ANALIZA SISTEMELOR INFORMATIONALE

I ANALIZA SISTEMULUI

1. IDENTIFICAREA PROIECTULUI

1.1. Definirea misiunii, obiectivelor si a strategiei organizationale a firmei S.C. CF Moldova S.A.

1.1.1. Misiunea

Misiunea firmei este de a executa lucrari de constructii,

montaj si reparatii
capitale in domeniul cailor ferate, drumuri, poduri, constructii civile,
constructii industriale si hidrotehnice, precum si pentru terti, atat in tara cat
si in strainatate.

1.1.2. Obiectivele

1. Mentinerea ritmului de reutilare a bazei tehnice a societatii

(mijloace de

transport, utilaje de mica mecanizare si mare mecanizare) in scopul cresterii

productivitatii si calitatii lucrarilor.

2. Identificarea de noi clienti (atat regii cat mai ales privati)

pe actuala raza

a societatii.

3. Initierea de actiuni de promovare

si parteneriat pentru a extinde raza de

activitate atat la nivel regional cat si pe pietele de constructii externe.

4. Promovarea actiunilor de crestere a increderii clientilor in

capacitatea si potentialul firmei, de imbunatatire a imaginii companiei, de
reclama pentru produsele si serviciile firmei.

5. Implementarea de proiecte pilot pentru a studia o eventuala

reorganizare a companiei, bazata pe centre de profit.

6. Implementarea la toate nivelurile, a sistemului de management

bazat pe standardul ISO 9002/2000 si achizitionarea unui program
informatic al firmei S.C. TOTAL SOFT S.A. Bucuresti numitCharisma.

7. Reducerea costurilor de productie precum si a cheltuielilor

generale la toate nivelurile societatii.
 8. Implicarea directa cu nominalizarea responsabilitatilor, a
conducerii de la toate nivelurile in reducerea cheltuielilor directe si
indirecte.

9. Imbunatatirea activitatilor de analiza financiara pentru a permite

actiuni corective ale costurilor in timp de reactie util.

10. Continuarea demersurilor pentru reesalonarea restantelor de plata

la toate taxele datorate statului, efectuarea de plati preponderent pentru
plata impozitelor curente.

11. Executia de lucrari prin diferite forme de compensare cu bugetul statului, pentru a diminua
presiunea fiscala asupra societatii.

12. Continuarea actiunii de mobilizare a membrilor PAS pentru

participarea activa de privatizare a companiei.

1.1.3. Strategia

Strategia de crestere consta in extinderea semnificativa a volumului

de activitate. Din cele trei strategii de crestere la S.C. CF Moldova S.A. se
manifesta strategia concentrarii prin adaugarea unor noi segmente de
piata (hale industriale cu toate dotarile aferente instalatii, pod rulant,
linii ferate de incinta; casute din lemn de vacanta sau utilizare
permanenta)

Strategia concurentiala (de afaceri)

Diferentierea produselor sau serviciilor prin: calitate; promptitudine, corectitudine si competenta

pentru servicii; durabilitate, functionalitate si siguranta produselor.

1.2. Descrierea organizarii intreprinderii

1.2.1 Obiect de activitate, relatii cu partenerii de afaceri

S.C. CF MOLDOVA S.A. isi are sediul central in orasul Iasi (Soseaua
Nationala, Nr.5) , din regiunea Moldova, regiune cu o dezvoltare economica
relativ scazuta. Activitatea de prestare a serviciilor se desfasoara pe piata
interna, cu precadere in zona Moldovei.

Societatea este structurata in 6 subunitati, astfel:

Santierul 61 Iasi specializat in lucrari civile, industriale, drumuri,

autostrazi, poduri rutiere si feroviare, consolidare terasamente, linii C.F.
De asemenea are in componenta si un lot de instalatii sanitare, electrice,
incalzire termica, ventilatie ce actioneaza pe intreaga zona a societatii;

Santierul 62 Campulung Moldovenesc constructii feroviare, lucrari

civile, consolidari, poduri, consolidari terasamente si versanti;

Santierul 63 Roman specializat in constructii feroviare, edilitare,

consolidari poduri, terasamente si versanti, lucrari civile;
 Santierul 64 RK Iasi specializat in lucrari, reparatii capitale si
intretineri cai ferate;

Santierul 65 Iasi instalatii, centralizari electrodinamice, linii contact,

linii telefonice (executie, intretinere, reparatii, conectari retele si
echipamente);

Sectia de Utilaj si Transport (SUT CF) prestari servicii cu utilaje de

constructii si mijloace de transport auto sau CF, intretinerea si repararea
acestora, extragerea si valorificarea produselor de balastiera.

S.C. CF Moldova S.A acopera urmatoarele domenii de

activitate:
Constructii civile, industriale, agrozootehnice, edilitare si consolidari
cladiri;

Cai ferate, constructii conexe CF (triaje, depouri, canale revizie, turnuri de

control);

Consolidare terasamente si versanti, lucrari de regularizare albii, con

structii hidrotehnice;

Constructii si reabilitare drumuri, poduri, autostrazi;

Constructii radiorelee, turnuri televiziune, centrale telefonice;

Instalatii semnalizari si automatizari feroviare;

Instalatii termice, tehnologice, electrice, sanitare, climatizare;

Canalizari si aductiuni de apa;

Productie de betoane, prefabricate si agregate-balastiera si cariera;

Activitati de transport, service si reparatii auto.

Aparand pe calea constructiilor noi si noi solicitari, atat in

planul volumului cat si in planul calitatii S.C. CF Moldova S.A. si-
a imbunatatit constant oferta insusindu-si cu temeinicie executia
urmatoarelor tipuri de lucrari suplimentare:

blocuri de locuinte;

camine de elevi, camine studentesti sau de pensionari;

spitale;
 complexe alimentare;

cladiri administrative;

sali de sport sau de spectacole;

turnuri RTV;

cladiri agrozootehnice;

hangare si piste de aeroport;

regularizari albii de rauri;

cai rutiere;

aductiuni de apa.

Este de mentionat faptul ca pentru toate tipurile de cladiri S.C.

Constructii Feroviare este capabila si autorizata sa execute toate instalatiile
necesare unei bune exploatari (instalatii electrice, sanitare, de incalzire, gaze
de ventilatie, telefonice).

In cursul ultimilor doi ani societatea si-a diversificat si mai mult activitatile, fiind capabila in
prezent sa execute lucrari de reabilitari drumuri nationale si casute din lemn de vacanta sau utilizare
permanenta.

Analiza activitatii firmei s-a realizat prin urmatoarele patru aspecte:

furnizorii firmei S.C. CF Moldova S.A sunt impartiti in doua

categorii: furnizori de materiale(ciment, beton, traverse de cale ferata,
sine, lemn, piatra sparta, balast, armaturi, prefabricate etc.); furnizori de
servicii (utilitati - energie electrica, apa etc.); subantreprenor la contracte
de subantrepriza

clientii sunt reprezentati prin: clienti productie de baza (beneficiari ai

lucrarilor de constructii, reparatii capitale, amenajari drumuri); clienti ai
productiei auxiliare (clienti vanzari materiale);debitori (cei care au
inchiriat spatii)

barierele de intrare pe piata sunt relativ putine

Societatea Comerciala Constructii Feroviare Moldova S.A.

Iasi face parte din categoria firmelor mari, de traditie in regiunea istorica
Moldova, fiind un lider recunoscut al pietei constructiilor feroviare, dar si cu o
buna orientare spre alte categorii de constructii. Aceasta pozitie s-a obtinut
printr-o flexibilitate organizatorica buna, dotare Si logistica superioara. Tinta
firmei este confirmarea pozitiei de lider regional pe intreaga piata a
constructiilor iar viziunea firmei este de a atinge nivelul de excelenta in
afaceri. S.C. CF Moldova S.A. are un sistem de asigurare a
calitatiicertificat ISO 9002.
 In domeniul calitatii firma si-a propus o serie de obiective, cum ar fi:

- imbunatatirea continua a calitatii tuturor produselor si serviciilor, pentru a

satisface cerintele si asteptarile fiecarui client;

- minimizarea cheltuielilor interne si sporirea profitului;

- situarea in pozitia cea mai favorabila in raport cu concurenta.

Se pune accent pe durabilitatea, functionalitatea si siguranta

produselor societatii, cat si pe promptitudinea, corectitudinea si competenta
pentru servicii.

In domeniul protectiei mediului strategia S.C. CF Moldova S.A. este

orientata spre aplicarea noilor tehnologii, care sa fie nepoluante si pe
utilizarea materialelor de calitate, certificate si garantate, care sa asigure la
standardele europene securitatea ecologica si sanitara a utilizatorilor
produselor firmei. Firma promoveaza o politica de conservare a resurselor, de
utilizare a mijloacelor si utilajelor performante, cu consumuri reduse de
energie si combustibil, cu nivel de zgomot redus. Se are in vedere reciclarea
celei mai mari parti a deseurilor rezultate, restul fiind transportate si
depozitate in conditii sigure pentru mediu.

S.C. CF Moldova S.A. este furnizor feroviar autorizat

de AFER Bucuresti si detineagremente tehnice feroviare pentru o gama
larga de servicii feroviare.

Pentru permanenta preocupare de imbunatatire a

rezultatelor si a calitatii lucrarilor, pentru politica de afaceri si
orientarea spre TQM (Managementul Calitatii Totale), S.C. CF
Moldova S.A. a obtinut in luna iulie 2002 la New York, la BIDs
International Quality Summit, Premiul pentru Excelenta si Prestigiu
in Afaceri la categoria AUR.

concurenta

Competitorii principali sunt:

- S.C. CONSTRUCTII FEROVIARE S.A. IASI pentru lucrari CF si drumuri;

- S.C. ALEX IASI pentru lucrari constructii civile in municipiul Iasi;

- CCCF S.A. BUCURESTI pentru lucrari de drumuri si cai ferate;

- COMINCO S.A. BUCURESTI pentru lucrari de drumuri si alimentari cu

apa;

-S.C. HIDROCONSTRUCTIA S.A. BUCURESTI pentru lucrari hidrotehnice si

edilitare.

