, an), dar Oracle permite definirea unui numr practic nelimitat de perioade n funcie de necesiti (ex. Sptmn, 4 Sptmni etc.). Un calendar contabil poate conine maximum 366 perioade, deci practic fiecare zi poate fi o perioad diferit. Perioadele din cadrul aceluiai calendar contabil nu trebuie s fie de durate identice (luni diferite au un numr diferit de zile), dar un set de Registre contabile (o companie) trebuie s conin numai perioade de acelai tip. Se pot defini de asemenea perioade de ajustri care se suprapun cu perioade normale contabile, care ns nu se pot suprapune la rndul lor. Perioadele contabile normale trebuie s se succead fr goluri de timp ntre ele .La sfritul fiecrei perioade contabile, aplicaia Contabilitate general Oracle ruleaz balanele conturilor i transmite soldurile tuturor conturilor de venituri i cheltuieli n Contul de rezultate/rezultat reportat. In cadrul Contabilitii generale Oracle, fiecrui set de registre contabile (companie) i se asociaz o moned funcional, folosit pentru a nregistra tranzacii i pentru a pstra datele contabile. Moneda funcional este n general moneda n care sunt efectuate cele mai multe tranzacii comerciale ale companiei. Sunt permise tranzacii n orice moned definit n sistem; tranzacia este translatar n moneda funcional, conform cu rata de schimb. Contabilitatea general Oracle poate lucra cu mai multe cursuri de schimb curent al zilei (al companiei, al userului, spot, de raportare), sau istoric, de sfrit de perioad, medie ponderat i s efectueze conversii n mod automat. Contabilitatea general Oracle suport conversii, translaii i reevaluri de valute n conformitate cu principiile contabile general acceptate (GAAP, SFAS #52 (US)). Odat cu versiunea 11, adaptat deplin schimbrilor produse de introducerea monedei unice europene EURO, noi funciuni au venit s se adauge sistemului financiar Oracle. Astfel, se pot adopta mai multe monede funcionale, ceea ce se traduce prin faptul c se gestioneaz n paralel mai multe registre contabile, cte unul pentru fiecare moned. Se alege pentru moneda (monezile) alternativ o moned stabil, sau (i) moneda de consolidare. n acest caz pentru consolidri nu mai este necesar operaia de translatare a sumelor din moneda funcional n cea de consolidare. Aceast funciune, introdus cu scopul de a pstra moneda naional n contabilitatea statelor din UE care au adoptat moneda unic EURO (pentru perioada de coabitare) este deosebit de util pentru rile cu inflaie, pentru care valorile cumulate n perioadele anterioare nu mai sunt relevante pentru prezent, sau pentru companiile funcionnd ntr-un mediu internaional de afaceri. Cu Oracle GL se realizeaz urmtoarele funciuni: a) Introducere, actualizare, validat e intrri de jurnal: crearea de jurnale recurente (repetitive) pentru tranzacii care se repet perioad de perioad (lun), crearea de nregistrri,
39

alocnd veniturile i cheltuielile generale pe centre de cost, departamente, produse etc. folosind o simpl formul de alocare, crearea jurnalelor de ajustare, creare automat a liniei de tax n cazul introducerii tranzaciilor cu taxe b) Introducere-actualizare de jurnale n format Excel (spreadsheet) c) Import de jurnale din celelalte module ale sistemului Oracle. d) Importul i validarea jurnalelor din sisteme externe. Oracle GL ofer un set de rapoarte standard coninnd numeroase opiuni i selecii ale datelor de interes pentru raportare. n afar de rapoartele standard, Contabilitate general Oracle pune la dispoziia utilizatorului Generatorul de rapoarte financiare, o unealt pentru construirea de rapoarte personalizate fr a fi nevoie de programare. Cu ajutorul Generatorului de rapoarte financiare utilizatorul poate: - s proiecteze propriile rapoarte fr asistena programatorilor. In afara faptului c vor putea defini i modifica rapoarte on-line, ei vor putea de asemenea controla anumite aspecte ale raportului, inclusiv capul de tabel i descrierea, formatul, coninutul i calculul. - s defineasc rapoartele financiare complexe de care au nevoie pentru a-i analiza activitatea. - s includ n rapoartele lor toate tipurile de informaii financiare. Submodulul Oracle Accounts Payable (AP) - contabilitatea furnizorilor si plilor
Contabilitate General
Jurnale de nregistrri contabile

Mijloace Fixe Aprovizionare


Achiziii M. Fixe ntreinere Furnizori Verificare cu CdaAp i Re ce p ia Date din CdaAp

Gestiunea Costurilor

Cost

Oracle Contabilitate Furnizori-plati

Import Furnizori Import Facturi Reconciliere bancar Prognoz de lichiditi

Sisteme Externe

Angajai

Personal

Gestiunea Lichidittilor

Contabilitate Furnizori - Schema de integrare Contabilitatea furnizorilor este o soluie contabil de mare productivitate care permite un control financiar puternic asupra tranzaciilor cu furnizorii. Modulul de Contabilitate a Plilor are numeroase funciuni i faciliti pentru a asigura gestionarea facturilor de la furnizori i
40

controlul riguros al plilor , nelegnd prin aceasta: verificarea i aprobarea facturilor pentru plat sau blocarea lor, emiterea (sau nregistrarea) documentelor de plat, efectuarea plilor la termenele scadente i numai pentru bunuri i servicii comandate i efectiv livrate, valorificarea discountului acordat de furnizor, prevenirea plilor duble, prognoza necesarului de lichiditi. Contabilitatea furnizorilor din Oracle Applications permite stocarea de informaii detaliate despre furnizori, inclusiv condiiile de achiziie, de plat i de prelucrare a facturilor. Oracle AP este integrat cu celelalte module ale lui Oracle Applications: cu submodulul de Aprovizionare n ceea ce privete informaia despre furnizori i comenzi de aprovizionare, cu submodulul de mijloace fixe, transfernd ctre acesta informaia despre achiziia de m. fixe, cu submodulul de Contabilitate general, utiliznd planul de conturi din modul i transfernd tranzaciile pentru a fi nregistrate n Cartea Mare. Fiind complet integrat cu submodulul de Aprovizionare Oracle, Oracle AP admite verificarea pe dou, trei i patru ci a facturii cu comanda de aprovizionare, documentele de recepie. Toate documentele de care compania are nevoie pentru autorizarea plii vor fi on-line eliminnd micarea hrtiilor (comenzi de achiziie, facturi, chitane, documente de recepie). Facturile pot fi aprobate direct pe msura intrrii acestora sau n grup. n cazul n care exist o comand de aprovizionare, la introducerea facturii, se pot transfera datele din comand n factur i opera rectificrile dorite. Funciile de verificare a facturii cu Comanda de Aprovizionare, Recepia i Inspecia pot fi realizate numai n cazul implementrii submodulului de Aprovizionare, modul de verificare fiind stabilit prin parametrii de configurare a submodulului, la fel ca i criteriile de verificare cantitatea, preul, termenul de livrare, TVA. Oracle AP are urmtoarele funciuni principale: administreaz seciunea bazei de date referitoare la furnizori (funciune realizat i de modulul de Aprovizionare, asigur introducerea facturilor standard , a notelor de debit, credit, a plilor n avans, stabilete strategia de aprobare a facturilor, fluxul de aprobare i condiiile de aprobare, automatizeaz introducerea documentelor prin: asignarea prealabil a conturilor de furnizori, taxe, bnci, etc., prin preluarea integral a informaiei din comanda de aprovizionare, prin predefinirea unor seturi de distribuie, gestioneaz taxele i asigur calculul automat al acestora, definete condiiile i metodele de plat - termene, discount, tipul documentului, etc., efectueaz plile ctre furnizor - automat, elabornd documentele de plat, sau manual, nregistrnd plile i aplicndu-le pe facturi

