Avantajele i dezavantajele unui sistem informaional de tip

ERP. Studiu de caz SC Subansamble Auto SA Piteti

Definiii ERP
Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) reprezint un complex de module (aplicaie
modular) software prin intermediul crora se obine integrarea tuturor informaiilor
disponibile ntr-o organizaie, cu scopul optimizrii resurselor disponibile ale acesteia.

Sistemul ERP este instrumentul software care faciliteaz integrarea tuturor informaiilor
dintr-o organizaie ntr-o platform unic. Scopul ERP este s asigure transparena datelor n
cadrul unei organizaii i s faciliteze accesul la orice tip de informaie util n desfurarea
activitii.

ERP reprezint sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea

tranzaciilor i facilitarea integrrii tuturor proceselor, din faza planificrii proceselor,
dezvoltrii produciei, pn la relaiile cu furnizorii, clienii sau ali parteneri de afaceri. ERP
este considerat expresia cea mai fidel a interdependenei dintre economie i tehnologia
informaional.

ERP este, la baz, un concept legat de managementul ntreprinderii care vizeaz

eficientizarea prin planificarea adecvat a resurselor, urmrire i replanificare. Din acest punct
de vedere, conceptul poate fi rupt de ideea de sistem informatic.

Din punct de vedere software, ERP reprezint software-ul destinat managementului

ntreprinderii, care ajut i controleaz sistemul managerial ERP. Un sistem ERP integreaz
din punct de vedere al datelor i al fluxurilor toate componentele operaiunilor de business.
ERP acioneaz n integralitatea organizaiei ca un instrument de asigurare a optimizrii
productivitii i de reducere la maxim a procedurilor de realizare a serviciilor unei organizaii
ntr-un sistem unificat. Introducerea unui sistem ERP pentru a nlocui dou sau mai multe
aplicaii independente elimin necesitatea unor interfee externe pentru a asigura buna
relaionare a aplicaiilor. Alturi de acest beneficiu fundamental, sistemele ERP ofer o serie
de avantaje suplimentare precum costuri de ntreinere reduse i o capacitate de raportare
crescut i eficient. Sistemele ERP conin i soluii de securitate informatic fiind astfel
protejat de atacuri externe.

n momentul actual, considerm c implementarea unor sisteme integrate de tip ERP, este n
msur s contribuie la eficientizarea activitii firmelor. Prin realizarea unor astfel de sisteme
se ofer firmei posibilitatea de a-i integra n cadrul noului sistem informatic a aplicaiilor
existente, alturi de noile aplicaii specifice domeniului n care i desfoar activitatea firma
respectiv.

Un accent deosebit s-a pus pe prezentarea unor alternative strategice n realizarea sistemelor
informatice de tip ERP i definirea tendinelor n evoluia sistemelor integrate, dei, dup
unele preri, aceast evoluie ar putea lua sfrit prin ncorporarea sistemelor ERP n ERM
Enterprise Resource Management. Astfel, acestea din urm sunt vzute ca viitor al
sistemelor ERP, adugnd avantajul integrrii perfecte dintre ERP i BPI Business Process
Integration. Tendinele principale relevate sunt patru i anume: dezvoltarea integrrii i a
flexibilitii, extinderea la aplicaii e-business, o mai larg cooperare cu noi utilizatori i
adoptarea tehnologiei Internetului.
Pn n 1998 marea majoritate a companiilor mari i foarte mari i-au instalat deja sisteme
ERP, astfel nct furnizorii acestora i-au redirecionat eforturile de marketing ctre companii
mijlocii (cu mai puin de 1000 de angajai). Acestea alctuiau o pia matur i profitabil.
Schematic, evoluia sistemelor ERP se prezint n figura nr.1.

Figura nr.1: Evoluia sistemelor ERP

Dintre problemele firmelor care pot fi rezolvate cu ajutorul soluiilor ERP, menionm:
Alocarea insuficient de fonduri pentru strategiile i iniiativele companiei;
Comunicarea ineficient a strategiilor i a iniiativelor companiei;
Lipsa de viziune i obiective clar definite;
Indicatori care nu stimuleaz suficient angajaii n realizarea obiectivelor;
Incapacitatea de a stabili i de a planifica cu exactitate cererea clientului.

