Sunteți pe pagina 1din 8

CUPRINS

1. INTRODUCERE 2. CONDITII 3. CARACTERISTICI 4. AVANTAJELE METODEI 5. DEZAVANTAJELE (LIMITELE) METODEI 6. CONCLUZII 7. BIBLIOGRAFIE

1. INTRODUCERE
Definiie. Reprezint un sistem de conducere care se bazeaz pe identificarea i comunicarea situaiilor n care este necesar intervenia conductorului aflat la un anumit nivel ierarhic n cadrul organizaiei, el rmnnd inactiv cnd activitatea se desfoar normal.1 Conceptul i metoda de Management prin excepie au cunoscut o perfecionare continu, la care i-au adus contribuia un numr mare de specialiti, considerndu-se c una din cele mai importante contribuii este cea a specialitilor de la Academia Bad Harzburg (Germani), care, n elaborarea Modelului Harzburg, au pus bazele unui sistem original de delegare a autoritii. Potrivit mai multor opinii, MPE este un sistem de identificare i comunicare care informeaz/semnaleaz conductorului cnd este necesar intervenia sa i care rmne inactiv/tace cnd activitile se desfoar normal i intervenia nu este necesar. Acest mod de definire l considerm doar parial corect, ntruct rspunde la ntrebarea: cnd este necesar intervenia? Ea nu d rspuns la ntrebarea: cine trebuie s intervin?, care este la fel de important ca prima dac lum n considerare faptul c exist mai muli manageri, situai la niveluri ierarhice diferite.

2. CONDIII
Aplicarea sistematic i continu a MPE n toate domeniile de activitate i la toate nivelurile ierarhice necesit ntrunirea prealabil a urmtoarelor condiii. managerul s accepte delegarea de sarcini, competene i rspunderi subalternilor, pe ct posibil pn la nivelul de care acestea aparin, potrivit naturii lor: deciziile i aciunile colaboratorilor trebuie s fie conduse pe baz de directive, care s evite reglementrile rigide-birocratice i s se refere n special la modul de comportament personal, pentru a se evita manifestarea fenomenului duntor cunoscut sub denumirea de egoism local; existena unui sistem operaional sigur i eficace, bazat pe prelucrarea automat a datelor, capabil s participe la toate fazele procesului managerial, s poat determina cu precizie abaterile de la nivelurile preliminare i s raporteze managerilor n timp optim cazurile excepionale dup regulile prestabilite.

Managementul prin excepie s-a impus ca urmare a sporirii volumului informaiilor i a complexitii proceselor manageriale. Prin aplicarea sa sunt afectate mai multe funcii ale managementului, regsindu-se printre metodele generale ale acestuia. Metoda pornete de la ideea c procesul de management trebuie simplificat n aa fel nct un manager s aib posibilitatea de a-i concentra atenia, cu precdere, asupra acelor probleme care reclam intervenia sa determinat de nivelul ierarhic la care se afl i s fie eliberat de problemele de rutin care ar putea fi rezolvate de ctre subordonaii si. Esena metodei const n modul de a defini excepiile i a reglementa funcionarea sistemului de management pe baza lor .
1

http://www.scribd.com/doc/77339285/Elaborarea-Sistemului-de-Management-Al-Unei-Firme , p.7 din document