41

Oracle AP asigur faciliti puternice i uor de folosit pentru administrarea tranzaciilor i operaiilor internaionale: permite introducerea tranzaciilor n diferite valute, la cursul curent al zilei; calculeaz ctigul sau pierderile nerealizate datorit diferenelor de curs valutar, la sfritul perioadei, pentru facturile neachitate; calculeaz ctigurile sau pierderile reale din diferenele de curs valutar dup efectuarea plii; verific concordana facturii cu comanda pentru aceeai valut. Cu Oracle AP i n concordan cu legislaia romn, se pot defini conturi bancare pentru fiecare valut. Tranzaciile (colectarea, plile) pot fi fcute prin aceste conturi bancare. Dac factura nu este pltit pn la nchiderea perioadei financiare n Oracle AP, sistemul recalculeaz factura n RON, reflectnd variaia ratei de schimb. Pentru c aceast factur este nc deschis, diferena este transmis n Contabilitatea general ca pierdere (ctig) nerealizat. In Oracle AP, informaiile privind furnizorii pot fi inute n conformitate cu cerinele specifice privind furnizorii. Pentru acei furnizori cu care compania are puine afaceri ar putea fi suficient introducerea n Oracle AP numai a principalelor date: adresa, numerele de telefon, fax i telex. Pentru acei furnizori cu care compania are afaceri importante se pot nregistra informaii mai detaliate. Datele furnizorilor sunt grupate n categorii logice: date de baz: numele i numrul furnizorului; date privind aprovizionarea: informaii privind transportul, modul de plat, moneda n care se face aceasta, prioritate de plat, condiii standard pentru reduceri etc.; date bancare: numele contului i numrul, numele bncii, tipul contului i informaii contabile privind facturile. Oracle AP permite nregistrarea persoanei care menine contactul cu reprezentantul furnizorilor. Unii furnizorii pot avea mai multe sedii, astfel nct pot exista sedii diferite pentru livrare i pentru plat. De asemenea exist posibilitatea nregistrrii unui furnizor nainte ca acesta s nceap efectiv afacerile cu organizaia. Unul din sediile furnizorului poate fi utilizat pentru Cereri de ofert. Facilitatea cmpurilor descriptive flexibile a Oracle AP poate fi utilizat n perioada de implementare pentru definirea de noi cmpuri pentru furnizori n concordan cu necesitile specifice ale organizaiei, fr scrierea de cod. La introducerea facturilor, pe lng informaia existent pe factura furnizorului, se adaug conturile implicate n tranzacie i liniile de distribuie referitoare la modul de distribuire a sumei totale pe conturi de mijloace fixe, materiale, cheltuieli, taxe. Unele din aceste conturi sunt predefinite la configurarea sistemului, de ex. contul de furnizor, de taxe, de
42

materiale; n cazul m. fixe, este definit un cont intermediar, de clearing n care sumele sunt concentrate pn la transferul n modulul de mijloace fixe (operaie numit Mass Addition) cnd se transfer pe contul corespunztor categoriei mijlocului fix achiziionat. n cazul cheltuielilor, unele din acestea pot genera un numr foarte mare de linii de distribuie, dac se repartizeaz pe centrele de cost - ex. cheltuielile de chirie sau telefon; n acest caz, se apeleaz la aa zisele seturi de distribuie definite n prealabil coninnd coeficienii de alocare a sumelor pe centrele de cost i liniile de distribuie se creeaz automat. Oracle AP trateaz, pe lng facturile standard i Notele de credit primite de la furnizori pentru anumite motive, precum i Notele de debit trimise. Notele de debit, credit pot fi introduse n Contabilitatea furnizori din Oracle Applications ca orice factur, dar cu valoare negativ. De asemenea, Note de credit pot fi aplicate facturilor deschise ale anumitor furnizori. De asemenea, plile n avans ctre un furnizor pot fi introduse ca orice factur. Ele pot fi avansuri generale acordate furnizorului, sau pot fi avansuri acordate pentru o anumit comand. Conducerea organizaiei va avea un mai mare control asupra cheltuielilor printr-o procedur de aprobare mbuntit. Procesul de aprobare automat poate fi selectat n funcie de timp, set de facturi, furnizor, grad de prioritate la plat, factur, sau chiar administrator. Datorit acestei faciliti compania va avea posibilitatea de a selecta ce facturi s se plteasc. n cazul existenei unei Comenzi de Aprovizionare (modulul Purchasing), factura se verific cu comanda, comanda i recepia, sau comanda, recepia i inspecia, n funcie de metoda de verificare predefinit, pe baza unor criterii de cantitate, pre, dat de livrare, tax calculat. Ieirea din limitele de toleran admise, are ca efect blocarea automat la plat a comenzii. Blocarea se poate realiza i manual, de ctre operator. Deblocarea are loc prin intervenia factorului de decizie uman, autorizat pe baza fluxului de aprobare stabilit (workflow). Aprobarea automat verific facturile selecionate sau toate facturile, i le pregtete sau le oprete n funcie de criteriile stabilite. Oracle AP genereaz rapoarte pentru evidenierea facturilor oprite de la plat i motivul pentru care acestea sunt oprite. La nchiderea perioadei, sunt transferate n Oracle GL numai facturile aprobate. Facturile pot fi pltite individual, sau n grup, total sau parial. Oracle AP poate programa automat plata facturilor. Programarea automat selecteaz facturile pentru plat pe anumite criterii - vechimea scadenei, mrimea sumei, .a., asigurnd plata facturilor la data scadent, cu sau fr discount, n funcie de politica adoptat de companie. Astfel se va mbunti fluxul de lichiditi i se va preveni plata de dobnzi sau penalizri prin depirea termenelor de plat. La plata unui furnizor, n lista de facturi candidate
43

pentru a fi selectate pentru plat, apar numai facturile aprobate dar nepltite, sau parial pltite; eventualele pli n avans sunt afiate pentru a fi aplicate unor facturi primite de la acel furnizor; n acest caz, Oracle AP genereaz automat intrrile necesare n Contabilitatea general, storneaz plata anticipat i genereaz intrarea plii. Plata n avans poate fi utilizat i n cazul cheltuielilor cu angajaii. In majoritatea cazurilor angajaii au nevoie de plata anticipat a cheltuielilor implicate de activitatea desfurat. Oracle AP permite crearea unei pli anticipate ctre un angajat i aplicarea acelei pli unui decont de cheltuieli. Documentele de plat se pot fie genera automat, fie doar introduse n sistem. Oracle AP permite tratarea cheltuielilor cu angajaii ca orice alt relaie cu un furnizor. Datele privind angajaii provin de la modulul Resurse umane din Oracle pentru a reduce necesarul de date de intrare, dar n absena modulului de HR, acestea sunt gestionate n cadrul modulului. In multe situaii cheltuielile cu angajaii sunt simple facturi. Pentru fluidizarea procesului i reducerea activitii de ncrcare, Oracle AP dispune de Xpense Xpress, un mod rapid i uor de introducere a pontajului i a altor cheltuieli cu angajaii - deplasri, transport, diurn, etc. Oracle AP asigur o mare varietate de rapoarte standard despre furnizori, facturi, pli i contri, dintre care enumerm: registrul facturilor, balana de verificare, necesarul de lichiditi, raportul facturilor, registrul facturilor scadente neachitate, pe intervale de vechime, registrul de taxe, registrul de pli efectuate, istoricul plilor furnizorilor, raportul indicatorilor cheie permite evidenierea productivitii departamentului Contabilitate furnizori Atunci cnd n Oracle AP, se va nchide o perioad, sistemul verific toate facturile n valut deschise ale furnizorilor i calculeaz efectul fluctuaiei respectivei valute. Cnd factura este introdus i contat n Contabilitatea general, Contabilitatea furnizori calculeaz valoarea echivalent n ROL a facturii pe baza ratei de schimb din ziua respectiv. Dac factura este nc deschis (nepltit) la momentul nchiderii, Contabilitatea furnizori din Oracle Applications recalculeaz valoarea n ROL a facturii i conteaz diferena n contul de pierderi nerealizate din Contabilitatea general.

