Capitolul 8

FUNCŢIA DE CONTROL
Şi SISTEMUL INFORMAŢIONAL
DE MANAGEMENT
 Obiectivele urmărite:
• Înţelegerea rolului pe care îl îndeplineşte funcţia de control;
• Cunoaşterea sarcinilor controlului şi înţelegerea necesităţii
acestuia;
• Descrierea principalelor trăsături specifice diferitelor tipuri de
control;
• Prezentarea etapelor procesului de control şi cunoaşterea
conţinutului acestora;
• Cunoaşterea cerinţelor unui control eficient;
• Prezentarea unor recomandări privind evitarea influenţei
negative a controlului;
• Înţelegerea noţiunilor de dată şi informaţie;
• Prezentarea sistemului informaţional;
• Prezentarea unor posibilităţi de creştere a abilităţilor de
procesare a informaţiilor.
• Controlul poate fi definit ca proces de
monitorizare a activităţilor pentru ca
managementul firmei să se asigure că
acestea sunt îndeplinite aşa cum au fost
planificate şi pentru a efectua eventualele
corecţii, în cazul unor abateri
semnificative.
Figura 7.1. – Locul funcţiei de control în sistemul
funcţiilor managementului
 Principalele sarcini pe care
trebuie să le rezolve controlul:
• evidenţierea factorilor din mediul intern şi înconjurător
al firmei care pot exercita o influenţă hotărâtoare
asupra funcţionării şi dezvoltării acesteia pentru ca,
pregătindu-se în mod corespunzător, să poată
reacţiona la timp la acestea.
• permite să se descopere la timp încălcările, abaterile,
greşelile, piedicile inevitabile în activitatea oricărei
organizaţii şi să se ia măsuri corective pentru
eliminarea lor.
• rezultatele controlului servesc ca bază pentru
evaluarea activităţii organizaţiei şi a personalului
acesteia într-o anumită perioadă, a eficienţei şi
fiabilităţii sistemului de management al acesteia.
 Formele principale ale
controlului managerial:
• a) Controlul preventiv se exercită înainte de
desfăşurarea proceselor şi fenomenelor
economice.
• b) Controlul curent se realizează nemijlocit în
cursul îndeplinirii sarcinilor.
• c) Controlul final. Dacă în cazul controlului
curent, conexiunea inversă este folosită în
timpul îndeplinirii sarcinilor, în cadrul controlului
final acesta se foloseşte după ce sarcinile au
fost îndeplinite.
 Controlul preventiv se foloseşte
în trei domenii de bază:
• Controlul preventiv în domeniul resurselor umane se
realizează prin analiza atentă a cunoştinţelor
profesionale, a deprinderilor şi aptitudinilor care sunt
necesare pentru îndeplinirea anumitor funcţii, profesii,
meserii şi selectarea celor mai pregătite şi calificate
persoane.
• Controlul preventiv în domeniul resurselor materiale,
constă în alegerea acelor furnizori care au demonstrat
convingător posibilitatea de a furniza materiale
corespunzătoare condiţiilor tehnice.
• Controlul preventiv în domeniul resurselor financiare
se realizează prin intermediul bugetului.
 Etapele procesului de control:
• a) elaborarea standardelor, criteriilor şi
indicatorilor de performanţă;
• b) măsurarea rezultatelor efective şi
compararea rezultatelor reale cu standardele şi
criteriile;
• c) luarea măsurilor corective necesare
După ce procesul de control a fost evaluat se trece la
următoarea etapă, când managerul trebuie să aleagă
una din cele trei modalităţi de comportament:

• Să nu întreprindă nimic
• Să elimine abaterile;
• Să revizuiască standardele
Figura 7.2. – Etapele procesului controlului
 Cerinţele unui control eficient:

