MODELAREA PROCESELOR

MODELAREA PROCESELOR IN PROIECTE * MS VISIO * BPMN

 1.

MODELAREA PROCESELOR IN PROIECTE

1.1.ORGANIZAREA PROCESUALA
ORGANIZAREA PROCESUALA VS ORGANIZAREA STRUCTURALA
Organizarea structurală Organizarea procesuală
I.Nivele de structurare 1.Departament 1.Proces
2.Funcție 2.Funcțiune
3.Post 3.Activitate
4.Sarcină 4.Sarcină
II.Reglementare 1.Regulament de organizare 1.Manualul calității
și funcționare 2.Harta proceselor
2.Organigramă 3.Proceduri și instrucțiuni de
3.Fișa postului lucru
III.Responsabili Manageri de departament Manageri de proces
IV.Relații de autoritate -Ierarhice -Funcționale
specifice -De stat major -De stat major

Modalități de integrare a organizării structurale cu cea procesuală:

- Organizarea ierarhic-funcțională
- Modelarea proceselor - Business Process Modelling
1.2.EXEMPLU PROCES
DIAGRAMA TIP “CROSS-FUNCTIONAL” (A)
ADUNAREA
GENERALĂ A
ACȚIONARILOR

Exemplu: ACHIZIȚIE
ECHIPAMENTE CONSILIUL DE
ADMINISTRAȚIE
HARDWARE
MANAGER
GENERAL

MANAGER MANAGER MANAGER

MANAGER IT ECONOMIC
TEHNIC COMERCIAL

CERCETARE - DEZVOLTARE

ASIGURAREA CALITĂȚII
INFRASTRUCTURA IT

SUPORT TEHNIC

CONTABILITATE
DEZVOLTARE IT

MARKETING
PRODUCȚIE

FINANCIAR
VÂNZAĂRI
ACHIZIȚII
SECȚIA 1 SECȚIA 2 SECȚIA 3 SECȚIA 4 SECȚIA 5
PRODUCȚIE PRODUCȚIE PRODUCȚIE PRODUCȚIE PRODUCȚIE
1.2.EXEMPLU PROCES
DIAGRAMA TIP “CROSS-FUNCTIONAL” (A)
Proces: Achiziție echipamente hardware
Dezvoltare IT Infrastructură IT Achiziții Financiar Manager
General

START

Exemplu: ACHIZIȚIE NU Definire cerințe

ECHIPAMENTE Comp
HARDWARE atibil?

DA
Caiet de sarcini

NU Cerere de
oferte
Ofertă
satisf.
?
DA
NU
Contractare
DA NU

Aviz
Aviz
financ
final
iar
DA
Semnatura

STOP
 2.
APLICATIA VISIO – PREZENTARE GENERALA
 EXEMPLU 1:
CREARE DIAGRAME PROIECT
(INTEGRARE CU MS PROJECT)
EXEMPLU 1:
DIAGRAMA DISPONIBILITATE RESURSE
EXEMPLU 1:
RAPORT PROGRES PROIECT
 EXEMPLU 2:

CREARE ORGANIGRAMA
EXEMPLU 2:
CREARE ORGANIGRAMA (A)
EXEMPLU 2:
CREARE ORGANIGRAMA (B)
EXEMPLU 2:
CREARE ORGANIGRAMA (C)
EXEMPLU 2:
CREARE ORGANIGRAMA (D)
 EXEMPLU 3:

DIAGRAMA BRAINSTORMING
EXEMPLU 3:
DIAGRAMA BRAINSTORMING (A)
EXEMPLU 3:
DIAGRAMA BRAINSTORMING (B)
 EXEMPLU 4:

ANALIZA CAUZA-EFECT
EXEMPLU 4:
ANALIZA CAUZA-EFECT
ALTE TIPURI DE DIAGRAME UZUALE
 EXEMPLU 5:

DIAGRAMA DE FLUX
EXEMPLU 5:
DIAGRAMA DE FLUX – PROCES EVALUARE SALARIATI
 EXEMPLU 6:

DIAGRAMA TIP „CROSS-FUNCTIONAL”

EXEMPLU 6:
DIAGRAMA TIP „CROSS-FUNCTIONAL” – PROCES EVALUARE
SALARIATI
 3.
BPMN (BUSINESS PROCESS MODELING
NOTATION)
3.1.BPMN
GENERALITĂȚI

▪ Standard pentru modelarea proceselor de business

▪ Folosirea unei notații intuitive, care face ca diagramele BMPN să
fie ușor de înțeles de toate părțile interesate
▪ Simplifică înțelelegerea fluxului

▪ Utilizează 4 categorii de elemente grafice:

o swim lane-uri (pool, lane);
o obiecte de flux (evenimente, activități, porți);
o obiecte de conectare (flux de secvențe, flux de mesaje,
asocieri);
o artefacte (obiecte de date, adnotări);
3.2.BPMN
ELEMENTE GRAFICE : POOL-LANE

Folosite pentru reprezentarea rolurilor in cadrul procesului, similar

diagramelor cros-functionale. Pool reprezinta un rol major (spre
exemplu o organizatie), iar Lane reprezinta o sub-componentă (ex:
departament, angajat, functiune/categorie de activități etc.)
implicată în proces.

Exemplu:

CLIENT

comercial
Agent
VANZARI
Manager
vanzari
3.3.BPMN
ELEMENTE GRAFICE : OBIECTE DE FLUX / EVENIMENTE

Desemnează evenimente care au loc (la început, pe parcurs sau la sfârșitul

proiectului. Sunt reprezentate prin cercuri. În funcție de tipul de eveniment,
interiorul cercului se marchează cu un simbol (ex.: plic în cazul mesajelor, ceas
în cazul timpului etc.). De asemenea, evenimentele se mai clasifică în Prindere
(ex.: primirea sau ”prinderea” unui mesaj declanșează un proces) sau Aruncare
(ex: transmiterea sau ”aruncarea” unui mesaj finalizează un proces).

EVENIMENTUL DE START EVENIMENTUL INTERMEDIAR EVENIMENTUL DE SFARSIT

Declanșează procesul. Doar Eveniment pe parcursul procesului Incheie procesul. Doar eveniment de
eveniment de prindere. (aruncare sau prindere). aruncare.

Simbol general Simbol general Simbol general

Exemple: Exemple: Exemple:

Declansat la Primire sau trimitere mesaj pe Incheierea procesului cu
primirea parcursul procesului trimiterea unui mesaj
mesajului
Declansat la o Eroare in timpul Anularea
anumita ora/data procesului procesului
3.4.BPMN
ELEMENTE GRAFICE : OBIECTE DE FLUX / ACTIVITĂȚI

Desemnează activitatile desfasurate in cadrul procesului.

ACTIVITATI SIMPLE SUB-PROCESE TRANZACTIE

Nu mai pot fi Ascunde niveluri O forma s sub-
detaliate. suplimentare de procesului,
detaliere, cuprinzand reprezentand mai
propriile evenimente multe activitati care
de start si sfarsit, trebuie tratate ca
activitati, fluxuri etc. intreg.
3.5.BPMN
ELEMENTE GRAFICE : MARKERI ACTIVITĂȚI

Indica un nivel suplimentar de detaliere a proceselor pe activitati.

Activitate care se repeta, pana la realizarea unui eveniment.

Activitate multipla desfasurata in paralel.

Activitate multipla desfasurata secvential.

Grupe de activitati intre care nu definite relatii de succesiune.

Indica anularea/reluarea unei alte activitati deja completate.