3. CARACTERISTICI
Managementul prin excepie are anumite caracteristici specifice, care l difereniaz de celelalte metode. Prima caracteristic const n faptul c metoda reprezint o concepie sistemic a diviziunii n problemele procesului decizional. Ea presupune separarea informaiilor i deciziilor n dou categorii: a) situaii normale, n care informaiile sunt n limitele prestabilite iar problemele decizionale sunt rezolvate de fiecare decident n sfera autoritii sale; b) situaii de excepie, cnd se impune intervenia managerului ierarhic superior. Prima grup de probleme se circumscrie procesului de management ce se deruleaz n condiii normale, iar cea de a doua constituie obiectul propriu-zis al acestei metode. A doua caracteristic const n stabilirea unui sistem de informare astfel nct la un manager ierarhic superior s ajung numai acele informaii cu caracter de excepie, care reprezint abateri semnificative fa de obiectivele prestabilite. Cea de-a treia caracteristic const n faptul c abaterile care urmeaz a fi raportate managerului ierarhic superior nu vor fi prestabilite, comunicnd-se numai atunci cnd apar. A patra caracteristic se refer informaiile privind abaterile care circul selectiv numai n sens ascendent, iar dispoziiile sau deciziile de reglare a sistemului, n sens descendent. Cea de a cincea caracteristic se refer la delimitarea riguroas a deciziilor fiecrui decident n funcie de nivelul ierarhic la care se afl. Practicarea managementului prin excepie n organizatia militara are la baz urmtoarele premise: Ofiterii aflai la nivelurile ierarhice superioare deleag subordonailor autoritatea i responsabilitatea corespunztoare posturilor pe care le ocup. Acest proces de delegare se efectueaz succesiv, pn la ultimul post. Preluarea sarcinilor de ctre ofiterii aflai la diferite niveluri ierarhice se realizeaz succesiv de la baza piramidei ierarhice spre vrf, dar numai acelea pe care cei situai la nivelul ierarhic inferior nu le pot rezolva sau nu sunt de competena lor. Adaptarea sistemului informaional la noua situaie. Aceast metod de management sporete numrul de persoane antrenate n adoptarea deciziilor, sistemul informaional va trebui s rspund acestei cerine i n acelai timp s asigure i informarea ofiterilor din ealonul superior, n legtur cu modul cum se desfoar activitatea n organizatia militara. Sporirea procesului de cunoatere a ntregului personal att n ceea ce privete atribuiile ce se circumscriu postului pe care-l ocup ct i metodologia impus de aceast metod. Stabilirea unor indicatori, parametrii, norme, criterii unitare de apreciere a rezultatelor din perioada precedent i a celor care se vor obine n urma practicrii acestei metode.

Aplicarea metodei managementului prin excepie presupune parcurgerea mai multor etape: Prima etap const n stabilirea obiectivelor pentru fiecare nivel ierarhic. n aceast etap se efectueaz o analiz amnunit a rezultatelor obinute n perioada anterioar i, pe baza concluziilor care se desprind, se formuleaz noile obiective. Pentru stabilirea noilor obiective este necesar s se efectueze o serie de lucrri ce pot fi structurate pe urmtoarele faze: 1) faza asigurrii cu informaiile necesare n care se cuprind dou grupe de activiti: a) stabilirea informaiilor necesare, care n cea mai mare parte provin din analiza rezultatelor anterioare, noile rezerve posibil de cuprindere n circuitul economic etc.; b) precizarea metodelor de prelucrare i prezentarea informaiilor; 2) faza proiectrii obiectivelor n care se cuantific influena factorilor endogeni i exogeni asupra obiectivelor, pe aceasta baz, se trece la precizarea fiecrui obiectiv n parte; 3) faza stabilirii implicaiilor obiectivelor asupra rezultatelor economice i de producie dac acestea se vor transpune n practic; 4) faza efecturii corecturilor. n funcie de concluziile desprinse anterior se intervine asupra unor componente ale obiectivelor stabilite, iar dac situaia o impune se reia activitatea de la nceput. Etapa a doua coincide cu stabilirea toleranelor i selectarea criteriilor de evaluare a rezultatelor. n aceast etap se stabilesc pentru fiecare manager abaterile admise a cror rezolvare intr n competena sa i a celor care urmeaz s fie transmise nivelului ierarhic superior. Stabilirea nivelului toleranelor este o problem dificil pentru c este greu de elaborat reguli concrete i general valabile n acest sens. Cu toate acestea, pentru stabilirea toleranelor se impun urmtoarele precizri: 1) cu ct este mai important o aciune pentru realizarea obiectivului general, cu att se cere o mai mare atenie n stabilirea limitelor toleranelor; 2) atenia principal trebuie acordat domeniilor mai importante, pentru ca toleranele care se refer la acestea, chiar dac sunt mici, influeneaz puternic asupra obiectivului general; 3) stabilirea toleranelor pozitive are importan pentru c pot atrage atenia asupra unor rezerve care nu au fost luate n considerare iniial sau reprezint influen favorabil a factorilor naturali. Selecionarea criteriilor de evaluare a rezultatelor trebuie s se realizeze de aa natur nct s reflecte ct mai fidel evoluia fenomenelor i proceselor economice din unitate prin aplicarea metodei. Etapa a treia se refer la compararea rezultatelor obinute cu cele programate. n aceast etap au loc dou grupe importante de activiti: prima grup de activiti se refer la: culegerea, nregistrarea, prelucrarea, sistematizarea i prezentarea informaiilor factorilor decizionali aflai pe diferite niveluri ierarhice; cea de a doua grup de activiti se refer la compararea propriu-zis a rezultatelor obinute n diferite momente prestabilite cu nivelul programat al acestora. Situaiile de excepie vor fi transmise succesiv ncepnd cu ofiterul aflat pe ultimul nivel ierarhic, ctre cei aflai pe o treapt ierarhic superioar. Un rol important l are identificarea factorilor de influen i comunicarea acestora conductorului ierarhic superior, uurnd n acest fel activitatea din etapa urmtoare. Etapa a patra presupune iniierea de aciuni de ctre ofiterul n cauz, avnd ca baz informaional abaterile comunicate de subordonatul su. Deciziile adoptate trebuie s asigure nlturarea efectelor negative a factorilor de influen i restabilirea funcionrii sistemului la parametrii prestabilii.

