CAPITOLUL I Identificarea proiectului

1. Descrierea organizrii firmei

Gmarket Superstore este un supermarket care a inovat piaa ieean de profil. Fiind un supermarket cu tradiie n Turcia s-a impus cu uurin n climatul ieean n care nu exista la momentul respectiv un magazin cu autoservire. Aezarea sa n Complexul Comercial Iulius Mall a fost favorabil poziionrii centrale n contiina mai multor categorii de cumprtori: studeni, angajai i clieni ai Mall-ului, turiti. n prima instan n calitate de client am fost convins de politica de atragere a clienilor practicat de Gmarket. Totodata am regsit politici de management i marketing specifice unui supermarket: promoii, acordarea de prime angajailor, stimularea angajailor prin acordarea de distincii lunare pentru cei care se fac remarcai.

Scurt istoric
Compania Gima a fost nfiinat n anul 1956, n urmtorul an lund natere n Ankara sub egida sa primul magazin cu autoservire din Turcia. Evenimentul a fost de mare anvergur, la inaugurare participnd preedintele Turciei, Cell Bayar. Ziarele din ntreaga lume au scris despre constituirea acestui supermarket. n 1993 a avut loc prima privatizare a societii Gima devenind Dedeman Holding & Bilfer Madencilik. Trei ani mai trziu firma trece prin a doua i ultima etap de privatizare devenind Fiba Holding.

n anul 1998, cnd Fiba Holding avea 45 de magazine deschise, se nfiineaz n Romnia S.C Gimrom Holding S.A., companie cu capital turcesc. n 1999 s-a deschis primul magazin Gima din Romnia n cadrul complexului comercial Bucureti Mall. n data de 15.12.2000 se inaugureaz supermarketul Gima din Iai. Directorul magazinului din Iai este Taner Elmas, acelai de la deschidere pn n prezent. La momentul actual S.C. Gimrom Holding S.A. este separat de Fiba Holding iar lanul de magazine Gima din Turcia activeaz sub patronat diferit de cel din Romnia. Lanul Gima din Romnia s-a transformat n Gmarket avnd n continuare ca acionari majoritari investitori de origine turc.

Prezentarea organizaiei i profilul de activitate

S.C. Gimrom Holding S.A. este o companie cu capital turcesc i are drept obiect de activitate comercializarea produselor alimentare i nealimentare n cadrul reelei proprii de magazine de tip supermarket. Misiunea companiei este de a furniza clienilor produse i servicii de retail la cele mai nalte standardede calitate ntr-o ambiana modern i plcut. Pentru atingerea acestui obiectiv, magazinele Gima urmresc s asigure o gam variat de produse, la un raport optim calitate-pre i un mediu comercial atractiv. Portofoliul de produse n magazinele Gima este structurat astfel: produse DRY-FOOD produse alimentare cum ar fi: -produse de panificaie -buturi rcoritoare( sucuri, ap mineral, ap plat, ceaiuri, energizante) -conserve -buturi alcoolice -standuri cu cereale i chipsuri -dulciuri ( incluznd i dulciuri pentru diabetici) - paste finoase -alte produse alimentare: ulei, zahr, fin, bulion, condimente, cafea etc. produse FRESH-FOOD- produse alimentare proaspete reci care necesit s fie aezate i pstrate n frigidere cum ar fi: - lactate -mezeluri i conserve -pete congelat -carne i preparate din carne -legume congelate -iaurturi produse NON-FOOD-aici sunt incluse produsele nealimentare dintre care amintim: 3

- produse de mbrcminte -produse de menaj i uz gospodresc( pahare, ceti, farfurii, ligheane, ibrice, storctoare, vase pentru condimente, burei de curire etc. ) -prosoape de buctrie i de baie -produse electrocasnice -jucrii produse din cadrul raionului Detergeni i cosmetice : - produse pentru pstrarea cureniei( produse chimicale) - produse pentru splarea produselor de mbrcminte - produse pentru ngrijirea corpului( spunuri, ampoane, geluri de du, creme, parfumuri, etc.) - hartie igienica i prosoape de buctrie - produse igienice pentru copii Piaa de desfacere pentru supermarketul Gmarket Iai este situat n cadrul complexului comercial Iulius Mall. Targetul supermarketului de calitate. este dat de consumatorii de orice vrst, copii, adolesceni, aduli, btrni i de ambele sexe, persoan fizic sau juridic, care doresc produse i servicii