ERP la nivel global

SAP are privilegiul de a fi una din cele mai mari companii din lume, n domeniul sistemelor
de tip ERP. JD Edwards i Oracle au i ele o baz impresionant de clieni, care este n
continu cretere. JDE deine 4700 de clieni n 100 de ri iar Oracle are 41.000 de clieni n
toat lumea. Istoria liderului mondial n domeniul ERP a nceput n anul 1972, cnd 5 ingineri
au pus bazele tehnologiilor SAP. n momentul de fa, sistemele ERP sunt n sinea lor nc o
inovaie eficient dar care este multiplicat de cteva ori cu ajutorul ultimelor invenii n
domeniul web. Astzi, ERP-ul este construit n strans legtur cu internetul pentru c
achizitorii din toata lumea s poat avea acces imediat i de oriunde la baza de date a
furnizorului lor, printr-un simplu click.

Printre gigantii ERP:

Microsoft
Acest gigant al lumii software deine un segment promitor pe piaa firmelor mici i mijlocii.
Firma a scos versiuni mbuntite n mod constant i sunt experi n dezvoltarea produselor
de tip software din punctul de vedere al vnztorului, care cunoate toate dificultile practice
ale prilor interesate. Au avut o abordare foarte liberal comparativ cu ceilali competitori,
tocmai pentru a fi mult mai compatibili cu utilizatorii. i mai multe inovaii vor duce
compania pe culmi mai nalte n piaa global. Cel mai mare avantaj al acestor soft-uri fcute
de Microsoft este c multe companii le vor prefera pentru c pot rula cu uurin n alte
aplicaii i platforme fcute de Microsoft, utilizate la nivel mondial.

Oracle
Oracle a ctigat atenie n momentul n care a achiziionat sistemul ERP People Soft, ns
au fost ajutai i de campania de mas foarte ncurajatoare fcut de Programul de dezvoltare
al Naiunilor Unite menit s creeze o mai bun contientizare a produselor lor. Compania
ofer i multe caracteristici foarte avantajoase i competitive pentru client, att pentru People
Soft ct i pentru Oracle.

SAP
Este un sistem ERP specializat pe rezolvarea problemelor tehnice i manageriale, motiv
pentru care rmne n continuare alegerea multor companii din lume. Acest sistem ajut
companiile s i redefineasc operaiunile de business. Unele caracteristici i avantaje ale
acestui soft sunt la acelai nivel cu standardele industriale, cu toate c unele se cer a fi
mbuntite pentru a fi compatibile cu utilizatorul final.

People soft
Acest sistem ERP ajut companiile s i raionalizeze activitile de HR ntr-o manier ct
mai uoar i eficient. Acest soft continu s fie un lider necontestat pe pia cnd vine
vorba de operaiuni n cadrul departamentului de resurse umane, oriunde n lume. Preluarea
acestui sistem de ctre compania Oracle nu a fcut dect s aduc un plus de clieni care au
acum access i la serviciile Oracle, ca rezultat al acestei fuziuni.

UPS
Acest sistem ERP are o caracteristic foarte important i anume poate lucra n combinaie cu
alte aplicaii precum SAP i Oracle. Acest lucru este foarte benefic deoarece adun beneficiile
mai multor sisteme i le pune n uz dup cerere.

Nevoia de sistem informatic de tip ERP Semnele c o companie are nevoie

de un sistem ERP

Existe multe semne care trdeaz nevoia de sistem ERP. ns cel mai important lucru de
stipulat n acest moment este faptul ca NU conteaz vechimea, mrimea companiei sau
domeniul de activitate. Un sistem ERP trebuie sa traseze fr echivoc procesele ce au loc n
cadrul companiei i sa le fac clare i uor de urmat de ctre toi utilizatorii. n acest fel,
sistemul ERP va pemite dezvoltarea companiei, creterea numrul de utilizatori sau
dezvoltarea regional sau global a companiei.
Un sistem ERP reprezint sistemul informatic care integreaz toate informaiile din cadrul
unei companii ntr-o singur baz de date. Indiferent c este vorba de recepii de marf,
managementul relaiei cu partenerii, calcul de salarii, oferte i comenzi, calcule de
profitabilitate sau foi de parcurs, toate aceste informaii se ntreptrund i particip n egal
msura la profitabilitatea companiei.
Este foarte important ca utilizatorii interni i externi sa aib acces controlat la informaiile de
care au nevoie pentru a asigura buna funcionare a proceselor de business.

