Analiza sistemului informaional Sistemul de vnzri

1. Rusu tefania (25 %) Membrii echipei 2. Baltag Georgian (25 %) 3. Apostol Alexandra (25 %) 4. Giurc Paula (25 %)

Organizaia:

Persoana de contact:

EMERSUS IMPEX SRL Adresa: STR. BRADULUI 160 C*, BACU Coordonatele fiscale sunt: C.I.F.: RO6059422 Nr.Inreg.Reg.Com: J04/1288/1994. Nume i Rusu Maria prenume: 0740678037 Telefon: Poziia n firm: E-mail: Manager rusu.maria@yahoo.com

1. Prezentarea firmei Emersus Impex SRL

1.1 Descrierea organizaiei

Nr. crt. 1.

Caracteristica

Descriere Emersus Impex, nfiinat n anul 1994, i are sediul n Bacu, zon cu un grad mediu de dezoltare economic i are ca obiect de activitate comerul en-gross i cu amnuntul cu: papetrie, rechizite, consumabile de birou, mobilier de birou, hrtii i cartoane tipografice. Din punct de vedere al naturii activitii i proprietii, este o societate comercial privat, cu rspundere limitat n faa legii i fa de proprietarii acesteia (S.R.L.), ncadrndu-se n categoria IMM-urilor. Este o instituie naional, desfurndu-i activitatea pe piaa intern, la nivel regional. Zona de activitate acoper judeele: Bacu, Neam, Suceava, Botoani, Vaslui. Activitatea se desfoar cu precdere n oraul Bacu, unde societatea deine 2 standuri. Emersus Impex, fiind o firma cu o experien de 18 ani n spate, a reuit s reziste de-a lungul timpului pe piaa concurenial, ajungnd s dobndeasc locul 1 n Top Afaceri Romania, la nivelul judeului Bacu. Plecnd de la zero, societatea a reuit ca n 18 ani s-i formeze un portofoliu impresionant de clieni, att persoane fizice, ct i juridice, fiind n continu cretere i s realizeze vnzri anuale medii care depesc 350.000 Ron. Pentru a ajunge la aceast performan, managementul societii a mizat pe calitatea angajailor i nu pe cantitatea acestora, numrul lor crescnd treptat, ajungnd n prezent la 15.
2

Obiect de activitate, forma de organizare juridic, tipul proprietii

2.

Piaa n amonte i aval

Furnizori Principalii furnizori ai firmei Emersus Impex sunt productori importani de papetrie, rechizite, consumabile de birou, mobilier de birou, hrtii i cartoane tipografice. Dintre acetia menionm UDD Distributie Bucureti, Agressione Group Cluj, Romanian Paper Distribution, Inplast Cluj i Maria Paper Bucureti. Clienii Sunt, fie persoane fizice, fie companii mici i mijlocii, care au obinut de la firm produse de papetrie, prin solicitarea lor direct n cadrul depozitului, standurilor sau librariei, prin comand pe site-ul http://www.emersus.ro/ sau n urma activitii de marketing direct. Clienii firmei sunt segmentai pe cele dou canale principale de vnzare: n cadrul depozitului - 90% persoane juridice - 10% persoane fizice n cadrul standurilor i al librriei: - 95% persoane fizice - 5% persoane juridice n acest domeniu, alturi de clienii existeni, o categorie la fel de important sunt prospecii sau potenialii clieni. Promovarea se face prin intermediul cataloagelor, ofertelor online i prin promovare indirect. Conform politicii comerciale fa de clieni, firma organizeaz periodic campanii de promovare sau recompensare. Acestea se concretizeaz n discounturi cuprinse ntre 2 i 10% sau n premii i cadouri oferite clienilor aflai ntr-o anumit categorie n funcie de vechimea de colaborare, de termenul de plat, seriozitatea i volumul mrfii. Relaiile cu acetia se bazeaz pe contracte i ulterior prin comenzi.

Concuren n ceea ce privete concurena, putem preciza c lista firmelor cu acelai obiect de activitate ca firma Emersus Impex este una vast, extinzndu-se destul de mult n ultima perioad. Considernd drept criteriu proximitatea, dintre concureni putem enumera: SC Ambra SRL, SC Badcom Ro SRL, SC Li Distribution SRL, SC Mardum Plus SRL. Firma are ca obiectiv posibilitatea de extindere prin deschiderea de noi standuri n localitile apropiate, dar, n prezent, nu s-a realizat nc o strategie concret pentru realizarea acestui obiectiv. Puncte tari i slabe Puncte tari: stabilitate pe pia, 18 ani experien n domeniu, clieni fideli, gam variat de produse, furnizori calitativi, personal calificat, recunoatere pe plan regional, exclusivitate pe Moineti i Comneti pentru anumite produse de papetrie, un grad mare de acoperire a pieei locale prin cele 2 standuri, o librrie i depozitul principal. Puncte slabe: dependena de furnizori, exigenele impuse de realizarea documentaiei n cadrul licitaiilor.

3.

Organizarea firmei i principalele activiti economice

Structura organizatoric a firmei Emersus Impex SRL este de tip funcional n principal, fiind format dintr-un manager general care supravegheaz personalul cu funciile: director economic, director tehnic, operatori facturare, coordonator achiziie i vnzri, gestionar depozit, lucrtori comerciali standuri, distribuitori i ageni paz. Coodonatorul de vnzri are n subordine depozitul i livrrile, iar directorul comercial coordoneaz compartimentul facturare, standurile i librria.

Activitatea desfurat la nivelul organizaiei cuprinde att comercializarea cu ridicata prin intermediul depozitului, dar i cu amnuntul prin intermediul standurilor i librriei, aceste activiti fiind sub coordonarea departamentului de vnzri condus de directorul comercial i coordonatorul de vnzri.

