Sistemul ERP si CRM

Raiffeisen Bank

ERP (Enterprise Resource Planning):

ERP este un acronim al Enterprise Resource Planning (Planificarea Resurselor

Intreprinderii) si se refera la un software pentru sectorul de business, conceput pentru a inregistra
și administra datele unei firme. Desi de multe ori este asociat doar cu functia de contabilitate,
acesta integreaza de fapt toate procesele diverse care sunt esentiale pentru administrarea unei
afaceri (precum achizitiile, inventarierea, managementul comenzilor, contabilitatea, resursele
umane, managementul relatiei cu clientii si altele) intr-un singur sistem complet pentru a
simplifica procesele si a accelera transferul de informatii din intreaga firma.

Principalele caracteristici ale unui sistem ERP:

 Organizeaza procesele si activitatile de afaceri punand la dispozitie informatii rapide,

concrete si concise;
 Are abilitatea de a se adapta rapid la schimbarile permanente ale mediului comercial cu
intreruperi minime ale activitatilor companiei;
 Ofera o interfata de utilizare moderna care va creste productivitatea prin scutirea timpului
de lucru aferent operarii;
 Va sprijini luarea deciziilor manageriale pe baze unor informatii inteligente oferite in
timp real;
 Prin achizitia unui ERP, investiti in instrumente inovatoare, usor de folosit, adoptati
tehnici de afaceri moderne si imbunatatiti randamentul afacerii;
 Prin utilizarea unui ERP ramaneti in top intr-un mediu de afaceri competitional si mereu
schimbator;
 Compania dumneavoastra va avea de castigat prin utilizarea aplicatiei, scutind resurse si
timp si reducand costurile;
  Cu ajutorul unui ERP puteti obtine rezultate masurabile: atributiile dumneavoastra sunt
indeplinite cu minim 40% mai repede decat timpul necesar altor sisteme;
 Activitatile vor fi executate intr-un mod mai rapid si mai linistit ca rezultat al utilizarii
interfetei usor de accesat, mecanismelor incorporate pentru planificarea activitatilor si
pentru functionalitatea si controlul fluxului de lucru;
 Informatia va fi prezentata intr-un format gata de utilizat, conform necesitatilor
personalului care utilizeaza aplicatia. Solutia ERP inglobeaza de asemenea si scenarii de
business intelligence gata de utilizat. Prin urmare, si aspectele problematice dar si
posibilitatile de dezvoltare vor fi mai usor de identificat si de actionat asupra lor;
 Activitatea dumneavoastra comerciala va dobandi flexibilitatea si energia necesara in
vederea utilizarii pe deplin a activitatii si va creste;
 Comunicarea intre companie si clienti va deveni mai rapida si mai eficienta;

Cum functioneaza un ERP:

In esenta, elementul de baza al tuturor sistemelor ERP il reprezinta o baza de date

comuna care sustine functii multiple realizate de diferite departamente ale afacerii. In mod
practic, asta inseamna ca angajatii tai cu atributii diferite – spre exemplu, contabilitate si vanzari
– se pot baza pe aceleasi informatii pentru nevoile lor specifice. Astfel, ERP poate eficientiza
munca salariatilor tai si le poate oferi posibilitatea de a lua mai rapid deciziile prin
interconectarea compartimentelor din cadrul afacerii tale. De asemenea, un astfel de software
ajuta la eliminarea etapelor si proceselor redundante, reducand semnificativ costurile afacerii. In
plus, software-ul ERP confera un grad inalt de automatizare si de sincronizare a raportarilor. In
loc sa fie nevoie ca angajatii tai sa se ocupe de baze de date si foi de calcul separate care mai
apoi trebuie imbinate pentru a genera raportarile, un sistem ERP permite personalului sa extraga
informatii si rapoarte dintr-un singur sistem integrat. Spre exemplu, daca fiecare comanda de
vanzari ar ajunge automat in sistemul financiar fara nici o procesare manuala, responsabilii cu
managementul comenzilor le-ar putea prelucra cu o mai mare rapiditate si acuratete, iar

personalul financiar-contabil la companiei tale ar putea preda situatiile financiare mai repede.
 Functiile unui ERP:

In mod concret, un sistem ERP indeplineste urmatoarele functii in administrarea unei

intreprinderi:
 ofera in timp real o imagine globala a datelor, permitand organizatiilor sa faca fata in mod
proactiv provocarilor si oportunitatilor; pentru a putea beneficia de toate avantajele ERP, acest
sistem ar trebui sa fie complet integrat in toate aspectele afacerii tale: relatia cu clientii,
planificarea, productia si distributia
 imbunatateste conformitatea financiara cu standardele regulatorii si reduce riscurile
 automatizeaza procesele de baza ale afacerii (comenzi, aprovizionare, plati, etc.); prin
automatizarea proceselor de business, ERP le face mai eficiente, mai rapide si cu un risc mai
redus de eroare. De asemenea, utilizarea sistemului scuteste angajatii tai de sarcini solicitante
precum analiza de date
 perfectioneaza serviciul cu clientii prin oferirea unei baze de facturare si de inregistrare a
istoricului relatiei cu acestia
 protejeaza datele esentiale ale afacerii prin stabilirea unor roluri bine definite si prin
crearea unui acces securizat
 faciliteaza planificarea sarcinilor de lucru atat pe baza comenzilor existente, cat si in
concordanta cu previziunile care se pot realiza
 transforma datele existente in informatii relevante pentru luarea deciziilor. Analizele din
sistemul ERP ar putea permite crearea unor rapoarte financiare si de calitate, precum si realizarea
de analize asupra performantei organizatiei pe care o administrezi sau conduci.

De ce sa utilizezi un soft ERP?

Desi introducerea unui ERP devine necesara in etapele de expansiune ale afacerii, este
evident ca un sistem ERP are potentialul de a imbunatati eficienta.
Vei sti ca ai nevoie de un ERP daca:
 ai deja mai multe tipuri de produse software pentru diferitele functii (contabilitate,
vanzari, relatii cu clientii etc.) sau gestionarea informatiilor in fisiere tip Excel nu mai este
eficienta;
 in ciuda volumului mare de informatii de care dispui, nu poti avea acces cu usurinta la ele
– fie nu stii unde sunt localizate, fie este nevoie de procesarea lor;
 contabilitatea si managementul financiar al fimei tale vor ocupa din ce in ce mai mult
timp si devin mai dificile;
 ai dificultati in gestionarea vanzarilor si clientilor, din cauza volumului ridicat de
informatii care trebuie procesate rapid si gestionate simultan;
 sistemul IT pe care il detii nu iti mai satisface nevoile.

CRM (Customer Relationship Management)

Administreaza mai eficient relatia cu clientii companiei tale! Compania pe care o conduci
s-a dezvoltat, activitatea si numarul de clienti a crescut, ai mai multe informatii, dar si mai multe
relatii de administrat. Zi de zi fiecare dintre noi folosim telefonul laptopul si internetul pentru a
mentine legatura cu clientii, stocand neorganizat informatii disparate (e-mail, baza de date,
agenda etc.), in mai multe locuri si pe mai multe dispozitive. Aceasta modalitate de lucru
functioneaza daca detii o afacere de dimensiuni reduse. Dupa un anumit punct insa, pot aparea
probleme din cauza fragmentarii informatiei si a numarului marit de persoane ce au nevoie de
aceasta.

Ce este CRM?

Atunci cand vrei sa gestionezi mai bine relatia cu partenerii tai de afaceri, solutia poate fi
implementarea unui software de tip CRM. Asa cum o sugereaza si numele (Customer
Relationship Management), solutiile CRM au fost dezvoltate initial pentru a sustine si dezvolta
relatiile cu clientii. In timp, insa, acestea au devenit tot mai complexe, integrand functii care
permit nu doar gestionarea contactelor, ci si a vanzarilor, marketingului, punctelor de vanzare si
alte aspecte ale managementului operational, printr-o singura interfata.
 Figura 1.
Avantajele CRM

Avantajele utilizarii CRM sunt legate tocmai de faptul ca poate integra automat
informatiile din diferite surse (contabilitate, vanzari, marketing si PR) fara efort suplimentar din
partea utilizatorilor, oferind companiei pe care o administrezi, posibilitatea de a gestiona eficient
procesul de vanzare, in toate etapele, de la prospectare, abordare, ofertare, negociere, contractare,
vanzare etc.

Planificarea achizitiei

Daca vrei sa stii ce solutie CRM se potriveste afacerii tale, este bine ca inainte de
achizitie sa analizezi urmatoarele aspecte:
 cum gestionezi in prezent relatia cu clientii si, in general, activitatile de vanzare
 cate persoane vor accesa aplicatia cu informatii despre clienti
 ce fel de informatii si activitati sunt cele mai importante pentru a realiza vanzari in cadrul
companiei
 cat de urgenta este nevoia unui astfel de sistem
 nu in ultimul rand, ce buget esti dispus sa investesti pentru asta.

