Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09
Revizia: 8 / 08.2012
pag: 5 / 17
1. SCOP
Prezenta procedura stabileste activitatile si responsabilitatile in cadrul procesului de
aprovizionare, pentru a se asigura ca produsele aprovizionate sunt conforme cu cerintele de aprovizionare
specificate.
2. DOMENIU
Prezenta procedura se aplica furnizorilor si produselor / serviciilor aprovizionate de catre EPS in
vederea realizarii produselor din profilul propriu de fabricatie.
3. DEFINITII SI PRESCURTARI
3.1 DEFINITII
Pentru scopurile prezentei proceduri se aplica urmatoarele definitii:
3.1.1 Furnizor: Organizatie sau persoana care furnizeaza un produs sau un serviciu. Furnizorul poate fi
producator, distribuitor sau comerciant cu amanuntul.
3.1.2 Verificare: Confirmare, prin furnizarea de dovezi obiective, ca au fost indeplinite cerintele
specificate.
3.1.3 Capabilitate: Abilitatea unei organizatii, sistem sau proces de a realiza un produs care va indeplini
cerintele pentru produs.
3.1.4 Produs: Orice bun material materii prime, materiale, semifabricate, repere, componente,
subansamble, ansamble, aparate, echipamente, ambalaje, programe informatice, etc.) realizate in
scopul vanzarii.
3.1.5 Servicii: Activitati de confectionare, reparare, intretinere a unor bunuri materiale sau constructii, de
alimentare cu apa, combustibili gazosi, energie electrica sau termica, de efectuare a unor testari,
instruiri, verificari sau evaluari, de publicitate, de posta si telecomunocatii, de informare, cercetareproiectare, consultanta in diferite domenii, precum si alte asemenea.
3.1.6 Contract comercial: Acordul de vointa intre doua sau mai multe persoane spre a constitui,modifica
sau stinge un raport juridic avind ca obiect savarsirea unor acte de comert ( vinzare-cumparare de
bunuri, executare de lucrari, prestari de servicii, etc.), in vederea realizarii unui profit.
3.1.7 Cerere de oferta: Manifestarea de vointa a unui cumparator care isi exprima potentialul de a
cumpara o marfa de la un anumit vanzator sau de a recurge la o lucrare ori un serviciu, realizate de
un executant de lucrari ori un prestator de servicii.
3.1.8 Oferta: Propunerea facuta de un vanzator, executant de lucrari sau prestator de servicii catre una sau
mai multe persoane, in vederea incheierii unui contract comercial, in conditiile cuprinse in
propunere. Cand propunerea este adresata unui partener determinat, ea constituie o oferta ferma.
3.1.9 Acceptarea ofertei: Manifestarea de vointa a destinatarului ofertei de a incheia un contract in
conditiile propunerii ofertantului (adica: fara conditionari, obiectiuni, rezerve sau propuneri de
modificare). In caz contrar, acceptarea are valoarea unei contra - oferte, care declanseaza noi
negocieri.
3.1.10 Comanda: Oferta care pleaca de la cumparator sau beneficiarul lucrarilor ori serviciilor si cuprinde
toate elementele unui contract.
3.2 PRESCURTARI
EPS Grupul SC Electroprecizia Sacele
SMI Sistem de Management Integrat
SMC Sistem de Management al Calitatii
SMM Sistem de Management de Mediu
SSM Sanatate si Securitate in Munca
SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT
Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09
Revizia: 8 / 08.2012
pag: 6 / 17
SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT
Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09
Revizia: 8 / 08.2012
pag: 7 / 17
Cerinte pentru aprobarea produsului aprovizionat (documente de receptie care contin criteriile
de verificare si acceptare : planuri de control, STAS- uri, desene, etc.)
Documentatia tehnica de receptie a produsului de import
Rezultatele evaluarii furnizorilor privind abilitatea acestora de a furniza produsele solicitate
(Lista furnizorilor acceptati)
Documentele de insotire a produsului aprovizionat
Instructiuni privind pastrarea produsului aprovizionat
Proceduri si alte documente ale SMI
Alte date si informatii transmise de catre compartimentele tehnice si de productie , necesare
desfasurarii procesului, conform procedurilor asociate.
SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT
Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09
Revizia: 8 / 08.2012
pag: 8 / 17
SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT
Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09
Revizia: 8 / 08.2012
pag: 9 / 17
SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT
Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09
Revizia: 8 / 08.2012
pag: 10 / 17
necorespunzator obligatiile asumate; exonerarea de raspundere (de regula , o asemenea clauza se refera la
forta majora ); calitatea produselor ce fac obiectul contractului; determinarea cantitatii produselor
(receptia cantitativa); garantarea calitatii; reclamatiile referitoare la produsele neconforme; stabilirea
pretului; modalitatile de plata.
