Functia de Control

98. Bazele managementului .
5. FUNCIA DE CONTROL

5.1. Scopul !i elementele controlului

5.2. Tipuri de procese de control

5.3. Tehnici de control

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Management principii si functii 99.

5.1.SCOPUL $I ELEMENTELE CONTROLULUI

Scopul func&iei de control

Ca funcie a managementului, scopul controlului este meninerea
cursului aciunilor spre obiectivele stabilite.
Controlul const! n evaluarea rezultatelor $i corectarea abaterilor
ntre valorile planificate $i valorile reale (din momentul controlului) ale
acestora.
Controlul este necesar deoarece n intervalul de timp necesar
realiz!rii planului evenimente neprev!zute iniial, din mediul extern sau
intern al organizaiei, o pot abate de la obiectivele planificate ; prin
aciunile $i deciziile manageriale de control organizaia va fi
redirecionat! spre acestea.

Dezvoltarea funciei de control necesit! asigurarea urm!toarelor
premise:

- planuri clare, complete pentru toate ariile funcionale $i la toate
nivelurile organizaiei;

- structur! de organizare clar definit!.

Elementele func&iei de control

Controlul implic! trei elemente de baz!:

a. standarde
b. informaii
c. aciuni corective


a. Standarde

Standardele de control reflect! ie$irile care trebuie obinute. Pentru
manageri ele sunt criteriile care le dau posibilitatea de a evalua rezultatele
efective.
Standardele exprim! ie$iri de natur! foarte diferit! $i de aceea sunt
exprimate n moduri diferite, ca de exemplu :

criterii de succes pentru obiective:

obiectivul organizaional : mbun!t!irea satisfaciei
clienilor
standarde : - num!rul de recalamaii
- cheltuieli pentru service n perioada de garanie

formul!ri cantitative ale obiectivelor

obiectivul : cre$terea cifrei de afaceri cu 12 % n urm!torii 2
ani
(de la 1000 u.m. la 1200 u.m)

standardul : cre$terea cifrei de afaceri cu 50 u.m., dup!
fiecare
semestru.

grafice de activit!i

Modul de exprimare a ie$irilor ntr-un standard de control se
stabile$te n funcie de :

- ceea ce trebuie evaluat
- poziia managerului pe nivelul de responsabilitate
pentru adoptarea deciziei de corecie

b. Informa&ii

Compararea rezultatelor cu standardele de control este posibil!
doar dac! exist! informaii referitoare la rezultatele actuale.
Natura informaiilor $i u$urina obinerii lor depind de specificul
rezultatelor care evalueaz!.
Informaiile se colecteaz! prin intermediul sistemului
informaional al organizaiei.

b. Ac&iuni corective

n situaiile n care, la compararea rezultatelor actuale cu
standardele de control, se constat! abateri, este necesar s! se adopte
aciuni corective; acestea pot viza aspecte ca :

- realocarea resurselor
- redistribuirea atribuiilor
- instruirea personalului
- modificarea obiectivelor

Efectivitatea aciunilor corective, ca ultim pas al controlului, este
determinat! de identificarea abaterilor $i de abilitatea adopt!rii coreciei
necesare
De asemenea, este necesar! precizarea prin fi$a postului a celor
care au responsabilitatea $i autoritatea adopt!rii deciziilor referitoare la
corecii.


5.2. TIPURI DE PROCESE DE CONTROL

n funcie de timpul la care se efectueaz! controlul fa! de perioada
desf!$ur!rii proceselor dintr-un sistem, procesele de control managerial
pot fi:

A. Proces de control cu reac&ie feedback

Controlul cu reacii feedback este o verificare postfactum a
activit!ilor $i proceselor. Se corecteaz! astfel aciunile viitoare; etapele
controlului de tip feedback sunt :

B. Proces de control n timp real

Dezvoltarea procesului de control n timp real necesit! existena
sistemului informatic pentru management care s! asigure informaii,
evalu!ri $i corecii prompte.De aceea, utilizarea acestui tip de control este
mai redus!.
rezultate
actuale
evaluare
rezultate
comparare
cu
standarde
identificare
abateri
rezultate implementare
corecii
program
aciuni
corective
analiza
cauzelor

C. Proces de control cu ac&iune feedforward

n total! opoziie cu controlul reactiv (feedback), controlul
feedforward se face n mod proactiv. Se verific! definirea intr!rilor $i
proceselor, asigurarea condiiilor de desf!$urare a proceselor. Se
identific! astfel cauze care ar putea s! provoace abateri $i se decid aciuni
preventive.

