Implementarea Unui Sistem Informatic PDF Free

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.
Studiu privind implementarea unui sistem informatic unei firme de

distributie
1. INTRODUCERE
Apariţia calculatoarelor electronice şi constituirea ca ştiinţă a "Informaticii", reprezintă

al treilea moment important în istoria informaţională a omenirii, după limbaj şi tipar.
Calculatorul electronic a produs o adevărată revoluţie în societatea umană, în ansamblul
ei, cu implicaţii deosebite în sfera informaţională (prin modificarea activităţii intelectuale a
omului), cu preponderenţă în activitatea managerială.
Dezvoltarea echipamentelor de calcul şi îndeosebi a calculatoarelor electronice a
contribuit la perfecţionarea modelelor economice, ceea ce a făcut posibilă apariţia sistemelor
informatice şi de conducere. Utilizarea modelelor economice cu ajutorul sistemelor electronice
de calcul a permis formalizarea şi adaptarea deciziilor la nivel macro sau microeconomic. În
aceste condiţii, informatica a devenit un instrument forte de investigare şi cunoaştere ştiinţifică
a fenomenelor şi proceselor desfăşurate în toate domeniile de activitate socială, cu implicaţii
fundamentale în domeniul economic.
Indiferent de tipul agentului economic (regie autonomă, societate comercială),
activitatea de informatică presupune existenţa unei dotări corespunzătoare cu calculatoare
electronice şi cu personal capabil să proiecteze/utilizeze sisteme informatice specifice activităţii
agentului economic.
Acest cadru tehnico-organizatoric conferă activităţii de proiectare şi realizare a
sistemelor informatice un grad ridicat de complexitate, care implică îmbinarea cunoştinţelor de
marketing, financiar-contabile cu cele de informatică.
Această lucrare sintetizează cunoştinţele de bază referitoare la sistemele informatice
pentru management, plecând de la premisa că este dificilă conducerea unei organizaţii moderne
fără un minim de cunoştinţe din domeniul sistemelor informatice, şi prezintă modul de
elaborare al unui sistem informatic adecvat unei firme de distribuţie.
Pagina 5 din 146

O percepţie clară a sistemelor informatice este esenţială pentru managerii de azi,

deoarece majoritatea organizaţiilor au nevoie de sisteme informatice performante pentru a
supravieţui şi a prospera. În plus, gestiunea informaţiilor a devenit o responsabilitate foarte
mare pentru manageri. Aceştia sunt interesaţi în a construi sisteme informatice pentru
colectarea informaţiilor, înregistrarea, stocarea şi procesarea lor, cu scopul de a-i ajuta la
realizarea obiectivelor organizaţionale.
Scopul lucrării este acela de a pune în evidenţă toate aspectele realizării unui sistem
informatic adecvat desfăşurării activităţii unei firme de distribuţie.
În ceea ce priveşte conţinutul lucrării, sunt prevăzute 5 capitole, primul fiind

reprezentat de introducere, respectiv prezentarea lucrării.
Al doilea capitol este alocat prezentării firmei pentru care este conceput sistemul
informatic cât şi a prezentării sistemului său informaţional şi a componentelor sale.
Prin definiţie, sistemul informaţional al unei organizaţii este ansamblul datelor,
informaţiilor, fluxurilor, circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a
informaţiilor necesare bunei desfăşurări a activităţii organizaţiei.
Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicţii clasificate pe o anumită bază pentru a fi
stocate, procesate sau regăsite atunci când este necesar. Informaţiile, în schimb, sunt date care
au relevanţă pentru nevoile managerilor şi contribuie la exercitarea funcţiilor manageriale.
Circuitul informaţional reprezintă traseul parcurs de informaţie de la generarea până la
eliminarea sa, fiind condiţionat de o serie de factori cum ar fi: scopul informaţiei, capacitatea
canalelor de comunicaţie.
Fluxurile de informaţii configurează traiectoria datelor între procese, entităţile externe
ale sistemului şi punctele de stocare a datelor şi informaţiilor. Entităţile externe iniţiază sau
primesc fluxurile de informaţii. Ele constau din clienţi, furnizori, agenţii guvernamentale,
angajaţi sau departamente din interiorul organizaţiei aflate în afara sistemului informatic
existent. În acest context, organizaţia poate fi văzută în oricare din următoarele trei ipostaze:
generator, purtător sau consumator de informaţie.
Sistemele informaţionale sunt clasificate în sisteme care se bazează pe utilizarea
calculatoarelor – sisteme informatice – şi sisteme care se bazează pe prelucrări manuale
folosind tehnologii bazate pe hârtie şi creion – sisteme manuale. Sistemele manuale servesc
rezolvării unor nevoi importante pentru organizaţie, dar nu constituie un subiect al lucrării de
Pagina 6 din 146

faţă, care tratează sistemele informaţionale care se bazează pe utilizarea tehnologiei

calculatoarelor. În terminologia europeană, acestea se numesc sisteme informatice şi reprezintă
ansamblul de echipamente conectate între ele, care lucrează împreună, folosind tehnici şi
proceduri specifice pentru colectarea, procesarea, stocarea şi diseminarea informaţiilor, în
vederea susţinerii proceselor de adoptare a deciziilor, coordonare, control, analiză şi
monitorizare a activităţilor organizaţionale. Componenţa fizică a unui sistem de calcul,
programele de calculator aferente împreună cu reţelele de telecomunicaţii formează
infrastructura informatică a unei organizaţii. Componenţa fizica (hardware) a unui calculator
constă dintr-un ansamblu sau o colecţie de dispozitive fizice care alcătuiesc sistemul de calcul
şi este formată din şase categorii de componente esenţiale: unitatea centrală, memoria internă
(principală), memoria externă (secundară), dispozitivele de intrare/ieşire, dispozitivele pentru
comunicaţii şi magistralele de comunicaţii interne. Softul poate mări sau diminua
performanţele unei organizaţii, în funcţie de instrumentele software selectate şi de modul în
care sunt folosite. Instrumentele software trebuie să fie uşor de învăţat de către specialiştii în
informatică din organizaţie. Ele trebuie să fie stabile şi flexibile, astfel încât să poată fi
dezvoltate o dată cu organizaţia. Softul (software) constă din programe care conţin instrucţiuni
ce asigură realizarea controlului operaţiilor unui sistem de calcul. Fără soft, un calculator nu
poate realiza sarcinile pe care le solicită utilizatorii. Un program de calculator reprezintă o
succesiune de instrucţiuni ordonate logic, astfel încât să poată realiza obiectivele pentru care a
fost proiectat.
Al treilea capitol tratează aspectele de realizare şi proiectare a sistemului informatic,

conceperea sistemului, elementelor componente ale acestuia, structura lor şi modul de realizare.
Datorită complexităţii, proiectarea sistemului informatic este descompusă în două etape:
Proiectarea de ansamblu;
Proiectarea de detaliu.
Principalele activităţi realizate în faza de proiectare de ansamblu privesc definirea
obiectivelor, structura sistemelor informatice, definirea ieşirilor, definirea intrărilor, definirea
colecţiilor de date, alegerea modelului matematic şi a programelor aferente, alegerea soluţiilor
tehnice de realizare, listarea necesarului de resurse.
Activităţile fazei de proiectare detaliată privesc componentele principale ale oricărui
sistem informatic, respectiv baza de date, interfeţele (formulare, rapoarte) şi programele.
Desfăşurarea acestor activităţi nu este secvenţială ci, mai curând, paralelă şi iterativă. Baza de
date trebuie să reflecte specificaţiile de proiectare privind formularele şi rapoartele din sistem,
Pagina 7 din 146

iar proiectarea formularelor şi rapoartelor nu poate fi finalizată fără ca schema bazei de date să
fie clar definită. Totuşi, baza de date reprezintă „nucleul” oricărui sistem informatic, în jurul
său „gravitând” celelalte componente, motiv pentru care a fost prezentată mai întâi
problematica proiectării bazelor de date.
Prin modelarea conceptuală a datelor se urmăreşte construirea unui model al datelor
care să asigure transpunerea exactă a realităţii din domeniul analizat, fără a lua în considerare
cerinţele specifice unui model de organizare a datelor (cum este modelul relaţional), criteriile
de calitate privind organizarea datelor, cerinţele nefuncţionale ale sistemului şi criteriile de
performanţă privind stocarea şi accesarea datelor.
Proiectarea logică presupune organizarea datelor în tabele şi coloane, conform regulilor
modelului relaţional (acesta fiind modelul cel mai popular de organizare a datelor).
Modelul fizic al datelor, rezultat în urma proiectării fizice, este invizibil utilizatorilor şi
programatorilor. El specifică modul de stocare fizică şi accesare a datelor, utilizând facilităţile
oferite de un anumit SGBD.
Proiectarea structurii bazelor de date – structura bazei de date reprezintă un model al
datelor exprimat în concepte specifice unui anumit sistem de gestiune a bazelor de date
(SGBD), lucru ce face ca proiectarea bazei de date să reprezinte transpunerea modelelor
conceptuale în termenii unui model al datelor suportat de un anumit tip de SGBD, model
ierarhic, reţea, relaţional, funcţional.
În capitolul patru este prezentată implementarea sistemului informatic. Aceasta constă

în realizarea fizică a proiectului folosind diverse limbaje. Sistemul informatic pentru firmele de
distribuţie este implementat folosind sistemul de gestiune al bazelor de date MS Access,
limbajul structurat pentru interogarea bazelor de date relaţionale SQL şi limbajul orientat pe
obiecte şi pe evenimente VBA. Tot în această parte a lucrării sunt prezentate rezultatele
obţinute, mai exact prezentarea sistemului informatic, opţiunile oferite de acesta cât şi modul
de lucru.
Capitolul cinci prezintă concluziile lucrării.
În ceea ce priveşte semnificaţia şi valoarea aplicativă a lucrării trebuie specificat faptul

că ideile reflectate în lucrare au avut şi valoare practică, fapt ce se confirmă prin utilizarea
sistemului informatic de către firma de distribuţie JADER S.R.L.
Pagina 8 din 146

2. SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL
FIRMEI JADER S.R.L.
2.1. Prezentarea firmei JADER S.R.L.
2.1.1. Forma juridică a firmei
S.C. JADER S.R.L. este una din principalele firme de distribuţie din Prahova,
comercializând produse nealimentare.
Sediul societăţii este în comuna Drăgăneşti, sat Belciug, judeţul Prahova şi poate fi
schimbat în altă localitate din România, în baza hotărârii asociaţilor, conform legii. Firma îşi
desfăşoară principalele activităţi la punctul de lucru din localitatea Ploieşti, str. Pompelor nr.4;
poate avea sucursale, filiale, reprezentanţe, agenţii, situate şi în alte localităţi din ţară sau din
străinătate.
Din punct de vedere juridic, orice afacere aparţine uneia dintre următoarele categorii:
întreprinzător individual
societate de persoane
societate cu răspundere limitată
cooperativă.
Societatea comercială JADER este încadrată în cadrul societăţilor cu răspundere
limitată. În acest context, cuvântul “limitată” înseamnă că răspunderea asociaţilor pentru plata
datoriilor este “limitată” la suma cu care au fost de acord să contribuie la capitalul social. În
consecinţă, dacă societatea dă faliment, bunurile personale ale asociaţilor nu pot fi confiscate
pentru a se plăti datoriile contractate. În aceasta constă marea atracţie exercitată de acest mod
de a înfiinţa o firma. Totuşi, există şi unele dezavantaje, după cum se va vedea mai jos. O
societate cu răspundere limitată are o personalitate juridică total separată de cea a acţionarilor
ei. La fel ca o persoană fizică, firma însăşi poate încheia contracte cu alte persoane fizice sau
juridice, poate da în judecată sau poate fi dată în judecată şi poate fi urmărită în justiţie, fără ca
acţionarii ei să fie implicaţi în aceste proceduri. Mai simplu spus, odată ce o societate cu
răspundere limitată a fost înfiinţată, ea există de drept şi va continua să existe un timp
nedefinit, chiar dacă îşi încetează activitatea, până când se întreprind acţiuni care să ducă la
lichidarea ei.
Pagina 9 din 146

O societate cu răspundere limitată poate fi formată de cel puţin un asociat. Trebuie

numit atât un director, care să facă parte dintre acţionari, cât şi un secretar, care poate să nu fie
acţionar. În cazul unei firme mici, acesta este, de obicei, contabilul sau consilierul juridic. În
plus, pentru a putea fi înregistrată, o societate cu răspundere limitată trebuie să elaboreze şi
apoi să aprobe două documente fundamentale: contractul de societate şi statutul.
Contractul de societate stabileşte obiectul de activitate al societăţii. De obicei, obiectul
de activitate are o formă destul de cuprinzătoare pentru a permite firmei ca, pe măsură ce se
extinde, să-şi diversifice gama de produse şi servicii pe care le vinde sau le produce. Contractul
prezintă, în detaliu, capitalul subscris de asociaţi.
Statutul cuprinde reguli suplimentare în funcţie de care va fi condusă societatea. În
multe privinţe, acesta este similar în conţinut, dar nu şi ca stil de redactare, cu unele părţi din
contractul societăţilor de persoane.
Avantajele oferite de o societate cu răspundere limitată:

Răspundere financiară limitată
Un prestigiu mare sau o imagine bună
Structura conducerii societăţii este bine definită
Activitatea nu este afectată dacă asociaţii mor sau dau faliment
Transferul sau achiziţia de părţi sociale se poate face într-un mod simplu.
Dezavantajele pe care le prezintă o societate cu răspundere limitată:

Răspunderea limitată tinde să-şi piardă din importanţă, deoarece, în ultimul timp, tot
mai multe instituţii care acordă împrumuturi pretind garanţii personale din partea directorilor şi
asociaţilor principali
Constituirea societăţii poate fi costisitoare
Firma va trebui să publice rezultatele financiare, ceea ce înseamnă că vor putea afla
concurenţii care au fost vânzările, costurile, activele şi pasivele pe anul care a trecut
Activitatea poate fi începută doar după ce societatea s-a constituit în mod
corespunzător.
Asociatul unic al societăţii este Marcu Vasilica iar firma este reprezentată în relaţiile cu
terţii de către Marcu Liviu Bogdan, în calitate de administrator.
Capitalul social subscris este de 5.000 lei în numerar.
Pagina 10 din 146

Capitalul social este divizat în 500 de părţi sociale egale în valoare nominală de 10 lei
fiecare.
În toate actele, facturile, anunţurile, publicaţiile şi alte acte emanând de la societate,
denumirea societăţii va fi precedată sau urmată de cuvintele “societate cu răspundere limitată”
sau de iniţialele “S.R.L.”, de capitalul social şi de codul unic de înregistrare.
Durata societăţii este nelimitată, cu începere de la data înregistrării la “Camera de
Comerţ şi Industrie”, 12.11.2001.
2.1.2. Obiectul de activitate
Firma îşi desfăşoară activitatea în conformitate cu legile române şi cu statutul societăţii.

Obiectul de activitate al societăţii, conform statutului în baza căruia firma s-a înfiinţat
în data de 12 noiembrie 2001 este următorul:
Comerţ cu ridicata (cu excepţia autovehiculelor şi motocicletelor)

Comerţ cu ridicata al produselor alimentare, al băuturilor şi al tutunului
Comerţ cu ridicata al zahărului, ciocolatei şi produselor zaharoase
Comerţ cu ridicata cu cafea, ceai, cacao şi condimente
Comerţ cu ridicata nespecializat al produselor alimentare, băuturilor şi tutunului
Comerţ cu ridicata al bunurilor de consum, altele decât cele alimentare
Comerţ cu ridicata al altor bunuri de consum nealimentare
Comerţ cu ridicata al produselor intermediare neagricole şi al deşeurilor
Comerţ cu ridicata al produselor chimice admise de lege.
Domeniul principal de activitate al societăţii este :

Comerţ cu ridicata (cu excepţia autovehiculelor şi motocicletelor)
Comerţ cu ridicata al bunurilor de consum altele decât cele alimentare
5145. Comerţ cu ridicata al altor bunuri de consum nealimentare.
Conform statutului, S.C. JADER SRL se regăseşte din punct de vedere al obiectului
activităţii în domeniul comerţului. Din varietatea de forme în care se poate practica această
latură a economiei, s-a optat pentru comerţul en-gross, concretizat prin ceea ce se numeşte
distribuţie.
Pagina 11 din 146

DISTRIBUŢIA reprezintă repartizarea uniformă a unuia sau a mai multor produse

venite de la furnizori printr-o magistrală de aprovizionare către clienţii finali, prin reţeaua
proprie.
2.1.3. Activitatea curentă
De la începutul activităţii până la sfârşitul anului 2002 firma a funcţionat ca

microîntreprindere, iar în anul 2003 a devenit macroîntreprindere (conform bilanţului de la
sfârşitul anului 2002, firma avea o cifră de afaceri de 1.658.780 lei).
Cifra de afaceri a crescut continuu încă de la înfiinţarea firmei estimându-se ca în anul
2006 aceasta să ajungă la valoarea de 6.000.000 lei. Evoluţia cifrei de afaceri în perioada 2001
– 2005 conform situaţiilor financiare întocmite este afişată în figura 2.1.
NOV.2001 -
5,000,000.00
DEC.2001
Fig.2.1. Evoluţia cifrei 4,000,000.00
de afaceri a firmei JADER S.R.L. IAN.2002 -
PERIOADA CIFRA DE AFACERI
NOV.2001 - DEC.2001 125,678.91
3,000,000.00 DEC.2002
IAN.2002 - DEC.2002 1,658,780.05 2,000,000.00 IAN.2003 -
Firma
IAN.2003 este plătitoare de TVA
- DEC.2003 şi de impozit pe
2,592,478.64 profit.
1,000,000.00
DEC.2003
IAN.2004 - DEC.2004 3,924,789.23 IAN.2004 -
Portofoliul firmei cuprinde în totalitate produse nealimentare,
0.00 fiind bine reprezentat pe
IAN.2005 - DEC.2005 5,000,000.00 DEC.2004
CIFRA DE
sectorul cosmetic-chimic. AFACERI IAN.2005 -
DEC.2005
Aprovizionarea se face săptămânal, cea mai mare parte a furnizorilor asigurând
transportul produselor proprii către depozitul firmei.
Furnizori:
PRODCOM T. – produse chimice de uz casnic
ROMIRA COSMETICS – cosmetice (Geroroyal), detergenţi (MAX)
PRESTIGE TRADING – cosmetice (Loncolor)
TORDAI HAIR COSMETICS - cosmetice (Kallos)
GEROCOSSEN – cosmetice (Gerocossen)
PATRIAPLAST – mase plastice
OVERSEAS – detergenţi (Interstar)
MERT - săpunuri
EROSTAR - detergenţi (Benfatto)
RESOURCE - cosmetice (Nivea)
Pagina 12 din 146

Din punct de vedere al organizării, firma îşi desfăşoară activitatea pe raza a trei judeţe
(PRAHOVA, BUZAU, DÂMBOVIŢA).
La momentul actual suportul logistic este asigurat de trei autoutilitare DACIA, o
autoutilitara DAMAS, o autoutilitara MERCEDES, două autoturisme DACIA, două
autoturisme MATIZ, un autoturism CIELO, un autoturism FIAT PUNTO şi două autoturisme
VOLSWAGEN GOLF. Pentru un autoturism CIELO, un autoturism FIAT PUNTO şi două
autoturisme VOLSWAGEN GOLF se plătesc lunar rate, acestea fiind achiziţionate în sistem
leasing.
Din punct de vedere al clienţilor, firma lucrează cu aproape toţi clienţii care pot oferi
spre desfacere produsele comercializate. Ca număr, firma colaborează cu aproape 1000 de
societăţi comerciale, lucrul cu acestea făcându-se pe bază de precomenzi.
În funcţie de anumiţi parametrii, sunt oferite termene de plată variate şi discounturi,
comenzile fiind onorate în maxim 48 de ore.
Atât gestiunea cât şi situaţia soldurilor sunt realizate prin reţea computerizată, fapt ce
oferă posibilitatea de a fi la curent în orice moment cu situaţia economico-financiară a firmei.
2.1.4. Situaţia organizatorică
Principalele structuri care apar în organizarea internă a activităţii firmei sunt:

departamentul financiar – contabil, departamentul aprovizionare – desfacere şi departamentul
resurse umane, după cum se vede în figura 2.2.
Asociat unic
Director
Fig.2.2. Organigrama firmei JADER S.R.L. general
Compartimentul financiar – contabil reprezintă unul din centrii nervoşi ai firmei, al
Bază de transp.
Evaluarea pers.
cărui rol este de a dirija şi regla relaţiile economice interne şi externe ale acesteia. Pe plan
Analiză ec-fin.
Instruirea pers.
Aprovizionare
Contabilitate
Dep.fin.-contabil Aprov.-desfacere Resurse umane

Marketing
Salarizare
Depozite
Vânzări
Preţuri
intern, compartimentul financiar – contabil prezintă informaţii cu privire la gestionarea

financiară a patrimoniului firmei, iar pe plan extern permite informarea terţilor, inclusiv a
statului despre rezultatele economico – financiare ale societăţii.
Pagina 13 din 146

O delimitare clară şi precisă între serviciul financiar şi serviciul contabilitate nu se

poate efectua datorită faptului că există anumite operaţiuni contabile şi financiare care sunt
strâns legate intre ele.
Principalele secţiuni ale organizării activităţii financiare existente în cadrul S.C.
JADER S.R.L. sunt reprezentate de previziunea financiară, ordonanţarea actelor de încasări şi
plăţi, salarizare, asigurarea resurselor financiare necesare îndeplinirii programului economic,
achitarea obligaţiilor faţă de buget, bănci şi alte persoane juridice şi fizice, şi de ţinere la zi a
evidenţei informaţiilor financiare.
Secţiunile serviciului contabilitate sunt:
Contabilitatea capitalurilor – efectuarea lucrărilor contabile ce privesc înregistrarea

operaţiunilor legate de capitalurile firmei cum ar fi: constituirea societăţii, modificarea
capitalului social, constituirea şi utilizarea rezervelor, fondurilor proprii cu scop determinat,
provizioanelor reglementate, diferenţelor din reevaluare, rezultatului reportat, provizioane
pentru riscuri şi cheltuieli, credite bancare pe termen mediu şi lung;
Contabilitatea activelor imobilizate – înregistrarea şi evidenţierea tuturor operaţiilor

contabile legate de intrarea, amortizarea şi ieşirea activelor imobilizate; această secţiune se
împarte în două subsecţiuni:
Contabilitatea imobilizărilor corporale
Contabilitatea imobilizărilor necorporale şi financiare;
Contabilitatea stocurilor de mărfuri – reprezintă domeniul cel mai important al

activităţii contabile din cadrul S.C. JADER S.R.L. deoarece furnizează informaţii referitoare la
situaţia şi mişcarea stocurilor. De menţionat este faptul că pentru evaluarea mărfurilor ieşite se
utilizează metoda F.I.F.O. “primul intrat – primul ieşit”, conform căreia bunurile ieşite din
gestiune se evaluează la costul de achiziţie al primei intrări, iar pe măsura epuizării lotului,
stocurile ieşite se evaluează la costul de achiziţie al lotului următor în ordine cronologică.
Contabilitatea decontărilor cu terţii – evidenţiază operaţiile contabile generate de

relaţiile de decontare cu furnizorii pentru aprovizionările de bunuri materiale, lucrări şi servicii
prestate; cu debitorii unităţii pentru creanţele comerciale legate de vânzarea de mărfuri;
decontarea cu salariile cuvenite angajaţilor; decontarea impozitelor şi taxelor datorate bugetului
de stat şi bugetelor locale;
Pagina 14 din 146

Contabilitatea trezoreriei – reprezintă partea din serviciul Contabilitate unde are loc
înregistrarea în contabilitate şi evidenţierea operaţiunilor de încasări şi plăţi efectuate atât prin
conturile de la bănci cât şi prin casieria unităţii.
Toate aceste secţiuni ale serviciului Contabilitate sunt realizate de trei persoane
autorizate în acest sens şi sunt coordonate de către un contabil şef, post de conducere ce
necesită cunoaşterea atât a practicii contabile cât şi a celei financiare.
Forma de contabilitate practicată de Compartimentul financiar – contabil al S.C.
JADER S.R.L. este o adaptare a contabilităţii pe jurnale prin folosirea echipamentelor
electronice de calcul (calculatoare, imprimante, program informatic specific). Schema formei
de contabilitate pe jurnale poate fi observat în figura 2.3.
DOCUMENTE JUSTIFICATIVE
Fig.2.3. Schema formei de contabilitate pe jurnale
PRELUARE, VERIFICARE,
CONTARE
Compartimentul aprovizionare – desfacere se află în strânsă legătură cu cel financiar –

contabil deoarece pentru a se face aprovizionarea
ÎNREGISTRARE cu mărfuri şi pentru stabilirea diferitelor
CRONOLOGICĂ ŞI
strategii de vânzare este necesar studiul SISTEMATICĂ
rapoartelor de vânzări.
Ca şi în cadrul compartimentului financiar – contabil, nici aici nu se poate face o
delimitare clară între cele două servicii, aprovizionare şi desfacere, acestea fiind strâns legate
FIŞE ŞI SITUAŢII SITUAŢII PENTRU JURNALE PENTRU
între ele.
PENTRU EVIDENŢA DEBITUL UNOR EVIDENTA SINTETICĂ,
ANALITICA CONTURI UNEORI ŞI ANALITICĂ
Nu se poate spune precis cărui serviciu aparţine depozitul de mărfuri (aprovizionare sau
desfacere), angajaţii din această secţiune ocupându-se atât de stabilirea necesarului de marfă,
conform rapoartelor deŞIvânzări, cât şi de livrarea mărfurilor către
CENTRALIZARE CENTRALIZARE ŞI În cadrul
clienţii firmei.
VERIFICARE VERIFICARE
acestei secţiuni a compartimentului aprovizionare – desfacere sunt patru angajaţi: trei gestionari
şi un gestionar şef. Gestionarul şef stabileşte aprovizionarea cu mărfuri necesare în vederea
CENTRALIZARE ŞI
VERIFICARE
realizării obiectului de activitate, fundamentând necesarul de aprovizionare pe baza rapoartelor
de vânzări şi de stoc, verifică mărfurile primite de la furnizorii firmei conform facturilor
CARTEA MARE
primite de la aceştia, ulterior semnând
BALANŢAnota de intrare – recepţie întocmita în cadrul
CONTURILOR
departamentului financiar – contabil, verifică mărfurile ce ies din depozit pentru a ajunge la
clienţii firmei astfel încât marfa sa fie conform
GRUPARE documentelor de ieşire (aviz de însoţire a
ŞI CENTRALIZARE
BILANŢ
PaginaCONTABIL
15 din 146
mărfurilor sau factură) şi coordonează activitatea celor trei gestionari care se ocupă de
aranjarea mărfurilor în pachete conform comenzilor primite de la agenţii de vânzări.
De la depozit marfa este preluată de către şoferii firmei care ulterior o livrează către
clienţi. Şoferii trebuie să păstreze o legătura strânsă cu agenţii de vânzări pentru a le comunica
acestora condiţiile în care marfa a fost livrată către clienţi, dacă au fost sau nu probleme în
momentul livrării (există cazuri când marfa este refuzată de către client sau acesta refuză să
emită instrument de plată pentru mărfuri datorită lipsei de disponibilităţi).
Atât şoferii cât şi agenţii de vânzări trebuie să întocmească zilnic foi de parcurs şi
ordine de deplasare, documente pe care le înmânează inginerului bazei de transport. Tot
acestuia îi aduc la cunoştinţă şi eventualele probleme privind funcţionarea, utilizarea şi
exploatarea în deplină siguranţă a mijloacelor de transport, pentru prevenirea şi eliminarea
întreruperilor datorate defecţiunilor în funcţionarea acestora, cât şi necesitatea efectuării
operaţiilor de întreţinere, revizii şi reparaţii.
Forţa de vânzare este formată din opt agenţi de vânzări şi doi supervisori. Agenţii de
vânzări sunt cei care formează puntea de legătură între firmă şi clienţi, ei sunt cei care se ocupă
de vânzarea efectivă a mărfurilor şi de încasarea contravalorii acestora. Activitatea acestora
este coordonată şi controlată de către cei doi supervisori.
Secţiunea marketing se ocupă cu studierea pieţelor de desfacere, de contractarea de
produse cu beneficiarii şi de stabilirea diverselor strategii menite creşterii vânzărilor totale (în
general) sau a produselor greu vandabile (în particular).
Compartimentul resurse umane are ca principale sarcini stabilirea necesarului de

personal pe meserii şi profesiuni, selecţionarea şi încadrarea personalului conform calificării,
organizarea formelor de perfecţionare a pregătirii profesionale, asigurând orientarea
profesională pentru meseriile specifice sau a altor activităţi de ridicare a nivelului profesional,
evidenţierea timpului lucrat al salariaţilor, pe baza foilor colective de prezenţă.
Tot în cadrul acestui compartiment se realizează examinarea reclamaţiilor şi
propunerilor făcute de salariaţi în vederea îmbunătăţirii activităţii şi informarea acestora asupra
modului de rezolvare.
Activităţile din cadrul tuturor compartimentelor sunt coordonate şi controlate de către

directorul general, funcţie care în cazul societăţii JADER S.R.L. este îndeplinită de către
administratorul societăţii.
Pagina 16 din 146