Principalele semne ale nevoii de ERP sunt:

n cadrul companiei sunt utilizate mai multe aplicaii, de la mai muli furnizori, inclusiv foi
de calcul tabelar (XLS);
anumite documente sunt nregistrate de mai multe ori de ctre utilizatori diversi, ceea ce
duce la o supradimensionare a schemei de personal administrativ;
managementul nu are controlul asupra companiei, plngndu-se de furturi, lipsa de
eficien, pierderi de profit, etc;
rapoartele manageriale i informaiile vitale despre activitatea companiei sunt obinute cu
ntrziere; managerii folosesc diverse aplicaii ca sa-si calculeze singuri indicatorii;
dac informaiile importante circul ntre angajai i/sau departamentele firmei prin viu-grai,
telefonic, email-uri sau foi volante;
procesele de business sunt realizate cu ntrziere sau cu un consum extraordinar de timp de
ctre utilizatori, dei acetia sunt calificati;
nu se poate realiza dezvoltarea firmei, precum i deschiderea de noi activiti sau puncte de
lucru;
competiia utilizeaz deja sisteme i tehnic de calcul mai modern, care le reduce costurile
i le permite vnzri mai mari cu aceleai resurse;
managerii se implic n mod direct n activiti de verificare, corectare sau chiar operare de
informaii pentru c nu au ncredere n angajai i n modul lor de lucru.

Chiar dac compania dispune deja de un sistem ERP, pot exista urmtoarele nemulumiri care
s conduc la dorina de schimbare a acestuia:
Sistemul nu a fost implementat corect i deci apar probleme de integrare a informaiilor (se
opereaz n continuare n mai multe aplicaii sau de mai multe ori);
Firma de software furnizoare nu este dispus s fac adaptri, modificri de care clientul
final are nevoie;
Costuri foarte mari de ntreinere, pentru upgrade i service software sau pentru achiziia de
noi licene sau de modificri ale sistemului;
Firma nu asigur un suport tehnic adecvat: nu are specialiti competeni, nu se rspunde la
solicitri sau rspunde ntr-un interval de timp nerezonabil.