Compararea proceselor de control cu reacie feedback
!i cu aciune feedforward

standarde de
control

aciuni aciuni informaii privind
preventive corective ie$irile $i abaterile fa!
de standardele de
control

informaii privind
asigurarea intr!rilor $i condiiilor
de desf!$urare a proceselor

intr!ri proces ie$iri
control
feedforward
control feedback

5.3. TEHNICI DE CONTROL

Funcia de control ncheie $i n acela$i timp asigur! unitatea
ntregului proces managerial. Controlul managerial nu are un scop n sine;
el este necesar pentru a se verifica ndeplinirea a ceea ce s-a planificat $i
pentru aceasta controlul trebuie s! reflecte planul. De aceea unele tehnici
de control pot fi utilizate $i pentru planificare, iar altele mbin! aspecte
ale planific!rii $i controlului.

Bugetarea

Bugetarea este o formulare a planului n termeni numerici
(financiari $i nonfinanciari). Formularea planurilor prin bugete permite
managerilor dezvoltarea unui control eficient deoarece ei vor putea
verifica att rezultate ct $i resursele folosite.
Se utilizeaz! tipuri diferite de bugete, ca:

bugete de venituri $i cheltuieli;
bugete de timp;
bugete de resurse materiale;
bugete pentru cheltuieli de capital;
bugete pentru fluxurile de numerar.

Tehnici de control nonbugetare

Tehnicile nonbugetare pot fi asociate cu cele bazate pe bugetare
sau utilizate independent de acestea. Dintre cele mai frecvent utilizate se
menioneaz!:

- datele $i analizele statistice;
- rapoarte speciale $i analize;
- audit operaional: verificarea sistematic! $i independent!
a activit!ilor de operare, financiare, contabile pentru a se
constata ncadrarea n planuri a rezultatelor obinute; se
poate folosi ca tehnic! de control att n cadrul procesului
de control feedback ct $i al celui cu aciune feedforward;

- tehnici de planificare $i control:

metoda drumului critic (CPM);
tehnic! de analiza $i evaluare a programelor
(PERT) $i dezvolt!rile ei (PERT-TIME, PERT-
COST).

Tehnicile de control se utilizeaz! difereniat n funcie de aria
funcional! (cercetare-dezvoltare, producie, financiar, resurse umane) n
care se dezvolt! funcia de control dar $i de nivelul ierarhiei manageriale
(strategic, tactic, operaional).

Datorit! caracteristicilor de sistem ale organizaiei economice,
controlul managerial este mai eficient dac! se iau n considerare att
interferenele existente ntre rezultatele unit!ilor structurale ct $i cele
dintre cauzele care provoac! abaterile de la planificare.
Pentru aceasta sunt necesare metode de control integrat; un astfel
de control este controlul calit!ii, sau n varianta sa modern! controlul
calit!ii totale.

Metoda drumului critic (CPM)

Metoda drumului critic (Critical Path Method CPM) este o
metod! de programare $i control a proceselor complexe care reune$te
concepte de management modern management previzional $i prin
obiective. Prin proces complex se nelege o mulime de activit!i cu un
obiectiv final comun, realizate de mai muli participani, individuali sau
colectivi, ntre care exist! o relaie de ordine numit! relaie de preceden!
direct!, a c!rui coordonare presupune programarea desf!$ur!rii
activit!ilor, controlul realiz!rii $i reactualizarea programului elaborat
iniial.
CPM a fost cercetat! de c!tre speciali$ti din Statele Unite ale
Americii n variante diferite n perioada 1950 1961 $i publicat! n forma
actual! n 1961. n paralel a fost cercetat! $i definitivat! de c!tre
speciali$ti francezi o metod! asem!n!toare metoda potenialelor
(MPM).
Gndite iniial ca metode de programare $i control a proceselor
pentru asigurarea termenelor de execuie, metodele au fost dezvoltate
pentru a putea fi utilizate $i la analiza resurselor antrenate n desf!$urarea
procesului. A ap!rut astfel Tehnica de evaluare $i analiz! a programelor
(PERT)

Metoda drumului critic se bazeaz! pe analiza desf!$ur!rii n timp a
proceselor. Analiza se efecutueaz! asupra unui model matematic al
procesului care permite evidenierea succesiunii cronologice a operaiilor
prin care se realizeaz! obiectivul procesului.


