Facultatea de Economie Managementul economico-financiar european

SISTEME INFORMATICE DE GESTIUNE FINANCIAR-BANCARE

Student : Bluc Andreea- Dumitria

Iai 2013

Metodologii de implementare a sistemelor ERP Cei mai muli furnizori ERP, n general furnizorii din industria software, dar i firmele de consultan au dezvoltat metodologii de implementare a sistemelor proprii. Pentru a asigura succesul unui proiect de anvergura care presupune schimbri organizaionale majore, acesta trebuie susinut printr-un management bine fundamentat. Metodologia de implementare eficientizeaz procesul de implementare prin controlul i urmrirea proceselor, prin reducerea timpului de implementare i mbunatirea calitii acestora. Metodologia este astfel considerat calea de urmat n realizarea implementrii, avnd ca obiectiv punerea n lucru a sistemului conform specificaiilor, cu respectarea termenelor i bugetului. Pornind de la cadrul general al activitilor specifice unui proiect ERP, metodologiile descriu fazele de parcurs n desfurarea acestuia. Metodologia de implementare prezint fazele generale ale proiectului, coninutul de business i a specificaiei de implementare. Exemple de metodologii de implementare: Total Solution de la Ernst & Young; Fast Track Workplan de la Deloitte & Touche; AcceleratedSAP (ASAP) de la SAP; Charisma Enterprise de la TotalSoft; Clarvision de la EBS Romania; Kazier BPM (Business Process Management) de la Zero Paper, etc.

AcceleratedSAP (ASAP) de la SAP AcceleratedSAP este un proiect detaliat conceput de ctre liderul de pe piaa soluiilor ERP, SAP, ce prezint toate activitile ce trebuie urmate n implementarea unui proiect. Acesta include tot arealul tehnic pentru a sprijini partea tehnic a managementului de proiect, referindu-se la aspecte precum interfa, conversie a datelor, autorizarea datelor, diferena fiind ca aceste aspecte se au n vedere mult mai devreme dect n cele mai multe implementri tradiionale.
1

ASAP presupune urmtoarele 5 faze: 1. 2. faza de pregtire a proiectului, care include planificarea i organizarea proiectului; faza de schiare a afacerii, care se bazeaz pe un set complet de procese

economice predefinite. Utiliznd chestioare i modele, sunt documentate procesele economice ale organizaiei. Se stabilesc obiectivele prin anaiza nevoilor i propunerea soluiilor. Rezultatul este un mod visual al afacerii; 3. faza de execuie, care const n crearea sistemului. Mai nti este configurat sistemul de baz, apoi se fac reglaje pentru ntrunirea tuturor cerinelor redate de modelul afacerii; 4. faza de testare, care asigur pregtirea final a sistemului pentru punerea n lucru implementare i sprijinire n mod continuu a schimbrilor i intruirea utilizatorilor finali; 5. faza de Metodologia ASAP folosete cu titlu de mostre, diverse exemple, liste de verificare pe activiti, abloane. Aceste elemente sunt denumite acceleratori i se folosesc ca puncte de plecare, din dorina de a evita reinventarea roii.

The Fast Track Workplan de la Deloitte & Touche Aceast abordare de la Deloitte & Touche prezint urmtoarele faze: 1. 2. 3. soft; 4. 5. configurarea, care const n planificarea procesului de integrare; testarea i livrarea, reprezint faza n care se livreaz sistemul stabilirea scopului i planificarea proiectului; stabilirea viziunii i a intelor de atins; reproiectarea, cnd sunt declanate reproiectarea software i dezvoltarea unui nou

Abordarea Fast Track identific 5 zone care trebuie s fie atinse de-a lungul fazelor de implementare:

managementul de proiect, ce include organizarea proiectului, managementul de

risc, planificarea, monitorizarea, comunicarea, stabilirea bugetului, stabilirea echipei i asigurarea calitii; arhitectura IT, care implic selecia componentelor hardware i de reea, achiziia, integritatea sistemului i a proceselor: securitate i audit; schimbare de leadership: structurarea organizaiei, pregtirea pentru schimbare, training i documentare: asigurarea de training echipei de implementare, instalarea, operarea, proiectarea software, dezvoltarea i instalarea;

pentru noi politici i msuri;

conducerii, utilizatorilor finali, echipei de helpdesk.

