Sunteți pe pagina 1din 97

.

1
Cuprins:

1.1 Scurt istoric.....................................................................................................................3


1.2 Metodologii eficiente de implementare a unei soluţii ERP/CRM........................................4
1.3 Cât de profitabilă este o soluţie ERP/CRM?......................................................................6
1.4 Piaţa ERP.......................................................................................................................9
1.5 Scurtă descriere a principalilor furnizori de soluţii ERP....................................................13
1.5.1 SAP..................................................................................................................................................13
1.5.2 Oracle.............................................................................................................................................14
1.5.3 Baan................................................................................................................................................15
1.5.4 Siveco România...............................................................................................................................15
1.5.5 AIS - Advanced Integrated System .................................................................................................17
CAPITOLUL II. PREZENTARE S.C. ELECTRICA S.A............................................................21
2.1 Scurt istoric al S.C. Electrica S.A....................................................................................21
2.2 Cadrul general de organizare al sucursalei de distribuţie şi furnizare a energiei electrice.....22
2.3 Structura organizatorică a sucursalei de distribuţie şi furnizare a energiei electrice.............23
2.4 Obiectul de activitate al sucursalei de distribuţie şi furnizare a energiei electrice................24
2.5 Indicatori economici......................................................................................................27
CAPITOLUL III. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI ERP-SAP R/3 ÎN S.C. ELECTRICA S.A.....30
3.1 Despre soluţia ERP -,,SAP R\3”.....................................................................................30
3.2 Premizele implementării SAP R/3..................................................................................31
3.1.1 Etape în procesul de pregătire a datelor în vederea preluării lor în sistemul R/3.........................33
3.1.2 Procedura de curăţare a datelor....................................................................................................35
3.1.3 Procedura de pregătire a datelor...................................................................................................36
3.1.4 Procedura de verificare a datelor..................................................................................................37
3.1.5 Procedura de validare a datelor.....................................................................................................37
3.3 Prezentare generală sistem SAP R/3...............................................................................38
TIPĂRIRE DIN SISTEMUL SAP R/3........................................................................................41
3.4 Prezentare generală modul FI.........................................................................................54
3.5 Sistemul de module pe care le acoperă soluţia ERP SAP R\3...........................................57
3.6 Elemente de cost...........................................................................................................60
CAPITOLUL. IV. PREZENTAREA MODULULUI GESTIUNEA MATERIALELOR................61
4.1 Date de bază.................................................................................................................63
4.1.1 Înregistrări de bază........................................................................................................................63
4.1.1.1 Structura informaţiilor............................................................................................................................63
4.1.1.2 Codificarea materialelor.........................................................................................................................64
4.1.1.3 Tip de material........................................................................................................................................65
4.1.2 Date de bază de furnizor.................................................................................................................68
4.2 Aprovizionare...............................................................................................................70
4.2.1 Aprovizionarea cu materiale şi servicii externe.............................................................................70
4.2.1.1 Cerere de ofertă / Oferta.........................................................................................................................73
4.2.1.2 Contracte de aprovizionare.....................................................................................................................75
4.2.1.3 Intrări de bunuri......................................................................................................................................78
4.2.1.4 Ieşiri de bunuri .......................................................................................................................................83
4.2.1.5 Transferul de stoc...................................................................................................................................83
4.2.1.6 Verificarea facturii..................................................................................................................................87
4.2.1.7 Inventarul fizic.......................................................................................................................................91

CONCLUZII ŞI PROPUNERI.................................................................................................94
BIBLIOGRAFIE:....................................................................................................................96

2
CAPITOLUL I. NOŢIUNI INTRODUCTIVE

1.1 Scurt istoric

Soluţiile ERP se referă la managementul resurselor de întreprindere, fiind centrate


de diverse modele de afaceri care s-au dovedit de succes pe plan internaţional.
Din anul 1960, când a apârut pentru prima data conceptul de MRP (Material
Resource Planning), cuprinzând doar un mecanism de calcul al necesarului de materiale,
conceptul a suferit schimbari şi a evoluat în sistemul ERP de azi, precum şi în sistemele
ERP de mâine. În anii 80 s-a incorporat planificarea la MRPII, iar în anii 90 s-a introdus
ERP (Enterprise Resource Planning), care a fost extins în domeniul finantelor, resurselor
umane şi previziunilor. În prezent ERP-urile se extind pentru a include şi supply chain
management (SCM) - e-business şi managementul relaţiilor cu clienţii (MRC).
În zilele noastre, companiile sunt obligate sa gaseasca cele mai bune căi pentru a furniza
produse şi servicii de cea mai buna calitate. Un ERP integreaza informaţiile utilizate de
catre funcţiile şi departamentele unei companii: finanţe, distribuţie, resurse umane,
gestiunea calitaţii, raportarea sau monitorizarea, structurându-le într-un sistem coerent şi
unitar.
În anii ’90 tot mai mulţi manageri au înţeles necesitatea abordării unei soluţii
unitare pentru administrarea eficientă a companiei. Soluţia pentru aceste cerinţe a fost
software-ul ERP (Enterprise Resource Planning), care are rolul de a integra punctele cheie
ale unei afaceri şi de a oferi o perspectivă globală a ceea ce se întîmplă în cadrul structurii
organizaţionale. La fel, CRM (Customer Relationship Management), că strategie utilizată
pentru dezvoltarea unei conexiuni strânse între producator şi client, constituie motorul unei
afaceri de succes.
Este evident, asadar, că un business infloritor, care, prin cumulare, generează o
stare economica prosperă, nu poate fi conceput fără o bună planificare şi organizare a
resurselor interne ale intreprinderii sau a relaţiilor cu clienţii. ERP devine tot mai complex
şi astfel au apârut noi abrevieri, derivate din ERP : SRM (Supplier Relationship
Mangement)-managementul relaţiei cu distribuitorii, SCM (Supply Chain Management)-
managementul lanţului de distribuţie sau PLM (Product Life-Cycle management)-
managementul ciclului de viaţă al produsului.
ERP este o aplicaţie multi-modulară care integrează procesele economice şi
optimizează resursele disponibile ale întreprinderii.
ERP nu este un instrument magic, care transformă totul peste noapte.
ERP nu se vinde cu garanţia succesului (se pot citi destule istorii de implementări
eşuate).
Chiar dacă piaţa romanească a soluţiilor ERP nu este foarte dezvoltată, aşa cum
reiese şi din studiul IDC, este indubitabil interesul crescând al companiilor, indiferent de
mârimea acestora, pentru administrarea riguroasa, analitică şi eficienta a tot ceea ce
înseamna resursă a intreprinderii - producţie, resursă umană, volum de vânzări,
contabilizarea finanţelor, dar şi tot ceea ce implica relaţia cu clienţii, cu furnizorii,
marketing, imagine. Aceasta deoarece managerii au inţeles că succesul afacerii depinde,
aşa cum este firesc, de folosirea metodelor moderne de administrare a resurselor
companiei, ecuatie în care pionul principal este calculatorul, prin facilitaţile pe care le oferă
un software adecvat.
Pentru a se oferi o imagine a ceea ce înseamnă abordarea eficientă a unei soluţii
ERP, a modului în care se poate recupera investiţia într-o astfel de aplicaţie software, dar şi
care este rolul departamentului IT în reuşita implementării soluţiei, s-a apelat la experienţa
în domeniu a unora dintre principalii furnizori de soluţii ERP/CRM pe piaţa românească.
3
1.2 Metodologii eficiente de implementare a unei soluţii ERP/CRM

Ceea ce urmăreşte oricare dintre firmele furnizoare de soluţii ERP/CRM este,


firesc, să caştige de partea sa cât mai mulţi clienţi şi dacă se poate, cât mai importanţi.
Pentru aceasta, la fel de firesc, trebuie câştigată încrederea beneficiarilor şi acest lucru
începe cu procesul de implementare a soluţiei.
Managerii înteleg cu uşurinţa că abordarea unei soluţii ERP este o investiţie în
creşterea eficienţei, dar nu toţi realizează schimbarea organizaţională pe care o implică
această implementare, atât la nivelul top-managementului, cât şi al departamentelor vitale
ale companiei. Acesta este motivul pentru care Scala Business Solutions acordă o
importanţă deosebită momentului implementării, utilizând o metodologie special creată
pentru a susţine companiile în această tranziţie: ''Pentru că o soluţie ERP/CRM să fie
implementată rapid şi să ruleze eficient este necesar ca furnizorul să poată oferi un ritm al
implementării personalizat, urmărind în acelaşi timp, pe baza unei metodologii ce şi-a
dovedit valoarea în timp şi în sute de alte proiecte, nişte obiective bine definite şi
comensurabile. Şi, poate cel mai important aspect ce trebuie luat în calcul, echipa de
consultantă a furnizorului trebuie să fie alcatuita din profesionişti cu experienţă îndelungată
care, în afară de cunoasterea profundă a produsului, este necesar să aiba şi cunoştinţe
despre mediul de afaceri, care să le permită să înţeleagă specificul fiecărui client în parte şi
sa ofere soluţii personalizate unor cerinţe speciale''.
Foarte asemănător este şi punctul de vedere al managementului de la LLP
Bucharest, care consideră că succesul implementării unei soluţii ERP/CRM rezidă în
capacitatea de a răspunde în cunoştinţă de cauză întrebarea multiplă: ''Ce, cum, cu cine
implementez?''. Dintre aceste elemente, ponderea în succesul implementării este de 40%
pentru soluţia propriu-zisă şi caracteristicile sale pur tehnice şi funcţionale, în timp ce
integratorului îi revin 60%. Cu alte cuvinte, ''implementatorul şi experienţa acestuia (sau,
dimpotrivă, lipsa ei) reprezinta factorul determinant al succesului unui proiect, cu
accentul pus pe următoarele aspecte: urmărirea a cel putin doua proiecte realizate de
acesta şi discuţii directe cu beneficiarii, gradul de specializare pe respectiva soluţie ERP a
implementatorului, experienţa consultanţilor de implementare''
Suita de aplicaţii ERP continută în pachetul integrat SIVECO Applications
inglobeaza expertiza acumulata în cei 10 de ani de activitate de către specialiştii din cadrul
companiei: produsul este permanent actualizat, ţinând cont de solicitarile clienţilor, de
modificările ce intervin în legislatia internă şi internatională, precum şi de mediul de
afaceri din România. Flexibilitatea produsului este pusă în evidentă de posibilitatea de
reproiectare rapidă a fluxurilor informatice la implementare, ceea ce permite punerea la
dispoziţia clienţilor de soluţii ''croite'' pe condiţiile concrete ce ţin cont de derularea
proceselor interne şi a relaţiilor cu partenerii lor de afaceri. Aşadar, respectarea condiţiilor
specifice ale clienţilor la implementarea unei soluţii ERP face parte din politica de
companie a SIVECO România.
Iată însă că pe o cu totul altă poziţie se situează o companie multinaţională, cu o
experienţă de 30 de ani în dezvoltarea de soluţii pentru e-business, cum este SAP: ''Dacă
se doreşte ca o soluţie ERP/CRM să fie implementată rapid, atunci trebuie evitată
parcurgerea unor paşi aşa-zişi standard ca, de exemplu, definirea cerinţelor, proiectarea
soluţiei, dezvoltarea specificaţiilor etc. Toate aceste etape sunt mari consumatoare de timp
şi, în plus, conduc la o soluţie extrem de personalizată, dificil de întretinut ulterior''.
Totuşi, practicile moderne de afaceri oferite de SAP pentru fiecare domeniu de activitate
fac posibil ca implementarea unei soluţii SAP sa garanteze o rulare eficientă şi la standarde
internaţionale.

4
Metodologia de implementare ''fast-forward'' oferită de Oracle este bazată pe
instalarea unor module sau pachete de aplicaţii pentru arhitecturi care permit
standardizarea şi soluţii cu caracteristici repetitive. Politica companiei de implementare a
unei soluţii ERP/CRM constă în integrarea tuturor proceselor de business într-un sistem
unitar, bazat pe o arhitectură robustă şi o bază de date centralizată, scopul fiind obţinerea
unei cote ridicate de profitabilitate.
În ceea ce priveşte rapiditatea implementării unui sistem ERP/CRM, ''durata de
implementare poate varia de la câteva săptămâni la câţiva ani, în funcţie de complexitatea
proiectului, existenţa unui sistem anterior, numarul de module alese pentru implementare,
interoperabilitatea cu alte sisteme, experienţa echipei, tipul şi calitatea serviciilor asigurate
de furnizorul software sau de integrator''. Cu o experienţă de 8 ani în implementarea de
soluţii ERP, Crescendo International apreciază că este vorba, în primul rând, de un transfer
de tehnologie şi de ''know-how''. Acest din urmă element constituie valoarea adăugată,
conţinând analiza de business, modelarea proceselor de intreprindere, definirea, realizarea
şi testarea solutiilor.
Specialiştii de la Crescendo Internaţional consideră că în implementarea unei soluţii
ERP trebuie luate în calcul următoarele aspecte:

• Implementarea soluţiei ca proiect, agreat de ambele părti;


• Capacitatea şi disponibilitatea clientului de a asigura:
* implicarea directă a managementului (top, middle)
* resursele necesare derulării proiectului (un manager de proiect şi echipa de
implementare cu un timp dedicat proiectului de 20% - 40% din timpul de lucru
efectiv);
* acces la experienţa de management şi operaţionala a clientului pentru fiecare
arie funcţionala abordată;
• Implicarea directă a managementului în stabilirea obiectivelor şi urmărirea
atingerii lor. Alegerea unui partener (furnizor al soluţiilor ERP) care să
răspundă la următoarele cerinţe:
* să aibă experianţă verificată (cel puţin 10 sisteme implementate în ţara);
* să aibă experienţă şi capacitatea necesare proiectării şi realizării modificărilor
soluţiei standard la cerinţele obiective ale derulării afecerii.

Existenţa unei metodologii verificate de implementare, cu respectarea de către


compania client a fazelor şi etapelor recomandate.
Implicarea managerului beneficiar în procesul de implementare a unei soluţii ERP,
cu acceptarea schimbărilor aferente la toate nivelurile, precum şi definirea exactă a echipei
de proiect a utilizatorului sunt elemente care fac parte şi din politica de implementare ERP
abordată de CRIsoft, premise pentru o eficienţă maximă în exploatare.

5
1.3 Cât de profitabilă este o soluţie ERP/CRM?

Chiar dacă abordarea soluţiilor de tip ERP/CRM nu numără prea mulţi ani trecuţi, a
fost posibilă realizarea unor studii care să monitorizeze timpul şi gradul de realizare a
obiectivelor iniţiale, precum şi capacitatea de recuperare a investiţiei într-o astfel de
aplicaţie.
Mihai Chiriţa, director general la LLP Bucharest, spune că un studiu recent releva
faptul că la un an după terminarea proiectului, 40% dintre firmele care au implementat o
soluţie ERP, nu au reuşit sa-şi atingă obiectivele iniţiale propuse la începerea proiectului.
În ceea ce priveşte rata de recuperare a investiţiei (ROI - return on investment), în
cazul unei soluţii ERP/CRM cu costuri totale de 50.000 USD şi care reuşeşte sa-şi
amortizeze în întregime costul pe parcursul unui an de la darea în funcţiune prin economii,
reduceri de costuri sau creşteri ale veniturilor ROI ar trebui să fie de 100%.
''În practică, vă pot spune că am întâlnit situaţii (destul de rare, totuşi) în care unii
dintre clienţii noştri au atins, în urma implementării SunSystems, un ROI de aproape
200%, ceea ce este, evident, un fapt remarcabil. Cu toate acestea, cred că pentru o
implementare tipica ERP, un ROI mediu ar fi în jur de 30% - 50% pe an.''
Conform Gartner Group, pentru sistemele complexe de tip ERP, cel mai bun raport
între investiţia iniţială şi restul cheltuielilor - menţinerea în viaţă, adaptarea şi dezvoltarea
sistemului - este de 38%. Implementările ROMSYS de astfel de sisteme din ultimii trei ani
au aproximat un excelent raport de peste 70%. Laura Lazaroiu, Director de Marketing la
ROMSYS, precizeaza că în elaborarea unor calcule de eficienţă este esenţial a se cunoaşte,
gestiona şi reduce costurile cu aplicaţia, infrastructura, comunicaţiile, munca vie, alte
costuri, într-un cuvânt TCO (Total Cost of Ownership - cheltuielile cu sistemul ERP/CRM
pe tot ciclul cursului util şi activ de viaţă al acestuia). Eficienţa sistemului informatic şi rata
de recuperare a investiţiei (ROI - Return Of Investment) sunt subordonate necesitaţii de
business în folosirea unor astfel de sisteme, de presiunea mediului competiţional, de gradul
de organizare al organizaţiei. dacă în faza iniţiala recuperarea investiţiei reprezintă mai
mult o lista de beneficii care justifică investiţia, pe parcursul implementării (pe măsura ce
modelul prinde contur şi baza de date este populată) apar elemente clare de eficienţă, însă
greu de cuantificat (acces rapid la date, acurateţe, consistenţă, proceduri standardizate etc.).
Elemente de eficienţă cu criterii mai clar cuantificabile apar o dată cu exploatarea curentă.
Cu cât perioada de implementare este scurtată, sistemul acceptat şi alimentat cu date, cu cât
sunt mai puţine intreruperi în exploatare şi cheltuieli ulterioare ce depăşesc cuantumul
normal al mentenanţei, cu atat vorbim de o rată mai buna a investiţiei. De regula, pentru
sistemele de tip ERP/CRM calculele se fac pe un orizont de viaţă de 3 - 5 ani.
Investiţia într-o soluţie ERP/CRM tinde să devină o cerinţă critică atât pentru
controlul şi managementul profesional al unei afaceri, cât şi pentru ocuparea şi menţinerea
unei poziţii privilegiate în piaţă. Beneficiile obţinute prin implementarea unei soluţii
ERP/CRM sunt de cele mai multe ori intangibile necuantificabile în cifre, dar, cu toate
acestea, uşor observabile în evoluţia companiei.
Stefan Baciu, Marketing & PR Coordinator SCALA, consideră că ''investiţia într-
un sistem ERP/CRM elimină munca redundanţa, fluentizează fluxurile de informaţie,
permite reacţii rapide la cerinţle pieţei, susţine luarea unor decizii strategice, apropie
compania de clienţii săi, eficientizează în ansamblu majoritatea activitaţilor, de la cele
financiar-contabile până la cele de marketing şi client services''.
Adevărul este că toate aceste beneficii ''nevăzute'' ar trebui să fie în general
măsurabile, de exemplu: o reducere a costurilor de producţie cu 10% sau o creştere cu 25%
a eficienţei activităţii departamentului financiar-contabil. ''Din păcate, în România o astfel
de cuantificare a obiectivelor lipseşte de cele mai multe ori, cu consecinţe negative pentru
6
client'' , precizeaza Mihai Chirita. Domnia sa considera că una dintre condiţiile importante
pentru ca un client să obţină un ROI semnificativ este aceea de a avea o echipă internă
puternică pentru întreţinerea aplicaţiei, precum şi o disciplină strictă privind utilizarea
corectă a sistemului de către toţi utilizatorii, ceea ce conduce implicit la un grad mare de
acurateţe a datelor, ştiut fiind că pentru conducerea eficientă a afacerii cu ajutorul unui
sistem ERP, datele de intrare trebuie să fie corecte în proporţie de 98%.
În concepţia ORACLE, Return on Investment (ROI) este un factor important care
trebuie luat în calcul la alegerea unei soluţii pentru orice proiect tehnologic. în cazul
sistemelor informatice, acest factor devine critic, prin prisma implicaţiilor majore pe care
le poate avea insuccesul unui proiect. Radu Crahmaliuc, Marketing representativ Oracle,
consideră că ''alegerea unor aplicaţii disparate, avand că prim criteriu preţul de achiziţie,
nu este recomandată. Cele mai ieftine soluţii nu asigură returnarea rapidă a investiţiei
decât în situaţiile extrem de simple. în situaţiile reale, modul de proiectare a unei
arhitecturi unice, alegerea unor module sau pachete de aplicaţii integrate, accesul deschis
asigurat de tehnologiile Internet şi calitatea serviciilor asigurate sunt principalele
elemente care contribuie la reducerea timpului de returnare a investitiei. Alegerea unor
metodologii de implementare fast-forward sau utilizarea infrastructurii sistemului în regim
de outsourcing pot contribui la obţinerea unor indici ROI extrem de spectaculoşi. Conform
unui recent studiu NetLedger, o companie mică sau medie care implementează pachetul
Oracle Small Business Suite poate obţine economii medii anuale de 17.000 USD, cu un
factor ROI potenţial de peste 1.700%''.
Având în vedere complexitatea soluţiilor ERP oferite de SAP, Valentin Tomsa,
director SAP România, apreciază că ''rata de recuperare a investiţiei este cu atat mai mare
cu cat soluţia va acoperi cât mai multe dintre domeniile unei intreprinderi. De asemenea,
aceasta depinde şi de modul în care instituţia a fost administrată până la momentul
implementării soluţiei ERP/CRM. şi, evident, depinde de fiecare industrie în parte''.
Ioan Stefu, Sales Assistent la CRIsoft, este mai concret: ''Investiţia într-o soluţie
CRIsoft Organization Server (CROS) se recuperează între 6 luni şi un an, în funcţie de
cerinţele specifice, de natura activitaţii, de implicarea conducerii, de respectarea
standardelor''. Importanţa este consilierea beneficiarului, încă din timpul discuţiilor
comerciale sau imediat după începerea implementării, despre modul de exploatare optim al
programelor CRIsoft şi care sunt fluxurile de proces care pot să fie influenţate major de
soluţia integrată CRIsoft.
Chiar dacă Octavian Maraşescu, CRM Project Manager la SOFTWIN, este de
acord cu rezultatele studiului ''Customer Marketing Institute'', conform căruia creşterea
EBDITA după o implementare a unui sistem CRM ar trebui să fie echivalentă cu o creştere
a profitului de 10%, fară o creştere corespunzătoarea costurilor de marketing şi de vânzări,
totuşi, domnia sa recunoaşte că este foarte dificil de dat un ''verdict'': ''În primul rând,
aceste date sunt în general confidenţiale. în al doilea rând, există companii care au
raportat recuperarea a peste 80% din investiţei încă din primul an, dar există şi companii
care au recuperat doar 20% din investiţie. Depinde de mărimea companiei de cât de bine
a reuşit implementarea, de condiţiile economice etc.'' . în general, implementarea unei
soluţii CRM conduce la creşterea vânzărilor cu 10%-15%. Comparând valoarea investiţiei
cu profitul suplimentar pe care îl aduce această creştere a vânzărilor, companiile işi pot
forma o idee privind timpul necesar pentru a-şi recupera investiţia.
În aceeaşi ordine de idei, Mariana Bărbuţoiu, Director Adjunct Departamentul
''Aplicaţii Software'' Crescendo Internaţional, apreciază că ''în general, ciclul de
implementare a soluţiilor este variabil, după cum variabila este şi rata de recuperare a
investiţiei. Din experienţa noastra, ciclul de implementare poate dura între 4 şi 8 luni, iar
recuperarea investiţiei se poate realiza într-un an'' . Domnia sa considera că paşii de urmat
pentru atingerea obiectivului propus la implementarea unei soluţii ERP sunt, din punct de
7
vedere tehnic, cei ai metodologiei utilizate.Metodologia utilizată de CRESCENDO
cuprinde, pentru implementarea sistemului MFG/PRO, urmatoarele faze:

1. Definirea cerinţelor afacerii: în această fază sunt analizate şi stabilite scopul şi


obiectivele afacerii pentru proiect. Opţional, se pot prevedea indicatorii de performanţă.
2. Alocarea resurselor şi planificarea proiectului: este stabilit managerul proiectului şi
echipa nucleu. De asemenea, sunt puse la punct resursele cheie, facilitaţile, strategiile şi
planurile necesare bunei desfaşurări a proiectului.
3. Realizarea prototipului: sunt testate atat soluţia ERP, cat şi procesele vechiului şi
noului sistem, pentru a determina viabilitatea şi performanţa acestora. Sunt precizate
adaptările software-ului la cerinţele clientului.
4. Pregătirea sistemului: are loc revizuirea, verificarea şi documentarea procesului
afacerii. Sunt realizate, testate şi acceptate adăptarile software la cerinţele beneficiarului.
La finalul acestei faze, este realizată instruirea utilizatorilor cheie pentru rularile solicitate
de sistemul-pilot.
5. Staţia-pilot: sistemul este testat şi verificat de utilizatorii cheie şi finali pentru a se
asigura că toate aspectele derulării afacerii au fost precizate şi rezolvate adecvat.
6. Implementarea: acum are loc instruirea utilizatorilor finali pentru insuşirea noului
proces al afacerii şi a MFG/PRO, în vederea pregatirii trecerii la utilizarea reală a noului
sistem.
7. Inchiderea proiectului: are loc o revizuire a proiectului pentru a determina dacă au fost
atinse obiectivele stabilite ale afacerii.
Opinia generală este că rata de recuperare a investiţiei pentru o soluţie ERP/CRM
constituie un element care trebuie calculat anterior deciziei de achizitionare a soluţiei
respective, chiar dacă reprezintă un calcul estimativ, precizia depinzând de numeroşi
factori, mulţi dintre ei greu de cuantificat.
Jan Marian Ionita, Consultant la ALGORITMA.ERP, vine cu un exemplu care
susţine afirmaţia de mai sus: ''Utilizarea aplicaţiilor de Supply Chain Management poate
conduce la avantaje competitive cum ar fi scăderea stocurilor (valoarea în zile) sau a
costurilor de aprovizionare. Acestea însă depind în limite foarte largi, în primul rând, de
la o verticală la alta (88 de zile pentru telecom faţa de 47 în chimie - pentru stocuri sau
8,58% în industrial faţă de 1,37% în chimie) pentru media pe ramura. Pornind de la acest
exemplu, calculul ROI va fi şi în continuare afectat de dimensiunile intreprinderii, o
reducere de la 78 (valoarea medie pe verticala industrial) la 18 (valoarea intreprinderilor
cu cele mai bune performanţe în acelaşi domeniu) a numarului de zile în stoc, în valori
absolute, cu siguranta va însemna cu totul altceva pentru o intreprindere de marime medie
din România (cu o cifra de afaceri de câteva zeci de milioane de dolari) sau o companie
tot de mărime medie dintr-o ţară dezvoltată (cu o cifră de afaceri de cel puţin 10 ori mai
mare)''
De aceea, statisticile realizate pe eşantioane de companii care au implementat
diverse soluţii în diverse medii economice nu pot fi extrapolate fără riscuri majore în cazul
intreprinderilor româneşti.
Este tot atât de adevărat că pentru o intreprindere româneasca aflata la inceput de
drum într-o economie de piata implementarea unei soluţii ERP, prin contactul cu cele mai
noi metode şi practici de business, consacrate de mult pe plan mondial şi induse de
utilizarea unei soluţii ERP pot aduce şi avantaje necuantificabile nebanuite.