Analiza abaterilor poate reliefa drept cauze de apariie a lor anumite erori privind repartizarea obiectivelor pe subdiviziunile organizatorice. n acest caz vor fi iniiate msuri de redistribuire a sarcinilor pe compartimentele existente n unitatea economic n raport cu situaia dat.

4. AVANTAJELE METODEI
Lucrrile de specialitate deja citate, dar i altele, evideniaz ntr-o manier specific o serie de avantaje ale Managementului prin excepie, iar altele au rezultat din cercetrile proprii, pe toate vom ncerca s le sintetizm n continuare. Aplicarea permanent a conceptului de excepie conduce la o deviziune deosebit de divizionare a muncii n cadrul procesului de management, pentru care n cadrul altor metode se ntmpl dificulti, i care conduce la creterea eficienei managementului i a eficienei de ansamblu. Sistemul de delegare a atribuiunilor conduce la o ncrcare echilibrat a managerilor de la toate nivelurile ierarhice. Conducerea de la nivelul superior este degrevat de obligaia de a interveni n problemele de detaliu, cu caracter de rutin, care sunt soluionate de subalterni, sporind astfel eficiena activitii. Se asigur managerilor de la nivelurile superioare de a se preocupa de problemele importante i de perspectiv ale unitii economice. Este cunoscut faptul c toate studiile efectuate asupra modului de utilizare a timpului de munc ale managerilor de la nivelul superior evideniaz faptul c ntre coninutul programului de lucru i modul cum este utilizat timpul disponibil exist diferene foarte mari, o adevrat prpastie. Se dorete ca cea mai mare parte a timpului disponibil s fie destinat problemelor importante i de perspectiv, dar practic managerii sunt obligai s consume mult timp pentru probleme operative, cu caracter de urgen, amnndu-se nejustificat, uneori, o perioad mare de timp, soluionarea primei categorii de probleme. Atrgnd atenia doar asupra aspectelor critice, se reduc distragerile determinate de alte probleme, putndu-se lrgi astfel sfera activitilor conductorului i raza lui de control, precum i abordarea n timp util a proiectelor propuse.2 Reduce frecvena deciziilor n cadrul managementului, ntruct obiectul acestora l constituie numai cazurile excepionale, evitndu-se declanarea procesului decizional n situaiile n care realizrile se nscriu n limitele admisibile. Alerteaz n toate situaiile un manager, de regul funcia de conducere cea mai indicat, despre necesitatea interveniilor, evitndu-se perpetuarea unor stri necorespunztoare din lipsa de informare. Asigur condiii deosebit de favorabile pentru conceperea i realizarea uni sistem informaional bazat pe prelucrarea automat a datelor, astfel nct cea mai mare parte a sistemului informaional poate fi preluat de sistemele informatice de sprijin a managementului. MPE asigur condiii pentru simplificarea structurii organizatorice i reducerea cheltuielilor cu aparatul managerial, cu repercursiuni importante asupra sporirii profitului firmei.3 Metoda asigur creterea eficienei activitii manageriale prin soluionarea problemelor n funcie de importana acestora i competena i posibilitile de intervenie ale managerilor.