Organigrama firmei Emersus Impex SRL

Director

Director economic

Director comercial

Operatori facturare (2)

Contabil

Coordonator achiziiivnzri

Gestionar depozit (2)

Gestionar standuri (2)

Gestionar librrie

oferi (2)

1.2 Arhitectura sistemului informaional al firmei Emersus Impex SRL 1.2.1 Identificarea sistemelor informaionale economice i a aplicaiilor informatice Sistem informaional identificat i scopul Descrierea aplicaiilor informatice care sprijin prelucrrile din sistemul informaional Aplicaia CIEL asigur gestiunea activitii financiar-contabile, de la introducerea nregistrrilor primare pn la obinerea raportrilor anuale. Prelucrrile i tipul prelucrrilor identificate prin analiza interfeei aplicaiilor (meniuri, opiuni, ecrane) Locurile (birourile) din firm unde se folosesc aplicaiile

Nr. crt.

1. Sistem contabilitate general are ca scop colectarea, consemnarea, prelucrarea, transmiterea, utilizarea i stocarea informaiilor contabile.

2. Sistem resurse umane are scopul de a nregistra informaii referitoare la personalul angajat, pontajul zilnic al angajailor, calculul drepturilor salariale, calculul concediilor medicale,urmrirea evoluiei i performanelor profesionale ale angajailor.

Aplicaia REVISAL este folosit pentru nfiinarea i completarea registrului general de eviden a salariailor, n format electronic. Permite nregistrarea salariailor i contractelor de munc ale acestora.

Prelucrarea datelor privind registrul jurnal, Carte Mare, balana analilitc i sintetic, jurnale, bilan si cont de profit i pierdere, rapoarte analitice i bugetare, fi cont, registru de cas, clieni nencasai, furnizori neachitai, situaii financiare, etc. Prelucrarea datelor este mixt. Prelucrarea datelor privind registrul (generare, schimbare, validare registru; nregistrare angajator nou), angajatorul (detalii, istoric, modificare, tergere angajator; adugare, modificare spor; list sporuri), salariaii (nregistrare, modificare, istoric salariat; list salariai), contractele (nregistrare, modificare, suspendare, ncetare contract; istoric contract; list contracte), rapoartele (registru salariai, contracte per salariat,

Aplicaia CIEL este utilizat de ctre contabil.

Att aplicaia CIEL, ct i REVISAL este utilizat de contabil. Aplicaia CIEL este accesat i de directorul economic pentru verificarea informaiilor.

raportul per salariat). Aplicaia Ciel este folosit pentru automatizarea calculului salarial, pentru managementul resurselor umane. Prelucrarea datelor privind angajaii (date personale, studii, informaii bancare, configurare concedii de odihn), calculul salarial (pontaj, calculul automat al concediilor de odihn, gestionare tichete de mas), rapoartele (list angajai, state de plat individuale, state de salarii, centralizator concedii medicale i de odihn, etc.) Prelucrarea datelor este mixt. 3. Sistem vnzri are ca scop gestiunea vnzrilor, permite urmrirea comenzilor clienilor, controlarea procesului de livrare/facturare a produselor i evidena financiar a clienilor. 4. Sistem gestiune stocuri are ca scop reflectarea tuturor tranzaciilor legate de stocuri, precum i de a nregistra, stoca i reda informaii analitice despre stocurile de orice natur (materii prime, produse finite, mrfuri,ambalaje, consumabile Aplicaia CIEL se ocup de gestionarea documentelor specifice n lucrul cu clienii, ncepnd de la oferte, comenzi, contracte, facturi. Prelucrarea datelor privind urmrirea i procesarea comenzilor, livrarea produselor, verificarea stocurilor, avizele de expediie, ncasarea facturilor, evidena financiar a clienilor, emiterea de bonuri fiscale, raportarea vnzrilor etc. Prelucrarea datelor este mixt. Prelucrarea datelor privind intrarea de produse n stoc i ieirile de produse din stoc, balana de stocuri, fia de magazie, jurnal de stoc, vechime stocuri, etc. Prelucrarea datelor este mixt. Aplicaia CIEL este utilizat de ctre coordonatorul de achiziiivnzri, de operatorii facturare i de directorul comercial.

Aplicaia CIEL este folosit pentru gestionarea stocurilor, a tranzaciilor ce in de stocuri, actualizarea datelor privind stocurile.

Aplicaia CIEL este utilizat de ctre coordonatorul de achiziiivnzri, de operatorii facturare i de contabil, care ine gestiunea stocurilor.

etc.). 5. Sistem mijloace fixe are scopul de a ine evidena analitic a mijloacelor fixe pe centre de gestiune prin administrarea operaiunilor de intrare, micri interne, ieiri, precum i a valorii contabile a acestora prin calculul i nregistrarea amortizrilor. 6. Sistem trezorerie are ca scop evidena, la zi, a ncasrilor i plilor i a altor operaii de trezorerie. Aplicaia CIEL permite gestiunea cheltuielilor privind mijloacele fixe i a amortizrii acestora, indiferent de numrul fielor de mijloace fixe care trebuiesc gestionate. Ofer informaii cu privire la situaia la zi a mijloacelor fixe. Aplicaia CIEL permite nregistrarea ncasrilor i plilor, s listezi Registrul de Cas, jurnalul de ncasri i pli i s obii raportrile anuale. Prelucrarea datelor privind intrrile i ieirile de mijloace fixe, cheltuilile pe amortizri, balana mijloacelor fixe, etc. Prelucrarea datelor este mixt. Aplicaia CIEL este utilizat de ctre directorul comercial.