Atunci cand, pentru anumiti furnizori, exista cerinte de aprovizionare referitoare la sistemul de
management al calitatii, al mediului sau al sanatatii si securitatii muncii, aceste cerinte pot face obiectul
unor clauze contractuale.
In cazul contractelor comerciale internationale (import) se vor avea in vedere si urmatoarele:
mentionarea uzantelor comerciale INCOTERMS sau RAFTD; clauza de determinare a legii contractului;
clauza privind alegerea organului de arbitraj; clauze privind evitarea riscurilor valutare; clauza de
readaptare a contractului.
NOTA: Destinatarul ofertei (orice firma din Grupul EPS) poate accepta propunerea facuta de
furnizor, procedandu-se in continuare la incheierea contractului, sau poate emite o comanda.
Comanda care cuprinde in intregime conditiile din oferta are caracterul unei acceptari
exprese si neconditionate.
5.4.2.2 Formularea obiectiunilor
Dupa inregistrare, contractele se analizeaza, in vederea formularii unor eventuale obiectiuni, de catre
urmatoarele compartimente: Aprovizionare, Preturi, Calitate.
Comp. Aprovizionare verifica contractul cat priveste concordanta acestuia cu oferta acceptata si
anume: obiectul contractului, cantitatile, programul de livrari, etc.
Dupa aceasta verificare, Comp. Aprovizionare transmite contractul, in maximum 2 zile de la
primirea lui, catre Serv. Preturi si Directorul Calitate / Responsabil AQ, pentru formularea de obiectiuni la
acele clauze care nu sunt avantajoase pentru EPS sau nu sunt in conformitate cu reglementarile legale in
vigoare.
Seful Comp. Aprovizionare semneaza pe contract, dupa care transmite atat contractul cat si
obiectiunile, spre analiza si semnare, administratorului de Modul.
Dupa semnarea contractului si a obiectiunilor, Comp. Aprovizionare completeaza celelalte date din
Registrul contractelor (data finalizarii contractului, denumirea furnizorului si semnatura responsabilului de
contract) si efectueaza si retine o copie xerox dupa obiectiunile semnate. Un exemplar original al
contractului semnat, precum si exemplarul original al obiectiunilor (de asemenea, semnate), se transmit
furnizorului. Celalalt exemplar original al contractului se arhiveaza la Comp. Aprovizionare.
Daca unele obiectiuni nu sunt insusite de furnizor, acestea se negociaza de catre persoana / functia
imputernicita in acest sens, din cadrul Comp. Aprovizionare, dupa consultarea prealabila a
compartimentelor care au formulat initial obiectiunile. Reformularea obiectiunilor initiale sau propunerea
de pastrare a acestora in aceeasi forma, urmeaza aceeasi procedura cat priveste forma scrisa, transmiterea
si semnarea lor.
5.4.3 Modificarea contractului
In cazul aparitiei unor schimbari in planul de productie anual, impuse de cerintele clientilor sau
generate de posibilitatile furnizorilor, contractele (anuale sau semestriale) pot suporta modificari.
Modificarile pot fi in sensul suplimentarii sau reducerii cantitatilor contractate.
Modificarile se anunta in scris furnizorului, in termenul prevazut in contract. In cazul in care accepta
modificarea, furnizorul remite o anexa la contract, in care se stipuleaza modificarea respectiva. Daca
suplimentarea nu este acceptata, se cauta un alt furnizor.
In cazul inlocuirii sau anularii unui material, prin Fisa de modificare, se urmeaza prevederile
procedurii PL 5300 028 - Intocmirea si circuitul fiselor de modificare.
Comp. Aprovizionare isi verifica stocurile de materiale existente (care urmeaza sa fie inlocuite sau
SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT
Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09
Revizia: 8 / 08.2012
pag: 11 / 17
Prin Copart.Norme si Comp. IT, modificarile ajung in baza de date, iar Comp. Aprovizionare va
modifica Necesarul de aprovizionare si va propune furnizorilor respectivi modificari ale unor contracte sau
va contracta noi furnizori, dupa caz.
5.4.4 Incetarea contractului
Contractul valabil incheiat, inceteaza in conditiile legii in una dintre urmatoarele situatii:
prin acordul partilor;
prin rezolutiune, pentru neexecutarea culpabila a obligatiilor vreuneia din parti;
la expirarea termenului prevazut.