Metoda const! n identificarea activit!ilor care influeneaz! n mod
hot!rtor durata procesului, a c!ror desf!$urare trebuie controlat! n mod
deosebit de manager, care va interveni cu decizii menite s! asigure
relizarea lor n intervalul prev!zut.
Analiza desf!$ur!rii n timp a procesului presupune parcurgerea
urm!toarelor etape :

I elaborarea programului de desf!$urare a activit!ilor prin care se
realizeaz! obiectivul procesului,

II controlul desf!$ur!rii activit!ilor pe baza programului
mbun!t!it.

Elaborarea $i mbun!t!irea programului activit!ilor procesului
(etapa I) se realizeaz! n faze seccesive:

1. analiza procesului complex
2. modelarea matematic! a procesului
3. elaborarea programului iniial
4. analiza $i mbun!t!irea programului iniial; elaborarea
graficului calendaristic de desf!$urare a lucr!rilor
(graficul Gantt).

1. Analiza procesului

Analiza procesului se face din mai multe puncte de vedere,
astfel nct s! rezulte:
- condiiile n care se va desf!$ura procesul complex ce
trebuie condus, n ceea ce prive$te :
tehnologia procesului

resursele materiale, financiare $i umane necesare; la categoria
resurse umane intereseaz! att cunoa$terea din punct de vedere
cantitativ ct $i organizatoric (num!rul de colective, de unit!i
de producie care particip! la realizarea obiectivului).

termene impuse pentru nceperea sau terminarea procesului

- subobiectivele care determin! realizarea obiectivului final
al procesului;

- evenimentele $i activit!ile procesului. Evenimentele
indic! realizarea obiectivelor pariale, ele reprezentnd
etape n obinerea obiectivului final al procesului.
Activit!ile sunt aciunile (operaiile) n urma c!rora
rezult! evenimente $i conduc n final la ndeplinirea
obiectivului procesului; activit!ile trebuie cunoscute n
ceea ce prive$te succesiunea n timp (relaia de ordine),
impus! prin tehnologia procesului, $i durata de realizare
ca m!rime determinist!. Cunoa$terea interdependenei
tehnologice a activit!ilor $i evenimentelor procesului
permite stabilirea activit!ilor ce trebuie s! se succead! $i
a acelora ce pot fi realizate n paralel. Gradul de divizare
a unui proces n operaiile necesare realiz!rii obiectivului
s!u se stabile$te n raport cu precizia dorit!.

2. Modelarea matematic' a procesului

Modelarea procesului se bazeaz! pe noiuni elementare din teoria
grafurilor la care se adaug! procedee matematice specifice.
Un program complex poate fi reprezentat printr-un graf de
ordonanare, graful fiind o mulime de elemente ntre care exist! leg!turi
orientate sau neorientate. Astfel, fiind dat! mulimea de elemente
{ }
n
x x x x ,......., ,
2 1
= se formeaz! un graf n sensul teoriei mulimilor dac!
fiec!rui element x
i
i corespund zero, unul sau mai multe elemente din
mulimea x.

Graful unui proces este un graf orientat, antisimetric $i f!r!
circuite.
Modelarea unui proces prin graf presupune precizarea
evenimentelor, activit!ilor $i a legii de coresponden! reprezentat! de
tehnologia procesului, care exprim! succesiunea activit!ilor $i
interdependenele dintre evenimente. Elementele mulimii (nodurile n
reprezentarea grafic!) vor reprezenta evenimentele procesului, iar
leg!turile (arcele n reprezentarea grafic!) activit!ile prin care se obin
evenimentele.
Lungimile drumurilor dintr-un asemenea graf se pot exprima prin
suma valorilor arcelor, deoarece arcele sunt caracterizate prin duratele
necesare realiz!rii activit!ilor.
ntr-un graf de proces este necesar s! existe un singur nod iniial $i
un nod final; pentru a respecta aceast! condiie se pot introduce noduri
fictive de nceput sau sfr$it. De asemenea, se pot prevedea n graf
activit!i fictive pentru situaiile n care realizarea unui eveniment este
condiionat! n timp de obinerea altuia.