Relaţiile de serviciu între persoanele încadrate în munca în cadrul societăţii sunt relaţii
de ierarhie administrativă şi relaţii de subordonare operativă, stabilite prin organigrama
societăţii.
În cadrul relaţiilor de ierarhie administrativă, fiecare salariat este subordonat direct unui
singur şef ierarhic, conform schemei de organizare a societăţii.
2.1.5. Aspecte privind evoluţia în perspectivă a societăţii comerciale JADER S.R.L.
Echipa managerială aflată la conducerea S.C. JADER S.R.L. îşi propune efectuarea
unor lucrări de investiţii având drept scop creşterea cifrei de afaceri şi modernizarea firmei.
Pentru a creşte cifra de afaceri va fi mărita piaţa de desfacere a mărfurilor prin
acapararea clienţilor din judeţele Argeş, Braşov şi Ialomiţa, începând din luna iulie 2006, şi din
alte judeţe din anul 2007 (prin deschiderea altor puncte de lucru).
În scopul realizării acestui obiectiv, firma îşi propune achiziţionarea de noi autoturisme
şi a unei autoutilitare cu o capacitate de încărcare mai mare pentru a putea fi asigurat
transportul de mărfuri de la furnizori şi între depozitul central şi celelalte puncte de lucru.
Un alt obiectiv al politicii de investiţii este achiziţionarea de echipamente moderne de
calcul pentru transmiterea în timp real a comenzilor de mărfuri şi ulterior pentru a menţine o
legătură permanentă între punctele de lucru şi depozitul central.
Pentru o imagine profesională, agenţii de vânzări vor fi dotaţi cu sisteme de calcul
portabile, cu ajutorul cărora vor prelua de la clienţi comenzile de mărfuri, eliminând
prezentarea produselor cu ajutorul pliantelor. În acest sens este necesară implementarea unui
nou sistem informatic, cel pe care îl utilizează firma în momentul actual neputând fi adaptat la
cerinţele actuale. Acest sistem informatic va fi realizat de către utilizatorul final deoarece
această metodă prezintă importante avantaje pe care le aduce organizaţiei:
Determinarea mai bună a cerinţelor informaţionale. Când utilizatorii realizează singuri
propriul sistem informatic, se bazează mai puţin pe ajutorul specialiştilor în domeniu pentru
analiza cerinţelor şi, ca atare, eventualele erori de interpretare se vor diminua considerabil;
Implicarea şi satisfacţia utilizatorilor. Utilizatorii vor utiliza mai bine sistemul, dacă
acesta este proiectat şi realizat de către ei;
Utilizatorii exercită controlul asupra procesului de dezvoltare a sistemului informatic.
Existenţa instrumentelor software dă posibilitatea utilizatorilor de a avea un rol mai activ în
Pagina 17 din 146

procesul de realizare a sistemului. Ei pot realiza aplicaţii întregi sau cu asistenţă minimală din
partea specialiştilor în domeniu. Utilizatorii joacă un rol esenţial în crearea aplicaţiilor;
Reducerea sarcinilor nerezolvate. O parte din aplicaţiile nerezolvate pot fi transferate de
la specialiştii în domeniul sistemelor informatice utilizatorilor finali. În felul acesta se poate
obţine o creştere a productivităţii realizării unui sistem informatic.
Reducerea timpului de livrare a aplicaţiei. Considerând că utilizatorul posedă
experienţă pentru a realiza proiectul cu succes, se poate evita implicarea specialiştilor TI.
Proiectul poate fi iniţiat peste noapte şi în funcţie de complexitatea proiectării poate fi realizat
în câteva ore sau câteva săptămâni. Cu cât sistemul este pus mai repede în funcţiune, cu atât
organizaţia poate obţine mai multe avantaje.
Este eliminată din faza de analiză a sistemului activitatea de identificare şi formalizare a
cerinţelor utilizatorilor. Utilizatorii sunt adesea incapabili să-şi exprime verbal cerinţele cu
acelaşi grad de claritate cu care le pot percepe. În realizarea sistemului informatic de către
utilizatorul final, analistul şi utilizatorul sunt aceeaşi persoană. Aceasta facilitează
transformarea rapidă a cerinţelor utilizatorului într-un prototip de lucru.
Unele probleme de implementare pot fi eliminate prin transferarea procesului de
implementare la utilizator. Adesea probleme de comunicare între analist şi utilizatori apar în
timpul etapei de implementare. În cazul realizării unui sistem informatic de către utilizatori,
utilizatorul este familiarizat imediat şi în detaliu cu modul de operare al sistemului informatic
şi-l poate utiliza cu minim de efort şi timp.
Avantajul final al dezvoltării sistemului informatic de către utilizatori este o consecinţă
a celor trei avantaje anterioare şi anume costul scăzut al dezvoltării. Reducerea timpului şi a
resurselor organizaţiei duce la o reducere semnificativă a costurilor pentru organizaţie.
2.2. Prezentarea sistemului informaţional
2.2.1. Informatizarea – o caracteristică a economiei moderne
Pragul mileniului III este dominat de schimbările produse în planul informaţiei şi al

comunicării. Revoluţiile tehnologice la care asistăm (sau despre care aflăm) de câteva decenii
conduc rapid la o “societate informaţională” (bazată pe informaţie şi cunoaştere) precum şi la
eliberarea barierelor de comunicare. Societatea planetară se schimbă, economiile naţionale se
schimbă, întreprinderile de asemenea, oamenii la rândul lor – ca mentalităţi şi mod de viaţă.
Pagina 18 din 146

Indiferent de sistemul economic, nici o ţară nu poate ignora această forţă colosală de
remodelare socio-economică, decât cu riscul de a rămâne în preistorie.
În această mişcare globală care consolidează dominaţia tehnologiilor informatice şi de
comunicare, şi firmele româneşti se confruntă cu provocarea de proporţii pe care o reprezintă
schimbarea paradigmei informaţionale şi de comunicare. Problema nu este teoretică; nici
ipotetică. În cei zece ani de tranziţie multe unităţi economice au părăsit scena. Altele sunt
sufocate, multe se zbat în incertitudine. Au apărut, însă, şi noi “actori” economici, în ramuri
tradiţionale sau în noi câmpuri de activitate. Mulţi dintre aceştia dovedesc o capacitate
superioară de adaptare într-un mediu în care informaţia şi comunicarea urcă vertiginos în
ierarhia “argumentelor” concurenţiale.
Într-o societate informaţională există schimbări de substanţă ale modului de existenţă a
informaţiei:
Câmpul de informaţii care pot fi puse în mişcare (în circulaţie) s-a extins spre infinit, în
timp ce enorma varietate a mijloacelor disponibile multiplică diversitatea soluţiilor posibile;
Spre deosebire de sistemul maşinist tradiţional, “protezele” intelectuale de astăzi
(calculatoarele, de pildă) nu sunt specializate. Transferarea către computer a unor proprietăţi
ale creierului uman permite încredinţarea către “maşină” a unui număr mare de decizii
rezervate, până mai ieri, indivizilor umani;
Informaţia circulă quasi – instantaneu, indiferent de distanţă, şi poate fi stocată în

cantităţi uriaşe, cu preţuri derizorii pentru ambele operaţiuni. Problema stocajului de informaţii
este generată de următoarele aspecte: creşterea volumului de informaţii susceptibile de a fi
stocate; multiplicarea formelor de stocaj; posibilitatea distribuirii geografice a stocajului;
generalizarea depozitelor al căror scop este de a permite accesul la alte depozite de informaţii.
Tehnologiile informaţionale contribuie la apariţia simultană a “muzeului” şi

“efemerului”. Altfel spus, informaţia în lumea modernă ajunge rapid în zona de tezaurizare
“istorica”, iar valoarea sa se epuizează cu rapiditate.
Asistăm, de asemenea, la apariţia unei duble concurenţe/ complementarităţi între

limbajele dominante ale civilizaţiei actuale: limbajul scris, limbajul vizual, limbajul electronic.
Aceste limbaje prelucrează şi organizează în mod diferit realitatea: ele se concurează într-o
relaţie de complementaritate.
Pagina 19 din 146

Tehnologiile informaţionale conduc la o creştere spectaculoasă a complexităţii

sistemelor. Ele permit o mare varietate de arhitecturi, tratarea poate fi centralizată sau
distribuită, o anumită funcţie (parte) a sistemului, poate fi deschisă sau închisă etc. Ca o
concluzie, aceste tehnologii stau la baza unor construcţii greu de înţeles, a căror bază de
cunoştinţe se transmite cu dificultate chiar şi între specialişti.
Este vădit că, în condiţiile revoluţiei informaţionale, expansiunea şi circulaţia

informaţiilor potenţează “materia prima” pentru inovaţii de tot felul. Abundenţa informaţiilor,
transgresivitatea lor dintr-un domeniu în altul, posibilitatea ca o persoană sau un grup mic de
persoane să aibă acces la informaţii variate, multe în timp real, sporeşte potenţialul inovativ al
speţei umane, în genere. Acest suport relaţional este consolidat – până la limite greu de
întrezărit – de baza tehnologică în continuă perfecţionare. Nu numai că informaţiile sunt mai
numeroase, mai diverse, pot fi obţinute de tot mai multe persoane, dar componentele moderne –
preluând funcţii ale creierului uman – prelucrează, organizează, structurează, combină aceste
informaţii într-un număr infinit de combinaţii, multiplicând la modul concret capacitatea
intelectului uman. Prin noua paradigmă informaţional-comunicaţională capacitatea creativă şi
de inovare a fiinţei umane face un salt calitativ.
Aceste aprecieri generale pot fi mai bine ancorate în concret dacă le filtrăm prin
universul întreprinderii. De mai multă vreme, în economiile dezvoltate se particularizează o
sub-populaţie de întreprinderi denumită a “întreprinderilor inovative”. Fără a fi riguros
surprinsă conceptual şi statistic, această categorie include firme dinamice, deschise spre
inovare, capabile să opereze modificări sistemice pe întreaga filieră a produsului sau serviciului
– de la concepţie la vânzare.
În viaţa noastră de zi cu zi, calculatoarele sunt ceva obişnuit, ba chiar indispensabil în
unele cazuri. Se poate spune, pe drept cuvânt că trăim într-o societate informatizată. În zilele
noastre, întâlnim calculatoare peste tot, de la firmele mici, care îşi ţin evidenţele cu ajutorul
unui PC şi până la companiile multinaţionale. Peste tot sunt calculatoare, legate eventual între
ele şi formând astfel reţele de calculatoare. Toate acestea se datorează faptului că ne dăm
seama din ce în ce mai mult că PC-ul ne uşurează munca. Dar trebuie subliniat faptul că un
calculator este de fapt o “maşinărie” care prelucrează o serie de informaţii pe care i le dăm.
Informaţia, este elementul esenţial din acest întreg lanţ. De fapt, în practică întâlnim, printre
altele, două concepte legate de aceasta şi anume sistemul informaţional şi sistemul informatic.
Pagina 20 din 146

2.2.2. Sistemul informaţional al firmei
Un sistem informaţional este ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor, circuitelor

informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la
stabilirea şi realizarea obiectivelor societăţii.
Sistemul informaţional al firmei se impune ca un subsistem vital al acesteia. Vital –
întrucât o entitate economica oricât de simplă (asemeni organismelor vii) nu poate funcţiona
fără un sistem (o structură, o reţea) informaţional, oricât de rudimentar ar fi acesta. Modalitatea
de evaluare a sistemului informaţional al firmei este apropiată de cea anatomică: sistemul există
în mod natural în organism (cum ar fi, de pildă, sistemul sanguin); parametrii săi de stare şi de
funcţionare pot fi descoperiţi în urma unor cercetări în adâncime. Tot aşa, prin analogie, orice
firmă – din momentul înfiinţării sale ca entitate juridică – dispune de “schiţa” unui sistem
informaţional. Acesta se dezvoltă în timp, face parte din însăşi istoria firmei. Etapele de
creştere ale firmei şi, atunci când este posibil, de decalaj calitativ pozitiv în raport cu
întreprinderi concurente, focalizează atenţia spre aspectul constructiv, de proiectare şi realizare
a sistemului.
Scopul sistemului informaţional este acela de transmisie a informaţiilor între diferite
elemente. În cadrul unei unităţi economice acest obiectiv se materializează în asigurarea cu
informaţii a persoanelor de conducere, pentru fundamentarea deciziilor acestora, şi transferul
deciziilor respective la persoanele executante.
Deci, la baza sistemului informaţional sunt elementele originare, datele şi informaţiile,
următorul nivel de articulare a sistemului fiind circuitele şi fluxurile informaţionale. Colectarea,
transmisia şi prelucrarea datelor se pretează foarte bine la automatizare, sau mai bine zis, la
informatizare, o mare parte a activităţilor desfăşurate în cadrul sistemului informaţional putând
fi realizate automat. De exemplu, în locul transportului manual al documentelor de la un
compartiment la altul se poate recurge la transportul electronic al datelor pe cablu (folosindu-se
o reţea locală de calculatoare). Centralizarea datelor, adică alcătuirea fişierelor cumulative din
mai multe documente primare, se poate realiza foarte repede şi sigur cu ajutorul tehnicii de
calcul. Informaţiile care sunt stocate în depozite pline de dulapuri pot fi accesate la o singură
apăsare a butonului mouse-ului. Prin urmare, în cadrul sistemului informaţional, o serie de
activităţi se pot desfăşura automat, cu ajutorul tehnicii de calcul. Această parte a sistemului
informaţional care foloseşte pentru manipularea informaţiilor tehnica electronică de calcul o
reprezintă sistemul informatic.
Pagina 21 din 146

Sistemul informaţional
Fig.2.4. Locul sistemului informatic in sistemul informaţional
Sistemul informatic
Datele şi informaţiile
Informaţia reprezintă suportul material al deciziei. Informaţiile pe care le primesc
managerii influenţează semnificativ deciziile luate de aceştia care, la rândul lor, influenţează
Activităţile informaţionale automatizate
activităţile întreprinse în organizaţie,
Totalul activităţiloraceasta determinând
informaţionale succesul sau
(automatizate eşecul unei firme.
şi manuale)
Procesul de dobândire a informaţiilor începe prin culegerea anumitor fapte sau statistici,
care se numesc date. Acestea sunt culese, analizate, prelucrate în diferite modalităţi, fiind
preschimbate în informaţii.
De exemplu, managerii culeg date privind salariile pe care le primesc angajaţii în
diferite sectoare de activitate pentru a dobândi informaţii legate de modul în care pot să
stabilească salarii competitive, precum şi date despre aspectele demografice ale clienţilor
pentru a dobândi informaţii privind cererea viitoare de produse.
Din punct de vedere al funcţiilor pe care le îndeplineşte informaţia în procesul
economic, sunt identificate cinci ipostaze, a căror detaliere susţine activităţi distincte ale
întreprinderii:
informaţia – factor de producţie; informaţia apare ca rezultantă a activităţilor de inovare
şi de capitalizare a experienţei de producţie;
informaţia – suport al proceselor de analiză-decizie-control;
informaţia – resursă intangibilă a firmei; informaţia este considerată un activ al firmei;
cu utilitate specifică, implicând procese complexe de organizare şi costuri semnificative;
informaţia – forma de reprezentare şi capitalizare a cunoaşterii organizaţionale;
informaţia – mediu al comunicării şi integrării organizaţionale;
În literatura de specialitate sunt definite mai multe tipologii aplicabile informaţiei.
Informaţiile pot fi organizate după următoarele criterii şi tipologii:
după modul de exprimare: informaţii orale, scrise şi audio-vizuale;
după gradul de prelucrare: informaţii primare (de bază), intermediare şi finale;
după direcţia vehiculării: informaţii cu sens descendent, ascendent şi orizontal;
după modul de organizare a înregistrării şi prelucrării: informaţii tehnico-operative, de
evidenţă contabilă, statistice;
Pagina 22 din 146

după provenienţă: informaţii exogene şi endogene;

după destinaţie: informaţii interne şi externe;
după obligativitatea pentru adresant: informaţii imperative şi nonimperative;
după natura informaţiei: informaţie ştiinţifică, tehnologică, tehnică, economică,
financiară, politică, de marketing, juridică, socială, sociologică, etc.;
după natura proceselor reflectate: informaţii privind activitatea de cercetare-dezvoltare,
comercială, de producţie, financiar-contabilă, de personal.
Informaţiile au o anumită valoare, în funcţie de avantajul care poate fi obţinut de
organizaţie prin folosirea lor.
Valoarea informaţiilor este determinată de o serie de factori cum ar fi:
oportunitate, respectiv obţinerea informaţiei în timp real, deoarece întârzierea luării
unor decizii creează perturbaţii în cadrul sistemului organizaţional;
actualitate, informaţia trebuie să fie actuală în momentul transmiterii;
relevanţa, constă dintr-o informaţie clară şi concisă, care să asigure exprimarea sintetică
şi clară a mesajului informaţional, în caz contrar apărând ambiguităţi, confuzii, pierderi de timp
în descifrarea mesajului;
realism, constă în calitatea informaţiei de a reflecta realitatea aşa cum este;
dinamism, respectiv reflectarea situaţiilor, a faptelor în evoluţia lor;
complexitate înseamnă informaţie completă care identifică toţi factorii cheie a unei
probleme;
fiabilitate, adică extragerea şi conservarea informaţiei semnificative pentru trecutul,
prezentul şi perspectiva sistemului productiv, în caz contrar apărând lipsă de continuitate,
inconsecvenţă decizională.
Valoarea aşteptată a informaţiilor este comparată cu costul aşteptat pentru obţinerea
acestor informaţii. De aceea este necesar un proces de evaluare a informaţiilor, prin care se
stabileşte dacă se justifică sau nu efortul depus pentru obţinerea informaţiilor.
Circuitele şi fluxurile informaţionale

Circuitul informaţional reprezintă traseul parcurs de informaţie de la generarea până la
eliminarea sa, fiind condiţionat de o serie de factori cum ar fi: scopul informaţiei, capacitatea
canalelor de comunicaţie.
Fluxul de informaţii se referă la desfăşurarea unei anumite operaţiuni, acţiuni sau
activităţi. Se caracterizează prin: conţinut, volum, frecvenţă, calitate, formă, suport, proces de
obţinere şi cost.
Pagina 23 din 146

De cele mai multe ori, o activitate economica sau de altă natura este însoţită de un flux
informaţional (de informaţii). De exemplu, în cadrul unei unităţi economice care desfăşoară o
activitate productivă într-un anumit domeniu, orice operaţie de prelucrare este consemnată într-
un document, pe baza căruia se ţine evidenţa activităţii desfăşurate. Prin urmare, în paralel cu
operaţiile de prelucrare, în unitatea economică respectivă au loc şi fluxuri de documente şi,
deci, fluxuri de informaţii (deoarece documentele sunt purtătoare de informaţii). Fluxurile
informaţionale nu au loc numai în cadrul unităţilor economice ci şi între acestea şi mediul
extern.
Sistemul de comunicaţii constituie un ansamblu de elemente care permite transmiterea
unui mesaj de la un emiţător la un receptor. Aşa cum se vede în figura 1, schema clasică a unui
sistem de comunicaţii implică existenţa unui emitent, a unui purtător de informaţie şi a unui
receptor.
Emitent Purtător de informaţie Receptor

Fig.2.5. Schema unui sistem de comunicaţii
Întreprinderea poate fi văzută în ipostaza oricăruia dintre cele trei elemente ale
sistemului de comunicaţii: generator, purtător şi consumator de informaţii.
Întreprinderea – generator de informaţie

Cea mai simplă observaţie evidenţiază aptitudinea particulară a firmei comerciale
(agentului economic) de a produce informaţii. Prin prezenţa sa în mediul economic, prin
comportamentul său, prin produsele şi serviciile pe care le realizează, întreprinderea creează
informaţii – unele cu caracter spontan, altele ca suport (însoţitor) al unor activităţi principale.
În acelaşi timp, întreprinderea deţine un sistem (mai dezvoltat sau mai simplu, în
funcţie de complexitatea sa de ansamblu), care produce informaţii în mod sistematic, organizat.
De regulă, în elaborarea acestor structuri informaţionale sunt angajate servicii şi persoane
specializate.
În acest context, sunt identificate cinci categorii de informaţii:
informaţii despre starea întreprinderii;
informaţii necesare – la nivelul de ansamblu al societăţii comerciale sau pe proiecte
individualizate;
Pagina 24 din 146

informaţii pentru instituţii exterioare societăţii, cu atribuţii de evidenţă, urmărire şi

control;
informaţii destinate încunoştinţării acţionarului asupra principalelor elemente de
diagnostic şi evaluare privind societatea;
informaţii cu destinaţie publică, de natură preponderent comercială.
Informaţiile de stare provin, în proporţie majoritară, din studii, sinteze, analize
denumite generic “analiză economică”. Fie că are un caracter de regularitate, fie că este
realizată în condiţii speciale, atunci când se caută un diagnostic – al întreprinderii în întregul
său ori a unei activităţi (sector) – analiza economică trebuie să ofere informaţii riguroase cu
privire la starea internă a întreprinderii. Principalele informaţii interne, în special financiare, se
obţin din documente de sinteză: bilanţul, contul de profit şi pierdere, anexe. Împreuna cu
celelalte informaţii privind producţia, costurile, distribuţia, utilizarea factorilor de producţie
etc., se organizează “blocul informaţional intern al întreprinderii”.
Informaţia internă de natura analizei economice reprezintă nucleul informaţional al
întreprinderii. Acest statut este conferit, pe de o parte, de senzitivitatea indicatorilor folosiţi –
de regulă indicatori complecşi, cu caracter sintetic – iar pe de altă parte caracterul cumulativ,
întrucât astfel de analize se efectuează cu o periodicitate care permite desenarea unor evoluţii
istorice a principalelor corelaţii, comparaţii, decupaje informaţionale etc.
Importanţa acestui trunchi de informaţii al întreprinderii rezultă şi din multiplele sale
utilizări. Generate de întreprindere, în mod constant, informaţiile “de stare” sunt utile analizelor
interne, deciziilor manageriale, informării acţionarilor, comunicărilor oficiale către felurite
instituţii cu rol de evidenţă, urmărire, control etc. Acurateţea unor asemenea informaţii,
preponderent sintetice, depinde de organizarea bazei de informaţii primare.
Funcţia întreprinderii de generator de informaţii este mai cuprinzătoare decât cea filtrată
de “analiza economică” (de regulă sunt folosiţi în această matrice următorii indicatori:
indicatori ai potenţialului tehnico-economic, indicatori ai potenţialului financiar, indicatori ai
rezultatelor economico-financiare, indicatori ai eficienţei utilizării potenţialului tehnico-
economic şi financiar). Întreprinderea este o organizaţie, este o entitate dinamică a cărei viaţă
se sprijină pe oamenii care o populează. Tocmai de aceea, o multitudine de informaţii “din
firmă” şi “despre firmă” depăşesc structura tehnică şi, pentru mulţi, ermetică a indicatorilor
economici şi a diagnozelor economico-financiare care se alcătuiesc în temeiul acestora.
În cadrul informaţiilor atipice pot fi remarcate următoarele:
Informaţii de piaţă – în sens larg – informaţii referitoare la furnizori, clienţi, produse,
etc.;
Pagina 25 din 146

Informaţii istorice – acele aspecte referitoare la evoluţia (involuţia) firmei, la momente

semnificative ale istoriei organizaţiei.
Informaţii de poziţie – locul firmei în branşă, poziţia în plan teritorial, informaţii vizând
nivelul tehnologic, capacitatea concurenţială, etc.
Toate aceste trunchiuri informaţionale sunt, în esenţa lor, de tip “universal”, în două
sensuri: pe de o parte, ele pot fi utilizate pentru diferite scopuri – utilizate ca atare; pe de altă
parte aceste feluri de informaţii se produc, de regulă, în aceiaşi parametrii, în cadrul quasi-
totalităţii organizaţiilor economice. Producerea lor – formă, mod de agregare, periodicitate,
corelare etc. – sunt, în bună parte, stabilite prin acte normative din sfera financiar-contabilă.
Creşterea gradului de autonomie al agenţilor economici concomitent cu multiplicarea
situaţiilor patrimoniale şi economice în care aceştia se pot afla a mărit importanţa unor
“produse informaţionale speciale’, cu destinaţie specială sau cu alegerea anumitor momente din
evoluţia societăţii comerciale.
Întreprinderea, pe parcursul existenţei sale, se confruntă cu nenumărate situaţii, multe
fiind neprevăzute. Firmele fiind înfiinţate, de regulă, prin voinţă privată, sunt angrenate într-un
sistem ciclic care le pune, în diverse momente, în situaţii de:
modificare a acţionarului;
modificare a structurii activelor;
absorbţii, preluări, asocieri, fuziuni;
privatizări, naţionalizări parţiale;
dizolvări, lichidări;
cotări la bursă;
trecerea de la statutul de societate închisă la cel de societate deschisă.
Toate aceste operaţiuni juridice şi patrimoniale, încadrate în categoria evenimentelor de
parcurs în viaţa unei firme, reprezintă şi un prilej (dorit sau nu) de exteriorizare a unor
informaţii despre firmă. Aceste informaţii sunt, după împrejurare, structurate în fel şi chip.
Toate au la bază informaţii de natură economico-financiară şi înregistrări contabile, alte
informaţii de “de stare”. În astfel de împrejurări, de situaţii conjuncturale, informaţiile despre
întreprindere nu mai sunt de utilitatea exclusivă a managementului întreprinderii, ci sunt
adresate şi mediului extern. Aceste informaţii sunt structurate în formulare sintetice precum
evaluările, audit-urile şi lucrările speciale.
Evaluările sunt folosite în situaţii de expansiune (mărirea capitalului social), de fuziune,
de angajare a unor proiecte de anvergură, etc. Evaluarea unei întreprinderi vizează stabilirea
valorii afacerii la un moment dat, măsurarea avuţiei (bogăţiei) reale şi a potenţialului acesteia
Pagina 26 din 146

de a-şi mări bogăţia. Aceasta înseamnă că evaluarea întreprinderii nu reprezintă doar stabilirea
valorii unor proprietăţi sau bunuri din patrimoniul acesteia, ci şi determinarea capacităţii firmei
de a genera fluxuri (profit, cash-flow, etc.) la dispoziţia proprietarului său, avându-se în vedere
că obiectul evaluat (firma) este un bun care are capacitatea de a crea alte bunuri.
Audit-urile (expertizele economico-financiare) – sunt utilizate în cazurile în care se
impune un diagnostic asupra stării generale sau a unei componente de activitate a întreprinderii.
Audit-urile sunt efectuate de specialişti din afara întreprinderii (firme specializate, experţi
contabili acreditaţi); analizele lor se bazează, însă, pe datele primare şi sintetice existente
(acumulate) în mod uzual în cadrul societăţii comerciale auditate. Această operaţiune este
necesară în situaţii dintre cele mai diverse: de la solicitarea de audit formulată de
managementul societăţii, prin care se doreşte confirmarea publică a performanţelor
întreprinderii, până la solicitări formulate de acţionari (în cadrul unor intenţii de vânzare, de
privatizare, de restructurare) sau de către creditori, în cazul unor proceduri de dizolvare-
lichidare.
Lucrările speciale sunt tot de domeniul sintezelor economico-financiare (adesea mai
extinse) a căror întocmire este realizată cu un scop bine determinat. Între astfel de scopuri
punctuale sunt de menţionat: intenţiile de angajare a unor împrumuturi bancare, documentaţia
necesară înscrierii pentru cotare la Bursa de Valori, iniţierea unor emisiuni publice de acţiuni
(sau înfiinţarea unor societăţi comerciale prin subscripţie publica), ori cazul particular de
conduită al întreprinderilor cu caracter public (societăţi comerciale deschise).
Întreprinderea – consumator de informaţie