Prelucrarea datelor privind nregistrrile ncasrilor i plilor, gestiunea codurilor de TVA i codurilor de buget, listarea Registrului de cas, jurnalele de ncasri i pli. Prelucrarea datelor este mixt.

Aplicaia CIEL este utilizat de ctre contabil.

1.2.2 Infrastructura hardware existent Firma Emersus Impex SRL dispune de 7 calculatoare tip desktop, componentele fiind de calitate medie. Acestea se afl legate n reea, amplasate pe 6 birouri, toate conectate n reea i la internet. Dispersia calculatoarelor este urmtoarea: 1 la Directorul general, 1 la Direcotul economic, 1 la Directorul Comercial, 1 la Contabil, 2 la gestionari i 1 la Coordonator AchizitiiVnzri. Pe lng calculatoare, resursele hardware cuprind i 3 imprimante, una dintre ele cu funcii de copiere, imprimare, scanare i fax, celelalte fiind doar cu funcii de copiere, imprimare i scanare. De asemenea, interprinderea dispune de tipologie de tip mesh destinat transportrii datelor, instruciunilor i vocii prin nodurile de reea, folosind un router wireless. Aceast reea fiind securizat prin user i parol, avnd acces doar personalul specializat pe partea de gestiune i IT. Nr Crt. 1. 2. 3. 4. 5. Denumire Desktop Cablare structurat Imprimant multifuncional Wireless acces point Imprimant TOTAL Cantitate 7 1 1 1 2 Pre Unitar 1600 200 700 200 400 Valoare Total 11200 200 700 200 800 13100

1.3 Prezentarea potenialelor proiecte informatice sau n curs de implementare ntruct firma nu are momentan o echip de IT, a fost angajat o companie specializat pentru a dezvolta un proiect amplu de eficientizare a bazei de date aflate la temelia gestionrii clienilor i a diversificrii funciilor contabile. Dac momentan operatorii nc utilizeaz programul Ciel pentru anumite segmente, se dorete aducerea unor schimbri, ntruct a devenit depit i este slab din punctul de vedere al salarizrii i al introducerii n bazele de date. n ceea ce privete clienii se dorete implementarea unei aplicaii care s eficientizeze evidena acestora.
9

1.4 Matricea sisteme informaionale - componente organizatorice

Sisteme informaionale Sistem Gestiune Stocuri Sistemul Aprovizionare Sistem Vnzri Sistem Resurse Umane Sistem Contabilitate General Sistem Trezorerie Sistemul Mijloace Fixe

Componente organizatorice Director General <------------1 <------------41 ------------>42 Director Economic <------------2 <------------9 ------------>10 <------------22 ------------>23 ------------>24 <------------25 Director Comercial <------------3 <------------11 ------------>12 Operatori Facturare <------------13 ------------>14 Contabil <------------4 ------------>5 Coordonator achiziie-vnzri Gestionari <------------6 ------------>7 ------------>8 ------------>44 <------------45 ofer <------------16 ------------>17 <------------18 ------------>19 <------------20 ------------>21 ------------>35 ------------>49 <------------50 <------------43 <------------15 <------------27 <------------33 ------------>34 ----------39 <------------40 <------------48 ------------>32 ------------>26 ------------>29 <------------30 <------------31 <------------28 <------------36 ------------>37 ------------>38 ------------>47 <------------46

ntre sisteme i componente (separat) avem urmtoarele legturi: Sistemul trezorerie + sistemul contabilitate general = pli, ncasri Sistemul de Resurse Umane + Sistemul trezorerie = plata salariilor Directorul General + Directorul comercial = politica comercial

10

Legend 16. List clieni Comenzi Fi client 17. Comand Cataloage oferte 18. Fi magazie Necesar mrfuri Aviz de expediie 19. Factur 20. Factur 21. Factura returnat Aviz de expediie Cec, Bilet la ordin 22. State de plat 23. State de plat Decizii de angajare 24. Situaia pontajelor State de plat 25. State de plat vizate 26. Situaia pontajelor 27. Statele de plat 28. Registru jurnal Situaie venituri Situaie cheltuieli 29. Stat de plat 30. Rapoarte 31. Rapoarte

1. Rapoarte 2. Rapoarte 3. Rapoarte 4. Fie de inventar Registru inventar Proces verbal de ieire Not transfer 5. Proces verbal de inventar 6. Not de reaprovizionare Ofert furnizori 7. Comand reaprovizionare 8. Fi magazie Necesar mrfuri Not de intrare recepie 9. Rapoarte vnzri List clieni Rapoarte la cerere 10. Politica de discount 11. Rapoarte vnzri List clieni Rapoarte la cerere 12. Stabilirea preurilor i a discounturilor pentru clieni 13. Facturi Aviz de nsoire a mrfurilor 14. Comand 15. Factur returnat Aviz de expediie Cecuri, bilete la ordin

11

32. Facturi Chitane Registru de cas 33. Registru de banc Ordin de plat Jurnal privind operaiunile 34. Cartea Mare Registru Jurnal Registru privind operaiile contabile Balana analitic a documentelor 35. Chitana 36. Situaia ncasrilor i a plilor 37. Aprobare pli furnizori 38. Aprobare pli furnizori 39. Extras de cont Dispoziie de pli ncasare Bilet la ordin/Cec (emise) 40. Registru cas Registru banc Bordero de ncasri i pli 41. Bon de consum 42. Bon de consum 43. Bon de consum