1.2.2. Istoricul firmei

 Societatea Comerciala Constructii Feroviare Moldova
S.A. s-a infiintat in anul 1950 prin transformarea Serviciului Lucrari Speciale
CFR Iasi in intreprinderea de Constructii si Transporturi Iasi, in scopul
executarii lucrarilor aferente cailor ferate de comunicatii si telecomunicatii
de pe intregul teritoriu al Moldovei.

S.C. CF Moldova S.A. este o unitate cu personalitate juridica, infiintata

pe baza HG nr. 692/01.10.1991 prin desprinderea IRCM 1 Iasi din SNCFR
Bucuresti.

Capitalul social al societatii, la data privatizarii in masa conform legii

55/1995 este de 23.923.494.000 lei, divizat intr-un numar de 23.923.494
actiuni valoarea nominala de 1000 lei. Proprietatea asupra capitalului este
mixta: 60% proprietate privata si 40% proprietate de stat disponibila pentru
privatizare.

1.2.3. Functiile intreprinderii si compartimentele care le realizeaza

In cadrul firmei S.C. CF Moldova S.A. se regasesc cele cinci functii de

baza ale unei intreprinderi, respectiv: cercetare-dezvoltare, productie,
comerciala, financiar-contabila, de personal. Multe dintre activitatile care se
desfasoara in cadrul firmei sunt cuprinse in una sau mai multe functii,
neputand exista o delimitare clara intre functii si activitati desfasurate.

Prin functia de cercetare-dezvoltare este asigurata asimilarea si

introducerea noilor tehnologii, adaptarea tehnologiilor la specificul obiectului
de activitate al firmei, astfel incat sa fie atinse obiectivele de calitate si
productivitate ale unitatii. Obiectivele de baza ale acestei functii sunt:

optimizarea fluxurilor de fabricatie

imbunatatirea proceselor de munca, a activitatilor de intretinere,

reparatii;

perfectionarea structurii organizatorice.

Aceasta functie este realizata in cadrul compartimentelor: Asigurarea

Calitatii

(C3), Laborator Central (C12), C.T.C. (C5), Proiectare si Analiza (C14),

ce urmaresc realizarea obiectivelor din domeniul producerii de noi idei si
punerea lor in aplicatie cu scopul satisfacerii clientilor.

Functia de productie este realizata de

compartimentul Productie (C4) si de Santiere. Aceasta functie grupeaza
toate activitatile care asigura prestarea serviciilor/ fabricarea produselor ce
constituie obiectul de activitate al firmei. Obiectivele functiei sunt:

asigurarea unei capacitati optime de productie:

utilizarea eficienta a resurselor intreprinderii;

 obtinerea produselor de calitate;

satisfacerea clientilor prin oferirea de produse la timp si la costuri cat

mai mici;

eliminarea rebuturilor si consumurilor fara justificare s.a.

Functia comerciala implica activitati complexe legate de

aprovizionarea cu materii prime si materiale necesare procesului de
productie, dar si pentru celelalte activitati desfasurate in cadrul unitatii,
desfacerea produselor pe piata interna, cercetarea pietelor de desfacere si a
concurentilor, activitatea de promovare, publicitate si reclama, participarea
la targuri si expozitii.

Ca obiective pot fi enumerate:

asigurarea ritmicitatii in aprovizionarea cu materii prime si materiale;

cresterea segmentelor de piata;

onorarea la timp a comenzilor clientilor;

depistarea in timp util a noilor cerinte pe piata;

cresterea prestigiului firmei;

pastrarea unor bune relatii cu furnizorii si ceilalti parteneri de afaceri.

Functia comerciala este realizata prin urmatoarele departamente:

Aprovizionare (C7) care are urmatoarele atributii: fundamenteaza

necesarul de aprovizionat in concordanta cu lucrarile prevazute in planul
operativ, asigura si raspunde de aprovizionarea cu materiile prime si
materialele necesare tuturor punctelor de lucru in vederea realizarii
lucrarilor de constructii si urmareste aprovizionarea conform graficelor
stabilite;

Marketing Tehnic (C2) desfasoara activitati al caror scop este de a

asigura prestarea serviciilor in functie de nevoile consumatorilor,
respectiv prospectarea pietelor, descoperirea de noi segmente de piata,
sondarea opiniei consumatorilor, participarea la targuri, expozitii si
licitatii;

Management Contracte (C9);

Comercial (C11);

Sefii de santier preiau o serie din atributiile celorlalte birouri la nivelul

filialelor pe care le conduc. La acest nivel ei au o putere
 decizionala destul de mare, fara insa a avea responsabilitatea luarii
deciziilor ce angajeaza firma din punct de vedere investitional.

Functia financiar-contabila asigura elaborarea bugetului de

venituri si cheltuieli,

evidenta tranzactiilor economice, urmarirea modului de obtinere a

rezultatelor financiare, inventarierea patrimoniului, stabilirea preturilor,
calculul indicatorilor economico-financiari, utilizarea fondurilor, repartizarea
pe destinatii a profitului, onorarea la plata a datorilor, urmarirea incasarii
creantelor, elaborarea documentelor de sinteza, organizarea contabilitatii, a
fluxului informational etc. Obiectivele principale ale acestei functii sunt:

cresterea profitabilitatii;

utilizarea eficienta a resurselor financiare ale firmei;

asigurarea capacitatii de plata a firmei;

cresterea patrimoniului.

Aceasta functie este realizata in cadrul compartimentului

financiar-contabil

(C8) ce se ocupa cu urmatoarele activitati:

inregistreaza si tine evidenta elementelor patrimoniale ale firmei,

efectueaza inventarierea periodica a acestora, intocmeste lunar balanta
de verificare pentru conturile sintetice si cele analitice, urmarind
concordanta dintre acestea etc;

realizeaza activitatile prin care se urmareste obtinerea si folosirea

eficienta a resurselor financiare; inregistrarea, evidenta si urmarirea
operatiunilor cu furnizorii etc;

realizarea incasarilor si platilor efectuate in numerar si asigurarea

relatiilor de decontare cu bancile, intocmeste registrul de casa etc.
(activitati realizate de caserie);

prelucrarea primara a datelor si obtinerea balantelor de verificare pentru

activitatea desfasurata in cadrul fiecarei filiale (activitati realizate de
economistii santierelor).

Functia de personal urmareste determinarea necesarului de forta

de munca,

acoperirea locurilor de munca cu personal cu pregatire corespunzatoare posturilor, orientarea, selectia,

angajarea si instruirea permanenta a personalului, stabilirea responsabilitatilor specifice fiecarui post
(fisa posturilor), stabilirea modului de salarizare si cointeresare materiala, rezolvarea problemelor
sociale ale salariatilor etc. Ca obiective, pot fi enumerate:

crearea unor conditii optime de munca pentru toti salariatii;

 asigurarea unui nivel superior de pregatire a personalului prin cursuri de instruire;

stimularea fortei de munca prin sistemul de salarizare si cointeresare.

Functia de personal este realizata in cadrul compartimentului Personal, Instruire,

Actionariat.

1.2.4. Organizarea firmei

S.C. CF Moldova S.A. este organizata ca o societate pe actiuni, condusa de Consiliul de

Administratie, a carui componenta este hotarata de AGA si in subordinea caruia se afla directorul
general. Impreuna formeaza nivelul 1 de conducere.

AGA este organul de conducere al societatii care decide asupra activitatii acesteia si asigura
politica economica si comerciala. Principala sarcina pe linie financiar-contabila este aprobarea sau
modificarea bilantului si a contului de profit si pierdere, si aprobarea repartizarii profitului.

Consiliul de Administratie este format dintr-un presedinte, 3 vicepresedinti si 5 membri alesi

de AGA pe o perioada de 4 ani, cu posibilitatea realegerii. Presedintele Consiliului de Administratie este
si directorul general al societatii. Dupa cum rezulta din organigrama, activitatea firmei este organizata
in patru compartimente principale conduse de patru directori ce se afla pe nivelul 2 de conducere
(director tehnic, director resurse, director economic si director adjunct) la care se mai adauga si
urmatoarele compartimente (Control, Reglementari, Juridic-C15; Asigurarea Calitatii-C3; Management
Contracte-C9 si Laborator Central-C12). In subordinea directorului tehnic se afla: departamentul
Marketing Tehnic (C2), departamentul Productie (C4) si departamentul Proiectare si Analiza (14). In
subordinea directorului resurse se afla: departamentul Personal, Instruire, Actionariat (C1),
departamentul Aprovizionare (C7) si departamentul Mecanizare, Energetic, Metrologie (C6). In
subordinea directorului economic se afla: departamentul Financiar-Contabil (C8) si departamentul
Comercial (C11). In subordinea directorului adjunct se afla: departamentul C.T.C. (C5), departamentul
Administrativ (C10) si departamentul Informatica, Comunicare (C13).

Departamentul informatic este subordonat directorului adjunct. Aici sunt desfasurate toate
activitatile privind urmarirea sistemelor informationale din unitate si a echipamentelor
corespunzatoare sistemului informatic existent.

Serviciul Administrativ are ca obiect desfasurarea activitatilor privind relatiile cu publicul,

paza unitatii, gestionarea fondului de carte si reviste s.a.

Oficiul Juridic are rolul de a asigura legalitatea asupra tranzactiilor economice desfasurate in
cadrul unitatii, apararea drepturilor firmei in caz de litigii, asigurarea fondului legislativ pe baza caruia
se poate desfasura activitatea intreprinderii.