8
1.4 Piaţa ERP

În ultimii zece ani piaţa ERP a avut o evoluţie destul de spectaculoasă, astfel că în
anul 1993, investiţiile privind implementarea sistemelor ERP erau în jur de 319 milioane
de dolari, ajungând ca în anul 2003 ele să crească în jurul valorii de 28 de miliarde de
dolari.

30

25

20

15
Evolutia sistemelor
10 ERP in ultimii 10 ani

0
0,319 Miliarde $ 28 Miliarde $ in
in 1993 2003

(sursa: PricewaterhouseCoopers)
Figura nr. 1.1 Evoluţia sistemelor ERP în ultimii zece ani

9
În Europa Centrală şi de Est pricipalii furnizori de soluţii ERP, CRM şi SCM sunt
SAP, Oracle si Navision urmaţi de Scala, BAAN si alţii. SAP conduce detaşat în furnizarea
atât a soluţiilor ERP cât şi a soluţiilor CRM si SCM, cota sa de piaţă fiind în jurul valorii
de 40%.

Figura. nr 1.2 Cota de piaţă în soluţii ERP în Europa Centrala şi de EST la sfârşitul anului
2003

Figura.nr. 1.3 Cota de piaţă în soluţii CRM în Europa Centrala şi de EST la sfârşitul anului
2003

10

50
Fig.nr. 1.4 Cota de piaţă în soluţii SCM în Europa Centrala şi de EST la sfârşitul anului
2003
Sursa: Arthur Andersen în România

În ultimii ani, tot mai multe întreprinderi au apelat la implementarea de sisteme


ERP datorită impactului pe care acesta l-a avut asupra cifrei lor de afaceri. Acest lucru a
condus la creşterea venituri marilor furnizori de soluţii ERP.

Tabel nr.1.1
Ierarhizarea furnizorilor de soluţii ERP
după veniturile obţinute.

Furnizor ERP Ven. Prod. Total Ven.


Oracle $2.7Md $9.3Md
SAP $2.6Md $5.2Md
JD Edwards $944M $944M
Baan $430M $635M
Intentia $395M $395M
PeopleSoft $301M $4.1Md
QAD $235M $235M
MAPICS $151M $151M
Symix $136M $136M

45
Sursa: www.manufacturingsystems.com

40
11
Întreprinderi din domenii diferite au adoptat implementarea sistemelor ERP pentru
îmbunătăţirea activităţilor de la nivelul principalelor procese economice. Veniturile
obţinute în urma implementării demonstrează eficienţa soluţiilor ERP.În continuare sunt
prezentate câteva reuşite în domeniu.
Tabel.nr. 1.2

Proiecte de succes

Numele Companiei Venituri Domenii Software Procese/Module


Dr. Pepper Bottling Co.
$500 Milioane Imbuteliere bauturi SAP Finantare,Inventar,Productie
of Texas
GTE Telephone
$22 Miliarde Servicii telefonice locale SAP Finantare
Operations
Nucraft Furniture $20 Milioane Fabrica de mobila BaaN Finantare,Distributie, Productie
George P. Johnson $100 Milioane Fabrica de jucarii BaaN Finantare,Distributie, Productie

Gas Research Institute $180 Milioane Cercetare PeopleSoft Finantare Proiecte

Alpine of America $300 Milioane Componente automobile Oracle Finantare, Distributie


Smith International $1.3 Miliarde Prelucrare carburanti Oracle Finantare
Large Food Processor $3.8 Miliarde Industria alimentara JDE Finantare, Vanzari, Stocuri
Electromatic Products $70 Milioane Componente automobile QAD Finantare, Distributie, Productie

Akebono America $20 Milioane Fabrica piese automobile QAD Finantare, Distributie, Productie

Dunsirn Industries $45 Milioane Papetarie QAD Finantare, Distributie, Productie


Advance Drainage Financial, Distribution,
$250 Milioane Sisteme de drenaj SSA
Systems Manufacturing
Showa Aluminum Financial, Distribution,
$120 Milioane Componente de masini SSA
Corporation Manufacturing

12
1.5 Scurtă descriere a principalilor furnizori de soluţii ERP

1.5.1 SAP

SAP AG, companie germană cu sediul central în Walldorf, este a treia companie de
software din lume ca mărime şi cea mai mare companie din lume în domeniul produselor
software inter-enterprise. Systems, Applications, Products (SAP) produce, pe lângă
soluţiile integrate inter-enterprise, şi soluţii de colaborare e-business pentru toate
categoriile de industrie şi pentru toate pieţele majore. Fondată în 1972 de cinci ingineri de
sistem, foşti angajaţi IBM, SAP are acum peste 28.000 de angajaţi în mai mult de 50 de
ţări, echipa de dezvoltatori depăşind 5.400 de angajaţi în toată lumea. Nu mai puţin de
18.000 companii din peste 120 de ţări îşi administrează afacerile folosind SAP. SAP îşi
tranzacţionează acţiunile la câteva burse din lume, inclusiv la Bursa de la Frankfurt şi la
cea de la New York (NYSE).
SAP AG, lider mondial în furnizarea de soluţii software pentru afaceri, pentru
întregul an 2003, venitul operational a atins cifra record de 1,7 miliarde euro (2002: 1,6
miliarde euro), ceea ce a reprezentat o creştere cu 6 la suta în comparaţie cu anul anterior.
Pe baza veniturilor din licenţe, compania a atins o cotă de piaţă la nivel global
(calculată în raport cu cei patru mari competitori ai săi: Oracle, PeopleSoft, Siebel şi i2) de
59 la sută la sfârşitul celui de-al patrulea trimestru al anului 2003, fată de 51 la sută la
sfarşitul celui de-al patrulea trimestru al anului 2002.
În Statele Unite, SAP a obţinut o cifra de afaceri solidă în anul 2003, realizând
creşteri substanţiale atât la nivelul veniturilor obţinute din vânzarea de licenţe de software,
cât şi al cotei de profitabilitate, comparativ cu anul 2002. Veniturile obţinute din vânzarea
de licenţe software au crescut cu 23 la suta în monedă americană. La rândul său, venitul net
a atins o cifra record de 1,1 miliarde euro (2002: 509 milioane euro), sau 3,48 euro per
acţiune (2002: 1,63 euro per acţiune). Marginea profitului operaţional a fost de 25 la sută,
ceea ce reprezintă o creştere cu 3 puncte procentuale. Marginea profitului operaţional pro
forma a fost de 27 la sută, ceea ce reprezintă o creştere cu 4 puncte procentuale faţă de
2002.
Veniturile din vânzările de licenţe software au fost de 2,1 miliarde euro (2002: 2,3
miliarde euro), ceea ce reprezintă o scădere cu 6 la sută faţă de anul 2002 în valoare
nominala. La o rată constantă de schimb, veniturile din vânzările de licenţe software au
crescut cu unu la suta faţă de anul precedent.
Compania se consideră acum cel mai mare furnizor de aplicaţii de software CRM,
comparându-şi veniturile obţinute din vânzarea de licenţe software CRM cu cele obţinute
de competitorii săi, în cele patru trimestre.
Veniturile totale ale SAP au fost de 7,4 miliarde euro (2002: 7,0 miliarde euro),
inregistrând o creştere de 3 la sută faţă de anul 2002 la o rată constantă de schimb,
respectiv o scădere de 5 în valoare nominală.
Pentru anul 2004, compania SAP estimează că veniturile obţinute din vânzarea de
licenţe software vor creşte cu aproximativ 10 la sută faţă de anul 2003. Totodată,
caştigurile pro forma per acţiune care exclud compensaţiile bazate pe acţiuni, taxele
referitoare la achiziţii şi cele referitoare la depreciere, se vor situa în intervalul 4,20 euro -
4,30 euro per acţiune. Aceste previziuni se bazează pe o rată de schimb dolar - euro
estimată la valoarea de 1,25 dolari pentru un euro. Cu ajutorul platformei de soluţii pentru
afaceri mySAP Business Suite, companiile din întreaga lume işi îmbunataţesc relaţiile cu
clienţii şi partenerii, işi eficientizează fluxurile operaţionale şi obţin avantaje semnificative
în cadrul lanţului de aprovizionare. Procesele cheie dintr-un număr variat de domenii sunt
cuprinse în functionalitaţile oferite de cele peste 23 de soluţii adaptate pentru domenii de
13
afaceri. Astăzi, peste 20 000 de companii din mai mult de 120 de ţari deţin peste 64500 de
instalări de software SAP. Cu subsidiare în peste 50 de ţări, compania este listată la burse
precum Bursa din Frankfurt sau NYSE, cu simbolul "SAP"/ROMPRES/.
(Sursa: www.Stiri.rol.ro)

1.5.2 Oracle

Prezentă în ţară încă din 1992 printr-un distribuitor autorizat, corporaţia Oracle şi-a
înfiinţat reprezentanţa în România în toamna anului 1995, datorită creşterii numărului de
utilizatori ai produselor Oracle, precum şi a unei continue dezvoltări a proiectelor
informatice complexe bazate pe soluţii Oracle, care necesitau expertiză tehnică locală.
Astfel, Oracle a devenit prima mare companie de software care şi-a deschis un birou de
reprezentanţă în Bucureşti.
Activitatea de succes desfăşurată până în prezent cât şi influenţa asupra întregului
mediu IT din România face din Oracle România un jucător major pe piaţa locală, unde
compania dispune de una dintre cele mai puternice echipe de specialişti, capabilă să ofere
şi să susţină pe plan local toate tehnologiile, soluţiile de afaceri şi serviciile oferite de
Oracle la nivel global. În perioada 1995-2003Oracle România a înregistrat o creştere
anuală de peste 30%, mult peste rata medie de creştere a pieţei locale de IT apreciată la
11%.
Aplicaţiile complexe bazate pe Oracle Applications implementate pentru
beneficiari de interes naţional demonstrează capacitatea Oracle România de a asigura
expertiza şi transferul de know-how către utilizatori. Noile pachete de soluţii şi
transformările intervenite la nivel de corporaţie au permis extinderea funcţionalităţii
produselor Oracle pe piaţa românească, unde alături de aplicaţiile financiare pot fi acum
integrate, componente de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), gestionare a
resurselor umane (CRM) sau orice altă categorie de soluţii capabile să susţină o organizaţie
în eforturile de tranziţie la noua economie bazată pe e-business.
Printre cei mai importanţi clienţi se află Ministerul Industriei şi Resurselor,
Ministerul Finanţelor Publice, Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Sănătăţii şi
Familiei, Ministerul de Interne, Comisia Naţională de Statistică, Banca Naţională a
României, Banca Comercială Română, CFR S.A., Transelectrica, Romtelecom, Sidex
Galaţi, Oltchim Rm Vâlcea, MobilRom, MobiFon, Gelsor şi Regisco. De asemenea
aplicaţii complexe bazate pe Oracle Applications cum ar fi cele de la Oltchim, CFR S.A.,
BNR, Romtelecom, Compania Naţională de Lignit şi MobilRom demonstrează că echipa
din România, şi în special departamentul de consultanţă, este capabil să asigure expertiza şi
transferul de know-how către utilizatori.
Oracle este partener strategic al guvernului în domeniul tehnologiei informaţiei în
urma protocolului semnat cu Guvernul României (Memorandum of Understanding). În
acest sens, reprezentanţa Oracle România a fost şi este angajată în sprijinirea domeniului
educaţional din ţara noastră, prin:
• donarea de tehnologie la şase mari universităţi
• deschiderea unui Centru de Excelenţă Oracle (în
colaborare cu IBM) la Academia de Studii Economice din Bucuresti
• programul OAI (Oracle Academic Iniţiative) care a cuprins pâna la aceasta
dată un numar de 26 de facultaţi de profil, acoperind peste 90% din învăţământul superior
cu profil de informatică
• deschiderea centrului LaCOR (Laboratoarele Compaq - Oracle) în cadrul
Facultăţii de Automatică şi Calculatore din Universitatea Politehnica Bucuresti.

14
Obiective

Principalele obiective ale Oracle România se focalizează pe:


dezvoltarea industriei de profil prin promovarea celor mai noi soluţii odată cu intrarea în
noua eră Internet Computing.
• Implicarea în proiectele mari, de importanţă strategică, în mod direct şi prin
parteneri.
• Sprijinirea procesului educaţional din România prin susţinerea Iniţiativei
Academice Oracle.

1.5.3 Baan

De mai bine de 25 de ani, intreprinderile industriale cu procese complexe de


producţie şi service, s-au bazat pe Baan pentru a-şi îmbunătăţi performanţele. Baan este
orientat spre livrarea de soluţii informatice şi servicii pentru intreprinderi industriale din
sectoarele construcţiei de maşini şi echipamente, a electronicii, aeronauticii, apărării şi
automobilelor. Bazându-se pe o experienţa de neegalat în verticalele industriale ţintă, Baan
asigură clienţilor cele mai scăzute costuri de achiziţie şi intreţinere, precum şi cel mai scurt
timp de implementare a soluţiilor. Baan are 6500 de clienţi în întreaga lume şi peste 15000
de instalări ale produsului la filialele acestora.
Personalul Baan cu experienţă, lucrează alături de clienţi, pentru a asigura
proiectarea şi implementarea soluţiilor informatice. Pentru a maximiza rezultatele
investiţiei clienţilor, Baan oferă servicii pe întreg ciclul de viaţă al produsului, pentru
administrarea, actualizarea şi optimizarea acestuia. Scopul Baan este de a menţine soluţiile
Baan la un nivel de maxima eficienţă, oferind clienţilor posibilitatea să se concentreze
asupra afacerii proprii.

1.5.4 Siveco România

SIVECO România destinată organizaţiilor mijlocii şi mari a început dezvoltarea


pachetului integrat Siveco Applications în 1994, pachet ajuns în prezent la versiunea 10.4.
Această soluţie ERP cuprinde module care rezolvă principalele probleme ale oricărei
organizaţii mijlocii şi mari:

• gestiunea economică,
• automatizarea fluxurilor de date,
• consistenţa şi coerenţa datelor,
• regăsirea şi raportarea rapidă a informaţiilor,
• reproiectarea fluxurilor informatice

Din 1994 până în prezent, Siveco România a lansat cel puţin o nouă versiune pe an
a tuturor componentelor Pachetului Integrat păstrând compatibilitatea cu versiunile
anterioare. Apariţia noilor versiuni a fost determinată în primul rând de necesităţile
beneficiarilor, apoi de modificări de legislaţie sau de modul de tratare a problematicii
acoperite şi de schimbări la nivelul tehnologiei informatice.
Efortul total de dezvoltare şi implementare a pachetului integrat Siveco
Applications a fost de aproximativ 50 de specialişti/an şi s-a desfăşurat timp de 9 ani.

15
Funcţionalităţi

Pachetul Integrat SIVECO Applications, funcţionând şi pe Web, acoperă funcţionalităţi


complexe:
• Componenta de Management al Producţiei
• Componenta de Management al Aprovizionării
• Componenta de Management al Mentenanţei
• Componenta de Management al Resurselor Umane
• Componenta de Management al Stocurilor
• Componenta de Management Financiar-Contabil
• Componenta de Management al Salarizării Personalului
• Componenta de Management al Mijloacelor fixe şi al Obiectelor de inventar
• Componenta de Management al Bugetelor
• Componenta de Management al Clienţilor
• Componenta de Management al Tarifelor
• Componenta de Management al Transporturilor
• Componenta de Management al Parametrilor şi al normelor
• Componenta de Management al Serviciilor
• Componenta de Facturare utilităţi
• Componenta de Management al documentelor şi fluxurilor de lucru
• Sistem Informatic de Management.

Caracterul integrat al componentelor în cadrul pachetului este dat de concepţia


unitară avută în vedere în timpul dezvoltării lor, de arhitectura (Client/Server), n-tier,
mediul de dezvoltare şi server de bază de date (Oracle) folosite.

Avantaje pentru utilizator

Comunicaţia dintre componente este rezolvată în mod intrinsec prin utilizarea unei
baze de date comune.
Utilizatorul beneficiază de aceeaşi interfaţă grafică, toate componentele folosind
acelaşi standard referitor la ferestre, moduri de lucru, obiecte informatice.
Securizarea datelor este tratată în mod uniform, drepturile de acces ale utilizatorului putând
fi stabilite până la cel mai detaliat nivel posibil: operaţiile (vizualizare, adăugare,
modificare, ştergere) existente în cadrul fiecărui modul al componentelor şi chiar datele din
baza de date.
Dezvoltarea componentelor din pachetul Integrat s-a realizat pe baza cerinţelor exprimate
de utilizatori fără cunoştinţe informatice, dar experţi în domeniile lor de activitate - acest
lucru a făcut posibilă rezolvarea de către ansamblul componentelor a problemelor specifice
domeniilor acoperite.

16
Modularitate şi scalabilitate

Privit că instrument de lucru curent în cadrul întreprinderii, Sistemul Informatic


Integrat contribuie semnificativ la:

• ordonarea şi ritmicizarea activităţii, impusă de integrarea aplicaţiilor;


• verificarea intrinsecă a fiecărei activităţi, la nivelul fluxului integrat de date din care
face parte;
• creşterea coerenţei şi corectitudinii datelor primite, prelucrate şi transmise;
• creşterea vitezei de procesare a documentelor, eliminarea timpilor de aşteptare şi a
documentelor prelucrate manual;
• controlul activităţilor şi fundamentarea deciziilor la nivelul managementului pe
baza indicatorilor de analiză;
• controlul foarte riguros al accesului la date;
• păstrarea datelor în deplină siguranţă, folosirea lor numai acolo unde este deplin
justificată şi în forma de prezentare corespunzătoare graţie procedurilor de
securitate, implementate la nivel de departament, utilizator şi înregistrare.

Poziţia pe piaţă

Conform studiului IDC privind piaţa ERP pentru 2002, SIVECO România este
furnizorul de soluţii ERP (Enterprise Resource Planning) cu cu cea mai ridicată rată anuală
de creştere (57%) a marketshare-ului. În ultimii doi ani, compania a câştigat o importantă
cotă de piaţă, în 2002 deţinând 10,8% din piaţa de soluţii ERP.
Atât în 2001 cât şi în 2002 soluţia Siveco Applications s-a situat pe primul loc între
soluţiile româneşti de gestiunea resurselor întreprinderii iar SIVECO România este între
primii trei furnizori de produse ERP din România.

1.5.5 AIS - Advanced Integrated System

AIS este un sistem de contabilitate şi gestiune, modulele asigurând un flux


informaţional complet pentru a vă putea realiza
Advanced Integrated System (AIS) este un sistem economic integrat, o soluţie completă
realizată la un înalt nivel tehnologic. AIS este destinat administrării şi conducerii
activităţilor societăţii Dvs., indiferent de profilul de activitate.
Este proiectat pe criterii multi-companie şi multi-devize, soluţie ERP (Enterprise Resource
Planning) şi este dezvoltat în România în conformitate cu specificul legislaţiei românesti în
vigoare, fiind perfect adaptabil oricărei eventuale modificări ulterioare a acesteia.
Prin funcţionalitaţile sale, AIS oferă atât asistenţă computerizată la nivel operaţional, cât şi
suport de decizie la nivel managerial.

Beneficiile clienţilor soluţiei ERP AIS sunt:

• cel mai mic preţ raportat la o calitate superioară, dovedită, a produselor şi


serviciilor sale
• grija permanentă orientată spre client, printr-o comunicare eficientă şi
profesională cu acesta
• timp minim şi eficienţă maximă în procesul de implementare a soluţiei ERP
AIS

17
• personalizarea solutiei întocmai cu specificul activităţii şi necesităţile
beneficiarului

Soluţia ERP AIS - Advanced Integrated System - oferă asistenţă la


toate nivelele de activitate: operaţional, tactic, strategic.

Ceea ce o diferenţiază între celelalte soluţii ERP din România:

• nivelul superior de integrare a modulelor componente


• modul intuitiv de utilizare a aplicaţiei, ceea ce implică, între altele, o durată
redusă de scolarizare a utilizatorilor finali.

Sistemul Informatic Profesional AIS are o arhitectură de tip Client/Server. în


esenţă, acest concept presupune gestiunea unitară a informaţiilor vehiculate. că urmare,
influenţa unei informaţii introduse într-un punct al sistemului se va transmite în timp real la
toate parţile sistemului cu care este în relaţie de interdependenţă. Astfel se asigură un grad
optim de securitate aplicaţiilor rulate şi viteza necesară unui produs profesional.
AIS conţine o serie de module care realizează o gestiune unitară a informaţiilor
vehiculate.

1.Contabilitate
Modulul permite menţinerea mai multor perioade contabile deschise simultan.
Contarea tranzacţiilor se face automat şi în timp real. Modulul de contabilitate poate realiza
organizarea evidenţei contabile pentru mai multe firme independente sau componente ale
unui holding.

2.Managementul bugetelor şi proiectelor


Administrarea superioarã a afacerii şi analize financiare pe Centre de Cost.
Diverse tipuri de bugete: administrative (buget pe departament) şi de proiect (buget pe
proiect detaliat pe departamente), cu posibilitatea urmãririi modului în care acestea sunt
folosite.

3.Analize şi statistici
Instrument de analiză globală a activităţii şi a performanţelor companiei folosind
modele economice multidimensionale: cuburi de date. Avantajul cheie al utilizatorului este
viteza cu care se obţin aceste date şi faptul cã nu mai necesită nici o prelucrare ulterioară,
putand fi folosite direct în procesul decizional.

4.Programarea, lansarea şi urmarirea producţiei


Programarea zilnica şi săptămânală a producţiei în funcţie de comenzile de livrare.
Definirea structurii unui produs (materiale, componente) şi a fişei tehnologice,
fişa tehnologică care cuprinde operaţiile tehnologice suferite de produs precum şi
utilajele folosite şi timpii de incărcare.

5.Administrare de sistem
În principal, acest modul este destinat experţilor care asigură instalarea şi pregătirea
pentru funcţionare a aplicaţiei. Aici se stabilesc, printre altele, drepturile de acces la
funcţionalităţile aplicaţiei. Tot de aici se poate urmări activitatea fiecărui utilizator la partea
de program la care are acces.

18
6.Gestiune financiară
Aici partea financiară este tratată cu toată importanţa care i se cuvine. Se pot crea
tranzacţiile financiare folosind un sistem multidimensional din punct de vedere al firmelor,
băncilor, conturilor şi devizelor folosite.

7.Aprovizionare
Aplicaţia oferă informaţii vitale despre situaţia comenzilor, a contractelor încheiate
şi a documentelor însoţitoare pentru bunurile primite, indiferent că este vorba de furnizori
interni sau externi.
Documentele de evidenţa a recepţiei bunurilor sunt cele obisnuite, NIR şi PVR,
gestionarea acestora fiind foarte facilă. Aplicaţia oferă toată flexibilitatea necesară pentru
planificări şi eşalonări ale operaţiilor de acest tip.

8.Desfacere
Sistemul gestionează întregul proces de desfacere: începând de la crearea şi
urmarirea portofoliului de contracte şi comenzi de desfacere şi continuând cu administrarea
şi monitorizarea secţiunii operative (facturare). în acelaşi timp sunt furnizate informaţii
analitice şi sintetice, vitale pentru actul de analiză şi decizie la nivel managerial.

9.Stocuri
Administrează informaţiile legate de gestionarea, evaluarea, mişcările, evoluţia şi
consumarea stocurilor, oferind informaţii complete la nivelul oricărei entităţi stocabile.

10.Mijloace fixe
Gestionarea intrărilor şi ieşirilor de mijloace fixe din evidenţa firmei cu contarea
automată a acestor operaţii pe tipuri de operaţii: intrări din investiţii, cumparare (legatura
cu facturile primite), producţie proprie, ieşiri prin vânzare, casare etc., transferuri între
gestiuni, între locaţii, reevaluări de durate, reevaluări ale valorii de inventar şi amortizării
etc.
Calcularea automată a amortizării lunare conform regimului de amortizare asociat fiecărui
mijloc fix, pe centre de cost, gestiuni etc.

11.Resurse Umane şi Salarizare


În aplicaţie sunt integrate datele personale ale angajaţilor, detaliile financiare,
nivelul şi evoluţia profesională a acestora în firma precum şi poziţia fiecăruia în schema
organizaţională.Cu ajutorul acestui modul se poate raspunde la unele dintre cele mai
importante întrebări pe care orice manager le are:
Care sunt cheltuielile cu angajaţii? Care este eficienţa cu care aceştia lucrează? în ce
direcţie trebuie să se canalizeze investiţiile în personal? Pe baza informaţiilor extrase din
program se pot lua deciziile optime.

12.AIS Language-Customizer
Cu ajutorul acestui modul, utilizatorii pot folosi aplicaţia AIS cu interfeţe în limba
dorita. Pe lângă uşurinţa cu care poate fi folosit, modulul este o noutate în peisajul ERP
din România.
Acest modul poate fi folosit şi independent de AIS pentru traducerea interfeţelor oricărei
alte aplicaţii care foloseşte baze de date relaţionale (SQL).

13.Generator de Analize şi Situaţii

19
Generatorul de Analize şi Situaţii, este modulul care oferă utilizatorului
posibilitatea sa-şi creeze în cateva minute propriile rapoarte, în funcţie de necesităţile de
informare şi de drepturile sale de acces la modulele aplicaţiei. Aceste rapoarte se stochează
şi pot fi accesate oricând ulterior.
Generatorul de Analize şi Situaţii poate fi folosit şi independent de AIS pentru generarea
de analize şi situaţii din orice altă aplicaţie care foloseşte baze de date relaţionale (SQL).

20
CAPITOLUL II. PREZENTARE S.C. ELECTRICA S.A.
2.1 Scurt istoric al S.C. Electrica S.A.

Bucureştiul a fost prima capitală din lume iluminată cu petrol lampant, în anul
1857. Se spune că din acel moment au inceput preocupările pentru modernizarea vieţii
publice din România, implicit şi a celei industriale. Anii respectivi au marcat începutul
avântului economic al ţării (anul 1938 este folosit ca referinţă pentru starea economică a
României înainte de schimbarea regimului de guvernământ) şi una din direcţii a fost
dezvoltarea energetică a ţării.

Treptat, în funcţie de volumul de muncă cerut şi dezvoltarea industrială a ţării


noastre, au fost puse în funcţiune capacităţi de producţie noi (hidrocentrale, termocentrale,
centrale electrice pe gaz, linii electrice de transport şi distribuţie etc.) care au condus la
inchegarea Sistemului Energetic Naţional; în zilele noastre, au ramas neelectrificate
aproximativ 300 de localităţi, reprezentând circa 2 % din totalul localităţilor din ţara.