44

Submodulul Oracle Accounts Receivable (AR) - contabilitatea clienilor i a ncasrilor

contract
venituri

Contabilitate General

contare factura contare incasare factura Ajustari Debit/Credit memos

retururi de material autoInvoic gestiune clienti

Desfacere

Contabilitatea Clientilor si a Incasarilor


reconciliere previziuni lichiditati

Import Clienti Import Facturi

Sisteme Externe

Gestiunea Lichidittilor

Pret informativ unitate de masura

Venit din vanzari

Gestiune Stocuri

Comisioane Vanzari

Oracle AR este unul din principalele module ale aplicaiei financiare Oracle. Asemenea celorlaltor module, Contabilitatea clienilor din Oracle Applications este un instrument proiectat pentru a rspunde necesitilor organizaiei privind plile i activitile de ncasare a clienilor. Principalele caracteristici ale Oracle AR sunt prezentate n continuare. Oracle AR, fiind integrat cu celelalte module financiare, automatizeaz ntregul ciclu al veniturilor, inclusiv generarea facturilor, tranzacii electronice, calcularea taxelor i recunoaterea venitului pe baza regulilor definite de utilizator. Oracle AR asigur urmrirea interactiv n timp real a datoriilor clienilor fcnd ncasarea clienilor mai eficient i eliminnd erorile. Rapoarte predefinite i rapoarte sumarizate definite de utilizator asigur administrarea proactiv a lichiditilor. Posibilitile multivalutare ale Oracle AR permit urmrirea att a clienilor interni ct i a celor externi n valuta corespunztoare. Administrarea lichiditilor este vital pentru organizaie n utilizarea capitalului i minimizarea datoriilor clienilor ru platnici. O bun administrare a lichiditilor va asigura stabilitatea financiar i va diminua costul total al cheltuielilor operaionale. Oracle AR permite conducerea proactiv a politicii de credite i ncasri. Posibilitile de facturare asigurate de Oracle AR acoper un mare numr de tranzacii: intrarea angajamentelor, intrarea facturilor, calcularea automat a taxelor, completarea facturilor, crearea tranzaciilor pentru facturare, generarea i transmiterea ctre clieni a extraselor de cont. O ntreag gam de
45

faciliti sunt disponibile pentru prelucrarea taxelor. Detaliile sunt pstrate centralizat astfel nct pstrarea sistemului la zi cu schimbarea taxelor este un proces direct. Oracle AR stocheaz o serie de informaii despre clieni, ncepnd de la cele de baz cum sunt numele clientului, adresa, numrul de telefon i de fax, pn la informaii privind persoana de contact, detalii bancare, modaliti agreate de plat, valoarea creditelor i profilul clientului. Oracle AR stocheaz informaii privind bilanul clienilor, informaii pentru facturarea automat, taxe aplicabile clientului i alte informaii pentru facturare. La introducerea datelor referitoare la un client se pot defini atribute ale profilului clientului cum sunt: valoarea creditelor: cheltuieli financiare, scrisori de atenionare, balana clienilor, balana facturilor; plata la timp: termene de plat, reduceri, zile de graie; volumul afacerilor: creditul limit, reduceri. Introducerea manual a ncasrilor poate fi fcut individual sau n grup n ecranul de introducere a ncasrilor. Prin folosirea formei de introducere a ncasrilor, informaiile pot fi introduse, se pot corela ncasrile cu facturile, se pot crea ajustri i cere pli suplimentare. Pentru introducerea ncasrilor nefacturate exist un ecran special. Pentru a asigura un control asupra plilor ce trebuie s intre, suma pentru fiecare chitan i suma total pentru un grup pot fi introduse. Oracle AR actualizeaz valoarea fiecrei chitane la introducere. Diferena dintre valoare actual i cea de control indic o posibil eroare de introducere a datelor. Oracle AR va asigura pentru organizaie toate informaiile istorice necesare recuperrii eficiente de la clieni a sumelor datorate. Organizaia va fi n msur s urmreasc care client nu-i respect angajamentele n ceea ce privete achitarea datoriilor, putnd astfel decide ce aciune trebuie s fie luat. Oracle AR permite utilizatorilor trecerea n revist a datelor introduse n forma de nregistrare a convorbirilor. In istoricul convorbirilor, discuiile anterioare avute cu clienii pot fi trecute n revist. Ecranul grafic furnizeaz utilizatorului data scadent a tranzaciei, data promis i suma. Facturile pot fi introduse n orice valut. Sumele n valut sunt transformate automat n moneda funcional - ROL, folosind rate de schimb specificate de utilizator. Informaiile din factur sunt salvate n ambele monede pentru a menine procesul de verificare a tranzaciilor n diferite valute. Tipul ratei de schimb, valoarea ratei, rata plilor n valut transferate n Contabilitatea general poate fi ajustat. Oracle AR posteaz automat ajustrile, inclusiv pierderile sau ctigurile rezultate din acestea. Oracle AR are posibilitatea de a procesa pli n mai multe valute.
46

Legtura cu Contabilitatea general - cu Oracle AR perioadele contabile pot fi deschise sau nchise pentru control i pentru nregistrarea informaiilor contabile pentru aceste perioade. Perioade urmtoare pot fi de asemenea deschise pentru introducerea de tranzacii chiar dac acestea nu au nceput. Oracle AR permite crearea de note contabile detaliate sau sumarizate. Facturi, pli i pierderi/ctiguri realizate sunt contate n Contabilitatea general. nainte de transferarea n Contabilitatea general utilizatorul poate face balana tranzaciilor folosind rapoarte standard. Organizaia poate rula rapoarte standard pentru identificarea articolelor cu termen de plat scadent sau n discuie. Raportul facturilor depite permite organizaiei trecerea n revist a informaiilor legate de un client: facturi depite, modificri ale valorii facturii, depozite, valori suplimentare i garanii. Problemele pot fi ulterior identificate i utilizatorul autorizat poate decide asupra aciunilor ulterioare n ceea ce privete recuperarea debitelor. Raportul balanei perioadelor de mbtrnire permite utilizatorului s treac n revist articolele deschise corespunztoare perioadei pe sume sau persoan responsabil. Informaiile cuprind facturile curente i cele depite, precum i modificrile de valoare a facturilor. Toate facturile n discuie, modificrile de valori i valorile suplimentare pot fi trecute n revist n Raportul facturilor n discuie, inclusiv numele persoanei responsabile i eventuale comentarii. Statistica creditelor evideniaz cheltuielile financiare i media zilelor de ntrziere, n timp ce Contabilitatea clieni afieaz numele clientului, numrul acestuia, balana debitelor i informaii privind creditul limit. Creditul i informaiile legate de acesta sunt prezentate n profilul clientului. Alte ecrane furnizeaz detalii despre contul clientului, cuprinznd tranzaciile i balana contului, convorbirile cu clienii sunt nregistrate i pot fi trecute n revist mpreun cu alte date istorice. Oracle AR asigur un set de rapoarte standard proiectate pentru asigurarea de rspunsuri i la cele mai dificile ntrebri legate de contabilitatea organizaiei. Datorit flexibilitii i uurinei de utilizare rapoartele vor furniza organizaiei cea mai nou tehnologie. Rapoartele pot fi create n diferite valute, astfel nct organizaia va putea urmri balana i tranzaciile n valut (USD, GBP, DEM etc.) n afara monedei curente (ROL).