Fi de eviden a obiectelor de inventar Borderou de achiziie 44. Bon de consum Fi de eviden a obiectelor de inventar Borderou de achiziie 45. Bon de consum 46. Proces verbal de scoatere din funciune 47. Poces verbal de scoatere din funciune 48. Poces verbal de scoatere din funciune Fi mijloace fixe Registru mijloace fixe Proces verbal de predare-primire 49. Proces verbal de predare-primire Fi mijloace fixe Registru mijloace fixe 50. Proces verbal de predare-primire

12

2. Delimitarea ariei de ntindere pentru sistemul analizat 2.1 Tranzaciile economice din sistemul vnzri Principalele tranzacii economice ce au loc n firma Emersus Impex S.R.L. n cadrul sistemului de vnzri sunt de oferire de produse de papetrie n vederea dezvoltrii afacerii proprii, precum i ncasarea veniturilor din comercializarea de produse. Documentele justificative legate de aceste operaii sunt nregistrate n sistemul informaional de vnzri, pe baza crora se genereaz rapoarte. Documentele justificative pentru comercializarea produselor sunt: contractul realizat, factura fiscal, avizul de nsoire a mrfii, monetarul, bonul fiscal, raportul fiscal de nchidere zilnic (n cazul standurilor i al librriei), registrele speciale i jurnalele de vnzri, procesele verbale de predare-primire i procesele de luare la cunotin i recepie. Printre principalele funcii ale sistemului de vnzri se numr urmtoarele: realizarea contractului cu clienii, comenzile clienilor, verificarea existenei produselor, ntocmirea facturilor, manipularea produselor, livrarea, returul, ncasarea nregistrarea comenzii clienilor ce presupune existena unui stoc care s permit transformarea n comenzi diversificate, n scopul satisfacerii cererilor clienilor respectarea regulilor de bun practic n depozitarea i transportarea produselor, n cel mai scurt timp, la cele mai mici cheltuieli pentru apropierea produselor de utilizator tratarea fluxului de cereri a celui de produse alegerea i utilizarea canalelor de distribuie n vederea livrrii comenzilor sau vnzarea direct din depozit sau din standuri i librrie preluarea spre prelucrare i facturare a mrfii rezervarea unui produs de ctre un client (dac un client dorete s rezerve un anumit produs din stoc se poate ntroduce n sistem o rezervare ce va putea fi consumat ulterior, doar pe baza mrfii existente n stoc) amnarea comenzii de ctre un client solicitarea catalogului cu preuri de ctre un client solicitarea din partea conducerii a unui raport privind onorarea comenzilor sau a st rii unei anumite comenzi pentru a avea o eviden asupra acestora i pentru a putea interveni n cazul n care ceva nu se realizeaz conform ateptrilor
13

solicitarea de ctre directorul economic a situaiei privind contractele solicitarea de ctre directorul comercial a unei fie de traseu pentru anumii clieni (n cazul ntrzierii repetate a comenzii) n vederea eficientizrii transportului solicitarea de ctre conducere a unui raport privind clienii cu datorii mari sau vechi n vederea avertizrii acestora sau acionrii n judecat, dac este cazul reuturul unui client (implic anularea comenzii precum i reaezarea produselor napoi n depozit), n cazul n care produsele nu corespund cerinelor clientului solicitarea informaiilor referitoare la disponibilitatea unui produs din cadrul depozitului, librriei sau standurilor solicitarea de ctre sistemul de gestiune a stocurilor a unui centralizator al mrfurilor vndute pentru a avea o eviden i a ti dac trebuie sau nu mrit cantitatea de produse achiziionat de la furnizori

solicitarea din partea directorului economic a unui raport privind datoriile clienilor n vederea scoaterii din lista de clieni i n vederea ncheierii oricarui fel de comer cu acetia

generarea rapoartelor privind comenzile primite obinerea rapoartelor cu privire la distribuirea cataloagelor de preuri dintr-o anumit perioad de timp transmiterea la sistemul de vnzri a fielor de comisioane o dat pe lun ntocmirea i trimiterea la sistemul de trezorerie situaia de eviden a facturilor pe o perioad de timp

2.2 Descrierea componentelor organizatorice cu responsabiliti n domeniul sistemului de vnzri Pentru fiecare departament sunt oameni reprezentativi cu funcii specifice. Astfel, n cadrul firmei regsim :

14

Nr. crt. 1.

Departament/birou/ persoan/partener Directorul general

Descrierea responsabilitilor privind sistemul analizat - particip la ntlniri de afaceri cu furnizorii i clienii - aprob procedurile de interes general ale firmei (vnzare, aprovizionare, distribuie, etc.) - particip la analizarea documentelor contractuale ce se perfecteaz cu clienii i furnizorii - verific i aprob jurnalul de vnzri

2.

Directorul economic

3.

Directorul comercial

- rspunde de realizarea volumului de vnzri i are n subordine direct coordonatorul de achiziie i vnzri - coordoneaz activitatea lucrtorilor comerciali din magazine - factureaz marfa vndut - ncaseaz banii i primete documentele de plat - verific jurnalele de cumprare i vnzare

4.

Operatori facturare

5.

Contabil

- ntocmete, contabilizeaz i verific lunar facturile emise - ntocmete balane de verificare pentru clieni - ine legtura cu clientii si furnizorii n ceea ce privete atribuiile ce-i revin - supravegheaz ntocmirea facturilor de decontare pentru pli n numele clientului

6.

Coordonator achiziii i vnzri

- negociaz preurile i condiiile comerciale - stabilete strategiile de vnzare pentru clienii direci - monitorizeaz ndeplinirea obiectivelor de vnzare i alocarea resurselor necesare atingerii acestora - ncearc meninerea relaiilor directe cu clienii

7.