2 3

Bittel, L.R., Conducerea activitii economice, vol. I, P.478, 1970 Nicolescu O., Verboncu I., Management, vol. I, p. 361, 1997

MPE asigur managerilor de la nivelurile medii i inferioare o sfer concret pentru activiti pe propria lor rspundere, ceea ce conduce la integrarea efectiv a acestora n procesul de management i de luare a deciziilor. Prin aplicarea sistematic i generalizat a MPE n cadrul unitii economice, se asigur condiii prielnice pentru formarea managerilor prin participarea efectiv la procesul de conducere. Pe lng avantajele precizate, metoda prezint anumite limite care sunt generate, n principal, de unele dificulti organizatorice i se refer la ntrzierea adoptrii deciziilor de corecie din cauza netransmiterii la timp a abaterilor aprute, neactualizarea limitelor toleranelor etc. De asemenea, exist posibilitatea ca ntr-o perioad de timp mai ndelungat s nu apar situaii de excepie, dnd natere unui sentiment de autolinitire, ceea ce are drept consecin ntmpinarea unor dificulti nejustificate fa de apariia unor abaterii neateptate.

5. DEZAVANTAJELE (LIMITELE) METODEI


Dezavantajele sau limitele MPE trebuie s se aib n vedere schimbrile survenite fa de perioada anilor `60 cnd a fost definit metoda, a anilor`70, cnd aceasta a cunoscut anumite perfecionri, i chiar a anilor `80, cnd n aplicarea metodei s-au ntmpinat unele dificulti din cauza volumului mare de operaii i condiiile actuale determinate de evoluia produs de TI n sistemele PAD. Astfel, dezavantajele MPE se pot impartii n dou categorii: dezavantaje subiective, care aparin doar perioadelor n care mijloacele de prelucrare a datelor nu erau capabile s satisfac cerinele de aplicare cu suficient operativitate i precizie a metodei; dezavantaje obiective, care in de potenialul metodei i care se menin i n condiiile actuale oferite de sistemele informatice evoluate. n prima categorie de dezavantaje se incadreaza urmatoarele: genereaz gndirea specific omului limitat la condiiile organizatorice; este adesea dependent de date nesigure; necesit un sistem larg i complex de observare i raportare; tinde s profileze birocraia; dac excepiile nu sunt semnalate, ea poate oferi conducerii o fals idee de siguran. Astfel de neajunsuri nu mai apar, nu se mai regsesc n cadrul MPE descris n lucrarea de fa, n care metoda i ntreg procesul de management se bazeaz pe sisteme evoluate de PAD. n aceeai categorie putem include i dezavantajul c normativele de comparaie tind s devin nvechite, ntruct acestea pot fi actualizate cu foarte mare operativitate i precizie. Alte dezavantaje le considerm obiective, ele in de potenialul intrinsec al MPE, unele dintre ele se regsesc i n alte metode generale de management, pe care le vom sintetiza n cele ce urmeaz astfel: MPE nu ofer un cadru adecvat pentru urmrirea obiectivelor de perspectiv, pentru a cror realizare este necesar o perioad ndelungat de activitate. Exist unele riscuri de neretransmitere a abaterilor semnificative i chiar de determinare a cazurilor excepionale, cnd avem de a face cu un mediu turbulent, n care abaterile pot depii cu mult limitele prestabilite i devin foarte frecvente. Unii factori ai activitii economice, cum ar fi comportamentul uman, motivaia sunt greu i chiar imposibil de cuantificat i msurat cu tehnicile specifice MPE. Unele din aceste neajunsuri pot fi compensate cu elemente ale altor metode de management, cum ar fi cele ale MPO n cazul unor obiective pe un orizont mare de timp sau Managementul participativ, n cazul motivaiei i comportamentului.