Momente importante din istoria activităţii de distribuţie şi furnizare a energiei electrice:

• 1882, Bucureşti - se pune în funcţiune prima reţea de iluminat public din ţară
• 1884, Timişoara - se pune în funcţiune primul iluminat electric stradal din Europa
• 1887, Craiova - se realizează iluminatul electric al Teatrului Naţional
• 1894, Bucureşti - primele tramvaie electrice din ţară
• 1898, Bucureşti - ia fiinţă "Societatea Română pentru Intreprinderi Electrice
Industriale", care în 1921 devine "S.C. ELECTRICA S.A. - Societate Anonimă
Română"
• 1899, Iaşi - începe distribuţia publică de energie electrică în oraş
• 1902, Ploieşti - incepe distribuţia publică de energie electrică în oraş
• 1913 - prima cale ferata electrificată din ţară, pe ruta Arad - Ghioroc - Pincota -
Radna
• 1930 - 1931, Bucureşti - punerea în funcţiune a primei reţele electrice de distribuţie
pe stâlpi de beton armat din ţară
• 1939 - 1940, Snagov - punerea în funcţiune a primului cablu subacvatic

Există multe alte evenimente importante în construcţia şi dezvoltarea Sistemului


Energetic Naţional, acestea reprezentând realizări obţinute de-a lungul anilor de societăţile
comerciale apărute prin reorganizarea Ministerului Energiei Electrice, RENEL şi CONEL.
Trebuie amintită totuşi infiinţarea în 1909 a Muzeului Tehnic "Dimitrie Leonida" din
Bucureşti, inclus în 1965 în cadrul Ministerului Energiei Electrice aflat în momentul de
faţă în grija ELECTRICA S.A.

21
2.2 Cadrul general de organizare al sucursalei de distribuţie şi furnizare a
energiei electrice

În temeiul prevederilor art.107 din Constitutia României şi ale Hotărârii Guvernului


nr.138/2000 privind programul de restructurare în sectorul energiei electrice şi termice,
Guvernul României a hotărît, prin HG nr.627/31 iulie 2000, înfiintarea Societãtii
Comerciale de Distribuţie şi Furnizare a Energiei Electrice “Electrica” SA, cu sediul în
municipiul Bucureşti, str. Grigore Alexandrescu nr. 9, Sectorul 1, denumitã în continuare
“Electrica” – S.A.
Caracteristicile generale ale Electrica S.A. sunt urmatoarele:
* persoană juridică română, este organizată şi funcţionează în conformitate cu
dispoziţiile legale în vigoare şi cu statutul propriu prevăzut în anexa nr.5.1 la HG
nr.627/2000.
* are ca obiect principal de activitate distribuţia şi furnizarea energiei electrice,
precum şi exploatarea şi dezvoltarea sistemelor de distribuţie, telecomunicaţii şi tehnologii
informatice în corelare cu sistemele de producere şi transport, pe bază de licenţe conform
legii .
* poate desfăşura complementar şi alte activităţi conexe pentru susţinerea
obiectului principal de activitate, în conformitate cu legislaţia în vigoare şi cu statutul
propriu, cu condiţia că funcţionarea în siguranţă a Sistemului energetic naţional să nu fie
afectată .
* răspunde de funcţionarea instalaţiilor energetice proprii în condiţii de calitate,
siguranţă, eficienţă economică şi protecţie a mediului înconjurător .
* are organizate în componenţa sa 8 sedii secundare, cu statut de sucursală fără
personalitate juridică, care au în componenţă 42 de exploatări de distribuţie .
* este condusă de adunarea generală a acţionarilor şi de consiliul de administraţie .
* este înmatriculată în registrul comerţului sub numărul J 40 / 7425 / 2000 din data
de 10.08.2000 .
Capitalul social al “Electrica” – S.A. este detinut în întregime de statul român în
calitate de actionar unic, reprezentat de Ministerul Industriei şi Resurselor .
Sucursala de Distribuţie şi Furnizare a Energiei Electrice (SDFEE) funcţionează că
sucursală a Societăţii Comerciale de Distribuţie şi Furnizare a Energiei Electrice
“Electrica” – S.A si are urmatoarele caracteristici:
* nu are personalitatea juridică şi va efectua operaţiuni contabile până la nivelul
balanţei de verificare, în condiţiile Legii Contabilităţii nr. 82/91, cu modificările ulterioare.
* răspunde în faţa conducerii S.C. “ Electrica “ S.A. de îndeplinirea tuturor
atribuţiilor, responsabilităţilor şi competenţelor încredinţate de aceasta prin hotărâri şi
decizii de împuternicire.
* are că obiect principal de activitate distribuţia şi furnizarea energiei electrice,
precum şi exploatarea şi dezvoltarea sistemelor de distribuţie, telecomunicaţii şi tehnologii
informatice în corelare cu sistemele de producere şi transport, pe bază de licenţe conform
legii.
* poate desfăşura complementar şi alte activităţi conexe pentru susţinerea
obiectului principal de activitate, în conformitate cu legislaţia în vigoare şi cu statutul
propriu, cu condiţia că funcţionarea în siguranţă a Sistemului Energetic Naţional să nu fie
afectată.

22
* răspunde de funcţionarea instalaţiilor energetice proprii în condiţii de calitate,
siguranţă, eficienţă economică şi protecţie a mediului înconjurător.
* este condusă de o echipă managerială cu următoarea componenţă:

- directorul sucursalei, care îndeplineşte sarcina de conducere operativă a SDFEE şi


este subordonat directorului general al “ELECTRICA “- S.A.,
- directorul direcţiei distribuţie, informatică
- directorul direcţiei furnizare
- directorul direcţiei dezvoltare
- directorul direcţiei servicii energetice
- directorul direcţiei finanţe – patrimoniu

precum şi directorii Exploatărilor de Distribuţie şi Furnizare a energiei electrice


(EDFEE) din componenţa SDFEE .

2.3 Structura organizatorică a sucursalei de distribuţie şi furnizare a energiei


electrice

1. Director Sucursală, are în subordine directă următoarele compartimente:


- Serviciul resurse umane
- Compartimentul expertizare manageri şi indicatori de performanţă
- Serviciul juridic
- Serviciul control tehnic şi financiar
- Serviciul securitatea şi medicina muncii
- Biroul AQ-PM, conformitate furnizori
- Biroul relaţii publice
Totodată, directorul are în subordine exploatări de distribuţie şi furnizare a energiei
electrice

2. Director distribuţie informatică, cu următoarele compartimente în subordine:


- Serviciul operator distribuţie, urmărirea calităţii construcţiilor
- Serviciul PRAM, informatică de proces
- Biroul telecomunicaţii
- Serviciul coordonare dispeceri
- Biroul tehnic
- Serviciul MIS

3. Director furnizare, cu următoarele compartimente în subordine:


- Serviciul gestiune şi măsura energiei electrice, CPT
- Serviciul FEE, marketing şi relatii cu clienţii
- Serviciul aprovizionare
- Serviciul administrativ

4. Director dezvoltare, cu următoarele compartimente în subordine:


- Serviciul strategie, studii dezvoltare
- Serviciul investiţii – reparaţii:
- Serviciul energetic

5. Director servicii energetice, cu următoarele compartimente în subordine:


- Serviciul coordonare mentenanţă, instalaţii de distribuţie şi MHC
- Serviciul consultanţă, coordonare proiectare şi activităţi conexe
23
- Serviciul comercial, aprovizionare, administrativ
- Serviciul coordonare activitate auto, mecanic şef
- Biroul coordonare reparaţii echipamente energetice şi echipamente de măsură

6. Director finanţe - patrimoniu, cu următoarele compartimente în subordine:


- Serviciul financiar, decontări creanţe
- Serviciul contabilitate, bugete, centre de cost
- Biroul preţuri şi tarife, disciplină contractuală
- Biroul patrimoniu

2.4 Obiectul de activitate al sucursalei de distribuţie şi furnizare a energiei


electrice

S.D.F.E.E. are că obiect de activitate (conform HGR 627/2000, anexa nr. 5.1. art.6,
completat prin Hotărârea AGA nr.10 / iulie 2001 ):

• distribuţia energiei electrice, inclusiv în zonele libere ;


• proiectarea instalaţiilor energetice proprii şi ale terţilor ;
• furnizarea energiei electrice, inclusiv în zonele libere ;
• producerea de energie electrică în centrale proprii ;
• achiziţia de energie electrică ;
• dispecerizarea energiei electrice prin operator de distribuţie ;
• operaţiuni de import – export de energie electrică şi tranzitul de energie electrică
prin reţele proprii ;
• realizarea de investiţii pentru dezvoltări şi retehnologizări ;
• măsurarea energiei electrice ;
• achiziţia, comercializarea şi închirierea de aparatură de măsurare ;
• verificarea metrologică a echipamentelor de măsurare a energiei electrice ;
• montarea echipamentelor de măsurare a energiei electrice ;
• activitatea de microproducţie ;
• repararea echipamentelor electrice în ateliere proprii sau prin colaborări
(transformatoare de putere, maşini electrice rotative, întrerupătoare, separatoare etc.)
• executarea de lucrări noi, de separaţii, de modernizări sau de reparaţii, inclusiv
activitatea de service în instalaţii electrice de utilizare ale consumatorilor ;
• realizarea de instalaţii conexe reţelelor electrice ;
• realizarea de panouri publicitare ( neiluminate şi iluminate electric ) ;
• colaborarea cu agenţii economici de specialitate în domeniul telecomunicaţiilor sau
emisiilor radio – tv ;
• depozitarea şi desfacerea prin magazine proprii a materialelor pentru instalaţii de
alimentare cu energie electrică, a produselor electrocasnice şi electronice, inclusiv
asigurarea de service pentru aceste produse ;
• instruirea, testarea psihologică şi perfecţionarea personalului de specialitate
autorizat pentru proiectare, execuţie şi recepţie a lucrărilor la instalaţiile electrice ;
• executarea de lucrări în laboratoare de specialitate proprii privind protecţia,
raţionalizarea şi automatizarea instalaţiilor electrice ;
• defectoscopie şi profilaxie în reţelele de cabluri de joasă şi medie tensiune proprii
şi ale terţilor
• executarea de lucrări de montaj şi service la liniile electrice subterane de 110 kV
din gestiunea societăţii şi a altor agenţi economici ;
24
• executarea unor instalaţii pentru securitatea bunurilor şi a persoanelor ( instalaţii
antifurt, alarme etc. ) cu semnalizare la punctele cu personal permanent şi asigurare service
;
• elaborarea de norme, instrucţiuni şi regulamente privind activităţile specifice
desfăşurate ;
• operaţiuni de comision şi de intermediere ;
• expertize, testări, consultanţă, reparaţii, retehnologizări şi modernizări în domeniul
energetic ;
• audit, inspecţii, expertize, recepţii în domeniul calităţii produselor/serviciilor,
exploatării instalaţiilor ;
• cercetare – proiectare în domeniul său de activitate ;
• revizii şi reparaţii ale agregatelor şi instalaţiilor energetice, precum şi ale
dispozitivelor de lucru şi de mecanizare specifice ;
• modernizarea şi retehnologizarea instalaţiilor energetice existente, precum şi
extinderea automatizării ;
• întocmirea de programe, studii, analize şi audit pentru reducerea impactului
instalaţiilor energetice asupra mediului, rapoarte de expertiză, memorii tehnice, în vederea
obţinerii de autorizaţii în domeniul de activitate al societăţii ;
• eficientizarea utilizării energiei electrice şi termice şi realizarea la consumatori de
investiţii din fondurile proprii, în acest scop sau pentru înlocuirea energiei termice cu
energia electrică ;
• aprovizionarea tehnico – materială din ţară şi din import, necesară pentru
desfăşurarea activităţilor proprii ;
• participarea la târguri şi expoziţii interne şi internaţionale ;
• valorificarea materialelor rezultate din stocuri, reparaţii, demolări, casări, produse
secundare rezultate din activitatea de bază ;
• participarea că membru colectiv la organizaţii profesionale interne şi internaţionale
;
• desfăşurarea de activităţi specifice pentru utilizarea brevetelor şi a documentelor
privind protecţia proprietăţii intelectuale, pentru care societatea este titulară, coform
prevederilor legale
• măsurarea, aplicarea de tehnologii informatice şi de telecomunicaţii în unităţile
proprii, precum şi realizarea de sisteme proprii noi ;
• prestări de servicii în domeniul tehnologiilor informatice şi de telecomunicaţii
pentru cerinţele interne şi internaţionale ;
• proiectare, realizare şi service pentru sisteme informatice integrate pentru terţi ;
• elaborarea de programe software în domeniu ;
• transportul personalului propriu la / de la locul de muncă ;
• cooperare economică internaţională ;
• participarea cu capital, în condiţiile legii, la constituirea de societăţi comerciale,
împreună cu persoane fizice şi / sau juridice române ori străine de drept privat ;
• vânzarea, darea în locaţie şi închirierea de spaţii, terenuri şi bunuri ale societăţii
comerciale unor persoane fizice sau juridice, în condiţiile legii : cumpărarea, preluarea în
locaţie şi închirierea de spaţii, terenuri şi bunuri de la persoane fizice sau juridice, în
condiţiile legii ;
• editarea de publicaţii, lucrări tehnico – ştiinţifice specifice activităţilor pe care
societatea le desfăşoară ; executarea de tipărituri inclusiv imprimate în regim special ;
• organizarea de servicii publicitare pentru nevoi proprii sau pentru terţi ;

25
• executarea de revizii şi reparaţii ale autovehiculelor şi ale autoutilajelor speciale în
autobazele proprii ( revizii periodice, reparaţii curente, reparaţii capitale ) ;
• prestări de servicii pentru facturarea şi încasarea taxei de abonament pentru
posesorii de televizoare şi radio ;
• realizarea de studii topografice, trasări, cadastru, cartografie, geodezie şi
organizarea teritoriului prin atelierele de proiectare proprii, pentru necesităţi interne şi
pentru terţi ;
• efectuarea şi prestarea serviciilor de transport de mărfuri şi de persoane cu
mijloace proprii sau închiriate ;
• construcţia, administrarea, cumpărarea şi vânzarea de locuinţe, construcţia şi
administrarea de spaţii de cazare pentru personalul propriu în cămine de nefamilişti şi în
locuinţe de intervenţie ;
• realizarea de transport maritim, fluvial şi pe râurile interioare ;
• operaţiuni de leasing, conform legislaţiei în vigoare ;
• asigurarea pazei proprii sau în condiţii contractuale a obiectivelor din sistemul
energetic ;
• prestarea de activităţi de turism, agrement, agroturism, piscicultură, alimentaţie
publică şi activitate hotelieră prin valorificarea patrimoniului propriu pentru terţi şi pentru
personalul propriu ;
• tiparirea ziarelor ;
• alte activităţi anexe tipografiei ;
• fabricarea altor masini şi utilaje specifice ;
• fabricarea calculatoarelor şi a altor echipamente electronice ;
• producţia de receptoare de radio şi televiziune; aparate de înregistrare şi
reproducere audio şi video ;
• producţia de ceasuri ;
• producţia de energie electrică ;
• intermedieri în comerţul cu maşini, echipamente industriale, nave şi avioane ;
• intermedieri în comerţul specializat în vânzarea produselor cu caracter specific
neclasificate în alta parte ;
• intermedieri în comerţul cu produse diverse ;
• comert cu ridicata al altor produse, neclasificate în alta parte ;
• reparatii de articole electrice de uz gospodaresc ;
• alte mijloace de cazare ;
• restaurante ;
• activităţi ale agentiilor de turism şi asistenta turistica ;
• activităţi ale altor agentii de transport ;
• activităţi de televiziune ;
• activităţi de radiocomunicatii ;
• alte activităţi de telecomunicatii neclasificate în alta parte ;
• alte servicii de telecomunicatii, neclasificate în alta parte ;
• consultatii în domeniul echipamentelor de calcul ;
• activităţi legate de bancile de date ;
• întreţinerea şi repararea maşinilor de birou, de contabilizat şi a calculatoarelor ;
• alte activităţi legate de informatică ;
• cercetare şi dezvoltare în ştiinte fizice şi naturale ;
• activităţi de consultare pentru afaceri şi management ;
• activităţi de testări şi analize tehnice ;
26
• activităţi de secretariat, dactilografiere, multiplicare şi traduceri ;
• alte activităţi de servicii prestate în principal întreprinderilor ;
• alte forme de învăţământ ;
• orice alte activităţi pentru realizarea obiectului său de activitate, permise de lege.

2.5 Indicatori economici

S.C. Electrica S.A. are un capital social de 4.022.973 milioane lei. La începutul
anului 2003 societatea şi-a început activitatea cu o cifră de afaceri planificată de 7.715.600
mil. lei pentru ca la sfârşitul anului să înregistreze doar 6.995.520 mil. lei, rezultând o
pierdere în mărime absolută de 78.527 mil. lei. Rezultatul financiar negativ se datorează
unui volum al cheltuielilor mai mare decât al veniturilor înregistrate. Structura veniturilor
şi cheltuielilor aferente exerciţiului financiar din anul 2003 se prezintă astfel:

Venituri

 Venituri totale 7.089.028 mil lei, din care:


- Venituri – activitatea de exploatare: 6.995.520 mil lei
- Venituri – activitatea financiară: 5.127 mil lei
- Venituri – activitatea excepţională: 88.371 mil lei
 Pondere venituri 91,80%, din care:
- Venituri – activitatea de exploatare: 90,67%
- Venituri – activitatea financiară: 79,74%
- Venituri – activitatea excepţională: nu au fost programate

Cheltuieli

 Cheltuieli totale 7.151.666 mil lei, din care:


- Cheltuieli – activitatea de exploatare: 7.032.254 mil lei
- Cheltuieli – activitatea financiară: 19.864 mil lei
- Cheltuieli – activitatea excepţională: 99.548 mil lei
 Pondere cheltuieli 93,21%, din care:
- Cheltuieli – activitatea de exploatare: 90,67%
- Cheltuieli – activitatea financiară: 79,74%
- Cheltuieli – activitatea excepţională: nu au fost programate

Se observă că pe toate posturile de structură, cheltuielile au devansat veniturile, lucru


care se poate datora, în mare parte, lipsei sau slabei gestionări a resurselor. Astfel, atât în
activitatea de exploatare, cât şi în cea financiară si excepţională, s-au înregistrat pierderi,
care în mărime absolută arată astfel:
 Pierdere: - 78.527 mil lei
din care:
- activitatea de exploatare: - 52.623 mil lei
- activitatea financiară: - 14.737 mil lei
- activitatea excepţională: - 11.167 mil lei
Cele mai mari cheltuieli înregistrate au fost cele financiare care au devansat
veniturile în mărime relativă cu 563%.
Cu toate că, cheltuielile din activitatea excepţională nu au fost programate ele au
intervenit pe parcursul exerciţiului financiar cu urmatoarea structură:

27
Cheltuieli – activitatea excepţională: 99.548 mil lei
din care:
- majorări de intârziere aferente TVA: 28.591 mil lei
- majorări şi penalitaţi aferente impozitului pe profit: 2.733 mil lei
- impozit pe profit stabilit suplimentar: 2.261 mil lei
- TVA stabilit suplimentar: 1.024 mil lei
- majorări şi penalităţi aferente creditelor preluate prin protocol 56.940 mil lei

Pentrul riscul de diferenţă netă de curs valutar s-au constituit provizioane în valoare
de 15.228. mil. lei. Situaţia lor arată astfel:

 Provizioane pentru diferenţă netă de curs valutar: 15.228 mil lei


din care:
- Merill Lynch 3.304 mil lei
- BEI 1.8194 11.737 mil lei
- BIRD 187 mil lei

Pentru o demonstraţie mai riguroasă a cauzelor care au dus la pierderea înregistrată


de SC Electrica SA la sfârşitul anului 2003 se prezintă în continuare indicatorii concreţi de
la nivelul activităţii întreprinderii înregistraţi la încheierea exerciţiului financiar.

Tabel.nr. 2.1
Indicatori economico – financiari la 31.12.2003

INDICATORI U/M BACAU


Energie electrică facturată 2002 mil lei 2.496.963
Energie electrică încasată 2002 mil lei 2.239.621
Ponderea energieie incasate în % 90
energie facturată
Cheltuieli activitate proprie mil lei 333.488
SEN mil lei 1.599.990
Pondere SEN în total venituri % 0,76
Pondera cheltuielilor proprii în % 13
producţia marfă
Valoarea medie lunară a mil lei 248.847
încasărilor
Durata medie de recuperare a zile 73
creanţelor

28
Obiective pe anul 2004

 Reducerea CPT cu 0,5% faţă de anul 2003 reprezentând 273 MWh, respectiv 304
milioane lei
 Angajarea cheltuielilor proprii, corelat cu gradul de realizare a veniturilor
 Încadrarea în limitele stabilite de ANRE pentru standardele de performanţă în
activitatea de distribuţie şi furnizare
 Încasarea lunară a contravalorii energiei electrice în procent de cel puţin 95%
 Reducerea cu 20% a numărului de reclamaţii privind serviciul de distribuţie şi
furnizare
 Finalizarea implementării SAP în vederea gestionării riguroase a resurselor
 Implementarea sistemului OPEN – SGC în vederea reducerii ciclului citire –
facturare - încasare
 Certificarea sistemului integrat de management calitate - madiu
 Trecerea la standardele internaţionale de contabilitate

29
CAPITOLUL III. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI ERP-SAP R/3 ÎN
S.C. ELECTRICA S.A.

3.1 Despre soluţia ERP -,,SAP R\3”

SAP -- 30 de ani în E-Business

“56 000 de instalări. 1000 de parteneri. 21 de soluţii pentru întreprinderi, 10 milioane de


utilizatori”

SAP AG, companie germană cu sediul central în Walldorf, este a treia companie de
software din lume ca mărime şi cea mai mare companie din lume în domeniul produselor
software inter-enterprise. Systems, Applications, Products (SAP) produce, pe lângă
soluţiile integrate inter-enterprise, şi soluţii de colaborare e-business pentru toate
categoriile de industrie şi pentru toate pieţele majore. Fondată în 1972 de cinci ingineri de
sistem, foşti angajaţi IBM, SAP are acum peste 28.000 de angajaţi în mai mult de 50 de
ţări, echipa de dezvoltatori depăşind 5.400 de angajaţi în toată lumea. Nu mai puţin de
18.000 companii din peste 120 de ţări îşi administrează afacerile folosind SAP. SAP îşi
tranzacţionează acţiunile la câteva burse din lume, inclusiv la Bursa de la Frankfurt şi la
cea de la New York (NYSE).
SAP R/3 este componenta de ERP (Enterprise Resource Planning – Planificarea
Resurselor Întreprinderii) din portofoliul de produse SAP şi este cea mai cunoscută soluţie
ERP de pe piaţă. Datând din anii 70, R/3 este soluţia carea a adoptat ideea reunirii mai
multor funcţii de afaceri într-o singură aplicaţie rulând pe o singura bază de date.
Componentele principale ale unui sistem SAP R/3 sunt serverul pentru baza de date,
serverele de aplicaţii şi serverele de prezentare.
Pentru a-si pastra independenţa faţă de furnizorii de sisteme de operare şi de
sisteme de gestiune a bazelor de date relaţionale, SAP a dezvoltat foarte multe structuri
personalizate, adaptate la diversele soluţii existente pe piaţă. Astfel, serverul pentru
gestiunea bazelor de date poate folosi tehnologie Oracle, IBM DB2, Adabas, Informix,
Microsoft SQL Server, serverele de aplicaţii pot rula pe sisteme de operare Microsoft,
sisteme de tip UNIX (de la diversi furnizori) sau VMS. Serverele de prezentare folosesc un
protocol de comunicare propriu, care utilizează la nivel inferior TCP/IP. Clientul poate rula
partea de prezentare de pe diverse sisteme de operare, inclusiv de pe un simplu interenet
explorer.
Sistemul ERP SAP R/3 gestionează mai multe arii de interes precum logistica,
contabilitatea, resursele umane. Toate aplicaţiile de nivel utilizator (mai puţin cea de
salarizare) sunt localizate şi în limba româna, adaptările incluzând traducera meniurilor şi
modificarile specifice legislaţiei din România. În cazul achiziţionării serviciului de
mentenanţă, SAP AG, prin SAP România, furnizează prompt pachetele de program
necesare implementării oricărei schimbări legislative.
În versiunea comercializată curent, licenţele pentru sistemul ERP R/3 pot fi
achiziţionate sub forma setului de produse mySAP Business Suite. O licenţă de acest tip
oferă utilizatorului dreptul de a folosi, pe lânga sistemul ERP, şi alte produse SAP fără a
mai achiziţiona licenţele suplimentare. Sunt incluse aici produse că CRM (Customer
Relationship Management – gestiunea relaţiei cu clienţii), SCM (Supply Chain
Management – managementului canalului de furnizare / distribuţie), BW (Business
Warehouse), SAP Enterprise Portal .
30
Pentru buna funcţionare a oricărui produs SAP este necesară, pe lânga instalarea
propriu-zisă, şi configurarea sistemului astfel încât să se adapteze perfect proceselor de
afaceri utilizate de client. Această configurare este realizată de partenerii SAP.
Radix Company S.A. a devenit partener SAP în 2002 şi are statutul de General
Contractor şi de Service Partner. Având o echipă de oameni cu o pregătire tehnică (în
domeniul IT) şi economică de excepţie, Radix Company S.A. abordează proiectele de
implementare SAP cu maximă seriozitate folosind tehnologia de implementare
recomandata de SAP (Accelerated SAP – ASAP). Această tehnologie foloseşte instrumente
moderne de management de proiect urmărind pas cu pas toate elementele necesare unei
implementări de succes, luând în calcul experienţa de zeci de ani de implementari SAP.
Durata unei implementări, incepând de la pregătirea proiectului şi încheind cu darea în
funcţionare cu datele clientului (însoţită de suportul necesar) variază foarte mult funcţie de
gradul de complexitate al proceselor de afaceri analizate. că ordin de mărime se poate
considera durata totală a unui astfel de proiect de la şase luni la peste un an.
Dintre toate produsele oferite de SAP, în momentul de faţă Radix Company S.A. îşi
dezvoltă echipa de consultanţi concentrându-se pe implementări de sisteme ERP R/3, că
parte a pachetului mySAP.com, şi pe implementări de sisteme de enterprise portal.
Portalul SAP Enterprise oferă o interfaţă structurată, ierarhizată tematic, uşor de
accesat, cu o mare flexibilitate şi dinamică avand că ţintă comunităţile de tip corporaţie cu
acces personalizat şi permiţând în acelaşi timp integrarea altor aplicaţii web cu care
utilzatorul era deja familiarizat (de exemplu, SAP Portal Enterprise permite integrarea
facilităţilor portaluluiYahoo în interfaţa proprie), sau a altor aplicaţii de comunicaţii
mobile.
Privit că o replică la aplicaţii de tip portal public, SAP Portal Enterprise işi propune
cu precădere realizarea unui instrument virtual al schimbului de informaţii între membrii
unei comunităţi profesionale: directori, angajaţi, parteneri, clienţi, sau oricare alţi utilizatori
având interese comune mediului de afaceri respectiv. că sa exemplificăm doar una dintre
facilităţile oferite de SAP Portal, amintim aplicaţia de tip "SAP Collaboration Room" care
are la bază accesul unitar la informaţiile de interes comun diferitelor grupuri cu interese
comune în interiorul corporaţiei, alături de conceptul de "re-utilizare" a modulelor accesate
de diferite grupuri, plecând de la o bibliotecă impresionantă de "template"-uri. Astfel
iniţierea unui nou proiect, urmărirea lui, modificarea sarcinilor persoanelor implicate
devine o operaţiune rezolvabila în mai puţin de 15...20 minute. SAP oferă de asemenea
servicii şi aplicaţii de dezvoltare profesionale clienţilor care urmăresc să dezvolte aplicaţii
proprii pe platforma SAP Portal Enterprise (de tipul Portal Development kit). Un exemplu
în acest sens este portalul www.iviewstudio.com, care oferă unelte de dezvoltare pentru
aplicaţii proprii pe platforma SAP Portal Enterprise, lărgind în acest fel gradul de
flexibilitate şi integrare cu alte tehnologii al conceptului de Portal SAP.