Gestionar Depozit/Standuri/

- pregtete marfa pentru clieni - organizeaz ncrcarea operativ a produselor ctre cliei n mainile de distribuie, respectnd rutele prestabilite
15

Librrie

- urmrete completarea de ctre clieni a documentelor fiscale conform legislaiei - vinde marfa

8.

ofer

- transport marfa n baza documentelor nsoitoare (factur fiscal, aviz de nsoire a mrfii, proces verbal de predare-primire) - livreaz comenzile clienilor conform adresei de livrare i programului de distribuie - verific corectitudinea comenzilor la preluarea acestora i aduce imediat la cunotina efului ierarhic despre orice neregul

2.3 Entiti externe aflate n legtur cu sistemul i diagrama de context Intrri de la entitate n sistem Cereri de cataloage Comenzi Situaia ncasrilor Raport clieni, Plan conturi analitice Situaia centralizat a 4. Sistem gestiune stocuri mrfurilor vndute i a stocurilor Rapoarte de vnzare 5. Director general Politica de discount List clieni Rapoarte la cerere Comenzi

Nr. Crt. 1. 2. 3.

Entitate extern Clieni Sistem trezorerie Sistem contabilitate

Ieiri din sistem spre entitate Facturi Contracte Situaia vnzrilor pe clieni Facturi pentru marfa vndut, Not contabil

16

Diagrama de context

Intrri: Cereri de cataloage, Comenzi Ieiri: Facturi, Contracte

Clieni

Intrri: Politica de discount Ieiri: Rapoarte de vnzare, List clieni, Rapoarte la cerere

Sistem trezorerie

Director general

Sistemul de vnzare

Intrri: Situaia ncasrilor Ieiri: Situaia vnzrilor pe clieni

Intrri: Situaia centralizat a mrfurilor vndute i a stocurilor Ieiri : Comenzi

Sistem gestiune stocuri

Sistem contabilitate
Intrri : Raport clieni, Plan conturi analitice Ieiri: Facturi pentru marfa vndut, Nota contabil

17

3. Studierea sistemului informaional existent

3.1 Identificarea proceselor de prelucrare

Procesele de prelucrare care au loc n cadrul sistemului de vnzri au fost grupate n funcie de principalele tranzacii economice astfel: 1. Procese gestiune clieni 1.1 ntocmirea contractului 1.2 Gestiunea contractelor cu clienii 1.3 nregistrare ajustri (erori, limite creditare, perioada de plat) 1.4 Gestiunea fielor lunare ale clienilor 1.5 Raportul clienilor datornici 2. Procese nregistrare comenzi 2.1 nregistrare comand nou 2.2 Verificare existen produs 2.3 Actualizare comand 2.4 Generare rapoarte privind comenzile 3. Procese livrare comand 3.1 ntocmirea facturii pentru livrarea comenzii 3.2 nregistrare retur client 3.3 Generare jurnal vnzri 4. Procese actualizare date cataloage 4.1 Actualizare catalog 4.2 nregistrare promoii noi

18

3.2 Analiza intrrilor

Stocarea datelor (tabele ale bd, fiiere sau dosare) unde vor fi nregistrate datele intrate n sistem

Proces/ subproces/ procedur n care intr datele

Denumire intrare

Emitent i/sau Sursa de intrare n sistem

Structura intrrii

Date preluate

Observaii

ntocmirea contractului

Contract cu clienii

Director general

Nr. nregistrare Client (AN, 10) Nr. Contract (N, 10) Dat Contract (D, dd-mm-yyyy) Prile contractante (C, 10) Definiii (C, 20) Interpretare (C, 30) Obiectul principal al contractului (C, 10) Limita de credit (N, 6) Termen de plat (N,3) Durata contractului (D, 2) Executarea contractului (C, 20) Documentele contractului (AN, 10) Obligaiile principale ale vnztorului (C, 30) Obligaiile principale ale achizitorului (C, 30) Sanciuni pentru nendeplinirea culpabil a obligaiilor (C, 15) Garania de bun execuie a contractului (C, 15) Alte responsabiliti ale prestatorului (C, 20) Alte responsabiliti ale achizitorului (C, 20)

Nr. Contract Dat Contract Prile contractante Obiectul principal al contractului Limita de credit Termen de plat Durat contract Executarea contractului Tabela Documentele Contracte contractului Tabela Clieni Obligaiile principale ale vnztorului Obligaiile principale ale achizitorului Sanciuni pentru nendeplinirea culpabil a obligaiilor Recepie i verificri ncepere, finalizare,

Nu sunt utilizate n prelucrri toate datele.

19

nregistrare comand nou

Comand

Client / Coordonator achiziiivnzri

Recepie i verificri (AN, 15) ncepere, finalizare, ntrzieri, sistare (AN,15) Ajustarea preului contractului (N, 4) Amendamente (C, 10) Subcontractani (C, 8) For major (C, 20) Soluionarea litigiilor (C, 20) Limba care guverneaz contractul (C, 8) Comunicri (C, 30) Legea aplicabil contractului (C, 20) Prevederi finale Nume client (C, 10) Nr comand (N, 6) Status (C, 9) Tip comand (C, 10) Explicaii (C, 30) Produs (C, 15) Productor - (C, 20) Furnizor (AN, 15) Cantitate (N, 4) Pre vnzare (N, 4) TVA(%) (N, 2) Pre cu TVA (N, 10) se obine astfel: (Pre vnzare * TVA /100 + Pre vnzare ) * Cantitate- (N 6) Comision (N2) Discount (N, 2) Total (N, 10) se obine astfel: Pre cu TVA * (100- Discount)/100 Dat expirare (D, dd-mm-yyyy) Total fr TVA (N, 10) Total TVA (N, 10) Total de plat (N, 10)

ntrzieri, sistare Soluionarea litigiilor Prevederi finale

Nume client Nr comand Tip coman, Produs Productor Cantitate Pre vnzare TVA Pre cu TVA Discount Total Dat expirare Total TVA Total de plat Total reducere

Poate fi accesat numai dup ce a Tabela fost introdus comenzi clientul n baza Tabela produse de date.