1.3. Prezentarea principalelor resurse informatice existente

In prezent, majoritatea componentelor sistemului informational sunt realizate

astfel incat sa se asigure atingerea obiectivului acestuia si, implicit, a firmei. Totusi, s-a constatat de
catre departamentul informatic ca inca mai exista anumite deficiente, care, pentru a veni in ajutorul
organelor decizionale, trebuie supuse unui proces de perfectionare, ceea ce a determinat initierea
catorva noi proiecte de dezvoltare a sistemului informational financiar-contabil. Scopul este, in primul
rand, de a asigura integrarea sistemelor existente si trecerea la sistemul de prelucrare distribuita a
datelor, avand in vedere faptul ca informatiile existente la nivelul santierelor sunt prelucrate si
transmise pe loturi, ceea ce duce la o intarziere in luarea deciziilor.

In plus, la solicitarea persoanelor care se ocupa de evidenta primara si evidenta contabila a

clientilor si furnizorilor, se urmareste reproiectarea sistemului de gestiune a acestora , care sa ia in
considerare noile cerinte ale utilizatorilor privind viteza de transmitere si prelucrare a datelor.

De asemenea, se urmareste realizarea unui nou sistem informational contabil in conditiile in

care conducerea departamentului financiar-contabil doreste trecerea la descentralizarea evidentei pe
santiere.
 Sistemul informatic al firmei are in evidenta urmatoarele sisteme:

Nr.crt Denumire Caracteristici Loc folosita Software de baza si

echipament aplicatii instalate
tehnice

1. Server WEB Pentium III, 600 Mhz, 1 departamentul WINDOWS 2000

512 MB RAM, 2 HDD de informatica, comunicare
10 GB, SCSI, CDROM (C13) Server

Exchange 2000

2. Server Date Athlon 1.1 Ghz, 256 MB 1 departament Novell 5

RAM, HDD DE 10 GB, informatica, comunicare
SCSI, CDWriter (C13)

3. Statii lucru Procesor K6-ZII 1 C1+C15 WINDOWS 98 sau

WINDOWS XP
300-500 Mhz 2 C3
OFFICE XP
64-128 MB RAM 2 C5+C9
WORKS 2000
4-20 GB HDD 1 C12
Visual FoxPro 7
4 C2
Primavera
1 C4
Scop
1 C7
CONT-GEN
1 C10
Dev Plan Convertor
1 C13

6 C8

1 director general

1 director adjunct

1 director economic

4. Statii lucru Procesor K6-ZII 4 santier 61 WINDOWS 98 sau

WINDOWS XP
santiere 300-500 Mhz 3 santier 62
OFFICE XP
64-128 MB RAM 2 santier 63
WORKS 2000
4-20 GB HDD 6 santier 64
Visual FoxPro 7
3 santier 65
Primavera
 5 SUT Scop

CONT-GEN

Dev Plan Convertor

5. Imprimante cu LEXMARK Z32 1 C13

jet
LEXMARK 3200 1 C3

HP 920 2 C5+C9

HP 610 1 C12

HP 860 1 C7

1 C4

2 santier 61

1 santier 62

6. Imprimante cu HP 5L 2 C2
laser
HP 5P 1 director general

HP 100 1 director adjunct

HP 4M 1 santier 62

XEROX P8 4 santier 64

1 director economic

1 santier 65

3 SUT

7. Imprimante EPSON 6 C8
matriciale

Personalul departamentului Informatic este format din 2 analisti de sistem.

Marea majoritate a aplicatiilor din cadrul firmei au fost achizitionate de la firme de specialitate
(S.C. INFOSTAR GROUP SRL, S.C. TOTAL SOFT S.A. BUCURESTI).

Aplicatiile din cadrul sistemului informatic al firmei S.C. CF Moldova S.A. sunt urmatoarele:

Aplicatia CONT-GEN program ce ruleaza sub sistemul de operare MS-DOS, structurat

pe urmatoarele module:

1. Contabilitate: jurnale contabile, operatiuni inchidere conturi venituri si cheltuieli,

inchidere conturi TVA, rapoarte, inchideri de luna sau an
 2. Incasari si plati: registru de casa; jurnal banca; compensari; evidente, efecte de
platit si incasat; tablou fluxuri de trezorerie

3. Stocuri: intrari, iesiri, rapoarte

4. Mijloace fixe: intrari, transferuri, iesiri

5. Nomenclator pentru plan contabil, jurnale contabile, parteneri, articole de stoc,

comenzi, gestiuni, liste de inventar pentru mijloace fixe, masini

6. Diverse: initializare program, intretinere

Aplicatia PRET DE COST este utilizata in contabilitatea de gestiune si calculeaza

profitul sau pierderea pe comenzi in concordanta cu consumul tehnic

Aplicatia pentru Salarii este orientata pe problemele de salarizare asigurand

prelucrarea pontajelor, calculul drepturilor salariale, evidenta concediilor de odihna si a
altor drepturi ale personalului, inregistrarea diverselor retineri, intocmirea listelor de plata
si a altor situatii, actualizarea datelor din baza de date privind salariatii, furnizarea de
informatii privind personalul angajat

Aplicatia SCOP pentru intocmirea devizelor oferta si a situatiilor de lucrari lunare

(aplicatie facuta de S.C. TOTAL SOFT S.A. BUCURESTI). Program tehnic construit cu
ajutorul bazelor de date.

Aplicatia PRIMAVERA permite urmarirea si previziunea productiei cu ajutorul

graficelor de executie. Datele necesare se preiau din aplicatia SCOP cu ajutorul
programului DEV PLAN CONVERTOR.

Program de transmisie/receptie date utilizat pentru transmisia si receptia datelor

din teritoriu. Realizat de INFOSTAR GROUP. Este singurul program care nu este instalat in
retea, santierele transmit datele prim mail.

In planul de dezvoltare a sistemului informatic sunt incluse:

achizitionarea aplicatiei CHARISMA (realizata de S.C. TOTAL SOFT S.A. Bucuresti). Aceasta
impreuna cu aplicatia PRIMAVERA formeaza un sistem integrat

realizarea/cumpararea unei aplicatii care sa acopere intreg domeniul financiar-contabil

1.4. Factorii de influenta asupra realizarii proiectului

Aceste planuri de dezvoltare sunt influentate de lipsa unui personal calificat

in intreprindere, precum si lipsa resurselor financiare disponibile pentru achizitionarea unor aplicatii
specializate.

2. INITIEREA SI PLANIFICAREA PROIECTULUI

2.1. Descrierea principalelor sisteme informationale existente

Sistemele informationale existente in unitate sunt: gestiunea stocurilor, gestiunea

clientilor / furnizorilor, salarizare / personal, contabilitate generala si productia.

Gestiunea stocurilor
 In cadrul intrarilor se retin urmatoarele date: cod articol, denumire articol, unitate de masura,
stoc precedent, rulaj, stoc curent, pret de aprovizionare, pret vanzare.

La iesiri apar rapoarte /situatii si documente ca de exemplu: situatia stocurilor, lista

furnizorilor, rapoarte privind modificari de preturi, situatia TVA colectat.

Salarizare / Personal are ca scop inregistrarea datelor privind salariatii, identificarea potentialilor
angajati, stabilirea modului de plata a drepturilor salariale.

Intrari:

- date de identificare a fiecarui salariat (marca, nume, prenume, CNP, data angajarii, data
nasterii, stare civila, nr. copii, adresa, vechime in munca, salariu de baza);

- sporuri (spor vechime, conditii grele, spor de santier, conditii periculoase, conditii nocive,
de conducere formatie);

- retineri;

- pontajul.

Iesiri:

- state de salarii;

- lista de avans;

- lista retinerilor;

- rapoarte statistice catre institutiile statului;

- fisele fiscale I si II;

- situatia ocuparii pe functii si meserii;

- lista salariatilor ce au copii sub 14 ani.

Contabilitate generala are ca scop centralizarea tuturor tranzactiilor financiar-contabile pentru a

sintetiza si scoate in relief modificarile de active, obligatii si venitul net al firmei.

Intrari:

- preluarea in conturile din Cartea Mare a totalurilor din celelalte sisteme de gestiune.

Iesiri:

- bilant;

- cont de profit si pierdere;

- lista panului de conturi(pe simboluri si nume);

- situatia operatiunilor contabile ale perioadei pe conturi, sume, corectii efectuate;

- situatia conturilor;

- balanta de verificare;

- situatii financiare comparative;

 - situatia veniturilor si cheltuielilor.

Productia are ca scop asigurarea planificarii, realizarii si controlului productiei.

Intrari:

- comanda primita;

- stocurile existente;

- normele tehnice de consum;

- productia zilnica realizata.

Iesiri:

- raportul de productie;

- borderoul de vanzari;

- rapoarte privind urmarirea productiei pentru determinarea coeficientului de acordare a

salariilor.

Gestiunea clientilor/furnizorilor are ca scopuri identificarea clientilor care solicita serviciile

firmei si gestiunea vanzarilor acestora; identificarea furnizorilor care ofera produsele si serviciile
necesare si gestiunea cumpararilor (evidenta facturilor sau ordinelor de plata, determinarea resurselor
financiare disponibile).

Pentru clienti:

Intrari:

- datele contractului( numar contract, data incheierii contactului);

- date de identificare a clientilor( cod client, nume client, adresa, localitate, judet, cod
postal, telefon , fax, cod fiscal, numar de inregistrare la Registrul Comertului, banca, cont);

- date despre factura( numar factura, data factura, data scadentei, valoare factura);

- modalitatea de plata (tip document, numar, data platii, valoare platita de client).

