M IV Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

INSTRUMENTELE SPECIFICE STRUCTURII ORGANIZATORICE

4.1 Realizarea grafic a structurii organizatorice a unei agenii
Realizarea grafic a unei structuri organizatorice se concretizeaz n organigram.
Organigrama evideniaz elementele componente ale structurii organizatorice, modul n care
sunt grupate precum i relaiile dintre acestea.
Organigrama reprezint elementele componente ale structurii distribuite pe nivele i
linii ierarhice existente, redate prin semne distincte.1
Ea poate fi apreciat ca un instrument deosebit de important pentru informare i
analiz a organizrii conducerii, ct i n activitatea de cercetare i proiectare a acesteia.
Rolul unei organigrame const n:
- explic poziia i relaiile ce apar ntre: posturi, departamente, birouri servicii,etc.;
- arat numrul de niveluri manageriale (de conducere), aria autoritii managerului i
criteriile pe baza crora s-au format departamentele;
- cu ajutorul organigramei se determin politica firmei i adaptarea ei la mediul extern.
TIPURI DE ORGANIGRAME
1. n funcie de modul de aranjare a elementelor se identific urmtoarele tipuri de
organigram:
a. organigram de la stnga la dreapta care presupune aranjarea posturilor de
conducere i a compartimentelor de munc de la stnga la dreapta, ncepnd cu
Adunarea General a Acionarilor/Asociailor i terminnd cu compartimentele
operaionale;
b. organigram de tip piramid n care compartimentele sunt ordonate pe
vertical;
c. organigram circular presupune constituirea unor cercuri concentrice pe
care se amplaseaz compartimentele, iar n centru se afl Adunarea General a
Acionarilor/Asociailor.
2. Din punctul de vedere al sferei de cuprindere organigramele pot fi:
a. Generale
b. Partiale
3. Dup situaia pe care o reprezint organigramele pot fi:
a. organigrame statutare, care reprezint cadrul organizatoric general ce rezult
din actele normative ce reglementeaz constituirea i funcionarea ageniilor
b. organigrame previzionale, care reflect structura organizatoric conceput
pentru o perioad viitoare i va intra n funciune la un anumit moment dat.
c. organigrame reale, care reflect situaia concret din agenie
Reguli de intocmire a organigramelor
o Fiecare post de conducere sau compartiment va fi reprezentat prin
intermediul unei casute dreptunghiulare.
o Marimea dreptunghiurilor trebuie sa reflecte importanta
obiectivelor, a sarcinilor si a responsabilitatilor implicate. De
exemplu: serviciile vor fi ilustrate prin dreptunghiuri mai mari decat
cele prin care se vor reprezenta birourile.

M IV Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

o Dreptunghiurile vor fi plasate astfel incat sa reflecte nivelurile

ierarhice de subordonare. Toate posturile si compartimentele aflate
pe acelasi nivel ierarhic vor fi plasate pe acelasi plan orizontal, la
aceeasi distanta de conducerea agentiei.
o Dreptunghiurile reprezentand posturile sau compartimentele vor fi
legate prin linii:
cele de pe verticala ilustreaza relatiile de
subordonare:
cele de pe orizontala iustreaza relatiile de colaborare
pe acelasi nivel ierarhic.
Pentru fiecare compartiment, trebuie sa se specifice numarul total de persoane,
precum si numarul de persoane cu functii de conducere si de persoane cu functii de
executie.
Suportul utilizat pentru desenarea organigramei trebuie sa fie suficient de mare pentru
a nu diviza graficul.

EXEMPLE DE ORGANIGRAME:
-exemple de organigrame pentru agentia de turism mica:

exemple de organigrame pentru agentia de turism mijlocie:

-exemple de organigrame pentru agentia de turism mare

M IV Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

Fia postului
Fia postului reprezint descrierea sarcinilor generale de munca, pe care trebuie s le
ndeplineasc persoana care ocup un post, standardelor de performan, limitei de
autoritate i relaiilor dintre compartimente
Fia postului este rezultatul analizei postului i reprezint principalul document de
personal n baza cruia se proiecteaz instrumentele i activitile de recrutare, selecie,
ncadrare, pregtire continu, aprecierea i normarea activitii salariatului.
Fia postului cuprinde elemente de identificare a fiecrui post, cerine necesare pentru
ocuparea postului, condiii specifice de munc, sarcini i responsabiliti ale postului, limitele
de competen, precum i criteriile de evaluare a postului.

M IV Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

Pentru structurarea fiei postului ar trebui fcute analize de munc orientate ctre fia
postului nu pentru o birocraie inutil ci pentru ca aceasta s-i ating scopurile, care sunt:

ajut la definirea postului pentru noii titulari;

servete drept punct de pornire pentru ntocmirea anunurilor de recrutare;
este un instrument de evaluare a performantelor angajatilor.
Reguli pentru ntocmirea fiei de post:

stilul de comunicare clar i concis;

se folosesc propoziii scurte, se utilizeaz verbe pentru a exprima actiuni;
descrierea activitilor: complet, concret, exact;
se va evita folosirea specific pentru genul masculin, feminin;
se selecteaz cele mai importante funciuni ale postului;
se precizeaz standardele de performan;
se declar clar nivelul de subordonate, dar i cel de reprezentare n relaia cu exteriorul
departamentului/organizaiei.