Submodulul Oracle Assets (FA) - Gestiunea mijloacelor fixe

47

Contabilitate Proiecte Contabilitatea General


Amortizare Retrageri Ajustri costuri Reevaluare Reclasificare

Proiecte de Capital

Furnizori - Plati
Achiziii M. Fixe

Mijloace Fixe
Import M.fixe

Sisteme Externe

Uniti de Msur Informatii articole

Personal

Gestiune M. Fix

Gestiune Stocuri

Oracle Assets este o soluie complet pentru ntreinerea unui inventar precis al proprietilor i echipamentelor i ofer posibilitatea alegerii celei mai bune strategii contabile i de impozitare. Oracle Assets permite o ntreinere uoar a inventarului. Apartenena unui mijloc fix la un loc bine definit printr-un cod flexibil i de o persoan responsabil permite selectarea rapid a tuturor mijloacelor fixe. situate ntr-un anumit loc, sau depinznd de o persoan.. Oracle Assets ofer de asemenea rapoarte care pot fi utilizate ca documente pentru a-l informa pe managerul fondurilor fixe asupra adugrilor, transferurilor, retragerilor sau a altor modificri nenregistrate, asigurnd astfel exactitatea inventarului i posibilitatea corectrii lui cu diferenele constatate. Deoarece folosete reguli de amortizare i nu o logic preprogramat, Oracle Assets se adapteaz uor schimbrilor din legile de impozitare i contabile. Utilizatorul fixeaz regulile de amortizare, registrele de amortizare i informaia financiar care satisfac cel mai bine obiectivele de raportare financiar. Oracle Assets administreaz i proiectele n curs de desfurare de la pornire pn la terminare. Pot fi urmrite toate cheltuielile care apar n cursul ciclului de via al unui proiect i totalizate la terminarea acestuia. De asemenea, pot fi prognozate cheltuielile de capital, cheltuielile cu amortizarea proiectului i administra cheltuielile n permanent comparaie cu prognoza. Oracle Assets v ajut s pstrai nregistrrile dumneavoastr coerente i la zi. Folosind Mass Addition (Adugarea n mas) putei ncrca datele privind mijloacele fixe din orice sistem, cum ar fi conturile de plat, n Oracle Assets. Tot Oracle Assets este cel care faciliteaz
48

integrarea cu Cartea Mare producnd automat toate intrrile n registre privind mijloacele fixe din sistemul de contabilitate general. Oracle Assets permite introducerea mijloacelor fixe pe trei ci. Pentru a evita reintroducerea informaiei, adugai majoritatea mijloacelor fixe folosind adugarea n mas. Dac trebuie adugate mijloacele fixe manual, se folosete ecranul QuickAddition (Adugare Rapid) pentru fondurile fixe obinuite pentru a economisi timpul. Se adug mijloacele fixe cu acest ecran furniznd numai cinci informaii: descrierea, categoria, registrul, locul, costul i numrul din cartea mare privind amortismentul. Oracle Assets folosete valori implicite pentru cele mai multe informaii privind fondurile fixe, cum ar fi metodele de amortizare pe care le definii pe categorii de fonduri fixe Oracle Assets permite definirea de subcategorii pentru toate categoriile de fondurile fixe. De exemplu, dac se creeaz o categorie pentru calculatoare, se pot crea subcategoriile de calculatoare personale, terminale i imprimante. Oracle Assets poate nregistra relaia unui mijloc fix cu altul, astfel nct se poate urmri i administra separat componentele detaabile ale mijlocului fix, n timp ce ele sunt nc urmrite global n mijlocul printe. Se poate specifica regula dup care Oracle Assets deduce viaa unui component din cea a mijlocului printe. Oracle Assets permite crearea automat de adugri la mijloacele fixe folosind informaiile din orice alte sisteme. Oracle Assets este deja integrat cu Oracle Payables, dar se poate integra uor cu orice alt sistem. De asemenea, se poate folosi procesul de adugare n mas pentru a converti mijloacele fixe ale dumneavoastr din alt sistem la sistemul Oracle Assets. Oracle Assets permite s executarea de reglri ale costurilor mijloacelor dumneavoastr CIP de-a lungul ntregului ciclu de via al proiectului. Oracle Assets definete costul unui mijloc fix CIP ca fiind suma costurilor articolelor din liniile facturilor incluse n mijloc. Se poate regla costul unui mijloc in construcie ajustnd, adugnd sau tergnd o linie de factur atribuit acelui mijloc. Oracle Assets permite atribuirea cu uurin a activele jurnalelor de amortizare i modificarea informaiei financiare cum ar fi costul sau metoda de amortizare a unui mijloc fix. Oracle Assets permite nchiderea anului independent n fiecare registru de amortizare. El creeaz automat calendarul i perioadele de distribuie pentru noul an cnd executai amortizarea pentru ultima perioad a anului fiscal precedent. La executarea programului de amortizare independent pentru fiecare registru de amortizare, Oracle Assets calculeaz cheltuielile de amortizare i ajustrile i actualizeaz amortizarea cumulat i cea pe anul n curs. Oracle Assets nchide automat perioada de amortizare curent i o deschide pe urmtoarea cnd se ruleaz din nou programul de amortizare.
49

Oracle Assets permite specificarea detaliilor privind modul n care s creeze articolele de jurnal pentru retrageri. Se pot specifica conturi distincte pentru fiecare component al sumei de ctig/pierdere. Opional se pot fixa seturi diferite de conturi de retrageri care au drept rezultat ctiguri i retrageri care au drept rezultat pierderi. Oracle Assets permite anularea retragerii activelor. n acest caz, Oracle Assets creeaz toate articolele de jurnal necesare din cartea mare. Pentru retrageri pariale multiple, se pot reintegra numai retragerea parial cea mai recent. Oracle Assets permite ajustarea periodic a valorii activelor capitalizate datorit inflaiei sau deflaiei n funcie de ratele introduse. Acest proces este cunoscut ca reevaluare. Regulile de reevaluare difer de la o ar la alta. Oracle Assets are flexibilitatea necesar pentru a executa cereri specifice.

50

Submodulul Oracle Financial Analyzer (OFA) - Analizorul Financiar Oracle

Extract Program

Meta Data

PMF
Financials Distribution Manufacturing CRM KPIs & Targets

Embedded Data Warehouse


Address City State Country Organization Cost Center Division Company Fact Table Fleet type size location Fact Table Product Fleet Class type Family size location Type Fact Table Market region station gate Customer service loyalty fare Project Type Category Time year quarter month

Interface Tables

Interface Tables
Oracle Applications

Oracle Applications

Non-Oracle Legacy Apps

Analizorul Financiar Oracle este o aplicaie distribuit pentru raportare financiar, analiz, buget i planificare. Prin integrarea unei surse centrale de management a datelor, cu instrumente analitice puternice, sistemul d posibilitatea organizaiilor de a atinge obiectivele financiare critice - s controleze costurile, s analizeze performana, s evalueze oportunitile i s formuleze direciile de viitor. Asigurarea unor informaii financiare consistente i de ncredere este cheia instrumentului Analizorul Financiar Oracle. Produsul menine integritatea datelor financiare ntro surs central i asigur ca utilizatorii s acceseze datele de care au nevoie. Controlul accesului permite administratorului s determine, funcie de utilizator, care date financiare pot fi vizualizate i editate. De aceea utilizatorii vd i administreaz numai informaiile pertinente responsabilitilor i intereselor lor. Directorii executivi pot primi date sintetizate adaptate