Iesiri:

- balanta facturilor emise;

- repartizarea solduri pe intervale de timp;

- sold final parteneri;

- sold final facturi;

- lista clientilor dupa valoarea emisa;

- lista clientilor dupa judete;

- adrese clienti;

- primii clienti( dupa valoare);

- jurnal vanzari.
Pentru furnizori:

Intrari:

- date privind comanda (numar comanda, data comenzii);

- date privind furnizorii (cod furnizor, nume furnizor, adresa, telefon, fax, localitate, judet,
cod postal, cod fiscal, numar inregistrare in Registrul Comertului, banca, cont);

- date privind factura (numar factura, data factura, data scadenta, valoare factura, procent
reduceri);

- modalitate de plata (tip document, numar, data platii, valoare platita cre furnizor).

Iesiri:

- repartizare solduri pe intervale de timp;

- balanta facturi primite;

- sold final facturi;

- sold final parteneri;

- jurnal cumparari.

2.2. Delimitarea ariei de intindere a sistemului de gestiune a clientilor / furnizorilor

2.2.1. Componentele organizatorice care au responsabilitati pe linie de gestiune a clientilor

/ furnizorilor

Directorul general

- semneaza contractele economice

Directorul economic

- asigura coordonarea raportarilor statistice si a evidentelor sintetice privind clientii si

furnizorii;

- semneaza contractele economice cu clientii si furnizorii;

- semneaza deconturile privind TVA;

- solicita scrisorile de garantie bancara de indeplinire a obligatiilor contractuale si de

restituire a avansului (in cazul platilor in avans).

Departamentul Control, Reglementari, Juridic (C15)

- avizeaza contractele comerciale;

- rezolva litigiile pentru nerespectarea contractelor comerciale.

Departamentul Financiar - Contabil (C8)

- inregistreaza situatiile de plata si facturile;

 - arhiveaza facturile si obtine lunar jurnalul de vanzari / cumparari;

- evidenta modalitatilor de plata;

- inregistreaza si contabilizeaza notele de receptie si constatare a diferentelor;

- organizarea contabilitatii sintetice si analitice a patrimoniului;

- inregistrare TVA;

- verificarea intocmirii si circulatiei documentelor primare;

- primirea documentelor pentru livrarile de la furnizori;

- urmarirea platii furnizorilor;

- calculul si evidenta TVA;

- obtinerea rapoartelor specifice pentru clienti / furnizori.

Departamentul Marketing Tehnic (C2)

- intocmeste devizul oferta;

- intocmeste si semneaza contractele comerciale;

- urmareste lunar situatiile de plata;

- intocmeste procesul verbal de receptionare a lucrarilor.

Departamentul Management Contracte (C9)

- intocmeste procesele verbale de compensare;

- intocmeste cererea de restituire a garantiei de buna executie.

Departamentul Aprovizionare (C7)

- primirea rapoartelor de necesitate de la santiere, departamentul Administrativ (C10) sau

de la departamentul Mecanizare, Energetic, Metrologie (C6).

Santierele

- intocmesc rapoartele de necesitate;

- intocmesc situatiile de plata si borderoul de vanzari;

- primirea facturilor de la client;

- pastrarea unui exemplar din nota de receptie si constatare diferente.

2.2.2. Functiile sistemului de gestiune a clientilor / furnizorilor

Principalele clase de operatii economice, reflectate in sistem, sunt:

pentru clienti

- estimarea costului lucrarii pe baza unui deviz oferta aprobat de client;

 - incheierea contractului economic intre client si prestator;

- achitarea esalonata a lucrarii se face pe baza borderoului de vanzari intocmit lunar de

catre santierul prestator. Borderoul de vanzari include lucrarile executate in decursul unei
luni pe baza caruia se intocmeste factura pentru client si se incaseaza contravaloarea ei;

- receptionarea lucrarii pe baza procesului verbal de receptionare. In urma receptionarii

clientul va elibera suma de bani aferenta garantiei de buna executie.

pentru furnizori

- stabilirea necesarului de materiale. Se intocmeste pe baza raportului de necesitate.

- incheierea contractului economic intre firma si prestator;

- receptionarea comenzii pe baza facturii si intocmirea notelor de receptie si constatare a

diferentelor;

- plata furnizorului pe baza instrumentului de plata convenit.

Pe baza acestor operatii, la nivelul sistemului de gestiune a clientilor / furnizorilor

au fost identificate urmatoarele procese de prelucrare:

prelucrarea datelor privind clientii / furnizorii

In cazul clientilor acest proces cuprinde: devizul oferta, urmarirea realizarii contractului, situatia de
plata si borderoul de vanzari aferent, intocmirea facturii.

In cazul furnizorilor acest proces cuprinde: intocmirea raportului de necesitate de catre

departamentele interesate si trimiterea acestuia catre departamentul Aprovizionare care intocmeste o
nota de comanda sau incheie un contract, receptionarea comenzii impreuna cu avizul de expeditie sau
factura si intocmirea notei de receptie si constatare diferente.

evidenta tranzactiilor cu clientii / furnizorii ce presupune inregistrarea facturii

clientului sau furnizorului

actualizarea datelor privind clientii / furnizorii (evidenta clientilor / furnizorilor,

inregistrarea sumelor de incasat sau de platit)

obtinerea rapoartelor

3. Descrierea sistemului informational existent

In urma studierii documentatiei firmei s-au obtinut informatii suplimentare privind

procesele de prelucrare care au loc in cadrul sistemului de gestiune clienti / furnizori, grupate in
functie de tranzactii si transformari, astfel:

Evidenta clienti / furnizori urmareste preluarea datelor privind clientii si furnizorii (date
generale despre clientii / furnizorii, date despre facturi), obtinerea rapoartelor (jurnal vanzari /
cumparari, balanta facturi, primii clienti dupa valoare, lista clientilor dupa judet, sold final
facturi, adrese clienti).
 Clienti (vanzari) urmareste prelucrarea datelor privind prestarea serviciilor catre clienti. Se
pleaca de la urmatoarele transformari:

- estimarea costului lucrarii si incheierea contractului;

- intocmirea situatiilor lunare;

- incasarea esalonata (lunara).

Furnizori (cumparari) urmareste prelucrarea datelor privind comenzile de aprovizionare sau

contactele, plecand de la urmatoarele transformari:

- stabilire necesar materiale;

- lansare comanda;

- receptionare comenzi;

- plata comenzi.

Proces verbal de compensare urmareste compensarile efectuate cu partenerii de afaceri.

A Gestiune clienti

I Clientul nu plateste avans

a) Descreierea documentelor primare

a.1 Devizul oferta

a.2 Contractul

a.3 Situatia de plata

a.4 Borderou vanzari (borderou productie)

a.5 Factura

a.6 Proces verbal de control a calitatii in faze determinate

a.7 Procesul verbal de receptionare a lucrarii

a.8 Cererea de restituire a garantiei de buna executie

a.1 Devizul oferta este un document premergator contractului ce se

intocmeste de catre santierul specializat in tipul de lucrare cerut de
beneficiar sau antreprenor si are ca scop estimarea cheltuielilor totale pentru
lucrarea respectiva. Documentul se intocmeste intr-un exemplar si este
semnat de seful santierului specializat si de client.

Devizul oferta, impreuna cu alte documente (in special legislatia)

cerute prin proiectul transmis de beneficiar stau la baza ofertei de licitatie.
 b.1 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de
prelucrare

Devizul oferta este trimis de la santier la departamentul marketing

tehnic care il trimite la client pentru confirmare. In cazul in care clientul este
de acord cu valorile din deviz, il semneaza si il trimite inapoi la
departamentul marketing tehnic pentru a se putea intocmi contractul.

Intrucat valoarea lucrarilor realizate de firma este foarte mare (de

ordinul miliardelor) si finalizarea lor necesita timp indelungat, acestea sunt
esalonate pe luni, la sfarsitul fiecarei luni intocmindu-se cate o situatie de
plata, un borderou respectiv o factura. De aceea exista o legatura de tipul
'unul-la-multe' intre deviz si documentele enumerate mai sus.

c.1 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

Fiind un document estimativ care face posibila contractarea sau nu a

unei lucrari, devizul oferta nu genereaza iesiri directe din sistem. O urmare
a acestui document poate fi considerat contractul.

a.2 Contractul de executie de lucrari este documentul care atesta

incheierea unei intelegeri intre prestator si client. Clientul poate fi
beneficiarul lucrarii sau antreprenorul, atunci cand lucrarea este luata in
subantrepriza.

Indiferent daca contractul se face intre beneficiar si prestator sau

intre antreprenor si prestator, acesta va fi semnat de directorii generali de la
ambele firme, de directorii economici si de directorii tehnici.

Numarul exemplarelor in care se intocmeste contractul este

de doua:

- un exemplar ramane la client (beneficiar sau antreprenor)

- un exemplar ramane la departamentul management contracte

b.2 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

Pe baza devizului oferta semnat de client, departamentul management

contracte intocmestecontractul. Acesta trebuie vizat si verificat de
departamentul control, reglementare, juridic care, in cazul in care una dintre
parti nu va respecta contractul, va solutiona problema in justitie.

