PROIECT

Tipologia sistemelor informatice n cadrul unei organizaii naionale Pensiunea David House- Rdui

CUPRINS: CAP.1. Introducere.....................................................................................pag.3 CAP.2. Prezentarea SC SRL...................................pag.3 CAP.3. Tipuri de sisteme informationale....................................................pag.5 3.1 Sisteme informationale de procesare a tranzactiilor.................pag.6 3.1.1 sisteme informatice de Front Office................................pag.6 3.2 Sisteme informationale de automatizare a muncii de birou......pag.7 3.3 Sisteme informationale pentru management............................pag.7 3.4 Sisteme informationale pentru fundamentarea deciziilor.........pag.7 3.5 Sisteme informationale pentru suportul managementului superior.......................................................pag.8 CAP.4. Concluzii.......................................................................................pag.9

Cap. 1 Introducere
A doua jumtate a secolului al XX-lea a fost marcat de ptrunderea tot mai pregnant i activ a sistemelor informatice n activitatea i conducerea firmelor de turism. Aceast tendin a fost justificat de posibilitatea extinderii sistemului informaional prin intermediul sistemelor informatice. Este bine cunoscut c ntre sistemul informatics i cel informaional exist un raport de la parte la ntreg, sistemul informatic cuprinznd att fazele manuale ct i cele automatizate/ mecanizate ale: -culegerii i nregistrrii informaiilor; -vehiculrii informaiilor -prelucrarii informaiilor n momentul actual se constat o cretere a ponderii i rolului sistemului informatic n ansamblul sistemului informaional. Dei n marile organizaii, mai ales din domeniul serviciilor i cu precdere n sectorul turistic, sistemul informatic reunete peste 90 % din totalitatea elementelor informaionale, trebuie s recunoatem c ntotdeauna vor exista elemente informaionale cele ce in strict de natura uman cu un pronunat caracter informal, ce nu vor face parte din sistemul informatic. Dovedindu-se deosebit de dinamic,domeniul a propus numeroase alte aplicaii pentru hotelrie, restaurante i nu n cele din urm pentru animaie i agrement.

Cap.2 Prezentarea SC CONTRACTOR CCH SRL Pensiunea David House

Denumirea Societii SC CONTRACTOR CCH SRL Radauti Adresa Radauti, str. Putnei nr. 178C, la 2 km distanta de centrul orasului Cod Fiscal RO18864417 Capital Social 200 lei, asociat unic Profilul i obiect de activitate Pensiune turistica , restaurant , bar , salon de masaj si intretinere corporala, Principalii competitori se afl n competiie cu alte societi locale de profil, cele mai importante fiind : Hotel Maria, Hotel Amnar, Restaurant Antique, Restaurant Provencal Parteneri comerciali CASA CARTII, SC MARAVET SRL, agentiile AS TRAVEL, EURO MAGIC Persoane fizice cazare i alimentaie perntru turistii independenti cat si pentru grupuri organizate- Pensiunea David House are n patrimoniu : - 14 camere categoria 4 stele, sunt dotate cu plasma HDD TV si baie proprie. - Restaurant - 48 locuri - Bar 7 locuri -Receptie

Oranigrama societaii este prezentat in continuare 7

Manager general

Manager operatiuni (cazare si alimentatie)-(1)

Economist (1)

Restaurant si roomservice(1)

Productie culinara bucatar (1)

Receptie (1)

Curatenie (1)

Analiza sistemului existent Hardware-ul societii era format din 2 calculatoare cu o putere medie (configuraie: CPU AMD 700 Mhz , SDRAM 512mb, HDD 82 Gb), 2 imprimante HP 901 color (rezolutie max. 9200pt, 17 foi/min) , scanner HP (rez. 9200 pt) , fax-modem telesyn (viteza 58 kb/s), Software-ul : sisteme de operare (Windows XP Professional), o aplicaie de contabilitate financiar (Saga) i aplicaii fiscale (aplicaii gratuite livrate de instituiile statului pentru care se depun declaraii privind situaia societii), aplicaii generale de birou (MS Office 2003) aplicaii de comunicaii (yahoo messenger, outlook ), acces la internet prin wireless in pensiune Baza informaional: fluxuri de date referitoare la trezorerie, mijloace fixe, manoper i fluxuri de personal, stocuri. Baza metodologic : algoritmi de calcul fiscal, balana de verificare, bilanul contabil, metodele standard cost i direct costing Utilizatorii : toi utilizatorii implicai sunt instruii n operarea PC Beneficiile sistemului: O bun vitez de rspuns i o bun calitate a informaiilor procesate, cu implicaii deosebite privind costurile produselor , a crei nendeplinire ar putea duce chiar la scoaterea de pe pia. O mare atractivitate pentru turisti prin accesul la internet nelimitat Creterea intelegerii de ctre turistii straini a serviciilor oferite prin adaugarea prezentrii produselor n doua limbi de circulatie internationala