Achiziia sistemului ERP trebuie s fie un compromis ntre beneficiile obinute prin
valorificarea funcionalitilor sistemului informatic i bugetul alocat pentru achiziia
licenelor i implementarea sistemului informatic. Este un compromis foarte delicat, n care
trebuie inut cont i de viziunea i strategia pe termen mediu i lung a companiei.
Exemplu: n cazul n care este implementat corect, un ERP, prin abordarea sa integrat,
poate aduce beneficii deosebite companiei respective. Pentru a ilustra utilitatea deosebit a
programelor ERP se prezint o situaie care ilustreaz ceea ce se ntmpl n lipsa ERP
comparativ cu situaia existenei implementrii acestuia. De exemplu, n mod clasic, comanda
unui client, chiar si n cazul n care este primit electronic, va trece din Inbox n Inbox pe la
mai multe birouri, acest lucru genernd ntrzieri n prelucrare sau chiar si rtciri ale
acesteia. De asemenea, niciun angajat din companie nu poate spune cu adevrat care este
stadiul respectivei comenzi la un anumit moment, deoarece cei de la departamentul financiar
nu au cum s intre in sistemul informatic al celor de la depozit, de exemplu, si nici invers nu
este posibil. Sistemul ERP nlocuieste vechile programe informatice de la depozit, producie,
financiar, resurse umane cu un singur sistem integrat, divizat n mai multe module ce
aproximeaz funcionalitile vechilor programe. Fiecare departament lucreaz cu propriile lui
programe, numai c diferena este c acestea sunt conectate ntre ele, fcnd posibil de
exemplu ca cei de la financiar s interogheze sistemul de la depozit pentru a vedea dac o
comand a fost onorat sau nu.
La nceputul anilor 90, sistemele ERP aveau o construcie monolitic, dar ntre timp
productorii acestora le-au fcut din ce n ce mai flexibile si mai modularizabile, fiind posibil
pentru o anumit companie s instaleze de exemplu doar modulele pentru financiar si pentru
resurse umane si s lase restul departamentelor pentru mai trziu. Scopul declarat al
sistemelor ERP este de a mbunti activitile corespunztoare etapei dintre obinerea unei
comenzi de la un client si emiterea facturii pentru acea comand precum i plata ei, etap
cunoscut sub numele de fulfillment process. Din acest motiv, ERP se mai numete i
back-office software. n general, nu exist preocupri legate de partea de vnzare a
produselor, (dei exist mai muli furnizori de ERP care au dezvoltat module de CRM -
Customer Relationship Management pentru acest lucru), ci de optimizarea traseului unei
comenzi primite de la client pn cnd aceasta va fi onorat. Atunci cnd un reprezentant al
serviciului de relaii cu clienii introduce comanda n sistemul informatic, el va avea n acest
fel acces la toate informaiile necesare i anume:
suma maxim cu care poate fi creditat clientul, informaie ce poate fi preluat de la
departamentul financiar;
istoricul comenzilor pentru respectivul client, tot de la departamentul financiar;
nivelul stocurilor, de la depozitul firmei;
posibilitile de transport, de la modulul de logistic.
n cazul n care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil costurile
companiei i poate accelera procesul transformrii unei comenzi primite de la un client ntr-o
factur corespunztoare.Comunicaiile ntre departamentele companiei sunt mult mbuntite.
De asemenea, deoarece angajaii diferitelor departamente au acces la datele altor
departamente, pot fi luate decizii mai pertinente, i clientul va fi mai bine servit.
Sistemul acoper toate segmentele din activitatea unei afaceri (Fig. 2):
- gestiunea achiziiilor
- gestiunea stocurilor (cu mecanisme avansate de previzionare a acestora)
- planificarea produciei (de la sisteme simple de microproducie pn la sisteme avansate de
lansare a produciei in baza comenzilor)
- gestiunea clienilor i furnizorilor (cu urmrirea fluxurilor cerere de ofert, ofert, factur
proform, comand, livrare, decontare)
- gestiune financiar i contabilitate
- gestiunea centrelor de profit sau de cost, resurse umane, parc auto, etc.

Fig. 2: Modulele unui sistem ERP

Avantajele sistemelor ERP

mbuntirea relaiilor dintre clieni i furnizori, prin realizarea unui lan de comunicare
mult mai eficient;
Reducerea costurilor produciei i stocurilor;
Planificarea integral a resurselor ntreprinderii;
mbuntirea global a productivitii;
Maximizarea profitului, prin flexibilitate i reactivitate sporit la cerinele pieei.
Cel mai important avantaj pe care l prezint un ERP este reducerea costurilor i a timpului
pierdut cu diverse proceduri. ns, pentru o mai bun nelegere a avantajelor i dezavantajelor
unui ERP, acestea trebuie discutate pentru fiecare departament n parte, iar ele pot s difere de
la o industrie la alta.
Producie accelerarea ntregului proces de planificare i producie;
Distribuie si vnzri accesarea rapid a informaiilor cu privire la statusul comenzilor;
Transport efectuarea formalitilor de tranzit prin tranzacii online;
Raportarea la nivelul ntregii companii, rapoartele se elaboreaz mult mai uor, cu acces
rapid la informaiile necesare;
Administrativ Personalul din contabilitate poate procesa tranzaciile financiare efectuate n
producie sau alte departamente fr urmrirea permanent a acestora;
Servicii clieni permite servirea eficient a clienilor prin rspunsuri prompte i
posibilitatea umririi comenzilor acestora;
Baze de date devin mult mai uor de folosit i nltur ambiguitile;
La nivel general ERP-ul asigur o rapiditate mai mare n procesarea informaiilor i reduce
birocraia. Este potrivit pentru operaii globale deoarece depete jargonul folosit n diverse
ri, acoper multe conversii de moned, standarde contabile specifice i ofer mai multe
faciliti lingvistice.