51

nevoilor lor, n timp ce directorii de la nivelele inferioare primesc ambele tipuri de date detaliate i sintetizate. Analizorul Financiar Oracle preia informaia contabil din submodulul de Oracle GL, fr necesitatea dublrii acestora, i astfel asigur o soluie managerial mai rapid. Informaiile din GL se integreaz cu uurin n ierarhia i dimensiunile analizorului financiar Oracle. Balanele de conturi sunt reflectate n analizorul financiar Oracle. Cu o permanent legtur ntre cele dou aplicaii, modificrile ierarhiei i altor structuri efectuate n cartea mare migreaz n analizorul financiar Oracle fr comenzi suplimentare. Datele i structurile pot fi mprosptate automat pe baza continuitii astfel nct controlul datelor i integritatea sunt pstrate. Analizorul Financiar Oracle se adapteaz la structura afacerilor oricrei organizaii, cum ar fi centre de cost, activiti, servicii,etc. Afacerea nu trebuie si schimbe perspectivele i activitile pentru a se adapta instrumentului Oracle Financial Analyzer; produsul poate reflecta orice afacere existent. In plus, modelele i datele produsului pot fi modificate rapid pentru a reflecta noi prioriti sau schimbri organizaionale. Analizorul Financiar Oracle manevreaz bugetul i prognozarea, revizuirea, modificarea n cadrul aceluiai sistem. Produsul coordoneaz i organizeaz procesul de stabilire a bugetului, indiferent dac organizaia folosete metodologia de stabilire a bugetului de sus n jos, de jos n sus sau mixt. Oracle Financial Analyzer poate aloca obiectivele bugetului la nivele nalte, cum ar fi trimestru i divizie, pn la nivele reduse, cum ar fi lun i departament. Utilizatorii pot copia activele anului trecut n bugetul anului curent i s creasc anumite balane cu cinci procente. Utilizatorii pot depozita pari din baza comun de date financiare pe calculatoare personale pentru ai lua bugetul i previziunile din mers. La nchiderea ciclului bugetar, bugetul definitivat asigura accesul ntreprinderii, i este blocat la modificri adiionale interzise. Modelul de date multidimensional ale instrumentului Oracle Financial Analyzer reflect modul n care managerii privesc afacere lor. Informaiile cheie pot fi vizualizate in orice combinaie de dimensiuni: sub form de linii, perioade de timp, produse, regiuni geografice i centre de cost. Instrumentele pentru navigaia prin datele multidimensionale permit utilizatorilor s izoleze rapid sursa unei variaii. Aceste instrumente fac posibil interogarea uoar a performanelor financiare ale unui centru de profit pe produs, canal i perioad de timp. Oracle Financial Analyzer suport o mare varietate de scenarii financiare cu instrumentele sale de modelare financiar. Rezultatele analizei cear fi dac sunt afiate imediat. O vast bibliotec de funcii incluse ajut utilizatorul s creeze prognoze i s calculeze raportul de performan. Modelele sunt caracterizate de independen controlat. Aceast independen permite utilizatorilor s stabileasc diferite ecuaii detaliate pentru diferite organizaii i scenarii, n timp ce calculele riguroase sunt pstrate pentru articolele universale sau consolidate.
52

Oracle Financial Analyzer utilizeaz o interfa grafic proiectat pentru profesioniti din domeniul finanecontabilitate care au nevoie de acces rapid la scule analitice sofisticate. Instrumentele sofisticate, ca Selector, ofer interogare i analiz pe baza excepiei. Rapoartele au formate i funcii familiare utilizatorilor de foi de calcul, cum sunt comenzile de tiprire i stabilirea fonturilor care reflect standardele industriei. Oracle Financial Analyzer folosete familiarizarea utilizatorului cu foile de calcul (spreadsheet). Pe ecran, sistemul se leag direct cu foile de calcul devenite standard industrial astfel nct utilizatorii pot vedea i raporta datele aparinnd de Oracle Financial Analyzer din aceste foi. Aceast legtur asigur utilizatorilor din mediul foilor de calcul accesul la puternicele scule de interogare a datelor din Selector.

53

IV. IMPLICAIILE IMPLEMENTRII UNUI SISTEM INFORMATIC DE TIP ERP


Programele pentru planificarea resurselor ntreprinderii, sau ERP, sunt concepute pentru a fi nucleul unei ntreprinderi, innd s integreze toate departamentele i funciile unei companii ntr-un singur sistem informatic ce poate servi tuturor necesitilor firmei sau necesitilor particulare ale oricrui departament Proiectarea unui singur produs informatic care s rspund necesitilor att personalului din departamentul financiar, ct i a celor de la resurse umane sau a celor de la producie nu este deloc uoar, deoarece fiecare departament are propriile lui sisteme informatice specializate i optimizate pentru nevoile particulare proprii. ns ERP le combin pe toate acestea ntr-un singur program informatic conectat la o baz de date comun, astfel nct comunicarea interdepartamental este mult mai facil. n cazul n care este implementat corect, un ERP, prin abordarea sa integrat, poate aduce beneficii deosebite companiei respective. Pentru a ilustra utilitatea deosebit a programelor ERP se prezint o situaie care ilustreaz ceea ce ntmpl n lipsa ERP comparativ cu situaia existenei implementrii acestuia. De exemplu, n mod clasic, comanda unui client, chiar i n cazul n care este primit electronic, va trece din Inbox n Inbox pe la mai multe birouri, acest lucru genernd ntrzieri n prelucrare sau chiar i rtciri ale acesteia. De asemenea, nici un angajat din companie nu poate spune cu adevrat care este stadiul respectivei comenzi la un anumit moment, deoarece cei de la departamentul financiar nu au cum s intre n sistemul informatic al celor de la depozit, de exemplu, i nici invers nu este posibil. Sistemul ERP nlocuiete vechile programe informatice de la depozit, producie, financiar, resurse umane cu un singur sistem integrat, divizat n mai multe module ce aproximeaz funcionalitile vechilor programe. Integrarea sistemelor informatice de gestiune pe Internet exemplu ca cei de la financiar s interogheze sistemul de la depozit pentru a vedea dac o comand a fost onorat sau nu. La nceputul anilor 90, sistemele ERP aveau o construcie monolitic, dar ntre timp productorii acestora le-au fcut din ce n ce mai flexibile i mai modularizabile, fiind posibil pentru o anumit companie s instaleze de exemplu doar modulele pentru financiar i pentru resurse umane i s lase restul departamentelor pentru mai trziu. Scopul declarat al sistemelor ERP este de a mbunti activitile corespunztoare etapei dintre obinerea unei comenzi de la un client i emiterea facturii pentru acea comand precum i
54

plata ei, etap cunoscut sub numele de fulfillment process. Din acest motiv, ERP se mai numete i back-office software. n general, nu exist preocupri legate de partea de vnzare a produselor, (dei exist mai muli furnizori de ERP care au dezvoltat module de CRM Customer Relationship Management pentru acest lucru), ci de optimizarea traseului unei comenzi primite de la client pn cnd aceasta va fi onorat. Atunci cnd un reprezentant al serviciului de relaii cu clienii introduce comanda n sistemul informatic, el va avea n acest fel acces la toate informaiile necesare i anume: suma maxim cu care poate fi creditat clientul, informaie ce poate fi preluat de la departamentul financiar; istoricul comenzilor pentru respectivul client, tot de la departamentul financiar; nivelul stocurilor, de la depozitul firmei; posibilitile de transport, de la modulul de logistic. n cazul n care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil costurile companiei i poate accelera procesul transformrii unei comenzi primite de la un client ntr-o factur corespunztoare. Comunicaiile ntre departamentele companiei sunt mult mbuntite. De asemenea, deoarece angajaii diferitelor departamente au acces la datele altor departamente, pot fi luate decizii mai pertinente, i clientul va fi mai bine servit.

