Universitatea “Alexandru Ioan Cuza” din Iași

Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor

Specializarea: Administrație publică

Anul:2

Proiect la disciplina Audit intern 2- Misiuni de audit

Profesor coordonator: Prof. dr. Ionel BOSTAN

Masterand: Cojocaru Diana (cas) Zacornea

Nr.matricol: 310440105101sm201023

Iași 2022

1
 Documentare Sem. I / 2021-2022
privind efectuarea unei misiuni de audit intern la o entitate publică:

Auditarea activității din punct de vedere a respectării

ansamblului principiilor, regulilor procedurale și
metodologice, conform normelor la ”Grădiniță”

2
 Cuprins

Ordinul de serviciu..........................................................................................................................4

Declarația de independență..............................................................................................................5

Notificarea privind declanșarea misiunii de audit...........................................................................7

Minuta ședinței de deschidere.........................................................................................................9

Fișă de identificare și analiză a problemei- organizare activitate..................................................10

Fișă de identificare și analiză a problemei - planificare................................................................12

Fișă de identificare și analiză a problemei- achiziție directă.........................................................15

Fișă de identificare și analiză a problemei - SCIM........................................................................20

Minuta ședinței de închidere..........................................................................................................22

Raportul de audit intern ................................................................................................................23

Chestionare utilizate......................................................................................................................51

Teste utilizate.................................................................................................................................58

3
Nr……/…………

AVIZAT,

ORDIN DE SERVICIU

Având în vedere prevederile Legii nr.672/2002 privind auditul public intern rep. (art.14
și art.15), cele ale HG nr.1086/11.12.2013 pentru aprobarea Normelor generale privind
exercitarea activității de audit public intern, ale Normelor proprii de desfășurare a activității
de audit public intern;
Se va efectua o misiune de audit de asigurare cu tema : Atribuirea și administrarea
contractelor de achiziții publice .

Structura auditată: Grădinița

Perioada de realizare a misiunii: 20.05.2020 – 20.08.2020
Perioada supusă auditării: anul 2019
Scopul misiunii de audit este: de a da asigurări conducerii privind respectarea
prevederilor legale în realizarea achizițiilor publice la nivelul unității de învățământ.

Echipa de audit este formată din:

1. .... – auditor superior
2. .... – auditor superior, supervizor

Supervizarea misiunii este asigurată de auditor superior .......

Auditor superior/supervizor,
.....................

4
 DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Auditor....

Misiunea de audit: Atribuirea şi administrarea contractelor de achiziţii publice

Data:

Nr.
Declararea conflictelor de interese şi a incompatibilităţilor Da Nu
crt.

1. Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu persoane din cadrul
entităţii/structurii ce va fi auditată care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să
X
interveniţi şi să constataţi deficienţe de orice fel cu privire la misiunea de audit public
intern de regularitate/conformitate?

2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, activităţi, procese, programe, grupuri, care au
legătura cu structura ce va fi auditată şi care ar putea să vă influenţeze în misiunea de X
audit public intern de regularitate/conformitate?

3. Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în
X
activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

4. Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial

X
de Uniunea Europeană?

5. Aţi fost implicat(ă) în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale

X
entităţii/structurii ce va fi auditată?

6. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul
X
entităţii/structurii ce va fi auditată?

7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de
redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau nivel guvernamental, care are legătură cu X
entitatea/structura ce va fi auditată?

8. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru
X
entitatea/structura ce va fi auditată?

9. Aţi fost/sunteţi implicat în ţinerea evidenţei contabile la entitatea/structura ce va fi

X
auditată?

10. Aţi avut/aveţi vreun interes personal care influenţează sau pare să influenţeze X
îndeplinirea atribuţiilor de serviciu cu imparţialitate şi obiectivitate faţă de

5
 entitatea/structura ce va fi auditată?

11. Puteţi evalua eficacitatea proceselor şi sistemelor în raport cu cerinţele specificate şi

X
conformitatea obiectivelor cu politica entităţii?

12. Dacă în timpul misiunii de audit public intern de regularitate/conformitate apar

incompatibilităţi personale, externe sau organizaţionale care afectează obiectivitatea
X
dvs. de a lucra şi a elabora rapoarte de audit imparţiale, le notificaţi şefului
compartimentului de audit public intern?

1. Incompatibilităţi personale:

2. Pot fi eliminate incompatibilităţile:

3. Dacă da, explicaţi cum anume:

Auditor intern, Nume şi prenume,

Şeful Compartimentului Audit Public Intern,

6
Către: GRĂDINIȚA
In atenția: Director
Contabil șef/Administrator financiar

REF: NOTIFICARE PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Către: GRĂDINIȚA
De la: Șef serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea cu tema ”Atribuirea şi administrarea contractelor de achiziţii

publice”

Stimată doamnă,

In conformitate cu planul de audit public intern pe anul 2020, actualizat și aprobat

în condițiile legii, urmează ca în perioada 20.05.2020 – 20.08.2020, să efectuăm o
misiune de audit public intern de tip asigurare, având ca temă ”Atribuirea şi
administrarea contractelor de achiziţii publice” .
Scopul misiunii de audit este:
- de a furniza conducerii o asigurare rezonabilă în ceea ce privește buna aplicare
a regulilor, regulamentelor și procedurilor, de semnalare a dezechilibrelor,
disfuncționalităților sau a iregularităților, prin analiza cauzelor și consecințelor și
formularea de recomandări pentru îmbunătățirea activităților auditate;
- de a da asigurări conducerii asupra realizării activităților în condiții de legalitate,
respectiv că acestea sunt supuse tuturor formelor de control intern și managerial.
Obiectivele generale ale misiunii sunt:
1. Organizarea activităţii de achiziţii publice; Evaluarea sistemului de control
intern managerial al activității;
2. Planificarea și pregătirea realizării achiziției publice;
3. Estimarea valorii achiziției publice și alegerea modalității de atribuire
4. Respectarea prevederilor legale în elaborarea documentației de atribuire
5. Derularea procedurilor de atribuire
6. Achiziția directă
7. Finalizarea procedurii de atribuire
Ulterior vă vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data și modul de
organizare a ședinței de deschidere a misiunii de audit public intern, în cadrul căreia
vom avea în vedere:
- prezentarea auditorilor;
- prezentarea și documentarea obiectivelor generale ale misiunii;
- scopul misiunii de audit;
- modalitatea de desfășurare a misiunii, persoanele de contact;
- alte aspecte.
7
 Pentru o mai bună înțelegere a activității specifice din cadrul entității
dumneavoastră, vă rugăm să ne puneți la dispoziție, pentru început:
- Regulamentul de organizare și funcționare, organigrama, fișele de post ale
personalului de conducere și a celui responsabil cu realizarea activității de achiziții
publice, documente valabile în perioada supusă auditării;
- Situațiile financiare ale entității la datele de 31.12.2018, 30 iunie și 31 decembrie
2019;
- Programul anual al achizițiilor publice pentru anul 2019, strategia anuală de
achiziții aferentă perioadei auditate (inclusiv actualizarea acestora).
Pe întreg parcursul derulării misiunii de audit vor fi solicitate documente și situații,
necesare realizare obiectivelor misiunii.
În conformitate cu prevederile art.18 din Legea nr.672/2002 rep. privind auditul
public intern ”(2) Auditorii interni au acces la toate datele şi informaţiile, inclusiv la cele
existente în format electronic, pe care le consideră relevante pentru scopul şi obiectivele
precizate în ordinul de serviciu.
(3) Personalul de conducere şi de execuţie din structura auditată are obligaţia să
ofere documentele şi informaţiile solicitate, în termenele stabilite, precum şi tot sprijinul
necesar desfăşurării în bune condiţii a auditului public intern.
(4) Auditorii interni pot solicita date, informaţii, precum şi copii ale documentelor,
certificate pentru conformitate, de la persoanele fizice şi juridice aflate în legătură cu
structura auditată, iar acestea au obligaţia de a le pune la dispoziţie la data solicitată.
Totodată auditorii interni pot efectua la aceste persoane fizice şi juridice orice fel de
reverificări financiare şi contabile legate de activităţile de control intern la care acestea
au fost supuse, care vor fi utilizate pentru constatarea legalităţii şi a regularităţii activităţii
respective.”

Pentru eventualele întrebări privind desfășurarea misiunii vă rugăm să

contactați șeful serviciului sau șeful de echipă a misiunii .

Cu deosebită considerație,

Șef serviciu Audit Public Intern

8
 INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI Data :
Şedinţa de deschidere
Denumirea misiunii : Atribuirea și administrarea contractelor de achiziție publică
Structura auditată : GRĂDINIȚA
Document redactat de :
Supervizat de :
A. Lista participanţilor
Numele Funcţia Entitatea/Structura Semnătura
auditată
Director Grădinița

Administrator Grădinița
financiar
Şef serviciu SAPI
Auditor intern SAPI
B.Concluzii

În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:

- prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit public intern;
- prezentarea temei, a obiectivelor misiunii de audit public intern care se va realiza şi priorităţile
stabilite;
- modalitatea de desfăşurare a misiunii ;
- stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta la nivelul structurii auditate în vederea
colectării informaţiilor, efectuării de teste şi asupra modului de obţinere a interviurilor/notelor de
relaţii (acolo unde este cazul) ;
- stabilirea modalităţii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit);
- explicarea modului cum vor fi discutate şi analizate recomandările formulate, ca urmare a
eventualelor disfuncţionalităţi constatate.

Alte aspecte:

9
 INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI Data:
Colectarea şi analiza probelor de audit
Denumirea misiunii de audit: Atribuirea și administrarea contractelor de achiziții publice
Perioada auditată: 2019
Entităţi auditate: Grădinița
Document redactat de:
Supervizat de:

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI

NR. __
1.Problema:
Organizarea defectuoasă a activității de achiziții publice la nivelul Grădiniței
2.Constatare:
Din analiza documentelor prezentate (organigramă, ROF, fişe de post, decizii, certificate
pregătire profesională) şi în baza informaţiilor furnizate de conducerea entităţii, auditorii au
constatat următoarele aspecte negative/ abateri de la legalitate și regularitate :
 nu există concordanță între documentele emise la nivelul entității ce
reglementează modul de organizare a activităților/repartizare a sarcinilor în domeniul
achizițiilor publice (ROF, fișe de post, decizii de numire);
Astfel, atribuțiile stabilite prin ROF, distinct pentru comisia de achiziții și responsabilul
SEAP/SICAP nu sunt similare cu cele înscrise în fișele de post și, respectiv, în Decizia nr.
40/2019.
Facem mențiunea că, deși la nivelul unității au fost stabilite atribuțiile minime specifice
domeniului de referință, în concordanță cu cerințele art.2, alin. 3 din HG nr.395/2016, acestea nu
sunt clar delimitate / repartizate pe compartimente / persoane (de exemplu atribuții precum :
”întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/ reînnoirea/ recuperarea înregistrării
autorității contractante în SEAP sau recuperarea certificatului digital, dacă este cazul”;”
elaborează și, după caz, actualizează, pe baza necesităților transmise de celelalte
compartimente ale autorității contractante, programul anual al achizițiilor publice, respectiv
Anexa achizițiilor directe și, dacă este cazul, strategia anuală de achiziții”);
 aferent perioadei evaluate, nu s-a asigurat pregătirea profesională a personalului
implicat în realizarea procesului de achiziție publică; În acest sens, administratorul de
patrimoniu, desemnat membru în comisia de achiziții și totodată responsabil SEAP/SICAP a
urmat cursuri de perfecționare profesională în domeniul achizițiilor publice la nivelul anului 2013
și în anul curent (2020); ceilalți membri ai comisiei nu sunt specializați în domeniul achizițiilor
publice și nu au participat la cursuri de pregătire/perfecționare .
3.Cauze:
Necunoașterea/nerespectarea standardelor nr. 2 ”Atribuții, funcții, sarcini”, nr. 3
”Competență, performanță”, nr. 4 ”Structura organizatorică”, aprobate prin OSGG nr. 600/2018
pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice .
Schemă de personal subdimensionată pentru activitățile auxiliare .
Lipsa fondurilor pentru angajarea de cheltuieli cu pregătirea profesională .
4.Consecinţe:
Planificarea defectuoasă a procesului de achiziție publică .
Nerespectarea tuturor principiilor ce guvernează domeniul achizițiilor publice.

5.Recomandări:
10
 Revizuirea documentației ce reglementează modul de organizare a activității de achiziții
publice la nivelul Grădiniței, astfel încât să existe concordanță între atribuțiile/activitățile înscrise
în ROF, fișe de post și deciziile emise de conducător, asigurându-se totodată respectarea
prevederilor HG nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare .
Întreprinderea demersurilor necesare în vederea asigurării pregătirii
profesionale/specializării personalului responsabil cu realizarea procesului de achiziție publică la
nivelul Grădiniței.

Întocmit Auditor , Pentru luare la Reprezentantul entităţii/ structurii

cunoștință, auditate

Supe Şef Serviciu Audit, Grădinița Director,

rvizat
Președinte Comisie Achiziții Publice,

INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI Data:

11
 Colectarea şi analiza probelor de audit
Denumirea misiunii de audit: Atribuirea și administrarea contractelor de achiziții publice
Perioada auditată: anul 2019
Entităţi auditate: Grădinița
Document redactat de:
Supervizat de:

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI

NR. __
1.Problema:
Estimarea valorii achiziției publice și alegerea modalității de atribuire. Planificarea
în mod necorespunzător a procesului de achiziție publică în anul 2019 la nivelul
Grădiniței.
2.Constatare:
Din analiza documentației prezentate privind planificarea achizițiilor publice necesare
pentru anul 2019 și estimarea valorii achizițiilor, au rezultat următoarele aspecte negative:
 activitatea privind estimarea valorii achiziției este partial/sumar formalizată prin
procedura operațională PO 94.03 și nu cuprinde toți pașii necesari realizării activității, mențiuni
privind gruparea pe loturi și alegerea procedurii de atribuire, responsabili și modele de
formulare;
 referatele de necesitate întocmite în luna noiembrie 2018, în vederea justificării
necesității achiziției de produse (alimente, papetărie, obiecte de inventar) și servicii (parțial)
necesare funcționării în anul 2019 nu respectă cerințele HG nr. 395/2016 și nu cuprind CPV și
valoarea estimată a achizițiilor, fără TVA ;
 deasemenea, referatele întocmite pe parcursul anului, funcție de necesitățile apărute, nu
au înscrisă valoarea fără TVA a produselor/serviciilor/lucrărilor solicitate ;
 estimarea valorilor achizițiilor nu s-a realizat prin centralizarea tuturor necesităților și
gruparea acestora pe categorii de produse/servicii/lucrări, funcție de produse similare și
încadrarea pe coduri CPV ;
 în lipsa unei estimări corecte a necesarului de produse, autoritatea contractantă a optat
pentru achiziționarea prin cumpărare directă a tuturor produselor alimentare, desi în cazul unor
categorii de produse se depășea pragul valoric pentru cumpărare directă (de exemplu produse
din grupa 1511 – Carne și produse din carne, a căror valoare cumulată depășea pragul pentru
cumpărare directă).
 nu au fost întocmite referate de necesitate pentru toate produsele și serviciile
cuprinse în PAAP ;
 nu a fost elaborat PAAP/Anexa achiziții directe, în forma inițială, în trimestrul IV al
anului anterior și care să cuprindă totalitatea contractelor de achiziție publică/acordurilor-cadru
pe care autoritatea intenționează să le atribuie în decursul anului următor, din toate sursele de
finanțare ;
 Programele de achiziții publice întocmite la data de 24.04.2019, după aprobarea
BVC nu respectă cerințele prevăzute de art.12 din HG nr. 395/2016 și ale OMFP nr.281/2016,
astfel:
o achizițiile directe de produse, servicii, lucrări au fost înscrise, în mod eronat în
PAAP, nefiind întocmită Anexa achizițiilor directe, care să cuprindă obiectul
achiziției, cod CPV, valoarea estimată, sursa de finanțare, datele estimate de
inițiere/finalizare a achiziției ;
o au fost întocmite programe de achiziții distincte, pe surse de finanțare (buget
local, venituri proprii) și după destinație (pentru funcționare, pentru dezvoltare);
o PAAP prezentate nu cuprind informațiile prevăzute prin normele metodologice,
precum: contractele ce urmează a fi atribuite, valoarea estimată a achiziției fără
TVA, sursa de finanțare, data estimată pentru inițiere/atribuire contract și
modalitatea de derulare a procedurii .
12
  Strategia anuală de achiziții publice pentru anul 2019, întocmită de administratorul de
patrimoniu și aprobată de directorul unității de învățământ are un caracter general și nu
respectă cerințele art.11, alin.2 din HG nr.395/2016 respectiv nu cuprinde totalitatea
proceselor de achiziție publică planificate a fi lansate în anul 2019. De asemenea,
documentul nu este datat/înregistrat la nivelul unității, astfel că nu poate fi stabilită data
elaborării acestuia;
 nu au fost elaborate documente/situații din care să rezulte monitorizarea/
urmărirea realizării PAAP 2019 ;
 nu a fost elaborată o procedură operațională distinctă pentru activitatea de
planificare a procesului de achiziție publică ; procedura operațională PO 94.03 – ”Procedura
privind achizițiile publice directe” formalizează parțial această activitate și nu are anexate
formulare tipizate necesare realizării activității, precum : referat de necesitate; program anual al
achizițiilor publice; anexă achiziții directe și situația (semestrială) privind gradul de realizare a
achizițiilor planificate.
3.Cauze:
Nerespectarea regulilor de estimare prevăzute în cap. II Secțiunea a 2-a art. 17 din HG nr.
395/2016 cu completările și modificările ulterioare:
“… (1) Autoritatea contractantă alege procedura de atribuire în funcţie de următoarele aspecte:
a) valoarea estimată a achiziţiei;
b) complexitatea contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit;
c) îndeplinirea condiţiilor specifice de aplicare a anumitor proceduri de atribuire.
(2) În aplicarea art. 11 alin. (2) din Lege, autoritatea contractantă are obligaţia ca, la alegerea
procedurii de atribuire, să se raporteze la valoarea estimată a produselor, serviciilor şi
lucrărilor care sunt considerate similare în condiţiile de la alin. (1).”
Nerespectarea prevederilor Legii nr. 98/2016, cu completările și modificările ulterioare:
“ - art. 11 (1) Autoritatea contractantă nu are dreptul de a utiliza metode de calcul al valorii
estimate a achiziţiei cu scopul de a evita aplicarea procedurilor de atribuire prevăzute de
prezenta lege. (2) Autoritatea contractantă nu are dreptul de a diviza contractul de achiziţie
publică în mai multe contracte distincte de valoare mai mică şi nici de a utiliza metode de calcul
care să conducă la o subevaluare a valorii estimate a contractului de achiziţie publică, cu scopul
de a evita aplicarea procedurilor de atribuire reglementate de prezenta lege.
- art. 18 (1) În cazul în care autoritatea contractantă intenţionează să achiziţioneze produse
similare, iar atribuirea contractelor poate fi realizată pe loturi separate, valoarea estimată a
achiziţiei se determină luând în considerare valoarea globală estimată a tuturor loturilor.
(3) În sensul dispoziţiilor alin. (1), prin produse similare se înţelege acele produse care
îndeplinesc în mod cumulativ următoarele condiţii:
a) sunt destinate unor utilizări identice sau similare;
b) fac parte din gama normală de produse care sunt furnizate/comercializate de către
operatori economici cu activitate constantă în sectorul respectiv”.
Nerespectarea prevederilor art. 8-15 Secțiunea a I-a, Capitolul 2 din HG nr. 395/2016 cu
privire la planificarea procesului de achiziții .
Nerespectarea Ordinului nr.281/2016 cu privire la elaborarea Programului anual de
achiziție publică și a Anexei la Programul anual de achiziții publice.
Necunoașterea/nerespectarea Standardului nr. 9 Proceduri reglementat prin OSGG nr.
600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice.
4.Consecinţe:
Nerespectarea regulilor de estimare a achizițiilor publice, respectiv planificarea
defectuoasă a procesului de achiziție publică poate conduce la achiziționarea de
produse/servicii/lucrări în condițiile nerespectării principiilor general acceptate.
5.Recomandări:
Întocmirea referatelor de necesitate pentru toate achizițiile publice de
13
produse/servicii/lucrări necesare funcționării entității publice, în etapa de fundamentare a
proiectului de buget, sau ulterior, pe parcursul anului calendaristic, funcție de necesitățile
apărute, în conformitate cu cerințele HG nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare.
Stabilirea, în faza de fundamentare a proiectului de buget (la finele anului în curs pentru
anul următor), a necesităţilor obiective de produse/servicii/lucrări, prin prioritizarea referatelor de
necesitate întocmite, în conformitate cu art.2 alin(5) și art.3 din HG nr. 395/2016;
Estimarea valorii achizițiilor publice de produse, prin luarea în considerare a valorii
cumulate a produselor similare/loturi de produse, în vederea selectării modalității adecvate de
achiziționare – prin cumpărare directă sau prin organizarea și derularea unei proceduri de
achiziție publică, în condițiile Legii nr. 98/2016 și ale HG nr. 395/2016.
Elaborarea Strategiei anuale a achizițiilor publice, dacă este cazul, în concordanță cu
cerințele art.11 din HG nr.395/2016.
Elaborarea/definitivarea/actualizarea Programului anual al achizițiilor publice și/sau a
Anexei achizițiilor directe în concordanță cu prevederile art.12 și a art.14 din HG nr. 395/2016 și
ale OMFP nr.281/2016, și supunerea spre aprobare a acestora, ordonatorului terțiar de credite.
Monitorizarea gradului de realizare a achizițiilor publice planificate; elaborarea și
supunerea spre aprobarea conducătorului a unei situații semestriale privind achizițiile efectuate.
Formalizarea activităților ce vizează estimarea valorii achizițiilor publice și selectarea
procedurii de achiziții adecvate printr-o procedură operațională distinctă elaborată cu
respectarea cerințelor de formă și conținut impuse prin OSGG nr. 600/2018.
Formalizarea activităților ce vizează planificarea procesului de achiziție și monitorizarea
programului anual al achizițiilor publice printr-o procedură operațională distinctă elaborată cu
respectarea cerințelor de formă și conținut impuse prin OSGG nr. 600/2018.

