Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Pentru a înțelege funcționalitățile pe care le oferă SAP ERP pentru gestionarea proceselor de
aprovizionare, acest curs va explica procesul de aprovizionare clasic – aprovizionare manuală pentru
un material stocabil. Procesul debutează cu alegerea furnizorului pentru materialele dorite a fi
aprovizionate.
Primul pas al acestui proces îl reprezintă trimiterea de cereri de ofertă diferiților furnizori ce
pot livra materialul pentru care a fost în prealabil identificat un necesar. După ce clientul primeşte
ofertele de la furnizori, acesta le introduce în sistem şi le compară, alegând dintre ele varianta cea
mai bună pentru propria companie.
Alegerea furnizorului se poate face manual sau automat de catre sistem, folosind functionalitatile
oferite de „Evaluare furnizor”.
Următorul pas în procesul de aprovizionare manuală pentru un material stocabil îl reprezintă
plasarea comenzii de aprovizionare ferme către furnizorul ales prin mijloacele informatizate oferite
de SAP ERP şi respectiv eliberarea acestei comenzi de aprovizionare. În momentul în care furnizorul
îşi onorează obligația contractuală, clientul efectuează recepția în stoc a materialelor comandate,
declanşând astfel înregistrările contabile aferente acestei recepții.
Ultimul pas al procesului de aprovizionare manuală este verificarea şi înregistrarea în sistem a
facturii primite de la furnizor, receptie care se poate face pe baza comenzii de aprovizionare sau a
receptiei.
Primul pas în procesul de aprovizionare este introducerea în sistem a cererilor de ofertă
pentru materialele sau serviciile pe care clientul doreşte să le achiziționeze. Cererile de ofertă pot fie
create manual, prin copiere după alte cereri de ofertă mai vechi sau prin utilizarea unui referat de
necesitate sau unui acord de programare ca referinta. Utilizarea documentelor existente ca referinta
are avantajul faptului ca datele nu trebuie introduse manual, ci pot fi copiate din documentul
anterior introdus. Cererile de ofertă sunt introduse în sistem şi trimise furnizorilor.
Transmiterea se poate face automat din sistem (integrarea cu serverul de mail, cu sistemul
de comunicatii telefonice – pentru fax sau electronic - EDI) sau cererile de oferta pot fi tiparite
Ca urmare a primirii cererilor de ofertă, furnizorii fie trimit respingerea acestora către client,
fie trimit oferte. Respingerile furnizorilor legate de prețuri, condiții şi date de livrare sunt introduse
în sistem în mod direct în cererea de ofertă inițială, utilizând o tranzacție specială pentru întreținerea
ofertelor. În sistemul SAP ERP, cererile de ofertă se transformă în oferte în momentul primirii unui
răspuns ferm de la furnizor. Documentul folosit in sistem este acelasi, modificandu-se starea
acestuia.
Cele mai favorabile oferte pot fi identificate utilizând funcționalitatea automatizată de
comparație a ofertelor. De asemenea, condițiile ofertelor care prezintă interes pentru client pot fi
salvate ca info-record-uri de aprovizionare.
Mai multe cereri de ofertă trimise către diferiți furnizori în vederea achiziționării unui produs
/ serviciu pot fi relaționate utilizând un număr colectiv. Numărul colectiv corespunzător acestui set
de cereri de ofertă este întreținut în datele de antet ale cererii de ofertă.
Pentru comparații de preț sau alte analize şi rapoarte cererile de ofertă sau respectiv
ofertele pot fi identificate cu ajutorul numărului colectiv. Acest număr poate avea maximum 10
caractere şi poate fi alfanumeric.
Furnizori ocazionali
Date de bază speciale pot fi create în sistem pentru furnizorii de la care se achiziționează
produse sau către care se trimit cereri de ofertă cu o frecvență foarte rară. Aceste date de bază se
numesc date de bază pentru furnizori ocazionali.
Spre deosebire de alte date de bază, un set de date de bază pentru furnizori ocazionali este
utilizat pentru mai mulți furnizori, pentru a evita creare de date de bază redundante. În datele de
bază pentru furnizorii ocazionali nu se pot salva deci date caracteristice unui anumit furnizor. Un
grup de conturi pentru furnizori ocazionali este utilizat în datele de bază, grup ce permite ca în
datele de bază ale materialului să fie ascunse câmpurile specifice furnizorilor.
La crearea unui document de aprovizionare cu un furnizor ocazional este necesară
întreținerea adresei furnizorului. La introducerea facturii corespunzătoare provenind de la un
furnizor ocazional, datele legate de conturile bancare lipsesc, acestea trebuind introduse manual.