4.1. Avantajele i dezavantajele sistemelor ERP


Principalele avantaje sunt enumerate mai jos: Reducerea considerabil a timpului de procesare a unei comenzi. Avnd n vedere c parcurgerea traseului se face n mod automatizat, este evident c timpul este mult diminuat. Angajaii din fiecare departament au acces la aceleai informaii, pe care le pot i modifica n caz de necesitate. Atunci cnd un departament finalizeaz activitatea la o anumit comand, aceasta este automat direcionat de ctre ERP spre urmtorul departament. Poate fi cunoscut n fiecare moment stadiul n care a ajuns o comand. Pentru aceasta, este suficient s te conectezi la sistemul ERP pentru a vedea la ce departament a ajuns respectiva comand. n mod asemntor cu procesul de prelucrare a comenzilor de la clieni, ERP poate aduce beneficii i celorlalte departamente ale companiei, cum ar fi cele care se ocup de raportrile financiare. Dei avantajele aduse companiei sunt destul de consistente, pot fi identificate, n acelai timp i dezavantaje, care pot fi chiar mai mari dect avantajele atunci cnd sistemul ERP nu este bine implementat i mai ales atunci cnd acesta nu este nsoit de schimbri n modul de organizare a companiei.
55

Dei nu era suficient de eficient, organizarea separat a fiecrui departament era mult mai simpl, i n cazul n care ceva nu funciona bine n afara departamentului, aceasta era problema altcuiva. Implementarea unui ERP trebuie nsoit obligatoriu i de schimbri n modul de organizare a departamentelor firmei. Angajaii de la departamentul de relaii cu clienii nu mai realizeaz doar introducerea datelor n sistemul informatic. Avnd acces la toate informaiile despre istoricul clientului, lista comenzilor anterioare, lista comenzilor achitate sau nc neachitate, ca i datele de la depozitul firmei, aceti angajai trebuie s ia decizii mult mai complicate iar munca lor devine dintr-o dat mult mai complex, datorit faptului c deciziile lor afecteaz clienii i toate celelalte departamente. Dar nu numai angajaii de la relaii cu clienii trebuie s-i schimbe modul de lucru. Dac nainte cei de la depozit erau obinuii s-i pstreze datele n minte, sau pe mici buci de hrtie, sau chiar i n registre, acum aceasta nu mai este posibil. Vor trebui s introduc datele n sistemul ERP, pentru ca cei de la celelalte departamente s le poat accesa. Sintetiznd, principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt urmtoarele: Costul sistemelor ERP este foarte mare; Implementarea lor este foarte dificil i de lung durat; dei foarte muli Vnztori prezint n reclame c implementarea se realizeaz n 3-6 luni, dar, de cele mai multe ori timpul real este de 1-3 ani n medie; La nceput poate ncetini considerabil activitatea companiei, deoarece angajaii erau obinuii cu vechile programe iar ERP introduce nu numai noi programe, dar i schimbri n activitatea acestora; Implementarea ERP presupune foarte multe schimbri n modul de lucru al departamentelor companiei. Avnd n vedere toate aceste dezavantaje, se poate observa de ce foarte multe implementri ale sistemelor ERP nu i-au atins scopul. Pentru c nu este att de important sistemul informatic, ct schimbrile n modul de lucru al companiei. Dac sistemul este doar instalat, fr a se ncerca schimbarea modului n care angajaii i desfoar activitatea, atunci ERP nu va fi altceva dect un foarte complex i foarte scump nou program de contabilitate. Dac ERP este utilizat pentru a mbunti modul n care sunt preluate i realizate comenzile sau modul cum sunt livrate i ncasate, atunci integrarea adus de sistemul ERP poate aduce mari beneficii.

56

4.2. Motivaia implementrii de sisteme ERP


Exist urmtoarele motive principale pentru care companiile trebuie s instaleze i s implementeze un sistem ERP: 1. Integrarea informaiilor financiare. Atunci cnd managerul unei companii ncearc s descopere performana de ansamblu a ntregii sale companii, el poate gsi mai multe versiuni ale strii adevrate a firmei. Departamentul financiar are un set de cifre, vnzrile au alt set, i fiecare departament are o prere diferit despre modul cum contribuie la obinerea profitului. Sistemele ERP creeaz o singur versiune a strii financiare, care nu poate fi pus la ndoial deoarece fiecare departament folosete aceeai versiune. 2. Integrarea informaiilor despre comenzile de la clieni. Sistemul ERP poate deveni locul unde sunt procesate comenzile de la clieni din momentul n care acestea sunt primite de ctre serviciul de relaii cu clienii pn n momentul n care produsele sunt livrate i este emis factura pentru comanda respectiv. Pstrnd aceste informaii ntr-un singur sistem, (i nu n mai multe sisteme informatice ce nu pot comunica unele cu altele), poate fi mai uor de urmrit traseul unei comenzi, stadiul n care ea se afl n orice moment, i de asemenea, pot fi coordonate mai uor toate departamentele firmei, indiferent de locaia unde se afl. 3. Standardizarea i creterea vitezei de producie . De multe ori, companiile de producie descoper c unele locaii fabric aceleai produse folosind metode diferite i sisteme informatice diferite. Sistemele ERP ofer premizele pentru a standardiza diferitele etape ale procesului de producie, standardizare ce reduce costurile, mrete viteza i productivitatea sectorului respectiv i reduce timpul pierdut prin inventariere. ERP ajut la desfurarea mult mai uniform a procesului de producie i mbuntete vizibilitatea unei comenzi pe toat perioada n care aceasta este procesat n interiorul companiei. Toate acestea, nsoite i de standardizarea procedeelor de producie, conduc de asemenea la reducerea numrului de inventare a materiilor prime, a mrfurilor i a produselor n curs de realizare necesare. 4. Cunoscndu-se n orice moment situaia stocurilor, pot fi fcute planuri mult mai precise de livrare a produselor la clieni i coordonarea mult mai bun a distribuiei acestora. 5. Standardizeaz informaiile pentru resursele umane. n special la companiile care au mai multe uniti de producie sau mai multe filiale, un sistem ERP aduce beneficii suplimentare deoarece introduce un sistem unificat de urmrire a activitii angajailor i de comunicare ntre acetia. Dei sistemele ERP au fost la nceput concepute pentru companiile cu producie normal, cu produse care pot fi uor cuantificate, acum acestea au devenit att de complexe nct pot fi implementate n aproape toate domeniile de activitate i din toate ramurile, productorii de astfel de sisteme integrate pretinznd c sutele sau chiar miile de particularizri aduse sistemelor lor le
57

preteaz chiar i pentru companii petroliere, din chimie sau din industria de utiliti. n sprijinul acestei afirmaii vine i faptul c i la noi n Romnia, societatea comercial de distribuie a gazelor naturale DISTRIGAZ SUD S.A., preluat recent de Compania Gaz du France, a implementat un astfel de sistem integrat de gestiune a ntreprinderii, i anume SAP.