Obiectivele Firmei
Pentru Gmarket, obiectivele stabilite vizeaz organizaia n ansamblul ei (obiective organizaionale, considerate i obiective strategice, pe termen lung. Obiectivele dau o imagine concret asupra orientrii generale a firmei. Ele sunt concretizate n aciuni specifice, altfel risc s rmn n stadiul de deziderate i bune intenii. Cnd dorinele sunt concretizate i msurate prin obiective manageriale, prioritile sunt apreciate n mod corect dup un sistem clar de evaluare, resursele sunt alocate n mod optim, responsabilitile sunt stabilite cu claritate, fiecare manager sau executant fiind apreciat dup rezultatele obinute. Gmarket are att responsabiliti economice, ct i responsabiliti sociale. Neglijarea responsabilitilor sociale are efecte indirecte asupra performanelor economice, concretizate n scderea motivaiei i loialitii salariailor proprii, n degradarea imaginii firmei. Datorit acestor considerente, o firm competitiv va cuta s realizeze, n permanen, un echilibru dinamic ntre obiectivele sale economice i cele sociale. Alturi de obiectivele organizaionale cu caracter strategic, un rol important l au i obiectivele pe termen scurt, care servesc la precizarea diferitelor momente secveniale de realizare a obiectivelor organizaionale. Obiectivele pe termen scurt decurg din obiective sau grupe de obiective pe termen lung, permit msurarea progreselor fcute n realizarea obiectivelor generale ale firmei i au caracter realist n raport cu capacitatea organizaiei, piaa i celelalte condiii de mediu. Pentru a fi operaionale n procesul de planificare i control, obiectivele ndeplinesc o serie de condiii : - Sunt formulate n mod explicit ; - Sunt posibil de grupat n seturi de prioriti ; - Constituie baza pentru aciunile de management i pentru decizii ; - Servesc drept standarde pentru aprecierea rezultatelor individuale i a grupurilor de munc. Obiectivele supermarketului Gmarket sunt definite n mod clar, dintre care menionez : - Se va strdui s fie lider, nu outsider, viznd s introduc spre vnzare o gam diversificat de produse noi.

- Urmresc a vinde cele mai mentenabile i apreciate produse comparativ cu cele ale concurenilor. Obiectivele sunt stabilite n cascad, adic sunt impuse de sus n jos, pornind de la obiectivele strategice ale ntregii organizaii i mergnd, prin defalcare pe diferitele subuniti componente, pn la locurile de munc de la baza piramidei ierarhice. Desigur, procednd n felul acesta se asigur coerena i convergena diferitelor obiective din cadrul organizaiei.