The Total Solution de la Ernest & Young

Ernst & Young LLP a dezvoltat o abordare de re-construire (reenginnering) a sistemului, abordare ce conine 5 componente (faze): 1. 2. organizaiei. 3. Abordarea aliniat, care se bazeaz pe stabilirea ateptrilor i a valorii de obinut Dimensiunea succesului, astfel c este important pentru succesul proiectului i Livrarea valorii, adic msurarea rezultatelor i srbtorirea succesului. pe termen scurt i pe termen lung. 4. mbinarea corect de oameni, capaciti, metode i stil de management. 5. Propunerea, care este reprezentat de construirea procesului de afacere. Verificarea realitii, care presupune evaluarea disponibilitii la schimbare a

Charisma Enterprise de la TotalSoft Charisma Enterprise este un sistem ERP destinat organizaiilor din toate sectoarele de activitate. Soluia integreaz ntreaga activitate ntr-un sistem unitar, lund n considerare necesitile i modul de organizare a fiecrei companii n parte. Dezvoltarea soluiei s-a fcut utiliznd tehnologii moderne de analiz i dezvoltare precum i tipuri noi de baze de date.
3

Principale faze ale proiectului Charisma Enterprise sunt: 1. implementare; 2. lansarea proiectului are la baz pregtirea de ctre project manager a dosarului de analiza este faza n care project managerul susine colarizarea de concept a configurarea este faza ce asigur configurarea dicionarelor, planului de conturi, importul date presupune analiza fiierelor primite de la client i importarea datelor instalare aplicaie, att n timpul implementrii, ct i upgrade; colarizarea este organizat pe pachete de cursuri i se realizeaz utiliznd proiect i planului de management; 3. utilizatorilor; 4. tranzaciilor, atributelor i modelelor de contare, centrelor de cost, securitii; 5. curaate n baza configurat de project manager; 6. 7. pre-implementarea, presupune o pre-analiz pentru estimarea efortului de

manualul de training. Se asigur o colarizare special pentru Administratorul de Aplicaie. La finalul cursului se emit atestate de Utilizator/Administrator Charisma. Nici un proiect nu se starteaz live dac utilizatorii cheie ai beneficiarului nu au atestat de utilizator Charisma; 8. test acceptance este faza de acceptan, care se poate realiza cu sau far perioada de lucru n paralel, perioada de lucru n paralel fiind de maxim 2 sptmni; 9. GO LIVE este momentul n care beneficiarul incepe lucrul live cnd baza este

complet configurata;

KAZIER BPM (Business Process Management) de la Zero Paper

Zero Paper este o firma de consultanta in Business Process Management, avand ca obiect automatizarea i optimizarea activitatii unei organizatii cu ajutorul propriului sistem KAZIER. Kazier este un sistem de management, cu suport informatic pentru implementarea acestuia. Ce se adreseaz organizatiilor (companii sau alte tipuri de institutii) pentru care sistemul de management si conditiile de aplicabilitate Kazier sunt cel mai bine adaptate: orice firma cu activitati in domeniul serviciilor sau institutie ne/guvernamentala, departamente specifice din corporatii de mari dimensiuni,

din orice domeniu de activitate, companii mici sau mari care vand un numar redus de produse insa cu o valoare relativ ridicata si pentru care sunt importante relatiile individuale cu fiecare client in parte. Sistemul de referin al Zero Paper n procesul de implementare a soluiei de management este KAG (Kazier Analysis Grid), cu ajutorul cruia se verific i se evalueaz corectitudinea i succesul implementrii n toate fazele sale:
1.