Întocmit Auditor , Pentru luare la Reprezentantul entității/ structurii

cunoștință, auditate

Supe Şef Serviciu Audit, Grădinița Director,

rvizat

Responsabil achiziții publice,

14
 INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI Data:
Colectarea şi analiza probelor de audit
Denumirea misiunii de audit: Atribuirea și administrarea contractelor de achiziții publice
Perioada auditată: 2019
Entităţi auditate: Grădinița
Document redactat de:
Supervizat de:

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI

NR. __
1.Problema:
Efectuarea de achiziții directe cu încălcarea unor prevederi reglementate prin
Legea nr. 98/2016 și HG nr. 395/2016, modificate și completate ulterior.
2.Constatare:
Din verificarea documentației justificative privind achizițiile de bunuri de natura
obiectelor de inventar, activelor fixe, alimentelor, precum și a lucrărilor realizate în anul
2019 din fonduri alocate de la bugetul local și din venituri proprii, s-au constatat următoarele
aspecte negative :
 autoritatea contractantă nu a transmis documente justificative/nu a făcut dovada
prospectării pieței în vederea achiziționării bunurilor de natura obiectelor de inventar la
prețul cel mai scăzut (extras catalog SEAP, note justificative/alte documente întocmite și
semnate de către responsabilul cu achizițiile directe);
 parte din referatele de necesitate care au stat la baza achizițiilor de obiecte de
inventar, active fixe (dotări), alimente, lucrări, realizate în anul 2019, nu respectă toate
cerințele prevăzute de art. 3 din HG nr. 395/2016, respectiv nu au înscrise informații privind
codul CPV, valoarea estimată, specificații tehnice.
 contractele de achiziție încheiate de autoritatea contractantă pentru furnizare
produse/servicii/lucrări nu poartă viza de control financiar preventiv propriu .
 pentru achiziționarea produselor de natura activelor fixe (ansamblu bucătărie și mobilier
grădiniță) nu au fost întocmite caiete de sarcini, sau alte documente care să cuprindă
informații/specificații tehnice necesare ;
 la nivelul autorității contractante nu au fost stabilite criterii de calificare/solicitate
documente justificative privind capacitatea operatorilor economici participanți la selecțiile
de oferte, criterii ce au ca scop demonstrarea potențialului tehnic, financiar și organizatoric al
acestora și reflectă posibilitatea concretă de îndeplinire a contractelor ;
 parte din documentele întocmite în cadrul procesului de achiziție publică au un
caracter formal, sunt sumare și prezintă date / informații eronate (de exemplu notele
justificative pentru alegerea procedurii de achiziție publică, prin care este selectată, în toate
cazurile, în mod eronat, procedura de achiziție ”cerere de oferte”);
 membrii comisiei de achiziție nu au întocmit procese-verbale ale ședințelor de
evaluare, așa după cum prevede procedura operațională aprobată la nivelul unității de
învățământ, rezultatele fiind înscrise direct în rapoartele procedurilor ;
 dosarele prezentate pentru achizițiile directe din SEAP, nu au fost completate cu toate
documentele justificative/extrasele care să dovedească realizarea acestora prin utilizarea
platformei electronice dedicate (de exemplu, nu au fost prezentate anunțuri de participare
publicate în SEAP, specificații tehnice , oferte transmise/publicate prin SEAP, etc) ;

 în cazul achizițiilor de alimente, autoritatea contractantă nu a întocmit/prezentat
documente justificative (caiete de sarcini/fișă specificații tehnice) care să cuprindă
informații privind categoria, cantitatea și calitatea produselor, obiectul achizițiilor fiind
15
”pachet produse alimentare”, fără a se detalia conținutul acestora ;
 în perioada supusă auditării, Grădinița, în calitate de autoritate contractantă a atribuit prin
achiziție directă, derulată prin SEAP, contractul nr. 58/29.01.2019, încheiat cu SC Baro
Trading SRL pentru furnizare ”diverse produse alimentare”, în valoare totală de 290.000 lei,
fără TVA inclus, depășind astfel pragul valor ic maxim admis pentru cumpărare directă,
prevăzut la art. 7 alin. 5 din Legea nr. 98/2016, cu completările și modificările ulterioare -
respectiv 135.060 lei fără TVA.
Contractul a fost atribuit în urma selectării din catalogul electronic a fiecărui lot de
produse, grupat pe coduri CPV, cu o valoare estimată situată sub pragul valoric de 135.060
lei/lot. Pe lângă achizițiile efectuate de la furnizor, grupate pe coduri CPV specifice, unitatea de
învățământ a achiziționat aceleași categorii de produse de la furnizorul SC Demi SRL, în
valoare cumulată de 94.459,75 lei, sub denumirea de ”pachet produse alimentare”, încadrat
sub cod CPV 15000000-8 ”Alimente, băuturi, tutun și produse conexe”.
Astfel, prin nerespectarea regulilor de estimare și încadrarea eronată a achizițiilor
pe coduri CPV, autoritatea contractantă a divizat achiziția de produse alimentare în mai
multe contracte distincte/loturi de valoare mai mică, pe care le-a achiziționat prin
cumpărare directă, utilizând catalogul electronic publicat în SEAP, fără a organiza și
derula proceduri de achiziție publică adecvate, prevăzute de Legea nr. 98/2016, modificată
și completată ulterior .
 angajamentele legale încheiate de autoritatea contractantă pentru furnizare produse de
natura alimentelor / prestare servicii catering au un caracter formal, nu cuprind clauze
obligatorii privind prețul, durata și/sau obiectul contractului și nu au fost supuse
controlului financiar preventiv propriu .
3.Cauze:
Necunoașterea/nerespectarea în totalitate a prevederilor legislației aplicabile în domeniul
achizițiilor publice (Legea nr. 98/2016, HG nr. 395/2016, modificate și completate ulterior).
Cap. II Secțiunea a 2-a art. 17 din HG nr. 395/2016 cu completările și modificările
ulterioare:
“… (1) Autoritatea contractantă alege procedura de atribuire în funcţie de următoarele aspecte:
a) valoarea estimată a achiziţiei;
b) complexitatea contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit;
c) îndeplinirea condiţiilor specifice de aplicare a anumitor proceduri de atribuire.
(2) În aplicarea art. 11 alin. (2) din Lege, autoritatea contractantă are obligaţia ca, la alegerea
procedurii de atribuire, să se raporteze la valoarea estimată a produselor, serviciilor şi
lucrărilor care sunt considerate similare în condiţiile de la alin. (1).”
 Legea nr. 98/2016, cu completările și modificările ulterioare:
“ - art. 11 (1) Autoritatea contractantă nu are dreptul de a utiliza metode de calcul a valorii
estimate a achiziţiei cu scopul de a evita aplicarea procedurilor de atribuire prevăzute de
prezenta lege. (2) Autoritatea contractantă nu are dreptul de a diviza contractul de achiziţie
publică în mai multe contracte distincte de valoare mai mică şi nici de a utiliza metode de calcul
care să conducă la o subevaluare a valorii estimate a contractului de achiziţie publică, cu scopul
de a evita aplicarea procedurilor de atribuire reglementate de prezenta lege.
- art. 18 (1) În cazul în care autoritatea contractantă intenţionează să achiziţioneze produse
similare, iar atribuirea contractelor poate fi realizată pe loturi separate, valoarea estimată a
achiziţiei se determină luând în considerare valoarea globală estimată a tuturor loturilor.
(3) În sensul dispoziţiilor alin. (1), prin produse similare se înţelege acele produse care
îndeplinesc în mod cumulativ următoarele condiţii:
a) sunt destinate unor utilizări identice sau similare;
b) fac parte din gama normală de produse care sunt furnizate/comercializate de către
operatori economici cu activitate constantă în sectorul respectiv”.

16
  HG nr.395/2016, art.43, (2) În cazul achiziției directe, autoritatea contractantă are
obligația de a utiliza catalogul electronic pus la dispoziție de SEAP sau de a publica un
anunț într-o secțiune dedicată a web-site-ului propriu/ANAP sau a SEAP, însoțit de
descrierea produselor, serviciilor sau lucrărilor care urmează a fi achiziționate”.
 Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice:
art.7 (1) Autoritatea contractantă are obligaţia publicării unui anunţ de participare şi/sau
de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene la atribuirea contractelor de achiziţie
publică/acordurilor-cadru a căror valoare estimată, fără TVA, este egală sau mai mare decât
următoarele praguri valorice:
a) 24.977.096 lei, pentru contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru de lucrări;
b) 648.288 lei, pentru contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru de produse şi de
servicii;
c) 994.942 lei, pentru contractele de achiziţii publice/acordurile-cadru de produse şi de
servicii atribuite de consiliul judeţean, consiliul local, Consiliul General al Municipiului Bucureşti,
precum şi de instituţiile publice aflate în subordinea acestora;
d) 3.376.500 lei, pentru contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru de servicii care
au ca obiect servicii sociale şi alte servicii specifice, prevăzute în anexa nr. 2.
(2) Autoritatea contractantă atribuie contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru şi
organizează concursurile de soluţii care privesc achiziţii publice a căror valoare estimată este
mai mică decât pragurile corespunzătoare prevăzute la alin.(1) prin aplicarea unei proceduri
simplificate, cu respectarea principiilor prevăzute la art.2 alin. 2).
(5) Autoritatea contractantă are dreptul de a achiziţiona direct produse sau servicii în
cazul în care valoarea estimată a achiziţiei, fără TVA, este mai mică de 135.060 lei, respectiv
lucrări, în cazul în care valoarea estimată a achiziţiei, fără TVA, este mai mică de 450.200 lei.
Caracterul incomplet al procedurii operaționale PO 94.03 Achiziții directe .
Neformalizarea la nivelul unității de învățământ a activităților necesare organizării și derulării
procedurii simplificate de achiziție publică .
Lipsă personal specializat în domeniul achizițiilor publice/nerespectare atribuții membri
comisie de achiziție constituită la nivelul unității de învățământ.
Nerespectarea prevederilor Ordinului 923/2014, republicat privind controlul financiar
preventiv . Neformalizarea activității de CFP.
4.Consecinţe:
Deficiențele constatate pot conduce la încălcarea unor principii ce guvernează procesul
de achiziție publică și/sau neasigurarea condițiilor de eficiență, economicitate și eficacitate în
utilizarea fondurilor publice pentru realizarea investițiilor .
Nerespectarea principiului bunei gestiuni financiare și al transparenței în procesul de
achiziție constituie contravenții de la Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările
și completările ulterioare, fapte a căror constatare și sancționare intră în competențele Curții de
Conturi, potrivit art. 224, alin.(1), lit.b) f).
5.Recomandări:
Achiziții produse de natura obiectelor de inventar :
Dosarele achizițiilor de natura obiectelor de inventar vor fi completate cu extrase din
catalogul SEAP/ documente justificative întocmite și semnate de responsabilul din cadrul
autorității contractante care să dovedească prospectarea pieței anterior efectuării achizițiilor și
alegerea ofertelor cu prețurile cele mai scăzute.
Anterior demarării achizițiilor de produse de natura obiectelor de inventar,
compartimentele de specialitate/administratorul de patrimoniu vor elabora Referate de
necesitate care vor cuprinde toate datele /informațiile necesare, inclusiv specificații tehnice
detaliate, în conformitate cu prevederile art. 3 din HG nr. 395/2016.

17
 Contractele de achiziție publică încheiate de autoritatea contractantă, cu furnizorii de
produse de natura obiectelor de inventar vor fi supuse controlului financiar preventiv propriu .
Revizuirea procedurii operaționale PO 94.03 Achiziții directe, în sensul completării
acesteia cu toți pașii necesari realizării activității, persoanele responsabile, circuitul
documentelor și formalizarea tuturor documentelor utilizate în cadrul procesului de achiziție
publică .
Achiziții active fixe și lucrări de reparații capitale :
Anterior demarării achizițiilor de produse/lucrări de natura investițiilor compartimentele de
specialitate/administratorul de patrimoniu vor elabora Referate de necesitate care vor cuprinde
toate datele /informațiile necesare, inclusiv specificații tehnice ale produselor/serviciilor solicitate,
în conformitate cu prevederile art. 3 din HG nr. 395/2016.
În etapa de inițiere a achizițiilor de produse/lucrări de natura investițiilor se va proceda la
elaborarea unei documentații de atribuire care să cuprindă cel puțin criterii de calificare a
participanților și caietul de sarcini/specificațiile tehnice .
Contractele de achiziție publică de furnizare produse/executare lucrări încheiate de
autoritatea contractantă, pentru realizarea obiectivelor de investiții, vor fi supuse controlului
financiar preventiv propriu .
În situația achizițiilor efectuate în mod direct, înafara SEAP, autoritatea contractantă va
proceda la transmiterea unei notificări în SEAP, care să cuprindă cel puțin obiectul, cantitatea
achiziționată, valoarea și codul CPV, conform prevederii art. 46 din HG nr. 395/2016.
După finalizarea procedurilor, personalul responsabil va proceda la completarea
dosarelor de achiziție cu toate documentele justificative întocmite/primite/emise din SEAP pe
parcursul procesului de achiziție .
Achiziții alimente :
Intrarea în legalitate cu privire la modul de atribuire a contractelor de achiziție pentru
furnizarea alimentelor necesare preparării hranei preșcolarilor la nivelul Grădiniței, prin
organizarea procedurilor de achiziție publică prevăzute de lege, funcție de valoarea cumulată
estimată a produselor considerate similare/asocierea codurilor CPV, în condițiile asigurării
respectării principiului transparenței, respectiv al eficienței utilizării fondurilor publice.
În situația în care, resursele umane disponibile la nivelul autorității contractante sunt
insuficiente în raport cu natura, volumul și complexitatea organizării și derulării unei proceduri
simplificate de achiziție publică în SICAP, autoritatea contractantă are dreptul să recurgă la
achiziționarea unor servicii de consultanță denumite și servicii auxiliare achiziției, în conformitate
cu prevederile art. 2 alin. 6 din Legea nr. 98/2016, cu completările și modificările ulterioare.
Formalizarea activităților necesare organizării și derulării procedurii simplificate, printr-o
procedură operațională distinctă, elaborată în conformitate cu cerințele OSGG nr. 600/2018,
actualizat, care să aibă anexate toate modelele de formulare utilizate în proces, inclusiv formular
contract de achiziție .
Completarea referatelor de necesitate, întocmite anterior demarării achizițiilor de produse
alimentare cu toate datele/informațiile necesare (valoare estimată, cod CPV, cantitate), inclusiv
descrierea produselor/specificații tehnice, în conformitate cu prevederile art. 3 din HG nr.
395/2016.
În etapa de inițiere a achizițiilor de produse pentru asigurarea hranei copiilor se va
proceda la elaborarea unor caiete de sarcini/ fișe specificații, care să cuprindă toate informațiile
privind descrierea, cantitatea, calitatea produselor ce vor face obiectul achiziției .
Anterior semnării de către directorul unității de învățământ, contractele de furnizare
produse alimentare vor fi transmise administratorului financiar – contabil șef în vederea
efectuării controlului financiar preventiv propriu.

18
Întocmit Auditor , Pentru luare la Reprezentantul entității/ structurii
cunoștință, auditate

Supe Şef Serviciu Audit, Director,

rvizat
Responsabil achiziții publice,
Adm.

Contabil-șef, responsabil CFP,

19
 INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI Data:
Colectarea şi analiza probelor de audit
Denumirea misiunii de audit: Atribuirea și administrarea contractelor de achiziții publice
Perioada auditată: 2019
Entităţi auditate: Grădinița
Document redactat de:
Supervizat de:

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI

NR. __
1.Problema:
Caracterul incomplet, defectuos al documentației SCIM aferentă activității de achiziții
publice, elaborată la nivelul Grădiniței
2.Constatare:
Din analiza documentației SCIM aferente activității de achiziții publice, întocmite /actualizate
și aprobate la nivelul anului 2019, au rezultat următoarele aspecte negative :
 prin ROF nu au fost prevăzute atribuțiile pe linie SCIM la nivelul compartimentelor
responsabile cu realizarea achizițiilor publice (comisia de achiziții publice și responsabilul cu
operarea SEAP/SICAP) ;
 atribuțiile privind elaborarea/actualizarea documentației SCIM (cu excepția celei ce
vizează elaborarea procedurilor operaționale) nu au fost înscrise în fișele de post ale
personalului desemnat să realizeze procesul de achiziție publică (membrii comisiei de achiziții și
responsabil operare SEAP/SICAP);
 nu s-a procedat la coroborarea tuturor atribuțiilor înscrise în documentația SCIM
(Listă activități, Evaluare Riscuri, Registru riscuri, procedura operațională PO 94.03) cu cele
înscrise în documentele de organizare (ROF, fișe post, decizii de numire a comisiei de achiziții
publice/responsabil SICAP) ;
 parte din indicatorii de performanță asociați obiectivelor nu sunt bine definiți
(cantitativ și/sau valoric), nu sunt adecvați și nu conduc la cuantificarea rezultatelor obținute (de
exemplu indicatorii: ”Realizarea programului anual de achiziție”, ”Stabilirea corectă a procedurilor” ,
”Dosare achiziții complete”) ;
 parte din documentele SCIM întocmite, respectiv Evaluarea riscurilor, Registrul riscurilor și
Lista obiectivelor specifice și indicatorilor pentru activitatea de achiziții au un caracter formal,
prezintă erori, neconcordanțe, sunt superficial elaborate ;
 procedura PO 94.03 ”Procedura privind achizițiile publice directe” nu este
acoperitoare pentru toate activitățile/subactivitățile din sfera achizițiilor publice realizate/ce
pot fi realizate la nivelul entității publice și nu au modele de documente anexate, precum: referat de
necesitate, PAAP/Anexă achiziții directe, notă justificativă/proces verbal/raport procedură sau alte
documente emise de comisia de achiziții, contract de furnizare produse/prestare servicii/executare
lucrări.
3.Cauze:
Necunoașterea/nerespectarea prevederilor Codului controlului intern managerial al
entităților publice , aprobat prin OSGG nr. 600/2018 .
Personal insuficient/fără pregătire de specialitate în domeniul controlului intern managerial
și, respectiv în domeniul achizițiilor publice .
4.Consecinţe:
Posibilitatea apariției unor deficiențe/blocaje în realizarea activității de achiziții publice,
urmare a manifestării unor riscuri neidentificate, netratate în mod adecvat, sau ca urmare a
neformalizării activităților .
Lipsa unor instrumente facile și eficiente de control – documente formalizate care să asigure
un mod corect, unitar și rapid de lucru.

20
5.Recomandări:
Stabilirea prin ROF și, respectiv, repartizarea prin fișele de post a atribuțiilor specifice pe linie
SCIM pentru tot personalul din cadrul Grădiniței (atribuții privind elaborarea documentației SCIM,
desemnarea responsabililor de riscuri, întocmirea procedurilor, etc).
Revizuirea/completarea documentației SCIM aferentă activității de achiziții publice (Listă
activități și riscuri inerente asociate, Evaluare riscuri, Registrul riscurilor) astfel încât aceasta să fie
în concordanță cu documentele de organizare (ROF, fișe post, decizii) și să respecte totodată
cerințele de formă și conținut impuse prin OSGG nr. 600/2018.
Definirea unor indicatori de performanță cantitativi/valorici adecvați, care să conducă la
cuantificarea rezultatelor obținute și să fie un instrument eficient de evaluare a gradului de realizare
a obiectivelor specifice propuse pentru realizarea procesului de achiziție publică .
Stabilirea activităților/subactivităților procedurabile din total activități aferente procesului de
achiziție publică și formalizarea acestora prin elaborarea de proceduri operaționale distincte, care
să respecte cerințele de formă și conținut impuse prin OSGG nr. 600/2018.

Întocmit Auditor , Pentru luare la Reprezentantul entităţii/ structurii

cunoștință, auditate

Superviz Şef Serviciu Audit, Grădinița Director,

at

Presedinte Comisie SCIM

21
 INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI Data :
Şedinţa de închidere
Denumirea misiunii : Atribuirea și administrarea contractelor de achiziție publică
Structura auditată : GRĂDINIȚA
Document redactat de :
Supervizat de :
A. Lista participanţilor
Numele Funcţia Entitatea/Structura Semnătura
auditată
Director Grădinița

Administrator Grădinița
financiar
Şef serviciu SAPI
Auditor intern SAPI
B.Concluzii

În cadrul şedinţei de închidere s-a procedat la:

- prezentarea constatărilor din timpul misiunii de audit;
- discutarea aspectelor negative constatate, a cauzelor producerii acestora precum și a
consecințelor produse/potențiale ;
- prezentarea recomandărilor formulate de auditori ;
- stabilirea căilor de acțiune pentru implementarea recomandărilor ;
- predarea tuturor documentelor prezentate în original.

22
Nr. ...../..................
Aprobat,

RAPORT DE AUDIT INTERN

INTRODUCERE

Echipa de auditori formată din:

 -, auditor superior
 -, auditor superior
Supervizarea misiunii de audit intern a fost asigurată de auditor superior -, şef
serviciu.
Ordinul de efectuare a misiunii: s-a efectuat un audit de tip asigurare, în baza
Ordinului de serviciu nr. 2558/12.05.2020 emis în baza planului anual de audit public
intern actualizat pe anul 2020 ;
Baza legală a misiunii de asigurare, regularitate/conformitate:
 Legea nr. 672/19.12.2002 privind auditul public intern republicată, art. 16(5);
 HG nr.1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea
activității de audit public intern;
 Normele proprii de audit intern ;
Misiunea a fost cuprinsă în Planul de audit intern actualizat pe anul 2020 .

Tema misiunii: Atribuirea și administrarea contractelor de achiziții publice

Perioada de realizare a misiunii: 20.05.2020 – 20.08.2020.

Perioada auditată: 01.01.2019 – 31.12.2019

Entitate auditată: Grădinița

Scopul misiunii:
 de a furniza conducerii o asigurare rezonabilă în ceea ce priveşte buna aplicare a
regulilor, regulamentelor şi procedurilor, de semnalare a dezechilibrelor,
disfuncţionalităţilor sau a iregularităţilor, prin analiza cauzelor şi consecinţelor şi
formularea de recomandări pentru îmbunătăţirea activităţilor auditate;
 de a da asigurări conducerii asupra realizării procesului de achiziție publică în
condiții de legalitate, respectiv că acestea sunt supuse tuturor formelor de control intern
și managerial.

23
 Obiectivele misiunii stabilite prin ordinul de serviciu nr.2558/12.05.2020 au
urmărit :
1. Organizarea activității de achiziții publice; Evaluarea sistemului de control
intern managerial al activității;
2. Planificarea și pregătirea realizării achiziției publice;
3. Estimarea valorii achiziției publice și alegerea modalității de atribuire;
4. Respectarea prevederilor legale în elaborarea documentației de atribuire;
5. Derularea procedurilor de atribuire;
6. Achiziția directă;
7. Finalizarea procesului de achiziție;

Tipul de audit: Echipa de auditori a efectuat o misiune de audit intern – tip

asigurare.

II. METODOLOGIA DE DESFĂȘURARE A MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN DE

REGULARITATE/CONFORMITATE

Misiunea s-a desfășurat în conformitate cu prevederile Normelor generale privind

exercitarea activității de audit public intern și Normele proprii de audit, avizate și
aprobate de conducere.
Tehnici de audit intern utilizate:
• verificarea, în vederea asigurării validității, realității și acurateței înregistrărilor
în contabilitate a documentelor și a concordanței cu legile și regulamentele în vigoare,
precum și a eficacității controlului intern, cu ajutorul următoarelor tehnici de verificare:
 comparaţia: pentru confirmarea identității unor date/informaţii, după obţinerea
acesteia din două sau mai multe surse diferite;
 examinarea: pentru detectarea erorilor sau a iregularităţilor;
 recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul și a calculelor matematice;
 punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a două categorii
diferite de înregistrări;
 garantarea: pentru verificarea realităţii tranzacțiilor înregistrate, pornind de la
examinarea înregistrărilor spre documentele justificative;
 urmărirea: verificarea modului în care au fost respectate procedurile, de la
documentele justificative spre articolul înregistrat. Scopul urmăririi este de a verifica
dacă toate tranzacţiile reale au fost înregistrate;
 analiza, constând în descompunerea unei entități/structuri/activități în
elemente care pot fi izolate, identificate, cuantificate și măsurate distinct;
 eşantionarea, pentru selectarea şi examinarea unei porţiuni reprezentative din
populaţie în scopul de a trage concluzii valabile pentru întreaga populaţie, bazate pe
constatările obţinute din eşantion;
 testarea, în vederea realizării oricărei activităţi menite să ofere auditorului
dovezi suficiente pentru a susţine o opinie.
Instrumente de audit intern utilizate:
 Chestionarul de luare la cunoştinţă (CLC) – pentru obţinerea unor informaţii
referitoare la contextul socio-economic, organizarea internă, funcţionarea structurii
auditate;
 Chestionarul de control intern (CCI) - orientează auditorii interni în activitatea
de identificare obiectivă a disfuncţiilor şi cauzelor reale ale acestora. Acesta a fost
24
utilizat pentru evaluarea instrumentelor de control intern existente, în etapa de pregătire
a misiunii.