Cap.3 Tipuri de sisteme informationale

7

Pentru satisfacerea diferitelor nevoi ale nivelurilor organizaionale exist 5 tipuri principale de sisteme informaionale (SI) pentru: procesarea tranzaciilor, automatizarea muncii de birou, sistemul informaional de management, sistemul de fundamentare a deciziilor i sistemul suport al managementului superior. Aceste tipuri de sisteme, nivelul ierarhic la care fiecare acioneaz, precum i membrii firmei pe care i deservesc sunt prezentate n figura 1:

Tipuri de sisteme informaionalei SI de suport al managementului superior

Membrii firmei deservii

Manageri de nivel superior

SI de fundamentare a deciziilor SI de management SI de automatizare a muncii de birou

Manageri, profesioniti Manageri de nivel mediu supervizori, tehnicieni

SI de procesare a Tranzaciilor

supervizori si personal operativ

Fig.1. tipologia sistemelor informationale

3.1 Sisteme informationale de procesare a tranzactiilor 7

Resurse umane

comercial

productie

contabilitate

finante

Este un SI computerizat care execut i nregistreaz activitile zilnice, de rutin, necesare conducerii unei firme. El este utilizat n situaiile cu o structur complex i repetitiv, n care sarcinile i normele impuse sunt foarte precise. Natura structural a situaiilor face posibil elaborarea unor instruciuni detaliate, neechivoce, care permit computerului s manevreze i snregistreze n mod corespunztor tranzaciile. Un sistem de procesare a tranzaciilor ofer asisten direct nivelurilor operaionale ale unei firme. Dou aspecte ale sistemului de procesare a tranzaciilor prezint o importan deosebit. n primul rnd, un sistem de procesare a tranzaciilor poate fi de o importan vital pentru extinderea firmei, pentru interaciunea cu elementele mediului, deoarece sistemul n sine reprezint o parte din interaciunile firmei cu furnizorii i clienii. Prin intermediul schimbului electronic de date (SED) pot fi trimise direct din computerul unei firme ctre computerul altei firme documente standardizate, precum comenzi-tip, facturi etc n al doilea rnd, sistemul de procesare a tranzaciilor este principala surs de date utilizat de alte sisteme informatice din firm. Sistemele de prelucrare a tranzaciilor opereaz cu un volum mare de date de detaliu ntr-o perioad scurt de timp. Datele trebuie s fie corecte i s se ncadreze ntr-o anumit perioad de timp. Rezultatele prelucrrii sunt reflectate n bazele de date n care se gsesc tranzaciile efectuate i care reprezint punctul de pornire pentru sistemele informatice pentru management. De asemenea, ele sunt un punct de reper al sistemelor informatice de fundamentare a deciziilor. Aceste tipuri de sisteme sunt folosite n permanen, deoarece fluxul datelor este constant. Ele se canalizeaz att pe stocarea datelor, ct i pe viteza lor de procesare. 3.1.1. Sistemele informatice Front Office Sunt sisteme de procesare a informaiilor i care ofer rapoarte n form vizual sau scris. Ele sunt utilizate cu precdere n managementul activitilor de cazare turistic, de dimensiune medie i mare (terestre echipamente de cazare diverse: hoteluri, moteluri, pensiuni, etc. sau navale vase de croazier), dar i n cadrul ageniilor turistice. La pensiunea David House avem : sisteme pentru nregistrarea turitilor sisteme prin care se preiau datele personale ale turitilor; sisteme pentru gestiunea camerelor sisteme care ofer informaii privind nivelul de ocupare camerelor, statutul (liber/ ocupat, curenia .a), situaia financiara ,preluarea mesajelor, precum i diverse informaii statistice; sisteme pentru evidena ncasrilor care asigur procesarea tranzaciilor i ofer informaii despre debitele i creditele n relaie cu clienii casa de marcat DATECS MP 55 si GRAD CHEF - un sistem de gestiune si marcaj ce preia comenzile si le trimite catre sectiile existente (bucatarie,bar, etc), emite note de plata si bonuri fiscale si are o gama completa de rapoarte ce pot fi vizualizate in timp real. Beneficii GrandChef -Usurinta utilizarii de catre angajati; -Previne gresile si pierderile; -Supravegheaza personalul, materiile prime si incasarile; -Creste profitabilitatea; 7