Datele de pe contract (nr. contract, data contractului si datele privind

clientul) sunt inregistrate de departamentul financiar si ar putea fi folosite
pentru obtinerea unor informatii de tipul Contractele incheiate cu clientul X
in ultimii Y ani. Programul actual de gestiune al clientilor nu permite
obtinerea unei astfel de informatii, care ar putea fi utila.(cerinta 1)

c.2 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

 In momentul de fata programul existent nu permite interogarea bazei de
date astfel incat sa se obtina informatii cumulate cu privire la situatia
contractelor. Astfel de informatii se pot obtine doar manual.

a.3 Situatia de plata este un document lunar, analitic, intocmit in trei

exemplare de catre santierul prestator al lucrarii. Acestea sunt semnate de
catre constructor si de catre client. Cele trei exemplare au urmatorul circuit:

- un exemplar ramane in gestiunea santierului;

- un exemplar ramane la departamentul financiar-contabil si se ataseaza

la exemplarul facturii ce ramane in gestiunea unitatii;

- un exemplar ajunge la client care il va pastra impreuna cu factura

aferenta situatiei.

b.3 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

Dupa intocmirea situatiei de plata, pe baza datelor primite in cursul

lunii de la dirigintele de santier, si semnarea de catre constructor (inginerul
de la santierul care realizeaza lucrarea), aceasta ajunge la client care o
semneaza. Semnata de client, ajunge la departamentul financiar-contabil
unde, pe baza ei, se va intocmi factura.

c.3 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

Datele din situatia de plata sunt folosite pentru actualizarea stocurilor

deoarece reflecta cantitatea de materiale utilizate in decursul lunii
considerate, precum si pentru stabilirea fondului maxim de salarii.

a.4 Borderoul vanzari (borderou productie) este un document lunar,

intocmit in trei exemplare de santierul prestator al lucrarii si care se
ataseaza situatiei de plata, redand datele din aceasta intr-o forma
sintetica. Borderoul de vanzari poarta aceleasi semnaturi ca si situatia de
plata pe care o insoteste.

b.4 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

Fiind atasat situatiei de plata, borderoul are acelasi circuit cu aceasta. Se

intocmeste separat deoarece totalurile, defalcate in situatie, pot fi mai usor
vizualizate in borderou.

c.4 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

Fiind un document sintetizator, nu genereaza iesiri. Sumele care apar in

borderou trebuie sa fie aceleasi cu totalurile din situatia de plata si din
factura aferenta.

a.5 Factura este un document lunar intocmit in trei exemplare de catre

departamentul financiar-contabil si semnat de catre cel ce o intocmeste:
 -primul exemplar (albastru) se trimite clientului;

-al doilea exemplar (rosu) ramane la departamentul financiar-contabil;

-al treilea exemplar (verde) ramane in cotor.

Documentul care sta la baza intocmirii facturii este situatia de plata.

b.5 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

Factura se intocmeste manual, datele de pe aceasta fiind apoi introduse

in calculator. Aceste date sunt cele care stau la baza intocmirii tuturor
rapoartelor, listelor, situatiilor catre conducerea unitatii sau catre stat.

c.5 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

Iesirile din sistem care au la baza datele de pe facturile catre clienti pot fi
grupate in doua mari categorii: iesirile catre stat si iesirile catre conducerea
unitatii.

Din categoria iesirilor catre stat fac parte:

- jurnalul vanzarilor este un document ce se intocmeste lunar si care

cuprinde urmatoarele date privind facturile intocmite in luna
respectiva: data facturii, numele clientului, numarul facturii, valoarea
cu TVA a facturii, valoarea fara TVA, valoarea TVA-ului facturat. Jurnalul
vanzarilor se ataseaza dosarului in care se pastreaza facturile pe luna
respectiva, prezentandu-se reprezentantilor Directiei Finantelor Publice
in cazul unui control.

- decontul privind TVA este tot un document lunar care cuprinde date
privind TVA-ul de plata si TVA-ul de recuperat din luna considerata.
Acest document se depune lunar la Directia Finantelor Publice.

Iesirile catre conducerea unitatii cuprind:

- balanta facturi se intocmeste lunar si cuprinde datele de pe toate

facturile intocmite in luna respectiva (nume client, numar factura, data
facturii, valoarea cu TVA a facturii, data scadentei), dar si de pe cele
primite de la furnizori. Este utila pentru managerii firmei (contabil-sef,
director economic, director general) deoarece isi pot forma o imagine
de ansamblu a tranzactiilor realizate de firma in luna respectiva.

- sold final facturi clienti cuprinde soldurile finale ale facturilor

intocmite intr-o luna catre clienti.

- sold final parteneri se intocmeste un raport ce cuprinde fiecare

partener (client sau furnizor) si soldul total al acestuia. Acest document
se intocmeste lunar pentru conducerea firmei, dar, uneori se trimite
cate un exemplar si bancilor unde firma isi are deschise conturile.
 - lista clientilor dupa valoarea emisa cuprinde o ordonare a tuturor
clientilor dupa valoarea facturilor emise pana in acel moment si inca
neachitate. De obicei se intocmeste lunar.

- lista clientilor pe judete se intocmeste la cererea conducerii si este

utila pentru formarea unei imagini privind repartizarea lucrarilor
intreprinse pana in momentul respectiv (terminate sau nu) pe judete.
Pe baza acestei liste se poate adopta o noua strategie de afaceri, se
poate incerca cucerirea unor noi piete.

- adrese clienti este un raport intocmit, de obicei, la sfarsit de an si

semnat de directorul economic care se trimite fiecarui client in parte.
Prin acest document clientii care mai au datorii neachitate catre firma
sunt instiintati de valoarea acestora si de provenienta lor. Se
intocmeste in doua exemplare, unul intorcandu-se,semnat de client, la
departamentul financiar-contabil.

- primii clienti este un raport care se intocmeste la cererea conducerii

si care contine o lista cu primii cinci clienti, in ordinea valorii cumulate
a contractelor intocmite cu acestia.

a.6 Procesul verbal de control a calitatii in faze determinate este

un document intocmit in doua exemplare (unul pentru client si unul pentru
santierul prestator) de catre o comisie formata din reprezentanti ai
beneficiarului si specialisti in domeniu. Reprezentantii constructorului asista
la intocmirea procesului verbal, fara a-l semna.

b.6 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

Pe baza procesului verbal de control a calitatii in faze

determinate se hotaraste daca lucrarea indeplineste conditiile necesare
pentru a fi continuata.

c.6 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

Procesele verbale de control a calitatii nu genereaza iesiri din sistem.

Pe baza lor se determina daca lucrarea va fi sau nu continuata.Ele au rolul de
a concluziona starea calitativa a lucrarii.

a.7 Procesul verbal de receptionare a lucrarii este un document care

se intocmeste dupa terminarea lucrarii, la predarea acesteia beneficiarului.
Este intocmit in doua exemplare (unul pentru santier si unul pentru client) si
este semnat de o comisie de receptie care are menirea sa constate daca
lucrarea a fost realizata corect. Comisia se intruneste pe aceleasi principii ca
si cea pentru intocmirea proceselor verbale de control a calitatii.

b.7 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

Procesul verbal de receptionare a lucrarii are rolul de a constata

calitatea lucrarii la terminarea acesteia. Daca lucrarea aflata in perioada de
garantie nu corespunde cerintelor, atunci constructorul are obligatia de a
remedia neajunsurile.

c.7 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

Pe baza procesului verbal de receptionare a lucrarii, dupa trecerea

perioadei de garantie, se va intocmi cererea de restituire a garantiei de
buna executie, firma intrand in posesia sumei de bani aferente garantiei.

a.8 Cererea de restituire a garantiei de buna executie este un

document intocmit de departamentul management contracte si semnat de
directorul economic si de cel general care se trimite clientului, dupa trecerea
perioadei de garantie.

b.8 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

In momentul executiei unei lucrari, beneficiarul plateste prestatorului

doar o parte din bani (70%), restul urmand a fi platit la expirarea garantiei de
buna executie pe baza cererii de restituirea acesteia. In baza acestei
cereri, beneficiarul lucrarii va debloca suma restanta, varsand-o in contul
firmei.

c.8 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

Cererea de restituire a garantiei bancare nu genereaza iesiri.

Efectul ei este acela de a permite constructorului sa beneficieze de
restanta de 30% din valoarea contractului.

II Clientul plateste avans

a) Descreierea documentelor primare

a.1 Devizul oferta

a.2 Contractul

a.3 Situatia de plata

a.4 Borderou vanzari (borderou productie)

a.5 Factura

a.6 Proces verbal de control a calitatii in faze determinate

a.7 Procesul verbal de receptionare a lucrarii

a.8 Cererea de restituire a garantiei de buna executie

a.9 Scrisori de garantie bancara:

- o scrisoare de indeplinire a obligatiilor contractuale

 - o scrisoare de restituire a avansului

a.9 Atunci cand clientul plateste un avans, pe langa documentele care

se intocmesc in mod normal (cele de la punctele a.1-a.8), firma solicita bancii
cu care lucreaza si doua scrisori de garantie: una de indeplinire a
obligatiilor contractuale si una de restituire a avansului achitat de
client. Fiecare dintre aceste scrisori se intocmeste intr-un exemplar semnat
de directorul bancii. Aceste scrisori vor fi transmise, apoi, clientului care, in
cazul cand firma nu-si respecta intelegerea contractuala, pe baza lor si a
contractului incheiat in prealabil, va cere inapoierea avansului si tragerea la
raspundere a constructorului.

b.9 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

In cazul celor doua scrisori, constructorul nu este decat un intermediar

intre banca si client. De aceea aceste documente nu parcurg un flux
informational si nici nu necesita proceduri de prelucrare.

c.9 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

Neintrand intr-un flux informational, scrisorile de garantie nu pot

genera iesiri. Urmarirea lor se poate face indirect, prin documentele pe care
firma le primeste de la banca sau prin documentele ce atesta plata in avans.