Având în vedere instituirea stării de urgență pe teritoriul României în

perioada 16.03.2020 – 14.05.2020, în baza Decretelor nr. 195/16.03.2020, respectiv
nr. 240/14.04.2020, emise de Președintele României;
Date fiind restricțiile impuse prin ordonanțele militare ce au vizat
suspendarea activității în unitățile de învățământ, restricții privind circulația
persoanelor, măsuri de distanțare socială și reducerea programului/prezenței
personalului în instituțiile publice;
Facem mențiunea că:
- parcurgerea etapei de Intervenție la fața locului a fost realizată exclusiv în
baza documentației puse la dispoziția auditorilor, răspunderea privind
completitudinea, realitatea și exactitatea datelor și informațiilor furnizate revenind
conducerii unităților de învățământ;
- nu au putut fi aplicate parte din tehnicile și instrumentele de audit
prevăzute de normele metodologice precum observarea la fața locului,
interviul/chestionarea pentru obținerea unor puncte de vedere și opinii.

Documente și materiale examinate :

Activitățile desfășurate în etapa de Pregătire a misiunii respectiv pe parcursul
Intervenției la fața locului au vizat examinarea documentației aferente perioadei
auditate, care a cuprins următoarele:
 Documentație privind organizarea activităților specifice entității (Regulament de
organizare și funcționare, organigramă);
 Fișele de post ale personalului de conducere și a celui responsabil cu realizarea
activității de achiziții publice, documente valabile în perioada supusă auditării;
 Documentația privind organizarea compartimentului de achiziție publică/numirea
persoanelor responsabile pentru exercitarea activității de achiziție la nivelul entității;
desemnarea persoanei responsabile/operator SEAP/SICAP;
 Documentație aferentă sistemului de control intern/managerial pentru activitatea
de achiziții publice (obiective specifice, monitorizarea obiectivelor specifice și a
indicatorilor de performanță, Listă activități și riscuri asociate activității/gestionarea
riscurilor, proceduri operaţionale ce vizează formalizarea activităţilor specifice procesului
de achiziție publică);
 Buget de Venituri și Cheltuieli pentru anul 2019 (buget local, venituri proprii) –
inițial/rectificări, însoțit de notele de fundamentare privind justificarea sumelor înscrise;
 Execuția Bugetului de Venituri și Cheltuieli la data de 31.12.2019 – buget local,
venituri proprii;
 Situații financiare ale entității la data de 31.12.2018, respectiv 31.12.2019;
 Strategia anuală de achiziții publice – unde este cazul;
 Programul anual de achiziții publice 2019 (inițial/modificări/definitiv), însoțit de
Anexa privind achizițiile directe și documentația care a stat la baza întocmirii/modificării
acestora (referate de necesitate, situație centralizatoare, etc.);
 Planul anual de investiții publice 2019/Lista obiectivelor de investiții –
initial/modificări ulterioare;
 Dosarul achiziției publice însoțit de documentația justificativă în suținere (referat
de necesitate/estimare a valorii achiziției publice, anunțuri publicare SEAP/SICAP,
25
strategia de contractare, documentație de atribuire, contracte achiziție/ angajamente
legale etc.) pentru achizițiile de alimente, active fixe/lucrări reparații capitale, obiecte de
inventar efectuate în perioada 01.01.2019 – 31.12.2019;
 Documentația justificativă suport a plăților efectuate în anul 2019 din buget
local/venituri proprii pentru următoarele subdiviziuni ale clasificației bugetare:
- 20.03.01 “Hrană” (lunile martie, aprilie, noiembrie, decembrie anul 2019)
- 71.01.02 “Active fixe”
- 71.03 “Reparații capitale”
- 20.05 “Obiecte de inventar”
- 20.02 “Reparații curente”;
 Documentația privind organizarea și exercitarea Controlului Financiar Preventiv
Propriu, respectiv a vizei “Bun de plată” la nivelul unității de învățământ;
 Decizii privind constituirea comisiilor de recepție materiale și obiecte de inventar
la nivelul unității de învățământ, documente valabile în perioada supusă auditării;
 Pocese verbale de recepție pentru bunuri de natura activelor fixe/lucrări de
investiții finalizate în anul 2019;
 Balanța sintetică de verificare la data de 31.12.2019;
 Balanța analitică a furnizorilor (cont 401, 404) la data de 31.12.2019;
 Fișe cont furnizori alimente pentru perioada 01.01.2019 – 31.12.2019;
 Registrul Jurnal al plăților efectuate în perioada 01.01.2019 – 31.12.2019 din
buget local/venituri proprii – în format electronic;
 Evidența extracontabilă privind constituirea/eliberarea garanțiilor de bună
execuție pentru anul 2019 (cont 8049/8050);
 Documentație privind organizarea sistemului de monitorizare a programului de
achiziții publice;
 Documente constatatoare emise de autoritatea contractantă cu privire la
îndeplinirea sau, după caz neîndeplinirea obligațiilor contractuale de către contractant;
 Notificările transmise trimestrial în SEAP/SICAP cu privire la achizițiile directe,
grupate pe necesitate, care să cuprindă cel puțin obiectul, cantitatea achiziționată,
valoarea și codul CPV;
 Extras SEAP/SICAP privind achizițiile directe realizate în anul 2019.

Documente și materiale întocmite pe perioada auditării:

 Chestionarul de luare la cunoştinţă
 Studiu preliminar
 Stabilirea punctajului total şi ierarhizarea riscurilor
 Chestionarul de control intern
 Evaluarea gradului de încredere în controlul intern
 Programul misiunii de audit public intern
 Teste
 FIAP-uri
 Proiectul raportului de audit intern
 Raportul de audit intern
 Minute ale ședințelor de deschidere și inchidere

La solicitarea auditorilor, formulată pe parcursul derulării misiunii (secțiunea

B – dosar permanent), structurile de specialitate din cadrul unităților de învățământ
evaluate au întocmit şi transmis:
 Situația privind evidența contractelor de achiziție publică/acte adiționale
încheiate/aflate în derulare în anul 2019;

26
 Situația achizițiilor publice realizate în baza prevederilor bugetare alocate din
bugetul local în perioada 01.01.2019 – 31.12.2019 pentru cheltuieli cu reparații curente,
obiecte de inventar, cheltuieli de capital – active nefinanciare;
Situația achizițiilor publice realizate pentru cheltuieli cu procurarea de hrană (art.
20.03) finanțate din venituri proprii în perioada 01.01.2019 – 31.12.2019.

III. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI

Acest capitol prezintă, în mod sintetic, principalele constatări, însoţite de cauze,

consecinţele care s-au produs sau care ar putea să apară în perioada următoare,
precum şi recomandările formulate în vederea corectării disfuncţionalităţilor semnalate,
diminuării riscurilor existente şi îmbunătăţirii sistemelor de management şi control intern
ale activităţii auditate, în scopul facilitării atingerii obiectivelor prestabilite.

CONSIDERAȚII GENERALE
Portofoliul proceselor de achiziţie publică reprezintă „mulțimea” tuturor
proceselor de achiziţie publică care trebuie inițiate și/ sau realizate într-un an bugetar și
care se materializează în contracte de achiziții de diferite tipuri și valori monetare.
Această „mulţime” de procese este sintetizată în Programul Anual al Achizițiilor
Publice (PAAP) sub forma tuturor procedurilor de atribuire și/ sau a cumpărărilor directe
pe care autoritatea contractantă intenționează să le deruleze în perioada respectivă.
Conform Legii nr.98/2016 privind achizițiile publice și a normelor de aplicare
aprobate prin HG nr. 395/2016 – completate și modificate ulterior, autoritatea
contractantă are obligația de a atribui contractele de achiziție/acordurile-cadru
pentru achiziționarea produselor, serviciilor și lucrărilor necesare realizării activității
specifice, prin:
 organizarea și derularea procedurilor de achiziție publică - licitație deschisă
sau restrânsă, negociere competitivă, dialog competitiv, parteneriatul pentru inovare,
negociere fără publicarea prealabilă, concursul de soluții, procedura de atribuire
aplicabilă în cazul serviciilor sociale și al altor servicii specifice pentru atribuirea
contractelor de achiziție a căror valoare estimată fără TVA este egală sau mai mare
decât pragurile valorice stabilite de art. 7 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 cu completările
și modificările ulterioare, respectiv:
a) 24.977.096 lei, pentru contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru de
lucrări;
b) 648.288 lei, pentru contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru de
produse şi de servicii;
c) 994.942 lei, pentru contractele de achiziţii publice/acordurile-cadru de produse
şi de servicii atribuite de consiliul judeţean, consiliul local, Consiliul General al
Municipiului Bucureşti, precum şi de instituţiile publice aflate în subordinea acestora;
d) 3.376.500 lei, pentru contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru de servicii
care au ca obiect servicii sociale şi alte servicii specifice, prevăzute în anexa nr. 2.
Autoritatea contractantă atribuie contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru
şi organizează concursurile de soluţii care privesc achiziţii publice a căror valoare
estimată este mai mică decât pragurile corespunzătoare prevăzute la art. 7 alin. (1)

27
prin aplicarea unei proceduri simplificate, cu respectarea principiilor prevăzute la art. 2
alin. (2).
 achiziții directe de produse sau servicii în cazul în care valoarea estimată a
achiziției, fără TVA, este mai mică decât 135.060 lei, respectiv lucrări, în cazul în care
valoarea estimată a achiziției, fără TVA, este mai mică decât 450.200 lei, praguri
valorice stabilite de art.7 alin. 5 din Legea nr. 98/2016, cu completările și modificările
ulterioare.
În cazul achiziţiei directe, autoritatea contractantă are obligaţia de a utiliza
catalogul electronic pus la dispoziţie de SEAP sau de a publica un anunţ într-o secţiune
dedicată a web-site-ului propriu/ANAP sau a SEAP, însoţit de descrierea produselor,
serviciilor sau lucrărilor care urmează a fi achiziţionate, în conformitate cu prevederile
art. 43 alin. 2 din HG nr. 395/2016.
Prin excepţie de la prevederile legale invocate, în cazul în care valoarea estimată
a achiziţiei este mai mică de:
a) 100.000 lei pentru produse şi servicii, respectiv 280.000 lei pentru lucrări,
autoritatea contractantă poate achiziţiona direct, fără a utiliza catalogul electronic sau
anunţul prealabil, prin consultarea a minimum trei candidaţi;
b) 70.000 de lei, autoritatea contractantă poate achiziţiona direct pe baza unei
singure oferte;
c) 4.500 lei, autoritatea contractantă are dreptul de a plăti direct, pe baza
angajamentului legal, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.
În situația în care achizițiile directe se realizează de la operatori economici în
afara SEAP-ului, conform art.46, alin. (5) din HG nr.395/2016, cu completările și
modificările ulterioare, începând cu data de 18.06.2018 ”…autoritatea contractantă are
obligația trimestrial de a transmite în SEAP o notificare cu privire la achizițiile directe,
grupate pe necesitate, care să cuprindă cel puțin obiectul, cantitatea achiziționată,
valoarea și codul CPV”.
În conformitate cu principiul asumării răspunderii, autoritatea contractantă este
responsabilă pentru modul de atribuire a contractului de achiziție publică/acordului-
cadru, inclusiv achiziția directă, cu respectarea tuturor dispozițiilor legale.
Potrivit art. 2 din HG nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare, î n
vederea realizării achiziţiilor publice, autoritatea contractantă înfiinţează în condiţiile legii
un compartiment intern specializat în domeniul achiziţiilor, cu următoarele atribuţii
principale:
- Întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/reînnoirea/recuperarea
înregistrării autorităţii contractante în SEAP/SICAP sau recuperarea certificatului digital,
dacă este cazul;
- elaborează şi, după caz, actualizează, pe baza necesităţilor transmise de
celelalte compartimente ale autorităţii contractante, programul anual al achiziţiilor
publice şi, dacă este cazul, strategia anuală de achiziţii;
- elaborează sau, după caz, coordonează activitatea de elaborare a documentaţiei
de atribuire şi a strategiei de contractare, în cazul organizării unui concurs de soluţii, a
documentaţiei de concurs şi a strategiei de contractare, pe baza necesităţilor transmise
de compartimentele de specialitate;
- îndeplineşte obligaţiile referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea
prevăzute de lege;
- aplică şi finalizează procedurile de atribuire;
28
 - realizează achiziţiile directe;
- constituie şi păstrează dosarul achiziţiei publice.
Celelalte compartimente ale autorităţii contractante au obligaţia de a sprijini
activitatea compartimentului intern specializat în domeniul achiziţiilor, în funcţie de
specificul şi complexitatea obiectului achiziţiei.
În conformitate cu prevederile Ordinului SGG nr. 600/2018 pentru aprobarea
Codului controlului intern/managerial al entităţilor, proiectarea şi implementarea
sistemului de control intern în cadrul procesului de achiziție publică are la bază
standardele de control intern/managerial, fiind în responsabilitatea conducătorilor, care
au obligaţia de a-l defini şi de a-l perfecţiona continuu .
Documentaţia întocmită cu privire la organizarea şi implementarea formelor de
control intern asociate activităților auditate în conformitate cu reglementările Ordinului
SGG nr. 600/2018, cu completările și modificările ulterioare, a făcut obiectul analizei
efectuate de auditorii interni atât în etapa de Pregătire a misiunii, prin intermediul
Studiului preliminar, cât şi în etapa Intervenţiei la faţa locului prin intermediul testărilor
realizate.
Evaluarea controlului intern de către auditul public intern are în vedere riscurile
asociate activităţilor/acţiunilor auditabile şi presupune identificarea şi analiza controalelor
interne implementate de entitate pentru gestionarea acestor riscuri cu scopul de a
descoperi eventualele zone în care sunt semnale că acesta nu există, nu funcţionează
sau funcţionează neadecvat.
***
Raportul de audit prezintă rezultatele evaluării respectării principiilor de legalitate
și al bunei gestiuni financiare în atribuirea și administrarea contractelor de achiziție
publică de produse/servicii/lucrări la nivelul unităților de învățământ preuniversitar de
stat eșantionate (ordonatori terţiari de credite), operațiuni aferente exercițiului bugetar
2019 .
Echipa de auditori, prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca
obiectiv principal acela de a da asigurări asupra respectării ansamblului de prevederi
legale şi norme procedurale ce reglementează achizițiile publice.
Obiectivele specifice misiunii au fost urmărite la nivelul fiecărei unități de
învățământ preuniversitar de stat auditate, constatările, cauzele, consecințele și
recomandările formulate pe baza testărilor efectuate în perioada colectării și prelucrării
informațiilor și în perioada de intervenție la fața locului fiind grupate pe capitole.
Pentru efectuarea testărilor s-au analizat documentele şi informaţiile puse la
dispoziţia auditorilor de unitățile de învățământ preuniversitar de stat eșantionate cu
privire la procesul de achiziție publică derulat la nivelul anului 2019, verificându-se
următoarele:
 respectarea prevederilor legale în organizarea activității de achiziții publice la
nivelul ordonatorului terțiar de credite;
 stadiul implementării standardelor de control intern/managerial în activitățile
specifice procesului de achiziție publică;
 planificarea procesului de achiziție publică prin elaborarea Strategiei anuale de
achiziție publică, fundamentarea și întocmirea Programului anual de achiziții
publice/Anexa privind achizițiile directe pe baza necesităților de produse/servicii/lucrări
la nivelul anului 2019;
29
  estimarea valorii achiziției și alegerea procedurii/modalității adecvate de
atribuire a contractului;
 respectarea regulilor de elaborare şi publicare a documentaţiei de atribuire;
 existența și conformitatea documentelor întocmite cu privire la organizarea și
derularea etapelor specifice procedurilor de atribuire;
 realizarea achizițiilor directe;
 încheierea și administrarea contractelor de achiziție publică la nivelul autorității
contractante;
 instituirea și exercitarea formelor de control asociate activităților specifice
parcurgerii fazelor execuției bugetare a cheltuielilor;
 constituirea și arhivarea dosarului achiziției publice;
 emiterea documentelor constatatoare care conţin informaţii referitoare la
îndeplinirea sau, după caz, neîndeplinirea obligaţiilor contractuale de către contractant;
 monitorizarea utilizării fondurilor alocate achizițiilor publice, de la bugetul local și
a celor proprii, în condiții de legalitate, regularitate, eficiență și eficacitate.
Conducătorii unităţilor de învățământ au calitatea de ordonatori terţiari de credite
bugetare şi sunt cei care își asumă întreaga răspundere asupra caracterului real și
complet al informațiilor consemnate în documentele puse la dispoziția auditorilor.
Rezultatele verificărilor efectuate au fost consemnate de auditori în Teste
elaborate în concordanță cu metodologia de derulare a misiunilor de audit tip asigurare
(secțiunea A – dosar permanent).

GRĂDINIȚA NR....

Prezentarea unității
Unitatea de învățământ preșcolar face parte din rețeaua școlară a unităților de
învățământ preuniversitar de stat din municipiu.
Aferent perioadei supuse evaluării conducerea unității a fost asigurată de către
Director – prof. Rodica Balo și administrator financiar – ec. Ana Gotea, grădinița având
aprobat un număr de 380 preșcolari .
Sursele de finanțare ale unității de învățământ preșcolar sunt asigurate din
bugetul local și din venituri proprii (contribuția părinților pentru hrană).
Pentru exercițiul bugetar 2019, pentru realizarea activităților specifice unității de
învățământ au fost alocate prevederi bugetare în valoare totală de 1.400.500 lei.
Pentru procurarea bunurilor/serviciilor/lucrărilor necesare funcționării în baza
fondurilor alocate din bugetul local/venituri proprii în anul 2019, unitatea de învățământ -
în calitate de autoritate contractantă, a realizat în mod exclusiv achiziții directe.

1. Organizarea activității de achiziții publice; Evaluarea sistemului de control intern

managerial al activității

CONSTATAREA NR. :
Cu privire la organizarea activității de achiziții publice

30
 Din analiza documentelor prezentate (organigramă, ROF, stat de funcţii, fişe de
post, decizii) şi în baza informaţiilor furnizate de conducerea entităţii, auditorii au
constatat următoarele:
 aferent exercițiului bugetar 2019, la nivelul unității de învățământ nu a fost
constitut un compartiment intern specializat în procesul de achiziție publică, activitățile
specifice fiind realizate de către persoanele desemnate în cadrul comisiilor de achiziții,
constituite distinct, pentru fiecare an școlar prin decizie emisă de conducătorul entității;
 atribuțiile comisiei de achiziții publice au fost înscrise în Decizia nr.
40/20.09.2019, fiind reprezentate de:
- întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/ reînnoirea/ recuperarea
înregistrării autorității contractante în SEAP sau recuperarea certificatului digital, dacă
este cazul ;
- elaborează și, după caz, actualizează, pe baza necesităților transmise de
celelalte compartimente ale autorității contractante, programul anual al achizițiilor
publice, respectiv Anexa achizițiilor directe și, dacă este cazul, strategia anuală de
achiziții ;
- în funcție de natura și complexitatea necesităților identificate în referatele
transmise de compartimentele funcționale din cadrul unității, colaborează cu acestea,
pentru primirea de informații suplimentare cu privire la prețul unitar / prețul total
actualizat al respectivelor necesități, obținute în urma unei cercetări a pieței sau pe bază
istorică ;
- respectă strict informațiile furnizate de către compartimentul financiar-contabil cu
privire la fondurile alocate pentru fiecare poziție/destinație prezumtivă de achiziție
publică, precum și poziția bugetară a acesteia ;
- întocmește notele justificative pentru achizițiile directe privind furnizarea de
produse, prestarea de servicii și execuția de lucrări pentru instituție, în condițiile legii ;
- elaborează documentațiile pentru achizițiile directe privind furnizarea de produse,
prestarea de servicii și execuția de lucrări pentru grădiniță;
- participă, atunci când este cazul, în calitate de membru, în componența comisiilor
de evaluare a ofertelor ;
- în cazul proiectelor finanțate din fonduri nerambursabile și/sau proiectelor de
cercetare, dezvoltare, elaborează pentru fiecare proiect un program al achizițiilor
publice;
- urmărește stadiul derulării achizițiilor directe efectuate, până la finalizarea
acestora ;
- arhivează dosarele achizițiilor efectuate, potrivit prevederilor legale .
Totodată, parte din aceste atribuții sunt prevăzute prin ROF și prin anexele la
fișele de post ale persoanelor nominalizate în cadrul comisiei .
 prin Decizia directorului nr. 40/22.09.2019 a fost desemnat responsabilul cu
operarea în SEAP/SICAP, această atribuție fiind stabilită în sarcina unui angajat ce
ocupă funcția de administrator de patrimoniu ;
 atribuțiile specifice responsabilului cu operarea în SEAP/SICAP sunt prevăzute
prin anexa la Fișa postului fiind reprezentate de:
- întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/ reînnoirea/ recuperarea
înregistrării autorității contractante în SEAP sau recuperarea certificatului digital, dacă
este cazul ;
- caută oferte în SEAP/SICAP, realizează achizițiile directe online și menține
documentele aferente achiziției ;
- operează datele în sistemul electronic de achiziții publice .

