UNIVERSITATEA "DUNĂREA DE

JOS" DIN GALAŢI

Implem
entarea
sistemel
or ERP
într-o
compan
ie de
servicii

Anul universitar 2021 - 2022

 UNIVERSITATEA "DUNĂREA DE
JOS" DIN GALAŢI

CUPRINS
1.INTRODUCERE............................................................................................................................2
2. DEFINIȚIE....................................................................................................................................2
3. CARACTERISTICI.......................................................................................................................3
4.MOTIVAȚIA IMPLEMENTĂRII DE SISTEME ERP..................................................................3
5.UTILIZAREA SISTEMELOR ERP ÎN SECTORUL SERVICIILOR...........................................4
6.AVANTAJELE IMPLEMENTĂRII UNUI ERP............................................................................5
7. COSTUL UNUI SISTEM ERP......................................................................................................5
8.CONCLUZIE..................................................................................................................................8
BIBLIOGRAFIE..............................................................................................................................10

2
 UNIVERSITATEA "DUNĂREA DE
JOS" DIN GALAŢI

1.INTRODUCERE

Istoria sistemelor ERP datează din anii 1960 când acest tip de aplicație software era
folosit cu preponderență pentru asistarea procesului de producție. Primul produs de acest
tip a fost MRP (Material Resource Planning).Deși utile in activitatea de producție, aceste
aplicații nu își extindeau funcționalitățile și spre alte zone de interes pentru o întreprindere
precum contabilitate, resurse umane, vânzări.Începând cu anii ’90 sistemele ERP au
început să ia forma aplicațiilor actuale. Deși după apariția MRP funcționalitățile acestui tip
de programe au început să se extindă, ERP-ul actual a luat ființă în momentul în care
informațiile au putut fi centralizate într-o platformă comună și funcționalitățile sale au fost
integrate.Astăzi, sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin utilizarea internetului
pentru eficientizarea funcționalităților. Clienții de la mii de kilometri distantă pot avea
acces la stadiul propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea
facilităților ERP cu aplicațiile WEB.Bazându-se pe principiile computerizării web, cloud
computing-ul a apărut drept următoarea schimbare de paradigmă în sistemele ERP. În
sistem cloud, ERP-ul și datele asociate sunt gestionate centralizat (în "cloud-ul"
internetului) de către furnizorul ERP sau de către un terț furnizor de servicii și sunt accesate
de client la cerere. Clienții ERP nu trebuie să investească sau să-și actualizeze serverele,
sistemele de operare, bazele de date, centrele de date, echipamentele de rezervă sau mediile
de programare. Toate datele și aplicațiile relevante sunt stocate și întreținute de la distanță.
Mulți dintre furnizorii de ERP tradițional au dezvoltat acum o versiune a software-ului lor
pentru utilizarea în cloud. De asemenea, au apărut noi furnizori de ERP și de strategii best
of breed care își livrează software-ul numai prin cloud. Unele soluții, cum ar fi CRM, sunt
livrate de obicei prin cloud[1]. 

2. DEFINIȚIE

Sistemul de planificare a resurselor întreprinderii (abreviat ERP în limba engleză, provine

de la Enterprise Resource Planning) este instrumentul software care facilitează integrarea
tuturor informațiilor dintr-o organizație într-o platformă unică. Scopul ERP este să asigure
transparența datelor în cadrul unei organizații și să faciliteze accesul la orice tip de
informație utilă în desfășurarea activității[1].

3. CARACTERISTICI
ERP este un sistem vast de planificare a resurselor companiei cu funcționalități
suplimentare extrem de evoluate și de performante.
Caracteristici principale:

 Organizează procesele și activitățile de afaceri punând la dispoziție informații

rapide, concrete și concise.
 Are abilitatea de a se adapta rapid la schimbările permanente ale mediului
comercial cu întreruperi minime ale activităților companiei.
 Oferă o interfața de utilizare modernă care va crește productivitatea prin
scutirea timpului de lucru aferent operării.