În structura input-urilor firmei, partea ce revine informaţiei creşte progresiv. Lumea
înconjurătoare (mediul extern) devine tot mai bogată şi diversă. Ritmul schimbării creşte. Se
accelerează propriul puls, volumul de informaţii (sub diverse forme) provenind din propriul
organism se măreşte. Supus acestor presiuni multiple, echilibrul întreprinderii este permanent
ameninţat. Sistemul decizional este, de cele mai multe ori, pus în dificultate: presiuni interne,
presiuni externe, o piaţă cu evoluţii contradictorii, reguli încă nesedimentate, concurenţă
neloială. Toate compun ansamblul de forţe de presiune, în buna măsură structurate pe
componenta informaţie.
Relaţia dintre mediul informaţional şi întreprindere nu are la bază un cuplaj automat.
Altfel spus, componenta informativă evoluează după legi proprii, în timp ce reacţia firmei la
această evoluţie poate include comportamente variate. Simplificând, această paletă
comportamentală se întinde de la asumarea de către întreprindere a funcţiei active de creare şi
Pagina 27 din 146

structurare a universului informaţional (pe segmente definite, evident) până la un

comportament pasiv sau chiar un blocaj de absorbţie informaţională voluntar.
Problema de fond care se pune nu este cea a volumului de informaţii absorbit, prelucrat
şi utilizat de fiecare întreprindere în parte. În logica diversităţii de societăţi comerciale şi
domenii de activitate, “necesarul” de informaţii uzuale diferă substanţial. Întreprinderile care
activează în ramuri dinamice, deschise progresului tehnic şi concurenţei internaţionale, vor
avea un nivel înalt al “minimului informaţional”; de asemenea, întreprinderile cu organizare
complexă, cu structură ramificată (filiale, structuri tip holding etc.). Pe de altă parte, firme mici
(gen S.R.L., de pildă) sau cu activitate localizată consumă puţină informaţie.
Important este ca oricare societate comercială – indiferent de mărime sau complexitate
– să conştientizeze universul informaţional în care activează; să-şi definească poziţia şi să-şi
încadreze interesul; să-şi organizeze “veghea informaţională”. Acest ultim aspect este
important din două raţiuni practice: pe de o parte asigură un flux constant (şi pe cât posibil
sistematic, cuprinzător) de informaţii despre evoluţia domeniului principal în care activează
firma şi, pe de altă parte, asigură baza informativă pentru eventualele dezvoltări de perspectivă
ale întreprinderii – fie ca diversificare de produse, fie ca penetrare pe alte pieţe (inclusiv într-o
politică de preluări de firme sau preluarea controlului asupra acestora).
Schiţând o structură a universului informaţional, din perspectiva întreprinderii în
calitate de consumator (absorbant) de informaţie, primul nivel îl reprezintă informaţia internă.
Informaţiile pe care societatea le produce în mod obligatoriu (situaţii financiar-contabile, cu
caracter de document oficial) suportă un anumit grad de interpretare. Managementul
întreprinderii, în mod firesc, are o componentă subiectivă: exploatează situaţiile favorabile şi le
interpretează partizan pe cele defavorabile. Mai mult decât atât, este posibil ca echipa de
conducere să fie prizoniera unor şabloane de judecată şi comportament; ea este, în acelaşi timp,
un microgrup cu toate “complicaţiile” umane pe care le generează această situaţie.
Pentru a atinge un grad sporit de obiectivitate, managementul trebuie să dobândească
acea capacitate de “ascultare” a semnalelor – adesea întâmplătoare, fragmentate, dar
semnificative – care provin din interior. Starea de spirit a salariaţilor, corectitudinea structurilor
organizatorice, eficienţa structurilor ierarhice etc., sunt surse de informaţii interne care arată
starea generală a societăţii comerciale. Capacitatea manageriala se confirmă şi prin abilitatea de
a sesiza şi interpreta corect acest gen de informaţii în situaţii de criză.
Informaţiile externe reprezintă, însă, sursa cea mai importantă, deoarece întreprinderea
se mişcă permanent într-un univers informaţional. Acest univers este în continuă expansiune,
dezvoltare şi cunoaşte noi forme de expresie. Firma absoarbe informaţii din mediul extern prin
Pagina 28 din 146

multiple “porţi de intrare”: atât la nivelul comandamentului strategic, cât şi la nivelul

acţionarilor, salariaţilor, partenerilor de afaceri etc. Nici una din componente nu deţine, din
acest punct de vedere, adevărul absolut.
În mod logic şi real, raportul dintre informaţia internă şi cea externă este constant
dezechilibrat. Informaţia externă are tendinţa de multiplicare spre infinit, pe când cea internă
este fatalmente limitată.
Problema care apare este de altă natură: informaţia externă (prezentă în mediul exterior
întreprinderii) este de o calitate diferită. De multe ori informaţia este difuză, contradictorie, cu
fiabilitate redusă, nestructurată, şi, de multe ori, neimportantă pentru întreprindere. Valoarea
unei întreprinderi constă şi în capacitatea de a organiza această informaţie, în propriul folos.
În cadrul zonelor informaţionale cu care întreprinderea stabileşte contacte (mai mult sau
mai puţin intense) se încheagă tipuri de informaţii şi fluxuri informaţionale care, în cele din
urmă, reprezintă temelia unor judecăţi de esenţă decizională. Câmpurile informaţionale se
referă predilect la informaţia externă a firmei, informaţie care, prin caracterul şi volumul său,
impune nevoia unei sistematizări. Aceste câmpuri informaţionale sunt, practic, decupaje
conceptuale operate în universul informaţional general. Întrucât acest univers se extinde
permanent, devine tot mai complex şi vădeşte influenţe dintre cele mai diverse, folosirea
câmpurilor permite o minimă poziţionare în raport cu întreprinderea. Mai exact, prin
identificarea acestora, întreprinderea poate realiza două scopuri importante: pe de o parte,
determinarea necesarului propriu de informaţie la un moment dat, iar pe de altă parte pregătirea
anticipată pentru situaţii conjuncturale care pot surveni în viitor. Există multiple tipuri de
câmpuri informaţionale care pot prezenta interes la un moment dat, principalele fiind:
Câmpurile îndepărtate şi câmpurile apropiate;
Câmpurile îndepărtate sunt acele zone de informaţie care privesc ansamblul mediului
economic concret. Astfel de elemente informative au o valoare pentru întreprindere întrucât pot
sugera similitudini sau pot reliefa tendinţe, evoluţii, rigidităţi etc. la nivelul economiei
naţionale; semnale (indicii) despre mişcări ample sau evenimente care pot avea, într-o
conjunctură dată, o încărcătură problematică semnificativă. Un exemplu elocvent în acest sens
este criza economică ce a afectat, în cursul anului 1998, o parte din ţările Asiei de sud-est sau
perturbările înregistrate în America Latină – dezechilibre macroeconomice la nivelul unor ţări
precum Brazilia şi Argentina. Informaţii de această natură nu au importanţă practică
nemijlocită asupra agenţilor economici din România. Cu toate acestea, în momentul în care ţări
Pagina 29 din 146

(şi implicit modele economice) considerate super performante se dovedesc fragile, apar semne
de întrebare – cel puţin la nivel intelectual – asupra stabilităţii unor variante de dezvoltare
economică, semnificative pentru orientarea macro-economică naţională.
Câmpurile apropiate (unele chiar de contact nemijlocit) sunt, pentru majoritatea
întreprinderilor, cele legislativ-instituţionale interne. De asemenea, o presiune semnificativă
exercită relaţiile cu furnizorii şi clienţii. În cazul întreprinderilor cu activitate de comerţ
exterior, câmpul apropiat devine însuşi climatul economic din ţările cu care desfăşoară relaţii
comerciale.
Câmpurile generale şi câmpurile de specialitate;
Păstrând, ca referinţă, economia naţională, cel mai bine ilustrează acest nivel
informaţiile despre starea economiei, despre politicile economice şi iniţiativele legislative etc.
Informaţiile speciale descriu, în esenţă, starea economică a unui domeniu anume – cel
în care o firmă îşi desfăşoară activitatea. Sunt semnificative din acest unghi, de pildă,
informaţiile privind regimul economic şi de fiscalitate; schimbările la nivelul cererii,
schimbările în legătură cu furnizorii şi reţelele de distribuţie, mişcarea concurenţială etc. Un
exemplu elocvent este cazul modificărilor de accize la produse din cafea, băuturi alcoolice,
tutun, care, în pofida zarvei pe care au produs-o, interesează un anumit segment de agenţi
economici; la consumator, efectul se concretizează în scumpirea produselor, iar pentru alte
domenii de activitate economică aceste presiuni fiscale nu prezintă, pur şi simplu, interes.
Câmpurile cu impact constant şi câmpurile tangenţiale;
Legislaţia (sfera reglementărilor economice, în general) reprezintă un câmp

informaţional cu impact constant. Mai ales în contextul fluidităţii legislative, informaţia de
această natură devine o obsesie, o sursă de stres. Din aceeaşi categorie fac parte evoluţiile din
sfera bancară, monetară, a cursului de schimb. Astfel de informaţii prezintă anumite
particularităţi: influenţează quasi-totalitatea populaţiei de agenţi economici, au, de cele mai
multe ori, un caracter imperativ şi sunt intermediate de diverse instituţii ale statului (instituţii
ale administraţiei financiare, instituţii de control etc.).
Câmpurile informaţionale tangenţiale sunt, unele, “conjuncturale” – politici de stat care
influenţează întreaga economie (cum ar fi scăderea puterii de cumpărare a populaţiei), politici
monetare, politici din domeniul bunurilor de capital, etc. – şi altele “normale”, în sensul că, în
Pagina 30 din 146

domenii colaterale activităţii de bază a unei întreprinderi se petrec schimbări care, în anumite
împrejurări, pot avea influenţe directe (evoluţii tehnologice, modificări în structura furnizorilor
etc.)
Câmpurile active “în timp real” şi câmpurile “de perspectivă”;
Informaţiile în timp real reprezintă baza deciziilor operative. Acestea provin atât din
zona autorităţilor de reglementare, cât şi din viaţa economică cotidiană. Evoluţia vânzărilor,
structura aprovizionării, echilibrul (dezechilibrul) financiar, etc., susţin această categorie de
informaţii.
Câmpurile de perspectivă se suprapun, în buna măsură, peste ceea ce specialiştii
denumesc “marketing anticipativ”. Este vorba de tendinţe sau chiar evenimente care au o
probabilitate ridicată de a se produce şi care, în eventualitatea confirmării realităţii lor, vor
influenţa semnificativ starea întreprinderii. Un bun exemplu în acest sens este susţinerea de
către stat a dezvoltării unor domenii – prin proiecte finanţate. În condiţii de adjudecare, pe baze
competitive, firmele specializate îşi pot orienta dezvoltarea în funcţie de astfel de proiecte.
Acordurile internaţionale la care România a aderat reprezintă un alt exemplu de informaţie cu
incidenţă practică, dar de viitor. Este cazul acelor înţelegeri prin care se prevede reducerea
taxelor vamale. Întreprinderile care nu întocmesc un calendar judicios se pot trezi fie
descoperite, fie pot pierde anumite avantaje comerciale.
Câmpurile informaţionale cu valoare operaţională şi câmpurile informaţionale de esenţă

culturală;
Câmpurile culturale se referă la dinamica profundă a cunoştinţelor dintr-un domeniu

care are legătură cu întreprinderea. Dacă urmărirea celor mai recente realizări tehnologice
dintr-un anumit proces de fabricaţie poate oferi informaţii operaţionale (care stau la baza unor
decizii operative ale echipei manageriale), câmpul cultural se referă la practica inovării, la
gestiunea schimbării tehnologice, la modalitatea de interpretare a implicaţiilor unor cunoştinţe
ştiinţifice de dată recentă. La fel, urmărirea schimbărilor de metode în domeniul vânzărilor se
încadrează în sfera informaţiilor operative, în timp ce studiul psiho-sociologic al stilului de
viaţă al unor categorii de populaţie face parte din câmpul cultural.
Această sistematizare a câmpurilor informaţionale ne permite o mai bună încadrare a
tipurilor şi fluxurilor informaţionale ale firmei, cele care, în final, constituie baza practică a
strategiilor informaţionale, a alcătuirii patrimoniului informaţional al întreprinderii.
Pagina 31 din 146

Întreprinderea – purtător de informaţii

Această a treia calitate nu este pe deplin acoperitoare, în sensul că ea nu se exercită, în
toată plenitudinea sa, în mod direct pe suportul “întreprindere”.
Elementul de comunicare a informaţiei, în raport cu întreprinderea, se realizează, în cea
mai mare parte prin intermediul unei structuri distincte – mediul economic – din care
întreprinderea, ca individualitate şi ca grup, face parte organică. Mediul economic este cel care
preia, filtrează, transmite, direcţionează informaţia.
Analiza a ceea ce înseamnă mediu economic, din perspectiva informaţiei şi
comunicării, este relevantă din mai multe puncte de vedere. În primul rând, se va detaşa o altă
percepţie asupra circulaţiei informaţiei economice (în sens larg), care nu este nici pe departe
încadrată într-un traseu liniar. Pe de altă parte, calitatea mediului informaţional economic este o
măsură şi, deopotrivă, o condiţie a organizării economiei în ansamblu, a gradului său de
organizare.
Informaţia economică nu are o circulaţie prestabilită şi automată. Mai curând, într-un
recipient care este mediul economic (de tip “cutie neagră”) numeroase surse “deversează”
informaţie, numeroşi intermediari preiau fragmente şi le combină după reţete proprii, iar
receptorii finali se orientează în funcţie de interese, de capacitatea proprie de a identifica,
procura, prelua, gestiona şi folosi informaţia.
În pofida schemei intuitive pe care o sugerează comunicarea: emiţător – transmiţător –
receptor (o schemă simplă, directă, liniară) comunicarea informaţională filtrată prin mediul
economic are o cu totul altă “schemă de bază”. Ea poate fi reprezentată ca un lichid oarecare,
încărcat cu suspensii; masa acestor particule, pe de o parte, este sporită prin aportul
informaţional, iar pe de altă parte, este micşorata prin consumul de informaţie. Exista particule
– în aceasta “supă informaţională” – care se aşează, se sedimentează (reprezentând patrimoniul
informaţional), altele în continuă mişcare (până la urmă îşi pierd puterea informativă) iar altele
care generează ele însele particule şi fascicule informaţionale.
În acest mediu turbulent, în continuă expansiune şi diversificare, se alcătuiesc – uneori
spontan, uneori dirijat – coridoare de comunicare; unele cu caracter constant, altele efemere.
Această “supă informaţională” este specifică mediilor dinamice, diversificate,
segmentate – medii proprii economiei de piaţa. Nu este singura structură posibilă: în
economiile centralizate, sistemul traseelor de comunicare şi natura fluxurilor informaţionale
erau predeterminate, standardizate, controlate. Diferenţa dintre cele două realităţi – sistemul
centralizat şi cel de piaţă – poate fi sugerată şi prin următoarea paralelă: în timp ce, în domeniul
Pagina 32 din 146

comerţului alimentar (de pildă), populaţia era adunată la centrele de vânzare, în economiile
concurenţiale, sistemele de distribuţie sunt orientate către cumpărător – acolo unde este şi când
este el.
Informaţia presupune, ca modus vivendi, mişcarea. Stagnantă, ea se pietrifică, îşi pierde
proprietăţile, moare. Acest proces cu consecinţe fatale se petrece chiar şi în acele structuri de
colectare şi sistematizare – cum ar fi bazele de date.
Vectorul de mişcare a informaţiei (poate nu singurul, dar în mod cert cel mai important)
este comunicarea. Tocmai de aceea noţiunile informaţie – comunicare merg pereche. În fond,
componenţa “fluxurilor informaţionale” a oricărui sistem informaţional surprinde această
dimensiune.
O întreprindere există prin transfer permanent de informaţie. Acest transfer poate fi
privit prin similitudine cu sistemul nervos central şi cu sistemul nervos vegetativ, care
funcţionează în conexiune în cadrul organismelor evoluate. Altfel spus, fie că există intenţie,
fie nu, întreprinderea, din momentul în care funcţionează ca entitate, produce şi absoarbe
informaţie, îşi exercită funcţia de comunicare; sistemul nervos central ar fi similar cu strategia
de comunicare a firmei (deci o construcţie logică), în timp ce nivelul vegetativ ar corespunde
schimbului de informaţii prin sisteme de comunicare.
Sistemul informatic
În cadrul sistemului informaţional, majoritatea activităţilor se pot desfăşura cu ajutorul
tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare şi apoi, rezultatul poate fi transferat mai
departe, către alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face şi el pe cale
electronică, prin intermediul unei reţele de calculatoare sau cu ajutorul modemului.
Ansamblul de elemente implicate în tot acest proces de prelucrare şi transmitere a
datelor pe cale electronică reprezintă un sistem informatic.
Într-un sistem informatic pot intra: calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte
componente hardware, software-ul, datele prelucrate, personalul ce exploatează tehnica de
calcul, teoriile ce stau la baza algoritmilor de prelucrare, etc.
Componentele hardware sunt dispozitive fizice care alcătuiesc sistemul de calcul. Se
poate vorbi de şase categorii de componente esenţiale: unitatea centrală, memoria internă
(principală), memoria externă (secundară), dispozitivele de intrare/ieşire, dispozitivele pentru
comunicaţii şi magistralele de comunicaţii interne.
Unitatea centrală de procesare a datelor este cea mai complexă componentă a unui
sistem de calcul. Ea prelucrează datele de intrare şi controlează celelalte componente ale
Pagina 33 din 146

sistemului. Unitatea centrală execută instrucţiunile elementare precum adunarea, împărţirea,

înmulţirea sau compararea şi interpretează instrucţiunile de program şi generează comenzi
pentru celelalte componente ale sistemului de calcul, pentru a îndeplini astfel cerinţele de
programare.
Memoria internă sau memoria principală are rolul de a stoca temporar datele şi
instrucţiunile de program. Ea este compusa din circuite logice digitale şi poate memora atât
porţiunea curentă a programului aflat în execuţie, cât si datele sau informaţiile necesare în acel
moment pentru execuţie.
Memoria externă are rolul de a stoca aplicaţiile si datele pe o durată nelimitată, fiind
permanentă şi nevolatilă. Principalele dispozitive care compun memoria externă sunt hard
discul, unitatea de dischetă şi unitatea de CD.
Dispozitivele de intrare/ieşire sunt utilizate pentru comunicarea om-calculator. Prin
intermediul acestora se asigură un transfer bidirecţional de date, informaţii sau instrucţiuni.
Dispozitivele de intrare sunt acele periferice care permit introducerea datelor sau a comenzilor.
Principalele dispozitive de intrare sunt tastatura, mouse-ul, track-ball-ul, scanerul şi ecranul
sensibil. Aceste dispozitive realizează conversia datelor şi a instrucţiunilor într-un format
electronic acceptat de sistemul de calcul. Dispozitivele de ieşire permit transpunerea
informaţiei din calculator pe un suport extern (hârtie, folie, calc, film) sau afişarea elementelor
vizuale – grafice, valori numerice, texte, etc. Principalele dispozitive de ieşire sunt monitorul şi
imprimanta.
Dispozitivele de comunicaţii realizează conexiunile dintre calculator şi reţelele de
comunicaţie. Magistralele de comunicaţii sunt medii fizice folosite pentru a transmite datele şi
semnalele între diferite componente ale sistemului de calcul.
O aplicaţie (software) este un program de calculator care este semnificativ pentru un
utilizator final. Ea poate fi un program scris de utilizator pentru a îndeplini o funcţie specifica
sau un pachet de programe (software) scris de o firmă specializată şi vândut apoi mai multor
companii. Programul – aplicaţie este scris de programatori în cod sursă.
Succesiunea generaţiilor de limbaje de programare dezvoltate este corelată cu
succesiunea în timp a generaţiilor de calculatoare. Limbajul maşină a fost prima generaţie de
limbaje de programare. A doua generaţie de limbaje de programare cuprinde limbajele de
asamblare conform cărora fiecare operaţie în asamblare corespunde unei operaţii în cod maşină
(1950). A treia generaţie de limbaje de programare (1950 – 1970) a constat în apariţia primelor
limbaje de nivel înalt conform cărora fiecare instrucţiune în cod sursă generează mai multe
instrucţiuni la nivel de cod maşină.
Pagina 34 din 146

A patra generaţie de calculatoare a apărut prin anii ’70 şi se află în plină desfăşurare.
Limbajele de programare din a patra generaţie constau dintr-o varietate de instrumente software
care permit utilizatorilor finali să dezvolte aplicaţii software cu asistenţă tehnică minimă sau
chiar fără a fi asistaţi. De asemenea, ele pot contribui la creşterea productivităţii
programatorilor profesionişti. Există câteva categorii de limbaje de generaţia a patra: limbaje de
interogare, generatoare de rapoarte, limbaje grafice, generatoare de aplicaţii, limbaje de
programare de nivel foarte înalt, pachete software de aplicaţii şi instrumente software pentru
PC-uri.
Sistemele informatice acoperă cele mai diverse domenii. Pe de altă parte, principiile,
tehnicile, fenomenele care stau la baza acestor sisteme sunt şi ele numeroase. Pentru a avea o
imagine globală asupra tipurilor de sisteme informatice existente este necesară o clasificare a
acestora.
În funcţie de gradul de specializare, putem avea sisteme informatice :

specializate, adică orientate spre rezolvarea unui anumit tip de probleme, dintr-un
domeniu restrâns;
de uz general, prin intermediul cărora sunt rezolvate mai multe tipuri de probleme,
dintr-o clasă mai largă.
Datorită pretenţiilor tot mai ridicate ale utilizatorilor şi, ca o consecinţă, a
performanţelor tot mai ridicate impuse sistemelor informatice, se tinde spre o specializare din
ce în ce mai accentuată.
Facilităţile de folosire în comun a resurselor de către mai mulţi utilizatori reprezintă un

alt criteriu de clasificare. Conform acestui criteriu, putem avea sisteme informatice:
locale – datele şi programele se află pe un singur sistem de calcul, pe care se execută şi
prelucrările;
pe reţea, sistemul informatic funcţionează într-o reţea de calculatoare, în care datele şi
programele pot fi distribuite pe mai multe staţii de lucru ale reţelei.
Tendinţa actuală este cea a dezvoltării sistemelor informatice cu facilitaţi de lucru în
reţea, multiutilizator, avantajele fiind evidente: transfer de date între staţii foarte rapid, costuri
minime, etc.
Pagina 35 din 146

În funcţie de localizarea datelor într-o reţea de calculatoare, putem avea sisteme

informatice:
cu date centralizate – datele se află pe un singur sistem de calcul;
cu date distribuite – datele se află distribuite pe mai multe calculatoare în reţea;
În funcţie de locul în care sunt efectuate prelucrările într-o reţea de calculatoare, putem
avea sisteme informatice:
cu prelucrări centralizate – prelucrările au loc pe un singur calculator, indiferent dacă
datele se află pe acel sistem de calcul sau se află distribuite pe mai multe calculatoare;
cu prelucrări distribuite – mai multe calculatoare dintr-o reţea îşi împart sarcinile de
prelucrare, în vederea creşterii vitezei operaţiilor respective, a micşorării traficului pe liniile de
legătură dintre calculatoare etc.
După domeniul în care funcţionează, sistemele informatice pot fi:

de baze de date – specializate în gestiunea unor cantităţi mari de date (organizate în
“baze de date”);
pentru prelucrări grafice – specializate în prelucrarea de imagini (captare, stocare,
prelucrare, generare etc.);
pentru calcule ştiinţifice – specializate pe diferite domenii ştiinţifice, cum ar fi
inginerie, fizică, calcule matematice complexe, chimie etc.;
pentru conducerea proceselor tehnologice – concepute pentru conducerea “inteligentă”
a unor maşini, unelte, scule implicate într-un proces tehnologic;
După nivelul ocupat în ierarhia programelor pentru sisteme de calcul, putem avea
sisteme informatice:
la nivelul sistemelor de operare – însăşi sistemele de operare reprezintă sisteme
informatice complexe, fără de care calculatoarele nu ar putea funcţiona;
utilitare – care se află deasupra sistemului de operare, folosindu-se de acesta pentru
realizarea sarcinilor de prelucrare. Aceste sisteme automatizează anumite operaţii complexe,
care nu au fost prevăzute (sau implementate nesatisfăcător) în sistemul de operare;
de aplicaţie – restul programelor realizate de utilizatori pentru un anumit sistem de
calcul, pentru un anumit sistem de operare.
Pagina 36 din 146

După nivelul ierarhic ocupat de sistemele informatice (economice) în structura

organizatorică a societăţii, putem avea:
sisteme informatice pentru conducerea activităţilor la nivelul unităţilor economice;
sisteme informatice la nivelul organizaţiilor cu structură de grup;
sisteme informatice teritoriale;
sisteme informatice la nivel de ramură şi subramură şi la nivelul economiei naţionale;
sisteme informatice de uz general.
După activitatea automatizată în cadrul unei unităţi economice, sistemele informatice

pot fi:
pentru conducerea producţiei;
pentru activitatea comercială (aprovizionare şi desfacere);
pentru evidenţa contabilă;
pentru evidenţa materialelor şi mărfurilor;
pentru evidenţa personalului şi salarizare;
pentru evidenţa mijloacelor fixe ale unităţii etc.
Aceste sisteme au o aplicare imediată în cadrul rezolvării unor probleme de natură

economică. Deci, una dintre ramurile cele mai informatizate este economia.
Încă din cele mai vechi timpuri, omul, chiar fără să ştie, era preocupat de acest domeniu
– economia. Omul avea nevoie, pentru a trăi, de o serie de elemente indispensabile, cum ar fi
apa, hrana, arme pentru a se apăra de animale; odată cu evoluţia lui, au crescut şi necesităţile,
pe lângă cele vechi au apărut şi altele: haine, mijloace de transport, unelte, etc. Astfel, apare
conceptul de interes economic.
Pentru a satisface anumite nevoi, este necesar să se consume anumite bunuri, anumite
resurse. Totalitatea elementelor utilizate la producerea de noi bunuri necesare poartă numele de
resurse economice. Aceste resurse sunt limitate, deci trebuie gestionate corespunzător, în
vederea satisfacerii prioritare a nevoilor cele mai stringente.
Astfel apare problema economică generală care reprezintă munca depusă de om în
vederea alegerii şi folosirii resurselor pentru a-şi satisface cât mai bine nevoile.
Activitatea desfăşurată de om pentru găsirea şi prelucrarea resurselor economice se
numeşte activitate economică.
Această lege se regăseşte şi în zilele noastre, în sensul că omul, munceşte pentru a-şi
procura cele necesare traiului. Cu cât câştigă mai mult, cu atât cresc şi nevoile acestuia.
Pagina 37 din 146

În cazul întreprinderilor, acestea desfăşoară o activitate de producţie, veniturile obţinute

din valorificarea resurselor permiţând acestora continuarea activităţii şi chiar a dezvoltării.
Aici, nevoile sunt cele de a rămâne în competiţie pe piaţă, iar resursele sunt constituite din
materia primă folosită, forţa de muncă, mijloacele de producţie, etc. Criteriul satisfacerii
nevoilor în cazul unei întreprinderi se transformă în ţelul urmărit de aceasta – obţinerea de
profit maxim.
Pentru realizarea acestei dorinţe, unităţile economice trebuie să-şi perfecţioneze
continuu activitatea. Utilizarea tehnicii de calcul, măreşte considerabil eficienţa economică.
Unul dintre mijloacele prin care activitatea economică este automatizată este dat de sistemele
informatice de gestiune economică (domeniul activităţilor ce fac obiectul sistemului informatic
este cel economic).
În cadrul unităţilor economice sunt o multitudine de activităţi ce pot fi supuse
informatizării. Acestea pot fi împărţite în grupe, în funcţie de compartimentele în care se
desfăşoară.
Putem considera o structură organizatorică standard a unităţilor economice, structură în
care se încadrează majoritatea unităţilor.
C o n d u c e r e
P r o d u c t ie C o m e r c ia l P e r s o n a l F in a n c ia r - C e r c e t a r e -A d m in is t r a t iv
c o n t a b il d e z v o lt a r e
A
Fig.2.6. Structură organizatorică
p r o v i z i o n a r De e s f a c e r e
standard
E v id e n t a
a unităţilorF economice
S a la r iz a r e in a n c ia r C o n t a b il
p e r s o n a l
În cadrul compartimentelor puse în evidenţă în organigrama de mai sus pot fi

informatizate o serie de activităţi specifice. De exemplu, în cadrul compartimentului producţie
se poate informatiza activitatea de stabilire a structurii producţiei (ce se produce) şi de
dimensionare a sa (cât se produce), programarea şi urmărirea producţiei (stabilirea planului pe
perioade de timp şi urmărirea îndeplinirii sale) etc. În cadrul compartimentului financiar-
contabil, activitatea ar putea fi informatizată aproape în totalitate, la fel ca şi activitatea din
cadrul compartimentului personal-salarizare. Fiecare dintre compartimentele unei unităţi
economice poate fi informatizat într-o măsură mai mare sau mai mică, ideal însă ar fi ca toate
acestea să fie înglobate într-un sistem informatic global de gestiune economică la nivelul
întregii întreprinderi.
2.2.3. Sistemul informaţional actual al S.C. JADER S.R.L
Pagina 38 din 146

şi direcţii de îmbunătăţire a acestuia
Fie că este considerată la reala sa importanţă, fie că nu, problema există: orice firmă,
pentru a funcţiona eficient şi competitiv, trebuie să-şi organizeze un sistem informaţional
adecvat.
Schiţând o structură a universului informaţional, din perspectiva societăţii comerciale
JADER S.R.L. în calitate de absorbant de informaţie, primul nivel îl reprezintă informaţia
internă. În cadrul informaţiilor interne informaţia contabilă deţine rolul esenţial. Statutul
respectiv este argumentat prin faptul că, în majoritate, informaţiile vehiculate în economia
firmei sunt de natură contabilă şi, fiind exprimate în etalon bănesc, oferă posibilitatea unei
măsurări exacte a fenomenelor şi proceselor economice. Informaţiile pe care societatea le
produce în mod obligatoriu (situaţii financiar-contabile, cu caracter de document oficial) sunt
folosite de managementul întreprinderii, pentru a exploata situaţiile favorabile şi pentru a le
putea evita pe cele defavorabile. Principalele informaţii interne, în special cele financiare, se
obţin din documente de sinteză: bilanţ, cont de profit şi pierdere, anexe. Numeroase rapoarte ce
evidenţiază aprovizionările, vânzările, stocurile de marfă, costurile, încasările şi plăţile sunt,
deasemenea, generatoare de informaţie internă. Toate aceste informaţii formează mediul
informaţional intern al firmei JADER.
Informaţiile externe reprezintă, însă, sursa cea mai importantă, deoarece firma aparţine
mediului economic din care absoarbe informaţii. Mediul informaţional extern al firmei JADER
este compus dintr-o multitudine de emitenţi de informaţie, dintre care cei mai importanţi sunt:
clienţii, furnizorii, concurenţii, autorităţile administraţiei publice centrale şi locale.
Blocul informaţional CLIENŢI

Clientul, în accepţiune generică, este aşezat în centrul procesului decizional. Firmele
eficiente îşi concentrează energiile şi atenţia spre exterior, spre nevoile şi satisfacerea clienţilor,
şi nu în mod unilateral spre interior, spre produse. Întrucât clienţii cumpăra utilităţi, respectiv
soluţii pentru problemele pe care le au, mijlocite de produse şi servicii, cercetarea cererii prin
intermediul “nevoilor” devine obligatorie.
Nucleul blocului informaţional CLIENŢI îl reprezintă "Profilul clienţilor". În acest
nucleu, de regulă se urmăreşte obţinerea unor informaţii valide despre:
compoziţia (structura) socio-economică-demografică-culturală a clienţilor;
beneficiile pe care le urmăresc clienţii;
obişnuinţele de cumpărare (achiziţionare) ale clienţilor.
Pagina 39 din 146

Profilul clienţilor unei firme se poate recompune aflând răspunsul la un număr relativ
precis de informaţii cu caracter generic, pe care orice companie, indiferent de mărime trebuie
să şi le procure. Întrebările pentru schiţa "portretului robot" al clientului ar fi următoarele:
Cine cumpără produsele firmei?
Cine influenţează o achiziţie?
La ce nivel se ia decizia de cumpărare?
Care sunt criteriile de cumpărare (calitate, preţ, performanţe, livrare, asistenţa, etc.)
De ce clientul are nevoie în primul rând de aceste produse?
Când devine clientul conştient de o anumită nevoie?
Ce funcţie îndeplineşte produsul?
De ce nu ar fi alte tipuri de produse mai bune?
Ce servicii aşteaptă clientul?
De ce clientul preferă o marcă în locul alteia?
Ce avantaje obţin clienţii de pe urma produsului?
Ce canal de vânzare preferă clientul?
Cât durează procesul de cumpărare?
Cât de mare este dorinţa clientului de a cheltui?
De unde obţine clientul informaţii despre produsul dumneavoastră?
Cu ce frecvenţă achiziţionează clientul produse noi?
S.C. Jader S.R.L. îşi asigură un plus de şansă prin cunoaşterea clienţilor (atât a firmelor
care achiziţionează produsele pentru a le revinde cât şi a clienţilor finali, a consumatorilor
produselor), prin anticiparea problemelor acestora, prin găsirea unor soluţii pentru a-i sprijini,
menţinându-şi astfel "baza de clienţi", cererea solvabilă, piaţa.
Blocul informaţional FURNIZORI