31
 Atribuțiile responsabilului SEAP/SICAP sunt înscrise, parțial, și în ROF aprobat
pentru anii școlari 2018-2019, respectiv 2019-2020.
 pentru realizarea procesului de achiziție publică personalul responsabil de la
nivelul ordonatorului terțiar de credite dispune de tehnică de calcul, respectiv de acces
la informațiile din rețeaua Internet precum și SICAP/SEAP (pe bază de certificat digital);
Aspecte negative/ abateri de la legalitate și regularitate :
 nu există concordanță între documentele emise la nivelul entității ce
reglementează modul de organizare a activităților/repartizare a sarcinilor în
domeniul achizițiilor publice (ROF, fișe de post, decizii de numire);
Astfel, atribuțiile stabilite prin ROF, distinct pentru comisia de achiziții și
responsabilul SEAP/SICAP nu sunt similare cu cele înscrise în fișele de post și,
respectiv, în Decizia nr. 40/2019.
Facem mențiunea că, deși la nivelul unității au fost stabilite atribuțiile minime
specifice domeniului de referință, în concordanță cu cerințele art.2, alin. 3 din HG
nr.395/2016, acestea nu sunt clar delimitate / repartizate pe compartimente / persoane
(de exemplu atribuții precum : ”întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/
reînnoirea/ recuperarea înregistrării autorității contractante în SEAP sau recuperarea
certificatului digital, dacă este cazul”;” elaborează și, după caz, actualizează, pe baza
necesităților transmise de celelalte compartimente ale autorității contractante, programul
anual al achizițiilor publice, respectiv Anexa achizițiilor directe și, dacă este cazul,
strategia anuală de achiziții”);
 aferent perioadei evaluate, nu s-a asigurat pregătirea profesională a
personalului implicat în realizarea procesului de achiziție publică.
RECOMANDĂRI:
Revizuirea documentației ce reglementează modul de organizare a activității de
achiziții publice, astfel încât să existe concordanță între atribuțiile/activitățile înscrise în
ROF, fișe de post și deciziile emise de conducător, asigurându-se totodată respectarea
prevederilor HG nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare .
Întreprinderea demersurilor necesare în vederea asigurării pregătirii
profesionale/specializării personalului responsabil cu realizarea procesului de achiziție
publică.
Nivelul de prioritate al recomandărilor este ”mediu” = implementare în
maxim 60 zile de la data comunicării raportului de audit.
CONSTATAREA NR. :
Cu privire la implementarea standardelor de control intern/managerial în
activitatea de achiziții publice
Pentru a da asigurări privind implementarea sistemului de control intern
managerial la nivelul instituției publice, auditorii au solicitat prezentarea documentației
întocmite /actualizate și aprobate la nivelul anului 2019, aferente activității de achiziții
publice, ce face obiectul prezentei misiuni de audit.
Din analiza documentației SCIM transmise de entitatea auditată (Obiective
specifice, Listă activități, Ierarhizare/gestiune riscuri inerente), au rezultat următoarele :
 aferent anului 2019, în cadrul obiectivului general ”Realizarea achizițiilor publice
în condițiile respectării prevederilor legale”; au fost stabilite un număr de 3 obiective
specifice, precum și indicatorii de performanță asociați acestora ;

32
  conform situației prezentate, revizuite la data de 20.12.2019, în urma evaluării
efectuate, a fost raportat un grad de realizare a obiectivelor specifice definite pentru anul
de referință, situat între 80% și 100%;
 la nivelul perioadei supuse auditării au fost identificate 12 activități/subactvități în
domeniul achizițiilor publice și 23 de riscuri inerente asociate acestora ;
 responsabilul cu achizițiile publice a întocmit Registrul riscurilor pentru activitatea
de achiziții publice, datat 25.06.2019 ;
 în urma evaluării riscurilor inerente au fost stabilite 12 riscuri de nivel ridicat,
pentru care au fost stabilite măsuri de gestionare, potrivit documentului ”Evaluarea
riscurilor” întocmit la data de 18.10.2019;
 activitatea de achiziții publice – achiziții directe a fost formalizată prin procedura
operațională PO 94.03 ”Procedura privind achizițiile publice directe”, întocmită la data de
20.09.2019 și aprobată de conducătorul entității .
Aspecte negative/ abateri de la legalitate și regularitate :
 prin ROF nu au fost prevăzute atribuțiile pe linie SCIM la nivelul
compartimentelor responsabile cu realizarea achizițiilor publice (comisia de achiziții
publice și responsabilul cu operarea SEAP/SICAP );
 atribuțiile privind elaborarea/actualizarea documentației SCIM (cu excepția
celei ce vizează elaborarea procedurilor operaționale) nu au fost înscrise în fișele de
post ale personalului desemnat să realizeze procesul de achiziție publică (membrii
comisiei de achiziții și responsabil operare SEAP/SICAP);
 nu s-a procedat la coroborarea tuturor atribuțiilor înscrise în documentația
SCIM (Listă activități, Evaluare Riscuri, Registru riscuri, procedura operațională PO
94.03) cu cele înscrise în documentele de organizare (ROF, fișe post, decizii de
numire a comisiei de achiziții publice/responsabil SICAP) ;
 parte din indicatorii de performanță asociați obiectivelor nu sunt bine
definiți (cantitativ și/sau valoric), nu sunt adecvați și nu conduc la cuantificarea
rezultatelor obținute (de exemplu indicatorii: ”Realizarea programului anual de achiziție”,
”Stabilirea corectă a procedurilor” , ”Dosare achiziții complete”) ;
 parte din documentele SCIM întocmite, respectiv Evaluarea riscurilor, Registrul
riscurilor și Lista obiectivelor specifice și indicatorilor pentru activitatea de achiziții au un
caracter formal, prezintă erori, neconcordanțe, sunt superficial elaborate ;
 procedura PO 94.03 ”Procedura privind achizițiile publice directe” nu este
acoperitoare pentru toate activitățile/subactivitățile din sfera achizițiilor publice
realizate/ce pot fi realizate la nivelul entității publice și nu au modele de documente
anexate, precum: referat de necesitate, PAAP/Anexă achiziții directe, notă
justificativă/proces verbal/raport procedură sau alte documente emise de comisia de
achiziții, contract de furnizare produse/prestare servicii/executare lucrări.
Cauze:
Neimplementarea în mod corespunzător a standardelor de control intern, în
concordanță cu cerințele stabilite prin OSGG nr. 600/2018 privind aprobarea Codului
controlului intern/managerial al entităților publice (standardele: 2 Atribuții, funcții, sarcini,
5 Obiective, 7 Monitorizarea performanțelor, 8 Managementul riscurilor, 9 Proceduri).
Consecințe:
Neimplementarea / implementarea parțială a controlului intern la nivelul entității
publice auditate poate afecta gradul de realizare a procesului de achiziție, în condiții de
economicitate, eficiență și eficacitate.
RECOMANDĂRI:

33
 Stabilirea prin ROF și, respectiv, repartizarea prin fișele de post a atribuțiilor
specifice pe linie SCIM pentru tot personalul (atribuții privind elaborarea documentației
SCIM, desemnarea responsabililor de riscuri, întocmirea procedurilor, etc).
Revizuirea/completarea documentației SCIM aferentă activității de achiziții
publice (Listă activități și riscuri inerente asociate, Evaluare riscuri, Registrul riscurilor)
astfel încât aceasta să fie în concordanță cu documentele de organizare (ROF, fișe post,
decizii) și să respecte totodată cerințele de formă și conținut impuse prin OSGG nr.
600/2018.
Definirea unor indicatori de performanță cantitativi/valorici adecvați, care să
conducă la cuantificarea rezultatelor obținute și să fie un instrument eficient de evaluare
a gradului de realizare a obiectivelor specifice propuse pentru realizarea procesului de
achiziție publică .
Stabilirea activităților/subactivităților procedurabile din total activități aferente
procesului de achiziție publică și formalizarea acestora prin elaborarea de proceduri
operaționale distincte, care să respecte cerințele de formă și conținut impuse prin OSGG
nr. 600/2018.
Nivelul de prioritate al recomandărilor este ”mediu” = implementare în
maxim 60 zile de la data comunicării raportului de audit.
CONSTATAREA NR. :
Cu privire la instituirea și funcționarea controlului intern al activităților la
nivelul Grădiniței
Din analiza documentației prezentate de entitatea auditată cu privire la
organizarea formelor de control intern aplicabile activităților din sfera achizițiilor
publice, s-au constatat următoarele:
 pentru exercitarea controlului financiar preventiv propriu (CFPP) asupra
operațiunilor care afectează fondurile publice și/sau patrimoniul public, la nivelul unității
de învățământ a fost desemnat administratorul financiar (contabilul șef);
 documentelele/operațiunile ce fac obiectul CFPP sunt înscrise în Cadrul
operațiunilor elaborat și aprobat la nivelul entității publice ;
 în fișa de post a contabilului-șef sunt înscrise ca atribuții specifice – ”organizează
și exercită viza CFPP în conformitate cu prevederile legale”;
 prin Decizia nr. 59/09.09.2019, emisă de ordonatorul terțiar de credite, a fost
desemnat administratorul de patrimoniu din cadrul grădiniței, să exercite viza Bun de
plată pe documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor ;
 pentru anii școlari 2018/2019 și 2019/2020 au fost constituite Comisiile de
recepție alimente, materiale și obiecte de inventar.
Aspecte negative :
 conducătorul entității nu a dispus măsurile necesare pentru
organizarea/reorganizarea controlului financiar preventiv propriu în conformitate cu
Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv,
aprobate prin Ordinul nr. 923/2014, republicat;
 activitatea de control financiar preventiv propriu nu a fost formalizată printr-o
procedură operațională, elaborată și aprobată la nivelul entității publice, în conformitate
cu cerințele OSGG nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial
al entităților publice.
RECOMANDĂRI:

34
 Directorul Grădiniței va asigura organizarea controlului financiar preventiv propriu
la nivelul unității de învățământ în concordanță cu prevederile Ordinului nr. 923/2014,
republicat pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv.
Formalizarea activității privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu
printr-o procedură operațională elaborată și aprobată la nivelul entității publice, care să
respecte cerințele de formă și conținut impuse prin OSGG nr. 600/2018 pentru
aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice.
Nivelul de prioritate al recomandărilor este ”mediu” = implementare în
maxim 60 zile de la data comunicării raportului de audit.
Concluzii
Ca urmare a evaluării inițiale auditorii apreciază că sistemul de controlul
intern, pentru activitatea de achiziții publice, instituit la nivelul Grădiniței este
“parțial conform”, standardele 2 ”Atribuții, funcții, sarcini”, 3 ”Competență,
performanță”, 4 Structura organizatorică, 5 Obiective, 7 Monitorizarea
performanțelor, 8 Managementul riscurilor și 9 Proceduri, fiind parțial
implementate.
Nivelul de încredere atribuit funcționalității controalelor interne instituite
pentru gestionarea riscurilor asociate activităţilor privind planificarea și derularea
achizițiilor publice este “mediu”.
Conform prevederilor art.10 din OSGG nr. 600/2018, ”Controlul intern managerial
este în responsabilitatea conducătorilor entităţilor publice, care au obligaţia proiectării,
implementării şi dezvoltării continue a acestuia. Încredinţarea unor terţi a realizării
activităţilor privind implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial
al entităţii publice presupune că, în această situaţie, conducătorul entităţii publice nu îşi
îndeplineşte propriile atribuţii cu bune rezultate.”

2. Planificarea și pregătirea realizării achiziției publice

În etapa de planificare/pregătire a procesului de achiziție publică desfășurat

aferent perioadei supuse auditării, la nivelul Grădiniței au fost întocmite/prezentate
următoarele categorii de documente:
 Strategia anuală de achiziții publice pentru anul 2019;
 Programul anual al achizițiilor publice (PAAP) 2019 – Buget local/Secțiunea
funcționare;
 Programul anual al achizițiilor publice (PAAP) 2019 – Activitate autofinanțată ;
 PAAP actualizate pe parcursul anului;
 Lista obiectivelor de investiții cu finanțare din bugetul local în anul 2019
(initială/modificări ulterioare);
 Buget de venituri și cheltuieli pentru anul 2019 - buget local/venituri proprii
(proiect, forma aprobată inițial/modificări ulterioare).

CONSTATAREA NR. :
Referitor la planificarea procesului de achiziție publică la nivelul unității de
învățământ preșcolar

35
 Din analiza documentației prezentate privind planificarea achizițiilor publice
necesare pentru anul 2019, au rezultat următoarele:
 activitatea de planificare a achizițiilor publice a fost parțial formalizată la
nivelul unității de învățământ prin procedura operațională PO 94.03 ”Procedura privind
achizițiile publice directe”;
 PAAP întocmit după definitivarea bugetului, distinct pe surse de finanțare,
cuprinde:
-achiziții de alimente (hrană pentru oameni) cu o valoare totală estimată de
783.000 lei, cu TVA inclus, finanțate din venituri proprii (contribuție părinți pentru hrana
copiilor) ;
- achiziții de produse și servicii (din cadrul secțiunii de funcționare), cu o valoare
estimată de 219.500 lei, cu TVA inclus, finanțate de la bugetul local ;
 PAAP este însoțit de Referate de specialitate întocmite de administrator
patrimoniu, care cuprind cantitatea de produse și servicii (partial) necesare, prețul
unitar și valoarea estimată, fiind înregistrate în cursul lunii noiembrie 2018;
 pe parcursul exercițiului bugetar au fost operate actualizări/modificări ale
PAAP;
 a fost întocmită și aprobată de ordonatorul principal de credite Lista
obiectivelor de investiții pentru anul 2019 (finanțate din buget local), care cuprinde
alte cheltuieli de investiții (dotări, reparații capitale);
 aferent obiectivelor de investiții (dotări/lucrări de reparații capitale) au fost
elaborare Note de fundamentare pentru motivarea necesității și oportunității alocării de
fonduri și stabilirea valorii estimate a investiției.
Aspecte negative:
 nu au fost întocmite referate de necesitate pentru toate produsele și
serviciile cuprinse în PAAP ;
 referatele de necesitate întocmite în luna noiembrie 2018, în vederea justificării
necesității achiziției de produse (alimente, papetărie, obiecte de inventar) și servicii
(parțial) necesare funcționării în anul 2019 nu respectă cerințele HG nr. 395/2016 și nu
cuprind CPV și valoarea estimată a achizițiilor, fără TVA ;
 nu a fost elaborat PAAP/Anexa achiziții directe, în forma inițială, în
trimestrul IV al anului anterior și care să cuprindă totalitatea contractelor de achiziție
publică/acordurilor-cadru pe care autoritatea intenționează să le atribuie în decursul
anului următor, din toate sursele de finanțare ;
 Programele de achiziții publice întocmite la data de 24.04.2019, după
aprobarea BVC nu respectă cerințele prevăzute de art.12 din HG nr. 395/2016 și ale
OMFP nr.281/2016, astfel:
o achizițiile directe de produse, servicii, lucrări au fost înscrise, în mod eronat
în PAAP, nefiind întocmită Anexa achizițiilor directe, care să cuprindă
obiectul achiziției, cod CPV, valoarea estimată, sursa de finanțare, datele
estimate de inițiere/finalizare a achiziției ;
o au fost întocmite programe de achiziții distincte, pe surse de finanțare
(buget local, venituri proprii) și după destinație (pentru funcționare, pentru
dezvoltare);
o PAAP prezentate nu cuprind informațiile prevăzute prin normele
metodologice, precum: contractele ce urmează a fi atribuite, valoarea
estimată a achiziției fără TVA, sursa de finanțare, data estimată pentru
inițiere/atribuire contract și modalitatea de derulare a procedurii .
 Strategia anuală de achiziții publice pentru anul 2019, întocmită de
administratorul de patrimoniu și aprobată de directorul unității de învățământ are un
36
caracter general și nu respectă cerințele art.11, alin.2 din HG nr.395/2016 respectiv
nu cuprinde totalitatea proceselor de achiziție publică planificate a fi lansate în anul
2019. De asemenea, documentul nu este datat/înregistrat la nivelul unității, astfel că nu
poate fi stabilită data elaborării acestuia.
 nu au fost elaborate documente/situații din care să rezulte monitorizarea/
urmărirea realizării PAAP 2019 ;
 nu a fost elaborată o procedură operațională distinctă pentru activitatea de
planificare a procesului de achiziție publică ; procedura operațională PO 94.03 –
”Procedura privind achizițiile publice directe” formalizează parțial această activitate și nu
are anexate formulare tipizate necesare realizării activității, precum : referat de
necesitate; program anual al achizițiilor publice; anexă achiziții directe și situația
(semestrială) privind gradul de realizare a achizițiilor planificate.
Cauze:
Nerespectarea prevederilor art. 8-15 Secțiunea a I-a, Capitolul 2 din HG nr.
395/2016 cu privire la planificarea procesului de achiziții .
Nerespectarea Ordinului nr.281/2016 cu privire la elaborarea Programului anual
de achiziție publică și a Anexei la Programul anual de achiziții publice.
Necunoașterea/nerespectarea Standardului nr. 9 Proceduri reglementat prin
OSGG nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților
publice.
Consecințe:
Planificarea defectuoasă a procesului de achiziție publică poate conduce la
achiziționarea de produse/servicii/lucrări în condițiile nerespectării principiilor general
acceptate.

RECOMANDĂRI:
Întocmirea referatelor de necesitate pentru toate achizițiile publice de
produse/servicii/lucrări necesare funcționării, în etapa de fundamentare a proiectului de
buget, sau ulterior, pe parcursul anului calendaristic, funcție de necesitățile apărute, în
conformitate cu cerințele HG nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare.
Stabilirea, în faza de fundamentare a proiectului de buget (la finele anului în curs
pentru anul următor), a necesităţilor obiective de produse/servicii/lucrări, prin
prioritizarea referatelor de necesitate întocmite, în conformitate cu art.2 alin(5) și art.3
din HG nr. 395/2016.
Elaborarea Strategiei anuale a achizițiilor publice, numai dacă este cazul și cu
respectarea cerințelor prevăzute de art.11 din HG nr.395/2016.
Elaborarea/definitivarea/actualizarea Programului anual al achizițiilor publice
și/sau a Anexei achizițiilor directe în concordanță cu prevederile art.12 și a art.14 din HG
nr. 395/2016 și ale OMFP nr.281/2016, și supunerea spre aprobare a acestora,
ordonatorului terțiar de credite.
Monitorizarea gradului de realizare a achizițiilor publice planificate; elaborarea și
supunerea spre aprobarea conducătorului a unei situații semestriale privind achizițiile
efectuate.
Formalizarea activităților ce vizează planificarea procesului de achiziție și
monitorizarea programului anual al achizițiilor publice printr-o procedură operațională

37
distinctă elaborată cu respectarea cerințelor de formă și conținut impuse prin OSGG nr.
600/2018.
Nivelul de prioritate al recomandărilor este ”mediu” = implementare în
maxim 60 zile de la data comunicării raportului de audit.

3. Estimarea valorii achiziției publice și alegerea modalității de atribuire

CONSTATAREA NR. :
Cu privire la determinarea valorii estimate a contractului/achizițiilor publice
și alegerea procedurii/modalității de atribuire
Urmare examinării documentației puse la dispoziția auditorilor au rezultat
următoarele:
 atribuțiile privind realizarea activității de estimare a valorii achiziției
publice au fost stabilite în sarcina comisiei de achiziții publice, astfel:
o președintele comisiei și un membru desemnat (administratorul de patrimoniu),
au următoarele atribuții, prevăzute prin anexe la fișele de post:
- încadrează produsele , serviciile și lucrările solicitate și centralizate, pe coduri CPV;
- asigură pentru fiecare achiziție grupată sub un cod CPV calcularea valorii estimative,
pe baza regulilor de estimare prevăzute de lege;
- elaborează și, după caz, actualizează, pe baza necesităților transmise de celelalte
comparimente ale autorității contractante strategia de contractare (dacă este cazul) și
programul anual al achizițiilor publice .
o celilalți membri nominalizați în comisia de achiziții publice au următoarele
atribuții :
- colaborează la solicitarea referatelor de necessitate în vederea elaborării programului
anual al achizițiilor publice; îndrumă personalul pentru întocmirea corectă a referatelor ;
- participă la elaborarea programului anual al achizițiilor și a reviziilor acestuia .
 activitatea privind estimarea valorii achiziției publice este formalizată (sumar)
prin procedura operațională PO 94.03 Achiziții directe ;
 estimarea valorii achizițiilor de produse și servicii s-a realizat în baza
Referatelor de necesitate întocmite de administratorul de patrimoniu și aprobate de
director ;
 Referatele de necesitate cuprind informații cu privire la obiectul achiziției,
cantitate, și prețul unitar/total al respectivelor necesități ;
 pentru necesitățile apărute pe parcursul anului 2019, au fost întocmite referate
de necesitate, în momentul identificării nevoilor, acestea fiind aprobate de conducătorul
entității publice ;
 pentru achizițiile publice de lucrări de reparații capitale, valoarea estimată a
achizițiilor a fost calculată funcție de cerințele formulate de autoritatea
contractantă și în baza listelor cu cantități de lucrări, întocmite pe parcursul
execuției bugetare ;
 Notele justificative privind estimarea valorii contractului și selectarea
procedurii/modalității de achiziție, în concordanță cu cele stabilite prin PAAP/Anexa
privind achizițiile directe au fost elaborate de un administrator financiar – membru al
comisie de achiziții publice și aprobate de ordonatorul terțiar de credite;
Aspecte negative/activități care necesită a fi îmbunătățite:
 activitatea privind estimarea valorii achiziției este partial/sumar formalizată
prin procedura operațională PO 94.03 și nu cuprinde toți pașii necesari realizării
38
activității, mențiuni privind gruparea pe loturi și alegerea procedurii de atribuire,
responsabili și modele de formulare ;
 referatele de necesitate centralizatoare, întocmite în ultimul trimestru al anului
2018, pentru anul 2019, nu cuprind codurile CPV, precum și valoarea estimată, fără
TVA a produselor /serviciilor ;
 deasemenea, referatele întocmite pe parcursul anului, funcție de necesitățile
apărute, nu au înscrisă valoarea fără TVA și/sau cantitatea
produselor/serviciilor/lucrărilor solicitate (de exemplu referate de necesitate alimente) ;
 estimarea necesarului de produse alimentare, în etapa de fundamentare a
proiectului de buget, s-a realizat în mod superficial/formal, înregistrându-se diferențe
semnificative între necesarul estimat inițial, necesarul înscris în PAAP-ul definitivat după
aprobarea BVC și achizițiile efective realizate;
 estimarea valorilor achizițiilor nu s-a realizat prin centralizarea tuturor
necesităților și gruparea acestora pe categorii de produse/servicii/lucrări, funcție de
produse similare și încadrarea pe coduri CPV ;
 în lipsa unei estimări corecte a necesarului de produse, autoritatea contractantă
a optat pentru achiziționarea prin cumpărare directă a tuturor produselor alimentare,
desi în cazul unor categorii de produse se depășea pragul valoric pentru cumpărare
directă .
Cauze:
Nerespectarea regulilor de estimare prevăzute în cap. II Secțiunea a 2-a art. 17
din HG nr. 395/2016 cu completările și modificările ulterioare:
“… (1) Autoritatea contractantă alege procedura de atribuire în funcţie de următoarele
aspecte:
a) valoarea estimată a achiziţiei;
b) complexitatea contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit;
c) îndeplinirea condiţiilor specifice de aplicare a anumitor proceduri de atribuire.
(2) În aplicarea art. 11 alin. (2) din Lege, autoritatea contractantă are obligaţia ca, la
alegerea procedurii de atribuire, să se raporteze la valoarea estimată a produselor,
serviciilor şi lucrărilor care sunt considerate similare în condiţiile de la alin. (1).”
Nerespectarea prevederilor Legii nr. 98/2016, cu completările și modificările
ulterioare:
“ - art. 11 (1) Autoritatea contractantă nu are dreptul de a utiliza metode de calcul al
valorii estimate a achiziţiei cu scopul de a evita aplicarea procedurilor de atribuire
prevăzute de prezenta lege. (2) Autoritatea contractantă nu are dreptul de a diviza
contractul de achiziţie publică în mai multe contracte distincte de valoare mai mică şi nici
de a utiliza metode de calcul care să conducă la o subevaluare a valorii estimate a
contractului de achiziţie publică, cu scopul de a evita aplicarea procedurilor de atribuire
reglementate de prezenta lege.
- art. 18 (1) În cazul în care autoritatea contractantă intenţionează să achiziţioneze
produse similare, iar atribuirea contractelor poate fi realizată pe loturi separate, valoarea
estimată a achiziţiei se determină luând în considerare valoarea globală estimată a
tuturor loturilor. (3) În sensul dispoziţiilor alin. (1), prin produse similare se înţelege
acele produse care îndeplinesc în mod cumulativ următoarele condiţii:
a) sunt destinate unor utilizări identice sau similare;
b) fac parte din gama normală de produse care sunt furnizate/comercializate de către
operatori economici cu activitate constantă în sectorul respectiv”.