3
 UNIVERSITATEA "DUNĂREA DE
JOS" DIN GALAŢI

 Va sprijini luarea deciziilor manageriale pe baze unor informații inteligente

oferite in timp real
 Prin achiziția unui ERP, investiți in instrumente inovatoare, ușor de folosit,
adoptați tehnici de afaceri moderne și îmbunătățiți randamentul afacerii.
 Prin utilizarea unui ERP rămâneți în top într-un mediu de afaceri competițional
și mereu schimbător.
 Compania dumneavoastră va avea de câștigat prin utilizarea aplicației, scutind
resurse și timp și reducând costurile.
 Cu ajutorul unui ERP puteți obține rezultate măsurabile: atribuțiile
dumneavoastră sunt îndeplinite cu minim 40% mai repede decât timpul necesar
altor sisteme.
 Activitățile vor fi executate într-un mod mai rapid și mai liniștit ca rezultat al
utilizării interfeței ușor de accesat, mecanismelor încorporate pentru
planificarea activităților și pentru funcționalitatea și controlul fluxului de lucru.
 Informația va fi prezentata într-un format gata de utilizat, conform necesitaților
personalului care utilizează aplicația. Soluția ERP înglobează de asemenea și
scenarii de business intelligence gata de utilizat. Prin urmare, și aspectele
problematice dar și posibilitățile de dezvoltare vor fi mai ușor de identificat și
de acționat asupra lor.
 Activitatea dumneavoastră comerciala va dobândi flexibilitatea și energia
necesară în vederea utilizării pe deplin a activității și va crește.
 Comunicarea între companie și clienți va deveni mai rapida și mai eficientă[1].

4.MOTIVAȚIA IMPLEMENTĂRII DE SISTEME ERP

Principalele motive pentru care companiile trebuie să instaleze si să

implementeze un sistem ERP sunt enumerate mai jos:

 Integrarea informaţiilor financiare. Atunci când managerul unei companii

încearcă să descopere performanţa de ansamblu a întregii sale companii, el
poate găsi mai multe versiuni ale stării adevărate a firmei.

 Integrarea informaţiilor despre comenzile de la clienţi. Sistemul ERP este

locul unde sunt procesate comenzile de la clienţi din momentul în care
acestea sunt primite de către serviciul de relaţii cu clientii până în momentul
în care produsele sunt livrate şi este emisă factura pentru comanda
respectivă. Păstrând aceste informaţii într-un singur sistem, poate fi mai uşor
de urmărit traseul unei comenzi, stadiul în care ea se află în orice moment, şi
de asemenea, pot fi coordonate mai uşor toate departamentele firmei,
indiferent de locaţia unde se află.

 Standardizarea şi creşterea vitezei de producţie. Sistemele ERP oferă

premizele pentru a standardiza diferitele etape ale procesului de producţie,
standardizare ce reduce costurile, măreşte viteza şi productivitatea sectorului
respectiv.

4
 UNIVERSITATEA "DUNĂREA DE
JOS" DIN GALAŢI

 Reduce timpul pierdut prin inventariere. Cunoscându-se în orice moment

situaţia stocurilor, pot fi făcute planuri mult mai precise de livrare a
produselor la clienţi şi coordonarea mult mai bună a distribuţiei acestora. 9
Platforme Informatice Pentru Producție și Servicii | Introducere

 Standardizează informaţiile pentru resursele umane. Un sistem ERP aduce

beneficii suplimentare deoarece introduce un sistem unificat de urmărire a
activităţii angajaţilor şi de comunicare între aceştia[2]

5.UTILIZAREA SISTEMELOR ERP ÎN SECTORUL SERVICIILOR

În ultimii ani, organizatiile au investit resurse importante pentru implementarea sistemelor

ERP (Enterprise Resource Planning). ERP este un pachet software care încearcă să
integreze toate departamentele și toate funcțiile unei companii într-un singur sistem pentru
computer care poate deservi nevoilor fiecărui departament.Deși organizațiile din sectorul
serviciilor nu au constituit zona inițială de target a furnizorilor de ERP, care dezvoltau
produse mai mult pentru producție, sistemele ERP sunt implementate din ce în ce mai mult
în companiile ce au ca domeniu de activitate serviciile. Până la urmă, statele dezvoltate
obțin mai mult de jumătate din produsul intern brut din servicii și este de așteptat ca acestea
să crească și mai mult de-a lungul secolului 21.