20

nregistrare ajustri

Contract

Director general

Total reducere (N, 10) Total puncte (N, 2) Nr. nregistrare Client (AN, 10) Nr. Contract (N, 10) Dat Contract (D, dd-mm-yyyy) Prile contractante (C, 10) Definiii (C, 20) Interpretare (C, 30) Obiectul principal al contractului (C, 10) Limita de credit (N, 6) Termen de plat (N,3) Durata contractului (D, 2) Executarea contractului (C, 20) Documentele contractului (AN, 10) Obligaiile principale ale vnztorului (C, 30) Obligaiile principale ale achizitorului (C, 30) Sanciuni pentru nendeplinirea culpabil a obligaiilor (C, 15) Garania de bun execuie a contractului (C, 15) Alte responsabiliti ale prestatorului (C, 20) Alte responsabiliti ale achizitorului (C, 20) Recepie i verificri (AN, 15) ncepere, finalizare, ntrzieri, sistare (AN,15) Ajustarea preului contractului (N, 4) Amendamente (C, 10) Cod produs AN (10) Nume produs (C, 20) UM - (C, 8) Cantitate - (N, 4)

Nr. Contract Dat Contract Prile contractante Obiectul principal al contractului Limita de credit Termen de plat Durat contract Executarea contractului Documentele contractului Tabela Obligaiile principale Contracte ale vnztorului Obligaiile principale ale achizitorului Sanciuni pentru nendeplinirea culpabil a obligaiilor Recepie i verificri ncepere, finalizare, ntrzieri, sistare Soluionarea litigiilor Prevederi finale

Se nregistreaz n urma rennoirii contractelor.

Actualizare comand

Stoc produse disponibile

Sistem gestiune stoc

Cod produs Nume produs UM Cantitate

Tabela comenzi

Se elimin din comenzi produsele cu UM = 0.

21

nregistrare retur client

Aviz de nsoire a mrfii

Client

Serie (C, 5) Nr aviz (N, 7) Dat aviz (D, dd-mm-yyyy) Furnizor (C,20) Cumprtor (C, 20) Nr.ORC/an (AN12) CodFiscal (AN, 7) Sediul (C, 10) Judeul (C, 10) Cont bancar client (AN, 15) Banca (C, 20) Punct de lucru (C, 30) IBAN (C, 20) Cota TVA (N, 2) Nume produs (C, 20) UM- (C, 8) Cantitate- (N, 4) Pre Unitar( fara TVA) - (N, 6) Valoare lei - (N, 6) Semntura i tampila furnizorului Date privind expediia: numele delegatului Buletinul /cartea de identitate: seria (C, 2), nr. (C, 6) Mijlocul de transport (C,10) Nr nmatriculare (C, 7) Data expedierii Ora (T) Total din care accize (N,10) Total (N, 10) Cod produs (AN,10) Denumire produs (C,20) Pre produs (N, 7)

Serie Numr aviz Furnizor Dat aviz Cot TVA Nume produs U.M. Cantitate Pre unitar (fara TVA) Valoare Total

n urma primirii Tabela retururi avizului se Tabela produse elibereaz factura de retur.

Actualizare catalog

List produse i preuri noi

Director general

Cod produs Denumire produs Pre produs

Catalog

22

nregistrare promoii noi

List promoii

Director general

Raport clieni datornici

Raport

Sistem Trezorerie

Cod produs (AN,10) Denumire produs (C,20) Pre produs (N, 7) Reducere (N,2) Nr. nregistrare Client (AN, 10) Nr. Contract (N, 10) Limit de credit (N, 6) Termen de plat (N,3) Valoare datorii client (N,6) Vechime datorii client (N,3)

Cod produs Denumire produs Pre produs Reducere

Catalog Se blocheaz clienii care sunt n tabela clieni problem la facturare.

Valoare datorii client Vechime datorii client

Tabela clieni datornici

3.3 Analiza ieirilor

Proces/subp roces de prelucrare din care se obine Documentul/ documentele pe baza cruia se obine Stocarea datelor (tabele ale bd, fiiere sau dosare) de unde se obin datele Modalit atea actual de obinere

Denumire ieire

Destinaia ieirii

Structura ieirii

Tipul ieirii i momentul obinerii

Observa ii

Gestiunea contractelor cu clienii

Fia clientului

Director general

Denumire (AN, 30) Telefon (N, 14) Email office (AN, 30) Adres (AN, 50) Cod fiscal (AN, 10) Numr Registru Comer (AN, 10) Persoan de contact (C, 30) Funcie (C, 20) Nr. mobil (N, 14) Cifra de afaceri (AN, 20) Nr angajai (N, 4) Forma juridic de organizare (C, 10) Domeniul de activitate anual (C, 20) Servicii (C, 15)

Contractul cu clientul

Tabela Clieni Tabela Contracte

Dup semnarea contractului

Automat

Se obine pe loc

23

ntocmirea facturii pentru livrarea comenzii

Factura fiscal

Client

Furnizor (Emersus Impex SRL) CIF (AN, 7) Nr. Reg. Com. (N,6) Sediu Social (C, 25) Punct de lucru (C, 10) Cont IBAN Banc (C, 20) Cont IBAN (C20) Capital social (N, 20) Cumprtor CIF (AN7) Nr. Reg. Com.(N,6) Sediu Social (C, 25) Cont IBAN (AN,20) Banc(C, 20) Serie factur (C, 5) Nr. factur (N, 10) Data emiterii (D, dd-mm-yyyy) Denumire produse i servicii (C, 20) U.M. (C, 3) Cantitate (N, 4) Pre unitar (N, 7) Valoare (N, 7) Valoare TVA (N, 2) Total (N, 10) Termen de plat (D, dd-mm-yyyy) Penalizri (N, 4) Data prestrii serviciilor (D, dd-mmyyyy) Numele persoanei care a ntocmit factura (C, 20)