3.2 Premizele implementării SAP R/3

S-a subliniat şi cu alte prilejuri, şi evoluţiile recente ale procesului de reformă prin
care a trecut şi va mai trece Electrica o demonstrează, că domeniile Distribuţiei Energiei
Electrice trebuie privite ca afaceri specifice ale proceselor de distribuţie, furnizare şi ale
activităţilor care asigură funcţionalitatea acestora, precum întreţinerea, reparaţiile şi
proiectarea mijloacelor, instalaţiilor şi echipamentelor electrice, infrastructura de
comunicaţii şi dotarea informatică.
Transmiterea informaţiilor este esenţială într-o afacere şi de aceea ea este o resursă
strategică utilizabilă în strategia de management.

31
În Strategia Electrica, şi că atare şi în Programele de Dezvoltare, se găsesc cuprinse
obiective care urmăresc utilizarea unui sistem informatic complex integrat, unic şi în timp
real, cu care să se asigure condiţiile pentru un management performant al tuturor
activităţilor specifice unei companii din domeniul Distribuţiei şi Furnizării Energiei
Electrice.
În acest sens, Hotărârile că 2/3555/20.03.2002 şi AGA 13/4551/20.03.2002ale S.C.
Electrica S.A. au stabilit că Sistemul Informatic de Management SAP să fie utilizat pentru
conducerea activităţilor în toate entităţile din domeniul Distribuţiei, Furnizării şi a
Întreţinerii şi Reparaţiilor Instalaţiilor Electrice, utilizându-se, pentru finanţare, un credit
furnizor.
Implementarea SAP se va efectua de IBM România, în calitate de antreprenor general,
conlucrându-se cu specialişti şi firme abilitate în astfel de proiecte. Proiectul are sprijinul
Reprezentanţei SAP în România – director Valentin TOMŞA, şi a conducerii Companiei
SAP-AG, Zona Europa Centrală şi de Est, director Wolfgang Kastenhofer şi se
concretizează prin informarea periodică a stadiului proiectului şi analiza necesităţilor şi a
soluţiilor corespunzătoare pentru resursele SAP (licenţe, consultanţă, expertize, schimb de
experienţă etc.) utile reuşitei implementării şi trecerii în productiv.
Deciziile că şi AGA vin să normalizeze o situaţie de fapt, înlocuind multitudinea de
aplicaţii informatice, care sunt utilizate în Filialele şi Sucursalele Electrica, printr-un sistem
informatic de management, unic şi folosind acelaşi model logic ce algoritmează procesele
decizionale specifice activităţilor de Distribuţie, Furnizare şi Întreţinere-Reparaţii şi
Servicii Energetice.
Sistemul SAP va asigura o gestiune corectă adevărată şi în timp real, creindu-se
condiţiile pentru analiza diverselor scenarii de organizare şi funcţionare într-un mediu de
piaţă concurenţial, în continuă schimbare.
Utilizarea unui astfel de sistem permite un dialog de afaceri inteligibil şi eficient cu
partenerii europeni dar şi interni, furnizori sau clienţi, pentru că SAP a devenit un
instrument practic universal pentru sectorul energetic şi al altor ramuri economice, cel
puţin din spaţiul european.
Racordarea, pe această cale, la valorile de management european, cu efectele
scontate în gestionarea veniturilor şi costurilor societăţilor din domeniul specific
activităţilor noastre, crează, în plus, şi efecte de imagine pozitivă şi de creştere a valorii de
piaţă a societăţilor.
Sistemul informatic SAP, un sistem exact şi care asigură transparenţa totală a
operaţiunilor tehnice, comerciale, financiare şi structurale, schimbă mantalitatea şi
atitudinea întregului personal al organizaţiei, de la top management până la executanţi,
fiind, din acest punct de vedere, generatorul unui proces complex de schimbare şi de
transformare a conceptului de calitate într-o realitate aplicată.
Folosirea SAP, că instrument managerial de lucru şi de concepţie şi verificări
privind adaptarea arhitecturii organizaţionale la cerinţele pieţei, face imposibilă
convieţuirea noii culturi a organizaţiei cu mentalitatea că „merge şi aşa” şi că „la noi (în
România sau în Electrica) nu e nevoie de astfel de metode şi tehnici de management
exacte, fiind prea.nemţeşti”.
Încă din această fază de prezentare şi organizare a Programului de Implementare a
Sistemului Informatic de Management (SAP şi celelalte componente) în Electrica- Filiale,
Sucursale şi Agenţii – trebuie să se sublinieze că pentru reuşită (obligatorie!) este nevoie,
în primul rând, de schimbarea radicală de mentalitate şi atitudine şi de implicarea totală a
factorilor decizionali ai top managementului (Directori Generali, directori, ingineri şefi şi
şefi contabili). Se consideră, fără nici o exagerare, că întregul complex de acţiuni ce se va
derula constituie o piatră de încercare care va proba calităţile şi capacităţile manageriale ale

32
celor numiţi în prezent (deşi nu cu decizii definitive) să conducă Filialele, Sucursalele şi
Agenţiile Electrica.
Se consideră că momentul ales, prin deciziile AGA, este deja unul limită, fiind
practic imposibil să se obţină performanţe manageriale şi concordanţe cu obiectivele
naţionale de integrare europeană, concretizate în acest caz prin deschiderea Capitolului
„Energie”, în condiţiile păstrării actualei situaţii din Electrica (Filiale, Sucursale şi Agenţii)
privind metodele şi tehnicile informatice utilizate.
Aceste raţiuni impun o anumită logică a derulării proiectului şi o implicare fără
menajamente, justificând astfel etapele care vor fi parcurse în continuare, privind
organizarea şi evaluările periodice.

3.1.1 Etape în procesul de pregătire a datelor în vederea preluării lor în sistemul R/3

Pe parcursul implementării sistemului R/3 activitaţile de pregătire a datelor


reprezintă un volum important din activităţile proiectului. Studiile efectuate arată că acest
volum poate merge până la 40% din întregul buget de timp. Drept urmare atenţia care
trebuie acordată acestei activităţi trebuie să fie foarte mare pentru a asigura resursele
necesare (umane, logistice, de timp) iar planificările stabilite trebuie urmărite pentru a
evita, pe cât posibil, orice fel de întârzieri.
Trecerea la o aplicaţie unică folosind input-uri de date din aplicaţii diverse
reprezintă o provocare dar, în acelaşi timp, şi o oportunitate de a curata datele existente de
informaţii redundante şi eronate. O alta faţetă a folosirii unui sistem informatic integrat o
reprezintă şi completarea datelor existente cu date care nu erau folosite în aplicaţiile vechi,
date insă necesare pentru funcţionarea sistemului în condiţiile gândite de echipa de proiect.
Aceste date, alaturi de cele posibil a fi extrase din aplicaţiile actuale, vor trebui culese în
formatul cerut prin specificatiile de conversie.
Un sistem informatic integrat prezinta şi alte caracteristici care impun o disciplina
obligatorie în gestionarea datelor pentru a evita coruperea acestora. Una dintre aceste
caracteristici este accesul în sistem al unor utilizatori care nu cunoşteau o aplicaţie
informatică sau erau implicaţi foarte puţin în intreţinerea acestora, caracteristică care
reprezintă o provocare dar şi un risc dacă la data trecerii în producţie aceşti utilizatori nu au
cunoştinţe de lucru cu calculatorul. O alta caracteristică este accesul selectiv la datele din
sistem, acces determinat de profilele de autorizare. în ultimă instanţă o altă caracteristică,
specifică Electrica, este folosirea unui nomenclator unic de materiale pentru materialele
gestionate central şi a unui plan unic de conturi funcţie de apartenenţa la o unitate sau alta.
Ţinând cont de toate aceste informaţii se va încerca stabilirea unei strategii pentru
pregătirea datelor în vederea preluării lor în sistemul R/3 dar şi de a stabili responsabilii cu
această activitate precum şi atribuţiile acestora.

Echipele de master data

Pentru pregătirea datelor vor fi stabilite echipe de master data în funcţie de tipul de date
care trebuie convertite pentru fiecare unitate organizatorică nivel sucursală şi agenţie. Este
posibil ca anumite tipuri de date să nu fie posibil a fi extrase din aplicaţiile actuale nefiind
intreţinute în acestea (ex: echipamentele). De aceea se vor stabili câteva reguli privitoare la
modul de organizare.
1. Echipele se vor organiza funcţie de tipul de date care trebuie pregătite (ex: o echipa
care se va ocupa de nomenclatorul de clienţi şi de soldurile clienţilor)

33
2. În componenta echipei va fi responsabilul cu pregătirea datelor, unul sau maxim doi
angajaţi din cadrul Electrica care culeg date în aplicaţiile respective (viitorii
utilizatori finali).
3. În cadrul echipelor care vor pregăti date care pot fi extrase din aplicaţiile actuale
responsabil va fi programatorul care are în responsabilitate aplicaţia respectivă.
4. În cadrul echipelor care vor pregăti date care nu pot fi extrase din aplicaţiile actuale
responsabilul va fi şeful de departament care are în subordine activitatea respectivă.
5. Coordonarea echipelor de master data de la nivel de sucursală şi agenţie va fi
asigurată de către şefii de MIS.
6. Utilizatorii experţi pe modulele respective vor urmări că termenele stabilite pentru
pregătirea datelor să fie respectate şi vor verifica şi valida datele transmise spre
preluare în sistem. ca urmare a acestui fapt vor fi preluate în R/3 doar fişierele care
vin din partea utilizatorilor experţi.

Tipuri de date

În sistemul R/3 vor fi preluate urmatoarele tipuri de date:

1) nomenclator de clienţi şi solduri clienţi (nu casnici)


2) nomenclator de furnizori şi solduri furnizori
3) nomenclator de echipamente
4) nomenclator de materiale şi stocuri de materiale
5) nomenclator de servicii
6) mijloacele fixe şi solduri pentru acestea
7) obiecte de inventar în folosintă
8) solduri conturi de Carte Mare
9) date personal şi salarizare

Etape în pregătirea datelor

În decursul proiectului de rollout Moldova vor exista trei momente pentru care vor
trebui pregatite date. Acestea sunt:

a. Testele unitare
b. Testele de integrare
c. Trecerea în producţie

a.Testele unitare

Se va trece la efectuarea testelor unitare (testarea configurării prin efectuarea de


tranzacţii). Pentru aceste teste se vor introduce manual date de baza pentru toate tipurile de
date. Introducerea acestor date se va face în strânsă legătură cu consultanţii de modul. Nu
se vor prelua solduri.

b.Testele de integrare

Vor avea loc testele de integrare. Testele de integrare vor cuprinde şi o testare a
programelor de preluare dezvoltate de IBM si, implicit, a programelor de conversie

34
dezvoltate de programatorii Electrica pentru pregătirea datelor în formatul cerut în
specificaţtiile de conversie.
Ca urmare pentru aceste teste s-a stabilit efectuarea unei preluari integrale de date . Datele
preluate vor trebui să reconstituie balanţa contabila a doua dintre sucursalele şi a doua
dintre agentiile din sistem. Celelalte sucursale şi agenţii au datoria de a incheia activităţile
cuprinse în planul de proiect în vederea lămuririi problemelor care există.

c.Trecerea în producţie

În cadrul desfăşurării proiectului de implementare rollout R/3 ultima etapa o


reprezintă trecerea la operarea productivă. în afară de condiţiile de ordin tehnic
(comunicaţii, calculatoare) şi de cele de instruire în operarea sistemului a utilizatorilor
finali această etapă poate demara doar după preluarea datelor în sistem.
La acest moment, al preluării datelor, trebuie să se fi rezolvat absolut toate problemele
apărute la testele de integrare. De asemenea datele pregatite pentru testele de integrare vor
reprezenta o bază în pregătirea datelor pentru trecerea în producţie în sensul că o pregatire
corectă a datelor pentru teste va uşura munca de verificare şi curăţire a datelor pentru
trecerea în producţie pentru cele doua sucursale şi cele doua agenţii.
Celelalte sucursale şi agenţii au datoria de a verifica lunar integritatea datelor şi de a
efectua în timp util curatarea acestora în vederea pastrării consistenţei informaţiilor.

3.1.2 Procedura de curăţare a datelor

Pentru preluarea datelor folosite la testele de integrare şi la trecerea în producţie


prima activitate care trebuie desfăşurată este curăţirea acestora. În aplicaţiile actuale există
multe situaţii în care datele gestionate nu mai sunt folositoare şi care incarcă inutil bazele
de date existente. Trecerea la un sistem informatic integrat, aşa cum s-a mai spus, oferă
oportunitatea de a prelua doar date folositoare activităţii organizaţiei, asigurând garanţia
integrităţii şi consistenţei acestora.
Activitatea de curăţire a datelor este necesară pentru a elimina datele redundante şi datele
care nu mai sunt de actualitate, pentru a identifica datele care trebuie reglate în aplicaţiile
vechi precum şi pentru a realiza reconcilierea între aplicaţiile actuale şi valorile din
balantă.

Datele redundante se pot prezenta sub diverse forme. Se dau câteva exemple:
• Coduri duble (multiple) de furnizori
• Coduri multiple de materiale
• Coduri duble (multiple) de clienţi
În general aceasta situaţie nu este atât de des întâlnită însă este recomandabil că astfel de
reglări să se facă înainte de preluarea datelor în R/3.

Datele care nu mai sunt de actualitate se prezintă, în general, sub forma de coduri de
clienţi, furnizori, materiale pe care nu au mai fost efectuate înregistrări de mai mult timp.
Aceste date nu vor fi convertite pentru preluare în R/3. De asemenea cazul obiectelor de
inventar sau al mijloacelor fixe casate în aplicaţiile vechi nu vor fi pregatite pentru preluare
în R/3.
Reglarea anumitor date din aplicaţiile vechi se referă la situaţii de genul materialelor cu
mişcare lentă, materiale care nu mai sunt folosite în activitatea curentă. Aceeaşi situaţie
apare la obiectele de inventar şi mijloacele fixe propuse pentru casare. Identificarea
35
acestora şi declasarea respectiv casarea lor inainte de trecerea în producţie reprezintă
rezolvarea acestei situaţii. Acest lucru va uşura trecerea în producţie prin evitarea
multiplicarii inregistrărilor în perioada respectivă.
De asemenea în aceeaşi situaţie sunt soldurile de furnizori sau clienţi care nu mai au
inregistrări de o buna perioadă de timp şi pentru care se va proceda la reglarea lor în
aplicaţiile vechi. O alta posibilitate poate fi existenta unor sume nelămurite în conturi
diverse, valori recomandabil a fi reglate în aplicaţiile vechi.
În această fază, de analiză a datelor, există posibilitatea să fie identificate diferenţe între
valorile conturilor din balanţa şi cele din aplicaţiile informatice (în această situaţie intră şi
diferenţele între valorile de amortizate din balanţă şi cele din aplicaţiile de mijloace fixe).
în R/3 se vor prelua valorile din balanţă aşa că este obligatorie realizarea reconcilierii între
valorile acesteia şi cele din aplicaţii acolo unde este cazul. Este situaţia care necesită de
obicei alocarea unui buget de timp destul de important deoarece identificarea erorilor
implică verificarea unui număr important de documente şi inregistrări.

Este posibil ca exemplele furnizate să nu fie exhaustive. De aceea, dacă responsabilii de


aplicaţii şi departamentele implicate în utilizarea acestora, identifică şi alte situaţii aceştia
vor lua legatura cu consultanţii IBM în vederea rezolvării cât mai urgente a problemelor
respective.

3.1.3 Procedura de pregătire a datelor

În vederea preluării datele vor trebui pregătite în forma cerută de specificaţiile de


conversie.
Este obligatorie citirea şi consultarea acestor specificaţii deoarece regulile stabilite
în aceste documente respectă configurarea sistemului şi asigură consistenţa preluării.
Multe din erorile apărute în pregătirea fişierelor s-au datorat nerespectării acestor indicaţii.
de aceea pentru orice nelămurire responsabilii cu pregătirea datelor din toate unitatile
cuprinse în rollout au obligatia de a lua legătura cu partenerii sau consultanţii IBM.
fişierele vor fi livrate pentru preluare în format excel.
La acest subcapitol se au în vedere trei situaţii speciale în cazul Electrica.Este
posibil ca, în funcţie de specificul fiecarei subunităţi, să apară şi alte situaţii. acestea sunt:

A. Modul de evaluare al materialelor – preţ standard în aplicaţiile actuale


B. Echipamente
C. Obiecte de inventar în folosinţă

A. Modul de evaluare al materialelor – pentru a uşura conversia şi preluarea datelor privind


stocurile de materiale acolo unde aplicaţiile actuale folosesc pretul standard ele vor trebui
modificate pentru a calcula preţul mediu ponderat. R/3 calculează acest preţ mediu
ponderat în timp real (orice noua recepţie modifică preţul mediu al materialelor).

B. Echipamente – situaţia cea mai probabilă în cazul echipamentelor este că aceste date nu
există la această dată în format electronic. De aceea pentru pregătirea acestor fişiere, în
vederea asigurării consistenţei informaţiilor furnizate, va fi necesară o conlucrare între şefii
de departamente şi echipa care va pregăti aceste date.

C. Obiecte de inventar în folosinţă – ca şi în cazul echipamentelor este posibil ca anumite


date cerute în specificatiile de conversie pentru obiectele de inventar să nu existe în
aplicaţiile actuale. De aceea pentru pregătirea acestor fişiere, în vederea asigurării
36
consistenţei informaţiilor furnizate, va fi necesară o conlucrare între sefii de departamente
şi echipa care va pregăti aceste date.

Pentru a urmări mai uşor activităţile de pregătire a datelor se anexeaza un document


în care vor fi centralizate toate informaţiile privind tipul de date care vor fi preluate,
numele aplicaţiilor actuale, responsabilii, modulele de care aparţin aceste date. Acest
document va fi completat în perioada urmatoare şi va fi consolidat la nivel de FDFEE şi
SISE Moldova.

3.1.4 Procedura de verificare a datelor

Datorită volumului foarte mare de date care vor trebui preluate şi pentru a eficientiza
preluarea toate datele vor fi verificate urmărind următoarele criterii:
• Numărul de înregistrări în cazul nomenclatoarelor
• Valorile cantitative şi valorice ale stocurilor de materiale să fie în conformitate cu
balanţa
• Valorile soldurilor şi ale poziţiilor deschise furnizori, clienţi şi Carte Mare să fie
în corespondenţă cu balanţa
• Numărul mărcilor să fie egal cu al angajaţilor
• Valorile din fişierele pentru interfeţe să fie în corespondenţă cu datele din
aplicaţiile actuale

Orice neconcordanţe care vor apărea pot determina întârzieri apreciabile în cazul preluării
punând în pericol data de trecere în producţie, cu implicaţii directe în volumul de muncă al
utilizatorilor finali în vederea recuperării decalajului de timp. De aceea responsabilitatea
şefilor de MIS, care în această activitate vor trebui să aibă susţinerea departamentului
financiar-contabil, în verificarea acestor date este foarte mare.

3.1.5 Procedura de validare a datelor

Pentru a evita orice preluare a unor fişiere greşite absolut toate datele care se vor
transmite partenerilor şi consultanţilor IBM vor trece obligatoriu printr-o procedură de
validare.
Responsabili pentru această validare sunt, în prima fază, şefii de MIS aceştia
asigurând prin aceasta acţiune că datele sunt corecte din punctul de vedere al unităţii
respective. În faza a doua responsabili pentru validarea datelor sunt utilizatorii experţi care
vor trebui să asigure prin această acţiune că datele au fost reverificate şi ele corespund cu
datele din balanţele unităţilor dar şi cu cele din balanţa centralizatoare.
Abia dupa validarea datelor de către utilizatorii experţi fişierele vor fi transmise pentru
preluare. În acest moment va fi încheiat, dupa modelul din proiectul pilot, un protocol de
predare-primire al fişierelor.

37
3.3 Prezentare generală sistem SAP R/3

Gestionarea principalelor arii de interes da la nivelul întreprinderii de către sistemul


ERP-SAP R/3 este prezentată în continuare:

Prezentare

Mesaj
SD
Sales &
FI
Financia
e
Distributio l
MM n Account.CO
Material
Controlling
s
PP Mgmt. TR
Productio Treasur
n
Planning SAP y
Mngmt. Apli Apli-
QM R/3 PS - caţie
Quality
Manage-
BASIS Projec caţie
t
ment PM WFSystem
Plant Workflow
Main- HR IS
tenanceHuman Industry
Resource Solution
s s

Mesaj
e
SGBD

Figura.nr. 3.1 Gestionarea principalelor activităţi


ale întreprinderii

38
SAP R/3 – procese economice integrate

Procesele economice integrate-componente ale sistemului integrat de gestiune a


resurselor întreprinderii(SAP R/3)-sunt prezentate in figura nr. 3.2.

Capital investiţii Costuri Numerar


termen lung termen scurt

Resurse de capital

Procese logistice

Aprovizionare Producţie Vânzări Servicii

Client

Furnizor
Resurse materiale
Personal Echipament

Resurse de capacitate

Figura.nr.3.2 Procesele economice integrate în sistem

39
Sistemele de gestiune integrată a resurselor întreprinderii, SAP R/3, în forma lor
generală se prezintă astfel:

SM
PP
Contracte
SD Comenzi
Produse
Vânzări
Comenzi de
Distribuţie
Facturare producţie
Liste de PM
materiale Intr. prev.
Fişe tehnologice Inspecţii
Centre de lucru Reparaţii
MM Rep. capitale
Achiziţii
Stocuri QM
Verificare
facturi Planif. Insp.
Efectuare
inspecţii

FI Contabilitate CO AA Mijl. fixe HR


Costuri
Costuri Personal
Financiară

Figura.nr.3.3 Sistemele de gestiune integrată

În cadrul sistemului de gestiune integrată SAP R/3 se observă că procesele


economice integrate sunt interdependente, adică işi furnizează una celeilalte resursele
necesare desfăşurării normale a activităţii.

40
..........................PRINCIPALELE ELEMENTE LA UTILIZAREA UNUI SISTEM SAP R/3 SUNT
URMĂTOARELE :

Navigarea în sistemul
SAP R/3

Logarea în sistemul
SAP R/3

SAP GUI
Interfaţa grafică cu
utilizatorul

Rapoarte în sistemul
SAP R/3

Tipărire din sistemul


SAP R/3

Figura.nr.3.4 Elemente de utilizare a sistemului SAP R/3

41
Navigarea în sistemul SAP R/3

Noul meniu standard SAP Easy Access sau meniul de utilizator este punctul de intrare
specific-utilizator în sistemul SAP.

Figura.nr.3.5 Exemplu de interfaţă a meniului standard

Meniul de utilizator conţine doar acele poziţii – cum ar fi tranzacţii, rapoarte şi adrese Web
– de care este nevoie pentru îndeplinirea sarcinilor zilnice.
Dacă administratorul dumneavoastră de sistem a definit un meniu de utilizator, acesta va
apărea când are loc logarea la sistem.

42
Utilizarea ariei de navigare
Se pot extinde şi restrânge meniurile în aria de navigare alegând sageţile dropdown din
stânga poziţiilor din meniu, ca în exemplul de mai jos:

Figura.nr.3.6 Exemplu de interfata a ariei de navigare

Pentrua deschide o aplicaţie în aria de navigare:

• Se dă dublu-clic pe ea, sau


• Se alege Enter, sau
• Se alege Edit  Executie

Pentru a rula o aplicaţie într-o nouă sesiune,se alege Edit  Execuţie în fereastra nouă.

Logarea la sistemul SAP R/3

Înainte de utilizarea sistemului R/3, trebuie să aiba loc logarea Dupa terminarea utilizării
sistemului SAP, utilizatorul se deconectează. La prima logare şi la intervale regulate, după
aceea, trebuie schimbată parola.

43
Indiferent de sarcinile pe care efectuate in sistemul SAP, întotdeauna va trebui deschis şi
închis sistemul SAP.

• Sistemul SAP se deschide selectând iconul de logare de pe desktop.


• Are loc logarea la sistemul SAP.
• Dacă aceasta este prima logare, va trebui schimbată parola iniţială asigurată de
administratorul de sistem. dacă nu e prima logare, se poate să avea nevoie de
schimbarea parolei în concordanţă cu politicile de siguranţă ale companiei .
• După terminarea lucrului cu sistemul SAP, utilizatorul se deconectează.

Logarea pentru prima dată

Înainte de prima logare, administratorul de sistem va da o parola iniţială. În timpul


procesului de logare, trebuie creată o noua parolă,stiuta doar de utilizator . După aceasta,se
va folosi aceeasi parola.la fiecare logare
Pentru logare, trebuie mai întâi deschis Meniul SAP Logare dând dublu clic pe iconul său

După pornirea sistemului SAP, primul ecran apărut este cel de logare (în acest caz, cu titlul
SAP R/3).

Figura.nr.3.7 Interfaţă a ecranului de logare

În acest ecran se va completa câmpul “User” cu numele utilizatorului şi în câmpul


“Parolă” se va introduce parola dată de administrator. Apasând butonul “Parolă noua” se
va putea introduce parola utilizatorului, care va fi utilizată de acum înainte.

Logarea
Înainte de logare utilizatorul trebuie să se asigura că îsi cunoaşte:

• Numărul de client
• ID-ul de utilizator
• Parola

44
Dacă se doreşte să se lucreze în altă limba decât engleza, utilizatorul trebuie să se asigure
că ştie cheia de limbă pentru limba dorită. Pentru mai multe informaţii, trebuie contactat
administratorul de sistem.