Datele specifice furnizorului sunt introduse aşadar manual şi sunt salvate doar în
documentele relevante (nu şi în datele de bază ale furnizorului ocazional). Cu toatea acestea se pot
efectua evaluări pentru furnizorii ocazionali, pentru care se utilizează însă numele furnizorului ca
termen de căutare.
Utilizatorul poate introduce şi compara prețurile şi condițiile oferite de furnizori într-o listă de
comparații de prețuri din ofertă. Această lista afişează cea mai bună ofertă pentru fiecare material.
De asemenea, sistemul determină şi cea mai bună ofertă per total. Preturile se pot introduce in orice
moneda.
Datele relevante pentru un material, conținute într-o ofertă, pot fi salvate într-un info record de
aprovizionare. Acest info record poate fi creat automat prin bifarea indicatorului „Actualizare info” în
timpul întreținerii ofertei (în imaginea detaliată pentru obiect).
Un indicator de respingere poate fi de asemenea întreținut în sistem. Prin întreținerea
acestui indicator în ofertele care nu prezintă interes, sistemul generează în mod automat scrisori de
respingere ce urmează a fi trimise furnizorilor (elctronic sau tiparite, urmand a fi trimise prin fax sau
posta).
În determinarea automată a conturilor sistemul SAP ERP utilizează clase de evaluare. Clasele
de evaluare sunt utilizate pentru a determina ce cont de stoc va fi actualizat în timpul mişcărilor unui
anumit material. Pot fi utilizate clase de evaluare pentru a combina materiale în alocarea la conturile
de carte mare, pentru a nu utiliza conturi de stoc separate pentru fiecare tip de material. Clasa de
evaluare corespunzătoare fiecărui material se întreține în imaginea Contabilitate a datelor de bază
de material.
Clasa de evaluare permisă pentru un material depinde de tipul de material şi poate fi
configurată în Customizare. O clasă de evaluare poate fi alocată mai multor tipuri de materiale.
Control preț material
Procedura de control preț material este definită în datele de bază de material şi determină
valoarea utilizată pentru evaluarea recepției de bunuri dintr-un material. În SAP ERP evaluarea
materialelor poate fi efectuată utilizând control de preț standard (S) sau control de preț variabil (V).
Prețul standard
În timpul evaluării materialelor cu control de preț standard, sunt efectuate multe înregistrări
în stoc la un preț predeterminat în datele de bază de material, denumit preț standard. Varianțele
față de acest preț standard sunt înregistrate în conturile corespunzătoare de diferențe de preț.
În scopuri statistice sistemul calculează de asemenea şi prețul variabil pentru materialele
evaluate la preț standard în datele de bază de material. Acest lucru înseamnă că pot fi identificate
diferențe majore între prețul actual de achiziție şi prețul standard, diferențe ce pot atrage reacții
diferite. Sistemul calculează valoarea totală a stocurilor de materiale evaluate la preț standard
utilizând formula:
Valoare totală = preț standard (pe unitate de măsură de bază) * stoc total
Preț variabil
În evaluare materialelor cu control de preț variabil, sistemul evaluează recepția de bunuri la
prețul din comanda de aprovizionare şi ieşirile de bunuri la preț mediu ponderat. Sistemul calculează
automat prețul mediu ponderat pentru fiecare mişcare de bunuri astfel:
Preț mediu ponderat = valoare totală stoc / cantitate totală stoc
Orice diferențe față de prețul din comanda de aprovizionare care apar la recepția facturii
sunt înregistrate în conturile de stoc, iar sistemul determină un nou preț mediu ponderat.
Material: Preț variabil 20 EUR
Recepția bunurilor pentru o comandă de aprovizionare de 10 piese la 25 de Euro este
evaluată la un preț de achiziție de 25 Euro. O cantitate de 10 piese la 25 Euro semnifică o sumă de
250 Euro înregistrată în contul corespunzător de stoc pe debit, iar intrarea opusă este efectuată în
contul de clearing GR/IR pe credit.
Material: Control preț standard 20 EUR
Cantitatea de recepție a bunurilor este evaluată la preț standard. Rezultatul recepției
bunurilor pentru o comandă de aprovizionare de 10 bucați la 20 EUR este o sumă de 200 EUR,
înregistrată pe debit în contul corespunzător de stoc. Diferența de 50 EUR dintre valoarea actuală de
achiziție (10 piese la 25 EUR = 250 EUR) este înregistrată într-un cont de cheltuieli datorate
diferențelor de preț. Intrarea opusă este efectuată în contul de clearing GR/IR pe credit si constituie
suma din comanda de aprovizionare.