B Gestiune furnizori

I Furnizori de materiale si de servicii

a) Descreierea documentelor primare

a.1 Raport de necesitate (referat)

a.2 Comanda (nota de comanda)

a.3 Factura si avizul de expeditie a marfurilor

a.4 Nota de receptie si constatare diferente

a.1 Raportul de necesitate (referat) este un document care se

intocmeste intr-un exemplar de catre departamente sau santiere atunci cand
este nevoie de un obect de inventar, de materii prime, de mijloace fixe etc.
Acest document este semnat de cel care il intocmeste si trimis
departamentului de aprovizionare.

b.1 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

In momentul in care raportul de necesitate (referat) ajunge la

departamentul de aprovizionare, se va verifica la depozit daca cererea poate
fi acoperita din stoc. In acest caz cererea va fi satisfacuta imediat, din stocul
existent; daca nu poate fi acoperita se va face o comanda catre furnizor
(cand se lucreaza cu un anumit partener) sau departamentul aprovizionare
va studia ofertele posibililor furnizori si o va alege pe cea mai avantajoasa.

Aceste referate se indosariaza si se pastreaza de catre

departamentul aprovizionare.

c.1 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

Ca o iesire generata de prelucrarea rapoartelor de necesitate poate

fi considerata comandacare se face catre furnizor in cazul in care cererea nu
poate fi acoperita din stoc.

a.2 Comanda (nota de comanda) este un document intocmit intr-un

exemplar de catre departamentul de marketing tehnic. Se semneaza de
catre directorul economic si de cel general. Pe baza acesteia furnizorul va
trimite produsele de care firma are nevoie.

b.2 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

In urma primirii rapoartelor de necesitate de catre departamentul

aprovizionare, acesta trimite datele departamentului marketing tehnic care
intocmeste comanda si o trimite furnizorului.

In cazul comenzilor se retin datele furnizorului (nume, adresa, cod

fiscal, banca si contul bancar, persoana de contact etc.) si datele comenzii
(numarul acesteia, data, produsele solicitate).

c.2 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

La fel ca si in ce priveste contractul intocmit cu un client sau cel cu un

furnizor nu se pot obtine rapoarte. (cerinta 2)

a.3 Factura si avizul de expeditie a marfurilor sunt

documente care se primesc de la furnizor o data cu primirea produselor
comandate. In mod normal, avizul de insotire a marfurilorse trimite
atunci cand factura va fi primita de client dupa sosirea marfurilor, dar sunt
furnizori care trimit clientului la livrarea marfurilor si factura si avizul de
expeditie.

Diferenta dintre factura si avizul de expeditie este data de faptul

ca factura este cea care se inregistreaza in contabilitate, reprezentand
dovada transferului marfurilor intre furnizor si client, in timp ce avizul de
insotire este utilizat si in cadrul aceleasi unitati cand se face transferul de
marfuri dintr-o gestiune in alta.

In cazul ambelor documente, acestea se intocmesc in trei exemplare:

-exemplarul albastru ajunge la departamentul financiar contabil al

clientului
 -exemplarele rosu si verde raman in contabilitatea furnizorului: cel rosu
in dosarele contabile, cel verde la cotor.

Ambele documente sunt semnate de cel care le intocmeste

(reprezentantul furnizorului) si de cel care le primeste (persoana de la
departamentul financiar-contabil care se ocupa de facturi).

Pe baza sumelor din factura se va face plata furnizorului prin una din
modalitatile cunoscute (OP, BO, cec, chitanta, bon fiscal).

b.3 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

Dupa primirea facturii, datele de pe aceasta sunt introduse in

calculator. Aceste date sunt cele care stau la baza intocmirii tuturor
rapoartelor, listelor, situatiilor catre conducerea unitatii sau catre stat.

Procedurile de prelucrare si iesirile generate cuprind atat facturile

primite de la furnizorii de materiale si servicii, cat si cele de la
subantreprenori.

c.3 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

Iesirile din sistem care au la baza datele de pe facturile de la furnizori

pot fi grupate in doua mari categorii: iesirile catre stat si iesirile catre
conducerea unitatii.

Din categoria iesirilor catre stat fac parte:

- jurnalul cumpararilor este un document ce se intocmeste lunar si

care cuprinde urmatoarele date privind facturile intocmite in luna
respectiva: data facturii, numele furnizorului, numarul facturii, valoarea
cu TVA a facturii, valoarea fara TVA, valoarea TVA-ului facturat. Jurnalul
cumpararilor se ataseaza dosarului in care se pastreaza facturile pe
luna respectiva, prezentandu-se reprezentantilor Directiei Finantelor
Publice in cazul unui control.

- decontul privind TVA este tot un document lunar care cuprinde date
privind TVA-ul de plata si TVA-ul de recuperat din luna considerata.
Acest document se depune lunar la Directia Finantelor Publice.

Iesirile catre conducerea unitatii cuprind:

- balanta facturi se intocmeste lunar si cuprinde datele de pe toate

facturile primite in luna respectiva (nume furnizor, numar factura, data
facturii, valoarea cu TVA a facturii, data scadentei), dar si de pe cele
trimise clientilor. Este utila pentru managerii firmei (contabil-sef,
director economic, director general) deoarece isi pot forma o imagine
de ansamblu a tranzactiilor realizate de firma in luna respectiva.

- sold final facturi furnizori cuprinde soldurile finale ale facturilor

primite intr-o luna de la furnizori.
 - sold final parteneri se intocmeste un raport ce cuprinde fiecare
partener (client sau furnizor) si soldul total al acestuia. Acest document
se intocmeste lunar pentru conducerea firmei, dar, uneori se trimite
cate un exemplar si bancilor unde firma isi are deschise conturile.

a.4 Nota de receptie si constatare diferente este intocmita de

departamentul financiar contabil si semnata de membrii comisiei de receptie
si de gestionar la receptia materialelor primite pe baza documentului de
insotire a transportului. Documentul insotitor poate fi factura sau/si avizul de
insotire a marfurilor.

NRCD-ul este intocmit in doua exemplare:

-unul ramane la gestionar

-unul ajunge la departamentul financiar contabil.

Pana acum nu s-au intalnit cazuri de constatare de diferente la receptia

marfurilor, dar in acest caz se ia legatura cu furnizorul si se ajunge la o
intelegere.

b.4 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

In cazul primirii marfurilor insotite de avizul de insotire a marfurilor, se

intocmeste NRCD-ul pe baza acestuia, la sosirea facturii verificandu-se
exactitatea acesteia.

Spre deosebire de alte firme, legatura intre NRCD si factura este de

unu-la-unu in sensul ca fiecarei facturi ii corespunde un NRCD.

c.4 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

NRCD-urile nu genereaza iesiri din sistem. Ele sunt utilizate doar

pentru a consemna eventualele diferente la receptionarea marfurilor.

II Furnizori subantreprenori

a) Descreierea documentelor primare

a.1 Contract de executie a lucrarii

a.2 Situatie de plata si borderou vanzari

a.3 Factura

a.4 Proces verbal de control a calitatii in faze determinate

a.1 Contractul este un document asemanator cu cel de la gestiunea

clientilor, diferenta constand in faptul ca, de aceasta data, SC CF MOLDOVA
SA este clientul.
Contractul se intocmeste in doua exemplare de catre firma
subantreprenoare sau furnizorul de servicii:

-un exemplar ramane la furnizor

-un exemplar va fi pastrat de departamentul management contracte.

Cele doua exemplare vor fi semnate de directorii generali de la ambele

firme, de directorii economici si de directorii tehnici.

b.1 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

Datele de pe contract (nr. contract, data contractului si datele privind

furnizorul) sunt inregistrate de departamentul financiar si ar putea fi folosite
pentru obtinerea unor informatii de tipul Contractele incheiate cu furnizorul
X in ultimii Y ani. Programul actual de gestiune al furnizorilor nu permite
obtinerea unei astfel de informatii, care ar putea fi utila.(cerinta 3)

c.1 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

Cum am mai mentionat, in momentul de fata programul existent nu

permite interogarea bazei de date astfel incat sa se obtina informatii
cumulate cu privire la situatia contractelor. Astfel de informatii se pot obtine
doar manual.

a.2 Situatia de plata si borderoul de vanzari se primeste de la

subantreprenor la fiecare sfarsit de luna (semnata de biroul tehnic) si este
semnata de catre responsabilul cu lucrarea din cadrul santierului specializat.

Numarul de exemplare primite este de doua: unul ramane la santier,

iar al doilea ajunge la departamentul de marketing tehnic.

b.2 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

Pe baza situatiilor de plata si borderourilor de vanzari primite in

fiecare luna de la subantreprenori precum si a datelor privind lucrarile
intocmite de firma ca antreprenor, aceasta va intocmi situatia de plata si
borderoul pentru beneficiarul lucrarii.

c.2 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

Datele din situatia de plata si borderoul vanzarilor impreuna cu

factura primita de la furnizor sunt folosite pentru calcularea veniturilor si
cheltuielilor lunare si totale privind lucrarea considerata.

a.3 Factura primita de la subantreprenor este tratata in acelasi mod

cu cele primite de la furnizorii de materiale si servicii (sufera aceleasi
procese de prelucrare si genereaza aceleasi rapoarte)
 a.4 Procesul verbal de control a calitatii in faze determinate este
un document intocmit in doua exemplare (unul pentru furnizor si unul pentru
antreprenor) de catre o comisie formata din reprezentanti ai antreprenorului
si specialisti in domeniu. Reprezentantii furnizorului asista la intocmirea
procesului verbal, fara a-l semna.

b.4 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

Pe baza procesului verbal de control a calitatii in faze

determinate antreprenorul hotaraste daca lucrarea indeplineste conditiile
necesare pentru a fi continuata.

c.4 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

Procesele verbale de control a calitatii nu genereaza iesiri din sistem

nici la furnizor si nici la antreprenor. Pe baza lor se determina daca lucrarea
va fi sau nu continuata.Ele au rolul de a concluziona starea calitativa a
lucrarii.