Tabela Contracte Tabela Produse Tabela Comenzi

Suport de hartie n momentul livrrii produsului ctre client. Automat

Tabela facturi

24

Semntura i tampila furnizorului Date privind expediia: numele delegatului Buletinul /cartea de identitate: seria (C, 2), nr. (C, 6) Mijlocul de transport (C,10) Nr nmatriculare (C, 7) Data expedierii Ora (T) Total din care accize (N,10) Total de plat (N, 10) Semntura de primire Gestiunea fielor lunare ale clienilor Raport lunar client Numr client (N, 10) Denumire (AN, 30) Valoare comenzi (N,10) Discount acordat (N,2) Tabela comenzi Tabela client

Director general

Tabela comenzi

Lunar

Automat

Verificare existen produs

Verificare Comand

Sistem gestiune stoc

Cod produs AN (10) Nume produs (C, 20) UM- (C, 8) Cantitate- (N, 4) NrComand- (N,5) Cod produs AN (10) Nume produs (C, 20) UM - (C, 8) Cantitate- (N, 4) Client (C,15) Valoare (N,10) Data Dat Calendaristic

Comenzi

Tabela stocuri

n funcie de momentul tranzaciei Automat ce a generat documentul

Generare rapoarte privind livrrile

Director general Rapoarte livrri Sistem gestiune stoc

Comenzi

Tabela livrri

Programat zilnic

25

Generare jurnal vnzri

Jurnal vnzri

Generare jurnal vnzri

Jurnal vnzri

Document (C,7) Data Dat calendaristic Nr. (AN,6) Beneficiarul Denumire (C,15) Sistem CUI (N,7) contabilita Total document (N,6) te Vnzri scutite de TVA - (N,6) Vnzri cu TVA - (N,6) Cota TVA 24% - (N,6) Baza de impozitare - (N,6) Valoare TVA - (N,6) Cota TVA 9%- (N,6) Document (C,7) Data Dat calendaristic Nr. (AN,6) Beneficiarul Denumire (C,15) Sistem CUI (N,7) contabilita Total document (N,6) te Vnzri scutite de TVA - (N,6) Vnzri cu TVA - (N,6) Cota TVA 24% - (N,6) Baza de impozitare - (N,6) Valoare TVA - (N,6) Cota TVA 9%- (N,6)

Factur

Tabela facturi

Raport periodic, ntocmit la Automat sfaritul fiecrei luni.

Factur

Tabela facturi

Raport periodic, ntocmit la Automat sfaritul fiecrei luni.

26

3.4 Analiza proceselor de prelucrare

Stocarea datelor (tabele ale bd, fiiere sau dosare) Tabela Contracte Tabela Clieni Tabela Comenzi Tabela Produse Tabela Contracte

Proces/ Subproces

Descrierea succint a operaiunilor de prelucrare

Intrri n proces

Ieiri din proces

Formulele sau relaiile de calcul

Observaii

ntocmirea contractului nregistrare comanda nou nregistrare ajustri Actualizare comand

Verificarea datelor nscrise n contract de ctre prile contractante i semnarea acestuia. Coordonatorul achiziii-vnzri preia comanda de la client. Ca urmare a rennoirii contractelor se pot modifica datele clienilor. Dup verificarea existenei produsului comandat n stoc se obine comanda final.

Raport contracte Contract cu cu clienii clienii Fia clientului Comand client Contracte cu clienii Comanda iniial List produse existente Comanda iniial List contracte clieni Comanda final

Nu se folosesc formule de calcul Nu se folosesc formule de calcul Nu se folosesc formule de calcul Nu se folosesc formule de calcul cantitate x pre unitar + cota TVA x cantitate x pre unitar = valoare cantitate x pre unitar = valoare fr TVA Nu se folosesc formule de calcul Nu se folosesc formule de calcul Se compar termenul de plat agreat cu termenul de plat al clientului

Tabela Comenzi

oferul aduce de la client avizul de nregistrare retur nsoire a marfii pentru produsele Aviz de nsoire client returnate pe baza cruia se realizeaz a mrfii factura de retur. Actualizare catalog nregistrare promoii noi Raport clieni datornici Se adaug produse noi n catalog sau se modific preurile produselor existente. Se adaug n catalog promoii la produse. Pe baza situaiei trimise de sistemul trezorerie clienii vor fi sau nu adugai n tabela clienilor datornici. Lista de produse i preuri noi Catalog List promoii Catalog Raport clieni

Factur de retur

Tabela Retururi Tabela Produse

Catalog actualizat Catalog actualizat Raport clieni datornici

Catalog Catalog Tabela Clieni Datornici

27

Gestiunea contractelor cu clienii ntocmirea facturii ca urmare a livrrii comenzii Gestiunea fielor lunare ale clienilor Verificare existen produs Generare rapoarte privind livrrile Generare jurnal vnzri

Se prelucreaz datele din contracte i Raport contracte Lista clienilor pe baza acestora lista clienilor. cu clienii Se genereaz factura pe baza comenzii primite de la client. Produsele sunt livrate clienilor. n fiecare lun se vor actualiza fiele clienilor n urma trimiterii comenzii ctre depozit pot exista produse care nu exist n stoc. Se ntocmete un raport zilnic privind livrrile. Se ntocmete lunar un jurnal de vnzri.

