Sunteți pe pagina 1din 14

SC ELECTROPRECIZIA SA

DPT. MANAGEMENT INTEGRAT

Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09

Revizia: 8 / 08.2012

pag: 5 / 17

1. SCOP
Prezenta procedura stabileste activitatile si responsabilitatile in cadrul procesului de
aprovizionare, pentru a se asigura ca produsele aprovizionate sunt conforme cu cerintele de aprovizionare
specificate.
2. DOMENIU
Prezenta procedura se aplica furnizorilor si produselor / serviciilor aprovizionate de catre EPS in
vederea realizarii produselor din profilul propriu de fabricatie.
3. DEFINITII SI PRESCURTARI
3.1 DEFINITII
Pentru scopurile prezentei proceduri se aplica urmatoarele definitii:
3.1.1 Furnizor: Organizatie sau persoana care furnizeaza un produs sau un serviciu. Furnizorul poate fi
producator, distribuitor sau comerciant cu amanuntul.
3.1.2 Verificare: Confirmare, prin furnizarea de dovezi obiective, ca au fost indeplinite cerintele
specificate.
3.1.3 Capabilitate: Abilitatea unei organizatii, sistem sau proces de a realiza un produs care va indeplini
cerintele pentru produs.
3.1.4 Produs: Orice bun material materii prime, materiale, semifabricate, repere, componente,
subansamble, ansamble, aparate, echipamente, ambalaje, programe informatice, etc.) realizate in
scopul vanzarii.
3.1.5 Servicii: Activitati de confectionare, reparare, intretinere a unor bunuri materiale sau constructii, de
alimentare cu apa, combustibili gazosi, energie electrica sau termica, de efectuare a unor testari,
instruiri, verificari sau evaluari, de publicitate, de posta si telecomunocatii, de informare, cercetareproiectare, consultanta in diferite domenii, precum si alte asemenea.
3.1.6 Contract comercial: Acordul de vointa intre doua sau mai multe persoane spre a constitui,modifica
sau stinge un raport juridic avind ca obiect savarsirea unor acte de comert ( vinzare-cumparare de
bunuri, executare de lucrari, prestari de servicii, etc.), in vederea realizarii unui profit.
3.1.7 Cerere de oferta: Manifestarea de vointa a unui cumparator care isi exprima potentialul de a
cumpara o marfa de la un anumit vanzator sau de a recurge la o lucrare ori un serviciu, realizate de
un executant de lucrari ori un prestator de servicii.
3.1.8 Oferta: Propunerea facuta de un vanzator, executant de lucrari sau prestator de servicii catre una sau
mai multe persoane, in vederea incheierii unui contract comercial, in conditiile cuprinse in
propunere. Cand propunerea este adresata unui partener determinat, ea constituie o oferta ferma.
3.1.9 Acceptarea ofertei: Manifestarea de vointa a destinatarului ofertei de a incheia un contract in
conditiile propunerii ofertantului (adica: fara conditionari, obiectiuni, rezerve sau propuneri de
modificare). In caz contrar, acceptarea are valoarea unei contra - oferte, care declanseaza noi
negocieri.
3.1.10 Comanda: Oferta care pleaca de la cumparator sau beneficiarul lucrarilor ori serviciilor si cuprinde
toate elementele unui contract.
3.2 PRESCURTARI
EPS Grupul SC Electroprecizia Sacele
SMI Sistem de Management Integrat
SMC Sistem de Management al Calitatii
SMM Sistem de Management de Mediu
SSM Sanatate si Securitate in Munca

SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT

Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09

Revizia: 8 / 08.2012

pag: 6 / 17

PSMI Procedura de Sistem de Management Integrat


PL Procedura de lucru
SP Standard profesional
SF Standard de firma
CS Caiet de sarcini

