Strns legat de sistemul informational, managementul prin exceptii constituie o modalitate de identificare si comunicare a situatiilor care reclama interventia

conducatorilor de la diferite niveluri ierarhice. Aplicarea sistemului are ca scop simplificarea procesului managerial n vederea degrevarii conducatorilor de la nivelurile ierarhic superioare de problemele ce pot fi rezolvate de catre subordonati. Porneste de la ideea ca un conducator trebuie sa preia de la subordonatii sai numai acele sarcini si competente pe care acestia nu le pot rezolva singuri. Subordonatii vor rezolva singuri toate cazurile normale sau de rutina. Conducatorul este sesizat numai pentru situatiile de exceptie. Esenta sistemului consta n a preciza ce este normal si ce este exceptie. Cazul normal este cel proiectat sau planificat, nsa nu orice abatere de la acest caz creeaza o exceptie pentru care se cere interventia superiorului. O anumita abatere ntre plan si realizat este considerata normala. Trebuie nsa precizat ct de mare sa fie abaterea pentru a genera un caz de exceptie ce trebuie comunicat. Daca abaterile se mentin n limitele de toleranta admise, decizia de reglare revine subordonatului.

A. CARACTERISTICILE METODEI:

o o o

fluxurile informationale ascendente cuprind aproape n totalitate informatii privind abateri de la plan si norme; abaterile (pozitive sau negative) sunt retinute la primul nivel, care are competenta de a lua deciziile ce se impun; cu ct abaterile sunt mai mari, cu att ajung la un nivel ierarhic superior.

Fiecarui cadru de conducere i se stabileste valoarea abaterilor pentru care este mputernicit sa ia decizia si sa anunte organului ierarhic superior abaterile semnalate. Schema de principiu a sistemului este prezentata n figura 2.

Figura nr. 2. Schema de principiu a managementului prin exceptie

Din reprezentarea grafica se observa ca o anumita activitate A se afla n raspunderea directa a unui conducator (cn) de pe un anumit nivel ierarhic si n raspunderea indirecta a conducatorilor de pe nivelurile ierarhic superioare. Atunci cnd activitatea se deruleaza la nivelul An, considerat normal din punctul de vedere al abaterilor de la obiectivele programate, aceasta constituie obiect de preocupare numai pentru conducatorul cn. Cnd nivelul de realizare a activitatii devine A2 (anormal, deci de exceptie), aceasta devine obiect de preocupare al conducatorului c2 si asa mai departe pna la nivelul ierarhic superior. Toate nivelurile, att cel normal An, cat si cele de exceptie A2, A1 si A0 trebuie previzionate normate. B. ETAPELE APLICRII:

a) STABILIREA OBIECTIVELOR diferitelor niveluri ierarhice n strnsa concordanta cu amploarea sarcinilor, componentelor si responsabilitatilor fiecarui nivel ierarhic. b) SELECIA CRITERIILOR. Acestia se vor selecta dintre parametrii specifici obiectivelor respective si trebuie sa ndeplineasca o serie de cerinte:

o o o o

sa caracterizeze activitatea organizatiei; sa necesite cheltuieli reduse pentru urmarirea lor; sa poata fi urmarite n mod operativ; sa fie pe ntelesul conducatorilor, dar si al subordonatilor.

Pentru fiecare obiectiv, parametrul folosit drept criteriu serveste la determinarea abaterilor si precizarea exceptiilor. Tot n aceasta etapa se vor stabili limitele de toleranta ale variatiei lui n timp si fata de o valoare considerata normala, care necesita interventia numai a conducatorului care are n subordine directa activitatea respectiva. n mod gradual se vor determina proportiile abaterilor care necesita interventia conducatorilor de pe fiecare nivel ierahic pna la conducerea de vrf a organizatiei.

c) COLECTAREA, NREGISTRAREA, PRELUCRAREA sI SISTEMATIZAREA DATELOR. Consta n observarea desfasurarii activitatii si culegerea informatiilor necesare cadrelor de conducere de pe diferite niveluri ierarhice. Necesitatea observarii operative impune folosirea unor mijloace mecanizate sau automatizate.

d) COMPARAREA REALIZRILOR CU OBIECTIVELE si transmiterea informatiilor la nivelurile ierarhic prestabilite. n aceasta etapa se evidentiaza exceptiile si se transmit nivelurile ierarhice n functie de frecventa si amploarea lor. Compararea realizarilor efective cu nivelurile previzionate ale obiectivelor poate fi realizata cu mai multe instrumente:

o o o

cu ajutorul tabelelor; descriptiv, prin verbe si adjective; cu ajutorul graficelor.

Unul din reprezentantii curentului managementului stiintific, Frank Gilberth, a propus schema cerintei de interventie decizionala, care sa permita stabilirea pentru fiecare nivel ierarhic n parte proportia abaterii care solicita interventia unui anumit conducator. Din grafic se observa ca atunci cnd activitatea se desfasoara n conditii normale este nevoie numai de interventia conducatorului (cn) caruia i este direct subordonata. Pe masura ce abaterile (exceptiile) sunt la nivelul (a 2 ) se impune interventia conducatorului c2, etc.

Raportarea exceptiilor catre nivelurile de conducere superioare se face de catre conducatorul de pe nivelul ierarhic imediat inferior, o data cu masurile care au fost luate de catre acesta pentru restabilirea situatiei normale.

e) LUAREA DECIZIILOR DE REGLARE A SISTEMULUI. Conducatorul n cauza, pe baza informatiilor referitoare la exceptiile de la desfasurarea normala a activitatii si a cauzelor care le genereaza, va stabili masurile ce se impun pentru a se intra n situatia normala.

C. AVANTAJELE APLICRII M.P.E.:

o o o o o o

utilizarea mai buna a timpului cadrelor de conducere de pe nivelurile ierahice superioare; asigura folosirea mai completa a cunostintelor si experientei asupra trecutului; prin vizualizarea exceptiilor se asigura identificarea punctelor critice din activitatea organizatiei; prin selectia criteriilor, metoda precizeaza clar care sunt caile de realizare a lor; permite conducatorilor fara experienta sa se achite de noile sarcini cu un minim de specializare (poate delega sarcinile specializate persoanelor care au competenta necesara); stimuleaza comunicatiile n cadrul colectivului. D. DEZAVANTAJELE APLICRII M.P.E.

o o

poate crea impresia unei stari de stabilitate cnd aceasta nu exista (riscul netransmiterii abaterilor semnificative); nu exprima aspectele legate de comportamentul oamenilor.

Managementul prin exceptie presupune crearea unei atmosfere propice sinceritatii. Ct timp seful nu primeste nici un raport de la subordonat, nseamna ca totul este n regula. Se impun astfel respectarea normelor de corectitudine, etica, ncredere si comportament onest. Toate acestea sunt legate n primul rnd de motivatie.