Director magazin

Asistent manager

Recepie marf

Asistent manager

Doctor veterinar

electrician

IT

casierie

Raion non-food

Raion detergenicosmetice

Crucioare

Birou de informaii

Raion dry-food

Raion fresh-food

 DIRECTORUL

DE

MAGAZIN

este

responsabil

de

cooordonarea

tuturor

departamentelor i sistemelor informaionale din cadrul filialei precum i de aplicarea strategiilor de marketing i de management impuse la nivelul ntregii organizaii. ASISTENII MANAGERI au rolul de a coordona activitile desfurate pe raioane, de a emite comenzile pentru obinerea cantitilor de produse puse spre vnzare precum i de aplanare a diferitelor/eventualelor conflicte care pot s apar n relaille clieni-magazin, furnizori-magazin. Departamentul RECEPIE MARF se ocup cu verificarea mrfii din punct de vedere calitativ i cantitativ, cu verificare corectitudinii datelor nscrise pe documentele primite(facturi, aviz), compar cantitile de marf i preurile nscrise pe factur cu cele de pe comand precum i cu prelucrarea facturilor (introducerea datelor n OBASE)pentru efectuare plilor ctr furnizor la nivelul contabilitii. DOCTORUL VETERINAR are n subordine raionul fresh-food i se ocup cu verificarea termenului de valabilitate a produselor fresh, verificarea temperaturii frigiderelor i a produselor, precum i cu verificarea calitii produselor din carne i a produselor congelate. ELECTRICIANUL se ocup cu verificarea i repararea instalaiilor electrice i a frigiderelor. DEPARTAMENTUL IT este responsabil cu meninerea integritii bazelor de date i a reelelor din cadrul firmei(att cea de calculatoare ct i cea de supraveghere video) i pemtru buna funcionare a calculatoarelor i a software-lui. CASIERIA ncaseaz contravaloarea produselor vndute prin intermediul caselor de marcat, efectueaz totalul de bani de la casele de marcat i predarea lor agenilor care se ocup cu livrarea banilor ctre banc.Tot casieria are rolul de a ine evdena chitanalor, a bonurilor valorice i a cecurilor. Personalul de la BIROUL DE INFORMAII ofer informaii clienilor, introduce datele personale ale clienilor n baza de date, completeaz certificatele de garanie pentru produseleelectrice i electrocasnice, completeaz actale cu privire la returnarea produselor de ctre clieni, anun prin staie necesitatea unui angajat ntr-un anumit loc.

 Personalul angajat n departamentul CRUCIOARE ofer asisten clienilor cu privire la transportul cumprturilor pn la ieirea din mall sau pn n parcare la maina personal i colecteaz i ine evidena courilor i a crucioarelor.

2. Prezentarea principalelor resurse informatice Resurse Hardware

Societatea deine o reea format din 30 de calculatoare , cablate cu cablu Utp ecranat. Exist 3 servere ce au funcii diferite: unul este rezervat pentru colectarea i prelucrarea centralizat a datelor provenite din birourile asistenilor manageri, a directorului general, de la Recepie marf, Casierie; unul pentru centralizarea datelor provenite de la casele de marcat, cntarele electronice, scanere i calculatorul interactiv pus la dispoziia clienilor pentru emiterea Super-cecurilor Gmarket. Al treilea are ca funcie principal aceea de colectare a capturilor video i foto obinute cu ajutorul infrastructurei de camere video din interiorul magazinului dar i din depozit. n funcie de operaiile efectuate n interiorul fiecrui departament, staiile de lucru au configuraii diferite. Exist sisteme Compaq ce au procesoare Pentium de 300 MHz, memorie de 64 Mb i HDD de 20Gb; sisteme HP cu procesoare Pentium la 500 de Mhz, 128 Mb RAM i HDD de 40Gb i sisteme cu procesoare Pentium 4 la 2 GHz, 256 Mb RAM i HDD-uri de 100 Gb. Societatea deine i o varietatea de imprimante distribuite n departamente dup cum urmeaz: 1 imprimant HP cu tu i 2 imprimante Zibro (special concepute pentru obinerea preurilor normale, a preurilor de promoie i a codurilor de bare necesare pentru buna funcionare a magazinului) aflate n Biroul asistenilor manageri; alte 3 imprimante HP cte una n Biroul IT, Casierie i Biroul directorului general; i alte 2 imprimante Epson X800 laser aflate la Recepie marf. Gmarket deine, pentru uurarea activitilor zilnice i o serie de scanere pentru citirea codurilor de bare puse att la dispoziia angajailor ct i n incinta magazinului la dispoziia clienilor pentru aflarea preurilor. Departamentul Recepie marf deine 4 instrumente PTC tip scaner pentru o mai bun

recepionare a produselor livrate de ctre furnizori. Acestea permit n mare parte anularea operaiei de prelucrare manual a facturilor i atenioneaz eventualele nereguli ce pot aprea n factura furnizorului.