39
 RECOMANDĂRI:
Formalizarea activităților ce vizează estimarea valorii achizițiilor publice și
selectarea procedurii de achiziție adecvate printr-o procedură operațională distinctă (sau
în cadrul procedurii privind elaborarea și monitorizarea PAAP) care să respecte cerințele
de formă și conținut impuse prin OSGG nr. 600/2018.
Estimarea valorii achizițiilor publice de produse se va realiza prin luarea în
considerare a valorii cumulate a produselor similare/loturi de produse, în vederea
selectării modalității adecvate de achiziționare – prin cumpărare directă sau prin
organizarea și derularea unei proceduri de achiziție publică, în condițiile Legii nr.
98/2016 și ale HG nr. 395/2016.
Nivelul de prioritate al recomandărilor este ”mediu” = implementare în
maxim 60 zile de la data comunicării raportului de audit.
.4. Respectarea prevederilor legale în elaborarea documentației de atribuire

Documentația de atribuire conține orice cerință, criteriu, regulă și alte informații

necesare pentru a asigura ofertantului/candidatului o informare completă, corectă și
explicită cu privire la modul de aplicare a procedurii de atribuire.
Aferent perioadei evaluate autoritatea contractantă a realizat în mod exclusiv
achiziții directe pentru procurarea de bunuri/servicii/lucrări în baza fondurilor alocate din
bugetul local/venituri proprii.

5. Derularea procedurilor de atribuire

Aferent perioadei auditate (01.01.2019 – 31.12.2019) au fost realizate în mod

exclusiv achiziții directe, prin utilizarea platformei electronice SEAP/SICAP pentru
procurarea de bunuri, servicii, lucrări necesare funcționării.
Nu au fost organizate și derulate proceduri de atribuire pentru încheierea
contractelor de furnizare bunuri, prestare servicii, executare lucrări.

6. Achiziția directă

Prezentarea contului de execuţie (cheltuieli) la 31.12.2019

Finanțarea cheltuielilor curente şi de capital ale unității de învățământ
preuniversitar de stat se asigură din bugetul local şi din venituri proprii (contribuție
părinți hrană zilnică). Din analiza modului de utilizare a prevederilor bugetare aprobate
în anul 2019 pentru finanțarea activității unității de învățământ au rezultat următoarele:
 Buget local
- din totalul prevederilor bugetare alocate la Secțiunea funcționare - titl. II, un
procent de 49% (285.000 lei în sumă absolută) a fost utilizat, în principal pentru
achitarea consumului de utilități – încălzit, iluminat, apă/canal, salubritate,
achiziționarea materialelor de curățenie (44.552 lei), materiale / alte bunuri și servicii cu
caracter funcțional (75.850 lei);
- un procent de 1,29% ( 5.528 lei în valoare absolută) este deținut de plățile nete
efectuate pentru alte cheltuieli de funcționare pregătire profesională, protecția
muncii.;
40
 - pentru bunurile de natura obiectelor de inventar achiziționate au fost efectuate
plăți în valoare de 81.513 lei, reprezentând un procent de 19,03 % din total plăți
cheltuieli de funcționare ;
- diferența de 30,36 % (130.000 lei, în valoare absolută) o reprezintă plățile pentru
Alte cheltuieli , din care 121.500 lei – plăți chirie pentru Grădinița X..
- în baza prevederilor bugetare alocate la Secțiunea dezvoltare - titl. XII “Active
nefinanciare” au fost efectuate plăți nete pentru cheltuieli de capital în valoare totală
de 288.843 lei, din care: suma de 88.403 lei a fost utilizată pentru dotări (achiziționare
bunuri de natura mijloacelor fixe), în timp ce pentru cheltuielile angajate cu lucrări de
reparații capitale aferente activelor fixe au fost efectuate plăți în valoare totală de
200.440 lei.
 Venituri proprii
- Veniturile proprii au fost utilizate exclusiv pentru plata chetuielilor cu hrana
pentru copii, în valoare cumulată de 583.799 lei.
În ceea ce privește execuția bugetară, ordonatorul terțiar de credite a angajat
cheltuieli şi efectuat plăţi în anul 2019 pentru achiziționarea de bunuri, servicii şi active
fixe necesare realizării obiectului de activitate, în limita sumelor alocate pe subdiviziuni
ale clasificației bugetare, conform Bugetului de Venituri și Cheltuieli definitiv .
Pentru prezentarea în mod complet şi coerent a procurărilor de bunuri, servicii,
lucrări necesare funcţionării, la solicitarea auditorilor formulată pe parcursul derulării
misiunii, personalul de specialitate din cadrul unității de învățământ a întocmit “Situaţia
achiziţiilor publice efectuate în anul 2019”, grupate pe subdiviziuni ale clasificaţiei
bugetare în concordanţă cu execuţia bugetară întocmită la finele anului, situația
menționată fiind asumată în privința caracterului real și complet al informațiilor de
conducerea entității.
Potrivit situației prezentate, la nivelul anului 2019, produsele, serviciile și
lucrările necesare desfășurării activității au fost achiziționate exclusiv prin
cumpărare directă, cu sau fără contract, prin utilizarea platformei electronice
dedicate SEAP/SICAP.
În scopul evaluării conformităţii şi legalităţii modului de realizare a achiziţiilor
publice în anul 2019 la nivelul Grădiniței, auditorii au stabilit un eşantion reprezentat de
dosarul achiziţiei publice însoţit de documentaţia justificativă în susţinere (referat de
necesitate, anunţuri publicate SEAP, angajamente legale, documente suport a plăţilor
efectuate/ALOP, etc.) aferentă iniţierii şi finalizării următoarelor achiziţii publice :
 Buget local - Titl. II “Bunuri și servicii”
 art. bug. 20.05 “Bunuri de natura obiectelor de inventar”
 Buget local - Titl. XII “Cheltuieli de capital”
 art. bug. 71.01. “Active fixe”
 art. bug. 71.03 “Reparații capitale aferente activelor fixe”
 Venituri proprii – Titl. II “Bunuri și servicii”
 art. bug. 20.03.01 “Hrană”

CONSTATAREA NR. :
Cu privire la achiziționarea directă a produselor/bunurilor de natura
obiectelor de inventar (art. 20.05 – Buget local)

41
 Din verificarea documentației justificative privind achizițiile de bunuri de natura
obiectelor de inventar realizate în anul 2019 (situații, dosare achiziții publice,
documentație ALOP), s-au constatat următoarele:
 în limita fondurilor alocate din bugetul local, la nivelul anului 2019 au fost
efectuate plăți în valoare totală de 81.513 lei pentru cheltuieli angajate cu achiziționarea
produselor de natura obiectelor de inventar (art. 20.05),
 efectuarea achizițiilor prin cumpărare directă s-a realizat în limita pragului
valoric stabilit prin art. 7 din Legea nr. 98/2016, modificată și completată ulterior, pentru
achizițiile de produse - 135.060 lei, fără tva inclus;
 achizițiile de produse au fost înscrise în PAAP 2019 (actualizat/final), elaborat de
responsabilul din cadrul autorității contractante și aprobat de conducător ;
 toate achizițiile de produse/obiecte de inventar au avut la bază referate de
necesitate aprobate de conducătorul instituției publice ;
 obiectele de inventar au fost achiziționate în condițiile art. 43 din HG nr.
395/2016, prin cumpărare directă inițiată din catalogul electronic publicat în
SEAP;
 pentru achiziționarea obiectelor de inventar au fost încheiate 10 contracte cu
furnizorii selectați din catalogul publicat în SEAP ;
Aspecte negative :
 autoritatea contractantă nu a transmis documente justificative/nu a făcut
dovada prospectării pieței în vederea achiziționării bunurilor de natura obiectelor
de inventar la prețul cel mai scăzut (extras catalog SEAP, note justificative/alte
documente întocmite și semnate de către responsabilul cu achizițiile directe);
 parte din referatele de necesitate care au stat la baza achizițiilor de obiecte
de inventar realizate în anul 2019, nu respectă toate cerințele prevăzute de art. 3 din
HG nr. 395/2016, respectiv nu au înscrise informații privind codul CPV, valoarea
estimată, specificații tehnice.
 contractele de achiziție încheiate de autoritatea contractantă pentru furnizare
produse de natura obiectelor de inventar nu poartă viza de control financiar
preventiv propriu .
RECOMANDĂRI :
Dosarele achizițiilor de natura obiectelor de inventar vor fi completate cu extrase
din catalogul SEAP/ documente justificative întocmite și semnate de responsabilul din
cadrul autorității contractante care să dovedească prospectarea pieței anterior efectuării
achizițiilor și alegerea ofertelor cu prețurile cele mai scăzute.
Anterior demarării achizițiilor de produse de natura obiectelor de inventar,
compartimentele de specialitate/administratorul de patrimoniu vor elabora Referate de
necesitate care vor cuprinde toate datele /informațiile necesare, inclusiv specificații
tehnice detaliate, în conformitate cu prevederile art. 3 din HG nr. 395/2016.
Contractele de achiziție publică încheiate cu furnizorii de produse de natura
obiectelor de inventar vor fi supuse controlului financiar preventiv propriu .
Nivelul de prioritate al recomandărilor este ”mediu” = implementare în
maxim 60 zile de la data comunicării raportului de audit.
CONSTATAREA NR. :
Cu privire la achiziționarea directă a lucrărilor de investiții/bunuri de natura
activelor fixe (art. 71.03, art. 71.01. – Buget local)
În urma evaluării modului de respectare a prevederilor legale și normelor
procedurale în efectuarea achizițiilor de natura lucrărilor de investiții și activelor fixe
42
(dotări), pe baza documentației justificative transmise de structura auditată (situații,
dosare achiziții publice, documentație ALOP), au rezultat următoarele:
 în limita fondurilor alocate din bugetul local, la nivelul anului 2019 au fost
efectuate plăți în valoare totală de 288.843 lei pentru cheltuieli angajate cu
achiziționarea de produse de produse și lucrări de natura investițiilor (art. 71.03. art.
71.01
 efectuarea achizițiilor prin cumpărare directă s-a realizat în limita pragurilor
valorice stabilite prin art. 7 din Legea nr. 98/2016, modificată și completată ulterior,
respectiv: 135.060 lei pentru achizițiile de produse și servicii și 450.200 lei pentru
achizițiile de lucrări.
 achizițiile de produse (dotări) și lucrări (reparații capitale) au fost înscrise în PAAP
2019 (actualizat/final), elaborat de responsabilul din cadrul autorității contractante și
aprobat de conducător ;
 de asemenea produsele și lucrările de natura investițiilor au fost înscrise în
Listele obiectivelor de investiții aprobate de ordonatorul principal de credite ;
 achizițiile directe supuse verificării s-au realizat în conformitate cu
prevederile art. 43 din HG nr. 395/2016, prin consultarea catalogului electronic pus la
dispoziție de SEAP și prin consultarea a minimum 3 candidați, în acest sens fiind
prezentate adresele/ invitațiile de participare transmise acestora ;
 pentru achiziționarea lucrărilor de reparații capitale au fost elaborate de
autoritatea contractantă și transmise candidaților devizele de
lucrări/antemăsurătorile, cuprinzând toate specificațiile tehnice necesare; ofertele
prezentate de antreprenori au fost elaborate în concordanță cu devizele / specificațiile
tehnice primite ;
 evaluarea ofertelor în vederea atribuirii contractelor de achiziție publică s-a
realizat în cadrul ședințelor organizate de către membrii Comisiei de achiziții publice
constituite prin Decizia nr. 152/2018 emisă de conducătorul unității de învățământ ;
 pentru fiecare achiziție directă efectuată au fost întocmite și prezentate Note
justificative privind estimarea valorii achiziției, alegerea procedurii de achiziție publică
și, respectiv, stabilirea criteriului de atribuire ;
 în urma procesului de evaluare au fost desemnate câștigătoare ofertele cu
prețul cel mai mic, prin aplicarea criteriului de atribuire specific, anterior stabilit ;
 rezultatele evaluărilor efectuate pentru atribuirea contractelor au fost
înscrise în Raportul procedurii, document semnat de toți membrii comisiei și aprobat
de către directorul unității de învățământ;
 autoritatea contractantă a procedat la comunicarea rezultatelor proceselor
de selecție a ofertelor, în acest sens fiind publicate anunțuri de atribuire în SEAP;
 finalizarea achizițiilor directe pentru realizarea obiectivelor de investiție în anul
2019 s-a realizat prin atribuirea de contracte în concodanță cu obligațiile asumate
prin oferta tehnico-economică acceptată;
Aspecte negative :
 achizițiile de produse/lucrări verificate nu au avut la bază referate de
necesitate, întocmite în concordanță cu cerințele art. 3 din HG nr. 395/2016 și aprobate
de conducătorul instituției publice ;
 pentru achiziționarea produselor de natura activelor fixe (ansamblu bucătărie și
mobilier grădiniță) nu au fost întocmite caiete de sarcini, sau alte documente care să
cuprindă informații/specificații tehnice necesare ;
 la nivelul autorității contractante nu au fost stabilite criterii de
calificare/solicitate documente justificative privind capacitatea operatorilor
economici participanți la selecțiile de oferte, criterii ce au ca scop demonstrarea

43
potențialului tehnic, financiar și organizatoric al acestora și reflectă posibilitatea concretă
de îndeplinire a contractelor ;
 parte din documentele întocmite în cadrul procesului de achiziție publică au
un caracter formal, sunt sumare și prezintă date / informații eronate (de exemplu notele
justificative pentru alegerea procedurii de achiziție publică, prin care este selectată, în
toate cazurile, în mod eronat, procedura de achiziție ”cerere de oferte”);
 membrii comisiei de achiziție nu au întocmit procese-verbale ale ședințelor de
evaluare, așa după cum prevede procedura operațională aprobată la nivelul unității
de învățământ, rezultatele fiind înscrise direct în rapoartele procedurilor ;
 dosarele prezentate pentru achizițiile directe din SEAP, nu au fost completate cu
toate documentele justificative/extrasele care să dovedească realizarea acestora prin
utilizarea platformei electronice dedicate (de exemplu, nu au fost prezentate anunțuri de
participare publicate în SEAP, specificații tehnice , oferte transmise/publicate prin SEAP,
etc) ;
 autoritatea contractantă nu și-a respectat obligația de a transmite o
notificare în SEAP/SICAP pentru achiziția unei lucări, care să cuprindă cel puțin
obiectul, cantitatea achiziționată, valoarea și codul CPV, conform prevederii art. 46 din
HG nr. 395/2016;
 contractele de achiziție încheiate de autoritatea contractantă pentru furnizare
produse de natura activelor fixe / realizare lucrări – reparații capitale nu au fost supuse
controlului financiar preventiv propriu .
Cauze:
Necunoașterea/nerespectarea în totalitate a prevederilor legislației aplicabile în
domeniul achizițiilor publice (Legea nr. 98/2016, HG nr. 395/2016, modificate și
completate ulterior).
Caracterul incomplet al procedurii operaționale aprobate la nivelul unității de
învățământ PO 94.03 Achiziții directe; neformalizarea documentelor utilizate în cadrul
procesului de achiziție publică.
Nerespectarea Ordinului nr. 923/2014, republicat privind organizarea și
exercitarea controlului financiar preventiv .
Consecințe :
Deficiențele constatate pot conduce la încălcarea unor principii ce guvernează
procesul de achiziție publică și/sau neasigurarea condițiilor de eficiență, economicitate și
eficacitate în utilizarea fondurilor publice pentru realizarea investițiilor .
RECOMANDĂRI :
Revizuirea procedurii operaționale PO 94.03 Achiziții directe, în sensul
completării acesteia cu toți pașii necesari realizării activității, persoanele responsabile,
circuitul documentelor și formalizarea tuturor documentelor utilizate în cadrul procesului
de achiziție publică .
Anterior demarării achizițiilor de produse/lucrări de natura investițiilor
compartimentele de specialitate/administratorul de patrimoniu vor elabora Referate de
necesitate care vor cuprinde toate datele /informațiile necesare, inclusiv specificații
tehnice ale produselor/serviciilor solicitate, în conformitate cu prevederile art. 3 din HG
nr. 395/2016.
În etapa de inițiere a achizițiilor de produse/lucrări de natura investițiilor se va
proceda la elaborarea unei documentații de atribuire care să cuprindă cel puțin criterii de
calificare a participanților și caietul de sarcini/specificațiile tehnice .

44
 Contractele de achiziție publică de furnizare produse/executare lucrări încheiate
pentru realizarea obiectivelor de investițiivor fi supuse controlului financiar preventiv
propriu .
În situația achizițiilor efectuate în mod direct, înafara SEAP, autoritatea
contractantă va proceda la transmiterea unei notificări în SEAP, care să cuprindă cel
puțin obiectul, cantitatea achiziționată, valoarea și codul CPV, conform prevederii art. 46
din HG nr. 395/2016.
După finalizarea procedurilor, personalul responsabil va proceda la completarea
dosarelor de achiziție cu toate documentele justificative întocmite/primite/emise din
SEAP pe parcursul procesului de achiziție .
Nivelul de prioritate al recomandărilor este ”mediu” = implementare în
maxim 60 zile de la data comunicării raportului de audit.
D.7. Finalizarea procesului de achiziție; Administrarea/executarea contractului de
achiziție publică; Dosarul achiziției publice

Pentru verificarea modului de finalizare a procesului de achiziție/administrare a

contractelor de achiziție, auditorii au analizat documentația privind organizarea
activităților/stabilirea responsabilităților (ROF, fișe post, proceduri operaționale),
respectiv documentația justificativă suport a plăților efectuate în baza angajamentelor
legale aflate în derulare/încheiate în anul 2019 pentru:
 furnizarea de alimente în baza prevederilor bugetare alocate din venituri proprii la
art. 20.03.01 “Hrană” (lunile martie, aprilie, noiembrie, decembrie anul 2019);
 achiziționarea bunurilor de natura obiectelor de inventor, cheltuieli finanțate din
bugetul local – art. bug. 20.05 ”Bunuri de natura obiectelor de inventar”;
 achiziționarea bunurilor de natura activelor fixe (ansamblu bucătărie, mobilier
grădiniță) din fonduri alocate de la bugetul local, art. 71.01. ”Active fixe” ;
 executarea lucrărilor, cheltuieli de capital finanțate din bugetul local - art. bug.
71.03 “Reparații capitale aferente activelor fixe”.

CONSTATAREA NR. :
Cu privire la administrarea/executarea contractului de achiziție
Din examinarea documentației puse la dispoziție în cadrul testărilor efectuate au
rezultat următoarele:
 activitățile specifice administrării contractelor de achiziție au fost parțial
formalizate prin PO 94.03 Achiziții directe ;
 aferent perioadei auditate, urmărirea derulării contractelor/ finalizarea procesului
de achiziție la nivelul unității de învățământ s-a realizat după cum urmează:
- administratorul de patrimoniu a urmărit verificarea cantității, calității și prețului
produselor livrate/serviciilor prestate, executarea lucrărilor la termenele stabilite ;
- administratorul financiar din cadrul compartimentului contabilitate a urmărit
constituirea garanțiilor de bună execuție, respectiv derularea clauzelor financiare din
contractele de achiziție publică în procesul de angajare, lichidare, ordonanțare și plată a
cheltuielilor;
 în perioada 01.01.2019 – 31.12.2019 au fost angajate cheltuieli în limita
prevederilor aprobate pe subdiviziuni ale clasificației bugetare (buget
local/venituri proprii);
 la nivelul grădiniței a fost organizată și condusă în sistem informatic evidența
angajamentelor bugetare și legale pe titluri, articole și alineate din cadrul fiecărui
45
subcapitol sau capitol al bugetului aprobat (buget local/venituri proprii), prin utilizarea
conturilor de ordine și evidență din afara bilanțului;
 contractele de furnizare alimente au fost executate în termenele și condițiile
reglementate inițial, nefiind solicitate/operate modificări ulterioare ale clauzelor
contractuale;
 aferent contractelor de lucrări încheiate și derulate în anul 2019 au fost reținute
și înregistrate în evidența contabilă garanții de bună execuție în cuantum de 5%
din valoarea fără TVA ;
 fondurile alocate cheltuielilor angajate au fost puse în rezervă prin încheierea
Propunerilor de angajare a cheltuielilor, Angajamente bugetare individuale/globale, în
baza prevederilor OMFP nr. 1792/2002 cu completările şi modificările ulterioare;
 cheltuielile angajate cu achiziționarea de alimente și obiecte de inventar, în
perioada evaluate, au avut la bază documente justificative care atestă livrarea
produselor conform clauzelor asumate prin contracte de achiziție (facturi fiscale,
note de recepție întocmite de membrii comisiei de recepție numite la nivelul unității de
învățământ), cu respectarea prețurilor ferme stabilite prin anexele la contractele
încheiate cu furnizorii;
 verificarea realității și exactității bunurilor de natura stocurilor, implicit alimente și
recepționarea acestora a fost efectuată de membrii comisiilor de recepție ;
 pentru mijloacele fixe de natura dotărilor achiziționate în anul 2019 au fost
întocmite procese verbale de predare-primire la data predării acestora ;
 situațiile de lucrări întocmite pentru reparații capitale realizate la nivelul entității
auditate poartă viza unui diriginte de șantier, care a certificat din punct de vedere al
realității și exactității lucrările realizate;
 lucrările de natura reparațiilor capitale au fost finalizate în termenele
stabilite prin contractele încheiate și recepționate conform proceselor-verbale la
terminarea lucrărilor prezentate ;
 Propunerile de angajare a cheltuieli, respectiv Ordonanțările de plată poartă viza
structurii de specialitate (compartiment administrativ) în calitate de inițiator al
cheltuielilor/plăților efectuate, respectiv semnătura personalului de specialitate din
cadrul compartimentului contabilitate și au făcut obiectul controlului financiar preventiv
exercitat de contabilul șef al unității de învățământ;
 pe parcursul execuției bugetare a fost exercitată viza “Bun de plată” în faza de
lichidare a cheltuielii, formă de control exercitată de administratorul financiar al unității
de învățământ preșcolar;
 întocmirea instrumentelor de plată s-a realizat ca urmare a:
- verificării încadrării sumelor în disponibilul contului de angajamente bugetare, pe
subdiviziunile clasificaţiei bugetare, în baza Ordonanţărilor de plată aprobate de
ordonatorul terțiar de credite şi a documentelor justificative care atestă parcurgerea
fazelor execuţiei bugetare;
- verificării concordanţei între suma înscrisă în ordonanţarea de plată şi
documentele justificative anexate (contract de achiziție, factura, NIR, situaţii lucrări, PV
de recepţie etc.);
- exercitării vizei “Bun de plată” în faza de lichidare a cheltuielii, respectiv a
controlului financiar preventiv propriu.
 aferent perioadei evaluate, produsele livrate/lucrările executate au fost
înregistrate în evidența contabilă organizată la nivelul ordonatorului terțiar de credite –
conturi specifice de evidență.
Ca și aspect negativ s-a constatat formalizarea parțială a activităților specifice
administrării contractelor de achiziții PO 94.03 Achiziții directe .
46
 RECOMANDARE :
Formalizarea activității de administrare a contractelor de achiziție publică de
furnizare produse/prestare servicii/executare lucrări printr-o procedură operațională
distinctă elaborată conform cerințelor OSGG nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului
controlului intern managerial al entităților publice .
Nivelul de prioritate al recomandărilor este ”mediu” = implementare în
maxim 60 zile de la data comunicării raportului de audit.