Motivele principale pentru implementarea ERP in sectorul serviciilor, citate din literatura
de specialitate, sunt:

 Rezolvarea problemelor Y2K (formatului datei);

 Reducerea taskurilor administrative;
 Înlocuirea sistemelor dispersate utilizate anterior;
 Înlocuirea sistemelor învechite de management al finanțelor și materialelor;
 Îmbunătățirea vizibilității de-a lungul întregului sistem;
 Securitatea investiției – foarte important de luat în considerare, îndeosebi printre
sectoarele cu constrângeri financiare;
 Introducerea Euro în statele membre UE – sistemele informatice trebuie să opereze
cu două monede de schimb, fiecare cu reguli specifice de conversie;
 Procesarea datelor în timp real.
Motivele pentru a implementa o soluție integrată într-o companie de servicii, precum și
problemele pe care aceasta le poate avea, corespund în mare parte cu literatura de
specialitate. Totuși, diferențele se găsesc în modulele adoptate. Astfel, organizațiile având
ca domeniu de activitate producția, adoptă predominant metode de lucru bazate pe ”cost
control”, în timp ce companiile din sectorul serviciilor optează pentru ”customer
relationship control”.Deși esența filosofiei ERP este reprezentată de premisa fundamentală
că întregul este mai mare decât suma părților sale, un topic principal este integrarea
funcțională (citată în literatură ca fiind un beneficiu al sistemului ERP). Într-o companie
producătoare, este posibilă integrarea tuturor departamentelor pentru a obține o vizibilitate
și un control mai mare prin eliminarea interfațelor, dar managementul resurselor umane
este rareori integrat complet (de exemplu: managementul informației, portalul angajaților
etc).

5
 UNIVERSITATEA "DUNĂREA DE
JOS" DIN GALAŢI

Un motiv principal ar fi importanța diferită pe care o au fluxurile de materiale si de

activități lucrative în companiile producătoare și în cele cu domeniu de activitate serviciile.
Relația directă dintre fluxurile financiare și materiale, reprezintă inima ERP-ului, care
conectează direct input-urile și output-urile (acest fapt conduce la identificarea ERP-ului cu
o extensie a MRP II – Manufacturing Resource Planning). În sectorul servicii, materialele
de multe ori sunt considerate un cost indirect și nu sunt corelate neaparat cu activități.
Așadar, nevoia pentru un tracking direct de la contabilitate la managementul activităților
este mai mic. Pe de altă parte, contactul cu clientul este esențial pentru controlul
activităților și putem afirma pentru companiile din domeniul serviciilor: ”Sistemele
financiare ERP sunt sisteme orientate pe managementul relației cu clienții”. Componenta
umană are o influență dramatică asupra culturii și operațiilor efectuate de companiile din
servicii, precum și asupra proiectului în sine[3]

6.AVANTAJELE IMPLEMENTĂRII UNUI ERP

Sistemele ERP sunt utilizate pentru efectuarea celor mai frecvente operațiuni din cadrul
unei companii: facturare, achiziții, gestiune stocuri, comenzi, livrări, resurse umane,
contabilitate și financiar. Utilizatorii acestor departamente folosesc programul ERP atât
pentru a genera documente, cât și pentru a introduce documente emise în alte sisteme.
Printre documentele emise din aplicația ERP se numără: facturi client, contracte, avize,
proforme, oferte, comenzi. La generarea unui document din ERP, acesta va rămâne
înregistrat în aplicație. Printre documentele emise în alte aplicații și doar introduse în ERP
se numără: facturi furnizori, contracte emise de furnizori sau clienți ori extrase bancare de
încasări clienți.

Toată activitatea utilizatorilor generează un volum uriaș de date. Din toate aceste informații
se generează rapoartele, situațiile și analizele cu privire la afacere. Rapoartele sunt fie
destinate managerilor de departamente, fie sunt rapoarte integrate, pentru directorii
generali. Rapoartele extrase din ERP stau la baza deciziilor strategice luate în cadrul
firmelor. După mai mulți ani de utilizare a unui astfel de sistem, sunt utile și rapoartele
comparative de la un an la altul.

Sistemele ERP au apărut din nevoia firească de automatizare și de facilitare a unor procese
repetitive care pot fi făcute mai repede, mai bine și cu costuri mai reduse de către
computer. Programele ERP oferă și protecție sporită a datelor. Acest lucru rezultă din
digitalizarea informațiilor și poate fi omis. Documentele scrise pot fi ușor pierdute,
degradate, uitate etc. Fiecare utilizator primește un cont securizat, la care nu au acces decât
persoanele desemnate din firme. Copierea, tipărirea sau transmiterea datelor de către
persoane neautorizate este imposibilă[4].

7. COSTUL UNUI SISTEM ERP

Costul implementării unui sistem integrat de tip ERP este extrem de dificil de previzionat,
deoarece el depinde de o multitudine de variabile, cum ar fi:

- numărul de divizii ale companiei care vor fi servite;

6
 UNIVERSITATEA "DUNĂREA DE
JOS" DIN GALAŢI

- numărul de module care vor fi instalate;

- munca necesară pentru integrarea sistemelor deja existente;

- dorinţa de schimbare a companiei;

- cât de complex se doreşte a fi proiectul.