Resurse Software
Societatea deine licena pentru 2 sisteme de operare i anume Windows NT i Windows XP Proffessional i pentru pachetul Office toate provenite de la firma Microsoft. Ca aprare mpotriva eventualelor atacuri i a viruilor este folosit BitDefender baza de date =ORACLE. Pentru efectuarea operaiilor necesare activitii proprii firmei, s-au efectuat pli pentru dezvoltarea unui sistem tip ERP numit OBASE. Pachetul conine un ansamblu de programe care permite fiecrui departament s i efectueze cu succes activitatea i s centralizeze datele n vederea prelucrrii lor la nivel superior.

Resurse Umane
Gmarket deine n cadrul filialei Iai un departament IT cu 2 ingineri technici. Acetia au ca principale atribuii buna funcionare a reelei, corectarea eventualelor erori de tip hardware sau software la nivelul staiilor de lucru dar i a serverelor, ntreinerea datelor i centralizarea lor corect n vederea transmiterii lor pentru departamentele de la Bucureti i ntreinerea bazelor de date.

3. Proiecte informatice n curs de dezvoltare sau propuse la nivelul organizaiei

Gimrom Holding deine un proiect de dezvoltare a unei serii de mici aplicaii prin care se dorete s se mbunteas animite programe din OBASE cu funcii care au fost trecute cu vederea n momentul implementrii, cum ar fi funcia de cutare avansat. De asemenea se are n vedre dezvoltarea unor programe pentru evitarea scrierii de mn a proceselor verbale i a avizelor de nsoire a mrfii.

10

Capitolul II Iniierea i planificarea proiectului

2.1 Identificarea principalelor sisteme informaionale economice din societate

Principalele sisteme informaionale care se regsesc n cadrul Gmarket Iai sunt urmtoarele: Sistemul informaional al Vnzrilor Sistemul informaional Aprovizionare Sistemul informaional al Stocurilor Sistemul informaional al Resurselor Umane Sistemul informaional al Salarizrii Sistemul informaional Clieni

Principalele departamente ce se regsesc n cadrul firmei sunt: Aprovizionare / Recepie marf Casierie IT Birou de informaii Departamente delimitate de tip produse(Fresh-Food, Dry-Food, Non-Food,

Detergeni&Cosmetice) Biroul de administraie / Directorul general

Descrierea legurilor dintre componente Sistemul Vnzri. Obiectul funcionrii supermarketului Gmarket este dat de vnzarea cu amnuntul a produselor achiziionate de la diferii furnizori pe baz de contract i a celor primite de la Depozitul Central Colentina din Bucureti.Un alt element de inrare este reprezentat de facturile fiscale

11

ichitanele ezultate n urma vnzrii deeurilor de carton. Ca element de ieire este bonul fiscal inmnat clientului de la casa de marcat n momentul ieirii din magazine dup efectuarea prealabil a cumprturilor. Sistemul Aprovizionare Intrri: marf); certificat de garanie (de la Furnizor ctre Biroul de Aprovizionare / Recepie marf). declaraie de conformitate a mrfii (de la Furnizor ctre Biroul de Aprovizionare / aviz de nsoire a mrfii (de la Furnizor ctre Biroul de Aprovizionare / Recepie marf); factur fiscal (de la Furnizor ctre Biroul de Aprovizionare / Recepie marf n cazul certificat sanitar-veterinar (de la Furnizor ctre Biroul de Aprovizionare / Recepie

Recepie marf);

furnizrii mrfii n condiii normale);.

Ieiri: comanda - necesar de aprovizionat (de la departamentul Administraie/Director general ctre Furnizor); raport de confirmare a cantitii de produse primite de ctre filiala Iai de la Depozitul

Central Colentina Bucureti. Sistemul Stocurilor Intrri: general); raport n urma constatrii distrugerilor i a produselor expirate. raport produse primite de ctre filiala Iai de la Depozitul Central Colentina Bucureti; list de inventariere (Comisia de Inventariere ctre Biroul de Administraie / Directorul

Ieiri: raport de actualizare a stocurilor n + n sistemul informatic n cazul:

12

- primirii unei cantiti de marf de la un furnizor pe baz de factur fiscal sau de la depozitul din Bucureti (de la Biroul de Aprovizionare / Recepie ctre departamentul IT); - diferentelor dintre cantiti n urma inventarierii; raport de actualizare a stocurilor n - n sistemul informatic n cazul:

- primirii unei cantiti de marf de la un furnizor pe baz de factur fiscal sau de la depozitul din Bucureti (de la Biroul de Aprovizionare / Recepie ctre departamentul IT); - lipsurilor constatate n urma inventarierii; - lipsurilor constatate n urma distrugerilor, produselor expirate i a furturilor; - diferentelor dintre cantiti n urma inventarierii.

Sistemul Salarizare Intrri: liste privind salariile virate pe card(BCR sau FinansBank); liste cu bonuri valorice pentru angajaii full-time;

Ieiri: liste cu pontaje angajai; liste cu penalizri i avertismente angajai.

Sistemul Resurse umane Intrri: ntiinarea Biroului Administrativ de necesitatea angajrii de personal nou; cereri de angajare, CV-uri din partea candidailor;

Ieiri: fie de post (Biroul Administrativ ctre angajai); cereri cu privire la training-uri pentru angagai (Biroul Administrativ Iai i Biroul de carnet de munc (Biroul de Resurse Umane Bucureti ctre Biroul Administrativ Iai);

Resurse Umane Bucureti).

13

contract individual de munc (Biroul Administrativ Iai i angajai);

Sistemul Clieni n momentul n care un client i face cardul Gmarket personalul de la Biroul de Informaii trebuie s introduc n baza de date datele personale ale clientului care sunt salvate, iar ulterior sunt folosite pentru obinerea diferitelor statistici.Cardul Gmarket este folosit doar pentru cumprturi,clienii avnd acces i la promoiile sptmnale, iar n cazul n care clientul cumpr de o anumit sum ,cu ajutorul cardului este emis Supercecul. Ca element de ieire din sistem este bonul fiscal eliberat clientului n momentul cumprrii de produse. 2.2 Definirea ariei de ntindere a sistemului informaional de aprovizionare i furnizori n sistemul informaional al furnizorilor din Gmarket sunt implicai, n afara celor angajai s rspund de recepia mrfii care se realizeaz n incinta depozitului, directorul filialei precum i asistenii manageri. Rolul directorului este de a coordona la nivel general activitatea care se desfoar n compartimentul Recepie marf. Totodat el hotrte dac asistentul manager poate semna sau nu contractele cu furnizorii deja stabilii de Biroul Managerial de la Bucureti. Asistentul manager se ocup n special cu efectuarea comenzilor care se trimit la sediul central, acesta din urm fiind n acelai timp i furnizorul principal al filialei. n prealabil determin necesarul de produse pe baza cruia se face comanda ( necesarul nu este trecut n nici un document si se stabilete subiectiv n cea mai mare msur n funcie de vnzrile din perioada precedenta i de preconizrile pentru perioada care urmeaz). Comanda se face, n funcie de furnizor sau de urgena necesitii produsului pe cale de a fi livrat de ctre furnizor, n trei moduri : telefonic, prin fax sau email. Asistentul manager efectueaz comenzile i pentru furnizorii locali sau direci. Este mputernicit de director s rezolve eventualele litigii care apar n legtur cu semnarea contractelor i cu livrarea comenzilor. Biroul recepie marf asigur controlul calitativ si cantitativ al mrfii : calitativ : urmrete dac produsele care trebuie primite se ncadreaz n termenul de garanie necesar pentru ca marfa s poat fi vndut fr a crea reclamaii din partea clientului ;

14

cantitativ : numar efectiv produsele i stabilesc dac exist concordan ntre datele

nscrise pe avizul de insoire a mrfii i pe factura fiscal i datele reale. Pe lng recepia mrfii, biroul primete documentele care nsoesc livrrile de la furnizori, pentru ca apoi s le nregistreze n baza de date a firmei. De asemenea tot aici se face returul mrfii deteriorate sau care a depit termenul de garanie, ctre furnizori.

15