Din cele de mai sus rezult c MPE nu exclude complementaritatea cu alte metode generale de management i chiar combinarea cu unele dintre acestea, cu condiia realizrii adaptrilor necesare.

6. CONCLUZII
Prin avantajele pe care le urmrete metoda de management prin excepie, aceasta rspunde metodelor de perfecionare a sistemului informaional i ofer posibiliti lrgite de perfecionare a noului sistem informaional. MPE se poate aplica cu eficien maxim n condiiile folosirii prelucrrii automate a datelor. Aceasta presupune: -organizarea unui sistem i flux informaional modern; -existena in ntreprindere a unor manageri cu o bun pregtire de specialitate i cu o gam larg de cunotine n domeniul informaional; -delegarea de ctre manageri a unor sarcini i competene la toate nivelele ierarhice, astfel nct managerul s nu fie solicitata dect atunci cnd gama de competene a subalternilor si s-a epuizat si este necesar realmente prezena i cunotinele de specialitate a managerilor, fiecare pe problemele cu care este pregtit, familiarizat, deci doar n cazuri de excepie. Faa de metoda de informare, cnd managerului i se raporteaz un volum prea mare de informaii dintre care unele cu grad redus de prelucrare, prin aplicare MPE se reduce considerabil cantitatea de informaie, care ajunge la manageri, iar eventualele abateri semnificative, se transmit de ctre oficiul de calcul n timp minim. Are loc astfel reducerea timpului de rspuns al sistemului, adic a timpului dintre apariia abaterilor semnificative i transformarea informaiei n decizie, pentru corectarea sau adoptarea proceselor. n practic muli manageri sunt sufocai de informaii ce le parvin, dar cu toate acestea n multe situaii nu dispun de cele necesare fundamentrii unor decizii importante care presupun informaii cu un grad mare de agregare. Aceasta este n direct legtur cu nivelul de management la care informaiile sunt utile. S-a constatat c volumul informaiilor care circul i se prelucreaz la anumite nivele de management pentru ndeplinirea unei funciuni a firmei se micoreaz treptat la nivelele ierarhice superioare, n urma activitii de concentrare i selecie, dar nu proporional ci ntr-un ritm mult mai rapid. Dac exist o cantitate mai bun a informaiilor, diminuarea volumului acestora nu are ca efect informarea mai redus a managerilor. Pentru a prentmpin decalajul care s-ar putea crea n coninutul pregtirii este necesar ca educaia prezent i cea care va urma, s adere la valorificarea concepiilor de invenie, iniiativa, inovaie, iar balana viziunii sale s fie aplicat mai ales spre componenta respectiv. Pregtirea devine n acest fel i pentru manager o sintez a cerinelor viitorului. Ea va influena pozitiv o profesionalizare flexibil, promovnd cultura comunicrii totale. Prin nsui concepia MPE, cea mai mare parte a timpului managerului va fii folosit pentru munca de concepie, pentru studierea unor tendine de dezvoltare n viitor a ntreprinderii.

7. BIBLIOGRAFIE

Dnia I., Prjol N. Conducerea unitilor din industrie, construcii i transporturi Lito. Univ. Din Timioara, 1980 Dnia I., - Curs predat Univ Cretin Dimitrie Cantemir , 1999 Dumitrescu M, - Enciclopedia conducerii ntreprinderii Ed. tiinific i Enciclopedic, Bucureti, 1993 Emilian R, - Managementul firmei de comer i turism Ed. Metropol, Bucureti, 1996 Maynord H.B., - Conducerea activitii economice Ed. Tehnic, Bucureti, 1970 Nicolescu O., - Management Ed. Didactic i pedagogic, Bucureti, 1992 Zaharia M., - Management. Teorie i aplicaii Ed. Tehnic, Bucureti 1993 http://www.scribd.com/doc/77339285/Elaborarea-Sistemului-de-Management-AlUnei-Firme