Nu se folosesc formule de calcul cantitate x pre unitar + cota TVA x cantitate x pre unitar = valoare cantitate x pre unitar = valoare fr TVA Nu se folosesc formule de calcul Nu se folosesc formule de calcul Nu se folosesc formule de calcul Nu se folosesc formule de calcul

Tabela Clieni Tabela Contracte

Comenzi

Factur fiscal

Tabela Facturi

Raport lunar clieni Comanda iniial Comenzi Facturi

Fia clientului actualizat List produse existente Livrri Jurnal vnzri

Tabela Comenzi

Tabela Stocuri Tabela Livrri Tabela Facturi

28

4. Modelarea sistemului analizat

4.1 Realizarea diagramelor fluxurilor de date

DIAGRAMA DE CONTEXT

29

DFD de NIVEL 0

30

DFD de NIVEL 1

31

DFD de NIVEL 1

32

DFD de NIVEL 2

33

4.2 Construirea matricei CRUD

Locuri Contracte stocare Procese ntocmirea contractului Gestiunea contractelor cu clienii nregistrare materiale promoionale nregistrare ajustri Gestiunea fielor lunare ale clienilor Raportul clienilor datornici Verificare existen produs nregistrare comand nou CRU

Clieni

Comenzi Stocuri

Facturi

Livrri

Produse

Retururi Catalog Clieni problem

CRU

RU R

CRUD R

CRU

RU

34

Actualizare comand ntocmirea facturii pentru livrararea comenzii nregistrare retur client Generare rapoarte privind comenzile Actualizare catalog nregistrare promoii noi Generare jurnal vnzri

RU

RUD R

RU CRU

CRUD

CRU R

RU R R R R

R R R R

R R

RU R

35

4.3 Descrierea datelor n depozitul (dicionarul) datelor

Entitate extern: Clieni Descriere: Clienii reprezint entitatea de baz a sistemului de vnzri Semnificaia: Clientul are posibilitatea s fac o comand telefonic sau la sediul firmei. Dac clientul nu exist n baza de date a firmei, sunt transmise datele complete cu privire la firma pe care o reprezint. Proces: Verificare existen produs Descriere: Se verific disponibilitatea unui produs comandat

Loc de stocare: Produse Descriere: Conine informaii despre toate produsele existente CodProd: Char DenProd: Char PretUnitar ProdUM: Char CotaTVA ProdStoc: Char Flux de date: Date comenzi existente Descriere: Conine informaii de identificare a comenzilor existente, fiind utilizat pentru verificarea datelor despre o comanda
CodComand: Char DenClient: Char

Destinaie: Proces nregistrare date comand

36

Flux de date: Date clieni noi Descriere: Conine informaii de identificare a clienilor noi, fiind utilizat pentru actualizarea locului de stocare Clieni. CodClient DenClient CUI Adres Telefon Destinaie: Loc de stocare Comenzi

Flux de date: Comenzi Descriere: Conine informaii despre ncasrile realizate din comenzi
CodComand: Char ValComand

Destinaie: Sistem de vnzri

37

5. Specificarea cerinelor funcionale i nonfuncionale ale sistemului

Nr. crt. 1. Problema identificat Problema tratrii erorilor Descrierea problemei Tip cerin/soluie Se ntmpl uneori ca programul Ciel s se Nonfuncional Sistemul trebuie s dispun de toleran la erori blocheze i s ntrerup procesul de lucru. Apar erori la raportul de gestiune, la modificarea preului unui articol sau la transferul de produse. 2. Problema conformitii aplicaiei cu declaraiile 3. Imposibilitatea realizrii n ciuda faptului c exist un site care conine aproximativ toate produsele existente n depozit realitate nu se ntmpl aa. Practic, firma nu realizeaz comer online, site-ul nu conine preuri i nici nu d posibilitatea achiziionrii produselor n mod electronic. Lipsa posibilitii Funcional Completarea site-ului cu preurile aferente produselor i realizarea legturii dintre site i sistemul informatic al firmei. Sunt cazuri n care programul Ciel nu este n conformitate cu noile formate de declaraii. Funcional Programul va trebui s lanseze o versiune nou sau s permit o actualizare automat a aplicaiei fr a ntmpina erori. astfel nct s nu se blocheze aplicaia i s se nchid, iar erorile trebuie s poat fi tratate la nivel local. Descrierea cerinei/soluiei

comerului online i arat ca i cum ar permite comerul online, in

38

prelurii online a comenzilor duce la pierderea potenialilor clieni. 4. Problema timpului de rspuns al aplicaiei 5. Problema verificrii stocurilor direct de la standuri i librrie Faptul c nu exist tehnologia disponibil face ca accesul la baza de date s nu permit verificarea stocului de la depozit direct din librrie sau standuri. Acest lucru reprezint un dezavantaj major care solicit timp suplimentar i consum de resurse pentru realizarea verificrii stocului. 6. Problema ntreinerii resurselor informatice Lipsa unui specialist n repararea/ ntreinerea calculatoarelor i care s se ocupe n acelai timp de actualizarea site-ului, reprezint o problem ntruct se pierde timp i resurse pentru rezolvarea unei probleme n cazul n care se apeleaz la o firm specializat. Funcional Angajarea unui specialist n IT/reele/PC-uri. Funcional Achiziionarea unor computere i a tehnologiei necesare i racordarea acestora la aplicaia de vizualizare stocuri din depozit. Rspunsurile ntrziate creeaz pierdere de timp att pentru client ct i pentru firm. Nonfuncional mbuntirea aplicaiei i mrirea vitezei de rspuns n vederea lipsei pierderii timpului.

39