SIE/SIC - Seminar 7

TEMA 4 – 1 punct
se va susține pe parcurs sau la finalul semestrului (in săptămâna
13 sau 14, conform planificării prestabilite)
a) Documentația proiectului din documentul word se va completa cu următoarele
elemente:
1. Matricea informațională a documentelor
2. Lista documentelor proprii pentru care se vor specifica
 Codul documentului
 Denumirea documentului
 Furnizorul documentului
 Codul documentului care participa la formarea documentului cu codul
menționat la 2.a
3. Lista documente externe pentru care se vor specifica:
 Codul documentelor
 Denumirea documentelor
 Furnizorul documentelor
4. Lista beneficiarilor
5. Lista furnizorilor de informație
6. Lista spațiului informațional
7. Schema fluxurilor externe la nivel fizic

8. Analiza si reprezentarea sistemului informațional actual

 Matricea document - document
 Schema fluxurilor informaţionale de formare a documentelor proprii
(diagrama)
 Lista indicatorilor
 Matricea informaționala indicator - document
 Matricea informaționala indicator – indicator
 Matricea informaționala indicatori – decizii

b) In cadrul platformei SharePoint 2016 se va crea:

 O biblioteca de documente intitulata Matrici care sa contina 4 documente
word, cate un document word pentru fiecare matrice descrisa la punctul
a.8. Contintul fiecarui document va fi cel din documentatia proiectului
(punctul a.8)
Cuprins seminar 7

1. Matricea document-document
2. Schema fluxurilor informaţionale de formare a documentelor proprii
3. Lista indicatorilor
4. Matricea informaționala indicator - document
5. Matricea informaționala indicator – indicator
6. Matricea informaționala indicatori – decizii

1.Matricea document-document
Acest prim model constă în construirea unei matrice booleene, cu patru cadrane, care pune în evidenţă
relaţiile informaţionale dintre componentele sistemului reprezentate de documente. Schema de
principiu a acestei matrice este următoarea:

Lista spaţiului
Cod informaţional
document I
II
propriu
1 … j … n 1 … k … P
…
i Aij Aik
…
n
Cod
document III IV
extern
n+1
…
l Alj Alk
…
T

Elementele matricei pot lua valori

- +1/-1 dacă între elementele de pe linie şi cele de pe coloană există o relaţie,
- 0 când relaţia dintre cele două elemente este nesemnificativă.

In cadranul I
- sunt puse în evidenţă activităţile informaţionale din interiorul sistemului, stabilindu-se relaţii
informaţionale numai între elementele proprii sistemului.
- un element Aij primeşte valoarea:
 1 dacă documentul propriu de pe linia i participă la formarea documentului propriu de
pe coloana j
 0 când relaţia este nesemnificativă.
- o linie din cadranul I va arăta modul de utilizare a unui document propriu în interiorul sistemului,
- o coloană va arăta modul de formare a respectivului document propriu.
În cadranul al II-lea
- sunt puse în evidenţă relaţiile dintre documentele proprii şi Lista spaţiului informaţional al
sistemului prin reprezentarea fluxurilor informaţionale la nivel fizic, incidente spre exterior.
- un element Aik va primi valoarea:
 1 - dacă documentul propriu i generat de sistem este transmis beneficiarului k.
 -1 - dacă documentul propriu i a fost generat de sistem în staţia informaţională k
 0 - când relaţia dintre cele două elemente ale sistemului informaţional este
nesemnificativă
- o linie i va arăta mulţimea beneficiarilor documentului propriu i,
- o coloană va furniza informaţii referitoare la activitatea informaţionala a staţiei, ca furnizor şi
beneficiar al documentelor proprii.

În cadranul al III-lea
- sunt puse în evidenţă relaţiile dintre documentele externe şi documentele proprii.
- un element Alj primeşte valoarea:
 1 dacă documentul extern l participă la formarea documentului propriu j, prin transfer de latură
semantică,
 0 dacă relaţia este nesemnificativă,
- o linie l indică faptul că documentul extern participă la formarea documentului propriu j (de pe
coloană),
- o coloană va arăta modul de formare a documentului propriu corespunzător.

În cadranul al IV-lea
- sunt puse în evidenţă relaţiile dintre documentele externe şi Lista spaţiului informaţional al
sistemului, reprezentându-se fluxurile informaţionale la nivel fizic, incidente spre interior.
- un element Alk primeşte valoarea:
o 1 dacă documentul extern l este transmis beneficiarului k.
o -1 dacă documentul extern l este furnizat staţiei informaţionale k
o 0 când relaţia dintre cele două elemente este nesemnificativă Alk
- o linie l va arăta mulţimea beneficiarilor documentului extern l,
- o coloană va indica activitatea informaţională a staţiei, ca furnizor şi beneficiar al documentelor
externe.