5.4.5 Surse de aprovizonare aprobate de client
Acolo unde se specifica prin contract (in specificatii, desene de inginerie tehnologica ale
clientilor), aprovizionarea cu produse, materiale sau servicii se face din surse aprobate de client.
Utilizarea surselor desemnate de client, incluzand si furnizorii de SDV-uri / etaloane,
nu absolva organizatia de responsabilitatea de a asigura calitatea produselor pe care le livreaza.
5.5 VERIFICAREA PRODUSULUI APROVIZIONAT
5.5.1 Calitatea produsului receptionat
Pentru a se asigura ca produsele aprovizionate satisfac cerintele de aprovizionare specificate, acestea
sunt supuse unui proces de verificare cantitativa si calitativa, atat in cazul in care delegatul EPS a efectuat
receptia la sediul furnizorului si a procedat apoi la expedierea lor, cat si in situatia in care expedierea a fost
facuta de catre furnizor in executarea obligatiilor sale de livrare.
Transportul, primirea si controlul cantitativ se desfasoara in conformitate cu prevederile legale in
vigoare si clauzele contractuale.
Verificarea calitativa se realizeaza utilizand metodele prevazute in procedura de lucru PL
8500 012-Controlul produselor aprovizionate.
In principal,verificarea se face utilizand metodele: inspectia la receptie si testarea prin
esantionare; receptionarea si evaluarea de catre EPS a datelor statistice.
Produsele cu neconformitati minore fata de cerintele de aprovizionare specificate pot fi eliberate pentru
productie numai dupa intocmirea si aprobarea unei Derogari inainte de fabricatie, conform procedurii
specifice PL8500 005 - Derogare.
NOTA: Atunci cand este stipulat in contract, clientul sau un reprezentant al acestuia poate verifica
la furnizor daca produsele corespund conditiilor de aprovizionare specificate. O asemenea
verificare nu va fi utilizata de EPS ca dovada a controlului efectiv al calitatii, efectuat de
furnizor. De asemenea, verificarea efectuata de client nu scuteste EPS de raspunderea livrarii
unui produs final acceptabil si,in consecinta, nu exclude o respingere ulterioara de catre client.
In procesul de verif. a produsului aprovizionat se aplica si urmat. proceduri si documente:
PSMI-02: Controlul inregistrarilor
PSMI-12: Controlul proprietatii clientului
SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT
Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09
Revizia: 8 / 08.2012
pag: 12 / 17
SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT
Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09
Revizia: 8 / 08.2012
pag: 13 / 17
SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT
Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09
Revizia: 8 / 08.2012
pag: 14 / 17
7.INREGISTRARI
Pentru desfasurarea procesului de aprovizionare, constituie inregistrari urmatoarele:
Documentele de contractare, enumerate la pct.5.4.1 din prezenta procedura, precum si in anexele
acestora; aceste inregistrari se pastreaza timp de 10 ani.
Celelalte documente enuntate in cap. 5 al prezentei proceduri; acestea se pastraza conform
procedurilor specifice enumerate la pct.4.2 al prezentei proceduri - Documente asociate.
SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT
Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09
Revizia: 8 / 08.2012
pag: 15 / 17
SC ELECTROPRECIZIA SA
Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09
pag: 16 / 17
Revizia: 8 / 08.2012
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Director General
Serviciile tehnice
Activitati principale
Pret de cost
Nr.
crt.
Aprovizionare Import
Compart. responsabile
MATRICEA RESPONSABILITATILOR
18
19
20
21
22
23
Legenda:
efectueaza
colaboreaza
Serviciile tehnice
17
Pret de cost
16
Activitati principale
Aprovizionare Import
Compart. responsabile
Nr.
crt.
pag: 17 / 17
Revizia: 8 / 08.2012
15
Cod: PSMI-09
Director General
Proces: Aprovizionare
SC ELECTROPRECIZIA SA
SC ELECTROPRECIZIA SA
Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09
pag: 18 / 17
Revizia: 8 / 08.2012
START
NU
Oferta conf.
cererii
DA
STOP
Analiza contract
NU
Intocmire comanda
Aprobare comanda
Expediere c-da la furnizor
Conform
cu oferta
acceptata
DA
Formulare obiectii
Exista obiectii
NU
Semnare contract
Centralizare obiectii
Derulare contract / comanda
Negociere obiectii
cu furnizorul
DA
Verificare produs aprovizionat
Monitorizare furnizori
STOP