Dezavantajele sistemelor ERP

n ciuda avantajelor extraordinare ale sistemelor ERP, acestea au limitele lor deoarece
implementarea unui astfel de sistem presupune o investiie exorbitant de timp i resurse
financiare, cu att mai mult cu ct beneficiile menionate nu vin de la sine. Pentru a atinge
acel nivel de eficien pe care un ERP este capabil sa l ofere, acesta trebuie implementat i
utilizat conform unor reguli stricte, din care nu lipsete training-ul continuu al angajailor.
Mai mult, n era informaiei, n care totul se mic cu rapiditate, timpul necesar pentru
implementarea i formatarea unui astfel de sistem poate uimi chiar i cei mai rbdtori ochi.
n acest interval de timp, foarte muli angajai trebuie s se desprind de activitile zilnice i
s urmeze training-uri, ceea ce deregleaz n mod cert bunul mers al organizaiei, existnd
riscul de reducere vizibil a potenialului de business pentru firma respectiv, n perioada de
implementare a sistemului.
De asemenea, exist un risc foarte mare ca informaiile disponibile n sistem s ajung n
mna persoanelor nepotrivite, care fie nu tiu s le utilizeze, fie le utilizeaz n scopuri, altele
dect cele ale firmei implementatoare, fcnd astfel dificil sau chiar imposibil securitatea
informaiei.
Pe scurt, sistemele ERP ajut la integrarea datelor ntr-o organizaie, utiliznd o platform
comun. Scopul acestora este nu numai s asigure transparen dar i s faciliteze urmrirea
comenzilor i livrrilor. Cnd o companie atinge acest nivel n utilizare a unui ERP, atunci cu
siguran i va vedea beneficiile, ns pentru asta este nevoie de o planificare intens, de
elaborarea unor strategii bine definite nainte de a incepe implementarea.

Studiu de caz:
Implementare abas ERP la SC Subansamble Auto SA Piteti

SC Subansamble Auto SA Piteti, parte a grupului GIC (Grupul Industrial Componente)

reprezint unul dintre cei mai importani productori de componente auto. Pentru a-i
eficientiza, controla i dezvolta afacerea a implementat abas ERP.
Soluia a permis automatizarea fluxurilor de producie, achiziie i vnzare, interfaarea prin
EDI cu partenerii, asigurnd o mai bun planificare a proceselor de business.
Din februarie 2011 Subansamble Auto SA Piteti utilizeaz abas ERP.
Despre Subansamble Auto SA
Compania, cu un numr de 250 angajai, avnd o experien de peste 30 de ani n prelucrarea
metalelor i a materialelor plastice are ca principali clieni: Dacia-Renault, Ford, Lear, Valeo,
Yazaky, Faurecia, Caterpilar, Johnson Controls, etc.

Complexitatea afacerii
n industria auto, piesele i furnizarea de servicii de ntreinere a acestora trebuie s respecte
standardele ridicate de reglementare pentru asigurarea calitii, siguranei i performanei.
Compania gestioneaz o reea complex de furnizori i clieni i mbuntete n fiecare an
procesul de producie prin creterea standardelor de calitate.

Situaia iniial
Pn la implementarea aplicaiei, softul utilizat nu putea sprijini eficient toate operaiunile
organizaiei, era greoi i costisitor n operare i ntreinere cu extinderea organizaie i
nevoile, fapt ce a dus la cutarea unei soluii care s fac fa cerinelor din industria auto
(EDI, etichetare, scanare, gestionare loturi) i care s prezinte costuri competitive de liceniere
i ntreinere.

Silviu Badea, Deputy Manager spune: Am crescut pn la un punct n care avem nevoie s
analizm n detaliu procesele noastre de afaceri pentru a obine cele mai bune randamente de
productivitate din resursele firmei. Mai mult, am vrut s gestionm eficient reaciile noastre la
doleanele clienilor i la schimbrile mediului economic. Ne-am dorit s realizm aceste
obiective fr a provoca ntreruperi n fluxurile de lucru.