4.3. Costul unui sistem ERP


Costul implementrii unui sistem integrat de tip ERP este extrem de dificil de previzionat, deoarece el depinde de o multitudine de variabile, cum ar fi: numrul de subuniti ale firmei care vor fi servite de ctre sistem; numrul de module care vor fi instalate; munca necesar pentru integrarea sistemelor deja existente; dorina de schimbare a companiei, i nu n ultimul rnd; ct de complex se dorete a fi proiectul.

Exist o regul nescris pe care foarte muli specialiti au folosit-o pentru a estima costul total al implementrii unui ERP i anume nmulirea cu cifra 6 a costului licenei. Pe msur ce concurena n domeniul productorilor de soluii ERP a devenit tot mai puternic i au fost operate discounturi foarte mari la licena programului, aceste previziuni asupra costului nu mai sunt ns de actualitate. Exist de altfel i sisteme ERP open-spurce, la care nu cost nimic licena, ns se pltete suportul tehnic acordat pentru implementarea modulelor i adaptarea sistemului la nevoile concrete ale fiecrei companii. De altfel, departamentele de cercetare din domeniu nici mcar nu-i mai dau foarte tare osteneala s previzioneze costurile. Acum civa ani, renumita firma de cercetare META Group, INC a realizat un studiu de pia pe un eantion format din 63 de companii de toate felurile i din mai multe ramuri industriale, de la companii mici pn la companii uriae, pentru a descoperi care a fost costul total (TCO - total cost of ownership) al implementrii sistemului ERP, aici incluznd costul cu echipamentele hardware, licenele software, serviciile profesionale i costurile interne ale firmei. Acest cost total a inclus instalarea i cei doi ani ulteriori, Costul mediu rezultat pentru cele 63 de companii participante la studiu a fost de 15 milioane USD, cel mai mare cost fiind 300 milioane USD, iar cel mai mic cost total fiind de 400.000 USD. Dei este dificil de obinut concluzii din urmrirea unui studiu realizat pe companii att de diferite, totui este foarte limpede c un sistem ERP nu este deloc ieftin, ba chiar dimpotriv, preul este destul de mare. Afar de acestea, la implementarea ERP mai exist i nite costuri ascunse, care sunt destul de dificil de comensurat i de previzionat. Cercettorii i cei ce implementeaz softuri ERP consider c urmtorii factori sunt cel mai adesea rspunztori de subevaluarea bugetului:
58

Pregtirea profesional a angajailor. De obicei acesta este cel mai important factor care este subestimat la crearea bugetului pentru implementarea ERP. Cheltuielile cu pregtirea sunt foarte mari deoarece aproape ntotdeauna angajaii trebuie s nvee noi proceduri i noi procese, nu doar s se familiarizeze cu o nou interfa. Mai mult dect att, companiile ce ofer training nu pot ajuta foarte mult, deoarece ele sunt specializate n oferirea de suport pentru modul cum funcioneaz programul software efectiv, nu pentru modul cum se desfoar afacerea n fiecare firm. De obicei costul real cu pregtirea depete de dou-trei ori costul bugetat. Integrarea i testarea. Crearea i testarea legturilor dintre pachetul ERP i alte componente software pe care le are implementate firma reprezint de asemenea unul dintre cele mai subestimate costuri. Crearea legturilor este un proces destul de anevoios, mai ales atunci cnd componentele soft existente sunt mai vechi i firma productoare nu mai ofer suport pentru ele sau nu mai exist pe pia. Personalizarea. n afar de crearea legturilor ctre componentele existente ale companiei, mult mai costisitoare i ceva ce trebuie evitat pe ct posibil este personalizarea nucleului pachetului ERP. Aceasta trebuie ns efectuat atunci cnd ERP nu acoper unul din procesele companiei, i trebuie adaptat s realizeze i acest aspect. Totui se recomand evitarea pe ct posibil a acestui lucru, deoarece pe lng faptul c este foarte costisitoare, personalizarea nucleului pachetului ERP face mult mai dificil actualizarea atunci cnd este disponibil o nou versiune a acestuia. Conversia datelor. Chiar dac este un adevr admis de puine companii, totui foarte multe din datele stocate n sistemele vechi nu sunt de prea mare actualitate i relevan. Transformarea lor i mutarea n sistemul client-server cerut de ERP cost bani i pune destul de multe probleme practice. Analiza datelor. De multe ori, datele din sistemul ERP trebuie combinate cu date prelevate din exteriorul companiei pentru realizarea de diverse rapoarte. Este necesar astfel ca la costul pachetului ERP s fie adugat i costul unor instrumente de Data Warehouse, mpreun cu costul unor specialiti n forarea datelor. Remprosptarea zilnic a datelor dintr-un mare depozit de date de la nivelul ntreprinderii poate fi destul de greoaie, deoarece sistemele ERP nu sunt optimizate pentru a indica ce date au fost modificate de la o zi la alta. Plata consultanilor. Implementarea ERP necesit apelarea la servicii de consultan i training al angajailor ce tind s creasc fr limite. Pentru a preveni aceasta, la semnarea contractului cu firma ce asigur consultana trebuie stabilite i date cantitative, reflectat n

59

necesitatea ca un anumit numr dintre angajaii companiei s fie capabili s promoveze anumite teste la ncheierea perioadei de pregtire. nlocuirea angajailor de top. Piaa sistemelor ERP este o pia foarte concurenial, astfel c pe msur ce implementarea sistemului ERP din companie este finalizat i n interiorul companiei se formeaz specialiti ERP. Astfel este foarte posibil ca firme concurente s-i atrag acordndu-le salarii i bonusuri mai mari dect este pregtit compania mam s le ofere. n cazul n care nu va putea fi mpiedicat plecarea acestora la firme concurente, atunci vor fi pltite sume duble sau triple acelorai oameni ce se ntorc sub form de consultani sau a altora pe poziii similare. Activitatea echipelor de implementare nu se termin niciodat. Dei majoritatea companiilor tind s trateze implementarea sistemului ERP la fel ca pe un oricare alt proiect, acest lucru nu este valabil. Nu este posibil ca dup ce pachetele software sunt instalate, fiecare angajat s se rentoarc la treaba pe care o realiza nainte. Din cauz c cei care au muncit la implementare cunosc fiecare detaliu al procesului de vnzare mai bine chiar dect cei de la departamentul vnzri i cunosc mai bine procesul de producie dect cei de la departamentul operaional, aceste persoane sunt foarte valoroase. Companiile nu-i pot permite s trimit aceste persoane napoi la activitatea pe care o fceau nainte pentru c sunt foarte multe lucruri de fcut dup implementarea ERP. Scrierea de rapoarte pentru a scoate informaii din sistemul ERP va ine echipa ocupat pentru cel puin nc un an. Din pcate foarte puine companii includ n buget cheltuieli pentru munca de dup implementarea efectiv a sistemului, astfel c de multe ori se ajunge la suplimentri de fonduri i de personal, imediat dup ce sistemul a intrat n exploatare, cu mult nainte ca beneficiile ERP s poat fi adunate. Ateptarea imediat a beneficiilor. Una dintre cele mai rspndite greeli ale companiilor este ateptarea faptului ca imediat dup implementarea ERP s fie vizibile i beneficiile. De fapt, un recent sondaj a scos n eviden faptul c mai mult de un sfert din firmele chestionate au suferit scderi de performan imediat dup implementarea ERP, din cauza nenumratelor schimbri pe care le presupune acesta. Beneficiile se fac simite abia dup folosirea pentru o anumit perioad de timp i efectuarea de schimbri n procesul de producie.