Concluzie:
Aferent anului 2019 autoritatea contractantă a efectuat cheltuieli pentru
procurarea de bunuri/servicii/lucrări permise de lege și care au legătură cu
obiectul de activitate, contractele de achiziție publică fiind atribuite exclusiv prin
cumpărare directă.
În urma evaluării efectuate în baza documentației prezentate și asumate în
privința realității și exactității de conducerea entității publice, auditorii apreciază
că activitatea de achiziții publice realizată în anul 2019 este ”de îmbunătățit” .
Principalele deficiențe constatate vizează: implementarea standardelor de control
intern/managerial privind achizițiile publice, planificarea procesului de achiziție,
estimarea valorii achiziției publice – în speță achiziții de alimente, selectarea
modalității de atribuire a contractelor de achiziție pentru furnizare produse
alimentare, respectarea principiilor ce stau la baza atribuirii contractelor de
achiziție publică (transparenței, tratamentului egal și bunei gestiuni financiare).

IV. CONCLUZII
Raportul misiunii de audit public intern de tip asigurare a fost întocmit în baza
Programului misiunii de audit, a constatărilor efectuate în etapa colectării şi prelucrării
informaţiilor şi în timpul intervenţiei la fata locului, probele de audit fiind obținute pe baza
testelor efectuate și consemnate în documentele de lucru.
Echipa de auditori interni a evaluat organizarea și realizarea activităților specifice
derulării procesului de achiziții publice la nivelul unităților de învățământ preuniversitar
de stat eșantionate utilizând o grilă cu 3 niveluri de apreciere, astfel:
1. Critic: nu există preocupări din partea managementului pentru implementarea
unor acţiuni/instrumente de control necesare desfăşurării activităţilor în condiţii de
economicitate, eficienţă şi eficacitate sau activităţile/instrumentele cu impact financiar
sunt implementate, de la caz la caz, fără a exista o planificare şi o monitorizare eficientă;
2. De îmbunătăţit: se îndeplinesc cerinţele minime ale cadrului normativ ce
reglementează organizarea și derularea procesului de achiziție, există preocupări ale
managementului pentru implementarea sistemului de management prin obiective,
asigurarea unei pregătiri profesionale corespunzătoare personalului, implementarea şi
funcţionarea sistemului informaţional din cadrul entității;
3. Funcţional: există o strategie în domeniul planificării şi realizării activității de
achiziție publică, cu respectarea principiilor eficienţei şi eficacităţii, respectiv al bunei

47
 gestiuni financiare. Totodată, activitatea se desfăşoară cu respectarea bunei practici din
domeniu.
Rezultatele evaluării sunt reflectate sintetic in tabelul de mai jos:
APRECIERE
Nr.
OBIECTIV DE
crt. FUNCŢIONAL CRITIC
ÎMBUNĂTĂŢIT
1. Organizarea activității de achiziții publice; X

2. Planificarea și pregătirea realizării achiziției X

publice

3. Estimarea valorii achiziției publice și alegerea X

modalității de atribuire
4. Respectarea prevederilor legale în elaborarea - - -
documentației de atribuire
5. Derularea procedurilor de atribuire - - -

6. Achiziția directă X

7. Finalizarea procesului de achiziție publică; X

V. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR
Obiectivul urmăririi recomandărilor este atât asigurarea că recomandările
prezentate prin raportul de audit se implementează întocmai, la termenele stabilite şi în
mod eficace, cât şi evaluarea consecinţelor în cazul neaplicării acestora.
Structurile auditate au obligaţia:
 elaborării planului de acţiune pentru implementarea recomandărilor;
 stabilirii responsabililor pentru fiecare recomandare;
 implementării recomandărilor la termenele prevăzute prin planurile de acţiune;
 comunicării periodice a stadiului progresului înregistrat în procesul de
implementare a recomandărilor;
 evaluării rezultatelor obţinute.
Planul de acţiune pentru implementarea recomandărilor se transmite de
structurile auditate în termen de 15 zile calendaristice de la primirea raportului de audit,
acestea urmând să efectueze eventualele modificări ale planului, în funcţie de
propunerile formulate de auditorii interni.

ÎNCHEIERE

Constatările efectuate şi recomandările formulate au ca suport datele, informaţiile

şi documentele elaborate de structurile auditate.
Toate documentele originale, necesare realizării misiunii de audit, au fost
înapoiate persoanelor responsabile de păstrarea şi arhivarea acestora.
Raportul final va fi multiplicat şi transmis entității auditate, originalul rămânând în
cadrul Serviciului Audit Intern .

48
 Supervizat,

Întocmit,
Auditor

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Grădinița

ÎNTREBĂRI FORMULATE DA NU OBSERVAŢII

Obiectiv 1: Organizarea activității de achiziții publice la nivelul entității
A fost constituit, la nivelul entității un compartiment X A fost constituită Comisia de achiziție
de achiziții publice? publică prin Decizia director nr.,
formată din 3 membri (din care 2
membri – administratorii), respectiv,
aferent anului școlar 2019-2020, prin
Decizia director nr– președinte și 4
membri (1 profesor, 2 administratori
patrimoniu, secretar).
Atribuțiile privind organizarea activității de achiziții X Au fost înscrise în ROF atribuții
publice au fost înscrise în ROF unității? privitoare la achizițiile publice.
Atribuțiile privind organizarea activității de achiziții X Atribuțiile privind planificarea,
publice au fost înscrise în fișele de post ale parțial organizarea și finalizarea activității de
persoanelor responsabile? achiziții publice sunt înscrise în anexe
49
 la fișele de post.
Nu sunt prevăzute atribuții privind
urmărirea derulării contractelor de
achiziții.
A fost numită o persoană responsabilă cu operarea X Prin Decizia nr.42/2019 a fost
în SEAP/SICAP? desemnat și responsabilul SEAP în
persoana administratorului de
patrimoniu .
Atribuțiile privind operarea în SEAP/SICAP au fost X Toate atribuțiile privind operarea au
înscrise în fișa de post a persoanei responsabilă? fost înscrise în anexa la fișa postului.
Există proceduri scrise care formalizează activitatea X A fost elaborată procedura PO
de achiziții publice? parțial 94.03/20.09.2019 privind Achizițiile
publice directe (formalizează partea de
planificare și achizițiile directe).
Nu este formalizată procedura
simplificată
Au fost stabilite obiective specifice aferente activității X 3 obiective specifice pentru anul 2019
de achiziții publice?
Obiectivele specifice stabilite la nivelul entității X Parte din indicatorii de performanță nu
respectă în totalitate cerințele SMART? parțial sunt adecvați, cuantificabili, relevanți.
Semestrial a fost monitorizat/raportat conducerii X A fost raportat anual .
gradul de realizare al obiectivelor specifice? parțial
La nivelul Comisiei de achiziții publice a fost X Lista cuprinde 12 activități și 23 riscuri
întocmită Lista activităților și riscurile inerente inerente asociate.
asociate?
Au fost evaluate și ierarhizate riscurilor inerente X
asociate activităților din sfera achizițiilor publice?
A fost întocmit Registrul riscurilor pentru activitatea X
de achiziții publice?
Atribuțiile privind SCIM au fost înscrise în fișa X
postului pentru persoanele cu
atribuții/responsabilitățile specifice privind achizițiile
publice/operator SEAP?
Au fost instituite forme de control intern în procesul X Decizia nr. emisă de conducerea
execuției bugetare? entității pentru exercitare Bun de plată
Decizia directorului nr. emisă de
conducerea entității cu avizul ISJ
pentru exercitare CFPP
Obiectiv 2: Planificarea și pregătirea realizării achiziției publice
Activitatea de planificare a achizițiilor directe este X Procedura PO 94.03/20.09.2019
procedurată? privind Achizițiile publice directe
formalizează partea de planificare și
achizițiile directe.
Procedurile operaționale pentru formalizarea X
procesului de achiziție au fost actualizate funcție de
modificările organizatorice/legislative intervenite în
perioada 2018 – la zi?
Au fost întocmite Referate de necesitate, care au X
stat la baza fundamentării Programului anual al parțial
achizițiilor publice și a fundamentării Anexei la
program?
A fost elaborat Programul anual al achizițiilor X
publice?
Programul anual al achizițiilor publice a fost elaborat X A fost elaborat PAAP pentru achiziții
conform legii? directe, structurat pe articole bugetare.
A fost elaborată Anexa la Programul anual al X
achizițiilor publice?
Anexa la Programul anual al achizițiilor publice a fost X
elaborat conform legii? PAAP/Anexa achiziții directe
a fost supus avizării compartimentului financiar-
contabilitate, respectiv aprobării conducătorului?
50
A fost întocmită Strategia anuală a achizițiilor X Documentul nu este obligatoriu și are
publice? un caracter formal.
Au fost elaborate strategii de contractare anterior X Nu a fost cazul , fiind realizate numai
demarării procedurilor de achiziție publică? achiziții directe (cu sau fără contract de
achiziție).
Obiectiv 3: Estimarea valorii achiziției publice și alegerea modalității de atribuire;
A fost elaborată o procedură operațională care să X Procedura PO 94.03/20.09.2019
cuprindă activitatea de estimare a valorii achiziției privind Achizițiile publice directe
publice? formalizează partea de planificare și
achizițiile directe.
Sunt prevăzute atribuții privind estimarea valorii X
achizițiilor publice pentru membrii Comisiei de
achiziții publice?
Au fost întocmite Referate de necesitate pentru X Anterior demarării achiziției se
fiecare achiziție anterior inițierii procesului de întocmesc referate de necesitate, care
achiziție? Documentele sunt aprobate de sunt aprobate de OTC.
conducătorul entității ?
La estimarea valorii achizițiilor publice și selectarea X Pentru atribuirea contractelor de
procedurii/modalității de atribuire s-a procedat la alimente nu s-a procedat la selectarea
cumularea valorii produselor similare/stabilirea valorii procedurii de achiziție adecvate funcție
globale a tuturor loturilor? de valoarea cumulată a produselor
similare
Obiectiv 4: Respectarea prevederilor legale în elaborarea documentației de atribuire;
Modul de elaborare a documentației de atribuire X Nu a fost formalizată procedura
pentru demararea procedurilor de achiziție este simplificată/alte proceduri de atribuire
formalizat prin proceduri opraționale? a contractewlor de achiziție publică.
Au fost stabilite atribuții pe această linie? X Prin decizia de constituire a comisiei
de achiziție publică au fost stabilite
atribuții pe această linie pentru
membrii comisiei.
Documentația de atribuire a fost aprobată de - - Nu a fost cazul – nu au fost organizate
conducător, respectiv publicată în SEAP? proceduri de achiziție publică..
La nivelul unității de învățământ au fost stabilite X Prin ROF – la nivelul compartimentului
responsabilități privind întocmirea caietelor de administrativ.
sarcini/fișelor de date/specificațiilor tehnice pentru Prin fișa de post a administratorului de
achiziționarea prin cumpărare directă a patrimoniu.
produselor/serviciilor/lucrărilor ?
Activitatea a fost formalizată printr-o procedură X Procedura PO 94.03/20.09.2019
operațională? privind Achizițiile publice directe
Obiectiv 5: Derularea procedurilor de atribuire
La nivelul entității publice au fost elaborate aprobate X
și difuzate proceduri operaționale pentru
formalizarea organizării procedurilor de achiziții
publice ?
Au fost stabilite prin ROF, decizii, fișe post atribuții X Atribuții parțiale înscrise în decizia de
privind derularea procedurilor de achiziție publică? parțial constituire comisie de achiziție publică
și anexe la fișele de post.
Aferent anului 2019 au fost organizate proceduri de - - Nu au fost organizate proceduri de
achiziție publică ? Procedurile de achiziții publice s- achiziție publică pentru atribuirea
au organizat conform cerințelor legale aplicabile? contractelor de achiziție.
A fost exercitată viza de legalitate pe contractele de - - Nu a fost cazul
achiziție publică?
Contractele de achiziție au fost vizate CFPP? - - Nu a fost cazul
Obiectiv 6: Achiziția directă
Activitățile specifice au fost formalizate prin proceduri X Achizițiile de produse/servicii/lucrări au
operațiunale aprobate și difuzate în cadrul entității? fost realizate prin consultarea
51
 catalogului din SEAP.
Au fost stabilite atribuții privind realizarea achizițiilor X Atribuții în sarcina membrilor comisiei
directe ? de achiziții (pentru achiziții directe
offline) și a responsabilului SEAP
(pentru achiziții directe online.
Procesul de achiziție publică prin cumpărare directă X Potrivit datelor extrase din
s-a realizat prin consultarea catalogului electronic din SEAP/SICAP, în anul 2019 au fost
SEAP sau prin publicarea unui anunț, în condițiile achiziționate produse, servicii, lucrări
legii? prin utilizarea SEAP în valoare
cumulată de 835.985,27 lei .
Au fost întocmite de către comisia de achiziții note X Nu au fost prezentate documente în
justificative/procese-verbale/alte documente privind acest sens.
evaluarea și selecția ofertelor în cazul achizițiilor
directe ?
Contractele de achiziție publică/acordurile-cadru X
încheiate au fost aprobate de ordonatorul terțiar de
credite bugetare?
Contractele de achiziție au fost vizate CFPP? X

Autoritatea contractantă a transmis trimestrial, în X

SEAP o notificare cu privire la achizițiile directe,
grupate pe necesitate, care să cuprindă cel puțin
obiectul, cantitatea achiziționată, valoarea şi codul
CPV?
Obiectiv 7: Finalizarea procedurii de atribuire; Administrarea/executarea contractului de achiziție publică;
Dosarul achiziției publice
La nivelul entității au fost stabilite responsabilități X În sarcina comisiei de achiziții publice
privind urmărirea derulării ulterioare a contractelor de parțial precum și în sarcina administratorului
achiziție publică? de patrimoniu ce are și calitatea de
operator SEAP.
Atribuțiile nu sunt prezentate în mod
detaliat.
Activitățile specifice pe această linie au fost X Procedura PO 94.03/20.09.2019
formalizate printr-o procedură operațională? parțial privind Achizițiile publice directe

La achiziționare produselor/serviciilor/lucrărilor X Sunt parcurse fazele ALOP

necesare au fost parcurse etapele execuției
bugetare în conformitate cu prevederile legale?
Au fost întocmite documente care atestă recepția X
bunurilor și intrarea acestora în patrimoniu?
A fost exercitată viza Bun de plată în faza de X
lichidare a cheltuielilor?
La nivelul entității au fost stabilite responsabilități X În sarcina comisiei de achiziții publice
privind constituirea și păstrarea dosarului de achiziție precum și în sarcina administratorului
publică? de patrimoniu ce are și calitatea de
operator SEAP.
Activitatea privind constituirea dosarului de achiziție X Procedura PO 94.03/20.09.2019
este formalizată printr-o procedură operațională parțial privind Achizițiile publice directe
aprobată și difuzată la nivelul entității?
Pentru achizițiile directe efectuate au fost constituite X Au fost constituite dosare, dar parte
dosare de achiziție? parțial din acestea sunt incomplete.
Obiectiv 8: Monitorizarea și controlul utilizării fondurilor alocate achizițiilor publice, de la bugetul local și a
celor proprii, în condiții de legalitate, regularitate, eficiență și eficacitate
La nivelul grădiniței au fost stabilite atribuții privind X Conform PO 94.03/20.09.2019 privind
monitorizarea realizării PAAP/Anexei achiziții Achizițiile publice directe comisia de
directe? achiziții ”urmărește desfășurarea

52
 achizițiilor din PAAP”.
Activitatea privind monitorizarea gradului de realizare X Procedura PO 94.03/20.09.2019
a PAAP/Anexă este formalizată printr-o procedură parțial privind Achizițiile publice directe, 3
operațională ?
Au fost întocmite și supuse aprobării conducătorului X
documente (situații, raportări) privind monitorizarea
realizării PAAP/Anexei ?

Auditor intern Supervizat:

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ

Nr. ÎNTREBAREA DA NU COMENTARII

crt.
I. Cunoaşterea contextului socio-economic
1. Au fost identificate principalele elemente ale X Unitate de învățământ preuniversitar de stat -
53
 contextului instituțional și socioeconomic în forma învățământ – învățământ preșcolar
care entitatea auditată își desfășoară Conducerea unității:
activitatea? -director –
-administrator financiar –
-administrator patrimoniu – (responsabil
SEAP/SICAP).
Număr de copii – 375

2. Au fost identificate sursele de finanțare ale X  Surse bugetare

activităților specifice unității de învățământ?
3. La finele anului 2018 a fost întocmit și
fundamentat un proiect de buget pentru anul
2019?
4. Aferent perioadei auditate au fost aprobate
Bugete de venituri și cheltuieli – buget
local/venituri proprii pentru finanțarea
activității unității de învățământ?
5. În perioada 01.01.2019 – 31.12.2019 au fost
aprobate modificări ale bugetului de venituri
și cheltuieli?
6. Aferent perioadei evaluate (anul 2019)
unitatea de învățământ a procedat la
organizarea și derularea unor proceduri de
achiziție pentru procurarea bunurilor și
serviciilor necesare funcționării?
7. Pentru procurarea de bunuri/servicii/lucrări
necesare funcționării au fost realizate
achiziții directe?
8. A fost elaborat Programul anual al achizițiilor
publice în etapa de planificare a procesului
de achiziție?
9. La nivelul entității există o evidență a
achizițiilor directe de produse/servicii/lucrări
planificate a fi realizate în anul 2019
10. A fost întocmită Strategia anuală a
achizițiilor publice pentru anul 2019?
II. Cunoaşterea contextului organizaţional
1. Atribuțiile privind organizarea activității de
achiziții publice au fost înscrise în ROF-ul
aprobat la nivelul entității?
2. La nivelul entității există constituit un
compartiment intern specializat/desemnaţi
responsabili care să realizeze activităţile
specifice achiziţiilor publice?
3. Care au fost resursele umane alocate
realizării procesului de achiziție publică în
anul 2019?
4. Persoanele responsabile cu realizarea
- Titlul I – Cheltuieli de personal – finanţate de la
bugetul de stat;
- Titlul II – Bunuri şi servicii – finanţate din
bugetul local;
- Titlul XII – Cheltuieli de capital – cu finanţare
de la bugetul local.
 Venituri proprii
- autofinanţare din contribuţia părinţilor pentru
hrană (12 lei/zi/copil) .
X
X
X Buget local
- pe parcursul anului 2019 au fost operate mai
multe modificării ale bugetului local inițial
aprobat pentru desfășurarea activităților
specifice (pt.secțiunea funcționare-til. II Bunuri
şi servicii şi secțiunea dezvoltare)
X Aferent anului 2019 nu au fost organizate și
derulate proceduri de achiziție publică .
Contractele/achizițiile au fost realizate prin
cumpărare directă.
X La nivelul anului 2019 fost realizate exclusiv
achiziții directe
X A fost prezentat PAAP.2019.
Documentul nu respectă cerințele HG 395/2016.
X A fost elaborat, în mod eronat PAAP nr. 2019
documentul nu respectă cerințele HG 395/2016.
X Document cu caracter formal.
X
X Desemnați responsabili achiziții
- - Comisie evaluare achiziții publice – președinte și
4 membri, unul dintre aceștia fiind și responsabil
achiziții SEAP.
X Atribuții stabilite atât prin decizia de numire a

54
 activităților de achiziții publice au înscrise în comisiei de evaluare achiziții publice, cât și prin
fișele de post atribuții specifice? anexele la fișele de post .
5. La nivelul unității de învățământ a fost X Administrator patrimoniu
desemnată o persoană în calitate de
operator SEAP/SICAP?
6. Pentru realizarea procesului de achiziție X
publică personalul responsabil de la nivelul
ordonatorului terțiar de credite dispune de
tehnică de calcul, respectiv de acces la
informațiile din rețeaua Internet precum și
SICAP/SEAP (pe bază de certificat digital)?
7. Aferent anului 2019 unitatea de învățământ X Potrivit datelor extrase din SEAP/SICAP, în anul
a utilizat sistemul electronic de achiziții 2019 au fost achiziționate produse, servicii,
publice (SEAP/SICAP) pentru procurarea de lucrări prin utilizarea SEAP
produse/servicii/lucrări necesare
funcționării?
8. La nivelul entității au fost stabilite atribuții cu X Nu sunt detaliate atribuțiile pe această linie.
privire la urmărirea derulării ulterioare/ parția
administrarea contractului de achiziție l
publică?
9. Personalul implicat în activitatea de achiziții X
publice a urmat cursuri de pregătire
profesională în acest domeniu?
III. Cunoaşterea funcționării entității auditate
1. La nivelul structurii organizate pentru X 3 obiective specifice aferente anului 2019
realizarea activității de achiziție publică sunt
definite obiective specifice ?
2. Se procedează la monitorizarea gradului de X Monitorizarea – la data de 20.01.2019
realizare a obiectivelor specifice? Aferent anului 2019 – realizare 80%-100%.
3. Pentru procesele specifice achizițiilor publice X Listă elaborată la data de 20.12.2018
a fost elaborată lista activităților și riscurile Lista cuprinde 12 activități și 23 riscuri inerente
asociate? asociate
4. Activitățile identificate sunt acoperitoare X Fără realizarea procedurii simplificate
pentru derularea procesului de achiziție
publică în conformitate cu prevederile
legale?
5. Riscurile asociate activităților specifice X 23 de riscuri inerente, din care 11 riscuri au fost
procesului de achiziție au fost evaluate și evaluate cu grad ridicat de apariție, fiind stabilite
ierarhizate? măsuri de gestionare.
6. A fost realizată reevaluarea periodică a X În urma reevaluării la 30.06.2019, toate riscurile
riscurilor asociate activităților specifice au fost considerate cu grad mic de apariție.
procesului de achiziție?
7. La nivelul unității de învățământ a fost X
elaborat Registrul riscurilor pentru activitatea
de achiziții publice?
8. Registrul riscurilor pentru activitatea de X
achiziții a fost actualizat funcție de
reevaluarea periodică a riscurilor?
9. Pentru riscurile de nivel ridicat au fost X Pentru riscurile cu nivel 12, respectiv 15
stabilite măsuri de gestionare?
10. Au fost elaborate proceduri operaționale X PO 94.03/20.09.2019 privind Achizițiile publice
pentru formalizarea activităților specifice directe (formalizează partea de planificare și
achizițiilor publice? achizițiile directe).
11. Procedurile de lucru acoperă toate X Nu este formalizată procedura simplificată
activitățile ce vizează procesul de achiziție
publică?
12. Procedurile de lucru descriu corect X
activitățile procedurate?
13. Procedurile operaționale existente la nivelul X PO 94.03 privind Achizițiile publice directe a fost
55
 unității de învățământ pentru formalizarea
activității de achiziție publică au fost
actualizate periodic funcție de modificările
intervenite?
14. Acțiunile derulate în cadrul structurilor de
specialitate sunt coordonate/ supervizate?
15. Prin acțiunile întreprinse la nivelul structurilor
de specialitate se respectă principiul
separării atribuțiilor?
16. Personalul structurilor auditate are acces la
internet, rețeaua intranet?
17. Colectarea, prelucrarea și centralizarea
informațiilor financiar – contabile se
realizează în sistem informatizat?
18. La nivelul unității de învățământ au fost luate
măsurile necesare pentru organizarea şi
exercitarea CFPP?
19. Aferent perioadei evaluate (anul 2019) au
fost înregistrate situații de refuz la acordarea
vizei de CFPP pentru proiectele de
operațiuni supuse verificării?
20. La nivelul entității au fost desemnate
persoanele responsabile cu exercitarea vizei
“Bun de plată” în faza de lichidare a
cheltuielilor?
21. Pentru verificarea realității și exactității
bunurilor livrate/serviciilor prestate/lucrărilor
executate au fost constituite comisii de
recepție?
Auditor intern,
actualizată la data de 20.09.2019.
X Director, administrator financiar și administrator
patrimoniu – coordonează și supervizează
activitățile.
X
X
X
X Prin Decizia directorului nr. 95/09.11.2005, cu
avizul ISJ, a fost desemnată administrator
financiar să exercite CFPP la nivelul unitații .
Nu a fost organizat CFPP în concordanță cu
prevederile Ordinului 923/2014, republicat.
X
X Decizia nr. 59/09.09.2019 – a fost desemnată
dna administrator patrimoniu.
X Persoane desemnate/atribuții stabilite prin
Decizii director, documente ce constituie anexă
la fișa postului;
Aferent perioadei evaluate, la nivelul unității de
învățământ au fost emise :
Atribuțiile comisiilor de recepție constituite la
nivelul entității au fost stabilite prin
Regulamentul de organizare și funcționare .
Supervizat,
Şef Serviciu Audit Public Intern
56
 A. TEST NR. ______

Obiectivul misiunii : Respectarea cadrului legal aplicabil cu privire la realizarea

achizițiilor directe în anul 2019

Obiectivul testului: Achiziția directă la nivelul Grădiniței

Descrierea testării :
 Populaţia pentru realizarea testului este reprezentată de:
o dosarele de achiziții întocmite pentru contractele încheiate în anul 2019;
o documentația suport la achizițiile directe;
o procedura operațională privind achizițiile directe.