Elementele fiei postului

1. Compartimentul de munc
- se va preciza compartimentul, biroul sau serviciul n care titularul postului i va desfura
activitatea;
2. Numr persoane/post
- se va preciza numrul de persoane pe post (1);

M IV Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

3. Rolul
- se va preciza rolul titularului postului n realizarea obiectivelor ntreprinderii;
4. Formarea profesional
- se va preciza educaia minim necesar:
- ca nivel (nivelul minim de studii necesare medii, superioare);
- ca specialitate (care este calificarea sau specializarea obinut prin educaie necesar
pentru ocuparea postului;
5. Experiena profesional
- se va preciza educaia minim necesar:
- n munc (ci ani vechime n munc sunt necesari pentru ocuparea postului);
- n specialitate (ci ani vechime n specialitate sunt necesari pentru ocuparea
postului);
- n management (ci ani vechime n conducerea unei echipe sunt necesari pentru
ocuparea postului);
- n organizaie (ci ani sunt necesari s lucreze n organizaie pentru ocuparea
postului);
6. Capacitatea profesional
- se vor meniona calificrile, specializrile, instruirile necesare atingerii standardelor de
performan;
7. Caliti personale
- se vor meniona calitile personale necesare ocuprii postului (ex.: spirit de echip,
punctualitate, spirit de observaie, inteligen creatoare, stpnire de sine);
8. Responsabiliti (atribuii, lucrri, sarcini)
- se prezint sintetic atribuiile necesare atingerii scopului postului (care sunt principalele
activiti realizate de persoana care ocup postul astfel nct s fie atins scopul pentru care
exist postul);
9. Poziia n organigram
- se vor preciza urmtoarele relaii:
Relaii de autoritate ierarhic (pe cine are subordonai) ;
Relaii de autoritate funcionala (pe cine are subordonai pe o anumita problem/ pe
un anumit domeniu) ;
Relaii de autoritate de stat major (pe cine poate nlocui) ;
Relaii de reprezentare (cu cine poate interaciona din afara organizaiei si pe ce
probleme poate reprezenta organizaia) ;
Relaii de cooperare (cu cine colaboreaz n mod direct);
Relaii de control (pe cine poate controla n mod direct);
10. Limitele decizionale
- se vor preciza limitele impuse de nivelul ierarhic pe care se situeaz postul;
11. Condiii de munc
- condiiile de munc prevzute n contractul de munc;
12. Perspectiva profesional
- se va preciza care este urmtorul nivel ierarhic la care poate s ajung ocupantul postului.

M IV Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

Bineneles c acesta este doar un model de structurare pentru o fi a postului,

fiecare ntreprindere i poate crea un model propriu. Important este s cuprind :

condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc ocupantul postului

respectiv;
relaiile pe care ocupantul postului respectiv le are cu celelalte
compartimente ale ntreprinderii, pe cine are n subordine i de la
cine poate primi ordine, care sunt birourile cu care coopereaz;
limitele de competen;

REGULAMENTUL DE ORGANIZATIE SI FUNCTIONARE (ROF)

ROF este documentul care realizeaza reprezentarea cea mai cuprinzatoare si detaliata a
structurii organizatorice a firmei. Indeplineste un dublu rol:
Stabileste si precizeaza sarcinile,competentele si responsabilitatile pentru functiile de
conducere si de executie.
Ofera posibilitatea cunoasterii de catre fiecare salariat,a atributiilor si sarcinilor
specifice compartimentelor in care lucreaza si a relatiilor cu celelalte compartimente.
CONTINUTUL ROF:
PARTEA I: Organizarea si functionarea firmei care cuprinde:
Prezentare generala si un scurt istoric
Dispozitii generale referitoare la :
Baza legala a constituirii si functionarii firmei
Obiectul si domeniul de activitate
Tipul societatii
Structura organizatoriva prezentata ca enumerare in ordine descrescatoare a nivelurilor
ierarhice.
PARTEA a II a: Atributiile firmei
PARTEA a III a: Conducerea firmei
Atributiile AGA
Atributiile CA
Atributiile CONDUCERII EXECUTIVE.
PARTEA a IV a : Compartimentele functionale si de productie
Se descriu in detaliu compartimentele firmei,in ordinea succesiunii lor in organigrama
Se precizeaza atributiile fiecarui compartiment
Fisele tuturor posturilor de conducere si de executie.
REGULAMENTUL DE ORDINE INTERIOARA (ROI)
Un document prin care se reglementeaza normele de disciplina a muncii,de conduita si
comportament pentru personalul care-si desfasoara activitatea intr-o unitatea economica.
Cuprinde cel putin urmatoarele categorii de dispozitii:
Dispozitii generale cuprind obligatiile pers. salariat.
Reguli privind protectia,igiena si securitatea in munca
Reguli privind respectarea principiului nediscriminarii si al inlaturarii oricarei forme de
incalcare a demnitatii.

M IV Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

Procedura de angajare in cadrul societatii

Organizarea timpului de munca,regimul de munca si programarea concediului de
odihna
Drepturile si obligatiile ale angajatorului si salariatiilor
Reguli privind disciplina muncii in unitate
Abaterile disciplinare si sanctiunile aplicabile
Recompense oferite de societate
Reguli referitoare la procedura disciplinara
Raspunderea patrimoniala a angajatorului si a angajatilor
Modalitatile de aplicare a unor dispozitii legale sau contractuale specifice.