CHARISMA HR DOCUMENT MANAGEMENT

HR Document Management
Soluţia TotalSoft

 Soluţie dezvoltată pentru companii care:

 Utilizează Charisma HCM pentru managementul informatic al Departamentului de
Resurse Umane, Administrare şi Salarii

 Gestionează un număr mare de angajaţi sau sunt companii multi-filiale distribuite

geografic

 Administrează un volum de operaţiuni de administrare a dosarelor de personal

care depăşeşte media

 Întâmpină greutăţi în satisfacerea cererilor clienţilor interni - copii după actele

existente la dosar, emiterea de adeverinţe, actualizarea dosarelor de personal

 Accesează des arhiva dosarelor de personal

HR Document Management
Beneficii principale

 Soluţie integrată bazată pe ultima generaţie a tehnologiei

Microsoft Office SharePoint care permite:
 Acces şi lucru cu orice tip de document electronic

 Prezentare pe structură arborescentă, într-o manieră personalizată şi adaptată

clientului

 Administrare de documente integrată cu fluxul de de lucru

 Informaţii de interes precum fişa angajatului (Charisma HCM Portal) sau date
operaţionale (Charisma HCM)
HR Document Management
Document Center

 Salvare, arhivare, regăsire, istoric, control versiuni, raportări

 Interfaţă grafică personalizată

 Zone publice, accesibile
tuturor membrilor

 Zone private, accesibile doar

unor membri (departamente,
grupuri de lucru cu drepturi şi
nivele de acces)

 Adăugare şi actualizare de
documente
HR Document Management
Istoric document

 Se pot păstra toate modificările unui document sub forma de versiuni ale
documentului, având posibilitatea de a le vizualiza oricand şi chiar de a reveni la o
versiune anterioară.
HR Document Management
Arhivă documente angajat

 Diverse filtre şi criterii de căutare în arhivă - marcă angajat, nume angajat, tip
document - sau folosind produsele Charisma HCM, HCM Portal sau Charisma ERP

 Stocare şi administrare completă a intrărilor şi ieşirilor de documente

 Scanare documente

 Încărcare documente
în Document Center,
clasificare şi
organizare documente

 Consultare Document
Center
HR Document Management
Integrare cu Charisma Workflow

 Permite implementarea de sisteme de workflow al documentelor, în sensul creării

de sisteme de management al aprobărilor necesare unui document (fluxuri de
aprobare), al circulaţiei documentului în cadrul instituţiei, sarcinile asociate şi
persoanele implicate
HR Document Management
Externalizare servicii de management al documentelor

 Documente în format electronic, prin Charisma HR Document Management

 Clientul trimite toate documentele către arhivă

 Arhiva recepţionează documentele: scanare, depozitare, clasificate corespunzător

tipului de document Operare Arhivă documente, outsourcing

 Clientul accesează arhiva la

Customer Arhiva (outsourced)
distanţă, conform drepturilor
Trimite/Primeste documente

lui de acces, folosind propria HR Curier 1. Primeste/Trimite documente

staţie de lucru
2.1 Scanare documete

Extranet/Intranet
2.2. Incare şi clasificare documente
Https://sharepoint.customer.ro

3. Depozitare
Recepţie documente
Document Center
(hosted by customer) 5. Administrare Document Center

4. Utilizare Document Center

HR, altii
Arhivă Documente
IT
Page 1
HR Document Management
Integrare nativă cu Charisma HCM

 Structurare arhivă per angajat şi locatii

 Rapoarte de completitudine a arhivei

 Drepturile de acces stabilite automat în baza organigramei

 Căutarea documentelor dupa informaţii din Charisma: nume, poziţie, CNP

 Notificări automate la fiecare modificare sau extragere de document

 Persoană de contact
Bogdan Popescu – Sales Manager, Biz Apps
T: +40745 183 506
F: +4021 335 1712
bpopescu@totalsoft.ro

sales@totalsoft.ro
www.charisma.ro ; www.totalsoft.ro