Pentru realizarea obiectivelor misiunii, auditorii au evaluat modul de respectare a

prevederilor din:
 Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu aplicare din 01.06.2016;
 HG nr. 395/2016 – normele pentru aplicarea Legii nr. 98/2016, cu aplicare din
02.06.2016;
 Ordinul 281/2016 – privind stabilirea formularelor standard ale Programului anual
al achizițiilor publice și Programul anual al achizițiilor sectoriale;
 procedurile operaționale proprii ce reglementează activitățile auditate.
În concordanță cu obiectivele misiunii de audit, testarea a vizat, în principal,
următoarele :
 stabilirea atribuțiilor specifice domeniului achiziții publice prin ROF și fișe de post;
 respectarea prevederilor legale în efectuarea achizițiilor directe de produse/
servicii/lucrări;
 atribuirea și încheierea contractelor de achiziție;
 constituirea și păstrarea dosarelor achizițiilor publice;
 organizarea evidenței contractelor precum și a evidenței privind achizițiile directe
efectuate;

Prezentarea contului de execuţie (cheltuieli) la 31.12.2019

Finanțarea cheltuielilor curente şi de capital ale unității de învățământ
preuniversitar de stat se asigură din bugetul local şi din venituri proprii (contribuție
părinți hrană zilnică).
Personalul de specialitate din cadrul unității de învățământ a întocmit “Situaţia
achiziţiilor publice efectuate în anul 2019”, grupate pe subdiviziuni ale clasificaţiei
bugetare în concordanţă cu execuţia bugetară întocmită la finele anului, situația
menționată fiind asumată în privința caracterului real și complet al informațiilor de
conducerea entității.
Potrivit situației prezentate și a datelor extrase din SEAP/SICAP, la nivelul
anului 2019, produsele, serviciile și lucrările necesare desfășurării activității, au
fost achiziționate exclusiv prin cumpărare directă, cu sau fără contract, prin
utilizarea platformei electronice dedicate SEAP/SICAP.

57
 Pentru a da asigurări privind respectarea prevederilor legale și ale normelor
procedurale aplicabile în realizarea achizițiilor publice, auditorii au stabilit în mod
aleatoriu, un eșantion din achizițiile directe efectuate în anul 2019, reprezentat de :
 Buget local - Titl. II “Bunuri și servicii”
 art. bug. 20.05 “Bunuri de natura obiectelor de inventar”
 Buget local - Titl. XII “Cheltuieli de capital”
 art. bug. 71.01. “Active fixe”
 art. bug. 71.03 “Reparații capitale aferente activelor fixe”
 Venituri proprii – Titl. II “Bunuri și servicii”
 art. bug. 20.03.01 “Hrană”

Referitor la achiziționarea directă a produselor/bunurilor de natura

obiectelor de inventar (art. 20.05 – Buget local)
Din verificarea documentației justificative privind achizițiile de bunuri de natura
obiectelor de inventar realizate în anul 2019 (situații, dosare achiziții publice,
documentație ALOP), s-au constatat următoarele:
 în limita fondurilor alocate din bugetul local, la nivelul anului 2019 au fost
efectuate plăți în valoare totală de 81.513 lei pentru cheltuieli angajate cu achiziționarea
produselor de natura obiectelor de inventar (art. 20.05).
 efectuarea achizițiilor prin cumpărare directă s-a realizat în limita pragului
valoric stabilit prin art. 7 din Legea nr. 98/2016, modificată și completată ulterior, pentru
achizițiile de produse - 135.060 lei, fără tva inclus;
 achizițiile de produse au fost înscrise în PAAP 2019 (actualizat/final), elaborat de
responsabilul din cadrul autorității contractante și aprobat de conducător ;
 toate achizițiile de produse/obiecte de inventar au avut la bază referate de
necesitate aprobate de conducătorul instituției publice ;
 obiectele de inventar au fost achiziționate în condițiile art. 43 din HG nr.
395/2016, prin cumpărare directă inițiată din catalogul electronic publicat în
SEAP;
 pentru achiziționarea obiectelor de inventar au fost încheiate 10 contracte cu
furnizorii selectați din catalogul publicat în SEAP ;
Aspecte negative :
 autoritatea contractantă nu a transmis documente justificative/nu a făcut
dovada prospectării pieței în vederea achiziționării bunurilor de natura obiectelor
de inventar la prețul cel mai scăzut (extras catalog SEAP, note justificative/alte
documente întocmite și semnate de către responsabilul cu achizițiile directe);
 parte din referatele de necesitate care au stat la baza achizițiilor de obiecte
de inventar realizate în anul 2019, nu respectă toate cerințele prevăzute de art. 3 din
HG nr. 395/2016, respectiv nu au înscrise informații privind codul CPV, valoarea
estimată, specificații tehnice.
 contractele de achiziție încheiate de autoritatea contractantă pentru furnizare
produse de natura obiectelor de inventar nu poartă viza de control financiar
preventiv propriu .

Referitor la achiziționarea directă a lucrărilor de investiții/bunuri de natura

activelor fixe (art. 71.03, art. 71.01. – Buget local)
În urma evaluării modului de respectare a prevederilor legale și normelor
procedurale în efectuarea achizițiilor de natura lucrărilor de investiții și activelor fixe

58
(dotări), pe baza documentației justificative transmise de structura auditată (situații,
dosare achiziții publice, documentație ALOP), au rezultat următoarele:
 în limita fondurilor alocate din bugetul local, la nivelul anului 2019 au fost
efectuate plăți în valoare totală de 258.542,74 lei pentru cheltuieli angajate cu
achiziționarea de produse de produse și lucrări de natura investițiilor (art. 71.03. art.
71.01.);
 efectuarea achizițiilor prin cumpărare directă s-a realizat în limita pragurilor
valorice stabilite prin art. 7 din Legea nr. 98/2016, modificată și completată ulterior,
respectiv: 135.060 lei pentru achizițiile de produse și servicii și 450.200 lei pentru
achizițiile de lucrări.
 achizițiile de produse (dotări) și lucrări (reparații capitale) au fost înscrise în PAAP
2019 (actualizat/final), elaborat de responsabilul din cadrul autorității contractante și
aprobat de conducător ;
 de asemenea produsele și lucrările de natura investițiilor au fost înscrise în
Listele obiectivelor de investiții aprobate de ordonatorul principal de credite ;
 achizițiile directe supuse verificării s-au realizat în conformitate cu
prevederile art. 43 din HG nr. 395/2016, prin consultarea catalogului electronic pus la
dispoziție de SEAP și prin consultarea a minimum 3 candidați, în acest sens fiind
prezentate adresele/ invitațiile de participare transmise acestora;
 pentru achiziționarea lucrărilor de reparații capitale au fost elaborate de
autoritatea contractantă și transmise candidaților devizele de
lucrări/antemăsurătorile, cuprinzând toate specificațiile tehnice necesare; ofertele
prezentate de antreprenori au fost elaborate în concordanță cu devizele / specificațiile
tehnice primite ;
 evaluarea ofertelor în vederea atribuirii contractelor de achiziție publică s-a
realizat în cadrul ședințelor organizate de către membrii Comisiei de achiziții publice
constituite prin Decizia nr. 108/2018 emisă de conducătorul unității de învățământ ;
 pentru fiecare achiziție directă efectuată au fost întocmite și prezentate Note
justificative privind estimarea valorii achiziției, alegerea procedurii de achiziție publică
și, respectiv, stabilirea criteriului de atribuire (de exemplu: Notele justificative întocmite
pentru achiziționarea de ”ansamblu baie”, înregistrate sub nr. 1296/17.09.2019) ;
 în urma procesului de evaluare au fost desemnate câștigătoare ofertele cu
prețul cel mai mic, prin aplicarea criteriului de atribuire specific, anterior stabilit ;
 rezultatele evaluărilor efectuate pentru atribuirea contractelor au fost
înscrise în Raportul procedurii, document semnat de toți membrii comisiei și aprobat
de către directorul unității de învățământ;
 autoritatea contractantă a procedat la comunicarea rezultatelor proceselor
de selecție a ofertelor, în acest sens fiind publicate anunțuri de atribuire în SEAP;
 finalizarea achizițiilor directe pentru realizarea obiectivelor de investiție în anul
2019 s-a realizat prin atribuirea de contracte în concodanță cu obligațiile asumate
prin oferta tehnico-economică acceptată.
Aspecte negative :
achizițiile de produse/lucrări verificate nu au avut la bază referate de
necesitate, întocmite în concordanță cu cerințele art. 3 din HG nr. 395/2016 și aprobate
de conducătorul instituției publice ;
pentru achiziționarea produselor de natura activelor fixe (ansamblu baie și mobilier
grădiniță) nu au fost întocmite caiete de sarcini, sau alte documente care să cuprindă
informații/specificații tehnice necesare ;
la nivelul autorității contractante nu au fost stabilite criterii de
calificare/solicitate documente justificative privind capacitatea operatorilor
economici participanți la selecțiile de oferte, criterii ce au ca scop demonstrarea
59
potențialului tehnic, financiar și organizatoric al acestora și reflectă posibilitatea concretă
de îndeplinire a contractelor ;
parte din documentele întocmite în cadrul procesului de achiziție publică au
un caracter formal, sunt sumare și prezintă date / informații eronate (de exemplu notele
justificative pentru alegerea procedurii de achiziție publică, prin care este selectată, în
toate cazurile, în mod eronat, procedura de achiziție ”cerere de oferte”);
 membrii comisiei de achiziție nu au întocmit procese-verbale ale ședințelor de
evaluare, așa după cum prevede procedura operațională aprobată la nivelul unității
de învățământ, rezultatele fiind înscrise direct în rapoartele procedurilor ;
dosarele prezentate pentru achizițiile directe din SEAP, nu au fost completate cu
toate documentele justificative/extrasele care să dovedească realizarea acestora prin
utilizarea platformei electronice dedicate (de exemplu, nu au fost prezentate anunțuri de
participare publicate în SEAP, specificații tehnice , oferte transmise/publicate prin SEAP,
etc) ;
 autoritatea contractantă nu și-a respectat obligația de a transmite o
notificare în SEAP/SICAP pentru achiziția lucării ”reparații capitale corp B”, efectuată
înafara platformei electronice destinate, care să cuprindă cel puțin obiectul, cantitatea
achiziționată, valoarea și codul CPV, conform prevederii art. 46 din HG nr. 395/2016;
 contractele de achiziție încheiate de autoritatea contractantă pentru furnizare
produse de natura activelor fixe / realizare lucrări – reparații capitale nu au fost supuse
controlului financiar preventiv propriu .
Cauze:
Necunoașterea/nerespectarea în totalitate a prevederilor legislației aplicabile în
domeniul achizițiilor publice (Legea nr. 98/2016, HG nr. 395/2016, modificate și
completate ulterior).
Caracterul incomplet al procedurii operaționale aprobate la nivelul unității de
învățământ PO 94.03 Achiziții directe; neformalizarea documentelor utilizate în cadrul
procesului de achiziție publică.
Nerespectarea Ordinului nr. 923/2014, republicat privind organizarea și
exercitarea controlului financiar preventiv .

Referitor la achiziționarea directă a produselor de natura alimentelor (art.

20.03 ”Hrană” – Buget venituri proprii)
Din verificarea documentației justificative privind achizițiile de produse alimentare
necesare asigurării hranei copiilor la nivelul anului 2019 (situații, dosare achiziții publice,
rapoarte/extrase SEAP, documentație ALOP), s-au constatat următoarele:
 în limita fondurilor alocate din bugetul de venituri proprii, la nivelul anului 2019
au fost efectuate plăți în valoare totală de 589.799 lei pentru cheltuieli angajate cu
achiziționarea hranei pentru preșcolari (art. 20.03.01 ”Hrană pentru oameni”);
 efectuarea achizițiilor de alimente prin cumpărare directă s-a realizat în
limita pragului valoric stabilit prin art. 7 din Legea nr. 98/2016, modificată și
completată ulterior, pentru achizițiile de produse și servicii, respectiv 135.060 lei, fără tva
inclus;
 achizițiile de produse au fost înscrise în PAAP 2019 Activitatea autofinanțată,
elaborat de responsabilul din cadrul autorității contractante și aprobat de conducător,
fără a fi însă grupate pe coduri CPV și produse similare, în vederea selectării procedurii
de achiziție adecvate ;
 achizițiile de produse din gama alimentelor au avut la bază referate de
necesitate aprobate de conducătorul instituției publice ;
60
  pentru asigurarea hranei copiilor la nivelul anului 2019 au fost încheiate
angajamente legale cu 5 furnizori
 parte din contractele cu furnizorii au fost atribuite prin achiziție directă,
înafara SEAP, în condițiile art. 43, alin. 3, din HG nr. 395/2016, pe baza unei singure
oferte, și respectiv, prin consultarea a minimum 3 candidați și selectarea ofertei cu prețul
cel mai mic ;
Ulterior încheierii contractelor de furnizare/prestare servicii pentru asigurarea
hranei, produsele/serviciile au fost achiziționate prin utilizarea platformei SEAP, în
acest sens fiind prezentate Formulare Achiziție directă inițiată din catalogul
electronic (documente listate din SICAP și care cuprind informații referitoare la: data
publicare, data finalizare achiziție, data de răspuns a ofertantului, data de răspuns a
autorității contractante, descrierea produsului achiziționat, cantitate, preț estimat, valoare
vânzare).
Aspecte negative:
 parte din referatele de necesitate întocmite anterior efectuării achizițiilor de
alimente nu respectă cerințele de formă și conținut reglementate prin HG nr.
395/2016 și prin procedura operațională proprie PO 94.03 ”Achiziții directe”,
respectiv nu cuprind informații privind cantitatea, prețul cu și fără TVA, descrierea
produselor/serviciilor solicitate ;
 deasemenea, autoritatea contractantă nu a întocmit/prezentat documente
justificative (caiete de sarcini/fișă specificații tehnice) care să cuprindă informații
privind categoria, cantitatea și calitatea produselor, obiectul achizițiilor fiind
”pachet produse alimentare”, fără a se detalia conținutul acestora ;
 în perioada supusă auditării, autoritatea contractantă a atribuit prin achiziție
directă, derulată prin SEAP, un contract pentru furnizare ”diverse produse
alimentare”, în valoare totală de 295.000 lei, fără TVA inclus, depășind astfel pragul
valoric maxim admis pentru cumpărare directă, prevăzut la art. 7 alin. 5 din Legea
nr. 98/2016, cu completările și modificările ulterioare - respectiv 135.060 lei fără TVA.
Contractul a fost atribuit în urma selectării din catalogul electronic a fiecărui lot de
produse, grupat pe coduri CPV, cu o valoare estimată situată sub pragul valoric de
135.060 lei/lot. Unitatea de învățământ a achiziționat aceleași categorii de produse
de la alt furnizor, în valoare cumulată de 94.459,75 lei, sub denumirea de ”pachet
produse alimentare”, încadrat sub cod CPV 15000000-8 ”Alimente, băuturi, tutun și
produse conexe”.
Astfel, prin nerespectarea regulilor de estimare și încadrarea eronată a
achizițiilor pe coduri CPV, autoritatea contractantă a divizat achiziția de produse
alimentare în mai multe contracte distincte/loturi de valoare mai mică, pe care le-a
achiziționat prin cumpărare directă, utilizând catalogul electronic publicat în
SEAP, fără a organiza și derula proceduri de achiziție publică adecvate, prevăzute
de Legea nr. 98/2016, modificată și completată ulterior .
 angajamentele legale încheiate de autoritatea contractantă pentru furnizare
produse de natura alimentelor / prestare servicii catering au un caracter formal, nu
cuprind clauze obligatorii privind prețul, durata și/sau obiectul contractului și nu
au fost supuse controlului financiar preventiv propriu .
Cauze:
Nerespectarea tuturor prevederilor legale aplicabile în domeniul achizițiilor
publice, respectiv:

61
  Cap. II Secțiunea a 2-a art. 17 din HG nr. 395/2016 cu completările și modificările
ulterioare:
“… (1) Autoritatea contractantă alege procedura de atribuire în funcţie de următoarele
aspecte:
a) valoarea estimată a achiziţiei;
b) complexitatea contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit;
c) îndeplinirea condiţiilor specifice de aplicare a anumitor proceduri de atribuire.
(2) În aplicarea art. 11 alin. (2) din Lege, autoritatea contractantă are obligaţia ca, la
alegerea procedurii de atribuire, să se raporteze la valoarea estimată a produselor,
serviciilor şi lucrărilor care sunt considerate similare în condiţiile de la alin. (1).”
 Legea nr. 98/2016, cu completările și modificările ulterioare:
“ - art. 11 (1) Autoritatea contractantă nu are dreptul de a utiliza metode de calcul a
valorii estimate a achiziţiei cu scopul de a evita aplicarea procedurilor de atribuire
prevăzute de prezenta lege. (2) Autoritatea contractantă nu are dreptul de a diviza
contractul de achiziţie publică în mai multe contracte distincte de valoare mai mică şi nici
de a utiliza metode de calcul care să conducă la o subevaluare a valorii estimate a
contractului de achiziţie publică, cu scopul de a evita aplicarea procedurilor de atribuire
reglementate de prezenta lege.
- art. 18 (1) În cazul în care autoritatea contractantă intenţionează să achiziţioneze
produse similare, iar atribuirea contractelor poate fi realizată pe loturi separate, valoarea
estimată a achiziţiei se determină luând în considerare valoarea globală estimată a
tuturor loturilor. (3) În sensul dispoziţiilor alin. (1), prin produse similare se înţelege
acele produse care îndeplinesc în mod cumulativ următoarele condiţii:
a) sunt destinate unor utilizări identice sau similare;
b) fac parte din gama normală de produse care sunt furnizate/comercializate de
către operatori economici cu activitate constantă în sectorul respectiv”.
 HG nr.395/2016, art.43, (2) În cazul achiziției directe, autoritatea contractantă are
obligația de a utiliza catalogul electronic pus la dispoziție de SEAP sau de a
publica un anunț într-o secțiune dedicată a web-site-ului propriu/ANAP sau a
SEAP, însoțit de descrierea produselor, serviciilor sau lucrărilor care
urmează a fi achiziționate”.
 Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice:
art.7 (1) Autoritatea contractantă are obligaţia publicării unui anunţ de participare
şi/sau de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene la atribuirea contractelor de
achiziţie publică/acordurilor-cadru a căror valoare estimată, fără TVA, este egală sau
mai mare decât următoarele praguri valorice:
a) 24.977.096 lei, pentru contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru de
lucrări;
b) 648.288 lei, pentru contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru de produse
şi de servicii;
c) 994.942 lei, pentru contractele de achiziţii publice/acordurile-cadru de produse
şi de servicii atribuite de consiliul judeţean, consiliul local, Consiliul General al
Municipiului Bucureşti, precum şi de instituţiile publice aflate în subordinea acestora;
d) 3.376.500 lei, pentru contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru de
servicii care au ca obiect servicii sociale şi alte servicii specifice, prevăzute în anexa nr.
2.
62
 (2) Autoritatea contractantă atribuie contractele de achiziţie publică/acordurile-
cadru şi organizează concursurile de soluţii care privesc achiziţii publice a căror valoare
estimată este mai mică decât pragurile corespunzătoare prevăzute la alin.(1) prin
aplicarea unei proceduri simplificate, cu respectarea principiilor prevăzute la art.2 alin.
2).
(5) Autoritatea contractantă are dreptul de a achiziţiona direct produse sau
servicii în cazul în care valoarea estimată a achiziţiei, fără TVA, este mai mică de
135.060 lei, respectiv lucrări, în cazul în care valoarea estimată a achiziţiei, fără TVA,
este mai mică de 450.200 lei.
Caracterul incomplet al procedurii operaționale PO 94.03 Achiziții directe .
Neformalizarea la nivelul unității de învățământ a activităților necesare organizării și
derulării procedurii simplificate de achiziție publică .
Lipsă personal specializat în domeniul achizițiilor publice/nerespectare atribuții
membri comisie de achiziție constituită la nivelul unității de învățământ.
Nerespectarea prevederilor Ordinului 923/2014, republicat privind controlul
financiar preventiv . Neformalizarea activității de CFP.