4. DOCUMENTE DE REFERINTA SI ASOCIATE


4.1. DOCUMENTE DE REFERINTA
SR EN ISO 9001:2008 SMC. Cerinte , pct.7.4.
SR EN ISO 9000:2006 SMC. Principii fundamentale si vocabular
ISO TS 16949:2009 SMC. Cerinte particulare privind aplicarea ISO 9001:2000 in ind. auto
SR EN ISO 14001:2005 Sisteme de management de mediu
SR OHSAS 18001:2008 Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale
Manualul Calitatii MMI-02: Manual de management integrat
4.2 DOCUMENTE ASOCIATE
Proceduri de sistem
PSMI-01: Controlul documentelor
PSMI-02: Controlul inregistrarilor
PSMI-11: Identificare si trasabilitate
PSMI-12: Controlul proprietatii clientului
PSMI-13: Pastrarea produsului
PSMI-16: Monitorizarea si masurarea proceselor si produsului
PSMI-17: Controlul produsului neconform.
Proceduri de lucru:
PL 8500 005 - Derogare
PL 8500 012 - Controlul produselor aprovizionate
PL 8500 018 -Validarea produselor aprovizionate
PL 5300 028 - Intocmirea si circuitul fiselor de modificare
PL 8500 036 - Evaluarea si selectarea furnizorilor
PL 9200 049 - Import
Alte documente:
IT 1194 - Instructiuni de depozitare si stocare a materialelor aprovizionate
5. DESCRIEREA PROCESULUI
5.1 DATELE DE INTRARE IN PROCES
Elemente de infrastructura (depozite, spatii de lucru si utilitati asociate, echipamente, etc.)
Programul de productie (anual / trimestrial / lunar)
Necesarul de aprovizionare lunar
Referate pentru achizitionarea unor servicii sau lucrari
Specificatiile produsului aprovizionat (caiet de sarcini, standard de firma, standard profesional,
STAS-uri, alte specificatii care descriu produsul)
Norme de consum de aprovizionare (calculate conform procedurilor de lucru specifice)
Modificari ale planului de productie (Note de lansare)
Fise de modificare

SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT

Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09

Revizia: 8 / 08.2012

pag: 7 / 17

Lista produselor proprietate a clientului

Cerinte pentru aprobarea produsului aprovizionat (documente de receptie care contin criteriile
de verificare si acceptare : planuri de control, STAS- uri, desene, etc.)
Documentatia tehnica de receptie a produsului de import
Rezultatele evaluarii furnizorilor privind abilitatea acestora de a furniza produsele solicitate
(Lista furnizorilor acceptati)
Documentele de insotire a produsului aprovizionat
Instructiuni privind pastrarea produsului aprovizionat
Proceduri si alte documente ale SMI
Alte date si informatii transmise de catre compartimentele tehnice si de productie , necesare
desfasurarii procesului, conform procedurilor asociate.

5.2 EVALUAREA SI SELECTAREA FURNIZORILOR


Pentru a se asigura eficacitatea si eficienta procesului de aprovizionare, organizatile identificate
ca furnizori potentiali se supun unui proces de evaluare, dupa criterii prestabilite, sub aspectul
capabilitatii lor de a furniza produse in concordanta cu cerintele EPS.
Dupa evaluare, pe baza unor criterii de selectie care tin cont de rezultatele evaluarii, se
procedeaza la selectarea acelor furnizori care au capabilitatea cea mai mare de a satisface necesitatile si
cerintele EPS si , implicit, ale celorlalte parti intersate.
Periodic, furnizorii selectati se supun unui proces de reevaluare.
Procesul de evaluare / reevaluare si selectare a furnizorilor (activitati, criterii de evaluare /
reevaluare si selectare, responsabilitati si inregistrari) este descris in procedura de lucru specifica
PL 8500 036 - Evaluarea si selectarea furnizorilor.
5.3 INFORMATII PENTRU APROVIZIONARE
5.3.1 Necesarul de aprovizionare
Procesul de aprovizionare se desfasoara in conformitate cu Necesarul de aprovizionare. Acesta
se intocmeste de catre Comp. Aprovizionare, pe baza Planului de productie anual / trimestrial / lunar,
elaborat in cadrul Compartimentului PPUP (Planificare, Pregatire si Urmarire Productie) .
Planul de productie anual si cel trimestrial sunt orientative si au la baza, in principal:
vanzarile pe ultimele 10 luni;
contractele / comenzile interne si externe existente;
volumul de productie estimat a fi realizat pe stoc, cu luarea in considerare a cererilor de pe piata.
Planul de productie lunar se intocmeste in baza Planului de productie anual / trimestrial
si tinandu-se seama de:
stocurile existente in magaziile de produse finite;
situatia contractelor / comenzilor aflate in curs de executare;
comenzile ocazionale sosite in cursul lunii.
Planurile de productie astfel elaborate se introduc in baza de date din sistemul informatic al
EPS. Totodata, ele se transmit,in copie, la: Conducerea EPS, Comp. Aprovizionare, Comp.Vanzari,
Comp.Norme, Comp. Resurse Umane, managementul operativ al Modulului de productie..
Daca in cursul unei luni apar modificari de plan, Comp. PPUP informeaza Comp. IT, Comp.
Aprovizionare si celelalte compartimente, pentru operarea modificarilor.
Pe baza Planului de productie anual / trimestrial si a normelor de consum de aprovizionare,
calculate conform procedurilor PL 5710 042 - Calculul normei de consum pentru principalele

SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT

Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09

Revizia: 8 / 08.2012

pag: 8 / 17

materiale si a PL 5710 017 - Normarea consumului de materiale, Comp. Aprovizionare intocmeste


Necesarul de aprovizionare anual / trimestrial.