3. Elaborarea programului ini&ial

Elaborarea programului de desf!$urare a activit!ilor evideniate
prin graf presupune calcularea duratei totale de realizare a lucr!rilor $i
termenelor intermediare. Determinarea duratei totale de realizare a
procesului revine la c!utarea n graf a drumului cel mai lung (drumul de
valoare maxim!), denumit drum critic, problem! care se rezolv! prin
diferii algoritmi. Unul dintre algoritmii specifici de determinare a
drumului critic const! n :

a. calcularea termenelor minime ale evenimentelor
b. calcularea termenelor maxime ale evenimentelor
c. calcularea marjelor evenimentelor

a. Termenul minim al evenimentului

Fiind considerate dou! evenimente i $i j, astfel nct i l precede pe
j (i<<j), termenul minim al evenimentului j,
0
j
t , este termenul cel mai
devreme posibil la care pot ncepe activit!ile care au nodul j nod iniial $i
se calculeaz! cu relaia :

k
i<< k k<< j

i j

i<< j

( )
ij i j
d t t + =
0 0
max

unde :
0
i
t - termenul minim al evenimentului (sau
evenimentelor)precedent n raport cu j;
d
ij
durata activit!ii ij.

Din definiie este evident c! termenul minim al nodului iniial din
graf, notat cu cifra 1, este zero :

0
0
1
= t

b. Termenul maxim al evenimentului

Dac! m este nodul final al grafului, atunci se dore$te ca durata
total! a procesului s! coincid! cu termenul s!u minim; pentru aceasta se
impune condiia de egalitate a termenelor minim,
0
m
t , $i maxim,
1
m
t , pentru
evenimentul reprezentat n nodul m:

1 0
m m
t t =

Aceast! precizare permite calcularea tuturor termenelor maxime.
Astfel, dac! i<< j, termenul cel mai trziu admisibil la care trebuie s! se
ncheie activit!ile care au nodul i ca nod terminal $i se calculeaz! cu
relaia :

( )
ij j i
d t t =
1 1
min

unde
1 1
,
j i
t t - termenul maxim al evenimentului i, respectiv al lui j.

c.Marja evenimentului

Marja (intervalul cu fluctuaie), M
i
, reprezint! intervalul de timp n
care se poate plasa realizarea evenimentului i f!r! s! se modifice durata
total! de execuie a lucr!rilor $i se calculeaz! cu relaia :

0 1
i i i
t t M =

Dac! M
i
> 0, atunci t t
i

0
$i evenimentul dispune de interval de
fluctuaie.

Dac! M
i
= 0,
1 0
i i
t t = $i evenimentul nu tolereaz! nici o ntrziere n
realizare, fiind denumit eveniment critic.

Drumul care conine evenimentele critice se nume$te drum critic;
activit!ile succesive care formeaz! acest drum se numesc activit!i
critice.
Activit!ile critice sunt acele operaii ale procesului asupra c!rora
managerul trebuie s!-$i concentreze atenia n mod deosebit, deoarece de
realizarea acestora n termen depinde respectarea duratei totale calculate,
reprezentat! de valoarea drumului critic.
Drumul critic este un drum complet a c!rui durat! este intervalul
cel mai mic de realizare a procesului n condiiile tehnologice considerate.
Elaborarea programului de desf!$urare a activit!ilor mai
presupune, pe lng! identificarea drumului critic, determinarea
termenelor $i rezervelor de timp ale activit!ilor. Pentru fiecare activitate
a procesului se calculeaz! termene minime $i maxime de ncepere $i de
terminare $i rezerve total!, liber! $i sigur!.
Pentru o activitate oarecare ij termenele se calculeaz! cu relaiile :