Soluia
Dup discuia avut cu managementul firmei, s-au identificat o serie de puncte critice n
activitatea organizaiei:
Interfaarea automat prin EDI cu partenerii companiei;
Gestionarea FIFO a stocului;
Etichetarea stocului utiliznd coduri de bare generate intern;
Creterea performanei operaionale prin utilizarea scanerelor;
Trasabilitatea stocului i gestionarea loturilor;
Urmrirea facil a rezultatelor financiare i a costurilor;
Controlarea eficient a fluxului operaional;
Eliminarea greelilor de operare;
Implementarea unei soluii care s nu ntrerup activitatea curent.

Toate aceste aspecte au generat nevoia adoptrii unei noi soluii ERP. S-a decis
implementarea, soluie consacrat n industria auto, implementat la peste 2500 de clieni la
nivel mondial. Securitatea investiiei, istoricul i implicarea furnizorului ERP n dezvoltarea
soluiei au fost i ele atent analizate atunci cnd s-a decis alegerea abas ERP.
Beneficii dup implementare
Integrarea tuturor proceselor n cadrul organizaiei;
Planificarea i monitorizarea activitii de producie;
Planificarea avansat a aprovizionrii i vnzrilor;
Integrarea EDI cu Dacia-Renault i Ford;
Reducerea riscului de eroare n operarea stocurilor (prin utilizarea metodei FIFO, a
etichetrii i a scanrii);
Optimizarea proceselor de aprovizionare, vnzare i producie;
Reducerea costurilor operaionale;
Reducerea timpului i a riscului de operare;
Monitorizarea parametrilor de eficien, ncrcare a utilajelor i SDV-urilor;
Introducerea i gestionarea centralizat a contractelor;
Acces rapid la informaii financiare consolidate;
mbuntirea procesului de asigurare a calitii;
mbuntirea managementului prin acces n timp real, la o singur surs de informaii;
Creterea gradului de control al activitilor companiei prin monitorizarea atent a
costurilor.

Concluzii

Un sistem ERP integreaz ntr-o singur baz de date informaiile i modul de lucru specific
tuturor departamentelor i funciilor dintr-o companie, asigurnd astfel un mediu de lucru
propice pentru atingerea obiectivelor strategice.
ERP este o industrie care pn acum a artat numai aspecte de viitor, iar acest lucru nu pare s
se opreasc aici. O companie nu trebuie s se ngrijoreze referitor la outsourcing sau avansul
tehnologic deoarece, n oricare din aceste cazuri un sistem ERP poate fi uor adaptat i
implementat numai n acele activiti ale firmei unde este nevoie de el.
Fr ndoial c acesta este un proces complex i implementarea unui ERP cere mult
meticulozitate, grij i profesionalism, ns odat implementat, acest sistem poate fi folosit pe
toata durata de via a companiei, cu eventuale mbuntiri generate de progresul tehnologic
i al sistemelor.
Implementarea unui sistem ERP are un impact major asupra gestionrii afacerii, ajut n
structurarea deciziilor de management prin furnizarea de rapoarte cu un grad foarte ridicat de
acuratee, timp de rspuns rapid, dar i un mod de organizare relaional al datelor. Decizia
final care sprijin implementarea unui sistem ERP este o decizie strategic.
 Bibliografie

1.Fotache, D., Hurbean, L. Soluii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor ERP,
Editura Economic, Bucureti, 2004, pag. 16
2.Re Moreno-Doru Contribuii la conceperea, proiectarea i implementarea unui sistem
informatic integrat de tip ERP n cadrul unei firme din domeniul industrial, Universitatea
BABE-BOLYAI Cluj-Napoca, 2010
3.Pernille Kraemmerand, Charles Moller, Harry Boer ERP implementation: an integrated
process of radical change and continuous learning, Production Planning & Control, Vol.14,
No.4, June 2003, 338-348
4..http://documents.tips/documents/erp5571f93f49795991698f246e.html
5. http://www.sistec.ro/wp-content/uploads/2014/10/Subansamble-abas-ERP.pdf
6. http://www.aut.upt.ro/staff/diercan/data/PIPPS/curs-01.pdf