C Compensarea

a) Descreierea documentelor primare

a.1 Procesul verbal de compensare si ordinul de compensare

a.1 Procesul verbal de compensare si ordinul de

compensare se intocmesc in doua exemplare:

-un exemplar ramane la initiator (departamentul management contracte

daca initiatorul este SC CF MOLDOVA SA, un client daca acesta initiaza
procedura sau un furnizor )

-un exemplar merge la destinatar.

Din partea destinatarului si initiatorului semneaza directorii

economici.

b.1 Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de

prelucrare

Pe baza compensarilor are loc stingerea unor datorii intre doua firme
(fara implicarea bancii) atunci cand acestea au de efectuat plati una fata de
alta, dar se poate face o compensare si printr-o terta firma, mentionandu-se
in procesul verbal care este aceasta.

Cel mai important in cazul unei compensari este ca toate firmele

implicate sa fie de acord cu acest procedeu.

Inregistrarea sumelor compensate si a celor implicati este importanta

deoarece se modifica valoarea creantelor sau datoriilor.
 c.1 Descrierea listelor, situatiilor/altor iesiri din sistem

Sistemul actual nu permite obtinerea unor iesiri de genul Lista

clientilor/furnizorilor cu care s-au facut compensari in luna. sau Valoarea
compensarilor pe luna.(cerinta 4)

4.Modelarea sistemului informational existent

4.1. Modelul descompunerii functionale

Descompunerea functional a sistemului analizat se realizeaz cu ajutorul diagramei

descompunerii functionale, care urmreste scoaterea in evident a modului de structurare a
sistemului, prin prezentarea ierarhiei sistemului, descompus in procese de prelucrare si subprocese.

Sistemul de gestiune clienti / furnizori se descompune in urmtoarele procese si subprocese:

evident clienti/furnizori, cu urmtoarele subprocese:

- actualizare clienti/furnizori;

- obtinere rapoarte;

clienti, cu urmtoarele subprocese:

- preluare contracte;

- raporatre lunar;

- plat;

furnizori, care contine subprocesele:

- aprovizionare;

- contracte;

proces verbal de compensare.

Diagrama descompunerii functionale este prezentat in Anexa 1.

4.2. Modelul proceselor

Modelarea proceselor se realizeaz cu ajutorul diagramelor de date, care redau sub form
grafic modul in care fluxurile de date intr in procesele de prelucrare din diferite surse si iesirea
fluxurilor de date ctre diferite destinatii.

In procesul de modelare a proceselor se pleaca de la

diagrama descompunerii functionale si de la descrierea
orientata pe tranzactii/transformari ale sistemului existent.
De fapt, se identifica pentru fiecare proces de prelucrare
fluxurile de date de intrare si iesire.
Prima diagrama care se obtine este diagrama de context (Anexa 2),
care contine un singur simbol pentru procesul de prelucrare, respectiv
sistemul de gestiune clienti/furnizori, precum si sursele/destinatiile
principalelor fluxuri de date, fara a se prezenta locurile de stocare a datelor.

Urmeaza diagrama de nivel 0 (Anexa 3), care prezinta principalele

procese de prelucrare ale sistemului.

Modelarea proceselor continua cu descompunerea proceselor de

prelucrare in subprocese, redata prin intermediul DFD-urilor de nivel 1
(Anexa 4).

4.3. Dictionarul de date

1. PVC-furniz cuprinde urmatoarele date:

* data incheierii procesului verbal

* numele furnizorului

* numele cumparatorului (SC CF MOLDOVA SA)

* suma de bani compensata

* numele tertului (daca exista)

* ordinul de compensare

NOTE:

Porneste din partea furnizorului.

Ordinul de compensare, numerotat, este semnat si stampilat de

reprezentantii celor doua firme (initiatorul si destinatarul).

Compensarile se fac ori de cate ori apare o astfel de intelegere intre

parti.

Pe spatele ordinului de compensare se trec elementele de identificare

ale facturilor ce fac obiectul compensarii.

2. PVC cuprinde urmatoarele date:

* data incheierii procesului verbal

* numele furnizorului

* numele cumparatorului (SC CF MOLDOVA SA)

* suma de bani compensata

* numele tertului (daca exista)

* ordinul de compensare
NOTE:

Porneste din partea cumparatorului, respectiv SC CF MOLDOVA SA.

Toate celelalte note raman valabile.

3. Comanda-furnizor cuprinde:

* numar comanda

* data comenzii

* denumirea produselor comandate

* cantitatea din fiecare produs

* unitatea de masura

* termenul de livrare

* numele si adresa furnizorului

* numele si adresa cumparatorului

* adresa unde se doreste a se primi marfa

NOTE:

Se intocmeste de fiecare data cand este nevoie de materii prime,

materiale, obiecte de inventar etc. ce nu se gasesc in stoc.

4. Date-insotire-materiale reprezinta avizul de insotire a marfii:

* numarul avizului

* data

* datele furnizorului

* datele cumparatorului

* denumirea produselor livrate

* unitatea de masura

* cantitatea

* pretul unitar fara TVA

* valoarea

* valoarea totala
 * datele delegatului si ale mijlocului de transport

NOTE:

Avizul de insotire a marfii se primeste o data cu primirea produselor

comandate si nu se inregistreaza in contabilitate.

5. Contract-furniz-semnat cuprinde:

* numar contract

* data contractului

* numele si datele furnizorului

* numele clientului (SC CF MOLDOVA SA)

NOTE:

Contractul se intocmeste pe baza devizului oferta realizat de

furnizorul subantreprenor si aprobat de antreprenor (SC CF MOLDOVA SA)
inainte de inceperea unei lucrari.

6. Plata-furniz cuprinde urmatoarele date:

* tipul documentului

* numarul documentului

* data documentului

* valoarea ramasa

NOTE:

Plata furnizorului se face in functie de intelegerea existenta intre

furnizor si client.

Valoarea ramasa se calculeaza ca valoarea datoriei minus valoarea

platita pana in acel moment minus valoarea documentului de plata.

Daca exista penalizari, acestea se calculeaza ca procent din suma

restanta.

7. Rapoarte-de-necesitate:

* numele angajatului ce face cererea

* functia acestuia

* denumirea produselor
 * cantitatea dorita

* eventual valoarea produselor

* data

NOTE:

Se intocmesc de fiecare angajat sau departament in parte in

momentul in care este nevoie de un produs (mijloace fixe, obiecte de
inventar etc.).

Campul valoare nu este obligatoriu de completat.

8. Scrisori-de-garantie-bancara cuprind cele doua tipuri de scrisori emise de

banca:

* scrisoare de indeplinire a obligatiilor contractuale

* scrisoare de restituire a avansului

NOTE:

Cele doua scrisori se primesc de la banca in momentul in care exista

un client care plateste un avans.

9. Rapoarte cuprinde urmatoarele tipuri de rapoarte:

* balanta facturi

* sold final facturi clienti

* sold final parteneri

* lista clientilor dupa valoarea emisa

* lista clientilor pe judete

* adrese clienti

* primii clienti

* sold final facturi furnizori

NOTE:

Fiecare dintre aceste rapoarte se intocmeste lunar si cuprinde

urmatoarele date:

- datele clientului/furnizorului

- numarul si data facturilor din luna respectiva

 - valoarea pe fiecare factura

- valoarea cumulata a facturilor pe luna considerata

- data intocmirii raportului

10. Factura-furnizor-NRCD cuprinde:

- datele de pe factura:

* date furnizor (denumire, cod fiscal, sediul, numar registrul

comertului, banca, contul bancar)

* numar factura

* data facturii

* denumirea produselor sau serviciilor facturate

* unitatea de masura

* cantitatea

* pretul unitar fara TVA

* valoarea fara TVA

* valoare TVA

* valoarea totala a facturii

* valoarea totala a TVA-ului

* total de plata

* datele delegatului si ale mijlocului de transport

- datele de pe NRCD

* numele unitatii

* numar NRCD

* cod furnizor

* numar factura corespunzatoare

* denumirea produsului

* cod produs

* unitate de masura
 * cantitate receptionata

* cantitate factura

* pret unitar

* diferente constatate

NOTE:

NRCD-ul se face dupa inregistrarea facturii in contabilitate.

Se verifica valoarea totala a facturii si valoarea totala a TVA-ului,

eventualele greseli fiind aduse la cunostinta furnizorului.

Diferente constatate se calculeaza astfel: din cantitate factura se

scade cantitate receptionata.

11. Jurnal-vanz-cump cuprinde:

- jurnal vanzari/ jurnal cumparari:

* luna si anul

* data facturilor emise/primite

* numarul facturilor emise/primite

* numele cumparatorilor/vanzatorilor

* codul fiscal

* total factura

* baza impozitare

* val TVA

-decontul privind TVA

* luna si anul

* codul fiscal

* denumirea si adresa firmei

* valoarea diferitelor tipuri de TVA

* total TVA colectata

* total TVA deductibila

 * valoare TVA de plata/ de recuperat

* numele si functia celui ce l-a intocmit

NOTE:

Toate documentele incluse in jurnal-vanz-cump se intocmesc lunar.

Datele se obtin din facturile emise in luna respectiva.

12. Date-facturi-platite-furnizori-clienti

* numar factura

* data facturii

* valoarea facturii

* valoarea platita/incasata

* valoare ramasa

* valoare platita/incasata

* datele documentului ce sta la baza platii/incasarii

NOTE:

Aceste date se completeaza de fiecare data cand are loc o plata sau
o incasare.

Campul valoare ramasa se calculeaza ca diferenta intre valoarea

facturii si valoarea platita/incasata.

13. Situatie-de-plata-si-borderou-vanzari cuprinde urmatoarele date:

* numele executantului

* numele beneficiarului

* denumirea lucrarii

* luna si anul

* valoarea fara TVA

* valoare TVA

* valoarea cu TVA
NOTE:

Documentele se realizeaza la sfarsitul fiecarei luni.