Figura.nr.3.8 Interfaţă grafică-opţiuni de limbă

Deconectarea
Se poate deconecta de la sistemul SAP din orice ecran.

1. Din bara de meniu, se alege Sistem Log off.


2. Se apasă butonul din colţul din dreapta sus al ecranului (dacă este doar o sesiune
deschisă).

Va aparea căsuţa de dialog Log off (după cum se vede aici), care informează că orice
date care nu au fost salvate încă se vor pierde la deconectare.

Figura.nr.3.9 Optiune de salvare înaintea deconectării

3. Dacă utilizatorul nu este sigur că a salvat toate datele şi nu mai vrea să se deconecteze,
se alege Nu. Se va reveni la ecranul în care se lucrează.

Dacă utilizatorul este sigur că a salvat toate datele dorite, se alege Da. Toate sesiunile
din sistemul SAP se închid. Utilizatorul s-a deconectat cu succes.

SAP GUI
45
Interfaţa grafică cu utilizatorul (SAP GUI ) constă în caracteristici tehnice care
permit să se facă schimb de informaţii cu Sistemul SAP ( introducând date, alegând funcţii,
şi aşa mai departe). Pentru Varianta 4.6, SAP a facut schimbări considerabile în design-ul
SAP GUI.

Caracteristicile remodelate includ:


• Fonturi de text şi culori
• Scheme de culoare
• Setări de sunet şi de animaţie
• Opţiuni adiţionale pentru prezentare de date.

Noul SAP GUI este alcătuit din 2 arii principale de ecran :


• Antet ecran
Antetul ecranului este alcătuit din:
• Bara de meniuri
• Bara de unelte standard
• Bara de titlu
• Bara de aplicaţii
• Corpul ecranului

46
Corpul ecranului este zona dintre antetul ecranului şi bara de status.
Elementele unei frestre SAP tipice apar dedesubt:

Bara de meniu Toolbar standard Bara de titlu Bara de aplicaţii


Banner
Antet ecran

Corp

Bara de stare

Figura.nr.3.9 Elementele unei ferestre SAP

47
Paşi într-o Sarcina Tipică în Sistemul SAP R/3

În Sistemul SAP, o sarcină constă într-unul sau mai multe ecrane pe care introduc
date. Unele sarcini tipice pot să creeze registre de clienţi, să introducă facturi, sau să creeze
documente de vânzări.
Pentru a executa o sarcină în Sistemul SAP, de obicei:
1. Se alege sarcina la care se vrea să se lucreze, din meniu sau cu ajutorul
codului de tranzacţie.

Figura.nr.3.10 Meniu de sarcini


2. Se introduc date în ecranul iniţial al sarcinii .

Fiecare ecran conţine câmpuri de intrare în care se introduc date. Unele câmpuri cer intrări
(cele în care apare bifa ), altele nu.

Figura.nr.3.11 Meniu câmp de intrare

3. Se merge la ecranul următor, apăsând tasta Enter sau butonul .

48
Când se merge la ecranul următor, sistemul SAP depozitează temporar datele care tocmai
s-au introdus.
Se poate dori să se anuleze, sau să se şteargă datele abia introduse. De exemplu, lipseşte o
parte din datele necesare şi nu se poate merge mai departe până când nu sunt localizate.
Pentru a anula toate datele abia introduse într-un ecran, se alege sau Edit -> Cancel.
Sistemul scoate datele din ecranul curent, închide ecranul curent şi duce înapoi la ecranul
precedent. În funcţie de situaţie, sistemul poate să afişeze o căsuţă de dialog care invită la
confirmarea acţiunii.

4. Se introduc date în ecranul următor al sarcinii .


Se poate:
• Întoarcerea la ecranul precedent pentru a face schimbări
• Saltul peste ecranele care nu sunt cerute
• Se merge la o sarcină asemănătoare pentru a lua informaţii sau pentru a completa
ecrane adiţionale
5.Se repetă paşii 3 şi 4 până când toate ecranele care alcătuiesc sarcina sunt
completate

6. Se salveaza datele pentru întreaga sarcină (se alege sau se apasă CTRL+S).
Sistemul salvează datele din toate ecranele pe care completate.

Pentru a încheia o sarcină:

1. în bara de unelte standard, se alege sau se apasă Shift + F3.


Dacă datele sunt deja salvate, sau dacă nu sunt de loc date, sistemul încheie sarcina şi
se întoarce la ecranul iniţial al aplicaţiei.
2. dacă au fost introduse datele în timp ce se lucra în această sarcină, dar nu sunt salvate
încă, sistemul afişează o căsuţă de dialog care invită la salvarea datelor.
• Pentru a salva datele şi pentru a încheia sarcina, se alege Da.
• Pentru a încheia sarcina fără a salva datele, se alege Nu.
• Pentru a întoarcerea la sarcină, se alege Anulare.

49
Rapoarte
Când se lucrează în Sistemul SAP, pentru a accesa informaţii din baza de date
trebuie să se acceseze rapoarte.

În această documentaţie, raport se referă la programul de raport, iar lista se referă


la ieşire- adică la rezultatele raportului.
Unele rapoarte afişează informaţii; altele permit analizările.
Dacă un raport nu este disponibil direct din sarcina în care se lucrează, el poate fi executat
începând funcţia de Raportare.
1. Din bara de meniuri a ecranului iniţial SAP Acces Rapid, se alege Sistem ->
Servicii -> Raportare.
Apare ecranul raport selecţie:

Figura.nr.3.12 Interfaţă execuţie program


2. În câmpul Program, se introduce numele raportului.

3. Se alege Execută.

Sistemul afişează ecranul cu criterii de selecţie.


4. Se introduc criteriile de selecţie.
Pentru a accesa criteriul de selecţie folosind o variantă, se poate alege o variantă din
lista drop down cu intrări posibile. Această listă conţine intrări numai dacă iniţial au
fost create variante.

5. Pentru a iniţia raportul, se alege din Program -> Execută.

Sistemul execută raportul şi afişează lista care rezultă.


Dacă se primeşte mesajul Nu există date, se verifică încă o dată criteriul utilizatorului
de selecţie, inclusiv Data De la/ până la.

Afişare şi Printare Liste de Raport

Pentru a afişa o listă:


1.Se execută raportul din sarcina utilizatorului sau din meniul Sistem.

50
2.În ecranul cu criterii de selecţie, se introduc criteriile de selecţie în câmpurile de intrare
potrivite.
Pentru a introduce criteriile utilizatorului de selectie folosind o variantă, se poate selecta o
variantă din lista dropdown cu posibile intrări.
3.Din ecranul cu criterii de selecţie, se alege Program -> Execută.
Apare lista. Mai jos se vede un exemplu:

Figura.nr.3.13 Interfaţă ctiterii de selecţie

Tipărirea din sistemul SAP

Utilizând sistemul SAP output se pot tipări mai multe feluri de documente – inclusiv
comenzi de aprovizionare, facturi, note de livrare, state de plată, e-mail-uri şi liste de
rapoarte – pe dispozitive output cum ar fi imprimante sau faxuri.
Când se doreşte efectuarea ieşirilor de date online sau în background, sistemul output
SAP crează documentul prin generarea:

1. Unei cereri de spool care în mod normal conţine date independente de dispozitiv
2. Unei cereri de output care este folosită pentru a trimite datele dispozitivului de
output respectiv

Pentru a tipări documentele direct, se alege Tipărire imediată pe ecranul de tipărire.


Dacă se doreşte doar vizionarea datelor unui document, nu se selecteazaă această casuţa de
dialog. Se pot afişa aceste date în controlorul output.
Dacă se alege Tipărire (sau Sistem Lista  Tiparire) într-o sarcină SAP, sistemul
afişează de obicei un Ecran de tiparire, unde se pot specifica criteriile de output.

• Ecran de tiparire

Indiferent unde se începe tipărirea, sistemul SAP de obicei afişează ecranul de tipărire. Pe
acest ecran, se poate preciza ce imprimantă să fie folosită şi cum să fie tratată cererea de
output de către sistem.

Exemplul de mai jos arată ecranul de tiparire pentru liste, dar acelaşi tip de ecran
este folosit pentru toate tipăririle.

51
Figura.nr.3.14 Ecran printare

52
Graficul următor ilustrează modul în care datele de tipărire sunt trimise către dispozitivul
de output.
1. Situaţia a: Cererea de spool şi cererea de output sunt create simultan (tipărire
imediată).
2. Situaţia b: O cerere de output este creată pentru o cerere de spool imediat dupa ce a
fost creată cererea de spool. Această cerere de output este apoi tipărită pe un
dispozitiv. Mai târziu, un utilizator crează doua cereri de output adiţionale pentru
aceeaşi cerere de spool. Aceste două cereri de output sunt tipărite pe două
dispozitive diferite.
3. Situaţia c: Este creată doar cerere de spool şi nu trebuie tipărit nimic.

Cereri de spool Cereri de output Dispozitive de output


Text document
Date pentru
Atribute imprimantă
 Nr. de copii
 Dispozitiv Atribute Date pentru Date pentru
de output  Status imprimanta imprimanta
 Protocol

Atribute Atribute
Text document  Status
Date pentru  Status
 Protocol
Atribute imprimantă  Protocol
 Nr. de copii
 Dispozitiv Atribute
de output  Status
 Protocol

Text document

Atribute
 Nr. de copii
 Dispozitiv
de output

Figura.nr.3.15 Trimitere date către dispozitivul de output

53
Aceasta înseamnă că se poate tipări o cerere de spool într-o perioadă viitoare fără să
trebuiască recreerea datelor de tipărire.
Se administrează cererile de spool şi cererile de output utilizând Controlorul Output
(tranzacţia SP01).

3.4 Prezentare generală modul FI

Componentele modului de Contabilitate Financiară FI:

Contabilitate generală-> FI-GL

Contabilitate clienţi -> FI-AR

Contabilitate furnizori -> FI-AP

Evidenţa mijloacelor fixe -> FI- AA

Registre speciale

Rapoarte legale şi specifice

Figura.nr.3.16 Componente modul FI

54
FI-GL: Contabilitate Generală (sau de Carte Mare)

• Întreţinere plan de conturi


• Înregistrare note contabile
generale
• Analiza conturilor
– Pe sold
– Pe perioade
– Debit/credit
– Listă tranzacţii

Sistem de informaţii
 Balanţă de verificare
 Cont de profit şi pierdere
 Fişa contului
FI-AR: Contabilitate Clienţi
Întreţinere nomenclator clienţi
Înregistrări
Analiza conturi
Facturi emise
Facturi restante
Analiza pe sold
Analiza pe perioade

Integrare cu contabilitatea furnizorilor


Analiza cont partener (client - furnizor)
Compensări

Sistem de informaţii
Detalierea informaţiilor din rapoarte până la documentul primar

55
FI-AP: Contabilitate Furnizori

• Întreţinere nomenclator furnizori


• Înregistrări
• Analiza conturi
– Facturi primite
– Facturi neachitate
– Analiza facturilor în funcţie de
scadenţe
– Analize pe sold furnizor
– Analize pe perioade de raportare
Integrare cu contabilitatea clienţilor
 Analiza cont partener (client - furnizor)
 Compensări
Sistem de informaţii
 Detalierea informaţiilor din rapoarte până la documentul primar

FI-AA: Contabilitatea Mijloacelor Fixe

Constituiri
mijloace fixe Transferuri Retrageri Amortizare

M. Fixe Transfer
provenite M.Fixe din Transfer Transfer Plani- Nepla- Corecţii
Achiziţii Casări Vânzări la altă
din Donaţii fictiv efectiv unitate ficată nificată
investiţiii Transferuri

Figura.nr.3.17 Modul contabilitate mijloace fixe

E V ID E N T A
M IJ L O A C E F IX E
Integrarea cu alte module
G E S T IU N E FI  PS-IM: evidenţa investiţiilor în
DO CUM ENTE C O N T A B IL E
M IJ L O A C E F IX E curs

FI
 MM: evidenţa obiectelor de
CALCUL
A M O R T IZ A R E D O C U M E N T E C O N T A B IL E inventar date în folosinţă
Sistem de informaţii
CO
C O M E N Z I IN T E R N E Detalierea informaţiilor din rapoarte
A C T IV IT A T I până la documentul primar

56
3.5 Sistemul de module pe care le acoperă soluţia ERP SAP R\3

Sistemul ERP SAP R/3, parte componentă a setului de produse mySAP.com,


acoperă toate elementele de interes pentru buna gestionare a unei afaceri. Pentru
înregistrarea datelor şi procesarea tranzacţiilor specifice, SAP R/3 foloseşte diferite
programe care implementează în sistem un număr foarte mare de procese de afaceri. Pentru
a facilita adaptarea proceselor implementate prin program la procesele reale din organizaţia
clientului şi, totodată, pentru a uşura activitatea de pregătire a personalului în vederea
utilizării noului sistem infomratic, SAP grupează toate funcţionalităţile ERP în cateva
module, grupate pe categorii.
Astfel, în categoria contabilitate se găsesc modulele de Contabilitate Financiară
(FI), Contabilitate de Gestiune sau costuri (CO) şi Controlul Intreprinderii (EC) (modul
care acopera de fapt mai multe arii de interes, dar conţine şi elementele legate de centrele
de cost), iar în categoria de logistică se regăsesc modulele de Managementul Proiectelor
(PS), Vânzări şi Distribuţie (SD), Managementul Materialelor (MM), Planificarea şi
Controlul Producţiei (PP), Întreţinere Fabrica (PM) şi Managementul Calităţii (QM). Un
statut aparte îl au modulele de Managementul Resurselor Umane (HR), Modulul de
Administrare de Sistem (BASIS) şi modulul de programare care permite modificarea
aplicaţiilor existente şi dezvoltarea de noi programe integrate în sistemul SAP (ABAP).
Funcţiile fiecărui modul sunt codificate pe siruri de caractere care încep cu un grup
de două litere simbolizând modulul (de exepmlu FI-GL-BNK pentru contabilitatea
operaţiilor bancare). Această codificare se dovedeşte foarte utilă în sistematizarea
informaţiilor şi în localizarea promtă a paginilor de ajutor de interes. SAP R/3 este însoţit
de un sistem de ajutor (help) foarte bine documentat care oferă utilizatorului răspunsuri la
cele mai diverse probleme, pornind de la simpla introducere a unor date până la operaţii
complexe de adaptare / customizare (disponibil online la http://help.sap.com/ ).

Modulul de Contabilitate Financiară (FI) cuprinde:

FI-GL:Contabilitate Generală (CarteaMare)


FI-GL-CP: Pregatire pentru Consolidare- .Definirea rapoartelor contabile la nivel
consolidat,realizarea,eliminareacheltuielilor/veniturilor,transferurilor,profiturilor/pierderilo
r specifice operaţiilor intercompanii precum şi a diferenţelor de cursuri valutare care apar.
FI-LC: Consolidare Legală
FI-AP: Contabilitate Furnizori
FI-AR: Contabilitate Clienţi
FI-AA: Contabilitate Active (Imobilizări necorporale, corporale, financiare)
FI-SL: Jurnale suplimentare - instrument de extindere a funcţionalităţilor oferite de
aplicaţiile SAP; permit efectuarea unor analize ale diferitelor nivele organizatorice
combinând diferite aplicaţii şi jurnale furnizate de contabilitatea centrelor de cost, a
centrelor de profit sau de contabilitatea financiară.

Modulul de Contabilitate de Gestiune (CO) cuprinde toate funcţiile necesare pentru


contabilitatea costurilor şi veniturilor.

CO-OM: Contabilitatea costurilor de regie


CO-PC: Contabilitatea costurilor de producţie
CO-PA: Analiza profitabilităţii
Modulul pentru Controlul Întreprinderii (EC) pune la dispoziţia top-managementului
informaţii referitoare la întreaga activitate a societăţii. Cuprinde:
57
EC-PCA: Contabilitatea centrelor de profit
EC-EIS: Sistem informaţional pentru conducere (Tablouri de bord)

Modulul de Managementul Proiectelor (PS) cuprinde:

PS-BD: Date de bază


PS-OPS: Structuri operaţionale
PS-PLN: Planificare proiect
PS-APP: Bugetare proiecte
PS-EXE: Executare/integrare proiect
PS-IS: Sistem de informaţii

Modulul de Vânzări şi Distribuţie (SD) cuprinde:

SD-MD: Date principale - administrarea informaţiilor generale despre materialele


SD-BF: Funcţiuni de bază
SD-SLS: Vânzările - administrarea ofertelor şi lansarea comenzilor de vânzare
SD-SHP: Expediţia - finalizarea activităţilor de încărcare plus documentele necesare.
SD-TRA: Transportul - rutele pe care se face transportul, punctele de expediţie, punctele
de vamă.
SD-FTT: Exportul - sistemul suportă şi controlează diferite proceduri de export
SD-BIL: Facturarea
SD-CAS: Informaţii despre Activităţile de Vânzare - informaţii de marketing referitoare
la persoanele externe de contact , despre corespondenţa întreţinută, etc
SD-IS: Sistemul de Informaţii despre Vânzări - analiza activităţilor de vânzare –
rapoarte / grafice
SD-EDI: Poşta electronică - corespondenţa şi informaţii transferate electronic între
partenerii care au Sistemul R/3 sau intern.

Modulul de Managementul Materialelor (MM) cuprinde:

MM-CBP: Planificarea necesarului de materiale:


MM-PUR: Aprovizionare
MM-IM: Gestiunea inventarului
MM-WM: Gestiunea depozitelor
MM-IV: Verificarea facturii
MM-IS: Sistemul de informare
MM-EDI: Poşta electronică

Modulul pentru Planificarea şi Controlul Producţiei (PP) cuprinde:

PP-BD: Date de Bază: Datele principale pentru planificarea producţiei în fabricaţia


discretă.
PP-SOP: Planificarea Vânzărilor şi Fabricaţiei: instrument flexibil de prognoză şi
planificare.
PP-MP: Planificarea Produselor Directoare - cantităţile de produs pentru un anumit
interval.
PP-CRP: Planificarea Capacităţilor: determinarea capacităţilor disponibile şi a
necesarului de capacitate pentru efectuarea nivelării capacităţilor.
PP-MRP: Planificarea Necesarului de Materiale
58
PP-SFC: Comenzi de producţie
PP-KAB: KANBAN - tehnică pentru controlul producţiei şi al fluxului de materiale bazat
pe o legatură modulară în amonte a operaţiilor în producţie.
PP-REM: Fabricaţie Repetitivă: planificarea şi controlului producţiei de serie mare.
PP-ATO: Procese de Asamblare
PP-PI: Planificarea Producţiei pentru Industria de Proces: planificarea şi urmărirea
fabricaţiei de tip proces continuu, orientată pe loturi.
PP-PDC: Culegerea Datelor din Producţie
PP-IS: Sistemul de Informare

Modulul pentru Managemenul Activităţilor de Întreţinere (PM) cuprinde:

PM-EQM- Obiecte tehnice


PM-PRM: Mentenanţă preventivă
PM-WOC: Managementul comenzilor de mentenanţă
PM-PRO: Proiecte de mentenanţă
PM-SMA: Managementul serviciilor (oferite clienţilor)
PM-IS: Sistem de informaţii

Modulul pentru Managementul Calităţii (QM) cuprinde:

QM-PT: Planificarea Calităţii


QM-IM: Inspecţii de Calitate
QM-QC: Controlul Calităţii
QM-CA: Certificate de Calitate
QM-QN: Notificări de Calitate

Modulul pentru Managementul Resurselor Umane (HR) cuprinde:

PA -Administrarea personalului şi a statelor de plată


PD - Planificarea şi dezvoltarea personalului

Modulul de Programare ABAP: Pentru modificarea aplicaţiilor existente, clientul


are acces la codul sursă al tuturor programelor. De asemenea, utilizatorul poate realiza
aplicaţii proprii pe care să le asocieze unor comnezi sau meniuri. Mediul de dezvoltare
folosit în SAP este ABAP (Advanced Business Application Programming), limbaj de
generaţia a patra proiectat în mod special pentru aplicaţii integrate. Programatorul are la
îndemână aplicaţii puternice cum ar fi biblioteca de aplicaţii pentru lucrul cu informaţia
(Repository tools) sau mediile de editare a ecranelor şi meniurilor (Screen Painter şi Menu
Painter) pentru proiectarea interfeţelor grafice cu utilizatorul. Suplimentar, sunt
disponibile biblioteci extinse, ce conţin numeroase funcţii-program reutilizabile.
Un dezvoltator de aplicaţii poate proiecta şi implementa aplicaţii fără a avea
cunoştinţe specifice în domeniul bazelor de date sau a hardware-ului. Aplicaţiile clientului
pot rula pe orice sistem de operare, reţele, platforme hard sau interfeţe grafice, indiferent
de componentele system pentru care au fost scrise. Aplicaţia de interfaţă adaptează
formatul ecranului, automat, în funcţie de interfaţa grafică disponibilă, că de exemplu
OSF/Motif şi Windows. Mediul de dezvoltare ABAP/4 nu numai că asigură uşoara
portabilitate a aplicaţiilor pe o varietate de platforme hard, dar şi eliberează programatorul
de grija pentru particularităţile sistemelor de baze de date sau hardware.

59
3.6 Elemente de cost

Se subliniează că proiectul nu a fost implementat peste noapte ci în cca. 18 luni,


după care s-a trecut în productiv, iar costul ansamblului de software (licenţe), consultanţă
şi dotare tehnică cu servere de producţie în centrele teritoriale de prelucrare a informaţiilor
se înscrie în creditul de 12 milioane dolari.

Figura.nr.3.18. Elemente de cost

Achiziţie PC-uri prin sistem Leasing

• 160 de calculatoare de tip PC au fost achiziţionate prin leasing de către


FDFEE Moldova care au rezolvat problema instruirii utilizatorului final SAP, completării
cu staţii performante, şi dotare utilizator final SAP din zona FDFEE Moldova

• 67 de calculatoare tip PC au fost achiziţionate prin leasing de către SISEE


Moldova

60
CAPITOLUL. IV. PREZENTAREA MODULULUI GESTIUNEA
MATERIALELOR
Structuri organizatorice

Componentele structurii organizatorice ale modulului Gestiunea Materialelor sunt


următoarele:

Coduri de companie

Denumire
CodC companie Oraş
0600 FDFEE Moldova Bacău
1000 SISEE Moldova Bacău

Unităţi logistice

Codificare Descriere
unităţi logistice
FDFEE
6010 SDFEE Bacau

Codificare Descriere
unităţi logistice
SISE
6910 AISEE Bacau

Organizatii de aprovizionare:
Codificare Descriere
departament
aprovizionare
FDFEE
0010 Departament aprovizionare central FDFEE

Codificare Descriere
departament
aprovizionare SISE
0090 Departament aprovizionare central SISEE

Grupuri de aprovizionare:
Grupuri de aprovizionare (MM)
max. 3 caractere max. 20 caractere
Gr.A Descr.gr.aprov.
F01 Lucia Marincas
FDFEE
F16 Miclaus Gheorghe
SISE
S16 Busecan Sorel
Depozite:
61
Depozite (MM)
max. 4 caractere max. 16 caractere
UnLg Dep. Descr.depozit
6010 CJ10 Dep Rechiz.Bacau
FDFEE
6030 MM10 Dep. central Bacau

SISE
6930 0301 Dep.piese auto Bacau

62
4.1 Date de bază

4.1.1 Înregistrări de bază

Baza de date a materialelor numită şi nomenclator de materiale, cuprinde toate


înregistrările de bază a materialelor individuale, înregistrate în sistem şi conţine descrieri
ale tuturor materialelor pe care întreprinderea le procură, produce şi stochează. Ea este
depozitul central al informaţiilor cu privire la materiale (cum ar fi nivelurile stocurilor)
pentru întreprindere. Integrarea tuturor datelor cu privire la materiale într-o singură bază de
date a materialelor elimină problema redundantei datelor şi permite ca datele să fie folosite
nu doar în cadrul aprovizionării, ci şi de alte aplicaţii cum ar fi Gestiunea Stocurilor,
Planificarea Materialelor, Verificarea Facturilor, ş.a.m.d.). Descrierile materialelor folosite
în întreprindere sunt stocate şi înregistrate în nomenclatoare de materiale.

4.1.1.1 Structura informaţiilor

Datele despre materiale sunt întotdeauna organizate după acelaşi tipar ierarhic, de
exemplu din punct de vedere al aprovizionării, o înregistrare de bază a materialelor conţine
următoarele nivele organizaţionale: client, departament de aprovizionare, unitate logistică
şi loc de depozitare.
Client -acest nivel conţine date cum ar fi descrierea materialului, grupul de
materiale, unitatea de măsura de bază, detalii despre designul unui material (desene CAD)
şi date privind condiţiile de stocare a materialelor cum ar fi (variaţii de temperatură, dacă
materialul este exploziv sau perisabil), aplicabile tuturor companiilor din grup, tuturor
unităţilor logistice, tuturor depozitelor aparţinând unei întreprinderi (grup de întreprinderi).
Unitate logistică (Plant) – Acest nivel conţine date pentru fiecare exploatare
(sucursală sau agenţie) definită ca unitate logistică în cadrul unei anumite companii. Datele
importante pentru aprovizionare sunt stocate la acest nivel care cuprinde grupul de
aprovizionare, bifa privind verificarea disponibilităţii şi nivelul de reaprovizionare. Datele
unităţii logistice se accesează prin introducerea codului unităţii logistice.
Loc de depozitare – Acest nivel conţine datele specifice unui loc de depozitare.
Nivelurile stocurilor (nu şi valoarea acestora) sunt un exemplu de date menţinute pentru
fiecare loc de depozitare. Datele privind locul de depozitare se accesează introducând
codurile unităţii logistice şi locului de depozitare. Această structură a datelor facilitează
organizarea informaţiilor legate de materiale în întreaga întreprindere. Ea previne stocarea
redundantă a datelor privitoare la materiale când un acelaşi material este utilizat în mai
multe unităţi logistice sau este stocat în mai multe locuri de depozitare.
În cazul în care acelaşi material este stocat în doua locuri diferite, în aceeasi unitate
logistică (plant), datele privind designul şi achizitionarea acestui material vor fi identice.
Totuşi, datele despre nivelul stocurilor la fiecare locaţie vor fi diferite.