Există o regulă nescrisă pe care foarte mulţi specialisti au folosit-o pentru a estima costul
total al implementării unui ERP şi anume înmulţirea cu cifra 6 a costului licenţei. Acum
câţiva ani, renumita firma de cercetare MetaGroup Inc. a realizat un studiu de piaţă pe un
eşantion format din 63 de companii de toate felurile şi din mai multe industrii, de la
companii mici până la companii uriaşe, pentru a descoperi care a fost costul total (TCO -
total cost of ownership) al implementării sistemului ERP, aici incluzând costul cu
echipamentele hardware, licenţele software, serviciile profesionale şi costurile interne ale
firmei. Costul mediu rezultat pentru cele 63 de companii participante la studiu a fost de 15
milioane USD, cel mai mare cost fiind 300 milioane USD, iar cel mai mic cost total fiind
de 400.000 USD. Deşi este dificil de obţinut concluzii din urmărirea unui studiu realizat pe
companii atât de diferite, totuşi este foarte limpede că un sistem ERP nu este deloc ieftin,
ba chiar dimpotrivă, preţul este destul de mare. Afară de acestea, la implementarea ERP
mai există şi nişte costuri ascunse, care sunt destul de dificil de comensurat şi de
previzionat. Cercetătorii şi cei ce implementează softuri ERP consideră că următorii factori
sunt cel mai adesea răspunzători de subevaluarea bugetului:

 Pregătirea profesională a angajaţilor. De obicei acesta este cel mai important factor care
este subestimat la crearea bugetului pentru implementarea ERP. Cheltuielile cu pregătirea
sunt foarte mari deoarece aproape întotdeauna angajaţii trebuie să înveţe noi proceduri si
noi procese, nu doar să se familiarizeze cu o nouă interfaţă. Mai mult decât atât, companiile
ce oferă training nu pot ajuta foarte mult, deoarece ele sunt specializate în oferirea de
suport pentru modul cum funcţionează programul software efectiv, nu pentru modul cum se
desfăsoară afacerea în fiecare companie. De obicei costul real cu pregătirea depăşeşte de
două-trei ori costul bugetat.

 Integrarea şi testarea. Crearea şi testarea legăturilor dintre pachetul ERP şi alte

componente software pe care le are implementate compania reprezintă de asemenea unul
dintre cele mai subestimate costuri. Crearea legăturilor este un proces destul de anevoios,
mai ales atunci când componentele soft existente sunt mai vechi şi firma producătoare nu
mai oferă suport pentru ele sau nu mai există pe piaţă.

 Personalizarea. În afară de crearea legăturilor către componentele existente ale

companiei, mult mai costisitoare şi ceva ce trebuie evitat pe cât posibil este personalizarea
nucleului pachetului ERP. Aceasta trebuie însă efectuată atunci când ERP nu acoperă unul
din procesele companiei, şi trebuie adaptat să realizeze şi acest aspect. Totuşi se recomandă
evitarea pe cât posibil a acestui lucru, deoarece pe lângă 10 Platforme Informatice Pentru
Producție și Servicii | Introducere faptul că este foarte costisitoare, personalizarea nucleului
pachetului ERP face mult mai dificilă actualizarea atunci când este disponibilă o nouă
versiune a acestuia.

7
 UNIVERSITATEA "DUNĂREA DE
JOS" DIN GALAŢI

 Conversia datelor. Chiar dacă este un adevăr admis de puţine companii, totuşi foarte
multe din datele stocate în sistemele vechi nu sunt de prea mare actualitate şi relevanţă.
Transformarea lor şi mutarea în sistemul client-server cerut de ERP costă bani şi pune
destul de multe probleme practice.

 Analiza datelor. De multe ori, datele din sistemul ERP trebuie combinate cu date
prelevate din exteriorul companiei pentru realizarea de diverse rapoarte. Este necesar astfel
ca la costul pachetului ERP să fie adăugat şi costul unor instrumente de „Data Warehouse”,
împreună cu costul unor specialisti în „forarea datelor”. Reîmprospătarea zilnică a datelor
dintr-un mare depozit de date de la nivelul întreprinderii poate fi destul de greoaie,
deoarece sistemele ERP nu sunt optimizate pentru a indica ce date au fost modificate de la
o zi la alta.