Concluzie:
Autoritatea contractantă a achiziționat produse/servicii/lucrări necesare
funcționării, la nivelul anului 2019 prin cumpărare directă, cu sau fără contract, în
procesul achiziționării fiind utilizat Catalogul electronic publicat în SEAP/SICAP .
În urma verificărilor efectuate auditorii au identificat o serie de abateri de la
legalitate și regularitate în realizarea activităților specifice , reprezentate de :
nerespectarea regulilor de estimare a valorii achiziției, planificare defectuoasă,
realizarea de achiziții directe cu depășirea pragului valoric maxim admis de lege
pentru cumpărare directă.
Aspectele constatate, precum și recomandările necesare pentru înlăturarea
abaterilor identificate vor fi cuprinse în raportul de audit .
Pentru deficienţele constatate a fost întocmit FIAP nr. __ .

Auditor intern, Supervizor,

63
 B. TEST NR. ______

Obiectivul misiunii : Respectarea cadrului legal aplicabil cu privire la finalizarea

achiziției publice. Administrarea contractului de achiziție derulate în anul 2019

Obiectivul testului: Încheierea și derularea ulterioară a contractelor de achiziție

Descrierea testării :
 Populaţia pentru realizarea testului este reprezentată de:
o dosarele de achiziții întocmite pentru contractele încheiate în anul 2019;
o documentația suport la achizițiile directe;
o procedura operațională privind achizițiile directe.

Pentru realizarea obiectivelor misiunii, auditorii au evaluat modul de respectare a

prevederilor din:
 Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu aplicare din 01.06.2016;
 HG nr. 395/2016 – normele pentru aplicarea Legii nr. 98/2016, cu aplicare din
02.06.2016;
 OMFP nr. 1792/2002 privind fazele ALOP;
 Legea 273/2006 privind finanțele publice locale;
 Ordinul 923/2014 privind CFP;
 procedura operațională proprie ce reglementează activitățile auditate.
În concordanță cu obiectivele misiunii de audit, testarea a vizat, în principal,
următoarele :
 stabilirea atribuțiilor specifice domeniului achiziții publice prin ROF și fișe de post;
 respectarea prevederilor legale în efectuarea achizițiilor directe de produse/
servicii/lucrări;
 atribuirea și încheierea contractelor de achiziție;
 respectarea fazelor execuției bugetare ALOP ;
 constituirea și păstrarea dosarelor achizițiilor publice;
 organizarea evidenței contractelor precum și a evidenței privind achizițiile directe
efectuate;
Pentru a da asigurări privind respectarea prevederilor legale și ale normelor
procedurale aplicabile în realizarea administrarea și finalizarea contractelor de achiziție
publică, auditorii au stabilit în mod aleatoriu, un eșantion din achizițiile directe efectuate
în anul 2019, reprezentat de:
 furnizarea de alimente în baza prevederilor bugetare alocate din venituri proprii la
art. 20.03.01 “Hrană” (lunile martie, aprilie, noiembrie, decembrie anul 2019);
 achiziționarea bunurilor de natura obiectelor de inventor, cheltuieli finanțate din
bugetul local – art. bug. 20.05 ”Bunuri de natura obiectelor de inventar”;
 achiziționarea bunurilor de natura activelor fixe din fonduri alocate de la bugetul
local, art. 71.01. ”Active fixe” ;
 executarea lucrărilor, cheltuieli de capital finanțate din bugetul local - art. bug.
71.03 “Reparații capitale aferente activelor fixe”.
64
 Referitor la administrarea/executarea contractului de achiziție
Din examinarea documentației puse la dispoziție de structura auditată, respectiv
proceduri operaționale, ROF, fișe post, contracte de achiziții / angajamente legale
încheiate, documentație ALOP, dosare achiziție, au rezultat următoarele:
 activitățile specifice administrării contractelor de achiziție au fost parțial
formalizate prin PO 94.03 Achiziții directe ;
 aferent perioadei auditate, urmărirea derulării contractelor/ finalizarea procesului
de achiziție la nivelul unității de învățământ s-a realizat după cum urmează:
- administratorul de patrimoniu a urmărit verificarea cantității, calității și prețului
produselor livrate/serviciilor prestate, executarea lucrărilor la termenele stabilite ;
- administratorul financiar din cadrul compartimentului contabilitate a urmărit
constituirea garanțiilor de bună execuție, respectiv derularea clauzelor financiare din
contractele de achiziție publică în procesul de angajare, lichidare, ordonanțare și plată a
cheltuielilor;
 în perioada 01.01.2019 – 31.12.2019 au fost angajate cheltuieli în limita
prevederilor aprobate pe subdiviziuni ale clasificației bugetare (buget
local/venituri proprii);
 la nivelul grădiniței a fost organizată și condusă în sistem informatic evidența
angajamentelor bugetare și legale pe titluri, articole și alineate din cadrul fiecărui
subcapitol sau capitol al bugetului aprobat (buget local/venituri proprii), prin utilizarea
conturilor de ordine și evidență din afara bilanțului;
 contractele de furnizare alimente au fost executate în termenele și condițiile
reglementate inițial, nefiind solicitate/operate modificări ulterioare ale clauzelor
contractuale;
aferent contractelor de lucrări încheiate și derulate în anul 2019 au fost reținute și
înregistrate în evidența contabilă garanții de bună execuție în cuantum de 5% din
valoarea fără TVA ;
fondurile alocate cheltuielilor angajate au fost puse în rezervă prin încheierea
Propunerilor de angajare a cheltuielilor, Angajamente bugetare individuale/globale, în
baza prevederilor OMFP nr. 1792/2002 cu completările şi modificările ulterioare;
 cheltuielile angajate cu achiziționarea de alimente și obiecte de inventar, în
perioada evaluate, au avut la bază documente justificative care atestă livrarea
produselor conform clauzelor asumate prin contracte de achiziție (facturi fiscale,
note de recepție întocmite de membrii comisiei de recepție numite la nivelul unității de
învățământ), cu respectarea prețurilor ferme stabilite prin anexele la contractele
încheiate cu furnizorii;
 verificarea realității și exactității bunurilor de natura stocurilor, implicit alimente și
recepționarea acestora a fost efectuată de membrii comisiilor de recepție ;
 pentru mijloacele fixe de natura dotărilor achiziționate în anul 2019 au fost
întocmite procese verbale de predare-primire la data predării acestora ;
 situațiile de lucrări întocmite pentru reparații capitale realizate la nivelul entității
auditate poartă viza unui diriginte de șantier care a certificat din punct de vedere al
realității și exactității lucrările realizate;
 lucrările de natura reparațiilor capitale au fost finalizate în termenele stabilite
prin contractele încheiate și recepționate conform proceselor-verbale la terminarea
lucrărilor prezentate;
 Propunerile de angajare a cheltuieli, respectiv Ordonanțările de plată poartă viza
structurii de specialitate (compartiment administrativ) în calitate de inițiator al
cheltuielilor/plăților efectuate, respectiv semnătura personalului de specialitate din
cadrul compartimentului contabilitate și au făcut obiectul controlului financiar preventiv
exercitat de contabilul șef al unității de învățământ;
65
  pe parcursul execuției bugetare a fost exercitată viza “Bun de plată” în faza de
lichidare a cheltuielii, formă de control exercitată de administratorul financiar al unității
de învățământ;
 întocmirea instrumentelor de plată s-a realizat ca urmare a:
- verificării încadrării sumelor în disponibilul contului de angajamente bugetare, pe
subdiviziunile clasificaţiei bugetare, în baza Ordonanţărilor de plată aprobate de
ordonatorul terțiar de credite şi a documentelor justificative care atestă parcurgerea
fazelor execuţiei bugetare;
- verificării concordanţei între suma înscrisă în ordonanţarea de plată şi
documentele justificative anexate (contract de achiziție, factura, NIR, situaţii lucrări, PV
de recepţie etc.);
- exercitării vizei “Bun de plată” în faza de lichidare a cheltuielii, respectiv a
controlului financiar preventiv propriu.
 aferent perioadei evaluate, produsele livrate/lucrările executate au fost
înregistrate în evidența contabilă organizată la nivelul ordonatorului terțiar de credite –
conturi specifice de evidență.
Ca și aspect negativ s-a constatat formalizarea parțială a activităților specifice
administrării contractelor de achiziții PO 94.03 Achiziții directe .

Concluzie:
Autoritatea contractantă a achiziționat produse/servicii/lucrări necesare
funcționării, la nivelul anului 2019 prin cumpărare directă, cu sau fără contract.
În urma verificărilor efectuate, auditorii au constatat că autoritatea
contractantă și-a respectat obligațiile privind urmărirea derulării contractelor de
achiziție publică, livrarea produselor, prestarea serviciilor și, respectiv executarea
lucrărilor fiind efectuate în conformitate cu clauzele contractuale; au fost
respectate fazele execuției bugetare, fiind întocmită conform cerințelor
documentația ALOP.
Aspectele constatate vor fi cuprinse în raportul de audit .

Auditor intern, Supervizor,

66
 C. TEST NR. ____

Obiectivul misiunii : Respectarea cadrului legal aplicabil cu privire la

atribuirea și administrarea contractelor de achiziții publice
Obiectivul testului: Estimarea valorii achizițiilor publice și alegerea
modalității de atribuire

Descrierea testării :
Populaţia pentru realizarea testului este reprezentată de documentația suport
necesar a fi întocmită în etapa estimare a valorii achiziției publice :
o referate de necesitate întocmite de compartimentele de specialitate
aferente anului 2019 ;
o situații centralizatoare necesar de produse, servicii, lucrări pentru anul
2019;
o PAAP/Anexa privind achizițiile directe pentru anul 2019 – inițial/modificări
ulterioare;
o Strategii de contractare, acolo unde este cazul.
Pentru realizarea obiectivelor misiunii, auditorii au evaluat modul de respectare a
prevederilor din:
 Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu aplicare din 01.06.2016;
 HG nr. 395/2016 – normele pentru aplicarea Legii nr. 98/2016, cu aplicare din
02.06.2016;
 Ordin SGG nr.600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al
entităţilor publice;
 procedurile operaționale proprii ce reglementează activitățile auditate.
În cadrul testării s-au analizat documentele și informațiile prezentate de unitatea
de învățământ, verificându-se următoarele:
 PO întocmite pentru formalizarea activității; responsabilitățile stabilite cu privire la
estimarea valorii achizițiilor publice și selectarea modalității de atribuire a
contractului/realizarea achiziției;
 Referate de necesitate elaborate în etapa de fundamentare a proiectului de
buget/pe parcursul execuției bugetare cu ocazia identificării necesităților de
bunuri/servicii/lucrări și estimării valorii achiziției;
 Note justificative întocmite pentru estimarea valorii achiziției publice și selectarea
procedurii de atribuire;
 determinarea valorii estimate a contractului/achiziției publice planificate;
 selectarea procedurii/modalității de achiziție adecvate, funcție de valoarea
cumulată a produselor/serviciilor/lucrărilor considerate similare și ținând cont de
pragurile valorice;
 existența vizelor și aprobărilor persoanelor autorizate/responsabile cu realizarea
procesului de achiziție publică.

67
 CONSTATĂRI:
 Cu privire la determinarea valorii estimate a contractului/achizițiilor
publice și alegerea procedurii/modalității de atribuire
Urmare examinării documentației puse la dispoziția auditorilor au rezultat
următoarele:
 atribuțiile privind realizarea activității de estimare a valorii achiziției
publice au fost stabilite în sarcina comisiei de achiziții publice, astfel:
o președintele comisiei și un membru desemnat (administratorul de
patrimoniu), au următoarele atribuții, prevăzute prin anexe la fișele de post:
- încadrează produsele , serviciile și lucrările solicitate și centralizate, pe coduri CPV;
- asigură pentru fiecare achiziție grupată sub un cod CPV calcularea valorii estimative,
pe baza regulilor de estimare prevăzute de lege;
- elaborează și, după caz, actualizează, pe baza necesităților transmise de celelalte
comparimente ale autorității contractante strategia de contractare (dacă este cazul) și
programul annual al achizițiilor publice .
o celilalți membri nominalizați în comisia de achiziții publice au următoarele
atribuții :
- colaborează la solicitarea referatelor de necessitate în vederea elaborării programului
anual al achizițiilor publice; îndrumă personalul pentru întocmirea corectă a referatelor ;
- participă la elaborarea programului anual al achizițiilor și a reviziilor acestuia .
 activitatea privind estimarea valorii achiziției publice este formalizată (sumar)
prin procedura operațională PO 94.03 Achiziții directe ;
 estimarea valorii achizițiilor de produse și servicii s-a realizat în baza
Referatelor de necesitate întocmite de administratorul de patrimoniu și aprobate de
director ;
 Referatele de necesitate cuprind informații cu privire la obiectul achiziției,
cantitate, și prețul unitar/total al respectivelor necesități stabilit în urma unei cercetări a
pieței sau pe bază istorică ;
 pentru necesitățile apărute pe parcursul anului 2019, au fost întocmite referate
de necesitate, în momentul identificării nevoilor, acestea fiind aprobate de conducătorul
entității publice ;
 pentru achizițiile publice de active fixe corporale – dotări, respectiv lucrări
de reparații capitale, valoarea estimată a achizițiilor a fost calculată funcție de
cerințele formulate de autoritatea contractantă și în baza listelor cu cantități de
lucrări, întocmite pe parcursul execuției bugetare ;
 Notele justificative privind estimarea valorii contractului și selectarea
procedurii/modalității de achiziție, în concordanță cu cele stabilite prin PAAP/Anexa
privind achizițiile directe au fost elaborate de un administrator financiar – membru al
comisie de achiziții publice și aprobate de ordonatorul terțiar de credite;

Aspecte negative/activități care necesită a fi îmbunătățite:

 activitatea privind estimarea valorii achiziției este partial/sumar formalizată
prin procedura operațională PO 94.03 și nu cuprinde toți pașii necesari realizării
activității, mențiuni privind gruparea pe loturi și alegerea procedurii de atribuire,
responsabili și modele de formulare ;
 referatele de necesitate centralizatoare, întocmite în ultimul trimestru al anului
2018, pentru anul 2019, nu cuprind codurile CPV, precum și valoarea estimată, fără
TVA a produselor /serviciilor ;
68
  deasemenea, referatele întocmite pe parcursul anului, funcție de necesitățile
apărute, nu au înscrisă valoarea fără TVA a produselor/serviciilor/lucrărilor solicitate ;
 estimarea necesarului de produse alimentare, în etapa de fundamentare a
proiectului de buget, s-a realizat în mod superficial/formal, înregistrându-se diferențe
semnificative între necesarul estimat inițial și necesarul înscris în PAAP-ul definitivat
după aprobarea BVC;
 nu a fost selectată procedura de achiziție corespunzătoare/adecvată pentru
procurarea produselor alimentare similare din grupa 1511 – Carne și produse din carne,
a căror valoare cumulată depășea pragul pentru cumpărare directă .
Astfel, desi achiziția produselor de carne (grupa 1511) a fost estimată initial, prin
referatul de necesitate, la suma de 175.303 lei, cu TVA inclus (142.375 lei, fără TVA), și
ulterior, după aprobarea BVC, la suma de 345.235 lei, cu TVA, respectiv 275.830 lei,
fără TVA (prin PAAP), autoritatea contractantă a ales să achiziționeze aceste produse
prin cumpărare directă .
În contextul celor prezentate, se constată că autoritate contractantă nu a
respectat în totalitate prevederile Legii nr. 98/2016 și ale HG nr. 395/2016, modificate și
completate ulterior, referitoare la estimarea achizițiilor publice și selectarea procedurilor
de atribuire adecvate.

Concluzii :
Pentru deficienţele constatate a fost întocmit FIAP nr. __ .
Informaţiile colectate cu ocazia acestei testări vor fi preluate în raportul de audit
intern, pentru remedierea disfuncţionalităţilor urmând a fi formulate recomandări.

Auditor intern, Supervizor,

69
 D. TEST NR. ______

Obiectivul misiunii : Respectarea cadrului legal aplicabil cu privire la atribuirea și

administrarea contractelor de achiziții publice

Obiectivul testului: Planificarea și pregătirea realizării achiziției publice;

Fundamentarea și justificarea necesarului de bunuri/ servicii/lucrări la nivelul unității de
învățământ . Elaborarea și aprobarea PAAP/ Anexa privind achizițiile directe -
inițial/modificări ulterioare; Elaborarea și aprobarea Strategiei de contractare

Descrierea testării :
 Populaţia pentru realizarea testului este reprezentată de:
o documentația SCIM, inclusiv documentația privind organizarea activității de
achiziții publice;
o documentația privind planificarea procesului de achiziții și fundamentarea
acesteia;

Pentru realizarea obiectivelor misiunii, auditorii au evaluat modul de respectare a

prevederilor din:
 Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu aplicare din 01.06.2016;
 HG nr. 395/2016 – normele pentru aplicarea Legii nr. 98/2016, cu aplicare din
02.06.2016;
 Ordinul 281/2016 – privind stabilirea formularelor standard ale Programului anual
al achizițiilor publice și Programul anual al achizițiilor sectoriale;
 Ordin SGG nr.600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al
entităților publice;
 procedura operațională proprie ce reglementează activitățile auditate.
În concordanță cu obiectivele misiunii de audit, testarea a vizat, în principal,
următoarele :
 responsabilitățile stabilite cu privire la identificarea necesităților și planificarea
procesului de achiziție publică;
 formalizarea activităților specifice planificării/ pregătirii realizării achizițiilor publice;
 existența referatelor de necesitate întocmite în etapa de fundamentare a
proiectului de buget pentru anul 2019/ulterior, pe măsura apariției necesităților de
produse/servicii/lucrări;
 centralizarea și prioritizarea necesarului de bunuri/servicii/lucrări;
 elaborarea și aprobarea PAAP/Anexa privind achizițiile directe – inițial/modificări
ulterioare;

70
  concordanța dintre valoarea estimată a achizițiilor publice, PAAP/Anexa privind
achizițiile directe și prevederile bugetare (buget local/venituri proprii) aprobate pe
subdiviziuni ale clasificației bugetare - inițial/modificări ulterioare.

Ca urmare a testărilor efectuate au rezultat următoarele constatări :

 Cu privire la planificarea procesului de achiziție

Aferent etapei de planificare/pregătire a procesului de achiziție publică au fost
întocmite/prezentate următoarele categorii de documente:
 Strategia anuală de achiziții publice pentru anul 2019;
 Programul anual al achizițiilor publice (PAAP.2019 – Buget local/Secțiunea
funcționare;
 Programul anual al achizițiilor publice (PAAP).2019 – Activitate autofinanțată ;
Programul anual al achizițiilor publice întocmit după definitivarea bugetului,
distinct pe surse de finanțare, cuprinde:
Venituri proprii
- achiziții de alimente (hrană pentru oameni) cu o valoare totală estimată de
780.000 lei, cu TVA inclus ;
Buget local
- achiziții de produse și servicii (din cadrul secțiunii de funcționare), cu o valoare
estimată de 204.800 lei, cu TVA inclus;
PAAP sunt însoțite de Referate de specialitate întocmite de administrator
patrimoniu, care cuprind cantitatea de produse și servicii (partial) necesare, prețul
unitar și valoarea estimată, fiind înregistrate în cursul lunii noiembrie 2018;
- Note de fundamentare .
 Modificări/completări ulterioare ale PAAP pentru anul 2019 operate pe parcursul
execuției bugetare funcție de identificarea surselor de finanțare – virări de
credite/rectificări bugetare.
 Lista obiectivelor de investiții cu finanțare din bugetul local în anul 2019
(initială/modificări ulterioare);
 Buget de venituri și cheltuieli pentru anul 2019 - buget local/venituri proprii
(proiect, forma aprobată inițial/modificări ulterioare).
Din analiza documentației prezentate privind planificarea achizițiilor publice
necesare pentru anul 2019, au rezultat următoarele:
 activitatea de planificare a achizițiilor publice a fost parțial formalizată prin
procedura operațională PO 94.03 ”Procedura privind achizițiile publice directe”;
 a fost întocmită și aprobată de ordonatorul principal de credite Lista obiectivelor
de investiții pentru anul 2019 (finanțate din buget local), care cuprinde alte cheltuieli
de investiții (dotări, reparații capitale);
 aferent obiectivelor de investiții (dotări/lucrări de reparații capitale) au fost
elaborare Note de fundamentare pentru motivarea necesității și oportunității alocării de
fonduri și stabilirea valorii estimate a investiției.

Aspecte negative:
 nu au fost întocmite referate de necesitate pentru toate produsele și
serviciile cuprinse în PAAP ;
 referatele de necesitate întocmite în luna noiembrie 2018, în vederea justificării
necesității achiziției de produse (alimente, papetărie, obiecte de inventar) și servicii

71
(parțial) necesare funcționării în anul 2019 nu respectă cerințele HG nr. 395/2016 și nu
cuprind CPV și valoarea estimată a achizițiilor, fără TVA ;
 nu a fost elaborat PAAP/Anexa achiziții directe, în forma inițială, în
trimestrul IV al anului anterior și care să cuprindă totalitatea contractelor de achiziție
publică/acordurilor-cadru pe care autoritatea intenționează să le atribuie în decursul
anului următor, din toate sursele de finanțare ;
 Programele de achiziții publice întocmite la data de 24.04.2019, după
aprobarea BVC nu respectă cerințele prevăzute de art.12 din HG nr. 395/2016 și ale
OMFP nr.281/2016, astfel:
o achizițiile directe de produse, servicii, lucrări au fost înscrise, în mod eronat
în PAAP, nefiind întocmită Anexa achizițiilor directe, care să cuprindă
obiectul achiziției, cod CPV, valoarea estimată, sursa de finanțare, datele
estimate de inițiere/finalizare a achiziției ;
o au fost întocmite programe de achiziții distincte, pe surse de finanțare
(buget local, venituri proprii) și după destinație (pentru funcționare, pentru
dezvoltare);
o PAAP prezentate nu cuprind informațiile prevăzute prin normele
metodologice, precum: contractele ce urmează a fi atribuite, valoarea
estimată a achiziției fără TVA, sursa de finanțare, data estimată pentru
inițiere/atribuire contract și modalitatea de derulare a procedurii .
 Strategia anuală de achiziții publice pentru anul 2019, întocmită de
administratorul de patrimoniu și aprobată de directorul unității de învățământ are un
caracter general și nu respectă cerințele art.11, alin.2 din HG nr.395/2016 respectiv
nu cuprinde totalitatea proceselor de achiziție publică planificate a fi lansate în anul
2019. De asemenea, documentul nu este datat/înregistrat la nivelul unității, astfel că nu
poate fi stabilită data elaborării acestuia.
E. nu au fost elaborate documente/situații din care să rezulte monitorizarea/
urmărirea realizării PAAP 2019 ;
F. nu a fost elaborată o procedură operațională distinctă pentru activitatea de
planificare a procesului de achiziție publică ; procedura operațională PO 94.03 –
”Procedura privind achizițiile publice directe” formalizează parțial această activitate și
nu are anexate formulare tipizate necesare realizării activității, precum : referat de
necesitate; program anual al achizițiilor publice; anexă achiziții directe și situația
(semestrială) privind gradul de realizare a achizițiilor planificate.

Concluzie:
În urma evaluării efectuate, în baza documentației prezentate și asumate de
conducerea Grădiniței, auditorii evaluează activitatea de planificare a achizițiilor
publice în anul 2019, ca fiind neconformă cu prevederile legale și normele
procedurale de reglementare.

Auditor intern, Supervizor,

72