Exemplu - vezi exemplu proiect (part. III) sectiune III.1

 2. Schema fluxurilor informaţionale de formare a documentelor proprii

Se va realiza schema din care reseie modalitatea in care sunt realizate documentele proprii. Se poate
utiliza Microsoft Office – VISIO, diagrama de tip Cross-Functional Flow Chart, orientare Vertical. Se
vor adauga cate coloane este nevoie.

Exemplu - vezi exemplu proiect (part. III) sectiune III.2 in care:

M02 – macheta document (de exemplu)
p: M11 – proces de decizie din care va rezulta documentul M11

- decizie

- documentul rezultat M11

Si – cod statie informationala

Exemplu din Visio

 3. Lista indicatorilor

Pentru aceasta secțiune se va crea un tabel in care vor fi descriși toți indicatorii utilizați in cadrul
documentelor folosite în cadrul departamentului ales.
Un exemplu de tabel poate fi consultat in cadrul proiectului orientativ, partea a IV-a.

4. Matricea informaţională indicator – document

(Vezi exemplu proiect part. IV – sectiunea III.5. Matricea indicator - document )

Această matrice:
- evidenţiază legătura dintre indicatorii şi documentele din sistemul informaţional, permiţând
identificarea apartenenţei unui indicator la un document.
- pentru completarea matricei este necesară clasificarea indicatorilor în indicatori proprii şi
indicatori externi.

Indicatorii proprii sunt cei care se formează exclusiv pe baza informaţiilor conţinute în
documentele proprii.
Indicatorii externi vor fi cei care provin din documentele externe.

Matricea indicator-document este compusă din patru cadrane, dintre care două sunt nule (al II-
lea şi al III-lea), valorile semnificative concentrându-se de-a lungul diagonalei principale, în primul şi
al IV-lea cadran. Schema de principiu a acestei matrice este următoarea:

Cod document propriu Cod document extern

Indicatori
I II
proprii
1 … j … n n+1 … l … t
…
i Aij
… Ø
p
Indicatori
externi III IV
p+1
…
k Akl
… Ø
v

Conţinutul cadranului I:
- poate oferi informaţii şi în legătură cu repetabilitatea unui indicator în documentele proprii
sistemului, urmând ca în etapa de reproiectare să se analizeze oportunitatea respectivei
repetabilităţi.
- o linie din acest cadran va arăta apartenenţa unui indicator la un document (în care document j
de pe coloană este conţinut indicatorul i de pe linie).
- astfel, un element Aij va primi valoarea 1 dacă indicatorul propriu i se regăseşte în documentul
 propriu j. O coloană va indica conţinutul informaţional al documentelor.

În cadranul al IV-lea:
- o linie va indica modul de formare a indicatorului extern k, care se preia dintr-un document
extern l;
- o coloană va indica modul de participare a documentului extern l la formarea indicatorului
extern k.
- astfel, elementul Akl va primi valoarea 1 dacă indicatorul extern k apare în documentul extern
l.

5. Matricea informaţională indicator – indicator

(Vezi exemplu proiect part. IV – sectiunea IV.1. Matricea indicator – indicator)

Acest instrument permite analiza informaţional-decizională a fluxurilor la nivel conceptual de

prelucrare, pe care se transferă latură semantică între indicatori. Schema de principiu a acestei matrice
este următoarea:

Indicatori proprii
Indicator
propriu
1 … j … n
…
i Aij
…
n

Indicator
extern

n+1
…
l Alj
…
T

- o linie a matricei arată că indicatorul de pe acea linie contribuie la formarea indicatorului

propriu j de pe coloană.
- pe coloană este reflectat modul de formare a indicatorului propriu j.
- este o matrice de precedenţă şi se completează pe coloană, folosind lista indicatorilor, coloana
„mod de formare”.
- valorile {1} în matrice apar dacă indicatorul participă la formarea indicatorului din coloană.
 6. Matricea informaţională indicatori – decizii
(Vezi exemplu proiect part. IV - IV.2. Matricea informaţionala indicatori - decizii)

Coloanele matricei indică gradul de fundamentare a deciziilor.

Liniile matricei indică consumul de informaţii la luarea unei decizii. Informaţiile de pe linii se vor
numi informaţii de fundamentare.
Matricea ilustrează lista deciziilor şi cerinţa internă actuală de informaţii. Din mulţimea informaţiilor
potenţiale doar o parte sunt utile în luarea deciziilor. Aceasta formează cerinţa interna efectivă.
Schema de principiu a acestei matrice este următoarea:

Indicator Decizii
propriu
D1 … Dj … Dm
…
i aij
…
n

Indicator
extern

n+1
…
l alj
…
T

În matricea indicatori-decizii valorile de 0 şi 1 au următoarele sensuri:

1, dacă indicatorul Ii participă la fundamentarea deciziei Dj;
aij = 0, dacă indicatorul Ii participă la fundamentarea deciziei Dj, dar nu face obiectul acesteia,
sau indicatorul Ii nu participă la fundamentarea deciziei Dj, dar face obiectul acesteia.