pre-analiza este analiza preliminar a compatibilitii sistemului Kazier cu analiza se face dupa semnarea contractului i demararea implementrii. Este, de

activitatea organizaiei vizate;

2.

fapt, analiza detaliat a businessului, conform unui algoritm prestabilit KAG, prin care se segmenteaz activitaile pe tipuri distincte i se ierarhizeaz, se depisteaz redundanele i sursele lor, fluxurile de decizii, drepturile de acces i politica de securitate, tipurile de documente folosite i arhivarea lor etc.
3.

modelarea activitii (business process re-engineering): ncepand de la cerinele

de management report (indicatori financiari i operaionali, smoke detectors etc.) se organizeaz activitile i procesele pe proiecte, dup care se modeleaz tipul, cantitatea i modul de introducere a informaiilor pentru a obine indicatorii cerui de ctre management;
4.

document management: se modeleaz administrarea principalelor documente ale procedurizare i automatizare. n aceast faz se stabilete modul de introducere a

firmei: tipuri, circuit, securitate, arhivare, regsire etc.;

5.

datelor n sistem, exploatarea, prelucrarea, arhivarea i regsirea lor la nivel de business unit, departament, subdepartament, tip de activitate, inclusiv la nivelul fiecrui user sau grup de useri n parte;
6.

aprobarea modelului de business i a sistemului de procedurizare de ctr e

managerul de proiect i de ctre ali factori de decizie din partea firmei, sistem care devine un roadmap al implementrii;
7.

implementarea Kazier presupune instalarea sistemului IT, interconectarea lui cu migrarea datelor i conectarea cu alte sisteme asigur importul datelor din alte

alte sisteme, configurarea i parametrizarea (proceduri, drepturi de acces, securitate etc.);

8.

sisteme folosite de ctre firme, construirea legturilor unidirecionale sau bidirecionale dintre

Kazier i alte sisteme folosite de catre firm: Exchange server, server de email, core banking/business, contabilitate, portal extranet etc.
9.

training cu managerii de proiect, administratorii de sistem, useri etc., finalizarea i

predarea manualului cu proceduri;

10.

construirea sistemului specific de raportare cerut de catre managementul firmei,

complementarea sistemului general de raportare furnizat de catre Kazier;

11.

testarea sistemului, (re)ajustarea modelului de business, eliminarea ultimelor

redundane i finalizarea optimizrii pe situaia de business real, construirea bibliotecilor de tipuri de procese/proiecte specifice activitii clientului;
12.

monitorizarea funcionrii sistemului pe termen scurt, mediu sau lung, conform dezvoltri ale sistemului sau ajustari finale pot duce si la modificarea KAG, pn evaluarea i monitorizarea pe baza KAG, folosit ca sistem de referin.

cerinelor beneficiarului;
13.

la o forma optim;
14.

Instrumentele i metodologia folosite sunt cele clasice n cazul implementarii unui ERP, cu deosebirea c focusul cade pe procesele de business ale clientului (BPM), i mai puin pe contabilitate i gestiune comercial. Modelul schematic: Metodologia de implementare a unui proiect de tip ERP

Clarvision de la EBS Romania Orice proiect de anvergur care genereaz schimbri organizaionale trebuie susinut printr-un management bine fundamentat. Metodologia standard de implementare practicat de Clarvision prespune parcurgerea urmtorilor pai: 1. Analiza preliminar a. stabilirea echipelor de proiect din partea EBS i a clientului n urma specificaiilor trimise beneficiarului, acesta stabilete structura echipei de proiect care va lucra mpreun cu echipa EBS pe tot parcursul derulrii procesului de implementare. Rolurile i responsabilitile diferiilor participani la proiect sunt evideniate pe msura planificrii resurselor.
6