3.6.BPMN
ELEMENTE GRAFICE : OBIECTE DE FLUX / TIPURI DE ACTIVITĂȚI

Activitate de trimitere (send task)

Activitate de primire (receive task)

Activitate utilizator (user task)

Activitatea manuala (manual task)

Activitatea bazata pe o regula de business (business rule task)

Activitate service (service task)

3.7.BPMN
ELEMENTE GRAFICE : OBIECTE DE FLUX / PORȚI - GATEWAYS

Determina bifurcarea/fuzionarea fluxurilor proiectului, in functie de conditiile

exprimate.

PORTI EXCLUSIVE PORTI PARALELE PORTI INCLUSIVE Porti bazate pe evenimente:

Creeaza fluxuri alternative Creeaza fluxuri paralele Creeaza fluxuri paralele

intr-un proces (doar una intr-un proces. intr-un proces (traseele
poate fi urmata). sunt evaluate).
Porti complexe:
3.8.BPMN
ELEMENTE GRAFICE : OBIECTE DE CONECTARE

In cadrul unui proces exista 3 tipuri de fluxuri: de secvente, de mesaje si asocieri.

FLUX DE SECVENTE FLUX DE MESAJE ASOCIERI

Linie solida urmata de varf
de sageata, reflectand
ordinea de desfasurare a
activitatilor.
Linie punctata urmata de varf
de sageata deschisa. Indica ca
un mesaj circula in afara
granitelor organizationale
(intre pool-uri).
Linie punctata, folosita
pentru a lega un text sau un
artefact de un obiect de flux.
Nu indica directia (prin varf
de sageata) atunci aceasta
este deja reprezentata de
flux.

Observatie: Nu poate fi
folosit pentru a lega obiecte
din cadrul aceluiasi Pool.
3.9.BPMN
ELEMENTE GRAFICE : ARTEFACTE

Au rolul de a aduce clarificări în diagrama de proces, astfel încât aceasta

să fie cât mai ușor de înțeles.

Date (informatii/documente) Mesaje

Grup (grupează activități diferite, fără a afecta fluxul din diagramă)

Adnotarea (aduce clarificări diagramei)

3.10.BPMN
ELEMENTE GRAFICE : ETAPE ALE MODELĂRII PROCESELOR

1.Identificarea componentelor procesului:

▪ Definirea rolurilor
▪ Definirea activităților care comun procesul
▪ Definirea deciziilor, evenimentelor, excepțiilor și altor reguli ale procesului
▪ Definirea fluxurilor de informații, a intrărilor și ieșirilor de documente

2.Reprezentarea rolurilor în diagrama BPMN

3.Reprezentarea activităților în corelare cu rolurile/responsabilitățile

4.Conectarea activităților în cadrul fluxului de lucru

5.Adăugarea evenimentelor
▪ Evenimente de start (care declanșează procesul)
▪ Evenimente intermediare (pauze, excepții etc.)
▪ Evenimente de stop (care finalizează procesul)

6. Adăugarea fluxurilor de informații/documente și a altor reguli ale procesului (sub

formă de artifacte)
 4.
APLICATIE BPMN – MODELARE PROCES
COMANDA CLIENT
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
PREZENTARE GENERALA COMPANIE

PREZENTARE GENERALĂ COMPANIE:

Compania ABS își desfășoară activitatea în

sectorul industriei prelucrătoare. Din punct de
vedere al dimensiunii ABS este încadrată în
categoria întreprinderilor mari. Piața
companiei este formată din peste 1.000 de
clienți de diferite dimensiuni din sectorul
retail, din piața internă și cea externă.

*) Denumire generică
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
PREZENTARE SISTEM SCM (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)

ACTIVITATEA DE DISTRIBUȚIE:

▪ Piața companiei este constituită la nivelul sectorul de retail, care cuprinde atât clienți interni,
cât și din clienți externi din Uniunea Europeană
▪ Piața clienților cuprinde atât rețele mari de retail (preponderant la nivel extern), cât și mici
antreprenori
▪ Activitatea de distribuție este coordonată de mai mulți manageri zonali
▪ Clienții mici sunt arondați managerului de zonă după criteriul geografic, iar rețelele sunt
arondate în totalitate unui singur manager
▪ Comenzile sunt introduce în sistem de managerii de zonă
▪ Unele comenzi sunt primite cu data fermă de livrare, altele fără, iar pentru unele perioada de
livrare este stabilită contractual
▪ Cu prilejul introducerii comenzii, pentru fiecare produs comandat se specifică și modalitatea
de ambalare/paletizare
▪ În cazul rețelelor mari, comenzile include și restricții legate de modalitatea de transport,
ambalare (inclusive ambalare mixtă), lotizare, paletizare și livrare a produselor
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
PREZENTARE SISTEM SCM (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)

ACTIVITATEA DE LOGISTICĂ - TRANSPORT:

▪ Compania dispunde de o flotă proprie formată din mașini de diferite dimensiuni, iar în
perioadele aglomerate se apelează și la alți transportatori; de principiu însă, se agreează
folosire propriei flote, în cadrul companiei existând și un department de logistică specializat;
▪ Marfa se transport paletizat, cu respectarea strictă a cerințelor specifice ale clientului, mai
ales în cazul marilor rețele din sectorul retail;
▪ Expediția se realizează de la depozitul companiei, care este prevăzut acest sens cu mai multe
rampe;
▪ Pentru anumite comenzi, produsele comandate sunt preluate chiar de către client, direct de
la depozitul firmei;
▪ În cazul comenzilor interne si partial, și în cazul comenzilor externe, există o planificare a
rutelor bazată pe zone și pe istoricul comenzilor;
▪ Pe de altă parte, după cum s-a precizat, compania se află într-o expansiune continua pe plan
extern, unde cantitățile comandate cresc exponențial.
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
PREZENTARE SISTEM SCM (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)

ACTIVITATEA DE LOGISTICĂ - DEPOZITARE:

▪ Compania dispune de un depozit propriu, amplasat la aceea locație cu cea a fabricii

▪ Organizarea depozitului este realizată pe zone/celule
▪ Intrările-ieșirile de marfă din deposit se realizează pe principiul FIFO, însă cu respectarea
restricțiilor cu privire la loturi impuse de client
▪ Culegerea produselor în vederea expediției se realizează pe bază de picking list; culegerea
produselor se realizează manual
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
PREZENTARE SISTEM SCM (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)

ACTIVITATEA DE PRODUCȚIE:

▪ Nomenclatorul de produse este relativ ridicat (câteva sute de articole)

▪ O parte din produse sunt considerate produse speciale, datorită procesului de fabricație
mai complex
▪ Producția este organizată în 2 schimburi
▪ Ambalarea produselor se realizează pe 3 niveluri:
o ambalarea primară (în general pungă), fiecare articol având un mod unic de
ambalare;
o ambalare primară (cutie) , fiecare articol având un mod unic de ambalare;
o ambalare terțiară/paletizare, pentru fiecare articol existând mai multe variante
posibile de paletizare agreate cu diferiți clienți
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
PREZENTARE SISTEM SCM (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)

ACTIVITATEA DE PRODUCȚIE: PROGRAMARE A PRODUCȚIEI

▪ În programarea producției se are în vedere respectarea metodei Just In Time

▪ Programul de producție pentru o anumită zi se realizează în seara zilei precedente
▪ În condițiile în care în perioadele de vârf, comenzile exced capacitatea de producție, in
programarea producției se iau în considerare mai multe criterii de stabilire a priorităților,
respectiv:
o prioritizarea comenzilor: sunt considerate prioritare pentru producție comenzile de
export cu data fermă de livrare (1), comenzile de import/export cu data de primire mai
veche (2), precum și comenzile care conțin produse speciale (3)
o cantitățile de fabricat pe sortimente (se au în vedere restricțiile de producție; de ex.:
pentru fabricarea anumitor produse cu ciclu de fabricație complex, pentru rentabilitate
este obligatorie fabricarea unei cantități minime)
o livrare (se au în vedere restricțiile de transport, respective asigurarea unei cantități
minime a livrărilor pentru fiecare zonă, pentru a asigura rentabilitatea)
o capacitatea de producție disponibilă pe linii de fabricație, corelată cu execuția planului
de mentenanță a echipamentelor
o stocul existent, cu asigurarea stocului de siguranță
o etc.
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
PREZENTARE SISTEM SCM (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)