Acest necesar sta la baza contractelor de aprovizionare ( anuale sau semestriale ) si a


comenzilor (trimestriale sau lunare).
Necesarul de aprovizionare lunar (Lista de aprovizionare) se intocmeste in baza Planului
de productie lunar si a stocurilor existente in depozite si se distribuie merceologilor din cadru Compart.
Aprovizionare.
Fiecare merceolog din cadrul Comp. Aprovizionare intocmeste o Lista de aprovizionare,
care cuprinde cel putin urmatoarele rubrici: materialul (simbol, calitate, dimensiuni), reperul sau
subansamblul, unitatea de masura, cantitatea, specificatia aferenta (standard national sau international,
standard de firma, caiet de sarcini, etc.).
5.3.2 Specificatiile de produs
Descrierea produsului de aprovizionat este cuprinsa in specificatiile de produs. Principalele
specificatii sunt standardele (nationale, profesionale sau de firma ). Insa, pentru produsele de aprovizionat
specifice, nestandardizate (de exemplu: circuite, organe de asamblare, ambalaje din lemn sau carton), EPS
( prin atelierele de proiectare ) elaboreaza Caiete de sarcini sau alte documente tehnice (de ex.: desene )
care se transmit furnizorului.
In documentele de aprovizionare (contract, comanda) se indica specificatia de produs, precum si
orice alte elemente necesare pentru o identificare corecta si completa a produsului (de exemplu: simbol,
dimensiuni, mod de ambalare, etc.).
Toate materialele / componentele aprovizionate,utilizate in cadrul produsului, trebuie sa
se conformeze tuturor cerintelor legale si de reglementare aplicabile.
Adecvarea cerintelor de aprovizionare specificate se verifica in faza de validare a produsului
aprovizionat, conform procedurilor specifice procesului de proiectare si a procedurii PL 8500 018
Validarea produselor aprovizionate.
5. 3. 3 Alte informatii
Pe langa elementele care descriu produsul, cerintele de aprovizionare includ, dupa caz,
urmatoarele:
cerinte pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor si echipamentelor
cerinte pentru calificarea personalului
cerinte pentru sistemul de management integrat (calitate, mediu si SSM)
Cerintele referitoare la sistemul de management al calitatii privesc, in principal:
certificarea sistemului in raport cu standardul SR EN ISO 9001:2008, de catre un organism
de certificare de terta parte acreditat
colaborarea cu furnizorul pentru dezvoltarea sistemului de management al calitatii, in scopul
conformarii cu specificatia tehnica ISO TS 16949:2009
5.4 CONTRACTUL DE APROVIZIONARE
5.4.1 Generalitati

SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT

Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09

Revizia: 8 / 08.2012

pag: 9 / 17

Contractele de aprovizionare (anuale sau semestriale) precum si comenzile (trimestriale sau