Situaţia lor poate influenţa capacitatea întreprinderii de a-şi onora obligaţiile. Evaluarea
gradului de disponibilitate a acestora reprezintă un barometru informaţional constant -
ritmicitatea livrărilor, calitatea, gradul de sindicalizare, situaţia financiara etc. Un element
informaţional important îl reprezintă estimarea evoluţiei preţurilor la principalele variabile de
intrare.
Blocul informaţional CONCURENŢĂ

Orice firmă, pentru a avea succes de piaţă, a avea clienţi, a avea profit trebuie să-şi
compare în mod constant produsele, preţurile, canalele de distribuţie şi acţiunile de promovare
Pagina 40 din 146

cu cele ale concurenţei. Numai în acest fel ea poate localiza avantajele şi dezavantajele în
confruntarea pe piaţă, îşi poate construi o strategie competitivă adecvată.
Din punct de vedere informaţional, pot fi individualizate următoarele axe strategice ale
cercetării concurenţei:
Identificarea concurenţilor firmei. Se operează o distincţie în identificarea
concurenţilor: din punct de vedere al industriei sau din punct de vedere al pieţei.
Identificarea strategiilor concurenţilor. Cei mai importanţi concurenţi ai unei firme
urmăresc cucerirea aceloraşi pieţe-ţintă, prin utilizarea aceleiaşi strategii.
Determinarea obiectivelor concurenţiale. Obiectivele concurenţilor pot fi diferite sau
definite printr-un mix (combinaţie) de obiective: maximizarea profiturilor poate fi, de pildă,
subordonată obiectivului creşterii, în timp, a cotei de piaţă. Cunoaşterea mix-ului de obiective
al unui concurent permite a şti dacă acesta este mulţumit de rezultatele sale şi cum ar putea
reacţiona la diverse presiuni de natură concurenţială.
Identificarea punctelor tari şi a punctelor slabe ale unui concurent. Datele de bază
pentru realizarea unei asemenea diagnoze sunt considerate: vânzările, cota de piaţă deţinută,
marja de profit, eficienţa investiţiilor, fluxul de numerar, noile investiţii, utilizarea capacităţilor
de care dispune. Aceste informaţii ajută firma să se decidă pe cine urmează să atace pe piaţă,
sau de cine trebuie să se protejeze în mod special.
Aprecierea reacţiei concurenţilor. Profiluri de concurenţi în funcţie de reacţii posibile
sunt considerate, la modul general, următoarele: concurent pasiv (relaxat); concurent selectiv;
concurent - tigru; concurent imprevizibil.
Alegerea concurenţilor de atacat şi de evitat. O strategie de firmă trebuie să-şi
fundamenteze opţiunile în funcţie de perechile dihotomice: concurenţi slabi - concurenţi
puternici; concurenţi "răi" - concurenţi "buni"; concurenţi direcţi - concurenţi indirecţi.
Cunoaşterea concurenţei, în multitudinea laturilor sale, presupune proiectarea şi
realizarea unui sistem informaţional competitiv. Informaţiile trebuie culese, interpretate,
transmise în sistem şi utilizate. Se apreciază că, deşi costul unei asemenea operaţiuni este
ridicat, preţul neefectuării sale este şi mai mare.
Blocul informaţional COMPETENŢE INSTITUŢIONALE

Printre cei mai importanţi emitenţi informaţionali instituţionalizaţi sunt autorităţile
administraţiei publice - centrale şi locale - precum şi instituţia de legiferare a ţării -
Parlamentul. Prin documente diverse, aceste instituţii transmit agenţilor economici informaţii
Pagina 41 din 146

cu caracter obligatoriu. În cazul Guvernului - ordonanţe, ordonanţe de urgenţă, hotărâri; în

cazul Parlamentului - legi.
Acestei structuri principale îi corespunde un nivel secund de competenţe instituţionale.
Ministerele sau, mai nou, agenţiile specializate, sunt împuternicite să elaboreze reglementări în
domeniul de competenţă sau norme, metodologii etc. de aplicare a unor reglementări cu
caracter mai general, emise de Guvern şi Parlament. Impactul lor concret este, adesea, mai
substanţial decât cel al reglementărilor generale, datorită caracterului practic, procedural şi, în
mod egal, capitolului de sancţiuni pe care îl conţin.
În funcţie de mediul informaţional (intern şi extern), sistemul informaţional al firmei

JADER poate fi reprezentat în figura 2.7.
Mediul informaţional
Mediul informaţional extern extern
Clienţi
Furnizori
Concurenţă
Competenţe instituţionale
Mediul informaţional intern
Mediul informaţional
intern
Financiar – Contabil
Sistemul informatic Aprovizionare
Depozitare şi livrări
Vănzări – Marketing
Sistemul informatic al
firmei
Tehnica de calcul
Baze de date
Software
Personal
Fig.2.7. Sistemul informaţional al firmei JADER S.R.L.
Sistemul informaţional al societăţii este structurat în două medii informaţionale: mediul

informaţional extern – format din patru blocuri informaţionale principale: clienţi, furnizori,
Pagina 42 din 146

concurenţă şi competenţe instituţionale – şi mediul informaţional intern – structurat în patru

activităţi principale: financiar-contabil, aprovizionare, depozitare-livrări şi vânzări-marketing.
Toate aceste activităţi şi blocuri informaţionale generează principalele informaţii şi fluxuri
informaţionale care sunt modelate şi structurate în baze de date şi împreună cu tehnica de calcul
şi personalul ce o exploatează oferă infrastructura necesară funcţionării şi dezvoltării sistemului
informatic.
Mijloacele automatizate de tratare a informaţiilor de care dispune în prezent SC JADER

SRL sunt prezentate în tabelele următoare:
Nr. Nr. de buc. Configuraţie

Crt. computere
1 1 IBM PC Intel PIII 800
HDD 40GB
Memorie 256MB
SO Windows NT4
HDD 40GB
Memorie 128MB
SO Windows 98
HDD 10GB
Memorie 64MB
SO Windows 98
Nr. Nr. de buc. Tip

Crt. imprimante
1 1 Imprimantă de reţea matriceală
EPSON LX 300+
2 1 Imprimantă de reţea cu laser
CANON LASER SHOT LBP-1120
Cele trei sisteme de calcul PENTIUM III, în reţea, se află în dotarea departamentului
financiar – contabil care transmite informaţii organizate sub formă de rapoarte celorlaltor
departamente. Se urmăreşte ca, în viitor, să fie achiziţionate şi alte sisteme de calcul pentru
dotarea celorlaltor departamente precum şi achiziţionarea unor sisteme de calcul portabile ce
vor fi folosite de către agenţii de vânzări. De asemenea se doreşte ca în viitor să se realizeze o
Pagina 43 din 146

conexiune permanentă la INTERNET, fapt ce va ajuta, în primul rând la o comunicare mai

amplă cu mediul extern al societăţii. Comenzile vor putea fi transmise de către agenţi în timp
real, principalul avantaj fiind creşterea randamentului activităţii prin monitorizarea permanentă
a agenţilor de vânzări dar şi eliminarea orelor suplimentare şi de noapte ale gestionarilor (se are
în vedere faptul că, în momentul de faţă, agenţii de vânzări aduc comenzile seara, iar şoferii
trebuie să încarce marfa dimineaţa, fapt ce implică ore suplimentare de noapte pentru
gestionari).
În cadrul firmei Jader S.R.L., în momentul actual nu există distinct serviciul Tehnologia
Informaţiei (IT). Atribuţiile serviciului IT sunt preluate, în prezent, de angajaţii
departamentului financiar-contabil, în măsura în care aceştia au pregătirea necesară îndeplinirii
sarcinilor specifice. Atunci când apar probleme ce nu pot fi rezolvate de către aceştia, se
apelează la intervenţia unor persoane specializate, din afara firmei. Deoarece numărul de
calculatoare din dotarea firmei este mic şi nu a apărut foarte des necesitatea intervenţiei unui
specialist, până în momentul de faţă nu s-a simţit lipsa serviciului IT. Având în vedere faptul
că, în viitorul apropiat, se urmăreşte achiziţionarea mai multor sisteme de calcul cât şi
implementarea unui alt program informatic de gestiune va fi necesară angajarea unui specialist
IT. Principalele atribuţii ale acestuia vor fi:
asigurarea preluărilor de date (importuri, exporturi de date dintr-un format în altul);
asigurarea administrării bazelor de date pe serverele firmei;
asigurarea primului nivel de intervenţie şi asistare a echipamentelor de calcul;
asigurarea tehnoredactării la nivel superior, pentru scopuri de reprezentare;
actualizarea în permanenţă a aplicaţiilor folosite în conformitate cu modificările
legislative;
instruirea angajaţilor în privinţa utilizării echipamentelor de calcul precum şi a
aplicaţiilor folosite.
Programul informatic de contabilitate şi gestiune care se foloseşte este
NEOMANAGER. Acest program este achiziţionat de la firma TRANSART, este implementat
utilizând MS-Access şi este alcătuit din patru module: administrare, gestiune, contabilitate şi
salarizare.
Modulul de Administrare permite gestionarea firmelor (deschidere, reconfigurare,
ştergere), a utilizatorilor (parole, drepturi de acces), precum şi întreţinerea datelor
(salvare/restaurare, reparare, testare consistenţă). De asemenea în cadrul modulului se
realizează legătura între modulul de Gestiune şi cel de Contabilitate prin generarea automată a
notelor contabile, iar prin operaţiile de închidere de lună se face trecerea la luna următoare.
Pagina 44 din 146

Sistemul programabil de back-up automat al datelor oferă o siguranţă deosebită

aplicaţiei.
Modulul de Salarii din cadrul aplicaţiei permite prelucrarea datelor legate de drepturile
salariale aferente fiecărui angajat. Fiabilitatea programului constă într-o rapiditate deosebită la
procesarea datelor, complexitatea rapoartelor oferite (Realizări Salarii, Dispoziţii de Plata,
Contare Sume Salarii, Centralizator Sume, toate tipurile de obligaţii, etc.) iar gradul ridicat de
parametrizare precum şi comunicarea perfectă cu celelalte module, oferă o privire cât mai
amplă asupra situaţiei financiare a firmei.
Modulul de Contabilitate permite atât importul de note contabile din celelalte module
cât şi introducerea de note contabile diverse. În cadrul modulului de Contabilitate există
posibilitatea de a lucra pe două luni concomitent, respectiv se pot introduce şi prelucra notele
contabile pe luna următoare înaintea închiderii lunii curente. Acest modul permite
automatizarea unor operaţii ca închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli şi a conturilor de
TVA, întocmirea declaraţiilor privind obligaţiile de plată la buget, bilanţului şi anexelor la
bilanţ, realizarea automată a documentelor de control şi de sinteză, ca de exemplu balanţa
lunară, registrul jurnal, cartea mare, fişa contului. Un alt avantaj al acestui modul este acela că,
dacă utilizatorul posedă o altă aplicaţie care are reflectare şi în contabilitate prin generări de
note contabile, acestea vor putea fi grupate într-un fişier din care programul NeoManager va
putea prelua aceste informaţii.
Modulele de Gestiunea stocurilor, Facturare şi Plăţi realizează activitatea de gestiune în
timp real a stocurilor, urmărirea plăţilor şi a încasărilor şi permite obţinerea, în orice moment,
de situaţii exacte atât cantitativ cât şi valoric. Aceste module sunt într-o strânsă interdependenţă
şi permit, după caz, generarea automată sau înregistrarea următoarelor documente: Documente
pentru preluarea stocurilor la inventar, Note de intrare recepţie şi Note de intrare recepţie
pentru Import, Fişe de magazie şi Fişe de magazie centralizatoare, Facturi, Avize de însoţire a
mărfii, Chitanţe simple, Bon de casa, Ordine de plată, Dispoziţii de plată, Extrase de cont.
Acest modul prezintă însă şi unele dezavantaje. În primul rând nu există în cadrul aplicaţiei nici
o posibilitate de înregistrare a comenzilor, lucru absolut necesar în momentul transmiterii
acestora în timp real. Un alt dezavantaj îl constituie faptul că nu oferă posibilitatea realizării
automate a multor rapoarte deosebit de importante ce oferă informaţii menite să contribuie la
stabilirea şi realizarea obiectivelor societăţii. Aceste rapoarte sunt obţinute, în momentul de
faţă, prin exportul de date în Excel sau Access şi prelucrarea acestora. Din acest motiv, un alt
obiectiv al firmei este realizarea şi implementarea unui nou sistem informatic care să
corespundă cerinţelor actuale.
Pagina 45 din 146

3. PROIECTAREA SISTEMULULUI INFORMATIC
3.1. Proiectarea schemei de ansamblu
Pentru realizarea unui sistem informatic sunt implicate multe persoane, materiale, timp,
etc., ceea ce implică în final costuri ridicate. Din această cauză, modul de abordare a problemei
proiectării este foarte important. În decursul timpului s-au cristalizat câteva metodologii
standard de proiectare. Una dintre principalele etape de parcurs pentru realizarea unui sistem
informatic este proiectarea schemei de ansamblu.
Principalele activităţi în proiectarea de ansamblu sunt:
definirea obiectivelor;
structura sistemelor informatice;
definirea intrărilor;
definirea ieşirilor;
definirea colecţiilor de date;
alegerea modelului matematic şi a programelor aferente;
alegerea soluţiilor tehnice de realizare;
listarea necesarului de resurse.
3.1.1. Obiectivele sistemului informatic
În general, obiectivele unui sistem informatic reprezintă scopuri imediate şi de

perspectivă ale perfecţionării activităţii economice şi de conducere, în vederea ridicării
nivelului de informare operativă şi previzională a structurilor organizatorice, a perfecţionării
metodelor şi proceselor tehnico-informaţionale şi de conducere pentru asigurarea maximizării
eficienţei unităţii economice.
Obiectivele sistemului informatic presupun abordarea şi rezolvarea informatică a unor
probleme cu caracter sintetic şi analitic, într-o manieră sistemică, pentru asigurarea scopurilor
propuse. Aceste obiective sunt diferenţiate, având caracteristici generale şi specifice,
subordonate cadrului legislativ-normativ, dotării cu tehnică de calcul şi cerinţelor dezvoltării
imediate şi de perspectivă a societăţii comerciale JADER S.R.L.
Pagina 46 din 146

În acest context, pentru elaborarea unui sistem informatic privind activitatea de bază în
cadrul societăţii comerciale JADER S.R.L. putem delimita următoarele categorii de obiective:
a) Obiective generale, obiective ce vizează probleme cu caracter global ale conducerii
unităţii şi compartimentele funcţionale, în scopul realizării atributelor conducerii şi ale
funcţiunilor unităţii.
Aceste obiective sunt fundamental dependente de specificul activităţii de distribuţie şi
în acest context ne propunem să atingem următoarele obiective în realizarea sistemului
informatic:
realizarea activităţii de gestiune a stocurilor şi urmărire a plăţilor şi încasărilor;
înregistrarea cronologică şi sistemică a tuturor operaţiunilor efectuate;
obţinerea, în orice moment, de situaţii absolut necesare pentru desfăşurarea în condiţii
optime a activităţii de distribuţie;
acurateţe în realizarea situaţiilor.
Toate aceste obiective trebuie să asigure utilizarea eficientă şi extensivă a sistemelor

electronice de calcul vizând, în special, creşterea vitezei de circulaţie a informaţiilor şi
reducerea ciclului informaţional şi a timpului de răspuns ca urmare a realizării acestui sistem
informatic.
b) Obiective specifice, care au în vedere realizarea tuturor prelucrărilor într-un cadru
unitar, care să conducă la creşterea gradului de prelucrare a informaţiilor din baza de date prin
multiplele posibilităţi de sintetizare şi corelare a datelor, prelucrarea integrată a unor operaţiuni,
în strânsă legătură cu exploatarea concomitentă a tuturor aplicaţiilor informatice componente
ale acestui sistem. De asemenea, aceste obiective presupun existenţa unei baze de date la care
să poată avea acces persoanele implicate în exploatarea acesteia.
Realizarea completă a obiectivelor acestui sistem informatic presupune existenţa şi
funcţionarea cel puţin a unui calculator personal, PC-AT de preferinţă şi a unei imprimante
proprii, prin intermediul căruia să se poată declanşa toate tranzacţiile externe asupra bazei de
date, privită ca un fond centralizat de date.
3.1.2. Structura sistemelor informatice
Structura sistemelor de informatice este o etapă necesară, datorită:

numărului mare de elemente şi legături ce compun de regulă un sistem informatic;
Pagina 47 din 146

implementarea simultană a tuturor componentelor sistemelor informatice într-o unitate

economică apare ca o activitate deosebit de dificilă în cazul în care nu are loc structurarea
sistemului;
prioritatea unor obiective;
cantitatea limitată de resurse umane şi materiale fac imposibilă proiectarea în bloc a
sistemului informatic.
Cerinţe ale structurării sistemelor informatice în etape de proiectare de ansamblu:
pe fiecare nivel al structurării trebuie asigurată unicitatea criteriului de descompunere a
sistemului;
structurarea realizată trebuie să permită constituirea ulterioară a întregului sistem prin
agregarea modulelor separate;
structura creată nu trebuie să conţină întretăieturi.
3.1.3. Definirea intrărilor sistemului informatic
Prin "intrările" unui sistem informatic vom înţelege totalitatea datelor primare necesare
obţinerii informaţiilor de ieşire ale sistemului, în urma prelucrării.
Datele primare reflectă starea şi dinamica fenomenelor şi proceselor economice din
unitatea economică şi sunt necesare creării şi populării bazei de date şi obţinerii
rezultatelor/rapoartelor finale de control fiscal.
Definirea intrărilor trebuie să includă toate elementele necesare realizării tehnice
ulterioare a documentelor de intrare şi să ofere soluţii pentru prelucrarea datelor în sistemul
informatic.
Adaptarea sistemului informatic în funcţie de documentele primare de intrare este o
fază importantă în cadrul activităţii de proiectare deoarece în documente se consemnează starea
şi dinamica fenomenelor şi proceselor economice desfăşurate în unitatea economică şi
reflectate prin intermediul sistemului informatic. Datele consemnate în documentele de intrare
sunt introduse în sistemul informatic prin intermediul tranzacţiilor externe efectuate asupra
colecţiilor de date organizate în fişiere.
Concordanţa cu structura generală de funcţionare a unui sistem informatic, documentele
în care sunt consemnate operaţiile economice din societatea comercială, reprezintă
documentele de intrare în raport cu structura sistemului informatic.
Pagina 48 din 146

Tipuri de documente de intrare

Documentele de intrare în care se consemnează starea şi dinamica fenomenelor şi
proceselor economice pot fi structurate în funcţie de:
a) sfera de utilizare;
b) frecvenţa de utilizare;
c) regimul de gestionare;
d) tipul tranzacţiilor externe;
e) formatul de prezentare, cum se poate observa şi din figura 3.1.
COMUNE
Sfera de
SPECIFICE
utilizare
Fig.3.1. Tipologia documentelor de intrare
a) Sfera de utilizare a documentelor de intrare permite gruparea acestora în două

Frecvenţa de TIPĂRITE
categorii: NETIPĂRITE
utilizare
1. Documente de intrare COMUNE, utilizate pentru înregistrarea datelor privind
procesele tehnico-economice din activităţile desfăşurate în toate tipurile de unităţi economice,
Tipologia CREAREA ENTITĂŢIILOR
indiferent de domeniul de activitate (exemplu:Tipul
documentelor nota de contabilitate, facturaACTUALIZAREA
fiscală, stat salarii);
tranzacţiilor
de intrare
2. Documente de intrare SPECIFICE, folosite pentru înregistrarea ENTITĂŢILOR
datelor ce
caracterizează anumite procese tehnico-economice desfăşurate în cadrul unor ramuri sau
subramuri;
Regimul de UZUAL
gestionare SPECIFICAT
b) Frecvenţa de utilizare şi ponderea informaţiilor fixe conţinute în documentele de
intrare permit gruparea acestora în două categorii:
1. Documente de intrare TIPĂRITE, caracterizate printr-o utilizare generală la nivelul
Format de INDIVIDUALE
tuturor unităţilor economice, ceea ce justifică din punct de vedere economic multiplicarea
prezentare COMUNE lor
MIXTE
cu regim special (exemplu: factura, NIR, aviz de expediţie);
2. Documente de intrare NETIPĂRITE, caracterizate printr-o utilizare specială numai la
nivelul unor anumite unităţii economice.
c) Regimul de gestionare a documentelor de intrare impune gruparea acestora în două

categorii:
Pagina 49 din 146

1. Documente de intrare cu REGIM UZUAL, sunt caracterizate printr-o folosire şi o

evidenţă similară cu cele tipărite în vederea utilizării generale, fără restricţii exprese din punct
de vedere legal;
2. Documente de intrare cu REGIM SPECIAL, a căror gestionare, folosire şi evidenţă
sunt impuse de reglementările în vigoare, cu precizarea că în conţinutul lor este tipărită
menţiunea "Regim special".
d) Tipul tranzacţiilor externe asigură gruparea documentelor de intrare în două

categorii:
1. Documente care redau starea iniţială a fenomenelor şi proceselor economice, prin
care se asigură cuantificarea elementelor patrimoniale ale unităţii economice în momentul
lansării în execuţie a sistemului informatic;
2. Documente care reflectă dinamica fenomenelor şi proceselor economice ce modifică
elementele patrimoniale într-o anumită perioadă de gestiune.
Documentele de intrare din prima categorie permit constituirea iniţială a colecţiilor de
date în momentul lansării în funcţiune a sistemului informatic. Aceste documente surprind
starea iniţială a fenomenelor şi proceselor economice prin intermediul valorii reale a atributelor
cu caracter convenţional-constant, înregistrate prin intermediul nomenclatoarelor.
Documentele din a doua categorie permit constituirea colecţiilor de date curente
(operative), în care se vor reflecta actualizările de atribute cu caracter convenţional constant
(actualizarea nomenclatoarelor), cât şi dinamica fenomenelor şi proceselor economice
desfăşurate în unitatea economică între două momente aferente versiunilor succesive ale
colecţiilor de date.
e) Formatul de prezentare al documentelor permite gruparea documentelor de intrare în

trei categorii:
1. Documente de intrare individuale asigură redarea denumirii şi valorii atributelor prin
amplasarea acestora pe întreaga suprafaţă în funcţie de succesiunea logică a operaţiei
economice rezultate (factura);
2. Documente de intrare comune reflectă denumirile şi valorile atributelor prin
ordonarea acestora sub formă de tabel în cadrul căruia succesiunea atributelor este determinată
de relaţiile de apartenenţă şi incluziune dintre mulţimile specifice ale atributelor;
Pagina 50 din 146

3. Documente de intrare mixte, permit ordonarea numărului şi valorii atributelor atât în

format individual cât şi în format comun, pentru a furniza într-o formă eficientă, dispunerea
atributelor în structura documentelor de intrare.
Documentele de intrare prezentate constituie sursa principală a tranzacţiilor externe
utilizate într-un sistem informatic pentru gestiunea colecţiilor de date, cât şi sursa secundară
pentru generarea tranzacţiilor interne în cadrul nucleului sistemului informatic.
Definirea intrărilor trebuie să includă toate elementele necesare realizării ulterioare a
documentelor de ieşire şi să ofere soluţii pentru prelucrarea datelor în sistemul informatic.
Intrările unui sistem sunt condiţionate de ieşirile acestuia atât pe plan logic cât şi pe
plan fizic.
Intrările sistemului informatic privind activitatea de distribuţie fiscală sunt culese din
documentele primare (facturi, note de intrare - recepţie, documente plăţi, documente încasări),
aşa cum se poate vedea în figura 3.2, şi introduse în ferestrele de culegere a datelor.
Note
Fig.de
3.2. Intrările sistemului informatic
Plăţi Comenzi Facturi Încasări
intrare -
furnizori clienţi clienţi clienţi
recepţie
3.1.4. Definirea ieşirilor sistemului informatic
Încasări Încasări
Realizarea practică
Plăţi cu a prin
Plăţi obiectivelor sistemului informatic se caracterizează prin
cu prin
satisfacereanumerar bancă ale structurilor organizatoricenumerar
cerinţelor informaţionale şi ale conducerii
bancădin
unitatea beneficiară, utilitatea şi viabilitatea unui sistem informatic fiind determinată de
conţinutul şi operativitatea cu care se transmit situaţiile de ieşire la factorii de decizie implicaţi.
Putem privi ieşirile sistemului informatic din trei puncte de vedere: structural,
funcţional şi tipologic.
Din punct de vedere structural, ieşirile sistemului informatic reprezintă a treia
componentă din triada ce caracterizează structura generală a oricărui tip de sistem INTRĂRI -
PRELUCRĂRI - IEŞIRI.
Din punct de vedere funcţional, ieşirile unui sistem informatic concretizează obiectivele
generale şi specifice ale sistemului proiectat.
Din punct de vedere tipologic, ieşirile sistemului informatic pot fi redate sub formă de:
a) rapoarte sintetice privind stocurile, vânzările şi urmărirea plăţilor şi încasărilor;
Pagina 51 din 146

b) liste/situaţii de ieşire analitice privind analiza stocurilor, vânzărilor, plăţilor şi

încasărilor;
c) ieşiri către alte sisteme informatice transmise prin intermediul suporturilor externe
(magnetice/optice) sau prin intermediul reţelei locale de calculatoare.
Proiectarea ieşirilor este un domeniu în care utilizatorul trebuie să joace un rol
important, cu toate că el are nevoie de asistenţa profesională a analistului de sistem care să
descrie caracteristicile operaţionale ale diferitelor moduri de producere a ieşirilor şi să-l asigure
că cerinţele lui sunt realizabile.
Lucrând împreună, analistul şi utilizatorul trebuie să definească următoarele aspecte:
- tipul ieşirilor (pe ecran, listate pe hârtie, pe suport magnetic/optic);
- conţinutul;
- formatul (machetele tabelelor);
- aşezarea în pagină;
- frecvenţa;
- timpul de răspuns cerut.
Proiectarea situaţiilor finale are ca rezultat întocmirea specificaţiilor de ieşire, care
trebuie să conţină, pentru fiecare situaţie, macheta acesteia precum şi detalii şi indicaţii tehnice
de realizare.
Pe baza cerinţelor informaţionale reieşite din studiul şi analiza sistemului existent se
vor realiza machetele de ieşire care vor cuprinde titlul, date de identificare, capul de tabel, date
elementare şi totalurile.
Alegerea tipului de suport fizic de ieşire se face în funcţie de timpul de răspuns
solicitat, amplasarea utilizatorului faţă de calculator şi dorinţa de a păstra informaţiile obţinute.
În vederea definitivării situaţiilor finale s-a ţinut seama de o serie de considerente
practice:
- respectarea unor cerinţe ale factorilor de conducere privind macheta situaţiei finale,
obligând la o anumită structurare a informaţiilor prezentate;
- restricţii tehnice datorate performanţelor tehnice ale echipamentelor precum numărul
de caractere pe rând acceptate de monitor sau imprimantă, numărul de rânduri vizibile pe un
monitor;
- elemente de eficienţă privind reducerea timpului calculator asumat pentru editarea
diferitelor situaţii de ieşire, a economiei consumabilelor;
Pagina 52 din 146

- utilizarea monitoarelor ca suport de ieşire, situaţiile putând fi obţinute în timp scurt, în

regim conversaţional, utilizându-se ecrane de tip informativ, de asistare şi cu informaţii
propriu-zise.
Ieşirile sistemului informatic privind activitatea de distribuţie sunt prezentate in figura
3.3.
Situaţii Situaţii
Centralizator Jurnale informatic Situaţii
Fig. 3.3. Ieşirile sistemului vânzări – încasări –
documente contabile stocuri
cumpărări plaţi
NIR-uri
3.1.5. Jurnal de
Definirea colecţiilor de date Balanţa Vânzări Scadenţier
cumpărări stocurilor plăţi – încas.
Facturi Cumpărări
Principalele criterii pe baza cărora se pot grupa datele sunt legate de sfera de
Jurnal de Oferta Fişa client -
cunoaştere, de domeniul de activitate,
vânzări de stabilitatea
produse conţinutului datelor şi de rolul datelor în
furnizor
Plăţi Top produse
procesul prelucrării.
După sfera de cunoaştere:
Încasări Necesar Top agenţi Plăţi
date primare; aprovizionare agenţi
indicatori tehnico-economici cu caracter operaţional;

indicatori tehnico-economici cu centralizare media;
indicatori sintetici.
După domeniul de activitate
colecţia furnizori;
colecţia beneficiari;
colecţia contracte;
colecţia produse;
colecţia repere;
colecţia lucrări;
colecţia personal;
colecţia plăţi;
colecţia încasări.
După stabilirea datelor
colecţii de date convenţional-constante;
colecţii de date variabile.
Pagina 53 din 146