-Ofera un plus de imagine si eleganta afacerii. Functii GrandChef - Preluare comenzi cu touchscreen sau palm -Carduri fidelitate si acces -Note de plata personalizate -Bonuri marcaj pentru bucatarie si bar -Gestiune stocuri in timp real -Rapoarte -Conectare automata cu casa de marcat -Legatura catre hotel, spa etc -Export date catre aplicatia de contabilitate 3.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou Acesta reprezint un sistem informatic destinat facilitrii comunicaiei i creterii productivitii managerilor i personalului din birouri prin procesarea documentelor i mesajelor. Printre primele, i de altfel cel mai utilizat sistem de automatizare a muncii de birou, este sistemul de procesare a textelor (Word Processing System), care permite crearea, editarea i imprimarea cu uurin a textelor. n ultima vreme, a devenit tot mai popular sistemul de pot electronic (Electronic Mail) care permite schimbul rapid de mesaje scrise prin intermediul procesrii textelor i reelelor de comunicaii. Un sistem pentru automatizarea muncii de birou poate include urmtoarele aplicaii: mesagerie vocal - voice mail - (nregistreaz mesajele telefonice i le stocheaz n memoria secundar a unui computer, de unde pot fi apelate ulterior de ctre destinatari); calendar electronic (metod de pstrarea a evidenei programelor, ntlnirilor etc); teleconferina (mijloc de comunicare ntre localiti diferite prin utilizarea facilitilor electronice i/sau de generare a imaginii); recuperarea documentelor (utilizarea unuia sau mai multor sisteme de stocare a documentelor pe microfilm sau pe alte suporturi, pentru localizarea i copierea ulterioar a acestora); transmisie prin fax (mijloc de trasmitere telefonic a documentelor); groupware (software destinat facilitrii ntlnirilor prin coordonarea simultan a mesajelor aparinnd membrilor unui grup); grafic (mijloc de realizare a graficelor i diagramelor). Exist dou tipuri de opinii cu privire la sistemele SAM. Iniial, aceste sisteme erau percepute ca mijloace de cretere a productivitii funcionarilor i secretariatului. Mai nou, SAM sunt percepute ca mijloace suport, nu numai pentru funcionari i secretariat, ct i pentru manageri i tehnicieni. 3.3. Sisteme informationale de management SIM-ul este un sistem informatic care produce rapoarte zilnice i permite accesul direct la diferite informaii, actuale i mai vechi, de care au nevoie managerii de la nivelurile medii i inferioare. SIM-urile au n vedere n principal obiective tactice i operaionale i prezint o importan deosebit pentru planificare, adoptarea deciziilor i control. Ele centralizeaz informaii din sistemul de procesare a tranzaciilor pentru a realiza rapoartele de rutin i rapoartele complexe pentru manageri i supervizori. n plus, ele produc rapoarte pentru managerii de nivel mediu i inferior, referitoare la costuri, calitate i activitatea furnizorilor. 7