b. edina de demarare a proiectului de implementare edina de demarare a proiectului trebuie s aib loc n cel mult 30 de zile de la semnarea contractului de vnzare-cumprare. c. ntocmirea Planului proiectului de implementare n etapa de organizare a proiectului se stabilesc obiective specifice, realiste i definite n timp. Elaborarea unei variante grafice (tip calendar) a timpilor alocai etapelor stabilite n cadrul proiectelor ajut la contientizarea mai bun de ctre membrii echipei a termenelor stabilite. Pregtirea unui plan de proiect care ndeplinete cerinele i stabilete ritmul ntregului proiect este un efort de echip, n care iniiativa aparine echipei EBS iar rezultatul final este stabilit de echipa clientului. 2. Analiza detaliat a. analiza detaliat a proceselor din activitatea clientului Ghidurile de pregtire pentru analiza detaliat vor fi nmnate Clienilor pentru a fi completate cu informaiile cerute, precum i cu exemple de rapoarte utilizate de Client n cadrul proceselor detaliate. Acestea vor reprezenta baza de discuie pentru analiza detaliat. b. definirea modului de lucru cu sistemul Procesele de afaceri existente la client sunt supuse unei analize detaliate. Obiectivul etapei de analiz detaliat este definirea modului de lucru cu noul sistem. Procesele economice identificate, paii procesului tehnologic i legturile interdepartamentale sunt analizate cu atenie pentru a dezvolta o metod de lucru logic i omogen. 3. Pregtirea tehnic a sistemului a. instalarea sistemului Clarvision pe server i staii de lucru Consultanii tehnici EBS verific interfaa astfel nct s corespund cu recomandrile fcute n cadrul analizei preliminare. n urma acestei verificri se face instalarea MS SQL Server. b. instalarea sistemului Clarvision pe server i staii de lucru Consultanii tehnici EBS verific structura hardware i software astfel nct s corespund cu recomandrile fcute n cadrul analizei preliminare. n urma acestei verificri se face instalarea MS SQL Server. n urma instalrii MS SQL Server, se va instala sistemul Clarvision att pe server ct i pe staiile de lucru. 4. Migrarea datelor a. verificarea fiierelor

EBS pune la dispoziia clienilor formatul fiierelor pentru migrarea datelor precum i informaiile pe care trebuie s le conin acestea. Completarea fiierelor de migrare cade n sarcina clienilor. Verificarea fiierelor este n sarcina echipei EBS. b. migrarea datelor Odat ce aceste fiiere de migrare sunt completate cu datele din aplicaia veche, verificate de echipa EBS, acestea sunt prelucrate cu ajutorul unei unelte de import care valideaz datele care vor urma s fie migrate i care face transferul efectiv din fiierele de migrare n structurile de date interne ale sistemului Clarvision. 5. Instruirea utilizatorilor a. ntocmirea programei de curs eful de proiect EBS mpreun cu eful de proiect de la client programeaz cursurile i persoanele care vor participa, ocupndu-se totodat i de identificarea utilizatorilor cheie pentru fiecare modul n parte. b. instruirea utilizatorilor Instruirea se face pe module i const n prezentarea tuturor funcionalitilor existente n sistem cu insistare pe cele care se vor folosi de ctre client. Scopul acestei etape este de acomodare a utilizatorilor finali cu modul de funcionare i cerinele sistemului. 6. Start productiv a. verificarea datelor migrate i a programului Primul pas de verificare a datelor se face de ctre echipa EBS, iar al doilea pas se face de ctre client la instalarea sistemului. b. start productiv Instalarea final este obiectivul ultim al fiecrui proiect de implementare. Toate activitile, ncepnd cu analiza cerinelor afacerii din prima etap a procesului de implementare conduc ctre aceast etap, n cadrul creia clientul utilizeaz sistemul Clarvision i i gestioneaz independent procesele i activitile zilnice. c. asistena post implementare Consultanii EBS acord asisten clientului n rezolvarea problemelor semnalate dup nceperea startului productiv. 7. Predarea sistemului
8