Pentru a afişa imaginea de ansamblu a stocurilor, utilizatorul poate alege între diferite
versiuni de afişare. Aceste versiuni de afişare diferă în listarea şi structurarea tipurilor individuale de
stoc. În customizare pentru Gestiunea Stocurilor, administratorul de sistem defineşte ce stocuri sunt
afişate în fiecare coloana, împreună cu ordinea în care aceste stocuri sunt afişate.
La recepția bunurilor utilizatorul decide în ce tip de stoc este înregistrată cantitatea de
bunuri primită. Tipul de stoc este relevant pentru determinarea disponibilității stocurilor în
planificarea materialelor şi este utilizat pentru retragerile efectuate în gestiunea stocurilor.
Recepția bunurilor în depozit poate fie efectuată în trei tipuri de stoc:
• Stoc cu utilizare nerestricționată (fără restricții de utilizare)
• Stoc pentru inspecție de calitate (disponibil din perspectivă PNM – este vizualizat la
Planificarea Necesarului de Materiale, dar fără retrageri posibile pentru consum)
• Stoc blocat (apare ca fiind indisponibil la Planificarea Necesarului de Material şi nu sunt
posibile efectuări de retrageri pentru consum).
Documentele materiale conțin un antet şi cel puțin o poziție. Informațiile din antet includ
data înregistrării şi numele utilizatorului care a efectuat înregistrarea. Sistemul înregistrează
cantitatea de material care este depozitată într-un loc de depozitare la nivel de unitate logistică.
Documentul contabil înregistrează efectele mişcărilor de material asupra conturilor. Antetul
documentului conține date general aplicabile, cum ar fi data documentului, data de înregistrare,
perioada de înregistrare şi moneda documentului, numarului contului de carte mare în care a fost
efectuată înregistrarea şi respectiv cantitatea asociată înregistrată la nivel de obiect.
Documentele contabile sunt independente de documnetele materiale. Documentul de
material poate fi identificat dupa numarul documentului de material si dupa anul in care acesta a
fost inregistrat. Documentele contabile pot fi identificate in mod unic dupa codul de copanie,
numarul documentului contabil si anul fiscal. Codul de companie in care documentul contabil este
inregistrat este cel corespunzator unitatii logistice in care are loc miscarea bunurilor.
Verificarea facturii şi costuri de livrare
Atunci când companie utilizatorului SAP primeşte o factură de la furnizor, aceasta este
introdusă cu referință la comanda de aprovizionare relevantă. Acest lucru face posibilă verificarea
acurateții cantităților de material şi prețurilor din factură. În orice caz, costuri neplanificate de livrare
pot apărea. Angajații din departamentul de facturare vor examina cu ajutorul sistemului acuratețea
acestor costuri şi vor efectua introducerea acestora în sistem, împreună cu înregistrările ulterioare.
Costurile de livrare planificate sunt costurile care au fost negociate în prealabil cu furnizorul,
compania de transport sau biroul vamal, şi sunt înregistrate utilizând tipuri speciale de condiții, la
creare comenzii de aprovizionare. Atunci când este înregistrată recepția bunurilor sunt efectuate în
mod simultan înregistrări în conturile speciale de clearing (cum ar fi contul de clearing pentru
costurile de transport). Aceste intrări sunt apoi contrabalansate de intrările efectuate de
înregistrarea facturii în sistem.
Costurile de livrare neplanificate sunt costurile care nu sunt cunoscute în momentul plasării
comenzii ferme de aprovizionare şi deci nu sunt înregistrate decât în momentul înregistrării facturii
în sistemul SAP. Dacă este necesar, sunt efectuate corecturile necesare la evaluarea efectuată o dată
cu recepția bunurilor (inaintea introducerii documentului de receptie).
Avantajele costurilor de livrare planificate sunt constituite în principal de faptul că acestea
sunt incluse în evaluarea materialului la momentul recepției bunurilor. Sistemul efectuează
procesarea debitelor în momentul primirii documentului de facturare doar în cazul în care costurile
de livrare facturate efectiv diferă de cele planificate.
În următoarea imagine înregistrările pentru costuri de livrare planificate şi neplanificate sunt
ilustrate utilizând un exemplu simplu. În ambele cazuri punctul de plecare îl reprezintă o comandă de
aprovizionare de 100 de piese, la un preț de 1,30 EUR/bucată. În primul caz trebuie luate în
considerare costuri planificate de transport de 20 EUR (în imaginea de mai jos sunt evidențiate
procedurile de preț aplicate în cazul materialelor evaluate la preț mediu ponderat; pentru a
simplifica exemplul se consideră că nu se plăteşte o taxă.
Costuri de livrare planificate