Clasificarea colecţiilor de date convenţional-constante: colecţiile de date cu caracter

normativ deţin 50-60% din volumul total de informaţii care circulă în procesul informaţional al
unei unităţi economice.
Principalele colecţii de date cu caracter normativ:
normativele de fabricaţie;
normativele tehnologice;
normativele de muncă;
normativele materiale.
După prelucrarea datelor
colecţii de date de bază;
colecţii de date pentru tranzacţii;
colecţii de date intermediare sau de lucru;
colecţii de date statistice;
colecţii de date istorice.
Colecţiile de date ale sistemului informatic privind activitatea de distribuţie sunt

prezentate in figura 3.4.
Grupe
Clienţi Furnizori
Fig. 3.4. Colecţiile Agenţi informatic
de date ale sistemului Delegaţi Produse
Produse
3.1.6. Alegerea modelelor economico-matematice
Modelele matematice folosite în perfecţionarea activităţii economice sunt următoarele:

modele de programare liniară – problemele economice ce se pot rezolva cu acest tip de
modele privesc optimizarea planului de producţie, repartizarea sarcinilor de producţie şi
folosirea optimă a resurselor;
modele de programare – problemele economice ce se pot rezolva cu acest tip de modele
sunt determinarea minimului global/local pentru o funcţie reală.
metodele de programare dinamică – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste
modele sunt realizarea analizei secvenţiale a proceselor de luare a deciziilor, rezolvarea
problemelor de înlocuire a utilajelor.
Pagina 54 din 146

modele de teoria grafurilor – problemele economice ce pot fi astfel rezolvate sunt cele
legate de determinarea drumurilor cu valoare optimă, determinarea fluxului maxim;
modele de gestiune a stocurilor – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste
modele privesc optimizarea activităţilor de aprovizionare, de producţie şi de desfacere;
modele de simulare – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele sunt
simularea evoluţiei fenomenelor şi proceselor economice în funcţie de caracterul lor;
modele de teoria deciziilor – problemele economice rezolvate în acest mod sunt legate
de fundamentarea deciziilor multidimensionare, fundamentarea deciziilor în condiţii de risc şi
incertitudine.
modele de aşteptare – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele privesc
minimizarea timpului de aşteptare concomitent cu minimizarea cheltuielilor ocazionate de
aşteptare.
Având în vedere ieşirile sistemului informatic realizat, acesta se încadrează în categoria
modelelor de gestiune a stocurilor.
3.1.7. Alegerea tehnologiilor de prelucrare
Tehnologiile pot fi clasificate în funcţie de:

metodele, tehnicile şi echipamentele utilizate;
modul în care se structurează şi se organizează datele pentru prelucrare;
procedeele de introducere a datelor în calculator;
metodele şi tehnicile de prelucrare şi de redare a rezultatelor obţinute.
Din punct de vedere al performanţelor tehnico-funcţionale respectiv, după timpul de
răspuns al sistemelor informatice, tehnologiile se pot diferenţia în:
tehnologii cu răspuns întârziat;
tehnologii în timp real.
După modul de structurare şi organizare a datelor, tehnologiile de preluare automată a
datelor se clasifică în:
tehnologii care utilizează fişierele clasice;
tehnologii care utilizează fişierele clasice şi/sau fişiere integrate;
tehnologii care utilizează baze de date.
După locul amplasării calculatorului electronic în raport cu punctele de generare a
datelor şi cu funcţiile de valorificare a informaţiilor obţinute din prelucrare:
Pagina 55 din 146

tehnologii pentru sisteme informatice centralizate;

tehnologii pentru sisteme informatice distribuite.
Sistemul informatic realizat se încadrează în următoarele categorii:
tehnologii în timp real;
tehnologii care utilizează baze de date;
tehnologii pentru sisteme informatice centralizate.
3.1.8. Estimarea necesarului de resurse
Elementele determinante pentru configuraţia fiecărui echipament de prelucrare sunt:

Memoria internă – estimarea necesarului de memorie internă se face pe baza relaţiei de
calcul M=M1+M2 unde:
M=necesarul total de memorie,
M1=necesarul de memorie pentru folosirea sistemului de operare ales,
M2=necesarul de memorie pentru execuţia programelor aplicative.
Necesarul de memorie internă pentru programe aplicative este:
M2=max(Ma,Mb,. .,Mn)
Estimarea necesarului de echipamente periferice ale sistemului central de prelucrare se
realizează în funcţie de echipamentele de intrare-ieşire şi de unităţile de memorie externă.
Numărul echipamentelor periferice necesare se stabileşte în raport de factorii:
fluxul de intrare-ieşire;
volumul de date ce se cere a fi stocat în memoria externă;
modul de exploatare;
numărul de programe ce se execută în paralel.
Estimarea necesarului de personal de specialitate – personalul de specialitate necesar
realizării şi exploatării sistemului informatic se determină în raport cu volumul de muncă cerut
de complexitatea proiectului şi volumul de muncă cerut de întreţinerea şi exploatarea
sistemului informatic.
Estimarea necesarului de produse – program se realizează:
din ansamblul de programe care însoţesc calculatorul electronic;
prin preluarea de elemente tipizate;
prin preluarea altor programe de la alte centre de informatică;
prin elaborarea softului cu eforturi proprii.
Pagina 56 din 146

3.2. Proiectarea bazei de date
Organizarea datelor în vederea prelucrării pe calculator este o activitate tot aşa de

importantă ca şi realizarea programelor. Cele două componente ale unui sistem informatic:
datele şi programele, se găsesc într-o strânsă interdependenţă. Un program, oricât de elaborat şi
rafinat ar fi, nu va produce rezultatele scontate, dacă va lucra cu o structură de date depăşită.
Tot aşa de bine, o structură de date bine pusă la punct nu va putea suplini carenţele unui
program care o prelucrează.
Trebuie făcută distincţie între date, informaţii şi cunoştinţe. Din punct de vedere al
prelucrării pe calculator, datele sunt definite de trei elemente: un identificator, atribute şi
valoare. Exemplu: cantitate (identificator), număr real şi pozitiv (atribute), 50.5 (valoare).
La modul cel mai simplu, informaţia este un mesaj care are caracter de noutate, altfel
spus care înlătură o nedeterminare (necunoaştere). Informaţiile se obţin în urma prelucrării
datelor. Cunoştinţele reprezintă informaţii simple sau agregate, pe care le dobândim de-a lungul
timpului, relativ la obiecte, fenomene sau procese din lumea reală. În ultimul timp se vorbeşte
tot mai mult de organizarea acestora în baze de cunoştinţe.
Organizarea datelor din punct de vedere informatic are două componente:
organizarea datelor în memoria internă a calculatorului, care cuprinde structurile de tip:
listă, coadă, stivă şi decoadă;
organizarea datelor pe memoria externă, care cuprinde structurile de tip fişier şi bază de
date.
Organizarea datelor pe memoria externă a parcurs în timp mai multe stadii: fişiere,
fişiere cu legături şi a culminat cu bazele de date actuale. Majoritatea sistemelor informatice
actuale lucrează cu baze de date.
O bază de date poate fi definită ca un ansamblu de date elementare sau structurate,
accesibile unei comunităţi de utilizatori. Mai concret, o bază de date, este un ansamblu de
fişiere intercorelate, care conţine nucleul de date necesare unui sistem informatic (aplicaţie
informatică).
Un fişier este un ansamblu de înregistrări fizice, omogene din punct de vedere al
conţinutului şi al prelucrării (figura 3.5). O înregistrare fizică este unitatea de transfer între
memoria internă şi cea externă a calculatorului. Aceasta este formată din una sau mai multe
înregistrări logice. O înregistrare logică este unitatea de prelucrare din punct de vedere al
Pagina 57 din 146

programului utilizat. Aceasta este formată dintr-un ansamblu de câmpuri, care descriu o
anumită realitate.
Fişier Înregistrarea Înregistrarea Înregistrarea

.........
Înregistrare fizică 1 fizică 2 fizică n
fizică
Înregistrarea Înregistrarea
.........
fizică 1 fizică 2
Înregistrare
logică
Câmp 1 Câmp 2 ......... Câmp n
Fig. 3.5. Organizarea datelor în fişiere
Tipologia bazelor de date. Extinderea utilizării tehnologiilor informaţionale în procesele

operaţionale şi de decizie a dus la tipizarea bazelor de date în funcţie de rolul lor.
La nivelul organizaţiilor se pot identifica următoarele tipuri de baze de date:
Bazele de date operaţionale stochează datele cu privire la principalele sisteme
operaţionale din organizaţie. Interdependenţa datelor din bazele de acest tip conduce la o
abordare structurală a bazei de date la nivel organizaţional. Acest aspect rezidă din faptul că
bazele de date operaţionale sunt legate funcţional (corespunzător funcţiilor firmei) sau
procesual, în funcţie de procesele principale care au loc în organizaţie. Bazele operaţionale sunt
agregate pentru a forma o bază de date la nivel organizaţional. De exemplu, baza de date de
gestiune a producţiei, baza de date a resurselor umane etc. Bazele de date operaţionale
constituie nucleul sistemelor informaţionale din organizaţii.
Bazele de date pentru management stochează, de regulă, rezultate ale prelucrării datelor
din bazele de date operaţionale şi/sau din bazele de date externe.
Bazele de date multidimensionale sunt baze de date integrate, nevolatile şi istorizate,
organizate pentru a ajuta în procesul de management al unei organizaţii. Ele regrupează şi
integrează date din surse interne sau surse externe şi din perioade diferite. Sursele interne sunt
constituite din bazele de date operaţionale din diferite domenii de activitate, iar cele externe
sunt baze de date online sau baze de date ale altor organizaţii. Timpul reprezintă o dimensiune
de bază în analiza datelor, iar evoluţia în timp este esenţială. Nevolatilizarea se referă la faptul
Pagina 58 din 146

că datele nu fac obiectul actualizării, adică o interogare efectuată la momente diferite trebuie să
conducă la acelaşi rezultat.
Bazele de date externe pot conţine date comerciale sau date statistice şi pot fi accesate
online sau „offline”.
După modul de accesare, bazele de date pot fi:
colective, accesate de către mai mulţi utilizatori (eventual simultan). Majoritatea
bazelor de date din organizaţii sunt colective;
individuale, accesate exclusiv de către cel care le gestionează.
După modul de localizare, bazele de date pot fi:
locale, stocate de regulă pe serverul unei reţele locale de calculatoare şi utilizate de mai
multe calculatoare client;
distribuite, stocate parţial sau total în diferite puncte ale unei reţele distribuite de
calculatoare ca, de exemplu, în cazul instituţiilor bancare.
După tipul datelor gestionate şi specificitatea lor, bazele de date pot fi:
convenţionale, ce conţin date alfanumerice clasice;
multimedia, ce conţin date multimedia (imagini, sunete, etc.);
textuale, ce conţin documente.
Privitor la arhitectura bazelor de date, ANSI (American National Standards Institute) şi

SPARC (Standards Planning and Requirements Committee) au propus trei nivele:
conceptual;
logic;
fizic.
Proiectarea bazei de date se face pe aceste trei nivele ale arhitecturii.
Prima fază de proiectare se realizează pe nivelul conceptual. Proiectarea conceptuală
constă în crearea unui model conceptual al bazei de date, independent de detaliile de
implementare, de programele de aplicaţie, sistem de operare, elemente hardware etc.
Proiectarea logică reprezintă a doua fază de proiectare a bazei de date şi constă în
rafinarea modelului conceptual şi transpunerea acestuia într-un model de date logic, cunoscând
tipul de SGBD ţintă (relaţional, ierarhic, în reţea sau orientat-obiect).
Cele două etape sunt esenţiale pentru obţinerea unui model al bazei de date complet,
care să permită definirea tuturor vederilor utilizatorilor şi menţinerea integrităţii bazei de date.
Pagina 59 din 146

A treia etapă de proiectare, proiectarea fizică a bazei de date, constă în descrierea

modului de implementare a bazei de date, a structurilor de stocare în capacitatea de stocare
secundară şi metodele de acces la date.
3.2.1. Nivelul conceptual (modelul conceptual)
Nivelul conceptual este nivelul central care reflectă datele structurate astfel încât
acestea să poată fi preluate şi prelucrate.
Schema conceptuală stă la baza modelului conceptual care va permite definirea
proprietăţilor elementare ale obiectelor care interesează dintr-o întreprindere (de exemplu:
model de pantof, culoare, mărime, etc.), gruparea acestora, în funcţie de criterii de omogenitate
stabilite, în scopul descrierii obiectelor lumii reale (comanda, articole de încălţăminte, livrare)
şi a relaţiilor dintre ele (cantitatea şi preţul fiecărui articol livrat). Sunt definite regulile de care
trebuie să se ţină seama în manipularea datelor existente.
Aşadar, prin modelarea conceptuală a datelor se urmăreşte construirea unui model al
datelor care să asigure transpunerea exactă a realităţii din domeniul analizat, fără a lua în
considerare cerinţele specifice unui model de organizare a datelor (cum este modelul
relaţional), criteriile de calitate privind organizarea datelor, cerinţele nefuncţionale ale
sistemului şi criteriile de performanţă privind stocarea şi accesarea datelor. În acest sens, se
construieşte diagrama entitate-relaţie, care evidenţiază entităţile de date din sistem, atributele
acestora, precum şi legăturile dintre entităţi. Modul în care vor fi implementate legăturile dintre
entităţi, de exemplu, nu interesează în acest moment, atenţia fiind îndreptată doar spre
identificarea şi descrierea lor.
Cerinţele informaţionale ale sistemului informatic conceput sunt următoarele: pentru
terţi (clienţi sau furnizori) se întocmesc documente şi comenzi de mărfuri prin intermediul unor
agenţi şi a unor delegaţi. Comenzile au un anumit conţinut reprezentat printr-o anume cantitate
comandată a unor produse care aparţin unor grupe de produse. Documentele pot fi de mai
multe feluri (facturi, NIR-uri, documente încasări, documente plăţi). Ele pot conţine cantităţile
unor produse care aparţin grupelor de produse şi totodată generează o mişcare a plăţilor
(creează o creanţă/datorie, şterge o creanţă/datorie). Produsele aparţin unor grupe de produse,
au un anumit istoric al achiziţiilor necesar descărcării gestiunii şi au un anumit preţ de vânzare
care poate fi fixat în momentul achiziţiei sau ulterior. Modelul conceptual al datelor este
prezentat în figura 3.6.
Pagina 60 din 146

Agenţi
Nr. Agent
Nume
Zonă
Fig. 3.6. Modelul conceptual al datelor Telefon
Comision
Se Prin
întocmesc intermediul
Delegaţi
3.2.2. Nivelul logic (modelul relaţional) Nr. Delegat
Terţi Nume
Nr. terţ Serie BI
Denumire Număr BI
Proiectarea logică presupune organizarea datelor în tabele şi coloane, conform regulilor
Eliberat
Adresă
Judeţ
modelului relaţional (acesta fiind modelul cel mai popular de CNP organizare a datelor). Proiectarea
Cod fiscal Mijl. de transp.
logică a bazei de date presupune transformarea modelului conceptual
Reg.Com. Nr.mj. de transp.
al datelor prin aplicarea
Cont bancar
regulilor
Bancă şi conceptelor specifice modelului relaţional şi a criteriilor de calitate aplicabile
Produse
Telefon Nr. Produs
modelului
Fax
logic al datelor, aspecte ignorate în etapaDenumire modelării conceptuale. Scopul urmărit
Grupe
Email în obţinerea unui model relaţional pur, adică neafectat
constă Descrierede cerinţele nefuncţionale Produse
şi cele
Web Comenzi Imagine Nr. grupă
deTipperformanţă
terţ în Nr. Comandă
accesarea datelor, nici de facilităţile UM
oferite de diferite SGBD-uri existente pe
Denumire
Zile scadenţă Data Preţ intrare Care aparţin
Conţin Descriere
piaţă. CurentacesteData
CreditToate Scadentă
aspecte sunt înglobateCantitate
în etapa proiectării fizice a bazei de date.
Preţ vânzare Imagine
Credit Maxim Facturată Adaos
Preţ Stoc Limită
PrincipaleleValoare
criteriifără
deTVA
calitate utilizate în evaluarea modelului logic al datelor sunt:
Stoc Final
Rabat
TVA Stoc Limită
Completitudine. Preţ real
Suma Modelul logic trebuie să conţină toate datele necesare prelucrărilor şi
obţinerii ieşirilor din sistem.
Neredundanţă. Redundanţa datelor
Documente generează probleme privind integritatea datelor şi
Conţin
Nr. Document
solicită procese suplimentare Cantitate datelor (vor trebui actualizate toate copiile
Număr intern pentru întreţinerea
Serie Preţ
Istoric intrări
existente pentru oData
dată). De aceea, modelul
Rabat logic trebuie să fie format dintr-un
Nr.Doc.Intrare Fixareset
preţde tabele
Data Scadentă Preţ real Denumire produs
Preţ intrare
normalizate. Observaţie Tip Cantitate
Cantitate
Dată facturare
Reutilizabilitate. Schema logică a bazei de date trebuie concepută Preţ
PV Fixat intrare
astfel vechi
încât ea să
Oră facturare Adaos vechi
Valoare fără TVA Preţ vânzare
satisfacă nu doar cerinţele anticipate ale sistemului ci şi cele ale altor potenţiali vechisau
utilizatori
TVA Mişcări Preţ intrare nou
eventualele cerinţeSuma plăţi
viitoare care apar inevitabil. Dacă datele sunt organizate având
Adaos nou în minte
Rest de plată Suma Preţ vânzare nou
doar cerinţele actuale, atunci reorganizarea datelor determinată de apariţia unor noi cerinţe
funcţionale va fi foarte costisitoare.
Tip Document
Stabilitate Nr.
şi Tip
flexibilitate. Aceste criterii vizează uşurinţa adaptării bazei de date la
Denumire
modificările ulterioare ale cerinţelor sistemului. Un model al datelor este considerat stabil dacă
Tip document
Contor
eventualele modificări ale cerinţelor funcţionale nu determină modificarea sa. Schema bazei de
Serie
date va fi Observaţie
considerată mai stabilă sau mai puţin stabilă în funcţie de amploarea modificărilor
generate de schimbarea cerinţelor. Flexibilitatea unui model al datelor este dată de uşurinţa
extinderii sale pentru înglobarea noilor cerinţe cu impact minim asupra structurii existente.
Pagina 61 din 146

Simplitate şi eleganţă. Modelul logic al datelor trebuie să ofere o clasificare naturală şi

elegantă a datelor. De exemplu, este inadecvată existenţa tabelelor Furnizor şi Client atât timp
cât unii parteneri de afaceri pot fi atât furnizori, cât şi clienţi. Aceeaşi situaţie poate apărea în
cazul facturilor, fiind neelegantă conceperea a două tabele, una pentru facturi emise şi alta
pentru facturi primite.
Modelul relaţional al datelor corespunzător sistemului informatic realizat este prezentat
în figura 3.7.
Terţi ID_Tert, Tert, Adresa, Judet, CodFiscal, RegCom, ContBancar, Banca,

Telefon, Fax, Email, Web, Flags, ZileScadenta, ID_Agent, CreditCurent,
CreditMaxim
Agenţi ID_Agent, Agent, Zona, Numar telefon, Comision1, Termen încasare1,
Comision2, Termen încasare2, Comision3, Termen încasare3,
Comision4, Termen încasare4
Delegaţi ID_Delegat, Delegat, SerieBI, NrBI, Eliberat, CNP, MijlDeTransp,
NrMijlDeTransp
Comenzi ID_Comanda, Data, ID_Tert, ID_Agent, ValoareFaraTVA, TVA, Suma,
Facturata, Data Scadenta
Documente ID_Document, Data, Numar, Serie, ID_Tert, ID_TipDocument,
ID_Agent, Observatie, ID_Delegat, DataFactuare, Ora Facturare,
ValoareFaraTVA, TVA, Suma, RestPlata, Data Scadenta
Tip documente ID_TipDocument, DenumireDocument, TipDocument, Contor, Serie,
Observatie
Linii comenzi ID_Miscare, ID_Comanda, ID_Grupa, ID_Produs, Pret, RabatProdus,
PretReal, Cantitate
Mişcări stocuri ID_Miscare, ID_Document, ID_Grupa, ID_Produs, NumarIntern, Pret,
Rabat Produs, PretReal, Cantitate, Tip
Mişcări plăţi ID_MiscarePlata, Suma, ID_Document, ID_RefDoc
Nomenclator produse ID_Produs, DenumireProdus, DescriereProdus, ID_Grupa, Imagine, UM,
PretIntrare, PretVanzare, Adaos, StocFinal, StocLimita
Grupe produse ID_Grupa, Grupa, Descriere, Imagine Grupa
Stocuri ID_Miscare, ID_Produs, Numar, Pret, Cantitate, PVFixat
Fixare preţ vânzare ID_Produs, ID_Grupa, Denumire Produs, Cantitate, Pret Intrare Vechi,
Adaos Vechi, Pret Vanzare Vechi, Pret Intrare Nou, Adaos Nou, Pret
Vanzare Nou
Fig. 3.6. Modelul relaţional al datelor
Pagina 62 din 146

Structurarea datelor în fişiere este o operaţie de definire a structurilor logice, de

descriere a conţinutului informaţional pe articole. Structurarea logică se prezintă ca un şir de
caractere constituit prin concatenarea mai multor elemente informaţionale.
Proiectarea structurilor logice constă în stabilirea elementelor informaţionale care
compun articole ţinându-se seama de conţinutul real al intrărilor informaţionale, de rolul
fiecărui fişier în procesul prelucrării. Structura datelor din fişier implică definirea conţinutului
informaţional al articolelor.
Prin precizarea caracteristicilor logice de utilizare analistul stabileşte caracteristicile
descriptive specifice datelor şi modul lor de existenţă şi utilizare.
Caracteristica logică a elementului informaţional Atribut posibil

Natura datelor Numerică-alfanumerică-alfabetică
Tipul datelor Întreg-real-complex
Precizia datelor Simplă-dublă-extinsă
Mărimea datelor “n” caractere
Factorul de repetitivitate “n” operaţii
Caracteristica principală pe baza căreia se stabileşte formatul articolelor este factorul de
repetitivitate al anumitor elemente informaţionale din structură. Indicatorii de activitate ai
fişierelor sunt obligatoriu de definit şi respectat deoarece nivelul lor este o condiţie esenţială a
realizării următoarelor operaţii:
stabilirea necesarului de suporturi tehnice de date;
estimarea duratelor de exploatare a fişierelor;
planificarea operaţiilor de culegere şi control.
Indicatori pentru fişiere – cei mai reprezentativi indicatori folosiţi pentru gestiunea
datelor a căror nivele maxime trebuie estimate la momentul proiectării logice sunt:
n (numărul de articole estimate în perioadele de vârf din activitate)
ns (numărul de articole şterse la momentul actualizării unui fişier)
na (numărul de articole noi adăugate la momentul actualizării unui fişier)
ne (numărul de articole exploatate la momentul unei prelucrări automate)
nm (numărul de articole modificate la momentul actualizării unui fişier)
Un indicator utilizat frecvent pentru caracterizarea stabilităţii în timp, stabilitate
specifică pentru fiecare tip de colecţie în parte este ponderea (m) a articolelor actualizate într-o
perioadă de timp.
Pentru caracterizarea modului de utilizare al articolelor din fişier, în procesul
prelucrării, se poate calcula indicele de utilizare al articolelor din fişier (Iu)
Pagina 63 din 146

Descrierea structurii colecţiei de tabele din aplicaţia realizată este relevată în figurile
3.7.- 3.19.
Câmp Explicaţie Tip Lungime Zecimal

e
1 2 3 4 5
ID_Tert Cheia primară a tabelei AutoNumbe Long -
r Integer
Tert Denumirea terţului Text 50 -
Adresa Adresa terţului Text 50 -
Judeţ Judeţul de care aparţine terţul Text 50 -
CodFiscal Codul fiscal al terţului Text 50 -
RegCom Nr. de înreg. la Reg.Com. al terţului Text 50 -
ContBancar Contul Bancar la terţului Text 50 -
Banca Banca cu care lucrează terţul Text 50 -
Telefon Telefonul terţului Text 50 -
Fax Fax-ul terţului Text 50 -
E-mail Adresa de e-mail a terţului Hyperlink - -
Web Web-ul terţului Hyperlink - -
Flags Tipul terţului respectiv client, furnizor Number Long 0
sau client/furnizor (ia valorile 1,2 şi Integer
3)
ZileScadenta Termenul de plată cu care se lucrează Number Long 0
pentru respectivul terţ Integer
ID_Agent ID_ul agentului care se ocupă în mod Number Long 0
uzual de terţul respectiv Integer
CreditCurent Creditul curent al terţului Number Double 2
CreditMaxim Creditul maxim care poate fi acceptat Number Double 2
pentru terţul respectiv
Fig.3.7. Structura tabelei tbl_Terti

e
1 2 3 4 5
ID_Agent Cheie primară a tabelei AutoNumbe Long -
r Integer
Agent Numele agentului Text 50 -
Zona Zona pe care acţionează Text 50 -
Număr telefon Numărul de telefon al agentului Text 50 -
Pagina 64 din 146

Comision 1 Valoarea comisionului care se aplică Number Double 2

încasărilor ce nu depăşesc termenul
de încasare 1
Termen încasare Termenul maxim de încasare pentru Number Long 0
1 care se aplică comisionul 1 Integer
de încasare 2
de încasare 3
de încasare 4
Fig.3.8. Structura tabelei tbl_Agenti

e
1 2 3 4 5
ID_Delegat Cheia primară a tabelei AutoNumbe Long -
r Integer
Delegat Numele delegatului Text 50 -
SerieBI Seria BI a delegatului Text 50 -
NrBI Numărul BI al delegatului Number Long 0
Integer
Eliberat Unitatea emitentă a BI Text 50 -
CNP CNP-ul delegatului Text 13 -
MijlDeTransp Tipul mijlocului de transport folosit Text 50 -
de delegat pentru livrare (exemplu:
auto)
NrMijlDeTransp Numărul mijlocului de transport Text 50 -
folosit de delegat pentru livrare
Pagina 65 din 146

Fig.3.9. Structura tabelei tbl_Delegati

e
1 2 3 4 5
ID_Comanda Cheia primară a tabelei AutoNumbe Long -
r Integer
Data Data comenzii Date/Time - -
ID_Tert ID-ul terţului de la care s-a luat Number Long 0
comanda de marfă Integer
ID_Agent ID-ul agentului care a luat comanda Number Long 0
Integer
ValoareFaraTVA Valoarea fără TVA a comenzii Number Double 2
TVA Valoarea TVA-ului Number Double 2
Suma Suma totală a comenzii Number Double 2
Facturata Yes în cazul în care comanda s-a Yes/No - -
facturat şi No în caz contrar
Data Scadenta Data la care terţul se obligă să achite Date/Time - -
marfa ce i se va livra
Fig.3.10. Structura tabelei tbl_Comenzi

e
1 2 3 4 5
ID_Document Cheia primară a tabelei AutoNumbe Long -
r Integer
Data Data documentului Date/Time - -
Număr Numărul intern al documentului Number Long 0
Integer
Serie Seria documentului Number Long 0
Integer
ID_Tert ID-ul terţului pentru care s-a întocmit Number Long 0
documentul Integer
ID_TipDocument ID-ul tipului de document Number Long 0
corespunzător Integer
ID_Agent ID_ul agentului care a mediatizat Number Long 0
vânzarea sau încasarea (dacă este Integer
Pagina 66 din 146

cazul)
Observatie Observaţia ce apare pe document Text 255 -
ID_Delegat ID_ul delegatului ce face livrarea Number Long 0
(dacă este cazul) Integer
DataFacturare Data în care se emite factura (doar Date/Time - -
pentru facturi)
OraFacturare Ora la care se emite factura (doar Date/Time - -
pentru facturi)
ValoareFaraTVA Valoarea fără TVA a documentului Number Double 2
(dacă este cazul)
TVA Valoarea TVA-ului (dacă este cazul) Number Double 2
Suma Valoarea totală a documentului Number Double 2
RestPlata Restul de Plată (doar pentru facturi şi Number Double 2
NIR-uri)
DataScadenta Data la care clientul se obligă să Date/Time - -
achite marfa livrată (pentru facturi) şi
cea la care firma trebuie să achite
marfa recepţionată (pentru NIR-uri)
Fig.3.11. Structura tabelei tbl_Documente

e
1 2 3 4 5
ID_Miscare Cheia primară a tabelei AutoNumbe Long -
r Integer
ID_Grupa ID-ul grupei de care aparţine Number Long 0
produsul din cuprinsul comenzii Integer
ID_Produs ID-ul produsului din cuprinsul Number Long 0
comenzii Integer
Pret Preţul de vânzare al produsului Number Double 2
RabatProdus Rabatul aplicat asupra preţului de Number Double 2
vânzare al produsului
PretReal Preţul real de vânzare al produsului Number Double 2
Cantitate Cantitatea comandată din produsul Number Long 0
respectiv Integer
ID_Comanda ID-ul comenzii din cuprinsul căreia Number Long 0
face parte linia respectivă Integer
Fig.3.12. Structura tabelei tbl_LiniiComenzi
Pagina 67 din 146


e
1 2 3 4 5
ID_Miscare Cheia primară a tabelei AutoNumbe Long -
r Integer
ID_Grupa ID-ul grupei de care aparţine produsul Number Long 0
din cuprinsul documentului Integer
ID_Produs ID-ul produsului din cuprinsul Number Long 0
documentului Integer
Numar Intern Numărul intern al documentului de Number Long 0
intrare/ieşire Integer
Pret Preţul de intrare/vânzare al produsului Number Double 2
RabatProdus Rabatul aplicat asupra preţului de Number Double 2
intrare/vânzare al produsului
PreţReal Preţul real de intrare/vânzare al Number Double 2
produsului
Cantitate Cantitatea intrată/ieşită din produsul Number Long 0
respectiv Integer
ID_Document ID-ul documentului din cuprinsul Number Long 0
căruia face parte linia respectivă Integer
Tip Yes pentru intrări şi No pentru ieşiri Yes/No - -
Fig.3.13. Structura tabelei tbl_MiscariStocuri

e
1 2 3 4 5
ID_MiscarePlata Cheia primară a tabelei AutoNumbe Long -
r Integer
Suma Suma ce a creat obligaţie de plată Number Double 2
sau un drept de creanţă sau care a
şters o obligaţie de plată sau un
drept de creanţă
ID_Document ID-ul documentului ce a creat Number Long 0
obligaţie de plată sau un drept de Integer
creanţă sau care a şters o obligaţie
de plată sau un drept de creanţă
ID_RefDoc ID-ul documentului la care se referă Number Long 0
Pagina 68 din 146

plata sau încasarea Integer

Fig.3.14. Structura tabelei tbl_MiscariPlati

e
1 2 3 4 5
ID_TipDocument Cheia primară a tabelei AutoNumbe Long -
r Integer
DenumireDocumen Denumirea documentului Text 50 -
t
TipDocument Tipul documentului (FC, NIR, etc.) Text 50 -
Contor Numărul intern al documentului Number Long 0
Integer
Observatie Observaţia uzuală pentru respectivul Text 255 -
tip de document
Serie Seria documentului Number Long 0
Integer
Fig.3.15. Structura tabelei tbl_TipDocumente

e
1 2 3 4 5
ID_Produs Cheia primară a tabelei AutoNumbe Long -
r Integer
DenumireProdus Denumirea produsului Text 50 -
DescriereProdus Descrierea produsului Text 50
produsul Integer
Imagine Imaginea produsului OLE Object - -
UM Unitatea de măsură a produsului Text 50 -
PretIntrare Ultimul preţ de intrare al produsului Number Double 2
PretVanzare Ultimul preţ de vânzare al Number Double 2
produsului
Adaos Ultimul adaos practicat Number Double 2
StocFinal Stocul actual (produsele sunt Number Long 0
grupate indiferent de intrare, apar si Integer
cele cu stoc 0)
StocLimita Stocul limită al produsului Number Long 0
Pagina 69 din 146