• 1) Orientarea strategică
• 2) Folosirea tuturor etapelor controlului.
• 3) Participarea salariaţilor la procesul de
control.
• 4) Echilibru între datele obiective şi cele
subiective.
• 5) Precizia.
• 6) Flexibilitate.
• 7) Efectuarea la timp.
 Recomandări privind evitarea influenţei
negative a controlului:
• Standardele să fie stabilite astfel încât să fie
percepute de salariaţi.
• Evitarea unui control exagerat.
• Stabilirea unor standarde stricte, dar
realizabile.
• Stabilirea unei comunicări bilaterale.
• Recompense pentru îndeplinirea standardelor.
 SISTEMUL INFORMAŢIONAL DE
MANAGEMENT
• Sistemul informaţional: ansamblul de date,
informaţii, fluxuri şi circuite informaţionale, proceduri şi
mijloace de tratare a informaţiilor, creat pt a contribui
la coordonarea acţiunilor membrilor organizaţiei→
realizarea obiectivelor
• Sistemul informaţional # sistem informatic
2.1. Componentele S.I.

2.1.1 data şi informaţia

2.1.2 circuite şi fluxuri informaţionale
2.1.3 proceduri informaţionale
2.1.4 mijloace de tratare a informaţiilor
Data şi informaţia – componente primare
• Data: descrierea cifrică/letrică a unor acţiuni,
procese, fenomene din orgz/ mediu
• Informaţia: date care furnizează MG elemente
noi de cunoaştere, utilizabile în realizarea obv
• Caracteristici ale informaţiei:
- (simultan) materie primă şi rezultat al procesului
de muncă;
- conferă putere deţinătorului;
- are valoare de piaţă (in fcţie de complexitate şi
nivelul concurenţial al mediului)
• Clasificarea informaţiilor
 După grd prelucrare:
- Primare – la niv executanţilor
- Intermediare- la niv mg de niv inferior, mediu
- Finale – la niv mg de niv superior
 După direcţia vehiculării:
- Verticale – între niveluri ierarhice
- Orizontale- între posturi aflate pe acelaşi niv ierarhic
 După provenienţă:
- Exogene – din mediul de fcţ al organizaţiei
- Endogene – generate în organizaţie
 După destinaţie:
- Interne – beneficiarii: membrii organizaţiei
- Externe- beneficiarii: în afara organizaţiei
Figura 7.3. – Criteriile folosite în stabilirea valorii informaţiilor
Figura 7.4. – Procesul de transformare
a datelor în informaţii
• Circuit: traiectul informaţional între emitent şi receptor
• Flux: cantitatea de informaţii vehiculată pe circuit
• Clasificarea circuitelor