 Plata consultanţilor. Implementarea ERP necesită apelarea la servicii de consultanţă şi

training al angajaţilor ce tind să crească fără limite. Pentru a preveni aceasta, la semnarea
contractului cu firma ce asigură consultanţa trebuie stabilite şi date cantitative, reflectată în
necesitatea ca un anumit număr dintre angajaţii companiei să fie capabili să promoveze
anumite teste la încheierea perioadei de pregătire.

 Înlocuirea angajaţilor de top. Piaţa sistemelor ERP este o piaţă foarte concurenţială, astfel
că pe măsură ce implementarea sistemului ERP din companie este finalizată si în interiorul
companiei se formează specialişti ERP. Astfel este foarte posibil ca firme concurente să-i
atragă acordându-le salarii şi bonusuri mai mari decât este pregătită compania mamă să le
ofere. În cazul în care nu va putea fi împiedicată plecarea acestora la firme concurente,
atunci vor fi plătite sume duble sau triple aceloraşi oameni ce se întorc sub formă de
consultanţi sau a altora pe poziţii similare.

 Activitatea echipelor de implementare nu se termină niciodată. Deşi majoritatea

companiilor tind să trateze implementarea sistemului ERP la fel ca pe un oricare alt proiect,
acest lucru nu este valabil. Nu este posibil ca după ce pachetele software sunt instalate,
fiecare angajat să se reîntoarcă la treaba pe care o realiza înainte. Din cauză că cei care au
muncit la implementare cunosc fiecare detaliu al procesului de vânzare mai bine chiar decât
cei de la departamentul vânzări si cunosc mai bine procesul de producţie decât cei de la
departamentul operaţional, aceste persoane sunt foarte valoroase. Companiile nu-si pot
permite să trimită aceste persoane înapoi la activitatea pe care o făceau înainte pentru că
sunt foarte multe lucruri de făcut după implementarea ERP. Scrierea de rapoarte pentru a
scoate informaţii din sistemul ERP va ţine echipa ocupată pentru cel puţin încă un an. Din
păcate foarte puţine companii includ în buget cheltuieli pentru munca de după
implementarea efectivă a sistemului, astfel că de multe ori se ajunge la suplimentări de
fonduri şi de personal, imediat după ce sistemul a intrat în exploatare, cu mult înainte ca
beneficiile ERP să poată fi adunate.

 Asteptarea imediată a beneficiilor. Una dintre cele mai răspândite greşeli ale companiilor
este aşteptarea faptului ca imediat după implementarea ERP să fie vizibile şi beneficiile. De
fapt, un recent sondaj efectuat de Deloitte a scos în evidenţă faptul că mai mult de un sfert
din firmele chestionate au suferit scăderi de performanţă imediat după implementarea ERP,
din cauza nenumăratelor schimbări pe care le presupune acesta. Beneficiile se fac simţite

8
 UNIVERSITATEA "DUNĂREA DE
JOS" DIN GALAŢI

abia după folosirea pentru o anumită perioadă de timp şi efectuarea de schimbări în

procesul de producţie[2].

8.CONCLUZIE

Punctele critice ale managementului rațional al organizațiilor și ale obținerii

avantajului competitiv sunt informațiile și utilizarea acestora. De aceea , este
necesară o soluție computerizată , pentru a asigura integritatea organizației și
integrarea tuturor elementelor ( departamentelor ) din care aceasta este formată .

Informațiile , care sunt rezultatul unei activități , pot fi datele de intrare pentru altă
activitate . Din acest motiv consider că , utilizarea unui software de tip ERP este
cea mai bună soluție , pentru a menține un flux neîntrerupt de informații între
activitățile organizației și de luare a celor mai bune decizii , pe baza statisticilor și
rezultatelor procurate de totalitatea aplicațiilor , din care este compus
programul[5].

9
 UNIVERSITATEA "DUNĂREA DE
JOS" DIN GALAŢI

BIBLIOGRAFIE
[1] https://ro.wikipedia.org/wiki/Planificarea_resurselor_%C3%AEntreprinderii
[2] https://www.aut.upt.ro/staff/diercan/data/PIPPS/curs-01.pdf
[3] https://serrasoftware.ro/ro/utilizarea-sistemelor-erp-in-sectorul-serviciilor/
[4]https://www.pluriva.com/solutii/erp/?
gclid=EAIaIQobChMIl4T_6oSx9AIVkc53Ch2HRQ4zEAAYBCAAEgKacfD_BwE
[5] Bilge Özkarabacak- 2014 – A comparison analysis between ERP and EAI , Turcia;

10