lunare) au la baza Necesarul de aprovizionare anual / trimestrial , intocmit conform pct.5.3.1 din prezenta
procedura.Comenzile lunare suporta modificari in functie de Necesarul de aprovizionare lunar.
Aprovizionarea se efectueaza in unul din urmatoarele sisteme:
aprovizionare direct de la societatile comerciale producatoare;
aprovizionare prin tranzit (caz in care contractul cu producatorul il incheie o societate comerciala ce
se ocupa cu comertul en gros, iar livrarea se face direct societatii comerciale utilizatoare, fara ca
produsele sa mai treaca prin depozitele primei societati);
aprovizionarea din depozitele unei societati comerciale care se ocupa cu comertul en gros.
NOTA: Se recomanda aprovizionarea in primul sistem, acesta conferind urmatoarele avantaje:
cheltuieli mai mici; relatia directa cu producatorul care permite ca ,prin unele clauze, sa se
adapteze contractul cerintelor impuse de procesul de productie si sa se solutioneze eficient
reclamatiile privind calitatea.
Documentele de contractare sunt:
cererea de oferta
oferta
acceptarea de oferta
comanda
contractul de vanzare - cumparare
Aceste documente sunt definite la pct.3.1 din prezenta procedura.
5.4.2 Incheierea contractului
5.4.2.1 Consideratii generale
Incheierea unui contract este precedata de o serie de activitati care au ca scop cunoasterea conditiilor
concrete ale viitorului contract. Aceste activitati (dialoguri precontractuale) se realizeaza prin
corespondenta, convorbiri telefonice sau contacte directe si se materializeaza intr-o serie de documente
comerciale ca: cererea de oferta, oferta, comanda, acceptarea de oferta sau de comanda. Toate aceste
activitati si documente tind sa prefigureze clauzele care vor concretiza contractul. La pag. 15-17 sunt
prezentate activitatile principale si diagrama-flux a acestor activitati.
Pe baza Necesarului de apovizionare anual, Comp. Aprovizionare trimite cereri de oferta
furnizorilor selectati (sau unor potentiali furnizori), in vederea obtinerii informatiilor privitoare la
conditiile de livrare (cantitati, termene, preturi, calitate).
Furnizorul va trimite oferta ferma, continand elementele viitorului contract (obiectul ofertei, pret,
termene si conditii de plata si livrare, termenul in care oferta ramane valabila, etc.).
Comp. Aprovizionare analizeaza oferta si transmite furnizorului acceptarea de oferta. La analizarea
ofertelor, Comp. Aprovizionare poate consulta compartimentele economice / comerciale, precum si alte
compartimente implicate, dupa caz.
Contractele primite de la furnizori se inregistreaza, de catre Comp. Aprovizionare, in Registrul
contractelor. In acest moment, in Registru se trece numai un numar de inregistrare (de la 1 la n
in fiecare an).
Dupa inregistrare, contractele se verifica de catre compartimentele specializate, ocazie cu care
se urmaresc urmatoarele: datele care definesc juridic si financiar partile contractante; descrierea
completa a produsului care face obiectul contractului, conform specificatiilor de produs; cantitatea
necesara, in functie de programul de fabricatie; semnaturile functiilor autorizate.
De asemenea, se verifica existenta in contract a clauzelor privitoare la: raspunderea
contractuala, in situatia in care una dintre parti nu-si indeplineste sau isi indeplineste in mod

SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT

Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09

Revizia: 8 / 08.2012

pag: 10 / 17

necorespunzator obligatiile asumate; exonerarea de raspundere (de regula , o asemenea clauza se refera la
forta majora ); calitatea produselor ce fac obiectul contractului; determinarea cantitatii produselor
(receptia cantitativa); garantarea calitatii; reclamatiile referitoare la produsele neconforme; stabilirea
pretului; modalitatile de plata.
Atunci cand, pentru anumiti furnizori, exista cerinte de aprovizionare referitoare la sistemul de
management al calitatii, al mediului sau al sanatatii si securitatii muncii, aceste cerinte pot face obiectul
unor clauze contractuale.
In cazul contractelor comerciale internationale (import) se vor avea in vedere si urmatoarele:
mentionarea uzantelor comerciale INCOTERMS sau RAFTD; clauza de determinare a legii contractului;
clauza privind alegerea organului de arbitraj; clauze privind evitarea riscurilor valutare; clauza de
readaptare a contractului.
NOTA: Destinatarul ofertei (orice firma din Grupul EPS) poate accepta propunerea facuta de
furnizor, procedandu-se in continuare la incheierea contractului, sau poate emite o comanda.
Comanda care cuprinde in intregime conditiile din oferta are caracterul unei acceptari
exprese si neconditionate.
5.4.2.2 Formularea obiectiunilor
Dupa inregistrare, contractele se analizeaza, in vederea formularii unor eventuale obiectiuni, de catre
urmatoarele compartimente: Aprovizionare, Preturi, Calitate.
Comp. Aprovizionare verifica contractul cat priveste concordanta acestuia cu oferta acceptata si
anume: obiectul contractului, cantitatile, programul de livrari, etc.
Dupa aceasta verificare, Comp. Aprovizionare transmite contractul, in maximum 2 zile de la
primirea lui, catre Serv. Preturi si Directorul Calitate / Responsabil AQ, pentru formularea de obiectiuni la
acele clauze care nu sunt avantajoase pentru EPS sau nu sunt in conformitate cu reglementarile legale in
vigoare.
Seful Comp. Aprovizionare semneaza pe contract, dupa care transmite atat contractul cat si
obiectiunile, spre analiza si semnare, administratorului de Modul.
Dupa semnarea contractului si a obiectiunilor, Comp. Aprovizionare completeaza celelalte date din
Registrul contractelor (data finalizarii contractului, denumirea furnizorului si semnatura responsabilului de
contract) si efectueaza si retine o copie xerox dupa obiectiunile semnate. Un exemplar original al
contractului semnat, precum si exemplarul original al obiectiunilor (de asemenea, semnate), se transmit
furnizorului. Celalalt exemplar original al contractului se arhiveaza la Comp. Aprovizionare.
Daca unele obiectiuni nu sunt insusite de furnizor, acestea se negociaza de catre persoana / functia
imputernicita in acest sens, din cadrul Comp. Aprovizionare, dupa consultarea prealabila a
compartimentelor care au formulat initial obiectiunile. Reformularea obiectiunilor initiale sau propunerea
de pastrare a acestora in aceeasi forma, urmeaza aceeasi procedura cat priveste forma scrisa, transmiterea
si semnarea lor.
5.4.3 Modificarea contractului
In cazul aparitiei unor schimbari in planul de productie anual, impuse de cerintele clientilor sau
generate de posibilitatile furnizorilor, contractele (anuale sau semestriale) pot suporta modificari.
Modificarile pot fi in sensul suplimentarii sau reducerii cantitatilor contractate.
Modificarile se anunta in scris furnizorului, in termenul prevazut in contract. In cazul in care accepta
modificarea, furnizorul remite o anexa la contract, in care se stipuleaza modificarea respectiva. Daca
suplimentarea nu este acceptata, se cauta un alt furnizor.
In cazul inlocuirii sau anularii unui material, prin Fisa de modificare, se urmeaza prevederile
procedurii PL 5300 028 - Intocmirea si circuitul fiselor de modificare.
Comp. Aprovizionare isi verifica stocurile de materiale existente (care urmeaza sa fie inlocuite sau

SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT

Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09

Revizia: 8 / 08.2012

pag: 11 / 17

anulate), analizeaza posibilitatile de aprovizionare a materialelor noi si specifica pe Fisa de modificare


termenul preconizat ptentru procurarea lor.

Prin Copart.Norme si Comp. IT, modificarile ajung in baza de date, iar Comp. Aprovizionare va
modifica Necesarul de aprovizionare si va propune furnizorilor respectivi modificari ale unor contracte sau
va contracta noi furnizori, dupa caz.
5.4.4 Incetarea contractului
Contractul valabil incheiat, inceteaza in conditiile legii in una dintre urmatoarele situatii:
prin acordul partilor;
prin rezolutiune, pentru neexecutarea culpabila a obligatiilor vreuneia din parti;
la expirarea termenului prevazut.
5.4.5 Surse de aprovizonare aprobate de client
Acolo unde se specifica prin contract (in specificatii, desene de inginerie tehnologica ale
clientilor), aprovizionarea cu produse, materiale sau servicii se face din surse aprobate de client.
Utilizarea surselor desemnate de client, incluzand si furnizorii de SDV-uri / etaloane,
nu absolva organizatia de responsabilitatea de a asigura calitatea produselor pe care le livreaza.
5.5 VERIFICAREA PRODUSULUI APROVIZIONAT
5.5.1 Calitatea produsului receptionat
Pentru a se asigura ca produsele aprovizionate satisfac cerintele de aprovizionare specificate, acestea
sunt supuse unui proces de verificare cantitativa si calitativa, atat in cazul in care delegatul EPS a efectuat
receptia la sediul furnizorului si a procedat apoi la expedierea lor, cat si in situatia in care expedierea a fost
facuta de catre furnizor in executarea obligatiilor sale de livrare.
Transportul, primirea si controlul cantitativ se desfasoara in conformitate cu prevederile legale in
vigoare si clauzele contractuale.
Verificarea calitativa se realizeaza utilizand metodele prevazute in procedura de lucru PL
8500 012-Controlul produselor aprovizionate.
In principal,verificarea se face utilizand metodele: inspectia la receptie si testarea prin
esantionare; receptionarea si evaluarea de catre EPS a datelor statistice.
Produsele cu neconformitati minore fata de cerintele de aprovizionare specificate pot fi eliberate pentru
productie numai dupa intocmirea si aprobarea unei Derogari inainte de fabricatie, conform procedurii
specifice PL8500 005 - Derogare.
NOTA: Atunci cand este stipulat in contract, clientul sau un reprezentant al acestuia poate verifica
la furnizor daca produsele corespund conditiilor de aprovizionare specificate. O asemenea
verificare nu va fi utilizata de EPS ca dovada a controlului efectiv al calitatii, efectuat de
furnizor. De asemenea, verificarea efectuata de client nu scuteste EPS de raspunderea livrarii
unui produs final acceptabil si,in consecinta, nu exclude o respingere ulterioara de catre client.
In procesul de verif. a produsului aprovizionat se aplica si urmat. proceduri si documente:
PSMI-02: Controlul inregistrarilor
PSMI-12: Controlul proprietatii clientului

SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT

Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09

Revizia: 8 / 08.2012

pag: 12 / 17

PSMI-16: Monitorizarea si masurarea proceselor si produsului


PSMI-17: Controlul produsului neconform
PL 9200 049 - Import

5.5.2 Monitorizarea furnizorilor


Performantele furnizorilor se monitorizeaza pe baza unor indicatori legati de:
calitatea produsului livrat;
blocaje / opriri ale activitatilor datorita calitatii necorespunzatoare a produsului livrat;
functionarea programului de livrari (de ex. intarzierea livrarilor).
Asemenea indicatori pot confirma sau infirma capabilitatea SMC implementat de furnizor
si, de asemenea, pot constitui o baza pentru imbunatatirea continua.
Monitorizarea performantelor se efectueaza pentru acei furnizori ale caror materiale si
componente au un efect major asupra procesarii ulterioare sau asupra produsului final.
Responsabilitatea desfasurarii procesului de monitorizare apartine Dpt. Management Integrat
care, in acest scop, colaboreaza cu compartimentele Aprovizionare si Logistica in vederea crearii si
mentinerii unei baze de date necesare.
Rezultatele monitorizarii se inregistreaza.
Pentru desfasurarea procesului de monitorizare a furnizorilor, se aplica procedura de lucru
PL 8500 036 Evaluarea si selectarea furnizorilor.
5.6 ACHIZITIONAREA SERVICIILOR
Achizitionarea de servicii in EPS se realizeaza prin contracte / comenzi de prestari de servicii sau de
executare de lucrari.
Compartimentele care initiaza contractarea serviciilor sau lucrarilor si raspund de derularea lor sunt,
in principal: Modulele de productie, Comp. Aprovizionare Transporturi, Comp. Logistica, Comp.
Resurse Umane, Comp. IT, Comp. Vanzari, Comp.Management Integrat.
5.6.1 Identificarea serviciilor si a lucrarilor
Principalele categorii de servicii si lucrari contractate de EPS sunt (cu titlu exemplificativ):
hidroizolatii cladiri;
reparati speciale la cladiri (de ex. consolidari stalpi si grinzi de sustinere plansee la hale industriale);
executare de constructii, instalatii si montaje;
reparatii capitale la utilaje energetice ( de ex. cazane ), retele termice (tronsoane) de dimensiuni mari,
instalatii si utilaje tehnologice complexe;
modernizari de utilaje, in special pentru partea de comanda electronica;
intretinere drumuri uzinale;
furnizare de energie electrica, gaz metan, apa-canal;
verificari si reparatii AMC-uri;
evaluare de active;
proiectare lucrari;
reparatii ansamble si subansamble auto ( motoare, cutii de viteza, punti,etc. );
reparare si inlocuire a unor componente de calculatoare si retea;
furnizare de servicii de internet;

SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT

Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09

Revizia: 8 / 08.2012

pag: 13 / 17

intretinere si reparare case de marcat;


intretinere si reparare numaratoare de bancnote;