- termenul minim de ncepere
o
i
o
ij
t t =

- termenul minim de terminare
ij
o
i
ot
ij
d t t + =

- termenul maxim de ncepere
ij
l
j
l
ij
d t t =

- termenul maxim de terminare
l
j
lt
ij
t t =

Rezerva total! a activit!ii ij,
ij
t
R , reprezint! intervalul maxim de
timp cu care poate fi amnat termenul de ncepere a activit!ii respective
(f!r! s! fie ntrziat termenul maxim al evenimentului pe care activitatea
l realizeaz!):

ij i
l
j t
d t t R
ij
=
0

Rezerva liber! a activit!ii ij,
ij
l
R , reprezint! intervalul de timp cu
care poate fi amnat termenul de ncepere sau cu care poate fi prelungit!
durata activit!ii dac! se respect! termenul minim de ncepere pentru
toate activit!ile adiacente care i succed (termenul minim al
evenimentului pe care activitatea l realizeaz!) :

ij i j l
d t t R
ij
=
0 0

Rezerva sigur! a activit!ii ij,
ij
s
R , reprezint! intervalul de timp cu
care i se poate prelungi durata f!r! s! se consume din rezervele
activit!ilor adiacente:

ij
l
i j s
d t t R
ij
=
0

Intervalele de fluctuaie ale evenimentelor $i rezervele libere ale
activit!ilor sunt parametrii care exprim! elasticitatea unui program; cu
ct acestea sunt mai reduse, cu att programul este mai rigid. Un program
total rigid este acela n care toate drumurile sunt critice.

4. Analiza !i mbun't'&irea programului ini&ial; elaborarea
graficului calendaristic (Gantt)

Analiza programului elaborat pentru desf!$urarea activit!ilor
procesului urm!re$te asigurarea condiiilor ca realizarea s! se ncadreze n
intervalul de timp planificat. Prin compararea termenului final planificat,
p
f
T , cu termenul ultimului eveniment,
0
m
t , pot s! rezulte dou! cazuri :
p
f m
T t a >
0
.

p
f m
T t b <
0
.

a. Dac!
p
f m
T t >
0
mbun!t!irea programului const! n adoptarea
unor m!suri prin care s! se reduc! intervalul de timp necesar realiz!rii
procesului (reducerea duratei drumului critic).
Analiza posibilit!ilor de reducere a duratei trebuie ns! s! fie
precedat! de o reanalizare a procesului f!cut! n scopul revizuirii
grafului; astfel se analizeaz! posibilitatea program!rii desf!$ur!rii n
paralel $i a altor activit!i dect cele prev!zute iniial, dac! se constat! c!
sunt resurse umane $i materiale suficiente $i dac! tehnologia permite.
Principalele c!i de reducere a duratei de realizare a unui proces sunt:
- redistribuirea resurselor alocate procesului de la activit!ile
necritice c!tre cele critice, m!sur! care necesit! recalcularea duratelor
activit!ilor pe baza c!rora se reconsider! ntregul program al
procesului;
- modificarea sau elaborarea unei noi tehnologii de realizare a
procesului, care s! permit! desf!$urarea n paralel a unui num!r mai
mare de activit!i sau care s! determine durate mai mici ale acestora.
Dac! prin aceste m!suri reducerea duratei totale a programului este
insuficient!, atunci ncadrarea n termenul final planificat necesit!
suplimentarea resurselor alocate iniial.

b. Dac!
p
f m
T t <<
0
, atunci procesului i-au fost alocate resurse n
exces ceea ce va determina realizarea sa cu costuri mari. n aceast!
situaie m!surile de mbun!t!ire constau n diminuarea corespunz!toare a
resurselor $i meninerea termenului final planificat, fie n modificarea
(amnarea) termenului de lansare n execuie a procesului cu resursele
alocate iniial.

n vederea obinerii unui instrument operativ pentru controlul
procesului pe baza programului mbun!t!it, desf!$urarea activit!ilor se
reprezint! grafic e$alonnd n timp intervalele determinate de termenele
de ncepere $i de terminare.