CALITATE:

▪ Având în vedere că o parte din clienți sunt externi, cu precădere rețele din sectorul retail, în
cadrul companiei există implementate mai multe standarde de calitate (ex.: ISO), compania
fiind periodic auditată la solicitarea clienților
▪ Cerintele de calitate necesar a fi respectate includ, printre altele:
o aplicarea controlului calității pe fluxul de producție
o trasabilitate pe întreg ciclul OSCM, ceea ce impune o gestiune riguroasă a loturilor de
produs și a loturilor de materii prime și materiale consumate
o respectarea planului de mentenanță a echipamentelor
o aplicarea consecventă a unei procedure de site inspection
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
ETAPE ALE MODELĂRII PROCESULUI

1. DEFINIREA ȘI ADĂUGAREA ROLURILOR:

o Roluri interne (Productie, Distributie, Depozit, Logistica, Achizitii)
o Roluri externe (Client)
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
ETAPE ALE MODELĂRII PROCESULUI

2. DEFINIREA ACTIVITĂȚILOR:

o Primire comanda de la client

o Procesare comanda in sistem
o Prioritizare si selectare comenzi pentru productie in functie de termenul de
livrare
o Prioritizare si selectare comenzi pentru productie in functie de vechime
o Prioritizare si selectare comenzi pentru productie in functie de tipul produsului
o Suplimentare comenzi in productie
o Programare producție
o Fabricație
o Paletizare
o Expediție
o Planificare livrare
o Livrare
o Recepție marfă comandată client
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
ETAPE ALE MODELĂRII PROCESULUI
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
ETAPE ALE MODELĂRII PROCESULUI

3. DEFINIREA REGULILOR PROCESULUI ȘI EVENIMENTELOR:

o Procesul este declanșat la primirea comenzii de la client

o Procesul se încheie după livrarea comenzii
o Se aloca în mod prioritar comenzile de extern cu data fermă de livrare
o În cazul în care există capacitate de producție disponibilă se repartizează
comenzi în producție în funcție de vechime
o Dacă în continuare există capacitate de producție disponibilă se alocă în
producție comenzile care conțin produse speciale
o Dacă în continuare există capacitate de producție neacoperită, se suplimentează
comenzile repartizate cu producție în stoc
o Pe parcusul procesului, clientul primește informări privind statusul proiectului
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
ETAPE ALE MODELĂRII PROCESULUI

ADAUGAREA PORȚILOR ȘI EVENIMENTELOR

4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
ETAPE ALE MODELĂRII PROCESULUI

CONECTAREA ACTIVITĂȚILOR ȘI EVENIMENTELOR

4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
ETAPE ALE MODELĂRII PROCESULUI

4. DEFINIREA FLUXURILOR DE INFORMAȚII/DOCUMENTE:

o Clientul transmite comanda

o Se întocmesc rapoarte de programare a producției intermediare
o Se generează programul de producție
o Se generează raportul de producție
o Se generează programul de livrări
o Se transmite clientului planificarea livrării
o Se generează și se transmite clientului documentația de expediție
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
ETAPE ALE MODELĂRII PROCESULUI
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
ETAPE ALE MODELĂRII PROCESULUI

5. ALTE REGULI ALE PROCESULUI:

o Comenzile sunt introduce în sistem în cel mult 2 ore de la primirea de la client

o Planificarea livrărilor se face în cel mult 24 de ore de la data producției
o Paletizarea se realizează în cel mult 24 de ore de la data producției
4. APLICAȚIE BPMN – MODELARE PROCES COMANDĂ CLIENT
ETAPE ALE MODELĂRII PROCESULUI