3.4. Sisteme de fundamentare a deciziilor Sistemele pentru fundamentarea deciziei reprezint o categorie deosebit deimportant a sisteme informatice pentru management. Acestea sunt sisteme bazate pe computer care ofer un sprijin informaional interactiv managerilor n timpul procesului de luare a deciziei. Sistemele pentru fundamentarea deciziei utilizeaz: 1. Modele analitice 2. Baze de date specializate 3. Modele interactive (bazate pe computer) Aceste sisteme sunt create pentru a fi utilizate ad-hoc, oferind rspunsuri rapide sau imediate Un sistem pentru fundamentarea deciziei are urmtoarele componente: - Elementele hardware - Elementele software - Date - Modelul de prelucrare - Resursele umane Modelele reprezint elemente extrem de importante ale sistemelor pentru fundamentarea deciziei. O definiie a modelului explic faptul c modelul reprezint o abstractizare simplificat a unei realiti care ilustreaz componente fundamentale i relaiile dintr-un sistem. Sistemele pentru fundamentarea deciziei sunt fundamentate nu numai pe modele, dar i pe baze de date ca resurse vitale pentru sistem. Baza pentru sistemele pentru fundamentarea deciziei este compus dintr-un ansamblu organizat de modele matematice. Acest tip de modele reprezint: - calcule simple i rutine analitice; - modele matematice care exprim relaii complexe dintre numeroase variabile. Pentru a transcrie modelele ntr-un limbaj agreat de computer este nevoie de software-uri. n acest context, se remarc faptul c cele mai utilizate programe pentru sistemele de fundamentare a deciziilor sunt: 1. Programele de baze de date 2. Programele de calcul tabelar 1. Programele de baze de date (managementul bazelor de date) reprezint programe specializate care permit crearea, utilizarea i ntreinerea bazelor de date integrate unui sistem de fundamentare a deciziilor. Aceste soft-uri fac posibil definirea i modificarea structurii bazei de date, a nregistrrilor i relaiilor stabilite ntre cmpuri, stocarea i regsirea datelor precum i actualizarea i controlul bazei de date. 2. Programele de calcul tabelar reprezint programe specializate, cu o importan la fel de mare ca soft-urile precedente. Acestea ofer cele mai multe faciliti n elaborarea de modele analitice, interactive care utilizeaz numeroase variabile. Programele de calcul tabelar sunt utilizate att pentru sistemele de fundamentare a deciziilor, ct i pentru analiza business-ului. Mai mult, acestea pot fi utilizate i pentru rezolvarea de probleme care necesit comparaii, estimri, precum i evaluarea alternativelor. Patru tipuri de modele analitice de baz sunt necesare pentru utilizarea unui sistem de fundamentare a deciziilor: 1. Analiza What-if 2. Analiza senzitivitii 7

3. Analiza Goal-seeking 4. Optimizrile

3.5. Sisteme support ale managementului superior Acestea sunt sisteme informatice care particip la adoptarea deciziilor i la funcionarea eficient a nivelurilor superioare ale unei firme. Spre deosebire de un SFD, sistemul SSMS presupune capaciti de calcul mai generale, implic telecomunicaiile i operarea cu grafice i tabele specifice fiecrui tip de problem. SSMS tinde s utilizeze mai puine modele analitice dect SFD, ofer informaii la cerere dintr-o varietate de surse i permite rezolvarea interactiv a problemelor. n esen, SSMS este un sistem informaional astfel conceput nct s se adapteze necesitilor managerilor n situaii specifice.

Cap. 4 Concluzii
Dat fiind faptul ca activitatea societatii este in crestere si devine tot mai complexa, ca rezultat al activitatilor de marketing intreprinse, managerul societatii intentioneaza sa achizitioneze o aplicaie integrat pentru care a ales n final varianta de realizare n regie proprie, att din punct de vedere al preului, dar mai ales al faptului ca preul nu era pltit imediat. Cerinele noului sistem: - Fiecare dintre persoanele care au legtur cu fluxul documentelor i al resurselor s aib acces la datele care i erau necesare pe palierul su de activitate, i s poat face modificri strict numai n datele pentru care are competena s o fac. Aceasta presupune o securizare a datelor i asigurarea cu parol a accesului la date; Avantaje: - Din sistem se vor putea obtine rapoarte complexe privind consumul si necesarul de aprovizionare, informatii pentru urmarirea si analiza bugetului, frecventa ocuparii spatiilor de cazare, un sistem care sa poata fi folosit la recompensarea clietilor fideli; - Elaborarea documentelor primare i situaiilor privitoare la gestiunea resurselor i detalierea pe comand a consumului de stocuri; - Introducerea o singura dat a datelor n sistem; - Posibilitatea de update i integrare cu alte subsisteme; - Asigurarea proprietii de sistem deschis , sistemul va fi proiectat modular ceea ce permite dezvoltarea n continuare cu alte subsisteme privind personalul , mijloacele fixe etc. , pn la integrarea total a activitilor din sistemul informaional al ntreprinderii.