a. constatarea utilizrii productive a sistemului Dup nchiderea primelor 2 luni cu sistemul, eful de proiect EBS constat utilizarea productiv a sistemului cu majoritatea modulelor achiziionate. ncepnd cu luna urmtoare semnrii actului constatator de utilizare productiv, clientul trece pe contractul de service urmnd s beneficieze de toate prevederile acestui contract. b. predarea sistemului Este momentul n care procesul de implementare este n totalitate finalizat, clientul gestionnd singur procesele cu ajutorul sistemului. 8. Evaluarea implementrii (la 6 luni dup predare) Evaluarea proiectului de implementare a sistemului Clarvision se face cu scopul de a identifica gradul de mulumire al clienilor. n aceast perioad EBS va derula o procedur de control calitativ care s verifice dac implementarea a fost realizat cu respectarea procedurilor standard.

ERP systems implementation methodologies

When you buy an ERP system you should be sure that you understand the method proposed by the vendor implementation, advantages and disadvantages of each method. In the last years we have seen mainly use two methods of implementing ERP systems.

The first is the traditional methodology, developed in the early 80s and has the following phases: Planning: Project managers of both companies meet to form the project team and develop an implementation plan based on available resources Training: The supplier is a training a team of key users from the client Setup / Design: team providing key assists users in configuring business processes in ERP Pilot project: implementation team ERP system simulates use in production. At the end of this phase implementation team fully understands and accepts the new system configuration setup. Cut-over plan: At this stage, the implementation team made the training to the rest of users are supported by customer consultants Go-live: enter new ERP system implementation productie.Echipa offer real-time support for any issues that arise in this process. Implementation consultants are also on site helping implemenatre team to solve problems beyond their competence.

The second methodology is key implementation. Planning: This stage is similar to the first methodology in which the provider has a project manager role in project planning. Business Analysis: This is the first major difference from traditional methodology. Supplier analyze customer business processes and configure the solution according to the analysis. Client team has minimal involvement in this stage. Prototype: In this stage ERP provider configured to deliver customer business processes discovered in the previous phase. Also in this phase end users of the system are schooled to use the system. Pilot project: The set is tested to ensure coverage of client business flows.
10

 Go-live: Implementation consultants are on site helping provider of end users in operation. Each method has advantages and disadvantages. The traditional method: Advantages: Customer lead the implementation process and assume responsibility for the project Lower costs due to low effort ERP funrizorului The client has a much clearer understanding of the ERP system capabilities

Disadvantages: Requires at least medium knowledge relating to ERP systems from the client Requires customer empowerment project team

Turnkey method:

Advantages: The customer must adopt "best practices" acquired system Can reduce implementation time

Disadvantages: Total project cost is higher in time Put the responsibility to learn the client's business processes on the shoulders Consultants implementation Successful implementation depends largely on the suppliers' ERP So if your company is competent and strong technical capabilities the ERP, the traditional method can be applied. This approach places the responsibility of the customer project implementation team. If your company uses an ERP system for many years and there is no competent ERP then applies turnkey model.

11

Bibliografie:

afacerilor ERP

Doina Fotache, Luminita Hurbean Soluii informatice pentru gestiunea

http://kazier.eu/metodologia_de_implementare.aspx?lg= http://www.managementul-

riscurilor.ro/index.php?option=com_frontpage&Itemid=1 http://www.ebsromania.ro/produse/salarizare2.htm http://www.charisma.ro/front/Default.aspx http://www.charisma.ro/front/Metodologii-de-Implementare.aspx http://www.totalsoft.ro/charisma-software-project-

management/article/id_8/Charisma.html http://www.ebsromania.ro/produse/salarizare2.htm# http://www.ebsromania.ro/servicii/implementare.htm

12