Integer
Fig.3.16. Structura tabelei tbl_NomenclatorProduse

e
1 2 3 4 5
ID_Grupa Cheia primară a tabelei AutoNumbe Long -
r Integer
Grupa Denumirea grupei Text 50 -
Descriere Descrierea grupei Text 153
Imagine Grupa Imaginea grupei OLE Object - -
Fig.3.17. Structura tabelei tbl_GrupeProduse

e
1 2 3 4 5
ID_Produs ID-ul produsului căruia i se fixează Number Long 0
preţul de vânzare Integer
DenumireProdus Denumirea produsului căruia i se Text 50 -
fixează preţul de vânzare
Cantitate Cantitatea pentru care se fixează Number Long 0
preţul de vânzare Integer
PretIntrareVechi Preţul de intrare anterior Number Double 2
AdaosVechi Adaosul anterior Number Double 2
PretVanzareVechi Preţul de vânzare anterior Number Double 2
PretIntrareNou Preţul de intrare actual Number Double 2
AdaosNou Adaosul actual Number Double 2
PretVanzareNou Preţul de vânzare actual Number Double 2
produsul căruia i se fixează preţul Integer
de vânzare
Fig.3.18. Structura tabelei tbl_FixarePretVanzare

e
1 2 3 4 5
ID_Mişcare ID-ul mişcării conform Number Long Integer 0
căreia a intrat produsul
Pagina 70 din 146

ID_Produs ID-ul produsului intrat Number Long Integer 0

Numar Numărul intern al Number Long Integer 0
documentului de intrare
Preţ Preţul de intrare al Number Double 2
produsului
Cantitate Cantitatea intrată în funcţie Number Long Integer 0
de achiziţie
PVFixat Yes în cazul în care i s-a Yes/No - -
fixat preţul de vânzare şi No
în caz contrar
Fig.3.19. Structura tabelei tbl_Stocuri
3.2.3. Nivelul fizic (modelul fizic)
Modelul fizic al datelor, rezultat în urma proiectării fizice, este invizibil utilizatorilor.
El specifică modul de stocare fizică şi accesare a datelor, utilizând facilităţile oferite de un
anumit SGBD. De exemplu, date din tabele diferite pot fi stocate fizic împreună pentru a putea
fi transferate în memoria calculatorului printr-o singură operaţiune. Luarea în considerare a
acestor aspecte implică „alterarea” modelului logic (adică a modelului relaţional pur),
presupunând uneori prejudicierea aspectelor calitative amintite anterior. Soluţia ideală ar
presupune obţinerea performanţelor cerute în condiţiile păstrării aspectelor calitative ale
modelului logic.
Obiectivul principal al proiectării fizice constă în optimizarea performanţelor bazei de
date în ce priveşte stocarea fizică şi accesul la date. În unele situaţii timpii de acces ceruţi pot fi
obţinuţi prin intermediul indecşilor însă, de multe ori este necesară modificarea structurii logice
a datelor prin procesul denormalizării. Dacă la proiectarea schemei logice s-a urmărit
prezervarea integrităţii datelor prin procesul de normalizare, acum poate deveni necesară
introducerea unui anumit nivel de redundanţă a datelor sau introducerii în schema bazei de date
a câmpurilor calculate. Principala provocare constă în găsirea compromisului optim între
uşurinţa păstrării integrităţii datelor şi performanţele bazei de date. Denormalizarea implică
selectarea proceselor dominante (interogare şi actualizare a datelor) pe baza frecvenţei,
volumului de date şi priorităţii acestora, evaluarea costurilor totale ale operaţiunilor de
actualizare, interogare şi stocare a datelor, precum şi evaluarea efectelor determinate de
pierderea integrităţii datelor.
Pagina 71 din 146

De asemenea, la proiectarea fizică vor fi luate în considerare şi facilităţile oferite de

SGBD-ul ales. Diferenţele dintre diferite SGBD-uri se referă adesea la tipurile de date
suportate, reprezentarea sau nu a relaţiilor dintre clase şi subclase, implementarea relaţiilor
recursive.
Prin urmare, schema logică a bazei de date poate diferi, mai mult sau mai puţin, de
schema fizică a bazei de date.
Structura bazei de date reprezintă un model al datelor exprimat în concepte specifice
unui anumit sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD), lucru ce face ca proiectarea bazei de
date să reprezinte transpunerea modelelor conceptuale în termenii unui model al datelor
suportat de un anumit tip de SGBD, model ierarhic, reţea, relaţional, funcţional.
Determinarea legăturilor dintre colecţiile de date şi a modului de reprezentare a acestora
se realizează pe baza legăturilor naturale dintre obiectele descrise cu ajutorul entităţilor
identificate. Presupunem entităţile “gestiuni” şi “materiale”, relaţiile dintre entităţi pot fi de 3
tipuri:
Relaţii de tipul unu la unu – atunci când într-o gestiune se poate afla un singur material
iar un material aparţine unei singure gestiuni;
Relaţii de tipul unu la mulţi – atunci când într-o gestiune se pot afla unul sau mai multe
materiale, iar un material aparţine unei singure gestiuni.
Relaţii de tipul mulţi la multi – atunci când într-o gestiune se pot afla unul sau mai
multe materiale, iar un material poate aparţine uneia sau mai multor gestiuni.
Pentru entităţile gestiuni şi materiale, pot exista gestiuni care nu deţin nici un material,
reprezentând gestiunile de produse finite dar nu poate exista un material care să nu aparţină nici
unei gestiuni.
În această etapă a proiectării sistemului informatic adecvat firmei de distribuţie, au fost

transformate relaţiile de bază identificate în modelul logic având în vedere caracteristicile
SGBD-ului utilizat şi s-a întocmit documentaţia referitoare la proiectarea relaţiilor de bază
pentru respectivul SGBD.
SGBD-ul utilizat este MS Access care permite crearea de tabele, formulare, rapoarte şi
interogări pentru aplicaţii BD personalizate, rulate pe un singur calculator sau într-o reţea de
calculatoare cu utilizatori multipli.
Tabelele corespunzătoare modelului relaţional din Microsoft Access sunt prezentate în
figura 3.20.
Pagina 72 din 146

Fig. 3.20. Modelul fizic al datelor
3.3. Proiectarea formularelor
Într-o bază de date se păstrează structurat sub formă de tabele un mare volum de
informaţie. Prin programe se asigură crearea şi actualizarea înregistrărilor din tabele folosind
proceduri activitate prin comenzi procedurale, prin meniuri sau prin interfeţe grafice.
Interfaţa grafică, este un termen cu înţeles larg care se referă la toate tipurile de
comunicare vizuală între un program şi utilizatorii săi. Interfaţa cu utilizatorul se referă nu
numai la ceea ce utilizatorul vede pe ecran ci la toate mecanismele de comunicare între acesta
şi program. Interfaţa pentru utilizator este poate cea mai importantă parte a aplicaţiei deoarece
este cea care se vede cel mai mult. Pentru utilizatori, interfaţa este aplicaţia însăşi, unii nefiind
Pagina 73 din 146

nici măcar conştienţi de codul care este executat în spatele interfeţei. Nu are importanţă cât de
mult timp şi efort este consumat pentru scrierea şi optimizarea codului, fiabilitatea aplicaţiei stă
în interfaţă.
Interfaţa principală între utilizator şi o aplicaţie este reprezentată de către formulare,
acestea fiind machete (ferestre) folosite în scopul adăugării, modificării, ştergerii sau
consultării datelor în/din tabelele bazei de date. Introducerea datelor direct într-un tabel
prezintă un dezavantaj în cadrul unor baze de date cu multe câmpuri deoarece introducerea
datelor ar deveni mult mai complexă şi urmărirea înregistrărilor din câmpuri ar deveni mult mai
dificilă. Folosirea formularelor uşurează mult munca şi ajută la o mai mare flexibilitate în
gestionarea datelor.
Utilizarea formularelor prezintă următoarele avantaje:

Interfaţă prietenoasă - realizată cu ajutorul diferitelor controale;
Posibilitatea definirii unor reguli de validare suplimentare celor definite la nivelul
tabelelor;
Posibilitatea actualizării mai multor tabele printr-un singur formular.
În cadrul unei aplicaţii, formularele pot îndeplini mai multe funcţii:
Afişarea şi editarea datelor. Aceasta este cea mai des întâlnită formă de utilizare a
formularului. De fapt, formularul permite afişarea datelor în forma dorită de proiectantul
aplicaţiei. De asemenea, datele afişate în cadrul formularelor pot fi modificate sau şterse.
Controlul operaţiilor realizate de aplicaţie. Se pot proiecta formulare care, împreună cu

anumite comenzi sau coduri, să realizeze afişarea automată a anumitor date sau executarea
automată a unui şir de operaţii cum ar fi deschiderea unui subformular dintr-un formular.
Introducerea de date
Afişarea de mesaje. Formularele pot afişa informaţii privind modul în care aplicaţia
poate fi utilizată sau despre operaţiile ce urmează a fi executate.
Tipărirea informaţiilor. Chiar dacă mai rar, formularele pot fi totuşi folosite şi pentru
tipărirea de informaţii la imprimantă.
Pagina 74 din 146

În principiu, crearea unui formular presupune următoarele lucruri:
Crearea unei suprafeţe de afişare (cum ar fi o fereastră) pe care vor fi aşezate obiectele
grafice care servesc la comunicarea cu utilizatorul (butoane, controale de editare, texte, etc.);
Crearea şi aşezarea obiectelor grafice pe suprafaţa de afişare în poziţiile

corespunzătoare;
Definirea unor acţiuni care trebuie să se execute în momentul în care utilizatorul

interacţionează cu obiectele grafice ale aplicaţiei;
"Ascultarea" evenimentelor generate de obiecte în momentul interacţiunii cu utilizatorul

şi executarea acţiunilor corespunzătoare aşa cum au fost ele definite. Deoarece interfaţa grafică
serveşte interacţiunii cu utilizatorul, de cele mai multe ori programul trebuie să facă o anumită
prelucrare în momentul în care utilizatorul a efectuat o acţiune şi, prin urmare, obiectele grafice
trebuie să genereze evenimente în funcţie de acţiunea pe care au suferit-o (acţiune transmisă de
la tastatura, mouse, etc.).
În faza de proiectare a interfeţelor s-au identificat principalele formulare care sunt
necesare pentru sistemul informatic pentru activitatea de distribuţie astfel încât utilizatorii să
poată folosi cu uşurinţă opţiunile aplicaţiei. În figurile 3.21. - 3.32. sunt prezentate principalele
formulare ale aplicaţiei cu informaţiile pe care acestea trebuie să le conţină, în funcţie de
cerinţele utilizatorului final.
Fig. 3.21. Structura formularuluiDenumirea agentului

de actualizare a agenţilor
Numărul de telefon al acestuia
Zona peTerţ
care activează
Denumirea delegatului
Fig. Adresă
3.22. Structura
Valoarea formularului de actualizare
Judeţa comisionului1
procentuală aTermenul
Cod FiscaldelegaţilorNr.înreg.
maxim la Reg.Com
de încasare1
Seria şi numărul de buletin Unitatea care a eliberat actul de identitate
ContValoarea
bancar procentuală
Banca a comisionului2 Termenul maxim de încasare2
Telefon Fax
Codul numeric personal
Valoarea procentuală a comisionului3 Termenul maxim de încasare3
Email Web Zile scadenţă Agent
Mijlocul procentuală
Valoarea de transport a comisionului4 Numărul
Termenulmijlocului
maxim de de transport
încasare4
Pagina 75 din 146
Credit curent Credit maxim Tipul terţului (client, furnizor, client/furnizor)
Fig. 3.23. Structura formularului de actualizare a terţului
Tipul documentului Denumirea documentului
Numărul intern Seria Observaţia

Fig. 3.24. Structura formularului de actualizare a documentelor
Denumirea grupei
Fig. 3.25. Structura formularului deDescrierea

actualizaregrupei
a grupelor de produse
Imaginea grupei
Denumirea produsului
Fig. 3.26. Structura formularuluiDescrierea produsului

de actualizare a produselor
Grupa de care aparţine

Furnizorul Data Nir-ului Data scadentă
Imaginea produsului
Fig. 3.27. Structura formularului de înregistrare Seria
Numărul Intern al Nir-ului a Nir-urilor
documentului însoţitor
Unitatea de măsură Stocul limită
Clientul Agentul Data comenzii Data scadentă
Cuprinsul Nir-ului:
Denumirea produselor primite | Cantitatea primită | Preţul | Rabatul |
Valoarea fără
Vizualizarea TVA | TVA
imaginilor produselor şi a caracteristicilor acestora pentru a
Fig. 3.28. Structura formularuluicătre
putea fi ofertate de agenţi direct
de înregistrare din opţiunea Comenzi
a comenzilor
Valoarea fără TVA Valoarea Valoarea totală a

Cuprinsul comenzii:
a Nir-ului TVA - ului Nir-ului
Denumirea produselor comandate | Cantitatea comandată | Preţul |
Clientul
Rabatul | Valoarea fărăAgentul
TVA | TVA Data facturii Data scadentă
Fig. 3.29. Structura formularului de înregistrare a facturilor
Numărul
Valoarea fără TVA Seria Valoarea Datatotală
Valoarea şi oraa
Delegatul
facturii
a comenzii facturii TVA - ului facturării
comenzii
Clientul Agentul Data încasării
Observaţia ce trebuie să apară în Numărul comenzii în cazul în care
cuprinsul facturii a fost înregistrată anterior
Furnizorul Data plăţii
Fig. 3.30. Structura formularului de înregistrare a încasărilorTipul încasării
Numărul doc. de Seria documentului
încasare de încasare (casă / bancă)
Cuprinsul facturii:
Denumirea produselor vânduteSeria documentului
| Cantitatea de Tipul| plăţii
vândută | Preţul Rabatul |
Numărul
Cuprinsuldoc.documentului
de plată de încasare:
Valoarea fără TVA | TVA plată (casă / bancă)
Numărul şi seria facturilor din care s-a încasat | Data facturii încasate |
Valoarea facturii | Restul de încasat | Suma încasată
Valoarea
Fig.Cuprinsul
3.31. Structurafărăformularului
TVA de plată:
documentului Valoarea a plăţilor
de înregistrare Valoarea totală a
a facturii TVA - ului
Numărul şi seria facturilor din care s-a plătit | Data facturii plătite facturii| Valoarea
facturii | Restul de plată | Suma achitată Valoarea documentului de încasare
Pagina 76 din 146

Valoarea documentului de plată
Denumirea produselor pentru care se fixează sau schimbă preţul

Fig. 3.32. Structura formularului de fixare / schimbare a preţurilor
Cantitatea pentru care se fixează / schimbă preţul de vânzare
În afara formularelor prezentate, aplicaţia necesită şi folosirea altor formulare cu

ajutorul cărora vor fi introduşi parametrii de filtrare utilizaţi pentru afişarea anumitor date în
Preţul de intrare vechi Adaosul vechi Preţul de vânzare vechi
rapoarte.
Preţul de intrare Preţul de vânzare

Adaosul nou
nou nou
3.4. Proiectarea rapoartelor
Rapoartele sunt produse finale ale aplicaţiilor cu baze de date. Ele sunt obiecte ce se
folosesc la afişarea/tipărirea datelor din tabele sau interogări. Spre deosebire de formulare,
datele aflate în rapoarte nu sunt editabile.
Cele mai multe rapoarte au o formă excelentă de prezentare, când se apelează la
instrumentele grafice. Cantităţi mari de date pot fi condensate în câteva pagini de rapoarte
grafice, ce pot fi mult mai uşor interpretate decât rapoartele cu coloane. Pachetele de programe
moderne au o multitudine de facilităţi de lucru în mod grafic.
Rapoartele pot fi clasificate după mai multe criterii:
După sursa de date:

Rapoarte legate – conţin date furnizate de o tabelă sau o interogare;
Rapoarte nelegate – nu sunt ataşate unor surse de date şi sunt, de obicei, folosite drept
containere pentru subrapoarte construite pe tabele/interogări între care nu au fost definite
relaţii;
După forma de afişare:

Rapoarte de tip Columnar – afişează datele unei înregistrări pe o singură coloană;
Rapoarte de tip Tabular – afişează fiecare câmp în coloană distinctă;
Rapoarte de tip Chart – conţin diferite tipuri de grafice (2D, 3D)
În funcţie de momentul elaborării rapoartelor:
Pagina 77 din 146

Rapoarte programate (la termen) – au un conţinut predeterminat şi formatul lor este

dinainte stabilit; aici se încadrează rapoartele realizate lunar pentru fiecare compartiment,
analizele săptămânale ale vânzărilor, precum şi dările de seamă financiar-contabile.
Rapoarte de analiză neprogramate cu rol special – deseori numite şi rapoarte ad-hoc, nu
au conţinutul şi forma dinainte stabilite şi nu sunt realizate conform unor programări anterioare.
Ele sunt elaborate ca răspuns la întrebările managerilor privind anumite probleme de
planificare managerială.
Rapoartele declanşate de excepţii. Au un conţinut predeterminat şi un format anume,
dar sunt elaborate numai când sunt realizate unele condiţii de excepţie (depăşirea costurilor,
stocuri supradimensionate, etc.).
Rapoartele la cerere - au conţinut şi formă predeterminate dar sunt elaborate numai ca
răspuns la cererea managerilor sau a altor angajaţi. Atât rapoartele declanşate de excepţii, cât şi
cele la cerere explică puterea sistemelor bazate pe calculatoare de a fi deosebit de eficiente în
procesul conducerii.
Principalele asemănări între formulare şi rapoarte sunt:
Controalele disponibile la proiectarea rapoartelor sunt aceleaşi cu cele folosite la

crearea formularelor.
Subrapoartele pot fi definite în acelaşi mod în care sunt definite subformularele.
Principalele deosebiri între formulare şi rapoarte:
Rapoartele sunt destinate numai afişării sau tipăririi datelor, deci datele conţinute de
acestea nu pot fi editate.
Chiar dacă suportă aceleaşi controale ca şi formularele, trebuie precizat că nu toate
controalele vor fi funcţionale.
Proprietăţile de Event nu sunt disponibile pentru controale, ci numai pentru rapoarte şi
secţiunile acestora.
În această etapă a proiectării au fost identificate principalele rapoarte pe care aplicaţia

trebuie să le conţină astfel încât datele de ieşire să poată fi prezentate într-un format atrăgător.
În figurile 3.33. - 3.40. sunt prezentate principalele rapoarte ale aplicaţiei cu informaţiile pe
care acestea trebuie să le conţină, în funcţie de cerinţele utilizatorului final.
Pagina 78 din 146

Nr. Terţ Data Data scadentă Număr Serie Suma Sold

Crt. intern doc.
1. Liavi SRL 19/08/2006 26/08/2006 443 255669 236.50 136.50
Valoarea Valoarea
totală a totală a
sumelor soldurilor
scadente
Fig. 3.33. Structura raportului „Scadenţier Recepţii”
Nr. Terţ Data Data Număr Serie Suma Sold Agent

Crt. scadentă intern doc.
1. Liavi 19/08/2006 26/08/200 443 2556699 236.50 136.50 Bz.
SRL 6
Total Total
Suma Sold
Fig. 3.34. Structura raportului „Scadenţier Facturi”
Nr. Grupa Denumire UM Preţ Stoc Stoc Suprastoc Necesar

Cant. Val. Cant. Val.
Crt. produs intrare final limită
1. Bureţi Mop XXL Buc 1.56 12 42 0 0.00 24 37.44
Total Valoare Valoar

totală e
totală
Fig. 3.35. Structura raportului „Necesar Aprovizionare”
Nr. Grupa Denumire UM Stoc Preţ vânzare Preţ vânzare Valoare Valoare
Crt. produs fără TVA cu TVA fără TVA cu TVA
1. Henkel Pur 500 Buc 5 2.56 3.05 12.8 15.25
ml
Total Valoarea Valoare
Pagina 79 din 146

totală totală
Fig. 3.36. Structura raportului „Lista Inventar”
Nr Factura sau documentul Tota Neimpozabile Exp Vânzări

. înlocuitor legal aprobat l ort
Da Num Cumpărător Tota Din care Cota 0 Cota 19%
Crt fact. (TV
ta ar l scutite
cu A
Den Cod cu fără Baza Valo Baza Valo
TV cota
u- fisca dedu dedu de a-rea de a-rea
A 0)
mire l -cere -cere impo- TV impo- TVA
a zitare A zitare
1. 10/ 4325 Liav R19 185. 0 0 0 0 0 0 156.0 29.6
08/ 621 i 4222 64 0 4
06
Tota
l
Fig. 3.37. Structura raportului „Jurnal pentru Vanzari”
Nr. Factura sau documentul Total Neim Cumpărări Import cu

Crt. înlocuitor legal aprobat fact. - certificat de
Data Num Cota 0 Cota 19%
Cu poza- amânare
ar Denu Cod Baza Valo Baza Valo Baza Valo
TVA bile
- fiscal de a-rea de a-rea de a-rea
mire impo TVA impo TVA impo TVA
a - - -
zitare zitare zitare
Total
Fig. 3.38. Structura raportului „Jurnal pentru Cumpărări”
Nr. Data Tip Document Număr Serie Suma Suma

Crt. debitoare Creditoare
1. 03/07/2006 NIR 416 PH 350.00 0.00
Pagina 80 din 146

Total: Valoarea Valoarea

totală a totală a
sumelor sumelor
debitoare creditoare
Fig. 3.39. Structura raportului „Fişă furnizor”
Nr. Data Tip Număr Serie Suma Suma

Crt. Document debitoare creditoare
1. 20/07/2006 FC 21 4325604 1768.46 0.00
Total: Valoarea Valoarea totală

totală a a sumelor
sumelor creditoare
debitoare
Fig. 3.40. Structura raportului „Fişă client”
Nr. Data Tert Număr Serie Valoare fără TVA Suma Agent
Crt. intern doc. TVA
1. 09/08/2006 Liavi SRL 38 4235566 125.50 23.84 149.34 DB.
Total Valoarea Valoa Suma

totală fără -rea totală
TVA TVA
Fig. 3.41. Structura raportului „Centralizator Documente”
Nr. Terţ Grupa Denumire Data Num Serie Canti- Preţ Valoare Agent
Crt. produs ăr doc. tate
doc.
1. Liav Henkel Pur 500 ml 10/08/20 38 32562 10 15.6 156.00 DB.
i 06 1 0
Tota Valoarea
l totală a
Pagina 81 din 146

vânzărilo
r
Fig. 3.42. Structura raportului „Centralizator Vânzări”

Nr. Terţ Grupa Denumire Data Număr Serie Canti- Preţ Valoa-
Crt. Produs doc. doc. tate re
1. TDG Henkel Silan 500ml 03/07/200 416 452233 12 4.00 48.00
6
Total Valoare
totală
Fig. 3.43. Structura raportului „Centralizator Cumpărări”
Agent Vânzare Încasare

Necunoscut 334.98 250.00
Total Valoarea totală a vânzărilor Valoarea totală a încasărilor
Fig. 3.44. Structura raportului „Top Agenţi”
Grupa Denumire produs Număr clienţi Cantitate Valoare

Henkel Silan Balsam 500 ml 3 612 62356.20
Total Numărul total de Valoarea totală a

bucăţi vândute produselor
vândute
Fig. 3.45. Structura raportului „Top Produse”
Numele agentului Termene de Procent Încasări Comision

încasare comision
Bondarenco Răzvan 30 1.50 % 50.00 0.75
21 2.00 % 0.00 0.00
14 2.50 % 0.00 0.00
8 3.00 % 0.00 0.00
Total 50.00 0.75
Fig. 3.46. Structura raportului „Comision Agenţi”
Pagina 82 din 146

4. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC ŞI REZULTATELE

OBŢINUTE
4.1. Implementarea utilizând MS-Access
Pentru arhitectura datelor nivelul de implementare se referă de fapt la limbajul de

definire utilizat pentru a construi baza de date. Pentru multe din componentele tehnice,
implementarea se exprimă în metadate, o specificaţie de extragere sau un set de parametri
pentru instrumentul de interogare. Deci implementarea bazelor de date şi a aplicaţiilor constă în
realizarea fizică a proiectelor acestora folosind diverse limbaje. Astfel, sistemul informatic este
implementat folosind sistemul de gestiune al bazelor de date MS Access, limbajul structurat
pentru interogarea bazelor de date relaţionale SQL şi limbajul orientat pe obiecte şi pe
evenimente VBA.
MS-Access
Access este un sistem de gestiune a bazelor de date relaţionale pentru Microsoft Office
care funcţionează sub sistemul de operare Windows. Din punct de vedere al creatorului soft
realizarea sistemelor informatice este relativ facilă. Modelul relaţional al datelor este obţinut
rapid prin aplicarea regulilor de trecere la modelele semantice.
Utilizarea datelor stocate într-un singur fişier (MDB) asigură o „lipsă” de redundanţă a
tabelelor simultan cu integritatea şi accesibilitatea datelor.
Schema bazei de date este constituită din colecţiile de tabele şi poate fi exploatată prin
manipularea interogărilor. Baza acestor interogări o constituie limbajul standard SQL
(Structured Query Language).
Sistemul Access se bazează pe un sistem relaţional definit ca un ansamblu format din
structura relaţională a datelor şi mulţimea operatorilor relaţionali.
Prin folosirea limbajului de programare Visual Basic pentru aplicaţii (VBA) şi prin
adăugarea bibliotecilor legate dinamic (DLL), este posibilă scrierea unor aplicaţii care
comunică cu sistemul de gestiune a bazelor de date, trimiţând comenzi scrise în limbajul de
manipulare a datelor. Sistemul Access are facilitatea de a exporta structuri de tabele, definiţii de
interogări, formulare, rapoarte şi module. De asemenea, poate să scrie direct în baza de date
FoxPro, dBASE, Paradox sau în foile de calcul de tip Lotus 1-2-3 sau Excel. De asemenea,
Pagina 83 din 146

acest sistem poate manipula şi date externe fie prin importul lor direct, fie prin crearea unei
legături la baza de date externă, datele rămânând în fişierele lor originale.
Construirea sistemelor informatice care modelează situaţii reale face ca cerinţa
componentelor standard care pot fi reutilizate, să crească. Pentru a răspunde acestor cerinţe,
utilizatorii Access au posibilitatea de a defini obiecte, entităţi cu identitate proprie, care
respectă tehnicile orientării pe obiecte. Astfel, acest sistem lucrează cu colecţii de obiecte.
Interfaţa Access permite monitorizarea modului de proiectare al câmpurilor, tabelelor şi
de exprimare a relaţiilor care formează structura unei baze de date. Prin intermediul
formularelor, interogărilor şi rapoartelor se uşurează operaţiile de extragere a datelor. Se va
dezvolta ulterior interfaţa utilizator, aprofundând proprietăţile şi evenimentele controalelor,
formelor şi rapoartelor.
În cazul în care beneficiarul solicită activitatea simultană a mai multor utilizatori asupra
bazei de date, existând în structura organizatorică staţii de lucru conectate permanent, Access
reprezintă o alegere corectă datorită acceptării duplicării bazei de date şi sincronizării acesteia.
Prin filtrare şi sortare se permite ca setul curent de înregistrări să fie limitat.
Access permite răspunsul rapid la o întrebare formulată bazei de date. În momentul în
care se porneşte la construcţia unei interogări trebuie să existe o viziune de ansamblu asupra
datelor dorite a se regăsi exprimate prin câmpuri, tabele, criteriile de selecţie şi eventual
ordinea de sortare. Construirea unei interogări în Access reprezintă un proces simplu şi rapid de
aşezare a tabelelor şi a câmpurilor necesare pe o grilă (Query by Example) care reprezintă o
modalitate facilă de regăsire a datelor.
Deoarece transferarea datelor din baza de date se poate cere în regim text, fiecare rând
este considerat ca fiind o înregistrare iar caracterele care delimitează sunt virgula sau marcajele
tabulare.
VBA
Limbajul VBA (în unele lucrări fiind descris precum Visual Basic pentru Aplicaţii iar în
altele precum Visual Basic pentru Access) este un limbaj orientat pe obiecte şi pe evenimente.
Aşa cum se ştie, limbajul VBA este instrumentul de programare pentru aplicaţiile informatice
dezvoltate cu ajutorul pachetului Office. Obiectele Access se caracterizează prin metode şi
proprietăţi. Cu ajutorul metodelor se acţionează asupra stării unui obiect, iar proprietăţile indică
starea acestuia.
Pagina 84 din 146