63
4.1.1.2 Codificarea materialelor
Nomenclatorul de materiale va fi compus din două părţi :

Nomenclatorul central care va avea o codificare de forma ‘’_ _ _ _ _ _ _’’ şi va fi


identic cu cel furnizat de aplicatia DOCLIB .
În aplicaţia DOCLIB lungimea codului este de 7 caractere , dar se doreşte ca anumite
materiale care vor fi întreţinute local şi care au ca provenientă materialele din
nomenclatorul ‘’DOCLIB’’ să fie diferenţiate prin al 8-lea caracter. Aceste materiale sunt
cele cu un anumit grad de uzură (dezmembrări), mărfuri, etc. În acest caz codul tuturor
materialelor va fi de 8 caractere.
În cazul în care se solicită definirea unor noi materiale în nomenclator, în
solicitarea de definire a lor în relaţia cu DOCLIB, se vor furniza doar primele 7 caractere,
urmând ca în momentul introducerii lor în SAP să fie cele 7 , la care se adaugă al 8-lea
funcţie de semnificaţia dorită (0-materiale noi, 5-mărfuri…).
Nomenclatorul local, în care vor fi codificate doar acele materiale care se doresc a
fi întreţinute la nivelul FDFEE-SISEE (ex: birouri, rechizite, piese schimb auto…).
Structura codului va fi tot de 8 caractere. Primul caracter va fi o literă cuprinsă în intervalul
A-N.
Ca şi în cazul materialelor centrale cel de al 8-lea caracter va avea semnificaţia prezentată
mai sus. Intervalul O-Z este rezervat nomenclatorului de servicii.
Descrierea materialelor se va restringe la max. 40 de caractere iar datele vor fi
trecute în fişierele de conversie de colectivul de întreţinere centralizată nomenclatorului de
materiale în conformitate cu procedura de întreţinere centralizată a acestuia.
Materialele care fac obiectul înregistrărilor direct pe cheltuieli vor fi codoficate în
nomenclatorul de materiale cu o denumire restrânsă iar în momentul comandării lor către
diferiţi furnizori, această denumire să fie extinsă cu datele dorite (în momentul întocmirii
CA). Avantajul constă în faptul că materialele respective pot fi evidenţiate în diferitele
rapoarte standard R/3, ele având cod de material. De asemenea, funcţie de decizia
conducerii de la un anumit moment, ele pot fi achiziţionate şi înregistrate în depozite
(conturi de stoc), sau pot fi direcţionate direct în consum.
Dacă se consideră că într-o relaţie de achiziţie cu un anumit furnizor de materiale
şi/sau servicii, această denumire în limita a 40 de caractere nu este suficienta, se va utiliza
câmpul ‘’nr. material furnizor‘’ din cadrul comenzii de aprovizionare (35 caractere). Se
poate interveni (în sensul modificării) şi asupra denumirii materialelor din comanda de
aprovizionare insă aceste modificări nu au repercursiuni asupra denumirii din datele de
bază şi implicit nici asupra rapoartelor specifice de materiale.
În ceea ce priveste grupele CPSA, s-au definit cele cu specific Electrica şi au fost
preluate în sistem cu denumirea restrinsă în limita lungimii campului (20 caractere).
Acestea reprezintă datele din cîmpul « Grup materiale ».

64
 întreţinerea materialelor

Politica companiei va impune restrictionarea accesului la datele nomenclatorului de


materiale. Restricţiile de acces sunt realizate cu intenţia de a preveni modificarea
înregistrărilor de bază de materiale de către utilizatori neautorizaţi. În general, responsabilii
cu aprovizionarea pot vedea toate datele pentru un material, dar de obicei nu le este permis
să modifice aceste date.
Anumiţi utilizatori pot avea autorizatia să modifice datele întreţinute la nivel
central. Aceasta înseamnă că au autorizaţia să introducă şi să modifice toate datele dintr-o
înregistrare de bază de materiale, incluzând datele privitoare la achiziţionare .
Orice adăugare sau modificare în nomenclatorul de materiale va fi făcuta numai de
persoanele nominalizate în acest sens, astfel încât, nomenclatorul central va fi întreţinut la
nivel central- ELECTRICA Bucuresti şi să existe, pe acest segment, o bază de date unică
pentru toate unităţile Electrica din tară. Acelaşi colectiv va avea ca sarcină şi înscrierea
codurilor noi în aplicaţia DOCLIB.

4.1.1.3 Tip de material

Materialele cu aceleaşi atribute de bază (functionale, tehnice, etc.) sunt grupate şi


alocate unui tip material. Aceasta permite gestionarea diferitelor materiale într-o manieră
uniformă, în concordantă cu cerinţele companiei. Când se crează o înregistrare de bază de
material, materialul respectiv trebuie alocat unui tip de material. Tipul materialului
determină anumite atribute ale materialului şi are importante funcţii de control. De
exemplu, el este un factor ce determină secvenţa de ecrane în care se întreţin date şi
selecţia câmpurilor care apar într-o înregistrare de materiale de bază.
La crearea unei înregistrări de bază a materialelor, tipul materialului ales
determină :

• Dacă acel cod al materialului poate fi atribuit intern sau extern;


• Gama de numere din care e luat codul materialului;
• Ce ecrane în care se întreţin date apar şi în ce secvenţă;
• Ce date cu privire la diferitele departamente implicate (Aprovizionare,
Contabilitate, întreţinere, etc.) pot fi introduse;
• Ce tip de aprovizionare are materialul, adică dacă este fabricat intern sau procurat
din exterior, sau ambele.

Împreună cu unitatea logistică, tipul materialului determină modul de gestiune al


stocului materialului (conturile în care se efectuează înregistrări pentru un material ce intră
sau iese din depozit)

65
În modelul Electrica SISE-FDFEE, vom întâlni următoarele tipuri de materiale:

Tabel nr.4.1
Mteriale centrale

TIP DESCRIERE OBSERVAŢII


ULE1 Uleiuri Conţine grupele de uleiuri din instalaţii : trafo, MOP,
hidraulic, etc.
CHM1 Chimicale Conţine materialele din categoriile: vopsele, diluanţi, chituri,
aracet, prenadez, etc.
MAE1 Materiale pt. Conţine materiale electrice, care sufera unele transformări
instalaţii electrice, sau care sînt componente sau materiale auxiliare în procesul
TC şi MIS de producţie (cabluri şi conductori electrici din cupru,
aluminiu, oţel aluminiu, oţel zincat, fibră optică, transmisii
date, manşoane, cleme, papuci, etc.),

Tabel.nr.4.2
Materiale locale

TIP DESCRIERE OBSERVAŢII


ULE2 Uleiuri Conţine grupele de uleiuri din instalaţii : trafo, MOP,
hidraulic, etc.
CHM2 Chimicale Conţine materialele din categoriile: vopsele, diluanţi,
chituri, aracet, prenadez, etc.
MAE2 Materiale pt. Conţine materiale electrice, care suferă unele transformări
instalaţii electrice, sau care sînt componente sau materiale auxiliare în
TC şi MIS procesul de producţie (cabluri şi conductori electrici din
cupru, aluminiu, oţel aluminiu, oţel zincat, fibră optică,
transmisii date, manşoane, cleme, papuci, etc.),

Tipurile de materiale care conţin ca ultim caracter o cifră, au următoarea semnificaţie:

1 - tip de material central

2 - tip de material local

Deşi au aceiaşi semnificaţie, ele au fost diferenţiate din cauza alocării diferite la gamele
de numere centrale şi la cele locale.

• Materialele centrale au gama de numere: 00000000 - 99999999


• Materialele locale au gama de numere: A0000000 - N9999999
• Serviciile au gama de numere: O0000000 - Z9999999

Aceste tipuri de materiale se consideră acoperitoare atât pentru Electrica cât şi pentru
FDFEE-SISEE Moldova.
 Ca metode de evaluare a materialelor managementul Electrica a decis,
în conformitate cu modelul Electrica Galaţi, aplicarea preţului mediu ponderat pentru
materiale. Metoda de evaluare poate fi schimbată doar la sfarşitul anului fiscal anterior
pentru anul care urmează printr-o declaraţie facută către organele fiscale.
66
Opţiunea are importanţă pentru integrarea dintre modulele contabilitate de gestiune sau
costuri(CO), contabilitate financiară (FI) şi întreţinerea fabricii (PM).
 Consideraţii cu privire la migrarea datelor s-au stabilit în specificaţiile
privind pregătirea datelor de materiale şi a celor privind stocurile. Pregătirea fişierelor de
materiale, stocuri şi furnizori s-a efectuat conform specificaţiilor de mai jos:

Tabel.nr.4.3
Specificaţie de conversie - Nomenclator de materiale

Element Lungime Descriere Tip Valori Reguli Observaţii


Se vor Pentru un cod R/3 vor exista
completa mai multe coduri actuale.
MATNR XX Număr actual material Listă cu Valorile nu vor fi folosite la
codurile preluare ci doar în fişierul de
M actuale conversie
Toate materialele introduse
Valoare Valoare în sistem vor avea ca sector
MBRSH 1 Sector industrial
unică unică industrial-M-inginerie
M mecanică
Listă din
"Specifica Lista din "Specificaţia
MTART 4 Tip material Listă
ţia tehnică"
M tehnică"

Grupele de materiale

Lista grupelor da materiale a fost furnizată de Electrica Bucuresti şi are ca


provenienţă firma INFSERV-Bucuresti, listă ce conţine cca. 2400 de grupe iar denumirile
acestora au uneori o lungime de până la 270 de caractere.Ca urmare a analizei efectuate,
din totalitatea grupelor s-au considerat utile pentru Electrica BC următoarele:
Tabel.nr.4.4
Grupe de materiale utile pentru Electrica Bacău
Grup mater Descriere grup mat.
011382 Alte plante tehnice
101012 Huilă neaglomerată
101013 Brichete din huilă
141111 Marmură şi travertin

67
Tabel.nr.4.5
Clasele de evaluare

Denumire material Tip Clasă Cont de stoc/cont de


funcţie de cont material evaluare cheltuială
ULE1(2) MAUX 3021/6021
CHM1(2)
MAE1(2)
Materiale auxiliare MAI1(2)
MAC1(2)
MAA1(2)
MAG1(2)

Combustibil netehnologic CRB1(2) CMBN 3022/6022


LBR1(2)

Materiale pentru ambalaje MMB1(2) MAMB 3023/6023

4.1.2 Date de bază de furnizor

Nomenclatorul de furnizori

Datele de bază de furnizor conţin informaţii despre furnizorii întreprinderii. Aceste


informaţii sunt stocate în înregistrări individuale de date de bază de furnizor. O înregistrare
de date de bază de furnizor conţine numele şi adresele furnizorilor, precum şi informaţii
cum ar fi:
• Valuta folosită pentru comenzile către furnizor
• Termenii de plată
• Numele persoanelor de contact importante (personalul de la vânzări)

Deoarece pentru departamentul de contabilitate furnizorul este în general un


creditor datele de bază de furnizor conţin de asemenea informaţii de contabilitate, cum ar fi
contul de reconciliere în Cartea mare. Prin urmare, datele de bază de furnizor sunt
gestionate atât de departamentul de contabilitate, cât şi de cel de aprovizionare. Datele
contabile trebuie asigurate pentru furnizor înainte de introducerea în sistem a facturii de la
furnizor.

 Structura informaţiilor

Structura datelor de bază de furnizor o reflectă pe aceea a unităţii. Datele de bază


de furnizor sunt subdivizate în date generale(se aplică în mod egal tuturor codurilor de
companie din cadrul clientului), date cod companie(deţinute la nivel de cod companie) şi
date departament de aprovizionare(păstrate la nivel de departament de aprovizionare).
În plus faţă de datele aplicabile departamentului de aprovizionare, se pot gestiona date
pentru o anumită unitate logistică sau subgamă (de produse) furnizor (termeni de plată sau
Incotermeni, de exemplu) care variază la nivel de departament de aprovizionare.

68
 Grupul de conturi de furnizori

La crearea unei inregistrări de date de bază de furnizor, trebuie introdus un grup de


conturi care determină :

Tipul de atribuire al codului furnizorului


• Gama de numere din care este atribuit codul folosit de sistem pentru identificarea
furnizorului
• Dacă este implicat sau nu un furnizor ocazional
• Ce ecrane de date conţine şi şi dacă intrarile în câmpurile din aceste ecrane sunt
obligatorii sau opţionale
• Ce niveluri de întreţinere a datelor sub departamentul de aprovizionare sunt
permise (de exemplu, subgama furnizor)
• Ce scheme de determinare a partenerilor sunt valide (funcţii partener)

Odată create datele de bază de furnizor nu se mai poate schimba grupul de conturi.
Administratorul de sistem este singurul autorizat să efectueze această operaţiune în cazuri
excepţionale (acest lucru poate fi necesar, de exemplu, dacă o aplicaţie ulterioară intră în
folosinţă). În acest caz, câmpurile care fuseseră suprimate la momentul creării pot fi gata să
accepte intrarea când înregistrarea de bază este schimbată.

 Codificarea furnizorilor

Fiecarei înregistrări de date de bază de furnizor îi este alocat un număr unic (codul
sau numărul de cont al furnizorului utilizat de departamentul financiar-contabil şi de
aprovizionare). Acest număr este necesar pentru accesarea inregistrării de bază sau
introducerea comenzilor de achiziţie.

Tabel.nr.4.6
Cuprinsul specificaţiei de conversie

Grupă Denumire cont


Denumire Grupă Cont reconciliere Comentarii / Descriere
Furnizor reconcilire
Codificare externă:
Furnizori RC şi
FZRC 4010010100 Furnizori de reparatii - PARTE NUMERICă COD
RK
FISCAL + "R"
Codificare externă:
Alţi furnizori interni
FZAS Furnizori servicii 4010010100 - PARTE NUMERICĂ COD
de prestări servicii
FISCAL + "A"

Codificare externă:
Furnizori Alţi furnizori interni
FZMA 4010010100 - PARTE NUMERICĂ COD
materiale de materiale
FISCAL + "M"

69
4.2 Aprovizionare

Înregistrarea info de aprovizionare serveşte ca sursă de informaţii pentru


Aprovizionare. Înregistrarea de info de aprovizionare (folosită în formă abreviată ca
“înregistrare info”) conţine informaţii despre un anumit material şi un furnizor al
materialului. De exemplu, preţul curent al furnizorului este stocat în înregistrarea info.

Înregistrarea info poate conţine :

• Date cum ar fi preţuri şi condiţii pentru departamentul de aprovizionare sau


unitatea logistică relevantă (dacă există)
• Numărul ultimei comenzi de aprovizionare
• Limitele de toleranţă pentru supralivrări şi sublivrări (dacă există)
• Timpul planificat al livrării (timpul de livrare cerut de furnizor pentru livrarea
materialului)
• Date de evaluare a furnizorului – nu este folosit în modelul Electrica
• Indicatori care arată dacă furnizorul este furnizor obişnuit pentru material
• Perioada de disponibilitate în care furnizorul poate livra materialul

Înregistrările informaţionale conţin date cu privire la oferte şi comenzi de


aprovizionare. Datele din înregistrarea info (de exemplu preţuri) pot fi folosite, de
asemenea, ca date implicite pentru comenzile de aprovizionare.
O înregistrare info poate fi aplicată urmatoarelor niveluri organizaţionale:
• Departament de aprovizionare
• Unitate logistică (plant)
În administrarea surselor de aprovizionare este folosita lista sursă care specifică
sursele de material premise (sau nepermise) pentru o anumita unitate logistică într-o
perioadă predefinită.

4.2.1 Aprovizionarea cu materiale şi servicii externe

Pentru disponibilitatea unui material sau serviciu la un moment dat, în cadrul


întreprinderii se face o cerere către aprovizionare pentru procurarea unei cantităţi din
materialul respectiv, cerere numită referat de necesitate.
Referatele de necesitate pot fi create direct sau indirect, direct însemnând ca cineva
din departamentul de specialitate să introducă manual (referatul de necessitate) iar indirect
însemnând ca referatul să fie iniţiat prin intermediul unei alte componente SAP.
Referatul de necesitate este un document intern : nu poate fi folosit în afara
întreprinderii.
În versiunea standard SAP R/3 referatul de necesitate este numerotat intern de către sistem.
Acest cod are o lungime de 8 caractere.Tipul de document folosit pentru referatul de
necesitate este NB.
Procedura de eliberare (aprobare)

Folosirea procedurilor de aprobare pentru referatele de necesitate implică o stabilire


a unor reguli în ceea ce priveşte drepturile de eliberare şi secvenţa paşilor în care se
efectuează eliberarea. Introducerea unei astfel de proceduri nu este indicată a se face în
perioada de început a utilizării productive a sistemului.

70
Urmând o astfel de procedură, dacă un referat de necesitate îndeplineşte anumite
condiţii (de ex. valoarea totală a comenzii depaşeşte 10,000,000 ROL), trebuie să fie
aprobat (de către directorul de exploatare sau seful serviciului producţie, de exemplu)
înainte să fie procesat mai departe. Pentru început a fost stabilită o procedură externă SAP
de aprobare a referatelor de necesitate, care se bazează pe :
• Unitatea logistică (plant)
• Grup de aprovizionare
• Valoare referat de necesitate (pentru fiecare linie)
• Tip de cont (centru de cost, etc.)

În plus, odată activată această procedură trebuie eliberate toate referatele de


necesitate (ţinind cont că acestea sunt de un singur tip de document, NB).
Procedura de eliberare a referatelor de necesitate poate fi activată şi după trecerea
în producţie. Până la acel moment se va folosi procedura care constă în aprobarea
referatelor prin modificarea lor de către persoanele responsabile (extern R/3).

71
P
roce
dur
aaprob
arere
Proceduraferde
ated
enece
sita
te-a
aprobare Filreferatului
ia
laTra
nsilv
aniade
Nord
necessitate

Crearereferatde
necesitate-
responsabil centru

M odificareReferat-
responsabil centru

Nu
Aprobarereferatde
necesitate-Sefcentru

Da

Nu
AprobareDirector
Econom ic

Da

AprobareD irector
Nu
Com partim ent

Da

Introducerereferatde
necesitateinsistem

Intocm
ireCom andade
Aprovizionare

Figura.nr.4.1 Procedura de aprobare a referatului de


necesitate

72
4.2.1.1 Cerere de ofertă / Oferta

Cererea de ofertă este o invitaţie a unui departament de aprovizionare către un


furnizor de a prezenta o ofertă pentru furnizarea de materiale sau livrarea de servicii.
Această componentă este utilizată dacă se doreşte gestionarea şi compararea cererilor de
ofertă emise către furnizori şi ofertele primite de la aceştia.
În Aprovizionare cererea de ofertă şi ofertele formează un singur document.
Preţurile şi condiţiile oferite de furnizori sunt introduse în cererea de ofertă originală. Dacă
s-a emis o cerere de ofertă către mai mulţi furnizori, sistemul poate determina cea mai bună
ofertă primită şi poate genera automat scrisori de respingere ofertanţilor fără succes. De
asemenea se pot stoca într-o înregistrare info preţurile şi termenii de livrare de la anumite
oferte pentru accesare ulterioară.
Un document R/3 de cerere de ofertă constă în antet şi în pozitii, antetul cererii de
ofertă conţinând informaţii generale despre cererea de ofertă, cum ar fi adresa furnizorului,
iar poziţiile documentului, cantităţile totale şi datele de livrare pentru materialele şi
serviciile specificate în cererea de ofertă.
O poziţie a unei oferte poate conţine un program al livrărilor, format dintr-un
număr de linii de plan prin care cantitatea totală e împărţită în cantităţi mai mici, ce
urmează a fi livrate la date precizate în decursul unei anumite perioade.
Legat de cerere/ofertă apare conceptul de comandă de aprovizionare care este
folosită în activităţi variate de aprovizionare. Ea reprezintă documentul de bază în
procesele de aprovizionare configurate în sistemul R/3. Se pot procura atât materiale
(pentru consum direct sau stocabile), cât şi servicii externe. Mai mult decât atât, sunt
posibile şi tipurile speciale de aprovizionare :
« subcontractare »
« terţi » (implică afaceri în trei şi expediţii direct la client)
« custodie »

Comenzile de achiziţie se pot folosi pentru acoperirea nevoilor din surse externe
(un furnizor livrează un material sau prestează un serviciu).
Se poate folosi o comandă de aprovizionare şi pentru procurarea dintr-o sursă internă,
adică dintr-o unitate logistică, aparţinând de acelaşi cod de companie, a unui material
necesar în alte unităţi logistice. Asemenea operaţiuni implică transferuri de stocuri pe
distanţe mai mari, folosindu-se un tip special de comandă de aprovizionare şi anume
comanda de transport stoc.
Activităţile generate de comenzile de aprovizionare (cum ar fi recepţia bunurilor şi
facturilor) sunt cuprinse în istoricul comenzii, permiţând monitorizarea procesului de
aprovizionare.
Dacă se doreşte realizarea unei relaţii de aprovizionare pe termen lung cu
furnizorul, este de dorit crearea unui aşa numit acord cadru, din care de obicei rezultă
condiţii de aprovizionare mai convenabile.
O comandă de aprovizionare (CA) este formată din antet şi un număr de poziţii.
Informaţiile din antet privesc întreaga comandă de aprovizionare. De exemplu, termenii de
plată şi de livrare sunt definiţi în antet.
Se poate defini câte un tip de aprovizionare pentru fiecare din poziţiile documentului :
• Standard
• Subcontractare
• Custodie
• Transfer stocuri
73
• Serviciu extern

La FDFEE-SISE Moldova se folosesc doar tipurile de aprovizionare standard.


Livrarea cantităţii totale de material (sau prestarea volumului total de servicii) specificate
într-o poziţie a comenzii de aprovizionare poate fi împărţită pe o anumită perioadă într-un
program al livrărilor, format din linii ce indică cantităţile individuale şi datele de livrare
planificate ce le corespund.
Costurile pot fi repartizate printre obiecte de control variate prin intermediul alocării
de cont.
Se poate specifica o alocare de cont pentru o poziţie sau alocări multiple de cont.
Acestea permit repartizarea costului unui material acoperit de o comandă de aprovizionare
între centrul de costuri propriu şi alte câteva, de exemplu.
Se specifică ce obiect al alocării de cont trebuie trecut în cont prin intermediul categoriei
de alocare de cont, care determină :

• Natura alocării de cont (centru de costuri, comanda de


întreţinere, ş.a.m.d.)
• Ce conturi trebuie debitate după înregistrarea facturii
de intrare sau intrării de bunuri
• Ce date cu privire la alocarea de conturi trebuie
asigurate

Categorii de alocari de cont în sistemul R/3:

• Mijloc fix – Număr şi subnumăr mijloc fix principal


• Comanda – Comanda PM şi număr de cont Carte Mare
• Comanda de producţie – Număr comandă de producţie
• Centru de cost – Centru de cost şi număr de cont Carte Mare
• Comanda de vânzări – Comanda de vanzări şi număr de cont Carte Mare

În cazul FDFEE-SISE se utilizează următoarele categorii de alocare cont:

• Centru de cost – Centru de cost şi număr de cont Carte Mare


• Comanda – Comanda PM şi/sau CO şi număr de cont Carte Mare

Se poate schimba categoria de alocare de cont după introducerea poziţiei cu condiţia


ca selecţia de câmp să fi fost setată potrivit în configurare (nu este cazul în situaţia
Electrica SĂ).

Evidenţa comenzii de aprovizionare

Tranzacţiile generate de o comandă de aprovizionare sunt ţinute în evidenţa CA pe


baza unor poziţii specifice. Urmărind istoricul acestui document la nivel de poziţie sunt
evidenţiate recepţiile, costurile de transport sau valorile condiţiilor care intră în preţul
materialelor, eventualele retururi şi stornări de recepţii precum şi facturile, credit memo-
urile şi stornările de facturi aferente acelui material cuprins în CA.
În comanda de achiziţie fiecare poziţie este destinată unei anumite unităţi logistice
(plant). Fiecare unitate logistică aparţine unui cod de companie, căruia îi este adresată
factura furnizorului.
Într-o comandă de aprovizionare se pot introduce texte direct sau se pot efectua
schimbări de text sugerate de sistem. Exista două tipuri de text :
74
• Text de antet : se referă la întregul document
• Text de poziţie : se referă doar la poziţia relevantă
În configurarea Aprovizionării se definesc textele care se tipăresc şi în ce ordine.
Se pot introduce mai multe texte de antet sau de pozitie, care pot fi identificate prin coduri
proprii.
Procedura de eliberare a documentului de aprovizionare este foarte asemănătoare,
în linii mari, cu cea de la referatele de necesitate. În sistemul standard SAP R/3 comenzile
de aprovizionare nu fac subiectul unei proceduri de eliberare.
Tot în sistemul standard SAP R/3 comanda de aprovizionare este numerotată intern de
către sistem. Codul are o lungime de 8 caractere, începând de la 45xxxxxx până la
45999999 pentru FDFEE şi 47xxxxxx până la 47999999 pentru SISE.

4.2.1.2 Contracte de aprovizionare

În componenta părţii de aprovizionare din modulul Gestiunea Materialelor, un


contract este un tip de acord cadru de aprovizionare conform căruia comenzile de
aprovizionare pot fi emise pentru materialele şi serviciile agreate în condiţiile şi la datele
cerute, de-a lungul unei anumite perioade de timp. Ele poartă numele de comenzi de
eliberare.
Contractul este format din poziţii care definesc materiale, grupuri de materiale şi
servicii cu preţuri şi cantităţi.
O poziţie de document îi poate fi atribuită, ca şi în cazul comenzii de aprovizionare, o
categorie de poziţie, care defineşte tipul de aprovizionare (de ex. categoria de pozitie K
pentru custodie sau L pentru subcontractare).
De asemenea, tot ca în cazul comenzii de aprovizionare, costurile pot fi repartizate către
diferite obiecte de control prin intermediul alocării de cont.

Contractele pot avea următoarele forme :


• Contracte de cantitate
 Acest tip de contract se foloseşte în cazul în care se cunoaşte în avans
cantitatea totală care urmează a fi comandată în timpul perioadei de validitate a
contractului. Contractul se consideră îndeplinit când au fost emise comenzi de
eliberare totalizând o anumită cantitate.
• Contracte de valoare
 Acest tip de contract se utilizează dacă valoarea totală a tuturor comenzilor de
eliberare emise conform contractului nu depaşeşte o anumită valoare predefinită.
Contractul se consideră îndeplinit când au fost emise comenzi de eliberare
(aprovizionare) totalizând o anumită valoare.

Un contract se poate crea manual sau utilizând tehnica de referinţă (referate de


necesitate, cerere de ofertă, alte contracte

Înainte de crearea manuală a unui contract, e nevoie de următoarele informaţii :

• Alocare de cont
 Pentru fiecare poziţie ce urmează a fi alocată unui cont de consum este nevoie
de categoria de alocare de cont şi de datele de alocare de cont (de exemplu,
numarul centrului de cost ce urmează a fi încărcat).
• Unitate logistică

75
 Ca o regulă, este nevoie de codul unităţii logistice pentru care urmează să se
comande materialul sau serviciul. Totuşi este posibilă crearea unui contract fără
specificarea unităţii logistice. Un contract astfel creat este numit “contract
convenit la nivel central”. Un contract convenit la nivel central este valid pentru:
 Toate unităţile logistice alocate departamentului de aprovizionare
responsabil
 Toate unităţile logistice ale altor departamente de aprovizionare pentru
care departamentul de aprovizionare responsabil a fost definit în
configurare ca departament de aprovizionare de referinţă
• Lista sursă
 Dacă exista liste sursă pentru unitatea logistică, mai întâi trebuie întreţinut
contractul şi apoi listele sursă pentru materialele din contractul respectiv. Altfel nu
se va putea emite nici o comandă de eliberare conform contractului.
 Se poate crea lista sursă când se trece la întreţinerea/modificarea contractului
(din meniul de date de bază, care este accesat alegând Mediu  Lista
 sursă).
• Furnizorul
 Furnizorul trebuie să aibă o înregistrare de bază de furnizor. La crearea unui
contract se introduce numărul înregistrarii de bază de furnizor.