 După direcţie
- Vertical: E, R – pe niveluri ierarhice #, în relaţii de
subordonare nemijlocită(ex: transm. raportului pvd prezenţa la
lucru de la funcţionar la şef)
- Orizontal: E, R – pe acelaşi nivel ierarhic ( ex: transm.
situaţiei f.d.m. de la şeful RU→ şef serviciu Plan)
- Oblic: E, R – pe niveluri ierarhice #, fără subordonare
nemijlocită (transm. infmţ pvd consumul de materii prime de la şef
atelier →şef serviciu Contabilitate)
 După frecvenţa producerii
- Periodic:se repetă la anumite intervale( ex: transm situaţiei
realizării programului de la şefii de secţie →director de producţie)
- Ocazional: frecvenţă aleatorie ( ex: transm infmţ pvd blocarea
contului curent de la directorul economic → directorul general)
Proceduri informaţionale
= ansamblul elementelor prin care se stabilesc
modalităţile de culegere, înregistrare, transmitere,
prelucrare şi arhivare a unei categorii de informaţii
- Ce operaţii trebuie efectuate?
- Care este succesiunea operaţiilor?
- Ce suport informaţional este utilizat?
- Cum sunt tratate informaţiile?
Mijloace de tratare a informaţiilor
=ansamblul elementelor tehnico – materiale utilizate pt
culegerea, înregistrarea, transmiterea, prelucrarea,
interpretarea, stocarea informaţiilor
 Manuale: creion, maşină de scris, maşină de calcul
 Automatizate: computer
 Importanţa, funcţiile SI
• Funcţia decizională: asigură elementele
informaţionale necesare luării deciziilor
• Funcţia operaţională: declanşează
acţiunile necesare realizării obiectivelor
• Funcţia educaţională: asigură informaţii
cu caracter formativ→ creşterea nivelului
de cunoştinţe al membrilor organizaţiei
• Sistemul informaţional este acea
componentă – subsistem – a sistemului de
management care culege, organizează,
clasifică, depozitează şi distribuie datele
într-o firmă pentru a satisface nevoile
managerilor.
Figura 7.6. – Funcţiile sistemului informaţional
Figura 7.7. – Rolurile şi obiectivele sistemului informaţional
 Tabelul 7.1. Relaţia nivel managerial, responsabilităţi
manageriale,
informaţii necesare şi utilizarea informaţiilor
Nivelul de Responsabilităţile
management manageriale
Top management Creşterea performanţelor,
dezvoltare, acumulare,
folosirea resurselor.
Management la Alocarea resurselor
nivel mediu necesare îndeplinirii
sarcinilor, elaborarea
planurilor operaţionale,
controlul activităţilor.
Management de Producerea de bunuri sau
nivel inferior servicii pe bază de bugete,
estimarea cererilor de
resurse, mişcarea şi
depozitarea materialelor.
Informaţiile necesare
Date din mediul exterior,
trenduri, prognoze, rapoarte
de activitate etc.
Dări de seamă sintetice şi
rapoarte excepţionale
privind rezultatele
operative; acţiuni şi decizii
relevante ale altor manageri
de nivel mediu.
Rapoarte de sinteză privind
acţiunile, dări de seamă
detaliate privind
problemele, planuri politici
şi proceduri de control
operaţional, acţiuni şi
decizii.
Utilizarea informaţiilor
Stabilirea obiectivelor
organizaţionale,
formularea politicilor
constrângerilor; luarea
deciziilor strategice şi
controlul ansamblului
organizaţiei.
Stabilirea planurilor şi
politicilor operaţionale a
procedurilor de control şi
întocmirea dărilor de
seamă excepţionale.
Întocmirea dărilor de
seamă privind progresul,
identificarea resurselor
necesare, elaborarea
programelor de lucru
operative.
 În proiectarea unui sistem informaţional se parcurg
următoarele etape:

• a) analiza sistemului decizional.

• b) analiza cererilor de informaţii.
• c) Agregarea deciziilor.
• d) Proiectarea procesului de prelucrare a
informaţiilor.
• e) Proiectarea şi urmărirea sistemului de
control.
 Greşeli care se pot face la proiectarea
sistemului informaţional
• Asigurarea unei cantităţi mari de informaţii este
întotdeauna mai bine.
• Asigurarea managerilor cu toate informaţiile pe care ei le
solicită.
• Credinţa că dacă managerilor li se asigură toate
informaţiile de care au nevoie, deciziile lor vor fi
obligatoriu fundamentate ştiinţific.
• Credinţa că mai multă comunicare înseamnă o mai mare
performanţă.
• Presupunerea că managerii nu trebuie să ştie cum
funcţionează un sistem informaţional pentru a-l folosi
corespunzător.
• Presupunerea că tehnica de calcul electronic –
calculatorul – poate să facă orice.
• Managerii pot să mărească abilitatea lor de a procesa
informaţiile creând sisteme informaţionale verticale
sau relaţii laterale.
• Sistemul informaţional vertical este un sistem de
procesare pe care managerii pot să îl folosească cu
eficienţă, ridicată în sus, pe verticala sistemului de
management al organizaţiei.
• Relaţiile laterale sunt cele care întrerup lanţul
comenzii, prin plasarea procesului decizional în
mâinile acelora care au acces la informaţiile necesare
luării deciziilor. Spre deosebire de sistemul
informaţional vertical, care controlează procesul
decizional prin furnizarea informaţiilor top-
managementului, relaţiile laterale tind să
descentralizeze acest proces.
• Cea mai simplă formă de relaţii laterale este de
a stabili contacte directe între doi salariaţi sau
două compartimente care partajează
informaţiile în scopul rezolvării unor probleme
comune prin facilitarea procesului decizional în
comun.
• Un sistem informaţional eficient cuprinde
următoarele componente fundamentale:
culegerea de date din surse interne şi externe,
stocarea datelor în baza de date, transformarea
datelor în informaţii utile şi utilizarea
informaţiilor în procesele decizionale.