5.6.2 Incheierea contractelor


De regula, atunci cand contractarea unui serviciu sau a unei lucrari nu sunt propuse de conducerea
EPS, unul dintre Modulele sau compartimentele mai sus enumerate (numite in continuare responsabil de
contract ) intocmeste un referat catre conducerea organizatiei, in care se motiveaza necesitatea
contractarii serviciului sau lucrarii propuse. Referatul se aproba de catre Directorul General al EPS.
Dupa aprobarea referatului, se identifica si se contacteaza prestatorul de servicii sau executantul de
lucrari, caruia i se trimite o cerere de oferta. Daca sunt mai multi asemenea furnizori, se cer oferte de la
cel putin trei (3) dintre ei.
Ofertele primite de la furnizorii de servicii sau lucrari se analizeaza, apoi se stabileste furnizorul
convenabil, caruia i se trimite acceptarea ofertei.
Furnizorul de servicii sau lucrari redacteaza contractul, pe care il trimite la EPS. Contractul se
analizeaza si se semneaza de catre: responsabilul de contract, Administratorul Modulului si / sau Directorul
General al EPS.
Daca este cazul,se negociaza diferite clauze, in vederea redactarii contractului in forma finala.
Clauzele contractuale vor fi, dupa caz, cele aratate la pct 5.4.2 din prezenta procedura.
5.6.3 Comenzile
Pentru unele servicii sau lucrari (cum ar fi: repararea unor componente de calculatoare si retea,
repararea de ansamble si subansamble auto, intretinere drumuri uzinale, etc.), se intocmeste Comanda
de catre compartimentul beneficiar, in baza unui referat aprobat de catre conducerea organizatiei.
5.6.4 Verificarea serviciilor si a lucrarilor
De regula, verificarea serviciilor sau lucrarilor contractate se realizeaza prin receptia finala a
serviciului (lucrarii) si intocmirea unui Proces verbal de receptie. Acesta se avizeaza de catre managerul
compartimentului beneficiar, responsabilul de contract si conducerea organizatiei.
In cazul unor servicii sau lucrari de durata, furnizorul intocmeste situatii de lucrari partiale.
Responsabilul de contract avizeaza situatia partiala dupa o inspectie asupra stadiului realizari prestatiei si
calitatii lucrarii.
Pe baza aprobarii situatiei de lucrari partiale, furnizorul emite factura pentru lucrarea partiala
executata, care este avizata de responsabilul de contract si transmisa compartimentului financiar-contabil.
In cazul anumitor servicii NU se intocmeste Proces verbal de receptie. De exemplu: in situatia
achizitionarii de energie electrica, gaz metan si apa, caz in care se contorizeaza consumul, ori in situatia
unor servicii al caror beneficiar este Comp.IT, caz in care controlul se realizeaza prin autoreceptia facuta
de furnizor si punerea in functiune a obiectului serviciului.
In cazul anumitor comenzi (cum ar fi repararea unor ansamble sau subansamble auto), caalitatea
prestatiei este atestata de certificatul de garantie care insoteste produsul reparat.
5.7. DATELE DE IESIRE DIN PROCES
Necesarul de aprovizionare actualizat (tinand cont de stocuri)
Cererea de oferta
Oferta
Acceptarea de oferta

SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT

Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09

Revizia: 8 / 08.2012

pag: 14 / 17

Comanda anuala (precontractuala)


Contractul de aprovizionare (vanzare-cumparare, prestari servicii, executare de lucrari)
Comenzile (trimestriale sau lunare)
Inregistrari ale modificarii contractelor (notificari catre furnizori , anexe la contract)
Derogari inainte de fabricatie

Inregistrari ale procesului de receptie, conform procedurii de lucru specifice


Documentele de plata
Proces verbal de receptie a serviciilor prestate sau a lucrarilor executate
Situatii de lucrari partiale

5.8. INDICATORI DE PERFORMANTA


Pentru desfasurarea procesului de aprovizionare, indicatorii de performanta sunt prezentati in
Anexa 9.2.1 a procedurii. Modul de stabilire a indicatorilor, urmarirea realizarii lor, precum si
responsabilitatile aferente acestor activitati sunt descrise in procedura PSMI-20: Imbunatatire continua.
6. RESPONSABILITATI
Conform matricei de responsabilitati de la pag.15-16.

7.INREGISTRARI
Pentru desfasurarea procesului de aprovizionare, constituie inregistrari urmatoarele:
Documentele de contractare, enumerate la pct.5.4.1 din prezenta procedura, precum si in anexele
acestora; aceste inregistrari se pastreaza timp de 10 ani.
Celelalte documente enuntate in cap. 5 al prezentei proceduri; acestea se pastraza conform
procedurilor specifice enumerate la pct.4.2 al prezentei proceduri - Documente asociate.

8. TRATAREA CAZURILOR LIMITA


In cazul aparitiei unor situatii deosebite in aplicarea prezentei proceduri, solutionarea acestora se
face conform hotararii Directorului General, pe baza analizei efectuate de catre Directorul General
Adjunct, cu consultarea compartimentelor specializate, dupa caz.
9. FORMULARE / ANEXE
9.1 Formulare
Pentru desfasurarea procesului de aprovizionare, se aplica formularele prevazute in procedurile
enumerate la pct.4.2 al prezentei proceduri.
9.2 Anexe
Nu se aplica.