În sistemul standard SAP R/3 contractele sunt numerotate intern de către sistem.
Codul are o lungime de 8 caractere, începand de la 4x000000 până la 4x999999 :

• Pentru FDFEE : 46xxxxxx până la 46999999-Tip document-MKFD-Contr.


cantitateFDFE
-WKFD-Contr.valoareFDFE
• Pentru SISE : 48xxxxxx până la 48999999-Tip document-MKSE-
Contr.cantitateSISE
-WKSE-Contr. valoareSISE

Fig.nr. 4.2

76
PROCES DE AP
Proces deROVIZIONARE LOCALA
aprovizionare DIN
locală SUBCON
din TRACTARE-FILIALA
subcontractare
TRANSILVANIA NORD

Referat de necesar
de subcontractare

Analiza contract de
subcontractare

Da (Contract Semnat) Da (Furnizor Agreat)


Subcontractor

Nu

Emitere Cerere de
Oferta

Da (Contract) Da (Comanda Directa)


Analiza Oferta

Nu Respingere Ofeta

Perfectare Acord
Cadru Emitere Comanda de
Subcontractare

Aprobare Acord
Cadru

Aprobare Comanda
de Subcontractare
Emitere Comanda de
Subcontractare

Aprobare Comanda
de Subcontractare

Iesire Materiale pt.


Subcontractare
ProcesareMaterial laSubcontractor
------------------------------------------------------
Receptie Materiale din
Subcontractare

Verificare Factura

Plata din Financiar

Figura.nr.4.2 Proces de aprovizionare locală din subcontractare

77
4.2.1.3 Intrări de bunuri

În componenţa părţii de aprovizionare din modulul Gestiunea Materialelor aplicabil


la modelul FDFEE-SISE, livrările de la furnizori sunt rezultatul comenzilor de
aprovizionare iniţiate de departamentul de aprovizionare. Sunt şi alte cazuri de recepţii din
recuperări şi producţie proprie acestea nefiind însa apanajul aprovizionării.
Comanda de aprovizionare nu este doar documentul prin care departamentul de
aprovizionare comandă bunuri de la furnizor; este de asemenea o unealtă importantă pentru
planificare şi evidenţă pentru urmatoarele submodule: Aprovizionare, Planificare necesar
de materiale (PNM), Gestiune stocuri şi Verificare facturi.
În cazul Electrica SA este se practică înregistrarea într-un registru special a tuturor
comenzilor de aprovizionare. Acest registru poartă numele de registru unic de comenzi,
fiecare organizaţie de achiziţionare având obligaţia să-l actualizeze zilnic. Folosind
facilităţile R /3 pentru fiecare intrare de materiale şi servicii în întreprindere trebuie să
existe o comandă de aprovizionare către furnizorul respectiv.

Caracteristicile recepţiilor de bunuri constau în:

• Referinta la o comanda de aprovizionare


 Dacă un material este livrat pentru o comanda de aprovizionare, este important
pentru toate submodulele implicate ca introducerea intrarii de bunuri în sistem să
se refere la aceasta comanda de aprovizionare, din urmatoarele motive :
 Receptia bunurilor poate verifica dacă livrarea corespunde cu comanda.
 Sistemul preia date din comanda de aprovizionare în timpul intrarii de
bunuri (de exemplu materialul comandat, cantitatea, pretul, etc.).
Aceasta simplifica atat intrarea datelor, cat şi verificarea (supralivrarile
şi sublivrarile). Pentru Electrica S.A. nu sunt prevăzute supralivrări şi
sublivrări, ceea ce înseamnă că acele cantităţi de materiale sunt
recepţionate şi nu pot depăşi cantităţile din comanda de aprovizionare.
Cantităţile recepţionate pot fi mai mici decât cele din comanda, însă în
acest caz comanda nu se consideră închisă putând fi receptionate
ulterior şi cantităţile diferenţă.

Livrarea este marcată în evidenţa comenzilor de aprovizionare. Aceasta permite


departamentului de aprovizionare să ţină evidenţa comenzilor de aprovizionare şi să
iniţieze proceduri de inştiinţare în cazul întarzierii unei livrări.
Factura furnizorului este verificată să fie în conformitate cu cantitatea comandata şi
cu cantitatea livrată (cantităţile din recepţii sunt propuse automat la introducerea facturii cu
referinţă la comanda de aprovizionare).
Intrarea de bunuri este evaluată pe baza preţului din comanda de achiziţie.
Deoarece există obligaţia ca preţul din factură să coincidă cu cel din NIR preţul din factură
trebuie să fie identic cu cel din comanda de aprovizionare.
Numarul comenzii de aprovizionare este de obicei afişat pe nota de livrare (aviz de
expediţie şi/sau factură) care este ataşată bunurilor comandate şi predată de catre furnizor
la punctul de intrare a bunurilor.
Dacă numarul comenzii de aprovizionare nu apare pe nota de livrare, se poate căuta în
sistem comanda de aprovizionare care a iniţiat livrarea, folosind codul de material sau
codul de furnizor.

78
Înregistrarea intrărilor de bunuri se face prin codul de tranzacţie MIGO.
Tranzacţia MIGO este folosită pentru înregistrarea intrărilor de bunuri pentru
materiale care au fost procurate extern. Pot fi folosite şi următoarele coduri de
tranzacţie cu semnificaţiile respective :

• Intrarea bunurilor în urma unor comenzi de aprovizionare cunoscute (cod


tranzacţie – MB01)
• Intrare bunuri pentru comenzi de aprovizionare necunoscute (cod tranzacţie –
MB0A)
• Introducerea unui retur livrare (cod tranzacţie – MBRL)
• Anularea documentelor de material pentru intrare de bunuri (cod tranzacţie -
MBST)
• Modificarea documentelor de material pentru intrare de bunuri (cod tranzacţie -
MB02)
• Afişarea documentelor de material pentru intrare de bunuri (cod operaţiune
MB03)

În cazul tranzacţiei MIGO toate datele apar pe un singur ecran. Nu este necesară
navigarea între un ecran iniţial, ecran imagine generală, şi un ecran de detaliu.
Sistemul nu emite nici un mesaj în timpul introducerii unei mişcari de bunuri. În
schimb, poate fi afişată o gama largă de avertizări şi mesaje de eroare într-o căsuţă de
dialog înainte de înregistrarea mişcării bunurilor.

Alegerea funcţiilor şi documentelor

Într-un câmp de listă se poate alege ce tranzacţie/eveniment se doreşte să fie procesat :


• Intrare bunuri
• Retur livrare
• Stornare
• Afişare

În al doilea câmp de listă se defineşte la ce se face referinţă în tranzacţia respectivă.


De exemplu, se poate face referinţă la comenzi de aprovizionare, documente de material,
note de livrare, livrări, transport stoc şi cod de identificare transport. Se pot afişa de
asemeni şi documente de material.
Pe partea din dreapta, lângă câmpurile de listă, se poate introduce numărul
documentului cerut sau se poate căuta o comandă de aprovizionare sau un document de
material.
Pentru intrarea de bunuri pentru comenzi de aprovizionare se pot defini valori
implicite pe care ulterior sistemul le propune la fiecare introducere de intrare de bunuri.
Aceste valori implicite includ date cu privire la unităţile logistice, cu privire la locul de
stocare (depozit) şi date de tip mişcare, de exemplu. Valorile implicite se setează alegând
“Setări >Valori implicite”
Se pot căuta comenzi de aprovizionare sau documente de material. Odată apelată
funcţia de căutare, se introduce criteriul de căutare în căsuţa de dialog. Sistemul afişează
rezultatele căutării în imaginea generală. Afişarea rezultatului căutarii poate varia după
cerinţe alegând butonul “Alegere variantă de afişare”. De asemenea, se poate sorta
rezultatul căutării alegând butonul “Sortare rezultat căutare”. Acesta permite sortarea
documentelor în funcţie de furnizor, textul scurt de material sau data livrării. Acceptarea
unui obiect pentru procesare se face prin dublu clic pe document sau pe poziţie. La o
accesare ulterioară a tranzacţiei rezultatele căutarii vor fi pierdute.
79
Există mai multe introduceri posibile de date despre material, furnizor, unitate
logistică şi loc de depozitare. Dacă utilizatorul nu îşi aminteste exact numărul locului de
depozitare va introduce o parte din numărul sau numele locului de depozitare şi alege
“Continuare”. Sistemul afişează într-o căsuţă de dialog toate locurile de depozitare în care
datele introduse apar.
Dacă trebuie oprită procesarea unei intrări de date inainte de înregistrarea ei, sistemul
poate să reţină datele introduse fără a fi înregistrate. Prin urmare, nu este necesară
reintroducerea tuturor datelor data urmatoare. Acceptarea datelor care să fie reţinute se face
alegând butonul “Reţinere” în lista datelor reţinute care este afişata în imaginea generală.
Sistemul şterge automat datele reţinute în momentul în care se continuă procesarea intrării
de bunuri. Datele reţinute de care nu mai e nevoie pot fi şterse alegând “Recepţie bunuri
Date reţinute”.
În timpul procesării unei intrări de bunuri şi a introducerii de date sistemul nu emite
nici un mesaj de avertizare sau de eroare. Dacă se doreşte cunoasterea poziţiilor pentru care
sistemul va emite un mesaj de eroare sau de avertizare înainte de înregistrarea intrării de
bunuri, se alege butonul “Verificare”.
În acest caz sistemul afiţşează mesajele de avertizare şi de eroare într-o căsuta de
dialog. Dacă se doreşte salvarea imediată a documentului cu butonul “Înregistrare”, se va
vedea doar o căsuţă de dialog cu un protocol de eroare pentru toate mesajele de eroare şi de
avertizare care au fost emise.
După prima verificare a documentului, sistemul afişează o nouă coloană “Status” în
imaginea generală, care afişează rezultatele verificării pentru fiecare poziţie cu ajutorul
unui buton cu semafor. Pentru a ajunge la protocolul de eroare pentru această poziţie, se
apasă butonul de tipărire.

Intrarea de bunuri are urmatoarele rezultate în sistem:

• Documentul de material este creat – Odată cu înregistrarea unei intrări de bunuri


se crează un document de material care serveşte ca dovadă a mişcării bunurilor.
Documentul de material poate fi afişat din meniul Gestiunea Stocurilor selectând
”Document de material  Afişare”.

• Documentul contabil este creat – În paralel cu documentul de material se crează


un document contabil. Documentul contabil conţine liniile de poziţie (pentru
conturile corespunzătoare) cuprinse în recepţie. Din afişarea pe ecran a documentului
de material se poate afişa documentul contabil selectând “Mediu  Documente
contabile”.

• Actualizarea stocurilor – Dacă bunurile sunt destinate depozitării, sistemul


măreste stocul total evaluat şi tipul stocului (de exemplu, stocurile cu utilizare
nerestricţionată) cu cantitatea livrată. Valoarea stocului este actualizată concomitent.
Dacă bunurile sunt destinate consumului, se actualizează doar statisticile de consum
din înregistrarea de bază de material.

• Actualizarea conturilor de Carte Mare – La înregistrarea intrării de bunuri


sistemul actualizează automat conturile din Cartea Mare cu valoarea intrării de
bunuri. Pot apărea actualizări şi în alte aplicaţii. În cazul unei intrări de bunuri pentru
consum, de exemplu, obiectul alocării de cont (cum ar fi centrul de cost, comandă,
mijloc fix, etc.) este debitat.

80
• Actualizări în comanda de aprovizionare – La înregistrarea unei intrari de bunuri
se actualizează următoarele date de aprovizionare :

 evidenţa comenzilor de aprovizionare – În timpul înregistrarii intrării de


bunuri se crează automat o înregistrare a evidenţei comenzii de aprovizionare.
Înregistrarea conţine date esenţiale pentru Aprovizionare, cum ar fi : cantitatea
livrată, numărul şi poziţia documentului de material, tipul mişcării şi data
înregistrării intrării de bunuri. În cazul existenţei condiţiilor care intră în preţul
materialelor va apare o poziţie separată pentru acestea (inclusiv în documentul
contabil).

• Actualizare poziţie de comandă – Dacă indicatorul « livrare completă » este setat


în documentul de material, poziţia de comandă este considerată închisă şi cantitatea
din comanda de aprovizionare deschisă este egalată cu zero.

• Alte actualizari – În funcţie de caracteristicile materialului, mişcării şi modulelor


SAP folosite, se efectuează actualizări adiţionale în alte aplicatii SAP. De exemplu, o
intrare de bunuri este relevantă pentru :

 intrări ce urmează a fi făcute în fişierul de planificare sau reducerea


necesarului independent în planificarea de materiale
 date statistice
 date de evaluare furnizor în Aprovizionare
 necesaruri de transfer şi cantităţi în modulul Gestiunea Depozitului
 loturi de control în Gestiunea Calităţii

81
GESTIUNGestiune
E INVENTARinventar
"MUNTENIA NORD"

Receptie Materiale

Stocare in Depozit Stocare in Depozit Stocare in Depozit


"1" "2" ------------ " 6"
Transfer intre Depozite Transfer intre Depozite

Stoc in Inspectie de Stoc in Inspectie Stoc fara


Calitate
Stoc fara Restrictii
de Calitate Restrictii ------------------

Transfer din Stoc in Inspectie de


Calitate in Stoc fara Restrictii

Iesire in Consum

Figura.nr.4.3 Gestiune inventar

82
Alte intrări de bunuri

În plus faţă de intrările de bunuri descrise anterior, se pot introduce intrări de bunuri
fără referire la alt document – în speţa comandă de aprovizionare. Asemenea introduceri de
intrări de bunuri se fac selectând “Mişcări de bunuri->Recepţie bunuri->Altele”
Se poate face introducere iniţială de balanţă de stoc transferând balanţe de stocuri
contabile dintr-un sistem existent în sistemul R/3 la prima implementare a componentei
Gestiunea Stocurilor. Pentru introducerea balanţelor de stoc se folosesc următoarele tipuri
de mişcare:
• Stoc cu utilizare nerestricţionată (561)
• Stoc în control de calitate (563)
• Stoc blocat (565)
Acest tip de mişcare va fi folosit doar la preluarea iniţială de date după care se va bloca
contul intermediar folosit.

4.2.1.4 Ieşiri de bunuri

Se utilizează tipuri variate de ieşiri de bunuri, parte standard R/3 parte dezvoltate
conform specificului Electrica. Citeva exemple de mişcari, fiecare din ele fiind operat în
modelul Electrica Moldova, sunt prezentate în continuare:

Ieşire de material pentru comenzi (întreţinere sau producţie)


 Gestiunea Stocurilor asigură punerea la dispoziţie a componentelor pentru
comenzile intreţinere. Se introduc consumurile pentru aceste comenzi ca ieşiri de
bunuri cu referire la comenzile de întreţinere (Comenzi interne şi activităţi) pentru
care sunt cerute componentele - tip de mişcare 261.
Ieşiri de materiale pe centre de cost
 Materialele pot fi eliberate (retrase) nu doar pentru întreţinere, ci şi pentru alte
scopuri - de exemplu, pentru centre de cost - tip de mişcare 201
• Ieşiri de materiale pe mijloc fix
 Este tipul de mişcare 241 în R/3 şi reprezintă darea în consum a materialelor
de investiţii.
• Ieşiri de materiale pentru declasare
 Dacă un material nu mai este utilizabil, va trebui rebutat. Rebutarea unui
material este introdusă în sistemul R/3 ca o ieşire de bunuri - tip de mişcare 551
• Ieşiri de materiale la vinzare
 Mişcarea este folosită numai din modulul SD şi tipul de mişcare este 601. De
menţionat ca aceasta mişcare este implicită şi activată în momentul în care
modulul SD doreşte să efectueze o livrare.

4.2.1.5 Transferul de stoc

Într-o companie, mişcarea bunurilor nu apare numai sub forma intrărilor şi ieşirilor
de bunuri. În funcţie de departamentul din cadrul companiei (de exemplu depozitare
descentralizată) şi de politica să de vanzări pot fi necesare transferurile de stocuri interne.
Transferurile de stoc pot apare la trei niveluri diferite :
• de la o unitate logistică la alta
• de la o locaţie de stocare la alta (în unitatea logistică)
• de la un cod de material la un alt cod de material

83
Transferurile de la un cod de companie la altul nu au fost dezvoltate în sistemul
standard SAP R/3. Acesta este folosit sub forma cumpărării şi vinzării între două coduri de
companie.
Transferul între unităţi logistice se face pe baza tipului de mişcare folosit în R/3, adică 301.
Un transfer de stocuri de la o unitate logistică la alta conduce nu numai la o
schimbare în mărimea stocurilor din amândouă unităţile logistice ; dacă unităţile logistice
sunt alocate unor domenii de evaluare diferite, este creat de asemeni şi un document
contabil.
Transferurile de stocuri de la o unitate logistică la alta sunt relevante pentru
Planificare Necesar de Materiale (PNM), deoarece aceasta operează la nivel de unitate
logistică.

• În modelul FDFEE-SISE Moldova s-a renunţat la acest tip de mişcare în urma


obiecţiilor referitoare la diferenţele cantitative ce pot surveni în timpul transportului.
În acest sens s-au definit mişcări separate de intrări şi respectiv de ieşiri materiale
pentru cazurile de transfer între subunităţi. .

 - În cazul transferurilor efectuate în interiorul unei unităţi logistice,


acestea se vor face cu nota de transfer. Transferul va fi doar între depozitele unităţii
logistice.
 - În cazul transferurilor efectuate între SISE şi AISE cât şi între AISE–
AISE, înregistrările se vor efectua numai prin contul 481.

 Ex :
 1. Pentru un transfer între SISE (AISE) Bacău şi AISE Bistriţa se vor
face următoarele înregistrări :
 SISE (AISE) Bacău 481*=302*
 AISE Bistrita 302*=481*
 2. Pentru un transfer între FDFEE Bacău şi SDFEE Bistriţa se vor face
următoarele înregistrări :
 FDFEE Bacău 481=302
 SDFEE Bistriţa 302=481
 Aceste contări sunt valabile şi în cazul transferurilor dintre Sucursale.

Înregistrarea se efectuează în baza avizului de expediţie şi nu este supus facturării.
Aceste înregistrări se vor folosi şi în cazul aprovizionării centralizate (achiziţie centralizată
a unor materiale de catre SISE sau AISE şi distribuirea lor în teritoriu).
În sistemul R/3 se pot înregistra atât transferuri de stocuri, cât şi înregistrări de
transfer. Înregistrările de transfer diferă de transferurile de stocuri prin aceea că
înregistrările de transfer în general nu sunt conectate cu o mişcare de bunuri fizice. De
obicei implică o schimbare în tipul stocului, număr de lot sau număr de material (309).
Un exemplu de înregistrări de transfer este eliberare din stocul în inspecţie de calitate în
stocul propriu al companiei.
Există trei tipuri diferite pentru efectuarea unui transfer de stoc:
• Înregistrare de transfer de stoc prin transfer de stoc folosind o procedură dintr-un
singur pas
• Înregistrare de transfer de stoc prin transfer de stoc folosind o procedură din doi
paşi
• Înregistrare de transfer de stoc folosind o comandă de transfer de stoc
84
Procedura dintr-un pas şi procedura din doi paşi, constă în faptul că atât transferurile
de stoc, cât şi înregistrările de transfer consistă într-o « ieşire de bunuri » dintr-un punct de
ieşire şi o « intrare de bunuri » într-un punct de intrare
Pe de altă parte procedura din doi paşi permite monitorizarea stocurilor în tranzit.
După ce ieşirea de bunuri este înregistrată la punctul de ieşire, stocul apare sub formă
de stoc în transfer la punctul de recepţie şi este gestionat ca şi cum ar fi în sistem.
Procedura din doi paşi este de asemenea necesară dacă utilizatorii decid să dea
autorizări doar pentru unităţile logistice proprii.
Prezentăm în continuare alte tipuri de transferuri de stoc :
• Transferuri de stocuri de la un depozit la alt depozit
 Un transfer de stoc de la un loc de depozitare la altul are loc în cadrul unei
unităţi logistice. Este de obicei înregistrat fără valoare, deoarece materialul
transferat este gestionat în aceeaşi unitate logistică şi prin urmare cu aceleaşi date
de evaluare ca şi înainte. Dacă materialul este evaluat divizat şi tipul de evaluare
al materialului se va modifica datorită transferului de stoc, acesta este introdus ca
un transfer de stoc de la o unitate logistică la alta. În plus se crează şi un document
contabil. Modelul Electrica nu foloseste evaluarea divizată.

• Transfer de stoc de la o unitate logistică la alta


 Un transfer de stoc de la o unitate logistică la alta are loc în general în cadrul
unui cod de companie.
Spre deosebire de un transfer de stoc de la o locaţie de depozitare la alta, un transfer
de stoc de la o unitate logistică la alta afectează atât contabilitatea, cât şi Planificarea
Materialelor.

85
Tabel corespondenţă
Tabel.nr.4.7
“Tip document Electrica – Tip mişcare R/3”

Nr. Doc. SDE Denumire Mişcare Denumire tip mişcare R/3


crt. document R/3
01 NIR Notă de intrare 101 Intrare iniţială stoc material
recepţie materiale 102 Intrare iniţială stoc material - stornare
02 NR Note Restituire (la 971 Consum pt. comanda din depozit –
bonurile de stornare
consum) 972 Consum pentru comanda din depozit
03 BMC Bonuri de consum 261 Consum pentru comanda din depozit
materiale 262 Consum pentru comanda din depozit -
stornare
241 Ieşire materiale de investiţii
242 Ieşire materiale de investiţii - stornare
911 Ieşire bunuri angajaţi FDFEE/SISEE la
SDFEE/AISEE
912 Ieşire bunuri angajaţi FDFEE/SISEE la
SDFEE/AISEE – stornare
991 Ieşire obiecte de inventar pe marcă
992 Ieşire obiecte de inventar pe marcă -
storno
04 FLC Fişă limită consum 309 Transfer material la material - BCF la
BCF şi carburanţi benzină
* 310 Transfer material la material - stornare
251 Ieşire BCF pentru alimentare
252 Ieşire BCF pentru alimentare - storno
967 Transformare BCF în combustibil
968 Transformare BCF în combustibil - storno
261 Consum pentru comanda din depozit
262 Consum pentru comanda din depozit –
stornare
05 NP Nota predare 521 Intrare fără comanda în stoc (pentru
materiale materiale recuperate sau cu uzură)
522 Intrare fără comanda în stoc - stornare
921 Intrare fãrã cdã. prod.în stoc utiliz.fără
restr.-prod.finit (pînă acum specifica doar
SISEE)
922 Intrare fãrã cdã. prod.în stoc -prod.finit-
stornare (pîna acum specifica doar
SISEE)
06 NT Note transfer 311 Transfer între lucuri de depozitare ale
aceluiaşi plant

86
4.2.1.6 Verificarea facturii

Sistemul SAP este alcătuit din câteva componente legate între ele astfel încât
departamente diferite din cadrul unei companii pot coopera unele cu celelalte.
Componenta Verificarea Facturilor este o parte din sistemul de Gestiunea
Materialelor (GM). Ea asigură legatura între componenta Gestiune a Materialelor şi
componentele Contabilitate Financiară, Controlling şi Contabilitate Mijloace Fixe.

Verificarea facturilor în gestiunea materialelor serveşte următoarelor scopuri:


• Completează procesul de aprovizionare cu materiale – care începe cu referatul de
necesitate, continuă cu aprovizionarea şi intrarea bunurilor şi se termină cu intrarea
facturii
• Permite procesarea de credite memo, anularea sau stornarea facturilor şi
discounturi

Sarcinile verificării facturilor includ:


• Introducerea facturilor şi a notelor de credit intrate
• Verificarea acurateţii facturilor cu respectarea conţinutului, preţurilor
• Efectuarea înregistrărilor de conturi rezultate dintr-o factură
• Verificarea facturilor blocate datorită diferenţelor prea mari faţă de datele din
comanda de aprovizionare

În sistemul SAP gradul ridicat de integrare permite acestor sarcini să fie efectuate cu
usurinţă şi eficient.
În continuare este prezentată procedura de verificare a facturilor.
Fiecare factură conţine diverse poziţii de informaţii. Pentru înregistrarea unei facturi,
trebuie introduse aceste informaţii în sistem. Dacă o factură se referă la o tranzacţie
existentă, anumite poziţii de informaţii vor fi deja disponibile în sistem. Sistemul propune
aceste date ca date implicite, astfel încât este necesară doar compararea şi, la nevoie,
corectarea diferenţelor posibile.
Pentru o factură ce se referă la o comandă de aprovizionare, de exemplu, e necesară
doar introducerea numărului comenzii de aprovizionare. Sistemul selecţionează tranzacţia
şi propune datele din recepţia(iile) facută(e) în baza comenzii de aprovizionare, incluzând
furnizorul, materialul, termenii de livrare, termenii de plată.
Factura din modelul Electrica SAP R/3 trebuie să facă referire la o comandă de
achiziţie şi intrare de bunuri.
Aceste date implicite pot fi, bineinţeles, modificate dacă există diferenţe. Se poate afisa
evidenţa comenzilor de achiziţie pentru a vedea, de exemplu, ce cantităţi au fost livrate şi
cât de mult a fost facturat deja.
Dacă există diferenţe între comanda de aprovizionare sau intrarea de bunuri (NIR)
şi factură, sistemul va emite o avertizare pe ecran.
La introducerea facturii, sistemul găseşte de asemenea contul relevant. Se
generează înregistrări automate pentru taxa pentru vânzări, lichidarea bonificaţiei la plată
în numerar şi variaţiile de pret şi de asemenea se afişează înregistrările efectuate. Dacă din
diferite motive, apar mici diferenţe şi soldul nu este zero, utilizatorul trebuie să facă
corecţii, deoarece o factură poate fi înregistrată doar dacă soldul e egal cu zero.
Imediat după înregistrarea facturii sunt actualizate de către sistem anumite date, cum ar fi
preţul mediu al materialului comandat (dacă există diferenţe faţă de recepţie şi acoperire în
stoc) şi evidenţa comenzilor de aprovizionare.
87
Înregistrarea facturilor completează Verificarea facturilor. Datele necesare pentru
factura ce trebuie platită există acum în sistem. Departamentul contabil poate utiliza datele
şi efectua plaţile necesare cu ajutorul componentei financiar-contabile.