ROI(Fezabilitatea economica a proiectului)

Fezabilitatea economică a proiectului este dată în principal de rata de recuperare a

investitiei (ROI-Return On Investment) şi reprezintă analiza deciziei de inveştiţie a unor
sume importante într-un sistem nou.
 Figura 2. Configuraţia unei echipe ERP
Dată fiind complexitatea problemei, este necesară elaborarea, de către echipa de
proiect sau de către un expert extern, a unui studiu preliminar, care să investigheze cerinţele
complete de informatizare la nivelul tuturor proceselor organizaţiei, să identifice soluţiile
posibile de a satisface aceste cerinţe, necesarul de resurse, costuri, avantaje, precum şi
fezabilitatea proiectului. În funcţie de obiectivele abordate, fezabilitatea poate fi organizaţională
(se canalizează asupra modului în care sistemul informatic propus atinge obiectivele
organizaţiei), economică (pune accentul pe costurile şi beneficiile sistemului propus în relaţie cu
costurile dezvoltării şi operării sale), tehnică (tratează necesităţile hardware şi software, precum
şi modul în care acestea pot fi achiziţionate în condiţii de calitate, eficienţă şi timp) şi
operaţională (analizează dacă managerii de procese, angajaţii, furnizorii, clienţii, partenerii de
afaceri etc., pot opera, utiliza sistemul propus).
Studiul de prefezabilitate trebuie să identifice şi să propună inclusiv o listă de soluţii
fezabile pentru implementarea unui sistem ERP, pornind de la o evaluare a produselor existente
pe piaţă şi alegerea unor variante care răspundă cel mai bine nevoilor organizaţiei, funcţie de:
modulele funcţionale incluse; poziţionarea pe piaţă şi experienţa furnizorului; costul sistemului.
In acest sens, de un mare ajutor vă poate fi Comunitatea ERP care va pune la dispoziţie
instrumente de analiză comparativă a soluţiilor/produselor ERP existente pe piaţă, respectiv a
datelor despre producătorii/dezvoltatorii acestor sisteme, precum şi date despre consultanţii
independenţi.

TCO (Total Cost of Ownership)

TCO (Total Cost of Ownership)

◦ costuri de analiză a afacerii,
◦ costuri de personalizare a aplicaţiei,
◦ licenţa modulelor,
◦ cerinţele tehnice ale aplicaţiei (licenţe de utilizatori, investiţii hard)
◦ întreţinerea acesteia (armonizarea cu legislaţia locală, suport tehnic)
Cost licente si configurari software aditional
Costuri suplimentare rezultate din noi necesitati sau rezolvari la problemele clientului
 Sistemele ERP si producatorii lor sunt incadrati de obicei in doua niveluri de
pret/performanta. Nivelul 1 include cele mai mari sisteme si cei mai renumiti producatori, care
deservesc cele mai mari companii. SAP si Oracle sunt cei mai mari dintre cei mari. Nivelul 2 este
cel pentru firmele medii si mici. Synapsa Cloud ERP face parte din aceasta categorie. Preturile
acestor sisteme variaza bineinteles in functie de categoria de referinta.

Costurile de implementare

Pretul software-ului este doar o parte din costul total al unui sistem ERP. Urmand o
regula obisnuita, putem spune ca pretul pentru software este de 30% din costul total, pretul
pentru hardware ar putea fi de inca 20% iar restul de 50% din total merge la serviciile de
implementare, conversia datelor si instruirea utilizatorilor. Bine-nteles ca aceste procente pot
varia, dar esentialul este urmatorul: nu software-ul constituie ponderea investitiei ci mai putin de
jumatate - in unele cazuri poate ajunge chiar pana la 10% din total.
Cu cat este mai complexa o solutie, cu atat va fi mai costisitoare implementarea.
Producatorii si/sau integratorii considera aceasta problema foarte provocatoare si incearca prin
diverse metode sa simplifice procesul - cu mai mult sau mai putin succes. E suficient sa spunem
ca sistemele mai putin complexe necesita o implementare mai usoara, mai scurta si mai ieftina.

TCO (Total Cost of Ownership)

Costul unui sistem ERP trebuie vazut in contextul timpului de la punerea in folosinta si
pana la incetarea utilizarii, ca si cost total de exploatare. Sa consideram costul total pentru
software, hardware si implementare, plus alte operatiuni, suport si intretinere, pentru o perioada
rezonabila de utilizare (cel putin 5-7 ani). Majoritatea furnizorilor de sisteme ERP percep o taxa
de mentenanta anuala in valoare de 18-20% din pretul de achizitie - si de obicei merita toti banii.
Un contract de mentenanta va asigura beneficiarul cu suport continuu (telefonic si web-
based), servicii de reparatii ale disfunctiilor (bug-fix), actualizari ale sistemului pentru a fi in
concordanta cu legislatia si notatile tehnologice din industria IT.
SaaS (Software as a Service)

Anumiti furnizori de sisteme ERP ofera si posibilitatea utilizarii acestora in regim SaaS
(Mnemos Synapsa este disponibil si in aceasta meniera). SaaS este o modalitate de utilizare a
sistemului pe baza unui contract de abonament lunar sau anual. Acesta nu necesita licentiere si
nici costuri pentru hardware sau sisteme de operare, dar costul anual sau lunar va fi mai mare
decat costul de mentenanta in cazul licentierii. TCO este de analizat si in aceasta situatie pentru a
vedea care din cele doua metode de utilizare este cea preferabila.