Modulele din Access sunt obiecte ale bazei de date care permit scrierea de rutine în
limbajul VBA. Acestea pot fi constituite din: declaraţii de variabile, tipuri de date utilizator,
proceduri şi/sau funcţii, etc.
VBA este mult mai puternic decât AccessBasic, îşi face simţite facilităţile oferite
dezvoltatorului software dar şi utilizatorului.
Programatorului îi sunt oferite noi tipuri de date, posibilităţi de compilare condiţionată,
operaţii OLE extinse. VBA permite ca tipurile definite de utilizator să cuprindă la rândul lor
alte categorii (standard sau definite explicit) şi ca datele returnate prin răspuns al funcţiilor să
fie corespunzătoare acestor tipuri. Prin utilizarea tabloului de parametrii (ParamArray)
dezvoltatorul poate realiza funcţii cu argumente opţionale, funcţii cu un număr variabil de
argumente opţionale.
Supravegherea execuţiei în faza de testare este posibilă prin fereastra Watch existând
posibilităţi de anulare a comenzilor anterioare pe mai multe niveluri, reliefarea cuvintelor cheie
prin selecţia culorilor, precum şi introducerea comentariilor, extrem de utile în momentul
depanării şi dezvoltării soft.
Avantajul VBA oferit beneficiarului de sistem rezultă din cerinţele moderate hard şi
implicit costul echipamentelor. Cu un efort minimal persoanele cu sarcini de exploatare pot
interveni pentru personalizarea, modernizarea sistemului datorită programelor de asistenţă
disponibile implicit. Cu siguranţă vor apare disensiuni între proiectant, executant al sistemului
şi beneficiar. În acest moment suita de avantaje oferite beneficiarului se exprimă pe poziţia
”programatorului” ca puncte conflictuale.
SQL
Sistemul de gestiune a bazelor de date MS-Access acceptă utilizarea limbajului de
interogare SQL (Structured Query Language). Existenţa tehnicii grafice QBE (Query by
Example – interogare prin exemplu) permite proiectarea facilă a unor interogări complexe.
Informaţia definită pe grila QBE va fi automat transformată într-o instrucţiune SQL. Dialectul
Access conţine unele particularităţi în raport cu standardul ANSI SQL, fiind conceput mai mult
pentru crearea interogărilor de selecţie.
SQL este unul dintre cele mai puternice limbaje structurate pentru interogarea bazelor
de date relaţionale. Acesta a devenit chiar un standard pentru o gamă din ce în ce mai largă de
sisteme de gestiune a bazelor de date. Limbajul SQL permite o comunicare complexă şi rapidă
a utilizatorului cu bazele de date, în funcţie de cerinţele şi restricţiile acestuia. Pe lângă
manipularea şi regăsirea datelor, se efectuează şi operaţii complexe privind actualizarea şi
Pagina 85 din 146

administrarea bazei de date. SQL pune la dispoziţia programatorului sau a administratorului de

baze de date următoarele facilităţi:
Posibilitatea de modificare a structurii bazei de date;
Posibilitatea schimbării valorilor de configurare pentru securitatea sistemului;
Permite stabilirea şi modificarea drepturilor date utilizatorilor asupra bazelor de date
sau a tabelelor;
Permite interogarea unei baze de date;
Oferă facilităţi multiple referitoare la actualizarea conţinutului unei baze de date.
Limbajul SQL este înainte de toate un limbaj neprocedural sau declarativ deoarece
utilizatorul lui descrie numai informaţiile pe care vrea să le obţină în urma interogării, fără a fi
nevoie să stabilească modalităţile de a ajunge la rezultatele dorite. În acelaşi timp, SQL nu
poate fi considerat un limbaj de programare sau unul de sistem ci, mai curând, face parte din
categoria limbajelor de aplicaţii, fiind orientat pe mulţimi. Foarte frecvent, limbajul SQL este
utilizat în administrarea bazelor de date client/server, aplicaţia client fiind aceea care generează
instrucţiunile SQL.
Există un anumit grad de standardizare a limbajului SQL, mai multe sisteme de
gestiune a bazelor de date recunoscând principalele instrucţiuni de folosire ale acestuia (de
exemplu: Oracle, Sybase, Access, etc.). Pe plan mondial, standardul în domeniu este considerat
ANSI SQL care are în vedere atât aspectele de definire, interogare, manipulare a datelor,
procesare a tranzacţiilor, cât şi caracteristicile complexe privind integritatea informaţiilor,
cursoarele derulante sau joncţiunile externe. Mulţi producători de sisteme de gestiune a bazelor
de date furnizează propriile extensii ale limbajului SQL, asigurându-şi astfel exclusivitatea.
Se cunosc în literatura de specialitate trei metode de bază privind implementarea
limbajului SQL şi anume: cea prin apelare directă (Direct Invocation), cea modulară (Modul
Language) şi, în sfârşit, cea de tip încapsulat (Embedded SQL). Prima metodă constă în
introducerea instrucţiunilor SQL de la prompter, cea de-a doua foloseşte anumite proceduri
apelate de programele aplicaţiei, iar cea de-a treia variantă de implementare are în vedere
instrucţiuni încapsulate în codul de program, fiind de tip static şi dinamic.
Cea mai utilizată formă de SQL este cea încapsulată care presupune că instrucţiunea
SQL este compilată în cadrul aplicaţiei şi nu poate fi modificată în timpul execuţiei
programului.
Instrucţiunile SQL, în funcţie de rolul lor în manipularea datelor şi tranzacţiilor, pot fi
grupate astfel:
instrucţiuni de definire a datelor care permit descrierea structurii bazei de date;
Pagina 86 din 146

instrucţiuni de manipulare a datelor în sensul adăugării, modificării şi ştergerii

înregistrărilor;
instrucţiuni de selecţie a datelor care permit consultarea bazei de date;
instrucţiuni de procesare a tranzacţiilor care privesc unităţile logice de prelucrare şi
constituie în fapt operaţii multiple de manipulare a datelor;
instrucţiuni de control al cursorului;
instrucţiuni privind controlul accesului la date.
Consider că SQL reprezintă numitorul comun al VBA şi Access acordând prin cumul
avantajele prezentate şi eliminând deficienţele acestora.
În figurile 4.1. - 4.4. sunt prezentate tabelele, interogările, formularele şi rapoartele

stabilite în faza de proiectare şi implementate cu ajutorul SGBD-ului Access 2000. În afara
interogărilor prezentate s-au folosit şi alte interogări folosind limbajul SQL inclus în codul
VBA iar acestea apar în Anexa 1 „Listing cod sursă sistem informatic”.
Exemplu de interogare SQL inclusă în codul VBA:
DoCmd.RunSQL "INSERT INTO [tbl_TemporarMiscariStocuri] ( [ID_Grupa],

[ID_Produs], [Pret], [RabatProdus], [PretReal], [Cantitate], [ID_Document], [Tip],
[NumarIntern] )" & _
"SELECT [tbl_LiniiComenzi].[ID_Grupa], [tbl_LiniiComenzi].[ID_Produs],
[tbl_LiniiComenzi].[Pret], [tbl_LiniiComenzi].[RabatProdus], [tbl_LiniiComenzi].[PretReal],
[tbl_LiniiComenzi].[Cantitate]," & Me.ID_Document.Value & " , No, " & Me.Numar.Value &
""&_
"FROM [tbl_LiniiComenzi]" & _
"WHERE [tbl_LiniiComenzi].[ID_Comanda]= " & Me.Combo115.Value & " "
Pagina 87 din 146

Fig. 4.1. Tabelele sistemului informatic
Fig. 4.2. Interogările sistemului informatic
Pagina 88 din 146

Fig. 4.3. Formularele sistemului informatic
Fig. 4.4. Formularele sistemului informatic
Pagina 89 din 146

Toate formularele şi rapoartele conţin coduri VBA care sunt prezentate în anexa 1 a
lucrării. În figura 4.5. este prezentat formatul ecranului de introducere a codului VBA.
Fig. 4.5. Videoformatul de introducere a codului VBA
4.2. REZULTATE OBŢINUTE
Aplicaţia realizată este un produs care ar putea fi folosit de orice firmă de distribuţie,
deoarece permite urmărirea la nivel de document a situaţiei creanţelor, datoriilor, stocurilor,
vânzărilor şi achiziţiilor. Fiabilitatea produsului constă în rapiditatea deosebită la procesarea
datelor şi rapoartele oferite de aplicaţie. O altă caracteristică a sistemului informatic realizat
este faptul că este ergonomic - interfaţa de tip Windows este prietenoasă, iar programul poate fi
Pagina 90 din 146

asimilat uşor chiar şi de către cei care nu sunt familiarizaţi cu acest mod de lucru. Securitatea
este o problemă de maximă importanţă pentru oricine deţine date confidenţiale. Programul
oferă protecţie la rulare prin testarea unei parole, în momentul iniţializării aplicaţiei. În fig.4.6.
este afişată prima fereastră din aplicaţie:
Fig.4.6. Logarea în momentul deschiderii aplicaţiei
Utilizatorul alege cu ajutorul unui combo-box numele şi tastează parola. În cazul în care
parola este incorectă apare un mesaj de eroare şi utilizatorul trebuie să introducă parola corectă.
Aplicaţia permite introducerea a trei parole eronate, după care utilizatorul este scos din
aplicaţie. După introducerea parolei corecte aplicaţia este iniţializată, apărând meniul
principial, aşa cum se poate vedea în figura 4.7.
Pagina 91 din 146

Fig.4.7. Meniul principal al aplicaţiei

Pentru a uşura lucrul cu aplicaţia, meniul a fost structurat astfel:
- Nivelul 1 - meniul principal format din următoarele 7 module:
- Parametrii;
- Documente;
- Comenzi;
- Rapoarte;
- Parola;
- Administrare;
- Ieşire.
- Nivelul 2 - conţine submeniurile fiecărui modul.
- Nivelul 3 - în cadrul unor opţiuni din submeniu există mai multe variante.
Structura nivelurilor din Nivelul 2 al meniului Nivelul 3 al meniului
cadrul meniului aplicaţiei
informatice este redată în
figura 4.8.:
Nivelul 1 al meniului
Parametri Terţi
Pagina 92 din 146

Grupe Produse
Nomenclator Produse
Agenţi
Delegaţi
Tip Documente
Documente Facturi
Note de Intrare Recepţie
Încasări
Plăţi
Fixare preţ vânzare
Schimbare preţ vânzare
Comenzi Înregistrare Comenzi
Rapoarte Centralizator Documente
Listări Documente Nota de Intrare Recepţie
Facturi
Documente Contabile Jurnal de Cumpărări
Jurnal de Vânzări
Fişa Client
Fişa Furnizor
Situaţii stocuri Lista Inventar
Necesar aprovizionare
Situaţii Vânzări/Cumpărări Centralizator Vânzări
Centralizator Cumpărări
Top Produse
Top Agenţi
Situaţii Încasări/Plăţi Scadenţier Facturi
Scadenţier Recepţii
Comision Agenţi
Parola Modificare Parola
Administrare Administrare Utilizatori
Administrare Baza de Date
Ieşire
Fig.4.8. Nivelurile meniului principal al aplicaţiei
4.2.1. Modulul Parametri
Terţi
Introducerea sau modificarea datelor despre clienţii şi furnizorii firmei se face selectând
opţiunea Terţi din meniul Parametri.
Fereastra care se deschide la actualizarea terţilor este prezentată în figura de mai jos:
Pagina 93 din 146

Fig.4.9. Formularul de actualizare a terţilor
În fereastra care se deschide pe ecran, se stabilesc următoarele caracteristici ale unui

terţ:
Denumirea;
Adresa, judeţul;
Codul fiscal, Numărul de înregistrare în Registrul Comerţului;
Contul bancar şi banca;
Numărul de telefon şi fax;
Adresa de E-mail, respectiv de Web;
Agentul;
Zile scadenţă (adică în câte zile de la emiterea facturii, ea trebuie achitată);
Creditul maxim se foloseşte doar dacă terţul este client şi reprezintă valoarea maximă a
facturilor emise către clientul respectiv fără ca acestea să fie achitate. Valoarea implicită care
apare în acest câmp este 0. Daca nu se completează o valoare în acest câmp (rămâne 0 ) atunci
înseamnă că terţul nu are credit maxim, adică i se poate factura orice sumă. În momentul
Pagina 94 din 146

facturării se calculează creditul curent care este diferenţa dintre suma facturilor emise şi totalul
încasărilor de la client. Dacă creditul curent plus valoarea facturii care se întocmeşte ar depăşi
creditul maxim, se afişează un mesaj de atenţionare;
Se va marca caseta corespunzătoare tipului său: furnizor sau/şi client;
Se va introduce datoria iniţială ca furnizor sau ca şi client, dacă este cazul.
După introducerea acestor date despre un terţ, pot fi înregistrate acţionând butonul
Înregistrare.
Butonul Modificare sau Ştergere devine activ numai în momentul în care terţul introdus
există deja în baza de date iar cel de Înregistrare atunci când terţul nu a mai fost introdus
anterior.
Butonul Renunţare nu salvează modificarea făcută asupra înregistrărilor, golind
formularul de date pentru a putea adăuga sau modifica alţi terţi.
Butonul Terminare realizează închiderea formularului, dar nu salvează datele decât
dacă anterior a fost acţionat butonul Înregistrare.
Grupe de produse
Pentru o cât mai bună organizare a produselor din stoc, este recomandabil ca acestea să
fie împărţite pe grupe, în funcţie de anumite proprietăţi care le caracterizează.
Pentru adăugarea, modificarea sau ştergerea unei grupe sau a anumitor caracteristici ale
acesteia, se va selecta opţiunea Grupe din meniul Parametri.
Fereastra în care se vor actualiza grupele de produse este prezentată în figura
următoare:
Pagina 95 din 146

Fig.4.10. Formularul de actualizare a grupelor de produse
În fereastra deschisă se pot introduce:

Denumirea grupei de produse;
Dacă grupa cu această denumire a mai fost introdusă, este suficient să fie introdus
numele acesteia, restul caracteristicilor afişându-se automat;
O scurtă descriere a caracteristicilor sale;
Imaginea grupei (această opţiune este necesară deoarece în opţiunea Comenzi vor putea
fi prezentate clienţilor grupele de produse şi produsele);
Dacă doriţi doar schimbarea denumirii unei grupe, în câmpul Denumire nouă
introduceţi noua denumire a grupei;
Grupa setată astfel poate fi adăugată, modificată sau ştearsă, fiecăreia dintre aceste
acţiuni corespunzându-i un buton special pe ecran.
Nomenclatorul de produse
Pagina 96 din 146

După ce s-au stabilit grupele de produse, se poate trece la următorul pas care este
stabilirea nomenclatorului de produse corespunzătoare fiecărei grupe.
Pentru a completa nomenclatorul cu noi componente, sau pentru a le modifica pe cele
existente selectaţi opţiunea Nomenclator din meniul Parametri.
Fereastra în care se va introduce nomenclatorul, este prezentată în figura următoare:
Fig.4.11. Formularul de actualizare a nomenclatorului de produse
În fereastra deschisă se vor introduce următoarele date pentru fiecare denumire din
nomenclator:
Denumire produs, o denumire poate fi într-o singură grupă;
Grupa din care face parte;
Unitatea de măsură;
Descrierea produsului ;
Denumire nouă , daca se doreşte schimbarea acesteia;
Pagina 97 din 146

Stocul Limită adică cantitatea de produse necesare astfel încât să fie evitate out-of-
stock-urile.
Agenţi comerciali
Având în vedere că firma realizează vânzările produselor prin agenţi comerciali, vor
trebui introduse datele despre fiecare dintre aceştia. Operaţia de introducere a datelor despre
agenţii comerciali se realizează selectând opţiunea Agenţi din meniul Parametri.
Fereastra corespunzătoare actualizării agenţilor de vânzări este prezentată mai jos:
Fig.4.12. Formularul de actualizare a agenţilor de vânzări
În fereastra de actualizare a agenţilor de vânzări se vor introduce următoarele informaţii

despre agenţi: denumirea, zona pe care acesta activează, telefonul şi comisioanele pe care
acesta le încasează din preţul de vânzare al produselor intermediate de el (fără TVA). Având în
vedere faptul că există termene de încasare diferite, pentru a evita întârzierea încasărilor se pot
stabili comisioane diferite în funcţie de perioada trecută de la livrarea mărfurilor până la
încasarea acestora.
Dacă s-a greşit la introducerea denumirii sau codului agentului, se va selecta agentul cu
numele greşit introdus după care se va introduce în câmpul Denumire nouă, denumirea corectă
a agentului. Pentru înregistrarea datelor despre agent se va acţiona butonul Adăugare sau
Modificare, în funcţie de natura operaţiei efectuate.
Pagina 98 din 146

Pentru a şterge datele corespunzătoare unui agent, se va selecta denumirea agentului

după care se va acţiona butonul Ştergere.
Delegaţi
Pentru uşurarea facturării, programul permite încărcarea unei baze de date cu delegaţi.
Delegaţii se vor introduce prin opţiunea Delegaţi din meniul Parametri. După selectarea acestei
opţiuni, pe ecran va apărea o fereastră în care se vor introduce următoarele informaţii despre
delegaţi: denumirea, poliţia emitentă a Buletinului de Identitate, CNP-ul, seria BI, numărul BI,
mijlocul de transport, numărul maşinii.
Dacă s-a greşit la introducerea denumirii delegatului, se va selecta delegatul cu numele
greşit introdus după care se va introduce în câmpul Denumire nouă, denumirea corectă a
delegatului. Pentru înregistrarea datelor despre delegat se va acţiona butonul Adăugare sau
Modificare, în funcţie de natura operaţiei efectuate.
Pentru a şterge datele corespunzătoare unui delegat, se va selecta denumirea delegatului
după care se va acţiona butonul Ştergere.
Fereastra corespunzătoare actualizării delegaţilor este prezentată în figura următoare:
Fig.4.13. Formularul de actualizare a delegaţilor
Tip Documente
În cadrul acestei opţiuni se pot actualiza observaţiile care vor apărea pe documente, se
poate iniţializa sau modifica contorul de la care vor porni numerele interne sau seria
Pagina 99 din 146

documentelor în cazul în care există o plajă de serii pentru a nu fi necesara introducerea

manuală a seriei pe fiecare document.
Fereastra corespunzătoare acestei opţiuni este prezentată mai jos:
Fig.4.14. Formularul de actualizare a observaţiilor, seriilor şi numerelor interne ale

documentelor
4.2.2. Modulul Documente
Reguli generale de completare a documentelor

Informaţiile care se completează pe un document sunt în general interdependente. Dacă
se selectează pentru un câmp o anumită informaţie, atunci în câmpul următor este permis să fie
selectate doar informaţii compatibile cu informaţia selectată anterior. Acest lucru este benefic
deoarece împiedică introducerea informaţiilor inconsistente pe un document.
În continuare sunt prezentate câteva reguli generale pentru completarea documentelor:
În cadrul unui document se recomandă introducerea informaţiilor în câmpurile
corespunzătoare acestora în ordinea în care ele apar în document. O informaţie introdusă într-
un câmp determină accesul în câmpul următor doar la informaţiile compatibile cu aceasta. De
exemplu, în cazul completării unei facturi, programul nu permite completarea cuprinsului
facturii înainte de a completa câmpurile corespunzătoare antetului facturii (clientului pentru
care această factură va fi emisă, seria şi numărul intern, scadenţa, data, delegatul, etc.). În caz
Pagina 100 din 146

contrar se semnalează eroare şi aplicaţia nu permite continuarea decât în momentul completării

câmpurilor.
Numerele interne ale documentelor pot fi gestionate automat selectând opţiunea Tip
Documente din meniul Parametri.
Se vor introduce date corecte: programul nu permite livrarea unor cantităţi negative sau
egale cu zero, dar nici a unor cantităţi mai mari decât cele din stoc.
La acţionarea butonului Renunţare se golesc toate câmpurile din documentul deschis
fără a fi salvate (deci se renunţă la operaţia curentă). Nu se părăseşte fereastra activă.
La acţionarea butonului Terminare se părăseşte fereastra activă, dar în prealabil trebuie
acţionat butonul Înregistrare pentru a înregistra documentul introdus.
La acţionarea butonului Înregistrare se determină înregistrarea documentului introdus în
fereastra activă pe ecran.
Documentele fiscale au două câmpuri de identificare: serie fiscală şi număr intern. În
ferestrele de listare, aceste documente se pot selecta atât după serie cât şi după număr.
Facturile şi NIR-urile pot fi listate imediat după înregistrare fără a mai fi necesară
ieşirea dintr-o opţiune şi utilizarea alteia. Astfel, după înregistrare, pe ecran va apărea un mesaj
care va întreba daca se doreşte listarea documentului.
Facturi
Pentru a înregistra o factură se va selecta opţiunea Facturi din meniul Documente.
Fereastra care se deschide la selectarea acestei opţiuni este prezentată în figura următoare:
Pagina 101 din 146

Fig.4.15. Formularul de înregistrare a facturilor
În fereastra de înregistrare a facturilor se vor parcurge următorii paşi:

Se alege clientul căruia i se livrează marfa;
Se introduce agentul (în momentul alegerii clientului, programul selectează automat

agentul care a fost introdus în actualizarea terţilor pentru respectivul client; având în vedere
faptul că este posibil ca vânzarea să fie intermediată de un alt agent, se poate alege denumirea
acestuia);
Se introduce data şi data scadentă a facturii;
Se introduce seria si numărul intern al facturii;
În continuare se completează datele privind expediţia. În momentul în care se alege un

delegat din combo-box-ul Delegat, datele personale ale delegatului şi ale mijlocului de
transport se vor completa automat.
Pagina 102 din 146

Dacă se doreşte modificarea observaţiilor implicite (cele înregistrate în opţiunea Tip

Documente), se va completa textul dorit la Observaţii.
Se va selecta grupa şi denumirea produselor care urmează să fie livrate; daca se doreşte,
se poate alege direct denumirea produsului, fără să fie aleasă grupa, iar programul va identifica
grupa în care se găseşte, în caz că produsul există.
Se vor completa cantităţile şi preţurile de vânzare (implicit este propus preţul de

vânzare fixat iniţial);
Se va completa rabatul iar programul va calcula automat preţul real de vânzare,

valoarea fără TVA a produselor şi TVA-ul aferent.
După completarea informaţiilor de pe factură, se va înregistra acţionând butonul

Înregistrare;
Mai precizez faptul că la înregistrarea facturii se calculează dacă se depăşeşte creditul

maxim acordat clientului (facturile neîncasate plus factura înregistrată să nu depăşească
creditul maxim). În cazul în care acesta se va depăşi prin emiterea acestei facturi, se afişează un
mesaj de atenţionare, prin care se cere confirmarea depăşirii creditului. Numai dacă utilizatorul
confirmă acest lucru se va înregistra factura.
La înregistrarea facturii, aplicaţia va face automat o verificare a stocurilor existente
astfel încât să nu se efectueze o vânzare a unui stoc egal cu zero sau a unuia mai mare decât cel
disponibil. În cazul în care la verificare apare o eroare de acest gen (utilizatorul va fi înştiinţat
asupra ei cu ajutorul unui mesaj) se vor face modificările necesare şi apoi va fi acţionat din nou
butonul Înregistrare.
În momentul în care anterior au fost înregistrate comenzi de marfă, operaţiunea este
facilă, utilizatorul trebuind să aleagă numărul comenzii pe care doreşte să o factureze din
combo-box-ul Comanda iar aplicaţia va încărca automat datele de pe comandă în opţiunea
facturi. În acest caz se va mai completa doar delegatul şi se vor modifica anumite date în
situaţia în care se doreşte.
Nota de Intrare Recepţie
Pagina 103 din 146

Pentru a înregistra o notă de intrare recepţie, selectaţi opţiunea Nota de Intrare Recepţie
din meniul Documente.
Fereastra care se deschide la selectarea acestei opţiuni este prezentată în figura
următoare:
Fig.4.16. Formularul de înregistrare a NIR-urilor
Pentru înregistrarea unei recepţii se vor parcurge următorii paşi:

Se selectează din listă furnizorul; dacă acesta nu există, se poate adăuga pe loc;
Se introduce numărul documentului (sau se trece mai departe dacă numerotarea este
automată);
Se introduce data de înregistrare a documentului şi data de scadenţă a plăţii;
Se completează seria şi numărul documentului însoţitor;
Se selectează grupa de produse;
Se selectează denumirea produsului dorit;
Pagina 104 din 146

Dacă se doreşte, în loc de ultimii doi paşi, se poate alege direct denumirea produsului,
fără a se alege grupa, iar programul va identifica grupa în care se găseşte, în caz că produsul
există.
Se introduce cantitatea, preţul şi rabatul produselor înregistrate;
Programul va calcula automat Preţul Real, Valoarea şi TVA-ul corespunzător acestora;
Se acţionează butonul Înregistrare pentru a înregistra documentul introdus.
Preţul la care intră produsele în stoc este după cum urmează:
a. Rabat 0% - preţul este cel de pe documentul însoţitor;
b. Rabat x% - preţul este cel de pe documentul însoţitor minus rabatul (discount-ul)
acordat de furnizor.
După înregistrarea unui NIR, produsele intră în stoc însă nu devin livrabile decât după
ce se fixează preţul de vânzare.
Programul oferă posibilitatea listării NIR-ului imediat după înregistrare, în cazul în care
se doreşte.
Încasări
Prin înregistrarea unei Încasări se realizează încasări în numerar sau în contul curent de
la clienţi.
Suma încasată reprezintă contravaloarea la facturile care se vor preciza.
Această operaţie se realizează selectând opţiunea Încasări din meniul Documente.
următoare:
Pagina 105 din 146

Fig.4.17. Formularul de înregistrare a încasărilor
Se vor completa datele necesare pentru înregistrarea încasării:

Se selectează felul încasării (prin casă sau prin bancă);
Se selectează clientul;
Se selectează agentul:
Se completează numărul, data şi seria documentului de încasare;
Se completează suma totală a încasării;
Se selectează facturile care se încasează şi eventual se va modifica suma încasată în
câmpul Achitat (în cazul în care factura nu se încasează integral). În cazul în care se introduce
în câmpul Achitat o valoare mai mare decât cea din câmpul Rest de Plată programul va afişa un
mesaj de eroare iar utilizatorul va trebui să modifice această sumă. O altă condiţie care trebuie
îndeplinită este ca totalul încasărilor de pe facturi să fie egal cu suma documentului (cea
introdusă în partea de sus a ferestrei).
Se va înregistra documentul acţionând butonul Înregistrare.
Plăţi
Pagina 106 din 146

Prin înregistrarea unei Plăţi se realizează plăţi cu numerar sau din contul curent către
furnizori.
Suma plătită reprezintă contravaloarea la facturile care se vor preciza.
Această operaţie se realizează selectând opţiunea Încasări din meniul Documente.
următoare:
Fig.4.18. Formularul de înregistrare a plăţilor
Se vor completa datele necesare pentru înregistrarea plăţii:

Se selectează felul plăţii (prin casă sau prin bancă);
Se selectează furnizorul;
Se completează numărul, data şi seria documentului de plată;
Se completează suma totală a plăţii;
Pagina 107 din 146

Se selectează facturile care se plătesc şi eventual se va modifica suma plătită în câmpul

Achitat (în cazul în care factura nu se achită integral). În cazul în care se introduce în câmpul
Achitat o valoare mai mare decât cea din câmpul Rest de Plată programul va afişa un mesaj de
eroare iar utilizatorul va trebui să modifice această sumă. O altă condiţie care trebuie
îndeplinită este ca totalul plăţilor de pe facturi să fie egal cu suma documentului (cea introdusă
în partea de sus a ferestrei).
Se va înregistra documentul acţionând butonul Înregistrare.
Fixare preţuri de vânzare

Pentru vânzarea mărfii achiziţionate trebuie stabilit un preţ de vânzare. Prima stabilire a
preţului de vânzare se numeşte fixare preţ vânzare, iar următoarele stabiliri de preţ se vor numi
schimbare preţ vânzare.
Fixarea preţului de vânzare marchează disponibil (pentru descărcare) stocul pentru care
se fixează preţul de vânzare, adică devine livrabil.
Pentru aceasta, se selectează opţiunea Fixare preţ vânzare din meniul Documente.
Fereastra care se deschide la selectarea acestei operaţii este prezentată în figura
următoare:
Fig.4.19. Formularul de fixare a preţului de vânzare
Pagina 108 din 146

În fereastra care apare pe ecran, se vor completa preţurile de vânzare ale produselor. Se
vor afişa doar produsele şi cantităţile pentru care nu au fost încă fixate preţurile de vânzare.
Informaţiile care se pot vizualiza despre aceste produse sunt:
Denumirea şi cantitatea intrată de la ultima fixare de preţuri pentru vânzare;
Ultimul preţ de achiziţie (deci corespunzător stocului din produsul respectiv pentru care
au fost deja introduse preţurile de vânzare);
Adaosul anterior (corespunzător stocului din produsul respectiv pentru care au fost deja
introduse preţurile de vânzare);
Preţul de vânzare anterior (corespunzător stocului din produsul respectiv pentru care au
fost deja introduse preţurile de vânzare);
Noul preţ de intrare.
În această fereastră trebuie fixat noul preţ de ieşire sau noul adaos (care va fi calculat în
funcţie de noul preţ de intrare).
Schimbare preţ vânzare

Această operaţie stabileşte preţul de vânzare al stocului.
Pentru aceasta, se va selecta opţiunea Schimbare preţ vânzare din meniul Documente.
Utilizând această opţiune se pot vizualiza şi schimba preţurile de vânzare a stocurilor existente,
în funcţie de grupa aleasă.
Modul de realizare al acestei operaţii este similar cu cel de fixare a preţurilor de
vânzare.
Fereastra care se deschide la selectarea acestei operaţii este prezentată în figura
următoare:
Pagina 109 din 146

Fig.4.20. Formularul de schimbare a preţului de vânzare
4.2.3. Modulul Comenzi
Înregistrarea comenzilor
Această opţiune este una dintre cele mai importante, ea făcând programul adecvat în
special firmelor de distribuţie deoarece permite ofertarea produselor direct prin intermediul
aplicaţiei.
Pentru a înregistra o comandă se va selecta opţiunea Înregistrare Comenzi din meniul
Comenzi. Fereastra care se deschide la selectarea acestei opţiuni este prezentată în figura
următoare:
Pagina 110 din 146

Fig.4.21. Formularul de înregistrare a comenzilor
În fereastra de înregistrare a comenzilor se vor parcurge următorii paşi:

Se alege clientul căruia i se ofertează marfa;
Se introduce agentul (în momentul alegerii clientului, programul selectează automat
agentul care a fost introdus în actualizarea terţilor pentru respectivul client; având în vedere
faptul că este posibil ca vânzarea să fie intermediată de un alt agent, se poate alege denumirea
acestuia);
Se introduce data, termenul de plată şi data scadentă a comenzii;
Se începe ofertarea grupelor de produse defilându-se printre acestea cu ajutorul
butoanelor; dacă respectivele grupe au introduse imagini, acestea pot fi văzute de către clienţi
deci se evită utilizarea pliantelor;
În momentul în care clientul doreşte ofertarea produselor dintr-o anumită grupă, după
alegerea acesteia în partea stângă a formularului se vor prezenta produsele cu ajutorul
butoanelor de defilare. Alte informaţii ce pot fi vizualizate în această fază sunt descrierea
produsului, unitatea de măsură, cantitatea livrabilă, preţul de vânzare fără TVA şi cel cu TVA;
Pagina 111 din 146