SC ELECTROPRECIZIA SA
DPT. MANAGEMENT INTEGRAT

Proces: Aprovizionare
Cod: PSMI-09

Revizia: 8 / 08.2012

pag: 15 / 17

SC ELECTROPRECIZIA SA

Proces: Aprovizionare

DPT. MANAGEMENT INTEGRAT

Cod: PSMI-09

pag: 16 / 17

Revizia: 8 / 08.2012

3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

Director General

Director Calitate / Responsabil AQ

Director General Adjunct / Administrator Modul

Evaluare / reevaluare / selectare furnizori,


conform PL 8500 036
Intocmire Necesar de aprovizionare
anual / trimestrial / lunar
Intocmire Lista de aprovizionare lunara
Intocmire Cerere de oferta, in baza
Necesarului de aprovizionare anual
Transmitere Cereri de oferta catre furnizorii
din Lista furnizorilor evaluati si acceptati sau
catre alti furnizori potentiali
Primire si analiza tehnico-economica a
ofertelor transmise de catre furnizori
Intocmire si transmitere catre furnizori a
Acceptarii de oferta / refuzului de oferta
Primire contracte de la furnizori si
inregistrarea acestora in Registrul de contracte
Verificare contract sub aspectul concordantei
acestuia cu Oferta acceptata, conf. pct.5.4.2.2
Transmitere contract original, succesiv, pentru
formularea de obiectiuni catre compartimentele
prevazute la pct.5.4.2.2
Formulare de obiectiuni, conform specializarii
compartimentelor
Centralizarea obiectiunilor formulate.
Arhivare pe PC.
Semnare contract de catre Compartimentul
Aprovizionare
Transmitere contract si obiectiuni pentru

Serviciile tehnice

Activitati principale

Pret de cost

Nr.
crt.

Aprovizionare Import

Compart. responsabile

Dpt. Management Integrat

MATRICEA RESPONSABILITATILOR

18
19
20
21
22
23

Legenda:
efectueaza
colaboreaza

Serviciile tehnice

Director Calitate / Responsabil AQ

17

Efectuarea inregistrarii complete a contractelor


in Registrul de contracte
Efectuare de copii xerox dupa obiectiunile
semnate. Indosariere, in vederea urmaririi
derularii contractelor. Arhivare.
Transmiterea la furnizori a unui exemplar
original de contract si a obiectiunilor, semnate
si stampilate.
Negociere / renegociere obiectiuni cu
furnizorul, daca este cazul, conform pct.5.4.2.2
din prezenta procedura
In cazul in care nu se incheie un contract:
intocmire comanda, avizare / semnare si
expediere la furnizor
Derulare contract / comanda
Verificare produse aprovizionate
Monitorizare furnizori

Pret de cost

16

Activitati principale

Aprovizionare Import

semnare la Administratorul Modulului /


Director General Adjunct / Director General
Analiza si semnare contracte si obiectiuni

Compart. responsabile

Nr.
crt.

pag: 17 / 17

Revizia: 8 / 08.2012

Dpt. Management Integrat

15

Cod: PSMI-09

Director General

DPT. MANAGEMENT INTEGRAT

Proces: Aprovizionare

Director General Adjunct / Administrator Modul

SC ELECTROPRECIZIA SA

SC ELECTROPRECIZIA SA

Proces: Aprovizionare

DPT. MANAGEMENT INTEGRAT

Cod: PSMI-09

pag: 18 / 17

Revizia: 8 / 08.2012

START

Date de intrare cf. pct. 5.1

Evaluare / reevaluare / selectare furnizori

Cf. PL 8500 036

Intocmire si expediere cereri


de oferta
Primire oferte de la furnizori
Analiza tehnico-economica oferte

NU

Oferta conf.
cererii
DA

Refuz oferta / Infor. furnizor

Intocmire acceptare de oferta

STOP

Expediere acceptare de oferta


Primire contract de la furnizor

Analiza contract

NU

Intocmire comanda

Aprobare comanda
Expediere c-da la furnizor

Conform
cu oferta
acceptata

Verificare clauze / Avizare

DA

Formulare obiectii

Exista obiectii
NU
Semnare contract

Centralizare obiectii
Derulare contract / comanda
Negociere obiectii
cu furnizorul

DA
Verificare produs aprovizionat

Cf. PL 8500 012


Date de iesire cf. pct. 5.7

Monitorizare furnizori
STOP