60

4.4. Punctele sensibile n implementarea unor sisteme informatice de tip ERP


Investiiile sunt de multe ori adevrate bombe cu ceas pentru bugetele companiilor. Totui, firmele care au implementat pachete Enterprise Resource Planning (ERP) trebuie s recunoasc faptul c unele cheltuieli sunt supraevaluate, n timp ce altele sunt subestimate. Daca ncercm s cercetm care sunt principalii devoratori de buget n implementarea pachetelor ERP, respectiv s identificm care sunt punctele sensibile n implementarea unor asemenea sisteme, n mod cert, nu putem s facem abstracie de factorii prezentai n continuare. 1. Training-ul Training-ul este o component neglijat n procesul de implementare, att ca etap, ct i la nivel bugetar. Astfel, costurile sunt subestimate cel mai adesea pentru ca se pierde din vedere faptul c majoritatea angajailor au de nvat un nou set de procese i nu doar o noua interfa software. 2. Integrarea i testarea Testarea compatibilitii pachetelor ERP cu alte programe software este o alt cheltuial de care nu se prea ine seama n procesul de implementare. O companie standard de producie poate avea aplicaii ce necesit modificri pentru partea de logistic, taxe, planificarea produciei i codurile de bare. Dac la toat aceast list se adaug i customizarea funciilor de baz din pachetul ERP, costurile de integrare, testare i mentenan a sistemului vor arunca n aer bugetul. n ceea ce privete training-ul, testarea integrrii ERP trebuie fcut din perspectiva procesului. 3. Conversia datelor Transferul datelor, de tipul informaiilor referitoare la clieni i furnizori, sau la designul produsului, de pe vechile sisteme pe cele ERP, este o operaiune costisitoare. Dei puini manageri sunt dispui s admit, multe din datele existente n sistemele primite motenire nu sunt foarte importante. Companiile neag de multe ori redundana datelor pe care le dein, cel puin pn n momentul n care trebuie s le fac transferul n noile setri client/server necesare pachetelor ERP. i din nou companiile subestimeaz costurile, de aceast dat pe cele necesare transferului. 4. Analiza datelor De multe ori datele din sistemele ERP trebuie combinate cu datele din sistemele externe pentru a putea permite realizarea de analize. Utilizatorii care efectueaz analize n mod curent ar
61

trebui s aib n vedere n bugetul alocat implementrii ERP-ului i depozitul de date, dar i efortul necesar pentru a-l pune pe picioare. Utilizatorii sunt pui n dificultate n acest moment: reactualizarea zilnic a tuturor datelor ERP dintr-un imens depozit de date dintr-o corporaie este dificil, iar sistemele ERP nu ajut prea mult la identificarea acelor date care s-au modificat de la zi la zi, fcnd updatri selective. O soluie costisitoare este custom programming.. 5. Consultani ad infinitum Pentru a evita notele de plat kilometrice ctre consultani, companiile trebuie s identifice clar obiectivele ctre care partenerii de consultan trebuie s i orienteze pe angajai. Activitatea consultanilor trebuie s poat fi evaluat, iar pentru aceasta este necesar s le fie stabilit un plafon n activitatea lor: de exemplu, un numr de angajai s poat trece cu brio un test de project management. 6. Specialitii Cei mai muli analiti susin c succesul unui sistem ERP depinde de echipa care lucreaz la implementarea lui. Software-ul este prea complex i schimbrile din zona de business prea dramatice pentru a lsa un astfel de proiect pe mna unor amatori. Vestea proast este c, la finalul proiectului, companiile trebuie s fie pregtite s nlocuiasc muli dintre specialiti. Chiar dac piaa ERP-urilor nu mai este o zon la fel de fierbinte ca pe vremuri, firmele de consultan, dar i alte companii care i-au pierdut cei mai buni oameni, vor ncepe s vneze specialitii altor firme cu oferte de genul salarii mai mari i bonusuri 7. Echipele de implementare o poveste fr de sfrit Multe companii tind s trateze implementrile de ERP ca pe orice alt proiect software. Odat ce programul software a fost instalat, gndesc ei, echipa va fi dizolvat i fiecare i va relua postul iniial cu tot cu atribuiile ce i revin. Dup o implementare de sistem ERP ns, membrul echipei nu se poate rentoarce la vechile atribuiuni pentru c este mult prea valoros pentru companie ajunge s tie mai multe lucruri despre procesul de vnzri i de producie chiar dect agentul de vnzri, respectiv agentul de producie nsui. Companiile nu i prea pot permite s trimit pe vechile posturi participanii la proiect, ntruct exista multe lucruri de fcut dup instalarea ERP-ului. Doar crearea de rapoarte pentru a extrage informaii din noul sistem ERP ine echipa ocupat cel puin un an de zile. Din pcate, puine companii au n vedere etapa post-instalrii i chiar i mai puine o prevd n planificarea bugetar prealabil implementrii.

62

8. Profitul ateptat n managementul de proiecte software tradiionale, companiile se ateapt s vad rezultatele imediat ce instalarea aplicaiei s-a ncheiat, lucru imposibil n cazul ERP. Majoritatea sistemelor ERP i relev eficiena dup o perioada mai ndelungat de la implementare, iar echipa de proiect la rndul su nu primete recompensa dect dup amortizarea investiiei. Identificarea corect a acelor puncte sensibile permite managerilor unei firme care investete ntr-un sistem de tip ERP s acioneze n cunotin de cauza i implementarea s fie un succes. Sistemele informatice de tip ERP i-au dovedit, pe termen lung, viabilitatea, eficiena. Problemele sunt critice pe termen scurt i mediu.

63

BIBLIOGRAFIE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Bue L. Nistorescu T., Sitnikov C. Dragomir Ghe. Constantinescu D. Tumbr C.,M. Vrzaru, I. Crciun, R. Ogarc Lioiu V ugui, A., Ftu, T., Kolb, F., Herman. A., Laudon, K., Laudon, J.,

Analiza economico-financiar a firmei, SITECH, Craiova, 2007 Management Strategic, Editura SITECH, Craiova, 2003 Managementul Resurselor Umane, Editura Universitaria, Craiova, 2008 Managementul ntreprinderii, Editura SITECH, Craiova, 2005 Management i gestiune pentru simulri decizionale, Editura Universitaria, Craiova, 2007 Birotic, Editura Universitaria, Craiova, 2005 Managementul Resurselor Informatice, Ed. Secom Libris, Iai, 2004 Informatique et Organization, LEO, Paris, 1990 Management Information System. Organization and Technology in the Networked Enterprise, 6th Edition, Prentice Hall, New Jersey, 2000 Management Information System, Course Tecnology, Cambridgde, 1998 La gestion de linformatique, LEO, Paris, 1990 Programare vizual i RAD, Editura Junimea, Iai, 2004 Teleworking Explained, John Wilei/Sons, New York, 2003 Informatizarea ntreprinderilor mici i mijlocii, Editura Ankarom, Iai, 1998 Management Information Systems, DP Publications Ltd. Ed. 6, 1991 Sisteme integrate de producie asistat de calculator, Editura Tehnic, Bucureti, 1997 Management, Editura Didactic i pedagogic, Bucureti, 1992 Bazele prelucrrii informaiilor i tehnologia informaional, Editura Intelcredo, Cluj-Napoca, 1996 Analiza i proiectarea sistemelor informaionale, Editura Polirom, Iai, 1999 Internet, Editura Teora, Bucureti, 2002 www. agora.ro www.cci.ro www.mcti.ro
64

10. Oz, E., 11. Peaucelle, J.-L., 12. Fnaru L. 13. Gordon G., Gray M., Hodson N. 14. Grama A. 15. Lucey T. 16. Drgoi G. 17. Nicolescu O. (coordonator) 18. Nichi S., Racovian D 19. Oprea D. 20. 21. 22. 23. Ptru B. *** *** ***

65