Tipuri de verificare factură


Ca regula, o factură se referă la o tranzacţie pentru care partea emitentă cere plată.
Verificarea facturilor diferă în funcţie de tipul de factură :

• Facturi bazate pe comenzi de aprovizionare


 Cu verificarea facturilor bazată pe comenzi de aprovizionare, toate poziţiile
unei comenzi de aprovizionare pot fi aşezate împreună, indiferent dacă o poziţie a
fost primită în mai multe livrări parţiale. Toate livrările sunt totalizate şi
înregistrate ca o singură poziţie.

• Facturi bazate pe intrări de bunuri


 Cu verificarea facturilor bazată pe intrări de bunuri, fiecare intrare individuală
de bunuri este facturată separat.

Datele în sistemul SAP pentru Verificarea Facturilor

În verificarea facturilor – ca şi în alte aplicaţii – sistemul SAP are nevoie des să


retragă date înregistrate, să schimbe datele dacă este necesar sau să adauge informaţii.
În funcţie de tipul de informaţii, datele din sistemul SAP sunt stocate în înregistrări
de bază diferite (cum ar fi înregistrarea de bază de material sau înregistrarea de bază de
furnizor). Stocarea centrală de date previne redundanţa.
De asemenea garantează că cele mai actualizate informaţii de la departamente
diferite (Planificare Necesar Materiale, Aprovizionare, Gestiunea Stocurilor şi Verificarea
Facturilor) sunt disponibile pentru celelalte domenii în orice moment.
Datele cheie cerute pentru verificarea facturilor sunt :
• Date de bază
• Date tranzacţie

Datele de bază sunt nişte date permanente despre obiecte cum ar fi materialele în
sistemul SAP. Fiecărui obiect îi este dat un cod unic, care poate fi identificat în sistem.
• Date de material - Datele de material sunt informaţii despre materialele cumparate
sau produse de companie. Acestea includ codul de material, denumirea materialului,
unitatea de măsură, date despre stocuri, toleranţe de supralivrare şi sublivrare, date
despre controlul preţului şi preţuri. Datele de material sunt menţinute de
departamente diferite în domeniul Gestiunii Materialelor.
• Date furnizor- Datele despre furnizor asigură informaţii despre furnizorii cu care
tratează compania. Datele furnizor includ adresa, date despre bancă, valuta
furnizorului şi termenii de plată şi livrare. Datele furnizor sunt întreţinute de
departamentele de Aprovizionare şi Contabilitate.
• Date contabile - Datele contabile sunt utilizate la definirea conturilor din Cartea
Mare. Ele includ numele contului, tipul contului, valuta în care este gestionat contul,
informaţii despre modul în care se efectuează înregistrările pe acel cont şi cărei
bugetări financiare îi este alocat. Datele contabile sunt întreţinute în componenta
financiar contabilă.

Datele de tranzacţie înregistrează tranzacţii sau evenimente în sistemul SAP. Ori de


câte ori se înregistrează o comandă de aprovizionare, acord de programare, intrare de
88
bunuri sau factură, sistemul crează automat un document. Datele din document despre o
tranzacţie depind de aria de aplicare căreia îi aparţine tranzacţia. Fiecare document
primeşte un număr de document prin care poate fi identificat în mod clar.

• Document de aprovizionare - Un document de aprovizionare conţine informaţii


cum ar fi codul furnizorului, data comenzii de aprovizionare, termenii de livrare,
numărul de material şi cantitatea comandată.
• Document de material - Un document de material se crează la înregistrarea unei
intrări de bunuri. El include data înregistrării, cantitatea livrată şi probabil şi numărul
notei de livrare şi numărul comenzii de aprovizionare la care se referă intrarea de
bunuri. Documentul de material înregistrează schimbările de cantitate.
• Document contabil - Un document contabil este creat când se înregistrează o
intrare de bunuri evaluate sau o factură. El conţine detalii despre înregistrările
individuale cu numărul de cont, cheia de înregistrare şi suma. Documentul contabil
înregistrează schimbări de valoare.

În ceea ce priveşte alocarea de cont, la înregistrarea unei facturi, sistemul selectează


conturile ce urmează a fi înregistrate. Alocarea de cont se bazează parţial pe ce se introduce
la crearea unei facturi şi parţial pe informaţiile stocate în sistem.
Pentru înregistrarea corecta a facturilor, trebuie definite conturile din planul de
conturi şi acţiunile ce trebuie realizate pentru diferite înregistrări.
Conturile SAP sunt definite într-un plan de conturi. Următoarele conturi sunt deosebit de
importante pentru verificarea facturilor :

• Contul de furnizor - Pentru fiecare furnizor există un cont separat în contul de


evidenţă, în care sunt înregistrate toate sumele privind furnizorul. O înregistrare în
contul de furnizor nu este acelaşi lucru cu o plată. Plata este executata doar când
departamentul financiar contabil înregistrează plata către furnizor într-un cont
bancar, de exemplu.
• Contul de stoc - În sistemul SAP, materiale diferite cu caracteristici similare sunt
grupate împreună într-un cont comun (de exemplu materii prime, piese de schimb).
Acest cont relevant pentru un material este definit în sistem la crearea înregistrării de
bază de material.
• Contul intermediar de furnizor facturi nesosite - Acest cont este un cont
intermediar între contul de stoc depozit şi contul de furnizor. La intrarea de bunuri,
suma netă de facturare asteptată este înregistrată din contul de stoc în acest cont de
cliring. Această înregistrare este apoi lichidată printr-o intrare de compensare în
contul de furnizor la recepţia facturii.

Date factură
O factură conţine diverse informaţii, cum ar fi:
• Cine a emis factura?
• La ce tranzacţie se referă factura ?
• Ce taxe trebuie plătite ?

Dacă factura se referă la o tranzacţie anume, sistemul va extrage automat informaţii


cu privire la tranzacţie şi va propune pe ecran valori pentru verificare. Informaţiile care pot
fi extrase includ:
• Termeni de plată
• Cantităţi de facturat
• Sumele estimate de sistem pentru fiecare poziţie
89
Dacă factura furnizorului conţine detalii diferite, datele propuse pot fi suprascrise.
Sistemul verifică dacă intrările efectuate sunt permise şi va afişa o avertizare sau un alt
mesaj dacă ceva este incorect.
Pentru obţinerea rezultatelor la înregistrarea unei facturi, sistemul efectuează
mişcarile de conturi şi generează un document financiar contabil care afişeaza conturile
implicate în înregistrare şi sumele înregistrate în aceste conturi.
Sistemul crează o statistică a facturilor pentru fiecare poziţie din comandă de
aprovizionare. Fiecare factură înregistrată este inclusă în acest fişier. În acest fel, este
posibilă afişarea în orice moment a unei imagini generale curente asupra evidenţei
comenzilor de aprovizionare.
Preţul mediu variabil este actualizat în înregistrarea de bază de material dacă preţul
facturii este diferit de cel din comanda de aprovizionare.
Dacă preţul facturat diferă de preţul din comanda de aprovizionare pentru un
material cu control al preţului mediu variabil, valoarea stocului este actualizată în
înregistrarea de bază de material.
Deoarece sistemul standard SAP R/3 necesită verificarea facturii legate de intrarea
de bunuri (marcatorul “Verificarea facturii bazată pe recepţia de bunuri” setat), este
posibilă o singură variantă şi anume cea prin care variaţia este trecută pe valoarea
materialului. Dacă cantitatea disponibilă în stoc la momentul înregistrarii facturii este mai
mica decât cea din factură diferenţa între preţul din factură şi preţul mediu ponderat va fi
înregistrată într-un cont de diferenţe de preţ. Întrucit în modelul Electrica nu sunt
disponibile conturi de diferenţe de preţ s-a convenit ca facturarea să se facă la o dată cât
mai apropiată de momentul recepţiei. Acest lucru este posibil ţinând cont de faptul că
majoritatea mărfurilor cumpărate sunt însoţite de factură.
Existenţa mai multor variante de verificare a impus anumite limite de toleranţă.
Acestea sunt setate de administratorul de sistem. De fiecare dată când apare o
variaţie, sistemul verifică dacă este în limita de toleranţă definită.

• Dacă variaţia este în afara limitei de toleranţă, sistemul afişează acest lucru într-un
mesaj de avertizare. Chiar dacă nu se ajustează intrarile, tot se poate înregistra
factura. Dacă, totuşi, pragul superior de toleranţă este depăşit, sistemul blochează
automat factura pentru plată. În acest caz factura va putea fi platită de contabilitatea
financiară după ce factura a fost eliberată într-un pas separat.

• Dacă variaţia se află în limitele de toleranţă, sistemul acceptă intrarea. În acest


caz, nu este nevoie de un mesaj de avertizare sau de blocare a plăţii.

Cheile de toleranţă sunt la nivel de cod de companie. Nu este posibila, de exemplu,


definirea unei toleranţe specifice pentru furnizori.
În ceea ce priveşte costurile de livrare, în sistemul SAP, există două tipuri :
• Costurile de livrare planificate sunt introduse în comanda de aprovizionare. Ele
sunt setate pentru costurile relevante la intrarea de bunuri. Referiri la costurile de
livrare înregistrate la intrarea de bunuri se pot face la intrarea facturii.
• Costurile de livrare neplanificate sunt introduse doar la inroducerea facturii. La
intrarea bunurilor nu se face nici o înregistrare a acestora.

Costurile de livrare planificate au avantajul că, costurile de livrare sunt incluse în


evaluarea materialului (sau, în cazul unei comenzi de aprovizionare cu alocare de cont,
obiectul contului poate fi debitat) la intrarea de bunuri. Debitările urmatoare la intrarea

90
facturii se vor face doar dacă costurile de livrare din factură variază de la costurile de
livrare planificate.
Costurile de livrare planificate sunt costuri de livrare agreate cu furnizorul, o
societate de transport sau un birou vamal înainte de crearea comenzii de aprovizionare şi
sunt introduse la introducerea comenzii de aprovizionare.
Costurile de livrare planificate pot fi repartizate după urmatoarele criterii :
• Originea costurilor
• Costuri de expediţie
• Taxe vamale
Este posibilă definirea altor tipuri de origine utilizând funcţionalitatea condiţiilor în
sistemul de configurare din Aprovizionare.
• Calculul costurilor
• Suma fixă, independent de cantitatea livrată
• Suma dependentă de cantitatea livrată
• Valoare procentuala a bunurilor livrate.

Costurile de livrare planificate sunt înregistrate automat într-un cont de cliring la


introducerea intrării de bunuri. Fiecare tip de origine are propriul său cont de cliring. La
înregistrarea facturii pentru aceste costuri de livrare sunt setate conturile de cliring
corespunzătoare.
În Verificarea Facturilor este posibilă listarea tuturor costurilor de livrare planificate
pentru o comandă de aprovizionare, un furnizor ori o scrisoare de trăsura. Poziţiile
relevante pot fi copiate din această listă în document.
Nu trebuie specificat un anumit furnizor pentru costurile de livrare planificate. La
planificarea costurilor de livrare într-o comandă de aprovizionare se poate introduce un
furnizor (de exemplu un furnizor « expediţie » sau un birou vamal). În Verificarea
Facturilor, totuşi, costurile de livrare pot fi înregistrate către o alta parte emitentă.
Costurile de livrare planificate se introduc în comanda de aprovizionare pentru
fiecare poziţie. La intrarea facturii, ele sunt alocate poziţiilor relevante.
Există facturi blocate pe care contabilitatea financiară nu le poate plăti

O factură poate fi blocată la plată din unul din urmatoarele motive :


• Variaţii într-o poziţie a facturii
• Suma unei poziţii a facturii
• Blocare manuală

Înainte de a putea fi plătite, facturile blocate trebuie eliberate într-un pas separat.
Se poate anula indicatorul de blocare care fusese setat la înregistrarea facturii. Deoarece
trebuie plătită întreaga sumă facturată şi nu poziţii individuale din facturăă indicatorul de
blocare se setează în linia de furnizor. În acest fel, toate poziţiile unei facturi blocate pot fi
eliberate numai în acelaşi timp.

4.2.1.7 Inventarul fizic

Această componenţă permite efectuarea inventarului stocurilor din depozitele


companiei. Pentru aceasta pot fi implementate mai multe proceduri.
În modelul Electrica inventarul poate fi efectuat doar pentru stocul propriu al companiei.
Tot în modelul Electrica un inventar va fi efectuat pentru stocul cu utilizare nerestricţionată
în depozit.

91
Inventarul tuturor tipurilor de stoc menţionate poate fi făcut într-o singură
tranzacţie. Pentru materialele care urmează a fi inventariate, se crează cate o poziţie în
documentul de inventar pentru fiecare tip de stoc.
Inventarul are loc la nivel de locaţie de depozitare. Se creaza cate un document separat de
inventar pentru fiecare locaţie de depozitare.

Sistemul standard SAP R/3 suportă urmatoarele proceduri de inventar:

• Inventar periodic
 Într-un inventar periodic, toate stocurile companiei sunt inventariate în data
cheie stabilită. În acest caz, fiecare material trebuie inventariat. În timpul
inventarierii, mişcarea materialelor trebuie blocată în intregul depozit. Este
procedura utilizată în cadrul Electrica Transilvania Nord.

• Inventar continuu
 În procedura de inventar continuu, stocurile sunt inventariate continuu în
timpul întregului an fiscal. În acest caz, este important să ne asigurăm că fiecare
material este inventariat cel putin o dată în timpul anului.

• Inventar ciclic
 Inventarul ciclic este o metodă de inventariere în care acesta se face la
intervale egale din timpul unui an fiscal. Aceste intervale (sau cicluri) depind de
indicatorul de inventariere ciclică setat pentru materiale.

• Eşantionare pentru inventar


 În această metodă stocuri selectate aleator sunt inventariate în data cheie
bilanţ. Dacă variaţiile dintre rezultatul contului şi balanţa stocurilor contabile sunt
destul de mici, se presupune ca balanţele stocurilor contabile pentru celelalte
stocuri sunt corecte.

Indiferent de metoda de inventariere, procesul de inventar poate fi divizat în trei faze:


• Pregătirea inventarului
 Crearea unui document de inventar
 Blocarea materialelor pentru înregistrare
 Tipărirea şi distribuirea documentului de inventar.
• Inventarierea
 Inventarierea stocurilor
 Introducerea rezultatului inventarierii în listingul documentului de inventar
• Analiza inventarului
 Introducerea rezultatului inventarierii în sistem
 Initierea unei reinventarieri, dacă e necesar
 Înregistrarea diferenţelor de inventar

Pentru monitorizarea procesului de inventar, fiecare document de inventar


înregistreaza paşii care au fost efectuaţi. Aceste informaţii sunt continute în datele de
poziţie şi în antetul documentului.
• Evidenţa inventarului în datele de poziţie - Evidenţa inventarului informează
despre ce paşi au fost efectuaţi pentru poziţie.

92
• Antetul documentului - În antetul documentului, câmpurile “Starea inventarului”,
“Starea ajustării” şi “Starea ştergerii” specifica dacă unele dintre poziţii sau toate
poziţiile au fost inventariate, înregistrate (diferenţe de inventar) sau şterse.

Se pot afişa de asemenea statistici pentru documentul de inventar ; statisticile arată


câte pozitii de document sunt deschise, inventariate, înregistrate (diferenţe de inventar),
reinventariate sau şterse.
În ceea ce priveşte rezultatul inventarului fizic, la înregistrarea diferenţelor de
inventar, sistemul ajustează valorile din balanţă de stocuri şi valorile contabile astfel încât
să corespundă cu stocurile propriu-zise şi valoarea acestora. În plus, înregistrarea de bază
de material este schimbată, stocul total este ajustat automat la cantitatea inventariată. Din
punct de vedere contabil, aceasta corespunde unei intrări sau ieşiri de bunuri, însemnând că
la introducerea diferenţei de inventar contul de stoc este debitat sau creditat :

• În cazul în care cantitatea inventariată este mai mică decât balanţa de stocuri
contabile, contul de stoc e creditat cu următoarea valoare: diferenţa de inventar x
preţ. Intrarea de compensare e facută în contul « Cheltuieli din inventar ».
• În cazul în care cantitatea inventariată este mai mare decât balanţa de stocuri
contabile, contul de stoc e debitat cu următoarea valoare: diferenţa de inventar x preţ.
Intrarea de compensare e facuta în contul « Venituri din inventar ».

Deoarece suma înregistrată e calculată pe baza preţului mediu standard sau mediu
curent, înregistrarea diferenţelor de inventar nu duce la schimbări de preţ reprezentative.

93
CONCLUZII ŞI PROPUNERI

Apariţia si extinderea sistemelor ERP la nivel mondial a avut un impact puternic


asupra rezultatelor întreprinderilor, în sensul că implementarea lor a dus la o gestionare
mai eficientă a resurselor, o reducere a volumului de muncă şi prin urmare, o creştere a
veniturilor obţinute.
Dezvoltarea sistemelor ERP, însă a trebuit, la început să treacă de nişte obstacole de
ordin psihologic, în sensul că nu multe societăţi şi instituţii erau pregătite să aloce sume
destul de mari şi să-şi asume riscuri în faţa inovaţiilor. Întreprinzătorii deschişi noilor
soluţii însă au riscat şi au reuşit. Au obţinut un volum de muncă mai redus şi venituri tot
mai mari. Astfel tot mai multe întreprinderi, din diferite domenii au apelat la
implementarea de sisteme ERP. Prin urmare, marile firme furnizoare de soluţii ERP şi-au
mărit rezultatele, ajungând la sume colosale de ordinul miliardelor de dolari.
Au fost şi cazuri de implementări de sisteme ERP, eşuate, deci acesta nu este un
instrument magic şi nu se vinde cu cheia succesului.
Însă în majoritatea cazurilor, soluţiile ERP au dus la îmbunătăţirea managementului
întreprinderii, ele furnizând modele de afaceri de success pe plan internaţional. Este
evident aşadar, că o afacere prosperă nu poate fi concepută fără o bună planificare şi
organizare a resurselor interne ale întreprinderii sau a relaţiilor cu clienţii.
Chiar dacă, pe piaţa românească procentul de implementări de sisteme ERP nu este
foarte ridicat, este incontestabil interesul crescând al companiilor pentru administrarea
riguroasă, analitică şi eficientă a tot ceea ce înseamnă resursă a intreprinderii, relaţia cu
clienţii, imagine, marketing. Firmele au realizat importanţa folosirii metodele moderne de
administrare a resurselor, prin intermediul calculatorului şi cu facilităţile oferite de un
software adecvat.
Tot mai multe firme ar trebui să apeleze la soluţiile oferite de sistemele ERP pentru
simplul motiv că aceasta ar putea duce la rezultate incuantificabile. Trebuie să se treacă
însă de marcajele de ordin psihologic. Este tot atât de adevărat însă şi faptul că firmele
româneşti sunt la început de drum în cadrul economiei de piaţă faţă de companiile străine
consecrate în domeniul afacerilor şi mult mai deschise spre inovaţii. Ceea ce este însă
important este faptul că procentul întreprinderilor româneşti care apelează la soluţiile
oferite de sistemele ERP este în continuă creştere. Chiar dacă este vorba despre o investiţie
mare, specialiştii au arătat că aceasta se poate recupera in cel mult un an. Există si variaţii
însă, în funcţie de managementul anterior al companiei şi de specificul fiecărei industrii.
S.C. Electrica S.A. a adoptat soluţia SAP R/3, componentă a ERP (Enterprise
Resource Planning) care este si cea mai cunoscută soluţie ERP de pe piaţa. Sistemul ERP
SAP R/3 gestionează, în cadrul întreprinderii, mai multe arii de interes precum logistica,
contabilitatea, resursele umane.
În versiunea comercializată curent, licenţele pentru sistemele ERP R/3 au fost
achiziţionate sub forma setului de produse mySAP Business Suite.
Astfel, în Strategia Electrica şi în Programele de Dezvoltare, se găseau obiective
care urmăreau utilizarea unui sistem informatic complex, integrat, unic şi în timp real, cu
care să se asigure condiţiile pentru un management performant al tuturor activităţilor
specifice unei companii din domeniul Distribuţiei si Furnizării Energiei Electrrice. Aşa că,
prin Hotărârile 2/3555/20.03.2002 şi AGA 13./4551/20.03.2002 ale SC Electrica SA au
stabilit ca Sistemul Informatic de Management SAP, să fie utilizat pentru conducerea
activităţilor ăn toate entităţile sale.Va rezulta o gestiune corectă, adevărată şi în timp real,
creându-se, astfel, condiţiile pentru analiza diverselor scenarii de organizare şi funcţionare
într-un mediu de piaţă concurenţial, în continuă schimbare.

94
S-a demonstrat că utilizarea unui astfel de sistem permite un dialog de afaceri
inteligibil şi eficient cu partenerii europeni dar şi interni, furnizori sau clienţi, pentru că
SAP a devenit un instrument practic, universal pentru sectorul energetic sau al altor ramuri
economice, cel puţin din spaţiul european.
Racordarea, pe această cale, la valorile de management european, cu efectele
scontate în gestionarea veniturilor şi costurilor societăţilor din domeniul specific
activităţilor noastre, crează, în plus, şi efecte de imagine pozitivă şi de creştere a valorii de
piaţă a societăţilor.
Folosirea sistemului informatic SAP asigură transparenţa totală a operaţiunilor
tehnice, comerciale, financiare şi structurale, schimbă mentalitatea şi atitudinea întregului
personal al organizaţiei, de la top management până la executanţi, fiind din acest punct de
vedere, generatorul unui proces complex de schimbare şi de transformare a conceptului de
calitate într-o realitate aplicată.
Astfel, pentru reuşita Programului de Implementare a Sistemului Informatic de
Management (SAP şi celelalte componente) în Electrica-Filiale, Sucursale şi Agenţii este
nevoie, în primul rând, de schimbarea radicală de mentalitate şi atitudine şi de implicarea
totală a factorilor decizionali ai top managementului.
De asemenea, se consideră, fară nici o exagerare, că întregul complex de acţiuni ce
se va derula, constituie o piatră de încercare care va proba calităţile şi capacităţile
manageriale ale celor numiţi factori decizionali.
Ajungând la partea tehnică, se observă că SAP R/3, pentru a facilita adaptarea
proceselor implementate prin program la procesele reale din organizaţia clientului şi
totodată pentru a uşura activitatea de pregătire a personalului în vederea utilizării noului
sistem informatic, grupează toate funcţionalităţile ERP în module. Un modul foarte
important este cel al managementului calităţii care cuprinde planificarea calităţii inspecţiile
de calitate, controlul calităţii, certificate de calitate şi notificări de calitate.
Forma de integrare a calităţii cu producţia a evoluat pe parcursul diferitelor etape de
integrare. La rândul său, problema complexă a calităţii a cunoscut diferite abordări după
obiectivele urmărite, mijloacele şi instrumentele utilizate. Astfel, a apărut în ultimii ani,
conceptul de management total al calităţii(TQM) care vine să generalizeze imperativul
calităţii la toate nivelurile manageriale, pornind de la vârf, în numele îmbunătăţirii
continue. Totodată TQM orientează toate eforturile către satisfacerea cerintelor interne şi
externe ale clienţilor, utilizându-se, fără rezerve, de toate instrumentele posibile pentru
angajare şi participare, de educare şi antrenare la prosperitatea organizaţiei.
Integrarea calităţii cu producţia poate fi privită pe parcursul etapelor de viaţă ale
produselor, în sensul larg al ingineriei concurente şi simultane, precum şi la fiecare nivel al
sistemului managerial-strategic, tactic sau operaţional. Integrarea în planul informaţional
prezintă un interes deosebit pentru conceperea, structurarea si realizarea sistemelor
informatice
Aceasta a dus la preluarea TQM, de către ERP ca unul dintre principalele sale
module prin care să asigure întreprinderii rezolvarea unei multitudini de obiective, în
special cele legate de satisfacerea optimă a cerinţelor consumatorilor şi de îmbunătăţire a
imaginii vis-a-vis de concurenţă.

95
Bibliografie:

1. Florin Gh. Filip, Concepte,soluţii şi strategii pentru România, Editura Expert,


Bucureşti 2001
2. Doina Banciu, Sisteme automatizate de informare şi documentare, Editura Tehnică,
Bucureşti 2001
3. Gabriel Neagu, Sistemul informaţional al organizaţiei, Editura Expert, Bucureşti
2001
4. Florin Stănciulescu, Modelarea sistemelor de mare complexitate, Editura Tehnică,
Bucureşti 2003
5. Prof. univ.Dumitru Marius Paraschivescu (coordonator), Contabilitate, Editura
Moldavia 2000.
6. Dumitru Oprea, Dinu Airinei, Marin Fotache (coordonatori) - Sisteme
informaţionale pentru afaceri, Editura Polirom, Iaşi, 2002
7. Fotache, Luminiţa Fânaru - Soluţii ERP - SAP R/3 System, NetReport nr. 109,
octombrie 2001
8. Luminiţa Fânaru, Doina Fotache - SAP R/3 System, Probleme actuale pentru
realizarea sistemelor informaţionale pentru conducere, Editura Timpul, Iaşi 2001
9. Doina Fotache - Peisaj cu ERP, NetReport nr. 108, septembrie 2001
10. Luminiţa Fânaru , Doina Fotache - Oracle şi soluţii ERP în Net Report, decembrie
2001
11. , Luminiţa Fânaru Doina Fotache - Oracle în lumea eBusiness şi ERP în NET
REPORT, decembrie 2001
12. - Doina Fotache Produse program integrate de gestiune a firmelor. Piaţa ERP în
Tribuna economică, Nr. 28, 2001
13. Doina Fotache - Produse program integrate de gestiune a firmelor. Piaţa
româneasca de software ERP şi de software financiar-contabil, Tribuna Economică
nr. 36/2001
14. Doina Fotache, Luminiţa Fânaru, CROS. Un ERP care gândeşte româneşte, NET
REPORT nr. 117, iunie 2002
15. Luminiţa Fânaru, Doina Fotache, SIVECO Applications un ERP "made în
România", NET REPORT nr.116, mai 2002
16. Doina Fotache - The Romanian ERP Dilemma, Innovative Application of
Information Technologies in Business and Management (International
Symposium), Editura Tehnopress, Iaşi, 2002

Adrese Internert:

*http://www. baan.ittoolbox.ro
*http://www.siveco.ro
*http://www.itc.ro
*http://www.uti.ro
*http://www.radix.ro
*http://www.scala.ro
*http://utis.cpru.pub.ro
*http://www.computerworld.ro
*http://www.adcos.ro
*http://www.agora.ro
*http://www.competence-site.de

96
*http://www.managingautomation.com

97