Valoarea cu TVA se poate calcula ca suma intre valoarea fara TVA si

valoare TVA.

14. PVC-de-la-client cuprinde:

* data incheierii procesului verbal

* numele clientului

* numele furnizorului (SC CF MOLDOVA SA)

* suma de bani compensata

* numele tertului (daca exista)

* ordinul de compensare

NOTE:

Porneste din partea clientului.

Ordinul de compensare, numerotat, este semnat si stampilat de

reprezentantii celor doua firme (initiatorul si destinatarul).

Compensarile se fac ori de cate ori apare o astfel de intelegere intre

parti.

Pe spatele ordinului de compensare se trec elementele de identificare

ale facturilor ce fac obiectul compensarii.

15. PVC-client:

* data incheierii procesului verbal

* numele clientului

* numele furnizorului (SC CF MOLDOVA SA)

* suma de bani compensata

* numele tertului (daca exista)

* ordinul de compensare

NOTE:

Porneste din partea furnizorului, respectiv SC CF MOLDOVA SA.

 Toate celelalte note de la celelalte tipuri de PVC raman valabile.

16. Scrisori-garantie-bancara:

* scrisoare de indeplinire a obligatiilor contractuale

* scrisoare de restituire a avansului

NOTE:

Cele doua scrisori se primesc de la banca si se trimit clientului care

plateste un avans.

17. Contract-client cuprinde urmatoarele date:

* numar contract

* data contractului

* numele si datele clientului

* numele furnizorului (SC CF MOLDOVA SA)

NOTE:

Contractul se intocmeste pe baza devizului oferta realizat de santier

si aprobat de client inainte de inceperea unei lucrari.

18. Situatie-de-plata cuprinde urmatoarele date:

* numele executantului

* numele beneficiarului

* denumirea lucrarii

* luna si anul

* valoarea fara TVA

* valoare TVA

* valoarea cu TVA

* serviciile prestate in luna considerata

NOTE:

Situatia de plata se intocmeste lunar si este semnata de catre

beneficiarul lucrarii.
 Valoarea cu TVA se calculeaza ca suma intre valoarea fara TVA si
valoarea TVA.

19. Factura-client cuprinde:

* date client (denumire, cod fiscal, sediul, numar registrul comertului,

banca, contul bancar)

* numar factura

* data facturii

* denumirea produselor sau serviciilor facturate

* unitatea de masura

* cantitatea

* pretul unitar fara TVA

* valoarea fara TVA

* valoare TVA

* valoarea totala a facturii

* valoarea totala a TVA-ului

* total de incasat

NOTE:

Factura se intocmeste lunar pe baza situatiei de plata si a borderoului

de vanzari.

Valoarea fara TVA se calculeaza ca produs intre cantitate, pret unitar

fara TVA.

Valoare TVA se obtine inmultind valoarea fara TVA cu procent TVA.

Valoarea totala a facturii se obtine insumand toate valorile fara TVA.

Valoarea totala a TVA-ului se obtine insumand toate valorile TVA-ului.

Totalul de incasat este suma dintre valoarea totala a facturii si

valoarea totala a TVA-ului.

20. Plata-client

* tipul documentului

* numarul documentului
 * data documentului

* valoarea ramasa

NOTE:

Incasarea de la client se face lunar.

Valoarea ramasa se calculeaza ca valoarea datoriei minus valoarea

platita pana in acel moment minus valoarea documentului de plata.

Daca exista penalizari, acestea se calculeaza ca procent din suma

restanta.

21. PV-receptie-lucrare cuprinde:

* data

* numarul procesului verbal

* numele clientului

* numele executantului

* denumirea lucrarii

* numar exemplare

NOTE:

Se intocmeste la terminarea unei lucrari.

5. Determinarea cerintelor informationale pentru noul sistem

5.1. Cerintele functionale ale noului sistem

Datele despre noul sistem se pot obtine din surse externe sau interne. Cea mai importanta
sursa interna o constituie angajatii care stiu cum functioneaza actualul sistem si de ce informatii mai
au nevoie pentru atingerea obiectivelor. Sursele de date externe sunt companiile care au sisteme
asemanatoare, clientii, etc.

Mentionam patru metode pentru a obtine date despre sistemul existent:

interviurile;

chestionarele;

observarea directa;

culegerea de documente.

Intrebari posibile pentru un interviu:

- Ce forma de evidenta a clientilor/furnizorilor utilizeaza firma dumneavoastra?

 - Ce documente se folosesc pentru contabilizarea (evidenta) clientilor/furnizorilor?

- Ce metode de compensare se folosesc in cadrul unitatii?

Tehnica chestionarelor:

Pentru evidenta clientilor/furnizorilor se face apel la calculator? (DA sau NU)

Cum considerati rolul indeplinit de calculator in domeniul evidentei clientilor/furnizorilor?

Ce fel de calculatoare se folosesc?

Calculatoarele sunt legate in retea?

Programele care ruleaza pe calculatoare sunt achizitionate sau realizate cu eforturi proprii?

Cat de des verificati securitatea fisierelor? (zilnic, saptamanal, lunar, ocazional)

Din prezentarea anterioara (cap.3) se constata urmatoarele deficiente, care constituie in acelasi
timp cerinte functionale ale noii aplicatii:

1. Problema obtinerii informatiilor legate de clientii cu care s-au incheiat

contracte. Programul actual de gestiune a clientilor nu permite obtinerea informatiilor
legate de contractele incheiate cu clientul X in ultimii Y ani.

2. Problema obtinerii rapoartelor privind datele despre contracte. La fel ca si in

ceea ce priveste contractul intocmit cu un client sau cu un furnizor nu se pot obtine
rapoarte. Solutia consta in realizarea unui modul de program care sa permita
interogarea bazei de date pentru obtinerea informatiilor privind contractele intocmite
cu furnizorii si clientii firmei.

3. Problema obtinerii informatiilor legate de furnizorii cu care s-au incheiat

contracte. Contractele incheiate cu furnizorul X in ultimii Y ani.

4. Problema obtierii rapoartelor legate de compensari. Sistemul actual nu permite

obtinerea unor iesiri de genul: Lista clientilor/furnizorilor cu care s-au facut compensari
pe luna sau Valoarea compensarilor pe luna

5.2. Cerintele nefunctionale ale sistemului

1. Realizarea de interfete specifice mediilor de programe vizuale.

2. Asigurarea securitatii datelor prin stabilirea de niveluri de acces pentru diferite categorii de
utilizatori.

II PROIECTAREA SISTEMULUI

Modelarea datelor

1. Descrierea sintetica a principalelor tranzactii din sistem

SGCF trebuie sa reflecte urmatoarele clase de tranzactii:

Introducerea unui client/furnizor nou presupune

inregistrarea tuturor datelor generale
despre clientul/furnizorul respectiv: denumirea, codul fiscal,
adresa, localitatea, judetul, prefixul telefonic si numarul de telefon,
 denumirea bancii si numarul contului precum si tipul sau (client,
furnizor, client si furnizor).

Incheierea unui contract/a unei comenzi presupune

inregistrarea contractului (cu clientul sau furnizorul, dupa caz) sau
trimiterea unei comenzi catre furnizor. Despreclient/furnizor se
retin datele de identificare ale acestuia (denumirea, adresa, cod
fiscal, banca si contul bancar etc), iar despre contract se
inregistreaza data intocmirii acestuia, denumirea lucrarii si data
cand aceasta trebuie predata precum si tipul contractului (contract
cu un client sau cu un furnizor). In cazul unei comenzi, pe langa
datele generale, se retin si produsele comandate.

Intocmirea si trimiterea facturii catre client se face lunar pe

baza borderoului de vanzarisi a situatiei de plata. In borderoul
de vanzari se inregistreaza suma totala (cu TVA, fara TVA si total
TVA) a cheltuielilor cu realizarea lucrarii din luna care s-a terminat
(aceste date se scriu si pe factura), in timp ce pe situatia de plata
se inregistreaza analitic toate cheltuielile, pe grupe si tipuri.

Primirea unei facturi de la un furnizor presupune inregistrarea

datelor generale desprefactura (numar, data, datele furnizorului)
precum si a datelor produselor facturate (denumire, cantitate, pret).
In cadrul Sistemului de gestiune clienti/furnizori se inregistreaza
doar factura si plata acesteia, receptia produselor si constatarea
eventualelor diferente se face in Sistemul de gestiune al stocurilor.

Incasarea unei sume de bani de la un client se inregistreaza prin

retinerea unor date ca numarul, tipul si data documentului precum
si data incasarii acestuia. O incasare de la unclient se poate face
pentru una sau mai multe facturi, de aceea se retine numarul si
valoarea fiecarei facturi incasate pe baza aceluiasi document.

Plata unui furnizor. Ca si in cazul incasarii, un document ce

atesta plata unui anumitfurnizor poate achita una sau mai
multe facturi, partial sau total. De aceea retinem, pe langa datele
specifice documentului si numarul si valoarea achitata
din factura respectiva.

Compensarea unor facturi. In cazul in care clientul este

si furnizor in acelasi timp se pot face compensari. Acestea se
inregistreaza prin datele specifice procesului verbal de
compensare dar si prin numarul si valoarea compensata pentru
fiecare factura.

2. Argumentarea principalelor decizii de proiectare a bazei de

date

La o prima analiza a cerintelor functionale ale sistemului informational

pot fi identificate urmatoarele entitati de date:
 CLIENT;

FURNIZOR;

CONTRACT;

COMANDA;

BORDEROU DE VANZARI;

FACTURA;

INCASARE;

PLATA;

COMPENSARE.

Analizand mai atent sistemul se observa ca intre unele entitati exista o

relatie de tipul multe-la-multe, ceea ce determina descompunerea unora
dintre entitati in doua sau mai multe tabel