Atunci când clientul doreşte să comande unul din produsele ofertate este necesar să se
introducă cantitatea comandată de produs şi rabatul şi să se acţioneze butonul Adaugă Produs
În Comandă;
Dacă se doreşte vizualizarea produselor comandate sau modificarea acestora cât şi a
rabatului sau termenului de plată se va acţiona butonul Vizualizare Comandă. Fereastra care se
deschide la accesarea acestei opţiuni este următoarea:
Fig.4.22. Formularul de vizualizare a comenzilor ce vor fi înregistrate
Aplicaţia va calcula automat valoarea comenzii pentru a putea fi comunicată clientului;

După completarea tuturor informaţiilor, se va înregistra comanda acţionând butonul
Înregistrare din formularul principal;
4.2.4. Modulul Rapoarte
Centralizator Documente
Rapoarte centralizate se generează pentru toate tipurile de documente:
Pagina 112 din 146

Nota de Recepţie;
Factura;
Chitanţa;
Încasări bănci;
Chitanţa furnizor;
Plaţi.
Aceste rapoarte centralizate conţin toate documentele dintr-un interval de timp dat.
Pentru a vizualiza aceste rapoarte se va selecta din meniul Rapoarte, opţiunea
Centralizator Documente.
Fereastra care se deschide la accesarea acestei opţiuni este următoarea:
Fig.4.22. Formularul de alegere a filtrelor pentru vizualizarea raportului Centralizator

Documente
Pagina 113 din 146

Datele se pot filtra după: Document, Terţ, Agent, Interval şi pot fi ordonate după
numele terţului sau după dată. După modificările filtrelor butonul Aplică trebuie acţionat
pentru a se afişa raportul. După afişare, în cazul care se doreşte listarea raportului pe suport de
hârtie, se acţionează opţiunea Tipărire/Print din submeniu.
Unul din rapoartele afişate (respectiv Centralizatorul Facturilor) este prezentat
în figura următoare:
Fig.4.23. Raportul Centralizator Documente
Pagina 114 din 146

Documente Contabile
Jurnal de Vânzări
Acest document serveşte la înregistrarea operativă a vânzărilor, pe baza actelor
justificative, având forma cerută de Ministerul Finanţelor.
Acest jurnal se arhivează de către unitate, care este obligată să-l păstreze împreună cu
documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.
Se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opţiunea Jurnal de Vânzări. La
alegerea acestei opţiuni se va deschide fereastra următoare:
Fig.4.24. Formularul de alegere a intervalului pentru Jurnalul de Vânzări
Datele se pot filtra după Interval (de timp). Butonul Aplică trebuie acţionat după fiecare
modificare de filtru.
Se va acţiona butonul Terminare când se doreşte ieşirea din această opţiune.
Raportul conţine următoarele câmpuri:
Nr. curent, Data, Nr. document;
Cumpărător (Denumire, Cod fiscal);
Val. Totală, Val. Neimpozabilă, Val. Export;
Baza de impozitare;
Valoare TVA;
Raportul care va apărea pe ecran este prezentat în figura următoare:
Pagina 115 din 146

Fig.4.25. Raportul Jurnal pentru Vânzări
După afişare, în cazul care se doreşte listarea raportului pe suport de hârtie, se

acţionează opţiunea Tipărire/Print din submeniu.
Jurnal de Cumpărări
Acest document serveşte la înregistrarea operativă a cumpărărilor, pe baza actelor
justificative, având forma cerută de Ministerul Finanţelor.
Acest jurnal se arhivează de către unitate, care este obligată să-l păstreze împreună cu
documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.
Această opţiune se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opţiunea Jurnal
de Cumpărări. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opţiuni este prezentată în figura
următoare:
Pagina 116 din 146

Fig.4.26. Formularul de alegere a intervalului pentru Jurnalul de Cumpărări
Datele se pot filtra după Interval (de timp). Butonul Aplică trebuie acţionat după fiecare
modificare de filtru.
Se va acţiona butonul Terminare când se doreşte ieşirea din această opţiune.
Nr. curent, Data, Nr. document;
Vânzător (Denumire, Cod fiscal);
Val. Totală, Val. Neimpozabilă;
Cumpărări (baza de impozitare, val. TVA);
Importuri cu certificat de amânare(baza de impozitare, val. TVA);
Raportul care va apărea pe ecran este prezentat în figura următoare:
Pagina 117 din 146

Fig.4.27. Raportul Jurnal pentru Cumpărări

Fişă Client/Fişă Furnizor

Această opţiune se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opţiunea Fişă
Client respectiv Fişă Furnizor.
La alegerea acestor opţiuni se vor deschide următoarele ferestre:
Pagina 118 din 146

Fig.4.28. Formularul de alegere a clientului pentru Fişa Client
Fig.4.29. Formularul de alegere a furnizorului pentru Fişa Furnizor
Datele se pot filtra după denumirea Clientului, respectiv Furnizorului. Butonul Aplică
trebuie acţionat după modificarea de filtru, pentru a se deschide raportul. Acest raport este
foarte important deoarece permite vizualizarea documentelor pentru respectivul terţ şi soldul
acestuia. Rapoartele care se deschid sunt următoarele:
Pagina 119 din 146

Pagina 120 din 146

Fig.4.28. Raportul Fişa Client
Pagina 121 din 146

Pagina 122 din 146

Fig.4.30. Raportul Fişă Furnizor

Rapoartele conţin următoarele câmpuri:
Data Documentului;
Tipul Documentului;
Nr. Document;
Serie Document;
Suma Debitoare;
Suma creditoare.
Listare Documente
Nota de intrare recepţie / Factura
Programul permite listarea documentelor în două moduri:
la înregistrarea documentului. După operaţia de înregistrare a unui document este
propusă şi cea de listare a documentului înregistrat;
în orice alt moment, dacă este selectată explicit efectuarea operaţiei de listare a
documentului specificat. Pentru aceasta, se va selecta din meniul Rapoarte, Listări Documente,
opţiunea dorită respectiv Factura sau Nota de Intrare Recepţie. Ferestrele care se vor deschide
la alegerea acestor opţiuni sunt prezentate în figurile următoare:
Fig.4.31. Formularul de alegere a NIR-ului pentru Listare
Pagina 123 din 146

Fig.4.32. Formularul de alegere a facturii pentru Listare
După alegerea numărului documentului se va acţiona butonul Aplică pentru a fi afişat

raportul pe ecran. Rapoartele afişate sunt prezentate în figurile următoare:
Pagina 124 din 146

Fig.4.33. Raportul Nota de intrare recepţie
Pagina 125 din 146

Pagina 126 din 146

Fig.4.34. Raportul Factura

Raportul Factura nu conţine liniile de tabel deoarece acesta va fi tipărit direct pe un
formular tipizat.
Dacă se doreşte tipărirea efectivă la imprimantă a documentului, se alege din meniul
Tipărire, opţiunea Print. Puteţi seta anumite caracteristici ale imprimantei selectând opţiunea
Page Setup din meniul Tipărire.
Situaţii Stocuri
Listă Inventar
Această opţiune permite vizualizarea şi listarea inventarului pentru o anumită grupă sau
pentru toate grupele.
Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Stocuri opţiunea Listă Inventar.
Fereastra care se deschide la accesarea acestei opţiuni este prezentată în figura
următoare:
Fig.4.35. Formularul de alegere a grupei de produse pentru afişarea Liste de Inventar
Datele se pot filtra după grupa de produse. Butonul Aplică trebuie acţionat după fiecare
modificare de filtru pentru a se deschide raportul. Raportul ce se va deschide este prezentat în
figura următoare:
Pagina 127 din 146

Fig.4.36. Raportul Lista Inventar

Raportul Lista Inventar conţine următoarele câmpuri:
Grupa şi denumirea produsului;
Stocul curent;
Preţul de vânzare fără TVA;
Preţul de vânzare cu TVA;
Valoarea fără TVA a produselor din stoc;
Valoarea cu TVA a produselor din stoc.
Necesar Aprovizionare
Această opţiune permite vizualizarea şi listarea necesarului de produse cu care ar trebui
aprovizionată firma.
Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Stocuri opţiunea Necesar
Aprovizionare.
Pagina 128 din 146

Fereastra care se deschide la alegerea acestei opţiuni este prezentată în figura

următoare:
Fig.4.37. Formularul de alegere a grupei de produse pentru afişarea Necesarului de

aprovizionare
Datele se pot filtra după grupa de produse. Butonul Aplică trebuie acţionat după fiecare
modificare de filtru pentru a se deschide raportul. Raportul ce se va deschide este prezentat în
figura următoare:
Fig.4.38. Raportul Necesar Aprovizionare

Raportul Necesar Aprovizionare conţine următoarele câmpuri:
Pagina 129 din 146

Ultimul preţ de intrare fără TVA;
Stocul actual;
Stocul limită;
Cantitatea ce reprezintă Suprastoc şi valoarea acesteia;
Cantitatea Necesară, deci cea cu care trebuie făcută aprovizionarea şi valoarea acesteia.

Situaţii Vânzări/Cumpărări
Centralizator Vânzări
Această opţiune permite vizualizarea şi listarea unor informaţii referitoare la situaţia
vânzărilor dintr-o perioadă.
Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Vânzări/Cumpărări, opţiunea
Centralizator Vânzări.
Fereastra care se deschide la alegerea acestei opţiuni este următoarea:
Pagina 130 din 146

Fig.4.39. Formularul de alegere a filtrelor pentru afişarea Centralizatorului de Vânzări
Datele se pot filtra după grupa produse, terţ, agent, interval. Butonul Aplică trebuie
acţionat după fiecare modificare de filtru. Raportul ce va fi afişat la acţionarea acestui buton
este prezentat în fereastra următoare:
Fig.4.40. Raportul Centralizator Vânzări
Pagina 131 din 146


Clientul;
Cantitatea vândută;
Preţul unitar de vânzare;
Valoarea;
Date despre documentul de ieşire: numărul, seria, data, tipul;
Agentul.
Centralizator Cumpărări
achiziţiilor dintr-o perioadă.
Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Vânzări/Cumpărări, opţiunea
Centralizator Cumpărări.
Fereastra care se deschide la alegerea acestei opţiuni este următoarea:
Fig.4.41. Formularul de alegere a filtrelor pentru afişarea Centralizatorului de

Cumpărări
Datele se pot filtra după grupa produse, terţ, interval. Butonul Aplică trebuie acţionat
după fiecare modificare de filtru. Raportul ce va fi afişat la acţionarea acestui buton este
prezentat în fereastra următoare:
Pagina 132 din 146

Fig.4.42. Raportul Centralizator Cumpărări

Furnizorul;
Cantitatea achiziţionată;
Preţul unitar de achiziţie;
Valoarea;
Date despre documentul de intrare: numărul, seria, data, tipul.
Top Produse
vânzărilor realizate de fiecare agent, defalcată pe produse, într-o anumită perioadă.
Pagina 133 din 146

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Vânzări/Cumpărări opţiunea Top
Produse.
La alegerea acestei opţiuni, fereastra care se deschide este următoarea:
Fig.4.43. Formularul de alegere a filtrelor pentru afişarea Topului Produse
Datele se pot filtra după: grupa produse, terţ, agent, interval. Butonul Aplică trebuie
acţionat după fiecare modificare de filtru. La acţionarea acestuia se deschide următoarea
fereastră:
Pagina 134 din 146

Fig.4.44. Raportul Top Produse
Raportul Top Produse conţine următoarele câmpuri:
Numărul de clienţi ce au achiziţionat respectivul produs;
Cantitatea vânduta de agent;
Valoarea avizată de agent;
Pagina 135 din 146


Acest raport este deosebit de important deoarece majoritatea furnizorilor solicită, la
sfârşitul lunii, un raport ce conţine cantitatea vândută pe fiecare produs în parte şi numărul de
clienţi.
Top Agenţi
vânzărilor şi încasărilor realizate de fiecare agent, într-o anumita perioadă.
Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Vânzări/Cumpărări opţiunea Top
Agenţi.
La alegerea acestei opţiuni se deschide următoarea fereastră:
Fig.4.45. Formularul de alegere a intervalului pentru afişarea Topului Agenţi
Datele se pot filtra după intervalul dorit. Butonul Aplică trebuie acţionat după fiecare
modificare de filtru. La acţionarea acestuia se deschide următoarea fereastră:
Pagina 136 din 146

Fig.4.46. Raportul Top Agenţi
Raportul Top Agenţi conţine următoarele câmpuri:

Agent;
Total facturat;
Încasat în perioada;
Pagina 137 din 146

Raportul este ordonat în funcţie de agentul care a intermediat cea mai mare vânzare. Şi
acest raport este deosebit de important deoarece poate afişa cât a vândut şi cât a încasat fiecare
agent într-o anumită perioadă, fără a se mai folosi calcule manuale, sau fără a se genera alte
rapoarte pe fiecare agent în parte pentru a fi grupate ulterior.
Situaţii Încasări/Plăţi
Scadenţier Facturi
facturilor neîncasate scadente până la o anumită dată.
Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Încasări/Plăţi opţiunea Scadenţier
Facturi. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opţiuni este prezentată în figura
următoare:
Fig.4.47. Formularul de alegere a filtrelor pentru afişarea Scadenţierului de Facturi
Datele se pot filtra după: terţ, agent, data scadentă, interval. Butonul Aplică trebuie
acţionat după fiecare modificare de filtru.
Observaţie: Data de început şi data de sfârşit se referă la data facturilor, nu la data
plăţilor. Plăţile sunt operate până la zi, adică se iau în considerare toate plăţile introduse.
La acţionarea butonului Aplică se va deschide următoarea fereastră:
Pagina 138 din 146

Fig.4.48. Raportul Scadenţier Facturi

Terţul;
Data Facturii;
Data de scadenţă;
Numărul şi seria facturii;
Valoarea facturii;
Soldul facturii.
Scadenţier Recepţii
facturilor neachitate scadente până la o anumită dată.
Pagina 139 din 146

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Încasări/Plăţi opţiunea Scadenţier
Recepţii. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opţiuni este prezentată în figura
următoare:
Fig.4.49. Formularul de alegere a filtrelor pentru afişarea Scadenţierului de Recepţii
Datele se pot filtra după: terţ, data scadentă, interval. Butonul Aplică trebuie acţionat
după fiecare modificare de filtru.
Observaţie: Data de început şi data de sfârşit se referă la data recepţiilor, nu la data
plăţilor. Plăţile sunt operate până la zi, adică se iau în considerare toate plăţile introduse.
Terţul;
Data NIR-ului;
Data de scadenţă;
Numărul şi seria NIR-ului;
Valoarea NIR-ului;
Soldul NIR-ului.
La acţionarea butonului Aplică se va deschide următoarea fereastră:
Pagina 140 din 146

Fig.4.50. Raportul Scadenţier Recepţii
Comision Agenţi
comisionului agenţilor pentru o anumită perioadă.
Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte opţiunea Comision Agenţi. Fereastra care
se deschide la alegerea acestei opţiuni este prezentată în figura următoare:
Pagina 141 din 146

Fig.4.51. Formularul de alegere a intervalului pentru afişarea Comisionului pentru

Agenţi
Datele se pot filtra după intervalul dorit. După alegerea intervalului se va acţiona
butonul Aplică. Raportul care se va deschide este prezentat în figura următoare:
Pagina 142 din 146

Pagina 143 din 146

Fig.4.52. Raportul Comision Agenţi

Agentul;
Intervalele de încasare şi comisioanele aferente fiecărui agent (cele introduse la
actualizarea agenţilor);
Valoarea încasată în fiecare interval şi comisionul aferent;
Totalul încasărilor şi a comisionului cuvenit agentului.
4.2.5. Modulul Parola
Modificare Parola
Fiecare utilizator are posibilitatea să-si modifice propria parola. Pentru aceasta se va
selecta opţiunea Modificare parolă din meniul Parola. La alegerea acestei opţiuni se va
deschide următoarea fereastră:
Fig.4.53. Formularul de modificare a parolei
În câmpul "Utilizator" se va alege numele utilizatorului. Nu vor fi afişaţi decât

utilizatorii ce au fost introduşi anterior.
În câmpul "Parola veche" se introduce vechea parolă.
În câmpul "Parola Nouă" se introduce noua parolă.
În câmpul "Parola Nouă" se reintroduce noua parolă, pentru verificare.
Pagina 144 din 146

Se acţionează butonul Modificare.

În cazul în care se doreşte abandonarea modificării, se acţionează butonul Renunţare.
La acţionarea butonului Terminare se închide formularul de modificare a parolei.
În continuare, pentru a accesa aplicaţia, se va folosi noua parola.
4.2.6. Modulul Administrare
Administrare Utilizatori
Utilizatorii acestui sistem pot să nu aibă drepturi depline de acces la toate opţiunile
existente. Drepturile fiecărui utilizator pot fi acordate doar de către administratorul sistemului,
selectând meniul Administrare, opţiunea Administrare utilizatori.
Pe ecran va apărea fereastra de dialog prezentată în figura următoare:
Fig.4.54. Formularul de actualizare a utilizatorilor
În continuare, se pot executa următoarele operaţiuni:

Dacă se doreşte ştergerea unui utilizator, se selectează utilizatorul din lista derulantă şi
se acţionează butonul Ştergere;
Dacă se doreşte adăugarea unui utilizator, se introduce numele acestuia (în momentul în
care sistemul nu recunoaşte utilizatorul ca fiind existent, se activează butonul Adăugare); se va
alege Tipul Utilizatorului pentru a se stabili nivelul de acces; se tastează parola pe care o va
folosi utilizatorul; se acţionează butonul Adăugare.
În lista derulanta „Tip Utilizator” apar trei valori: Administrator, Contabilitate şi
Agenţi. Utilizatorul ce are ca tip de nivel valoarea Administrator poate accesa orice opţiune din
aplicaţie. Utilizatorul ce are ca nivel de acces valoarea Contabilitate poate accesa orice opţiune
Pagina 145 din 146

din aplicaţie, mai puţin cea de Administrare Utilizatori şi Administrare Baza de Date.
Utilizatorul care are ca nivel de acces valoarea Agenţi nu poate accesa în meniul Parametri
decât opţiunea Terţi, nu poate accesa meniul Documente (pentru a evita introducerea eronată a
unor parametrii sau a unor documente) şi nu poate accesa meniul Administrare. În rest, toate
celelalte opţiuni pot fi accesate.
Administrare baza de date

Cu ajutorul acestei opţiuni se poate vedea fereastra bazei de date şi meniul standard
Access. Pentru aceasta se va selecta opţiunea Administrare Baza de Date din meniul
Administrare. La alegerea acestei opţiuni va apărea ecranul următor:
Fig.4.55. Formularul de administrare a bazei de date
În continuare, se pot efectua următoarele operaţii:

Se acţionează butonul Activaţi fereastra bazei de date pentru a se vedea tabelele,
interogările, rapoartele, formularele şi codurile de programare;
Se acţionează butonul Activaţi meniul Access pentru ca acesta să poată deveni
disponibil;
Se acţionează butonul Terminare pentru a închide formularul curent.
Această opţiune prezintă o importanţă deosebită deoarece cu ajutorul acesteia se poate
modifica sau dezvolta ulterior aplicaţia.
5. CONCLUZII
Pagina 146 din 146

Asistăm astăzi, în lume, la afirmarea unei noi revoluţii industriale bazată pe evoluţia
extrem de rapidă şi spectaculoasă a componentelor electronice, calculatoarelor şi
comunicaţiilor.
Impactul acesteia asupra întregului ansamblu de activităţi economico-sociale s-a
resimţit pregnant în ultimul deceniu şi se aşteaptă a fi principalul motor de creştere economică
în următoarele decenii, punându-se astfel bazele societăţii informatizate a secolului XXI. Unele
elemente definitorii ale acestei societăţi pot fi distinse încă din perioada actuală, constând în
introducerea calculatoarelor atât în activitatea economică actuală cât şi în celelalte sfere ale
vieţii sociale.
O societate modernă nu poate fi concepută fără existenţa unor posibilităţi extinse de
comunicare în vederea unui schimb de informaţii primare sau a unor informaţii complexe
obţinute ca urmare a prelucrării unor date pe calculatoarele electronice.
Complexitatea mereu crescândă a vieţii moderne determină ca în cvasitotalitatea
ramurilor de activitate economică şi socială să fie tot mai pregnantă necesitatea introducerii
unor mijloace economice rapide, moderne, eficiente şi fiabile care să clasifice, să stocheze, să
prelucreze date şi să informeze prompt pe utilizatori.
În final, după elaborarea acestei lucrări, se pot desprinde câteva concluzii :
- în momentul elaborării proiectului, în cadrul societăţii comerciale JADER S.R.L. nu

exista o aplicaţie informatică menită să uşureze munca desfăşurată de către agenţii comerciali
în activitatea de preluare a comenzilor de la clienţi şi care să ajute managementul societăţii la
fundamentarea unor decizii prin consultarea unor rapoarte privind activitatea de achiziţie –
comercializare. Urmare a acestui fapt, în cadrul societăţii se impunea existenţa unui sistem
informatic pentru eficientizarea acestor activităţi.
- ţinând cont de cele arătate mai sus şi de faptul că pe măsura trecerii timpului volumul
de date va creşte, este evident că partea hardware a sistemului va trebui să fie din ce în ce mai
performantă (atât din punct de vedere al creşterii vitezei de prelucrare cât şi a mărimii
capacităţii de stocare a datelor, chiar şi în condiţiile păstrării softului utilizat);
- tehnica de calcul şi tehnica de teleprelucrare pot înlocui cu succes, acolo unde este
cazul, munca manuală mai puţin productivă (în special cea a agenţilor).
Pagina 147 din 146

În urma realizării acestui sistem informatic se pune problema eficienţei economice a

soluţiei propuse, eficienţa reprezentând obiectivul principal al oricărui sistem informatic.
Eficienţa reprezintă raportul dintre efecte economice şi resurse economice.
Sistemul informatic este specializat pe asistarea agenţilor comerciali în preluarea
comenzilor. Mai concret sistemul informatic efectuează într-un timp foarte scurt o serie de
operaţii care în prezent sunt efectuate manual de către agenţii comerciali.
Avantajele sistemului informatic:
eliminarea erorilor de calcul;
efectuarea de calcule complexe într-un timp scurt prin studiul rapoartelor obţinute;
întocmirea automatizată a diverselor jurnale contabile precum Jurnalul de Vânzări şi
Jurnalul de Cumpărări ;
eliminarea neînţelegerilor care au drept cauză anumite erori precum înţelegerea greşită
a produselor şi cantităţilor comandate de către clienţi sau greşelile de facturare în urma
comenzilor preluate;
reducerea timpului necesar pentru preluarea comenzilor, eliminând prezentarea ofertei

cu ajutorul cataloagelor, acest fapt ajutând la creşterea randamentului agenţilor comerciali;
mobilitate - poate rula pe orice calculator care are ca sistem de operare Windows şi
suita Office.
Cerinţe minime software:

- sistem de operare – Windows 98;
- Microsoft Access 2000.
Cerinţe minime hardware:

- calculator PC:
- procesor – începând cu PII;
- memorie – 128 Mb;
- hard disc – 20 Gb.;
Pagina 148 din 146

- placă video SVGA 800x600;

- imprimantă cu ace;
- imprimantă cu jet de cerneală;
- PDA-uri (palmtop-uri) sau sisteme de calcul mobile - notebook pentru agenţii
comerciali.
Având în vedere dinamica modificărilor legislative din ultimii ani, aplicaţia trebuie în
permanenţă modificată pentru a răspunde cerinţelor firmei de distribuţie. Aceste actualizări se
pot realiza de un angajat cu specializare în domeniul informatic.
Activităţile prin care se face instalarea şi conversia vechiului sistem informatic în cel
nou au în vedere, în primul rând, pregătirea personalului şi a organizaţiei.
Pregătirea personalului din organizaţie se referă la informarea angajaţilor cu privire la
implementarea sistemului informatic, cu scopul de a preîntâmpina o reacţie negativă din partea
acestora. Personalul poate percepe sistemul informatic ca o ameninţare a locurilor de muncă
sau o modificare a modului obişnuit de lucru, într-o manieră pe care ei nu o doresc. Managerii
pot percepe introducerea metodelor de conducere care folosesc calculatoarele ca o ameninţare
asupra puterii şi influenţei lor în organizaţie, sau se poate manifesta o lipsă a dorinţei de a se
instrui în domeniul calculatoarelor. Astfel de temeri pot conduce la resentimente, la o lipsă de
cooperare sau la o rezistenţă totală în implementarea unui sistem informatic. Oricare din aceste
reacţii pot afecta reuşita implementării sistemului informatic.
Este important a se prezenta angajaţilor avantajele pe care acesta le aduce şi modul în
care noul sistem îi poate ajuta să-şi realizeze mai bine sarcinile de serviciu. Se va accentua
faptul că sistemul informatic poate induce o creştere a salariilor şi a promovărilor în
organizaţie, inclusiv o îmbunătăţire a condiţiilor de muncă pentru posturile unde acesta poate
produce influenţe semnificative.
De asemenea, este foarte important ca personalul care se va ocupa de exploatarea
sistemului informatic să fie instruit pentru a vedea, în primul rând că utilizarea acestuia este
relativ facilă.
Din cele arătate mai sus se poate trage concluzia că implementarea şi întreţinerea
sistemului informatic se realizează cu nişte costuri mai mici sau cel puţin egale decât în cazul
metodei utilizate în prezent având avantajele arătate mai sus.
Sistemul informatic realizat ce ar putea fi inclus în cadrul sistemului informaţional ar
reuşi în timp real să asigure culegerea, verificarea, stocarea, transmiterea şi prelucrarea
automată a datelor. Acesta ar imprima valenţe sporite sistemului informaţional, atât sub aspect
Pagina 149 din 146

Tip
Document
Nr. Tip
Denumire
Tip document
Contor
cantitativ cât şi calitativ printr-o creştere a capacităţii de calcul sub aspectul volumului datelor
prelucrate şi a operaţiilor efectuate, creşterea exactităţii informaţiilor, sporirea complexităţii
situaţiilor de informare-raportare, cuantificarea rezultatelor, utilizarea eficientă a agenţilor
comerciali.
Pagina 150 din 146

Implementarea Unui Sistem Informatic PDF Free

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Implementarea Unui Sistem Informatic PDF Free

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Studiu privind implementarea unui sistem informatic unei firme de

Apariţia calculatoarelor electronice şi constituirea ca ştiinţă a "Informaticii", reprezintă

Pagina 5 din 146

O percepţie clară a sistemelor informatice este esenţială pentru managerii de azi,

În ceea ce priveşte conţinutul lucrării, sunt prevăzute 5 capitole, primul fiind

Pagina 6 din 146

faţă, care tratează sistemele informaţionale care se bazează pe utilizarea tehnologiei

Al treilea capitol tratează aspectele de realizare şi proiectare a sistemului informatic,

Pagina 7 din 146

În capitolul patru este prezentată implementarea sistemului informatic. Aceasta constă

Capitolul cinci prezintă concluziile lucrării.

În ceea ce priveşte semnificaţia şi valoarea aplicativă a lucrării trebuie specificat faptul

Pagina 8 din 146

2.1. Prezentarea firmei JADER S.R.L.

2.1.1. Forma juridică a firmei

Pagina 9 din 146

O societate cu răspundere limitată poate fi formată de cel puţin un asociat. Trebuie

Avantajele oferite de o societate cu răspundere limitată:

Dezavantajele pe care le prezintă o societate cu răspundere limitată:

Pagina 10 din 146

2.1.2. Obiectul de activitate

Firma îşi desfăşoară activitatea în conformitate cu legile române şi cu statutul societăţii.

Comerţ cu ridicata (cu excepţia autovehiculelor şi motocicletelor)

Domeniul principal de activitate al societăţii este :

Pagina 11 din 146

DISTRIBUŢIA reprezintă repartizarea uniformă a unuia sau a mai multor produse

2.1.3. Activitatea curentă

De la începutul activităţii până la sfârşitul anului 2002 firma a funcţionat ca

Pagina 12 din 146

2.1.4. Situaţia organizatorică

Principalele structuri care apar în organizarea internă a activităţii firmei sunt:

Dep.fin.-contabil Aprov.-desfacere Resurse umane

intern, compartimentul financiar – contabil prezintă informaţii cu privire la gestionarea

Pagina 13 din 146

O delimitare clară şi precisă între serviciul financiar şi serviciul contabilitate nu se

Contabilitatea capitalurilor – efectuarea lucrărilor contabile ce privesc înregistrarea

Contabilitatea activelor imobilizate – înregistrarea şi evidenţierea tuturor operaţiilor

Contabilitatea stocurilor de mărfuri – reprezintă domeniul cel mai important al

Contabilitatea decontărilor cu terţii – evidenţiază operaţiile contabile generate de

Pagina 14 din 146

Compartimentul aprovizionare – desfacere se află în strânsă legătură cu cel financiar –

Compartimentul resurse umane are ca principale sarcini stabilirea necesarului de

Activităţile din cadrul tuturor compartimentelor sunt coordonate şi controlate de către

Pagina 16 din 146

2.1.5. Aspecte privind evoluţia în perspectivă a societăţii comerciale JADER S.R.L.

Pagina 17 din 146

2.2. Prezentarea sistemului informaţional

2.2.1. Informatizarea – o caracteristică a economiei moderne

Pragul mileniului III este dominat de schimbările produse în planul informaţiei şi al

Pagina 18 din 146

Informaţia circulă quasi – instantaneu, indiferent de distanţă, şi poate fi stocată în

Tehnologiile informaţionale contribuie la apariţia simultană a “muzeului” şi

Asistăm, de asemenea, la apariţia unei duble concurenţe/ complementarităţi între

Pagina 19 din 146

Tehnologiile informaţionale conduc la o creştere spectaculoasă a complexităţii

Este vădit că, în condiţiile revoluţiei informaţionale, expansiunea şi circulaţia

Pagina 20 din 146

2.2.2. Sistemul informaţional al firmei

Un sistem informaţional este ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor, circuitelor

Pagina 21 din 146

Pagina 22 din 146

după provenienţă: informaţii exogene şi endogene;