Tehnica de evaluare !i analiz' a programelor (PERT)

Programarea $i controlul proceselor unicat, ca de exemplu
programele de cercetare $tiinific! $i de dezvoltare, presupun analiza
desf!$ur!rii n timp n condiiile cunoa$terii insuficiente a duratelor
activit!ilor (timpi operatori). Fiind procese cu un pronunat caracter de
noutate sunt realizate prin activit!i nerepetitive ale c!ror durate sunt
variabile aleatoare m!rginite variaz! ntre dou! valori extreme care pot
fi apreciate. Rezult! deci c! programarea $i controlul proceselor
complexe ale c!ror activit!i au durate aleatoare, prin metoda PERT,
necesit! cunoa$terea legii de repartiie a probabilit!ilor timpilor operatori
pe baza c!reia se determin! duratele medii $i dispersiile.
S-a acceptat ca distribuie teoretic! legea .
Legea de repartiie este acceptat! deoarece este o funcie
m!rginit! $i unimodal!, punctul de maxim corespunznd duratei cea mai
probabil!, iar punctele de intersecie cu abscisa duratelor minim!
(optimist!) $i maxim! (pesimist!).

f(t)

t
a m b

Pentru timpii operatori care variaz! dup! legea de distribuie ,
durata medie,
ij
d , $i dispersia,
2
ij
se calculeaz! cu relaiile :

2
2
6
6
4

=
+ +
=
ij ij
ij
ij ij ij
ij
a b
b m a
d

unde :
ij ij
b a , - timpul operator minim, respectiv maxim, pentru activitatea
ij
m
ij
- timpul operator cel mai probabil pentru activitatea ij.

Cunoa$terea dispersiei este util! deoarece reprezint! o m!sur! a
preciziei cu care s-au apreciat limitele de variaie ale timpilor operatori.
Pe baza valorilor duratelor medii ale activit!ilor se calculeaz!, cu
relaiile utilizate la metoda drumului critic, termenele evenimentelor $i se
identific! drumul critic.
Natura aleatoare a timpilor operatori face ca termenul ultimului
eveniment, care corespunde duratei drumului critic, s! fie n realitate o
variabil!, nu o valoare cert!. Este deci necesar! revenirea la modelul
probabilistic, admind ipoteza conform c!reia probabilitatea ca alt drum
s! devin! critic, prin ntoarcerea la modelul iniial, este neglijabil!.
n virtutea teoremei limit! centrale legea de distribuie a termenului
ultimului eveniment este legea normal! (Gauss-Laplace). Conform
acestei teoreme valoarea medie a termenului ultimului eveniment,
m
t , $i
dispersia,
2
m
, se calculeaz! cu relaiile :


=
ij m
d t ij drumului critic

=
2 2
ij m
ij drumului critic

n cazul n care se planific! un termen final, conducerea proceselor
cu timpi operatori variabili presupune $i cunoa$terea probabilit!ii ca
termenul final planificat, T
fp
, s! se nscrie n domeniul de variaie a
termenului ultimului eveniment; acestea se calculeaz! prin intermediul
factorului de probabilitate (variabila redus!), z :

2
m
m fp
t T
z
=

Leg!tura dintre probabilitate $i variabila redus! se stabile$te grafic
sau analitic calculndu-se valorile probabiliste pentru diferite valori ale
funciei factorului de probabilitate (rezultatele sunt prezentate tabelar n
manuale de specialitate.

Bibliografie

1. D. Constantinescu Organizarea $i conducerea ntreprinderilor, UPB,
1986

2. I. Ivancevich - Management, BPI-IRWIN, 1989.

3. H. Koontz - Management, McGraw-Hill Book Company, 1984.

4. J. Duncan - Management, Random House Business Division,
1983.

5. J. Kinard - Management, D.C. Heath and Company, 1988.

6. A. Purc!rea, D. Constantinescu, C. Niculescu - Management,
Ed. Niculescu, 1998
7. I St!ncioiu, Gh. Militaru - Management, Ed. Teora, 1998.

8. H.B. Maynard - Conducerea activit!ilor economice vol.IV, Ed.
Tehnic!,

19
73


Functia de Control

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Functia de Control

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

98. Bazele managementului .

S-ar putea să vă placă și